CV RUBY EVENT ORGANIZER Event Organizer
CV RUBY EVENT ORGANIZER
Event Organizer Seminar
RANCANGAN USAHA
(BUSINESS PLAN)
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Program Diploma 4
Disusun oleh:
Horas Lambue Parulian Limbong
NIM 0905121011
PROGRAM STUDI DIPLOMA 4 MICE
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
kasih dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Business Plan Saya ini
dengan baik. Business Plan yang berjudul CV Ruby Organizer ini disusun untuk
memenuhi salah satu syarat kelulusan D4 Program Studi MICE Politeknik Negeri
Medan.
Terwujudnya Business Plan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
yang telah mendorong dan membimbing penulis baik tenaga, ide-ide, maupun
pemikiran. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri
Medan.
3. Dra. Ratna Dewi, M.Hum., Ketua Program Studi Meeting Incentive Convention
Exhibition (MICE).
4. Suri Purnami, S.E., M.A., dosen pembimbing yang telah memberikan waktu
dan tenaga untuk menyelesaikan Laporan Bussines Plan Lapangan ini.
5. Indra Siregar, S.E.Ak., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Diploma 4
MICE yang telah memberikan dukungan dan bimbingan selama menjabat
sebagai sekretaris program studi.
6. Seluruh Staf Pengajar khususnya Jurusan Administrasi Niaga Program Studi
MICE yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan yang tak
ternilai harganya.
7. Kepada Ayahanda Maringan Limbong, S.Pd dan Ibunda Eleonora Pakpahan
yang memberikan Support Doa dan Materi sehinggga selesai Laporan Business
Plan.
8. Kepada adek tersayang Crencencia Marstella Limbong yang memberikan
dukungan doa.
9. Seluruh teman-teman kelas MICE Angkatan 2009
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam pembuatan Business
Plan kelompok kami ini baik dalam segi penyajian materi maupun teknis
penulisannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan usulan, tanggapan, kritik,
maupun saran dari para pembaca sekalian.
Penulis berharap Business Plan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak
terutama kepada mahasiswa Program Studi MICE.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga laporan ini dapat
memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya di dunia pendidikan
Medan,
Penyusun
Agustus 2013
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR............................................................................i
DAFTAR ISI.........................................................................................iii
DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................v
RINGKASAN EKSEKUTIF...................................................................vii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Gambaran Perusahaan.............................................................1
1.2 Biodata Pemilik/Pengurus........................................................2
1.3 Struktur Organisasi.................................................................3
A. Uraian Tugas...................................................................4
B. Mekanisme Kerja CV. Ruby Event Organizer.....................5
C. Komponen/Peran Organisasi yang Akan Diterapkan............6
D. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab............................8
E. Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification).......................... 10
1.4 Susunan Pemilik/Pemegang Modal.......................................12
1.5 Jadwal Rencana Operasional.................................................13
BAB 2 ANALISIS PASAR DAN RENCANA PEMASARAN
2.1 Produk/Jasa yang Dihasilkan..................................................18
2.2 Gambaran Pasar ....................................................................18
2.3 Target dan Segmen Pasar.......................................................19
1. Target Pasar..................................................................19
2. Proses Segmentasi Pasar.................................................19
2.4 Proyeksi Penjualan..........................................................20
2.5 Strategi Pemasaran..........................................................20
2.6 Analisis Pesaing..............................................................23
2.7 Jejaring Usaha................................................................23
BAB 3 ANALISIS DAN RENCANA SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
3.1 Analisis Kompetensi SDM...............................................25
3.2 Analisis Kebutuhan dan Pengembangan SDM....................26
3.3 Rencana Pemenuhan Kebutuhan.......................................27
3.4 Pemanfaatan Teknologi Informasi....................................27
BAB 4 ASPEK HUKUM
4.1 Aspek Hukum................................................................30
4.2 Persyaratan / Kelengkapan Pendirian................................31
BAB 5 ANALISIS RENCANA KEUANGAN
5.1 Proyeksi Pendapatan.......................................................33
5.2 Proyeksi Aliran Kas (cash flow)...................................... 34
5.3 Neraca..........................................................................35
5.4 Return On Investment (ROI)...........................................37
5.5 Payback Period (PP).....................................................39
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran Perencanaan Penyelenggaraan Event CV Ruby Event Organizer
Tahun 2014, 2015 dan 2016
2. Lampiran Kebutuhan Modal CV Ruby Event Organizer Dan Biaya
Operasional Selama 3 tahun.
3. Lampiran Beban Gaji Karyawan CV Ruby Event Organizer
a. Tahun 2014
b. Tahun 2015
c. Tahun 2016
4. Lampiran Tagihan Air dan Listrik CV Ruby Event Organizer
a. Tahun 2014
b. Tahun 2015
c. Tahun 2016
5. Lampiran Tagihan Telepon CV Ruby Event Organizer
a. Tahun 2014
b. Tahun 2015
c. Tahun 2016
6. Lampiran Tagihan Internet CV Ruby Event Organizer Selama 3 Tahun
7. Lampiran Tagihan Transportasi CV Ruby Event Organizer Selama 3
Tahun
8. Lampiran Budget Seminar Pengembangan MICE di Politeknik Negeri
Medan Tahun 2014
9. Lampiran Budget Seminar Teknologi di Gelanggang Auditorium USU
Tahun 2014
10. Lampiran Budget Seminar Memajukan Pariwisata Danau Toba di Kantor
Bupati Samosir Tahun 2014
11. Lampiran Budget Seminar Asosiasi Dokter di Medan
12. Lampiran Budget Seminar Perkembangan Teknologi Antara Universitas di
Medan
13. Lampiran Budget Seminar Kewirausahaan di Medan
14. Lampiran Budget Seminar Kesehatan tentang Pencegahan penyakit AIDS
15. Lampiran Budget Seminar Advokasi di Medan
16. Lampiran Budget Seminar departemen Pertanian di Medan
17. Lampiran Budget Seminar Karyawan bank Mandiri di Medan
18. Lampiran Budget Semunar Mengenai Perkembangan Hukum di Medan
19. Lampiran Budget Seminar Partai PDI-P di Medan
20. Lampiran Akta Pendirian Perusahaan Commanditer/ CV
21. Lampiran SIUP CV Ruby Event Organizer
22. Lampiran Surat Keterangan Domisili Perusahaan
23. Lampiran Tanda Daftar Perusahaan
RINGKASAN EKSEKUTIF
CV. Ruby Event Organizer adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa
dan berdiri pada awal tahun 2014. Perusahaan ini akan menghasilkan produk
dalam bentuk penyelenggaraan konferensi dan event secara paripurna atau yang di
Indonesia dikenal sebagai usaha jasa seminar.
Latar belakang pendirian perusahaan ini adalah kurangnya pengonsepan
acara yang kreatif, menarik dan berkesan dalam penyelenggaraan event seminar.
Terdapat sekitar 3 ( tiga ) yang terdiri atas perusahaan event organizer
yang bergerak sama, yaitu CV SINERGY MANAGEMENT OUTSOURCING, CV MG
CREATIVE dan CV ARAS BINA ENERGI.
Strategi pemasaran yang akan dilakukan untuk mencapai target yang telah
ditetapkan perusahaan yaitu dengan menggunakan strategi promosi melalui media
Internet, media cetak, media elektronik, dan personal selling. Selain itu promosi
juga dilakukan dengan strategi promosi harga yaitu klien akan mendapatkan
potongan harga (diskon) sebesar 10% kepada klien atau konsumen yang akan
memakai jasa perusahaan CV. Ruby Organizer kurang dari 2 bulan sebelum event
dilaksanakan pada hari H.
Kegiatan Operasional CV. Ruby Organizer Event berlokasi dijalan Sagu 1
No.17 perumnas simalingkar, Medan yang merupakan kawasan strategis dan
mendekati target pasar. CV. Ruby Organizer Event didukung oleh tenaga kerja
yang professional, kreatif, dan disiplin.
Perusahaan ini menyediakan fasilitas kantor yang memadai dan
berteknologi tinggi. Selain itu, CV. Ruby Organizer Event nantinya akan
mendatangkan tenaga ahli yang berkualitas dan berpengalaman dalam mengisi
acara pada produk yang kami tawarkan.
Untuk mendirikan CV. Ruby Organizer Event menggunakan modal dari
pemilik pertama dan kedua besarnya Rp 70.000.000,- yaitu untuk membiayai
kegiatan pra oprasional dan oprasional perusahaan. CV. Ruby Organizer event
optimis akan mengalami penurunan pendapatan sebesar 5% dari saham pada
tahun pertama. Pada tahun kedua mengalami penurunan sebesar 9 % dari tahun
pertama. Jadi balik modal akan Membutuhkan waktu 2 tahun 4 bulan.
BAB 1
LATAR BELAKANG PERUSAHAAN
1.1 Gambaran Perusahaan
CV. Ruby Event Organizer adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa
dan berdiri pada tahun 2014. Latar Belakang pendirian perusahaan ini adalah
kurangnya pengonsepan acara yang kreatif, menarik dan berkesan dalam
penyelenggaraan usaha Jasa Seminar
Seiring dengan perkembangan zaman, maka tidak bisa dipungkiri bahwa
industri MICE semakin berkembang.
Tanggung jawab EO secara umum terdiri dari :
1. Perencanaan /Planning
2. Rincian Jadwal/ Schedule
3. Koresponden/corespondence
4. Mencari tempat penyelenggaraan/venue search
5. Menindak lanjuti kegiatan pelaksanaan penyelenggaraan
6. Promosi /marketing
Data Perusahaan
Nama Perusahaan
: CV. Ruby Organizer Event
Bidang Usaha
: Jasa Seminar
Alamat Perusahaan
: Jl. Sagu 1 No.17 Perumnas Simalingkar, Medan
No.Telepon
: 061 (8368899)
Visi Perusahaan
“Menjadi EO berpengalaman menangani event
management yang professional”
Misi Perusahaan
1. Memberikan pelayanan dan kepuasan yang bagus dan memuaskan bagi
setiap client,
2. Menciptakan konsep yang baik, bagus serta berbeda dengan yang sudah ada,
3. Menciptakan citra yang positif baik kepada masyarakat maupun kepada client
perusahaan swasta atau pemerintah.
4. Menciptakan kinerja yang baik,
5. Membangun mitra kerjasama mulai dari tingkat kota hingga tingkat nasional,
6. Sebagai organizer jasa Seminar pilihan pihak client,
7. Menciptakan ide-ide dan gagasan yang kreatif.
Bank Perusahaan
: Bank BRI
Bentuk Badan Hukum
: Commanditaire Vennontschap/CV
Nomor akte Pendirian
: Sedang dalam proses
NPWP
: Sedang dalam proses
Mulai Berdiri
: 2014
1.2 Biodata Pemilik/Pengurus
1. Pemilik Modal Pertama
Nama
: Horas Lambue Parulian Limbong
Jabatan
: Direktur Utama
Tempat dan Tanggal Lahir
: Medan, 23 Juni 1990
Alamat Rumah
: Jl. Sagu 1 No 17. Medan
Nomor Telepon
: 087867209045
Alamat E-mail
: limbongoraz@yahoo.co.id
Pendidikan Terakhir
: D-IV MICE Politeknik Negeri Medan
Pengalaman Kerja
: Bekerja di PT Royalindo Expoduta
.
Jakarta sebagai Divisi Tender
2. Pemilik Modal Kedua
Nama
: Rachmad Fardy
Jabatan
: Manajer Keuangan
Tempat dan Tanggal Lahir
: Jakarta, 25 April 1990
Alamat Rumah
: Jl. Sawit 1 No 10. Medan
Nomor Telepon
: 087867229945
Alamat E-mail
: fardhy@yahoo.co.id
Pendidikan Terakhir
: D-IV MICE Politeknik Negeri Medan
Pengalaman Kerja
: Bekerja di PT Royalindo Expoduta
.
Jakarta sebagai Divisi Keuangan
1.3 Struktur Organisasi
Pada umumnya setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang sesuai
dengan jenis usahanya. Untuk dapat menjalankan roda usaha dan untuk
memudahkan bagi manajer dalam melaksanakan control serta mengambil
kebijaksanaan, maka CV. Ruby Event Organizer membentuk struktur organisasi
yang sedemikian rupa dan jelas antara tugas, fungsi dan tanggung jawab dari
setiap sub organisasi. Hal ini juga, untuk memudahkan pimpinan perusahaan
untuk memonitor dan mengontrol serta mengawas setiap kegiatan yang dilakukan
oleh departemen yang ada. Selain itu, struktur organisasi itu sendiri memiliki
tujuan agar setiap karyawan di setiap jabatan yang diduduki dapat bekerja dengan
baik dan sesuai dengan kemampuannya masing - masing dalam suatu perusahaan.
Struktur organisasi yang digunakan oleh CV. Ruby Event Organizer adalah
berbentuk garis, sebagai berikut:
Struktur Organisasi
CV. RUBY EVENT ORGANIZER
DIREKTUR
Manajer
Keuangan
Manajer
Marketing
Manajer
Produksi
Manajer
Tender
Gambar 1.3 : Struktur Organisasi
A. Uraian Tugas (Job Description)
Job description merupakan informasi tertulis yang berisi mengenai
penjelasan pekerjaan, target pekerjaan dan tanggung jawab pekerjaan pada
masing-masing atau setiap divisi dalam perusahaan. Job description sangat
penting dalam melaksanakan ataupun menjalankan tugas. Hal ini untuk
menghindari pekerjaan yang sama dilakukan oleh berbeda divisi, karena dapat
mengurangi kinerja perusahaan. Job description atau uraian pekerjaan lebih
banyak menekankan kepada tanggung jawab dan pekerjaan yang dilakukan oleh
setiap divisi, termasuk direktur.
Selain itu, uraian pekerjaan ini dibuat sebagai landasan dasar untuk
memulai suatu pekerjaan dan merupakan suatu pedoman bagi setiap anggota di
perusahaan untuk menjalankan tugas yang harus dikerjakan. Dengan dibuatnya
uraian pekerjaan tersebut, diharapkan dapat meningkatkan kinerja setiap karyawan
dan mendukung secara maksimal dalam pencapaian target perusahaan.
B. Mekanisme Kerja CV. Ruby Event Organizer
Posisi tertingi pada CV. Ruby Event Organizer adalah direktur utama
merupakan pimpinan dan penanggung jawab dari perusahaan.
Untuk lebih mengefektikan kinerja perusahaan khususnya dalam
pengelolaan usaha jasa MICE (meeting, incentive, convention & exhibition) dalam
hal ini CV. Ruby Organizer Event dibantu oleh manajer keuangan, manajer
marketing, manajer produksi dan manajer lelang/tender. Segala urusan mengenai
keuangan perusahaan serta urusan kesejahteraan karyawan seperti penambahan
atau pengurangan staff diurus oleh manajer keuangan.
Sedangkan untuk urusan promosi dilakukan oleh manajer marketing
berfungsi untuk memasarkan/mempromosikan produk jasa yang dihasilkan
perusahaan secara umum dan untuk urusan penyediaan peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan disediakan oleh manajer produksi.
Mekanisme kerja yang dilakukan oleh CV. Ruby Organizer Event yakni
Direktur utama memegang tanggung jawab penuh terhadap kinerja perusahaan.
Direktur utama sebagai pihak yang melakukan negosiasi dengan calon klien untuk
melakukan penawaran (Bidding) terhadap event/produk yang ditawarkan oleh
perusahaan. Kemudian direktur utama akan bekerjasama dengan 4 ( empat )
manajer yaitu manajer keuangan, manajer promosi, manajer produksi dan manajer
lelang/tender. Keempat manajer ini bertugas mempersiapkan segala kebutuhan
dan syarat-syarat surat untuk penyelenggaraan event.
Manajer keuangan bertugas mengatur pemasukan dan pengeluaran
perusahaan dalam menenjalankan event tersebut. Manajer Produksi bertugas
mempersiapkan segala kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
menjalankan event. Sedangkan manajer promosi bertugas mempromosikan
perusahan dengan melalui media audio, visual, internet, percetakan dan dari mulut
ke mulut. Dan terakhir manajer lelang/tender bertugas untuk mencari info lelang
dari LPSE yang akan dilaksanan oleh pemerintah dan mencari kelemahankelemahan.
C. Komponen/Peran Organisasi yang Akan Diterapkan
a. Direktur Utama
Jabatan yang tertinggi dipegang oleh direktur utama. Direktur utama
adalah kunci dari seluruh control yang ada dalam perusahaan tersebut.
Kesuksesan dalam suatu perusahaan ditentukan oleh bagaimana kepemimpinan
seseorang yang duduk di posisi ini. Selain itu, direktur juga memiliki peranan
penting dalam melakukan kegiatan bidding dengan pihak client yang dibantu oleh
wakil direktur serta staf ahlinya. Selain itu direktur juga memiliki peranan penting
dalam membina hubungan dengan pihak client dan menjaga nama baik
perusahaan di mata masyarakat dan client perusahaan. Direktur utama berhak
menentukan event mana yang dilaksanakan serta memberikan modal untuk
keperluaan yang dibutuhkan perusahaan. Hanya direktur utama yang berhak
melaksanakan negoisasi dengan pihak client.
b. Manajer Keuangan
CV Ruby Event Organizer juga secara khusus memiliki bendahara
perusahaan. Bendahara bertugas untuk memegang dan mencatat arus keluar dan
masuknya kas di perusahaan tersebut. Selain itu, bendahara hanya dapat menerima
perintah dari direktur dan wakil direktur. Bendahara tidak dapat mengeluarkan kas
perusahaan tanpa izin dari direktur.
c. Manajer Marketing
CV Ruby Event Organizer juga memiliki staff ahli dibidang promosi. Staff
ahli bidang marketing ini hanya berfungsi baik apabila ada kegiatan atau event
yang akan dijalankan oleh perusahaan, karena tugasnya lebih banyak pada saat
penyelenggaraan event atau kegiatan.
d. Manajer Produksi
Staf ahli yang dimiliki oleh CV Ruby Event Organizer pada bagian
produksi juga mendukung perusahaan dalam menjalankan event yang akan
diselenggarakan. Tugas tim produksi adalah mempersiapkan segala kebutuhan
usaha Jasa Seminar
e. Manajer Tender
Staf ahli yang dimiliki oleh CV. Ruby Event Organizer pada bagian
lelang/tender juga mendukung perusahaan dalam menjalankan event yang akan
diselenggarakan. Tugas tim produksi adalah mencari iklan tender dari LPSE,
mempersiapkan surat- surat verifikasi lelang, serta membantu pihak produksi
dalam bentuk mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan oleh client
D. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
a) Direktur
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang direktur adalah :
1. Bertanggung jawab terhadap jalannya perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap segala masalah yang ada di perusahaan.
3. Menjalin hubungan dan membina hubungan yang baik dengan pihak client
dan masyarakat.
4. Memberikan persetujuan terhadap segala keputusan yang telah dibuat dan
disepakati.
b) Manajer Marketing
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang marketing adalah :
1. Memasarkan event yang akan berlangsung.
2. Mempromosikan perusahaan.
3. Berhubungan langsung dengan negosiasi.
c) Manajer Produksi
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang produksi adalah :
1. Mempersiapkan segala kebutuhan produksi seperti dekorasi, sound system.
2. Mempersiapkan segala kebutuhan sebelum dan sesudah event.
d) Manajer Keuangan
1. Membantu direktur untuk menjalankan tugasnya.
2. Memegang segala uang perusahaan.
3. Mencatat segala transaksi keuangan perusahaan.
e) Manajer Lelang/Tender
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang lelang/tender :
1. Mencari iklan
2. Daftar (jika perusahaan ingin mengikuti)
3. Dokumen lelang (mendapatkan)
4. Dokumen lelang didownload melalui portal LPSE
1) Syarat – syarat adm lelang (legalistas)
2) Syarat – syarat teknis (dokumen penawaran teknis)
1. Metode pelaksanaan
2. Struktur organisasi
3. Dokumen penawaran
(a) Dokumen penawaran adm
(b) Dokumen penawaran teknis
5. Klarifikasi dokumen: tingkat kesiapan 15% - 20% (3 paling rendah jumlah
uang tender) biasanya tidak semua kementrian melaksanakannya
6. Evaluasi dok (Pengecekan dokumen) (jaminan pelaksanaan) Biasanya dari
% jumlah dari dana tender
7. Surat kesedian event
Teknis: dokumen penawaran teknis sudah diselesaikan berupa gambar,
jadwal dan lain – lain)
8. Pengumuman pemenang lelang (biasanya lewat portal LPSE)
9. Masa sanggah (Bila uang dan surat – surat sesuai dengan syarat – syarat
aturan tender)
10. Surat penyediaan barang/jasa
11. Surat penugasan mulai jalan
12. Panandatanganan kontrak event
13. Persiapan event (Dimulai dari terbentuknya SPMK)
14. Pelaksanaan event
15. Dokumen laporan event
E. Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)
Pengertian Job Spesification atau spesifikasi pekerjaan adalah syarat
utama untuk mengisi suatu jabatan yang ada di perusahaan. Hal ini sangat
dibutuhkan agar orang-orang yang mengisi posisi terkait tepat dan jelas. Dengan
demikian dapat tercapai tujuan perusahaan secara maksimal. Apabila hal tersebut
tidak dilakukan maka kemungkinan besar orang-orang yang mengisi posisi
tersebut tidak sesuai dan tidak mencapai target secara maksimal. Job Spesification
dari CV Ruby Event Organizer adalah sebagai berikut:
1. Manajer Marketing
Nama Jabatan
: Marketing
Kode Jabatan
: MRT
Jenis Kelamin
: Pria dan Wanita
Syarat Pekerjaan
Pendidikan
: Minimal S1 Marketing
Keterampilan
: Menguasai bahasa Inggris baik lisan maupun
tulisan
Pengalaman
: Minimal dua tahun dibidangnya
Fisik
: Tinggi minimal 170 cm bagi wanita dan 170 cm
. bagi pria serta berpenampilan menarik
Lainnya
: Mampu berkomunikasi dengan baik, atraktif,
.
K Komunikatif dan mampu bergaul serta dapat bekerja kk
kkdalam tekanan
2. Manajer Produksi
Nama Jabatan
: Produksi
Kode Jabatan
: PRD
Jenis Kelamin
: Pria dan Wanita
Syarat Pekerjaan
Pendidikan
: Minimal S1 segala jurusan
Keterampilan
: Mengetahui cara instalasi sederhana.
Menguasai segala keperluan dalam kegiatan
seminar.
Pengalaman
: 1 Tahun di bidang penyelenggaraan seminar
Fisik
: Sehat secara fisik.
Lainnya
: Mampu bekerja secara cepat, tepat dan baik serta
.
mampu bekerja secara tim work
3.Manajer Lelang/Tender
Nama Jabatan
: Lelang/Tender
Kode Jabatan
: TND
Jenis Kelamin
: Pria dan Wanita
Syarat Pekerjaan
Pendidikan
: S1 Komputer IT
Keterampilan
: Menguasai program Software applikasi dan Berbahasa
kkkkkkkkkkkkkkkkkk
Inggris
Pengalaman
: Minimal satu tahun.
Fisik
: Sehat secara fisik.
Lainnya
: Mampu bekerja dengan deadline.
1.4 Susunan Pemilik/Pemegang Modal
Untuk menjalankan perusahaan ini, CV Ruby Event Organizer memiliki
dua pemegang modal. Pembagian modal dipegang oleh 2 (dua) orang dengan
pembagian persentase modal sebesar 60% dan 40%.
Tabel 1.4 : Susunan Pemegang Modal
No.
Nama
Horas
Lambue
Keterangan
Jumlah (Rp)
60%
Rp 40.000.000,-
40%
Rp 30.000.000,-
Parulian
1
Limbong
2
Rachmad Fardy
Total
Rp 70.000.000,-
1.5 Jadwal Rencana Operasional
Dalam pembentukannya, CV. Ruby Event Organizer mempersiapkan
rencana kegiatan pra operasional selama 3 bulan terhitung dari bulan oktober
2013 – desember 2013 untuk melengkapi segala hal yang diperlukan untuk
mendirikan CV Ruby Event Organizer. Adapun kegiatan pra operasional yang
direncanakan adalah sebagai berikut:
1. Pemilihan Lokasi
a. Alamat Kantor CV. Ruby Event Organizer
Jalan Sagu 1 No.17 Perumnas Simalingkar, Medan
No.Telepon
:
061 (8368899)
Website
:
mailto:www.roe.net
E-mail
:
mailto:info@roeorganizer.co.id
2. Alasan Pemilihan Lokasi
a. Letaknya strategis karena dapat dijangkau atau diakses oleh angkutan umum
dan dekat dengan fasilitas umum, seperti bank, pasar tradisional.
b. Berada di depan jalan raya sehingga mudah ditemukan dan diakses.
c. Masih sedikitnya pesaing event organizer yang bergerak di bidang seminar.
3. Riset Pasar
Beberapa tahun ke belakang Event Organizer (EO) mengalami
perkembangan yang sangat signifikan dikarenakan peluangnya sangat besar untuk
dikembangkan sebagai usaha profesional, dan terutama anak-anak muda sangat
menyukai event organizer. Peluang bisnis EO (Event Organizer) sangat
menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa EO (Event
Organizer) yang profesional. Event Organizer adalah jasa penyelenggaraan
kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana
menyelenggarakan sebuah event. Pada tahun 2004 kegiatan event organizer
semakin berkembang di Indonesia (sumber:google.co.id 20 Juni 2015). Hal itu
dapat dilihat dari semakin banyaknya pelaksanaan event di Indonesia. Setiap
daerah juga ikut mengembangkan pariwisata daerahnya dengan mengadakan
berbagai kegiatan lokal. Pemerintah juga ikut serta dalam mengembangakan dan
melaksanakan kegiatan event di Indonesia.
Untuk mengonsep acara dan menyelenggarakannya sesuai dengan
kemauan masyarakat, pemerintah dan swasta. Event yang bersifat pribadi sangat
jarang diselenggarakan karenan masyarakat belum mengetahui sepenuhnya bahwa
ada jasa yang bergerak di bidang tersebut. Maka dengan alasan inilah, CV. Ruby
Event Organizer memulai usaha di bidang jasa event, terutama event MICE
(meeting,insentive,convention, dan exhibition).
Persiapan Peralatan
Untuk mendirikan perusahaan baru CV. Ruby Event Organizer telah
mempersiapkan sejumlah peralatan dan perlengkapan kantor yang akan digunakan
dalam kegiatan operasional perusahaan. Berikut peralatan dan perlengkapan
kantor yang dibutuhkan oleh CV. Ruby Organziner Event Antara Lain:
TABEL 1.5.1 PERLENGKAPAN KANTOR
CV RUBY ORGANIZER EVENT
No
Perlengkapan Kantor
Spesifikasi
Jumlah
Satuan
Harga
Total
1
Kertas A-4
70 Gram
5
Rim
Rp 30.000
Rp 150.000
2
Kertas A-4
80 Gram
5
Rim
Rp 35.000
Rp 175.000
3
Stapler HD 50
SRM Stapler HD 50
4
Pcs
Rp 15.000
Rp 60.000
4
Cutter
SX49
3
Pcs
Rp 15.000
Rp 45.000
5
Stabilo
Merek KOKO (KO 917)
5
Pcs
Rp 5.000
Rp 25.000
6
Gunting Sedang
Berbahan Stainlees Steel
2
Pcs
Rp 15.000
Rp 30.000
7
Puncher (2Hole)
Minimal ukuran no.40
2
Pcs
Rp 5.000
Rp 10.000
8
Ballpoint
Faster C6/606
10
Pcs
Rp 2.000
Rp 20.000
9
Pensil
Faber-Castel 2b
10
Pcs
Rp 1.000
Rp 10.000
10
Penghapus
Standart
5
Pcs
Rp 2.000
Rp10.000
11
Amplop Coklat Besar
Airmail BHG 310
10
Bungkus
Rp 15.000
Rp 150.000
12
Envelope Paperline
Ukuran 110 x 230 mm; isi 100
5
Kotak
Rp 20.000
Rp 100.000
13
Envelope Paperline
Ukuran 95 x 152 mm; isi 100
5
Kotak
Rp 15.000
Rp 75.000
14
Envelope Paperline
Ukuran 114 x 162 mm; isi 100
5
Kotak
Rp 13.000
Rp 65.000
15
Paper Clip (Trigonal Clip)
No.3
10
Kotak
Rp 2.000
Rp 20.000
16
Binder Clip Sedang
Ukuran Sedang
5
Kotak
Rp 5.000
Rp 25.000
17
Plakband
Warna Hitam
5
Pcs
Rp 7.000
Rp 35.000
18
Plakband Transparan
Transparan Ukuran Besar
5
Pcs
Rp 10.000
Rp 50.000
19
Tip Ex Pentel Pen
Tip Exp Pentel Pen
2
Pcs
Rp15.000
Rp 30.000
20
Double Tape
Ukuran Kecil
10
Pcs
Rp 10.000
Rp 100.000
21
Display book (Folio Size)
Folio Size isi 100
5
Pcs
Rp 150.000
Rp 750.000
22
White Board
Merek Kenko ; isi 50 ml
1
Unit
Rp 170.000
Rp 170.000
23
Cap Stempel Logo
Standart
2
Pcs
Rp 75.000
Rp 150.000
Total
Rp 2.255.000
TABEL 1.5.2 PERALATAN KANTOR
CV RUBY ORGANIZER EVENT
N
Perlengkapan
o
Kantor
Spesifikasi
Jlh
Satuan
Harga
Total
Umur
Penyusutan/
Setelah
Ekonomis/
Tahun
Penyusutan/Ta
Tahun
Meja Kantor
hun
2
Unit
Rp 750.000
Rp 1.500.000
5
Rp 300.000
Rp 1.200.000
3
Unit
Rp 300.000
Rp 900.000
5
Rp 180.000
Rp 720.000
1
Unit
Rp1.251.600
Rp 1.251.600
5
Rp 250.320
Rp 1.001.280
1
Paket
Rp 165.000
Rp 165.000
3
Rp 55.000
Rp 110.000
1
Unit
RP 119.500
Rp 119.500
3
Rp 23.900
Rp 95.600
1
Unit
Rp 2.870.000
Rp 2.870.000
4
Rp 717.500
Rp 2.152.500
HP
2
Unit
Rp 650.000
Rp 1.300.000
5
Rp 260.000
Rp 1.040.000
Sharp FU-
1
Unit
Rp 1.134.000
Rp 1.134.000
3
Rp 378.000
Rp 756.000
Rp 2.164.720
Rp 7.075.380
Meja
Olimpic
1
ukuran
120x 74x
tinggi 75cm
Meja Kantor
2
Meja Kayu
ukuran 80 x
60cm
Meja Rapat
3
Merek
Orbitrend
OSM-2400
Line Internet
Huawei
Shared
4
Dock
D100T
Telepon
5
Mesin
Panasonic
KX-TS 505
Printer
6
HP Laserjet
Pro
M1212nf
Komputer
7
LCD
8
AC
Y28E/Y
Rp 9.240.100
Total
Event Organizer Seminar
RANCANGAN USAHA
(BUSINESS PLAN)
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Program Diploma 4
Disusun oleh:
Horas Lambue Parulian Limbong
NIM 0905121011
PROGRAM STUDI DIPLOMA 4 MICE
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
kasih dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Business Plan Saya ini
dengan baik. Business Plan yang berjudul CV Ruby Organizer ini disusun untuk
memenuhi salah satu syarat kelulusan D4 Program Studi MICE Politeknik Negeri
Medan.
Terwujudnya Business Plan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
yang telah mendorong dan membimbing penulis baik tenaga, ide-ide, maupun
pemikiran. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri
Medan.
3. Dra. Ratna Dewi, M.Hum., Ketua Program Studi Meeting Incentive Convention
Exhibition (MICE).
4. Suri Purnami, S.E., M.A., dosen pembimbing yang telah memberikan waktu
dan tenaga untuk menyelesaikan Laporan Bussines Plan Lapangan ini.
5. Indra Siregar, S.E.Ak., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Diploma 4
MICE yang telah memberikan dukungan dan bimbingan selama menjabat
sebagai sekretaris program studi.
6. Seluruh Staf Pengajar khususnya Jurusan Administrasi Niaga Program Studi
MICE yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan yang tak
ternilai harganya.
7. Kepada Ayahanda Maringan Limbong, S.Pd dan Ibunda Eleonora Pakpahan
yang memberikan Support Doa dan Materi sehinggga selesai Laporan Business
Plan.
8. Kepada adek tersayang Crencencia Marstella Limbong yang memberikan
dukungan doa.
9. Seluruh teman-teman kelas MICE Angkatan 2009
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam pembuatan Business
Plan kelompok kami ini baik dalam segi penyajian materi maupun teknis
penulisannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan usulan, tanggapan, kritik,
maupun saran dari para pembaca sekalian.
Penulis berharap Business Plan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak
terutama kepada mahasiswa Program Studi MICE.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga laporan ini dapat
memberikan manfaat bagi kita semua, khususnya di dunia pendidikan
Medan,
Penyusun
Agustus 2013
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR............................................................................i
DAFTAR ISI.........................................................................................iii
DAFTAR LAMPIRAN...........................................................................v
RINGKASAN EKSEKUTIF...................................................................vii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Gambaran Perusahaan.............................................................1
1.2 Biodata Pemilik/Pengurus........................................................2
1.3 Struktur Organisasi.................................................................3
A. Uraian Tugas...................................................................4
B. Mekanisme Kerja CV. Ruby Event Organizer.....................5
C. Komponen/Peran Organisasi yang Akan Diterapkan............6
D. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab............................8
E. Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification).......................... 10
1.4 Susunan Pemilik/Pemegang Modal.......................................12
1.5 Jadwal Rencana Operasional.................................................13
BAB 2 ANALISIS PASAR DAN RENCANA PEMASARAN
2.1 Produk/Jasa yang Dihasilkan..................................................18
2.2 Gambaran Pasar ....................................................................18
2.3 Target dan Segmen Pasar.......................................................19
1. Target Pasar..................................................................19
2. Proses Segmentasi Pasar.................................................19
2.4 Proyeksi Penjualan..........................................................20
2.5 Strategi Pemasaran..........................................................20
2.6 Analisis Pesaing..............................................................23
2.7 Jejaring Usaha................................................................23
BAB 3 ANALISIS DAN RENCANA SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
3.1 Analisis Kompetensi SDM...............................................25
3.2 Analisis Kebutuhan dan Pengembangan SDM....................26
3.3 Rencana Pemenuhan Kebutuhan.......................................27
3.4 Pemanfaatan Teknologi Informasi....................................27
BAB 4 ASPEK HUKUM
4.1 Aspek Hukum................................................................30
4.2 Persyaratan / Kelengkapan Pendirian................................31
BAB 5 ANALISIS RENCANA KEUANGAN
5.1 Proyeksi Pendapatan.......................................................33
5.2 Proyeksi Aliran Kas (cash flow)...................................... 34
5.3 Neraca..........................................................................35
5.4 Return On Investment (ROI)...........................................37
5.5 Payback Period (PP).....................................................39
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran Perencanaan Penyelenggaraan Event CV Ruby Event Organizer
Tahun 2014, 2015 dan 2016
2. Lampiran Kebutuhan Modal CV Ruby Event Organizer Dan Biaya
Operasional Selama 3 tahun.
3. Lampiran Beban Gaji Karyawan CV Ruby Event Organizer
a. Tahun 2014
b. Tahun 2015
c. Tahun 2016
4. Lampiran Tagihan Air dan Listrik CV Ruby Event Organizer
a. Tahun 2014
b. Tahun 2015
c. Tahun 2016
5. Lampiran Tagihan Telepon CV Ruby Event Organizer
a. Tahun 2014
b. Tahun 2015
c. Tahun 2016
6. Lampiran Tagihan Internet CV Ruby Event Organizer Selama 3 Tahun
7. Lampiran Tagihan Transportasi CV Ruby Event Organizer Selama 3
Tahun
8. Lampiran Budget Seminar Pengembangan MICE di Politeknik Negeri
Medan Tahun 2014
9. Lampiran Budget Seminar Teknologi di Gelanggang Auditorium USU
Tahun 2014
10. Lampiran Budget Seminar Memajukan Pariwisata Danau Toba di Kantor
Bupati Samosir Tahun 2014
11. Lampiran Budget Seminar Asosiasi Dokter di Medan
12. Lampiran Budget Seminar Perkembangan Teknologi Antara Universitas di
Medan
13. Lampiran Budget Seminar Kewirausahaan di Medan
14. Lampiran Budget Seminar Kesehatan tentang Pencegahan penyakit AIDS
15. Lampiran Budget Seminar Advokasi di Medan
16. Lampiran Budget Seminar departemen Pertanian di Medan
17. Lampiran Budget Seminar Karyawan bank Mandiri di Medan
18. Lampiran Budget Semunar Mengenai Perkembangan Hukum di Medan
19. Lampiran Budget Seminar Partai PDI-P di Medan
20. Lampiran Akta Pendirian Perusahaan Commanditer/ CV
21. Lampiran SIUP CV Ruby Event Organizer
22. Lampiran Surat Keterangan Domisili Perusahaan
23. Lampiran Tanda Daftar Perusahaan
RINGKASAN EKSEKUTIF
CV. Ruby Event Organizer adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa
dan berdiri pada awal tahun 2014. Perusahaan ini akan menghasilkan produk
dalam bentuk penyelenggaraan konferensi dan event secara paripurna atau yang di
Indonesia dikenal sebagai usaha jasa seminar.
Latar belakang pendirian perusahaan ini adalah kurangnya pengonsepan
acara yang kreatif, menarik dan berkesan dalam penyelenggaraan event seminar.
Terdapat sekitar 3 ( tiga ) yang terdiri atas perusahaan event organizer
yang bergerak sama, yaitu CV SINERGY MANAGEMENT OUTSOURCING, CV MG
CREATIVE dan CV ARAS BINA ENERGI.
Strategi pemasaran yang akan dilakukan untuk mencapai target yang telah
ditetapkan perusahaan yaitu dengan menggunakan strategi promosi melalui media
Internet, media cetak, media elektronik, dan personal selling. Selain itu promosi
juga dilakukan dengan strategi promosi harga yaitu klien akan mendapatkan
potongan harga (diskon) sebesar 10% kepada klien atau konsumen yang akan
memakai jasa perusahaan CV. Ruby Organizer kurang dari 2 bulan sebelum event
dilaksanakan pada hari H.
Kegiatan Operasional CV. Ruby Organizer Event berlokasi dijalan Sagu 1
No.17 perumnas simalingkar, Medan yang merupakan kawasan strategis dan
mendekati target pasar. CV. Ruby Organizer Event didukung oleh tenaga kerja
yang professional, kreatif, dan disiplin.
Perusahaan ini menyediakan fasilitas kantor yang memadai dan
berteknologi tinggi. Selain itu, CV. Ruby Organizer Event nantinya akan
mendatangkan tenaga ahli yang berkualitas dan berpengalaman dalam mengisi
acara pada produk yang kami tawarkan.
Untuk mendirikan CV. Ruby Organizer Event menggunakan modal dari
pemilik pertama dan kedua besarnya Rp 70.000.000,- yaitu untuk membiayai
kegiatan pra oprasional dan oprasional perusahaan. CV. Ruby Organizer event
optimis akan mengalami penurunan pendapatan sebesar 5% dari saham pada
tahun pertama. Pada tahun kedua mengalami penurunan sebesar 9 % dari tahun
pertama. Jadi balik modal akan Membutuhkan waktu 2 tahun 4 bulan.
BAB 1
LATAR BELAKANG PERUSAHAAN
1.1 Gambaran Perusahaan
CV. Ruby Event Organizer adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa
dan berdiri pada tahun 2014. Latar Belakang pendirian perusahaan ini adalah
kurangnya pengonsepan acara yang kreatif, menarik dan berkesan dalam
penyelenggaraan usaha Jasa Seminar
Seiring dengan perkembangan zaman, maka tidak bisa dipungkiri bahwa
industri MICE semakin berkembang.
Tanggung jawab EO secara umum terdiri dari :
1. Perencanaan /Planning
2. Rincian Jadwal/ Schedule
3. Koresponden/corespondence
4. Mencari tempat penyelenggaraan/venue search
5. Menindak lanjuti kegiatan pelaksanaan penyelenggaraan
6. Promosi /marketing
Data Perusahaan
Nama Perusahaan
: CV. Ruby Organizer Event
Bidang Usaha
: Jasa Seminar
Alamat Perusahaan
: Jl. Sagu 1 No.17 Perumnas Simalingkar, Medan
No.Telepon
: 061 (8368899)
Visi Perusahaan
“Menjadi EO berpengalaman menangani event
management yang professional”
Misi Perusahaan
1. Memberikan pelayanan dan kepuasan yang bagus dan memuaskan bagi
setiap client,
2. Menciptakan konsep yang baik, bagus serta berbeda dengan yang sudah ada,
3. Menciptakan citra yang positif baik kepada masyarakat maupun kepada client
perusahaan swasta atau pemerintah.
4. Menciptakan kinerja yang baik,
5. Membangun mitra kerjasama mulai dari tingkat kota hingga tingkat nasional,
6. Sebagai organizer jasa Seminar pilihan pihak client,
7. Menciptakan ide-ide dan gagasan yang kreatif.
Bank Perusahaan
: Bank BRI
Bentuk Badan Hukum
: Commanditaire Vennontschap/CV
Nomor akte Pendirian
: Sedang dalam proses
NPWP
: Sedang dalam proses
Mulai Berdiri
: 2014
1.2 Biodata Pemilik/Pengurus
1. Pemilik Modal Pertama
Nama
: Horas Lambue Parulian Limbong
Jabatan
: Direktur Utama
Tempat dan Tanggal Lahir
: Medan, 23 Juni 1990
Alamat Rumah
: Jl. Sagu 1 No 17. Medan
Nomor Telepon
: 087867209045
Alamat E-mail
: limbongoraz@yahoo.co.id
Pendidikan Terakhir
: D-IV MICE Politeknik Negeri Medan
Pengalaman Kerja
: Bekerja di PT Royalindo Expoduta
.
Jakarta sebagai Divisi Tender
2. Pemilik Modal Kedua
Nama
: Rachmad Fardy
Jabatan
: Manajer Keuangan
Tempat dan Tanggal Lahir
: Jakarta, 25 April 1990
Alamat Rumah
: Jl. Sawit 1 No 10. Medan
Nomor Telepon
: 087867229945
Alamat E-mail
: fardhy@yahoo.co.id
Pendidikan Terakhir
: D-IV MICE Politeknik Negeri Medan
Pengalaman Kerja
: Bekerja di PT Royalindo Expoduta
.
Jakarta sebagai Divisi Keuangan
1.3 Struktur Organisasi
Pada umumnya setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang sesuai
dengan jenis usahanya. Untuk dapat menjalankan roda usaha dan untuk
memudahkan bagi manajer dalam melaksanakan control serta mengambil
kebijaksanaan, maka CV. Ruby Event Organizer membentuk struktur organisasi
yang sedemikian rupa dan jelas antara tugas, fungsi dan tanggung jawab dari
setiap sub organisasi. Hal ini juga, untuk memudahkan pimpinan perusahaan
untuk memonitor dan mengontrol serta mengawas setiap kegiatan yang dilakukan
oleh departemen yang ada. Selain itu, struktur organisasi itu sendiri memiliki
tujuan agar setiap karyawan di setiap jabatan yang diduduki dapat bekerja dengan
baik dan sesuai dengan kemampuannya masing - masing dalam suatu perusahaan.
Struktur organisasi yang digunakan oleh CV. Ruby Event Organizer adalah
berbentuk garis, sebagai berikut:
Struktur Organisasi
CV. RUBY EVENT ORGANIZER
DIREKTUR
Manajer
Keuangan
Manajer
Marketing
Manajer
Produksi
Manajer
Tender
Gambar 1.3 : Struktur Organisasi
A. Uraian Tugas (Job Description)
Job description merupakan informasi tertulis yang berisi mengenai
penjelasan pekerjaan, target pekerjaan dan tanggung jawab pekerjaan pada
masing-masing atau setiap divisi dalam perusahaan. Job description sangat
penting dalam melaksanakan ataupun menjalankan tugas. Hal ini untuk
menghindari pekerjaan yang sama dilakukan oleh berbeda divisi, karena dapat
mengurangi kinerja perusahaan. Job description atau uraian pekerjaan lebih
banyak menekankan kepada tanggung jawab dan pekerjaan yang dilakukan oleh
setiap divisi, termasuk direktur.
Selain itu, uraian pekerjaan ini dibuat sebagai landasan dasar untuk
memulai suatu pekerjaan dan merupakan suatu pedoman bagi setiap anggota di
perusahaan untuk menjalankan tugas yang harus dikerjakan. Dengan dibuatnya
uraian pekerjaan tersebut, diharapkan dapat meningkatkan kinerja setiap karyawan
dan mendukung secara maksimal dalam pencapaian target perusahaan.
B. Mekanisme Kerja CV. Ruby Event Organizer
Posisi tertingi pada CV. Ruby Event Organizer adalah direktur utama
merupakan pimpinan dan penanggung jawab dari perusahaan.
Untuk lebih mengefektikan kinerja perusahaan khususnya dalam
pengelolaan usaha jasa MICE (meeting, incentive, convention & exhibition) dalam
hal ini CV. Ruby Organizer Event dibantu oleh manajer keuangan, manajer
marketing, manajer produksi dan manajer lelang/tender. Segala urusan mengenai
keuangan perusahaan serta urusan kesejahteraan karyawan seperti penambahan
atau pengurangan staff diurus oleh manajer keuangan.
Sedangkan untuk urusan promosi dilakukan oleh manajer marketing
berfungsi untuk memasarkan/mempromosikan produk jasa yang dihasilkan
perusahaan secara umum dan untuk urusan penyediaan peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan disediakan oleh manajer produksi.
Mekanisme kerja yang dilakukan oleh CV. Ruby Organizer Event yakni
Direktur utama memegang tanggung jawab penuh terhadap kinerja perusahaan.
Direktur utama sebagai pihak yang melakukan negosiasi dengan calon klien untuk
melakukan penawaran (Bidding) terhadap event/produk yang ditawarkan oleh
perusahaan. Kemudian direktur utama akan bekerjasama dengan 4 ( empat )
manajer yaitu manajer keuangan, manajer promosi, manajer produksi dan manajer
lelang/tender. Keempat manajer ini bertugas mempersiapkan segala kebutuhan
dan syarat-syarat surat untuk penyelenggaraan event.
Manajer keuangan bertugas mengatur pemasukan dan pengeluaran
perusahaan dalam menenjalankan event tersebut. Manajer Produksi bertugas
mempersiapkan segala kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
menjalankan event. Sedangkan manajer promosi bertugas mempromosikan
perusahan dengan melalui media audio, visual, internet, percetakan dan dari mulut
ke mulut. Dan terakhir manajer lelang/tender bertugas untuk mencari info lelang
dari LPSE yang akan dilaksanan oleh pemerintah dan mencari kelemahankelemahan.
C. Komponen/Peran Organisasi yang Akan Diterapkan
a. Direktur Utama
Jabatan yang tertinggi dipegang oleh direktur utama. Direktur utama
adalah kunci dari seluruh control yang ada dalam perusahaan tersebut.
Kesuksesan dalam suatu perusahaan ditentukan oleh bagaimana kepemimpinan
seseorang yang duduk di posisi ini. Selain itu, direktur juga memiliki peranan
penting dalam melakukan kegiatan bidding dengan pihak client yang dibantu oleh
wakil direktur serta staf ahlinya. Selain itu direktur juga memiliki peranan penting
dalam membina hubungan dengan pihak client dan menjaga nama baik
perusahaan di mata masyarakat dan client perusahaan. Direktur utama berhak
menentukan event mana yang dilaksanakan serta memberikan modal untuk
keperluaan yang dibutuhkan perusahaan. Hanya direktur utama yang berhak
melaksanakan negoisasi dengan pihak client.
b. Manajer Keuangan
CV Ruby Event Organizer juga secara khusus memiliki bendahara
perusahaan. Bendahara bertugas untuk memegang dan mencatat arus keluar dan
masuknya kas di perusahaan tersebut. Selain itu, bendahara hanya dapat menerima
perintah dari direktur dan wakil direktur. Bendahara tidak dapat mengeluarkan kas
perusahaan tanpa izin dari direktur.
c. Manajer Marketing
CV Ruby Event Organizer juga memiliki staff ahli dibidang promosi. Staff
ahli bidang marketing ini hanya berfungsi baik apabila ada kegiatan atau event
yang akan dijalankan oleh perusahaan, karena tugasnya lebih banyak pada saat
penyelenggaraan event atau kegiatan.
d. Manajer Produksi
Staf ahli yang dimiliki oleh CV Ruby Event Organizer pada bagian
produksi juga mendukung perusahaan dalam menjalankan event yang akan
diselenggarakan. Tugas tim produksi adalah mempersiapkan segala kebutuhan
usaha Jasa Seminar
e. Manajer Tender
Staf ahli yang dimiliki oleh CV. Ruby Event Organizer pada bagian
lelang/tender juga mendukung perusahaan dalam menjalankan event yang akan
diselenggarakan. Tugas tim produksi adalah mencari iklan tender dari LPSE,
mempersiapkan surat- surat verifikasi lelang, serta membantu pihak produksi
dalam bentuk mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan oleh client
D. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
a) Direktur
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang direktur adalah :
1. Bertanggung jawab terhadap jalannya perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap segala masalah yang ada di perusahaan.
3. Menjalin hubungan dan membina hubungan yang baik dengan pihak client
dan masyarakat.
4. Memberikan persetujuan terhadap segala keputusan yang telah dibuat dan
disepakati.
b) Manajer Marketing
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang marketing adalah :
1. Memasarkan event yang akan berlangsung.
2. Mempromosikan perusahaan.
3. Berhubungan langsung dengan negosiasi.
c) Manajer Produksi
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang produksi adalah :
1. Mempersiapkan segala kebutuhan produksi seperti dekorasi, sound system.
2. Mempersiapkan segala kebutuhan sebelum dan sesudah event.
d) Manajer Keuangan
1. Membantu direktur untuk menjalankan tugasnya.
2. Memegang segala uang perusahaan.
3. Mencatat segala transaksi keuangan perusahaan.
e) Manajer Lelang/Tender
Adapun yang menjadi tugas dan wewenang lelang/tender :
1. Mencari iklan
2. Daftar (jika perusahaan ingin mengikuti)
3. Dokumen lelang (mendapatkan)
4. Dokumen lelang didownload melalui portal LPSE
1) Syarat – syarat adm lelang (legalistas)
2) Syarat – syarat teknis (dokumen penawaran teknis)
1. Metode pelaksanaan
2. Struktur organisasi
3. Dokumen penawaran
(a) Dokumen penawaran adm
(b) Dokumen penawaran teknis
5. Klarifikasi dokumen: tingkat kesiapan 15% - 20% (3 paling rendah jumlah
uang tender) biasanya tidak semua kementrian melaksanakannya
6. Evaluasi dok (Pengecekan dokumen) (jaminan pelaksanaan) Biasanya dari
% jumlah dari dana tender
7. Surat kesedian event
Teknis: dokumen penawaran teknis sudah diselesaikan berupa gambar,
jadwal dan lain – lain)
8. Pengumuman pemenang lelang (biasanya lewat portal LPSE)
9. Masa sanggah (Bila uang dan surat – surat sesuai dengan syarat – syarat
aturan tender)
10. Surat penyediaan barang/jasa
11. Surat penugasan mulai jalan
12. Panandatanganan kontrak event
13. Persiapan event (Dimulai dari terbentuknya SPMK)
14. Pelaksanaan event
15. Dokumen laporan event
E. Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)
Pengertian Job Spesification atau spesifikasi pekerjaan adalah syarat
utama untuk mengisi suatu jabatan yang ada di perusahaan. Hal ini sangat
dibutuhkan agar orang-orang yang mengisi posisi terkait tepat dan jelas. Dengan
demikian dapat tercapai tujuan perusahaan secara maksimal. Apabila hal tersebut
tidak dilakukan maka kemungkinan besar orang-orang yang mengisi posisi
tersebut tidak sesuai dan tidak mencapai target secara maksimal. Job Spesification
dari CV Ruby Event Organizer adalah sebagai berikut:
1. Manajer Marketing
Nama Jabatan
: Marketing
Kode Jabatan
: MRT
Jenis Kelamin
: Pria dan Wanita
Syarat Pekerjaan
Pendidikan
: Minimal S1 Marketing
Keterampilan
: Menguasai bahasa Inggris baik lisan maupun
tulisan
Pengalaman
: Minimal dua tahun dibidangnya
Fisik
: Tinggi minimal 170 cm bagi wanita dan 170 cm
. bagi pria serta berpenampilan menarik
Lainnya
: Mampu berkomunikasi dengan baik, atraktif,
.
K Komunikatif dan mampu bergaul serta dapat bekerja kk
kkdalam tekanan
2. Manajer Produksi
Nama Jabatan
: Produksi
Kode Jabatan
: PRD
Jenis Kelamin
: Pria dan Wanita
Syarat Pekerjaan
Pendidikan
: Minimal S1 segala jurusan
Keterampilan
: Mengetahui cara instalasi sederhana.
Menguasai segala keperluan dalam kegiatan
seminar.
Pengalaman
: 1 Tahun di bidang penyelenggaraan seminar
Fisik
: Sehat secara fisik.
Lainnya
: Mampu bekerja secara cepat, tepat dan baik serta
.
mampu bekerja secara tim work
3.Manajer Lelang/Tender
Nama Jabatan
: Lelang/Tender
Kode Jabatan
: TND
Jenis Kelamin
: Pria dan Wanita
Syarat Pekerjaan
Pendidikan
: S1 Komputer IT
Keterampilan
: Menguasai program Software applikasi dan Berbahasa
kkkkkkkkkkkkkkkkkk
Inggris
Pengalaman
: Minimal satu tahun.
Fisik
: Sehat secara fisik.
Lainnya
: Mampu bekerja dengan deadline.
1.4 Susunan Pemilik/Pemegang Modal
Untuk menjalankan perusahaan ini, CV Ruby Event Organizer memiliki
dua pemegang modal. Pembagian modal dipegang oleh 2 (dua) orang dengan
pembagian persentase modal sebesar 60% dan 40%.
Tabel 1.4 : Susunan Pemegang Modal
No.
Nama
Horas
Lambue
Keterangan
Jumlah (Rp)
60%
Rp 40.000.000,-
40%
Rp 30.000.000,-
Parulian
1
Limbong
2
Rachmad Fardy
Total
Rp 70.000.000,-
1.5 Jadwal Rencana Operasional
Dalam pembentukannya, CV. Ruby Event Organizer mempersiapkan
rencana kegiatan pra operasional selama 3 bulan terhitung dari bulan oktober
2013 – desember 2013 untuk melengkapi segala hal yang diperlukan untuk
mendirikan CV Ruby Event Organizer. Adapun kegiatan pra operasional yang
direncanakan adalah sebagai berikut:
1. Pemilihan Lokasi
a. Alamat Kantor CV. Ruby Event Organizer
Jalan Sagu 1 No.17 Perumnas Simalingkar, Medan
No.Telepon
:
061 (8368899)
Website
:
mailto:www.roe.net
:
mailto:info@roeorganizer.co.id
2. Alasan Pemilihan Lokasi
a. Letaknya strategis karena dapat dijangkau atau diakses oleh angkutan umum
dan dekat dengan fasilitas umum, seperti bank, pasar tradisional.
b. Berada di depan jalan raya sehingga mudah ditemukan dan diakses.
c. Masih sedikitnya pesaing event organizer yang bergerak di bidang seminar.
3. Riset Pasar
Beberapa tahun ke belakang Event Organizer (EO) mengalami
perkembangan yang sangat signifikan dikarenakan peluangnya sangat besar untuk
dikembangkan sebagai usaha profesional, dan terutama anak-anak muda sangat
menyukai event organizer. Peluang bisnis EO (Event Organizer) sangat
menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa EO (Event
Organizer) yang profesional. Event Organizer adalah jasa penyelenggaraan
kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana
menyelenggarakan sebuah event. Pada tahun 2004 kegiatan event organizer
semakin berkembang di Indonesia (sumber:google.co.id 20 Juni 2015). Hal itu
dapat dilihat dari semakin banyaknya pelaksanaan event di Indonesia. Setiap
daerah juga ikut mengembangkan pariwisata daerahnya dengan mengadakan
berbagai kegiatan lokal. Pemerintah juga ikut serta dalam mengembangakan dan
melaksanakan kegiatan event di Indonesia.
Untuk mengonsep acara dan menyelenggarakannya sesuai dengan
kemauan masyarakat, pemerintah dan swasta. Event yang bersifat pribadi sangat
jarang diselenggarakan karenan masyarakat belum mengetahui sepenuhnya bahwa
ada jasa yang bergerak di bidang tersebut. Maka dengan alasan inilah, CV. Ruby
Event Organizer memulai usaha di bidang jasa event, terutama event MICE
(meeting,insentive,convention, dan exhibition).
Persiapan Peralatan
Untuk mendirikan perusahaan baru CV. Ruby Event Organizer telah
mempersiapkan sejumlah peralatan dan perlengkapan kantor yang akan digunakan
dalam kegiatan operasional perusahaan. Berikut peralatan dan perlengkapan
kantor yang dibutuhkan oleh CV. Ruby Organziner Event Antara Lain:
TABEL 1.5.1 PERLENGKAPAN KANTOR
CV RUBY ORGANIZER EVENT
No
Perlengkapan Kantor
Spesifikasi
Jumlah
Satuan
Harga
Total
1
Kertas A-4
70 Gram
5
Rim
Rp 30.000
Rp 150.000
2
Kertas A-4
80 Gram
5
Rim
Rp 35.000
Rp 175.000
3
Stapler HD 50
SRM Stapler HD 50
4
Pcs
Rp 15.000
Rp 60.000
4
Cutter
SX49
3
Pcs
Rp 15.000
Rp 45.000
5
Stabilo
Merek KOKO (KO 917)
5
Pcs
Rp 5.000
Rp 25.000
6
Gunting Sedang
Berbahan Stainlees Steel
2
Pcs
Rp 15.000
Rp 30.000
7
Puncher (2Hole)
Minimal ukuran no.40
2
Pcs
Rp 5.000
Rp 10.000
8
Ballpoint
Faster C6/606
10
Pcs
Rp 2.000
Rp 20.000
9
Pensil
Faber-Castel 2b
10
Pcs
Rp 1.000
Rp 10.000
10
Penghapus
Standart
5
Pcs
Rp 2.000
Rp10.000
11
Amplop Coklat Besar
Airmail BHG 310
10
Bungkus
Rp 15.000
Rp 150.000
12
Envelope Paperline
Ukuran 110 x 230 mm; isi 100
5
Kotak
Rp 20.000
Rp 100.000
13
Envelope Paperline
Ukuran 95 x 152 mm; isi 100
5
Kotak
Rp 15.000
Rp 75.000
14
Envelope Paperline
Ukuran 114 x 162 mm; isi 100
5
Kotak
Rp 13.000
Rp 65.000
15
Paper Clip (Trigonal Clip)
No.3
10
Kotak
Rp 2.000
Rp 20.000
16
Binder Clip Sedang
Ukuran Sedang
5
Kotak
Rp 5.000
Rp 25.000
17
Plakband
Warna Hitam
5
Pcs
Rp 7.000
Rp 35.000
18
Plakband Transparan
Transparan Ukuran Besar
5
Pcs
Rp 10.000
Rp 50.000
19
Tip Ex Pentel Pen
Tip Exp Pentel Pen
2
Pcs
Rp15.000
Rp 30.000
20
Double Tape
Ukuran Kecil
10
Pcs
Rp 10.000
Rp 100.000
21
Display book (Folio Size)
Folio Size isi 100
5
Pcs
Rp 150.000
Rp 750.000
22
White Board
Merek Kenko ; isi 50 ml
1
Unit
Rp 170.000
Rp 170.000
23
Cap Stempel Logo
Standart
2
Pcs
Rp 75.000
Rp 150.000
Total
Rp 2.255.000
TABEL 1.5.2 PERALATAN KANTOR
CV RUBY ORGANIZER EVENT
N
Perlengkapan
o
Kantor
Spesifikasi
Jlh
Satuan
Harga
Total
Umur
Penyusutan/
Setelah
Ekonomis/
Tahun
Penyusutan/Ta
Tahun
Meja Kantor
hun
2
Unit
Rp 750.000
Rp 1.500.000
5
Rp 300.000
Rp 1.200.000
3
Unit
Rp 300.000
Rp 900.000
5
Rp 180.000
Rp 720.000
1
Unit
Rp1.251.600
Rp 1.251.600
5
Rp 250.320
Rp 1.001.280
1
Paket
Rp 165.000
Rp 165.000
3
Rp 55.000
Rp 110.000
1
Unit
RP 119.500
Rp 119.500
3
Rp 23.900
Rp 95.600
1
Unit
Rp 2.870.000
Rp 2.870.000
4
Rp 717.500
Rp 2.152.500
HP
2
Unit
Rp 650.000
Rp 1.300.000
5
Rp 260.000
Rp 1.040.000
Sharp FU-
1
Unit
Rp 1.134.000
Rp 1.134.000
3
Rp 378.000
Rp 756.000
Rp 2.164.720
Rp 7.075.380
Meja
Olimpic
1
ukuran
120x 74x
tinggi 75cm
Meja Kantor
2
Meja Kayu
ukuran 80 x
60cm
Meja Rapat
3
Merek
Orbitrend
OSM-2400
Line Internet
Huawei
Shared
4
Dock
D100T
Telepon
5
Mesin
Panasonic
KX-TS 505
Printer
6
HP Laserjet
Pro
M1212nf
Komputer
7
LCD
8
AC
Y28E/Y
Rp 9.240.100
Total