MENINGKATKAN EFEKTIVITAS BUSINESS INTELL (1)
MENINGKATKAN
EFEKTIVITAS
BUSINESS
INTELLIGENCE
DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERUSAHAAN
Oerianto Guyandi, Prasetya Atyanto, Wensen Roselan
Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah Jakarta
11480, Indonesia
Abstrak
Pengambilan keputusan dapat men-drive perusahaan. Membuat sebuah keputusan yang tepat
akan membawa pada operasional yang lebih efisien dan membawa keuntungan lainnya.
Sehingga menjadi masuk akal jika perusahaan yang bisa mengambil keputusan dengan tepat
akan lebih sukses dimasa mendatang. Berangkat dari hal tersebut hadir Business Intelligence,
bagaimana BI menggunakan data di masa lampau dan saat ini untuk membuat keputusan
penting pada masa mendatang. Dalam jurnal ini akan dibahas bagaimana meningkatkan
efektivitas BI yang digunakan dalam pengambilan perusahaan, bagaimana beragam
pendekatan yang dilakukan BI dan efeknya pada perusahaan, serta bagaimana BI memiliki
relasi dengan teknologi pendukung lainnya. Sehingga pada akhirnya diharapkan efektivitas
BI dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih tepat guna bagi perusahaan.
1. Pendahuluan
Perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, tidak dapat lepas dari proses pengambilan
keputusan yang akan menentukan strategi bisnis perusahaan tersebut kedepannya.
Pengambilan keputusan ini dapat berlangsung dengan sangat cepat. Agar keputusan dapat
diambil dengan cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis, maka diperlukan informasi
yang akurat dan tepat. Tetapi seringkali laporan yang diterima oleh pengambil keputusan
adalah data yang detail dan rumit, sehingga butuh waktu cukup lama bagi pengambil
keputusan tersebut untuk memahami situasi bisnisnya. Tujuan utama dari sistem manajemen
suppor adalah untuk meningkatkan effekitviats pengambilan keputusan (Scott, J., 2004).
2. Business Intelligence
Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012), mendefinisikan Business Intelligence
(BI) sebagai seperangkat kemampuan, peralatan, teknik, dan solusi yang dapat membantu
manajer memahami situasi bisnis.
Business Intelligence (BI) dapat juga diartikan sebagai penggunaan seluruh sumber daya
perusahaan seperti data, aplikasi, manusia, dan proses untuk meningkatkan pengetahuan,
menerapkan dan melakukan pencapaian atas strategi perusahaan, dan beradaptasi dengan
dinamisme lingkungan (El Sheikh, A.A.R., & Alnoukari, M., (2016)).
Tujuan dari BI adalah untuk membantu mengatur aliran informasi yang luas baik di dalam
maupun diluar organisasi dengan mula-mula mengidentifikasi lalu memproses informasi
tersebut menjadi padat dan berguna bagi pengetahuan dan kecerdasan manajerial (Rouhani,
S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012)).
3. Metode Penelitian
Pertama-tama, akan dilakukan pengumpulan jurnal dan hasil penelitian berkenaan dengan
peranan BI dalam meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan di Perusahaan. Dari
jurnal tersebut akan dipilih yang relevan dan diklasifikasikan hasil dan pendekatannya. Lebih
lanjut akan dilakukan analisis dan diambil kesimpulan dari hasil penelitian ini.
4. Hasil Analisis dan Diskusi
Dalam lingkungan bisnis yang menantang saat ini, BI sangat penting bagi organisasi
untuk mengakses informasi yang berguna dan menjadi sumber pengetahuan. BI merupakan
konsep payung untuk alat, teknik dan solusi yang membantu manajer untuk memahami
situasi bisnis. BI adalah proses menggunakan informasi dan menganalisisnya dalam rangka
mendukung pengambilan keputusan dan dengan menggunakan metode yang spesifik dapat
membantu organisasi untuk memprediksi perilaku pesaing, pemasok, pelanggan dan
lingkungan agar tetap tumbuh
dan bertahan dalam perekonomian global (Rouhani, S.,
Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., 2012).
Saat ini definisi BI & Analytics bisa termasuk teknik, teknologi, sistem, praktek, metodologi,
dan aplikasi yang menganalisa critical business data untuk membantu sebuah organisasi
lebih memahami bisnis dan pasar, serta membuat keputusan bisnisnya. (Chen H, Chiang R,
Storey V., 2012).
Perusahaan-perusahaan dengan visi yang jelas dan kasus bisnis yang mapan, serta didukung
komitmen dan sponsor / dukungan dari sisi bisnis, lebih mungkin untuk berhasil dalam
pelaksanaan sistem BI. Penelitian menunjukkan penanganan CSF organisasi sangat penting
menentukan keberhasilan pelaksanaan sistem BI mereka. Sebaliknya, kasus gagal seringkali
terjadi karena lebih fokus terutama pada teknologi dan mengabaikan kebutuhan utama
organisasi. Memiliki CSF yang jelas adalah penting dan penelitian menunjukkan bahwa
dengan menempatkan kebutuhan organisasi lebih penting dari hal lainnya akan memiliki
tingkat keberhasilan penerapan penggunaan sistem BI yang lebih berdayaguna. (Yeoh, W,
Popovic, 2016).
Business Intelligence (BI) secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi kualitas
pengambilan keputusan manajerial. Hasil penelitan mengkonfirmasi bahwa kualitas
manajemen BI memiliki efek langsung dan / atau tidak langsung positif pada kualitas data,
kualitas informasi, dan ruang lingkup solusi BI.
Kami juga menemukan bahwa efek-efek ini, dalam kombinasi, ditranslasikan ke dalam efek
tidak langsung secara positif pada kualitas pengambilan keputusan manajerial. Secara khusus,
penelitian menunjukkan keterkaitan antara kualitas manajemen BI yang tepat (termasuk
termasuk pengelolaan kualitas data) dengan pengambilan keputusan yang berkualitas melalui
(a) kualitas data dan (b) kualitas informasi. Temuan ini juga mendukung faktor penentu
keberhasilan atau yang biasa disebut critical success factor (CSF) dengan memberikan bukti
pentingnya pengelolaan proyek BI yang tepat. Kualitas manajemen BI yang baik dapat
menghasilkan solusi BI yang lebih komprehensif dan penerapan aplikasi BI yang lebih kuat
di seluruh fungsi bisnis. Dan dapat disimpulkan bahwa organisasi yang memiliki sumber
daya untuk memungkinkan manajemen BI superior, ceteris paribus, akan mendapat manfaat
lebih dari solusi BI. (Wieder, B, Ossimitz, ML, 2015).
Data bisa menjadi sumber berharga untuk mendapatkan pengetahuan dan membuat keputusan
manajerial yang penting dalam ruang lingkup bisnis yang berbeda. Berdasarkan peningkatan
data didalam organisasi saat ini, penggunaan analisa data menjadi salah satu alat manajemen
modern. Tepat waktu dan membuat keputusan yang benar membutuhkan informasi yang
komprehensif, dimana hal tersebut tidak bisa dilakukan oleh laporan yang dihasilkan oleh
sistem informasi tradisional. (Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., 2012).
Management Dashboard, karena mengumpulkan semua data bersama dalam satu halaman
dan dapat digambarkan dengan mudah menggunakan grafik dan formulir untuk manajer dan
karyawan, merupakan alat yang berharga saat ini di lingkungan yang kompetitif. (Rouhani,
S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. 2012).
Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012), juga menyebutkan bahwa manajer suatu
perusahaan yang memanfaatkan penggunaan dashboard, dapat mengalokasikan waktunya
dengan efisien dan akurat untuk mengambil keputusan yang tepat, daripada membuang
waktunya untuk membaca isi dari laporan yang rumit dan detail sebelum mengambil
keputusan. Ada 3 pendekatan dalam menggunakan BI tergantung pada tujuan dan fokus yang
dibutuhkan:
Pendekatan manajerial dengan fokus pada pengembangan pembuat keputusan
manajemen.
Pendekatan teknikal yang berfokus pada alat-alat pendukung proses yang
berasosiasi dengan pendekatan manajemen
Pendekatan enable yang berfokus pada kemampuan nilai tambah dalam
mendukung informasi.
Visinescu (2015) menyimpulkan kondisi utama untuk suatu BI yang mempengaruhi
efektivitas pengambilan keputusan. Dengan peningkatan kualitas informasi yang disediakan
oleh BI, semakin tinggi tingkat penggunaan BI semakin positif kualitas keputusan yang
dihasilkan. Penggunaan BI hanya bermanfaat ketika informasi yang diberikan oleh BI
tersebut berkualitas tinggi, dan organisasi harus berhati-hati dalam agresif mempromosikan
penggunaan ekstensif BI dengan hanya menggunakan informasi berkualitas tinggi yang
diberikan oleh BI. Khususnya tingkat penggunaan BI memperkuat efek kualitas informasi
pada kualitas keputusan, sehingga BI perlu digunakan dengan tepat agar memberikan dampak
positif.
Temuan Visinescu (2015) menunjukkan bahwa efek positif dari informasi kualitas pada
kualitas keputusan menjadi berkurang untuk problem yang lebih kompleks daripada untuk
problem sederhana.
Studi lain empiris yang menarik adalah dilakukan oleh peneliti Spanyol baru-baru ini
mempelajari Strategic Performance Management Sistem - SPMS dan efeknya pada kinerja
perusahaan dalam hal strategi perencanaan dan pengambilan keputusan strategi.
Studi
menunjukkan bukti korelasi positif antara SPMS dan kinerja perusahaan dalam lingkungan
yang sangat dinamis ( Rajnoha R, 2016).
Biaya untuk melakukan implementasi BI tidak sedikit, terutama disebabkan oleh tingginya
permintaan pada keamanan informasi, komunikasi, dan teknologi atau yang biasa disebut
ICT. Tingginya biaya ini disebabkan oleh penggunaan sumber daya yang tidak tepat dan
infrastruktur ICT yang
Kubina M., Koman G., dan Kubinova I., (2015). Dalam risetnya menyimpulkan, ada 3
pilihan yang dapat digunakan untuk memaksimalkan/meningkatkan efisiensi dari penggunaan
BI di perusahaan-perusahaan, yaitu sebagai berikut;
Menyediakan sistem yang didalamnya tertanam software pendukung
Mengintegrasikan perangkat-perangkat mobile,
Mengintegrasikan teknologi untuk memroses beragam jenis data
Menurut Popovič (2016), dengan menggunakan penelitian sebelumnya, dilakukan pendekatan
baru untuk penilaian kriteria keberhasilan implementasi sistem BI sehingga dapat
memberikan pemahaman kontekstual lebih baik dari Critical Success Factor untuk
menerapkan sistem BI. Ada dua dimensi kunci keberhasilan yang perlu diperhitungkan:
kinerja proses (yaitu, seberapa baik proses implementasi sistem BI berjalan), dan kinerja
infrastruktur (yaitu, kualitas sistem dan outputnya).
Popovič (2016) mengusulkan,
penilaian yang terpisah atas
masing-masing dimensi
diperlukan karena dimensi ini tidak selalu berkorelasi. Untuk menggambarkan, sangat
mungkin untuk proyek sistem BI yang terlambat atau overbudget tetapi implementasi
sistemnya mencapai output informasi yang berkualitas tinggi. Sebaliknya, proyek yang sesuai
budget dan tepat waktu dapat memberikan kualitas yang buruk.
Kinerja proses dapat dinilai dari segi jadwal waktu dan pertimbangan anggaran. Jadwal
waktu terdiri dari periode sampai mengimplementasikan versi awal dari sistem, sedangkan
kriteria anggaran meliputi biaya pengembangan dan pemeliharaan sampai dengan sistem
sesuai, atau dalam batas yang wajar. Kinerja Infrastruktur memiliki kesejajaran dengan tiga
dimensi utama dari model keberhasilan IS, yaitu, kualitas sistem, kualitas informasi
kualitas, dan penggunaan sistem. Kualitas sistem mencerminkan karakteristik kinerja
pengolahan sistem informasi itu sendiri, dan dinilai melalui fleksibilitas sistem, skalabilitas,
dan kemampuan untuk mengintegrasikan data. Kualitas informasi mengacu pada akurasi,
kelengkapan, ketepatan waktu, relevansi, konsistensi, dan kegunaan dari informasi yang
diberikan oleh sistem. Penggunaan sistem dipandang sebagai "konsumsi penerima
output dari suatu sistem informasi " (Popovič, 2016).
Popovič (2016) menyimpulkan Critical Success Factor dalam penerapan sistem BI adalah
sebagai berikut:
4.1 Software Security Support
Dalam pengembangan software atau hardware, seringkali dibuat software dengan
pendekatan baru untuk mengelola dan menampilkan data. Software baru ini adalah salah satu
syarat untuk meningkatkan efektivitas dari BI.
Sebagai contoh, solusi perangkat lunak untuk sistem BI yang berdasarkan platform SAP,
termasuk aplikasi SAP Lumira. Aplikasi ini dibagi menjadi beberapa karakter berdasarkan
generasi laporan grafik dari beberapa sumber data. Data dapat direkam dari aplikasi
Microsoft Excel, atau langsung dari basis data relasional. Dengan ini, memungkinkan untuk
membuat laporan grafis yang intuitif berdasarkan pada analisis OLAP dengan visualisasi
point-and-click dan antarmuka drag-and-drop yang terkenal, sebagai contoh, lihat gambar 1.
Gbr. 1. Ringkasan berbentuk grafik pada SAP Lumira berdasarkan analisis OLAP
Keuntungan tambahan dari solusi perangkat lunak ini dapat berupa penggunaan sederhana,
seperti pengguna tidak mengetahui bahasa pemrograman apapun, data dapat diproses secara
offline, tersambung ke perangkat mobile, kemungkinan untuk menerbitkan hasil dari analisis
SAP Lumira, dan masih banyak lagi.
Implementasi dari solusi perangkat lunak ini ke BI dapat meningkatkan performa kerja
karyawan, meningkatkan ketersediaan laporan yang dihasilkan untuk kepentingan
pengambilan keputusan, dan menambahkan kualitas dari eksekutif pengambil keputusan
melalui laporan grafik yang mudah dimengerti.
4.2 Integrasi dari perangkat-perangkat mobile
Karena kemajuan teknologi software dan hardware dari perangkat-perangkat mobile,
sekarang perangkat-perangkat seperti tablet, smartphone dan sebagainya dapat berfungsi
sebagai bagian dari proses bisnis.
Dari yang terdahulu, integrasi BI ke perangkat-perangkat mobile mempunyai peran
penting untuk meningkatkan efisiensi BI di masa depan.
Integrasi BI ke perangkat-perangkat mobile memungkinkan manajer untuk mengakses
data dan laporan perusahaan diluar kantor melalui fasilitas yang selalu tersedia. Dengan
cara ini memungkinkan juga untuk mendorong komunikasi antara manajer dengan analis
sepanjang waktu. Lewat perangkat-perangkat mobile dan aplikasi yang diperlukan,
memungkinkan untuk membuat dashboard BI yang digunakan untuk mengawasi
performa bisnis. Sebagai contoh, lihat gambar 2.
Gbr. 2. Area kerja sistem BI (SAP) untuk plaform Android
4.3 Integrasi teknologi untuk mengolah berbagai macam data
Perubahan yang sangat cepat dari teknologi komunikasi dan informasi yang tercatat
beberapa tahun belakangan ini menyebabkan peningkatan dari jumlah data di perusahaan
tiap tahunnya berkisar antara 40 – 50%. Agar pengolahan data yang semakin besar dapat
berjalan dengan efektif dan menghasilkan informasi yang akurat bagi pengambil
keputusan, beberapa perusahaan sudah menggunakan teknologi pengolahan data baru
yaitu Big Data (BD). Justru karena penggalian informasi dari data baik yang terstruktur
maupun semi-terstruktur, mengintegrasikan BI merupakan langkah yang tepat dalam
menangani Big Data. Sebagai contoh, lihat Gambar 3.
Big Data menggambarkan data yang terlalu besar, terlalu cepat, dan terlalu sulit untuk
diproses menggunakan teknologi yang ada saat ini. Terlalu banyak berarti perusahaan
harus terus menangani data dalam ukuran sangat besar yang diturunkan dari laporan,
sistem transaksi, sensor, dan sebagainya. Terlalu cepat, mengedepankan pemrosesan data
yang sangat cepat, sebagai contoh pendeteksian penipuan pada titik penjualan, atau
pendeteksian dari iklan yang akan disediakan untuk pengguna pada suatu website. Terlalu
sulit, hal ini juga berupa pengolahan data untuk pembuatan beberapa analisa spesifik yang
tidak dapat disediakan oleh instrumen lain. (Madden, 2012).
Gbr 3. Integrasi BI dan BD oleh IBM
Teknologi Big Data dapat digunakan hampir di semua area dan sector bisnis. Penggunaan
Big Data dikombinasikan dengan business intelligence dapat menghasilkan beberapa
benefit bagi perusahaan seperti berikut ini:
Mendapatkan keuntungan yang kompetitif
Menghemat biaya
Optimalisasi proses bisnis
Dapat memprediksi tingkah laku konsumen
Pendeteksian penipuan
Target iklan yang lebih baik dan jelas
Memahami secara akurat kebutuhan dan kemauan konsumen
Menawarkan produk dan jasa yang spesifik kepada konsumen yang spesifik juga
5. Kesimpulan
Sistem BI memiliki potensi yang besar dalam mengolah dan menganalisa data yang
dihasilkan oleh perusahaan dari berbagai sumber. Melalui data bisa didapatkan berbagai
macam informasi penting, bahkan bisa digunakan untuk mencapai keuntungan kompetitif
lain. Dan pada akhirnya hal ini menjadi sebuah kebutuhan bagaimana untuk terus
meningkatkan efektifitas system agar output yang dihasilkan bisa maksimal dan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam efektivitas penerapan BI, desain kebutuhan organisasi menjadi lebih penting
ketimbang teknologi itu sendiri. Kualitas data menjadi struktur dasar bagaimana
keberhasilan BI menentukan efektivitas pengambilan keputusan dalam perusahaan,
karena BI lahir dari perpaduan antara proses, data, hardware/software menjadi satu
kesatuan, namun pada akhirnya teknologi dengan cepat akan berevolusi tetapi hal
fundamental seperti sumber data yang tepat menjadi sangat penting agar tujuan utama
seperti efisiensi waktu, akurat, bernilai tinggi, dan informasi yang actionable bisa dicapai.
Karena kompleksitas dari sistem BI dan penggunaannya pada perusahaan di masa
mendatang, oleh karena itu perlu terus dikembangkan menjadi sebuah bentuk solusi baru,
ditambah juga dengan integrasi teknologi baru. Dengan cara ini, perusahaan diharapkan
dapat mencapai efektivitas lain seperti pengurangan biaya keseluruhan, penghapusan
downtime, mendapatkan keuntungan kompetitif, meningkatkan keterampilan karyawan,
untuk menemukan peluang baru dan keuntungan lain.
Referensi
1. Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., “Review Study: Business Intelligence
Concepts and Approaches”, American Journal of Scientific Research, (2012), pp. 6275.
2. El Sheikh, A.A.R., & Alnoukari, M., “Business Intelligence and Agile Methodologies
for Knowledge-Based Organizations: Cross-Disciplinary Applications”, IGI Global,
(2016).
3. Yeoh, W, Popovic, A. Extending the Understanding of Critical Success Factors
for Implementing Business Intelligence Systems. Journal of the Association for
Information Science and Technology. January 2016.
4. Wieder, B, Ossimitz, ML. The impact of Business Intelligence on the quality of
decision making – a mediation model. Conference on Enterprise Information
Systems / CENTERIS 2015.
5. Chen H, Chiang R, Storey V. Business Intelligence and Analytics: From Big Data to
Big Impact. MIS Quarterly. (2012), 36(4):11, 65-88.
6. Scott, J., Globe, A., and Schiffer, K Jungles and Gardens: The Evolution of
Knowledge Management at J.D. Edwards. MIS Quarterly Executive, (2004), 37-52.
7. Visinescu, L, Sidovora, A. Improvinng Decision Qulaity: The Role of Business
Intelligence. Journal of Computer Information System, December 2015
8. Rajnoha, R. et al. Business Intelligence as Key Information and Knowledge Tool for
Strategic Business Performance Management. Information Management, 2016.
EFEKTIVITAS
BUSINESS
INTELLIGENCE
DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERUSAHAAN
Oerianto Guyandi, Prasetya Atyanto, Wensen Roselan
Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah Jakarta
11480, Indonesia
Abstrak
Pengambilan keputusan dapat men-drive perusahaan. Membuat sebuah keputusan yang tepat
akan membawa pada operasional yang lebih efisien dan membawa keuntungan lainnya.
Sehingga menjadi masuk akal jika perusahaan yang bisa mengambil keputusan dengan tepat
akan lebih sukses dimasa mendatang. Berangkat dari hal tersebut hadir Business Intelligence,
bagaimana BI menggunakan data di masa lampau dan saat ini untuk membuat keputusan
penting pada masa mendatang. Dalam jurnal ini akan dibahas bagaimana meningkatkan
efektivitas BI yang digunakan dalam pengambilan perusahaan, bagaimana beragam
pendekatan yang dilakukan BI dan efeknya pada perusahaan, serta bagaimana BI memiliki
relasi dengan teknologi pendukung lainnya. Sehingga pada akhirnya diharapkan efektivitas
BI dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih tepat guna bagi perusahaan.
1. Pendahuluan
Perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, tidak dapat lepas dari proses pengambilan
keputusan yang akan menentukan strategi bisnis perusahaan tersebut kedepannya.
Pengambilan keputusan ini dapat berlangsung dengan sangat cepat. Agar keputusan dapat
diambil dengan cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis, maka diperlukan informasi
yang akurat dan tepat. Tetapi seringkali laporan yang diterima oleh pengambil keputusan
adalah data yang detail dan rumit, sehingga butuh waktu cukup lama bagi pengambil
keputusan tersebut untuk memahami situasi bisnisnya. Tujuan utama dari sistem manajemen
suppor adalah untuk meningkatkan effekitviats pengambilan keputusan (Scott, J., 2004).
2. Business Intelligence
Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012), mendefinisikan Business Intelligence
(BI) sebagai seperangkat kemampuan, peralatan, teknik, dan solusi yang dapat membantu
manajer memahami situasi bisnis.
Business Intelligence (BI) dapat juga diartikan sebagai penggunaan seluruh sumber daya
perusahaan seperti data, aplikasi, manusia, dan proses untuk meningkatkan pengetahuan,
menerapkan dan melakukan pencapaian atas strategi perusahaan, dan beradaptasi dengan
dinamisme lingkungan (El Sheikh, A.A.R., & Alnoukari, M., (2016)).
Tujuan dari BI adalah untuk membantu mengatur aliran informasi yang luas baik di dalam
maupun diluar organisasi dengan mula-mula mengidentifikasi lalu memproses informasi
tersebut menjadi padat dan berguna bagi pengetahuan dan kecerdasan manajerial (Rouhani,
S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012)).
3. Metode Penelitian
Pertama-tama, akan dilakukan pengumpulan jurnal dan hasil penelitian berkenaan dengan
peranan BI dalam meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan di Perusahaan. Dari
jurnal tersebut akan dipilih yang relevan dan diklasifikasikan hasil dan pendekatannya. Lebih
lanjut akan dilakukan analisis dan diambil kesimpulan dari hasil penelitian ini.
4. Hasil Analisis dan Diskusi
Dalam lingkungan bisnis yang menantang saat ini, BI sangat penting bagi organisasi
untuk mengakses informasi yang berguna dan menjadi sumber pengetahuan. BI merupakan
konsep payung untuk alat, teknik dan solusi yang membantu manajer untuk memahami
situasi bisnis. BI adalah proses menggunakan informasi dan menganalisisnya dalam rangka
mendukung pengambilan keputusan dan dengan menggunakan metode yang spesifik dapat
membantu organisasi untuk memprediksi perilaku pesaing, pemasok, pelanggan dan
lingkungan agar tetap tumbuh
dan bertahan dalam perekonomian global (Rouhani, S.,
Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., 2012).
Saat ini definisi BI & Analytics bisa termasuk teknik, teknologi, sistem, praktek, metodologi,
dan aplikasi yang menganalisa critical business data untuk membantu sebuah organisasi
lebih memahami bisnis dan pasar, serta membuat keputusan bisnisnya. (Chen H, Chiang R,
Storey V., 2012).
Perusahaan-perusahaan dengan visi yang jelas dan kasus bisnis yang mapan, serta didukung
komitmen dan sponsor / dukungan dari sisi bisnis, lebih mungkin untuk berhasil dalam
pelaksanaan sistem BI. Penelitian menunjukkan penanganan CSF organisasi sangat penting
menentukan keberhasilan pelaksanaan sistem BI mereka. Sebaliknya, kasus gagal seringkali
terjadi karena lebih fokus terutama pada teknologi dan mengabaikan kebutuhan utama
organisasi. Memiliki CSF yang jelas adalah penting dan penelitian menunjukkan bahwa
dengan menempatkan kebutuhan organisasi lebih penting dari hal lainnya akan memiliki
tingkat keberhasilan penerapan penggunaan sistem BI yang lebih berdayaguna. (Yeoh, W,
Popovic, 2016).
Business Intelligence (BI) secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi kualitas
pengambilan keputusan manajerial. Hasil penelitan mengkonfirmasi bahwa kualitas
manajemen BI memiliki efek langsung dan / atau tidak langsung positif pada kualitas data,
kualitas informasi, dan ruang lingkup solusi BI.
Kami juga menemukan bahwa efek-efek ini, dalam kombinasi, ditranslasikan ke dalam efek
tidak langsung secara positif pada kualitas pengambilan keputusan manajerial. Secara khusus,
penelitian menunjukkan keterkaitan antara kualitas manajemen BI yang tepat (termasuk
termasuk pengelolaan kualitas data) dengan pengambilan keputusan yang berkualitas melalui
(a) kualitas data dan (b) kualitas informasi. Temuan ini juga mendukung faktor penentu
keberhasilan atau yang biasa disebut critical success factor (CSF) dengan memberikan bukti
pentingnya pengelolaan proyek BI yang tepat. Kualitas manajemen BI yang baik dapat
menghasilkan solusi BI yang lebih komprehensif dan penerapan aplikasi BI yang lebih kuat
di seluruh fungsi bisnis. Dan dapat disimpulkan bahwa organisasi yang memiliki sumber
daya untuk memungkinkan manajemen BI superior, ceteris paribus, akan mendapat manfaat
lebih dari solusi BI. (Wieder, B, Ossimitz, ML, 2015).
Data bisa menjadi sumber berharga untuk mendapatkan pengetahuan dan membuat keputusan
manajerial yang penting dalam ruang lingkup bisnis yang berbeda. Berdasarkan peningkatan
data didalam organisasi saat ini, penggunaan analisa data menjadi salah satu alat manajemen
modern. Tepat waktu dan membuat keputusan yang benar membutuhkan informasi yang
komprehensif, dimana hal tersebut tidak bisa dilakukan oleh laporan yang dihasilkan oleh
sistem informasi tradisional. (Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., 2012).
Management Dashboard, karena mengumpulkan semua data bersama dalam satu halaman
dan dapat digambarkan dengan mudah menggunakan grafik dan formulir untuk manajer dan
karyawan, merupakan alat yang berharga saat ini di lingkungan yang kompetitif. (Rouhani,
S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. 2012).
Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012), juga menyebutkan bahwa manajer suatu
perusahaan yang memanfaatkan penggunaan dashboard, dapat mengalokasikan waktunya
dengan efisien dan akurat untuk mengambil keputusan yang tepat, daripada membuang
waktunya untuk membaca isi dari laporan yang rumit dan detail sebelum mengambil
keputusan. Ada 3 pendekatan dalam menggunakan BI tergantung pada tujuan dan fokus yang
dibutuhkan:
Pendekatan manajerial dengan fokus pada pengembangan pembuat keputusan
manajemen.
Pendekatan teknikal yang berfokus pada alat-alat pendukung proses yang
berasosiasi dengan pendekatan manajemen
Pendekatan enable yang berfokus pada kemampuan nilai tambah dalam
mendukung informasi.
Visinescu (2015) menyimpulkan kondisi utama untuk suatu BI yang mempengaruhi
efektivitas pengambilan keputusan. Dengan peningkatan kualitas informasi yang disediakan
oleh BI, semakin tinggi tingkat penggunaan BI semakin positif kualitas keputusan yang
dihasilkan. Penggunaan BI hanya bermanfaat ketika informasi yang diberikan oleh BI
tersebut berkualitas tinggi, dan organisasi harus berhati-hati dalam agresif mempromosikan
penggunaan ekstensif BI dengan hanya menggunakan informasi berkualitas tinggi yang
diberikan oleh BI. Khususnya tingkat penggunaan BI memperkuat efek kualitas informasi
pada kualitas keputusan, sehingga BI perlu digunakan dengan tepat agar memberikan dampak
positif.
Temuan Visinescu (2015) menunjukkan bahwa efek positif dari informasi kualitas pada
kualitas keputusan menjadi berkurang untuk problem yang lebih kompleks daripada untuk
problem sederhana.
Studi lain empiris yang menarik adalah dilakukan oleh peneliti Spanyol baru-baru ini
mempelajari Strategic Performance Management Sistem - SPMS dan efeknya pada kinerja
perusahaan dalam hal strategi perencanaan dan pengambilan keputusan strategi.
Studi
menunjukkan bukti korelasi positif antara SPMS dan kinerja perusahaan dalam lingkungan
yang sangat dinamis ( Rajnoha R, 2016).
Biaya untuk melakukan implementasi BI tidak sedikit, terutama disebabkan oleh tingginya
permintaan pada keamanan informasi, komunikasi, dan teknologi atau yang biasa disebut
ICT. Tingginya biaya ini disebabkan oleh penggunaan sumber daya yang tidak tepat dan
infrastruktur ICT yang
Kubina M., Koman G., dan Kubinova I., (2015). Dalam risetnya menyimpulkan, ada 3
pilihan yang dapat digunakan untuk memaksimalkan/meningkatkan efisiensi dari penggunaan
BI di perusahaan-perusahaan, yaitu sebagai berikut;
Menyediakan sistem yang didalamnya tertanam software pendukung
Mengintegrasikan perangkat-perangkat mobile,
Mengintegrasikan teknologi untuk memroses beragam jenis data
Menurut Popovič (2016), dengan menggunakan penelitian sebelumnya, dilakukan pendekatan
baru untuk penilaian kriteria keberhasilan implementasi sistem BI sehingga dapat
memberikan pemahaman kontekstual lebih baik dari Critical Success Factor untuk
menerapkan sistem BI. Ada dua dimensi kunci keberhasilan yang perlu diperhitungkan:
kinerja proses (yaitu, seberapa baik proses implementasi sistem BI berjalan), dan kinerja
infrastruktur (yaitu, kualitas sistem dan outputnya).
Popovič (2016) mengusulkan,
penilaian yang terpisah atas
masing-masing dimensi
diperlukan karena dimensi ini tidak selalu berkorelasi. Untuk menggambarkan, sangat
mungkin untuk proyek sistem BI yang terlambat atau overbudget tetapi implementasi
sistemnya mencapai output informasi yang berkualitas tinggi. Sebaliknya, proyek yang sesuai
budget dan tepat waktu dapat memberikan kualitas yang buruk.
Kinerja proses dapat dinilai dari segi jadwal waktu dan pertimbangan anggaran. Jadwal
waktu terdiri dari periode sampai mengimplementasikan versi awal dari sistem, sedangkan
kriteria anggaran meliputi biaya pengembangan dan pemeliharaan sampai dengan sistem
sesuai, atau dalam batas yang wajar. Kinerja Infrastruktur memiliki kesejajaran dengan tiga
dimensi utama dari model keberhasilan IS, yaitu, kualitas sistem, kualitas informasi
kualitas, dan penggunaan sistem. Kualitas sistem mencerminkan karakteristik kinerja
pengolahan sistem informasi itu sendiri, dan dinilai melalui fleksibilitas sistem, skalabilitas,
dan kemampuan untuk mengintegrasikan data. Kualitas informasi mengacu pada akurasi,
kelengkapan, ketepatan waktu, relevansi, konsistensi, dan kegunaan dari informasi yang
diberikan oleh sistem. Penggunaan sistem dipandang sebagai "konsumsi penerima
output dari suatu sistem informasi " (Popovič, 2016).
Popovič (2016) menyimpulkan Critical Success Factor dalam penerapan sistem BI adalah
sebagai berikut:
4.1 Software Security Support
Dalam pengembangan software atau hardware, seringkali dibuat software dengan
pendekatan baru untuk mengelola dan menampilkan data. Software baru ini adalah salah satu
syarat untuk meningkatkan efektivitas dari BI.
Sebagai contoh, solusi perangkat lunak untuk sistem BI yang berdasarkan platform SAP,
termasuk aplikasi SAP Lumira. Aplikasi ini dibagi menjadi beberapa karakter berdasarkan
generasi laporan grafik dari beberapa sumber data. Data dapat direkam dari aplikasi
Microsoft Excel, atau langsung dari basis data relasional. Dengan ini, memungkinkan untuk
membuat laporan grafis yang intuitif berdasarkan pada analisis OLAP dengan visualisasi
point-and-click dan antarmuka drag-and-drop yang terkenal, sebagai contoh, lihat gambar 1.
Gbr. 1. Ringkasan berbentuk grafik pada SAP Lumira berdasarkan analisis OLAP
Keuntungan tambahan dari solusi perangkat lunak ini dapat berupa penggunaan sederhana,
seperti pengguna tidak mengetahui bahasa pemrograman apapun, data dapat diproses secara
offline, tersambung ke perangkat mobile, kemungkinan untuk menerbitkan hasil dari analisis
SAP Lumira, dan masih banyak lagi.
Implementasi dari solusi perangkat lunak ini ke BI dapat meningkatkan performa kerja
karyawan, meningkatkan ketersediaan laporan yang dihasilkan untuk kepentingan
pengambilan keputusan, dan menambahkan kualitas dari eksekutif pengambil keputusan
melalui laporan grafik yang mudah dimengerti.
4.2 Integrasi dari perangkat-perangkat mobile
Karena kemajuan teknologi software dan hardware dari perangkat-perangkat mobile,
sekarang perangkat-perangkat seperti tablet, smartphone dan sebagainya dapat berfungsi
sebagai bagian dari proses bisnis.
Dari yang terdahulu, integrasi BI ke perangkat-perangkat mobile mempunyai peran
penting untuk meningkatkan efisiensi BI di masa depan.
Integrasi BI ke perangkat-perangkat mobile memungkinkan manajer untuk mengakses
data dan laporan perusahaan diluar kantor melalui fasilitas yang selalu tersedia. Dengan
cara ini memungkinkan juga untuk mendorong komunikasi antara manajer dengan analis
sepanjang waktu. Lewat perangkat-perangkat mobile dan aplikasi yang diperlukan,
memungkinkan untuk membuat dashboard BI yang digunakan untuk mengawasi
performa bisnis. Sebagai contoh, lihat gambar 2.
Gbr. 2. Area kerja sistem BI (SAP) untuk plaform Android
4.3 Integrasi teknologi untuk mengolah berbagai macam data
Perubahan yang sangat cepat dari teknologi komunikasi dan informasi yang tercatat
beberapa tahun belakangan ini menyebabkan peningkatan dari jumlah data di perusahaan
tiap tahunnya berkisar antara 40 – 50%. Agar pengolahan data yang semakin besar dapat
berjalan dengan efektif dan menghasilkan informasi yang akurat bagi pengambil
keputusan, beberapa perusahaan sudah menggunakan teknologi pengolahan data baru
yaitu Big Data (BD). Justru karena penggalian informasi dari data baik yang terstruktur
maupun semi-terstruktur, mengintegrasikan BI merupakan langkah yang tepat dalam
menangani Big Data. Sebagai contoh, lihat Gambar 3.
Big Data menggambarkan data yang terlalu besar, terlalu cepat, dan terlalu sulit untuk
diproses menggunakan teknologi yang ada saat ini. Terlalu banyak berarti perusahaan
harus terus menangani data dalam ukuran sangat besar yang diturunkan dari laporan,
sistem transaksi, sensor, dan sebagainya. Terlalu cepat, mengedepankan pemrosesan data
yang sangat cepat, sebagai contoh pendeteksian penipuan pada titik penjualan, atau
pendeteksian dari iklan yang akan disediakan untuk pengguna pada suatu website. Terlalu
sulit, hal ini juga berupa pengolahan data untuk pembuatan beberapa analisa spesifik yang
tidak dapat disediakan oleh instrumen lain. (Madden, 2012).
Gbr 3. Integrasi BI dan BD oleh IBM
Teknologi Big Data dapat digunakan hampir di semua area dan sector bisnis. Penggunaan
Big Data dikombinasikan dengan business intelligence dapat menghasilkan beberapa
benefit bagi perusahaan seperti berikut ini:
Mendapatkan keuntungan yang kompetitif
Menghemat biaya
Optimalisasi proses bisnis
Dapat memprediksi tingkah laku konsumen
Pendeteksian penipuan
Target iklan yang lebih baik dan jelas
Memahami secara akurat kebutuhan dan kemauan konsumen
Menawarkan produk dan jasa yang spesifik kepada konsumen yang spesifik juga
5. Kesimpulan
Sistem BI memiliki potensi yang besar dalam mengolah dan menganalisa data yang
dihasilkan oleh perusahaan dari berbagai sumber. Melalui data bisa didapatkan berbagai
macam informasi penting, bahkan bisa digunakan untuk mencapai keuntungan kompetitif
lain. Dan pada akhirnya hal ini menjadi sebuah kebutuhan bagaimana untuk terus
meningkatkan efektifitas system agar output yang dihasilkan bisa maksimal dan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam efektivitas penerapan BI, desain kebutuhan organisasi menjadi lebih penting
ketimbang teknologi itu sendiri. Kualitas data menjadi struktur dasar bagaimana
keberhasilan BI menentukan efektivitas pengambilan keputusan dalam perusahaan,
karena BI lahir dari perpaduan antara proses, data, hardware/software menjadi satu
kesatuan, namun pada akhirnya teknologi dengan cepat akan berevolusi tetapi hal
fundamental seperti sumber data yang tepat menjadi sangat penting agar tujuan utama
seperti efisiensi waktu, akurat, bernilai tinggi, dan informasi yang actionable bisa dicapai.
Karena kompleksitas dari sistem BI dan penggunaannya pada perusahaan di masa
mendatang, oleh karena itu perlu terus dikembangkan menjadi sebuah bentuk solusi baru,
ditambah juga dengan integrasi teknologi baru. Dengan cara ini, perusahaan diharapkan
dapat mencapai efektivitas lain seperti pengurangan biaya keseluruhan, penghapusan
downtime, mendapatkan keuntungan kompetitif, meningkatkan keterampilan karyawan,
untuk menemukan peluang baru dan keuntungan lain.
Referensi
1. Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., “Review Study: Business Intelligence
Concepts and Approaches”, American Journal of Scientific Research, (2012), pp. 6275.
2. El Sheikh, A.A.R., & Alnoukari, M., “Business Intelligence and Agile Methodologies
for Knowledge-Based Organizations: Cross-Disciplinary Applications”, IGI Global,
(2016).
3. Yeoh, W, Popovic, A. Extending the Understanding of Critical Success Factors
for Implementing Business Intelligence Systems. Journal of the Association for
Information Science and Technology. January 2016.
4. Wieder, B, Ossimitz, ML. The impact of Business Intelligence on the quality of
decision making – a mediation model. Conference on Enterprise Information
Systems / CENTERIS 2015.
5. Chen H, Chiang R, Storey V. Business Intelligence and Analytics: From Big Data to
Big Impact. MIS Quarterly. (2012), 36(4):11, 65-88.
6. Scott, J., Globe, A., and Schiffer, K Jungles and Gardens: The Evolution of
Knowledge Management at J.D. Edwards. MIS Quarterly Executive, (2004), 37-52.
7. Visinescu, L, Sidovora, A. Improvinng Decision Qulaity: The Role of Business
Intelligence. Journal of Computer Information System, December 2015
8. Rajnoha, R. et al. Business Intelligence as Key Information and Knowledge Tool for
Strategic Business Performance Management. Information Management, 2016.