Manajemen Pengawasan Mutu.pdf

PENGAWASAN/PENGENDALIAN

PENGAWASAN/PENGENDALIAN

  Pengertian Pengendalian menurut Fayol adalah memeriksa apakah segala sesuatu terjadi sesuai perencanaan, instruksi, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan, yang bertujuan untuk menunjukkan kelemahan dan kesalahan serta memperbaiki dan mencegah terulang kembali.

   Pengendalian Karyawan

   Pengendalian Keuangan

   Pengendalian Produksi

   Pengendalian waktu

   Pengendalian Teknis

   Pengendalian Kebijaksanaan

   Pengendalian Penjualan

   Pengendalian Inventaris LANGKAH-LANGKAH 

  Menentukan standar

  

  Mengukur pelaksanaan/hasil yg dicapai

  

  Membandingkan pelaksaan dan standar dan menentukan penyimpangan bila ada

  

  Melakukan tindakan perbaikan

  

  Tercapainya tujuan

  

  Efisiensi pengawasan

  

  Tanggung jawab

  

  Terhadap masa depan

  

  Pengendalian Langsung

  

  Refleksi rencana

  

  Penyesuaian dengan organisasi

  

  Pengendalian individual

  

  Sesuai standar

  

  Pengendalian terhadap bagian strategis

  

  Kekecualian( bila keadaan berubah)

  

  Fleksibel

  

  Peninjauan kembali

PEMANTAUN FUNGSI

  

  PENGAWASAN LANGSUNG

  

  PENGAWASAN TIDAK LANGSUNG

  

  PENGAWASAN BERDASARKAN KEKECUALIAN (Bila ada kesalahan besar, secara langsung dan tidak langsung)

   Supervisi merupakan salah satu fungsi pokok

yang harus dilaksanakan oleh manajer, dan

merupakan cara pengendalian manajemen

untuk mencapai tujuan.

  

Supervisi adalah proses pemberian sumber-

sumber yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas dalam rangka pencapaian tujuan.

  ,

  

  Tujuan supervisi adalah pemenuhan & peningkatan kepuasan pelayanan pada pelanggan.

  

  Berfokus pada kebutuhan, ketrampilan, dan kemampuan karyawan untuk dapat melakukan tugasnya. ,

LANGKAH/ PRINSIP

   Dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. 

  Memerlukan pengetahuan dasar manajemen, ketrampilan hubungan antar manusia, kemampuan menerapkan prinsip manajemen dan kepemimpinan.

  

Fungsi supervisi diuraikan dengan jelas dan

terorganisir dan dinyatakan melalui petunjuk,

peraturan, atau kebijakan, uraian tugas/job

disc, standar.

   Supervisi adalah proses kerjasama yang

demokratis supervisor dan pelaksana/staf.

LANGKAH/ PRINSIP

   Supervisi menggunakan proses manajemen termasuk menerapkan visi, falsafah, tujuan, dan rencana yang spesifik untuk mencapai tujuan.

   Menciptakan lingkungan yang mendukung, komunikasi efektif, merangsang kreatifitas, dam motivasi.

  

Mempunyai tujuan utama atau akhir yang

memberi keamanan, hasil guna dan daya

guna pelayanan yang memberi kepuasan

pelanggan, karyawan, dan manajer.

SYARAT/ KOMPETENSI

  

Kompetensi memberikan pengarahan dan

petunjuk yang jelas

   Kompetensi memberi saran, nasihat dan dan

bantuan yang benar-benar dibutuhkan staf

   Kemampuan memberikan motivasi untuk semangat kerja staf

   Kompetensi memberi latihan dan bimbingan yang diperlukan staf

   Kompetensi memberi penilaian secara Peran dan Fungsi Supervisi Mempertahankan keseimbangan manajemen pelayanan, manajemen sumber daya dan manajemen _ anggaran yang tersedia.

  Manajemen Pelayanan. Supervisor terlibat dalam mendukung pelayanan, rencana program, implementasi, dan evaluasi sistem _ pelayanan.

  Manajemen Sumber Daya. Supervisor membantu seleksi, latihan dan

mempertahankan staf yang handal,membantu staf

menggunakan sumber dan fasilitas secara ekonomis.

PERAN DAN FUNGSI

   Manajemen Anggaran.

• Membantu menilai rencana keseluruhan dihubungkan dengan dana tahunan yang tersedia.
• Membantu mendapatkan informasi statistik untuk merencanakan anggaran.
• Memberi justifikasi proyeksi anggaran unit yang dikeloia

  

  Langsung: kegiatan yang sedang berlangsung, pendampingan dan memberi umpan baik

  

  Tidak langsung: laporan lisan maupun tertulis

MANAJEMEN MUTU

  

  Pengertian Mutu adalah gambaran

  

  total sifat dari suatu produk atau jasa

  

  pelayanan yang berhubungan dengan

  

  kemampuan untuk memberikan

  

  kebutuhan kepuasan (American Society

  

  for Quality Control)

  

Defenisi ini didasarkan atas elemen



  Mutu meliputi usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan

  

  Mutu mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan

  

  Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah ( misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa mutu perlu diperhatikan beberapa aspek

  

  Perhatian pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal.

  

  Memiliki obsesi yang tinggi terhadap mutu.

  

  Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Lanjutan 

  Membutuhkan kerja sama tim 

  Memperbaiki proses secara berkesinambungan 

  Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan 

  Memberikan kebebasan yang terkendali 

  Memiliki kesatuan tujuan 

  Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

   Mengurangi tingkat kesalahan. _ Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan _

Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi.

_ Mengurangi ketidakpuasan pelanggan. _ Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji. _ Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke pasar. _ Mingkatkan hasil/kapasitas.

  

Manfaat Program Jaminan Mutu.

   Meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan yang _ dilaksanakan oleh lembaga tersebut.

  Lebih terjaminnya efisiensi manajemen pelayanan _ lembaga tersebut.

  

Masyarakat akan menerima produk dan pelayanan

_ kesehatan yang sesuai dengan kebutuhannya.

  

Para petugas kesehatan akan lebih terlindungi jika terjadi gugatan hukum Sasaran Program Jaminan .

   Komponen masukan ( pelayanan. input )

  

  Komponen proses ( )

  process 

  Unsur keluaran ( )

  out put

  

  Input ( dana, tenaga dan sarana ) baik kuantitas maupun kualitasnya.

  

  Proses ( tindakan medis dan non medis ) Lingkungan ( kebijakan, organisasi dan manajemen

  Indikator Mutu Pelayanan Untuk Mengukur Tingkat Efisiensi Rumah Sakit  Unit Cost untuk rawat jalan. _ Jumlah penderita yang mengalami dekubitus. _ Jumlah penderita yang jatuh dari tempat tidur. _

  BOR _ TOI ( Turn Over Interval ) _ ALOS ( Average Length of Stay ) Indikator Mutu Yang Berkaitan 

  Jumlah keluhan dari pasien atau keluarganya.

   Surat pembaca dikoran.  Surat kaleng. 

  Surat masuk di kotak saran

  

  Survei tingkat kepuasan pengguna Indiktor Cakupan Playanan Sebuah RS terdiri dari

  

  Jumlah dan persentasi kunjungan rawat jalan / inap menurut jarak rumah sakit dan asal pasien.

  

  Jumlah pelayanan dan tindakan medik yaitu jumlah tindakan pembedahan dan jumlah kunjungan spesialis.

  

  Pemanfaatan oleh masyarakat

  

Indikator Mutu Yang Mengacu



  Pasien terjatuh darii tempat tidur / kamar mandi.

   Pasien diberi obat salah.  Tidak ada obat / alat emergensi. 

  Tak ada oksigen  Tak ada alat pengisap lendir. 

tak tersedia alat pemadam kebakaran.

 pemakaian obat tidak sesuai standar.

DEMENSI MUTU

   Waktu tunggu _

Keterbukaan/ transparansi

_

Sikap/ keramahan petugas

_ Kenyamanan _ Kemudahan _ Keamanan _ Profesional _ Komunikasi _ Kebersihan

LINGKRAN MUTU

  Plan

  Action Do Check TQM (Total Quality TQM adalah suatu manajemen model pengendalian mutu yang didasarkan pada partisipasi semua anggota tim dengan menempatkan kualitas sebagai sentral dengan tujuan memuaskan pelanggan dan mencapai keberhasilan organisasi dalam jangka panjang. Perbaikan yang dilakukan meliputi input, proses dan output.

  

  Deteksi Kesempatan: isu, keluhan, hasil monitor (pelayanan lambat)

  

  Definisi Masalah

  

  Identifikasi akar penyebab masalah

  

  Upaya pemulihan

  

Mutu tidak datang demikian saja, perlu direncanakan

atau dirancang :

1. Perencanaan Mutu.

  _ Mengidentifikasi siapa pelanggan. _ Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. _

Mengembangkan keistimewaan produk, merespon

kebutuhan pelanggan. _ Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk. _

Mengarahkan perencanaan kekegiatan operasional.

   2. Pengendalian Mutu.

  Kontrol Mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera setelah terjadi sehingga mutu dapat dipertahankan. _ Langkah kegiatan : _ Evaluasi kinerja dan kontrol produk.

  Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan _ produk.

  Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan mutu yang ada.

3. Peningkatan Mutu. Peningkatan mutu mencakup mempertahankan dan mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan yang menyangkut pelanggan internal dan ekstenal. Kegiatan

  _ peningkatan mutu ; Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya _ peningkatan mutu.

  

Identifikasi apa yang periu ditingkatkan dan proyek

_ peningkatan mutu. _ Meningkatkan tim proyek.

  Menyediakan tim dengan sumber daya, peiatihan, motivasi

CONTOH INSTRUMEN/ UPAYA

   STANDAR

  

SURVEY KEPUASAN PELANGGAN

  

BENCHMARKING: membandingkan dengan

perusahaan lain yang mempunyai produksi / jasa layanan yang lebih baik dengan berbagi kinerja dan informasi operasional untuk aktivitas berkelanjutan dalam mencapai tujuan organisasi

  Standar dibedakan atas dasar: 

  Standar Struktur yang berorientasi pada institusi (input) 

  

Standar Proses berorientasi pada

kinerja.

   Hasil yang berorientasi pada pelanggan (output).

  Tujuan dari Standar adalah : 

  Meningkatkan kuantitas Asuhan / Pelayanan.

   Menurunkan Biaya Kesehatan. 

  Melindungi karyawan dari kelalaian dalam melakukan tugas dan melindungi Pelanggan dari tindakan yang tidak

  _ Manfaat Standar :

Membantu dalam mengevaluasi dan meningkatkan

_ praktek pelayanan.

  Memberikan kepuasan kepada karyawan bila ia dapat _ memberikan Asuhan/ pelayanan yang baik.

  Memberikan kriteria yang obyektif untuk mengkaji _ hasil kerja karyawan. _ Menentukan kebutuhan tenaga di ruangan/unit Mengidentifikasi isi program orientasi dan pengembangan staf.

  

  INPUT PROSES OUTPUT baik baik baik baik jelek jelek jelek baik baik Penting : proses

  Terima

Kasih EVALUASI/

  

Penilaian Kinerja adalah

suatu upaya untuk melakukan penilaian hasil kerja/ prestasi .

TUJUAN/MANFAAT

   Mengetahui tingkat pencapaian dibandingkan dengan target

  

Melakukan identifikasi dan analisa masalah,

mencari penyebab serta hambatannya

   Dasar pembinaan

   Rekomendasi Pelatihan

   Promosi (peningkatan karir)/demosi (pemutusan)

  

  Obyektif

  

  Sesuai uraian tugas/ job deskripsi

  

  Rating Scale 1......2.....3......4

  

  Check List SS.....S.....K.....TP

  

  Critical Incident Method

  

  Field review method

  

  Performance test and observation

  

  MBO (Management By Obyective): setiap tingkat org. menetapkan tujuan,

TOLOK UKUR/ASPEK

   Kualitas Pekerjaan _ Kuantitas Pekerjaan _ Tanggung jawab _ Inisiatif _ Kecepatan bekerja _ Kemandirian _ Hubungan dengan staf lain _ Ketrampilan _ Pengetahuan

  

  SETIAP ENAM BULAN

  

  SETIAP TAHUN

  

  SEWAKTU-WAKTU BILA DIBUTUHKAN

PENILAIAN KINERJA DI

  INDIVIDU 

DP3/ PENILAIAN UMUM

   PENILAIAN JABATAN FUNGSIONAL LEMBAGA

  Akreditasi : - Input (standar)

• Proses (plaksanaan standar)
• Output (Indikator/ cakupan)

• - Out come (dampak: kepuasan)

MANAJEMEN MUTU

  

  Pengertian Mutu adalah gambaran

  

  total sifat dari suatu produk atau jasa

  

  pelayanan yang berhubungan dengan

  

  kemampuan untuk memberikan

  

  kebutuhan kepuasan (American Society

  

  for Quality Control)

  

Defenisi ini didasarkan atas elemen



  Mutu meliputi usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan

  

  Mutu mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan

  

  Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah ( misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa mutu perlu diperhatikan beberapa aspek

  

  Perhatian pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal.

  

  Memiliki obsesi yang tinggi terhadap mutu.

  

  Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Lanjutan 

  Membutuhkan kerja sama tim 

  Memperbaiki proses secara berkesinambungan 

  Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan 

  Memberikan kebebasan yang terkendali 

  Memiliki kesatuan tujuan 

  Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

   Mengurangi tingkat kesalahan. _ Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan _

Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi.

_ Mengurangi ketidakpuasan pelanggan. _ Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji. _ Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke pasar. _ Mingkatkan hasil/kapasitas.

  

Manfaat Program Jaminan Mutu.

   Meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan yang _ dilaksanakan oleh lembaga tersebut.

  Lebih terjaminnya efisiensi manajemen pelayanan _ lembaga tersebut.

  

Masyarakat akan menerima produk dan pelayanan

_ kesehatan yang sesuai dengan kebutuhannya.

  

Para petugas kesehatan akan lebih terlindungi jika terjadi gugatan hukum Sasaran Program Jaminan .

   Komponen masukan ( pelayanan. input )

  

  Komponen proses ( )

  process 

  Unsur keluaran ( )

  out put

  

  Input ( dana, tenaga dan sarana ) baik kuantitas maupun kualitasnya.

  

  Proses ( tindakan medis dan non medis ) Lingkungan ( kebijakan, organisasi dan manajemen

  Indikator Mutu Pelayanan Untuk Mengukur Tingkat Efisiensi Rumah Sakit  Unit Cost untuk rawat jalan. _ Jumlah penderita yang mengalami dekubitus. _ Jumlah penderita yang jatuh dari tempat tidur. _

  BOR _ TOI ( Turn Over Interval ) _ ALOS ( Average Length of Stay ) Indikator Mutu Yang Berkaitan 

  Jumlah keluhan dari pasien atau keluarganya.

   Surat pembaca dikoran.  Surat kaleng. 

  Surat masuk di kotak saran

  

  Survei tingkat kepuasan pengguna Indiktor Cakupan Playanan Sebuah RS terdiri dari

  

  Jumlah dan persentasi kunjungan rawat jalan / inap menurut jarak rumah sakit dan asal pasien.

  

  Jumlah pelayanan dan tindakan medik yaitu jumlah tindakan pembedahan dan jumlah kunjungan spesialis.

  

  Pemanfaatan oleh masyarakat

  

Indikator Mutu Yang Mengacu



  Pasien terjatuh darii tempat tidur / kamar mandi.

   Pasien diberi obat salah.  Tidak ada obat / alat emergensi. 

  Tak ada oksigen  Tak ada alat pengisap lendir. 

tak tersedia alat pemadam kebakaran.

 pemakaian obat tidak sesuai standar.

DEMENSI MUTU

   Waktu tunggu _

Keterbukaan/ transparansi

_

Sikap/ keramahan petugas

_ Kenyamanan _ Kemudahan _ Keamanan _ Profesional _ Komunikasi _ Kebersihan

LINGKRAN MUTU

  Plan

  Action Do Check TQM (Total Quality

  TQM adalah suatu manajemen model pengendalian mutu yang didasarkan pada partisipasi semua anggota tim dengan menempatkan kualitas

  sebagai sentral dengan tujuan memuaskan pelanggan dan

  mencapai keberhasilan organisasi dalam jangka panjang. Perbaikan yang

  

  Deteksi Kesempatan: isu, keluhan, hasil monitor (pelayanan lambat)

  

  Definisi Masalah

  

  Identifikasi akar penyebab masalah

  

  Upaya pemulihan

  

Mutu tidak datang demikian saja, perlu direncanakan

atau dirancang :

1. Perencanaan Mutu.

  _ Mengidentifikasi siapa pelanggan. _ Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. _

Mengembangkan keistimewaan produk, merespon

kebutuhan pelanggan. _ Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk. _

Mengarahkan perencanaan kekegiatan operasional.

   2. Pengendalian Mutu.

  Kontrol Mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera setelah terjadi sehingga mutu dapat dipertahankan. _ Langkah kegiatan : _ Evaluasi kinerja dan kontrol produk.

  Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan _ produk.

  Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan mutu yang ada.

3. Peningkatan Mutu. Peningkatan mutu mencakup mempertahankan dan mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan yang menyangkut pelanggan internal dan ekstenal. Kegiatan

  _ peningkatan mutu ; Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya _ peningkatan mutu.

  

Identifikasi apa yang periu ditingkatkan dan proyek

_ peningkatan mutu. _ Meningkatkan tim proyek.

  Menyediakan tim dengan sumber daya, peiatihan, motivasi

CONTOH INSTRUMEN/ UPAYA

  

  STANDAR

  

  SURVEY KEPUASAN PELANGGAN

  

  BENCHMARKING: membandingkan dengan perusahaan lain yang mempunyai produksi / jasa layanan yang lebih baik dengan berbagi kinerja dan informasi operasional untuk aktivitas berkelanjutan dalam mencapai

  Standar dibedakan atas dasar: 

  Standar Struktur yang berorientasi pada institusi (input) 

  

Standar Proses berorientasi pada

kinerja.

   Hasil yang berorientasi pada pelanggan (output).

  Tujuan dari Standar adalah : 

  Meningkatkan kuantitas Asuhan / Pelayanan.

   Menurunkan Biaya Kesehatan. 

  Melindungi karyawan dari kelalaian dalam melakukan tugas dan melindungi Pelanggan dari tindakan yang tidak

  _ Manfaat Standar :

Membantu dalam mengevaluasi dan meningkatkan

_ praktek pelayanan.

  Memberikan kepuasan kepada karyawan bila ia dapat _ memberikan Asuhan/ pelayanan yang baik.

  Memberikan kriteria yang obyektif untuk mengkaji _ hasil kerja karyawan. _ Menentukan kebutuhan tenaga di ruangan/unit Mengidentifikasi isi program orientasi dan pengembangan staf.

  

  INPUT PROSES OUTPUT baik baik baik baik jelek jelek jelek baik baik Penting : proses

  Terima

Kasih