Implementasi sistem informasi perpustakaan terpadu IBRA v.6 di perpustakaan daerah Tangerang Selatan

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh: Theo Hartanto NIM. 1110025000007

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1436 H/2015 M

Theo Hartanto (1110025000007). Implementasi Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu IBRA v.6 di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan. Di bawah bimbingan Ade Abdul Hak, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2015

Penelitian yang dilakukan berjenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini dilakukan dengan cara mengungkapkan langkah demi langkah dalam mengimplementasi sistem otomasi. Teori yang digunakan untuk mengetahui langkah dalam mengimplementasi sistem otomasi menurut Dania Bilal, yaitu persiapan penempatan hardware, instalasi dan percobaan perangkat lunak, pelatihan, pemeliharaan sistem dan keamanan, evaluasi penggunaan sistem dan pemeliharaan database. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kesalahan dalam penggunaan sistem dan mencari solusi dalam menyelesaikannya. Dari hasil observasi dan wawancara diketahui dua faktor yang menjadi kendala dalam penggunaan sistem informasi perpustakaan terpadu IBRA v.6. faktor pertama terjadi dalam kegiatan inventarisasi buku dan faktor kedua pada kegiatan pemeliharaan database, berupa proses pengeditan nomor induk buku sehingga mengganggu data transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Solusi dalam mengatasi kendala ini, yaitu dengan mencatat kesalahan yang ditemukan pada sebuah kertas, melanjutkan proses peminjaman atau pengembalian, setelah itu barulah petugas melanjutkan mengedit kesalahan tersebut.

Kata kunci : Implementasi, Sistem Otomasi, Perpustakaan, IBRA

Theo Hartanto (1110025000007). The Implementation of an Integrated Library Information System IBRA v.6 in the Local Library South Tangerang. Under the guidance of Ade Abdul Hak, M.Hum. Department of Library Science Faculty of Adab and Humanities Islamic State University, Jakarta. 2015.

This research is descriptive study with qualitative approach. The research was conducted by revealing step by step in implementing of automation system. The theory in implementing of automation system is standardized on Dania Bilal’s theory which are preparation of hardware, installing and testing of software, Training, System maintenance, evaluation of system use and database maintenance. This study was conducted to find out the erorrs of the system use and find the solutions to solve. From the observations and interviews given two factors that constrain the use of the integrated library information system IBRA v.6. The first factor occurs in the invetory book and the second factor on database maintenance activities, such as identification numbers editing process that disrupts the transaction data of borrowing and returning books. Solutions to solve this obstacle, by noting the errors found in a paper, continuing the process of borrowing and returning, after that librarians continue to edit the error.

Keywords : Implementation, Automation System, Library, IBRA

Segala puji dan syukur penulis haturkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, dengan judul “Implementasi Sistem Informasi Perpustakaan

Terpadu IBRA V.6 di Perpustakaan Umum Daerah Tangerang Selatan”, sebagai salah

satu syarat akademik dalam menyelesaikan studi sarjana (S1) pada Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Tak lupa penulis juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, memberi petunjuk, membimbing dan memotivasi penulis sehingga skripsi ini, kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurrahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora (FAH) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu ditengah-tengah kesibukannya dengan sabar untuk membimbing dan memberi arahan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

5. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya yang sangat bermanfaat.

Tangerang Selatan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian sekaligus memberikan banyak informasi yang dibutukan oleh penulis. 7. Bapak Iif Miftakhuddin, Bapak Arif Tianto beserta staf perpustakaan yang ada di

Perpustakaan Umum Daerah Tangerang Selatan yang membantu memudahkan penulis untuk melakukan penelitian dan menggali informasi yang dibutuhkan.

8. Kedua orang tua penulis, Ayahanda Tubagus Muhammad Nur dan Ibunda yang amat penulis cintai Juairiah beserta seluruh keluarga dan kerabat penulis yang telah memberikan do’a, dukungan, motivasi dan perhatian kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.

9. Poppy Theodorin dan Subhan selaku kakak yang rela mengorbankan waktu, tenaga dan materi untuk mendukung segala aktivitas akademik sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya.

10.Teman-teman seperjuangan penulis, mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta angkatan 2010 yang selalu memberikan motivasi dan inspirasi.

11.Keluarga besar tim KKN L1ON, Art Club, Ngradak, The Breaker, Minister Justice 3rd, Tangerang Travelers dan Indonesian Travelers serta teman-teman penulis semua yang telah memberikan motivasi dan dukungan untuk menyelesaikan skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat bermanfaat untuk pembacanya. Amin.

Jakarta, 21 Oktober 2015

Theo Hartanto

ABSTRACT... ii

KATA PENGANTAR... iii

DAFTAR ISI... v

DAFTAR TABEL... iv

DAFTAR GAMBAR... iiv

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang... 1

B. Batasan dan Rumusan Masalah... 4

1. Batasan Masalah... 4

2. Rumusan Masalah... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 5

1. Tujuan Penelitian... 5

2. Manfaat Penelitian... 5

a. Manfaat Akademik... 5

b. Manfaat Praktis... 6

D. Definisi Istilah... 6

E. Sistematika Penulisan... 6

BAB II TINJAUAN LITERATUR... 8

A. Sistem Otomasi Perpustakaan... 8

1. Sistem... 8

2. Otomasi... 9

3. Sistem Otomasi Perpustakaan... 10

B. Implementasi Sistem Otomasi di Perpustakaan... 10

1. Persiapan Perangkat Keras... 10

2. Instalasi dan Percobaan Perangkat Lunak... 12

3. Pemeliharaan Sistem dan Keamanan... 13

a. Pengaturan Lingkungan Sekitar... 13

b. Sistem Backup... 14

c. Keamanan... 14

4. Pelatihan... 14

a. Pustakawan... 14

b. Pengguna... 14

5. Evaluasi Penggunaan Sistem... 16

6. Pemeliharaan Database... 16

C. Penelitian Relevan... 18

B. Sumber Data... 21

1. Sumber Data Primer... 21

2. Sumber Data Sekunder... 21

C. Pemilihan Informan... 22

D. Teknik Pengumpulan Data... 22

1. Wawancara... 22

2. Observasi... 23

3. Studi Dokumentasi... 23

E. Teknik Analisa Data... 24

1. Reduksi Data... 24

2. Penyajian Data... 24

3. Kesimpulan dan Verifikasi... 24

a. Kesimpulan... 24

b. Verifikasi... 25

F. Jadwal Penelitian... 25

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN... 26

A. Profil IBRA... 26

1. Definisi IBRA... 26

2. Kebutuhan Minimal Perangkat Teknologi Informasi... 27

a. Perangkat Keras... 27

b. Perangkat Lunak... 27

3. Spesifikasi Sistem... 27

4. Keunggulan IBRA... 28

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan... 29

1. Persiapan Perangkat Keras... 29

a. Komputer... 30

b. Printer... 32

c. Barcode Scanner... 33

d. Mesin Pencetak Kartu Anggota... 34

e. Furnitur... 34

2. Instalasi dan Percobaan Perangkat Lunak... 35

3. Pelatihan... 48

a. Interface Utama Pengguna... 49

b. Menu Sirkulasi... 71

4. Pemeliharaan Sistem dan Keamanan... 91

5. Evaluasi Penggunaan Sistem... 95

a. Technology Characteristics... 96

b. Task Characteristics... 97

c. Performance... 100

d. Utilisasi... 101

A. Kesimpulan... 112 B. Saran... 113 DAFTAR PUSTAKA... 114 LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

1. Tabel 1 Spesifikasi Komputer Server, Sirkulasi dan Penelusuran... 31 2. Tabel 2 Menu-menu IBRA yang telah diterapkan...109

Gambar 2. Modul Demodulator (Modem) ... 37

Gambar 3. Wireless Access Point... 38

Gambar 4. Alur Kerja WAP... 39

Gambar 5. Power over Ethernet (PoE) ... 40

Gambar 6. Menu Lisensi Instalasi IBRA... 42

Gambar 7. Menu Konfirmasi Instalasi IBRA... 42

Gambar 8. Shortcut xampp di Desktop... 44

Gambar 9. Tampilan dari xampp start... 44

Gambar 10. Interface IBRA di Browser... 45

Gambar 11. Tampilan dari xampp stop... 45

Gambar 12. Modul Pustaka Cetak... 46

Gambar 13. Toolbar pada Modul Pustaka Cetak... 47

Gambar 14. Tampilan Form input Bukuteks... 47

Gambar 15. Tombol Simpan Pustaka Cetak... 48

Gambar 16. Interface Utama Pengguna... 49

Gambar 17. Hasil Penelusuran Pustaka Cetak... 51

Gambar 18. Hasil Penelusuran Pustaka Digital... 52

Gambar 19. Hasil Penelusuran Pustaka Multimedia... 53

Gambar 20. Pustaka Berbagi PDF... 54

Gambar 21. Modul Ingin Berbagi PDF... 55

Gambar 22. Modul Anggota... 58

Gambar 23. Hasil Penelusuran Anggota... 59

Gambar 24. Informasi Layanan Perpustakaan... 61

Gambar 27. Modul Sumbangan Buku... 66

Gambar 28. Kamus Istilah (Glossarium)... 68

Gambar 29. Modul Login... 70

Gambar 30. Menu Sirkulasi... 71

Gambar 31. Modul Anggota Menu Sirkulasi... 72

Gambar 32. Form Tambah Anggota... 73

Gambar 33. Cetak KTA... 75

Gambar 34. Modul Pustaka Cetak Menu Sirkulasi... 75

Gambar 35. Modul Transaksi Menu Sirkulasi... 77

Gambar 36. Input Barcode Anggota... 78

Gambar 37. Input Barcode Pustaka... 79

Gambar 38. Informasi Peminjaman Pustaka... 80

Gambar 39. Button PERPJG... 81

Gambar 40. Modul Laporan... 83

Gambar 41. Laporan Kegiatan Petugas Sirkulasi... 84

Gambar 42. Laporan Pengunjung... 87

Gambar 43. Laporan Pustaka Cetak... 89

Gambar 44. Laporan Pustaka Cetak yang Dipinjam... 90

Gambar 45. Modul Pustaka Cetak Menu Sirkulasi... 104

Gambar 46. Tampilan Menu Inventarisasi... 104

Gambar 47. Tampilan Menu Edit Inventaris... 105

Gambar 48. Tampilan Menu Update Inventaris... 105

Gambar 49. Barcode Yang Baru... 106

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan pada dasarnya bertujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya, baik itu anggota maupun non anggota. Terlepas dari banyak atau sedikitnya jumlah koleksi yang dimiliki, perpustakaan diharuskan untuk menyediakan pelayanan informasi yang maksimal bagi pencari informasi.

Ada anggapan yang menyatakan bahwa perpustakaan merupakan pusat informasi yang melayankan berbagai sumber informasinya kepada pengguna sehingga merupakan suatu kewajiban bagi perpustakaan untuk menerapkan ICT atau Information and Communication Technology.

Di era digitalisasi ini, perpustakaan banyak mengikuti perkembangan teknologi dan mengembangkan pelayanannya secara efisien. Kebutuhan akan informasi bagi penggunanya yang menginginkan segalanya serba cepat dan akurat, membuat perpustakaan berupaya membangun pelayanan yang menyediakan akses tanpa terikat waktu dan tempat.

Sistem manajemen perpustakaan merupakan suatu hal yang sangat menentukan atas keberhasilan kinerja sebuah perpustakaan, dimana peran pustakawan dituntut harus dapat melayani keperluan pengguna perpustakaan, seperti permintaan akses yang lebih cepat ke informasi yang mereka butuhkan.

Keberadaan sistem informasi merupakan alat bantu bagi pengguna perpustakaan dalam mendapatkan informasi. Aplikasi produk Sistem Informasi menawarkan kemudahan bagi pustakawan dalam mengelola dan memberikan layanan informasi perpustakaan.

Sistem informasi perpustakaan saat ini sangat beragam dan masing-masing sistem tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Akan tetapi, yang diperlukan oleh perpustakaan adalah selalu berupaya meng-update sistem informasi perpustakaan yang lebih baru dan fleksibel dalam penggunaannya karena sistem informasi perpustakaan diciptakan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Selama ini sistem informasi yang kita kenal bagi perpustakaan adalah cds/isis atau sipisis, dynix, simpus, siprus, openbiblio, koha, athenium, senayan, openisis, winisis, dan sebagainya yang masing-masing memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sedangkan untuk pengadaan sistem informasi itu sendiri ada yang didapatkan dengan membeli dari pengembang software, membuat sendiri atau bahkan mengunduh dari internet yang bersifat gratis dan legal yang terbukti handal dan memiliki sarana komunikasi daring bagi yang merasa kebingungan mengaplikasikan sistem informasi tersebut. Bagi perpustakaan, sistem informasi tersebut dinamakan sistem informasi opensource.

Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan merupakan salah satu perpustakaan umum yang mulai menggunakan sistem informasi perpustakaan berupa sebuah aplikasi bernama IBRA v.6 untuk membantu

proses pelayanan yang ada di perpustakaan. Pihak perpustakaan menyatakan alasan mengapa lebih memilih aplikasi IBRA v.6 ketimbang yang lainnya adalah dikarenakan Mitra Perpustakaan yang sebagai pengembang aplikasi tersebut menawarkan satu paket langsung yang berisi sistem informasi yang digunakan oleh pihak intern perpustakaan serta website perpustakaan daerah Tangerang Selatan yang menjadi jembatan komunikasi antara pengguna dan pustakawan tanpa terikat ruang dan waktu.

Pada awalnya, Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan hanya menggunakan jasa pembuatan website dari ahli IT yang khusus menangani di bidang perpustakaan bernama Teratama. Namun, pihak Teratama menawarkan satu paket antara pembuatan website dan aplikasi manajemen perpustakaan IBRA v.6 dengan metode One Payment. Penggunaan aplikasi ini sendiri dimulai pada akhir tahun 2012 namun mulai efektif awal tahun 2013.

IBRA v.6 sendiri merupakan sistem informasi perpustakaan yang dikembangkan oleh Teratama1. Menurut salah satu staf di Perpusda Tangsel, sistem informasi ini cukup sederhana dan mudah untuk digunakan, fitur yang terdapat didalam aplikasi ini cukup lengkap dan dapat membantu pustakawan dalam mengelola perpustakaannya, seperti pustaka tercetak, cetak Barcode, label dan kartu katalog buku, laporan dan statistik, pustaka digital, pustaka multimedia, keanggotaan, sirkulasi

1

Mitra Perpustakaan, Generasi terbaru IBRA v.6, diakses pada tanggal 15 Maret 2014 pukul 14.28 WIB dari http://www.mitraperpustakaan.com

(peminjaman, pengembalian, perpanjangan), interface utama, dan interface pendukung.

Berdasarkan pengalaman penulis, pemanfaatan Ibra untuk membantu aktifitas di perpusda Tangsel ini seringkali terjadi ketidakcocokan. Salah satu contohnya, yaitu penulis meminjam tiga buku dengan judul yang berbeda. Ketika ingin mengembalikan buku yang dipinjam, tertera pada komputer di bagian sirkulasi (yang menggunakan aplikasi IBRA) bahwa buku yang dipinjam sebanyak dua judul.

Oleh karena itu, penulis mengambil poin-poin otomasi Dania Bilal dalam bukunya yang berjudul Automating Media Centers and Small Libraries yang menjelaskan secara detail mengenai automasi perpustakaan mulai dari tahap paling awal, yakni memahami secara matang mengenai otomasi, keuntungan dan kerugian sistem terotomasi, modul-modul yang terdapat didalamnya beserta fungsinya masing-masing, untuk tahap selanjutnya dilakukan persiapan memulai kegiatan otomasi sistem di perpustakaan, diawali dengan persiapan implementasi hingga evaluasi sistem yang terotomasi.

Berdasarkan permasalahan diatas, penulis merasa tertarik untuk mengkaji lebih mendalam dan mengadakan penelitian tentang

“Implementasi Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu IBRA v.6 di

B. Batasan dan Rumusan Masalah 1. Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka penulis membatasi masalah penelitian mengenai problematika teknis pada implementasi menu-menu dan modul-modul sistem informasi perpustakaan terpadu IBRA v.6 di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan.

2. Rumusan Masalah

Dalam perumusan masalah ini penulis membuatnya menjadi pertanyaan penelitian (Research Question), yaitu:

a. Bagaimana tahapan dalam implementasi sistem informasi IBRA ? b. Bagaimana pemanfaatan dari sistem informasi ini?

c. Problematika apa yang dihadapi pada saat memanfaatkan IBRA v.6 ini?

d. Bagaimana solusi untuk menyelesaikan problematika tersebut?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu untuk mengetahui problematika teknis dalam pemanfaatan IBRA v.6 di Perpustakaan daerah Tangerang Selatan dan menemukan solusi untuk menyelesaikannya.

2. Manfaat Penelitian a. Manfaat Akademik

1) Menjadi acuan atau referensi bagi penelitian selanjutnya yang memiliki kesamaan dengan topik penelitian ini.

2) Memberikan tambahan pengetahuan mengenai salah satu sistem informasi perpustakaan terpadu.

b. Manfaat Praktis

1) Memberikan informasi mengenai kondisi riil perpustakaan daerah Tangerang Selatan.

2) Menjadi bahan evaluasi bagi perpustakaan daerah Tangerang Selatan.

D. Definisi Istilah

Definisi istilah penting untuk dicantumkan agar tidak terjadi kesalahpahaman makna atau arti dari suatu istilah sehingga sesuai dengan harapan penulis dan relevan dengan judul diatas.

Implementasi : Pelaksanaan ; Penerapan.

Sistem Informasi : Kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

E. Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang penelitian, batasan dan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah yang dipakai, serta sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN LITERATUR

Merupakan landasan teoritis yang berkaitan dengan penelitian ini beserta ulasan kritis. Berisi tentang penjelasan mengenai sistem dan otomasi serta penerapan sistem otomasi di perpustakaan.

BAB 3 METODE PENELITIAN

Di dalam bab ini akan dibahas mengenai jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik pengolahan data, teknik analisis data dan jadwal penelitian.

BAB 4 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Didalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum secara singkat dari sistem otomasi yang ada di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan dan dilanjutkan dengan hasil penelitian mengenai implementasi sistem otomasi tersebut di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan.

BAB 5 PENUTUP

Berisi uraian tentang pokok-pokok kesimpulan dan saran-saran yang perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan hasil penelitian ini.2

2 _{Hajat, Nurahma. 2012.}

Pedoman Penulisan Skripsi. Jakarta. Universitas Negeri Jakarta

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Sistem Otomasi Perpustakaan 1. Sistem

Istilah sistem merujuk pada dua hal, yaitu pada sesuatu wujud (entitas) atau benda yang memiliki tata aturan atau susunan struktural dari bagian-bagiannya, dan kedua menunjuk pada suatu rencana, metode, alat, atau tata cara untuk mencapai sesuatu.3

Banyak definisi sistem yang tidak lengkap, karena hanya menyebut semata-mata sesuatu benda yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Sebenarnya di dalam memandang sesuatu sebagai suatu sistem itu terkandung anggapan bahwa bagian-bagian yang saling berkaitan itu secara bersama-sama bergerak atau melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan wujud atau benda tersebut.4

Konsep sistem juga dijelaskan bahwa sistem adalah suatu totalitas yang terdiri dari komponen-komponen dan unsur-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu tujuan tertentu yang terdiri dari beberapa subsistem yang berdiri sendiri namun saling berkaitan atau bagian dari supersistem yang merupakan induknya, semuanya terpadu membentuk totalitas.5

3

Tatang M. Amirin. Pokok-pokok Teori Sistem. (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.4.

4

Ibid. h.4-5.

5 _{Bonar Simangunsong.}

Sistem Informasi Manajemen. (Jakarta: Panelrindo, 1991), h.5.

Penulis mendapatkan gambaran bahwa sistem merupakan satu kesatuan komponen-komponen yang saling berkaitan untuk menjalankan suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2. Otomasi

Peter Salim mengemukakan pengertian otomasi yakni merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan tenaga manusia.6 Salim kemudian memberikan pengertian otomasi dalam kamusnya yang lain, yaitu perkembangan dan penggunaan peralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem pengawasan otomatis atau terotomatis.7

Otomasi perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut.8

Penulis mendapatkan kesimpulan tentang otomasi yakni otomasi merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan komunikasi secara keseluruhan maupun bidang-bidang tertentu

6

Peter Salim. Salim’s Ninth Collegiate English – Indonesian Dictionary. (Jakarta: Modern English Press, 2000). H.124.

7 _{Peter Salim.}

The Contemporary English – Indonesian Dictionary. (Jakarta: Modern English Press, 1991).

8

Sulistyo Basuki. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1994). h.96.

saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-hari perpustakaan.

3. Sistem Otomasi Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data berukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan dan menyajikan informasi.9

B. Implementasi Sistem Otomasi di Perpustakaan

Dalam mengimplementasi suatu sistem otomasi di perpustakaan dilakukan dalam beberapa tahap, mulai dari persiapan perangkat keras, instalasi dan percobaan perangkat lunak, pemeliharaan sistem dan keamanan, pelatihan, evaluasi penggunaan sistem serta pemeliharaan database.10

1. Persiapan Perangkat Keras

Langkah pertama dalam memulai menerapkan sistem otomasi adalah mempersiapkan perangkat keras untuk menjalankan sistem informasi perpustakaan. Perangkat keras merupakan komponen dalam sistem otomasi yang secara fisik dapat dilihat dan

9 _{Putu Laxman Pendit.}

Perpustakaan Digital dari A sampai Z. (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008). h.222.

10

Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002), Ed.2, h.115

diraba keberadaannya.11 Beberapa perangkat keras yang harus dipersiapkan, yaitu :

a. Komputer

Komputer adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti.12

b. Printer

Printer adalah perangkat dimana perangkat itu akan bekerja apabila pengguna menghubungkannya dengan perangkat komputer, yang bisa digunakan untuk keperluan mencetak tulisan, gambar, dan grafik ke dalam bentuk kertas dan sejenisnya.13

c. Barcode Scanner

Barcode scanner adalah alat yang digunakan untuk membaca kode-kode berbentuk garis-garis vertikal (disebut dengan barcode) yang terdapat pada kebanyakan produk.

Selain perangkat keras, dibutuhkan juga perangkat lunak. Perangkat lunak komputer merupakan sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan

11

Nico Rahmadi Wiharto, “3 Komponen Utama Pembangun Sistem Komputer (Hardware, Software, dan Brainware),” artikel diakses pada 1 Januari 2016 dari

http://www.pintarkomputer.com/2014/09/3-komponen-utama-pembangun-sistem-komputer-hardware-software-brainware.html

12

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, “Dasar-dasar Komputer Personal,” h.1

13 _{Ifan Andi Prastya, “Pengertian dan Fungsi Komputer.”}

komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

2. Instalasi dan percobaan perangkat lunak

Setelah perangkat keras dan perangkat lunak telah tersedia, langkah selanjutnya berupa instalasi perangkat lunak dan dilanjutkan dengan mencoba semua fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak tersebut.

Banyak masalah dapat terjadi selama dan setelah instalasi. Kegagalan untuk mengakses satu atau lebih modul adalah salah satu masalah yang mungkin terjadi. Masalah lain mungkin melibatkan penggunaan alat-alat disekitarnya, seperti barcode scanner dan printer.

Tahap percobaannya yaitu dengan menguji sistem secara menyeluruh, termasuk penggunaan semua perangkat di semua modul merupakan hal yang penting untuk memastikan operasi yang tepat dari sistem, kompatibilitas perangkat lunak dan perangkat keras, serta kesesuaian dengan kebutuhan dan persyaratan (atau spesifikasi) dari perpustakaan.14

14

Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002), Ed.2, h.117

3. Pemeliharaan sistem dan keamanan

Dalam melakukan pemeliharaan sistem, harus memperhatikan beberapa hal berikut agar sistem tetap dalam kondisi baik dan berjalan tanpa ada kesalahan.

a. Pengaturan lingkungan sekitar

Dalam penempatan stasiun komputer, perhitungkan cahaya matahari langsung, atau panas, silau dari jendela, pola lalu-lalang dan kabel listrik yang ada. Semua perangkat keras, termasuk stasiun komputer, server, hub dan perangkat pendukung pengoperasian harus ditempatkan di tempat yang sejuk, bersih dan aman. Kabel-kabel yang menyatukan jaringan komputer harus dilindungi dengan saluran untuk menghindari kemungkinan terinjak oleh pengguna sehingga menyebabkan kerusakan serta menghindari kehilangan data akibat kabel yang tidak terkoneksi. Selain itu, pastikan komputer server beserta kabelnya jauh dari jangkauan lalu-lalang pengguna. Beberapa server juga harus memiliki UPS (Uninterruptible Power Supply) untuk menghindari kemungkinan pemadaman atau lonjakan listrik secara tiba-tiba.

b. Sistem Backup

Setiap perpustakaan harus mengembangkan strategi penyimpanan data atau backup untuk sistem terotomasi guna menghindari kerusakan data yang telah tersimpan. Kehilangan

data yang diakibatkan rusaknya hard disk, kebakaran, pencurian, kelebihan muatan dan kesalahan penghapusan. Melakukan backup data dapat dilakukan pada perangkat, seperti hard disk tambahan, Zip atau Jazz drive, tapes, dan floppy diskettes. Pastikan untuk mem-backup data setiap hari dan keseluruhan data seminggu sekali.

c. Keamanan

Perpustakaan juga harus memiliki sistem keamanan untuk menghindari pencurian material perpustakaan. Untuk sistem terotomasi, perpustakaan harus mengantisipasi pencurian atau perusakan data, terserang virus, atau akses kedalam sistem tanpa izin oleh seorang hacker.15 Hacker sendiri merupakan istilah yang digunakan untuk merujuk seseorang yang memiliki kemampuan pada komputer dan sistem jaringan, atau pengguna komputer yang mampu masuk kedalam sistem komputer melalui jaringan, baik untuk keperluan monitoring (melihat sistem), copying (pengambilan/pencurian data), atau crashing (merusak sistem komputer) targetnya.16

4. Pelatihan

Setiap sistem yang terotomasi, sesederhana apapun bentuknya, tentu memerlukan pelatihan cara menggunakan untuk mengoperasikan sistem otomasi tersebut secara baik dan benar.

15

Ibid. h.118

16

Enid Gabriella Coleman. Hacker: The Johns Hapkins Encyclopedia of Digital Textuality. (T.t: Duke Univ Press, 2011). H.2

Pelatihan yang dilakukan pun berbeda antara pustakawan dan pengguna.

a. Staff Perpustakaan / Pustakawan

Berkenaan dengan hal ini, pendidikan dan pelatihan mengenai teknologi informasi perlu dilakukan. Hal ini bertujuan agar pustakawan dapat memberikan akses informasi yang diperlukan bagi pendidikan dan penelitian di perpustakaan, mampu mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan, mampu memberikan informasi tentang pentingnya teknologi informasi di perpustakaan, serta mampu meningkatkan pelayanan dan fungsi tenaga perpustakaan.17 b. Pengguna / Pemustaka

Pelatihan bagi pemustaka dapat dilakukan dengan kegiatan yang disebut dengan Bimbingan Perpustakaan. Bimbingan perpustakaan merupakan bimbingan penggunaan perpustakaan dengan menekankan pada prosedur khusus, koleksi, dan kebijakan. Fokus bimbingan perpustakaan adalah penjelasan mendalam terhadap bahan perpustakaan, mengkonsentrasikan pada peralatan dan mekanisme, termasuk teknik penggunaan indeks jurnal, sumber-sumber referensi, penggunaan katalog kartu dan online, serta bibliografi.18

17 _{I Putu Suhartika. ”Implementasi Teknologi Informasi sebagai Usaha Peningkatan Mutu Layanan}

Perpustakaan”. Visi Pustaka . Vol.6 No.2, Desember 2004.

18

Rosa Widyawan. Indonesia Reference Service: Pelayanan Referensi, Bimbingan Pemustaka, dan Literasi Informasi. Artikel diakses dari http://irs-reference.blogspot.com/2012/04/pelayanan-referensi-bimbingan-pemustaka.html pada 11 Agustus 2015 pukul 13.05

5. Evaluasi Penggunaan Sistem

Setelah sistem otomasi diimplementasikan, pustakawan dan pengguna telah diberi pelatihan-pelatihan, penggunaan sistem termasuk OPAC juga harus dievaluasi. Sistem otomasi menyediakan fitur penggunaan dan laporan statistik. Misalnya, laporan di bagian sirkulasi, memberikan informasi tentang penggunaan koleksi, usia koleksi, puncak aktivitas transaksi, serta penggunaan koleksi ditempat.19

Laporan kegiatan pengkatalogan dapat mengidentifikasi kekurangan dalam catatan MARC. Machine Readable Catalouging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan.20 Oleh karena itu, catatan MARC harus dievaluasi secara teratur. Pemeliharaan Database (Pangkalan Data)

Database (Pangkalan Data) secara umum dapat dikatakan sebagai repositori data. Data-data yang semakin hari kian bertambah, membuat kapasitas bangunan perpustakaan mengharuskan semua bahan pustakanya dikonversi ke dalam bentuk yang lebih mudah untuk disimpan namun tetap mempunyai fleksibilitas yang tinggi dalam hal temu-balik informasinya.21

19

Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002) Ed.2, h.121.

20 _{Ikhwan Arief. “Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan“ dalam makalah}

seminar dan workshop sehari Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan. UMM 4 Oktober 2003. h. 6.

21 _{“Database and Database Management”.}

An Introduction to Database Concepts. Sec.9, h.2

Modul Sirkulasi, katalogisasi, akuisisi dan Inter Library Loan (ILL) mempunyai catatan data yang harus dipelihara. Meskipun menjaga akurasi catatan di setiap modul tersebut penting, modul katalog yang menyimpan rekaman MARC harus diprioritaskan. Hal ini karena Modul katalog mempengaruhi secara langsung kepada pengguna untuk mengambil informasi.22

Pembersihan database juga sangat penting dengan penggunaan web, terutama sangat banyaknya database MARC yang dapat diakses secara gratis. Layanan MARC berbasis web menyediakan sarana yang cepat dan ekonomis untuk memperoleh catatan MARC, tapi banyak dari mereka, terutama yang gratis, mengandung kesalahan dan bermasalah. Oleh karena itu, perlu dilakukan pembersihan database untuk menjaga integritas database bibliografi. Pembersihan database dapat dilakukan setelah catatan selesai dikonversi.

Selama proses konversi catatan, banyak eror dan ketidakakuratan mungkin terjadi, termasuk catatan yang tidak selaras, indikator yang tidak tepat, bidang yang tidak lengkap, bidang yang hilang, tanda baca yang tidak konsisten, dan kesalahan ketik. Semua kesalahan dan ketidakakuratan itu mengharuskan untuk melakukan pemeliharaan database.

22

Dania Bilal. Automating Media Centers and Small Libraries. (T.tp: Libraries Unlimited, 2002) Ed.2, h.122

C. Penelitian Relevan

Sebelum melakukan penelitian ini, terlebih dahulu penulis melakukan tinjauan pustaka dan mencari ide untuk memulai penelitian ini. Beberapa penelitian yang relevan dengan penelitian yang dilakukan penulis, diantaranya :

1. Indra Giantoni Rossi, Penerapan Sistem Otomasi pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (Skripsi Mahasiswa Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Tahun 2008).

Pada penelitian ini menjelaskan penerapan sistem otomasi Bookmark yang mencakup di bagian Pengadaan, Sirkulasi, Pengolahan Koleksi, dan Penelusuran bagi pengguna berupa katalog online (komputer).

Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang akan diteliti oleh penulis yaitu terletak pada Sistem Aplikasi yang digunakan berupa Bookmark oleh penelitian ini sedangkan penulis akan meneliti IBRA v.6. Selain itu, penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, sedangkan penulis melakukan penelitian di Perpustakaan daerah Tangerang Selatan.

Adapun persamaan penelitian ini, yaitu jenis penelitian yang digunakan berupa penelitian deskriptif. Selain itu, pendekatan penelitian juga sama berupa penelitian kualitatif.

2. Priyo Supriyadi, “Implementasi Sistem Otomasi MyPustaka dalam Upaya Meningkatkan Layanan Perpustakaan : Studi Kasus Perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis” (Skripsi Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Tahun 2014).

Persamaan penelitian ini dengan penelitian penulis, yaitu metode penelitian yang digunakan, berupa penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.

Namun, terdapat perbedaannya berupa tujuan yang ingin dicapai. Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan layanan perpustakaan melalui implementasi sistem otomasi, sedangkan penelitian penulis bertujuan untuk mengetahui problematika teknis dalam memanfaatkan sistem informasi yang digunakan.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan

Jenis penelitian yang penulis gunakan yaitu penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang berusaha memberikan dengan sistematis dan cermat fakta-fakta aktual dan sifat populasi tertentu.23

Alasan penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu agar objek penelitian dapat dibuat secara sistematis, faktual dan akurat tanpa membuat suatu perbandingan, perhubungan, dan lain-lain.

Pendekatan penelitian yang penulis gunakan yaitu penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif menurut Bogdan dan Guba adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati.24 Penelitian kualitatif memiliki karakteristik-karakteristik dalam proses meneliti, berupa penelusuran masalah dan mengembangkan pemahaman secara rinci dari fenomena yang ada, memiliki tinjauan literatur yang memainkan peran kecil namun membenarkan masalah, mengumpulkan data berdasarkan sejumlah kecil orang sehingga diperoleh pandangan

23

J. Sitorus. Metodologi Penelitian Pendidikan. (Bandung : Tarsito, 1990) h.10.

24

Uhar Suharsaputra. Metode Penelitian : Kuantitatif, Kualitatif dan Tindakan. (Bandung : Refika Aditama,2014) h.181.

partisipan, dan analisa data secara deskripsi dan menginterpretasikan makna yang lebih besar dari temuan di lapangan.25

B. Sumber Data

Data merupakan bahan mentah yang nantinya akan diolah menjadi informasi yang berguna dan dapat diinterpretasikan kembali. Penelitian menggunakan data sebagai bahan baku untuk mendapat kesimpulan tentang suatu masalah.26 Sumber Data terbagi kedalam dua bentuk utama, yakni sumber data primer dan sumber data sekunder.

1. Sumber Data Primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data dikumpulkan sendiri oleh peneliti langsung dari sumber pertama atau tempat objek penelitian dilakukan. Data primer yang dimaksud dalam penelitian ini merupakan kondisi langsung dari aktivitas di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan, terutama dalam pemanfaatan sistem otomasinya.

2. Sumber Data Sekunder adalah sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen.. Data ini dapat ditemukan dengan cepat. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder adalah literatur, artikel, jurnal, serta situs di internet yang berkenaan dengan penelitian yang dilakukan.27

25 _{Creswell, John W.}

Educational Research : Planning, Conducting, and Evaluating Quantitative and Qualitative Research. (USA : Pearson Education, 2012). H.16

26

Nicholas Walliman. Research Methods : The Basics. (New York : Routledge, 2011).h.65

27

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. (Bandung : Alfabeta, 2009). h.225.

C. Pemilihan Informan

Pemilihan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling, yakni penulis cenderung memilih informan yang memenuhi kriteria-kriteria tertentu dan dianggap mengetahui kondisi pada lokasi penelitian dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang akurat serta mengetahui masalahnya secara mendalam.28

Informan penelitian disini terdiri dari dua orang yang berasal dari pihak perpustakaan, yaitu Bapak Iif Miftahuddin sebagai Staf IT Perpustakaan dan Bapak Arif sebagai Staf di bagian Sirkulasi. Penulis tidak memasukkan pengguna sebagai informan dikarenakan tidak mengetahui permasalahan secara mendalam.

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu : 1. Wawancara

Wawancara dapat didefinisikan sebagai interaksi bahasa yang berlangsung antara dua orang dalam situasi saling berhadapan, yaitu salah seorang yang melakukan wawancara meminta informasi atau ungkapan kepada orang yang akan diteliti yang berputar di sekitar pendapat dan keyakinannnya.29

Disini penulis akan mewawancarai informan yang telah ditentukan sebelumnya dengan metode wawancara semi terstruktur. Pelaksanaan wawancara ini lebih bebas daripada wawancara terstruktur. Tujuan

28

Nasution. Metode Research : Penelitian Ilmiah. (Jakarta : Bumi Aksara, 2007). h.98

29 _{Emzir M.}

Analisis Data : Metodologi Penelitian Kualitatif. (Jakarta : Rajawali Pers, 2011). h.50.

wawancara jenis ini adalah untuk menentukan permasalahan secara lebih terbuka, dimana pihak yang diwawancarai diminta pendapat dan ide-idenya.

2. Observasi

Observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan. penelitian kualitatif atau naturalistik sangat mementingkan observasi sebagai alat pengumpul data, yakni dengan melihat dan mendengarkan. Dalam hal ini, penulis melihat dan mendengarkan segala aktivitas di Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan yang berhubungan atau menggunakan langsung sistem otomasi perpustakaan, terutama software IBRA.

Pengamatan yang dilakukan pun secara Covert. Pengamatan Covert merupakan pengamatan yang dilakukan secara tersembunyi agar dapat diperoleh data yang valid dan reliable, yang dapat dipercaya karena tidak dibuat-buat.30

3. Studi Dokumentasi

Selain melakukan wawancara dan observasi, penulis juga mendapatkan data dan informasi penunjang dalam penelitian ini dengan menggunakan metode studi dokumentasi, yaitu dengan membaca dan mempelajari dokumen-dokumen yang ditulis oleh orang lain yang berhubungan dengan Implementasi sistem otomasi perpustakaan.

30 _{S. Nasution.}

Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif. (Bandung : Tarsito, 2002).h.62

E. Teknik Analisa Data

Dalam menganalisa data yang telah diperoleh, penulis membaginya kedalam tiga tahapan31, yaitu :

1. Reduksi Data

Setelah data dikumpulkan dari lapangan, dilakukan pemilihan tentang relevan atau tidaknya data yang terkumpul dengan tujuan penelitian ini. Informasi dari lapangan sebagai bahan mentah diringkas dan disusun secara sistematis serta ditonjolkan pokok-pokok yang penting.

2. Penyajian Data

Tahapan ini dilakukan untuk melihat gambaran secara keseluruhan atau bagian-bagian tertentu dari gambaran keselurahan. Data diklasifikasikan dan disajikan beradasarkan pokok permasalahan untuk memudahkan dalam penarikan kesimpulan.

3. Kesimpulan dan Verifikasi a. Kesimpulan

Kesimpulan ditarik untuk mencari makna data yang dikumpulkan dengan mencari hubungan, persamaan, atau perbedaan. Penarikan kesimpulan dilakukan dengan membandingkan kesesuaian pernyataan dari subjek penelitian dan makna yang terkandung dalam konsep-konsep dasar dalam penelitian.

31

John A. Martilla dan John C. James.”Importance-Performance Analysis”. Journal of Marketing, Januari 1977, h.77-79.

b. Verifikasi

Verifikasi dimaksudkan agar penilaian tentang kesesuaian data dengan maksud yang terkandung dalam konsep-konsep dasar dalam penelitian ini lebih tepat dan objektif. Salah satu caranya dengan melakukan peer debriefing, yaitu membicarakannya dengan rekan-rekan sejawat yang sebaya dengan peneliti.

F. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di lingkungan Perpustakaan Umum Daerah Tangerang Selatan. Ruang lingkup penelitian diawali mulai dari pengajuan surat izin sampai dengan penelitian ini selesai berlangsung dari bulan Juli hingga Oktober, dengan rincian sebagai berikut:

1. Pengumpulan Literatur Mengenai Skripsi: Juli - Agustus 2015

2. Melakukan Wawancara dengan Informan dan Analisis Data: Agustus - September 2015

3. Penyelesaian Skripsi: September - Oktober 2015 4. Penyerahan Laporan Skripsi: Oktober 2015 5. Sidang Skripsi: November 2015

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil IBRA

Untuk lebih memahami sistem informasi yang digunakan oleh Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan, terlebih dahulu penulis akan membahas mengenai IBRA.

1. Definisi IBRA

IBRA merupakan software sistem otomasi yang merupakan produk unggulan dari Teratama Library Support System (TLSS). Nama IBRA lahir dari akronim kata “Integrated Library” (Perpustakaan Terpadu).

Sejak berdirinya pada tahun 2006, Teratama Library Support System terus mengembangkan berbagai produk teknologi informasi untuk perpustakaan, khususnya produk perangkat lunak. Kepeloporan Teratama Library Support System di bidang teknologi informasi perpustakaan diantaranya adalah keberhasilannya sebagai yang pertama kali merilis Software Perpustakaan Multimedia di Indonesia. Teratama Library Support System berkonsentrasi mengembangkan produk dan layanan untuk memberikan support pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi. Tim Teratama terus bekerja keras mendedikasikan keahliannya sehingga melahirkan produk dan servis yang sangat berguna bagi perpustakaan era ini.

2. Kebutuhan Minimal Perangkat

Dalam mengimplementasikan dan menginstal IBRA, dibutuhkan perangkat teknologi informasi yang termasuk kedalam beberapa persyaratan minimal berikut ini :

a. Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan software IBRA ini, yaitu Server (satu unit), Personal Computer, Barcode Scanner (satu unit), dan Printer Laser/Inkjet.

b. Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengoperasikan software IBRA ini, yakni Sistem Operasi Server (Linux atau Microsoft Windows), Web Server dan Database Server yang mendukung Relational Database Management System atau RDBMS (Sistem Manajemen Basis Data Relasional).

3. Spesifikasi sistem

Sistem informasi perpustakaan terpadu IBRA juga memiliki spesifikasi yang mendukung software ini lebih membantu penggunanya, yaitu :

a. Web Base Programing. Dibangun dengan bahasa pemrograman berbasis web dan dapat berjalan online di internet.

b. Client-server system. Dapat diakses oleh banyak

pengguna/komputer secara bersamaan melalui jaringan komputer. c. Berjalan di hampir semua sistem operasi yang mendukung browser

d. Menggunakan teknologi Mutakhir (Sistem Barcode dan memungkinkan teknologi RFID atau ).

e. Tampilan user-friendly berbahasa Indonesia. 4. Keunggulan IBRA

Ada beberapa keunggulan yang dimiliki oleh software ini, yaitu : a. Software perpustakaan terpadu/terintegrasi dengan modul dan fitur

lengkap.

b. Kemampuan mengelola semua jenis bahan pustaka termasuk konten lokal secara terintegrasi.

c. Software perpustakaan yang dikembangkan oleh tim yang secara khusus mendedikasikan keahliannya untuk bidang perpustakaan, meliputi analisis, programmer, pustakawan dan praktisi perpustakaan, sehingga terjamin konsentrasi, kompetensi, profesionalisme, kompatibilitas serta keberlanjutan pengembangannya.

d. Memiliki setting aturan sirkulasi yang sangat lengkap, berdasarkan jenis anggota dan atau berdasarkan jenis buku serta dapat menggunakan sistem denda dan sistem sewa.

e. Semi development, yaitu sebagai program paket yang siap pakai, pengguna masih dapat meminta dibuatkan modul program, desain laporan, dan lain-lain yang sesuai dengan kebutuhan lokal. Ini juga merupakan jaminan bagi pengembangan sistem kedepan serta jaminan bahwa manajemen perpustakaan dapat mengatur sistem mengikuti aturan main kebijakan lokal.

f. Adanya garansi dan jaminan technical support selamanya menjadi jaminan keberlangsungan, keberlanjutan bahwa sistem akan terus berjalan seandainya nanti terjadi kerusakan sistem, karena jelas kemana harus minta bantuan teknis jika terjadi kerusakan.

g. Pengguna akan mendapatkan e-book gratis berbahasa Indonesia yang sudah di inputkan di IBRA lebih dari seribu judul.

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Sejak berdirinya Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan ini pada tahun 2010 masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan perpustakaan. Pada tahun 2012, Perpusda Tangsel telah memilih IBRA sebagai sistem otomasi yang membantu pekerjaan sehari-hari staf perpustakaan. Alasan mengapa memilih IBRA sebagai sistem otomasinya dikarenakan software ini telah terangkum satu paket bersamaan dengan pembuatan website perpustakaan daerah tangerang selatan.

Dalam mengimplementasikan sistem otomasi perpustakaan, penulis melakukan wawancara kepada informan yang telah ditentukan sebelumnya guna mendapatkan informasi mendalam dan akurat. terdapat beberapa tahapan, yakni :

1. Persiapan Perangkat Keras

Sesuai hasil wawancara, langkah awal yang dilakukan oleh Perpusda Tangsel dalam mengotomasi perpustakaan yaitu mempersiapkan hardware-hardware yang dibutuhkan. Adapun hardware yang dibutuhkan berupa komputer, printer, barcode scanner,

dan lain-lain juga termasuk furnitur untuk meletakkan hardware tersebut.

a. Komputer

Hardware utama yang diperlukan dalam melakukan otomasi sistem di perpustakaan, yaitu komputer. Sesuai wawancara dan pengamatan penulis, komputer yang digunakan dalam otomasi perpustakaan disini ada 5 unit, yaitu satu unit komputer untuk bagian sirkulasi, satu unit komputer server dan satu unit komputer penelusuran untuk pengguna serta dua unit komputer untuk keperluan perpustakaan keliling yang tidak tersambung ke jaringan terotomasi. Hal ini juga dijelaskan oleh Bapak Arif32 :

“Kita ada tiga unit komputer ya. Sebenarnya ada lima unit, tapi yang dua dipake khusus buat PusLing (Perpustakaan Keliling) jadi cuman tiga buat layanan sirkulasi ini. Dua disini (meja petugas sirkulasi) dan satu lagi ada diatas (komputer penelusuran).”

Masing-masing bagian memiliki kebutuhan spesifikasi komputer yang berbeda. Komputer server membutuhkan spesifikasi yang lebih tinggi dibandingkan komputer pada sirkulasi dan penelusuran dikarenakan komputer server merupakan inti dari komputer-komputer dalam jaringannya sehingga proses di komputer sirkulasi dan penelusuran terhubung dengan database yang ada pada komputer server.

32 _{Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 20 September 2015 pukul 11.23 WIB}

Berikut perbedaan spesifikasi komputer server dan komputer untuk sirkulasi dan penelusuran :

Tabel 1 Spesifikasi Komputer Server, Sirkulasi dan Penelusuran

Dari tabel diatas, sudah jelas komputer untuk server memiliki spesifikasi yang berbeda dengan komputer yang digunakan untuk sirkulasi serta penelusuran. Dari segi prosesornya, komputer server terpasang Quad Core 2GHz. Sementara komputer untuk sirkulasi dan penelusuran hanya Intel Atom dengan kecepatan prosesor 1.66 GHz. Selain itu, kapasitas memorinya pun cukup signifikan perbedaannya. Komputer server mempunyai kapasitas 4x lebih besar daripada komputer untuk sirkulasi dan penelusuran dan selebihnya bisa kita lihat dari tabel tersebut.

Di perpusda Tangsel ini, terdapat dua stasiun komputer yang diletakkan di tempat yang berbeda-beda. Pertama,

No Spesifikasi Komputer Server Komputer Sirkulasi dan

Penelusuran

1 Processor Quad Core 2Ghz + CPU Intel (R) Atom (TM) CPU

N750 @1.66 GHz 2 System Type 32-bit Operating System 32-bit Operating System

3 Memory 4 GB DDR2 V-gen 1 GB

4 Monitor Hp Samsung

5 VGA PCI express card x 16

with 256Mb support dual view

NVIDIA GEVORCE4 MX 128Mb

6 Motherboard Gigabyte ASUS

Stasiun komputer OPAC atau Online Public Access Cataloging (Katalog Akses Daring) yaitu komputer yang ditujukan bagi pengguna perpustakaan untuk menelusur informasi atau bahan pustaka yang ada di perpustakaan. OPAC yang ada merupakan bagian dari menu yang terdapat pada software IBRA. Komputer ini berjumlah 1 unit dan berada di sudut ruang baca dan rak-rak buku.

Kedua, stasiun komputer administrasi. Hal ini ditujukan bagi staf perpustakaan karena komputer administrasi ini digunakan untuk bagian sirkulasi perpustakaan beserta kegiatan pelaporan. Untuk bagian ini, perpusda Tangsel memiliki dua unit komputer yang masing-masing telah dipasang software IBRA. Posisi penempatan komputer ini pun berada didekat pintu masuk perpustakaan. Komputer diletakkan disebuah meja panjang, bersebelahan, dan dipisah oleh sebuah CPU, barcode scanner dan mesin pencetak kartu anggota. Kedua unit komputer ini digunakan untuk bagian sirkulasi perpustakaan, mempunyai fungsi yang sama dan digunakan bersamaan. Proses pengolahan buku-buku dilakukan dikedua komputer administrasi ini, hal ini dikarenakan menu pengolahan terintegrasi dengan menu sirkulasi.

b. Printer

Sesuai observasi dan wawancara penulis, printer yang ada di Perpusda Tangsel ini sebanyak dua unit. Printer ini tidak tersambung ke komputer administrasi (server), sirkulasi atau pun penelusuran. Kedua Printer tersebut berada di ruang khusus yang mengolah semua dokumen Perpustakaan Keliling atau PusLing yang terletak di ruang bagian belakang (samping ruang baca) lengkap dengan komputernya yang tidak tersambung jaringan.

Seperti yang diungkapkan Bapak Arif33 :

“Kalo printer kita ada dua ya. Tapi ya, printernya ada di (ruang) belakang soalnya dipake buat ngeprint dokumen-dokumen Pusling (Perpustakaan Keliling) aja. Jadi kalo kita mau ngeprint, kita baru dateng ke belakang.”

Jadi apabila bagian sirkulasi hendak mencetak suatu dokumen, staf nya akan melakukannya secara manual, yaitu dengan menyimpan file dokumen tersebut kedalam flashdisk kemudian membawanya ke printer yang ada di ruang belakang untuk dicetak. Masing-masing printer berjenis Canon PIXMA iP2770 dan EPSON Laserjet.

c. Barcode Scanner

Sesuai observasi penulis, Perpusda Tangsel memiliki satu unit barcode scanner yang berada di meja sirkulasi berjenis Metrologic MS7120 Orbit Scanner namun belum digunakan

33 _{Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 Pukul 13.35}

karena perpusda tangsel masih dalam proses pengubahan nomor barcode. Disamping itu, barcode scanner ini rencananya akan digunakan bersamaan dengan beroperasinya mesin pencetak kartu anggota. Hal ini dipertegas dengan wawancara penulis kepada Bapak Arif34 :

“Kita, buat (scan) barcode ada satu ya tapi belum difungsikan. Karna kita rencana mau dipakenya barengan sama kartu anggota. Jadi nanti bisa dipake buat scan no barcode buku dan kartu anggota.”

d. Mesin Pencetak Kartu Anggota

Sesuai observasi yang penulis lakukan, terdapat satu unit mesin pencetak kartu anggota ZEBRA P330i yang diletakkan di meja sirkulasi. Mesin ini belum dioperasikan karena sedang dalam proses mengkonfigurasi kartunya agar bisa di scan menggunakan barcode scanner. Hal ini juga diungkapkan oleh Bapak Arif35 :

“Ini mesin untuk cetak kartu anggota. Masih belum kita pake si soalnya masih belum bisa disambungin ke IBRA nya jadi ya kita belum gunain tapi nanti bakalan kita pake kalo udah bisa.”

e. Furnitur

Sesuai dengan wawancara dan observasi penulis, semua furnitur yang ada di Perpusda Tangsel, seperti meja dan kursi telah disiapkan sebelum hardware lainnya dibeli. Hal ini dikarenakan anggaran yang masih terbatas sehingga

furnitur-34

Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.30

35 _{Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 20 September 2015 pukul 11.18 WIB}

furniturnya terlebih dahulu dibeli sebelum hardware lainnya. Hanya saja, furnitur yang ada di Perpusda Tangsel beberapa kali mengalami perubahan posisi letak seiring terus bertambahnya koleksi tercetak dan rak-rak bukunya. Hal ini dipertegas dengan kalimat yang diungkapkan oleh Bapak Iif Miftakhudin36 :

“kalo untuk pengaturan khusus kita ga ada karena kita tempatnya masih nyewa / masih ngontrak jadi serba terbatas. Keterbatasan ruangan jadi ya belom ada ketentuan khusus penempatan komputer dan sebagainya.”

Jadi, perubahan posisi letak furnitur disini akibat pengaturan rak-rak yang baru dibeli. Pihak perpustakaan mengatur agar rak baru ini bisa diposisikan di ruang yang terbatas ini namun tidak mengesampingkan nilai estetika dan mengganggu furnitur yang telah ada. Tidak menutup kemungkinan bahwa di masa yang akan datang, furnitur yang telah ada sekarang akan mengalami reposisi kembali.

2. Instalasi dan percobaan perangkat lunak

Sebelum melakukan instalasi perangkat lunak berupa IBRA, terlebih dahulu yang harus diperhatikan berupa jaringan komputernya. Jaringan komputer yang ada di Perpusda Tangsel ini jangkauannya masih terbatas pada satu lokasi atau biasa disebut dengan istilah LAN

36 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 10.32}

(Local Area Network) dikarenakan faktor kemudahan dalam bertukar file, backup data dan kemudahan dalam mengontrol data yang keluar-masuk.

Dalam sebuah jaringan, terdapat berbagai macam topologi. Topologi yang digunakan disini yaitu topologi bus.37

Gambar 1 Topologi LAN Bus

Alasan menggunakan topologi ini dikarenakan topologi ini umumnya digunakan untuk jaringan komputer yang terhubung secara sederhana sehingga komputer-komputer yang terlibat di dalamnya bisa berkomunikasi satu sama lainnya.

“Kalo masalah jaringan ya, kita pake yang biasa-biasa aja. Pengaturan standar soalnya yang ngerjain dan instalasi segala macemnya kan dari vendornya langsung. Jadi kita tinggal pake.”38

Sesuai dengan observasi yang dilakukan penulis, ada beberapa peralatan yang digunakan dalam jaringan ini, yaitu :

37

Naproni. Membangun LAN dengan Windows XP. (Jakarta : Elex Media Komputindo, 2007) h.7

38 _{Wawancara Pribadi Bapak Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.05 WIB}

a. Network Interface Card

NIC atau Network Interface Card (Kartu Jaringan) yang merupakan jembatan penghubung antara komputer dan jaringan komputer berfungsi sebagai media pengirim data ke komputer lain di dalam jaringan, mengontrol data flow antara komputer dan sistem kabel, serta menerima data yang dikirim dari komputer lain lewat kabel dan menerjemahkannya kedalam bit yang dimengerti oleh komputer. NIC yang digunakan di Perpusda Tangsel ini berupa NIC fisik yang telah terpasang (ditancapkan) di Motherboard.

b. Modem (Modul Demodulator)

Gambar 2 Modul Demodulator atau Modem

Merupakan alat yang digunakan untuk terhubung ke jaringan internet menggunakan kabel telepon atau yang biasa disebut dengan istilah Online. Modem yang digunakan di Perpusda Tangsel ini berupa Modem ZTE GPON ONT untuk

jaringan Fiber Optic Speedy. ISP atau Internet Service Provider (Penyedia Layanan Internet) yang digunakan disini yaitu Speedy Telkomsel sehingga modem ini mampu mentransfer data hingga 100Mbps. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Arif39 :

ISP yang kita langgan disini dari telkomsel yaitu Speedy. Kenapa pake speedy, karna koneksinya kenceng dan untuk taraf perpustakaan kita seperti ini, sudah cukup mumpuni ya

c. Wireless Access Point

Perpusda Tangsel mempunyai satu buah Wireless Access Point atau disingkat WAP.

Gambar 3 Wireless Access Point

WAP merupakan alat yang digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer dalam suatu jaringan, dari dan ke jaringan wireless (Nirkabel). Alat ini digunakan untuk

39 _{Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.15 WIB}

menyambungkan akses internet secara wifi yang ditujukan pada jaringan LAN Perpusda Tangsel. Dengan kata lain, WAP merupakan Hub atau Switch versi nirkabel.

Gambar 4 Alur kerja Wireless Access Point

Alur kerja Wireless Access point dimulai dari modem yang mentransmisikan internet ke WAP. Kemudian dari WAP akan ditransmisikan kembali kepada komputer server beserta komputer-komputer clientnya, yaitu komputer untuk layanan sirkulasi dan komputer untuk penelusuran secara nirkabel.40 Alasan mengapa menggunakan WAP yaitu agar lebih efisien, tidak menghabiskan banyak dana untuk membeli kabel dan waktu yang dibutuhkan untuk instalasinya lebih cepat, seperti yang diungkapkan Mas Iif41 :

40 _{Niko Rahmadi Wiharto, “Apa Perbedaan Wireless Access Point dan Wireless Router?” artikel}

diakses pada 20 oktober 2015 dari http://www.pintarkomputer.com/2014/07/apa-perbedaan-wireless-access-point-dan-wireless-router.html

41 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.02}

“Kita pake access point ini biar lebih efisien aja sih, soalnya ga perlu beli banyak kabel buat menyambungkan semua komputer ke jaringan. Hemat biaya juga. Instalasinya ga repot.”

d. Power over Ethernet (PoE)

PoE atau DC Power Injector merupakan alat yang digunakan untuk menyalurkan listrik melalui kabel Ethernet atau kabel UTP/STP.

Gambar 5 Power over Ethernet (PoE)

Terdapat dua buah PoE di Perpusda Tangsel. Satu PoE disambungkan ke Modem, sedangkan PoE satunya lagi

disambungkan ke WAP. Alat ini berfungsi untuk

menyelesaikan masalah sulitnya mencari sumber power pada pemasangan perangkat access point. Penggunaan PoE juga membuat jaringan komputer lebih efisien, karena tiap

perangkat membutuhkan 2 kabel UTP untuk data dan kabel listrik untuk powernya. Dengan adanya PoE cukup menggunakan satu kabel UTP dimana transfer data dan aliran listrik terjadi dalam satu kabel. Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif42 :

Ini juga sama, kita pake biar efisien ya. Selain hemat biaya pembelian kabel dan sebagainya, kita juga hemat waktu dan tenaga. Singkatnya ga repot lah

Selanjutnya, proses instalasi perangkat lunak berupa IBRA. Hal ini dilakukan oleh pihak vendor. Staf perpustakaan hanya memperhatikan proses instalasi sekaligus bertanya jawab.

“Nah kalo proses instalasi IBRA nya ya, waktu itu kita Cuma merhatiin sambil nanya-nanya ini apa, buat apa, gimana-gimananya lah. Semua dilakuin sama pihak vendor mas.”43

Berikut tahap-tahap instalasi IBRA :

a. Masukkan CD instalasi IBRA ke dalam komputer server yang telah tersedia. Komputer server di Perpusda Tangsel ini terletak di bagian Sirkulasi. Lalu buka drive CD ROM

b. Double click (Jalankan) pada aplikasi tersebut. Kemudian akan muncul menu kotak dialog yang bertuliskan lisensi.

42

Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.09 WIB

43 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 12.35 WIB}

Gambar 6 Menu Lisensi Instalasi IBRA

Kotak dialog lisensi ini berisi info mengenai IBRA, beberapa versi IBRA dan aturan yang diberlakukan terkait penggunaan software ini. Klik Accept dan ikuti perintah selanjutnya.

c. Kemudian akan muncul menu selanjutnya yaitu menu konfirmasi instalasi.

Menu konfirmasi instalasi ini berisi pemberitahuan sebelum menyetujui instalasi IBRA berupa Sistem Operasi yang digunakan agar kompatibel dengan software ini, direktori penyimpanan data dan peringatan mengenai penumpukan data apabila telah diinstal sebelumnya.

Dibawah pemberitahuan ini, terdapat kolom folder tujuan tempat menyimpan data ini. Kita dapat memilih dimana akan disimpan data IBRA ini dengan mengklik Browse. Disarankan untuk mengikuti pengaturan default, yakni penyimpanan di folder C:\. Kemudian klik Install dan tunggu hingga proses instalasi selesai dilakukan.

Setelah instalasi IBRA selesai, selanjutnya pasang xampp untuk menjalankan aplikasi ini di browser yang ada. Browser default yang digunakan yaitu Mozilla Firefox. Adapun tahapan pemasangan xampp, yakni dengan membuka drive CD ROM yang berisi data instalasi IBRA tadi kemudian copy shortcut xampp_start.exe dan xampp_stop.exe ke desktop. Maka akan muncul shortcut xampp untuk memulai dan menutup program IBRA ini.

Gambar 8 Shortcut xampp di desktop

Setelah shortcut xampp untuk memulai dan menutup program IBRA ini muncul di desktop, klik dua kali pada shortcut xampp start. Maka akan muncul menu seperti berikut ini.

Gambar 9 Tampilan dari Xampp Start

Setelah kotak menu xampp start ini muncul, maka secara otomatis akan muncul tulisan konfirmasi untuk menjalankan aplikasi IBRA di browser yang terintegrasi dengan aplikasi tersebut. Mozilla Firefox

merupakan browser defaultnya. Aplikasi IBRA pun akan terbuka secara otomatis melalui browser tersebut.

Gambar 10 Interface IBRA di browser

Proses instalasi selesai dan IBRA dapat digunakan.

Untuk menutup program, dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada shortcut xampp_stop yang ada pada desktop. Maka akan muncul kotak menu yang sama seperti memulai program namun tulisannya berupa konfirmasi penutupan program selesai.

Kotak menu ini akan muncul beberapa detik dengan running text yang muncul didalamnya bertuliskan Shutdown Complete lalu secara otomatis tertutup bersamaan dengan pemberhentian program IBRA.

Setelah IBRA terpasang di komputer server, maka perlu dilakukan percobaan kebutuhan perpustakaan, modul-modul apa sajakah yang akan digunakan untuk menunjang aktifitas sehari-hari perpustakaan. Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif44 :

“Salah satu menu yang pertama dicoba yaitu menu untuk memasukkan data (bibliografis) buku. Ini hal paling penting kan di perpustakaan, jadi dicoba buat input (data bibliografis) bukunya dulu”

Berikut langkah-langkahnya.

1. Klik Modul Pustaka Cetak yang terdapat pada Menu Sirkulasi

Gambar 12 Modul Pustaka Cetak

2. Kemudian klik pada tulisan “Tambah Koleksi”.

44 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin 8 September 2015 Pukul 13.00 WIB}

Gambar 13 Toolbar pada Modul Pustaka Cetak

3. Selanjutnya akan muncul Form Buku Teks berisi banyak kolom-kolom yang harus diisi, seperti judul, pengarang, dll. Kolom yang diikuti dengan simbol “ * “ wajib diisi.

Gambar 14 Tampilan Form Input Bukuteks

Gambar 15 Tombol Simpan Pustaka Cetak 5. Selesai.

Jadi, pada proses ini dilakukan pada tahun 2012 akhir dan dilaksanakan oleh pihak dari Teratama bersama dengan staf perpustakaan yang menyaksikan proses instalasi beserta percobaan perangkat lunaknya ini.

3. Pelatihan

Sejak awal penggunaan software ini hingga sekarang, pelatihan yang ada hanya satu kali, yaitu pada awal instalasi software Ibra berupa petunjuk-petunjuk teknis penggunaannya beserta fungsi dari masing-masing modul ini. Pelatihan ini ditujukan bagi seluruh staf perpustakaan di bagian sirkulasi, namun diwakilkan oleh seorang staf bernama Iif Miftahuddin45 :

”kalo pelatihan cuma sekali. cuman setelah itu, ada masalah untuk konsultasi bisa kapan saja dari mereka. Dari kita minta permintaan ada masalah di otomasinya mereka langsung menanganinnya. Karena mereka di jogja jadi metode jarak jauh.”

45 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 Pukul 10.20 WIB}

Pelatihan yang hanya dilakukan satu kali ini sudah mencakup semua fungsi-fungsi didalamnya sehingga staf perpustakaan tidak lagi mengikuti pelatihan-pelatihan berkenaan dengan sistem otomasi ini. Selain itu, faktor tampilannya yang user-friendly juga membuat penggunaan IBRA ini lebih mudah dan cepat untuk dipahami dan tidak memerlukan pelatihan khusus atau pelatihan mendalam.

Pelatihan yang dilakukan terbagi menjadi dua, yakni Interface Utama untuk pengguna dan Interface Menu Sirkulasi untuk staf perpustakaan. Berikut ini kegiatan pelatihan yang mencakup penjelasan mengenai modul-modul yang digunakan pada software IBRA ini :

a. Interface Utama Pengguna

Interface utama untuk pengguna perpustakaan ini merupakan tampilan yang pertama muncul ketika menjalankan IBRA.

Di interface utama ini terdapat beberapa modul yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.

Berikut ini modul-modul yang terdapat pada Interface Utama Pengguna :

1) Home

Modul ini merupakan modul yang digunakan untuk kembali ke tampilan awal atau Interface Utama Pengguna. Apabila kita sedang membuka suatu modul, maka untuk kembali ke tampilan utama dapat mengklik pada modul Home ini.

2) Pustaka Cetak

Modul Pustaka Cetak ini berfungsi untuk mengakses semua bahan pustaka tercetak yang ada di Perpusda Tangsel.

Adapun cara menggunakannya, yaitu :

a. Klik pada modul “Pustaka Cetak” maka akan muncul tampilan pencarian pustaka cetak.

b. Selanjutnya bisa diatur berdasarkan jenis koleksi, seperti bukuteks, fiksi, penelitian, skripsi, majalah, jurnal, cd-dvd, dan referensi.

c. Kemudian kata kunci diatur juga berdasarkan kategorinya untuk mempermudah pencarian, berupa judul, subyek, pengarang, kontributor, id buku, no.

Inventaris, bahasa, klasifikasi, penerbit, tahun terbit, atau keyword.

d. Terakhir, klik pada button “Cari”

Berikut ini contoh buku yang telah penulis coba cari menggunakan IBRA dengan mengikuti langkah-langkah pencarian diatas.

Gambar 17 Hasil Penelusuran Pustaka Cetak

Pada hasil penelusuran Pustaka Cetak, kita dapat melihat informasi bibliografisnya dengan mengklik pada judul buku yang muncul. Informasi yang tertera berupa Judul, Pengarang, Kota Terbit, Penerbit, Tahun Terbit, Jumlah Halaman, dan Lokasi bukunya. Selain itu, terdapat pula tabel yang menunjukkan Status Ketersediaan Pustaka, Bisa Dipinjam atau Baca Ditempat, serta Nomor buku tersebut diadakan (biasanya berdasar akuisisi buku tersebut.

Pada contoh diatas, nomor 7513 berarti buku tersebut diakuisisi ketika perpustakaan telah memiliki 7512 eksemplar buku).

3) Pustaka Digital

Modul Pustaka Digital ini merupakan modul yang difungsikan untuk menelusur koleksi digital yang ada di Perpusda Tangsel.

Cara menelusur pustaka digital ini sama seperti menelusur pustaka cetak. Perbedaannya terdapat pada jenis koleksinya, yaitu pada modul ini terbagi atas koleksi e-Book, BSE-SD (Buku Sekolah Elektronik – Sekolah Dasar), BSE-SMP, BSE-SMA dan BSE-SMK.

Pada tampilan hasil penelusurannya pun terdapat opsi selain abstrak, yaitu baca secara full atau pun partisi. Berikut ini contoh hasil penelusuran penulis pada modul pustaka digital :

Pada tampilan hasil penelusuran Pustaka Digital yang penulis lakukan, informasi yang ditampilkan pun masih sama seperti yang ditampilkan pada penelusuran yang ada pada Modul Pustaka Cetak.

4) Pustaka Multimedia

Modul ini berfungsi untuk menelusur semua koleksi pustaka multimedia yang ada di Perpusda Tangsel. Cara menelusurnya pun masih sama seperti yang dilakukan pada modul pustaka cetak dan modul pustaka digital. namun pada modul pustaka multimedia ini terdapat preview sebagai penampil isi dari pustaka tersebut yang berbentuk video singkat.

Pada modul ini juga terdapat pilihan untuk mengunduh pustaka tersebut namun belum difungsikan karena koleksi multimedia perpusda tangsel masih dalam bentuk fisik dan telah disediakan alat pemutar audiovisual apabila ingin menggunakan koleksi multimedia tersebut.

“Koleksi multimedia kita masih belum pake menu yang ada di IBRA ini soalnya kita masih make yang dalam bentuk fisik aja. Dan kita juga udah nyiapin perangkat buat memutar koleksi multimedia itu.”46

5) Pustaka Berbagi PDF

Gambar 20 Pustaka Berbagi PDF

Modul Pustaka Berbagi PDF ini berfungsi sebagai media berbagi segala jenis pustaka berbentuk PDF, dari dan untuk pengguna maupun pustakawan.

46 _{Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 3 September 2015 pukul 14.27 WIB}

Cara menggunakannya pun masih sama seperti modul-modul sebelumnya, yaitu dengan mengetikkan kata kunci pada kolom pencarian.

Modul ini belum difungsikan, karena menu pengolahan untuk mengelolanya belum aktif. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Iif47 :

“Menu ini kita belum pake, karna kan perlu menu lain untuk mengelolanya, semacam menu pengolahannya. Selain itu juga butuh database yang bisa menampung banyak file-filenya kan. Nah kita belum sampe kesitu.”

6) Ingin Berbagi PDF

Gambar 21 Modul Ingin Berbagi PDF

Modul Ingin Berbagi PDF ini berfungsi untuk mengunggah semua jenis koleksi yang berbentuk PDF dengan mengisi beberapa field/kolom yang telah tersedia.

47 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.35 WIB}

Kolom ini dapat diisi dan diinput oleh pengguna maupun pustakawan sehingga hasilnya dapat diakses bersama-sama pula melalui Modul Pustaka Berbagi PDF diatas.

Modul ini juga belum difungsikan, dikarenakan sama seperti modul sebelumnya, yaitu modul pustaka berbagi PDF, modul ini belum bisa dikelola dan belum memiliki database untuk menampung file-file yang masuk. Hal ini dijelaskan oleh Bapak Iif48 :

“Menu ini juga sama kaya menu pustaka berbagi pdf tadi, kita belum punya databasenya dan belum aktifin menu untuk mengelolanya.”

Beberapa informasi yang harus dimasukkan dalam field/kolom yang disediakan, seperti :

a. kategori (tinggal memilih kategori yang sudah disediakan oleh IBRA, yaitu e-Book atau Buku Sekolah Elektronik dari jenjang Sekolah Dasar hingga Sekolah Menengah Atas),

b. Bahasa (Indonesia, Inggris atau lainnya), c. Judul (Wajib diisi)

d. Penulis/Pengarang (Wajib diisi) e. Kota/Penerbit/Sumber

f. Tahun Karya

g. Subyek (Wajib diisi)

h. File PDF (berfungsi untuk mengunggah file)

48 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.37 WIB}

Dibawah field/kolom ini, terdapat tulisan pertanggungjawaban bahwa file yang telah diunggah ini agar bisa bermanfaat bagi pembacanya.

i. Nama Saya (Nama orang yang mengunggah file

tersebut wajib diisi)

j. No. Anggota (opsional, jika ada)

k. Kontak Person Saya (Nomor Telepon/ HP orang yang mengunggah file)

l. Security Code (berisi sebuah kode acak)

m. Type Code (kolom untuk memasukkan kode yang tertera pada field/kolom Security Code diatas)

Security dan Type code ini berfungsi untuk membedakan antara manusia dan komputer. Apabila yang dimasukkan sesuai dengan yang tertera, maka sistem akan merespon bahwa yang memasukkan adalah manusia.

Setelah semua field/kolom diisi, terdapat dua button yang tersedia, berupa Simpan dan Reset. Simpan berfungsi untuk memasukkan semua informasi yang diisikan kedalam database, sedangkan Reset berfungsi untuk menghapus semua field/kolom yang terisi sehingga kembali seperti awal membuka modul ini.

7) Anggota

Modul Anggota ini berfungsi untuk mencari informasi mengenai anggota perpustakaan.

Gambar 22 Modul Anggota

Berikut ini langkah-langkah untuk menggunakannya :

a. Dimulai dengan menentukan kategori pencarian. Kategori yang tersedia, yaitu berdasarkan Nama, No. Induk, dan Jenis Anggota.

b. Selanjutnya masukkan kata kunci pada kolom yang tersedia untuk mencari anggota sesuai kategori yang dipilih. Misal, dipilih kategori nama anggota dan diketik Theo lalu klik button “Cari”.

c. Maka akan muncul informasi anggota berdasarkan kata kunci yang dimasukkan. Contoh pencarian dengan nama Theo.

Gambar 23 Hasil Penelusuran Anggota

Pada hasil penelusuran anggota ini, akan muncul informasi dari anggota yang kita cari. Informasi yang tertera berdasarkan contoh yang penulis lakukan berupa:

1) No. Anggota

tertera nomor anggota 0000205.

2) Nama

tertera nama lengkap Theo Hartanto. 3) No. Induk

Nomor yang tertera pada nomor induk ini, sama dengan nomor yang tertera pada nomor anggota, yaitu 0000205

4) Registrasi

Merupakan hari dan tanggal anggota mendaftar baru ataupun memperbaharui keanggotaan di perpustakaan, yaitu Kamis, 3 September 2015

5) Habis KTA

Informasi hari dan tanggal berakhirnya masa aktif keanggotaan, yaitu tertera Kamis, 31 Desember 2015.

6) Angkatan

Berisi informasi pertama kali anggota tersebut mendaftar, yaitu 2013.

7) Jenis Anggota

Berisi jenis-jenis anggota yang mendaftar, berupa Umum, SKPD atau Pegawai. Pada contoh tertera jenis anggota berupa Umum.

8) Alamat Tinggal

Sesuai dengan yang tertulis pada saat pertama kali mendaftar, berisi alamat dari anggota tersebut.

8) Informasi Layanan

Gambar 24 Informasi Layanan Perpustakaan

Pada modul ini berisi waktu pelayanan dan macam-macam pelayanan yang tersedia di Perpusda Tangsel. Waktu layanan Perpusda Tangsel, yaitu

a. Senin-Kamis : 08.00 – 15.30 WIB

b. Jum’at : 08.00 – 16.00 WIB

Sedangkan untuk informasi macam-macam layanan yang disediakan oleh Perpusda Tangsel, berupa :

a. Sirkulasi

Melayani keanggotaan, Pinjam Kembali dan Perpanjang Pustaka, Keterangan bebas pustaka.

b. Online Public Access

Fasilitas PC untuk mengakses pustaka dan internet. c. Pustaka

I. Pustaka Tercetak

Teksbook, penelitian, skripsi, makalah, kliping, jurnal, majalah

II. Pustaka Digital

E-book, artikel, makalah, kliping, skripsi, penelitian.

III. Pustaka Multimedia

Rekaman video, audio, gambar, CD, DVD. 9) Usul Pengadaan

Modul ini berfungsi untuk mengusulkan Pengadaan suatu buku yang diinginkan oleh pengguna atau buku yang tidak terdapat di Perpusda Tangsel.

Modul ini juga belum digunakan oleh petugas perpustakaan, dikarenakan untuk usul pengadaan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan menanyakan dan membicarakan secara langsung kepada petugas sirkulasi. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Iif49 :

“menu ini kita belum pake juga, soalnya kalo ada yang ngusulin suatu buku, biasanya kita ngobrol langsung aja sama anggota perpustakaan tersebut. Abis itu nanti kita catet.”

49 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.41 WIB}

Gambar 25 Usul Pengadaan Pustaka

Pada modul ini, berisi beberapa kolom yang harus diisi berdasarkan informasi dari buku yang ingin diusulkan. Adapun informasi yang harus dimasukkan, yakni :

a. Nama (wajib diisi dengan nama lengkap) b. No. Anggota (opsional, jika ada)

c. Alamat (Alamat lengkap dan jelas, tidak wajib diisi) d. Kontak Person Saya (No. Telepon/HP yang bisa

dihubungi)

e. Judul (wajib diisi) f. Pengarang (wajib diisi) g. Penerbit (wajib diisi) h. Tahun

i. Edisi

j. Keterangan (alasan buku tersebut ingin diadakan) k. Security Code

l. Type Code

Setelah selesai diisi kolom-kolomnya, klik “Simpan” atau klik “Reset” apabila ingin menghapus semua informasi yang telah diketik pada kolom.

10)Layanan Antar

Modul ini berfungsi untuk pemesanan buku jarak jauh (online) sehingga buku-buku yang ingin dipinjam akan diantar ke alamat tujuan yang telah ditentukan oleh pengguna.

Gambar 26 Modul Layanan Antar Pustaka

Pada modul ini terdapat form untuk memesan pustaka cetak. Adapun informasi yang harus dimasukkan, berupa : 1. Pilih kategori dari Pustaka cetak yang akan dipesan.

Kategori yang tersedia, yaitu Bukuteks, Fiksi, Penelitian, Skripsi, Majalah, Jurnal, CD dan DVD.

2. Nama Pemesan (Wajib diisi dengan nama lengkap) 3. No. Anggota (Opsional, jika ada)

4. Kontak Person Saya (Nomor Kontak Pemesan yang dapat dihubungi)

5. Pustaka1 (Data pustaka yang dipesan, diisi selengkap mungkin)

6. Pustaka2 (Data pustaka kedua yang dipesan, diisi selengkap mungkin)

7. Mohon Dikirim ke Alamat (alamat pemesan)

8. Selambatnya Tanggal (diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pengiriman)

9. Keterangan Tambahan (diisi apabila ada informasi yang ingin ditambahkan)

10.Security Code 11.Type Code

Setelah mengisi form yang tersedia, klik “Simpan” untuk mengkonfirmasi pemesanan atau klik “Reset” untuk membatalkan.

Layanan antar pustaka cetak ini berlaku untuk pemilik kartu anggota perpustakaan saja. Semua konsekuensi komunikasi dan jasa pengiriman dibebankan ke pemesan.

Sampai saat ini, modul ini belum diaktifkan. Hal ini dikarenakan masih terbatasnya jumlah koleksi dan SDM (Sumber Daya Manusia) yang ada di Perpusda Tangsel. Selain itu, sistem informasi IBRA ini juga belum terintegrasi secara online, masih sebatas LAN. Hal ini diungkapkan Bapak Iif50 :

“Wah kalo modul ini belum kita aktifin atau mungkin ga di aktifin. Soalnya jarang ya perpustakaan yang mempunyai layanan ini. Kalo kita sendiri, selain koleksi dan SDM nya terbatas, jaringan kita juga masih lokal.”

11) Sumbangan Buku

Modul ini berfungsi sebagai media untuk pengguna yang ingin menyumbangkan bukunya kepada perpustakaan.

Gambar 27 Modul Sumbangan Buku

50 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.56 WIB}

Untuk menyumbangkan sebuah buku, pengguna diharuskan mengisi form yang telah tersedia di modul ini. Adapun informasi yang harus diisi, yaitu :

a. Kategori dari buku tersebut, apakah termasuk bukuteks, jurnal, majalah, dll.

b. Judul c. Pengarang d. Penerbit e. Tahun f. Edisi

g. Diambil/dikirim ke (pada kolom ini, dapat diisi dengan mencantumkan alamat penyumbang buku)

h. Nama penyumbang i. No. Anggota j. Kontak Person

k. Keterangan Tambahan l. Security Code

m. Type Code

Modul ini juga belum difungsikan oleh petugas Perpusda Tangsel. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif51:

“Menu sumbangan buku ini juga sama kaya menu usul pengadaan, belum diaktifin karna kita masih melakukannya secara manual. Anggota ngomong langsung ke kita.”

51 _{Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.03 WIB}

12) Kamus Istilah

Gambar 28 Kamus Istilah (Glossarium)

Sesuai dengan judulnya, modul ini berfungsi untuk mencari makna dari sebuah istilah-istilah tertentu. Ini merupakan salah satu fitur unggulan dari IBRA karena telah terpasang kamus sesuai bidang-bidang ilmu pengetahuan.

Adapun bidang ilmu pengetahuan yang terdapat di modul kamus istilah ini, yaitu Ekonomi, Komputer, Kedokteran dan Hukum.

Informasi yang tercantum pada modul ini, berupa Istilah, Deskripsi makna dan Sumber. Cara menggunakannya, yaitu :

a. Pilih Kategori (Bidang ilmu pengetahuan dari istilah yang ingin kita cari maknanya)

b. Ketikkan istilah yang ingin kita cari tahu maknanya pada kolom yang tersedia. Disini terdapat pilihan apakah istilah yang ingin kita cari maknanya tersebut dimulai dari kata depan atau secara acak. Apabila dari kata depan, kita dapat mengklik pada pilihan yang ada disamping kolom penulisan istilah. Misal, kita ingin mencari makna Wireless Fidelity (WiFi). Apabila kita memasukkan kata Wireless, kita bisa memilih apakah mau dicari dari kata depan Wireless atau secara acak. Hasil yang ditampilkan apabila kita memilih secara acak akan lebih luas, karena semua istilah yang mengandung kata Wireless akan ditampilkan.

c. Selanjutnya klik “Cari”. Maka sistem akan secara otomatis mencari makna dari istilah yang kita masukkan.

Disamping button “Cari”, terdapat button “Kosongkan”. Ini berfungsi untuk menghapus atau mengosongkan tampilan hasil pencarian.

13)Login

Modul ini ditujukan untuk masuk dan mengakses akun yang telah terdaftar di sistem informasi IBRA ini. Pada saat ini, hanya pustakawan yang dapat mengaksesnya. Untuk anggota perpustakaan, modul ini masih belum

6. Bagaimana dengan pengaturan kondisi sekitar perangkat-perangkatnya untuk meminimalisir kerusakan?

Untuk pemeliharaan hardware-hardwarenya kita sudah atur ya, mulai dari suhu ruangan yang harus sejuk, trus bebas dari debu-debu dan kotoran juga. Kabel-kabelnya ini kita ikat dan satuin biar rapi dan ngga kesenggol karna kan seperti yang mas liat sendiri, banyak sekali kabel-kabelnya.

7. Apa yang dilakukan apabila tiba-tiba listrik padam?

Dalam kondisi yang darurat seperti itu kita bikin manual dulu. Ya untuk peminjaman, kartu buku kita ambil, nomor anggota kita catat, sudah itu tanggal pengembaliannya kapan, kita kasih stempel dah itu mereka bisa bawa bukunya. Transaksinya seperti itu kalo listrik mati. Tapi kita sebenarnya sudah ada UPS yang sebenarnya bisa untuk mengatasi listrik mati itu.

8. Apakah ada sistem keamanan yang diterapkan? Bagaimana penerapannya dan mengapa?

Kalo untuk keamanan kita belom ketat si karna ya kalo di perpusda seperti ini harus ada payung hukum berupa Perda (Peraturan Daerah). Untuk saat ini kita baru masuk ke raperda, nah di perda itu kalo nantinya udah jadi baru nanti muncul semacam rambu-rambu, koridor-koridornya untuk semacem proteksi terhadap koleksi yang kita punya. Jadi untuk saat ini kita belom punya proteksi dalam hal itu. Untuk software nya sendiri masalah keamanan juga belom ada keamanan khusus untuk memprotek karna kita sifatnya masih lokal jaringannya jaringan lokal.

9. Bagaimana dengan proses pemeliharaan database yang dilakukan?

Seperti yang udah dibilang ya, perpusda tangsel hanya memiliki data bibliografis dari buku-buku tercetak saja, jadi yang dilakukan berupa pengeditan data bibliografis yang sudah pernah diinput itu. Misal, pas masukin data sebuah buku dengan jumlah eksemplar ada empat, maka pas kita cari judul buku itu akan muncul empat-empatnya. Nah ini terlalu rame dan membingungkan. Biar efisien, maka kita edit secara manual dengan memasukkan pada satu judul buku tersebut jumlah eksemplarnya. Selain itu, kita juga ada perubahan data, yaitu pada nomor induknya. Misalnya gini, yang lama itu kita masih pake empat digit ya untuk nomor induk buku

tersebut. Nah karna mau dibikin barcode, maka nomor induk tadi mesti diubah menjadi tujuh digit biar bisa dipake buat scan barcode.

BIODATA PENULIS

Theo Hartanto, putra ke-lima dari enam bersaudara pasangan bapak Tubagus Muhammad dan ibu Juairiah. Lahir di Palembang 26 Maret 1992. Menyelesaikan pendidikan SD Negeri 195 Palembang (1998 – 2004), SMP Negeri 1 Palembang (2004 – 2007), SMA Negeri 1 Palembang (2007 – 2010), dan kuliah mengambil Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah (2010-2015). Beberapa organisasi yang pernah diikuti adalah Palang Merah Remaja SMP Negeri 1 Palembang, Karya Ilmiah Remaja SMA Negeri 1 Palembang, Komunitas Fotografi Kalacitra UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Beberapa pengalaman penulis antara lain pernah melakukan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Riset Bank Indonesia, melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Sukamulya, Sukamakmur, Bogor sebagai Ketua Pelaksana beranggotakan 17 orang, pada tahun 2011 pernah bekerja di Caldera Indonesia, pernah menjadi Pengajar di Taman Pendidikan Al-Qur’an Madinatul Ilmi, dan pernah menjadi Dokter Cilik SMP Negeri 1 Palembang. Kontak penulis dapat menghubungi ke email tbtheohartanto@gmail.com