Chapter III V Problem Chapter

BAB 3
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Perancangan sistem informasi merupakan penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa dari beberapa elemen yang terpisah menjadi satu kesatuan yang
utuh dan berfungi. Perancangan sistem informasi menentukan bagaimana suatu
sistem akan dibentuk. Untuk Merancang sebuah sistem informasi sesuai dengan
judul Tugas Akhir saya, maka saya membuat rancangan Sistem Informasi Nilai.

3.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem, input dan output sistem dengan
tujuan untuk memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Diagram konteks ini
menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya, yaitu dengan
entitas luar Administrator,Pegawai dan Masyarakat.
Diagram

konteks

merupakan

arus

data

yang

berfungsi

untuk

menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian
luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan
data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut.
Diagram konteks bisa disebut dengan “Model sistem pokok (fundamental
system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan masukan (input)
dan keluaran (output) yang diindikasikan dengan anak panah masuk dan keluar
memperlihatkan suatu hubungan antara sistem dengan lingkungannya

Universitas Sumatera Utara

Laporan

Administrator

Data Siswa Pegawai
Biodata Lengkap
Data Kepling
Data Absen
Data Daftar Gaji

Sistem Informasi
Kepegawaian
Kantor Camat
Medan Selayang

Data Bidang Penugasan

Penilain Siswa

Data Lengkap

Informasi Jadwal
Informasi Absen
Informasi Seksi-seksi
KASI

Pegawai
Informasi Jadwal
bertugas
Informasi
Absensi
Gambar 3.1 Konteks Diagram Sistem Informasi Pegawai

Berikut ini penjelasan diagram konteks sistem informasi diatas:
1. Administrator, seorang administrator melakukan input data ke dalam sistem
serta melakukan update jika terdapat penambahan data baru, melakukan
penghapusan dan juga edit data jika terdapat data yang salah. Seorang admin
memiliki hak akses yang luas, sehingga admin juga diberikan laporan data
tugas serta data absensi pegawai untuk dapat dicetak oleh admin sebagai arsip
manual.

2. Pegawai, seorang pegawai diberi kewajiban untuk mengisi biodata lengkap
pada sistem, sehingga admin bisa melakukan proses pada data siswa. Hak

Universitas Sumatera Utara

akses yang dimiliki pegawai yaitu melihat laporan data kerja absensinya
berdasarkan tugas dan fungsi tertentu yang telah diinput oleh Admin yang
sebelumnya telah diproses camat dan kepala seksi masing-masing.
3. Kepala Seksi (Kasi), seorang kasi diberikan tugas untuk menyerahkan hasil
nilai siswa pada administrator, kemudian administrator melakukan input nilai
pada sistem, sehingga camat mendapatkan laporan kerja dari sistem.

3.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD
merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering
disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram
alur kerja atau model fungsi.
Diagram konteks diatas dapat dibagi menjadi bentuk yang lebuh detail
menjadi DFD Level 0 yang merupakan bentuk rinci dari diagram konteks.

Universitas Sumatera Utara

Data Siswa

tabelSiswa

Data Guru

tabelGuru

Administrator
Manajemen
Data
Bidang
Penugasan

Login Admin

Data Nilai

Masing-masing
Pelajaran

Data Mapel

tabelMapel

Data Nilai

tabelNilai
File
Data
Siswa,
Guru,
Nilai

Manajemen
Data Hasil
Kerja

tabelLaporan

Guru
Laporan
- Laporan Jadwal
- Kelas
- Absen Siswa

Siswa

- Laporan Nilai
- Kelas
- Pengajar
Gambar 3.2 DFD Level 0

Proses 1 ( Manajemen Data Akademik):
1. Administrator melakukan login dengan memasukkan username dan password.
2. Sistem akan merespon login user bila data login yang dimasukkan salah. Dan
bila login berhasil maka administrator dapat masuk kedalam sistem yang
menampilkan menu-menu untuk entri data.

Universitas Sumatera Utara

3. Administrator melakukan entri data mata pelajaran, data guru, data siswa dan
data nilai kemudian disimpan ke dalam tabelSiswa, tabelGuru, tabelMapel dan
tabelNilai serta melakukan update, edit, delete jika terdapat perubahan atau
penambahan data.
Proses 2 (Manajemen Data Nilai):
1. Proses ini dilakukan oleh pengajar dengan menyerahkan nilai masing-masing
mata pelajaran pada wali kelas siswa.
2. Wali kelas masing-masing akan melakukan proses pengumpulan nilai,
kemudian menyerahkan pada administrator untuk dilakukan input data nilai.
Proses 3 (Daftar Laporan):
Proses dimana menampilkan laporan berupa informasi baik kepada administrator,
pengajar maupun siswa mengenai daftar pengajar, daftar mata pelajaran pada tiaptiap kelas serta daftar siswa aktif, dan juga laporan nilai siswa. Data-data tersebut
diambil dari data yang telah masuk dalam database pada tiap-tiap tabel.

Universitas Sumatera Utara

Data Siswa

Data Guru

Input,
Ubah,
Hapus
Data Siswa

Siswa

Input,
Ubah,
Hapus
Data Guru

Pengajar

Input,
Ubah,
Hapus

Data Mapel

Mata
Pelajaran

Input,
Ubah,
Hapus
Data Nilai

Nilai

Administrator

Data
Penilaian

Pengajar/Guru

Data Mata Pelajaran

Data Nilai

Gambar 3.3 DFD Level 1 untuk Administrator

Penjelasan DFD Level 1, untuk melakukan proses Manajemen Data Akademik,
Administrator melakukan proses manipulasi berupa perubahan, penghapusan dan
penambahan data mata pelajaran, data pengajar, data siswa dan data nilai yang
kemudian disimpan pada masing-masing data store yang kemudian dapat
digunakan untuk proses pelaporan hasil manipulasi data.

Universitas Sumatera Utara

Data Siswa

Administrator

File Data Siswa

Login Admin
Data Guru

File Data Guru

Data Mapel
File Data Mapel

Data Nilai
File Nilai Siswa

Jadwal Mapel
Kelas

LAPORAN

Laporan Nilai
Jadwal Mapel
Kelas
Gursu
Siswa

Guru
Laporan
Penilaian
Gambar 3.4 DFD Level 1 untuk proses Laporan

3.3 Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) adalah sebuah diagram yang mengambarkan
suatu relasi dari suatu objek yang memiliki atribut. Dari ERD ini kemudian dapat
menjadi suatu table dalam database. Adapun symbol dan keterangan ERD sebagai
berikut:

Universitas Sumatera Utara

Tabel 3.1 Simbol Entity Relational Diagram

No.

Keterangan

Simbol

1.

Menandakan sebuah relasi antar entitas

2.

Menandakan sebuah objek/entitas

3.

Menandakan kardinalitas suatu relasi

3.

Menandakan sebuah atribut yang dimiliki oleh
suatu entitas atau relasi.

3.4 Perancangan Struktur Database
Perancangan Database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data
yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Database adalah
kumpulan dari data yang berhubungan satu sama lain yang tersimpan secara
sistematik dalam perangkat komputer. Database merupakan salah satu komponen
yang penting dalam membuat sebuah Program Sistem Informasi. Untuk
menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data dan ukuran data,
dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman visual basic 6.0 dan
perancangan database menggunakan Microsoft Access 2003.
Rancangan sistem informasi nilai terdiri dari 5 buah tabel yang saling
berhubungan. Tabel-tabel tersebut adalah tabel Siswa, tabel Guru, tabel Mata
pelajaran, tabel Input nilai dan tabel Laporan nilai. Di bawah ini struktur database
dari 5 tabel tersebut

Universitas Sumatera Utara

BAB 4
IMPLEMENTASI SISTEM

4.1 Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain
sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui, agar siap untuk
dioperasikan sebagai sistem yang baru.

4.2 Tujuan Implementasi Sistem
Tujuan dari implementasi sistem adalah:
1. Membuat atau menerapkan desain sistem yang telah disiapkan selama
penelitian.
2. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang
disetujui.
3. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedurprosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.
4. Memastikan bahwa personil dapat menggunakan sistem baru yaitu dengan
mempersiapkan pemakai dan melatih personal.
4. Memperhitungkan bahwa desain sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu
dengan menguji sistem secara keseluruhan.
6. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara benar yaitu dengan
merencanakan, mengontrol dan melakukan instansi sistem baru secara benar.

Universitas Sumatera Utara

4.3 Komponen Utama dalam Implementasi Sistem
Untuk mengolah data menggunakan komputer haruslah mempunyai tiga komponen
utama, yaitu sebagai berikut:
1. Hardware
Hardware (perangkat keras) merupakan komponen fisik dalam rangkaian komputer,
Penggunaan perangkat keras yang baik akan mempengaruhi cepat lambatnya proses
program dijalankan dan dihasilkan. Adapun spesifikasi komponen hardware yang
digunakan oleh penulis yaitu:
1. Intel core 2 duo processor
2. Memori 240 GB
3. Monitor 10 inchi
4. Keyboard
4. Mouse
6. Printer
2. Software
Software (perangkat lunak) merupakan intruksi program yang dapat digunakan
dalam komputer dan memberikan fungsi serta menampilkan seperti yang diinginkan,
Untuk mendukung sistem kerja dari hardware maka diperlukan juga software di
dalamnya. Untuk sistem ini diperlukan spesifikasi perangkat lunak yaitu:
1. Sistem Operasi Windows XP
2. Aplikasi bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
3. Microsoft Acces 2007
4. Seagate Crystal Report
3. Brainware

Merupakan faktor manusia yang menangani fasilitas komputer, yang dibutuhkan
adalah:
a. Sistem Analis, orang sedang membangun fasilitas rancangan sistem.
b. Programmer, orang yang mengerti bahasa pemrograman dalam membuat dan
membangun program.
c. Operator, orang yang menangani langsung dalam pengolahan data mulai dari
mempersiapkan data sampai dengan pengertian data ke dalam komputer.

4.4 Implementasi Database
Dalam implementasi database sesuai dengan perancangan sistem pada bab sebelumnya
menggunakan perangkat lunak Microsoft Access, dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Klik tombol Start>Program>Microsoft Access 2003, jika tidak ada bisa
menggunakan Microsoft Access 2007.
2. Pada layar akan tampil kotak dialog Microsoft Access, seperti tampilan pada gambar
4.1.

Gambar 4.1 Kotak Dialog Utama Microsoft Access
3. Pilih Blank Database untuk membuat database baru yang desainnya kosong,
selanjutnya akan tampil kotak dialog blank database seperti tampilan gambar 4.2.

Gambar 4.2 Kotak Dialog Blank Database
4. Pada File Name, isi nama database ‘dbSistemNilai’ sesuai dengan rancangan yang
telah dibuat, untuk menentukan lokasi penyimpanan klik icon folder, kemudian pilih
penyimpanan sesuai dengan yang diinginkan, dan nantinya bisa disatukan dengan
program Visual Basic yang akan dibuat. Setelah selesai Klik Create.
5. Layar akan menampilkan halaman utama Microsoft Access 2007, Klik Desain View,
akan muncul kotak dialog Table Name, isi nama tabel dengan nama ‘tabel_Siswa’,
dapat dilihat pada gambar 4.3. Lalu klik Ok.

Gambar 4.3 Tampilan Kotak Dialog Save As
4.5 Implementasi Program
Sistem Informasi Nilai dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic
6.0, seperti telah dijelaskan pada spesifikasi perangkat keras untuk implementasi

sistem. Selanjutnya akan dibahas prosedur membuat Sistem Informasi Nilai dengan
Visual Basic 6.0.

4.5.1 Membuat Interface Sistem
Interface sistem adalah media komunikasi antara User dengan Sistem Informasi Nilai.
Sistem Informasi Nilai ini terdiri dari beberapa interface. Langkah-langkah yang
ditempuh untuk membuat Interface Sistem Informasi Nilai adalah sebagai berikut:
1. Buka aplikasi bahasa pemprograman Visual Basic 6.0, pada kotak dialog New
Project Pilih Standard EXE.
2. Klik Menu Project, pilih References…, lalu centang beberapa pilihan Available
References seperti gambar di bawah ini:

Gambar 4.8 Pilihan Menu Available References

3. Selanjutnya aktifkan beberapa Controls pada Components dengan cara klik menu
Project, pilih Components…, kemudian pada pilihan Components centang Microsoft
ADO Data Control 6.0 (OLEDB), Microsoft Windows Common Controls 6.0 (SP6)
dan Microsoft Windows Common Controls-2 6.0(SP4), klik Ok.

4.5.2 Implementasi Tampilan Sistem
Penulis membuat tampilan sistem pada Visual Basic 6.0 sesuai dengan isi struktur
database yang telah dirancang. Sistem Informasi Nilai ini memiliki beberapa menu
yang memiliki fungsi masing-masing. Tampilan dan menu tersebut berguna untuk
mempermudah user atau pengguna dalam menjalankan sistem. Berikut ini gambar
tampilan menu Sistem Informasi Nilai:
1. Menu Utama
Menu utama Sistem Informasi Nilai dibuat dengan menggunakan MDI Form pada
Visual Basic 6.0. Didalam menu utama terdapat beberapa menu, diantaranya Menu
File, Laporan dan About Me. Selain menu terdapat 3 Tombol utama yaitu tombol
Login, Logout dan Ganti Password. Tampilan dari Menu Utama terlihat pada
gambar 4.9.

Gambar 4.9 Tampilan Menu Utama

2. Menu Login
Menu Login merupakan menu yang pertama kali muncul saat program dijalankan.
Menu ini berfungsi untuk pengamanan Sistem yang dilengkapi dengan Nama User
Name dan Password, sehingga tidak akan bisa sembarangan orang bisa masuk ke
sistem. Ketika User Name dan Password diisikan dengan benar maka sistem akan
dan menampilkan Menu Utama Sistem sehingga user bisa melakukan pengolahan
data didalamnya.
Tampilan Menu Login terlihat pada gambar 4.10.

Gambar 4.10 Tampilan Menu Login

3. Menu Data Pegawai dan Kepala Lingkungan
Menu data pegawai dan kepala lingkungan dibuat untuk menginput data pegawai
kedalam tabel Pegawai pada database. Field yang terdapat pada menu data pegawai
dan kepling adalah:
a. NIP

f. Jenis Kelamin

b. Nama

g. Alamat

c. Tempat Lahir

h. Golongan

d. Tanggal Lahir

i. Status

e. Agama

j. Jabatan

Tampilan Menu data Siswa seperti pada gambar 4.11.

Gambar 4.11 Tampilan Form Data Pegawai dan Kepala Lingkungan

4. Menu Absen Pegawai Kantor Camat
Menu Absen berfungsi untuk mendata kehadiran pegawai kantor camat, baik yang
honor maupun PNS. Data yang diinput pada menu ini akan tersimpan pada tabel
Absen dalam database. Tampilan Menu Data Absen Pegawai seperti pada gambar
4.12.

Gambar 4.12 Tampilan Form Absen
4. Menu Daftar Gaji Pegawai Kantor Camat
Menu Mata Pelajaran berfungsi untuk menampilkan gaji PNS sesuai Golongan dan
tunjangannya secara transparan. Data yang diinput pada menu ini akan tersimpan
pada tabel daftar gaji dalam database.
a. NIP

g. Gaji pokok

m. Potongan pajak

b. Nama

h. Tunjangan Keluarga

n. Potongan askes

c. Tanggal Lahir

i. Tunjangan Fungsional

o. Potongan iwp

d. Golongan

j. Tunjangan Beras

p. Potongan taperum

e. Status

k. Tunjangan Pajak

r. Hutang

f. Jabatan

l. Tunjangan Askes

Gambar 4.13 Tampilan Form Mata Pelajaran

6. Menu Bidang Penugasan.
Menu Input Bidang Penugasan didesain untuk menginput data tugas

pegawai

disetiap seksi yang nantinya akan tersimpan dalam tabel input bidang penugasan
pada database. Menu input bidang penugasan merupakan dimana para seksi yang
ada di kecamatan medan selayang saling berhubungan sesuai tugas dan fungsi
masing – masing. Dalam bidang penugasan terdapat,
a. NIP
b. Nama
c. Bidang Penugasan
Tampilan Menu Input bidang penugasan dapat dilihat pada gambar 4.14.

Gambar 4.14 Tampilan Form Input Bidang Penugasan

7. Menu Nilai
Menu Jadwal merupakan jadwal pegawai kantor camat yang bertugas kapan jadi
pike, libur kantor dan mengetahui dimana ruangan kerja tiap seksi. Data yang
diinput pada menu ini akan tersimpan pada dalam database.
Dalam form jadwal terdapat,
a. Kode jabatan

e. NIP

b. Hari

f. Nama

c. Ruangan

g. Bidang Penugasan

d. Jam
Tampilan Menu Jadwal dapat dilihat pada gambar 4.15.

Gambar 4.15 Tampilan Jadwal

4.5.3 Membuat Menu Laporan
Laporan digunakan untuk menganalisis kegiatan dimasa mendatang. Laporan sangat
penting bagi pimpinan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Inilah bentuk
laporan hasil kerja setip pns dan tiap seksi di kantor camat medan selayang. Pada form
laporan terdapat
a. Laporkan
b. Cancel
c.
Tampilan menu laporan dapat dilihat pada gambar 4.16.

Gambar 4.16 Tampilan Form Laporan

4.5.4 Menu About Me
Menu about me adalah tampilan form untuk menginput kritikan dan saran agar kerja
tiap seksi dapat lebih baik ke depannya.
Tampilan laporan data guru dapat dilihat pada gambar 4.17.

Gambar 4.17 Tampilan Form About Me

BAB 5
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dari penelitian yang penulis lakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan
sebagai berikut:
1. Kantor Camat Medan Selayang belum memanfaatkan sistem komputerisasi
sepenuhnya dalam pengolahan Sistem Informasi, dengan adanya sistem baru maka
Kantor Medan Selayang akan lebih mudah dalam pengolahan database Pegawai,
tugas dan pengolahan lainnya.
2. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dapat diciptakan sistem informasi
kepegawaian pada Kantor Camat Medan Selayang dengan cepat, tepat, akurat dan
mudah.
3. Dengan adanya perangkat lunak Sistem Informasi Kepegawaian, maka proses
pengolahan dan informasi dari kantor yang akan dating dapat dilakukan dengan
cepat, akurat, tepat mudah.
4. Membuat program dengan menggunakan Visual Basic 6.0 lebih mudah dalam hal
perancangan maupun implementasi sistem serta output dari sistem, sehingga user
juga bisa menggunakan sistem dengan baik.

5.2 Saran
Penulis memiliki beberapa saran untuk Kantor Camat Medan Selayang:
1. Pada masa sekarang, dimana teknologi merupakan penunjang utama kemajuan
administrasi, sebaiknya Kantor Camat Medan Selayang sudah selayaknya memiliki
fasilitas komputer. Dengan memiliki fasilitas komputer, maka para pegawai tidak
akan gaptek, karena telah diketahui sendiri saat ini bahkan sebagian sekolah telah
menggunakan media teknologi untuk melakukan Ujian Nasional secara online.
2. Diharapkan agar seluruh pegawai dapat mempelajari dan mengerti tentang
perkembangan teknologi komputerisasi

pegawai memiliki tenaga skill tentang

teknologi untuk melayani masyarakat.
3. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi untuk
menanggulangi dan mengolah data bidang penugasan yang lebih besar di masa yang
akan datang.