Penunjang | siamitek

Analisa Sistem

Bab 1 : Konsep Dasar Sistem

Bab 2 : Informasi

Bab 3 : Analis sistem & programer

Bab 4 : Siklus hidup sistem (SLC)

Bab 5 : Deteksi masalah sistem

Bab 6 : Pengamatan awal sistem

Bab 7 : Kebutuhan analisis

Bab 8 : Membuat alternatif sistem

Bab 9 : Pemilihan sistem TUGAS PAPER

BAB 1

KONSEP DASAR SISTEM

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan: a. Prosedur

Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu".

Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang

digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus

dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaiman (how) mengerjakannya.

b. Komponen/elemen

Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu".

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.

Contoh :

Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal.

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.

Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.

Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback).

+---+ : System : In data processing, a collection of men, machines, and : : methods organized to accomplish a set of specific functions. : +---+ +---+ : Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang : : analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai : : komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu : : sistem tersebut. : +---+ Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).

Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".

(Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).

Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".

(Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program).

Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system.

Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai :

a. Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e. Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.

Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Tahapan dalam menganalisis sistem : 1. Definisikan masalahnya.

Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.

Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman

tentang sistem.

a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?

b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?

c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ?

3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?.

4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya. 5. Terapkan alternatif tersebut.

6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.

Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :

+---+ :No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem informasi: +---+ :1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan : : : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis : +---+ :2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan : : : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem : +---+ :3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ? : : : tujuan (goal seeking) : : +---+ :4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan : : : dan keluaran : masukan dan keluaran : +---+ :5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan : : : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari : : : keluaran : masukan :

+---+ :6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis : : : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi : +---+ :7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan : : : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus : : : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja : : : : mereka serta harus dikendalikan : +---+ :8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas : : : : yang berhirarki; sistem terdiri dari : : : : hirarki subsistem : +---+ :9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian- : : : adanya diferensiasi : bagian khusus : +---+ :10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah : : : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang : : : : dikehendaki : +---+

Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

BAB 2

INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

DATA VERSUS INFORMASI

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face).

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi

(business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces).

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat

memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.

b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.

c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

KONSEP DASAR INFORMASI

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

PENGOLAHAN DATA

(DATA PROCESSING)

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is the term used to describe changes performed on data to produce purposeful information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data : 1. Data input

a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).

b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).

c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential information for future).

2. Data transformation

a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.

b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).

c) Classifying data group-group tertentu :

c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif). c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).

c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret

kedalam group triwulanan).

c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

3. Information output

a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan.

b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.

c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

+---+

: : __________________

: M S : Data Input : : Information Output : A T :=============>: Data :====================> : J E : (Transaction): Transformation : (Report)

: O P : __________________ : R S : : : : : : :

:_____:_____________________________________________________ : : : :

: F : * Record : * Calculate : * Display : U : : :

: N : * Code : * Summarize : * Reproduce : C : : :

: T : * Store : * Classify : * Telecommunicate : I : : :

: O : * Select : : : N : : : : : : : +---+ : :

Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

TEST KEBUTUHAN INFORMASI

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi : 1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?

(to whom (which decision maker) is the message intended ?)

2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ? (for what specific decision is the message intended ?)

3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)

4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ? (how often (when) is the decision made ?)

SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,

Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)

atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut : +---+

: Proses :

+--->: (Model) :---+ : +---+ : : : : :

+---+ +---+ : Input : : Output : : (Data) : : (Information) : +---+ +---+ ^ :

: :

+---+ +---+ : Data : : Penerima : : (Kejadian) : : (User) : +---+ +---+ ^ :

: :

+---+ +---+ : Hasil : : Keputusan : : tindakan : : tindakan : +---+ +---+ ^ :

: : +---+ Gambar 1.3 : Siklus informasi

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentuka 3 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih

relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan

* How is the message used for problem solving (decision masking) ? b. Akurat (accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Komponen akurat :

b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?

Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

b.2) Correctness ; Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?

c. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. * How quickly is input transformed to correct output ?

d. Ekonomis (Economy)

* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency)

* What level of resources is required for each unit of information output ?

f. Dapat dipercaya (Reliability)

NILAI INFORMASI

Ditentukan dari :

a. Manfaat (use)

b. Biaya (cost)

+---+ : Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif : : dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi : : tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, : : tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. : : Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau : : cost benefit. : +---+

INFORMASI DAN

TINGKAT MANAJEMEN

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu :

a. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana

penjualan.

c. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

+---+ : Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna : : bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan : : informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan : : untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang : : diambilnya. : +---+

SISTEM INFORMASI

Dapat didefinisikan sebagai

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari

komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

MANFAAT SISTEM INFORMASI

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

PEMAKAI SISTEM INFORMASI

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian

perusahaan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Hardware

Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan. b. Software

Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa (3 GL dan 4 GL).

c. Data

Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur

Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

e. Manusia

Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.

KEGIATAN SISTEM INFORMASI

a. Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. b. Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. d. Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. e. Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan

pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer, program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.

Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri, ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen). +---+ : Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen : : atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi : : manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung: : berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer : : (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi : : apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan. : +---+

SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

a. Akuntansi (Accounting Information Systems)

b. Pemasaran (Marketing Information Systems)

c. Penyediaan (Inventory Information Systems)

d. Personalia (Personnel Information Systems)

e. Distribusi (Distribution Information Systems)

f. Pembelian (Purchasing Information Systems)

g. Kekayaan (Treasury Information Systems)

h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)

i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems)

j. Teknik (Engineering Information Systems)

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Blok Masukan (Input Block)

Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas. d. Blok Teknologi (Technology Block)

Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e. Blok Basis Data (Database Block)

di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Blok Kendali (Controls Block)

Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan/kegagalan sistem.

SISTEM INFORMASI BISNIS

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada

dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :

a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan, serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian

organisasi.

b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi lainnya.

c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan, sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai, bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.

Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan bagian dari SIM

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya

dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak sebagai berikut :

+---+ : Direktur : : Utama : +---+ |

+---+---+ | | |

+---+ +---+ +---+ : Direktur : : Direktur : :Controller: : Pemasaran : : Produksi : : : +---+ +---+ +---+ |

+---+---+---+---+ | | | | | +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ : Internal : : Akuntansi: : Akuntansi: : PDE : : Anggaran : : Audit : : Keuangan : : Biaya : : : : : +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut : 1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan merupakan departemen yang terpisah.

2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.

3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah

tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi.

+---+ : Direktur : : Utama : +---+ |

+---+---+---+---+ | | | | | +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ : Direktur : : Direktur : : Direktur : :Controller: : Direktur : : Pemasaran : : Produksi : :Personalia: : : : PDE : +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller

Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE

sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil-personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-peralatan komputer saja.

+---+ : Manajer : : PDE : +---+ |

+---+---+

| | | +---+ +---+ +---+ : Analis : :Pemrogram : : Operator : : Sistem : : : : : +---+ +---+ +---+ Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil

Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem, programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting.

+---+ : Direktur : : Utama : +---+ |

+---+---+---+---+ | | | | |

+---+ +---+ +---+ +---+ +---+ : Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer : : Manajer : : Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi : :Komunikasi: : Sistem : : : : tor : : : : : +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ | | | |

| | +---+---+ | | | | | | |

+---+ +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : : Kepala : :Komunikasi: : Pengope : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Data : : rasi AS : : : : Data : : Data : : : : : +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ | | | | |

| | | | | +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ : Analis : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian: : Sistem : : Senior : : Data : : Data : : : : Senior : : : : : : : : : +---+ +---+ +---+ +---+ +---+ | |

| |

+---+ +---+ : Analis : :Pemogram : : Sistem : : Yunior : : Yunior : : : +---+ +---+

Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

BAB 3

ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari

masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer).

Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system engineer.

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi

tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami teknologi komputer).

Tugas dan tanggung jawab :

Sistem analis :

a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.

b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.

c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.

d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer. Programmer :

a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.

d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

Pengetahuan dan keahlian analis sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer

· Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer.

· Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer,

sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya. b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi

Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan

kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Team pengembangan sistem (I)

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek,

pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut :

1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)

Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem

b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya.

c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.

d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya.

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada

manajemen dan pemakai sistem.

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report). h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim. 2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior

Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem junior (junior systems analyst)

Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).

5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)

Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer)

Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. 7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)

Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).

Team pengembangan sistem (II)

1. Pengguna Sistem a. User

Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user.

b. Manajemen

Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem dan penyediaan dana.

2. Perancang Sistem

a. Project Coordinator

Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.

b. System Analyst & Design

Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru. c. Programmer

Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis. d. Network Designer

Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. e. Technician (Hardware)

Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal.

f. Database Administrator

Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.

g. Documenter

Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional aplikasi, teknis dan sistem.

h. Software Tester

Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer sesuai spesifikasi.

i. Graphic Designer

Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis GUI (Graphic Interface).

Alat dan teknik pengembangan sistem

Terbagi atas : 1. Graphical tools a. HIPO

b. Data Flow Diagram (DFD) c. Structure Chart

d. SADT

e. Warnier/Orr f. Jakson's Diagram 2. Diagram Chart

2.1 Activity Chart

a. Systems Flowchart

b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program Flowchart)

c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart d. Database Relationship Flowchart e. Process Flowchart

f. Gantt Chart 2.2 Layout Charting

2.3 Personal Relationship Charting a. Working Distribution Chart b. Organization Chart

3. Technique Public

3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek) a. CPM (Critical Path Method)

b. PERT (Program Evalution and Review Technique)

3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta) a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling

3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis 3.4 Inspection and Walkthrough

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

BAB 4

SIKLUS HIDUP SISTEM

(SYSTEMS LIFE CYCLE)

4.1 General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Development (introduction) b. Growth

c. Maturity

d. Deterioration (decline)

Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut : |

| +---+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : :

| /---+/ : :

| / I : II : III : IV |/ : : :

Development Growth Maturity Deterioration Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

4.2 Information Systems Life Cycle (ISLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Systems Development (Design) b. Systems Implementation

c. Systems Operation (Maintenance) d. Systems Obsolescence

|

| +---+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : :

| /---+/ : :

| / I : II : III : IV |/ : : :

Systems Systems Systems Operation Systems

Development Implementation (Maintenance) Obsalescence (Design)

Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

4.3 Systems Development Life Cycle (SDLC)

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu :

a. Analysis b. Design

c. Implementation

Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasil kegiatannya (deliverable).

Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :

+---+ : ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION : +---+ : :

+---+ : : +-->: Problem : : : | : Detection : : :

| +---+ +---+ +---+ +---> | | : | | : |

| +---+ | : +---+ | : +---+ | : Initial : | : : Output : | : : Programming / : | : Investigation : | : : : | : : test : | +---+ | : +---+ | : +---+ +---> | | : | | : |

| +---+ | : +---+ | : +---+ | : Requirements : | : : Input : | : : Training / : | : Analysis : | : : : | : : Other : | +---+ | : +---+ | : +---+ +---> | | : | | : |

+---+ | : +---+ | : +---+ : Generation of : | : : Files :--+ : : System : : Alternatives : | : : : : : Change Over : +---+ | : +---+ : +---+ | | : :

+---+ | : : : Selection of :--+ : : : Proper System : : : +---+ : :

Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC) ANALYSIS

Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :

a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem

b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini

d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah : 1. Problem detection

a. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk).

b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem.

2. Initial investigation

a. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah yang menimbulkan permasalahan.

b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)

a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan

menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).

b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem. 4. Generation of system alternatives

a. Tujuan : Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya.

b. Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan digunakan untuk memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system

a. Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan

menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management.

b. Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem. DESIGN

Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :

a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah : 6. Output design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya. b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output). 7. Input design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi.

b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input). 8. File design

a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam sistem informasi.

b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file. IMPLEMENTATION

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya. b. Mengimplementasikan sistem yang baru.

c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah : 9. Programming & testing

a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar. b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang

berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem). b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan

sebagainya. 11. System changeover

a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

BAB 5

DETEKSI MASALAH SISTEM

(DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)

5.1 Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime).

b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari

programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor). Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

a. Relevansi (relevancy).

b. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).

c. Ketepatan waktu (timeliness).

d. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).

e. Efisiensi (eficiency).

f. Dapat dipercaya (reliability). g. Kegunaan (usability).

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

 Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

 Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

 Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

 Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

 dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.

Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

 Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber

 dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

 Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang

 tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

 Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan

 data dari sumber-sumber dokumennya.

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

 Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding

 kualitasnya.

 Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

 Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

 Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.

 Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi

 masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

 Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

 Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas

 kesalahan.

 Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

 Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak

 langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

 Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.



 kenaikan.

 Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi

 staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.

Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000

--- = 20% 500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

 Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

 Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).

 Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

 Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

 Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of

 programmers).

 Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

 Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik

 ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

 Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat

 rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.

 Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat

 memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki

 sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

 Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

 Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

 diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

 Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

 Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

 Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

 Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

5.2 Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya

(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.

Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :

1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). 2. Penurunan kinerja (decreasing performance).

3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). 4. System downtime.

5. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

 Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

 Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).

 Kenaikan biaya (increased costs).

 Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover). Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

a. Keluhan pemakai (user complaints).

b. Perhatian top manajemen (top management concerns) c. Penunjuk jalan (scouting).

d. Pengawas pemakai (user surveys).

e. Pengawas (audits).f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.

Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut: 1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).

4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan. Tipe recommendation, terdiri dari :

a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.

c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

BAB 6

PENGAMATAN AWAL

(INITIAL INVESTIGATION)

6.1 Konsep sistem investigasi

(System Investigation Concepts)

/~~~~~~~~~~~~~\ : Discontinue : +---+ \ SDLC / : Systems : ~~~~~~/\~~~~~ : Goals : ---+ : +---+ } :

} +---+ +---+ +---+ Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid : gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem : } +---+ +---+ +---+ +---+ } : : Current : ---+ : : System : \/

: Status : +---+ +---+ : Requirements : : Analysis : +---+ Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem, maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih menggambarkan garis besarnya saja.

Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :

a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai. b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau keduanya.

c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.

d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is dated).

e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya

sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary and will decrease given patience).

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang : a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi secara rinci.

b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.

c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap) antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.

d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.

Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.

6.2 Kendala dalam sistem investigasi

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang akan terjadi , diantaranya masalah :

a. Waktu (time)

Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah biaya yang dibutuhkan.

b. Biaya (cost)

Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya. c. Ilmu pengetahuan (knowledge)

Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan

berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap. d. Politik (politics)

Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.

e. Campur tangan (interference)

Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan

kekacauan.

6.3 Rekomendasi

Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah sebagai berikut :

a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah. Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.

b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil. Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk ditangani dan selalu terkontrol secara baik.

c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau menggunakan sistem informasi.

d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.

e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem yang segera dilakukan.

6.4 Taktik investigasi

a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).

Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem).

Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.

c. Membandingkan cerita (compare stories).

Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio). Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.

d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).

Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical inconsistencies).

Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :

* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole). * Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles). f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).

Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya. g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, boring work).

Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

h. Hindari masalah politk (avoid politics).

Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).

6.5 Teknik investigasi

Teknik investigasi meliputi kegiatan :

Additional system costs $ 49,357 Additional system benefits $(16,423) Net additional system costs $ 32,934

Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories, nature, dan when they occur.

Kategori biaya

Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :

a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral equipment.

b. Software : systems, utility, dan application software.

c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel, dan sebagainya.

d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.

e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors, front-end processors, dan sebagainya.

f. Physical site : air conditioning, humidity control, security, dan sebagainya.

Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs

Nature of costs

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :

a. Linear. b. Exponential. c. Step function.

Ketika biaya terjadi (When costs occur)

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time

(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :

a. One-time (development) costs. 1. Hardware purchase.

2. Software purchase.

3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours. 4. Preparation of computer site.

5. Initial training and orientation of users. 6. Docummentation for new system.

8. Conversion from old to new file format. b. Recurring (operational) costs.

1. Hardware and software lease.

2. Hardware and software maintenance contracts.

3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer operations, data entry operators, and end-user costs.

4. Computer supplies.

5. Telecommunication costs.

6. Computer site rental or lease. 7. Ongoing training.

Metode untuk komparasi sistem

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih sistem informasi, yaitu :

a. Break-even analysis (BEP) b. Payback period

c. Discounted payback period d. Internal rate of return (IRR).

Faktor kualitatif

Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan. Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan

daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru. Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.

Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi baru.

Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi kompetetif menjadi relevan.

Faktor sistem informasi

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik : a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).

b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.

c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif. d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi). e. Meningkatkan keamanan sistem.

f. Memperbanyak update sumber record aktif. g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.

Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.

Faktor strategi perusahaan

Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan. Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba, tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.

Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.

Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).

Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.

2. Meningkatkan penjualan (increased sales).

Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).

Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi.

4. Information product marketing.

Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

STUDI SISTEM

Problem statement

1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry backlogs).

2. How problem was detected (for example, customer complaints or performance measurement system).

3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays processing of customer orders or reduces cash flow).

4. Departments and functions involved (for example, marketing department and order processing section of production department).

Existing system documentation

1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step narrative description).

2. Processing volumes by type of document. 3. Processing times by type of document. 4. Bottlenecks (distribution of backlogs).

5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring that clerks process all commercial orders before residential orders). 6. Processing constraints.

o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data entry operators).

o Hardware. o Software.

o Development funds.

7. Organization of involved departments and function (for example, an organizational chart).

Problem correction alternatives

1. Procedure for generating information systems alternatives. 2. Cost determination for different alternatives.

3. Feasibility analysis. o Break-even years.

o Payback years or discounted payback years. o Internal rate of return.

4. Qualitative factors.

5. Alternative recommended and why.

6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).

Recommended solution

1. Overall system description for recommended alternative.

2. New system functions and relationships (for example, logical data flow diagram).

3. Expected new system results. o Costs.

o Benefits.

4. Proposed development schedule. 5. Development resource needs.

Docummentation

1. Physical and logical data flow diagrams.

2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on). 3. Organizational charts.

4. Feasibility analysis details.

5. Development project schedule chart.

6. Development project proposed cost schedule.

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :

1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu yang diberikan.

2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik daripada tidak diminta.

3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan visual.

portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif dan menarik daripada inactive visual aids.

5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.

Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).

Go / No-go decision

Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan sesederhana itu.

Sering, top management menemukan masalah dengan system study.

Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,

keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah system design.

Daftar Pustaka

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.