Proses Alih Media Koleksi Deposit Pada Badan Perpustakaan, Arsip, Dan Dokumentasi ( BPAD) Sumatera Utara
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian koleksi deposit
Deposit merupakan istilah yang tidak asing lagi, dimana orang
berpendapat istilah deposit identik dengan tempat penyimpanan, namun dalam
hal ini sesuatu atau benda yang di simpan berbeda menurut profesi dan keahlian
penyimpanannya. Misalnya pada profesi seorang dokter istilah deposit diartikan
sebagai tempat penyimpanan lemak didalam jaringan tubuh mannusia.
Menurut Ensyclopedi Umum (1990: 263) yang dimaksud dengan deposit
adalah “Penyimpanan atau Deposito”. Maka dilihat dari defenisi deposit bahwa
koleksi deposit adalah koleksi yang disimpan dan dikumpulkan pada tempat atau
ruangan tertentu agar koleksi yang ada didalamnya terhindar dari kerusakan,
kehilangan dan penduplikasian serta agar tetap lestari.
Koleksi deposit adalah kumpulan dari semua karya cetak dan karya rekam
bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam kepada
Perpustakaan nasional RI sebagai hasil dari pelaksanaan undang-undang No 4
tahun 1990 dan peraturan-peraturan pelaksanaannya.
Menurut Nelwaty (2002:19) “Karya cetak dan karya rekam tersebut harus
dilestarikan sebagai warisan budaya bangsa dan bukti peradaban bangsa
Indonesia”.
2.2 Jenis-jenis koleksi deposit
Menurut Nasution,Sabirin yang dikutip oleh Panjaitan, Eva susanti (2008)
koleksi deposit terbagi atas beberapa jenis yaitu:
1. Terbitan pemerintah daerah sendiri seperti Peraturan Daerah, Suratsurat Keputusan, Pidato-pidato resmi, Lembaran Negara, Statistik dan
Laporan Tahunan
2. Hasil-hasil penelitian dari semua bidang ilmu yang dilaksanakan, hasil
seminar, lokakarya, temu karya dan bahan lain yang serupa baik dari
instansi pemerintah maupun swasta
3. Hasil terbitan perpustakaan daerah seperti laporan tahunan dan tengah
tahunan, bibliografi, catalog induk, accession list dan majalah-majalah
yang di terbitkan di perpustakaan
5
Universitas Sumatera Utara
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta, bahan kartograpis
dan perjalanan
5. Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang
kepariwisataan dan hal-hal yang berkaitan dengan turisme, tentang
sejarah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa di suatu daerah,
kemudian tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang
kebudayaan, kesusastraan dan bahasa daerah
6. Rekaman music tradisional dan ciptaan-ciptaan baru, rekaman
penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide, film, video dan
rekaman tarian serta permainan rakyat
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang
organisasi atau swasta dalam ruang lingkup wilayah Indonesia
8. Direktori tentang :
a. Rumah ibadah
b. Biro perjalanan umum
c. Kegiatan olahraga dan sarananya
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, pusat dagang
dalam daerah badan penerangan masyarakat seperti TV, radio,
kantor pos dan telekomunikasi
e. Real estate, perkebunan dan pertambangan
f. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat rekreasi
g. Lembaga-lembaga pendidikan negeri dan swasta, formal dan
informal
h. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian, angkatan bersenjata,
rumah sakit dan puskesmas, apotik dan klinik.
Dari uraian diatas dapat diartikan bahwa koleksi deposit bukan hanya
dalam bentuk tercetak tetapi dalam bentuk terekam seperti kaset, slide, film dan
video.
2.3 Fungsi dan tujuan koleksi deposit
Setiap koleksi yang ada di perpustakaan mempunyai fungsi dan tujuan
masing-masing, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna.
Dalam SK Presiden NO.11 tahun 1989 dijelaskan bahwa koleksi deposit
adalah merupakan salah satu sarana pelestarian pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang mempunyai fungsi sebagai sumber ilmu pengetahuan,
teknologi dan kebutuhan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa
dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
6
Universitas Sumatera Utara
Begitu pentingnya fungsi dari suatu perpustakaan dalam mencerdaskan
kehidupan bangsa, maka koleksi deposit sangat berperan dalam menunjang SDM
tersebut sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Federal Depository Library Program menyebutkan tujuan dari deposit adalah
sebagai salah satu kelengkapan akses informasi bagi kebutuhan pemerintah untuk
lembaga-lembaga, kelompok yang luas dan dewan kota untuk menolong informasi
yang dibutuhkan.
Pemerintah Indonesia melalui keputusan RI Nomor 11 tahun 1989 tentang
Perpustakaan Nasional pada pasal 13 menyebutkan bahwa tugas dari deposit
ialah:
1. Melaksanakan pengumpulan
2. Melaksanakan penyimpanan terbitan nasional dan internasional baik yang
tercetak maupun terekam
3. Melaksanakan pelestarian terbitan nasional dan internasional baik yang
tercetak maupun yang terekam
4. Melakukan konfrensi.
Dari uraian di atas menjelaskan bahwa tujuan dan fungsi dari koleksi deposit
adalah mulai dari mengumpulkan, menyimpan dan melestaikan koleksi deposit
yang mengandung semua kebutuhan pengguna baik dari segi pemerintah maupun
untuk lembaga.
2.4 faktor penyebab kerusakan koleksi deposit
Sebagian besar koleksi deposit merupakan bahan tercetak yang umumnya
terbuat dari kertas. Bahan dari kertas ini dapat mengalami kerusakan . Setiap
pustakawan harus dapat mencegah terjadinya kerusakan bahan pustaka.
Kerusakan itu dapat dicegah jika kita mengetahui faktor-faktor yang menjadi
penyebabnya. Ada dua faktor yang menjadi penyebab kerusakan koleksi deposit
yaitu faktor eksternal maupun internal. Faktor eksternal yang dapat merusak
koleksi deposit antara lain jamur, serangga, zat kimia bahkan manusia. Sedangkan
faktor internal yang merusak koleksi deposit adalah zat asam yang terkandung
dalam kertas, dengan adanya zat asam ini kertas dapat rusak dari dalam akibat
sisa-sisa zat kimia pada saat pembuatan kertas.
7
Universitas Sumatera Utara
Oleh karena itu, agar koleksi deposit dapat bertahan lama sehingga
informasi yang berada didalamnya dapat diakses oleh pemakai diperlukan
pelestarian dengan cara melakukan proses alih media atau mengubah bahan
pustaka dalam bentuk kertas menjadi digital.
Ada dua faktor penyebab bahan pustaka mengalami kerusakan menurut
Razak yang dikutip oleh Lubis, Patricia irina (2011), yaitu faktor internal dan
faktor eksternal, sebagai berikut :
2.4.1 Faktor internal (faktor dari dalam)
Kerusakan yang terjadi pada buku sendiri, yaitu pada kertas, tinta cetak,
perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya, dan pada benang
penjilidan yang tidak sesuai dengan sampul.
Kerusakan pada bahan perpustakaan non-buku seperti kaset, disket,
piringan hitam, CD ROM dan pustaka renik disebabkan oleh kualitas bahannya
yang tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan bahan perpustakaan non-buku yang
kurang baik menyebabkan mudah tercemari oleh jasad renik sehingga bahan
perpustakaan mudah rusak.
2.4.2 Faktor eksternal (faktor dari luar)
Kerusakan pada koleksi deposit juga dapat disebabkan oleh faktor mekanis
atau kimiawi dari lingkungan dan hayati.
1. Faktor mekanis
a) Kecerobohan pengguna yang menimbulkan kehausan pada bahan
pustaka.
b) Cahaya matahari.
c) Medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam
magnet.
2. Faktor hayati
a) Kerusakan bahan pustaka yang disebabkan pemanfaatan dan
perlakuan terhadap bahan pustaka yang kurang tepat. Manusia,
meliputi pustakawan sebagai orang yang member layanan, fan
pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak
luar. Larangan membawa makanan, minuman kedalam ruang
perpustakaan bukan merupakan hal yang tanpa alasan, sebab sisa
makanan atau kandungan minyak, jika menempel pada buku akan
mngundang serangga atau tikus. Pengguna perpustakaan kadang
melipat halaman bagian yang dianggap penting, akan
menyebabkan cepat rusaknya buku tersebut.
8
Universitas Sumatera Utara
b) Vandalisme
Vandalisme merupakan tindakan perusakan bahan pustaka dengan
menulisi, mencoret-coret, member tanda khusus, membasahi,
membakar, dan lain-lain. Mengenalkan virus secara sengaja pada
program computer pada program computer atau menekan disket
database juga termasuk perbuatan vandalis.
c) Perabot dan peralatan
Perabot yang berhubungan langsung dengan buku/bahan pustaka
adalah rak. Jumlah rak yang kurang sesuai dengan kebutuhan akan
mengakibatkan buku bertumpuk pada rak tersebut. Ukuran rak
yang tidak sesuai dengan ukuran buku, dan penempatan yang
terlalu rapat, dapat menyebabkan bahan pustaka cepat rusak.
d) Bencana alam
Bencana alam seperti kebanjiran, gempa bumi, kebakaran dan
kerusuhan merupakan faktor yang sangat sulit dielakkan. Bencana
alam ini dapat memusnahkan bahan pustaka dalam waktu singkat.
Kerusakan yang terjadi karena kebanjiran dan air hujan adalah
timbulnya noda oleh jamur dan kotoran yang dibawa oleh air.
Noda yang ditimbulkan oleh jamur ini sangat sulit dihilangkan
karena jamur berakar di sela-sela serat kertas.
3. Faktor kimiawi
a) Suhu dan kelembapan udara ini sangat erat hubungannya, karena
jika kelembapan udara berubah, maka suhu juga akan berubah. Di
musim penghujan suhu udara rendah, kelembapan tinggi,
memungkinkan tumbuhnya jamur pada kertas menjadi berkembang
karena naik turunnya suhu udara. Suhu ideal untuk bahan kertas
adalah 20-24° Celcius, dan untuk bahan film 6-12° Celius.
b) Serangga dan binatang pengerat
Beberapa jenis serangga yang dapat merusak bahan pustaka, seperti
kecoa, rayap, kutu buku dan lain-lain. Tikus merupakan binatang
pengerat yang suka merusak buku, terutama buku-buku yang
tertumpuk, apalagi di tempat gelap.
c) Kuat lemahnya cahaya
Sumber cahaya yang digunakan untuk penerangan ruang
perpustakaan ada dua, yaitu cahaya matahari dan cahaya lampu
listrik. Kita tahu bahwa cahaya matahari maupun cahaya lampu
listrik mengandung sinar ultra violet. Ultra violet inilah yang dapat
menyebabkan rusaknya kertas/buku.
9
Universitas Sumatera Utara
d) Reaksi kimia
Kertas tersusun dari senyawa-senyawa kimia, lambat laun akan
terurai. Hal ini dikarenakan proses oksidasi dan hidrolisa bahan
sellulose, yang merupakan salah satu bahan campuran kertas.
2.5 Alih media
Alih media pada saat ini menjadi suatu fenomena baru yang mulai banyak
diperhatikan dan dibutuhkan penyebaran informasi maupun pelestarian informasi
yang terkandung didalamnya, sehingga akses informasi menjadi cepat dan efisien.
Alih media biasanya dilakukan pada bahan pustaka yang memiliki kondisi fisik
yang rapuh, buku langka, koleksi deposit dan lain-lain.
2.5.1 Tujuan alih media
Tujuan dilakukannya kegiatan alih media pada koleksi deposit adalah
untuk menyelamatkan nilai informasi yang terkandung didalamnya. Menurut
Hartinah yang dikutip oleh Herlinda, Trifani (2016:15) mengemukakan bahwa:
Kegiatan alih media bertujuan untuk melestarikan nilai informasi termasuk
koleksi informasi langka, efesiensi ruang simpan, memperbanyak jumlah
dan keragaman koleksi informasi, kecepatan temu kembali informasi,
tukar menukar informasi antar perpustakaan, penggunaan koleksi bersama,
dan memudahkan diseminasi informasi kepada pengguna dan bisa juga
dikatakan agar koleksi tersebut selalu tersedia dan siap pakai untuk jangka
waktu yang lama.
Sedangkan Lee (2002) mengemukakan bahwa “tujuan dilakukan kegiatan
alih media agar koleksi tersebut selalu tersedia dan siap pakai untuk jangka waktu
yang lama”.
2.5.2 Manfaat alih media
Kegiatan alih media koleksi deposit memiliki banyak manfaat. Selain
menghemat tempat penyimpanan, manfaat alih media juga bisa menyelamatkan
nilai informasi yang terkandung didalam koleksi deposit tersebut.
Menurut Zulfitri yang dikutip oleh Herlinda, Trifani
(2016:16)
mengemukakan tujuan alih media adalah:
10
Universitas Sumatera Utara
1.
2.
3.
4.
Menyelamatkan nilai informasinya
Menyelamatkan fisiknya
Mengatasi kekurangan ruang
Mempercepat perolehan informasi, seperti dokumen yang tersimpan
dalam CD (Compact Disk) sangat mudah diakses, baik dalam jarak
jauh maupun dekat. Hal ini dilakukan untuk melestarikan informasi
yang terkandung dalam koleksi dengan mengalih mediakan atau
melestarikan kedua-duanya (bentuk fisik maupun kandungan
informasinya
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa tujuan dilakukan mengalih
mediakan bentuk cetak kedalam bentuk digital yaitu agar informasi yang
terkandung dalam koleksi tersebut bisa dilestarikan dan selalu tersedia serta bisa
digunakan kapan saja dalam jangka waktu yang cukup lama.
2.5.3 Proses alih media
Dalam membuat dokumen atau bahan pustaka ke dalam bentuk
elektronik/digital perlu beberapa persiapan yang dilakukan agar dalam pembuatan
dokumen atau bahan pustaka dalam bentuk digital tersebut lancar. Adapun
persiapan tersebut meliputi :
1. Perangkat keras
Perangkat keras yang perlu disiapkan antara lain seperti:
a) Komputer
Perangkat keras komputer yang dapat digunakan tentunya sangat
bervariasi mulai dari komputer dengan spesifikasi yang sangat
standar sampai kepada komputer dengan spesifikasi yang sangat
baik. Tentu saja semakin baik komputer yang digunakan, semakin
baik juga kualitas pekerjaan kita dan juga semakin cepat pekerjaan
kita dapat diselesaikan.
b) Scanner (pemindai)
Pilihan alat pemindai juga dapat bervariasi dengan kualitas dan
harga yang bervariasi pula. Alat pemindai yang peling sederhana
berbentuk flatbad scanner dengan kemampuan pindai yang sangat
terbatas dengan harga yang cukup murah sehingga umumnya
11
Universitas Sumatera Utara
terjangkau bagi sebagian perpustakaan. Namun alat yang canggih
dengan kemampuan pindai yang sangat cepat harganya sangat
mahal, sehingga hanya perpustakaan besar saja yang mampu
memiliki alat pindai tersebut. Dalam memilih alat yang akan
digunakan untuk memindai koleksi kita hendaknya dilakukan
dengan sangat hati-hati dan sesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuan pendanaan perpustakaan.
2. Perangkat lunak
Salah satu alat yang harus dipersiapkan adalah perangkat lunak. Saat ini
banyak pilihan perangkat lunak yang beredar di pasaran untuk mengelola
dokumen digital atau elektronik. Dalam memilih perangkat lunak ini kita
juga harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran
yang kita miliki. Selain perangkat lunak berupa operasi seperti Windows,
beberapa perangkat lunak yang diperlukan antara lain seperti:
a)
Vistascan atau HPscan atau perangkat lunak pemindai yang lain
Adobe acrobat (versi lengkap) untuk menghasilkan
b) dokumen/bahan pustaka dalam format PDF (Portable Document
Format)
c) Microsoft Word untuk menulis dokumen yang kemudian disimpan
format DOC, RTF, ataupun PDF
Adapun proses pembuatan dokumen/bahan pustaka menjadi digital
menurut Abdul (2010:12) antara lain seperti:
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat menjadi koleksi
digital
Bahan-bahan yang akan dikonversi dari tercetak menjadi digtal perlu
diseleksi agar mendapatkan hasil yang sesuai.
2. Pembongkaran jilid pada dokumen/bahan pustaka agar bisa dibaca alat
pemindai (scanner)
Proses ini perlu dilakukan untuk memudahkan operator pemindai
melakukan proses pemindaian lembar demi lembar dari bahan tersebut.
Untuk penggunaan mesin pemindai atau scanner yang mempunyai
12
Universitas Sumatera Utara
fasilitas ADF (Automatic Document Feeder), maka pembongkaran
dokumen tercetak dari jilidannya menjadi suatu keharusan.
3. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat
pemindai yang kemudian disimpan dalam format PDF
Jika menggunakan alat pemindai yang memiliki fasilitas fasilitas ADF
(Automatic Document Feeder) maka pembacaan dengan alat pemindai
ini bisa dilakukan secara otomatis oleh mesin. Operator tinggal
memasukkan sejumlah lembar (misalnya 30 atau 50 lembar atau lebih
sesuai kemampuan alat pemindai) kedalam bak kertas. Mesin pemindai
secara otomatis akan mengambil lembar demi lembar sampai
persediaan lembaran di bak kertas habis. Dalam menyiapkan lembaran
dokumen yang akan dipindai, petugas harus ekstra hati-hati dan
memastikan tidak ada lembaran yang masih menempel. Jika ini terjadi,
maka proses pemindai akan terganggu. Kertas akan masuk lebih dari
satu lembar dan dapat menyebabkan alat pemindai macet (terjadi paper
jam). Hasil dari proses ini adalah dokumen dalam bentuk elektronik
atau file komputer.
4. Pengeditan
Hasil pemindaian tadi walaupun sudah dalam bentuk elektronik,
namun masih perlu diedit, terutama jika ukuran kertas yang ditentukan
pada saat scanning tidak tepat. Oleh karena itu perlu dilakukan editing
seperti memotong pinggiran halaman, pembalikan halaman dan lainlain sehingga hasilnya menjadi mudah dan enak dibaca. Selain itu
mungkin juga perlu dilakukan penggabungan halaman jika pemindaian
dilakukan secara sepotong-sepotong, serta perlu dilakukan
bookmarking agar halaman-halaman dokumen dapat diakses dengan
cepat.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata (basisdata) agar dokumen
tersebut dapat diakses dengan cepat.
Pembuatan basisdata inidapat menggunakan perangkat lunak apa saja
yang dapat dikenal dan biasa digunakan oleh manajer sistem. Namun
bila manajer sistem belum mengenal dan terbiasa dalam menggunakan
perangkat lunak basisdata tertentu, disarankan untuk menggunakan
perangkat lunak ISIS for Window atau lebih dikenal WINISIS. Selain
gratis, perangkat lunak ini memiliki cukup banyak kelebihan
dibandingkan dengan progam perangkat lunak lain yang sejenis.
6. Melengkapi basisdata dokumen dengan abstrak jika diperlukan
Terutama untuk dokumen-dokumen yang berisi informasi ilmiah serta
monograf lainnya. Sedangkan untuk dokumen yang berisi informasi
singkat seperti teknologi tepat guna dan semacamnya, cukup
ditambahkan keterangan atau anotasi saja.
13
Universitas Sumatera Utara
7. Proses selanjutnya adalah pemindahan atau penulisan dokumen PDF
serta basisdata ke CD-ROM atau DVD.
Setelah dokumen digital selesai, maka tahap berikutnya adalah
mengumpulkan
dokumen-dokumen
tersebut,
menata,
serta
mengkopikannya ke CD-R atau DVD. Selain itu jika server web sudah
tersedia, maka dokumen ini bisa juga dipublikasikan melalui
homepage atau halaman-halaman web. Jika menggunakan CD-R atau
DVD maka hasil rekaman yang ada di CD atau DVD harus diberi label
agar urutan publikasi dapat diketahui dengan jelas.
8. Penjilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar.
Jika dokumen tersebut masih diperlukan bentuk tercetaknya, maka
dokumen yang sudah dibongkar dan sudah melalui tahapan
pemindaian atau scanning, dapat dijilid kembali. Dokumen tersebut
dapat dikembalikan kebagian koleksi yang menyimpan bahan tercetak.
Selain pendapat di atas Sulendra (2014, 4) mengemukakan bahwa alur
kerja alih media naskah kuno adalah sebagai berikut:
1.
Pengumpulan dan seleksi bahan pustaka
Bahan pustaka yang akan dialihmediakan diperoleh dari intern
lingkungan perpustakaan sendiri atau melalui kerjasama dengan
instansi pemerintah maupun non pemerintah lainnya.
2.
Pengecekan Kondisi Fisik Bahan Pustaka
Sebelum bahan pustaka akan dialih mediakan maka dilakukan
pengecekan kondisi fisik. Bila kondisi fisik bahan pustaka tidak rusak
dapat langsung dialihmediakan, tetapi bila tingkat kerusakannya sudah
tinggi, dilakukan konservasi terlebih dahulu sebelum dialihmediakan.
3.
Scanning atau Capturing File
Proses scanning dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan
resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk
dokumen elektronik dalam format tertentu (TIFF, GIF, JPEG dll.
untuk file gambar). Dokumen elektronik tersebut memiliki informasi
yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi
digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi.
4.
Editing dan Compiling
Proses ini mencakup pengeditan dokumen yang sudah di-scan atau dicapture dan pembuatan file-file turunan (File JPEG 300 dpi atau File
JPEG 100 dpi untukpengemasan dan penerbitan ke Web). Dilanjutkan
dengan proses penyatuan file-file yang sebelumnya terpisah pada saat
14
Universitas Sumatera Utara
pengeditan. Proses compilling ini biasanya disatukan kedalam format
PDF (Portable Document Format).
5.
Pengemasan Akhir
Adalah pengemasan dokumen ke dalam bentuk multi media sehingga
dokumen itu bisa dibaca seperti layaknya dokumen aslinya.
Pengemasan hasil akhir alih media terdiri menjadi dua: dalam bentuk
EXE dan bentuk HTML (Hyper Text Markup Languange).
15
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian koleksi deposit
Deposit merupakan istilah yang tidak asing lagi, dimana orang
berpendapat istilah deposit identik dengan tempat penyimpanan, namun dalam
hal ini sesuatu atau benda yang di simpan berbeda menurut profesi dan keahlian
penyimpanannya. Misalnya pada profesi seorang dokter istilah deposit diartikan
sebagai tempat penyimpanan lemak didalam jaringan tubuh mannusia.
Menurut Ensyclopedi Umum (1990: 263) yang dimaksud dengan deposit
adalah “Penyimpanan atau Deposito”. Maka dilihat dari defenisi deposit bahwa
koleksi deposit adalah koleksi yang disimpan dan dikumpulkan pada tempat atau
ruangan tertentu agar koleksi yang ada didalamnya terhindar dari kerusakan,
kehilangan dan penduplikasian serta agar tetap lestari.
Koleksi deposit adalah kumpulan dari semua karya cetak dan karya rekam
bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam kepada
Perpustakaan nasional RI sebagai hasil dari pelaksanaan undang-undang No 4
tahun 1990 dan peraturan-peraturan pelaksanaannya.
Menurut Nelwaty (2002:19) “Karya cetak dan karya rekam tersebut harus
dilestarikan sebagai warisan budaya bangsa dan bukti peradaban bangsa
Indonesia”.
2.2 Jenis-jenis koleksi deposit
Menurut Nasution,Sabirin yang dikutip oleh Panjaitan, Eva susanti (2008)
koleksi deposit terbagi atas beberapa jenis yaitu:
1. Terbitan pemerintah daerah sendiri seperti Peraturan Daerah, Suratsurat Keputusan, Pidato-pidato resmi, Lembaran Negara, Statistik dan
Laporan Tahunan
2. Hasil-hasil penelitian dari semua bidang ilmu yang dilaksanakan, hasil
seminar, lokakarya, temu karya dan bahan lain yang serupa baik dari
instansi pemerintah maupun swasta
3. Hasil terbitan perpustakaan daerah seperti laporan tahunan dan tengah
tahunan, bibliografi, catalog induk, accession list dan majalah-majalah
yang di terbitkan di perpustakaan
5
Universitas Sumatera Utara
4. Buku-buku dokumen langka tentang daerah, peta, bahan kartograpis
dan perjalanan
5. Tulisan dan ringkasan lengkap atau rekaman lengkap tentang
kepariwisataan dan hal-hal yang berkaitan dengan turisme, tentang
sejarah, tentang silsilah keturunan suatu bangsa di suatu daerah,
kemudian tentang hasil-hasil penelitian sejarah dan tentang
kebudayaan, kesusastraan dan bahasa daerah
6. Rekaman music tradisional dan ciptaan-ciptaan baru, rekaman
penelitian sejarah lisan baik berupa kaset, slide, film, video dan
rekaman tarian serta permainan rakyat
7. Cerita-cerita rakyat dalam berbagai bentuk dan bahan pustaka tentang
organisasi atau swasta dalam ruang lingkup wilayah Indonesia
8. Direktori tentang :
a. Rumah ibadah
b. Biro perjalanan umum
c. Kegiatan olahraga dan sarananya
d. Perusahaan dan perdagangan seperti bank, pabrik, pusat dagang
dalam daerah badan penerangan masyarakat seperti TV, radio,
kantor pos dan telekomunikasi
e. Real estate, perkebunan dan pertambangan
f. Perhotelan, restoran, rumah hiburan, tempat-tempat rekreasi
g. Lembaga-lembaga pendidikan negeri dan swasta, formal dan
informal
h. Pelayanan masyarakat seperti kepolisian, angkatan bersenjata,
rumah sakit dan puskesmas, apotik dan klinik.
Dari uraian diatas dapat diartikan bahwa koleksi deposit bukan hanya
dalam bentuk tercetak tetapi dalam bentuk terekam seperti kaset, slide, film dan
video.
2.3 Fungsi dan tujuan koleksi deposit
Setiap koleksi yang ada di perpustakaan mempunyai fungsi dan tujuan
masing-masing, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna.
Dalam SK Presiden NO.11 tahun 1989 dijelaskan bahwa koleksi deposit
adalah merupakan salah satu sarana pelestarian pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang mempunyai fungsi sebagai sumber ilmu pengetahuan,
teknologi dan kebutuhan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa
dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.
6
Universitas Sumatera Utara
Begitu pentingnya fungsi dari suatu perpustakaan dalam mencerdaskan
kehidupan bangsa, maka koleksi deposit sangat berperan dalam menunjang SDM
tersebut sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Federal Depository Library Program menyebutkan tujuan dari deposit adalah
sebagai salah satu kelengkapan akses informasi bagi kebutuhan pemerintah untuk
lembaga-lembaga, kelompok yang luas dan dewan kota untuk menolong informasi
yang dibutuhkan.
Pemerintah Indonesia melalui keputusan RI Nomor 11 tahun 1989 tentang
Perpustakaan Nasional pada pasal 13 menyebutkan bahwa tugas dari deposit
ialah:
1. Melaksanakan pengumpulan
2. Melaksanakan penyimpanan terbitan nasional dan internasional baik yang
tercetak maupun terekam
3. Melaksanakan pelestarian terbitan nasional dan internasional baik yang
tercetak maupun yang terekam
4. Melakukan konfrensi.
Dari uraian di atas menjelaskan bahwa tujuan dan fungsi dari koleksi deposit
adalah mulai dari mengumpulkan, menyimpan dan melestaikan koleksi deposit
yang mengandung semua kebutuhan pengguna baik dari segi pemerintah maupun
untuk lembaga.
2.4 faktor penyebab kerusakan koleksi deposit
Sebagian besar koleksi deposit merupakan bahan tercetak yang umumnya
terbuat dari kertas. Bahan dari kertas ini dapat mengalami kerusakan . Setiap
pustakawan harus dapat mencegah terjadinya kerusakan bahan pustaka.
Kerusakan itu dapat dicegah jika kita mengetahui faktor-faktor yang menjadi
penyebabnya. Ada dua faktor yang menjadi penyebab kerusakan koleksi deposit
yaitu faktor eksternal maupun internal. Faktor eksternal yang dapat merusak
koleksi deposit antara lain jamur, serangga, zat kimia bahkan manusia. Sedangkan
faktor internal yang merusak koleksi deposit adalah zat asam yang terkandung
dalam kertas, dengan adanya zat asam ini kertas dapat rusak dari dalam akibat
sisa-sisa zat kimia pada saat pembuatan kertas.
7
Universitas Sumatera Utara
Oleh karena itu, agar koleksi deposit dapat bertahan lama sehingga
informasi yang berada didalamnya dapat diakses oleh pemakai diperlukan
pelestarian dengan cara melakukan proses alih media atau mengubah bahan
pustaka dalam bentuk kertas menjadi digital.
Ada dua faktor penyebab bahan pustaka mengalami kerusakan menurut
Razak yang dikutip oleh Lubis, Patricia irina (2011), yaitu faktor internal dan
faktor eksternal, sebagai berikut :
2.4.1 Faktor internal (faktor dari dalam)
Kerusakan yang terjadi pada buku sendiri, yaitu pada kertas, tinta cetak,
perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya, dan pada benang
penjilidan yang tidak sesuai dengan sampul.
Kerusakan pada bahan perpustakaan non-buku seperti kaset, disket,
piringan hitam, CD ROM dan pustaka renik disebabkan oleh kualitas bahannya
yang tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan bahan perpustakaan non-buku yang
kurang baik menyebabkan mudah tercemari oleh jasad renik sehingga bahan
perpustakaan mudah rusak.
2.4.2 Faktor eksternal (faktor dari luar)
Kerusakan pada koleksi deposit juga dapat disebabkan oleh faktor mekanis
atau kimiawi dari lingkungan dan hayati.
1. Faktor mekanis
a) Kecerobohan pengguna yang menimbulkan kehausan pada bahan
pustaka.
b) Cahaya matahari.
c) Medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam
magnet.
2. Faktor hayati
a) Kerusakan bahan pustaka yang disebabkan pemanfaatan dan
perlakuan terhadap bahan pustaka yang kurang tepat. Manusia,
meliputi pustakawan sebagai orang yang member layanan, fan
pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak
luar. Larangan membawa makanan, minuman kedalam ruang
perpustakaan bukan merupakan hal yang tanpa alasan, sebab sisa
makanan atau kandungan minyak, jika menempel pada buku akan
mngundang serangga atau tikus. Pengguna perpustakaan kadang
melipat halaman bagian yang dianggap penting, akan
menyebabkan cepat rusaknya buku tersebut.
8
Universitas Sumatera Utara
b) Vandalisme
Vandalisme merupakan tindakan perusakan bahan pustaka dengan
menulisi, mencoret-coret, member tanda khusus, membasahi,
membakar, dan lain-lain. Mengenalkan virus secara sengaja pada
program computer pada program computer atau menekan disket
database juga termasuk perbuatan vandalis.
c) Perabot dan peralatan
Perabot yang berhubungan langsung dengan buku/bahan pustaka
adalah rak. Jumlah rak yang kurang sesuai dengan kebutuhan akan
mengakibatkan buku bertumpuk pada rak tersebut. Ukuran rak
yang tidak sesuai dengan ukuran buku, dan penempatan yang
terlalu rapat, dapat menyebabkan bahan pustaka cepat rusak.
d) Bencana alam
Bencana alam seperti kebanjiran, gempa bumi, kebakaran dan
kerusuhan merupakan faktor yang sangat sulit dielakkan. Bencana
alam ini dapat memusnahkan bahan pustaka dalam waktu singkat.
Kerusakan yang terjadi karena kebanjiran dan air hujan adalah
timbulnya noda oleh jamur dan kotoran yang dibawa oleh air.
Noda yang ditimbulkan oleh jamur ini sangat sulit dihilangkan
karena jamur berakar di sela-sela serat kertas.
3. Faktor kimiawi
a) Suhu dan kelembapan udara ini sangat erat hubungannya, karena
jika kelembapan udara berubah, maka suhu juga akan berubah. Di
musim penghujan suhu udara rendah, kelembapan tinggi,
memungkinkan tumbuhnya jamur pada kertas menjadi berkembang
karena naik turunnya suhu udara. Suhu ideal untuk bahan kertas
adalah 20-24° Celcius, dan untuk bahan film 6-12° Celius.
b) Serangga dan binatang pengerat
Beberapa jenis serangga yang dapat merusak bahan pustaka, seperti
kecoa, rayap, kutu buku dan lain-lain. Tikus merupakan binatang
pengerat yang suka merusak buku, terutama buku-buku yang
tertumpuk, apalagi di tempat gelap.
c) Kuat lemahnya cahaya
Sumber cahaya yang digunakan untuk penerangan ruang
perpustakaan ada dua, yaitu cahaya matahari dan cahaya lampu
listrik. Kita tahu bahwa cahaya matahari maupun cahaya lampu
listrik mengandung sinar ultra violet. Ultra violet inilah yang dapat
menyebabkan rusaknya kertas/buku.
9
Universitas Sumatera Utara
d) Reaksi kimia
Kertas tersusun dari senyawa-senyawa kimia, lambat laun akan
terurai. Hal ini dikarenakan proses oksidasi dan hidrolisa bahan
sellulose, yang merupakan salah satu bahan campuran kertas.
2.5 Alih media
Alih media pada saat ini menjadi suatu fenomena baru yang mulai banyak
diperhatikan dan dibutuhkan penyebaran informasi maupun pelestarian informasi
yang terkandung didalamnya, sehingga akses informasi menjadi cepat dan efisien.
Alih media biasanya dilakukan pada bahan pustaka yang memiliki kondisi fisik
yang rapuh, buku langka, koleksi deposit dan lain-lain.
2.5.1 Tujuan alih media
Tujuan dilakukannya kegiatan alih media pada koleksi deposit adalah
untuk menyelamatkan nilai informasi yang terkandung didalamnya. Menurut
Hartinah yang dikutip oleh Herlinda, Trifani (2016:15) mengemukakan bahwa:
Kegiatan alih media bertujuan untuk melestarikan nilai informasi termasuk
koleksi informasi langka, efesiensi ruang simpan, memperbanyak jumlah
dan keragaman koleksi informasi, kecepatan temu kembali informasi,
tukar menukar informasi antar perpustakaan, penggunaan koleksi bersama,
dan memudahkan diseminasi informasi kepada pengguna dan bisa juga
dikatakan agar koleksi tersebut selalu tersedia dan siap pakai untuk jangka
waktu yang lama.
Sedangkan Lee (2002) mengemukakan bahwa “tujuan dilakukan kegiatan
alih media agar koleksi tersebut selalu tersedia dan siap pakai untuk jangka waktu
yang lama”.
2.5.2 Manfaat alih media
Kegiatan alih media koleksi deposit memiliki banyak manfaat. Selain
menghemat tempat penyimpanan, manfaat alih media juga bisa menyelamatkan
nilai informasi yang terkandung didalam koleksi deposit tersebut.
Menurut Zulfitri yang dikutip oleh Herlinda, Trifani
(2016:16)
mengemukakan tujuan alih media adalah:
10
Universitas Sumatera Utara
1.
2.
3.
4.
Menyelamatkan nilai informasinya
Menyelamatkan fisiknya
Mengatasi kekurangan ruang
Mempercepat perolehan informasi, seperti dokumen yang tersimpan
dalam CD (Compact Disk) sangat mudah diakses, baik dalam jarak
jauh maupun dekat. Hal ini dilakukan untuk melestarikan informasi
yang terkandung dalam koleksi dengan mengalih mediakan atau
melestarikan kedua-duanya (bentuk fisik maupun kandungan
informasinya
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa tujuan dilakukan mengalih
mediakan bentuk cetak kedalam bentuk digital yaitu agar informasi yang
terkandung dalam koleksi tersebut bisa dilestarikan dan selalu tersedia serta bisa
digunakan kapan saja dalam jangka waktu yang cukup lama.
2.5.3 Proses alih media
Dalam membuat dokumen atau bahan pustaka ke dalam bentuk
elektronik/digital perlu beberapa persiapan yang dilakukan agar dalam pembuatan
dokumen atau bahan pustaka dalam bentuk digital tersebut lancar. Adapun
persiapan tersebut meliputi :
1. Perangkat keras
Perangkat keras yang perlu disiapkan antara lain seperti:
a) Komputer
Perangkat keras komputer yang dapat digunakan tentunya sangat
bervariasi mulai dari komputer dengan spesifikasi yang sangat
standar sampai kepada komputer dengan spesifikasi yang sangat
baik. Tentu saja semakin baik komputer yang digunakan, semakin
baik juga kualitas pekerjaan kita dan juga semakin cepat pekerjaan
kita dapat diselesaikan.
b) Scanner (pemindai)
Pilihan alat pemindai juga dapat bervariasi dengan kualitas dan
harga yang bervariasi pula. Alat pemindai yang peling sederhana
berbentuk flatbad scanner dengan kemampuan pindai yang sangat
terbatas dengan harga yang cukup murah sehingga umumnya
11
Universitas Sumatera Utara
terjangkau bagi sebagian perpustakaan. Namun alat yang canggih
dengan kemampuan pindai yang sangat cepat harganya sangat
mahal, sehingga hanya perpustakaan besar saja yang mampu
memiliki alat pindai tersebut. Dalam memilih alat yang akan
digunakan untuk memindai koleksi kita hendaknya dilakukan
dengan sangat hati-hati dan sesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuan pendanaan perpustakaan.
2. Perangkat lunak
Salah satu alat yang harus dipersiapkan adalah perangkat lunak. Saat ini
banyak pilihan perangkat lunak yang beredar di pasaran untuk mengelola
dokumen digital atau elektronik. Dalam memilih perangkat lunak ini kita
juga harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan kemampuan anggaran
yang kita miliki. Selain perangkat lunak berupa operasi seperti Windows,
beberapa perangkat lunak yang diperlukan antara lain seperti:
a)
Vistascan atau HPscan atau perangkat lunak pemindai yang lain
Adobe acrobat (versi lengkap) untuk menghasilkan
b) dokumen/bahan pustaka dalam format PDF (Portable Document
Format)
c) Microsoft Word untuk menulis dokumen yang kemudian disimpan
format DOC, RTF, ataupun PDF
Adapun proses pembuatan dokumen/bahan pustaka menjadi digital
menurut Abdul (2010:12) antara lain seperti:
1. Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat menjadi koleksi
digital
Bahan-bahan yang akan dikonversi dari tercetak menjadi digtal perlu
diseleksi agar mendapatkan hasil yang sesuai.
2. Pembongkaran jilid pada dokumen/bahan pustaka agar bisa dibaca alat
pemindai (scanner)
Proses ini perlu dilakukan untuk memudahkan operator pemindai
melakukan proses pemindaian lembar demi lembar dari bahan tersebut.
Untuk penggunaan mesin pemindai atau scanner yang mempunyai
12
Universitas Sumatera Utara
fasilitas ADF (Automatic Document Feeder), maka pembongkaran
dokumen tercetak dari jilidannya menjadi suatu keharusan.
3. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat
pemindai yang kemudian disimpan dalam format PDF
Jika menggunakan alat pemindai yang memiliki fasilitas fasilitas ADF
(Automatic Document Feeder) maka pembacaan dengan alat pemindai
ini bisa dilakukan secara otomatis oleh mesin. Operator tinggal
memasukkan sejumlah lembar (misalnya 30 atau 50 lembar atau lebih
sesuai kemampuan alat pemindai) kedalam bak kertas. Mesin pemindai
secara otomatis akan mengambil lembar demi lembar sampai
persediaan lembaran di bak kertas habis. Dalam menyiapkan lembaran
dokumen yang akan dipindai, petugas harus ekstra hati-hati dan
memastikan tidak ada lembaran yang masih menempel. Jika ini terjadi,
maka proses pemindai akan terganggu. Kertas akan masuk lebih dari
satu lembar dan dapat menyebabkan alat pemindai macet (terjadi paper
jam). Hasil dari proses ini adalah dokumen dalam bentuk elektronik
atau file komputer.
4. Pengeditan
Hasil pemindaian tadi walaupun sudah dalam bentuk elektronik,
namun masih perlu diedit, terutama jika ukuran kertas yang ditentukan
pada saat scanning tidak tepat. Oleh karena itu perlu dilakukan editing
seperti memotong pinggiran halaman, pembalikan halaman dan lainlain sehingga hasilnya menjadi mudah dan enak dibaca. Selain itu
mungkin juga perlu dilakukan penggabungan halaman jika pemindaian
dilakukan secara sepotong-sepotong, serta perlu dilakukan
bookmarking agar halaman-halaman dokumen dapat diakses dengan
cepat.
5. Pembuatan serta pengelolaan metadata (basisdata) agar dokumen
tersebut dapat diakses dengan cepat.
Pembuatan basisdata inidapat menggunakan perangkat lunak apa saja
yang dapat dikenal dan biasa digunakan oleh manajer sistem. Namun
bila manajer sistem belum mengenal dan terbiasa dalam menggunakan
perangkat lunak basisdata tertentu, disarankan untuk menggunakan
perangkat lunak ISIS for Window atau lebih dikenal WINISIS. Selain
gratis, perangkat lunak ini memiliki cukup banyak kelebihan
dibandingkan dengan progam perangkat lunak lain yang sejenis.
6. Melengkapi basisdata dokumen dengan abstrak jika diperlukan
Terutama untuk dokumen-dokumen yang berisi informasi ilmiah serta
monograf lainnya. Sedangkan untuk dokumen yang berisi informasi
singkat seperti teknologi tepat guna dan semacamnya, cukup
ditambahkan keterangan atau anotasi saja.
13
Universitas Sumatera Utara
7. Proses selanjutnya adalah pemindahan atau penulisan dokumen PDF
serta basisdata ke CD-ROM atau DVD.
Setelah dokumen digital selesai, maka tahap berikutnya adalah
mengumpulkan
dokumen-dokumen
tersebut,
menata,
serta
mengkopikannya ke CD-R atau DVD. Selain itu jika server web sudah
tersedia, maka dokumen ini bisa juga dipublikasikan melalui
homepage atau halaman-halaman web. Jika menggunakan CD-R atau
DVD maka hasil rekaman yang ada di CD atau DVD harus diberi label
agar urutan publikasi dapat diketahui dengan jelas.
8. Penjilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar.
Jika dokumen tersebut masih diperlukan bentuk tercetaknya, maka
dokumen yang sudah dibongkar dan sudah melalui tahapan
pemindaian atau scanning, dapat dijilid kembali. Dokumen tersebut
dapat dikembalikan kebagian koleksi yang menyimpan bahan tercetak.
Selain pendapat di atas Sulendra (2014, 4) mengemukakan bahwa alur
kerja alih media naskah kuno adalah sebagai berikut:
1.
Pengumpulan dan seleksi bahan pustaka
Bahan pustaka yang akan dialihmediakan diperoleh dari intern
lingkungan perpustakaan sendiri atau melalui kerjasama dengan
instansi pemerintah maupun non pemerintah lainnya.
2.
Pengecekan Kondisi Fisik Bahan Pustaka
Sebelum bahan pustaka akan dialih mediakan maka dilakukan
pengecekan kondisi fisik. Bila kondisi fisik bahan pustaka tidak rusak
dapat langsung dialihmediakan, tetapi bila tingkat kerusakannya sudah
tinggi, dilakukan konservasi terlebih dahulu sebelum dialihmediakan.
3.
Scanning atau Capturing File
Proses scanning dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan
resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk
dokumen elektronik dalam format tertentu (TIFF, GIF, JPEG dll.
untuk file gambar). Dokumen elektronik tersebut memiliki informasi
yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi
digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi.
4.
Editing dan Compiling
Proses ini mencakup pengeditan dokumen yang sudah di-scan atau dicapture dan pembuatan file-file turunan (File JPEG 300 dpi atau File
JPEG 100 dpi untukpengemasan dan penerbitan ke Web). Dilanjutkan
dengan proses penyatuan file-file yang sebelumnya terpisah pada saat
14
Universitas Sumatera Utara
pengeditan. Proses compilling ini biasanya disatukan kedalam format
PDF (Portable Document Format).
5.
Pengemasan Akhir
Adalah pengemasan dokumen ke dalam bentuk multi media sehingga
dokumen itu bisa dibaca seperti layaknya dokumen aslinya.
Pengemasan hasil akhir alih media terdiri menjadi dua: dalam bentuk
EXE dan bentuk HTML (Hyper Text Markup Languange).
15
Universitas Sumatera Utara