Implementasi Software Open source untuk otomasi perpustakaan.

IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE

UNTUK OTOMASI PERPUSTAKAAN

OLEH

DRS. I PUTU SUHARTIKA

NIP. 196511191985021001

PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS UDAYANA

DENPASAR 2015

Implementasi Software Open Source Untuk Otomasi Perpustakaan Oleh. I Putu Suhartika

Pendahuluan

Informasi merupakan sine que non (hal yang harus ada) bagi manusia. Sehubungan dengan hal tersebut, informasi mutlak diperlukan oleh manusia, apalagi dengan adanya informasi global menyebabkan pilihan informasi yang diperlukan manusia menjadi lebih bervariatif. Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, informasi global dapat menyebabkan terjadinya information explosion (ledakan informasi), sehingga menuntut pengelolaan informasi yang lebih optimal. Sesungguhnya informasi yang umumnya diperlukan oleh manusia adalah informasi yang mempunyai nilai tambah (added value) bagi penggunanya, dalam hal ini, informasi tersebut akurat (accurate), relevan (relevance), dan mutakhir (current).

Sebagai salah satu institusi pengelola informasi, perpustakaan semestinya sudah mampu menyediakan informasi yang mempunyai nilai tambah bagi pengguna karena dengan adanya kehadiran teknologi informasi tersebut, perpustakaan dapat dengan mudah mengintegrasikan berbagai kegiatannya melalui sistem teknologi informasi tersebut. Sistem informasi perpustakaan merupakan salah satu bentuk aplikasi teknologi informasi (TI) yang sangat diperlukan dalam otomasi perpustakaan. Dengan sistem informasi ini perpustakaan dapat mengintegrasikan semua kegiatannya dan bahkan dapat menciptakan kegiatan baru di perpustakaan.

Salah satu elemen penting dalam sistem informasi perpustakaan adalah software

(perangkat lunak). Pada umumnya, software tersebut dapat dibangun sendiri oleh

programmernya, dibeli melalui pengembangnya, dan open source. Pengguna dapat memlih

software yang diinginkan disesuaikan dengan kondisinya. Jika pengguna mempunyai dana yang

cukup dan tidak mempunyai programmer, pengguna dapat langsung membeli software yang disediakan oleh pengembangannya. Jika pengguna sudah memiliki programmer, pengguna tersebut dapat mengembangkan software sesuai dengan kebutuhannya. Namun demikian, jika pengguna tidak mempunyai dana yang cukup dan programmer, maka pengguna tersebut dapat menggunakan software open source.

Pada saat ini, banyak institusi mengembangkan software open source mengingat keunggulan yang dimiliki oleh software tersebut, bahkan software open source dapat berjalan

kebutuhan dan situasi yang ada. Pada umumnya software open source diterapkan di perpustakaan untuk pengelolaan repositori institusi, perpustakaan digital dan otomasi perpustakaan. Apalagi dengan adanya kebijakan Dikti yang mewajibkan institusi perguruan tinggi untuk mengupload karya ilmiah civitas akademika menyebabkan berbagai institusi tersebut mencari sistem yang tepat untuk kegiatan upload tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut Dikti menyediakan portal yang dapat digunakan untuk kegiatan upload yaitu Portal Garuda (garba rujukan digital). Portal ini berisi database repositori perguruan tinggi dan institusi lain di seluruh Indonesia. Namun demikian, Portal Garuda tidak dapat diaplikasikan untuk kegiatan otomasi perpustakaan, maka, banyak institusi menggunakan software open source untuk berbagai kegiatan yang ada di perpustakaan.

Konsep Sistem

Sistem adalah satu koleksi komponen yang berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Sistem Informasi (SI) mengandung tiga aktivitas dasar : aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). SI saat ini menggunakan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Dengan TI / SIBK informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.

Secara umum, pengembangan suatu sistem informasi bertujuan untuk memperbaiki kelemahan sistem yang ada, mengakomodasi peluang yang ada melalui sistem baru, bahan untuk pengambilan keputusan, dan memberikan menu-menu baru sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sebagai bahan pengambilan keputusan, pengembangan sistem informasi memberikan dampak dalam pengambilan keputudan, dalam hal ini, manajer membutuhkan informaai yang akurat dan mutakhir untuk membuat keputusan.

Dalam rangka pengembangan sistem informasi perpustakaan, pada saat ini, berbagai perangkat lunak (software) perpustakaan telah banyak dikembangkan seperti CDS/ISIS, Inmagic, SIPISIS (under Dos dan Windows), WINISIS, SPEKTRA, NCBookman, Lontar, GDL (Ganesha Digital Library), E-Lib, Elims. Semua software tersebut dikembangkan sendiri oleh pengembang untuk keperluan bisnis sehingga pengguna software hanya berfungsi sebagai operator dan

pengguna sistem saja bukan sebagai admin yang dapat memodifikasi software tersebut sesuai dengan kebutuhannya. Beberapa software tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

CDS/ISIS

Perangkat lunak CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Set of Information System) dibuat oleh UNESCO memungkinkan untuk menyusun dan mengolah data terstruktur yang non-numerik. CDS/ISIS dapat memberikan fasilitas untuk merancang pangkalan data sesuai dengan kebutuhan pemakai, membuat cantuman baru, memodifikasi atau menghapus data, proses temu kembali yang cepat, dan pencetakan cantuman sesuai dengan kebutuhan (Mini Micro, 1989: 24).

New Spektra

Software New Spektra merupakan perangkat lunak manajemen perpustakaan terpadu yang dibuat oleh Universitas Kristen Petra. Software ini mempunyai fitur seperti union catalog, SVL membership, catalog (OPAC), digital resources, processing, circulation dan operator module. Keunggulan dari software ini adalah kerjanya lebih cepat, gampang penggunaannya, mempunyai fitur interaktif, dirancang dan dikembangkan oleh tenaga ahli yang berpengalaman, dan merupakan sistem yang terpadu. Keperluan minmimum dari sistem ini adalah Pentium II 233 MHz with 32 MB of RAM space (klien) dan 64 MB untuk server, 60 MB free hard disk, CD Rom drive, Windows 95 / 98 / Me / 2000 / XP / NT, dan Microsoft Access 97.

Lontar

Lontar merupakan suatu sistem perpustakaan digital berbasis internet yang dikembangkan dengan pendekatan end-to-end dalam siklus kegiatan perpustakaan, mulai dari penelusuran catalog, sirkulasi, pengadaan koleksi, dan pelaporan manajemen. Lontar dikembangkan oleh Universitas Indonesia. Lontar dibangun dengan sistem modular yang

menjamin sistem tersebut “tumbuh” mengikuti perkembangan kebutuhan. Artinya, LONTAR

menyediakan dirinya untuk menambah atau mengurangi fungsi-fungsi yang dibutuhkan dalam lingkungan suatu perpustakaan tanpa harus merombak arsitektur dasarnya. Di samping itu, Lontar juga dikembangkan dengan memperhatikan bahwa banyak aplikasi perpustakaan yang lain dibangun dalam berbagai platform dan tersebar di berbagai perpustakaan.

CDS/ISIS Versi Windows (WINISIS)

CDS/ISIS Versi Windows atau lebih dikenal dengan Winisis adalah suatu program yang dapat digunakan untuk mengelola database. Program ini secara khusus dibuat untuk digunakan pada perpustakaan, pusat informasi, dokumentasi dan kearsipan. Winisis dapat menangani data yang selain bentuk teks atau data multimedia yaitu kombinasi data berupa teks, gambar diam atau bergerak (video) serta data suara.

Winisis dapat dijalankan pada computer berbasis windows baik Windows versi 3xx seperti Windows 3.1 dan versi 3.11 atau Windows versi 9x ke atas seperti versi 98, 2000, NT atau Windows XP.

Senayan

Senayan dikembangkan di atas bahasa pemrograman web paling popular saat ini yaitu PHP 5 dan RDBMS MsSQL 5 untuk backend penyimpanan datanya. Pada awalnya, SENAYAN dikembangkan untuk menggantikan aplikasi Alice yang proprietary di lingkungan Perpustakaan Depdiknas dan sekaligus di Open Source kan dibawah lisensi GPL versi 3 agar semua perpustakaan di Indonesia dapat menggunakan dengan bebas. SENAYAN diproduksi oleh Pusat Informasi dan Humas Depdiknas RI dan saat ini juga sudah mulai banyak digunakan oleh institusi perpustakaan lain di bawah Depdiknas seperti Pusat Bahasa. Sebagai sebuah aplikasi automasi terintegrasi SENAYAN memiliki fitur-fitur berikut ini:

o _{Online Public Access Catalog} o _{Manajemen Bibliographic Database} o _{Sirkulasi Koleksi}

o _Keanggotaan o _{Stock Taking} o _Reporting

o _{Pembuatan Barcode koleksi} o _{Konfigurasi Sistem}

Ganesha Digital Library

GDL merupakan suatu sofware perpustakaan digital yang dikembangkan oleh Knowledge Management Research Group (KMRG) Institut Teknologi Bandung dengan tujuan untuk memanfaatkan modal intelektual (intellectual capital) dari civitas akademika ITB yang meliputi artikel, jurnal, tugas akhir, thesis, disertasi, hasil penelitian, expertise directory dan lain-lain. Perangkat ini sering digunakan untuk digitalisasi koleksi lokal yaitu proses pengalihan bentuk cetak koleksi lokal ke bentuk digital sehingga nantinya dapat diakses melalui web.

E-Lib

E-lib merupakan sistem informasi perpustakaan online yang dibuat oleh Bank mandiri dan digunakan di Perpustakaan Universitas Udayana. Sistem ini terdiri atas tiga modul yaitu modul anggota, operator dan administrator. Modul Administrator memberikan panduan kepada seseorang bertugas sebagai administrator. Menu utama layar operator terdiri dari Menu Utama Anggota, Menu Utama Pustaka, Menu Utama Pengaturan, Menu Utama tampilan, dan Menu Utama Backup & Restore.

Menu Anggota terdiri dari Tambah Anggota yaitu untuk melakukan penambahan anggota baru, Update Anggota, Penelusuran Anggota, Laporan Keanggotaan, Template Kartu Anggota dan Surat Bebas Pinjam.

Menu Pustaka meliputi menu Tambah Pustaka, Update Pustaka, Peminjaman Pustaka, Pengembalian Pustaka, Penelusuran Pustaka, Penelusuran Peminjaman, dan Pemesanan Laporan. Sedangkan Menu Pengaturan Managemen terdiri dari Menu Hari Libur, Managemen Anggota, Modul Anggota, Lihat Pinjam, Pemesanan Pustaka, dan menu Lihat Pesanan Pustaka.

:

Software Open Source

Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori dan perpustakaan digital dapat digunakan dengan software open source. Cervone (2003) memberikan definisi software open source sebagai akses ke kode sebenarnya dimana programmer yang lain dapat mengembangkan dan mendistribusikan kembali software tersebut sesuai dengan keperluannya serta menyediakan kodenya untuk pengembangan yang

lain. Sebungan dengan pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa, software open source mengandung makna kebebasan untuk dijalankan, dipelajari, didistribusikan kembali, dikembangkan dan digunakan kembali perubahan tersebut. Dengan adanya kebebasan tersebut diharapkan cara kerja software open source dapat diketahui sehingga memberikan keuntungan bagi masyarakat luas.

Beberapa alasan mengapa software open source banyak digunakan oleh berbagai institusi seperti sedikit memerlukan biaya bahkan kemungkinan gratis, tidak ada atau sedikit biaya pemeliharaan untuk vendor, dan sesuai dengan standar pengembangan software. Beberapa contoh software open source yang sering digunakan untuk repositori dan otomasi perpustakaan yaitu Greenstone , Open Journal System, Dspace, Unalog, Archimede, NOTIS, dbWiz, SLiMS, GDL, Eprint, dan lainnya. Dari kesemua software open source tersebut, paling sering digunakan di perpustakaan adalah Greenstone, Dspace, SliMS, GDL, dan Eprint. Software SLiMS dan GDL dikembangkan oleh pengembang Indonesia dan telah banyak digunakan di berbagai Negara. Berikut ini uraian ringkas mengenai aplikasi software SLiMS untuk otomasi perpustakaan :

1. Template SLiMS untuk OPAC (Online Public Access Catalog)

Menu OPAC menyediakan akses kepada pengguna untuk menelusuri koleksi yang dibutuhkan. Menu tersebut menyediakan strategi penelusuran sederhana dan kompleks, dalam hal ini, pengguna dapat menggunakan query judul, subyek, pengarang, tipe

koleksi, lokasi dan sejenisnya untuk mencari koleksi yang dibutuhkan dalam sistem tersebut.

2. Template Menu Bibliography

Menu Bibliography menyediakan menu daftar bibliografi, tambah bibliografi, copy cataloguing (Z3950 dan P2P), sarana mencetak label, barcode, dan katalog, serta sarana ekspor dan impor data.

Menu Circulation menyediakan fasilitas transaksi koleksi (peminjaman dan pengembalian), pengembalian cepat, aturan peminjaman, ringkasan peminjaman, daftar keterlambatan, dan reservasi.

3. Template Menu Membership

Menu membership menyediakan menu tambah anggota baru, daftar anggota, tipe anggota, sarana pencetakan kartu anggota, ekspor dan impor data.

4. Template Menu Master File

Menu Master File menyediakan Authority File, Tools, dan Lookup File. Authority File berisi GMD, publisher, supplier, author, subject, dan location, sedangkan Lookup File berisi place, item status, collection type, language, label, dan frequency.

5. Template Menu Stock Take

Menu Stock Take digunakan untuk kegiatan opname koleksi perpustakaan. Menu ini berisi fasilitas stock take history dan initialize.

6. Template Menu System

Menu System menyedikan fasilitas modifikasi sistem secara langsung seperti system configuration, content, biblo index, module, system users, user group, holiday setting, barcode generator, system log dan database backup.

7. Template Menu Reporting

Menu reporting adalah menu yang digunakan bagi pengambil kebijakan di perpustakaan atau institusi indek. Menu ini menyediakan fasilitas pelaporan seperti statistic, laporan peminjaman dan keanggotan, serta laporan lainnya seperti daftar judul, anggota perpustakaan, riwayat peminjaman, daftar pengunjung, laporan denda, dan lainnya.

Software open source SLiMS tersebut di atas dapat dijalankan di local atau di web. Aplikasi local SLiMS melalui XAMPP yang digunaan untuk membuka Apache dan MySQL. Senayan Library Management System (SLiMS) mulai dikembangkan pada tahun 2007 oleh pustakawan yang difasilitasi oleh Dikti. Selanjutnya SLiMS dikembangkan oleh berbagai professional dan saat ini sudah diluncurkan SLiMS 8 (Cendana).

Pengertian Otomasi perpustakaan

Otomasi perpustakaan yang sering dikenal dengan istilah Integrated Library System (ILS) merupakan sistem informasi perpustakaan yang menangani semua kegiatan perpustakaan secara terpadu. ILS ini biasanya tersusun atas beberapa database yang saling berkorelasi. Database

merupakan sekumpulan data yang disusun dalam bentuk (beberapa) tabel yang saling berkaitan atau berkorelasi. Dari pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa database merupakan kumpulan

record atau data yang saling terintegrasi, memiliki fungsi yang fleksibel, dan dapat ditentukan sendiri (self-describing).

Secara umum sistem basis data atau database terdiri dari beberapa komponen yaitu:

- _{Data yang bersifat saling berintegrasi (integrated and sharing). Data terdiri dari data}

operasional (data dalam basis data), data masukan (data dari luar system melalui alat input / keyboard yang mengubah data opersional), dan data keluaran (data berupa laporan melalui alat output / screen / printer sebagai hasil proses sistem.

- _{Hardware (disk, input & output dan sebagainya)} - _{Software (interface pemakai dengan data}

- _{DBMS(Database Management Systems) yang berfungsi sebagai data definition, data}

manipulation, data security, data recovery, data dictionary, dan performance. Keuntungan adanya DBMS adalah dapat mengurangi kerangkapan data, ketidakkonsisten, keamanan data, integritas, dimanfaatkan bersama-samarecovery, dan keterpaduan data. Sedangkan, kerugiannya adalah perlu adanya tempat penyimpanan yang besar, tenaga terampil, software mahal, dan kerusakan dapat berpengaruh dengan yang lain.

- _{User atau pengguna, yang terdiri dari database administrator / DBA sebagai pengelola}

keseluruhan, programmer sebagai pembuat program aplikasi dan end-user sebagai pengakses basis data.

Tujuan peracangan basisdata adalah efisiensi, kompak, cepat, dan mudah memanipulasi. Cakupan perancangan tersebut adalah pemodelan data dan normalisasi. Model data merupakan merupakan sekumpulan konsep untuk menerangkan data, relasi antar data, makna data, dan batasan data.Model data bertujuan untuk menyajikan data agar dapat dengan mudah dimodifikasi. Model data terdiri dari object based data model, record based data model, databases task group, basis data terdistribusi, dan fragmentasi data. Sedangkan, normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain lojik basis data. Normalisasi diperlukan agar terjadi fleksibilitas (struktur yang mendukung sebagai cara untuk menampilkan data), integritas data (modification anomalie, deletion, insertion, update), dan efficiency (menghilangkan pengulangan data dan menghemat media penyimpanan).

Sejarah Proses Automasi

Integrated Library System (ILS) merupakan sistem perencanaan sumber-sumber

perpustakaan yang digunakan untuk berbagai kegiatan perpustakaan secara terpadu. ILS ini sering dikenal dengan Library Automation Systems (sistem automasi perpustakaan). Sebelum kebangkitan computer, perpustakaan biasanya menggunakan catalog kartu untuk mengindex semua koleksi. Namun demikian, dengan adanya computer, maka automasi catalog tersebut dapat dilakukan. Automasi catalog membuat efisiensi tenaga kerja. Tugas lain dari automasi perpustakaan adalah mengecek keluar dan masuknya buku, pembuatan laporan dan statistic, pengadaan, langganan, indeks artikel jurnal, dan juga pinjam antar perpustakaan.

Jika dirurut dari sejarahnya, proses otomatisasi informasi ini tentunya tidak datang begitu saja, namun melalui proses yang amat panjang. Dimana dalam kehidupan manusia, manusia itu sendiri selalu mencari jalan bagaimana mempermudah pekerjaannya dalam melakukan sesuatu. Lihat saja penggunaan sempoa yang digunakan oleh manusia semenjak 3000SM lalu. Mereka menggunakannya untuk mempermudah proses perhitungan aritmatika. Kemudian Abu Abdullah Muhammad Ibn Musa al Khworizmi dengan konsepnya yang hidup pada masa 770-840 Masehi yang mencetuskan suatu konsep hingga menjadi kunci penalaran logika pada dunia informatika yang dikenal dengan istilah Algoritma . Algoritma itu sendiri berasal dari nama panggilan beliau yaitu Al-Khowarizmi, atau dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Algorizm atau Algorithm. Beliau adalah seorang ahli matematika dari Uzbekistan. Pada tahun 1822 Charles Babbage mendesain difference engine sebagai konsep komputer pertama, namun komputer ini tidak dapat diselesaikannya.

Di tahun 1949, Electronic Delayed Storage Automatic Computer merupakan mesin komputer generasi pertama dari Inggris yang diciptakan oleh Universitas Cambridge. Setahun kemudian, Komputer Electronic Discrete Variable Automatic Computer (EDVAC) yang dihasilkan oleh Macuhly, Eckert dan ahli-ahli lainnya, dapat diselesaikan. Mesin ini mempunyai ukuran yang lebih kecil dari ENIAC, tetapi memiliki kemampuan yang lebih besar dan menggunakan punched card-tape sebagai input dan programmnya. Pada tahun 1958, Jack Kilby membuat IC yang pertama. Dan barulah pada dua tahun kemudian universitas-universitas marak membuka kelasnya untuk mendalaminya dan dilakukan formalisasi dari keilmuan dalam bidang teknologi ini. Dengan tujuan untuk mengembangkan teknologi tersebut pada berbagai penelitian

dan percobaan. Sehingga munculah jurusan dengan nama Informatika (Informatics), Ilmu Komputer (Computer Science), Teknik Komputer (Computer Engineering), dan Komputing (Computing).

Mengapa Automasi Perpustakaan

Mengapa harus melakukan automasi perpustakaan? Walaupun pertenyaan ini sangat mendasar, tetapi sangat penting juga dimunculkan, mengingat kebutuhan akan automasi perpustakaan juga memerlukan dana yang tidak sedikit. Keuntungan yang ditimbulkan dari automasi dibandingkan dana yang dihabiskan merupakan pertimbangan tersendiri.

Automasi perpustakaan mengalami beberapa tahapan. Untuk kenyamanan, automasi digolongkan ke dalam empat tahapan yaitu:

1. System katalog perpustakaan (Library cataloging system)

2. Operasional dan jaringan (Housekeeping operations and networking)

3. Pengembangan CD-ROM perpustakaan (Development of CD-ROM library / product) 4. Email dan Internet (E-mail system and internet)

Katalog perpustakaan sangat berhubungan dengan berbagai aktivitas perpustakaan seperti pengadaan, referensi, layanan bibliografi, pinjam antar perpustakaan, dan sebagainya. Pengguna catalog akan menghargai berapa cepat penelusuran dilakukan pada sistem automasi. Jika sistem yang sama tersedia dalam jaringan maka pengguna akan mempunyai akses secara terus menerus terhadap database tersebut.

Tahapan kedua dari automasi perpustakaan akan menggunakan software yang menangani semua pekerjaan perpustakaan seperti pengadaan, sirkulasi, dan kendali jurnal. Oleh karena itu, menciptakan jaringan intra perpustakaan sangat perlu dilakukan. Jaringan computer di lingkungan institusi dapat membantu pengguna melakukan browsing sistem catalog.

Produk CD-ROM merupakan tahapan ke tiga dari automasi perpustakaan. Pengembangan CD-ROM tidak ahanya menghemat ruang tetapi menyediakan akses multi user dalam lingkungan jaringan. Banyak panduan penggunaan CD-ROM yang tersedia dengan multi media efek.

E-mail system dapat mengurangi pengeluaran dan merupakan juga sistem yang cepat dan efektif. Pemberian peringatan melalui email kepada pengguna sangat mudah dilakukan. Pemanfaatan bersama-sama sumber-sumber di antara perpustakaan menjadi lebih mudah

Hambatan Automasi Perpustakaan

Beberapa hambatan yang mungkin timbul dalam implementasi automasi perpustakaan sebagai berikut:

1. Rasa takut dari staf

2. Anggapan bahwa teknologi itu mahal

3. Staf perpustakaan harus melakukan training yang panjang 4. Kurang dukungan dari manajemen khususnya pemilik modal 5. Konversi data

Marilah kita amati poin-poin tersebut di atas. Jika kita menganlisis berbagai pekerjaan seperti pengadaan buku, pengolahan, sirkulasi dan layanan referensi, maka dapat dikatakan bahwa interferensi kemanusiaan sangat perlu dilakukan pada setiap tahapan. Tenaga kerja manusia menjadi lebih diringankan mengingat semuanya telah deilakukan secara automatis, sehingga tenaga kerja tersebut dapat dimanfaatkan untuk kegiatan perpustakaan lainnya.

Ada anggapan bahwa teknologi baik itu perangkat keras dan perangkat lunak adalah mahal. Harga dari software dan hardware itu sebenarnya tergantung dari tingkat atau tahapan automasi. Banyak software yang dirancang oleh lembaga induknya dan harga softrware tersebut tidak mahal dan kadang-kadang ada juga yang gratis. Salah satunya adalah CDS/ISIS yang dibuat oleh UNESCO. Software ini dapat diaplikasikan pada PC/XT, dan versi Windows juga telah dikembangkan. Pelatihan menangani software biasanya diberikan oleh pengembang dan seseorang dapat memilih software sesuai dengan budgetnya. Kriteria berikut ini dapat membantu pustakawan dalam memilih software yaitu:

1. Siapa pengembangnya?

2. Berapa kali software tersebut telah direvisi? 3. Berapa parameter yang ada pada setiap modul?

4. Apakah software tersebut mempunyai fasilitas untuk export data bibliographic 5. Pelatihan setelah instalasi

6. Apakah interfacenya berbasis web?

7. Apakah dapat berhubungan dengan sistem e-mail? 8. Bertapa nkali instalasi diperoleh?

9. Apakah menawarkan OPAC dan hak akses pada setiap login?

Masalah budget sering timbul karena tidak adanya atau kurang adanya dukungan manajemen atau pemilik modal. Disinilah peran pustakawan dalam meyakinkan manajemen bahwa pengguna sangat memerlukan automasi perpustakaan.

Cakupan Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan meliputi pengadaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi, sirkulasi, reserve, inter-library loan, pengelolaan penerbitan berkala, penyedeiaan catalog (OPAC), dan pengelolaan anggota. layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terinmtegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun demikian teknologi informasi dapat juga diimplementasikan pada layanan referensi. layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN,WAN, Internet). CD-ROM dapat mempercepat akses informasi multimedia baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan computer. CD-ROM juga berperan sebagai media backup / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.

Pengembangan pengetahuan staf perpustakaan dalam rangka automasi perpustakaan sangat perlu dilakukan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka hal-hal yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam automasi perpustakaan adalah:

 Mengerti maksud dan ruang lingkup automasi perpustakaan

 Mengerti dan dapat melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem

 Mengerti akan manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan

maintenance

 Mengerti proses evaluasi software sebelum menentukan sistem

 Mengerti akan pentingnya keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

Unsur-Unsur Automasi perpustakaan

Arif, 2003: 4-12 menyebutkan bahwa ada enam unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan yang lainnya dalam sistem automasi perpustakaan yaitu:

1. Pengguna

Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunannya seperti staf, pustakawan, operator, teknisi, dan anggota perpustakaan. Automasi perpustakaan dapat berjalan baik jika sudah memenuhi kebutuhan pengguna karena tujuan akhir dari suatu sistem adalah memberikan kepuasan pengguna. Sehubungan dengan hal tersebut, maka dalam membangun sistem automasi perpustakaan, keterlibatan staf sangat diperlukan mulai dari tahap perencanaan, implementasi, sampai evaluasi sistem.

2. Perangkat Keras

Pemilihan perangkat keras yaitu komputer dalam sistem automasi perpustakaan sangat menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Hal yang paling penting diperhatikan dalam menentukan perangkat keras ini adalah agar tidak ada ketergantungan, adanya garansi produk, serta dukungan teknis. Untuk itu dibutuhkan staf khusus yang bertanggung jawab dalam pemilihan perangkat keras tersebut. Pada saat ini kecenderungan computer

adalah ukuran fisiknya mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, harga terjangkau, kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi, dan transfer data lebih cepat.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan computer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Pada saat ini, kecenderungan perangkat lunak adalah mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Saat ini software perpustakaan sudah berkembangan dengan pesat. Software perpustakaan tersebut diaplikasikan untuk pekerjaan perpustakaan mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Untuk menentukan software yang cocok digunakan perlu diperhatikan hal-hal seperti kegunaan (menghasilkan informasi tepat waktu), ekonomis (biaya sebanding dengan hasil yang diperoleh), keandalan (mampu menangani pekerjaan besar), kapasitas (mampu menyimpan data dengan jumlah besar), sederhana (menu dijalankan dengan mudah), dan fleksibel (dapat diaplikasikan di berbagai jenis operasi).

Membangun software dapat dilakukan dengan membangun sendiri, membeli software jadi, dan kontrak.

4. Network (Jaringan)

Pembangunan suatu jaringan sangat menentukan keberhasilan sistem automasi perpustakaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer adalah:

 Jumlah computer serta lingkup jaringan (LAN, WAN)

 Lokasi hardware: computer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya

 Protokol komunikasi yang digunakan

 Staf yang bertanggung jawab dengan jaringan

5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, berupa symbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka, atau symbol khusus seperti *,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file, dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Penyimpanan data file (data file storage) sangat diperlukan dalam model sistem informasi sehingga data baru atau sebelumnya dapat dimanfaatkan secara optimal.

Pengelolaan data sangat penting dilakukan khususnya dalam kerjasama antar perpustakaan secara elektronik. Dalam hal ini, sangat memungkinkan untuk memanfaatkan sumber daya secara bersama-sama. Bentuk tukar menukar data catalog koleksi adalah suatu hal yang wajar terjadi di perpustakaan. Kerjasama tersebut dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan tersebut memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog. Walaupun demikian, pertukaran data banyak mengalami kegagalan karena input data tidak sesuai standar berlaku dan sesuka hati. Keadaan ini menyebabkan konversi data berjalan lambat dan sering mengalami hambatan. Sehubungan dengan hal tersebut, penetuan standar atau prosedur yang baku perlu disepakati. Biasanya persoalan dalam standarisasi adalah bahasa dan metadata.

Metadata merupakan istilah baru dalam dunia informasi. Metadata adalah data tentang data atau informasi tentang informasi. Secara luas metadata merupakan bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau struktur dari sebuah data. Contoh metadata dari catalog buku terdiri dari judul, pengarang, penerbit, subyek, dan sebagainya. Ada dua jenis metadata yang sering digunakan di perpustakaan yaitu:

INDOMARC

Machine Readable cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil atau syarat catalog koleksi perpustakaan. Standar metadata catalog perpustakaan ini dikembangkan p[ertama kali oleh Library of Congress. Format LCMARC sangat bermanfaat bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka. Mengingat manfaatnya begitu besar, maka banyak Negara mengembangkan format MARC tersendiri seperti INDOMARC (Indonesia). Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard organization (ISO). Format ISO 2719 untuk Indonesia adalah sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin lainnya. INDOMARC menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan obyek fisik sumber pengetahuan seperti jenis monograf, manuskrip, dan terbitan berseri termasuk buku, pamphlet, lembar tercetak, atlas, skripsi, tesis, disertasi dan jurnal buku langka.

Dublin Core

Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description. Munculnya jenis metadata ini karena adanya ketidakpuasan dari MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah hanya dimengerti oleh pustakawan

saja dan tidak dapat diimplementasikan dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC dapat saling dikonversi. Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan yaitu: a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana

b. Semantik atau arti kata mudah dikenali secara umum

c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut Metadata Dublin Core terdiri dari 15 unsur atau elemen yaitu: 1. Title : judul dari sumber informasi

2. Creator : pencipta sumber informasi

3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi

4. Description : keterangan suatu isi sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isian atau uraian

5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi 6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi 7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi

8. Type : jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya

9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi 10.Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasi sumber

informasi, contoh URL, alamat situs

11.Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi

12.Langugae : bahasa intelektual yang digunakan sumber informasi

13.Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya 14.Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu

15.Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

Setelah metadata ditentukan biasanya langkah selanjutnya adalah dilakukan perancangan pangkalan data. Pembuatan pangkalan data merupakan kegiatan rutin di

perpustakaan, mulai dari input data di bagian pengadaan, pengkatalogan, dan sirkulasi. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan konsisten, maka diperhatikan pedoman kerja yaitu prosedur kerja yang standar (standard operating procedures). Implementasi prosedur operasional untuk pembangunan pangkalan data dapat memberikan manfaat untuk manajemen perpustakaan maupun operasional. Beberapa manfaat prosedur operasional adalah :

 Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanakan suatu pekerjaan

 Dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan

 dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian proses pekerjaan perpustakaan

 dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf sehingga mengurangi waktu dan tenaga

 Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan

 Dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan

6. Manual

Manual atau sering disebut dengan prosedur adalah penjelasan bagaimana menginstall, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras dan perangkat lunak. Manual ini berisi peraturan-peraturan yang harus diikuti sehubungan dengan aplikasi program tersebut. banyak peripheral perangkat keras dan perangkat lunak tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang telah disediakan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka diharapkan manual tersebut dimengerti dan dilakukan oleh pengguna sistem dengan baik.

Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan (input) dan pengeluaran (output) data membutuhkan format komunikasi bersama. Untuk itu, diharapkan juga pemakai sistem sering melakukan pertemuan untuk mencari kesepekatan tentang standar atau prosedur yang digunakan.

Tahapan Membangun Automasi Perpustakaan

Tahapan membangun sistem automasi perpustakaan terdiri dari tahapan persiapan, survey, disain, pembangunan, uji coba, training, dan oprasional. Rincian dari tahapan pengembangan sistem automasi perpustakaan dapat diuraiakan sebagai berikut:

 Persiapan :

o _{Definisi masalah} o _{Maksud dan tujuan} o _{Kerangka kerja}

o _{Perkiraan waktu dan biaya}

 Survei :

o _{Analisis kondisi sumber daya} o _{Analisis kebutuhan}

o _{Analisis sistem berjalan}

 Disain :

o _{Menyusun logika kerja sistem} o _{Disain data, table, database, relasi,} o _{Disain input, proses, dan output} o _{Spes, peralatan yang diperlukan}

 Pembangunan :

o _{Pembuatan program aplikasi}

o _{Instalasi software, jaringan klien dan server} o _Dokumentasi

 Uji Coba :

o _{Tes sistem keseluruhan} o _{Evaluasi, perbaikan}

 Training

o _{Training: staf, operator, teknisi, administrator} o _Sosialisasi

 Operasional :

o _{Sistem siap digunakan} o _{Bantuan teknis}

o _{Pengembangan lebih lanjut}

Kesimpulan

Automasi perpustakaan atau yang sering dikenal dengan Sistem Perpustakaan terpadu (Integrated Library System) merupakan tulang punggung (backbone) dalam pengelolaan perpustakaan khususnya di masa informasi global. Dengan adanya automasi perpustakaan maka kegiatan partial sudah menjadi satu kesatuan. Dengan adanya automasi perpustakaan tersebut diharapkan juga images dari traditional library lambat laun menjadi berubah kea rah electronic atau virtual atau digital library.

Daftar Pustaka

 Aries, Mohamad. Prosedur Operasional Kegiatan Perpustakaan pangkalan Data Perpustakaan. Makalah pada temu pustakawan di Universitas Udayana, 2006

 Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop sehari, UMM, 2003

 Cervone, F. (2003). The open source option. Library Journal Net Connect, 8-12.  E-Lib: Modul Operator dan Modul User

 GDL (Ganesha Digital Library): User manual

 Mustafa. WINISIS: Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi. Bogor: IPB Press, 2005

Metadata merupakan istilah baru dalam dunia informasi. Metadata adalah data tentang

data atau informasi tentang informasi. Secara luas metadata merupakan bentuk

pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau struktur dari sebuah data. Contoh metadata

dari catalog buku terdiri dari judul, pengarang, penerbit, subyek, dan sebagainya. Ada

dua jenis metadata yang sering digunakan di perpustakaan yaitu:

INDOMARC

Machine Readable cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil atau syarat catalog

koleksi perpustakaan. Standar metadata catalog perpustakaan ini dikembangkan p[ertama

kali oleh Library of Congress. Format LCMARC sangat bermanfaat bagi penyebaran

data katalogisasi bahan pustaka. Mengingat manfaatnya begitu besar, maka banyak

Negara mengembangkan format MARC tersendiri seperti INDOMARC (Indonesia).

Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard organization

(ISO). Format ISO 2719 untuk Indonesia adalah sebuah format untuk tukar menukar

informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin lainnya.

INDOMARC menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari

700 elemen dan dapat mendeskripsikan obyek fisik sumber pengetahuan seperti jenis

monograf, manuskrip, dan terbitan berseri termasuk buku, pamphlet, lembar tercetak,

atlas, skripsi, tesis, disertasi dan jurnal buku langka.

Dublin Core

Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource

description. Munculnya jenis metadata ini karena adanya ketidakpuasan dari MARC yang

saja dan tidak dapat diimplementasikan dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC

dapat saling dikonversi. Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan yaitu:

a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana

b. Semantik atau arti kata mudah dikenali secara umum

c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut

Metadata Dublin Core terdiri dari 15 unsur atau elemen yaitu:

1. Title : judul dari sumber informasi

2. Creator : pencipta sumber informasi

3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata

kunci atau nomor klasifikasi

4. Description : keterangan suatu isi sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar

isian atau uraian

5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi

6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi

7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi

8. Type : jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya

9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi 10.Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasi sumber

informasi, contoh URL, alamat situs

11.Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi

12.Langugae : bahasa intelektual yang digunakan sumber informasi

13.Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya 14.Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu

15.Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

perpustakaan, mulai dari input data di bagian pengadaan, pengkatalogan, dan sirkulasi. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan konsisten, maka diperhatikan pedoman kerja yaitu prosedur kerja yang standar (standard operating procedures). Implementasi prosedur operasional untuk pembangunan pangkalan data dapat memberikan manfaat untuk manajemen perpustakaan maupun operasional. Beberapa manfaat prosedur operasional adalah :

 Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanakan suatu pekerjaan

 Dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan

 dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian proses pekerjaan perpustakaan

 dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf sehingga mengurangi waktu dan tenaga

 Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan

 Dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan 6. Manual

Manual atau sering disebut dengan prosedur adalah penjelasan bagaimana menginstall, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras dan perangkat lunak. Manual ini berisi peraturan-peraturan yang harus diikuti sehubungan dengan aplikasi program tersebut. banyak peripheral perangkat keras dan perangkat lunak tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang telah disediakan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka diharapkan manual tersebut dimengerti dan dilakukan oleh pengguna sistem dengan baik.

Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan (input) dan pengeluaran (output) data membutuhkan format komunikasi bersama. Untuk itu, diharapkan juga pemakai sistem sering melakukan pertemuan untuk mencari kesepekatan tentang standar atau prosedur yang digunakan.

Tahapan Membangun Automasi Perpustakaan

Tahapan membangun sistem automasi perpustakaan terdiri dari tahapan persiapan, survey, disain, pembangunan, uji coba, training, dan oprasional. Rincian dari tahapan pengembangan sistem automasi perpustakaan dapat diuraiakan sebagai berikut:

 Persiapan :

o _{Definisi masalah} o _{Maksud dan tujuan} o _{Kerangka kerja}

o _{Perkiraan waktu dan biaya}

 Survei :

o _{Analisis kondisi sumber daya} o _{Analisis kebutuhan}

o _{Analisis sistem berjalan}

 Disain :

o _{Menyusun logika kerja sistem} o _{Disain data, table, database, relasi,} o _{Disain input, proses, dan output} o _{Spes, peralatan yang diperlukan}

 Pembangunan :

o _{Pembuatan program aplikasi}

o _{Instalasi software, jaringan klien dan server} o _Dokumentasi

 Uji Coba :

o _{Tes sistem keseluruhan} o _{Evaluasi, perbaikan}

 Training

o _{Training: staf, operator, teknisi, administrator} o _Sosialisasi

 Operasional :

o _{Sistem siap digunakan} o _{Bantuan teknis}

o _{Pengembangan lebih lanjut}

Kesimpulan

Automasi perpustakaan atau yang sering dikenal dengan Sistem Perpustakaan terpadu (Integrated Library System) merupakan tulang punggung (backbone) dalam pengelolaan perpustakaan khususnya di masa informasi global. Dengan adanya automasi perpustakaan maka kegiatan partial sudah menjadi satu kesatuan. Dengan adanya automasi perpustakaan tersebut diharapkan juga images dari traditional library lambat laun menjadi berubah kea rah electronic atau virtual atau digital library.

Daftar Pustaka

 Aries, Mohamad. Prosedur Operasional Kegiatan Perpustakaan pangkalan Data Perpustakaan. Makalah pada temu pustakawan di Universitas Udayana, 2006

 Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop sehari, UMM, 2003

 Cervone, F. (2003). The open source option. Library Journal Net Connect, 8-12.  E-Lib: Modul Operator dan Modul User

 GDL (Ganesha Digital Library): User manual

 Mustafa. WINISIS: Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi. Bogor: IPB Press, 2005