Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) Pada PT. Pertamina (Persero) MOR I Chapter III IV
BAB III
PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BAHAN BAKAR
MINYAK (BBM) PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah merupakan struktur yang
menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dankomponen
lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi bagi
para pengguna atau pemakainya.
Definisi lain menurut Widjajanto (2001:4), sistem informasi akuntansi
adalahsusunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan
perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang
terkoordinasikan secara erat didesain untuk mentransformasikan data keuangan
menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti
manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Dari
definisi yang telah dikemukakan di atas, maka dapat diambil kesimpulan yang
merupakan karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu bahwa sistem informasi
akuntansi merupakan suatu kesatuan dari seluruh komponen yaitu sumber modal
dan manusia untuk mengolah data transaksi dalam menyiapkan informasi
keuangan, sedangkan informasi keuangan ini akan berguna bagi parapemakai
informasi keuangan dalam membuat keputusan untuk mencapai berbagai tujuan
dalam kesatuan usaha dan dalam penggunaan sumber daya seefisien dan seefektif
mungkin.
22
Universitas Sumatera Utara
23
3.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Fungsi dari sistem informasi akuntansi menurut Gondodiyoto (2007 : 124)
adalah sebagai berikut :
a) Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya klerikal
seminimal mungkin dan menyediakan informasi bagi pihak intern untuk
pengelolaan kegiatan usaha (managers) serta para pihak terkait
(stockholder/stakeholder).
b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian maupun struktur
informasinya.
c) Untuk menerapkan implementasi sistem pengendalian intern, memperbaiki
kinerja dan tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban
akuntabilitas.
d) Menjaga/meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan.
Berdasarkan tujuan dan karakteristik sistem informasi akuntansi, jadi
dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan dan karakteristik sistem akuntansi
berkaitan dengan kegiatan pengelolaan data transaksi keuangan dan non keuangan
menjadi informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pemakainya (accounting
information users). Peranan sistem informasi akuntansi dalam organisasi
perusahaan sangat berguna bagi perusahaan karena setiap perusahaan harus dapat
menerapkan strategi dengan memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang
ada, serta menutup kelemahan dan menetralisasi hambatan bisnis yang dihadapi.
Dimana semuanya dapat dilakukan apabila manajemen mampu melakukan
Universitas Sumatera Utara
24
pengambilan keputusan dari masukan-masukan yang objektif. Diantara semua
faktor masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang
berasal dari sistem informasi akuntansi. Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu
sistem informasi yang mencakup kegiatan mengidentifikasikan, menghimpun,
memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu
organisasi ke berbagai pihak.
3.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001), sistem informasi memiliki empat tujuan umum
dalam penyusunannya, yaitu :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3.4 Persediaan
3.4.1
Pengertian Persediaan (Inventory)
Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk
dijual dalam kegiatan
normal perusahaan, serta untuk perusahaan
Universitas Sumatera Utara
25
manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke
dalam proses produksi. Menurut Yamit (2001:2), persediaan merupakan suatu
aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk
dijual dalam suatu periode usaha, atau persediaan barang-barang yang masih
dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang
menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Persediaan
merupakan semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan
tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal
perusahaan.
IAI (PSAK No. 14) memberikan pengertian persediaan yang lebih
spesifik sebagai berikut :
Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
Dalam proses produksi atau dalam perjalanan atau digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa.
Dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan untuk digunakan dalam
proses produksi dan pemberian jasa.
3.4.2
Jenis-Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara
pengelolaan yang berbeda. Rangkuti (2007) memaparkan persediaan dapat
dibedakan menjadi beberapa jenis.
a.
Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang
berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang
digunakan dalam proses produksi.
Universitas Sumatera Utara
26
b.
Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components),
yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen
yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit
menjadi suatu produk.
c.
Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam
proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih
perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
d.
Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang
yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau
dikirim kepada pelanggan.
3.4.3
Fungsi-Fungsi Persediaan
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar
jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut
untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para
pelanggan atau konsumen. Rangkuti (2007) menjelaskan adapun fungsifungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut.
a.
Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan
mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung
pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman.
Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen
dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”.
Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk
Universitas Sumatera Utara
27
yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk
menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat
diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
b.
Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau
potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih
murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan
pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya- biaya
yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi,
resiko, dan sebagainya).
c.
Fungsi Anticipate
Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa
lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat
mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Adapun jenis-jenis persediaan dari PT Pertamina (Persero) Marketing
Operation Region I adalah sebagai berikut :
1. Bahan Bakar Minyak :
BioPertamax, Pertamax
Pertamax Plus
BioPremium, Premium,
Solar, Bio Solar, Pertamina DEX
Kerosine
Avtur
2. Non-minyak :
Universitas Sumatera Utara
28
Minarex
HVI 90
HVI 160
Lube Base
Green Coke
Asphalt
3. Gas:
Elpiji
Bahan Bakar Gas (BBG)
Vigas
LPG
CNG
Musicool
4. Pelumas :
Fastron adalah minyak lumas mesin kendaraan dengan bahan
dasar semi synthetic.
Prima XP SAE 20W - 50 adalah pelumas produksi Pertamina
untuk mesin bensin.
Mesran Super SAE 20W-50 adalah pelumas mesin bensin.
Mesrania 2T Super-X adalah pelumas mesin bensin dua
langkah yang berpendingin air seperti mesin tempel atau speed
boat. Pelumas ini diproduksi oleh Pertamina. Juga cocok untuk
penggunaan pada motor tempel yang lebih kecil dan mesin
ketam, mesin gergaji, bajaj dan bemo.
Universitas Sumatera Utara
29
2T Enviro merupakan pelumas kendaraan 2 Tak dengan bahan
bakar bensin juga pelumas semi sintetis yang dibuat dari bahan
dasar pelumas mineral ditambah bahan dasar pelumas sintetis
Poly Isobutylene. Direkomendasikan untuk digunakan pada
mesin kendaraan 2 Tak berbahan bakar bensin dengan
pendingin udara.
Enduro 4T
Meditran
Rored
Petrokimia : Pure Teraphithalic Acid (PTA), Paraxyline,
Benzene, Propyline, Sulfur.
3.5 Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Gambar 3.1.
Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Universitas Sumatera Utara
30
DEPOT A
Terima BBM/Non-BBM
GR
GI
Good Receipt
Good Issue
Distribusi
P2 / Penerimaan –Penimbunan
(Supervisor Receivieng Storage)
P1 / Penyerahan
(Junior Supervisor
Distribution)
MYSAP / OSDS
Distribusi
CUSTOMER
a. Prosedur Pemesanan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Di dalam hal prosedur pemesanan BBM ini banyak melibatkan fungsi
bagian di kantor unit sampai bagian fungsi di kantor pusat di Jakarta karena dalam
proses ini harus dikaji dan diestimasi stok persediaannya di Instalasi dan Depot.
Dalam prosedur ini ada beberapa faktor penting yang menjadi dasar dalam
pemesanan BBM oleh kantor unit :
1. Estimasi untuk stok persediaan BBM di Instalasi dan Depot untuk periode
3 bulan ke depan.
Universitas Sumatera Utara
31
2. Realisasi penjualan BBM yang disalurkan dalam periode 3 bulan terakhir.
3. Kondisi cuaca yang buruk dimana berakibat terhambatnya proses
pengiriman BBM oleh kapal tanker sehingga kantor unit dapat mengambil
keputusan untuk mempercepat pemesanan BBM mengingat tempo waktu
pengiriman akan memakan waktu yang lama dari biasanya karena cuaca
yang buruk.
4. Adanya stok persediaan kritis mungkin akibat dari kesalahan estimasi
penjualan oleh kantor unit atau penjualan BBM yang melonjak sehingga
harus dilakukannya pemesanan BBM secara mendadak di luar dari
jadwalnya.
Dalam prosedur pemesanan BBM, proses pertama terlebih dahulu
disampaikan dari
bagian Penjualan oleh fungsi Analisa Pasar dimana
menyampaikan laporan realisasi penjualan BBM dalam periode 3 bulan terakhir
sehingga ditetapkan tentang rencana Objective Thruput yang merupakan rencana
penjualan BBM untuk 3 bulan mendatang. Laporan rencana Objective Thruput ini
selanjutnya dikirim ke Bagian Supply dan Distribusi kepada fungsi Operasional
Penjualan untuk dikoreksi dan tahap berikutnya akan di kirim ke kantor pusat
kepada Direktorat Pemasaran dan Niaga. Tetapi sebelumnya dikirim ke kantor
pusat, rencana Objective Thruput tersebut harus disetujui oleh tiap manajer yaitu
Manajer Supply & Distribusi dan Ast. Manager Sales Administration & General
Account melalui rapat rutin tiap 3 bulan dalam menentukan rencana Objective
Thruput.
Universitas Sumatera Utara
32
Setelah disampaikan ke Direktorat Pemasaran dan Niaga melalui
Programmer Pusat, maka akan dibuat REN alokasi BBM untuk rolling 3 bulan
mendatang dan selanjutnya akan ditetapkan tanggal Daily Of Take (DOT).
Direktorat Pemasaran dan Niaga melalui Programmer Pusat selanjutnya
menyampaikan rencana tersebut ke kilang minyak Pertamina atau jika diperlukan
maka Pertamina juga dapat mengimpor BBMnya. Jika stok persediaan BBM di
kilang tidak aman untuk supply BBM nasional / Instalasi yang akan disalurkan
maka Direktorat Pemasaran dan Niaga dapat mengambil kebijakan impor BBM.
Setelah disampaikan ke kilang maka akan dibuat program Lifting yang
merupakan program pengambilan BBM dari kilang. Setelah program ini disetujui
maka akan dibuat dokumen Bill of Lading (B/L), dimana dokumen ini memuat
tentang tanggal pengiriman, sarana pengangkutan, jumlah kuantitas BBM, jenis
BBM, tujuan pengiriman dan lain-lain. Setelah sampai ditempat tujuan maka unit
penerima akan membuat dokumen Certified of Quantity Discharge (CQD) yang
merupakan sertifikat yang dibuat oleh unit penerima yang menyatakan tentang
jumlah dan jenis muatan yang diterima di pelabuhan tujuan.
Pencatatan terlebih dahulu dilakukan oleh pelabuhan penerima yaitu oleh
operator di pelabuhan PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan yaitu di Belawan
selanjutnya dilaporkan ke Bagian Supply & Distribusi kantor unit dengan
mengirimkan bukti pengiriman BBM. Di kantor unit diterima kemudian laporan
diolah dengan Sistem MY SAP dan akan dihasilkan Laporan Material Balance
yang terdiri dari laporan stok dan laporan pengiriman, penyerahan dan
penimbunan.
Universitas Sumatera Utara
33
b. Prosedur Penyimpanan dan Penimbunan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Pada prosedur ini, yang dahulu menerima informasi adalah Pengawas P&P
mengenai data nominasi tanker dari kantor pusat / unit via telepon kemudian
dimasukkan dalam buku jurnal. Setelah tanker tiba di Rede mengatur waktu dan
lokasi penyandaran tanker dan menginstruksikan kepada Pws. Penimbun & Pws.
Tanker Discharged untuk persiapan penerimaan dan penimbun BBM. Kemudian
Pws. Penimbun dan Pws. Penerimaan mencatat Informasi Data Nominasi pada
Laporan Harian Staff Shift Supervisor serta memeriksa dan menyiapkan jalur pipa
discharged dan tangki timbun untuk penerimaan dengan tetap memperhatikan
aspek K3LL.
Pws. Tanker Discharged memasang arde kapal setelah tanker sandar dan
menerima dokumen cargo tanker dari pihak tanker meliputi : NOR, BL, Manifest,
Certificate of Quality, CQL, SFAL.
Jika BBM impor maka Pws. Tanker
Discharged mengambil sampel kemudian diserahkan kepada Pws. P&P untuk
diuji mutu dan kualitas di laboratorium. Setelah diuji maka Pws. P&P melaporkan
hasil pengujian ke Kantor Pusat atau Kantor Unit apakah BBM dapat dibongkar
(OK) atau tidak (NO). Apabila sudah mendapat keputusan OK (dapat dibongkar)
maka Pws. Penimbun Mengukur tangki timbun dan setelah memastikan tangki
timbun darat siap menerima, menginformasikan kepada Pws. Tanker Discharged
untuk memulai pembongkaran.
Pihak Tanker (C/O) Melaksanakan pemompaan BBM sesuai prosedur
pemompaan
yang
ditetapkan
dalam
Discharged
Agreement,
kemudian
diinformasikan ke Pws. Tanker Discharged dan memeriksa kompartemen yang
telah kosong dan menandatangani Dry Certificate serta melepas MLA dan kabel
Universitas Sumatera Utara
34
bounding. Apabila ada sisa/ ROB, mengukur ullage tangki cargo kapal dan tangki
bunker kapal, untuk memastikan jumlah sisa cargo di kapal dan dituangkan dalam
Form Ullage Report After Discharged (SFAD). dan hasil perhitungan ini di
serahkan ke Pws. Penimbun, dengan tetap memperhatikan aspek K3LL. Lalu Pws.
Penimbun menuangkan hasil kalkulasi tersebut ke dalam F-CQD, bila ada sisa
muatan di kapal diterbitkan New BL dan Manifest.
Pihak Pws. Penimbun menyerahkan konsep CQD kepada Pws. P&P dan
setelah ditandatangani maka semua dokumen diserahkan kepada Pws. Adm.
Distribusi dan selanjutnya Adm. Distribusi Membuat kalkulasi penerimaan BBM /
BBK dalam dokumen CQD. Apabila timbul deviasi diatas toleransi (0,30 %)
untuk Supply Loss dibuatkan Query dan untuk Discharged Loss diatas toleransi
(0,30 %) dibuatkan Nota Klaim. CQD ditandatangani, Query dan Nota Klaim
diparaf, kemudian disampaikan kepada Pws. P&P.
Pengawas P&P menandatanangi dokumen CQD dan memaraf Query dan
Nota Klaim lalu disampaikan kepada Ka. Distribusi. Selanjutnya Ka. Distribusi
Menandatangani CQD, Query dan Nota Klaim. Selanjutnya Query dikirim ke
Loading Port dan Nota Klaim dikirim ke Keuangan Pusat melalui Pws. Adm.
Distribusi. Dan Pws. Adm. Distribusi merekam semua dokumen penerimaan
BBM melalui tanker tersebut.
Universitas Sumatera Utara
35
3.6 Prosedur Pengeluaran Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Gambar 3.2
Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
SALES ORDER (SO)
CUSTOMER M
&T
H2H
HOST TO HOST
BANK
SOLD TO
NUMBER
SHIP TO
GOOD ISSUE
Melalui
Online System
Distribution System
(OSDS / MYSAP)
DELIVERY
ORDER (DO)
Adapun Customer (Pelanggan) M & T dibagi menjadi 5 jenis unit bisnis, yaitu
sebagai berikut :
1001
o Retail
o SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum)
o APMS (Agen Premium Minyak Solar)
o SPDN (Stasiun Pengisian Disel Nelayan)
o SPBN (Stasiun Bahan Bakar untuk Nelayan)
1002
o Industri Marine
o Industri Bunker
o Marine Government
Universitas Sumatera Utara
36
1005
o Domestik Gas
o SPPBE (Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji)
o Agen-agen Industri
1003
o Aviasi (Perusahaan Penerbangan)
1006
o Petrokimia
Proses pelayanan penjualan BBM kepada pelanggan tersebut harus
memenuhi sistem/prosedur yang telah diterapkan oleh PT. Pertamina, dimana
prosedur penjualan BBM tersebut adalah sebagai berikut :
1. Setiap pelanggan (costumer) memiliki nomor pelanggan berupa SP & SH
yang telah dibuat dan dikeluarkan oleh di bagian Penjualan PT. Pertamina
kepada masing-masing pelanggan.
2. Pelanggan
tersebut
melakukan
penyetoran
ke
bank
yang telah
direfrensikan oleh PT. Pertamina dengan memasukkan jenis pesanan
produk BBM, jumlah pesanan, nama pemesan, tanggal penyerahan dan
lain-lain.
3. Bukti setoran dibawa oleh pelanggan ke Depot/Instalasi untuk dibuatkan
Sales Order (SO) nya tetapi
jika ada fasilitas OPBS di bank maka
pelanggan tidak perlu membawa bukti setoran ke Depot.
Universitas Sumatera Utara
37
4. Pihak PT. Pertamina melalaui petugas di Depot/instalasi membuat dan
mencetak Delivery Order (DO) untuk Sales Order yang telah terhubung
secara otomatis melalui sistem MYSAP maupun yang dibuat langsung di
Depot.
5. Selanjutnya melalui pengangkutan/transportir dari PT. PERTAMINA akan
mengangkut produk BBM pesanan yang diantar ke lokasi alamat
penyerahan sesuai dengan jenis produk dan jumlah pesanan.
6. Dalam tahap berikut ini, sistem MYSAP sangat berpengaruh dalam mendownload data EBS dari bank pada saat malam hari dimana dan
berdasarkan data EBS kemudian dibuatDownpayment (DP) document,
dimana proses ini dilakukan oleh fungsi keuangan di Depot
7. Selanjutnya dilakukan proses Good Issue pada saat produk BBM tersebut
diserahkan kepada pelanggan yang dilakukan juga oleh fungsi keuangan di
Depot/Instalasi yang akan ditransfer ke kantor unit.
8. Selanjutnya proses billing yaitu proses membuat dokumen akunting (A/R
document) yang dilakukan setiap hari oleh bagian Arus Minyak di kantor
unit PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan
9. Dan proses clearing antara A/R document dan Downpayment Document
yang telah dilakukan secara otomatis dengan sistem MYSAP dan Sistem
OSDS oleh bagian Arus Minyak di kantor unit PT. Pertamina (Persero)
Marketing Operation Region I Medan untuk periode tertentu.
Dalam pencatatan persediaan, perusahaan menggunakan metode FIFO
(First In First Out), dimana persediaan BBM yang pertama kali masuk ke area
penimbunan akan langsung digunakan atau disalurkan kepada pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
38
Selanjutnya persediaan BBM yang baru masuk akan digunakan sebagai stok
dalam penjualan untuk beberapa waktu berikutnya. Pengecekan stok persediaan
BBM akan dilakukan secara terus-menerus setiap hari di Depot dan dilaporkan
setiap hari ke setiap bagian di kantor unit PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan.
Sistem pencatatan persedian yang diterapkan pada PT. Pertamina adalah
sistem perpetual dimana setiap dilakukan penyerahan produk BBM diserahkan
kepada pelanggan maka bagian keuangan di Depot akan melakukan proses Good
Issue dan selanjutnya data akan ditranfer untuk pembuatan proses billing dalam
pembuatan dokumen akuntingnya setiap hari oleh bagian Arus Minyak di kantor
unit. Pada bagian arus minyak di kantor unit dilakukan pengolahan data dengan
menggunakan sistem MYSAP dan sistem OSDS secara otomatis sampai tahap
pembuatan clearing antara A/R document dan Downpayment document untuk
periode tertentu. Sistem MYSAP dan sistem OSDS sangat mempermudah
pengolahan data untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis.
3.7 Pengendalian Intern Persediaan
3.7.1
Pengertian Pengendalian Intern
Defenisi pengendalian intern menurut Mulyadi (2008) mengemukakan
“sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan kendala data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut dapat ditemukan
beberapa konsep dasar berikut :
Universitas Sumatera Utara
39
a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan
tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian
yang tidak terpisahkan.
b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan,
formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang
mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai,
bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas.
Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan
pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan
pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan
keyakinan mutlak.
d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling
berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur
yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
o Untuk menjaga aktiva perusahaan.
o Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi
akuntansi.
o /ntuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
40
o Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
oleh manajemen.
3.7.2
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2009) untuk menciptakan sistem pengendalian
intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus
dipenuhi antara lain.
a.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam
perusahaan
manufaktur
misalnya,
kegiatan
pokoknya
adalah
memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok
tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan
departemen keuangan dan umum.
Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut
menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional
dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap
kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi
yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
41
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap
suatu transaksi.
b. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir
harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di
pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan
yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat
dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility)
yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin
dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan
menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya suatu organisasi.
Universitas Sumatera Utara
42
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah :
1) Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena
formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya
transasksi.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak
yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari.
5) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansinya.
Universitas Sumatera Utara
43
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Untuk
mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai
cara berikut ini dapat ditempuh :
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai
kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan
dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada
dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh
calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama
menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
3) Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh
karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi
karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi
pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi,
manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan
telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan
demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah
digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
3.7.3
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Universitas Sumatera Utara
44
Menurut Bambang Hartadi (1999) Untuk dapat mencapai tujuan
pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi
prinsip dasar
pengendalian intern yang meliputi :
a.
Pemisahan Fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan
segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi
untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
b.
Prosedur Pemberian Wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah
diotorisir oleh orang yang berwenang.
c.
Prosedur Dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian
akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan
tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d.
Prosedur dan Catatan Akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan
akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat
dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e.
Pengawasan Fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f.
Pemeriksaan Intern Secara Bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betulbetul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan
Universitas Sumatera Utara
45
perhitungan kembali penerimaan kas . Ini bertujuan untuk mengadakan
pengawasan kebenaran data.
Perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengerahkan operasi
perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan.
PT Pertamina (Persero) MOR I Medan telah menerapkan prinsip-prinsip fungsi
pengendalian intern yang baik dalam sistem persediaan yaitu dengan di pimpin
oleh manajer bidang persedian. Manajer bidang persediaan bertanggung jawab
atas kegiatan atau transaksi yang berhubungan dengan persediaan perusahaan baik
pengeluaran maupun pemasukan persedian. Tugas lain dari manajer persedian
yaitu mengkoordinasi kegiatan pemasaran meliputi pengadaan, penjualan,
pengangkutan, penimbunan dan penyaluran persediaan.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) (2005),
mendefinisikan sebagai pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua
cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan
dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta mulik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan data efisiensi usaha dan
menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaikbaiknya.
Berdasrkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian
akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrasion
control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan metodemetode atau prosedur yang berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva dan
ketelitian pencatatan transaksi keuangan. Pengendalian akuntansi biasanya
mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi
Universitas Sumatera Utara
46
dalam organisasi secara tegas, atau fungsi pelaksanaan (operation), penyimpanan
(custodian), dan penyelenggaraan catatan (recording). Sistem pengendalian intern
berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan,
ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisiensi dan
mematuhi kebijakan perusahaan, apabila empat syarat berikut ini terpenuhi.
a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tetap.
b. Pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik yang
menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan
dan beban usaha.
c. Terselenggaranya praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing.
d. Karyawan dengan tingkat kecukupan memadai sesuai dengan tanggung
jawabnya.
3.8 Pemeriksaan Persedian
Pemeriksaan persediaan merupakan suatu jasa atau kegiatan yang
dihasilkan untuk membandingkan kesesuaian informasi persediaan yang dibuat
oleh pihak lain dengan kriteria yang telah diterapkan. Pemeriksaan ini dapat
dilakukan oleh internal auditor. Hasil dan pemeriksaan tersebut sebagai informasi
bagi pihak managemen apakah persediaan yang dimiliki perusahaan telah diawasi
dengan benar dan tetap, baik nilai, prosedur mapun lingkungannya. Selain
pemisahan tugas, hal ini akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk menghargai
terjadinya penyimpangan atau penyelewengan persediaan adalah dengan cara
Universitas Sumatera Utara
47
melakukan pemeriksaan yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode,
pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor.
Pemeriksaan persediaan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur
pemeriksaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal
melakukan pemeriksaan persediaan setiap 6 bulan, sedangkan pemeriksaan harian
dilaksanakan setiap hari. Audit internal akan melaksanakan pemeriksaan
persediaan dan kemudian diserahkan ke pusat agar dikoreksi kebenarannya. Selain
mengadakan pemeriksaan stok persediaan untuk mencegah penyelewengan atau
pemakaian persediaan oleh yang tidak berhak, perhitungan jumlah persediaan juga
dilakukan oleh perusahaan.
Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk pimpinan
perusahaan dihadapkan kepada kepala gudang dan dihadiri beberapa orang lain
yang ditugaskan untuk melakukan perhitungan persediaan. Hasil pemeriksaan
persedian tersebut dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di
Jakarta.
Untuk lebih sempurna sistem pengawasan persediaan perusahaan, pihak
managemen juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran
persediaan dengan realisasinya setiap 6 bulan. Hal ini brtujuan untuk menilai
apakah anggaran yang telah disetujui sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi
penyimpangan maka akan dilakukan tindakan koreksi.
Pada hakikatnya pemeriksaan dimaksudkan untuk menilai kewajaran
laporan keuangan yang didasarkan pada ketaatannya terhadap prinsip aktiva yang
berlaku. Ini berarti juga bahwa laporan keuangan yang disajikan bebas dari
kemungkinan kesalahan material. Namun akuntan diwajibkan untuk melakukan
Universitas Sumatera Utara
48
usaha-usaha pemeriksaan untuk memastikan bahwa laporan keuangan tidak
mengandung kesalahan material.
Umumnya dikenal 2 tipe kesalahan yaitu : error dan irregularities. Kedua
tipe ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur yang menemukan
kedua tipe kesalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat ditemukan dengan
mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai tingkat kejujuran
manajemen, melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain.
3.9 Prinsip Pengendalian Intern yang Diterapkan pada PT Pertamina MOR I
Medan
1.
Pemisahan Fungsi
Pada PT Pertamina MOR I Medan pemisahan fungsi sudah dilakukan
yaitu dengan adanya struktur organisasi. Kita dapat melihat masingmasing tugas dan wewenang sudah diklasifikasikan dengan tujuan untuk
mencapai suatu efisiensi pelaksaan tugas.
2.
Prosedur Pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir
oleh orang yang berwenang. Pada PT Pertamina sendiri transaksi
dilakukan dengan cara dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke
bagian penjualan dan sales administrasi membuat invoice, sales
administrasi meneruskan faktur tersebut kebagian logistik dan barang
persedian yang dibeli tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang
tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan
ke bagian akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
49
3.
Prosedur Dokumentasi
Dokumentasi yang dilakukan PT Pertamina adalah dengan mencatat setiap
transaksi yang terjadi yaitu berupa faktur, invoice, serta rekapitulasi
permintaan dan pengeluaran persediaan.
4.
Prosedur dan Catatan Akuntansi
Siklus pencatatan pembukuan persediaan pada PT Pertamina dilaksanakan
dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa invoice, pelaporan kas
dengan menggunakan buku bank petama, laporan piutang (account
receivable), serta laporan keuangan dengan pencatatan laporan arus kas.
5.
Pengawasan Fisik
Pengwasasan fisik yang dilakukan PT Pertamina berupa pemeriksaan
persediaan secara berkala. Yaitu setiap persediaan diperiksa 6 bulan sekali,
sedangkan pemeriksaan harian dilakukan setiap hari.
6.
Pemeriksaan Intern secara bebas
Pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor. Hasil dan pemeriksaan
sebagai informasi bagi pihak managemen apakah persediaan yang dimiliki
perusahaan telah diawasi dengan benar dan tetap, baik nilai, prosedur
mapun lingkungannya. Selain pemisahan tugas, hal ini akan dilaksanakan
oleh perusahaan untuk menghargai terjadinya penyimpangan atau
penyelewengan persediaan adalah dengan cara melakukan pemeriksaan
yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan ini
dilakukan oleh internal auditor.
Universitas Sumatera Utara
50
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian-uraian yang penulis sampaikan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang
akan bermanfaat dan berguna pada PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan di
masa yang akan datang.
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah penulis
kemukakan dengan landasan teori yang berhubungan, maka penulis menarik
kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi persediaan pada PT Pertamina
(Persero) MOR I Medan berjalan dengan baik karena telah memenuhi prinsipprinsip pengendalian intern, sebagai berikut :
1. Struktur organisasi PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan telah
menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab
dengan jelas dan benar sehingga pengendalian / pengawasan intern dapat
dilaksanakan.
2. Penerapan sistem informasi dalam perusahaan sebagai alat bantu dalam
proses pencatatan dan pengolahan data persediaan, maka laporan-laporan
dapat dihasilkan secara cermat, lengkap, tepat dan berguna bagi
perusahaan.
3. Perusahaan dalam penyusunan laporan persediaan BBM dan keuangan
digunakan 2 (dua) sistem online yaitu MYSAP dan OSDS karena
51
Universitas Sumatera Utara
52
keduanya saling mendukung untuk menghasilkan data persediaan BBM
serta mendukung proses penyusunan laporan.
4. Perusahaan menetukan jumlah pemesanan BBM berikutnya berdasarkan
penjualan BBM dalam periode 3 bulan sebelumnya.
5. Sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi persediaan melalui sistem
informasi akuntansi yang dilaksanakan PT. Pertamina (Persero) MOR I
Medan telah menjalankan prosedur-prosedur pengolahan data persediaan
yang baik disertai dengan dokumen yang jelas.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis memberikan beberapa saran
guna memecahkan persoalan yang dihadapi PT. Pertamina (persero) MOR I
Medan, yang juga mungkin berguna bagi semua pihak. Adapun saran-saran
penulis adalah sebagai berikut :
1. Pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi hendaknya dilaksanakan
sesuai dengan sistem akuntansi, dimana datanya akan dimulai dari
transaksi sampai pada saat pelaporan. Pencatatan yang terjadi akan lebih
terencana dan dapat mengetahui penyimpangan
yang terjadi sehingga
manajemen dapat lebih mudah melakukan usaha-usaha koreksi dan
perbaikan secara lebih dini.
2. Perlu adanya peningkatan SDM dalam melakukan kegiatan di bidang
sistem informasi akuntansi untuk kelancaran usaha dan juga dalam
pengambilan keputusan, karena masalah di perusahaan semakin kompleks.
Universitas Sumatera Utara
53
3. Sistem yang digunakan dalam pengolahan data pada perusahaan sebaiknya
di update dengan spesifiaksi yang lebih baik karena belum semua datadata persediaan dapat diolah secara optimal dan akurat.
4. Bagian Sistem Informasi dan Komunikasi (SIK) harus lebih intensif lagi
melakukan maintance terhadap peralatan komputer yang digunakan dan
infrastruktur
jaringan
LAN
(Local
Area
Network)
agar
lebih
dikembangkan karena sebagian besar proses pemesanan dan penjualan
dilakukan dengan online sehingga kecepatan dan ketepatan sangat
diperlukan.
5. Dalam penetapan jumlah pesanan BBM untuk periode 3 bulan berikutnya
sebaiknya harus lebih didiskusikan dengan fungsi-fungsi terkait
Universitas Sumatera Utara
PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BAHAN BAKAR
MINYAK (BBM) PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah merupakan struktur yang
menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dankomponen
lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi bagi
para pengguna atau pemakainya.
Definisi lain menurut Widjajanto (2001:4), sistem informasi akuntansi
adalahsusunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan
perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang
terkoordinasikan secara erat didesain untuk mentransformasikan data keuangan
menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti
manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Dari
definisi yang telah dikemukakan di atas, maka dapat diambil kesimpulan yang
merupakan karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu bahwa sistem informasi
akuntansi merupakan suatu kesatuan dari seluruh komponen yaitu sumber modal
dan manusia untuk mengolah data transaksi dalam menyiapkan informasi
keuangan, sedangkan informasi keuangan ini akan berguna bagi parapemakai
informasi keuangan dalam membuat keputusan untuk mencapai berbagai tujuan
dalam kesatuan usaha dan dalam penggunaan sumber daya seefisien dan seefektif
mungkin.
22
Universitas Sumatera Utara
23
3.2 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Fungsi dari sistem informasi akuntansi menurut Gondodiyoto (2007 : 124)
adalah sebagai berikut :
a) Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya klerikal
seminimal mungkin dan menyediakan informasi bagi pihak intern untuk
pengelolaan kegiatan usaha (managers) serta para pihak terkait
(stockholder/stakeholder).
b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian maupun struktur
informasinya.
c) Untuk menerapkan implementasi sistem pengendalian intern, memperbaiki
kinerja dan tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban
akuntabilitas.
d) Menjaga/meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan.
Berdasarkan tujuan dan karakteristik sistem informasi akuntansi, jadi
dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan dan karakteristik sistem akuntansi
berkaitan dengan kegiatan pengelolaan data transaksi keuangan dan non keuangan
menjadi informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pemakainya (accounting
information users). Peranan sistem informasi akuntansi dalam organisasi
perusahaan sangat berguna bagi perusahaan karena setiap perusahaan harus dapat
menerapkan strategi dengan memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang
ada, serta menutup kelemahan dan menetralisasi hambatan bisnis yang dihadapi.
Dimana semuanya dapat dilakukan apabila manajemen mampu melakukan
Universitas Sumatera Utara
24
pengambilan keputusan dari masukan-masukan yang objektif. Diantara semua
faktor masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang
berasal dari sistem informasi akuntansi. Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu
sistem informasi yang mencakup kegiatan mengidentifikasikan, menghimpun,
memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu
organisasi ke berbagai pihak.
3.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001), sistem informasi memiliki empat tujuan umum
dalam penyusunannya, yaitu :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3.4 Persediaan
3.4.1
Pengertian Persediaan (Inventory)
Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk
dijual dalam kegiatan
normal perusahaan, serta untuk perusahaan
Universitas Sumatera Utara
25
manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke
dalam proses produksi. Menurut Yamit (2001:2), persediaan merupakan suatu
aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk
dijual dalam suatu periode usaha, atau persediaan barang-barang yang masih
dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang
menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Persediaan
merupakan semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan
tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal
perusahaan.
IAI (PSAK No. 14) memberikan pengertian persediaan yang lebih
spesifik sebagai berikut :
Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
Dalam proses produksi atau dalam perjalanan atau digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa.
Dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan untuk digunakan dalam
proses produksi dan pemberian jasa.
3.4.2
Jenis-Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara
pengelolaan yang berbeda. Rangkuti (2007) memaparkan persediaan dapat
dibedakan menjadi beberapa jenis.
a.
Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang
berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang
digunakan dalam proses produksi.
Universitas Sumatera Utara
26
b.
Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components),
yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen
yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit
menjadi suatu produk.
c.
Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam
proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih
perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
d.
Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang
yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau
dikirim kepada pelanggan.
3.4.3
Fungsi-Fungsi Persediaan
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar
jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut
untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para
pelanggan atau konsumen. Rangkuti (2007) menjelaskan adapun fungsifungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut.
a.
Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan
mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung
pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman.
Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen
dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”.
Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk
Universitas Sumatera Utara
27
yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk
menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat
diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
b.
Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau
potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih
murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan
pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya- biaya
yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi,
resiko, dan sebagainya).
c.
Fungsi Anticipate
Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa
lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat
mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Adapun jenis-jenis persediaan dari PT Pertamina (Persero) Marketing
Operation Region I adalah sebagai berikut :
1. Bahan Bakar Minyak :
BioPertamax, Pertamax
Pertamax Plus
BioPremium, Premium,
Solar, Bio Solar, Pertamina DEX
Kerosine
Avtur
2. Non-minyak :
Universitas Sumatera Utara
28
Minarex
HVI 90
HVI 160
Lube Base
Green Coke
Asphalt
3. Gas:
Elpiji
Bahan Bakar Gas (BBG)
Vigas
LPG
CNG
Musicool
4. Pelumas :
Fastron adalah minyak lumas mesin kendaraan dengan bahan
dasar semi synthetic.
Prima XP SAE 20W - 50 adalah pelumas produksi Pertamina
untuk mesin bensin.
Mesran Super SAE 20W-50 adalah pelumas mesin bensin.
Mesrania 2T Super-X adalah pelumas mesin bensin dua
langkah yang berpendingin air seperti mesin tempel atau speed
boat. Pelumas ini diproduksi oleh Pertamina. Juga cocok untuk
penggunaan pada motor tempel yang lebih kecil dan mesin
ketam, mesin gergaji, bajaj dan bemo.
Universitas Sumatera Utara
29
2T Enviro merupakan pelumas kendaraan 2 Tak dengan bahan
bakar bensin juga pelumas semi sintetis yang dibuat dari bahan
dasar pelumas mineral ditambah bahan dasar pelumas sintetis
Poly Isobutylene. Direkomendasikan untuk digunakan pada
mesin kendaraan 2 Tak berbahan bakar bensin dengan
pendingin udara.
Enduro 4T
Meditran
Rored
Petrokimia : Pure Teraphithalic Acid (PTA), Paraxyline,
Benzene, Propyline, Sulfur.
3.5 Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Gambar 3.1.
Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Universitas Sumatera Utara
30
DEPOT A
Terima BBM/Non-BBM
GR
GI
Good Receipt
Good Issue
Distribusi
P2 / Penerimaan –Penimbunan
(Supervisor Receivieng Storage)
P1 / Penyerahan
(Junior Supervisor
Distribution)
MYSAP / OSDS
Distribusi
CUSTOMER
a. Prosedur Pemesanan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Di dalam hal prosedur pemesanan BBM ini banyak melibatkan fungsi
bagian di kantor unit sampai bagian fungsi di kantor pusat di Jakarta karena dalam
proses ini harus dikaji dan diestimasi stok persediaannya di Instalasi dan Depot.
Dalam prosedur ini ada beberapa faktor penting yang menjadi dasar dalam
pemesanan BBM oleh kantor unit :
1. Estimasi untuk stok persediaan BBM di Instalasi dan Depot untuk periode
3 bulan ke depan.
Universitas Sumatera Utara
31
2. Realisasi penjualan BBM yang disalurkan dalam periode 3 bulan terakhir.
3. Kondisi cuaca yang buruk dimana berakibat terhambatnya proses
pengiriman BBM oleh kapal tanker sehingga kantor unit dapat mengambil
keputusan untuk mempercepat pemesanan BBM mengingat tempo waktu
pengiriman akan memakan waktu yang lama dari biasanya karena cuaca
yang buruk.
4. Adanya stok persediaan kritis mungkin akibat dari kesalahan estimasi
penjualan oleh kantor unit atau penjualan BBM yang melonjak sehingga
harus dilakukannya pemesanan BBM secara mendadak di luar dari
jadwalnya.
Dalam prosedur pemesanan BBM, proses pertama terlebih dahulu
disampaikan dari
bagian Penjualan oleh fungsi Analisa Pasar dimana
menyampaikan laporan realisasi penjualan BBM dalam periode 3 bulan terakhir
sehingga ditetapkan tentang rencana Objective Thruput yang merupakan rencana
penjualan BBM untuk 3 bulan mendatang. Laporan rencana Objective Thruput ini
selanjutnya dikirim ke Bagian Supply dan Distribusi kepada fungsi Operasional
Penjualan untuk dikoreksi dan tahap berikutnya akan di kirim ke kantor pusat
kepada Direktorat Pemasaran dan Niaga. Tetapi sebelumnya dikirim ke kantor
pusat, rencana Objective Thruput tersebut harus disetujui oleh tiap manajer yaitu
Manajer Supply & Distribusi dan Ast. Manager Sales Administration & General
Account melalui rapat rutin tiap 3 bulan dalam menentukan rencana Objective
Thruput.
Universitas Sumatera Utara
32
Setelah disampaikan ke Direktorat Pemasaran dan Niaga melalui
Programmer Pusat, maka akan dibuat REN alokasi BBM untuk rolling 3 bulan
mendatang dan selanjutnya akan ditetapkan tanggal Daily Of Take (DOT).
Direktorat Pemasaran dan Niaga melalui Programmer Pusat selanjutnya
menyampaikan rencana tersebut ke kilang minyak Pertamina atau jika diperlukan
maka Pertamina juga dapat mengimpor BBMnya. Jika stok persediaan BBM di
kilang tidak aman untuk supply BBM nasional / Instalasi yang akan disalurkan
maka Direktorat Pemasaran dan Niaga dapat mengambil kebijakan impor BBM.
Setelah disampaikan ke kilang maka akan dibuat program Lifting yang
merupakan program pengambilan BBM dari kilang. Setelah program ini disetujui
maka akan dibuat dokumen Bill of Lading (B/L), dimana dokumen ini memuat
tentang tanggal pengiriman, sarana pengangkutan, jumlah kuantitas BBM, jenis
BBM, tujuan pengiriman dan lain-lain. Setelah sampai ditempat tujuan maka unit
penerima akan membuat dokumen Certified of Quantity Discharge (CQD) yang
merupakan sertifikat yang dibuat oleh unit penerima yang menyatakan tentang
jumlah dan jenis muatan yang diterima di pelabuhan tujuan.
Pencatatan terlebih dahulu dilakukan oleh pelabuhan penerima yaitu oleh
operator di pelabuhan PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan yaitu di Belawan
selanjutnya dilaporkan ke Bagian Supply & Distribusi kantor unit dengan
mengirimkan bukti pengiriman BBM. Di kantor unit diterima kemudian laporan
diolah dengan Sistem MY SAP dan akan dihasilkan Laporan Material Balance
yang terdiri dari laporan stok dan laporan pengiriman, penyerahan dan
penimbunan.
Universitas Sumatera Utara
33
b. Prosedur Penyimpanan dan Penimbunan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Pada prosedur ini, yang dahulu menerima informasi adalah Pengawas P&P
mengenai data nominasi tanker dari kantor pusat / unit via telepon kemudian
dimasukkan dalam buku jurnal. Setelah tanker tiba di Rede mengatur waktu dan
lokasi penyandaran tanker dan menginstruksikan kepada Pws. Penimbun & Pws.
Tanker Discharged untuk persiapan penerimaan dan penimbun BBM. Kemudian
Pws. Penimbun dan Pws. Penerimaan mencatat Informasi Data Nominasi pada
Laporan Harian Staff Shift Supervisor serta memeriksa dan menyiapkan jalur pipa
discharged dan tangki timbun untuk penerimaan dengan tetap memperhatikan
aspek K3LL.
Pws. Tanker Discharged memasang arde kapal setelah tanker sandar dan
menerima dokumen cargo tanker dari pihak tanker meliputi : NOR, BL, Manifest,
Certificate of Quality, CQL, SFAL.
Jika BBM impor maka Pws. Tanker
Discharged mengambil sampel kemudian diserahkan kepada Pws. P&P untuk
diuji mutu dan kualitas di laboratorium. Setelah diuji maka Pws. P&P melaporkan
hasil pengujian ke Kantor Pusat atau Kantor Unit apakah BBM dapat dibongkar
(OK) atau tidak (NO). Apabila sudah mendapat keputusan OK (dapat dibongkar)
maka Pws. Penimbun Mengukur tangki timbun dan setelah memastikan tangki
timbun darat siap menerima, menginformasikan kepada Pws. Tanker Discharged
untuk memulai pembongkaran.
Pihak Tanker (C/O) Melaksanakan pemompaan BBM sesuai prosedur
pemompaan
yang
ditetapkan
dalam
Discharged
Agreement,
kemudian
diinformasikan ke Pws. Tanker Discharged dan memeriksa kompartemen yang
telah kosong dan menandatangani Dry Certificate serta melepas MLA dan kabel
Universitas Sumatera Utara
34
bounding. Apabila ada sisa/ ROB, mengukur ullage tangki cargo kapal dan tangki
bunker kapal, untuk memastikan jumlah sisa cargo di kapal dan dituangkan dalam
Form Ullage Report After Discharged (SFAD). dan hasil perhitungan ini di
serahkan ke Pws. Penimbun, dengan tetap memperhatikan aspek K3LL. Lalu Pws.
Penimbun menuangkan hasil kalkulasi tersebut ke dalam F-CQD, bila ada sisa
muatan di kapal diterbitkan New BL dan Manifest.
Pihak Pws. Penimbun menyerahkan konsep CQD kepada Pws. P&P dan
setelah ditandatangani maka semua dokumen diserahkan kepada Pws. Adm.
Distribusi dan selanjutnya Adm. Distribusi Membuat kalkulasi penerimaan BBM /
BBK dalam dokumen CQD. Apabila timbul deviasi diatas toleransi (0,30 %)
untuk Supply Loss dibuatkan Query dan untuk Discharged Loss diatas toleransi
(0,30 %) dibuatkan Nota Klaim. CQD ditandatangani, Query dan Nota Klaim
diparaf, kemudian disampaikan kepada Pws. P&P.
Pengawas P&P menandatanangi dokumen CQD dan memaraf Query dan
Nota Klaim lalu disampaikan kepada Ka. Distribusi. Selanjutnya Ka. Distribusi
Menandatangani CQD, Query dan Nota Klaim. Selanjutnya Query dikirim ke
Loading Port dan Nota Klaim dikirim ke Keuangan Pusat melalui Pws. Adm.
Distribusi. Dan Pws. Adm. Distribusi merekam semua dokumen penerimaan
BBM melalui tanker tersebut.
Universitas Sumatera Utara
35
3.6 Prosedur Pengeluaran Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Gambar 3.2
Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
SALES ORDER (SO)
CUSTOMER M
&T
H2H
HOST TO HOST
BANK
SOLD TO
NUMBER
SHIP TO
GOOD ISSUE
Melalui
Online System
Distribution System
(OSDS / MYSAP)
DELIVERY
ORDER (DO)
Adapun Customer (Pelanggan) M & T dibagi menjadi 5 jenis unit bisnis, yaitu
sebagai berikut :
1001
o Retail
o SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum)
o APMS (Agen Premium Minyak Solar)
o SPDN (Stasiun Pengisian Disel Nelayan)
o SPBN (Stasiun Bahan Bakar untuk Nelayan)
1002
o Industri Marine
o Industri Bunker
o Marine Government
Universitas Sumatera Utara
36
1005
o Domestik Gas
o SPPBE (Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji)
o Agen-agen Industri
1003
o Aviasi (Perusahaan Penerbangan)
1006
o Petrokimia
Proses pelayanan penjualan BBM kepada pelanggan tersebut harus
memenuhi sistem/prosedur yang telah diterapkan oleh PT. Pertamina, dimana
prosedur penjualan BBM tersebut adalah sebagai berikut :
1. Setiap pelanggan (costumer) memiliki nomor pelanggan berupa SP & SH
yang telah dibuat dan dikeluarkan oleh di bagian Penjualan PT. Pertamina
kepada masing-masing pelanggan.
2. Pelanggan
tersebut
melakukan
penyetoran
ke
bank
yang telah
direfrensikan oleh PT. Pertamina dengan memasukkan jenis pesanan
produk BBM, jumlah pesanan, nama pemesan, tanggal penyerahan dan
lain-lain.
3. Bukti setoran dibawa oleh pelanggan ke Depot/Instalasi untuk dibuatkan
Sales Order (SO) nya tetapi
jika ada fasilitas OPBS di bank maka
pelanggan tidak perlu membawa bukti setoran ke Depot.
Universitas Sumatera Utara
37
4. Pihak PT. Pertamina melalaui petugas di Depot/instalasi membuat dan
mencetak Delivery Order (DO) untuk Sales Order yang telah terhubung
secara otomatis melalui sistem MYSAP maupun yang dibuat langsung di
Depot.
5. Selanjutnya melalui pengangkutan/transportir dari PT. PERTAMINA akan
mengangkut produk BBM pesanan yang diantar ke lokasi alamat
penyerahan sesuai dengan jenis produk dan jumlah pesanan.
6. Dalam tahap berikut ini, sistem MYSAP sangat berpengaruh dalam mendownload data EBS dari bank pada saat malam hari dimana dan
berdasarkan data EBS kemudian dibuatDownpayment (DP) document,
dimana proses ini dilakukan oleh fungsi keuangan di Depot
7. Selanjutnya dilakukan proses Good Issue pada saat produk BBM tersebut
diserahkan kepada pelanggan yang dilakukan juga oleh fungsi keuangan di
Depot/Instalasi yang akan ditransfer ke kantor unit.
8. Selanjutnya proses billing yaitu proses membuat dokumen akunting (A/R
document) yang dilakukan setiap hari oleh bagian Arus Minyak di kantor
unit PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan
9. Dan proses clearing antara A/R document dan Downpayment Document
yang telah dilakukan secara otomatis dengan sistem MYSAP dan Sistem
OSDS oleh bagian Arus Minyak di kantor unit PT. Pertamina (Persero)
Marketing Operation Region I Medan untuk periode tertentu.
Dalam pencatatan persediaan, perusahaan menggunakan metode FIFO
(First In First Out), dimana persediaan BBM yang pertama kali masuk ke area
penimbunan akan langsung digunakan atau disalurkan kepada pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
38
Selanjutnya persediaan BBM yang baru masuk akan digunakan sebagai stok
dalam penjualan untuk beberapa waktu berikutnya. Pengecekan stok persediaan
BBM akan dilakukan secara terus-menerus setiap hari di Depot dan dilaporkan
setiap hari ke setiap bagian di kantor unit PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan.
Sistem pencatatan persedian yang diterapkan pada PT. Pertamina adalah
sistem perpetual dimana setiap dilakukan penyerahan produk BBM diserahkan
kepada pelanggan maka bagian keuangan di Depot akan melakukan proses Good
Issue dan selanjutnya data akan ditranfer untuk pembuatan proses billing dalam
pembuatan dokumen akuntingnya setiap hari oleh bagian Arus Minyak di kantor
unit. Pada bagian arus minyak di kantor unit dilakukan pengolahan data dengan
menggunakan sistem MYSAP dan sistem OSDS secara otomatis sampai tahap
pembuatan clearing antara A/R document dan Downpayment document untuk
periode tertentu. Sistem MYSAP dan sistem OSDS sangat mempermudah
pengolahan data untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis.
3.7 Pengendalian Intern Persediaan
3.7.1
Pengertian Pengendalian Intern
Defenisi pengendalian intern menurut Mulyadi (2008) mengemukakan
“sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan kendala data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut dapat ditemukan
beberapa konsep dasar berikut :
Universitas Sumatera Utara
39
a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan
tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian
yang tidak terpisahkan.
b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan,
formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang
mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai,
bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas.
Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan
pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan
pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan
keyakinan mutlak.
d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling
berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur
yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
o Untuk menjaga aktiva perusahaan.
o Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi
akuntansi.
o /ntuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
40
o Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
oleh manajemen.
3.7.2
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2009) untuk menciptakan sistem pengendalian
intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus
dipenuhi antara lain.
a.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam
perusahaan
manufaktur
misalnya,
kegiatan
pokoknya
adalah
memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok
tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan
departemen keuangan dan umum.
Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut
menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional
dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap
kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi
yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
41
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap
suatu transaksi.
b. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir
harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di
pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan
yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat
dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility)
yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin
dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan
menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan,
dan biaya suatu organisasi.
Universitas Sumatera Utara
42
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah :
1) Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena
formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya
transasksi.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak
yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari.
5) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansinya.
Universitas Sumatera Utara
43
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Untuk
mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai
cara berikut ini dapat ditempuh :
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai
kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan
dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada
dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh
calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama
menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
3) Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh
karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi
karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi
pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi,
manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan
telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan
demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah
digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
3.7.3
Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern
Universitas Sumatera Utara
44
Menurut Bambang Hartadi (1999) Untuk dapat mencapai tujuan
pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi
prinsip dasar
pengendalian intern yang meliputi :
a.
Pemisahan Fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan
segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi
untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
b.
Prosedur Pemberian Wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah
diotorisir oleh orang yang berwenang.
c.
Prosedur Dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian
akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan
tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d.
Prosedur dan Catatan Akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan
akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat
dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e.
Pengawasan Fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f.
Pemeriksaan Intern Secara Bebas
Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betulbetul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan
Universitas Sumatera Utara
45
perhitungan kembali penerimaan kas . Ini bertujuan untuk mengadakan
pengawasan kebenaran data.
Perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengerahkan operasi
perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan.
PT Pertamina (Persero) MOR I Medan telah menerapkan prinsip-prinsip fungsi
pengendalian intern yang baik dalam sistem persediaan yaitu dengan di pimpin
oleh manajer bidang persedian. Manajer bidang persediaan bertanggung jawab
atas kegiatan atau transaksi yang berhubungan dengan persediaan perusahaan baik
pengeluaran maupun pemasukan persedian. Tugas lain dari manajer persedian
yaitu mengkoordinasi kegiatan pemasaran meliputi pengadaan, penjualan,
pengangkutan, penimbunan dan penyaluran persediaan.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) (2005),
mendefinisikan sebagai pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua
cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan
dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta mulik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan data efisiensi usaha dan
menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaikbaiknya.
Berdasrkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian
akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrasion
control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan metodemetode atau prosedur yang berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva dan
ketelitian pencatatan transaksi keuangan. Pengendalian akuntansi biasanya
mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi
Universitas Sumatera Utara
46
dalam organisasi secara tegas, atau fungsi pelaksanaan (operation), penyimpanan
(custodian), dan penyelenggaraan catatan (recording). Sistem pengendalian intern
berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan,
ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisiensi dan
mematuhi kebijakan perusahaan, apabila empat syarat berikut ini terpenuhi.
a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tetap.
b. Pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik yang
menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan
dan beban usaha.
c. Terselenggaranya praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing.
d. Karyawan dengan tingkat kecukupan memadai sesuai dengan tanggung
jawabnya.
3.8 Pemeriksaan Persedian
Pemeriksaan persediaan merupakan suatu jasa atau kegiatan yang
dihasilkan untuk membandingkan kesesuaian informasi persediaan yang dibuat
oleh pihak lain dengan kriteria yang telah diterapkan. Pemeriksaan ini dapat
dilakukan oleh internal auditor. Hasil dan pemeriksaan tersebut sebagai informasi
bagi pihak managemen apakah persediaan yang dimiliki perusahaan telah diawasi
dengan benar dan tetap, baik nilai, prosedur mapun lingkungannya. Selain
pemisahan tugas, hal ini akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk menghargai
terjadinya penyimpangan atau penyelewengan persediaan adalah dengan cara
Universitas Sumatera Utara
47
melakukan pemeriksaan yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode,
pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor.
Pemeriksaan persediaan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur
pemeriksaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal
melakukan pemeriksaan persediaan setiap 6 bulan, sedangkan pemeriksaan harian
dilaksanakan setiap hari. Audit internal akan melaksanakan pemeriksaan
persediaan dan kemudian diserahkan ke pusat agar dikoreksi kebenarannya. Selain
mengadakan pemeriksaan stok persediaan untuk mencegah penyelewengan atau
pemakaian persediaan oleh yang tidak berhak, perhitungan jumlah persediaan juga
dilakukan oleh perusahaan.
Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk pimpinan
perusahaan dihadapkan kepada kepala gudang dan dihadiri beberapa orang lain
yang ditugaskan untuk melakukan perhitungan persediaan. Hasil pemeriksaan
persedian tersebut dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di
Jakarta.
Untuk lebih sempurna sistem pengawasan persediaan perusahaan, pihak
managemen juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran
persediaan dengan realisasinya setiap 6 bulan. Hal ini brtujuan untuk menilai
apakah anggaran yang telah disetujui sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi
penyimpangan maka akan dilakukan tindakan koreksi.
Pada hakikatnya pemeriksaan dimaksudkan untuk menilai kewajaran
laporan keuangan yang didasarkan pada ketaatannya terhadap prinsip aktiva yang
berlaku. Ini berarti juga bahwa laporan keuangan yang disajikan bebas dari
kemungkinan kesalahan material. Namun akuntan diwajibkan untuk melakukan
Universitas Sumatera Utara
48
usaha-usaha pemeriksaan untuk memastikan bahwa laporan keuangan tidak
mengandung kesalahan material.
Umumnya dikenal 2 tipe kesalahan yaitu : error dan irregularities. Kedua
tipe ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur yang menemukan
kedua tipe kesalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat ditemukan dengan
mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai tingkat kejujuran
manajemen, melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain.
3.9 Prinsip Pengendalian Intern yang Diterapkan pada PT Pertamina MOR I
Medan
1.
Pemisahan Fungsi
Pada PT Pertamina MOR I Medan pemisahan fungsi sudah dilakukan
yaitu dengan adanya struktur organisasi. Kita dapat melihat masingmasing tugas dan wewenang sudah diklasifikasikan dengan tujuan untuk
mencapai suatu efisiensi pelaksaan tugas.
2.
Prosedur Pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir
oleh orang yang berwenang. Pada PT Pertamina sendiri transaksi
dilakukan dengan cara dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke
bagian penjualan dan sales administrasi membuat invoice, sales
administrasi meneruskan faktur tersebut kebagian logistik dan barang
persedian yang dibeli tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang
tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan
ke bagian akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
49
3.
Prosedur Dokumentasi
Dokumentasi yang dilakukan PT Pertamina adalah dengan mencatat setiap
transaksi yang terjadi yaitu berupa faktur, invoice, serta rekapitulasi
permintaan dan pengeluaran persediaan.
4.
Prosedur dan Catatan Akuntansi
Siklus pencatatan pembukuan persediaan pada PT Pertamina dilaksanakan
dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa invoice, pelaporan kas
dengan menggunakan buku bank petama, laporan piutang (account
receivable), serta laporan keuangan dengan pencatatan laporan arus kas.
5.
Pengawasan Fisik
Pengwasasan fisik yang dilakukan PT Pertamina berupa pemeriksaan
persediaan secara berkala. Yaitu setiap persediaan diperiksa 6 bulan sekali,
sedangkan pemeriksaan harian dilakukan setiap hari.
6.
Pemeriksaan Intern secara bebas
Pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor. Hasil dan pemeriksaan
sebagai informasi bagi pihak managemen apakah persediaan yang dimiliki
perusahaan telah diawasi dengan benar dan tetap, baik nilai, prosedur
mapun lingkungannya. Selain pemisahan tugas, hal ini akan dilaksanakan
oleh perusahaan untuk menghargai terjadinya penyimpangan atau
penyelewengan persediaan adalah dengan cara melakukan pemeriksaan
yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan ini
dilakukan oleh internal auditor.
Universitas Sumatera Utara
50
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian-uraian yang penulis sampaikan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang
akan bermanfaat dan berguna pada PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan di
masa yang akan datang.
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah penulis
kemukakan dengan landasan teori yang berhubungan, maka penulis menarik
kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi persediaan pada PT Pertamina
(Persero) MOR I Medan berjalan dengan baik karena telah memenuhi prinsipprinsip pengendalian intern, sebagai berikut :
1. Struktur organisasi PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan telah
menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab
dengan jelas dan benar sehingga pengendalian / pengawasan intern dapat
dilaksanakan.
2. Penerapan sistem informasi dalam perusahaan sebagai alat bantu dalam
proses pencatatan dan pengolahan data persediaan, maka laporan-laporan
dapat dihasilkan secara cermat, lengkap, tepat dan berguna bagi
perusahaan.
3. Perusahaan dalam penyusunan laporan persediaan BBM dan keuangan
digunakan 2 (dua) sistem online yaitu MYSAP dan OSDS karena
51
Universitas Sumatera Utara
52
keduanya saling mendukung untuk menghasilkan data persediaan BBM
serta mendukung proses penyusunan laporan.
4. Perusahaan menetukan jumlah pemesanan BBM berikutnya berdasarkan
penjualan BBM dalam periode 3 bulan sebelumnya.
5. Sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi persediaan melalui sistem
informasi akuntansi yang dilaksanakan PT. Pertamina (Persero) MOR I
Medan telah menjalankan prosedur-prosedur pengolahan data persediaan
yang baik disertai dengan dokumen yang jelas.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis memberikan beberapa saran
guna memecahkan persoalan yang dihadapi PT. Pertamina (persero) MOR I
Medan, yang juga mungkin berguna bagi semua pihak. Adapun saran-saran
penulis adalah sebagai berikut :
1. Pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi hendaknya dilaksanakan
sesuai dengan sistem akuntansi, dimana datanya akan dimulai dari
transaksi sampai pada saat pelaporan. Pencatatan yang terjadi akan lebih
terencana dan dapat mengetahui penyimpangan
yang terjadi sehingga
manajemen dapat lebih mudah melakukan usaha-usaha koreksi dan
perbaikan secara lebih dini.
2. Perlu adanya peningkatan SDM dalam melakukan kegiatan di bidang
sistem informasi akuntansi untuk kelancaran usaha dan juga dalam
pengambilan keputusan, karena masalah di perusahaan semakin kompleks.
Universitas Sumatera Utara
53
3. Sistem yang digunakan dalam pengolahan data pada perusahaan sebaiknya
di update dengan spesifiaksi yang lebih baik karena belum semua datadata persediaan dapat diolah secara optimal dan akurat.
4. Bagian Sistem Informasi dan Komunikasi (SIK) harus lebih intensif lagi
melakukan maintance terhadap peralatan komputer yang digunakan dan
infrastruktur
jaringan
LAN
(Local
Area
Network)
agar
lebih
dikembangkan karena sebagian besar proses pemesanan dan penjualan
dilakukan dengan online sehingga kecepatan dan ketepatan sangat
diperlukan.
5. Dalam penetapan jumlah pesanan BBM untuk periode 3 bulan berikutnya
sebaiknya harus lebih didiskusikan dengan fungsi-fungsi terkait
Universitas Sumatera Utara