MAKALAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
TUGAS MATA KULIAH
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
MANAJEMEN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Disusun Oleh :
1. ASARIA SIREGAR
(2016 1450 1313)
2. DEASY VIDIASARY
(2016 1450 1299)
3. UJANG INDRA PURNAMA PUTRA
(2016 1450 1242)
UNIVERSITAS INDRAPRASTA PGRI
Jalan Nangka No. 58 C, Tanjung Barat, Jagakarsa, Jakarta Selatan,
DKI Jakarta 12530, Indonesia. Telp. 02 21 7818718
1
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT, karena atas ijin
dan nikmat yang diberikan kami dapat menyusun dan menyelesaikan
tugas makalah dan presentasi tugas mata kuliah Manajemen Sumber
Daya Manusia dengan judul “Perencanaan SDM” dengan sebaik-baiknya.
Dari pembahasan ini saya berharap dapat memberikan tambahan
pengetahuan bagi teman-teman sekalian tentang Perencanaan SDM.
Demikian apa yang dapat kami sampaikan sebagai pembuka,
kiranya kritik dan saran sangat membantu kami apabila terdapat
kesalahan atau hal yang kurang sempurna dalam penyusunan makalah
ini. Semoga makalah ini bermanfaat untuk teman-teman.
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..................................................................................................
i
DAFTAR ISI...............................................................................................................
ii
BAB 1 PENDAHULUAN............................................................................................
1
A. Latar
Belakang
.....................................................................................................
1
B. Rumusan
Masalah
.....................................................................................................
1
C. Tujuan
.....................................................................................................
2
D. Manfaat
.....................................................................................................
2
BAB 2 PEMBAHASAN..............................................................................................
3
A. Pengertian
perencanaan
sumber
daya
manusia
.....................................................................................................
3
B. Tujuan dan Manfaat Perencanaan sumber daya manusia
.....................................................................................................
4
C. Tahapan – tahapan dalam proses perencanaan SDM
.....................................................................................................
7
D. Peran
Spesifik
fungsi
Manajemen
Personalia
.....................................................................................................
10
3
E. Kesalahan – Kesalahan yang terjadi dalam Perencanaan SDM
.....................................................................................................
12
BAB 3 PENUTUP......................................................................................................
16
A. Kesimpulan
.......................................................................................................
16
B. Saran
.......................................................................................................
16
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................
17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses
bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa
datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga
kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk
mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas
maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga
kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya
usaha
peramalan
mengenai
ketersediaan
tenaga
kerja
yang
didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa
datang.
Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan
bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan.
Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan
4
menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan.
Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan
SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan
asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan
diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam makalah ini yaitu:
1. Apakah pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.?
2. Bagaimana tujuan dan kegunaan Perencanaan Sumber Daya
Manusia?
3. Bagaimana Tahapan – tahapan dalam proes perencanaan Sumber
Daya Manusia?
4. Apakah peran spesifik fungsi manajemen personalia?
5. Apa kesalahan – kesalahan yang dapat terjadi dalam perencanaan
Sumber Daya Manusia?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui arti dari Perencanaan Sumber Daya Manusia.
2. Untuk mengetahui tujuan dan kegunaan perencanaan sumber daya
manusia.
3. Untuk mengetahui tahapan – tahapan dalam proses perencanaan
sumber daya manusia.
4. Untuk mengetahui peran spesifik fungsi manajemen personalia.
5. Untuk mengetahui kesalahan – kesalahan yang dapat terjadi dalam
perencanaan sumber daya manusia.
D. Manfaat
Agar kita semua dapat memahami perencanaan sumber daya manusia
karena perencanaan sumber daya manusia sangat penting dalam suatu
5
perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan
kemajuan suatu perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Pengertian perencanaan SDM secara berbeda-berbeda dapat
didefinisikan sebagai berikut :
1. Menurut Andrew E.sikula dalam buku Manajemen Sumber Daya
Manusia karya H.M. Yani (2012:39) mengemukakan bahwa
perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga
kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga
kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar
pelaksanaanya berinteraksi dengan rencana organisasi.
2. Menurut T.Hani Handoko (2008:53) perencanaan sumber daya
manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian
kegiatan
yan
dilakukan
untuk
mengantisispasi
permintaan-
permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu yang
6
akan dating dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi –kondisi tersebut.
3. Dalam buku Sumber Daya Manusia oleh R.WAYNE MONDY
mengatakan bahwa Perencanaan Sumber Daya Manusia(human
resource
planning/HRP)
adalah
proses
sistematis
untuk
mencocokkan pasokan karyawan internal dan eksternal dengan
lowongan-lowongan pekerjaan yang diperkirakan muncul dalam
organisai sepanjang periode waktu tertentu. Dan perencanaan
sumber daya manusia memeliki dua komponen yaitu tuntutan dan
ketersediaan.Peramalan
kebutuhan
(requirement
forecast)
melibatkan penentuan jumlah, keterampilan dan lokasi karyawan
yang akan dibutuhkan dalam organisasi di masa mendatang
dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan peramalan
ketersediaan(availability forecast)
Secara lebih sempit, perencanaan sumber daya manusia berarti
mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai
tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang. Jadi dapat
disimpulkan Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses
sistematis untuk mencocokkan pasokan karyawan internal dan
eksternal dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang diperkirakan
muncul dalam organisasi sepanjang p[erio0sde waktu tertentu.
B. Tujuan dan manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
1. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Secara garis besar tujuan perencanaan sumber daya
manusia terbagi menjadi dua yaitu :
a. Tujuan Umum
Tujuan umum dari adanya perencanaan sumber daya
manusia ini secara keseluruhan adalah untuk mempertahankan
dan melanjutkan keberadaan atau eksistensi organisasi. Pada
bidang organisasi bisnis atau perusahaan tujuan ini ditandai
7
dengan adanya perolehan laba secara terus menerus sehingga
perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan baik dan
tanpa ada hambatan. Sedangkan untuk organisasi non bisnis
sendiri tujuannya akan tergantung pada jenis organisasinya jadi
satu organisasi bisa saja berbeda dengan lainnya. perencanaan
SDM ini bisa meliputi jumlah dan kualifikasi dari sumber daya
manusia yang dibutuhkan untuk kepentingan kelanjutkan
organisasi atau perusahaan.
b. Tujuan khusus
Karena perencanaan SDM ini berkaitan dengan sumber
daya manusia yang akan digunakan dalam masa yang akan
datang di dalam organisasi atau perusahaan, maka ada juga
tujuan khusus yang berkaitan dengan waktu, diantaranya
adalah sebagai berikut ini :
1) Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia Jangka Pendek
Tujuan ini berkisar untuk waktu tahunan atau satu
tahun saja. jadi organisasi atau perusahaan paling tidak
sudah membuat perencanaan SDM yang akann digunakan
dalam masa satu tahun yang akan datang apakah SDM
yang ada saat ini sudah mumpuni apakah perlu mengganti
SDM atau bahkan menambahnya. Jumlah dan kualifikasi
harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh organisasi atau
perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan itu sendiri.
2) Tujuan
Perencanaan
Sumber
Daya
Manusia
Jangka
Panjang
Perencanaan SDM jangka panjang ini dilakukan untuk
masa 2 sampai 3 tahun mendatang atau paling maksimal
adalah 5 tahun mendatang. Ini sangat penting dilakukan
untuk merencanakan apa yang akan dilakukan oleh
perusahaan dan organisasi selama masa tersebut guna
8
mencapai lapa atau tujuan lainnya secara berkelanjutan dan
menjamin perusahaan dapat bertahan dalam waktu tersebut.
Untuk bisa mencapai kedua tujuan di atas haruslah
dibarengi dengan pemilihan SDM yang mumpuni dan sesuai
dengan kualifikasi perusahaan. Memang hal ini cukup sulit
dilakukan mengingat karakter satu orang dengan yang
lainnya bisa saja berbeda namun paling tidak ini harus
mendapat perhatian khusus dan direncanakan lebih matang.
2. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
a. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM
Pada saat tahun berjalan mungkin sudah terjadi kasak kusuk
di belakang mengenai kinerja salah satu karyawan perusahaan
yang kurang maksimal dan sebaiknya diganti dengan orang lain
saja. jika anda sebagai pihak manajer perusahaan maka jangan
abaikan hal ini karena anda memang harus mengevaluasi lagi
SDM yang anda gunakan tersebut. Inilah yang dimaksud
dengan efektivitas dan efisiens pendayagunaan SDM supaya
SDM dapat ditempatkan pada jabatan dan posisi yang sesuai
dengan kemampunannya supaya tidak menimbulkan konflik
atau penurunan kinerja dalam perusahaan. Dengan adanya
perencanaan SDM ini perusahaan dapat mencapai tujuannya
dengan lebih optimal da maksimal.
b. Meningkatkan peningkatan biaya
Biaya merupakan salah satu komponen penting yang ada di
dalam perusahaan dan harus diperhatikan dengan betul karena
jika ada yang salah mengenai biaya atau beban ini bisa
membuat perusahaan mengalami masalah keuangan serius.
Hal ini juga berkaitan dengan perencanaan SDM. Jadi ketika
hendak berencana merekrut pegawai baru maka sebaiknya
terlebih dahulu dilakukan promosi kenaikan jabatan dan
9
penghentikan jabatan pada beberapa posisi supaya tidak terlalu
banyak SDM yang ada di dalam perusahaan. Hal ini juga akan
membuat penghematan biaya gaji pada perushaan tersebut.
c. Meningkatkan Perilaku proaktif
Dengan adanya perencanaan SDM ini tentunya akan
membuat pegawai perusahaan menjadi proaktif dikarenakan
para pegawai ini akan melakukan hal yang semaksimal mungkin
dalam kinerjanya supaya dirinya tidak diganti atau supaya bisa
mendapatkan promosi jabatan. Hal ini juga akan membuat
pegawai menjadi proaktif namun tidak reaktif sehingga suasana
dalam perusahaan akan menjadi lebih sehat dan kondusif.
d. Meningkatkan kebutuhan SDM yang kompeten
Melalui
perencanaan
SDM
akan
membuat
proses
penempatan pegawai menjadi lebih tepat pada kemampuannya
sehingga perusahaan dapat menjalankan kemampuannya
dengan baik untuk mencapai tujuan bersama. Ini juga
diperlukan bagi pihak manajemen supaya bisa mengenali
pegawainya dengan baik.
e. Mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang akurat
Perencanaan SDM ini juga akan memberikan sistem
informasi yang akurat dan tepat bagi perusahaan sehingga
setiap pegawai yang memiliki masalah atau kekurangan dapat
di atasi dengan baik. begitu pula dengan pegawai yang memiliki
kompetensi lebih baik dari yang lain juga bisa diberikan bagian
yang lebih baik
f. Meningkatkan koordinasi antar SDM
Ini juga merupakan salah satu manfaat yang sangat penting
dari adanya perencanaan SDM ini. ya karena dengan ini
masing-masing atasan paling tidak selevel supervisor mampu
mengenal pegawai lain dari divisi yang berbeda dan ini akan
lebih mudah untuk mengkoordinasikan antar divisi dengan baik
10
sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai lebih optimal tanpa
adanya miss komunikasi antar divisi. Meskipun terlihat sepele
namun ini kerap kali menjadi masalah dimana ada miss
komunikasi antar divisi dalam perusahaan
g. Menciptakan suasana kebersamaan
Dalam pelaksanaan perencanaan SDM juga menuntut
adanya kematangan emosi, sikap dan nilai antar masing-masing
SDM sehingga perlu adanya toleransi di dalamnya. ini akan
membantu mencciptakan suasana kebersamaan yang lebih
kondusif dalam pekerjaan.
C. Tahapan – tahapan dalam proses perencanaan Sumber Daya
Manusia
Adapun langkah-langkah dalam perencanaan SDM harus melalui
proses penentuan kebutuhan SDM, yaitu :
1. Analisis beberapa faktor penyebab perubahan kebutuhan SDM.
Sejumlah
factor yang dapat mempegaruhi perusahaan bias
mengakibatkan
perubahan kebutuhan sumber daya manusia,
yaitu :
a. Perubahan – perubahan dalam lingkunghan eksternal
b. Perubahan – perubahan keputusan internal organisasi
c. perubahan-prubahan tenaga kerja organisasi.
2. peramalan kebutuhan SDM
Kebutuhan sumber daya manusia di masa datang dapat diramalkan
(forecast) dengan menggunakan berbagai macam metode, yang
terdiri dari :
a. Estimasi manajerial
Manajer
membuat
estimasi
kebutuhan
sumber
daya
manusia di masa mendatang berdasarkan pengalaman masa
lalu. Estimasi ini dapat dibuat oleh Top Manajer dan diturunkan
ke level manajer di bawahnya, untuk kepentingan revisi dapat
11
saja estimasi ini dinaiikan kembali ke top manajer oleh level
manajer dibawahnya.
b. Teknik Delphi
Peramalan menggunakan juri yang terdiri darp para ahli
untuk
membuat
kebutuhan-kebutuhan
estimasi
sumber
awak
daya
sendiri-sendiri
manusia
tentang
di
masa
mendatang beserta berbagai asumsi yang menyertainya.
c. Skenario analis
Melibatkan pengamatan data lingkungan angkatan kerja
untuk mengembangkan altrenatif skenario angkatan kerja yang
dilakukan melalui brainstorming antara manajer lini dan manajer
sumber daya manusia di masa (liam tahun atau lebih)
mendatang. Dan hasilnya digunakan perusahaan sebagi dasar
untuk melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan saat
ini.
d. Analisis time series
Penyusunan level staf yang lalu (indicator beban kerja)
digunakan untuk
memproyeksi kebutuhan sumber daya
manusia di masa mendatang.
e. Rasio personalia
Data personalia yang lau di uji untuk menentukan hubungan
historis di antara jumlah karyawan dalam berbagai pekerjaan
atau kelompok pekerjaan.
f. Rasio produktivitas
Menggunakan data historis untuk menguji indeks tingkat
(produktivitas/p sama dengan total workload dibagi jumlah
orang) , jika hasilnya konstan atau terdapat pola yang teratur.
Maka terdapat hubungan.
g. Analisis regresi
Tingkat berbagai indicator beban kerja (workload) yang lalu,
seperti tingkat penjualan, tingkat produksi, dan nilai tambah,
12
diuji hubungan statistiknya dengan jumlah staf. Bila terdapat
hubungan yang cukup kuat, maka model regresi atau multiple
regression dapat diguanakan.
h. Bencmarking
Melibatkan sepenuhnya pengujian praktik, prosedur, dan
pengukuran internal dibandingakn denagn operasinal organisasi
lain yang sukses.
3. penentuan kebutuhan SDM di masa yang akan datang organisasi
harus
menentukan SDM pada masa depan yang meliputi
jumlah dan kemampuan
yang dimiliki, baik untuk jangka pendek
maupun jangka panjang.
4. Analisis
ketersediaan
perusahaan
(supply)
SDM-SDM
dan
kemampuan
dapatb diperoleh dari dua sumber yaitu sumber
internal dan sumber
eksternal.
5. Penentuan dan implementasi program
Pada kebutuhan dan ketersediaan
tenaga kerja, dapat
terjadi beberapa kemungkinan, seperti: tidak ada perbedaan antara
kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja, terjadi kelebihan supply
tenaga kerja, dan dapat juga terjadi kekurangan supply tenaga
kerja.
Berdasarkan situasi seperti tersebut diatas, maka dapat
dilakukan beberapa cara untuk mengatasinya, seperti :
a. Penarikan pegawai baru bila terdapat kekurangan pegawai
b. pelatihan untuk pegawai yang ada dengan tujuan untuk mengisi
kekurangan pegawa
c. melakukan perubahan jam kerja.
d. Apabila terjadi kelebihan pegawai, maka akan dilakukan
penawaran
kepada
pegawai
untuk
pensiun
dini,
untuk
mengurangi jam kerja.
13
D. Peran Spesifik fungsi Manajemen Personalia
Fungsi
manajemen
personalia
meliputi
fungsi
manajerial
(perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan) dan
fungsi operasional (pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi
dan pemeliharaan). Fungsi – fungsi tersebut memiliki hubungan yang
erat dan tidak dapat di pisahkan dalam manajemen personalia.
Dalam manajemen personalia manajer yang efektif menyadari
bahwa bagian terbesar dan harus di perhatiakan adalah bagian dalam
menentukan rencana. Karena dengan menentukan rencana dapat di
ketahui tahap apa yang harus di lakukan selanjutnya. Setelah
menentukan perencanaan kemudian dilakukan lah pengorganisasian
yang menyangkut kepada penyusunan serangkaian tindakan yang
telah ditentukan sebelumnya (setelah manajer personalia menetapkan
program yang di susun) , sehingga rencana yang ada dapat
dilaksanakan dengan baik. Apabila serangkaian tindakan tersebut telah
ditentukan, maka fungsi dari pengorganisasian harus disusun. Setelah
menyusun rencana dan rencana tersebut di organisasikan maka
perlulah di berikan pengarahan dalam pelaksanaanya. Pengarahan
tersebut hendaknya berisi motivasi, pelaksanaan pekerjaan dan
pemeberian perintah. Jika di rasakan adanya penyimpangan dari
rencana awal maka dapat di lakukan perbaikan dengan menyusun
kembali rencana-rencana yang telah di buat sebelumnya. Rencana
yang sudah di perabaiki tersebut dapat segera di impementasikan
dalam bentuk perekrutan tenaga kerja ( pengadaan tenaga kerja),
setelah personalia diperoleh maka harus dikembangkan dengan
memberikan pelatihan dan keterampilan sampai pada tingkat tertentu
sehingga dapat menunjang karirnya. Apabila dalam bekerja memiliki
prestasi dan loyalitas yang tinggi maka peluang untuk mendapatkan
kompensasi (balas jasa) sangatlah besar. Struktur kompensasi
meliputi, gaji pokok, tunjangan keuarga, tunjangan makan, tunjangan
transportasi, tunjangan kehadiran dan tunjangan jabatan. Setelah
14
karyawan diperoleh, dikembangkan, dan diberi kompensasi secara
layak, maka selanjutnya adalah melakukan intregasi. Integrasi
merupakan usaha untuk menghasilkan suatu kecocokan yang layak
atas
kepentingan-kepentingan
perorangan,
masyarakat,
dan
organisasi. Jika kita telah melaksanakan fungsi-fungsi di atas dengan
baik, maka yang tidak kalah pentingnya adalah pemeliharaan pegawai.
Pemeliharaan merupakan usaha untuk meningkatkan kemauan dan
kemampuan untuk bekerja bagi para pegawai. Fungsi terakhir dari
manajemen personalia adalah pemutusan hubungan kerja dan
mengembalikan
para
pekerja
kepada
masyarakat.
Sebagian
Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan
hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah
ditentukan,
dan
menjamin
bahwa
warga
masyarakat
yang
dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
Fungsi personalia di atas dilaksanakan dan dikerjakan oleh
manajer atau pemimpin. Manajer memperoleh hasil dari bawahannya,
dan agar bawahannya dapat berprestasi besar dan baik dalam
bekerja, maka para pemimpin harus memberi perhatian kepada hal-hal
yang berhubungan dengan fungsi personalia. Dalam pelaksanaannya
fungsi
tersebut
memiliki
peranannya
masing-masing
dalam
manajemen personalia dan memiliki sifat saling melengkapi antar
fungsi satu dengan fungsi lainnya. Oleh karena itu maka hubungan
antar fungsi manajemen personalia tidak bisa dipisahkan dan selalu
berhubungan.
E. Kesalahan – Kesalahan yang dapat terjadi dalam Perencanaan
Sumber Daya Manusia
Dalam pengelolaan perusahaan, terkadang manajemen mengalami
kesulitan untuk menjalankan kegiatan operasional sesuai dengan
konteks pekerjaan yang ideal. Permasalahan terkait dengan status
finansial, kondisi kemampuan pasar dan kekuatan perusahaan secara
15
keseluruhan
menjadi
bagian
penting
yang
perlu
untuk
dipertimbangkan.
Dari hasil beberapa kajian, ditemukan adanya 5 (lima) kesalahan
yang menjadi bagian dari kesalahan manajemen SDM. Adapun lima
kesalahan tersebut adalah :
1. Terlalu
melibatkan
kedekatan
personel
dalam
penanganan
karyawan
Mengembangkan pendekatan dengan karyawan secara
kekeluargaan adalah baik. Namun apabila peran emosional
menjadi terlalu dekat dalam proses penanganan karyawan maka
kondisi yang muncul adalah konflik dan ketidakprofesionalan.
Perbaikan atas penanganan seperti ini membutuhkan waktu dan
budaya perusahaan yang baru sehingga menyulitkan perusahaan
dalam melakukan perbaikan atas bisnis yang dimilikinya.
2. Terlambat dalam Mengembangkan Kompetensi Karyawan
Seluruh perusahaan saat ini harus mengembangkan effort
untuk dapat mengembangkan karyawan. Karena tidak seluruh
karyawan berada dalam bentuk “jadi” dan siap pakai. Sehingga
mau tidak mau proses untuk pengembangan karyawan harus
dijalankan.
Banyak
pengembangan
perusahaan
kompetensi
yang
mengesampingkan
sistematis
dalam
program
proses
pengembangan usahanya.
3. Bekerja bukan berdasarkan Sistem
Beberapa pemilik perusahaan lebih mengutamakan loyalitas
karyawan kepada atasan dari perusahaan tersebut. Banyak yang
perusahaan lupakan, yaitu bagaimana menjalankan perusahaan
dengan menggunakan konsep sistematis.
Memastikan bahwa
karyawan loyal terhadap sistem adalah penting untuk memastikan
bahwa proses berjalan dengan tepat dan efektif.
4. Melupakan Jenjang Karir Karyawan
16
Perusahaan banyak terbenam kepada pola kerja yang
konsisten serta tidak terdapat pengembangan atas karir karyawan
tersebut. Hal ini menyebabkan karir dan pengembangan karyawan
menjadi stagnan dan tidak dapat berkembang secara maksimal.
5. Lupa Memperbaiki Sistem Kompensasi
Melihat bahwa setiap karyawan perlu menjalankan suatu
tantangan baru dan pekerjaan yang bertambah tentu saja
membutuhkan
adanya
suatu
simultan
ataupun
daya
tarik.
Mengembangkan sistem kompensasi yang tepat dan efektif adalah
suatu program yang harus dijalankan sejak awal.
Tidak hanya di dalam perusahaan besar, manajemen SDM juga
sangat diperlukan bagi perusahaan kecil walaupun hanya berisikan
sedikit karyawan. Namun, karena cakupannya lebih kecil, terkadang
manajemen SDM yang ada di perusahaan kecil cenderung dikelola
oleh orang yang bukan pada bidangnya (misalnya manajer merangkap
HRD). Keadaan ini kemudian mengakibatkan kesalahan pada proses
manajemen SDM.
Beberapa kesalahan yang ditemui antara lain:
1. Terlalu Cepat Merekrut
Ketika ada sebuah posisi yang dibuka dalam perusahaan kecil,
itu berarti terjadi kekosongan karena ada karyawan yang resign.
Oleh karenanya akan dilakukan perekrutan dengan segera agar
bisnis tetap berjalan.
Sayangnya banyak manajer perekrutan di perusahaan kecil
yang langsung merasa mendapat tekanan besar sehingga tidak
teliti dalam mempekerjakan seseorang. Besar kemungkinan orang
tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan atau berkualitas namun
diterima hanya agar posisi yang kosong bisa terisi.
2. Tidak Mengalokasikan Sumber Daya yang Cukup Untuk Pelatihan
Setiap pelatihan membutuhkan waktu dan uang. Banyak
perusahaan kecil yang membuat kesalahan besar karena gagal
17
melatih karyawan dengan benar. Kegagalan untuk melatih dengan
benar dapat menyebabkan perusahaan kehilangan pelanggan,
membuat karyawan merasa tidak siap dan membebani keuangan
perusahaan.
3. Gagal Mengatasi Masalah Kinerja
Kekurangan karyawan akan kinerja dan perilaku menjadi
masalah bagi perusahaan manapun. Kegagalan untuk mengatasi
masalah kinerja dan perilaku secara tidak langsung akan
membenarkan perbuatan karyawan terkait. Hal ini kemudian
memunculkan perasaan tidak puas oleh karyawan yang bekerja
dengan baik.
4. Sembarangan Melakukan PHK
Banyak pengusaha kecil atau manajer yang memecat
karyawan berdasarkan hubungan pribadi atau masalah personal
lain yang tidak berhubungan dengan kinerja mereka. Jika
pemecatan dilakukan dengan alasan perusahaan tidak mampu
membayar gaji mereka, maka Anda wajib untuk memeriksa faktor
kinerja dan membuat keputusan logis.
Jika seorang karyawan perlu dipecat karena kinerja atau
perilaku yang tidak baik, penting
untuk mengesampingkan
perasaan pribadi dan fokus pada pemenuhan kebutuhan bisnis
terlebih dahulu.
5. Tidak Mematuhi Hukum Ketenagakerjaan
UU Ketenagakerjaan berlaku untuk semua bisnis apapun tanpa
terkecuali. Sementara itu UU lainnya berlaku dengan bisnis minimal
12 orang atau lebih dan selanjutnya. Setiap perusahaan wajib
mempelajari hukkum tersebut dan mengambil langkah-langkah
yang diperlukan untuk mematuhi semua hukum yang berlaku.
Pemilik usaha kecil harus menyadari hukum ketenagakerjaan
mengenai:
a. Diskriminasi
18
b. Cuti keluarga
c. Persyaratan upah minimum
d. Lembur
e. Standar keamanan
f. Cacat
6. Penggolongan Karyawan
Beberapa usaha kecil mengklasifikasikan karyawan sebagai
kontraktor untuk menghemat pajak, namun hal ini bisa menjadi
masalah besar jika ternyata data tak sesuai dengan hukum yang
berlaku. Anda bisa menerapkan hukum ketenagakerjaan yang
berbeda misalnya untuk karyawan kontrak dan tetap.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh
berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri
(internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi
(eksternal). Manfaat dan tujuan perencanaan akan memberikan nilainilai
positif
bagi
kepentingan
organisasi
atau
suatu
perusahaan. Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan
proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan
masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan
tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha
untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas
maupun kualitas.
19
Dalam
perencanaan
juga
terdapat
prosedur,
syarat-syarat
perencanaan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam proses
perencanaan.
B. Saran
Perencanaan sumber daya manusia merupakan hal yang sangat
penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia
yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan. Maka
sebaiknya dengan adanya SDM yang tersedia saat ini bisa digunakan
secara baik sehingga dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Serta
visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan dan
perusahaan bisa melakukan pengadaan karyawan secara tepat.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Manajemen SDM oleh R.WAYNE MONDY
Buku Manajemen SDM oleh AKHMAD SEFUDIN
http://audidhanisya.blogspot.co.id/2016/01/makalah-perencanaansumber-daya-manusia.html
https://morinforent.wordpress.com/2014/11/29/manajemen-personalia/
https://bizzisoconsulting.com/2016/06/07/5-kesalahan-manajemensdm-yang-sulit-untuk-diperbaiki-oleh-perusahaan/
20
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
MANAJEMEN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Disusun Oleh :
1. ASARIA SIREGAR
(2016 1450 1313)
2. DEASY VIDIASARY
(2016 1450 1299)
3. UJANG INDRA PURNAMA PUTRA
(2016 1450 1242)
UNIVERSITAS INDRAPRASTA PGRI
Jalan Nangka No. 58 C, Tanjung Barat, Jagakarsa, Jakarta Selatan,
DKI Jakarta 12530, Indonesia. Telp. 02 21 7818718
1
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT, karena atas ijin
dan nikmat yang diberikan kami dapat menyusun dan menyelesaikan
tugas makalah dan presentasi tugas mata kuliah Manajemen Sumber
Daya Manusia dengan judul “Perencanaan SDM” dengan sebaik-baiknya.
Dari pembahasan ini saya berharap dapat memberikan tambahan
pengetahuan bagi teman-teman sekalian tentang Perencanaan SDM.
Demikian apa yang dapat kami sampaikan sebagai pembuka,
kiranya kritik dan saran sangat membantu kami apabila terdapat
kesalahan atau hal yang kurang sempurna dalam penyusunan makalah
ini. Semoga makalah ini bermanfaat untuk teman-teman.
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..................................................................................................
i
DAFTAR ISI...............................................................................................................
ii
BAB 1 PENDAHULUAN............................................................................................
1
A. Latar
Belakang
.....................................................................................................
1
B. Rumusan
Masalah
.....................................................................................................
1
C. Tujuan
.....................................................................................................
2
D. Manfaat
.....................................................................................................
2
BAB 2 PEMBAHASAN..............................................................................................
3
A. Pengertian
perencanaan
sumber
daya
manusia
.....................................................................................................
3
B. Tujuan dan Manfaat Perencanaan sumber daya manusia
.....................................................................................................
4
C. Tahapan – tahapan dalam proses perencanaan SDM
.....................................................................................................
7
D. Peran
Spesifik
fungsi
Manajemen
Personalia
.....................................................................................................
10
3
E. Kesalahan – Kesalahan yang terjadi dalam Perencanaan SDM
.....................................................................................................
12
BAB 3 PENUTUP......................................................................................................
16
A. Kesimpulan
.......................................................................................................
16
B. Saran
.......................................................................................................
16
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................
17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses
bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa
datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga
kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk
mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas
maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga
kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya
usaha
peramalan
mengenai
ketersediaan
tenaga
kerja
yang
didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa
datang.
Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan
bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan.
Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan
4
menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan.
Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan
SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan
asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan
diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam makalah ini yaitu:
1. Apakah pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.?
2. Bagaimana tujuan dan kegunaan Perencanaan Sumber Daya
Manusia?
3. Bagaimana Tahapan – tahapan dalam proes perencanaan Sumber
Daya Manusia?
4. Apakah peran spesifik fungsi manajemen personalia?
5. Apa kesalahan – kesalahan yang dapat terjadi dalam perencanaan
Sumber Daya Manusia?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui arti dari Perencanaan Sumber Daya Manusia.
2. Untuk mengetahui tujuan dan kegunaan perencanaan sumber daya
manusia.
3. Untuk mengetahui tahapan – tahapan dalam proses perencanaan
sumber daya manusia.
4. Untuk mengetahui peran spesifik fungsi manajemen personalia.
5. Untuk mengetahui kesalahan – kesalahan yang dapat terjadi dalam
perencanaan sumber daya manusia.
D. Manfaat
Agar kita semua dapat memahami perencanaan sumber daya manusia
karena perencanaan sumber daya manusia sangat penting dalam suatu
5
perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan
kemajuan suatu perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Pengertian perencanaan SDM secara berbeda-berbeda dapat
didefinisikan sebagai berikut :
1. Menurut Andrew E.sikula dalam buku Manajemen Sumber Daya
Manusia karya H.M. Yani (2012:39) mengemukakan bahwa
perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga
kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga
kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar
pelaksanaanya berinteraksi dengan rencana organisasi.
2. Menurut T.Hani Handoko (2008:53) perencanaan sumber daya
manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian
kegiatan
yan
dilakukan
untuk
mengantisispasi
permintaan-
permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu yang
6
akan dating dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi –kondisi tersebut.
3. Dalam buku Sumber Daya Manusia oleh R.WAYNE MONDY
mengatakan bahwa Perencanaan Sumber Daya Manusia(human
resource
planning/HRP)
adalah
proses
sistematis
untuk
mencocokkan pasokan karyawan internal dan eksternal dengan
lowongan-lowongan pekerjaan yang diperkirakan muncul dalam
organisai sepanjang periode waktu tertentu. Dan perencanaan
sumber daya manusia memeliki dua komponen yaitu tuntutan dan
ketersediaan.Peramalan
kebutuhan
(requirement
forecast)
melibatkan penentuan jumlah, keterampilan dan lokasi karyawan
yang akan dibutuhkan dalam organisasi di masa mendatang
dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. Sedangkan peramalan
ketersediaan(availability forecast)
Secara lebih sempit, perencanaan sumber daya manusia berarti
mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai
tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang. Jadi dapat
disimpulkan Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses
sistematis untuk mencocokkan pasokan karyawan internal dan
eksternal dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang diperkirakan
muncul dalam organisasi sepanjang p[erio0sde waktu tertentu.
B. Tujuan dan manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
1. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Secara garis besar tujuan perencanaan sumber daya
manusia terbagi menjadi dua yaitu :
a. Tujuan Umum
Tujuan umum dari adanya perencanaan sumber daya
manusia ini secara keseluruhan adalah untuk mempertahankan
dan melanjutkan keberadaan atau eksistensi organisasi. Pada
bidang organisasi bisnis atau perusahaan tujuan ini ditandai
7
dengan adanya perolehan laba secara terus menerus sehingga
perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan baik dan
tanpa ada hambatan. Sedangkan untuk organisasi non bisnis
sendiri tujuannya akan tergantung pada jenis organisasinya jadi
satu organisasi bisa saja berbeda dengan lainnya. perencanaan
SDM ini bisa meliputi jumlah dan kualifikasi dari sumber daya
manusia yang dibutuhkan untuk kepentingan kelanjutkan
organisasi atau perusahaan.
b. Tujuan khusus
Karena perencanaan SDM ini berkaitan dengan sumber
daya manusia yang akan digunakan dalam masa yang akan
datang di dalam organisasi atau perusahaan, maka ada juga
tujuan khusus yang berkaitan dengan waktu, diantaranya
adalah sebagai berikut ini :
1) Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia Jangka Pendek
Tujuan ini berkisar untuk waktu tahunan atau satu
tahun saja. jadi organisasi atau perusahaan paling tidak
sudah membuat perencanaan SDM yang akann digunakan
dalam masa satu tahun yang akan datang apakah SDM
yang ada saat ini sudah mumpuni apakah perlu mengganti
SDM atau bahkan menambahnya. Jumlah dan kualifikasi
harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh organisasi atau
perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan itu sendiri.
2) Tujuan
Perencanaan
Sumber
Daya
Manusia
Jangka
Panjang
Perencanaan SDM jangka panjang ini dilakukan untuk
masa 2 sampai 3 tahun mendatang atau paling maksimal
adalah 5 tahun mendatang. Ini sangat penting dilakukan
untuk merencanakan apa yang akan dilakukan oleh
perusahaan dan organisasi selama masa tersebut guna
8
mencapai lapa atau tujuan lainnya secara berkelanjutan dan
menjamin perusahaan dapat bertahan dalam waktu tersebut.
Untuk bisa mencapai kedua tujuan di atas haruslah
dibarengi dengan pemilihan SDM yang mumpuni dan sesuai
dengan kualifikasi perusahaan. Memang hal ini cukup sulit
dilakukan mengingat karakter satu orang dengan yang
lainnya bisa saja berbeda namun paling tidak ini harus
mendapat perhatian khusus dan direncanakan lebih matang.
2. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
a. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM
Pada saat tahun berjalan mungkin sudah terjadi kasak kusuk
di belakang mengenai kinerja salah satu karyawan perusahaan
yang kurang maksimal dan sebaiknya diganti dengan orang lain
saja. jika anda sebagai pihak manajer perusahaan maka jangan
abaikan hal ini karena anda memang harus mengevaluasi lagi
SDM yang anda gunakan tersebut. Inilah yang dimaksud
dengan efektivitas dan efisiens pendayagunaan SDM supaya
SDM dapat ditempatkan pada jabatan dan posisi yang sesuai
dengan kemampunannya supaya tidak menimbulkan konflik
atau penurunan kinerja dalam perusahaan. Dengan adanya
perencanaan SDM ini perusahaan dapat mencapai tujuannya
dengan lebih optimal da maksimal.
b. Meningkatkan peningkatan biaya
Biaya merupakan salah satu komponen penting yang ada di
dalam perusahaan dan harus diperhatikan dengan betul karena
jika ada yang salah mengenai biaya atau beban ini bisa
membuat perusahaan mengalami masalah keuangan serius.
Hal ini juga berkaitan dengan perencanaan SDM. Jadi ketika
hendak berencana merekrut pegawai baru maka sebaiknya
terlebih dahulu dilakukan promosi kenaikan jabatan dan
9
penghentikan jabatan pada beberapa posisi supaya tidak terlalu
banyak SDM yang ada di dalam perusahaan. Hal ini juga akan
membuat penghematan biaya gaji pada perushaan tersebut.
c. Meningkatkan Perilaku proaktif
Dengan adanya perencanaan SDM ini tentunya akan
membuat pegawai perusahaan menjadi proaktif dikarenakan
para pegawai ini akan melakukan hal yang semaksimal mungkin
dalam kinerjanya supaya dirinya tidak diganti atau supaya bisa
mendapatkan promosi jabatan. Hal ini juga akan membuat
pegawai menjadi proaktif namun tidak reaktif sehingga suasana
dalam perusahaan akan menjadi lebih sehat dan kondusif.
d. Meningkatkan kebutuhan SDM yang kompeten
Melalui
perencanaan
SDM
akan
membuat
proses
penempatan pegawai menjadi lebih tepat pada kemampuannya
sehingga perusahaan dapat menjalankan kemampuannya
dengan baik untuk mencapai tujuan bersama. Ini juga
diperlukan bagi pihak manajemen supaya bisa mengenali
pegawainya dengan baik.
e. Mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang akurat
Perencanaan SDM ini juga akan memberikan sistem
informasi yang akurat dan tepat bagi perusahaan sehingga
setiap pegawai yang memiliki masalah atau kekurangan dapat
di atasi dengan baik. begitu pula dengan pegawai yang memiliki
kompetensi lebih baik dari yang lain juga bisa diberikan bagian
yang lebih baik
f. Meningkatkan koordinasi antar SDM
Ini juga merupakan salah satu manfaat yang sangat penting
dari adanya perencanaan SDM ini. ya karena dengan ini
masing-masing atasan paling tidak selevel supervisor mampu
mengenal pegawai lain dari divisi yang berbeda dan ini akan
lebih mudah untuk mengkoordinasikan antar divisi dengan baik
10
sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai lebih optimal tanpa
adanya miss komunikasi antar divisi. Meskipun terlihat sepele
namun ini kerap kali menjadi masalah dimana ada miss
komunikasi antar divisi dalam perusahaan
g. Menciptakan suasana kebersamaan
Dalam pelaksanaan perencanaan SDM juga menuntut
adanya kematangan emosi, sikap dan nilai antar masing-masing
SDM sehingga perlu adanya toleransi di dalamnya. ini akan
membantu mencciptakan suasana kebersamaan yang lebih
kondusif dalam pekerjaan.
C. Tahapan – tahapan dalam proses perencanaan Sumber Daya
Manusia
Adapun langkah-langkah dalam perencanaan SDM harus melalui
proses penentuan kebutuhan SDM, yaitu :
1. Analisis beberapa faktor penyebab perubahan kebutuhan SDM.
Sejumlah
factor yang dapat mempegaruhi perusahaan bias
mengakibatkan
perubahan kebutuhan sumber daya manusia,
yaitu :
a. Perubahan – perubahan dalam lingkunghan eksternal
b. Perubahan – perubahan keputusan internal organisasi
c. perubahan-prubahan tenaga kerja organisasi.
2. peramalan kebutuhan SDM
Kebutuhan sumber daya manusia di masa datang dapat diramalkan
(forecast) dengan menggunakan berbagai macam metode, yang
terdiri dari :
a. Estimasi manajerial
Manajer
membuat
estimasi
kebutuhan
sumber
daya
manusia di masa mendatang berdasarkan pengalaman masa
lalu. Estimasi ini dapat dibuat oleh Top Manajer dan diturunkan
ke level manajer di bawahnya, untuk kepentingan revisi dapat
11
saja estimasi ini dinaiikan kembali ke top manajer oleh level
manajer dibawahnya.
b. Teknik Delphi
Peramalan menggunakan juri yang terdiri darp para ahli
untuk
membuat
kebutuhan-kebutuhan
estimasi
sumber
awak
daya
sendiri-sendiri
manusia
tentang
di
masa
mendatang beserta berbagai asumsi yang menyertainya.
c. Skenario analis
Melibatkan pengamatan data lingkungan angkatan kerja
untuk mengembangkan altrenatif skenario angkatan kerja yang
dilakukan melalui brainstorming antara manajer lini dan manajer
sumber daya manusia di masa (liam tahun atau lebih)
mendatang. Dan hasilnya digunakan perusahaan sebagi dasar
untuk melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan saat
ini.
d. Analisis time series
Penyusunan level staf yang lalu (indicator beban kerja)
digunakan untuk
memproyeksi kebutuhan sumber daya
manusia di masa mendatang.
e. Rasio personalia
Data personalia yang lau di uji untuk menentukan hubungan
historis di antara jumlah karyawan dalam berbagai pekerjaan
atau kelompok pekerjaan.
f. Rasio produktivitas
Menggunakan data historis untuk menguji indeks tingkat
(produktivitas/p sama dengan total workload dibagi jumlah
orang) , jika hasilnya konstan atau terdapat pola yang teratur.
Maka terdapat hubungan.
g. Analisis regresi
Tingkat berbagai indicator beban kerja (workload) yang lalu,
seperti tingkat penjualan, tingkat produksi, dan nilai tambah,
12
diuji hubungan statistiknya dengan jumlah staf. Bila terdapat
hubungan yang cukup kuat, maka model regresi atau multiple
regression dapat diguanakan.
h. Bencmarking
Melibatkan sepenuhnya pengujian praktik, prosedur, dan
pengukuran internal dibandingakn denagn operasinal organisasi
lain yang sukses.
3. penentuan kebutuhan SDM di masa yang akan datang organisasi
harus
menentukan SDM pada masa depan yang meliputi
jumlah dan kemampuan
yang dimiliki, baik untuk jangka pendek
maupun jangka panjang.
4. Analisis
ketersediaan
perusahaan
(supply)
SDM-SDM
dan
kemampuan
dapatb diperoleh dari dua sumber yaitu sumber
internal dan sumber
eksternal.
5. Penentuan dan implementasi program
Pada kebutuhan dan ketersediaan
tenaga kerja, dapat
terjadi beberapa kemungkinan, seperti: tidak ada perbedaan antara
kebutuhan dan ketersediaan tenaga kerja, terjadi kelebihan supply
tenaga kerja, dan dapat juga terjadi kekurangan supply tenaga
kerja.
Berdasarkan situasi seperti tersebut diatas, maka dapat
dilakukan beberapa cara untuk mengatasinya, seperti :
a. Penarikan pegawai baru bila terdapat kekurangan pegawai
b. pelatihan untuk pegawai yang ada dengan tujuan untuk mengisi
kekurangan pegawa
c. melakukan perubahan jam kerja.
d. Apabila terjadi kelebihan pegawai, maka akan dilakukan
penawaran
kepada
pegawai
untuk
pensiun
dini,
untuk
mengurangi jam kerja.
13
D. Peran Spesifik fungsi Manajemen Personalia
Fungsi
manajemen
personalia
meliputi
fungsi
manajerial
(perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan) dan
fungsi operasional (pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi
dan pemeliharaan). Fungsi – fungsi tersebut memiliki hubungan yang
erat dan tidak dapat di pisahkan dalam manajemen personalia.
Dalam manajemen personalia manajer yang efektif menyadari
bahwa bagian terbesar dan harus di perhatiakan adalah bagian dalam
menentukan rencana. Karena dengan menentukan rencana dapat di
ketahui tahap apa yang harus di lakukan selanjutnya. Setelah
menentukan perencanaan kemudian dilakukan lah pengorganisasian
yang menyangkut kepada penyusunan serangkaian tindakan yang
telah ditentukan sebelumnya (setelah manajer personalia menetapkan
program yang di susun) , sehingga rencana yang ada dapat
dilaksanakan dengan baik. Apabila serangkaian tindakan tersebut telah
ditentukan, maka fungsi dari pengorganisasian harus disusun. Setelah
menyusun rencana dan rencana tersebut di organisasikan maka
perlulah di berikan pengarahan dalam pelaksanaanya. Pengarahan
tersebut hendaknya berisi motivasi, pelaksanaan pekerjaan dan
pemeberian perintah. Jika di rasakan adanya penyimpangan dari
rencana awal maka dapat di lakukan perbaikan dengan menyusun
kembali rencana-rencana yang telah di buat sebelumnya. Rencana
yang sudah di perabaiki tersebut dapat segera di impementasikan
dalam bentuk perekrutan tenaga kerja ( pengadaan tenaga kerja),
setelah personalia diperoleh maka harus dikembangkan dengan
memberikan pelatihan dan keterampilan sampai pada tingkat tertentu
sehingga dapat menunjang karirnya. Apabila dalam bekerja memiliki
prestasi dan loyalitas yang tinggi maka peluang untuk mendapatkan
kompensasi (balas jasa) sangatlah besar. Struktur kompensasi
meliputi, gaji pokok, tunjangan keuarga, tunjangan makan, tunjangan
transportasi, tunjangan kehadiran dan tunjangan jabatan. Setelah
14
karyawan diperoleh, dikembangkan, dan diberi kompensasi secara
layak, maka selanjutnya adalah melakukan intregasi. Integrasi
merupakan usaha untuk menghasilkan suatu kecocokan yang layak
atas
kepentingan-kepentingan
perorangan,
masyarakat,
dan
organisasi. Jika kita telah melaksanakan fungsi-fungsi di atas dengan
baik, maka yang tidak kalah pentingnya adalah pemeliharaan pegawai.
Pemeliharaan merupakan usaha untuk meningkatkan kemauan dan
kemampuan untuk bekerja bagi para pegawai. Fungsi terakhir dari
manajemen personalia adalah pemutusan hubungan kerja dan
mengembalikan
para
pekerja
kepada
masyarakat.
Sebagian
Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan
hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah
ditentukan,
dan
menjamin
bahwa
warga
masyarakat
yang
dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
Fungsi personalia di atas dilaksanakan dan dikerjakan oleh
manajer atau pemimpin. Manajer memperoleh hasil dari bawahannya,
dan agar bawahannya dapat berprestasi besar dan baik dalam
bekerja, maka para pemimpin harus memberi perhatian kepada hal-hal
yang berhubungan dengan fungsi personalia. Dalam pelaksanaannya
fungsi
tersebut
memiliki
peranannya
masing-masing
dalam
manajemen personalia dan memiliki sifat saling melengkapi antar
fungsi satu dengan fungsi lainnya. Oleh karena itu maka hubungan
antar fungsi manajemen personalia tidak bisa dipisahkan dan selalu
berhubungan.
E. Kesalahan – Kesalahan yang dapat terjadi dalam Perencanaan
Sumber Daya Manusia
Dalam pengelolaan perusahaan, terkadang manajemen mengalami
kesulitan untuk menjalankan kegiatan operasional sesuai dengan
konteks pekerjaan yang ideal. Permasalahan terkait dengan status
finansial, kondisi kemampuan pasar dan kekuatan perusahaan secara
15
keseluruhan
menjadi
bagian
penting
yang
perlu
untuk
dipertimbangkan.
Dari hasil beberapa kajian, ditemukan adanya 5 (lima) kesalahan
yang menjadi bagian dari kesalahan manajemen SDM. Adapun lima
kesalahan tersebut adalah :
1. Terlalu
melibatkan
kedekatan
personel
dalam
penanganan
karyawan
Mengembangkan pendekatan dengan karyawan secara
kekeluargaan adalah baik. Namun apabila peran emosional
menjadi terlalu dekat dalam proses penanganan karyawan maka
kondisi yang muncul adalah konflik dan ketidakprofesionalan.
Perbaikan atas penanganan seperti ini membutuhkan waktu dan
budaya perusahaan yang baru sehingga menyulitkan perusahaan
dalam melakukan perbaikan atas bisnis yang dimilikinya.
2. Terlambat dalam Mengembangkan Kompetensi Karyawan
Seluruh perusahaan saat ini harus mengembangkan effort
untuk dapat mengembangkan karyawan. Karena tidak seluruh
karyawan berada dalam bentuk “jadi” dan siap pakai. Sehingga
mau tidak mau proses untuk pengembangan karyawan harus
dijalankan.
Banyak
pengembangan
perusahaan
kompetensi
yang
mengesampingkan
sistematis
dalam
program
proses
pengembangan usahanya.
3. Bekerja bukan berdasarkan Sistem
Beberapa pemilik perusahaan lebih mengutamakan loyalitas
karyawan kepada atasan dari perusahaan tersebut. Banyak yang
perusahaan lupakan, yaitu bagaimana menjalankan perusahaan
dengan menggunakan konsep sistematis.
Memastikan bahwa
karyawan loyal terhadap sistem adalah penting untuk memastikan
bahwa proses berjalan dengan tepat dan efektif.
4. Melupakan Jenjang Karir Karyawan
16
Perusahaan banyak terbenam kepada pola kerja yang
konsisten serta tidak terdapat pengembangan atas karir karyawan
tersebut. Hal ini menyebabkan karir dan pengembangan karyawan
menjadi stagnan dan tidak dapat berkembang secara maksimal.
5. Lupa Memperbaiki Sistem Kompensasi
Melihat bahwa setiap karyawan perlu menjalankan suatu
tantangan baru dan pekerjaan yang bertambah tentu saja
membutuhkan
adanya
suatu
simultan
ataupun
daya
tarik.
Mengembangkan sistem kompensasi yang tepat dan efektif adalah
suatu program yang harus dijalankan sejak awal.
Tidak hanya di dalam perusahaan besar, manajemen SDM juga
sangat diperlukan bagi perusahaan kecil walaupun hanya berisikan
sedikit karyawan. Namun, karena cakupannya lebih kecil, terkadang
manajemen SDM yang ada di perusahaan kecil cenderung dikelola
oleh orang yang bukan pada bidangnya (misalnya manajer merangkap
HRD). Keadaan ini kemudian mengakibatkan kesalahan pada proses
manajemen SDM.
Beberapa kesalahan yang ditemui antara lain:
1. Terlalu Cepat Merekrut
Ketika ada sebuah posisi yang dibuka dalam perusahaan kecil,
itu berarti terjadi kekosongan karena ada karyawan yang resign.
Oleh karenanya akan dilakukan perekrutan dengan segera agar
bisnis tetap berjalan.
Sayangnya banyak manajer perekrutan di perusahaan kecil
yang langsung merasa mendapat tekanan besar sehingga tidak
teliti dalam mempekerjakan seseorang. Besar kemungkinan orang
tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan atau berkualitas namun
diterima hanya agar posisi yang kosong bisa terisi.
2. Tidak Mengalokasikan Sumber Daya yang Cukup Untuk Pelatihan
Setiap pelatihan membutuhkan waktu dan uang. Banyak
perusahaan kecil yang membuat kesalahan besar karena gagal
17
melatih karyawan dengan benar. Kegagalan untuk melatih dengan
benar dapat menyebabkan perusahaan kehilangan pelanggan,
membuat karyawan merasa tidak siap dan membebani keuangan
perusahaan.
3. Gagal Mengatasi Masalah Kinerja
Kekurangan karyawan akan kinerja dan perilaku menjadi
masalah bagi perusahaan manapun. Kegagalan untuk mengatasi
masalah kinerja dan perilaku secara tidak langsung akan
membenarkan perbuatan karyawan terkait. Hal ini kemudian
memunculkan perasaan tidak puas oleh karyawan yang bekerja
dengan baik.
4. Sembarangan Melakukan PHK
Banyak pengusaha kecil atau manajer yang memecat
karyawan berdasarkan hubungan pribadi atau masalah personal
lain yang tidak berhubungan dengan kinerja mereka. Jika
pemecatan dilakukan dengan alasan perusahaan tidak mampu
membayar gaji mereka, maka Anda wajib untuk memeriksa faktor
kinerja dan membuat keputusan logis.
Jika seorang karyawan perlu dipecat karena kinerja atau
perilaku yang tidak baik, penting
untuk mengesampingkan
perasaan pribadi dan fokus pada pemenuhan kebutuhan bisnis
terlebih dahulu.
5. Tidak Mematuhi Hukum Ketenagakerjaan
UU Ketenagakerjaan berlaku untuk semua bisnis apapun tanpa
terkecuali. Sementara itu UU lainnya berlaku dengan bisnis minimal
12 orang atau lebih dan selanjutnya. Setiap perusahaan wajib
mempelajari hukkum tersebut dan mengambil langkah-langkah
yang diperlukan untuk mematuhi semua hukum yang berlaku.
Pemilik usaha kecil harus menyadari hukum ketenagakerjaan
mengenai:
a. Diskriminasi
18
b. Cuti keluarga
c. Persyaratan upah minimum
d. Lembur
e. Standar keamanan
f. Cacat
6. Penggolongan Karyawan
Beberapa usaha kecil mengklasifikasikan karyawan sebagai
kontraktor untuk menghemat pajak, namun hal ini bisa menjadi
masalah besar jika ternyata data tak sesuai dengan hukum yang
berlaku. Anda bisa menerapkan hukum ketenagakerjaan yang
berbeda misalnya untuk karyawan kontrak dan tetap.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh
berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri
(internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi
(eksternal). Manfaat dan tujuan perencanaan akan memberikan nilainilai
positif
bagi
kepentingan
organisasi
atau
suatu
perusahaan. Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan
proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan
masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan
tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha
untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas
maupun kualitas.
19
Dalam
perencanaan
juga
terdapat
prosedur,
syarat-syarat
perencanaan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam proses
perencanaan.
B. Saran
Perencanaan sumber daya manusia merupakan hal yang sangat
penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia
yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan. Maka
sebaiknya dengan adanya SDM yang tersedia saat ini bisa digunakan
secara baik sehingga dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Serta
visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan dan
perusahaan bisa melakukan pengadaan karyawan secara tepat.
DAFTAR PUSTAKA
Buku Manajemen SDM oleh R.WAYNE MONDY
Buku Manajemen SDM oleh AKHMAD SEFUDIN
http://audidhanisya.blogspot.co.id/2016/01/makalah-perencanaansumber-daya-manusia.html
https://morinforent.wordpress.com/2014/11/29/manajemen-personalia/
https://bizzisoconsulting.com/2016/06/07/5-kesalahan-manajemensdm-yang-sulit-untuk-diperbaiki-oleh-perusahaan/
20