ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA - Binus e-Thesis

  

_________________________________________________________________________

Skripsi Sarjana Program Ganda

Akuntansi – Sistem Informasi

Semester Ganjil 2005/2006

  

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN

BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

Hadid Hexa’dad

NIM: 0500590762

  

Abstrak

Masalah yang dihadapi PT. PUTRA TUNGGAL ANEKA saat ini adalah pengelolaan persediaan

suku cadang kendaraan bermotor (spare part) yang kurang tepat, yang disebabkan karena kuantitas

pemesanan spare part, tingkat minimum stock, dan titik pemesanan kembali tidak ditetapkan sesuai

dengan kebutuhan, sehingga mengakibatkan kekurangan atau kelebihan persediaan spare part didalam

gudang. Selain itu, terdapat perangkapan tugas kepala bengkel dalam kegiatan perbengkelan dan

pembelian spare part serta tidak ada catatan atau dokumen yang digunakan dalam hal pengawasan

persediaan spare part. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan suatu sistem yang dapat

membantu pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien.

  Metode yang digunakan dalam menganalisa permasalahan dan merancang sistem sebagai solusi

atas permasalahan adalah metode berorientasi objek yang lebih dikenal dengan nama Object Oriented

Analysis and Design. Analisa dilakukan terhadap objek dengan cara mendeskripsikan fenomena yang

berada diluar lingkungan sistem, sedangkan perancangan sistem dilakukan dengan cara mendeskripsikan

fenomena yang berada didalam lingkungan sistem yang dikendalikan oleh perusahaan. Data yang

diperoleh dari hasil analisa kemudian dibandingkan dengan teori yang ada untuk mengetahui

penyimpangan yang terjadi, sebab, akibat, serta solusi yang dapat disarankan.

  Untuk itu, beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk pengembangan

selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya mengembangkan suatu sistem yang dapat mengidentifikasikan

secara akurat jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan, jumlah dan jenis

spare part minimum yang harus dimiliki didalam gudang, titik atau batas yang mengisyaratkan

diadakannya pemesanan kembali atas jenis spare part tertentu; membentuk bagian logistik (gudang)

dibawah manajer operasional; menggunakan catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part;

dan mengembangkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi yang dapat

memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang persediaan spare part sehingga mendukung

proses pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part secara

efektif dan efisien.

  Kata Kunci: sistem, sistem informasi, akuntansi, manajemen, pengendalian, persediaan, spare part.

  PENGANTAR

  Assalamu’alaikum Wr. Wb., Salam sejahtera,

  Sebelumnya penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.

  Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan petunjuk dalam mewujudkan skripsi ini, terutama kepada : 1.

  Bapak Prof. DR. Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara.

  2. Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.

  3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

  4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.

  5. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

  6. Bapak Aryanto Mulyadi S., Drs., Ak., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.

  7. Bapak J. Sudirwan, SE., MM., yang juga selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.

  8. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara.

  9. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.

  10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis.

  11. Bapak Cholil selaku Direktur PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di PT.

  PUTRATUNGGAL ANEKA, serta telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.

  12. Bapak, ibu, Fathira, dan Ghusmad yang penulis cintai, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan material, moral serta spiritual kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini.

  13. Teman-teman di kelas PAZ angkatan 2001, yang berusaha berjuang dalam hal pendidikan dan perbaikan pola pikir serta prilaku.

  14. Rekan-rekan dan pihak lain, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu- persatu, yang telah memberikan dukungan dalam penyusunan skripsi ini.

  Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dan petunjuk dari berbagai pihak, khususnya para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan skripsi ini.

  Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam skripsi ini yang disebabkan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, dan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan bantuan dari para pembaca berupa kritik, saran atau cara-cara yang baik dalam menyusun karya ilmiah untuk kemajuan penulis di masa mendatang.

  Akhir kata, mudah-mudahan skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya, dan bagi penulis pada khususnya. Terima kasih.

  Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

  Jakarta, 30 Januari 2006 Penulis

  Hadid Hexa’dad 0500590762

  Halaman Halaman Judul Luar i

  Halaman Judul Dalam ii

  Halaman Persetujuan Hardcover iii

  Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv

  Abstrak v

  Pengantar vi

  Daftar Isi viii

  Daftar Tabel xiii

  Daftar Gambar xiv

  Daftar Lampiran xvii

  BAB

  1 PENDAHULUAN

  1.1 Latar Belakang Masalah

  1

  1.2 Ruang Lingkup

  3

  1.3 Tujuan dan Manfaat

  6

  1.4 Metodologi

  7

  1.5 Sistematika Penulisan

  9 BAB 2 LANDASAN TEORI

  2.1 Pengertian Sistem Informasi

  11

  2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Persediaan

  11

  2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

  11

  2.2.2 Pengertian Persediaan

  12

  2.2.2.1 Jenis Persediaan

  13

  2.2.2.2 Biaya dalam Persediaan

  16

  2.2.2.3 Metode Penentuan Jumlah Persediaan

  19

  2.3 Pengertian Pengawasan Persediaan

  20

  2.3.1 Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan

  21

  2.3.1.1 Jumlah Pemesanan Ekonomis (EOQ)

  21

  2.3.1.2 Persediaan Minimum / Penyelamat (Minimum / Safety Stock) 25

  2.3.1.3 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) 25

  2.3.2 Catatan dalam Pengawasan Persediaan

  26

  2.4 Pengertian Metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek

  30

  2.4.1 System Definition

  33

  2.4.1.1 Rich Picture

  33

  2.4.2 Problem Domain Analysis

  34

  2.4.2.1 Classes

  35

  2.4.2.2 Structure

  36

  2.4.2.3 Behavior

  37

  2.4.3 Application Domain Analysis

  37

  2.4.3.1 Usage

  38

  2.4.3.2 Functions

  38

  2.4.3.3 User Interface

  39

  2.4.4 Architectural Design

  40

  2.4.4.1 Criteria

  41

  2.4.4.2 Component Architecture

  42

  2.4.4.3 Process Architecture

  44

  2.4.5 Component Design

  44

  2.4.5.1 Model Component

  45

  2.4.5.2 Function Component

  45 BAB 3 ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

  47

  3.2 Visi dan Misi Perusahaan

  48

  3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

  48

  3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

  50

  3.5 Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  54

  3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  58 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  4.1 Analysis Document

  74

  4.1.1 The Task

  74

  4.1.1.1 Purpose

  74

  4.1.1.2 System Definition

  75

  4.1.1.3 Context

  77

  4.1.1.3.1 Problem Domain

  77

  4.1.1.3.2 Application Domain

  83

  4.1.2 The Problem Domain

  84

  4.1.2.1 Structure

  84

  4.1.2.2 Classes

  88

  4.1.2.3 Events

  98

  4.1.3 The Application Domain 101

  4.1.3.1 Usage 101

  4.1.3.1.1 Actor 103

  4.1.3.1.2 Use Case 104

  4.1.3.2 Function 133

  4.1.3.3 User Interface 135

  4.2.2.3 System Interfaces 145

  4.2.6.2 Plan for Initiating User 159

  4.2.6.1 The System Usefulness 158

  4.2.6 Recommendation 158

  4.2.5 User Interface Component 156

  4.2.4.2 Classes 153

  4.2.4.1 Structure 151

  4.2.4 Model Component 151

  4.2.3.3 Standard 149

  4.2.3.2 Process Architecture 147

  4.2.3.1 Component Architecture 146

  4.2.3 Architecture 146

  4.2.2.4 Design Language 145

  4.2.2.2 System Software 145

  4.1.3.3.1 Dialogue Style 135

  4.2.2.1 Equipment 144

  4.2.2 Technical Platform 144

  4.2.1.3 Quality Goal 142

  4.2.1.2 Correction to The Analysis 142

  4.2.1.1 Purpose 141

  4.2.1 The Task 141

  4.2 Design Document 141

  4.1.4.3 Development Economy 141

  4.1.4.2 Strategy 139

  4.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility 138

  4.1.4 Recommendations 138

  4.1.3.4 The Technical Platform 138

  4.1.3.3.2 Overview 136

  4.2.6.3 Implementation Plan 159 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

  5.1 Kesimpulan 161

  5.2 Saran 163 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT KETERANGAN PENELITIAN

  DAFTAR TABEL

  Halaman

Tabel 2.1 Rincian jumlah pesanan ekonomis

  23 Tabel 2.2 Kegiatan dalam Problem-Domain Analysis 35

Tabel 2.3 Event Table dari suatu sistem salon

  36 Tabel 2.4 Kegiatan Application-Domain Analysis 38

Tabel 2.5 Kegiatan Architectural Design 40Tabel 2.6 Kriteria klasik dari kualitas piranti lunak

  42 Tabel 2.7 Bentuk distribusi dari arsitektur client-server 44

Tabel 2.8 Kegiatan Component Design 45Tabel 4.1 System Definition perancangan sistem informasi manajemen

  76 PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR

Tabel 4.2 Event Table perancangan sistem informasi manajemen

  99 persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

Tabel 4.3 perancangan sistem informasi manajemen 102

  Actor Table

  persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

Tabel 4.4 Function List lengkap perancangan sistem informasi 134 manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKATabel 4.5 User Interface Main & Printouts perancangan sistem informasi 136 manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  Tabel

  4.6 Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. 143 PUTRATUNGGAL ANEKA

Tabel 4.7 Spesifikasi peralatan sistem informasi manajemen persediaan 144

  PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.17 Use Case Spesification “Pendataan Spare Part” 110

  Gambar 4.11

  Actor Spesifications

  untuk “Data Akuntansi” 104

Gambar 4.12 Use Case Diagram “Subsistem Pendataan” 105Gambar 4.13 Use Case Diagram “Subsistem Pemesanan” 106Gambar 4.14 Use Case Diagram “Subsistem Penerimaan 107Gambar 4.15 Use Case Diagram “Subsistem Pemakaian” 108

  Gambar 4.16

  Use Case Diagram

  “Subsistem Pelaporan” 109

Gambar 4.18 Use Case Spesification “Pendataan Pemasok” 111

  96 Gambar 4.9 Statechart Diagram class “Pemasok” 97

Gambar 4.19 Use Case Spesification “Pendataan Staff Gudang” 112Gambar 4.20 Use Case Spesification “Permintaan Pembelian” 113

  Gambar 4.21

  Use Case Spesification

  “Pencetakan SPB” 114

Gambar 4.22 Use Case Spesification “Penerimaan Pemesanan

  Pembelian” 115

Gambar 4.23 Use Case Spesification “Pencetakan BBM” 116Gambar 4.24 Use Case Spesification “Pengeluaran Barang Gudang” 117

  Gambar 4.25

  Use Case Spesification

Gambar 4.10 Actor Spesifications untuk “Staff Gudang” 103

  95 Gambar 4.8 Statechart Diagram class “Spare Part”

  Halaman

  55 Gambar 3.3 Rancangan struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

Gambar 2.1 Grafik perincian jumlah pesanan ekonomis

  24 Gambar 2.2 Model pemesanan kembali (Reorder Point) 26

Gambar 2.3 Empat aktifitas utama beserta hasil dari analisis dan perancangan berorientasi objek

  31 Gambar

  2.4 Struktur pada pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek

  32 Gambar 2.5 Rich picture dari suatu sistem perancangan produk

  34 Gambar 2.6

  Statechart Diagram

  sederhana dari suatu sistem bank

  37 Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  49 Gambar 3.2 Rich picture sistem pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  64 Gambar 3.4 Rich picture perancangan sistem pengelolaan persediaan

Gambar 4.7 Statechart Diagram class “Data Akuntansi”

  spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  67 Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  78 Gambar 4.2

  Class Diagram

  lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  86 Gambar 4.3 Statechart Diagram class “Staff Gudang”

  89 Gambar 4.4 Statechart Diagram class “SPB” 91

Gambar 4.5 Statechart Diagram class “BBM” 92

  Gambar 4.6

  Statechart Diagram

  class “FPBG” 93

  “Pencetakan FPBG” 118

Gambar 4.26 Use Case Spesification “Pembuatan Physical Inventory

  ANEKA 146

  Gambar 4.40

  Sequence Diagram

  “Pencetakan Management by Exception Report”

  133

Gambar 4.41 Navigation Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  137

Gambar 4.42 Component Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGALGambar 4.43 Process Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  Report” 131

  148

Gambar 4.44 Beberapa standard window dan pesan kesalahan pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT.

  PUTRATUNGGAL ANEKA 150

Gambar 4.45 Revised Class Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

  152

Gambar 4.46 Class Diagram untuk user (Staff Gudang) pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT.

  PUTRATUNGGAL ANEKA 157

Gambar 4.47 Gantt Chart rencana implementasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKAGambar 4.39 Sequence Diagram “Pencetakan Inventory Status Report” 132Gambar 4.38 Sequence Diagram “Pencetakan Physical Inventory

  Report” 119

  Exception Report” 123

Gambar 4.27 Use Case Spesification “Pencetakan Physical Inventory

  Report” 120

Gambar 4.28 Use Case Spesification “Pembuatan Inventory Status

  Report” 121

Gambar 4.29 Use Case Spesification “Pencetakan Inventory Status

  Report” 122

Gambar 4.30 Use Case Spesification “Pembuatan Management byGambar 4.31 Use Case Spesification “Pencetakan Management byGambar 4.37 Sequence Diagram “Pengeluaran Barang Gudang” 130

  Exception Report” 124

Gambar 4.32 Sequence Diagram “Pendataan Spare Part” 125Gambar 4.33 Sequence Diagram “Pendataan Pemasok” 126Gambar 4.34 Sequence Diagram “Pendataan Staff Gudang” 127Gambar 4.35 Sequence Diagram “Permintaan Pembelian” 128

  Gambar 4.36

  Sequence Diagram

  “Penerimaan Pesanan Pembelian” 129

  160