ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA - Binus e-Thesis
_________________________________________________________________________
Skripsi Sarjana Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi
Semester Ganjil 2005/2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN
BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Hadid Hexa’dad
NIM: 0500590762
Abstrak
Masalah yang dihadapi PT. PUTRA TUNGGAL ANEKA saat ini adalah pengelolaan persediaansuku cadang kendaraan bermotor (spare part) yang kurang tepat, yang disebabkan karena kuantitas
pemesanan spare part, tingkat minimum stock, dan titik pemesanan kembali tidak ditetapkan sesuai
dengan kebutuhan, sehingga mengakibatkan kekurangan atau kelebihan persediaan spare part didalam
gudang. Selain itu, terdapat perangkapan tugas kepala bengkel dalam kegiatan perbengkelan dan
pembelian spare part serta tidak ada catatan atau dokumen yang digunakan dalam hal pengawasan
persediaan spare part. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan suatu sistem yang dapat
membantu pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien.Metode yang digunakan dalam menganalisa permasalahan dan merancang sistem sebagai solusi
atas permasalahan adalah metode berorientasi objek yang lebih dikenal dengan nama Object Oriented
Analysis and Design. Analisa dilakukan terhadap objek dengan cara mendeskripsikan fenomena yang
berada diluar lingkungan sistem, sedangkan perancangan sistem dilakukan dengan cara mendeskripsikan
fenomena yang berada didalam lingkungan sistem yang dikendalikan oleh perusahaan. Data yang
diperoleh dari hasil analisa kemudian dibandingkan dengan teori yang ada untuk mengetahui
penyimpangan yang terjadi, sebab, akibat, serta solusi yang dapat disarankan.Untuk itu, beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk pengembangan
selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya mengembangkan suatu sistem yang dapat mengidentifikasikan
secara akurat jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan, jumlah dan jenis
spare part minimum yang harus dimiliki didalam gudang, titik atau batas yang mengisyaratkan
diadakannya pemesanan kembali atas jenis spare part tertentu; membentuk bagian logistik (gudang)
dibawah manajer operasional; menggunakan catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part;
dan mengembangkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi yang dapat
memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang persediaan spare part sehingga mendukung
proses pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part secara
efektif dan efisien.Kata Kunci: sistem, sistem informasi, akuntansi, manajemen, pengendalian, persediaan, spare part.
PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb., Salam sejahtera,
Sebelumnya penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan petunjuk dalam mewujudkan skripsi ini, terutama kepada : 1.
Bapak Prof. DR. Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.
4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.
5. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.
6. Bapak Aryanto Mulyadi S., Drs., Ak., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.
7. Bapak J. Sudirwan, SE., MM., yang juga selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.
8. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.
9. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.
10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis.
11. Bapak Cholil selaku Direktur PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA, serta telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.
12. Bapak, ibu, Fathira, dan Ghusmad yang penulis cintai, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan material, moral serta spiritual kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini.
13. Teman-teman di kelas PAZ angkatan 2001, yang berusaha berjuang dalam hal pendidikan dan perbaikan pola pikir serta prilaku.
14. Rekan-rekan dan pihak lain, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu- persatu, yang telah memberikan dukungan dalam penyusunan skripsi ini.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dan petunjuk dari berbagai pihak, khususnya para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan skripsi ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam skripsi ini yang disebabkan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, dan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan bantuan dari para pembaca berupa kritik, saran atau cara-cara yang baik dalam menyusun karya ilmiah untuk kemajuan penulis di masa mendatang.
Akhir kata, mudah-mudahan skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya, dan bagi penulis pada khususnya. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Jakarta, 30 Januari 2006 Penulis
Hadid Hexa’dad 0500590762
Halaman Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hardcover iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv
Abstrak v
Pengantar vi
Daftar Isi viii
Daftar Tabel xiii
Daftar Gambar xiv
Daftar Lampiran xvii
BAB
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
1
1.2 Ruang Lingkup
3
1.3 Tujuan dan Manfaat
6
1.4 Metodologi
7
1.5 Sistematika Penulisan
9 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
11
2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Persediaan
11
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
11
2.2.2 Pengertian Persediaan
12
2.2.2.1 Jenis Persediaan
13
2.2.2.2 Biaya dalam Persediaan
16
2.2.2.3 Metode Penentuan Jumlah Persediaan
19
2.3 Pengertian Pengawasan Persediaan
20
2.3.1 Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan
21
2.3.1.1 Jumlah Pemesanan Ekonomis (EOQ)
21
2.3.1.2 Persediaan Minimum / Penyelamat (Minimum / Safety Stock) 25
2.3.1.3 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) 25
2.3.2 Catatan dalam Pengawasan Persediaan
26
2.4 Pengertian Metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
30
2.4.1 System Definition
33
2.4.1.1 Rich Picture
33
2.4.2 Problem Domain Analysis
34
2.4.2.1 Classes
35
2.4.2.2 Structure
36
2.4.2.3 Behavior
37
2.4.3 Application Domain Analysis
37
2.4.3.1 Usage
38
2.4.3.2 Functions
38
2.4.3.3 User Interface
39
2.4.4 Architectural Design
40
2.4.4.1 Criteria
41
2.4.4.2 Component Architecture
42
2.4.4.3 Process Architecture
44
2.4.5 Component Design
44
2.4.5.1 Model Component
45
2.4.5.2 Function Component
45 BAB 3 ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
47
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
48
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
48
3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
50
3.5 Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
54
3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
58 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
4.1 Analysis Document
74
4.1.1 The Task
74
4.1.1.1 Purpose
74
4.1.1.2 System Definition
75
4.1.1.3 Context
77
4.1.1.3.1 Problem Domain
77
4.1.1.3.2 Application Domain
83
4.1.2 The Problem Domain
84
4.1.2.1 Structure
84
4.1.2.2 Classes
88
4.1.2.3 Events
98
4.1.3 The Application Domain 101
4.1.3.1 Usage 101
4.1.3.1.1 Actor 103
4.1.3.1.2 Use Case 104
4.1.3.2 Function 133
4.1.3.3 User Interface 135
4.2.2.3 System Interfaces 145
4.2.6.2 Plan for Initiating User 159
4.2.6.1 The System Usefulness 158
4.2.6 Recommendation 158
4.2.5 User Interface Component 156
4.2.4.2 Classes 153
4.2.4.1 Structure 151
4.2.4 Model Component 151
4.2.3.3 Standard 149
4.2.3.2 Process Architecture 147
4.2.3.1 Component Architecture 146
4.2.3 Architecture 146
4.2.2.4 Design Language 145
4.2.2.2 System Software 145
4.1.3.3.1 Dialogue Style 135
4.2.2.1 Equipment 144
4.2.2 Technical Platform 144
4.2.1.3 Quality Goal 142
4.2.1.2 Correction to The Analysis 142
4.2.1.1 Purpose 141
4.2.1 The Task 141
4.2 Design Document 141
4.1.4.3 Development Economy 141
4.1.4.2 Strategy 139
4.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility 138
4.1.4 Recommendations 138
4.1.3.4 The Technical Platform 138
4.1.3.3.2 Overview 136
4.2.6.3 Implementation Plan 159 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 161
5.2 Saran 163 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT KETERANGAN PENELITIAN
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Rincian jumlah pesanan ekonomis23 Tabel 2.2 Kegiatan dalam Problem-Domain Analysis 35
Tabel 2.3 Event Table dari suatu sistem salon36 Tabel 2.4 Kegiatan Application-Domain Analysis 38
Tabel 2.5 Kegiatan Architectural Design 40Tabel 2.6 Kriteria klasik dari kualitas piranti lunak42 Tabel 2.7 Bentuk distribusi dari arsitektur client-server 44
Tabel 2.8 Kegiatan Component Design 45Tabel 4.1 System Definition perancangan sistem informasi manajemen76 PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR
Tabel 4.2 Event Table perancangan sistem informasi manajemen99 persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Tabel 4.3 perancangan sistem informasi manajemen 102Actor Table
persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Tabel 4.4 Function List lengkap perancangan sistem informasi 134 manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKATabel 4.5 User Interface Main & Printouts perancangan sistem informasi 136 manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKATabel
4.6 Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. 143 PUTRATUNGGAL ANEKA
Tabel 4.7 Spesifikasi peralatan sistem informasi manajemen persediaan 144PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.17 Use Case Spesification “Pendataan Spare Part” 110Gambar 4.11
Actor Spesifications
untuk “Data Akuntansi” 104
Gambar 4.12 Use Case Diagram “Subsistem Pendataan” 105Gambar 4.13 Use Case Diagram “Subsistem Pemesanan” 106Gambar 4.14 Use Case Diagram “Subsistem Penerimaan 107Gambar 4.15 Use Case Diagram “Subsistem Pemakaian” 108Gambar 4.16
Use Case Diagram
“Subsistem Pelaporan” 109
Gambar 4.18 Use Case Spesification “Pendataan Pemasok” 11196 Gambar 4.9 Statechart Diagram class “Pemasok” 97
Gambar 4.19 Use Case Spesification “Pendataan Staff Gudang” 112Gambar 4.20 Use Case Spesification “Permintaan Pembelian” 113Gambar 4.21
Use Case Spesification
“Pencetakan SPB” 114
Gambar 4.22 Use Case Spesification “Penerimaan PemesananPembelian” 115
Gambar 4.23 Use Case Spesification “Pencetakan BBM” 116Gambar 4.24 Use Case Spesification “Pengeluaran Barang Gudang” 117Gambar 4.25
Use Case Spesification
Gambar 4.10 Actor Spesifications untuk “Staff Gudang” 10395 Gambar 4.8 Statechart Diagram class “Spare Part”
Halaman
55 Gambar 3.3 Rancangan struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Gambar 2.1 Grafik perincian jumlah pesanan ekonomis24 Gambar 2.2 Model pemesanan kembali (Reorder Point) 26
Gambar 2.3 Empat aktifitas utama beserta hasil dari analisis dan perancangan berorientasi objek31 Gambar
2.4 Struktur pada pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek
32 Gambar 2.5 Rich picture dari suatu sistem perancangan produk
34 Gambar 2.6
Statechart Diagram
sederhana dari suatu sistem bank
37 Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
49 Gambar 3.2 Rich picture sistem pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
64 Gambar 3.4 Rich picture perancangan sistem pengelolaan persediaan
Gambar 4.7 Statechart Diagram class “Data Akuntansi”spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
67 Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
78 Gambar 4.2
Class Diagram
lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
86 Gambar 4.3 Statechart Diagram class “Staff Gudang”
89 Gambar 4.4 Statechart Diagram class “SPB” 91
Gambar 4.5 Statechart Diagram class “BBM” 92Gambar 4.6
Statechart Diagram
class “FPBG” 93
“Pencetakan FPBG” 118
Gambar 4.26 Use Case Spesification “Pembuatan Physical InventoryANEKA 146
Gambar 4.40
Sequence Diagram
“Pencetakan Management by Exception Report”
133
Gambar 4.41 Navigation Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA137
Gambar 4.42 Component Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGALGambar 4.43 Process Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKAReport” 131
148
Gambar 4.44 Beberapa standard window dan pesan kesalahan pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT.PUTRATUNGGAL ANEKA 150
Gambar 4.45 Revised Class Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA152
Gambar 4.46 Class Diagram untuk user (Staff Gudang) pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT.PUTRATUNGGAL ANEKA 157
Gambar 4.47 Gantt Chart rencana implementasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKAGambar 4.39 Sequence Diagram “Pencetakan Inventory Status Report” 132Gambar 4.38 Sequence Diagram “Pencetakan Physical InventoryReport” 119
Exception Report” 123
Gambar 4.27 Use Case Spesification “Pencetakan Physical InventoryReport” 120
Gambar 4.28 Use Case Spesification “Pembuatan Inventory StatusReport” 121
Gambar 4.29 Use Case Spesification “Pencetakan Inventory StatusReport” 122
Gambar 4.30 Use Case Spesification “Pembuatan Management byGambar 4.31 Use Case Spesification “Pencetakan Management byGambar 4.37 Sequence Diagram “Pengeluaran Barang Gudang” 130Exception Report” 124
Gambar 4.32 Sequence Diagram “Pendataan Spare Part” 125Gambar 4.33 Sequence Diagram “Pendataan Pemasok” 126Gambar 4.34 Sequence Diagram “Pendataan Staff Gudang” 127Gambar 4.35 Sequence Diagram “Permintaan Pembelian” 128Gambar 4.36
Sequence Diagram
“Penerimaan Pesanan Pembelian” 129
160