sistem penyewaan alat alat pesta
“SISTEM PENYEWAAN ALAT-ALAT PESTA”
di susun sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas kelompok mata kuliah system informasi
manajeman
Disusun Oleh kelompok 8
7E akuntansi S1
Ai Nuraini (2010120558)
Ilham Darma Ningsih (2010120619)
Tike Nurimanni (2010120694)
UNIVERSITAS PAMULANG
TANGERANG SELATAN
2013
BAB 1
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini sangat pesat, sehingga manusia dalam
mengerjakan setiap pekerjaan selalu membutuhkan computer. Computer memiliki peranan yang
sangat penting dalam pemecahan masalah khusus dalam pengolahan data, karena computer
memiliki kecepatan tingkat akurasi yang tinggi dalam pemosesan data, sehingga dapat membantu
dan mempermudah pekerjaan manusia. Informasi telah menjadi sumber daya penting yang perlu
di kelola dengan baik sebagaimana sumber daya pada umumnya.
Teknologi informasi digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun dan memanipulasi data dalam berbagai cara untuk mnghasilkan
informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, dan merupakan
informasi yag strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat
computer untuk melakukan pengolahan data tersebut.
Perusahaan adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua factor
produksi. Jasa adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen
atau dengan barang-barang milik tetapi tidak menghasilkan transfer kepemilikan. Perusahaan
jasa merupakan inti usaha yang kegiatannya memproduksi produk yang tidak berwujud (jasa)
dengan maksud meraih keuntungan. Akan tetapi perusahaan jasa juga membutuhkan produk
berwujud dalam menyelenggarakan kegiatan usahanya. Pada dasarnya setiap jasa penyewaan
merupakan suatu usaha yang berfungsi untuk memelihara, mengelola, mendayagunakan alat-alat
penyewaan yang kemudian disediakan kepada pelanggan (pengguna jasa).
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Istilah ini digunakan
untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi
(TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung
proses bisnis.
B. Tujuan
Tujuan mempelajari Sistem Informasi Manajemen adalah karena nilai dari informasi
amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan baik. sebagai seorang wirausaha, staff
manajemen atau terlebih sebagai manajer harus dapat menghargai dan mampu mengelola
informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya.
BAB 2
LANDASAN TEORI
A. Definisi penyewaan
Dalam pengertian yang umum, pada dasarnya sewa dapat diartikan sebagai harga yang
dibayar atas penggunaan tanah dan faktor-faktor produksi lainnya yang jumlah penawarannya
tidak dapat ditambah. Dalam pembicaraan sehari-hari sewa pada umumnya diartikan sebagai
pembayaran yang dilakukan suatu keluarga ke atas rumah yang disewanya, atau pembayaran
seorang pengusaha atas bangunan atau toko milik orang lain yang digunakannya. Arti sewa
dalam pembicaraan sehari-hari tersebut tidaklah sama dengan pengertian sewa secara umum.
Karena sewa rumah, gedung atau yang lainnya tersebut telah meliputi bunga yang dibayarkan
kepada modal yang digunakan untuk mendirikan bangunan-bangunan tersebut.
Menurut Sadono Sukirno (2003:376) sewa adalah bagian pembayaran ke atas sesuatu
faktor produksi yang melebihi dari pendapatan yang diterimanya dari pilihan pekerjaan lain yang
terbaik yang mungkin dilakukannya.
B. Definisi sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan,
karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik
yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama
diantara unsure-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan ,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu (Jogiyanto,2005,1).
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
C. Konsep Dasar Sistem
System memiliki dua kelompok pendekatan yang berbeda dalam mendefinisikannya,
yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada
elemen atau komponenya. Pendekatan yang menekankan kepada prosedur suatu jaringan kerja
dari prosedur-perosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Jogyanto H.M (2005:1)
D. Karakteristik sistem
Suatu sistem menpunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments),
penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran
(objectives) atau tujuan (goal).
1)
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu
bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat
mempunyasi sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra sistem.
2)
Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan lainnya
atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan sistem dipandang
sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
3)
Lingkungan Luar Sistem (Environment system)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan
luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem tersebut, yang dengan demikian
lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup
sistem tersebut.
4)
Penghubung (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain tersebut dengan
penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi
masukan untuk susbsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk
subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi
sistem yang membentuk satu kesatuan.
5)
Masukkan Sistem (Input system)
Masukkan sistem adalah sistem yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan sistem
dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance. input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses
untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
6)
Keluaran Sistem (Output system)
Keluaran sistem adalah sistem yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain.
7) Pengolah Sistem (Process system)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran Sistem (Objective system)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic.
Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai tujuan yang telah direncanakan.
BAB 3
PEMBAHASAN
1. Latar belakang Yani’s family group
Yani’s Family Group adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penyewaan
perlatan pesta, berdiri pada bulan September , tahun 2000 bertempat di kota serang yang dimiliki
oleh bapak Ahyani. Usaha pelayanan jasa penyewaan peralatan pesta yang menawarkan berbagai
macam produk seperti tenda, panggung, kursi, saund system, dan peralatan pesta lainnya.
Pada awal usaha jasa penyewaan peralatan pesta msdih sedikit pelanggan dan hal itu
tidak merisaukan system manual yang dipergunakan saat itu, tetapi semakin lama semakin
banyak pelanggan, terlihat pada musim acara-acara pesta lainnya. Sehingga hal tersebut terasa
sangat merepotkan dalam mengerjakan pengolahan data dan pendataan karena banyaknya item
barang yang tersedia sehingga pengolahan data terkadang terlambat sehingga mempengaruhi
laporan persediaan peraltan pesta.
Kemungkinan besar kendala yang di hadapi dan mempengaruhi suatu usaha yang
bergerak dibidang penyewaan adalah lamanya proses transaksi setiap ada pelanggan yang
hendak menyewa peralatan pesta. Msalah ini terjadi karena dalam proses transaksi yang
dilakukan masih dikerjakan secara manual seperti proses pengolahan data pemesanan yang
masih menggunakan pencatatan manual sehingga laporan terhambat dan penyimpanan data
masih berupa arsip sehingga mudah hialng dan kesulitan dalam pencarian data laporan. Dengan
diterapkannya komputerisasi maka dapt menunjang kecepatan dan ketelitian pemrosesan data
transaksi perhitungan biaya dan pembuatan laporan.
Didalam usaha yang di jalani oleh yani’s family group ada beberapa analisis mengenai
prosedur dari pemesanan alat-alat pesta yang akan disewakan analisis tersebut meliputi analisis
perancangan sistem, analisis dokumen, serta analisis prosedur yang berjalan.
a. Analisis perancangan sistem
Analisis sistem adalah menguraikan bagaimana dari suatu sistem yang utuh kedalam
bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat disusul perbaikan. Ini merupakan tahapan yang sanga
kritis dan penting, karena apabila terjadi kesalahan dalam tahapan ini maka dipastikan
akan terjad kesalahan di tahapan selanjutnya.
b. Analisis dokumen
Analisis dokumen bertukuan untuk mengetahui lebih jelas dan fungsi dari semua
dokumen yang ada pada perusahaan yani’s family sebagai berikut:
1) Nama dokumen
: formulir dan data konsumen
Deskripsi
: dokumen ini digunakan untuk data konsumen
Fungsi
: sebagai bukti data alamat pemesan
Rangkap
:1
Sumber
: administrasi
Bentuk dokumen
: formulir
Distribusi
: administrasi, arsip
Item data
: no formulir, nama pelanggan, alamat, no tlp
2) Nama dokumen
Deskripsi
: dokumen surat jalan
: dokumen ini digunakan untuk data penyewaan sebagai
bukti pemasangan peralatan
Fungsi
: untuk bukti pengiriman peralatan
Rangkap
:1
Sumber
: administrasi
Bentuk dokumen
: dokumen
Distribusi
: bagian lapangan
Item data
: nomor, tanggal, nomor kontak, banyaknya, nama barang
3) Nama dokumen
Deskripsi
: nota transaksi penyewaan
: nota ini digunakan untuk konsumen sebagai bukti tansaksi
pembayaran penyewaan perlatan pesta
Fungsi
: untuk bukti transaksi pembayaran
Rangkap
:2
Sumber
: administrasi
Bentuk dokumen
: nota
Distribusi
: konsumen, arsip
Item data
: no, nomor, uraian,satuan, jumlah, terbilang, dipasang
tanggal, tanggal pengembalian, tanggal penyewa, jumlah
uang muka, sisa, hormat kami
4) Nama dokumen
: nota tagihan
Deskripsi
: Nota ini digunakan untuk tagihan
konsemensebagai bukti
transaksi pembayaran penyewaan peraltan
pesta.
Fungsi
pembayaran
Rangkap
Sumber
: untuk bukti tagihan transaksi
:2
: administrasi
Bentuk dokumen
: nota
Distribusi
: konsumen, arsip
Item data
: no, nomor uraian, satuan , jumlah, terbilang, dipasang tgl,
dikembalikan tgl, penyewa, jumlah,uang muka, sisa,
hormat kami
5) Nama dokumen
Deskripsi
: formulir data peralatan
: formulir ini digunakan untuk pemesanan data perlatan kee
supplier.
Fungsi
: sebagai bukti permintaan perlatan
Rangkap
:2
Sumber
: administrasi
Distribusi
: supplier, arsip
Item data
: no formulir, nomor, nama barang, jumlah barang
6) Nama dokumen
Deskripsi
peralatan.
: Laporan data peralatan
: Laporan ini digunakan untuk data laporan
Fungsi
Rangka
Sumber
: Sebagai bukti data peralatan
:2
: Administrasi, Arsip
Bentuk dokumen : Laporan
Distribusi
: Pimpinan.
Item Data
total_barang.
7) Nama dokumen
Deskripsi
penyewaan
: Nomor, nama_barang, jumlah_barang,
: Laporan transaksi penyewaan
: Laporan ini digunakan untuk data laporan
Fungsi
disewa
: Sebagai bukti peralatan yang telah
Rangkap
:2
Sumber
: Administrasi
Bentuk dokumen : Laporan
Distribusi
: Pimpinan, arsip.
Item Data
jumlah,
: No_nota, tanggal, tempat, acara, jenis_barang,
satuan, total.
c. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan
yang
menerangkan mengenai proses apa dan bagaimana proses itu terjadi didalam
suatu
perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Konsumen datang ke kantor Yani’s Family
b. Konsumen menanyakan ke bagian administrasi tentang harga peralatan
dan
barang yang tersedia di perusahaan
c. Konsumen melakukan pemesanan penyewaan peralatan pesta yang akan
disewa kemudian bagian administrasi melakukan pencatatan data
pemesanan.
d. Administrasi memberikan data pemesanan kepada bagian gudang untuk
melakukan pengecekan barang yang akan disewa
e. Bila data barang yang dipesan tidak ada bagian gudang akan
mengkonfirmasi
kepada bagian administrasiuntuk menginformasikan kepada konsumen
bahwa
barang tidak ada atau barang sedang dipinjam oleh konsumen lain.
f. Apabila data pemesanan tersedia, bagian gudang akan mengkonfirmasi
kepada bagian administrasi.
g. Setelah barang yang akan dipesan telah ada maka bagian administrasi
memberikan formulir data konsumen dan melakukan pengisian oleh
konsumen untuk dijadikan sebagai alamat pemesan.
h. Bagian administrasi melakukan proses pembuatan nota transaksi
penyewaan
barang yang telah dipesan dan melakukan transaksi pembayaran atau
membayar DP minimal 20% sebagai tanda jadi penyewaan peralatan
pesta.
i. Setelah konsumen melakukan transaksi pembayaran, bagian administrasi
membuat surat jalan untuk diserahkan ke bagian lapangan.
j.
Bagian lapangan akan menyiapkan peralatan yang telah dipesan dan
melakukan pengiriman barang ke konsumen.
k. Jika barang sudah dikirim bagian lapangan melakukan proses konfirmasi
kepada konsumen sebagai bukti pemasangan dan untuk menyesuaikan
data penyewaaan barang yang dikirim/dipasang.
l. Dan jika masa waktu penyewaan sudah habis bagian lapangan akan
mengambil peralatan yang telah disewa di tempat konsumen.
m. Konsumen menyerahkan bukti pemasangan kepada bagian lapangan
untuk cek
data barang yang sudah disewa dengan data barang yang dipesan sejak
awal transaksi pemesanan dan pengiriman peralatan.
n. Bagian lapangan melakukan cek data barang yang telah disewa, jika data
penyewaan lengkap, bagian lapangan menyerahkan peralatan ke bagian
gudang.
o. Jika data penyewaan tidak lengkap rusak atau hilang karena konsumen,
bagian
lapangan menyerahkan dokumen ke bagian gudang.
p. Setelah itu bagian lapangan akan melakukan proses pencatatan barang
hilang atau rusak untuk diserahkan ke konsumen agar melakukan
penambahan transaksi pembayaran atau denda barang hilang atau rusak.
Dan bagian lapangan menyerahkan data barang hilang atau rusak ke
bagian administrasi sebagai bukti data barang hilang atau rusak karena
konsumen.
q. Bagian gudang memproses data penyewaan tidak lengkap, hilang atau
rusak
untuk dijadikan sebagai data permintaan peralatan untuk diserahkan ke
supplier dan bagian administrasi.
r.
Setelah itu bagian administrasi membuat kuitansi dan laporan
permintaan
barang hilang atau rusak dan laporan kuitansi permintaan barang untuk
diserahkan ke pimpinan
s. Supplier mengirim barang ke perusahaan dan diserahkan kebagian
gudang.
t. Bagian gudang melakukan proses pengecekan permintaan barang masuk.
u. Setelah melakukan pengecekan barang masuk bagian gudang melakukan
ubah data peralatan sebagai data stok peralatan
9) FLOW MAP
Flow map merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem
secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
dalam
sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Bagian alir
dokumen
disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan
arus
dari laporan. Dari formulir termasuk tembusan-tembusannya. Mengenai sumber
dan
aliran dokumen dapat digambarkan dalam fowmap yang sedang berjalan
sebagai
berikut :
Flow map pemesanan dan transaksi penyewaan peralatan pesta yang sedang berjalan di Yani’s Family
Konsumen
Administrasi
Data barang
Bagian Gudang
Bagian Lapangan
Permintaan
barang
Cek permintaan
barang masuk
Data barang
1
2
Permintaan
Data
barang
barang
masuk
7
Mencatat data
pemesanan
Ubah data
peralatan
Data stok
peralatan
Data
pemesanan
Data
pemesanan
Data barang
tidak ada
T
Data
pemesanan
Formulir data
konsumen
kosong
Mengisi
formulir data
konsumen
Formulir data
konsumen
yang telah diisi
Formulir data
konsumen
yang telah diisi
Pembuatan
nota transaksi
penyewaan
1
Nota transaksi
penyewaan
Cek data
barang
Formulir data
konsumen
kosong
Y
Data
pemesanan
1
2 transaksi
Nota
Nota transaksi
penyewaan
penyewaan
Surat jalan
A
1
Pembuatan
surat jalan
Pembuatan
bukti
pemasangan
Surat jalan
Bukti
Pemasangan
2
Bukti
Bukti
Pemasangan
Pemasangan
B
Flow Map Sistem Informasi Pemesanan dan Transaksi Penyewaan
Peralatan Pesta yang sedang berjalan pada Yani’s Family
Keterangan :
1. Bukti nota transaksi penyewaan.
2. Bukti Pemasangan
3. Kuitansi data barang hilang atau rusak.
Supplier
Pimpinan
4. Laporan transaksi penyewaan
5. Laporan peralatan
6. Kuitansi permintaan barang
7. Daftar data peralatan pesta
A. Arsip nota transaksi penyewaan.
B. Arsip bukti pemasangan.
C. Arsip laporan transaksi penyewaan
3. Diagram Konteks
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau
menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis
pembuatan program mengenai masukan (input) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan
output (Keluaran). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Data Barang
Formulir data konsumen yang telah diisi
Permintaan barang
Bukti penyewaan
Nota transaksi penyewaan
Supplier
SI
Penyewaan jasa
pesta di
Yani’s Family
Konsumen
Kuitansi permintaan barang
Data permintaan barang
Laporan peminjaman
Laporan pengembalian
Data penyewaan
Formulir data konsumen
Nota transaksi penyewaan
Barang
Hilang/Rusak
Data barang hilang/rusak
Surat Jalan
Pimpinan
Bagian
Lapangan
Diagram Konteks Sistem Informasi Penyewaan Peralatan Pesta yang sedang berjalan pada Yani’s Family
Keterangan :
1. Konsumen memberikan data peralatan yang akan dipesan ke bagian administrasi.
2. Bagian administrasi mencatat dan memberikan konfirmasi data penyewaan ke konsumen.
3. Bagian administrasi memberikan formulir data konsumen.
4. Konsumen memberikan data konsumen yang telah diisi sebagai alamat pemesan.
5. Bagian administrasi memberikan nota transaksi penyewaan dan diserahkan ke konsumen
sebagai bukti penyewaan peralatan pesta
6. Jika ada barang rusak atau hilang karena konsumen, bagian administrasi memberikan
kuitansi data barang rusak atau hilang ke konsumen.
7. Konsumen menyerahkan bukti penyewaan dan nota transaksi penyewaan untuk
melakukan pelunasan pembayaran peralatan pesta yang telah disewa.
8. Bagian administrasi memberikan nota transaksi penyewaan sebagai bukti pelunasan
penyewaan peralatan pesta ke konsumen.
9. Bagian administrasi memberikan data permintaan barang ke supplier
10. Supplier memberikan kuitansi permintaan barang dan menyerahkan data permintaan
barang
11. Bagian administrasi membuat laporan penyewaan dan peralatan pesta untuk diserahkan
ke pimpinan.
Perjanjian
Sewa memberikan perlindungan tambahan bagi kedua pihak pemilik atau lessor dan
lessee. Setelah tanda penyewa mulai menyewa, ia secara finansial wajib melakukan pembayaran
untuk waktu yang ditentukan. Namun, selama waktu sewa pemilik tidak bisa menaikkan biaya
atau membuat perubahan lain jangka sewa atau merebut atau mengusir para penyewa. lessor
tidak hanya tidak perlu khawatir tentang tiba-tiba kehilangan pembayaran, tetapi kemungkinan
besar akan memiliki orang yang lebih stabil tinggal di properti daripada di bawah suatu
perjanjian sewa.
v. Subjek dan Objek Sewa Menyewa
Subjek atau pihak yang terlibat dalam perjanjian sewa menyewa adalah pihak yang
menyewakan dan pihak penyewa. Pihak yang menyewakan adalah orang atau badan hukum yang
menyewakan barang atau benda kepada pihak penyewa, sedangkan pihak penyewa adalah orang
atau badan hukum yang menyewa barang atau benda dari pihak yang menyewakan.
Objek dalam perjanjian sewa menyewa adalah barang atau benda, dengan syarat barang
atau benda yang disewakan adalah barang yang halal, artinya tidak bertentangan dengan undangundang, ketertiban, dan kesusilaan.
Hak dan Kewajiban Pihak Yang Menyewakan
Hak dari pihak yang menyewakan adalah menerima harga sewa yang telah ditentukan,
sedangkan kewajibannya adalah sebagai berikut (perhatikan Pasal 1551-1552 KUHPerdata) :
Barang yang disewakan harus diserahkan dalam keadaan baik,
Barang yang disewakan harus terus dijaga baik-baik dan yang rusak wajib diperbaiki
(apabila hal tersebut menjadi tanggung jawabnya),
Menjamin terhadap penyewa untuk dapat memakai dan menggunakan barang yang
disewa dengan aman selama berlaku perjanjian sewa menyewa,
Menanggung segala kekurangan pada benda yang disewakan, yaitu kekurangankekurangan yang dapat menghalang-halangi pemakaian benda itu, walaupun ia sejak
berlakunya perjanjian itu tidak mengetahui adanya kekurangan atau cacat tersebut.
Hak dan Kewajiban Pihak Yang Menyewakan
Hak dari penyewa adalah menerima barang yang disewakan dalam keadaan baik,
sedangkan kewajibannya adalah sebagai berikut (perhatikan Pasal 1560-1566 KUHPerdata) :
Membayar uang sewa pada waktu yang telah ditentukan,
Tidak diperkenankan mengubah tujuan barang yang disewakan,
Mengganti kerugian apabila terjadi kerusakan yang disebabkan oleh penyewa sendiri,
atau oleh orang-orang yang diam di dalam rumah yang disewa,
Mengembalikan barang yang disewa dalam keadaan semua ketika perjanjian sewa
menyewa tersebut telah habis waktunya,
Menjaga barang yang disewa sebagai tuan rumah yang bertanggung jawab,
Tidak boleh menyewakan lagi barang sewaannya kepada orang lain. Apabila telah
ditentukan demikian, dan ketentuan tersebut dilanggar, maka perjanjian dapat dibubarkan
dan penyewa dapat dituntut mengganti perongkosan, kerugian, serta bunga.
Bentuk dan Substansi Perjanjian Sewa Menyewa
KUHPerdata tidak menentukan secara tegas tentang bentuk perjanjian sewa menyewa
yang dibuat oleh para pihak. Perjanjian sewa menyewa dapat dibuat dalam bentuk tertulis
maupun lisan. Dalam praktik, perjanjian sewa menyewa misalnya seperti bangunan/tanah dibuat
dalam bentuk tertulis dan isi perjanjian telah dirumuskan oleh para pihak dan/atau notaris.
Adapun substansi perjanjian sewa menyewa minimal memuat hal-hal sebagai berikut :
Tanggal dibuatnya perjanjian sewa menyewa,
Subjek hukum, yaitu para pihak yang terlibat dalam perjanjian sewa menyewa,
Objek yang disewakan,
Jangka waktu sewa,
Besarnya uang sewa,
Hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam perjanjian tersebut,
Dapat juga ditambahkan mengenai berakhirnya kontrak dan denda.
Risiko Atas Musnahnya Barang
Risiko mewajibkan seseorang untuk memikul suatu kerugian, jikalau ada kejadian di luar
kemampuan salah satu pihak yang menimpa benda yang menjadi objek perjanjian. Musnah atas
barang atau benda yang menjadi objek sewa menyewa dapat dibagi menjadi 2 (dua) macam,
yaitu musnah secara total dan musnah sebagian dari objek sewa (perhatikan ketentuan Pasal
1553 KUHPerdata).
Jika barang yang disewakan oleh penyewa itu musnah secara keseluruhan di luar
kesalahannya pada masa sewa, perjanjian sewa menyewa itu gugur demi hukum dan yang
menanggung risiko atas musnahnya barang tersebut adalah pihak yang menyewakan.
Artinya, pihak yang menyewakan yang akan memperbaiki dan menanggung segala
kerugiannya.
Jika barang yang disewa hanya sebagian yang musnah maka penyewa dapat memilih
menurut keadaan, akan meminta pengurangan harga sewa atau akan meminta pembatalan
perjanjian sewa menyewa. Pada dasarnya, pihak penyewa dapat menuntut kedua hal
tersebut, namun tidak dapat menuntut pembayaran ganti kerugian kepada pihak yang
menyewakan.
Manfaat
Sewa manfaat kepada penyewa juga. Sebagai contoh, ketika bisnis sewa peralatan, tidak
harus mengambil seluruh jumlah modal dari bank untuk pembelian. Semua kecuali biaya
bulanan dapat tinggal di rekening bank atau digunakan untuk keperluan lain seperti persediaan.
Ada juga manfaat pajak potensial yang dapat diperoleh untuk biaya operasional. Beberapa
perusahaan bahwa peralatan sewa guna usaha termasuk biaya lainnya yang sewa juga, seperti
instalasi, pelayanan dan pengiriman. Pada akhir masa sewa, adalah mungkin untuk menjaga
peralatan, upgrade atau sewa itu pada penghematan yang signifikan.
Transaksi peminjaman yang dilakukan secara manual seringkali menimbulkan kehilangan
data-data transaksi, kehilangan alat-alat pesta, serta penggunaan waktu yang lama. Selain itu,
banyak dari pelanggan yang kurang mengerti dengan alat-alat persewaan yang akan dipinjam
untuk sebuah acara dan terkadang pelanggan juga kesulitan untuk memperkirakan biaya
pengeluaran untuk menyewa alat-alat pesta berdasarkan banyaknya undangan yang akan hadir.
Melalui aplikasi ini, di harapkan dapat dapat membantu dalam proses transaksi
persewaan alat-alat pesta serta pembuatan laporan-laporan transaksi. Selain itu dalam aplikasi
ini, juga dapat mempermudah pelanggan untuk mendapatkan informasi alat-alat pesta yang akan
digunakan dan dapat membantu dalam memperkirakan biaya pengeluaran berdasarkan banyak
undangan yang akan hadir.
BAB 1V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil rancang bangun aplikasi pelayanan persewaan alat-alat pesta diperoleh
beberapa kesimpulan yaitu:
1. Pemanfaatan sistem persewaan alat-alat pesta ini dapat memudahkan pelanggan dalam
memperkirakan budget, dan mendapatkan informasi alat-alat pesta yang akan digunakan
berdasarkan banyaknya undangan yang akan hadir, serta membantu melakukan proses
transaksi peminjaman alat-alat pesta pada perusahaan YANI’S FAMILY GROUP
2. Pemanfaatan aplikasi pelayanan persewaan alat-alat pesta ini dapat digunakan untuk
mengontrol dan memantau alat-alat pesta, meminimalisir kehilangan serta kesalahan dalam
proses peminjaman dan pengembalian.
di susun sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas kelompok mata kuliah system informasi
manajeman
Disusun Oleh kelompok 8
7E akuntansi S1
Ai Nuraini (2010120558)
Ilham Darma Ningsih (2010120619)
Tike Nurimanni (2010120694)
UNIVERSITAS PAMULANG
TANGERANG SELATAN
2013
BAB 1
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini sangat pesat, sehingga manusia dalam
mengerjakan setiap pekerjaan selalu membutuhkan computer. Computer memiliki peranan yang
sangat penting dalam pemecahan masalah khusus dalam pengolahan data, karena computer
memiliki kecepatan tingkat akurasi yang tinggi dalam pemosesan data, sehingga dapat membantu
dan mempermudah pekerjaan manusia. Informasi telah menjadi sumber daya penting yang perlu
di kelola dengan baik sebagaimana sumber daya pada umumnya.
Teknologi informasi digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun dan memanipulasi data dalam berbagai cara untuk mnghasilkan
informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, dan merupakan
informasi yag strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat
computer untuk melakukan pengolahan data tersebut.
Perusahaan adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua factor
produksi. Jasa adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen
atau dengan barang-barang milik tetapi tidak menghasilkan transfer kepemilikan. Perusahaan
jasa merupakan inti usaha yang kegiatannya memproduksi produk yang tidak berwujud (jasa)
dengan maksud meraih keuntungan. Akan tetapi perusahaan jasa juga membutuhkan produk
berwujud dalam menyelenggarakan kegiatan usahanya. Pada dasarnya setiap jasa penyewaan
merupakan suatu usaha yang berfungsi untuk memelihara, mengelola, mendayagunakan alat-alat
penyewaan yang kemudian disediakan kepada pelanggan (pengguna jasa).
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Istilah ini digunakan
untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi
(TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung
proses bisnis.
B. Tujuan
Tujuan mempelajari Sistem Informasi Manajemen adalah karena nilai dari informasi
amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan baik. sebagai seorang wirausaha, staff
manajemen atau terlebih sebagai manajer harus dapat menghargai dan mampu mengelola
informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya.
BAB 2
LANDASAN TEORI
A. Definisi penyewaan
Dalam pengertian yang umum, pada dasarnya sewa dapat diartikan sebagai harga yang
dibayar atas penggunaan tanah dan faktor-faktor produksi lainnya yang jumlah penawarannya
tidak dapat ditambah. Dalam pembicaraan sehari-hari sewa pada umumnya diartikan sebagai
pembayaran yang dilakukan suatu keluarga ke atas rumah yang disewanya, atau pembayaran
seorang pengusaha atas bangunan atau toko milik orang lain yang digunakannya. Arti sewa
dalam pembicaraan sehari-hari tersebut tidaklah sama dengan pengertian sewa secara umum.
Karena sewa rumah, gedung atau yang lainnya tersebut telah meliputi bunga yang dibayarkan
kepada modal yang digunakan untuk mendirikan bangunan-bangunan tersebut.
Menurut Sadono Sukirno (2003:376) sewa adalah bagian pembayaran ke atas sesuatu
faktor produksi yang melebihi dari pendapatan yang diterimanya dari pilihan pekerjaan lain yang
terbaik yang mungkin dilakukannya.
B. Definisi sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan,
karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik
yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama
diantara unsure-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan ,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu (Jogiyanto,2005,1).
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
C. Konsep Dasar Sistem
System memiliki dua kelompok pendekatan yang berbeda dalam mendefinisikannya,
yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada
elemen atau komponenya. Pendekatan yang menekankan kepada prosedur suatu jaringan kerja
dari prosedur-perosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Jogyanto H.M (2005:1)
D. Karakteristik sistem
Suatu sistem menpunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments),
penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran
(objectives) atau tujuan (goal).
1)
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu
bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat
mempunyasi sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra sistem.
2)
Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan lainnya
atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan sistem dipandang
sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
3)
Lingkungan Luar Sistem (Environment system)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan
luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem tersebut, yang dengan demikian
lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup
sistem tersebut.
4)
Penghubung (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain tersebut dengan
penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi
masukan untuk susbsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk
subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi
sistem yang membentuk satu kesatuan.
5)
Masukkan Sistem (Input system)
Masukkan sistem adalah sistem yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan sistem
dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance. input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses
untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
6)
Keluaran Sistem (Output system)
Keluaran sistem adalah sistem yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain.
7) Pengolah Sistem (Process system)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran Sistem (Objective system)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic.
Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai tujuan yang telah direncanakan.
BAB 3
PEMBAHASAN
1. Latar belakang Yani’s family group
Yani’s Family Group adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penyewaan
perlatan pesta, berdiri pada bulan September , tahun 2000 bertempat di kota serang yang dimiliki
oleh bapak Ahyani. Usaha pelayanan jasa penyewaan peralatan pesta yang menawarkan berbagai
macam produk seperti tenda, panggung, kursi, saund system, dan peralatan pesta lainnya.
Pada awal usaha jasa penyewaan peralatan pesta msdih sedikit pelanggan dan hal itu
tidak merisaukan system manual yang dipergunakan saat itu, tetapi semakin lama semakin
banyak pelanggan, terlihat pada musim acara-acara pesta lainnya. Sehingga hal tersebut terasa
sangat merepotkan dalam mengerjakan pengolahan data dan pendataan karena banyaknya item
barang yang tersedia sehingga pengolahan data terkadang terlambat sehingga mempengaruhi
laporan persediaan peraltan pesta.
Kemungkinan besar kendala yang di hadapi dan mempengaruhi suatu usaha yang
bergerak dibidang penyewaan adalah lamanya proses transaksi setiap ada pelanggan yang
hendak menyewa peralatan pesta. Msalah ini terjadi karena dalam proses transaksi yang
dilakukan masih dikerjakan secara manual seperti proses pengolahan data pemesanan yang
masih menggunakan pencatatan manual sehingga laporan terhambat dan penyimpanan data
masih berupa arsip sehingga mudah hialng dan kesulitan dalam pencarian data laporan. Dengan
diterapkannya komputerisasi maka dapt menunjang kecepatan dan ketelitian pemrosesan data
transaksi perhitungan biaya dan pembuatan laporan.
Didalam usaha yang di jalani oleh yani’s family group ada beberapa analisis mengenai
prosedur dari pemesanan alat-alat pesta yang akan disewakan analisis tersebut meliputi analisis
perancangan sistem, analisis dokumen, serta analisis prosedur yang berjalan.
a. Analisis perancangan sistem
Analisis sistem adalah menguraikan bagaimana dari suatu sistem yang utuh kedalam
bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat disusul perbaikan. Ini merupakan tahapan yang sanga
kritis dan penting, karena apabila terjadi kesalahan dalam tahapan ini maka dipastikan
akan terjad kesalahan di tahapan selanjutnya.
b. Analisis dokumen
Analisis dokumen bertukuan untuk mengetahui lebih jelas dan fungsi dari semua
dokumen yang ada pada perusahaan yani’s family sebagai berikut:
1) Nama dokumen
: formulir dan data konsumen
Deskripsi
: dokumen ini digunakan untuk data konsumen
Fungsi
: sebagai bukti data alamat pemesan
Rangkap
:1
Sumber
: administrasi
Bentuk dokumen
: formulir
Distribusi
: administrasi, arsip
Item data
: no formulir, nama pelanggan, alamat, no tlp
2) Nama dokumen
Deskripsi
: dokumen surat jalan
: dokumen ini digunakan untuk data penyewaan sebagai
bukti pemasangan peralatan
Fungsi
: untuk bukti pengiriman peralatan
Rangkap
:1
Sumber
: administrasi
Bentuk dokumen
: dokumen
Distribusi
: bagian lapangan
Item data
: nomor, tanggal, nomor kontak, banyaknya, nama barang
3) Nama dokumen
Deskripsi
: nota transaksi penyewaan
: nota ini digunakan untuk konsumen sebagai bukti tansaksi
pembayaran penyewaan perlatan pesta
Fungsi
: untuk bukti transaksi pembayaran
Rangkap
:2
Sumber
: administrasi
Bentuk dokumen
: nota
Distribusi
: konsumen, arsip
Item data
: no, nomor, uraian,satuan, jumlah, terbilang, dipasang
tanggal, tanggal pengembalian, tanggal penyewa, jumlah
uang muka, sisa, hormat kami
4) Nama dokumen
: nota tagihan
Deskripsi
: Nota ini digunakan untuk tagihan
konsemensebagai bukti
transaksi pembayaran penyewaan peraltan
pesta.
Fungsi
pembayaran
Rangkap
Sumber
: untuk bukti tagihan transaksi
:2
: administrasi
Bentuk dokumen
: nota
Distribusi
: konsumen, arsip
Item data
: no, nomor uraian, satuan , jumlah, terbilang, dipasang tgl,
dikembalikan tgl, penyewa, jumlah,uang muka, sisa,
hormat kami
5) Nama dokumen
Deskripsi
: formulir data peralatan
: formulir ini digunakan untuk pemesanan data perlatan kee
supplier.
Fungsi
: sebagai bukti permintaan perlatan
Rangkap
:2
Sumber
: administrasi
Distribusi
: supplier, arsip
Item data
: no formulir, nomor, nama barang, jumlah barang
6) Nama dokumen
Deskripsi
peralatan.
: Laporan data peralatan
: Laporan ini digunakan untuk data laporan
Fungsi
Rangka
Sumber
: Sebagai bukti data peralatan
:2
: Administrasi, Arsip
Bentuk dokumen : Laporan
Distribusi
: Pimpinan.
Item Data
total_barang.
7) Nama dokumen
Deskripsi
penyewaan
: Nomor, nama_barang, jumlah_barang,
: Laporan transaksi penyewaan
: Laporan ini digunakan untuk data laporan
Fungsi
disewa
: Sebagai bukti peralatan yang telah
Rangkap
:2
Sumber
: Administrasi
Bentuk dokumen : Laporan
Distribusi
: Pimpinan, arsip.
Item Data
jumlah,
: No_nota, tanggal, tempat, acara, jenis_barang,
satuan, total.
c. Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan
yang
menerangkan mengenai proses apa dan bagaimana proses itu terjadi didalam
suatu
perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Konsumen datang ke kantor Yani’s Family
b. Konsumen menanyakan ke bagian administrasi tentang harga peralatan
dan
barang yang tersedia di perusahaan
c. Konsumen melakukan pemesanan penyewaan peralatan pesta yang akan
disewa kemudian bagian administrasi melakukan pencatatan data
pemesanan.
d. Administrasi memberikan data pemesanan kepada bagian gudang untuk
melakukan pengecekan barang yang akan disewa
e. Bila data barang yang dipesan tidak ada bagian gudang akan
mengkonfirmasi
kepada bagian administrasiuntuk menginformasikan kepada konsumen
bahwa
barang tidak ada atau barang sedang dipinjam oleh konsumen lain.
f. Apabila data pemesanan tersedia, bagian gudang akan mengkonfirmasi
kepada bagian administrasi.
g. Setelah barang yang akan dipesan telah ada maka bagian administrasi
memberikan formulir data konsumen dan melakukan pengisian oleh
konsumen untuk dijadikan sebagai alamat pemesan.
h. Bagian administrasi melakukan proses pembuatan nota transaksi
penyewaan
barang yang telah dipesan dan melakukan transaksi pembayaran atau
membayar DP minimal 20% sebagai tanda jadi penyewaan peralatan
pesta.
i. Setelah konsumen melakukan transaksi pembayaran, bagian administrasi
membuat surat jalan untuk diserahkan ke bagian lapangan.
j.
Bagian lapangan akan menyiapkan peralatan yang telah dipesan dan
melakukan pengiriman barang ke konsumen.
k. Jika barang sudah dikirim bagian lapangan melakukan proses konfirmasi
kepada konsumen sebagai bukti pemasangan dan untuk menyesuaikan
data penyewaaan barang yang dikirim/dipasang.
l. Dan jika masa waktu penyewaan sudah habis bagian lapangan akan
mengambil peralatan yang telah disewa di tempat konsumen.
m. Konsumen menyerahkan bukti pemasangan kepada bagian lapangan
untuk cek
data barang yang sudah disewa dengan data barang yang dipesan sejak
awal transaksi pemesanan dan pengiriman peralatan.
n. Bagian lapangan melakukan cek data barang yang telah disewa, jika data
penyewaan lengkap, bagian lapangan menyerahkan peralatan ke bagian
gudang.
o. Jika data penyewaan tidak lengkap rusak atau hilang karena konsumen,
bagian
lapangan menyerahkan dokumen ke bagian gudang.
p. Setelah itu bagian lapangan akan melakukan proses pencatatan barang
hilang atau rusak untuk diserahkan ke konsumen agar melakukan
penambahan transaksi pembayaran atau denda barang hilang atau rusak.
Dan bagian lapangan menyerahkan data barang hilang atau rusak ke
bagian administrasi sebagai bukti data barang hilang atau rusak karena
konsumen.
q. Bagian gudang memproses data penyewaan tidak lengkap, hilang atau
rusak
untuk dijadikan sebagai data permintaan peralatan untuk diserahkan ke
supplier dan bagian administrasi.
r.
Setelah itu bagian administrasi membuat kuitansi dan laporan
permintaan
barang hilang atau rusak dan laporan kuitansi permintaan barang untuk
diserahkan ke pimpinan
s. Supplier mengirim barang ke perusahaan dan diserahkan kebagian
gudang.
t. Bagian gudang melakukan proses pengecekan permintaan barang masuk.
u. Setelah melakukan pengecekan barang masuk bagian gudang melakukan
ubah data peralatan sebagai data stok peralatan
9) FLOW MAP
Flow map merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem
secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
dalam
sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Bagian alir
dokumen
disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan
arus
dari laporan. Dari formulir termasuk tembusan-tembusannya. Mengenai sumber
dan
aliran dokumen dapat digambarkan dalam fowmap yang sedang berjalan
sebagai
berikut :
Flow map pemesanan dan transaksi penyewaan peralatan pesta yang sedang berjalan di Yani’s Family
Konsumen
Administrasi
Data barang
Bagian Gudang
Bagian Lapangan
Permintaan
barang
Cek permintaan
barang masuk
Data barang
1
2
Permintaan
Data
barang
barang
masuk
7
Mencatat data
pemesanan
Ubah data
peralatan
Data stok
peralatan
Data
pemesanan
Data
pemesanan
Data barang
tidak ada
T
Data
pemesanan
Formulir data
konsumen
kosong
Mengisi
formulir data
konsumen
Formulir data
konsumen
yang telah diisi
Formulir data
konsumen
yang telah diisi
Pembuatan
nota transaksi
penyewaan
1
Nota transaksi
penyewaan
Cek data
barang
Formulir data
konsumen
kosong
Y
Data
pemesanan
1
2 transaksi
Nota
Nota transaksi
penyewaan
penyewaan
Surat jalan
A
1
Pembuatan
surat jalan
Pembuatan
bukti
pemasangan
Surat jalan
Bukti
Pemasangan
2
Bukti
Bukti
Pemasangan
Pemasangan
B
Flow Map Sistem Informasi Pemesanan dan Transaksi Penyewaan
Peralatan Pesta yang sedang berjalan pada Yani’s Family
Keterangan :
1. Bukti nota transaksi penyewaan.
2. Bukti Pemasangan
3. Kuitansi data barang hilang atau rusak.
Supplier
Pimpinan
4. Laporan transaksi penyewaan
5. Laporan peralatan
6. Kuitansi permintaan barang
7. Daftar data peralatan pesta
A. Arsip nota transaksi penyewaan.
B. Arsip bukti pemasangan.
C. Arsip laporan transaksi penyewaan
3. Diagram Konteks
Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan model sistem informasi secara umum atau
menyeluruh. Diagram konteks bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis
pembuatan program mengenai masukan (input) ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan
output (Keluaran). Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Data Barang
Formulir data konsumen yang telah diisi
Permintaan barang
Bukti penyewaan
Nota transaksi penyewaan
Supplier
SI
Penyewaan jasa
pesta di
Yani’s Family
Konsumen
Kuitansi permintaan barang
Data permintaan barang
Laporan peminjaman
Laporan pengembalian
Data penyewaan
Formulir data konsumen
Nota transaksi penyewaan
Barang
Hilang/Rusak
Data barang hilang/rusak
Surat Jalan
Pimpinan
Bagian
Lapangan
Diagram Konteks Sistem Informasi Penyewaan Peralatan Pesta yang sedang berjalan pada Yani’s Family
Keterangan :
1. Konsumen memberikan data peralatan yang akan dipesan ke bagian administrasi.
2. Bagian administrasi mencatat dan memberikan konfirmasi data penyewaan ke konsumen.
3. Bagian administrasi memberikan formulir data konsumen.
4. Konsumen memberikan data konsumen yang telah diisi sebagai alamat pemesan.
5. Bagian administrasi memberikan nota transaksi penyewaan dan diserahkan ke konsumen
sebagai bukti penyewaan peralatan pesta
6. Jika ada barang rusak atau hilang karena konsumen, bagian administrasi memberikan
kuitansi data barang rusak atau hilang ke konsumen.
7. Konsumen menyerahkan bukti penyewaan dan nota transaksi penyewaan untuk
melakukan pelunasan pembayaran peralatan pesta yang telah disewa.
8. Bagian administrasi memberikan nota transaksi penyewaan sebagai bukti pelunasan
penyewaan peralatan pesta ke konsumen.
9. Bagian administrasi memberikan data permintaan barang ke supplier
10. Supplier memberikan kuitansi permintaan barang dan menyerahkan data permintaan
barang
11. Bagian administrasi membuat laporan penyewaan dan peralatan pesta untuk diserahkan
ke pimpinan.
Perjanjian
Sewa memberikan perlindungan tambahan bagi kedua pihak pemilik atau lessor dan
lessee. Setelah tanda penyewa mulai menyewa, ia secara finansial wajib melakukan pembayaran
untuk waktu yang ditentukan. Namun, selama waktu sewa pemilik tidak bisa menaikkan biaya
atau membuat perubahan lain jangka sewa atau merebut atau mengusir para penyewa. lessor
tidak hanya tidak perlu khawatir tentang tiba-tiba kehilangan pembayaran, tetapi kemungkinan
besar akan memiliki orang yang lebih stabil tinggal di properti daripada di bawah suatu
perjanjian sewa.
v. Subjek dan Objek Sewa Menyewa
Subjek atau pihak yang terlibat dalam perjanjian sewa menyewa adalah pihak yang
menyewakan dan pihak penyewa. Pihak yang menyewakan adalah orang atau badan hukum yang
menyewakan barang atau benda kepada pihak penyewa, sedangkan pihak penyewa adalah orang
atau badan hukum yang menyewa barang atau benda dari pihak yang menyewakan.
Objek dalam perjanjian sewa menyewa adalah barang atau benda, dengan syarat barang
atau benda yang disewakan adalah barang yang halal, artinya tidak bertentangan dengan undangundang, ketertiban, dan kesusilaan.
Hak dan Kewajiban Pihak Yang Menyewakan
Hak dari pihak yang menyewakan adalah menerima harga sewa yang telah ditentukan,
sedangkan kewajibannya adalah sebagai berikut (perhatikan Pasal 1551-1552 KUHPerdata) :
Barang yang disewakan harus diserahkan dalam keadaan baik,
Barang yang disewakan harus terus dijaga baik-baik dan yang rusak wajib diperbaiki
(apabila hal tersebut menjadi tanggung jawabnya),
Menjamin terhadap penyewa untuk dapat memakai dan menggunakan barang yang
disewa dengan aman selama berlaku perjanjian sewa menyewa,
Menanggung segala kekurangan pada benda yang disewakan, yaitu kekurangankekurangan yang dapat menghalang-halangi pemakaian benda itu, walaupun ia sejak
berlakunya perjanjian itu tidak mengetahui adanya kekurangan atau cacat tersebut.
Hak dan Kewajiban Pihak Yang Menyewakan
Hak dari penyewa adalah menerima barang yang disewakan dalam keadaan baik,
sedangkan kewajibannya adalah sebagai berikut (perhatikan Pasal 1560-1566 KUHPerdata) :
Membayar uang sewa pada waktu yang telah ditentukan,
Tidak diperkenankan mengubah tujuan barang yang disewakan,
Mengganti kerugian apabila terjadi kerusakan yang disebabkan oleh penyewa sendiri,
atau oleh orang-orang yang diam di dalam rumah yang disewa,
Mengembalikan barang yang disewa dalam keadaan semua ketika perjanjian sewa
menyewa tersebut telah habis waktunya,
Menjaga barang yang disewa sebagai tuan rumah yang bertanggung jawab,
Tidak boleh menyewakan lagi barang sewaannya kepada orang lain. Apabila telah
ditentukan demikian, dan ketentuan tersebut dilanggar, maka perjanjian dapat dibubarkan
dan penyewa dapat dituntut mengganti perongkosan, kerugian, serta bunga.
Bentuk dan Substansi Perjanjian Sewa Menyewa
KUHPerdata tidak menentukan secara tegas tentang bentuk perjanjian sewa menyewa
yang dibuat oleh para pihak. Perjanjian sewa menyewa dapat dibuat dalam bentuk tertulis
maupun lisan. Dalam praktik, perjanjian sewa menyewa misalnya seperti bangunan/tanah dibuat
dalam bentuk tertulis dan isi perjanjian telah dirumuskan oleh para pihak dan/atau notaris.
Adapun substansi perjanjian sewa menyewa minimal memuat hal-hal sebagai berikut :
Tanggal dibuatnya perjanjian sewa menyewa,
Subjek hukum, yaitu para pihak yang terlibat dalam perjanjian sewa menyewa,
Objek yang disewakan,
Jangka waktu sewa,
Besarnya uang sewa,
Hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam perjanjian tersebut,
Dapat juga ditambahkan mengenai berakhirnya kontrak dan denda.
Risiko Atas Musnahnya Barang
Risiko mewajibkan seseorang untuk memikul suatu kerugian, jikalau ada kejadian di luar
kemampuan salah satu pihak yang menimpa benda yang menjadi objek perjanjian. Musnah atas
barang atau benda yang menjadi objek sewa menyewa dapat dibagi menjadi 2 (dua) macam,
yaitu musnah secara total dan musnah sebagian dari objek sewa (perhatikan ketentuan Pasal
1553 KUHPerdata).
Jika barang yang disewakan oleh penyewa itu musnah secara keseluruhan di luar
kesalahannya pada masa sewa, perjanjian sewa menyewa itu gugur demi hukum dan yang
menanggung risiko atas musnahnya barang tersebut adalah pihak yang menyewakan.
Artinya, pihak yang menyewakan yang akan memperbaiki dan menanggung segala
kerugiannya.
Jika barang yang disewa hanya sebagian yang musnah maka penyewa dapat memilih
menurut keadaan, akan meminta pengurangan harga sewa atau akan meminta pembatalan
perjanjian sewa menyewa. Pada dasarnya, pihak penyewa dapat menuntut kedua hal
tersebut, namun tidak dapat menuntut pembayaran ganti kerugian kepada pihak yang
menyewakan.
Manfaat
Sewa manfaat kepada penyewa juga. Sebagai contoh, ketika bisnis sewa peralatan, tidak
harus mengambil seluruh jumlah modal dari bank untuk pembelian. Semua kecuali biaya
bulanan dapat tinggal di rekening bank atau digunakan untuk keperluan lain seperti persediaan.
Ada juga manfaat pajak potensial yang dapat diperoleh untuk biaya operasional. Beberapa
perusahaan bahwa peralatan sewa guna usaha termasuk biaya lainnya yang sewa juga, seperti
instalasi, pelayanan dan pengiriman. Pada akhir masa sewa, adalah mungkin untuk menjaga
peralatan, upgrade atau sewa itu pada penghematan yang signifikan.
Transaksi peminjaman yang dilakukan secara manual seringkali menimbulkan kehilangan
data-data transaksi, kehilangan alat-alat pesta, serta penggunaan waktu yang lama. Selain itu,
banyak dari pelanggan yang kurang mengerti dengan alat-alat persewaan yang akan dipinjam
untuk sebuah acara dan terkadang pelanggan juga kesulitan untuk memperkirakan biaya
pengeluaran untuk menyewa alat-alat pesta berdasarkan banyaknya undangan yang akan hadir.
Melalui aplikasi ini, di harapkan dapat dapat membantu dalam proses transaksi
persewaan alat-alat pesta serta pembuatan laporan-laporan transaksi. Selain itu dalam aplikasi
ini, juga dapat mempermudah pelanggan untuk mendapatkan informasi alat-alat pesta yang akan
digunakan dan dapat membantu dalam memperkirakan biaya pengeluaran berdasarkan banyak
undangan yang akan hadir.
BAB 1V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil rancang bangun aplikasi pelayanan persewaan alat-alat pesta diperoleh
beberapa kesimpulan yaitu:
1. Pemanfaatan sistem persewaan alat-alat pesta ini dapat memudahkan pelanggan dalam
memperkirakan budget, dan mendapatkan informasi alat-alat pesta yang akan digunakan
berdasarkan banyaknya undangan yang akan hadir, serta membantu melakukan proses
transaksi peminjaman alat-alat pesta pada perusahaan YANI’S FAMILY GROUP
2. Pemanfaatan aplikasi pelayanan persewaan alat-alat pesta ini dapat digunakan untuk
mengontrol dan memantau alat-alat pesta, meminimalisir kehilangan serta kesalahan dalam
proses peminjaman dan pengembalian.