Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Pengiriman Barang, Efektivitas Dan Efisiensi

  

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TERHADAP KEGIATAN PENGIRIMAN BARANG DALAM RANGKA

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PADA PT.

KARYAWIYOSA ABADI

Novia Darmawanti, Tri Lestari, Mahsina

  Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya

  ABSTRACT This study aims to determine the application of accounting information systems

delivery of goods in an effort to improve the effectiveness and efficiency at PT. Karyawiyosa

  

Abadi. The research method used in this study is descriptive qualitative method, that is

method in the form of description which describes an object based on fact which exist, which

the describe with the sentence to get conclusion. While the techniques of collecting data that

are use is doing an interview to the company, literature study and documentation of data that

can be from internal company. The results obtained that the accounting information system

delivery of goods in applied at PT. Karyawiyosa Abadi is actually still inadequate. This is

seen in the absence of the delivery, the tasks done by the finance and accounting, and

supporting documents such as mail Delivery Order and Letter of Order Load Goods that

doesn’t in it. This needs to be done to improve the system so that goods delivery activities can

work effectively and efficiently.

  

Keywords : Accounting Information System, Delivery of Goods, Effectiveness and efficiency.

  PENDAHULUAN

  Persaingan bisnis saat ini tidak hanya menyangkut kualitas produk, harga serta penyampaian yang cepat, namun dibutuhkan juga adanya fokus dan fleksibilitas. Kualitas produk yang dihasilkan merupakan tuntutan utama dalam kegiatan bisnis saat ini. Dengan demikian kesadaran dalam menjadikan kualitas sebagai dimensi utama aktivitas bisnis perlu direncanakan dan dilaksanakan dari pimpinan hingga para staf operasional. Kualitas yang tinggi tidak berarti harga yang selalu tinggi, karena antara kualitas dengan harga sudah bukan merupakan kewajiban lagi, artinya perbaikan kualitas tidak harus dengan menaikkan harga jual suatu produk. Salah satu tuntutan konsumen saat ini adalah tuntutan akan kecepatan penyampaian produk ke konsumen (fast delivery).

  Setiap perusahaan dagang yang mengirimkan produk kepada customer pasti mempunyai divisi pengiriman tersendiri. Divisi pengiriman ini bertugas untuk mempersiapkan pengiriman barang dan mengecek barang sebelum dikirim, mengatur jadwal keberangkatan barang dan memastikan barang sampai pada customer dalam keadaan baik dan cepat. Dengan prosedur dan sistem yang terkonsep akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada pengiriman barang.

  Pada PT. Karyawiyosa Abadi tidak terdapat bagian pengiriman sehingga apabila ada pengiriman barang kepada customer dilakukan oleh bagian gudang. Dengan tidak adanya bagian pengiriman pada perusahaan mengakibatkan barang terkadang terlambat untuk sampai pada customer sehingga perusahaan mendapat complain dari customer. Dengan adanya masalah yang terjadi pada PT. Karyawiyosa Abadi mengakibatkan sistem pengiriman barang pada perusahaan dikatakan kurang efektif dan efisien.

  Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk mengkaji lebih lanjut tentang sistem informasi akuntansi pengiriman barang yang terdapat pada PT. Karyawiyosa Abadi dengan mengambil judul: “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Kegiatan Pengiriman Barang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Pada PT. Karyawiyosa Abadi”.

  Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam hal ini adalah: 1.

  Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi?

  2. Bagaimana efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan pengiriman barang yang diterapkan pada PT. Karyawiyosa Abadi? Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagi berikut: 1.

  Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi.

2. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan pengiriman barang yang diterapkan pada PT. Karyawiyosa Abadi.

  

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Pengiriman Barang, Efektivitas Dan Efisiensi

  Sarosa (2009:13), “sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan”. Sedangkan menurut Krismiaji (2015:4), “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan tranksaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”.

   Pengiriman barang merupakan suatu proses mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman.

  Jadi kegiatan pengiriman barang adalah aktivitas pengiriman fisik barang yang dimulai dari gudang sampai ketempat tujuan (customer) yang sesuai dengan dokumen-dokumen pemesanan dan pengiriman.

  Menurut Bhayangkara (2016:17), efektivitas adalah ukuran dari output. Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuan. Sedangkan efisiensi adalah rasio antara input dan output. Seberapa besar output yang dihasilakan dengan menggunakan sejumlah input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan.

  METODE PENELITIAN Jenis penelitian

  Pendekatan penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah metode kualitatif, yaitu dengan cara mengadakan analisa dan menyajikan uraian-uraian melalui perbandingan dengan teori yang berlaku dan menghasilkan data deskriptif yang berupa kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati dan bersifat sebenarnya. Data ini bertujuan untuk membuat pernyataan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta dan masalah untuk praktek yang sedang berlangsung.

  Teknik Pengumpulan Data

  Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan penulis adalah: a.

  Studi kepustakaan Studi kepustakaan yaitu berupa kegiatan mengumpulkan dan mempelajari buku teori dan literatur yang berisi konsep dasar serta yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas, sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori dalam pemecahan masalah.

  b.

  Penelitian lapangan ( field research) Penelitian lapangan ( field research) yaitu mengumpulkan data dengan cara mengadakan pengamatan dan pencatatan secara langsung pada objek penelitian sesuai dengan permasalahan yang akan disajikan. Dalam pengumpulan data menggunakan field research metode yang akan digunakan adalah:

  1. Wawancara Penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan narasumber yang berkaitan dengan masalah yang akan diselesaikan. Dalam hal ini tentang sistem dan prosedur pengiriman barang.

  2. Observasi Penulis mengadakan pengamatan langsung dilapangan terhadap objek yang diteliti secara cermat dan jelas yang berhubungan dengan pembahasan.

  3. Dokumentasi Penulis memperoleh data dengan melihat dan mempelajari dokumen-dokumen yang ada pada perusahaan yang berhubungan dengan pembahasan.

  Teknik Analisis Data

  Dalam penelitian ini analisis sistem informasi yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.

  Mengumpulkan dan mengidentifikasi data-data yang diperlukan yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi. Data-data yang diperlukan terkait dalam pengiriman barang adalah SOP pengiriman barang, PO (Purchase Order), SO (Sales Order), DO (Delivery Order), kartu stok gudang, surat order pengiriman, surat muat barang, laporan pengiriman barang, bill of landing, faktur penjualan.

  2. Analisis penerapan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi. Data prosedur pengiriman barang didapat dari wawancara kepada pada manajer dan karyawan yang berhubungan langsung dengan kegiatan pengiriman barang. Hasil analisis adalah alur pengiriman barang, siapa saja yang terlibat, dan dokumen apa saja yang terkait.

  3. Evaluasi kelemahan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi. Dalam hal ini peneliti mencari apa saja kelemahan-kelemahan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada perusahaan dengan membandingkan prosedur perusahaan dengan prosedur yang berlaku umum.

  4. Usulan rekomendasi perancangan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT.

  Karyawiyosa Abadi. Setelah peneliti menemukan kelemahan-kelemahan yang terjadi pada perusahaan, selanjutnya peneliti memberikan rekomendasi prosedur pengiriman barang yang dapat memperbaiki prosedur yang telah ada di PT. Karyawiyosa Abadi.

  5. Analisis efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi pengiriman barang yang diterapkan pada PT. Karyawiyosa Abadi. Pada tahap ini peneliti menganalisis tingkat efektivitas dan efisiensi prosedur pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi dengan indikator-indikator yang ada.

  a.

  Indikator pengukuran efektivitas 1.

  Kinerja Adapun indikator-indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek kinerja adalah: a.

  Tingkat kememadaian perbandingan antara input/anggaran dengan output/hasil.

  b.

  Tingkat kesesuaian hasil dengan standar/rencana yang ditetapkan.

  c.

  Tingkat efisiensi pemanfaatan anggaran yang tersedia.

  d.

  Kemampuan menghasilkan pelayanan yang sesuai dengan tuntutan customer.

2. Stabilitas Organisasi

  Adapun indikator-indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek stabilitas organisasi adalah: a.

  Kemampuan menyelesaikan masalah yang terjadi.

  b.

  Jumlah masalah yang dapat diselesaikan.

  c.

  Kemampuan menciptakan iklim kerja yang kondusif.

  3. Kepuasan pegawai Adapun indikator-indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek kepuasan pegawai adalah: a.

  Tingkat kepuasan pegawai dalam menjalankan tugas sehari-hari.

  b.

  Tingkat kepuasan pegawai terhadap hasil kerja.

  4. Fleksibiltas terhadap lingkungan Adapun indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek fleksibilitas terhadap lingkungan adalah: a.

  Kemampuan menyesuaikan diri organisasi terhadap lingkungan dengan melakukan perubahan-perubahan prosedur, struktur, kualitas barang/jasa yang dihasilkan.

  b.

  Indikator pengukuran efisiensi Indikator untuk mengukur tingkat efisiensi dibagi menjadi 3 sub yaitu: 1.

  Alokasi biaya Adapun indikator-indikator untuk mengukur efisiensi pada aspek alokasi biaya adalah: a.

  Minimalkan waktu tunggu muat digudang dan waktu tunggu bongkar barang di tujuan.

  b.

  Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan.

  2. Alat transportasi Adapun indikator-indikator untuk mengukur efisiensi pada aspek alat transportasi biaya adalah: a.

  Atur route yang dituju.

  b.

  Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan pada pecahan atau kartonan.

  3. Tenaga kerja Adapun indikator-indikator untuk mengukur efisiensi pada aspek tenaga kerja adalah: a.

  Memiliki jumlah tenaga kerja yang memadai untuk melakukan kegiatan operasional.

  b.

  Memiliki jumlah tenaga kerja yang memadai untuk menjaga keamanan.

6. Kesimpulan dan saran. Tahap ini adalah adalah tahap terakhir pada teknis analisis data.

  Setelah peneliti menganalisis prosedur pengiriman barang dan tingkat efektivitas dan efisiensi, serta kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan, peneliti dapat menarik kesimpulan dan memberikan saran sebagai hasil penelitian pada PT. Karyawiyosa Abadi.

HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN

  

Analisis Evaluasi Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Karyawiyosa Abadi

  Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, terdapat kelemahan atau kekurangan diantaranya:

  1. Tidak adanya bagian pengiriman yang menyebabkan perangkapan tugas pada bagian gudang. Tugas dan wewenang yang merupakan tanggung jawab bagian pengiriman di ambil alih oleh bagian gudang. Akibatnya adalah tidak ada yang memantau jadwal pengiriman sehingga barang terkadang terlambat untuk sampai pada customer dan dapat menimbulkan kekeliruan maupun kerucangan pada saat menyiapkan barang.

  2. Bagian gudang tidak membuat dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat Barang sehingga kurangnya dokumen-dokumen pendukung pada pengiriman barang.

  Akibatnya adalah kemungkinan terjadinya kekeliruan pada proses muat barang serta menurunnya tingkat ketelitian dalam pengiriman dan dapat menimbulkan penyelewengan terhadap persediaan.

  3. Adanya perangkapan tugas di bagian keuangan. Dimana bagian keuangan membuat

  invoice yang seharusnya tugas tersebut di lakukan dan menjadi tanggung jawab dan

  wewenang bagian akuntansi. Akibatnya adalah adanya kecurangan dan kerugian yang dialami oleh perusahaan.

  Bagian Penjualan _{Mulai 1 2} Bagian Gudang _{2 PO PO 1 2 Faktur}

  3 _{Faktur PO 1 2 Melakukan pencatatan keluarnya barang Mengevaluasi Membuat Surat pesanan Jalan Delivery Order Membuat A gudan} Kartu _{g Membuat faktur penjualan SJ 1}

  2 _{DO DO PO 1 2 3 Faktur PO 1 2}

  3 _{4 A 3}

  2 ¹ _{mengeluarkan Menyiapkan barang dan barang = Usulan Peneliti Muat Barang} Surat Perintah _{3 = Usulan Peneliti = PT. Karyawiyosa Abadi} = PT. Karyawiyosa Abadi Sumber: Peneliti (2017)

  Gambar 1 Usulan Rekomendasi SIA Pengiriman Barang

  Bagian Pengiriman _{3 3} Bagian Akuntansi _{5 Faktur DO PO 1 2 DO PO 1 2}

  3 _{Muat barang DO Faktur Surat Perintah Muat 1 2 Barang Surat Perintah Muat 5 meminta TTD Menyerahkan barang dan customer} Barang _{Mencocokkan dan disimpan Dicocokkan} sebagai arsip _{Mengecek barang Faktur PO 1 2 DO DO PO 1 2}

  3 Invoice _{Data dimasukkan Diperiksa oleh Quality Control 5} dalam komputer _{Data tersimpan}

Customer

_{A Selesai = PT. Karyawiyosa Abadi} = Usulan Peneliti = Usulan Peneliti _{= PT. Karyawiyosa Abadi}

  Sumber: Peneliti (2017)

  Gambar 2 Usulan Rekomendasi SIA Pengiriman Barang (lanjutan)

  

Analisis Deskriptif Solusi Dari Temuan Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi

Pengiriman Barang Pada PT. Karyawiyosa Abadi

  Dengan adanya kelemahan yang ada pada sistem akuntansi pengiriman barang, maka peneliti dapat memberikan usulan rekomendasi untuk perbaikan sistem pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi.

  1. Menambah divisi baru yaitu bagian pengiriman barang. Dengan ditambahkannya divisi bagian pengiriman, jadwal pengiriman dapat terjadwal dengan baik dan pengiriman akan selalu dipantau untuk mengurangi terjadinya keterlambatan barang sampai pada konsumen.

  2. Bagian gudang membuat dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Pengiriman Muat Barang sebagai tanda realisasi keluarnya barang ke bagian pengiriman. Hal ini dapat memperkecil adanya kesalahan dalam proses pengiriman.

  3. Melakukan pemisahan tugas dan wewenang. Bagian keuangan tidak berwewang untuk membuat invoice dan wewenang tersebut diberikan kepada bagian akuntansi.

  

Analisis Terhadap Efektivitas Dan Efisiensi Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman

Barang Pada PT. Karyawiyosa Abadi

  Berdasarkan analisis terhadap indikator pengukuran efektivitas dan efisiensi pengiriman barang, PT. Karyawiyosa Abadi dinilai kurang efektif dan efisien. Hal ini terlihat dengan kurangnya jumlah alat transportasi yaitu truk untuk mengangkut barang yaitu truk. Pada PT. Karyawiyosa abadi kurangnya jumlah truk yang tersedia menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan anggaran untuk menyewa truk, akibatnya dana yang dikeluarkan lebih banyak. Dan dengan tidak adanya bagian pengiriman yang mengatur jadwal pengiriman menyebabkan terkadang barang telambat sampai pada customer. Hal ini menimbulkan complain dari konsumen

  SIMPULAN

  Berdasarkan hasil pengamatan dan analisis terhadap penerapan sistem pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi dapat diambil kesimpulan:

  1. Tidak adanya bagian pengiriman yang menyebabkan perangkapan tugas pada bagian gudang. Tugas dan wewenang yang merupakan tanggung jawab bagian pengiriman di ambil alih oleh bagian gudang. Hal ini dapat mengakibatkan tidak ada yang memantau jadwal pengiriman sehingga barang terkadang terlambat untuk sampai pada customer dan dapat menimbulkan kekeliruan maupun kerucangan pada saat menyiapkan barang.

  2. Bagian gudang tidak membuat dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat Barang (SPMB) yang merupakan dokumen pendukung untuk meningkatkan ketelitian dala proses pengiriman. Akibatnya adalah kemungkinan terjadinya kekeliruan pada proses muat barang serta menurunnya tingkat ketelitian dalam pengiriman dan dapat menimbulkan penyelewengan terhadap persediaan.

  3. Adanya perangkapan tugas di bagian keuangan. Dimana bagian keuangan membuat

  invoice yang seharusnya tugas tersebut di lakukan menjadi tanggung jawab dan wewenang

  bagian akuntansi. Akibatnya adalah adanya kecurangan dan kerugian yang dialami oleh perusahaan.

  SARAN

  Untuk memperbaiki kegiatan pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi, maka berikut ini penulis akan memberikan saran-saran sebagai bahan pertimbangan agar permasalahan yang timbul pada perusahaan dapat diatasi dikemudian hari. Adapun saran- saran tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Memperbaiki sistem pengiriman barang dengan menambah fungsi pengiriman. Bagian pengiriman merupakan bagian yang penting dalam sistem akuntansi pengiriman barang pada perusahaan. Dengan ditambahkannya bagian pengiriman, peneliti berharap kegiatan pengiriman dapat berjalan dengan lancar dan meningkatkan ketelitian pada saat barang akan dikirim kepada customer.

  2. Penggunaan dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat Barang (SPMB).

  Dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat Barang dibuat oleh bagian gudang dan ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya DO dan SPMB ini peneliti berharap keluar masuknya barang dapat diawasi oleh bagian-bagian yang terkait sehingga tidak terjadi penyelewengan terhadap persediaan.

  3. Memperbaiki sistem pengiriman barang dengan pemisahan tugas dan wewenang bagian keuangan dan akuntansi. Bagian keuangan dan akuntansi merupakan bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi. Dengan adanya pemisahaan tugas, tidak ada kecurangan yang dapat merugikan perusahaan untuk kedepannya.

DAFTAR PUSTAKA

  Bhayangkara, IBK 2016, Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi, Edisi 2, Salemba Empat, Jakarta. Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, UPP STIM YKPN, Yogyakarta. Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta. Sarosa, Samiaji 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Grasindo, Jakarta. Wahyu Winarno, Win 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Andi, Yogyakarta.. Wahyuni, Sofi Tri 2015, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Aktivitas

  Pengiriman Barang Untuk Meningkatkan Efektivtas dan Efisiensi pada Departemen Penjualan PT. CHAROEN POKPHAND INDONESIA Tbk. SIDOARJO, Skripsi, Universitas Bhayangkara Surabaya.