Slide – Dasar Manajemen & Bisnis | Doni Alamsyah

PERTEMUAN 11

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A. KONSEP DASAR

Menurut Handoko (2003:272) bahwa komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.

atau informasi dari seseorang ke orang lain.

Konsep rantai pertukaran informasi mempunyai unsur-unsur sebagai berikut:

1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti 2. Suatu sarana pengaliran informasi

3. Suatu system bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu

B. PROSES KOMUNIKASI

Model komunikasi antar pribadi

Model ini menunjukkan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang dapat mengirimkan berita tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar maka komunikasi tidak akan terjadi.

C. TIPE JARINGAN DAN SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Menurut Handoko (2003:278) bahwa tipe jaringan komunikasi berbentuk:

1. Lingkaran 2. Rantai

3. Huruf Y 3. Huruf Y 4. Bintang

Sedangkan saluran komunikasi dalam organisasi terdiri dari:

1. Komunikasi vertikal

2. Komunikasi lateral atau horizontal 3. Komunikasi Diagonal

* Jaringan Komunikasi 1. Lingkaran

A

B E

NB : B hanya dpt berkomunikasi A dan C. Untuk berkomunikasi dengan E, B harus melalui A atau C dan D

2 . Rantai

C

B D

NB : menunjukkan dua bawahan (A dan E) yg melapor kpd atasan mereka (B dan D), yg selanjutnya oleh B dan D dilaporkan ke C.

Jaringan “lingkaran” dan “rantai” adalah komunikasi yg di desentralisasi.Hal ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah yg kompleks, karena akan lebih cepat dan akurat penyelesaiannya. Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi.

3. Bintang

C

B

D A

E

NB : C dapat berkomunikasi langsung dengan A, B, D, E, walaupun mereka tdk dpt berkomunikasi satu sama lain. Contoh : empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C)

4. Huruh Y

C

B

D A

E

NB : Terdapat dlm bagian sekretariat dimana surat-surat diterima oleh E, di sortir oleh D dan di distribusikan oleh C ke A dan B.

Jaringan “ bintang” dan “huruf Y” adalah komunikasi yg terpusat, dengan C pd posisi pusat. Hal ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan akurat.

* Saluran Komunikasi Dalam Organisasi :

1. Komunikasi Vertikal

Terdiri atas komunikasi ke bawah dan ke atas.

a. Komunikasi ke bawah (downward communication) = memberikan pengarahan, instruksi, nasehat/saran, penilaian bawahan, dan informasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

b. Komunikasi ke atas (upward communication) berisi data / umpan balik bagi manajemen = mensuplai informasi kpd tingkatan balik bagi manajemen = mensuplai informasi kpd tingkatan manajemen atas tentang apa yg terjadi pd tingkat bawah (laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan).

2. Komunikasi Lateral / Horizontal (koordinatif)

a. Komunikasi di antara para anggota dlm kelompok kerja yg sama.

b. Komunikasi di antara departemen-departemen pd tingkatan organisasi yg sama.

3. Komunikasi Diagonal.

D. HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan – hambatan Organisasi a. Tingkatan Hirarki

b. Wewenang Manajerial c. Spesialisasi

2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi, yang terdiri dari : a. Persepsi Selektif

b. Status / Kedudukan Komunikator c. Keadaan Membela Diri

d. Pendengaran Lemah

E. PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh para manajer untuk dapat meningkatkan efektivitas komunikasi antara lain:

1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif 1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif 2. Penggunaan umpan-balik

3. Menjadi komunikator yang lebih efektif 4. Pedoman komunikasi yang baik

• Pedoman Komunikasi Yang Baik.

American Management Associations (AMA) telah menyusun sepuluh pedoman komunikasi yg baik (The Ten Commandments of Good Communication) :

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain. 4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain.

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yg membantu atau umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yg telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10. Jadilah pendengar yg baik, berkomunikasi tdk hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

1. Proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain disebut :

a. Kekuasaan d. Delegasi

b. Wewenang e. Reputasi

c. Komunikasi

Pertemuan 11

c. Komunikasi

2. Pengirim pesan dalam komunikasi organisasi disebut :

a. Komunikator c. Pembicara

b. Komunikan d. Narasumber

3. Penerima pesan dalam komunikasi organisasi disebut :

a. Komunikator c. Pembicara

b. Komunikan d. Narasumber

c. Media

4. Komunikasi yang memotong secara menyilang rantai 4. Komunikasi yang memotong secara menyilang rantai

perintah organisasi disebut komunikasi :

a. Horizontal c. Bisnis

b. Vertikal d. Maya

5. Cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang

dihadapi oleh para manajer untuk dapat

meningkatkan efektivitas komunikasi antara lain: a. Penggunaan umpan-balik

b. Mengurangi hambatan c. Integrasi sistem

c. Integrasi sistem

d. Pendekatan personal e. Sosialisasi

E. PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh para manajer untuk dapat meningkatkan efektivitas komunikasi antara lain:

1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif 1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif 2. Penggunaan umpan-balik

3. Menjadi komunikator yang lebih efektif 4. Pedoman komunikasi yang baik

• Pedoman Komunikasi Yang Baik.

American Management Associations (AMA) telah menyusun sepuluh pedoman komunikasi yg baik (The Ten Commandments of Good Communication) :

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain. 4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain.

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yg membantu atau umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yg telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10. Jadilah pendengar yg baik, berkomunikasi tdk hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

1. Proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain disebut :

a. Kekuasaan d. Delegasi

b. Wewenang e. Reputasi

c. Komunikasi

Pertemuan 11

c. Komunikasi

2. Pengirim pesan dalam komunikasi organisasi disebut :

a. Komunikator c. Pembicara

b. Komunikan d. Narasumber

3. Penerima pesan dalam komunikasi organisasi disebut :

a. Komunikator c. Pembicara

b. Komunikan d. Narasumber

c. Media

4. Komunikasi yang memotong secara menyilang rantai 4. Komunikasi yang memotong secara menyilang rantai

perintah organisasi disebut komunikasi :

a. Horizontal c. Bisnis

b. Vertikal d. Maya

5. Cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang

dihadapi oleh para manajer untuk dapat

meningkatkan efektivitas komunikasi antara lain: a. Penggunaan umpan-balik

b. Mengurangi hambatan c. Integrasi sistem

c. Integrasi sistem

d. Pendekatan personal e. Sosialisasi