PELAKSANAAN KEARSIPAN DI IKIP PADANG STUD1 KASUS DI PUSAT PENELITIAN

LAPORAN PENELITIAN

PELAKSANAAN KEARSIPAN DI IKIP PADANG
STUD1 KASUS DI PUSAT PENELITIAN

Oleh:
. ;TAKAAN

Dra. Wiedy Murtini
-

lKlP

$2. - G - q ~ 1

'

1

__

Penelitian ini dibiayai oleh:
Proyek Operasi dan Perawatan Fasilitas IKIP Padang
Tahun Anggaran 199111992
Surat Perjanjian Kerja No.: 41/PT37.H9lN2.211991
Tanggal 13 September 1991
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PADANG

ii

I

---

PERSONALIA PENELITIAN

PELAKSANAAN REARSIPAN DI IRIP PADANG:
STUD1 KASUS DI PUSAT PENELITIAN

Konsultan

Anggota

: Dr. Kumaidi, M.A.
: Dra. Wiedy Murtini

ABSTRAK

,!

.- . ? ,

I,.:;

,, , .

.,

,:: 7 ,

--..

.

;>;:I=\:;
L.811

s-?

TJ ,'

!I.,

Pembenahan dan p e r b a i k a n t a t a k e a r s i p a n d i s e t i a p lembaga
memungkinkan t e r c a p a i n y a s f i s i e n s i k e r j a yang l e b i h t i n g g i .
D i t j e n D i k t i pada t a h u n 1979 t e l a h m e n g e l u a r k a n Buku Pedoman
Pelayanan Tatausaha u n t u k P e r g u r u a n T i n g g i d i l i n g k u n g a n
Depdikbud dan t e l a h d i j a b a r k a n o l e h Tim I K I P Padang dalam Buku
Pedoman Penataan A r s i p 1981 yang b e r g u n a u n t u k pembenahan dan
perbaikan t a t a kearsipan tersebut.
Namun d e m i k i a n ,

p e l a k s a n a a n buku Pedoman t e r s e b u t sampai

s e k a r a n g belum sebagaimana d i h a r a p k a n ,

sehingga berbagai

p e r s o a l a n cukup s e r i u s dalam p e n g a r s i p a n dokumen d i I K I P Padang
masih s e r i n g tirnbul,
a p a b i l a sewaktu-waktu
terjadi

.

m i s a l n y a k e s u l i t a n menemukan k e m b a l i a r s i p
d i b u t u h k a n merupakan keadaan yang s e r i n g

Sehubungan dengan permasalahan t e r s e b u t d i a t a s p e n e l i t i a n
i n i d i a b d i k a n u n t u k m e l i h a t sampai sejauhmana p e l a k s a n a a n t a t a
k e a r s i p a n d i I K I P Padang,

khususnya d i P u s a t P e n e l i t i a n ( P u s l i t )

t e l a h m e n g i k u t i buku Pedoman P e l a y a n a n Tatausaha t e r s e b u t .
P e r h a t i a n utama d i b e r i k a n pada m a s a l a h pengurusan dan
p e n g e n d a l i a n s u r a t menyurat;
kode dan t u n j u k - s i l a n g ;

penyusunan p o l a k l a s i f i k a s i ,

indeks,

p e n a t a a n b e r k a s dan penyimpanan a r s i p ;

dan p e l a k s a n a a n k e g i a t a n p e n y u s u t a n a r s i p d i P u s l i t .
P e n e l i t i a n i n i mengambil tempat d i P u s l i t I K I P Padang
p e r i o d e b u l a n Agustus 1990 sampai dengan J a n u a r i 1991.
Pendekatan yang d i p a k a i a d a l a h wawancara dan d i s k u s i dengan s t a f
administratif

( a t a u Satuan ' K e r j a T a t a u s a h a ) dan p i m p i n a n P u s l i t

I K I P Padang.

D i samping i t u ,

.

p e n e l i t i j u g a melakukan

" p a r t i c i p a n t o b s e r v a t i o n " d i P u s l i t dalam melaksanakan k e g i a t a n
kearsipan.

D a r i pendekatan t e r s e b u t ,

p e l a k s a n a a n dan

permasalahan p e n y e l e n g g a r a a n k e a r s i p a n d a p a t d i k e t a h u i .

Kemudian

p e n e l i t i mencoba menemukan p o l a p e r b a i k a n dan pembenahan s e s u a i
dengan Pedoman Pelayanan Tatausaha P e r g u r u a n T i n g g i dan mengacu
kepada pengalaman l a i n yang d i p e r o l e h dalam k e p u s t a k a a n
kearsipan.

iii

Kesimpulan yang d i p e r o l e h dalam p e n e l i t i a n i n i a d a l a h :

buku

Pedoman P e l a y a n a n Tatausaha dan Pedoman Penataan A r s i p I K I P
Padang belum d a p a t d i l a k s a n a k a n yang d i s e b a b k a n o l e h k u r a n g

I

'I

I

d i p a h a m i n y a pedoman t e r s e b u t .

Kekurangpahaman i t u t e l a h

m e n g a k i b a t k a n munculnya k e s u l i t a n p e n e l u s u r a n dan p e n g e n d a l i a n
s u r a t menyurat,
sewaktu-waktu

s e r t a k e s u l i t a n penemuan k e m b a l i a r s i p a p a b i l a

dibutuhkan.

Untuk m e n g a t a s i b e r b a g a i k e s u l i t a n t e r s e b u t ,

beberapa

t i n d a k a n b e r i k u t mungkin d a p a t ditempuh..

1)

Pemasyarakatan Buku Pedoman P e l a y a n a n Tatausaha
Dikti,

1 9 7 9 ) dan.Pedoman Penataan A r s i p

(Ditjen

I K I P Padang

( 1 9 8 1 ) s e r t a Kode S u r a t M e n y u r a t I K I P Padang ( 1 9 8 8 )
kepada p a r a p e j a b a t p e l a k s a n a k e a r s i p a n dan p e n a t a
a r s i p a t a u mereka yang t e r k a i t dengan a r s i p p e r l u
dilaksanakan.

2)

Pedoman K l a s i f i k a s i A r s i p

I K I P Padang t a h u n 1990 p e r l u

d i r e v i s i m e n g i n g a t m a s i h t e r d a p a t beberapa k l a s i f i k a s i
permasalahan yang belum t e p a t .

3)

P e n y e b a r l u a s a n dan pemasyarakatan k l a s i f i k a s i a r s i p
I K I P Padang

(sesudah) d i r e v i s i agar dapat dilaksanakan

d i seluruh jajaran

4)

kantor

( U n i t Kearsipan)

I K I P Padang.

U n i t K e a r s i p a n dan P u s a t Bank A r s i p N i r a k t i f
Padang p e r l u d i f u n g s i k a n .

D i samping b e r b a g a i p e n a t a r a n dan l o k a k a r y a ( w o r k s h o p )
penyelenggaran k e a r s i p a n p e r l u d i l a k s a n a k a n .

IKIP

I

PENGANTAR

I

I

i
I
I

I

Kegiatan penelitian merupakan bagian dari Tri Dharma
Perguruan Tinggi.

Kegiatan ini harus dilaksanakan oleh staf

akademik I K I P Padang dalam rangka meningkatkan mutu, baik sebagai
staf akademik maupun sebagai peneliti.
Kegiatan penelitian ini mendukung pengembangan ilmu serta

I

terapannya.

Dalam ha1 ini Pusat Penelitian IKIP Padang berusaha

mendorong staf pengajar untuk melakukan penelitian sebagai bagian
yang tidak terpisahkan dari kegiatan mengajarnya.

Oleh karena

itu, peningkatan mutu tenaga akademik peneliti dan hasil
penelitiannya dilakukan sesuai dengan kualitas serta kewenangan
akademk peneliti.
Akhirnya saya merasa gembira bahwa penelitian ini telah
dapat diselesaikan oleh peneliti dengan melalui proses
I
I

~

I

pemeriksaan dari tim penilai laporan penelitian Pusat Penelitian

I K I P Padang.

Mudah-mudahan penelitian ini berguna untuk

pengembangan ilmu pada umumnya dan untuk peningkatan mutu staf
akademik IKIP Padang pada khususnya.
Terima kasih.

I

I

I

I

I

I

I
I

1
I

1

!

Padang, Februari 1992
la Pusat Penelitian

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam kesempatan yang baik ini peneliti ingin menyampaikan
terima kasihnya kepada berbagai pihak, antara lain: Bapak Rektor,
Kepala Pusat Penelitian, dan Ketua OPF IKIP Padang serta Dekan
FPIPS IKIP Padang atas kepercayaan dan kesempatan yang diberikan
kepada peneliti untuk dapat melakukan penelitian ini.

Tanpa

dukungan dan kepercayaan yang diberikan penelitian ini mungkin
tidak terlaksana.
Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada anggota keluarga
peneliti yang telah memberi dukungan isteri dan/atau ibu mereka
menyelesaikan penelitian ini.

Kadangkala mereka memerlukan

perhatian isteri atau ibu yang tidak dapat diberikan karena
kesibukan penyelesaian penelitian ini.

Dengan selesainya

penelitian ini diharapkan kami dapat lebih banyak memberikan
waktu dan perhatian tersebut.
Akhirnya, peneliti mengharapkan hasil penelitian ini dapat
disumbangkan kepada (pimpinan) IKIP Padang dan Pusat Penelitian
khususnya untuk perbaikan penyelenggaraan dan pengurusan arsip,
serta perkembangan ilmu, serta masyarakat ilmiah umumnya,
terutama bidang Administrasi Perkantoran (Kearsipan).

Tim

peneliti akan sangat bergembira memberikan tambahan informasi
yang berkaitan dengan materi laporan ini kepada siapa saja yang
memerlukannya.

Kritik dan saran juga diharapkan dari pembaca dan

sejawat, serta mohon dialamatkan kepada peneliti.
Terima kasih.
Peneliti

Dra. Wiedy Murtini
NIP 130 890 452

DAFTAR I S 1

. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PERSONALIAPENELITIAN
ABSTRAK

...

. . . . .
UCAPANTERIMA KASIH
.
DAFTAR I S 1 . . . . . .
DAFTARGAMBAR
. . . .
PENGANTAR

BAB I

BAB I 1

BAB I 1 1

BAB I V

. . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
PENDAHULUAN
. . . . .
A.
L a t a r Belakang
. . . . .
B.
Perumusan Masalah
C.
T u j u a n dan M a n f a a t P e n e l i t i a n
. . . . .
LANDASANTEORITIS
....... .......
A.
F u n g s i dan Peranan A r s i p dalam Menunjang
Kelancaran A d m i n i s t r a s i Perkantoran . . .
B.
Tata Kearsipan Dinamis P o l a Baru Sistem
Kartu Kendali . . . . . . . . . . . . . .
1.
Sub-sistem t a t a p e r s u r a t a n . . . . .
2.
S u b - s i s t e m pengurusan dan
pengendalian s u r a t . . . . . . . . .
3.
Sub-sistem p o l a k l a s i f i k a s i , i n d e k s ,
kode, dan t u n j u k - s i l a n g
. . .. . .
4.
S u b - s i s t e m penyimpanan a r s i p dan
penemuannya kembal . . . . . . . . .
5.
Sub-sistem penyusutan a r s i p
. . . .
METODOLOGI PENELITIAN
. . . . . . . . . . . .
A.
Jenis Penelitian
. . . . . . . . . . . .
B.
L a t a r P e n e l i t i a n dan Pengumpulan D a t a . .
1.
Latarpenelitian . . . . . . . . . .
2.
Pengumpulan dan a n a l i s i s d a t a
. . .
C.
I n s t r u m e n Pengumpulan D a t a
. . . . . . .
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
. . . . . . .
A.
Deskripsi Hasil Penelitian
. . . . . . .
1.
T i n j a u a n t e r h a d a p s u b - s i s t e m pengurusan
dan p e n g e n d a l i a n s u r a t . . . . . . .
2.

3.

.
.
.
.
.

. . .
....
. . . .
. . . .
. . . .

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

. . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .

.
.
.
.
.
.
.

Tinjauan terhadap sub-sistem p o l a
k l a s i f i k a s i , i n d e k s , kode, dan
tunjuk-silang
T i n j a u a n t e r h a d a p penyimpanan dan
penemuan k e m b a l i a r s i p

. .. . .. . . . . .
. . . . . . .

v i i

ii
iii
v
v i
v i i

ix

6
6
9
9

10
33
39
72
80
80
81
81

82
83
84
84

85
87

88

4

T i n j a u a n terhadap s u b - s i s t e r n
penyusutan a r s i p
Pernbahasan

. . . . .
BAB V
KESIMPULANDANSARAN . . .
A.
K e s i m p u l a n Penelitian
B.
Saran-saran
. . . . .
KEPUSTAKAAN
. . . . . . . . . . . .
B

.

.

L A M P I R A N I:

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

C o n t o h P o l a K l a s i f i k a s i dan K o d e A r s i p
d i Puslit I K I P Padang

.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

. . . . . . . . . .

v i i i

90
92
121
121
123
126

128

DAFTAR GAMBAR

Contoh K a r t u K e n d a l i

. . . . . . . . . . . . . . . .

12

P r o s e d u r pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk
d i n a s dengan k l a s i f i k a s i p e n t i n g

15

Contoh Lembar P e n g a n t a r S u r a t

17

. . . . . . . . . .
Biasa
. . . . . . . .

P r o s e d u r pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk
d i n a s dengan k l a s i f i k a s i b i a s a

18

Contoh Lembar P e n g a n t a r S u r a t

20

. . . . . . . . . . .
Rahasia'
. . . . . . .

P r o s e d u r pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t rnasuk
d i n a s dengan k l a s i f i k a s i r a h a s i a

21

P r o s e d u r pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t k e l u a r
d i n a s dengan k l a s i f i k a s i p e n t i n g

27

P r o s e d u r pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t k e l u a r
d i n a s dengan k l a s i f i k a s i b i a s a

29

Contoh

30

. . . . . . . . . .

..........

Contoh
Contoh
Contoh
Contoh
Contoh

. . . . . . . . . . .
Lembar D i s p o s i s i . . . . . . . . . . . . : . .
Kartu tunjuk Silang
. . . . . . . . . . . . .
F o l d e r dan map g a n t u n g . . . . . . . . . . . .
sekat/guide
. . . . . . . . . . . . . . . .
susunan s e k a t
. . . . . . . . . . . . . . . .
rak a r s i p n i r a k t i f . . . . . . . . . . . . . .

C o n t o h k e r a n g k a penyusunan yang t e r d i r i d a r i s e k a t
dan f o l d e r

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .
subyek/pokok masalah . . . . .

38
42
43
43

44

45

Penataan b e r k a s s i s t e m a b j a d

49

Penataan b e r k a s s i s t e m

51

Penataan b e r k a s s i s t e m nomor u r u t
Filing)

( S e r i a l Numerical

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Penataan b e r k a s s i s t e m nomor t e r m i n a l
Filing)

54

(Terminal D i g i t

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Penataan b e r k a s s i s t e r n nomor t e n g a h ( M i d d l e D i g i t
Filing)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

57

Penataan b e r k a s s i s t e m nomor r a n g k a p ( D u p l e x N u m e r i c a l
Filing)

. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
.....
. . . . .
. . . . .
U s u l a n pemusnahan a r s i p l b e r k a s
. . .
Acara pemusnahan a r s i p / b e r k a s . . . .
Pertelaan Arsip . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .
Penataan b e r k a s s i s t e m w i l a y a h
. . . .
Penataan b e r k a s s i s t e m t a n g g a l
. . . .
Penataan b e r k a s s i s t e m gabungan
. . .
Contoh Lembar Peminjaman A r s i p
. . . .
Contoh Out Guide
. . . . . . . . . . .
Contoh Out F o l d e r . . . . . . . . . . .
ContohOutSlip. . . . . . . . . . . .
Contoh D a f t a r
Contoh B e r i t a
Contoh D a f t a r

.
.
.
.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.

.
.
.
.
.
.

P r o s e s pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk d i n a s
dengan k l a s i f i k a s i p e n t i n g d i P u s l i t I K I P Padang

. .

P r o s e s pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk d i n a s
dengan k l a s i f i k a s i b i a s a d i P u s l i t I K I P Padang

. . .

P r o s e s pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk d i n a s
dengan k l a s i f i k a s i r a h a s i a d i P u s l i t I K I P Padang

. .

P r o s e s pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t k e l u a r d i n a s
dengan k l a s i f i k a s i p e n t i n g d i P u s l i t I K I P Padang

. .

P r o s e s pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t k e l u a r d i n a s
dengan k l a s i f i k a s i b i a s a d i P u s l i t I K I P Padang

. . .

Kerangka penataan b e r k a s U s u l a n Proyek P e n e l i t i a n Dana
OPF p e r i o d e 9 1 / 9 2
yang d i s a r a n k a n d i P u s l i t I K I P
Padang

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kerangka p e n a t a a n b e r k a s Dana/Keuangan
d i p u s l i t I K I P Padang

yang d i s a r a n k a n

. . . . . . ... . . . . . . . .

Kerangka p e n e t a a n b e r k a s P e r l e n g k a p a n P u s l i t I K I P
Padang
Contoh

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tickler f i l e . . . . . . . . . . . . . . . . .

BAB I
PENDAHULUAN

L a t a r Belakanq
K e a r s i p a n merupakan b a g i a n p e n t i n g dalam k e h i d u p a n s e h a r i hari,

b a i k u n t u k k e p e n t i n g a n p r i b a d i maupun k e d i n a s a n ,

berbagai tingkatan.

dalam

Pendapat i n i sudah merupakan t e k a d bangsa

I n d o n e s i a s e b a g a i mana t e r t u a n g dalam Undang-undang
1971 ( l i h a t m i s a l n y a H a d i Abubakar,
undang t e r s e b u t menyatakan:

1982,

ha1 1 2 9 ) .

"Lembaga-lembaga

Nomor 7 t a h u n
Undang-

n e g a r a dan badan-

badan p e m e r i n t a h p u s a t maupun d a e r a h w a j i b mengatur,

menyimpan,

m e m e l i h a r a dan menyelamatkan a r s i p sebagaimana dimaksud dalam
p a s a l 2.a

[Undang-undang

Undang-undang

Nomor 7 t a h u n 19711"

Pokok K e a r s i p a n ,

H a d i Abu B a k a r ,

R e a l i s a s i d a r i Undang-undang

( p a s a l 10 a y a t 1
1982,

hal.

127).

t e r s e b u t d i a t a s maka D i r e k t u r

J e n d e r a l P e n d i d i k a n T i n g g i Departemen P e n d i d i k a n dan Kebudayaan
R e p u b l i k I n d o n e s i a memutuskan dalam k e p u t u s a n n y a nomor
0271/DJ/Kep/1979

t e n t a n g penggunaan Pedoman P e l a y a n a n T a t a Usaha

u n t u k P e r g u r u a n T i n g g i d i l i n g k u n g a n Departemen P e n d i d i k a n dan
Kebudayaan.
~ a l a mr a n g k a menuju s u a t u s i s t e m P e n d i d i k a n T i n g g i N a s i o n a l ,
d i p e r l u k a n A d m i n i s t r a s i yang e f e k t i f dan e f i s i e n .

Dalam usaha

2
p e n i n g k a t a n a d m i n i s t r a s i yang e f e k t i f

dan e f i s i e n ,

k e a r s i p a n memegang peranan yang p e n t i n g ,

masalah t a t a

o l e h karena i t u

pembenahan t e n t a n g p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n d i

I K I P Padang s a n g a t

p e r l u dilakukan.
Kearsipan a d a l a h s u a t u a k t i v i t a s mengatur,

menyimpan,

memelihara dan menyelamatkan a r s i p dengan c a r a dan p r o s e d u r
t e r t e n t u yang s i s t e m a t i s a g a r a p a b i l a sewaktu-waktu

diperlukan

d a p a t dengan mudah d i k e t e m u k a n k e m b a l i (Wiedy M u r t i n i ,

1986,

halaman 5 ) .

bahwa

S e s u a i dengan j u d u l

dalam p e n e l i t i a n i n i ,

p e l a k s a n a a n K e a r s i p a n yang dimaksud a d a l a h p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n
d i

I K I P Padang dengan mengambil s t u d y k a s u s yang t e r j a d i d i P u s a t

P e n e l i t i a n I K I P Padang.

Menurut p e n e l i t i ,

s t u d y k a s u s yang

t e r j a d i d i P u s a t P e n e l i t i a n I K I P Padang d a p a t menggambarkan
s e c a r a umum t e n t a n g p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n d i

I K I P Padang.

Selama i n i p e n e l i t i a d a l a h pembimbing mata k u l i a h K e a r s i p a n
d i J u r u s a n PDU FPIPS I K I P Padang.
d i berbagai kantor

Pengamatan l a n g s u n g p e n e l i t i

I K I P Padang ( t e r m a s u k wawancara

langsung

dengan p a r a pegawai dalam r a n g k a membimbing mahasiswa u n t u k
P r a k t e k Lapangan A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n dan l a p o r a n h a s i l
o b s e r v a s i mahasiswa u n t u k memenuhi t u g a s mata k u l i a h k e a r s i p a n ) ,
p e n e l i t i d a p a t menyimpulkan bahwa permasalahan k e a r s i p a n yang
d i j u m p a i d i P u s a t P e n e l i t i a n I K I P Padang d a p a t d i j a d i k a n gambaran
umum dan c o n t o h ( p e r m a s a l a h a n ) p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n d i I K I P
Padang

.

P e n e l i t i a n i n i akan m e n g k a j i t e n t a n g sampai s e j a u h mana
p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n d i I K I P Padang m e n g i k u t i Buku Pedoman

.--

\,!:--

b

,,,\,,-I$\(

1

i?,-. , . ,

.

-.t\c-

L,,;,
!.!J

;\ r:) ;I+,$! c.

7 1.; n p

3
Pelayanan T a t a Usaha P e r g u r u a n T i n g g i yang d i k e l u a r k a n o l e h
Departemen P e n d i d i k a n dan Kebudayaan,
P e n d i d i k a n T i n g g i t a h u n 1979.
mencari kendala-kendala

D i r e k t o r a t Jenderal

Pengkajian i n i diarahkan untuk

apa s a j a yang d i a l a m i o l e h I K I P Padang,

dalam ha1 i n i d i w a k i l i o l e h P u s a t P e n e l i t i a n I K I P Padang,

d i

dalam melaksanakan Pedoman P e l a y a n a n T a t a Usaha P e r g u r u a n T i n g g i
tersebut.

M a n f a a t h a s i l p e n e l i t i a n i n i t e n t u p o l a p e r b a i k a n dan

pembenahan p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n s e s u a i dengan model T a t a
K e a r s i p a n D i n a m i s P o l a b a r u s i s t e m K a r t u K e n d a l i yang d i t u a n g k a n
dalam buku pedoman t e r s e b u t d a p a t d i j a l a n k a n dengan b a i k .

B.

Perumusan Nasal a h
Sebagaimana t e l a h d i j e l a s k a n d i muka k a j i a n p e n e l i t i a n i n i

merupakan u s a h a penemuan k e n d a l a yang d i a l a m i o l e h I K I P Padang,
khususnya P u s a t P e n e l i t i a n ( P u s l i t ) , dalam masalah k e a r s i p a n .
Apapun p o l a dan t a t a c a r a k e a r s i p a n yang d i p i l i h ,

t u j u a n utamanya

t e t a p kemudahan penemuan k e m b a l i a r s i p t e r s e b u t s e a n d a i n y a d i
kemudian h a r i d i p e r l u k a n .

Usaha yang d a p a t d i l a k u k a n u n t u k

maksud d i a t a s a n t a r a l a i n pembenahana dan p e r b a i k a n
p e n y e l e n g g a r a a n k e a r s i p a n yang ada.
Permasalahan pokok yang i n g i n d i u n g k a p k a n dalam p e n e l i t i a n
k a l i i n i a d a l a h " s a m p a i seiauhrnana p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n d i

Padanq r n e n q i k u t i Pedoman P e l a yanan
( D i t i e n D i k t i , 1979)".
sebagai b e r i k u t :

Tatausaha Perquruan

IKIP

Tinqqi

Permasalahan i n i s e c a r a r i n c i d i u n g k a p k a n

4

1)

Bagaimana p e l a k s a n a a n pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t
m e n y u r a t d i P u s l i t I K I P Padang?

2)

Bagaimana penyusunan p o l a k l a s i f i k a s i ,
dan t u n j u k - s i l a n g

indeks,

kode,

d i P u s l i t I K I P Padang?

Bagaimana penataan b e r k a s dan s i s t e m penyimpanan a r s i p
d i P u s l i t I K I P Padang?

4)

Bagaimana p e l a k s a n a a n p e n y u s u t a n a r s i p d i P u s l i t I K I P
Padang?

M e l a l u i p e n e l i t i a n i n i d i h a r p k a n d a p a t d i t e m u k a n model p e r b a i k a n
dan pembenahannya a g a r memudahkan penemuan k e m b a l i a r s i p t e r s e b u t
seandainya d i p e r l u k a n .

T ~ ~ i u adan
n
Manfaat P e n e l i t i a n

P e n e l i t i a n i n i d i a b d i k a n u n t u k mengkaji pelaksanaan t a t a
k e a r s i p a n d i I K I P Padang dengan mengambil s t u d y kasus d i P u s a t
P e n e l i t i a n I K I P Padang,

s e h i n g g a akan d i p e r o l e h gambaran s e c a r a

umum t e n t a n g bagaimana s e b a i k n y a t a t a k e a r s i p a n d i l a k s a n a k a n d i
I K I P Padang.

Secara r i n c i t u j u a n pokok p e n e l i t i a n i n i d a p a t

d i u r a i k a n sebagai b e r i k u t :

1.

Mengetahui pelaksanaan t a t a k e a r s i p a n d i
Penelitian)

2.

(Pusat

I K I P Padang.

Menemukan hambatan dan k e n d a l a p e l a k s a n a a n k e a r s i p a n
model k a r t u k e n d a l i ,

sebagaimana t e r t u a n g dalam Buku

Pedoman P e l a y a n a n T a t a Usaha D i t j e n D i k t i .

3.

Menemukan model pengembangan t a t a k e a r s i p a n yang
mungkin d i l a k s a n a k a n d i I K I P Padang t a n p a menyimpang
d a r i model yang d i t e t a p k a n .

4.

Menemukan model p e r c o n t o h a n yang kemudian h a r i mungkin
dikembangkan u n t u k u n i t / k a n t o r

l a i n n y a d i I K I P Padang.

M a n f a a t p e n e l i t i a n i n i a d a l a h penetapan c a r a p e r b a i k a n dan
pembenahan s i s t e m k e a r s i p a n d i u n i t - u n i t
Padang,

dan k a n t o r - k a n t o r

IKIP

s e h i n g g a s e t i a p u n i t dan k a n t o r d a p a t memberi l a y a n a n

k e t a t a u s a h a a n dengan l e b i h b a i k .
b u k t i atau a r s i p tertentu,

Misalnya,

p a r a pegawai d a p a t dengan mudah

menemukan k e m b a l i a r s i p yang d i b u t u h k a n ,
dilaksanakan

seandainya d i p e r l u k a n

" t e r p u s a t " maupun t i d a k .

baik a r s i p tersebut

BAB I 1
LANDASAN

A.

Funqsi

TEORITIS

dan Peranan A r s i p d a l am M e n ~ t n j a n q h'el a n c a r a n

Adminis t r a s i Perkan t o r a n

Sebagian b e s a r k e g i a t a n k a n t o r t e r d i r i d a r i p e k e r j a a n t u l i s
menulis.
surat,

H a s i l d a r i p e k e r j a a n t u l i s m e n u l i s i t u berupa s u r a t -

buku-buku,

laporan,

formulir-formulir,

dan l a i n - l a i n .

S e t i a p permasalahan yang ada d i s u a t u k a n t o r pemecahannya s e l a l u
d i d a s a r k a n pada d a t a - d a t a ,

keterangan a t a u f a k t a - f a k t a

tertulis

yang t e r s e d i a d i k a n t o r t e r s e b u t .
D a t a dalam b e n t u k t e r t u l i s ,

tercetak,

tergambar,

terekam,

b a i k yang d i k e r j a k a n dengan t a n g a n maupun dengan mesin
elektronik,

dalam keadaan t u n g g a l maupun b e r k e l o m p o k ,

yang

d i s i m p a n s e c a r a s i s t e m a t i s a g a r mudah d i k e t e m u k a n k e m b a l i a p a b i l a
sewaktu-waktu

dibutuhkan,

d i s e b u t dengan R r s i p .

memperjelas t e n t a n g p e n g e r t i a n a r s i p i n i ,
menurut Undang-Undang

Untuk

lebih

penulis kutipkan

Pokok K e a r s i p a n Nomor 7 t a h u n 1971,

pasal 1

yang d i r u m u s k a n s e b a g a i b e r i k u t :

1.

Naskah-naskah yang d i b u a t dan d i t e r i m a o l e h LembagaLembaga Negara dan Badan-Badan

P e m e r i n t a h a n dalam

b e n t u k c o r a k apapun b a i k dalam keadaan t u n g g a l maupun
berkelompo9k,
pemerintah.

dalam r a n g k a p e l a k s a n a a n k e g i a t a n

7
2.

Naskah-naskah

yang d i b u a t dan d i t e r i m a o l e h Badan-Badan

swasta d a n / a t a u p e r o r a n g a n ,

dalam b e n t u k c o r a k apapun,

b a i k dalam keadaan t u n g g a l maupun berkelompok,
keadaan t u n g g a l maupun berkelompok,

dalam r a n g k a

p e l a k s a n a a n k e h i d u p a n kebangsaan.(Hadi
1982,hal.

dalam

Abubakar,

124).

D a r i k e t e r a n g a n d i a t a s yang dinamakan a r s i p i t u bermacammacam b e n t u k a t a u c o r a k n y a a n t a r a l a i n :

(1)

Arsip textual
naskah,

(2)

y a i t u yang b e r b e n t u k s u r a t - s u r a t ,

paper,

l a p o r a n dan l a i n - l a i n n y a ;

A r s i p Audio V i s u a l

yang d a p a t d i b e d a k a n m e n j a d i t i g a

j e n i s y a i t u A r s i p Audio V i s u a l c i t r a bergerak,
A u d i o V i s u a l gambar s t a t i s ,
kartografik.

Arsip

dan A r s i p A u d i o V i s u a l

Adapun a r s i p a u d i o v i s u a l c i t r a b e r g e r a k

dapat berbentuk s l i d e f i l m ,

v i d e o dan t e l e v i s i .

a u d i o v i s u a l gambar s t a t i s b e r b e n t u k
gambar dan l a i n - l a i n n y a .
k a r t o g r a f i k berbentuk

(3)

naskah-

Arsip Elektronik

Arsip

photo-photo,

Sedangkan a r s i p a u d i o v i s u a l

peta-peta,

denah dan s e b a g a i n y a ;

(komputer) y a i t u berupa d i s k e t ,

hard

d i s k dan l a i n - l a i n n y a .
Yang dimaksud dengan k e a r s i p a n a d a l a h s u a t u a k t i v i t a s
penyelenggaraan a r s i p s e j a k d i l a h i r k a n a t a u d i c i p t a k a n hingga
a r s i p t e r s e b u t dimusnahkan a t a u d i l e s t a r i k a n
26).

(Martono,

1982,

hal.

Kearsipan dapat j u g a d i k a t a k a n sebagai s u a t u a k t i v i t a s

u n t u k mengurus dan mengendalikan,

mengatur,

menyimpan dan

m e m e l i h a r a a r s i p dengan c a r a t e r t e n t u dan p r o s e d u r t e r t e n t u yang

s i s t e m a t i s yang d a p a t d i p e r t a n g g u n g jawabkan s e h i n g g a a p a b i l a
sewaktu-waktu

d i b u t u h k a n d a p a t dengan s e g e r a d i k e t e m u k a n k e m b a l i .

F u n g s i dan peranan a r s i p s a n g a t p e n t i n g s e k a l i a r t i n y a b a i k
b a g i pegawai,

p i m p i n a n maupun o r g a n i s a s i s e c a r a k e s e l u r u h a n .

F u n g s i a r s i p i t u a d a l a h ( 1 ) s e b a g a i sumber i n g a t a n ,
sumber i n f o r m a s i a t a u k e t e r a n g a n ,
bahan b u k t i s e j a r a h ,

dan

( 2 ) sebagai

( 3 ) s e b a g a i sumber s e j a r a h a t a u

( 4 ) s e b a g a i bahan b u k t i p e r t a n g g u n g

jawaban t e r h a d a p s u a t u p e r i s t i w a a t a u k e j a d i a n (Wiedy M u r t i n i ,

1986, h a l .

6).

Sedangkan peranan a r s i p a d a l a h ( 1 ) membantu

i n g a t a n s e s e o r a n g u n t u k melakukan s u a t u t i n d a k a n ,

( 2 ) membantu

p i m p i n a n d a l a n pengambilan s u a t u k e p u t u s a n dan k e b i j a k s a n a a n ,
membantu m e l a n c a r k a n p r o s e s k e g i a t a n a d m i n i s t r a s i ,

(3)

( 4 ) membantu

m e l a n c a r k a n p r o s e s p e n y e l e n g a r a a n o r g a n i s a s i dalam r a n g k a u n t u k
mencapai t u j u a n .
M e n g i n g a t f u n g s i dan peranan a r s i p yang b e g i t u p e n t i n g dalam
p e n y e l e n g g a r a a n s u a t u o r g a n i s a s i u n t u k mencapai t u j u a n maka,
p e r l u d i s e l e n g g a r a k a n pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t - m e n y u r a t
yang b a i k dan t e r a t u r ,

p e r l u n y a s u a t u s i s t e m penyimpanan a r s i p

t e r t e n t u dengan p o l a k l a s i f i k a s i ,
standar,

i n d e k s dan kode yang mantap dan

s e h i n g g a memudahkan dalam penemuan k e m b a l i a r s i p yang

disimpannya.

Selain daripada i t u p e r l u pula dilakukan kegiatan

penyusutan secara t e r a t u r d a r i a r s i p - a r s i p

yang d i s i m p a n ,

s e h i n g g a a r s i p yang d i s i m p a n t e r s e b u t b e t u l - b e t u l
dan b e r n i l a i guna.

yang b e r m u t u

B.

T a t a K e a r s i p a n Dinamis P o l a B a r u S i s t e r n K a r t u K e n d a l i

D i dalam t a t a k e a r s i p a n d i n a m i s p o l a b a r u s i s t e m k a r t u
k e n d a l i untuk

Instansi-Instansi/Lembaga P e m e r i n t a h yang dalam ha1

i n i d i I K I P Padang,

d i t u a n g k a n dalam buku Pedoman P e l a y a n a n T a t a

Usaha u n t u k P e r g u r u a n T i n g g i d i L i n g k u n g a n Departemen P e n d i d i k a n
dan Kebudayaan.

D i dalam buku pedoman t e r s e b u t t e r d a p a t beberapa

sub s i s t e m a n t a r a

l a i n yaitu:

Sub s i s t e m t a t a p e r s u r a t a n ;

pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t ;
dan t u n j u k

silang;

pola k l a s i f i k a s i ,

indeks,

kode

p e n a t a a n b e r k a s a t a u penyimpanan a r s i p dan

penemuan k e m b a l i a r s i p ;

dan p e n y u s u t a n a r s i p .

Tiap sub-sistem

t e r s e b u t akan d i b a h a s l e b i h r i n c i b e r i k u t i n i .

1.

Sub-sistem

t a t a persuratan

D i dalam sub s i s t e m t a t a p e r s u r a t a n i n i ,

untuk Perguruan

T i n g g i d i l i n g k u n g a n Departemen P e n d i d i k a n dan Kebudayaan
d i l a k u k a n pembakuan s a r a n a p e r s u r a t a n d i n a s a n t a r a l a i n (1) S u r a t
Dinas,

( 2 ) Nota Dinas,

Pengantar,

( 3 ) Memorandum a t a u memo,

( 5 ) S u r a t Kawat,

( 8 ) S u r a t Keputusan,

( 6 ) S u r a t Edaran,

(9) Instruksi,

( 4 ) Surat

( 7 ) S u r a t Undangan,

(10) Surat Perintah,

(11)

S u r a t Pengumuman (Pedoman P e l a y a n a n T a t a Usaha P e r g u r u a n T i n g g i
d i L i n g k u n g a n Depdikbud,

1979,

ha1 4 ) .

S e l a i n pembakuan s a r a n a p e r s u r a t a n d i n a s ,
d i l a k u k a n pada susunan,

cara pengetikan,

pembakuan j u g a

dan model s u r a t

Untuk memberi panduan kepada pegawai t a t a u s a h a ,

lengkap.

pembakuan

t e r s e b u t d i l e n g k a p i dengan b e r b a g a i macam c o n t o h p e r s u r a t a n
dinas.

Dengan d e m i k i a n ,

model maupun b e n t u k p e r s u r a t a n m e n j a d i

3
I

!

10
seragam s e s u a i dengan pokok s u r a t ,

!

pengarsipannya.

s e h i n g g a memudahkan d a l a m

Dengan k e t e n t u a n t e r s e b u t d i h a r a p k a n adanya

s t a n d a r i s a s i t a t a persuratan Perguruan T i n g g i d i l i n g k u n g a n
I

D e p d i k b u d s e h i n g g a pengawasan a k a n l e b i h mudah d i l a k u k a n dan
kelancaran k e r j a dapat d i c a p a i .

I

2.

Suh-sistem penqurusan dan penqendalian surat
D i d a l a m p e n g u r u s a n dan p e n g e n d a l i a n s u r a t t e r d a p a t

kegiatan-kegiatan

antara lain:

( a ) menerima s u r a t ,

surat,

( c ) mencatat s u r a t ,

( d ) mengarahkan s u r a t ,

surat,

( f ) menyimpan s u r a t a t a u menata a r s i p .

(b) menyortir
( e ) mengolah

Masing-masing

k e g i a t a n t e r s e b u t d a p a t d i l a k s a n a k a n a t a u d i k e r j a k a n o l e h masingmasing s a t u petugas a t a u b i s a j u g a d i r a n g k a p .
pada banyak s e d i k i t n y a beban k e r j a ,

I

k e g i a t a n dan j u g a

Hal i n i tergantung

l u a s s e m p i t n y a cakupan

b e s a r k e c i l n y a k a n t o r yang b e r s a n g k u t a n .

M i s a l n y a k a l a u beban k e r j a p e n e r i m a s u r a t r i n g a n k a r e n a s u r a t
yang masuk maupun y a n g k e l u a r s e d i k i t v o l u m e n y a ,

maka t u g a s

I

p e n e r i m a s u r a t d a p a t d i t a m b a h dengan t u g a s p e n y o r t i r s u r a t
sekaligus.

D e m i k i a n j u g a dengan p e t u g a s p e n c a t a t s u r a t b i s a j u g a

merangkap dengan t u g a s menyimpan s u r a t a p a b i l a beban k e r j a n y a
tidak

banyak.
Agar

lancar,

s u p a y a l a l u l i n t a s s u r a t m e n y u r a t b e r j a l a n dengan

p r o s e s p e n g u r u s a n dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk dan s u r a t

k e l u a r h a r u s d i a t u r dan d i t a t a dengan p r o s e d u r t e r t e n t u yang
I

I

dapat dipertanggungjawabkan,

s e h i n g g a a p a b i l a t e r j a d i hambatan

akan d a p a t d i t e l u s u r i dan d i k e t a h u i d i m a n a l e t a k penyebab

~
1

I

11
hambatan t e r s e b u t .

Pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t i n i p e r l u

memperhatikan j e n i s s u r a t n y a ,
keluar.

b a i k s u r a t yang masuk maupun yang

Dalam p e r s u r a t a n pada s u a t u k a n t o r t e r d a p a t ada dua j e n i s

s u r a t y a i t u s u r a t yang b e r s i f a t t e r b u k a dan t e r t u t u p .
bersifat

S u r a t yang

t e r b u k a a d a l a h s u r a t yang d a p a t d i b a c a o l e h s e k r e t a r i s

a t a u penerima s u r a t ,
o l e h s i alamat.

sedangkan s u r a t t e r t u t u p hanya b o l e h d i b u k a

S u r a t yang b e r s i f a t t e r b u k a i n i d a p a t

d i k l a s i f i k a s i k a n m e n j a d i dua macam y a i t u s u r a t p e n t i n g dan s u r a t
biasa.

S u r a t yang b e r s i f a t t e r t u t u p d a p a t d i b a g i m e n j a d i t i g a

macam y a i t u s u r a t p r i b a d i ,

rahasia,

dan s u r a t yang s a l a h a l a m a t .

Pengurusan s u r a t menurut Arsip Nasional a d a l a h s e l u r u h
p r o s e s k e g i a t a n pengurusan s u r a t m u l a i s e j a k d i t e r i m a d i u n i t
p e n g o l a h sampai d i p r o s e s dan m u l a i s e j a k
sampai dengan d i k i r i m k a n
Sedangkan,

konsep s u r a t d i b u a t

( A r s i p Nasional R I ,

1981,

ha1.2).

pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t m e n u r u t

Tata

Kearsipan Dinamis p o l a b a r u s i s t e m k a r t u k e n d a l i a d a l a h k e g i a t a n k e g i a t a n m e n c a t a t s u r a t masuk a t a u k e l u a r dalam k a r t u k e n d a l i
rangkap t i g a .
beda,

K a r t u k e n d a l i i n i mempunyai warna yang berbeda-

misalnya p u t i h untuk

lembar pertama,

lembar kedua dan b i r u muda u n t u k
sasaran penerima s u r a t .

lembar k e t i g a ,

Maksudnya,

u n t u k memudahkan

warna yang berbeda i n i u n t u k

membedakan dimana l e t a k masing-masing
n a n t i n y a disimpan.

merah muda u n t u k

kartu kendali tersebut

K a r t u k e n d a l i i n i hanya d i p a k a i u n t u k

m e n c a t a t surat d i n a s pentins, b a i k u n t u k s u r a t masuk maupun u n t u k
surat keluar.

Untuk

l e b i h m e m p e r j e l a s t e n t a n g model k a r t u

k e n d a l i i n i d a p a t d i l i h a t dalam c o n t o h (Gambar 1).

Indeks/Subyek

8

t

Tj

-

Z

k?

Tanggal/No.
Urut

ode
i

-

Hal
Isi Ringkas

Lampiran
Z n

5

Dari/Kegada

Tanggal

No. Surat

Pengolah

Paraf

Z
f

;

?

G a m b a ~1 : Contob K a ~ b uKenda~i

-

-MK

13
Untuk memudahkan pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk dan
surat keluar,

semua s u r a t h a r u s m e l a l u i

s a t u pintu y a i t u m e l a l u i

U n i t K e a r s i p a n a t a u Satuan K e r j a Pengarah.

A p a b i l a pengurusan

dan p e n g e n d a l i a n s u r a t t i d a k m e l a l u i p r o s e d u r s a t u p i n t u ,

unit

p e n g o l a h yang menerima a t a u m e n g i r i m s u r a t d i n a s hendaknya
memberitahukan kepada u n i t k e a r s i p a n a t a u s a t u a n k e r j a pengarah.
T e k n i k p e m b e r i t a h u a n n y a s e b a i k n y a memakai k a r t u k e n d a l i u n t u k
s u r a t dinas penting,
biasa,

lembar p e n g a n t a r

dan lembar p e n g a n t a r

( b i a s a ) untuk s u r a t dinas

( r a h a s i a ) untuk s u r a t dinas rahasia.

Untuk s u r a t masuk d i n a s dengan k l a s i f i k a s i

"pentinq",

pengurusan dan p e n g e n d a l i a n n y a d a p a t d i l a k s a n a k a n dengan memakai
Kartu Kendali.

Jumlah k a r t u k e n d a l i i n i d i s e s u a i k a n dengan

kebutuhan i n s t a n s i n y a .

Misalnya,

k e n d a l i d i b u a t rangkap t i g a ,
k e n d a l i mungkin t i d a k

untuk i n s t a n s i besar,

sedangkan i n s t a n s i k e c i l ,

p e r l u d i b u a t rangkap.

kartu
kartu

Proses pencatatan

t e r s e b u t dapat d i l a k u k a n sebagai b e r i k u t :

1)

Surat-surat

d i t e r i m a o l e h penerima s u r a t d i U n i t

Kearsipan/Satuan
cap t a n g g a l ,

K e r j a Pengarah,

s u r a t dibuka,

dibubuhi

kemudian penerima s u r a t menyerahkan s u r a t

t e r s e b u t kepada p e n t a t a t s u r a t .

2)

P e n c a t a t s u r a t m e n c a t a t s u r a t p e n t i n g kedalam k a r t u
k e n d a l i r a n g k a p t i g a dengan m e n g i s i kolom-kolomnya,
( l i h a t c o n t o h gambar 1). Sesudah k a r t u k e n d a l i t e r i s i ,
p e n c a t a t s u r a t menyerahkan s u r a t bersama k a r t u k e n d a l i
r a n g k a p t i g a kepada pengarah.

3)

Pengarah s u r a t memeriksa p e n g i s i a n k a r t u k e n d a l i
t e r s e b u t apakah sudah l e n g k a p dan b e t u l .

Kemudian

menyimpan k a r t u k e n d a l i lembar pertama s e b a g a i k a r t u
k o n t r o l yang d i s i m p a n kedalam k o t a k k a r t u k e n d a l i .
S u r a t bersama k a r t u k e n d a l i lembar kedua dan k e t i g a
d i t e r u s k a n kepada u n i t p e n g o l a h .

4)

T a t a Usaha d i U n i t P e n g o l a h menerima s u r a t bersama
k a r t u k e n d a l i k e dua dan k e t i g a .
dan k e t i g a d i p a r a f

K a r t u k e n d a l i kedua

kemudian yang kedua d i k e m b a l i k a n k e

U n i t K e a r s i p a n u n t u k d i b e r i k a n kepada penata/penyimpan
.

.

a r s i p untuk disimpan.

Sedangkan k a r t u k e n d a l i yang

k e t i g a m e l e k a t bersama s u r a t yang akan d i o l a h .

5)

P e n a t a a r s i p menerima k a r t u k e n d a l i kedua yang sudah
diparaf

o l e h U n i t Pengolah,

d i s i m p a n n y a s e b a g a i bahan

b u k t i bahwa s u r a t berada d i U n i t P e n g o l a h dan j u g a
sebagai pengganti a r s i p s u r a t t e r s e b u t .

Setelah

n a n t i n y a s u r a t t e r s e b u t sudah menurun n i l a i n y a dan
d i n y a t a k a n n i r a k t i f o l e h U n i t P e n g o l a h maka U n i t
P e n g o l a h akan menyerahkannya k e U n i t K e a r s i p a n dan
P e n a t a A r s i p menyimpan s u r a t t e r s e b u t kemudian menukar
k a r t u k e n d a l i k e dua dengan k a r t u k e n d a l i k e t i g a yang
semula b e r a d a d i U n i t P e n g o l a h .
Untuk

l e b i h rnemperjelas p r o s e s pengurusan dan p e n g e n d a l i a n

s u r a t masuk u n t u k s u r a t d i n a s p e n t i n g i n i d a p a t d i p e r h a t i k a n
gambar bagan pada Gambar 2.

Unrt Kecl~syxan

Sat v a n

U n ~ft c t ~ ~ ~ l . &
P u s s t A = ~ ~
Pengolaah
Penata
Rmpin'
arlstp
fb~olah

Kerja Tatatlsaha Untv /Fc\k/
1

Peneu~ma
u ~ o t

Pencatat
sv eat

J

1

-

r

SUR~+

su~at
r

S U R ~ ~

penttna

.

?

I

t

7

surcat

i

su~qt

.

d.

I
I
I

I

I

-1

t

3.

!

I
I

I

dls~rnpn

q--dc!d=!

i

>

I

I

1

Untuk s u r a t masuk d i n a s dengan k l a s i f i k a s i

"biasa",

pengurusan dan p e n g e n d a l i a n n y a d i l a k s a n a k a n dengan memakai
"Lembar Penclantar S u r a t R j a s a " .

Dengan d e m i k i a n p e n c a t a t a n s u r a t

d i l a k u k a n dengan memakai Lembar P e n g a n t a r S u r a t B i a s a ,
r a n g k a p dua t e r g a n t u n g kepada k e b u t u h a n .

maksimum

P r o s e s pengurusannya

d i l a k u k a n sebagai b e r i k u t :

1)

S u r a t d i t e r i m a o l e h penerima s u r a t d i U n i t Kearsipan
a t a u S a t u a n K e r j a Pengarah.
a l a m a t dan j u m l a h

Setelah dibuka,

l a m p i r a n yang ada,

diperiksa

kemudian

d i t e r u s k a n kepada P e n c a t a t S u r a t .

2)

P e n c a t a t s u r a t m e n c a t a t kedalam Lembar P e n g a n t a r S u r a t
Biasa,

dengan m e n g i s i kolom-kolom

pengolah,

( b ) d i t e r i m a pukul,

nomor u r u t ,
surat,

( e l asal surat,

(g) perihal,

penerima,

isian yaitu:

( c ) tanggal

( f ) tanggal

( h ) keterangan,

( j ) nama t e r a n g .

(a) unit

terima,

(d)

dan nomor

(i)
tanda tangan

Setelah s e l e s a i pencatatan,

s u r a t bersama dua lembar p e n g a n t a r n y a d i s a m p a i k a n k e
U n i t Pengolah.

3)

U n i t P e n g o l a h membubuhkan p a r a f

pada lembar p e n g a n t a r

pertama dan m e n g i r i m k e m b a l i k e p e n c a t a t a t a u pengarah
d i U n i t Kearsipan untuk disimpan sebagai k a r t u k o n t r o l .
Sedangkan lembar p e n g a n t a r yang kedua d i s i m p a n o l e h
U n i t Pengolah.
Untuk

l e b i h jelasnya,

c o n t o h lembar p e n g a n t a r s u r a t b i a s a

dan bagan p r o s e s pengurusan s u r a t masuk d i n a s dengan k l a s i f i k a s i
b i a s a i n i d a p a t d i l i h a t dalam Gambar 3 dan 4.

I

LEMBAR PENCANTAR SURAT BIASA

Ditaima pukul
Tanda Tangan Penmima
Narna Terang

..............................
............................
: .............. Tanggal
:..........................
C

~
%lass
Garnbon 3 : k n t o h Lcmbua P e o 2 a n t ~Suuat

I

Gam bQR4 :

%acdUR Pen u R u s a n Sunat m s s u k d ~ n a s

8

k ~ p r 5kas
1 i Bisss

19
Untuk pengurusan dan p e n g e n d a l i a n s u r a t masuk d i n a s dengan
k l a s i f i k a s i rahasia,

p e n c a t a t a n s u r a t d i l a k u k a n dengan memakai

Lebar Pengantar S u r a t Rahasia.
kebutuhan,

Jumlah r a n g k a p t e r g a n t u n g

p a l i n g banyak r a n g k a p dua.

Keterangan-keterangan

d i c a t a t hanya yang t e r d a p a t pada sampul s u r a t s a j a ,

( b ) nomor s u r a t yang t e r t e r a pada sampul,

u n i t pengolah,
surat,

( d l tanggal

t a n d a tangan.

yaitu:

penerimaan s u r a t ,

( e ) penerima s u r a t ,

S u r a t d i s a m p a i k a n dalam keadaan t e r t u t u p .

yang
(a)

( c ) asal

(f)
Proses

pengurusannya sama dengan p r o s e s pengurusan s u r a t masuk u n t u k
s u r a t d i n a s dengan k l a s i f i k a s i b i a s a .

Kolom-kolom

i s i a n n y a sama

dengan lembar p e n g a n t a r s u r a t b i a s a hanya bedanya pada lembar
pengantar s u r a t r a h a s i a t i d a k

t e r d a p a t kolom p e r i h a l .

t i n g k a t k e r a h a s i a a n n y a sudah menurun,

Apabila

t a t a u s a h a U n i t Pengolah

m e n c a t a t n y a kedalam K a r t u K e n d a l i r a n g k a p t i g a s e p e r t i p e n c a t a t a n
s u r a t d i n a s dengan k l a s i f i k a s i p e n t i n g .

K a r t u K e n d a l i pertama dan

kedua d i s a m p a i k a n kepada U n i t K e a r s i p a n s e b a g a i p e m b e r i t a h u a n ,
sedangkan K a r t u . K e n d a l i k e t i g a d i s i m p a n t a t a u s a h a U n i t P e n g o l a h .
Contoh lembar p e n g a n t a r s u r a t r a h a s i a dan bagan p r o s e s pengurusan
s u r a t masuk d i n a s dengan k l a s i f i k a s i r a h a s i a d a p a t d i l i h a t
Gambar 5 dan 6.

pada

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASLA

.....

. . . * - Unit pengolah

....

I.
:,

. ; : . . . . . ....-.. -.;. ; . . . . . .
.-

. . . .:-.

. .

.,
.......,..........,......-..--

.:

Disarnpaikanpukul:
Tanggl :

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

9

.

No.
Urut

.
. . . .
Asal suratl
'
Ditujukan Kepada

"

T=c3gal/
Nomor

....

.

.

...............

-

Diterirna pukul
Tanda Tangan Penerima
Nama Terang

........-...................
.............................
..............................

:
:

Tanggal

..........................

Un r t
%nerlmc,

K e a ~ spar,
i

Penc~tat

f'enganah

U n i t PengoLah

Pcnatg
aesrp

TU
Rmptnam
~ o l ~t e n g h h

I

I

I

I

I

L

.

P r o s e s pengurusan s u r a t masuk d i P u s a t P e n e l i t i a n I K I P
Padang menurut buku pedoman p e l a y a n a n t a t a u s a h a u n t u k p e r g u r u a n
tinggi d i

1

l i n g k u n g a n Depdikbud,

1979 a d a l a h s e b a g a i b e r i k u t :

Semua s u r a t masuk k e P u s a t P e n e l i t i a n ,

b a i k d a r i pos

maupun d a r . i e k s p e d i s i l a i n d i t e r i m a o l e h p e t u g a s u r u s a n
penerima s u r a t d a r i satuan kerj.a t a t a u s a h a Pusat
Penelitian'.

2)

Surat-surat

yang d i t e r i m a d i t e l i t i kebenaran a l a m a t dan

jumlahnya,

kemudian d i k e l o m p o k k a n m e n u r u t j e n i s n y a

apakah s u r a t p r i b a d i ,

surat rahasia,

surat k i l a t ,

surat

r u t i n a t a u b i a s a s e s u a i dengan penggolongan yang t e l a h
d i tetapkan.

3)

Surat-surat
masing,

pribadi

l a n g s u n g d i b e r i k a n kepada masing-

t a n p a d i p r o s e s dalam p e n c a t a t a n s u r a t d i n a s .

J i k a n a n t i s u r a t p r i b a d i t e r s e b u t s e t e l a h ' d i b a c a yang
bersangkutan t e r n y a t a s u r a t d i n a s dapat dikembalikan
kepada p e t u g a s u n t u k d i p r o s e s s e b a g a i s u r a t d i n a s .

4)

S u r a t r a h a s i a dalam keadaan t e r t u t u p l a n g s u n g
d i b e r i k a n kepada p i m p i n a n P u s a t P e n e l i t i a n dengan
dilampiri

lembar s u r a t p e n g a n t a r yang s e t e l a h d i p a r a f

lembar p e n g a n t a r t e r s e b u t d i m i n t a k e m b a l i s e b a g a i b u k t i
t e l a h diterima surat tersebut.

Lembar P e n g a n t a r i n i

kemudian d i s i m p a n o l e h p e n a t a a r s i p d i k a n t o r t a t a u s a h a
Pusat P e n e l i t i a n .

5)

. Surat-surat

dinas s e l a i n surat rahasia,

setelah dibuka

dan d i c a t a t i d e n t i t a s n y a o l e h p e t u g a s penerima s u r a t

23
d i s e r a h k a n kepada K e p a l a Satuan K e r j a Tatausaha P u s a t
P e n e l i t i a n u n t u k d i a r a h k a n s e s u a i dengan
permasalahannya.

6)

Surat-surat

%yangpokok permasalahannya menyangkut

kebijaksanaan Pusat P e n e l i t i a n atau s u r a t - s u r a t

yang

amat p e n t i n g d i a r a h k a n k e P i m p i n a n P u s a t P e n e l i t i a n
s e s u a i dengan pembidangan yang t e l a h d i t e t a p k a n .

7)

Surat-surat

r u t i n b i a s a yang p e n y e l e s a i a n n y a t i d a k

p e r l u k e P i m p i n a n p u s a t P e n e l i t i a n d i a r a h k a n kepada
masing-masing

s a t u a n k e r j a p e n g o l a h dengan d i l a m p i r i

t i g a lembar k a r t u k e n d a l i a t a u lembar p e n g a n t a r .

8)

Surat-surat

d a r i P i m p i n a n P u s a t P e n e l i t i a n yang akan

d i p r o s e s p e n y e l e s a i a n n y a s e s u a i dengan d i s p o s i s i n y a ,
kemudian d i s e r a h k a n kepada s a t u a n - s a t u a n

k e r j a pengolah

dengan d i l a m p i r i t i g a lembar k a r t u k e n d a l i .

9)

K a r t u k e n d a l i rangkap t i g a ,

s e t e l a h d i i s i kolom-

kolomnya bersama s u r a t a s l i n y a d i s a m p a i k a n kepada
s a t u a n k e r j a p e n g o l a h o l e h K e p a l a Satuan K e r j a
Tatausaha P u s a t P e n e l i t i a n a t a u s t a f n y a .
10)

Kartu kendali

lembar pertama d i s i m p a n o l e h K e p a l a

S a t u a n K e r j a P u s a t P e n e l i t i a n s e b a g a i p e j a b a t pengarah
surat.

Adapun

lembar kedua dan k e t i g a d i s e r a h k a n

beksama s u r a t a s l i n y a kepada s a t u a n k e r j a p e n g o l a h .
11)

S e t e l a h s u r a t a s l i n y a bersama kedua lembar k a r t u
k e n d a l i d i s e r a h k a n kepada s a t u a n k e r j a p e n g o l a h ,
k a r t u k e n d a l i lembar kedua s e t e l a h d i p a r a f

maka

sebagai

,,+,,\I
* # A -

qtr

.,

!,f7.T?:[:$'\]$

t!