Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Di PT. Big Surabaya
1) 2) 3) SURABAYA Yuditya Haryanto Ignatius
Primatondano Tanuwijaya Adrian Mastan
S1/Jurusan Sistem Informasi. STMIK STIKOM Surabaya, email : 1) yudith_phew@yahoo.com , 2) haryanto@stikom.edu , 3) Ignatius@stikom.eduAbstract PT. BIG Surabaya is a multi-company which has the department include Banquet and Restaurant, T-Bar, Office Park, Regency. Implementation of operational activities at PT. BIG Surabaya still using manual systems. Analysis and design of existing can not help solve the problems in PT. BIG Surabaya. Preparation of employee payroll information system applications are expected to assist in realizing komputerasisasi system and assist the operations of PT BIG Surabaya.
Keyword: PT. BIG Surabaya, payroll information system
Perkembangan teknologi yang memiliki departemen meliputi informasi yang semakin cepat Banquet and Restaurant, T-Bar, mengakibatkan peranan teknologi Office Park, Regency. PT. BIG informasi sangatlah penting untuk Surabaya dalam pelaksanaan menunjang kegiatan operasional kegiatan operasional sehari-hari perusahaan. Penggunaan teknologi masih menggunakan sistem manual informasi diharapkan dapat dan saat ini PT. BIG Surabaya sudah membantu dan mempermudah suatu membuat analisa dan perusahaan ataupun instansi dalam perancangannya. Meskipun telah mengembangkan usahanya. Dengan dibuat analisa dan perancangan adanya penggunaan teknologi sistem informasi penggajian, informasi pada perusahaan perusahaan masih tetap menghadapi diharapkan dapat meningkatkan permasalahan yaitu belum adanya
competitive perusahaan tersebut. sistem yang terkomputerisasi dengan
baik sehingga mengakibatkan PT. BIG Surabaya adalah masalah-masalah yang diatasi belum sebuah perusahaan multi-company dapat terpecahkan.
1
2
Analisa dan perancangan sistem yang dibuat belum dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada PT. BIG Surabaya karena tidak ada aplikasi yang nyata dari perancangan tersebut. Tanpa aplikasi yang nyata, masalah seperti perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan, pencatatan absensi, pembuatan laporan belum dapat teratasi. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut diperlukan adanya aplikasi yang sesuai dengan permasalahan dari PT. BIG Surabaya. Sehingga dirancang sebuah aplikasi yang sesuai dengan analisa dan perancangan sistem informasi, untuk merealisasikan semua analisa serta perancangan yang telah dibuat dan diharapkan dapat mengatasi semua permasalahan.
Menurut Hartono (1999:1) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dengan dibuatnya sistem informasi membantu mengatasi permasalahan dan mempercepat proses penggajian yang terjadi pada PT. BIG Surabaya.
METODE Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam membantu menyediakan informasi untuk berbagai tingkatan manajemen. Sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang memperlancar proses kegiatan yang sedang berjalan. Untuk lebih memahami tentang sistem Hartono (1999:11) mengartikan Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pendekatan sistem merupakan suatu metodologi. Metodologi adalah suatu jalan atau cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk pemecahan berbagai macam Karena pekerjaan mengikuti permasalahan. Siklus hidup suatu pola berurutan dan dilakukan pengembangan sistem (system dengan metode top-down, SDLC ini
development life cycle -SDLC) adalah sering dikenal dengan pendekatan air
suatu aplikasi dari pendekatan sistem terjun (waterfall approach). Aliran untuk pengembangan suatu sistem aktivitas berjalan satu arah dari awal informasi. sampai proyek selesai.
Para pengembang sistem perlu melakukan beberapa tahap dengan urutan tertentu jika proyek ingin berhasil dengan baik. Tahap- tahapnya adalah :
1. Perencanaan
2. Analisis
3. Desain Gambar 1. Pola Sirkulasi
4. Implementasi dari Siklus Hidup Sistem
5. Penggunaan.
(McLeod, 2007:187) Proses pembuatan sistem
Gambar diatas baru kurang lebih mengikuti jalur memperlihatkan bagaimana tahap- seperti berikut ini. Proyek tahap siklus hidup membentuk pola direncanakan dan sumber daya yang lingkaran mengikuti berjalannya diperlukan untuk melaksanakan waktu. Ketika sistem mulai aus, pekerjaan disusun. Sistem yang telah kuran bermanfaat dan harus diganti, berjalan dianalisis untuk memahami maka siklus hidup baru dimulai, masalah dan menentukan kebutuhan diawali dengan tahap perencanaan. fungsional dari sistem baru.
Tidak sulit untuk melihat Kemudian sistem yang baru bagaimana SDLC ini merupakan dirancang dan diimplementasikan. suatu aplikasi pendekatan sistem. Setelah implementasi, baru sistem
Masalah didefinisikan dalam tahap tersebut benar-benar digunakan perencanaan dan analisis. Kemudian solusi alternative diidentifikasi dan periode yang lama). dievaluasi dalam tahap desain.
3
Selanjutnya, solusi terbaik pertanggungjawaban selama diimplementasikan dan digunakan. periode tertentu. Selama tahap penggunaan, umpan Penghasilan yang didapat balik informasi dikumpulkan untuk oleh seorang karyawan terdiri atas : melihat seberapa baik sistem dapat
1. Gaji Pokok memecahkan masalah yang dihadapi Besarnya gaji yang diberikan (McLeod, 2007:187). kepada karyawan sesuai dengan jabatan dan jasa yang diberikan pada perusahaan dan telah
Gaji
ditetapkan gaji pokok minimum Menurut Mulyadi (2001:373), pada waktu karyawan tersebut gaji adalah pembayaran atas pertama kali bekerja. penyerahan jasa yang dilakukan oleh
2. Insentive karyawan baik yang mempunyai a. Uang makan dan transport jabatan maupun karyawan Merupakan tambahan yang pelaksana. akan diterima karyawan selain
Informasi yang dibutuhkan dari gaji pokoknya dan dihitung oleh manajemen dari kegiatan berdasarkan dari tingkat dan penggajian dan pengupahan adalah jabatannya sesuai dengan (Mulyadi, 2001:374): keahliannya dengan cara
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang perhitungannya adalah perhari menjadi beban perusahaan namun diberikan pada setiap selama periode tertentu. menerima gaji.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang
b. Uang lembur menjadi beban setiap pusat Menurut KEPMEN Pasal 1 pertanggungjawaban selama
Ayat 1 (2004:1), waktu kerja lembur periode tertentu. adalah waktu kerja yang melebihi 7
3. Jumlah gaji dan upah yang (tujuh) jam sehari dan 40 (empat diterima setiap karyawan selama puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 periode tertentu.
(enam) hari kerja dalam 1 (satu)
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) perusahaan dan setiap pusat
4
5
minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu atau waktu kerja pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan.
Menurut KEPMEN Pasal 3 Ayat 1 (2004:2), waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 (tiga) jam dalam 1 (satu) hari dan 14 (empat belas) jam dalam 1 (satu) minggu.
Menurut KEPMEN Pasal 8 Ayat 1 (2004:2), perhitungan upah lembur didasarkan pada upah bulanan.
Menurut KEPMEN Pasal 8 Ayat 2 (2004:2), cara menghitung upah sejam adalah 1/173 kali upah sebulan.
Menurut KEPMEN Pasal 11 (2004:1), cara perhitungan upah kerja lembur sebagai berikut:
1. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari kerja: a. Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar upah sebesar 1,5 (satu setengah) kali upah sejam; b. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar sejam.
2. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari istirahat mingguan dan/atau hari libur resmi untuk waktu kerja 6 (enam) hari kerja 40 (empat puluh) jam seminggu maka:
a. Perhitungan upah kerja lembur untuk 7 (tujuh) jam pertama dibayar 2 (dua) kali upah sejam, dan jam kedelapan dibayar 3 (tiga) kali upah sejam dan jam lembur kesembilan dan kesepuluh dibayar 4 (empat) kali upah sejam.
b. .Apabila hari libur resmi jatuh pada hari kerja terpendek perhitungan upah lembur 5 (lima) jam pertama dibayar 2 (dua) kali upah sejam, jam keenam 3(tiga) kali upah sejam dan jam lembur ketujuh dan kedelapan 4 (empat) kali upah sejam.
3. Tunjangan Hari Raya (THR) Menurut Menteri Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Pasal 2 (1994:2):
1. Pengusaha wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan lebih;
2. THR sebagaimana dimaksud memberikan gaji untuk merangsang dalam ayat (1) diberikan satu karyawan agar bersedia bekerja kali dalam setahun. dengan baik (Heidjrachman dan Menurut Menteri Tenaga Husnan, 1996:8). Kerja dan Transmigrasi Republik Gaji menurut waktu, yaitu Indonesia Pasal 3 Ayat 1 (1994:2): gaji yang diberikan kepada pekerja Besarnya THR sebagaimana menurut waktu kapasitas kerjanya dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) dan pembayaran gaji tersebut dapat ditetapkan sebagai berikut: dilakukan secara harian, mingguan,
1. Pekerja yang telah mempunyai ataupun bulanan. Sistem ini dapat masa kerja 12 bulan secara terus dibedakan atas gaji per jam, gaji per menerus atau lebih sebesar 1 minggu, dan gaji per bulan. (satu) bulan upah. Sistem ini banyak diterapkan
2. Pekerja yang telah mempunyai pada para karyawan yang hasil masa kerja 3 bulan secara terus kerjanya susah diukur. Adapun menerus tetapi kurang dari 12 kebaikan dari sistem ini adalah bulan diberikan secara kemudahan penyelenggaraan proporsional dengan masa kerja, pembayarannya, keburukannnya yakni dengan perhitungan: adalah pada pemberian gaji yang
Tabel 2.1. THR sama bagi karyawan yang malas,Masa kerja x 1 (satu) bulan upah
sehingga dorongan untuk berja keras
12
menjadi rendah (Heidjrachman dan Husnan, 1996:8). Sumber: Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Republik Indonesia Presensi merupakan daftar (1994:2) hadir di tempat kerja pada hari kerja.
Sistem penggajian memegang Ketidakhadiran mempunyai peranan penting karena sistem ini hubungan yang negative dengan akan menentukan berapa gaji yang prestasi kerja. Sistem Presensi adalah semestinya diterima karyawan. proses yang digunakan untuk Namun demikian, sistem ini harus melakukan presensi tersebut. Gaji mampu memberikan tingkat gaji merupakan kembalian-kembalian sebagaimana mestinya. Perusahaan finansial yang diterima oleh para
6
pegawai sebagai ganti kontribusi personalia dan form ini dapat dilihat mereka terhadap organisasi. Sistem pada Gambar 3. penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian, memantau atau mengawasi, mengembangkan serta mengendalikan gaji pegawai. Sistem Penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab Manajemen Sumber Daya
Gambar 3 Form Maintenance Manusia (Kampilnastuti dan
Departemen Widiasari, 2005:12).
Form ini digunakan untuk
melakukan perhitungan pajak dan
Hasil dan Pembahasan Data Departemen Data Bagian Karyawan Bagian Personalia Data NIK Karyawan Data Jabatan Data Provinsi Data Kota gaji karyawan, dimana pada form ini terdapat pemilihan apakah pada Slip Pembayaran[1] Slip Peminjaman[1] Data Kebutuhan Uang Data Tunjangan Data Shift perhitungan bulan tersebut akan ada Data Pembayaran Peminjaman Slip Pajak Karyawan[1] Data Peminjaman Slip Gaji Karyawan[1] Data Detail Tunjangan Analisis dan Perancangan Sistem dapat dilihat pada Gambar 4. Informasi Penggajian di PT BIG Surabaya Data Karyawan Data Permintaan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan Data Permintaan Laporan Absensi Karyawan Data Izin Data Cuti Data Detail Cuti Data Ubah Shift Permintaan Laporan Absensi Karyawan Laporan Absensi Karyawan[2] Data Lembur THR atau tidak. Form PajakGaji Bagian Keuangan + Data Detail Kebutuhan Uang Slip Peminjaman[2] Slip Pembayaran[2] Slip Gaji Karyawan[2] Laporan Pajak Karyawan[1] Laporan Gaji Karyawan[1] Laporan Absensi Karyawan[1] Pimpinan Slip Pajak Karyawan[2] Permintaan Laporan Pajak dan Gaji Karyawan Laporan Gaji Karyawan[2] Laporan Pajak Karyawan[2]
Gambar 2 Gambaran Umum Sistem Gambar 4 Form PajakGaji
Laporan gaji karyawan
Form ini digunakan untuk
berfungsi untuk mencetak laporan menambahkan data departemen yang gaji karyawan. Laporan gaji dapat dipergunakan untuk menentukan dilihat pada Gambar 5. departemen dari suatu bagian yang terdapat dalam sistem. Form ini dapat diakses oleh seorang
7
8
Hartono, Jogiyanto, 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi .
George P. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Indonesia: PT. Macanan Jaya Cemerlang. Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi.
Candra Jaya. McLeod, Raymond dan Schell,
Hubungan Konsep Absensi dan Penggajian . Bandung:
Jakarta: Penerbit Widya Guna. Kampilnastuti dan Widiasari. 2005.
Konsep Perancangan Sistem Absensi dan Penggajian.
Yogyakarta: CV. Andi Offset. Heidjrachman dan Husnan. 1996.
Rujukan
2. Sistem informasi penggajian ini dikembangkan lagi dengan menggunakan web.
1. Sistem informasi penggajian ini dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya, misalnya akuntansi, kepegawaian.
Beberapa saran yang perlu disampaikan untuk pengembangan Sistem Informasi Penggajian ini, antara lain:
Saran
Setelah dilakukan analisis, perancangan dan pembuatan rancang bangun sistem informasi penggajian pada PT. BIG Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi sistem penggajian yang dibuat mampu mengatasi perhitungan gaji karyawan dengan akurat dan dapat menghasilkan laporan-laporan yang diharapkan seperti, laporan gaji karyawan, slip pajak, laporan absensi.
Simpulan
Gambar 5 Laporan Gaji
Jakarta: Salemba Empat.