Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan

URNA

Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan

Volume 12 No. 3, Oktober 2013

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UNIVERSITAS INDONESIA

Redaksi menerima tulisan ilmiah bidang informasi, perpustakaan dan kearsipan. Tulisan akan dimuat dengan pertimbangan yang didasarkan pada keaslian dan relevansinya dengan ilmu informasi, perspustakaan dan kearsipan. Artikel tidak harus mencerminkan kebijaksanaan dan pandangan Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.

JURNAL ILMU INFORMASI, PERPUSTAKAAN, DAN KEARSIPAN

Diterbitkan oleh DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UNIVERSITAS INDONESIA

Penanggung Jawab

Ketua Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Editor Eksekutif

Fuad Gani, M.A

Staf Editor

Dr. Tamara Adriani Susetyo-Salim, S.S, M.A Y. Sumaryanto, Dip.Lib, M.Hum Indira Irawati, M.A

Dewan Redaksi

Dr. Zulfikar Zen, S.S, M.A Dr. Laksmi, M.A Utami Budi Rahayu Hariyadi, M.Lib. M, Si Taufik Asmiyanto, M.Si Nina Mayesti, M. Hum Purwanto Putra, M.Hum

Sekretariat dan Administrasi

Iswanda Fauzan S.Hum Muhammaad Ansyari Tantawi Nurullita Akmalia

Alamat Sekretariat

Gedung IV Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

Telp./Fax. (021)7872353 email: jurnaldipi2012@gmail.com ISSN 1411 - 0253

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT. kami ucapkan atas tersusunnya Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan Volume 12, Nomor 3, Oktober Tahun 2013. Penyusunan beberapa artikel di dalam terbitan ini dilandasi dengan semangat untuk terus senantiasa membumikan sekaligus membangun bidang Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan, jurnal ini juga ditujukan kepada para penggiat ilmu informasi dan masyarakat Indonesia umumnya.

Semoga dengan kembali tersusunnya Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan edisi ini, aan dapat memberikan manfaat dan memperluas wawasan berinformasi kita semua. Jurnal volume 13 akan menyajikan enam artikel yang memiliki berbagai variasi topik, tulisan pertama merupakan artikel yang bertajuk mengenai kearsipan yang berjudul Beberapa Regulasi yang Menguatkan Eksistensi Arsiparis, artikel yang ditulis oleh Sudiyanto ini berusaha mengkaji dan mendeskripsikan pasal-pasal regulasi yang relevan dengan pengelolaan kearsipan. Dengan tersedianya berbagai regulasi diharapkan dapat memberikan stimulus bagi Arsiparis sehingga mereka makin percaya diri dan eksis dalam profesi yang ditekuninya.

Artikel kedua berjudul Stock Opname, Weeding, and Preservation yang ditulis Zulfikar Zen, artikel yang bidang perpustakaan ini, berupaya mengidentifikasi kegiatan cacah ulang dalam kaitannya dengan ketersediaan atau ketidaktersediaan koleksi di perpustakaan dan keadaan fisik koleksi, mulai dari yang rusak, salah tempat, dan bagaimana penggunaan koleksi. Kemudian di artikel ini juga ada upaya untuk membahas mengenai bagaimana melakukan dan apa tujuan“Penyiangan” (weeding) dan Preservasi (Preservation) di perpustakaan.

Preservasi Digital Arsip Peta (Blue Print) di Kantor Arsip Universitas Indonesia merupakan judul artikel ketiga yang ditulis oleh Purwanto Putra, kajian yang merupakan usulan program preservasi arsip peta ini dilakukan pada 2013 menggunakan pendekatan kualitatif dan metode observasi dan studi literatur. Berupaya mengidentifikasi kebutuhan pengelolaan preservasi digital arsip peta (blue print) di kantor arsip Universitas Indonesia dan dalam artikel ini penulis juga berupaya menjelaskan kaitan antara preservasi digital dengan rekod elektronik, mengenai isu teknologi informasi, aspek hukum, aspek manajemen, standar preservasi rekod elektronik, dan metadata rekod elektronik.

Tulisan keempat dari Iswanda Fauzan Satibi yang berjudul Pemetaan Kebutuhan Pengguna Dan Preferensi Ruangan Perpustakaan di Perpustakaan Khusus: Studi Kasus Perpustakaan Chandra Widodo berupaya untuk menjelaskan Peran dan fungsi perpustakaan perusahaan (corporate library) Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Chandra Widodo perusahaan PT Rekayasa Industri bertujuan untuk menjelaskan peta perubahan pengguna perpustakaan dan mendeskripsikan efisiensi dan efektivitas penggunaan ruangan perpustakaan. Harapannya penelitian ini akan memberikan pendeskripsiam penggunaan ruangan perpustakaan Chandra Widodo dan hubungannya dengan pengguna perpustakaan.

Tulisan selanjutnya di ambil dari artikel yang ditulis Kiki Fauziah yang berjudul Perilaku

Ilmu Informasi J Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya - Universitas Indonesia URNA L Kearsipan

Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Volume 12 No. 3, Oktober 2013

Informasi Masyarakat Urban Di Indonesia Pada Waktu Senggang, artikel ini banyak memaparkan mengengenai data-data dari berbagai media dan pengamatan langsung yang dilakukan penulis yang mendeskripsikan perilaku informasi masyarakat urban. Perkembangan Budaya Lisan dan Baca- Tulis menuju Masyarakat Informasi Indonesia merupakan tulisan terakhir yang dimuat dalam jurnal edisi ini, artikel bertajuk mengenai masyarakat informasi ini ditulis oleh Riva Delviatma, berusaha untuk menjelaskan alasan kenapa masyarakat informasi belum berkembang di Indonesia dan kaitannya dengan budaya lisan dan budaya baca tulis.

Kami menyadari benar bahwa masih banyak kekurangan dan jurnal ini, demi peningkatan kualitas Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan kedepannya, kami berharap akan ada kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sebagai upaya perbaikan dan pembaharuan kedepannya. Ucapan terima kasih kami sampaikan pada Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi UI yang masih dengan semaksimal mungkin mendukung penerbitan jurnal ini dan dan sekali lagi kepada segenap penulis artikel yang telah berkenan menjalin kerjasama untuk menyerahkan artikelnya. Ucapan terimakasih juga kami sampaikan kepada segenap jajaran tim penerbitan Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan atas dedikasi dan kerjasamanya dalam upaya mewujudkan penerbitan edisi ini.

Salam, Redaksi

J Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya - Universitas Indonesia URNA L Kearsipan

Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Ilmu Informasi

ii Perpustakaan Volume 12 No. 3, Oktober 2013

DAFTAR ISI

1 Beberapa Regulasi yang Menguatkan

Eksistensi Arsiparis

Sudiyan o t

8 Zulfikar Zen

Cacah Ulang, Penyiangan dan Preservasi

Preservasi Digital Arsip Peta (Blue Print) Di Kantor Arsip Universitas Indonesia

Purwanto Putra

24 Pemetaan Kebutuhan Pengguna Dan Preferensi

Ruangan Perpustakaan Di Perpustakaan Khusus: Studi Kasus Perpustakaan Chandra Widodo

Iswanda F. Satibi

34 Di indonesia pada waktu senggang

Perilaku informasi masyarakat urban

Kiki Fauziah

42 Menuju Masyarakat Informasi Indonesia

Perkembangan Budaya Lisan Dan Baca-Tulis

Riva Delviatma

Ilmu Informasi J Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya - Universitas Indonesia URNA L Kearsipan

Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Volume 12 No. 3, Oktober 2013

iii

Sudiyanto

BEBERAPA REGULASI YANG MENGUATKAN EKSISTENSI ARSIPARIS

Sudiyanto Pemerhati Kearsipan, LAPAN

E-mail: sudiyanto@lapan.go.id atau sudi_sudiyanto@yahoo.com

Abstrak

Profesi Arsiparis masih sering dipandang sebagai profesi rendahan oleh berbagai kalangan karena hasil kerjanya yang dianggap masih kurang dirasakan untuk kelangsungan hidup organisasi. Pandangan tersebut membawa dampak yang tidak menguntungkan bagi Arsiparis. Arsiparis menjadi kurang percaya diri. Disisi lain sebenarnya tersedia cukup banyak tools berupa regulasi yang memberikan peluang kepada Arsiparis untuk ikut berkiprah dalam pelaksanaan penyelenggaraan negara. Kajian ini berusaha mendeskripsikan pasal-pasal regulasi dimaksud yang relevan dengan pengelolaan kearsipan. Dengan tersedianya berbagai regulasi diharapkan dapat memberikan stimulus bagi Arsiparis sehingga mereka makin percaya diri dan eksis dalam profesi yang ditekuninya

Kata kunci: Undang Undang, percaya diri, Arsiparis, eksis, profesi.

Abstract

The profession of Archivists still often be seen as the low profession by various community because the result of their job that be estimated still can be felt less for the continuity of organization life. Such opinion ma ke the unbeneficial effect for the Archivists do not have self confident. In other side, factually, there are so many too is enough for example, regulation that give the opportunity to the Archivists in order to participate in implementation of

state’s activity. This study try to describe to the articles about meant regulation with this relevant to the management to the archival method. By the supplying of various regulations be hoped can give stimulate for Archivists so that there are

more self confident and exist in progression that be done diligently.

Keywords: Laws, self confident, Archivists, exist, profession.

1. Latar belakang

Arsiparis sebagai sumber daya manusia kearsipan masih sering dipandang sebelah mata,

Di setiap organisasi dalam melaksanakan dianggap profesi rendahan, profesi yang tidak aktifitasnya selalu menghasilkan arsip. Arsip menjanjikan, dan sejumlah sebutan "miring" merupakan produk samping (by product) dari lainnya. Hal tersebut menjadikan salah satu organisasi. Seiring berjalannya organisasi makin penyebab Arsiparis kurang percaya diri dalam lama arsip yang tercipta makin banyak pula. melaksanakan pekerjaannya. Arsiparis terkung- Sementara arsip masih diperlukan oleh kung dalam bingkai image yang kurang organisasi sebagai bahan informasi dalam menguntungkan. Kurangnya rasa percaya diri perencanaan, pengambilan keputusan, pertang- dapat menghambat perkembangan individu gungjawaban (akuntabilitas), dan bukti sejarah. dalam menjalankan tugas dan fungsinya maupun Oleh karenanya arsip perlu dikelola dengan baik dalam hubungan interpersonal sehari-hari. agar ketika diperlukan dapat diketemukan Sehingga akan sangat berpengaruh terhadap dengan mudah dan cepat.

kinerja Arsiparis.

Orang yang diberi tugas untuk melakukan Pemerintah telah menerbitkan berbagai regulasi pengelolaan arsip disebut Arsiparis. Keberadaan yang memberikan peluang bagi Arsiparis untuk

Beberapa Regulasi yang Menguatkan Eksistensi Arsiparis

ikut berkiprah dalam pelaksanaan penye- untuk menghadapi lingkungan yang semakin lenggaraan negara. Tulisan ini berusaha

menantang. Menurut Elly Risman (2003) orang memberikan gambaran terhadap beberapa

yang tidak percaya diri akan merasa terus peraturan yang dalam implementasinya terkait

menerus jatuh, takut untuk mencoba, merasa ada dengan tugas dan fungsi Arsiparis. Harapannya 1 yang salah dan khawatir.

dengan makin terbukanya berbagai peluang untuk berkiprah dapat memberikan stimulus bagi

Maslow (dalam Rachman, 2010) berpendapat Arsiparis bahwa ia merupakan sumber daya yang

bahwa percaya diri adalah suatu modal dasar diperlukan bagi berjalannya organisasi sehingga

untuk pengembangan dalam aktualisasi diri mereka semakin percaya diri dan termotivasi

(eksplorasi segala kemampuan diri) dengan untuk lebih eksis dalam profesi yang

percaya diri. Lanjut Maslow manusia memiliki 2 ditekuninya.

kebutuhan akan penghargaan, yakni harga diri dan penghargaan orang lain. Harga diri

2. Rumusan Masalah

mencakup kebutuhan kepercayaan diri, perasaan edukatif, kemandirian dan kebebasan pribadi.

Pandangan berbagai kalangan yang cenderung Adapun penghargaan orang lain meliputi

merendahkan profesi Arsiparis karena lingkup prestise, kedudukan dan nama baik. Seseorang pekerjaanya yang sempit dan hasil kerjanya yang dengan harga diri yang baik akan lebih percaya dianggap masih kurang dirasakan, membawa diri, lebih mampu dan produktif. Sebaliknya dampak psikologis yang tidak menguntungkan seseorang dengan harga diri rendah akan bagi Arsiparis, diantaranya yang sering kita mengalami kurang percaya diri, kemampuan jumpai, yaitu Arsiparis menjadi tidak percaya cenderung rendah, dan kurang produktif. diri dan pasif. Sementara sebenarnya pemerintah Hambatan dari usaha mencapai aktualisasi diri telah menerbitkan berbagai regulasi yang banyak berasal dari kepercayaan diri dan keraguan memberikan peluang bagi Arsiparis untuk individu pada kemampuan sendiri dan berkiprah dalam penyelenggaraan pemerintahan. mengakibatkan kemampuan dan potensi diri Oleh karenanya permasalahan dalam kajian ini tidak terungkap (Rachman, 2010). dapat dirumuskan sebagai berikut : "Sejauh

mana dukungan regulasi untuk menguatkan Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan

eksistensi Arsiparis?" bahwa percaya diri suatu faktor penting yang

sangat diperlukan dalam kehidupan manusia

3. Maksud dan Tujuan

untuk menghadapi tantangan pekerjaan. Dalam Kajian ini dimaksudkan untuk mendeskripsikan

rangka membangun rasa percaya diri diperlukan beberapa regulasi yang dapat memberikan

dua faktor pendorong yaitu percaya diri yang peluang bagi Arsiparis untuk ikut andil dalam

berasal dari dalam diri individu sendiri dan dari implementasinya. Sedangkan tujuannya adalah

luar individu berupa penghargaan dari orang lain. untuk memberikan gambaran bahwa terbuka

Dalam konteks membangun rasa percaya diri berbagai peluang bagi Arsiparis untuk berkiprah

Arsiparis dengan adanya berbagai regulasi yang sehingga diharapkan makin dapat membangun

memberikan peluang bagi Arsiparis untuk rasa percaya diri.

berkiprah diharapkan akan menumbuhkan faktor pendorong pula yang berasal dari luar individu

dengan adanya penghargaan berupa pengakuan Kepercayaan diri merupakan faktor penting bagi

4. Landasan Teori

hasil kerja Arsiparis. Dengan demikian setiap individu dalam melakukan berbagai

harapannya eksistensi Arsiparis akan terus aktivitas kehidupan. Individu yang kurang

meningkat.

percaya diri akan menjadi seseorang yang

pesimis dalam menghadapi tantangan, takut dan

ragu-ragu untuk menyampaikan gagasan,

bimbang dalam menentukan pilihan dan sering membandingkan dirinya dengan orang lain. Hal

1 Selengkapnya dapat di http:// repository.usu.ac.id

ini termasuk kepercayaan atas kemampuannya

/bitstream/123456789/27467/4/Chapter%20II.pdf ).

Sudiyanto

5. Metodologi Kajian

fungsinya harus terbebas dari unsur-unsur kepentingan dan tekanan dari pihak manapun,

Metodologi untuk mengkaji tulisan ini misalnya: atasan, partai politik, dll. Undang-

menggunakan metode deskriptif dan studi undang Nomor 43 Tahun 2009, Pasal 4,

pustaka. Metode deskriptif adalah sebuah metode menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan yang berusaha mendeskripsikan, menginter- di Indonesia harus berasaskan: kepastian hukum, pretasikan sesuatu kecenderungan yang sedang keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal berlangsung (Sukmadinata, 2005). Sedangkan usul (principle of provenance), aturan asli studi pustaka ialah serangkaian kegiatan yang (principle of original order), keamanan dan berkenaan dengan metode pengumpulan data keselamatan, keprofesionalan, keresponsifan, pustaka untuk memperoleh data penelitian keantisipatifan, kepartisipatifan, akuntabilitas, (Mestika Zed, 2008). kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan

umum. Bila asas tersebut dipatuhi maka akan Data-data literatur atau kepustakaan berupa

menjamin independensi Arsiparis dalam bekerja. Undang Undang, Peraturan Pemerintah, dan

dokumen lainnya digunakan untuk menganalisis, Disamping kepastian hukum, kemandirian dan mendeskripsikan dan menginterpretasikan kajian independensi Arsiparis, PP Nomor 28 Tahun ini. 2012, Pasal 151 ayat (2) memberikan rambu

yang detail tentang fungsi dan tugas Arsiparis.

6. Pembahasan dan Analisis

Fungsi dan tugas Arsiparis yang dimaksud

6.1 UU Kearsipan dan Peraturan

adalah:

Pelaksanaannya

a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

yang dilakukan oleh lembaga negara, Kearsipan merupakan payung hukum kearsipan

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, di Indonesia. Semua kegiatan kearsipan di

perusahaan, organisasi politik, dan organ- Indonesia harus mengacu pada Undang-undang

isasi kemasyarakatan;

(UU) tersebut. Dalam hal eksistensi Arsiparis,

b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik secara lebih detail dituangkan dalam aturan

dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; turunannya berupa Peraturan Pemerintah Nomor

c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang

28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

ketentuan peraturan perundang-undangan; Kearsipan.

d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun

yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan 2012 Pasal 151 ayat (1) menyebutkan bahwa

rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsiparis mempunyai kedudukan hukum

arsip yang autentik dan terpercaya; sebagai tenaga profesional yang memiliki

e. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip kemandirian dan independen dalam melak-

sebagai bukti pertanggungjawaban dalam sanakan fungsi dan tugasnya. Regulasi ini

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan menempatkan Arsiparis pada kedudukan yang

bernegara;

sangat mulia. Mandiri dalam melaksanakan

f. menjaga keselamatan aset nasional dalam fungsinya tidak lagi pasif menunggu pekerjaan

bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, dan perintah dari atasannya tetapi dituntut untuk

pertahanan, serta keamanan sebagai proaktif dan inovatif. Sikap pasif hanya akan

identitas dan jati diri bangsa; dan menguatkan pandangan miring yang selama ini

g. menyediakan informasi guna meningkatkan dilontarkan oleh banyak pihak yaitu Arsiparis

kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan merupakan profesi yang tidak menarik, sering

dan pemanfaatan arsip yang autentik dan dicibir orang, dan dipandang sebelah mata.

terpercaya.

Kemudian yang dimaksud independen adalah Arsiparis dalam melaksanakan tugas dan

Beberapa Regulasi yang Menguatkan Eksistensi Arsiparis

Kemudian yang membanggakan disamping Badan Publik wajib menyediakan Informasi diberikan tugas dan fungsi, juga diberikan

Publik yang akurat, benar, dan tidak kewenangan yang cukup besar dalam hal akses,

menyesatkan (Pasal 7, ayat (1) dan ayat (2)). penggunaan dan penelusuran arsip. Rincian kewenangan yang dimiliki Arsiparis (PP Nomor

Pasal 13 mengamanatkan bahwa dalam hal untuk

28 Tahun 2012, Pasal 152) adalah: mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik menunjuk Pejabat

a. menutup penggunaan arsip yang menjadi Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

tanggung jawabnya oleh pengguna arsip Bila kita cermati, tugas dan fungsi Arsiparis

apabila dipandang penggunaan arsip dapat sangat sejalan dengan tugas dan tanggung jawab

merusak keamanan informasi dan/atau fisik PPID. Arsiparis dan PPID sama-sama melakukan

arsip; penyediaan, pengelolaan, pengamanan, dan

b. menutup penggunaan arsip yang menjadi pelayanan informasi. Dengan demikian sangatlah

tanggung jawabnya oleh pengguna arsip relevan bila PPID diemban oleh Arsiparis

yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan sebagai sumber daya manusia kearsipan yang

peraturan perundang-undangan; dan memiliki kompetensi di bidang pengelolaan

c. melakukan penelusuran arsip pada pencipta informasi. Disinilah peluang Arsiparis sebagai arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan sumber daya manusia kearsipan yang pencipta arsip atau kepala lembaga mempunyai kompetensi mengelola arsip dan kearsipan sesuai dengan kewenangannya dokumen yang berisi berbagai informasi dalam rangka penyelamatan arsip. transaksi organisasi (lembaga atau Badan Publik)

di lingkungannya dapat mengisi dan memainkan

6.2 UU KIP

peran penting sebagai PPID. Hal ini diperkuat Pasca berakhirnya masa Orde Baru dimana

dengan adanya kewajiban dari setiap Badan masuk pada masa berikutnya yang diistilahkan

Publik untuk melaksanakan kearsipan dan dengan Orde Reformasi, tuntutan keterbukaan

pendokumentasian Informasi Publik berdasarkan informasi begitu kuat. Hal ini dilandasi oleh

perundang-udangan (Pasal 8). Oleh karenanya suatu pengalaman, dan ini dianggap suatu

UU KIP merupakan dasar hukum yang kuat bagi kekurangan, bahwa di masa lalu tata kelola

Arsiparis untuk ikut dalam pelayanan Informasi pemerintahan dinilai kurang transparan. Oleh

Publik sebagai implementasi keterbukaan karenanya sekarang ini kran keterbukaan

informasi.

informasi dibuka lebar. Informasi seakan-akan milik semua orang. Trend masa lalu "informasi

6.3. UU Pelayanan Publik

tertutup bagi publik kecuali yang dibuka" Pemerintah mempunyai kewajiban untuk

sekarang dibalik menjadi "informasi terbuka bagi melakukan pelayanan yang bersifat publik untuk

publik kecuali yang tertutup". Bahkan memenuhi hak, kewajiban, dan kebutuhan dasar

keterbukaan informasi dijadikan sebagai bagi setiap warga negara. Tuntutan masyarakat indikator

terhadap tanggung jawab pemerintah dalam keterbukaan informasi itu sesuatu yang harus

pelayanan publik sekarang ini makin sering dilaksanakan oleh pemerintahan Orde Reformasi

disuarakan. Protes sering dilakukan ketika dan diwujudkan dengan diterbitkannya Undang-

pemerintah lalai atau lamban terhadap pelak- undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang sanaan pelayanan. Begitu pentingnya pelayanan Keterbukaan Informasi Publik, yang selanjutnya

publik ini, sehingga pemerintah menerbitkan disebut UU KIP.

pengaturannya yang tertuang dalam UU Nomor

25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Untuk mengimplementasikan UU KIP, setiap

Badan Publik wajib menyediakan, memberikan Dalam konteks pelayanan publik, ada peluang dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang bagi Arsiparis untuk ambil bagian sesuai dengan berada di bawah kewenangannya kepada profesi yang diembannya. Hal ini sesuai dengan Pemohon Informasi Publik, selain informasi semangat Pasal 8 ayat (2) huruf c UU Nomor 25 yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan serta Tahun 2009 dimana lingkup pelayanan publik

Sudiyanto

salah satunya adalah pengelolaan informasi. Pengelolaan dan pelayanan informasi memang menjadi salah satu domain fungsi dan tugas Arsiparis. Seperti telah dijelaskan di atas, pada PP Nomor 28 Tahun 2012, pasal 151 ayat (2) huruf g bahwa fungsi dan tugas Arsiparis adalah menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Kedua regulasi ini (UU Nomor 25 tahun 2009 dan PP Nomor 28 tahun 2012) saling melengkapi dan mempertegas bahwa dalam konteks pelayanan publik Arsiparis harus berperan sebagai sumber daya manusia yang melaksanakan pelayanan informasi. Karena pengelolaan arsip tidak akan dapat dilepaskan dari informasi yang terkandung (content) dalam arsip itu sendiri.

6.4. UU Bencana

Bencana suatu kejadian yang tidak diinginkan oleh semua orang. Namun sepertinya Indonesia bukan merupakan negara yang bebas dari bencana. Bahkan sebaliknya Indonesia negara yang sering dilanda bencana. Sebut saja banjir, gempa bumi, tsunami, tanah longsor, dan kebakaran merupakan bencana yang pernah melanda negeri ini.

Ketika terjadi bencana semua elemen bangsa ini (pemerintah, swasta dan masyarakat) saling bahu-membahu untuk mengatasi masalah, menyelamatkan jiwa manusia dan menye- lamatkan aset. Aset negara disamping yang berupa fisik seperti gedung, mobil, dan peralatan kantor, juga aset sebagai bukti akuntabilitas dan kesejarahan yang tidak dapat tergantikan yaitu yang bernama arsip.

UU kebencanaan yang tertuang dalam UU Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana, pada Pasal 6 huruf g mengamanatkan bahwa Pemerintah bertanggung jawab dalam pemeliharaan arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana. UU ini memberikan tugas kepada pemerintah bahwa dalam kondisi bencana maupun pasca bencana untuk memelihara arsip yang rusak akibat bencana tersebut.

Keharusan perlindungan, penyelamatan dan pemeliharaan arsip akibat terjadinya bencana disamping diamanatkan dalam UU Nomor 24 Tahun 2007 juga ditegaskan dalam UU Nomor

43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yaitu pada Pasal 34 bahwa negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme. Perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana tersebut dikoordinasikan oleh ANRI (Arsip Nasional R.I.) dan lembaga pencipta arsip yang berkoordinasi dengan Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) untuk bencana yang dinyatakan sebagai bencana nasional. Sedangkan pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilak- sanakan oleh pencipta arsip, arsip daerah provinsi, dan/atau arsip daerah kabupaten/kota yang berkoordinasi dengan BNPB.

Amanat penyelamatan dan pemeliharaan arsip dalam hal terjadi bencana merupakan satu peluang lagi bagi Arsiparis untuk eksis melaksanakan tugas dan fungsinya. Sebagai contoh, ketika terjadi banjir besar bulan Januari 2014 di wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, dan sekitarnya Arsip Nasional R.I. (ANRI) telah melakukan layanan perbaikan arsip seperti ijazah dan sertifikat tanah yang rusak akibat banjir untuk masyarakat umum (Harian Republika dan Media Indonesia, tanggal

29 Januari 2014). Dalam hal terjadi bencana, setidaknya Arsiparis dapat berperan dengan melakukan penyelamatan dan perlindungan arsip pada lingkup instansinya sendiri.

6.5. UUD 1945

Dalam konteks pelayanan informasi, Undang Undang Dasar 1945 pun secara tegas menjamin hak warga negara untuk memperoleh informasi. Pasal 28F, yang merupakan hasil amandemen Dewan Perwakilan Rakyat, mengamanatkan bahwa "setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan

memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah,

Beberapa Regulasi yang Menguatkan Eksistensi Arsiparis

dan menyampaikan

4. Arsiparis Indonesia harus mempertahankan menggunakan segala jenis saluran yang

informasi

dengan

dan melindungi otentisitas, reliabilitas, tersedia". UUD 1945 sebagai sumber hukum

legalitas dan integritas dari suatu arsip; tertulis yang memayungi setiap peraturan

5. Arsiparis Indonesia bertanggungjawab atas perundang-undangan di Indonesia ini semakin

pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, menguatkan dan mempertegas bahwa negara

penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, berkewajiban melayani setiap warga negara

penilaian dan akuisisi, deskripsi, pelestarian dan penduduk untuk memenuhi hak dan

sampai dengan akses dan pemanfaatan arsip kebutuhan dasarnya dalam bidang informasi.

demi kemaslahatan bangsa.

Penegasan di atas berarti pula penegasan Kode etik profesi di atas merupakan pola aturan terhadap tugas dan fungsi Arsiparis yang salah

etika sebagai pedoman berperilaku bagi Arsiparis satunya melakukan pengelolaan arsip guna

dalam melakukan kegiatan atau pekerjaannya. penyediaan

Rambu-rambu kode etik harus diikuti dan tidak mendapatkan amanat dari peraturan perundang-

boleh dilanggar. Bila dilanggar bukan saja undangan yang tertinggi tingkatannya yaitu UUD

menjadi tidak profesional bahkan bila 1945. Oleh karenanya Arsiparis semestinya tidak

pelanggaran etika dalam kategori berat akan canggung lagi dalam melaksanakan tugasnya

berhadapan dengan sanksi hukum. karena telah dilindungi, dilengkapi dan dijamin dengan kepastian hukum.

7. Simpulan

Berbagai regulasi telah diterbitkan oleh

pemerintah yang memberikan peluang bagi Arsiparis merupakan profesi yang diamanatkan

6.6. Kode Etik Profesi

Arsiparis untuk berkiprah. UUD 1945, UU oleh UU. Sebagai layaknya profesi lainnya yang

Kearsipan dan peraturan pelaksanaannya, UU sudah mempunyai asosiasi atau ikatan, seperti :

KIP, UU Pelayanan Publik, UU Penanggulangan profesi dokter dengan IDI-nya (Ikatan Dokter

Bencana, dan Kode Etik Profesi Arsiparis Indonesia), profesi akuntan dengan IAI-nya

merupakan peraturan yang memberikan peluang (Ikatan Akuntan Indonesia), profesi wartawan

kepada Arsiparis untuk membuktikan perannya dengan

sebagai sumber daya manusia yang profesional. Indonesia), dll, Arsiparis pun telah mempunyai asosiasi yang disebut AAI (Asosiasi Arsiparis

Bila Arsiparis dapat membuktikan kiprahnya di Indonesia).

berbagai kegiatan dalam kerangka peraturan yang telah disebutkan di atas, maka hasil

AAI telah menyusun kode etik profesi sebagai kerjanya dapat dirasakan untuk kepentingan standar moralitas bagi Arsiparis Indonesia dalam

organisasi yang pada akhirnya keberadaan menjalankan tugas, kewenangan dan tanggung

Arsiparis memang diperlukan. Dengan demikian jawab profesi kearsipan. Kode Etik Arsiparis

pandangan orang terhadap profesi Arsiparis Indonesia, yang tertuang dalam Keputusan

semakin lebih positif dan akan meningkatkan Pengurus Nasional Asosiasi Arsiparis Indonesia

pula rasa percaya diri bagi Arsiparis itu sendiri Nomor : 06/AAI/2009 tentang Kode Etik

yang secara keseluruhan akan membawa dampak Arsiparis Indonesia, sebagai berikut :

yang positif terhadap peningkatan profesi- onalisme.

1. Arsiparis Indonesia bertaqwa kepada Tuhan

Yang Maha Esa; Peraturan perundang-undangan telah cukup

2. Arsiparis Indonesia setia dan taat kepada banyak tersedia sebagai tools payung hukum

Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945; bagi Arsiparis untuk eksis. Sekarang semua

3. Arsiparis Indonesia harus jujur dan terpulang kepada Arsiparis sendiri, apakah mau bertanggungjawab, bersemangat

untuk

tersebut untuk meningkatkan kompetensi, profesionalitas,

memanfaatkan

peluang

meningkatkan perannya atau hanya sebagai komitmen, dedikasi integritas dalam

sumber daya manusia yang pasif. menjalankan tugas dan fungsinya;

Sudiyanto

8. Daftar Acuan

http://repository.usu.ac.id/ bitstream/123456789 /27467/4/Chapter%20II.pdf, Kajian Teori Konsep Percaya Diri , diakses 23 Januari 2014.

Keputusan Pengurus Nasional Asosiasi Arsiparis Indonesia Nomor : 06/AAI/2009 tentang Kode Etik Arsiparis Indonesia.

Media Indonesia. (29 Januari 2014), Korban Banjir Gratis Perbaiki Arsip .

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Rachman, Siti Nur Deva. (2010), Hubungan Tingkat Rasa Percaya Diri Dengan Hasil Belajar , Jurusan Ilmu Sosial, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, UIN Syarif Hidayatullah,

Jakarta,

http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstrea m/123456789/ 3361/1/SITI%20NUR%20DEWA%20RA CHMAN-FITK.pdf, diakses 30 Januari 2014.

Republika. (29 Januari 2014), ANRI Perbaiki Arsip Korban Banjir .

Sudiyanto. (2014), Peluang Arsiparis Menjadi

Pejabat Pengelola Informasi

dan

Dokumentasi (PPID), Sedang Dalam Proses Penerbitan di Salah Satu Jurnal.

Sukmadinata, Nana Syaodih. (2005), Metode Penelitian Pendidikan , Penerbit Rosda.

Undang Undang Dasar 1945. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 14

Informasi Publik. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 25

Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan. Zed, Mestika (2008), Metode Penelitian

Kepustakaan , Yayasan Obor Indonesia, Edisi Kedua.

Cacah Ulang, Penyiangan dan Preservasi

CACAH ULANG, PENYIANGAN DAN PRESERVASI

Zulfikar Zen Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi,

Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia

E-mail:zzen51@yahoo.com

Abstrak

Salah satu kegiatan yang harus dilakukan pustakawan adalah “Cacah Ulang‖ yang lazim disebut dengan istilah Stock-

opaname. Melalui kegiatan Cacah Ulang dapat diketahui ketersediaan atau ketidaksediaan koleksi perpustakaan. Di samping itu, juga akan diketahui koleksi yang keadaanya rusak, salah tempat, koleksi yang jarang digunakan. Bersamaan dengan kegiatan Cacah Ulang, perp ustakaan juga melalukan kegiatan ―Penyiangan‖ (weeding) dan Preservasi (Preservation). Kegiatan penyiangan dilakukan agar koleksi yang tersedia hanyalah yang dibutuhkan, sedangkan yang tidak berguna dikeluarkan dari koleksi perpustakaan. Preservasi adalah kegiatan pemeliharaan agar lestari, baik isinya mau pun fisiknya.

Kata kunci: perpustakaan, cacah ulang, penyiangan, dan preservasi

Abstract

One of the activities that must be performed librarian is stock-opaname. Through stockopname is known availability or unwillingness library collection. In addition, through stockopname will also note that the situation is a collection of damaged, misplaced, including collections that are rarely used. Along with stockopname activities, the library also pass the weeding and preservation. Weeding activities carried out so that the collection is available only needed by the user, while useless issued from the library collection. Preservation the maintenance activities that are sustainable, both content and physical collections.

Keywords: library, stockopname, weeding, and preservation

1. Pendahuluan

tersebut menyebabkan citra pustakawan hanya

sebagai “penjaga buku” (the custodian of

Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 books). Apabila diperhatikan dengan seksama, tentang Perpustakaan

―Perpustakaan adalah Institusi pengelola koleksi gedung, ruang dan buku hanyalah tempat, atau wadah (containers), sedangkan isinya berupa

dinyatakan bahwa

karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam “informasi‖ (information). Informasi adalah secara professional dengan sistem yang baku

data yang sudah diolah yang bermanfaat bagi guna

penerimanya. Wadahnya sangat beragam seperti: penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi

para pemustaka”. Lebih lanjut dinyatakan bahwa tertulis, tercetak, terekam, dalam bentuk buku, majalah koran, CD, flash disk, peta, lembaran

koleksi perpustakaan adalah semua informasi

dan lain sebagainya.

dalam bentuk karya tulis, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai

Oleh karena itu, pada hakikatnya perpustakaan pendidikan yang dihimpun, diolah dan

tidak hanya menyimpan buku, majalah, koran dilayankan.

dan sebagainya, tetapi juga sebagai menyimpan informasi. Sebaliknya, orang yang datang ke

Selama ini,

orang

mendefinisikan

―perpustakaan” sebagai gedung atau ruangan perpustakaan pun untuk mencari informasi, bukan mencari buku, majalah dan koran, dan

yang didalamnya terdapat buku, majalah, surat

itu, seharusnyalah kabar koleksi untuk dipinjamkan. Definisi

sebagainya.

Karena

perpustakaan disebut sebagai lembaga informasi

Zulfikar Zen

dan pustakawan sebagai ―Pekerja Informasi” Umum. Menurut S.R.Ranganathan (1931) yang (Information Professionals). Namun demikian,

dikutip Kaur (2002), terdapat 5 hukum ilmu tidak mungkin bila pustakawan hanya bertugas

perpustakaan

mengelola isi, tanpa mengelola wadah dan tempatnya.

1. Buku untuk digunakan (Books are for use)

Bila diibaratkan perpustakaan sebagai toko,

2. Setiap pembaca bukunya (Every reader maka mata dagangannya adalah ―informasi”.

his book)

Jasa yang diberikan adalah layanan informasi.

3. Setiap buku pembacanya (Every book its Informasi terus bertumbuh dan berkembang

reader)

sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan

4. Hematkan waktu pembaca (Save the time dan teknologi. Dimulai dengan penemuan kertas

of the reader)

di Cina dan mesin cetak di Jerman, lalu

5. Perpustakaan organisme yg tumbuh berkembang

(Library is a growing organism) (elektronik), menandai bahwa informasi terus

tumbuh dan berkembang dengan pesat. Adapun, harapan yang diinginkan dari pengaruh kemajuan

Bila ditafsirkan pernyataan di atas, maka perpustakaan yang benar adalah yang koleksinya

tersebut yaitu dapat merubah paradigma di digunakan, bukan hanya untuk disimpan.

perpustakaan dan pustakawan sebagai berikut: Kegiatan promosi merupakan upaya yang selama

Perpustakaan

Perpustakaan Kini

ini terabaikan di perpustakaan. Pustakawan

Dulu

berhenti ketika bukunya sudah tersusun rapih di rak. Hal tersebut, merupakan tugas pustakawan

Koleksi Media tunggal

Multi media, tertulis,

yang harus terus mengembangkan ilmunya,

(terutama berbasis

tercetak dan

kertas). Jumlah

terekam.

sehingga terciptalah proses layanan semudah dan

berbasis

seefisien mungkin. Tersedianya sarana temu

kepemilikan

Jumlah berbasis

kembali informasi berupa katalog, indeks,

akses

bibliografi, merupakan salah satu upaya yang

Gedung Bagaikan gudang,

Ibarat toko, pasar,

dilakukan

pustakawan

untuk membantu

tertutup, kurang

transparan, stategis

pemustaka.

strategis

Sebagai lembaga jasa, perpustakaan selalu

Layanan Pasif, menunggu,

Proaktif, mendidik

berupaya untuk menyediakan informasi yang

manual

dan mendatangi pengguna,

dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga, koleksi

mamanfaatkan

yang tersedia harus sesuai dengan kebutuhan

teknologi informasi

pengguna. Di samping upaya penambahan koleksi baru, koleksi-koleksi tersebut harus

,Pustakawan kurang

profesional, aktif,

dipelihara dengan baik. Apa yang ada dalam

Profesional, pasif,

demokratis, pekerja

birokrat, tukang

informasi, penjaga

katalog, harus dipastikan dapat dikases,

jaga buku (the

pengetahuan (the

meskipun mungkin sedang dipinjam oleh orang

custodian of

guardian of

Perpustakaan adalah lembaga peminjaman., tidak

satupun koleksi perpustakaan yang tidak boleh

Di negara-negara berkembang

dipinjam. Kegiatan peminjaman dan sirkulasi Indonesia, kondisi perpustakaan tidak jauh

termasuk

menuntut pustakawan secara berkala untuk berbeda dengan perpustakaan pada masa lalu,

melakukan pengawasan (control) secara berkala kalaupun sudah ada yg maju masih dalam jumlah

dan teratur. Selain pengawasan (control), salah terbatas. Perpustakaan di Indonesia masih

satu kegiatan yang harus dilakukan pustakawan terbatas baik kualitas, maupun kuantitas,

adalah “Cacah Ulang‖ yang lazim disebut terutama Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan

Cacah Ulang dapat diketahui ketersediaan atau

Cacah Ulang, Penyiangan dan Preservasi

ketidaksediaan koleksi perpustakaan. Di samping Secara umum manfaat dari Cacah Ulang yaitu itu, melalui kegiatan stock opname juga akan

untuk mengetahui jumlah:

diketahui koleksi yang keadaanya rusak, salah tempat, termasuk koleksi yang jarang digunakan.

1. koleksi terakhir di miliki perpustakaan;

2. koleksi yang hilang;

Bersamaan dengan kegiatan Cacah Ulang,

3. koleksi yang dipinjam tetapi belum perpustakaan juga harus melalukan kegiatan

dikembalikan;

―Penyiangan‖ (weeding)

4. koleksi yang salah tempat; (Preservation). Kegiatan penyiangan dilakukan

dan

Preservasi

5. koleksi yang rusak;

agar koleksi yang tersedia hanyalah yang

6. koleksi yang tidak pernah atau jarang dibutuhkan oleh pengguna, sedangkan yang tidak

digunakan;

berguna dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.

7. koleksi yang banyak diminati Sedangkan, kegiatan preservasi dilakukan untuk

melestarikan keberadaan bahan pustaka di Evans (2000) menyebutkan Cacah Ulang dengan

perpustakaan.

istilah

2. Cacah Ulang ( Stock Opname)

(empat) alasan yang mendorong untuk

melakukan kegiatan cacah Ulang yaitu : Ketika kita masuk ke toko swalayan, pada saat

akan ditutup, para pelayanan toko dengan daftar Untuk menghemat tempat (to save space);

ditangan mengadakan ―pencocokan‖ jumlah 2. Untuk memperbaiki akses (to improve

access) ―barang‖ yang ada dalam jajaran dengan jumlah ; barang yang terdapat dalam daftar. Hal ini pula.

3. Untuk penghematan uang (to save money);

4. Untuk menyediakan tempat bagi koleksi perlu dilakukan untuk mengetahui terjual atau

baru (To make room for the newmaterials). belum terjualnya barang tersebut. Tidak tertutup kemungkinan, bahwa barang tersebut tidak

terjual, tetapi juga tidak ada dalam jajaran. Jika

3. Tata Cara Cacah Ulang hal tersebut terjadi, kemungkinan barang tersebut

salah tempat atau hilang. Namun, ada pula Ketika kegiatan Cacah Ulang akan dilakukan, beberapa barang ditemukan tetapi dalam

Perpustakaan harus memberitahukan kepada keadaan rusak. Hal serupa juga dilakukan di

pemakai, kapan kegiatan tersebut dilaksanakan. perpustakaan dan dinamakan den gan ―Cacah

Lazimnya pada saat Cacah Ulang tersebut, Ulang‖ (Stockopname).

perpustakaan tidak

melakukan transaksi peminjaman baru, dan hanya menerima

Upaya Cacah Ulang tersebut, dilakukan dalam pengembalian pinjaman. Untuk memudahkan rangka untuk mengontrol koleksi yang ada.

proses Cacah Ulang sebaiknya dilakukan Kegiatan sirkulasi menyebabkan beredarnya

beberapa hal sebagai berikut: koleksi dari pemakai ke pemakai. Namun,

1. Sebaiknya Perpustakaan memiliki dokumen maka terdapat beberapa kemungkinan, yaitu

apabila koleksi yang dicari pengguna tidak ada,

resi kebijakan tertulis untuk kegiatan Cacah sedang dipinjam, salah tempat, berada di meja

Ulang, termasuk di dalamnya kegiatan baca, dicuri, sedang diperbaiki dan sebagainya.

penyiangan dan preservasi ; Dalam sistem layanan terbuka (open access)

2. Dalam document tsb dijelaskan tentang a), kasus hilang dan rusaknya koleksi merupakan hal

Maksud dan tujuan kegiatan kepada semua yang lumrah. Dari kegiatan ini juga dapat

pihak terkait, terutama kepada seluruh diketahui apabila peminjam sudah lama tidak

pustakawan, b). Organisasi pelaksana mengembalikan pinjamannya.

kegiatan disertai dengan penjelasan tugas perpustakaan menerapkan sistem denda/sanksi.

Sehingga,

(job description ) dan tanggung jawabnya c). Perpustakaan akan memberikan sanksi kepada

Dana yang diperlukan, serta sarana dan peminjam yang terlambat mengembalikan, yang

prasarana yang diperukan. d). Waktu merusak atau yang menghilangkan buku. kegiatan akan dilakukan;

Zulfikar Zen

3. Perpustakaan harus membuat pengumuman membacanya. Oleh karena itu diperlukan kriteria resmi kepada semua pihak tentang waktu

yang harus ditentukan untuk penyiangan. pelaksanaan, baik dari mulai dan akhirnya

KriteriaPenyiangan merupakan ketetapan yang kegiatan tersebut. Selain itu, sebaiknya

harus ditentukan sebelumnya agar memudahkan perpustakaan juga menjelaskan apa yang

pekerjaan.

boleh dan tidak boleh dilakukan selama proses Cacah Ulang dan Penyiangan;

Evans (2000) dengan mengutip H.F. MacGraw,

kriteria dalam koleksi sudah tersusun sesuai dengan No

4. Ketika pelaksanaan kegiatan, susunan

mengemukakan beberapa

penyiangan antara lain

Panggil (Call number), koleksi majalah dan koran berdasarkan abjad judulnya yang

1. Duplikasi (Duplicate): Koleksi yang masing-masingnya disusun kronologis

terdapat duplikasi (ganda) dalam jumlah (tanggal, bukan dan tahun. Koleksi bukan

yang banyak; .

2. Hadiah yang tak berguna . yaitu hadiah dan ragamnya;

buku (pandang dengar) berdasarkan bentuk

yang tidak diinginkan atau tidak diperlukan

5. Kartu pengerakkan (shelf list), sangat (Unsolicited and Unwanted gift). Sering bermanfaat dalam kegiatan cacah ulang.

perpustakaan mendapat hadiah dari Secara mudah dan terorganisir, semua

berbagai sumber, tetapi koleksi tersebut koleksi akan terdeteksi dengan baik. Untuk

bagi pengguna koleksi yang banyak jumlahnya dicacah oleh

3. Buku usang, kuno, terutama buku sains

tenaga yang lebih banyak pula;

6. Setiap item yang ada harus ditentukan (Obsolate books, especially Science) . keberdaan dan kondisinya, sesuai dengan

Lazimnya buku-buku sains cepat kadaluarsa informasi yang hendak diketahui di atas.

dibandingkan dengan buku ilmu-ilmu sosial, ilmu budaya dan humaniora

4. Edisi lama, (Suppesded editions). Bila telah memiliki edisi baru, maka edisi lama

4. Penyiangan ( Weeding)

Dalam kegiatan pertanian, penyiangan adalah

sebaiknya dikeluarkan.

membersihkan tanaman dari rumput atau

5. Buku yang rusak dimakan rayap, kumuh, tanaman lain yang menganggu. Prinsip tersebut

jorok, lusuh (Books that are infested, dirty, juga diterapkan di perpustakaan. Agar koleksi

shabby, worn out)

perpustakaan diminati dan menumbuhkan minat

6. Buku cetakan kecil, kertas rapuh,

baca, maka koleksi yang tidak diperlukan kehilangan halaman) Books with small dikeluarkan dari koleksi perpustakaan. Koleksi

print, brittle paper, and missing pages) tersebut dikeluarkan, baik untuk selamanya atau

7. Buku yang tak digunakan, atau tak untuk sementara. Koleksi yang tak berguna,

dibutuhkan (Unused, Unneeded volume of dikeluarkan untuk selamanya, sedangkan yang

sets)

rusak, diperbaiki terlebih dahulu kemudian

8. Majalah tanpa indeks (Periodicals with dijajarkan kembali. Buku terlarang, dikelaurkan

no indekxes )

dari koleksi perpustakaan selama larangan Selain beberapa hal tersebut diatas, dapat berlaku. Tujuan utama penyiangan di

ditambahkan untuk kriteria penyiangan perpustakaan adalah untuk memelihara koleksi

yaitu buku-buku terlarang, bahasanya yang tersedia sesuai dengan kebutuhan

yang buruk, merusak akidah, akhlak,

pemustaka.

dan lain sebagainya.

Dalam prakteknya, tidak mudah pustakawan Untuk melakukan penyiangan memerlukan usaha untuk

yang sungguh –sungguh dengan memperhatikan perpustakaannya. Karena akan berdampak pada

banyak hal. Mengingat bahwa koleksi hukum, juga kepercayaan bahwa buku adalah

perpustakaan merupakan warisan budaya, bagian dari warisan budaya. Buku lama sekali

barang invetaris, pun, akan baru bagi orang yang baru

kekayaan

masyarakat,

karenanya jika melakukan penyiangan tanpa

Cacah Ulang, Penyiangan dan Preservasi

dikeluarkan.dari koleksi Koleksi Deposit dan koleksi keatrifan lokal,

aturan yang tetap dapat melanggar hukum.

sudah

perpustakaan;

merupakan koleksi yang tidak boleh disiangi.

3) Mengeluarkan semua kartu katalog yang Oleh karena itu, dalam Panduan Pengembangan

terkait dengan koleksi tersebut, koleksi Perpustakaan Nasional RI (2010)

misalnya kartu pengarang, kartu judul, meyebutkan langkah-langkah apa saja yang

kartu subjek, dan sebagainya. Termasuk dilakukan pada saat penyiangan :

menghapus koleksi dari pangkalan data katalog terpasang;

a. Buku pedoman. Sebaiknya perpustakaan

4) Membuat laporan kegiatan penyiangan mempunyai peraturan tertulis tentang

yang dilakukan secara sistematis; penyiangan, sebagai pedoman melaksanakan

5) Jika dimungkinkan koleksi hasil siangan penyiangan dari waktu ke waktu;

dihadiahkan kepada perpustakaan lain

b. Bantuan ahli. Hendaknya pustakawan

memerlukan. Sebaiknya, meminta bantuan dari ahli subjek (specialist

yang

sebelumnya mengirim surat tawaran subject) untuk menetukan apakah suatu

kepada calon penerima. koleksi bernilai guna atau tidak. Kadang

6) Sering juga koleksi hasil siangan dijual kala buku yang sudah cukup tua (out of

dengan harga murah kepada anggota date), bagi pakar dianggap sangat

perpustakaan atau masyarakat umum. diperlukan.;

7) Kadangkala koleksi hasil siangan

c. Pemanfaatan. Bahan pustaka yang dijadikan sebagai barter tukaran koleksi

kurang/tidak

dengan perpustakaan lain. dikeluarkan dari jajaran koleksi. Untuk

melakukan penyiangan diperlukan data dari

5. Preservasi ( Preservation)

bagian layanan

sirkulasi

mengenai

pemanfaatan suatu bahan pustaka; Preservasi adalah kegiatan pemeliharaan agar

d. Isi atau materi. Bahan pustaka yang boleh lestari, baik isinya mau pun fisiknya. Bahan disiangi, antara lain yaitu:

pustaka dalam berbagai bentuk disediakan di