modul memahami prinsip prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..........................................................................................................1
MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN...........................2
A. Administrasi................................................................................................2
B. Kantor.........................................................................................................3
C. Pengertian Administrasi Perkantoran.........................................................3
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran...................................................4
MODUL 2 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR..............................6
A. Pengertian Organisasi.................................................................................6
B. Prinsip-Prinsip Organisasi...........................................................................7
C. Bentuk-Bentuk Organisasi...........................................................................7
D. Pengertian Pekerjaan Kantor....................................................................10
E. Fungsi Pekerjaan Kantor...........................................................................10
MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR.........................................10
A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor.....................................................................10
B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor..........................................................................11
C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor..................................................11
MODUL 4 MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI
PERKANTORAN.................................................................................................15
A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor..................................................15
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor................................................21

MODUL 5 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI
PERKANTORAN.................................................................................................26
A. Pengertian Personil Kantor.......................................................................26
B. Macam-Macam Personil Kantor................................................................26
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor..............................................26
D. Perangkat Kerja Personil Kantor................................................................27
E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor..........................................27
F. Syarat-syarat personil kantor....................................................................35
G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor.........................................36
H. Mutasi Personil Kantor..............................................................................39
I.
Pemberhentian Personil Kantor................................................................44
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................46

1

MODUL 1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan
ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris “administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha
dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan
memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan
satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan
dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya
yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran
Modern”terdiri dari delapan unsur:
a. Pengorganisasian

b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. perwakilan
3. Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima yaitu:
2

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan
b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat,
keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan,
seperti membuat keputusan pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta

ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengoordinasikan tim
e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian
B. Kantor
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat
personil dan operasi ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
3. Fungsi kantor
a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur informasi
d. Memberi informasi
e. Melindungi aset/harta
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan
penjualan
2. George R. Terry
3

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”,
manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan
komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai
suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien,
kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi
perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan
data, komunikasi dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai
peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan
operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu
dalam kelancaran perkembangan organisasi
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja

4

9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan
jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
5

2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan
keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
plafon, jendela, dan hiasan kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan
kantor
MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi
1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin
“Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang)
dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja
sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah
setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan
bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu
sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih.
5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, bendabenda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang
bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan
efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
2. Ada kerja sama
3. Ada tujuan bersama

B. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Prinsip perumusan tujuan
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi
C. Bentuk-Bentuk Organisasi
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung
jawabnya dibagi menjadi 3 macam:
1. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkattingkat jenjang yang diperlukan
- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para
pemimpin unit pada tata jenjang organisasi
- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab
penuh
- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari
pimpinan unit
- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan
vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu
tangan
- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
7

-

Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling
kenal
Kekurangan:
- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika
pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh
organisasi tersebut.
- Pimpinan lebih cenderung otoriter
- Karyawan lebih sulit berkembang
Pimpinan

Pimpinan

Kepala
Seksi

Kepala
Seksi

Pimpinan

Kepala
Seksi

Kepala
Seksi

Pimpinan

Kepala
Seksi

Kepala
Seksi

2. Organisasi Garis dan Staf
Ciri-ciri:
- Pimpinan mengangkat tenaga staf
- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus
Kelebihan:
- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena
adanya staf ahli
- Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan
tujuan yang luas
- Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”
Kekurangan:
- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya
organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan
tidak saling mengenal
8

-

Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

Pimpinan
Akuntan
publik
Bagian
pemasaran

Penasehat
hukum
Bagian
keuangan

Kepala Kepala Kepala Kepala
seksi
seksi
seksi
seksi

Bagian
SDM

Kepala Kepala
seksi
seksi

Bagian
produksi

Kepala Kepala
seksi
seksi

3. Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin
Kelebihan:
- Pembagian tugas lebih jelas
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin
Kekurangan:
- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
9

-

Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih
mementingkan spesialisasinya
Tidak ada kesatuan perintah

pimpinan

Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala bagian

Kepala seksi

D. Pengertian Pekerjaan Kantor
1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan
2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkatwarkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan
pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari
3. Geofrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi
kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan
warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan
keterangan, dan melindungi harta kekayaan.
E. Fungsi Pekerjaan Kantor
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan organisasi
10

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan
di berbagai media
c. Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d. Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan
informasi
e. Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer
dan menyusun buku di perpustakaan
f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan
prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang
tugas utama perusahaan adalah :
1. Typing
: 24,6%
2. Calculating
: 19,5%
3. Checking
: 12,3%
4. Filling
: 10,2%
5. Telephoning
: 8,8%
11

6. Duplicating
: 6,4%
7. Mailing
: 5,5%
8. Other
: 12,7%
Total
: 100%
B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat pelayanan
2. Terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi
yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
Kegunaan surat:
- Sebagai alat komunikasi secara tertulis
- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
- Dapat menjadi nilai historis
- Sebagai duta organisasi
- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat
- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta
dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan
- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur
dan bentuk yang dipilih
- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak
bertele-tele
- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik
secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan
pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan
data.
1) Fungsi laporan:
- Sebagai bahan pertanggungjawaban
- Alat menyampaikan informasi
12

- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Bahan pengambilan keputusan
2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
- Harus jelas dan cermat
- Mengandung kebenaran dan objektifitas
- Lengkap
- Tegas dan konsisten
- Langsung mengenai sasaran
- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
- Disertai dengan saran-saran
- Tepat waktu
3) Jenis-jenis laporan:
a. Laporan berdasarkan waktu
- Laporan berkala  laporan yang dibuat secara periodik atau
rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian,
mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan
kehadiran karyawan setiap bulan.
- Laporan insidental  laporan yang dibuat apabila diperlukan
b. Laporan berdasarkan bentuk
- Laporan berbentuk surat  laporan yang dibuat secara
tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat
halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari
suatu sekolah
- Laporan berbentuk naskah  laporan disampaikan dalam
bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang.
Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo  laporan yang ditulis
menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk
keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c. Laporan berdasarkan penyampaian
- Laporan lisan  laporan yang disampaikan secara langsung
- Laporan tertulis  contoh: surat, naskah dan memo
- Laporan visual  laporan yang disampaikan melalui
penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi
(power point)
d. Laporan berdasarkan sifat
13

-

Laporan biasa  laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak
rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak
menimbulkan dampak negatif
- Laporan penting  laporan yang isinya bersifat penting dan
rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh
mengetahuinya.
e. Laporan berdasarkan isinya
- Laporan informatif  laporan yang isinya hanya berisi
informasi saja
- Laporan rekomendasi  laporan yang isinya bersifat penilaian
sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
- Laporan analisa  laporan yang isinya berupa hasil analisa
secara mendalam
- Laporan kelayakan  laporan yang isinya berisi tentang hasil
penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
- Laporan pertanggungjawaban  laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada
atasan yang memberi tugas tersebut.
4) Langkah-langkah membuat laporan
- Menentukan masalah yang akan dilaporkan
- Mengumpulkan bahan, data dan fakta
- Mengklasifikasi data
- Mengevaluasi dan mengolah data
- Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a. Pendahuluan
- Maksud dan tujuan penulisan laporan
- Masalah pokok yang dilaporkan
- Sistematika laporan
b. Batang tubuh
- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
- Masalah yang terjadi
- Pembahasan masalah
c. Penutup
- Kesimpulan, dan
- Saran
14

3. Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang
didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada
beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap
a. Keuntungan membuat formulir
1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta
menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas
2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3) Adanya keseragaman
4) Mengurangi kegiatan foto kopi
b. Fungsi formulir
1) Mencari suatu keterangan
2) Menghimpun data yang sama
3) Menyampaikan informasi yang sama
4) Sebagai bukti fisik
5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang
jelas
2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
5) Dibuat secara sederhana
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang
kosong yang cukup
7) Harus ada judul nama formulir
8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan
memberikan informasi secara langsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam
berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang
15

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)
1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya
1) Berbentuk lembaran
2) Berbentuk non lembaran
3) Berbentuk buku
b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya
1) Barang habis pakai
2) Barang tidak habis pakai
2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
3. Mesin Komunikasi Kantor
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
5. Interior Kantor (Office Arrangement)
6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan
kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan
2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management,
tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat
perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a. Tujuan tata ruang
16

1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak
ada ruang yang tidak berguna
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan
6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun
tamu perusahaan
b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1) Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan
bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh
tembok ataupun penyekat dari kayu
a) Keuntungan
- Mudah merubah ruangan
- Mudah dalam berkomunikasi
- Mudah dalam pengawasan
- Menghemat penggunaan
- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan
peralatan kerja
- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar,
sehingga suasana lebih segar
b) Kerugian
- Sulit melakukan pekerjaan rahasia
- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu
- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi
2) Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang
terbuat dari kayu
a) Keuntungan
- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang,
karena terhindar dari kebisingan
- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
17

b) Kerugian
- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar
sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
3) Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
a) Keuntungan: menjaga privasi kerja
b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan
c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor
1) Asas-asas tata ruang kantor
a) Asas jarak terpendek
b) Asas rangkaian kerja
c) Asas penggunaan seluruh ruangan
d) Asas integrasi kegiatan
e) Asas perubahan susunan tempat kerja
f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan
2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan
berdekatan
b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis
lurus
c) Alur kerja harus sederhana
d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang
menggunakannya
e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai
ukuran yang sama
f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang
menghadap cahaya langsung
g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat,
sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan
h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan
ditempatkan dekat jendela
3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
a) Sistem pencahayaan/penerangan
Ada empat jenis pencahayaan:
18

 Natural lighting= sinar matahari
 Task lighting
 Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit
 Accent lighting=daerah-daerah tertentu
Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:
 Penerangan direct
 Penerangan semi direct
 Penerangan indirect
 Penerangan semi indirect
b) Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan
cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah,
krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang
memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
 Warna primer: merah, biru, kuning
 Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari
campuran warna primer
 Warna tersier: campuran dari warna primer dan
sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
 Merah:berani, sensual, merah
 Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah
 Hijau: alami
 Biru: harmonis, tenang, lapang
 Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman,
terang
 Merah muda: ceria, romantis
 Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
 Ukuran ruang
 Lokasi bangunan
 Lokasi ruangan
 Tipe ruang
 Bentuk ruang
 Tinggi ruang
19

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
 Kantor lebih menarik dan menyenangkan
 Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang
berlebihan
 Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan
gembira
 Produktivitas kerja karyawan akan meningkat
 Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat
berkurang
 Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c) Sistem pengaturan udara ruangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas
Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan
dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi
bekerj dengan nyaman adalah 25,6 0C.
Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:
- Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur
suhu secara otomatis
- Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup
- Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang
Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:
- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja
- Semangat kerja karyawan dapat meningkat
- Kesehatan karyawan lebih terpelihara
- Produktivitas kerja lebih meningkat
- Kualitas kerja menjadi lebih baik
- Memberi kesan yang baik kepada tamu
d) Sistem penataan suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang
terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh
dapat menimbulkan produktivitas menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:
- Konsentrasi karyawan terganggu
- Semangat kerja karyawan menuru
- Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan
20

- Karyawan tambah lelah
- Kesalahan kerja banyak terjadi
- Produktivitas kerja rendah
Cara mengurangi tingkat kebisingan:
- Ruangan diberi penyadap suara
- Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya
dapat diredam
- Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)
- Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian
- Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk
menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor:
 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
 Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan
 Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
 Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
 Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3) Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan biaya perlengkapan
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
21

4) Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei harga dilokasi
e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang
ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan
data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan perhitungan luas bangunan
c) Menyusun rencana anggaran biaya
d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan
rencana
tahapan
pelaksanaan
secara
teknis,
serta
memperkirakan
anggaran
yang
disediakan
dengan
memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;
a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan
atau daftar permintaan barang ke bagian gudang
b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di
gudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan
memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor
d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala
e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji
(kuantitas dan kualitasnya)
f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk
didistribusikan ke unit yang membutuhkan
2. Penyimpanan
Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan
a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:
22

1) Agar barang tidak cepat rusak
2) Agar tidak terjadi kehilangan barang
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang
tersebut dicari
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam analisa
b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:
1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka
3) Sifat barang yang disimpan
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5) Prosedur dan tata kerja
6) Biaya yang disediakan
7) Tenaga yang diperlukan
8) Jangka waktu penyimpanan
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan
satuan barang)
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4) Barang disimpan ditempat yang memadai
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari
6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau
siraman air
7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di
bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama
disimpan lebih dalam
3. Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan
kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;
 Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
 Agar barang tidak mudah hilang
23

 Agar barang tidak kadaluarsa
 Agar barang tidak mudah susut
 Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan
berbagai cara:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1) Pemeliharaan sehari-hari
2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu
sekali, sebulan sekali, dll)
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor
dan alat elektronik
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang
menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
 Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan
penyemprotan
 Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu
 Sediakan alat pemadam kebakaran
 Jangan menyimpan bahan bakar
 Pasang pengumuman dilarang merokok
 Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating
Procedure)
 Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak
 Perbaiki barang-barang yang rusak
 Simpan barang-barang dengan baik dan benar
 Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
 Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera
 Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
 Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja
4. Inventarisasi
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;
 Agar peralatan tidak mudah hilang
 Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggungjawabkan
 Memudahkan dalam pengecekan barang
24

 Memudahkan dalam pengawasan
 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format
pencatatan
a. Buku induk inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
b. Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing
berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini
digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
c. Buku catatan barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari
(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.
5. Laporan sarana dan prasarana
Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan
prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana
dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya
dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.
a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana
1) Sebagai bahan pertanggungjawaban
2) Sebagai pengendali persediaan
3) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi
barang
4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,
sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung,
diantaranya:
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti pembelian barang
3) Bukti pengeluaran barang
4) Kartu barang
5) Kartu persediaan
6) Daftar inventaris
7) Daftar rekapitulasi barang inventaris
c. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
25

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Memeriksa barang
Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
Menghitung pengeluaran barang
Menghitung sisa persediaan
Mencatat mutasi barang
Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Personil Kantor
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya
kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.
1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan
digaji oleh pemerintah
2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar
instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut
3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status
pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi
pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau
karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan
dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai
suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan
tunjangan.
B. Macam-Macam Personil Kantor
1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan
yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2. Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang
lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana
dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3. Staf atau pembantu ahli
26

Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4. Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan
besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab
personil kantor sebagai berikut;
1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan
bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan
bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat
keluar dan masuk
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan
keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan
kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat
surat keluar
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau
orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor
D. Perangkat Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari
arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat
telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas
admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan
komputer;
1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali
mengetik surat
2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan
pengerjaan laporan keuangan
3. Aplikasi data base
27

4. Alat scanner
5. Lokal area networking
6. Email
E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor
1. Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,
perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab
musabab, duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description),
spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job
evaluation)
Analisis jabatan berguna untuk:
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja.
Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi
tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam
suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun
pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan
secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang
dibutuhkan.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
1) Sumber internal
28

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu
lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan
cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui
spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk
mengisi tugas baru
Keunggulan sumber internal:
a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena
terdapat peluang untuk promosi
b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap
perusahaan
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya
untuk iklan
d) Waktu perekrutan relatif singkat
Kelemahan sumber internal:
a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru
yang berada di luar perusahaan
b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan
2) Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi
kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai
berikut:
a) Pelamar datang sendiri
b) Kantor dinas tenaga kerja
c) Lembaga-lembaga pendidikan
d) Pemuatan iklan/advertising
e) Referensi seseorang/rekanan karyawan
f) Mengambil dari perusahaan lain
g) Nepotisme
Keunggulan sumber eksternal
a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
Kelemahan sumber eksternal
a) Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi
b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan
biaya tahapan seleksi
c) Waktu rekrutmen akan lama
d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
29

c. Metode-metode rekrutmen
1) Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk
karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang
masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh
karyawan yang baik
2) Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di
media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak
lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik
dan andal menjadi lebih besar
d. Kendala-kendala rekrutmen
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi
semakin sedikit minat.
3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup
mempengaruhi minat pelamar
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran
tenaga kerja
6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak
pesaing
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang
terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika
memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:
 Seleksi harus efisien dan efektif
 Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku
 Petugas seleksi harus cerdas dan jujur
 Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus
diperhatikan dan diartikan secara dinamis
a. Proses seleksi
Penyaring pelamar
Tes
30

Wawancara awal
Evaluasi latar belakang dan referensi
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
1) Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran
2) Penarikan tenaga kerja
3) Klasifikasi jabatan
4) Tes dan wawancara
a) Tes
Tujuan diadakan tes  untuk mengetahui tingkat kepandaian,
kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan
Tes terdiri dari sebagai berikut:
 Tes individutes kemampuan yang dilakukan secara
perorangan, biasa dilakukan dengan praktik
 Tes kelompoktes kemampuan yang dilakukan secara
bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis
 Tes intelegensites untuk mengetahui tingkat kecerdasan
 Tes minattes untuk mengetahui minat pelamar
 Tes kepribadianuntuk mengetahui kepribadian pelamar
 Tes bakatuntuk mengukur bakat pelamar
 Tes kesehatantes untuk mengetahui kesehatan pelamar
b) Wawancara
Tujuan wawancara:
 Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat
untuk bekerja
 Memastikan kebenaran data tertulis pelamar
 Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang yang
tepat
31

Memberikan informasi kepada pelamar tentang
perusahaan
 Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara
 Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur
subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga
manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat
hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak
suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.
 Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus
memperhatikan hal-hal berikut:
- Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada
salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa
dan agama pelamar.
- Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai
pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan
yang luas tentang perusahaan.
- Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik
setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak
acuh
- Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil
wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
- Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan
diusahakan menciptakan suasana bersahabat,
sehingga
diharapkan
pelamar
bisa
bebas
mengemukakan pendapatnya.
5) Penempatan personil kantor
Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima
ditempatkan di suatu bagian tertentu.
Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi
berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang:
1) Qualified dan profesional
2) Jujur dan disiplin


32

3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)

Inovatif dan bertanggung jawab
Cakap dengan penempatan yang tepat
Kreatif dan dinamis
Berdedikasi tinggi
Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan
Dapat bekerja sama
Dapat bekerja mandiri
Mudah berkembang
Mempunyai budaya dan perilaku malu

d. Cara-cara seleksi
1) Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standarstandar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau
jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau
berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang diseleksi:
a) Surat lamaran bermaterai atau tidak
b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus
c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan
d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan
pertimbangan
e) Wawancara tatap muka/langsung
f) Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)
g) Garis keturunan si pelamar
h) Bentuk tulisan si pelamar
2) Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan
kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi
berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
Unsur-unsur seleksi ilmiah:
a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru
b) Berorientasi kepada prestasi kerja
c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis
d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya
e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan
e. Kualifikasi seleksi
33

f.

Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:
1) Umur
2) Keahlian
3) Pendidikan
4) Kesehatan fisik
5) Jenis kelamin
6) Bakat
7) Tampang/wajah
8) Karakter
9) Pengalaman kerja
10) Kejujuran
11) Kerja sama
12) Kedisiplinan
13) Inisiatif dan kreatif
Tingkatan seleksi
Ada 3, yaitu:
1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak
pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima
2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status
masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan
atau 1 tahun
3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan,
kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.
Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:
1) Menetapkan perencanaan kepegawaian
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga
kerja, baik intern maupun ekstern
3) Membuat iklan lowongan kerja
4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif
6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal,
pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi
syarat untuk mengikuti tes/ujian
9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis,
intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.
34

F.

10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah
calon yang lulus.
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa
percobaan.
12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status
masa percobaan.
13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan
14) Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa
orientasi
15) Menentukan lulus tidaknya mas