Pemanfaatan software koha dalam sistem otomasi di perpustakaan kementerian kesehatan RI

PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI

Skripsi

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S. IP)

Akhmat Nur Jawahir 1110025000058

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Sla'ipei

Diajukan Kepada Fa,lcultas Adab dan Humaniora Untuk Me$enuhi Petoyaratan Memporoleh

Selnr Sa4jana Ilmu FprpuptaksaR (S,lF)

0lehl

Akhsat

l$$,rJqlvshi.r NIM: 1110025000058

JURUSAN ILMU I'ERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN I{UMANIORA

UNIVBRSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

1435H/?014M Di Bawah Birnbingan:

Judul Skripsi : Pemanfaatan Software I(oha dalam Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

Ujian Skripsi : Rabu, 19 November 2014

Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai sarat untuk memperoleh gelar Sarjana Setara Satu

(Sl) pada Program

Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, l9 November 2014 Nama

NIM

1.

Ketua Sidang

2.

Sekretaris Sidang

3.

Penguji I

4.

Pengui II

Tanggal

4r-

Lot+'

za/rz

_f

_zot

₄

1r4.t)4

/T

Lembar

Pengesahan Panitia

Ujian

Skripsi

: Akhmat Nur Jawahrr : I 1 10025000058

Pungki Purnomo. MLIS NIP. 19614215 199903 I 005

Mukmin Suprayogi M. Si

NrP. 19620301 199903

l

00r

Ida Farida. MLIS

NIP. 19700407 200003 2 003

Mukmin Supra)rogi M. Si NrP. 19620301 199903 I 001

SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

FAKULTAS

ADAB DAN

HUMANIORA

il. lr. H. Juanda No. 95, Ciputat t54!2, Jakarla, lndonesia Ielp. (021) 7443329, Fax. (021) 7493364

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama

Mahasiswa

: AKHMAT NUR JAWAHIR

NIM

Program Studi

: 1110025000058

: llmu Perpustakaan

Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi iniadalah hasil karya saya sendiriyang merupakan

hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang lain.

Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap gugur dan

harus melakukan penelitian ulang untuk rnenyusun skripsi baru dan kelulusan serta gelarnya

dibata lka n.

Demikian pernyataan inidibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari menjadi tanggungjawab saya.

a. 6.lan,tari 2o15

RIBIJ RUPI

AKHMAT NUR J HIR

w

AWA

i ABSTRAK

Akhmat Nur Jawahir

Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi Perpustakan Kementerian Kesehatan RI

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan software Koha pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan deskriptif. Data-data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka, yang bersumber dari staf perpustakaan yang menggunakan software Koha.

Dari hasil penelitian dapat diketahui pertimbangan dipilihnya software Koha diantaranya adalah; ekonomis; mudah digunakan; mudah melakukan migrasi dari software lain, memiliki fitur yang lengkap, dan rekomendasi dari WHO. Selain hal tersebut juga diketahui bahwa software Koha memiliki modul yang lengkap namun modul-modul tersebut sebagian ada yang tidak digunakan. Adapun modul yang digunakan adalah modul katalogisasi, OPAC, laporan, dan modul yang tidak digunakan adalah modul pengadaan, sirkulasi, serial. Pada modul-modul software Koha yang digunakan juga terdapat fungsi-fungsi didalamnya. Tidak seluruhnya fungsi-fungsi pada modul tersebut dipakai seperti fungsi cetak barcode dan call number pada modul katalogisasi.

Kata Kunci: Otomasi Perpustakaan, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

ii

KATA PENGANTAR

Segala Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, dengan judul

“PEMANFAATAN SOFTWARE KOHA DALAM SISTEM OTOMASI

PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI” ini dengan baik dan lancar. Topik sebuah skripsi ini dipilih atas pertimbangan penulis terhadap pentingnya pemanfaatan software otomasi perpustakaan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan untuk kemajuan dan perkembangan perpustakaan dalam upaya meningkatkan pemanfaatan software Koha sebagai otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.

Dalam proses penyusunan skripsi ini, Penulis mendapatkan bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini, diantaranya yaitu kepada

1 Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2 Bapak Pungki Purnomo, MLIS dan Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si

selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan selaku sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan

3 Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah memberikan ide, saran dan motivasi kepada penulis dalam pembuatan

iii

skripsi dan seluruh dosen dari Jurusan Ilmu Perpustakaan yang penulis sayangi.

4 Ibu Siwi Rastanti, selaku Kasubag Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI, yang telah membantu penulis dalam mendapatkan data-data dan informasi yang penulis butuhkan.

5 Bapak Agus Supriadi, Bapak Parna, SIP, Bapak Teguh, S.Sos dan semua pegawai Kasubag Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi.

6 Kedua orang tua, Bapak H. Subkhan dan Ibu Hj. Siti Solikah yang selalu memberi semangat dan doa dalam penyelesaian skripsi ini. Tak lupa kedua paman Nur Habibi dan Jamroji yang selalu memotivasi. 7 Semua mahasiswa JIP dan JIP angkatan 2010 yang selalu menemani.

Pastikan kita selalu terikat dengan tali persaudaran yang ada diantara kita kan tetap indah terjaga.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Besar harapan penulis agar skripsi ini berguna bagi kita semua.

iv DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... ... . iv

DAFTAR TABEL ... ... . vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6

D. Metode Penelitian ... 7

1. Jenis dan Pendekatan Penelitian ... 7

2. Sumber Data ... 7

3. Informan Penelitian ... 8

4. Teknik Pengumpulan Data ... 8

5. Teknik Analisi Data ... 10

E. Definisi Istilah ... 11

F. Sistematika Penulisan ... 12

BAB II TINJAUAN LITERATUR ... 14

A. Perpustakaan Khusus ... 14

1. Pengertian Perpustakaaan Khusus ... 14

v

B. Sistem Otomasi Perpustakaaan ... 22

1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaaan ... 22

2. Tujuan Otomasi Perpistakaan ... 24

3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaaan ... 25

4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan ... 31

5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaaan ... 35

C. Penelitian Terdahulu ... 36

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN KEMENTERIAN KESEHATAN RI ... 39

A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 39

B. Visi dan Misi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 39

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 40

D. Koleksi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 41

E. Layanan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 42

F. Unsur-unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 43

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 50

A. Pelaksanaan Penelitian ... 50

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 50

1. Kriteria Pemilihan Software Koha sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI ... 50

2. Penggunaan dan Pemanfaatan Modul-Modul Koha 3.0 dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kesehatan RI ... 52

vi

a. Modul-modul Koha 3.0 yang Digunakan dan Dimanfaatkan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian

Kesehatan ... ... 52

b. Modul-modul Koha 3.0 yang Tidak Digunakan dalam Melakukan Kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan ... ... 61

c. Analisa Pemanfaatan Modul Software Koha Sebagai Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan ... 69

3. Kendala-kendala yang Dialami dalam Pemanfaatan Software Koha di Perpustakaan Kementerin Kesehatan RI ... 70

BAB V PENUTUP ... 72

A. Kesimpulan ... 72

B. Saran ... 74

DAFTAR PUSTAKA ... 75

LAMPIRAN-LAMPIRAN

vii

DAFTAR TABEL

1. Tabel 1 Literatur Review ... 15 2. Tabel 2 Jumlah Koleksi ... 55 3. Tabel 3 Analisi Pemanfaatan Modul ... 55

1 A. Latar Belakang

Dengan meledaknya informasi diberbagai bidang, membuat manusia untuk selalu meningkatkan kebutuhan informasinya agar terpenuhi. Hal ini membuat masyarakat lebih selektif untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Data dan informasi yang telah tersimpan baik yang cetak maupun elektronik harus mudah ditemukan dengan relevan dan akurat sehingga dapat terhindar dari informasi yang tidak diperlukan. Perpustakaan adalah salah satu unit yang mendukung kemajuan instansi sebagai sarana pengumpulan, pengolahan dan penyebaran informasi.

Untuk mencapai hal tersebut sangat dibutuhkan paradigma baru yang menempatkan perpustakaan sebagai pusat sumber daya informasi yang sangat penting, karena dapat memberikan kemudahan untuk melakukan fungsi dan peran agar pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan berkualitas. Teknologi informasi merupakan wujud nyata dari kebutuhan informasi masyarakat masa kini dengan memberikan kemudahan dan kecepatan dalam mengakses informasi.

Teknologi informasi banyak digunakan untuk pengolahan pekerjaan karena daya efektivitasnya dan efisiensi yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan atau omset yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan.1

1

Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan (Kanisius: Yogyakarta, 2008), h. 13.

Perkembangan teknologi informasi ini pun memberikan dampak positif bagi perpustakaan untuk lebih maju. Kemajuan ini terlihat pada penggunaan teknologi informasi dalam proses pengolahan data menjadi informasi yang cepat dan dilakukan secara otomatis pada perpustakaan.

Tidak dapat disangkal bahwa teknologi informasi telah banyak mengubah fungsi perpustakaan. Teknologi telah menghantarkan perpustakaan untuk lebih pro aktif menawarkan jasa informasinya. Otomasi perpustakaan merupakan salah satu unsur penerapan teknologi informasi di perpustakaan. Otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk menunjang kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan faslitas utama dalam hal penyimpanan, menemukan dan menyajikan informasi.2

Otomasi perpustakaan dapat difungsikan sebagai bentuk sistem informasi manajemen perpustakaan seperti pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan data anggota dan statistik fungsi tersebut dapat di istilahkan dengan otomasi perpustakaan. Dapat juga berfungsi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk digital, dapat disebut dengan perpustakaan digital.3

Penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan baik hardware atau software dapat memberikan kemudahan manajemen perpustakaan yang lebih baik disamping keefektifan dan efisiensi waktu, biaya hingga sumber daya manusia (SDM).

2

Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital; dari A sampai (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008), h. 222.

3

Perpustakaan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota Negara ini merupakan perpustakaan khusus yang dikelola oleh kementerian itu sendiri. Perpustakaan ini memiliki tugas untuk menunjang visi dan misi serta tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh staf Kementerian Kesehatan dan institusi yang ada di dalamnya serta pengguna dikalangan tidak terbatas. Oleh karena itu keefektifan dan efisiensi layanan perpustakaan sangat diperlukan guna memenuhi kebutuhan informasi seluruh staf atau pegawai di lingkungan Kementerian Kesehatan. Dalam melakukan kegiatan pelayanan perpustakaan memperlukan sarana penunjang yang bisa dipergunakan secara maksimal.

Software otomasi perpustakaan merupakan alternatif bagi salah satu pustakawan dan pengelola sumber-sumber informasi dalam melakukan kegiatan kepustakawanan. Software otomasi perpustakaan dapat difungsikan untuk melakukan pekerjaan operasional perpustakaan yang bersifat rutinitas, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengolahan terbitan berkala, sirkulasi dan pekerjaan lain dalam lingkup oprasional perpustakaan4.

Sebuah software untuk perpustakaan dibuat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Untuk membuat software perpustakaan haruslah ada kerja sama antara pustakawan yang mengetaui semua kebutuhan perpustakaan dengan programmer yang membuat script pemrograman software perpustakaan, tentunya pembuatan software perpustakaan ini tidak mudah untuk dilakukan. Karena pembuatan atau pembelian software banyak mengeluarkan biaya,

4

waktu dan tenaga yang ekstra.

Untuk mendapatkan software sistem otomasi perpustakaan sekarang tidaklah sulit. Hanya dengan mengunduh (download) yang tersedia di internet perpustakaan sudah bisa menginstall dan memanfaatkan software otomasi perpustakaan tersebut. Sebelum menggunakan software otomasi perpustakaan, pengguna software dapat memilah-memilih terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan perpustakaannya. Hal ini dilakukan mengingat banyaknya software perpustakaan yang gratis dan bebas untuk digunakan seperti, Greenstone, Imelda, OpenBiblio, Koha, PhpMyLibrary, Evergreen, SliMS dan lain-lain.

Koha merupakan salah satu sistem manajemen perpustakaan terpadu yang telah digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di penjuru dunia. Lisensi software Koha berbasis Open Source, open source adalah perangkat lunak yang dikembangkan secara gotong-royong tanpa koordinasi resmi, menggunakan kode program (Source Code) yang tersedia secara bebas serta didistribusikan melalui internet.5 Koha meliputi modul untuk akuisisi,

sirkulasi, katalogisasi, manajemen serials, otoritas, pelaporan fleksibel, pencetakan label, multi-format pemberitahuan, dan banyak lagi.6

Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI yang biasa di sebut Perpustakaan Kemenkes merupakan salah satu perpustakaan yang telah menggunakan software otomasi perpustakaan Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan untuk mengefektifkan kegiatan penyelenggaraan pelayanan perpustakaan, baik pelayanan pubik maupun pelayanan teknis dan dapat membantu aktifitas yang bersifat rutinitas di perpustakaan seperti

5

Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi (Jakarta: Bumi Aksara. 2009), h. 169. 6

pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan anggota, laporan dan sebagainya. Maka sangat disayangkan apabila fasilitas-fasilitas pada software Koha seperti modul pengadaan, sirkulasi laporan dan lain-lain tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.

Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis ingin membahas tentang optimalisasi sistem otomasi Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan yang selanjutnya disebut Perpustakaan Kemenkes untuk mengetahui sejauh mana pemanfaatan aplikasi sistem otomasi perpustakaan tersebut dalam penyelenggaraan pelayanan. Maka penulis membahas hal tersebut dalam skripsi yang berjudul “Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Adapun fokus yang diberikan oleh penulis untuk membatasi agar penjelasan tidak meluas adalah menjelaskan mengenai pemilihan software manajemen perpustakaan, pemanfaatan atau penggunaan modul-modul software Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.

Adapun aspek yang akan dibahas adalah mengenai Pemanfaatan Sistem Otomasi Koha pada Perpustakaan Kemenkes dan dirumuskan sebagai berikut: 1. Mengapa software Koha dipilih sebagai aplikasi dalam sistem otmasi

perpustakaan Kementerian Kesehatan.

2. Bagimana pemanfaatan modul-modul sistem otomasi perpustakaan Koha pada perpustakaan Kementerian Kesehatan

otomasi Koha pada Perpustakaan Kementerian Kesehatan.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan skripsi tentang pemanfaatan sistem otomasi Koha ini diantaranya adalah:

1. Mengetahui alasan mengapa software Koha dipilih sebagai aplikasi dalam sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan.

2. Mengetahui pemanfaatan dari modul-modul yang disediakan oleh sistem otomasi Koha di Perpustakaan Kementerian Kesehatan.

3. Mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan dalam pemanfaatan sistem otomasi Koha.

Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah

a) Menambah pengetahuan penulis tentang bagaimana penerapan sistem otomasi terhadap sebuah perpustakaan secara nyata dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya.

b) Memberikan masukan atau saran kepada pihak manajemen perpustakaan sebagai salah satu pedoman dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan.

c) Menambah khasanah ilmu pengetahuan dibidang perpustakaan khususnya terkait dengan sistem otomasi perpustakaan.

D. Metode Penelitian

1. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Metode merupakan upaya yang dapat dilakukan Penulis dalam mengumpulkan data-data dan mencari kebenaran masalah yang diteliti. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.7

Pendekatan penelitian dilakukan dengan metode kualitatif, suatu pendekatan yang juga disebut pendekatan investigasi karena biasanya peneliti mengumpulkan data dengan cara bertatap muka langsung dan berinteraksi dengan orang-orang di tempat penelitian.

2. Sumber data a) Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara atau langsung dari sumbernya.8 Data ini diperoleh langsung dari lokasi

penelitian yaitu dengan wawancara para pustakawan yang dipilih sebagai informan dan melakukan observasi dengan melakukan penelitian langsung di lapangan untuk memperoleh data-data yang diperlukan.

b) Data Skunder

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya. Data ini bersumber dari kepustakaan, yang terdiri dari

7

Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.

8

Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan

literatur-literatur dan artikel-artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

3. Informan Penelitian

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.9 Pada penelitan ini

peneliti memilih informan yang berhubungan dengan topik dan memahami topik penelitian yaitu seorang staf penanggung jawab dalam hal otomasi perpustakaan dan bagian penglolahan koleksi, seorang pustakawan bidang pelayanan publik. Serta seorang pustakawan yang menjabat sebagai pengembangan SDM dan jejaring, dengan jumlah 3 (tiga) informan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut:

a) Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tujuan tertentu oleh pewawancara dengan memberikan pertanyaan dan diberikan jawaban oleh yang diwawancarai atas pertanyaan tersebut.10 Pertanyaan dan

jawaban diberikan secara verbal, biasanya komunikasi ini dilakukan dalam keadaan saling berhadapann namun komunikasi juga dapat dilaksanakan dengan menggunakan telepon.11 Cara ini digunakan untuk

mendapatkan informasi dan data yang berkaitan dengan alasan mengapa software KOHA digunakan sebagai aplikasi otomasi perpustakaan

9

Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.132.

10

Lexy J. Meleong, Metodelogi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri,2009), h. 135

11

Kementerian Kesehatan, pemanfaatan modul-modul software KOHA dan kendala-kendala yang di alami dalam pemanfaatan software KOHA pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan. Peneliti akan memwawancarai seluruh stakeholder yang diwakili oleh kepala urusan (kaur) yang memanfaatkan software KOHA di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI.

b) Observasi

Observasi dilakukan agar peneliti dapat memahami dan menyingkap permasalahan yang sebenarnya secara utuh dalam konteks yang tepat, baik yang menyangkut perasaan, emosi, pikiran, penghayatan, pandangan atau pemikiran dari partisipan.12 Observasi

dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan keadaan yang dipelajari dan aktifitas-aktifitas yang tengah berlangsung. Untuk memperloleh data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan penelitian peneliti juga melakukan Pada metode ini penulis pengamatan secara langsung pada pemanfaatan software KOHA pada sistem otomasi perpustakaan Kementerian Kesehatan.

c) Kajian kepustakaan

Kajian kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel laporan dan seterusnya)13. Dalam teknik pencarian data pada kajian

kepustakaan, penulis mengumpulkan bahan-bahan dan data-data dengan

12

Ibid., h. 72.

13

Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan

bersumber pada buku panduan, rekaman arsip, dokumen dan sumber lainnya yang bersangkutan dengan pokok masalah.

5. Teknik Analisis Data

Teknis analisis data penelitian ini menggunakan analisis kualitatif. Analisis kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus-menerus selama penelitian.14 Analisis data dilakukan

dengan cara sebagai berikut: a) Reduksi Data

Data yang diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka dicatat dengan rinci menglompokkan atau memilah-milah dan memfokuskan pada hal yang penting. Penataan data mengacu kepada kegiatan yang dilakukan oleh penelitian untuk mengatur dan mengorganisasikan data mentah yang terkumpul dari lapangan.15 Dengan demikian data yang didapat akan memberi

gambaran yang jelas. b) Penyajian data

Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks yang bersifat naratif. Prinsip peyajian data berproses secara indukasi interprestasi kemudian kesimpulan. Dalam proses ini peneliti mulai melakukan penyederhanaan data menjadi beberapa unit informasi terinci tapi sudah terfokus, dalam ungkapan asli informan.

c) Penarikan kesimpulan

14

Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2005), h. 206. 15

Prasetya Irawan, Logika Dan Prosedur Penelitian; Pengantar Teori dan Panduan

Laporan yang didapat dari lapangan secara detail (induksi) dapat berupa data yang mudah di pahami, sehingga dapat diciptakan sesuatu kesimpulan tentang pemanfaatan sistem otomasi di Perpustakan Kementerian Kesehatan RI. Mem-verifikasi data-data yang terangkum dan disajikan dalam bentuk naratif. Hasil verifikasi di gunakan untuk untuk menjawab rumusan masalah.

E. Definisi Istilah

1. Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan. Perpustakaan khusus memiliki fungsi kegiatan diantaranya adalah pengadaan, pengelolahan, pemeliharaan, pelayanan, administrasi dan sosialisasi sumber daya informasi. Untuk menjalankan fungsi perpustakaan tersebut akan dapat dimudahkan dengan melakuan otomasi pada perpustakaan khusus tersebut. 2. Otomasi Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan komputer atau mesin lainnya. Otomasi perpustakaan dilakukan dengan tujuan meningkatkan beban kerja pustakawan khususnya pekerjaan yang bersifat rutinitas. Dengan adanya system otomasi pada perpustakaan pustakawan dapat menghemat waktu dan tenaga, sehingga pustakawan tersebut dapat meningkatkan efesiensi kerja.

Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data dan manual. Perangkat lunak pada otomasi perpustakaan atau system otomasi perpustakaan merupakan salah satu unsur terpenting pada otomasi perpustakaan. Pustakawan akan lebih terbantu untuk melakukan fungsi kegiatan perpustakaan seperti pengadaan, penglelolahan dan sirkulasi. Maka darinya fungsi-fungsi system otomasi perpustakaan harus dipertimbangkan dahulu oleh pustakawan, sebelum system otomasi perpustakaan tersebut diimplementasikan oleh pustakawan.

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi adalah sebagai berikut: Bab I Pendahuluan

Bab ini berisi tentang, latar belakang, rumusan dan pembatasan masalah, tujuan, metode penelitian serta teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data serta sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini berisi tentang, fungsi kegiatan perpustakaan diantaranya adalah fungsi layanan teknis dan layanan pemustaka; definisi sistem otomasi perpustakaan; tujuan otomasi perpustakaan; unsur-unsur otomasi perpustakaan; cakupan sistem otomasi; prangkat lunak perpustakaan.

Bab IV Gambaran Umum Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI Bab ini berisi gambaran umum perpustakaan Kementerian Kesehatan, yang terdiri dari sejarah singkat perpustakaan Kementerian Kesehatan, visi dan misi, struktur organisasi, koleksi, layanan dan sistem otomasi yang digunakan perpustakaan Kementerian Kesehatan.

Bab V Hasil Penelitian dan Pembahasan

Membahas tentang pertimbangan-pertimbangan perpustakaan Kemenkes untuk memilih software perpustakaan dan pemanfaatan modul-modul software KOHA pada fungsi-fungsi kegiatan Perpustakaan Kementerian Kesehatan dan kendala-kendala dalam pemanfaattan sistem otomasi Perpustakaaan Kementerian Kesehatan.

Bab VI Penutup

Bab ini berisi mengenai kesimpulan yang diambil oleh penulis setelah melakukan penelitian dan saran atas permasalahan yang diangkat pada penelitian telah dilakukan.

14

TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Khusus

1. Pengertian Perpustakaan Khusus

Definisi perpustakaan khusus sangat banyak, dan pada perkembangannya selalu berubah dari waktu ke waktu. Hal ini dapat terjadi dikarenakan pengaruh kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan, serta pengaruh dari perkembangan perpustakaan itu sendiri dalam memberikan pelayanan kepada pengguna dan anggotanya, penjelasan ini diterangkan oleh Karmidi Martoatmodjo dalam karyanya yang berjudul Manajem Perpustakaan Khusus.16 Soekarman Kartosedono berpendapat didalam

artikelnya bahwa Perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah swasta) atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka informasi dilingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan SDM.17 Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang

menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan.18 Melalui pengertian-pengertian mengenai perpustakaan

khusus di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan khusus

16

Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1997), h. 116

17

Soekarman Kartosedono, “Gambaran proses pembentukan dan pendirian

Perpustakaan Nasional Indonesia” Visi Pustaka. [Online] tersedia di

http://www.pnri.go.id/MajalahOnlineAdd.aspx?id=42 diakses pada 15 Feb 2014. 18

Dagun Save M, “Perpustakaan Khusus” dalam Kamus Besar Ilmu Pengetahuan

merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga-lembaga khusus yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan.

2. Fungsi kegiatan perpustakaan

Kegiatan perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan tersebut tergantung dengan jenis perpustakaan dan ruang ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, sub bagian dan lain-lain. Sedangkan perpustakaan yang kecil dapat menyederhanakan pembagian tugasnya kedalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Namun semua memiliki persamaan, kegiatan tersebut meliputi, pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan, layanan, administrasi dan sosialisasi.

a) Pengadaan

Pengadaan atau akuisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber daya informasi. Pengadaan terdiri atas pembelian, tukar menukar, penerbitan berkala yang dihasilkan oleh perpustakaan.19 Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau

didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan membentuk koleksi awal. Sedangkan untuk perpustakan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Menurut Sutarno NS pada buku yang berjudul Manajemen Perpustakaan hal-hal pokok yang harus dilakukan berkaitan dengan pengadaan koleksi adalah;20

19

Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 7

20

1) Penyusunan rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi

a) Perumusankan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan dan penyediaan anggaran.

b) Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan seperti, katalog penerbit, bibliografi dan lain sebagainya.

2) Survei minat pemakai, membuat instrumen, mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data hasil survei untuk mengetahui bahan pustaka yang diminati oleh pemustaka. survei minat pemakai dapat dilakukan dengan mewawancarai pemutaka yang potensial rajin menggunakan perpustakaan, atau menyediakan formulir untuk pengunjung perpustakaan. Perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk melakukan tugas survai minat pemakai ini, misalhnya dengan memanfaatkan e-mail, website, sosial media, SMS dan lain sebagainya. Pemustaka dipersilahkan untuk memberikan informasi bahan pustaka seperti judul, pengarang, subjek, penerbit tahun terbit, yang mungkin perlu untuk diadakan oleh perpustakaan.

3) Survei bahan pustaka, merupakan kegiatan mengamati keberadaan bahan pustaka di penerbit, toko buku, pameran dan perpustakaan lain. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui buku apa saja yang ada, bahan pustaka yang harus ada dalam perpustakaan, mengetahui fisik, harga dan informasi lainnya seperti terbitan terbaru, edisi dan lainnya.

4) Membuat dan menyusun desiderata, Membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun dengan menurut aturan tertentu untuk digunakan sebagai seleksi bahan pustaka dalam proses pengadaan bahan pustaka.

5) Menyeleksi bahan pustaka, dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survei minat pemakai, dan laporan hasil survei maka diadakan penyeleksian bahan pustaka untuk menentukan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan untuk satu periode anggaran pengadaan.

b) Pengolahan

Pengolahan merupakan pekerjaan yang diawali sejak koleksi masuk dan diterima oleh perpustakaan sampai dengan penempatan di rak yang telah ditentukan dan disediakan.21 Proses pengolahan terdiri dari:

1) Inventarisasi

Kegiatan inventarisasi merupakan kegiatan yang dilakukan setelah bahan pustaka yang telah diadakan tiba di perpustakaan. Dalam buku yang berjudul Pengantar Majanemen Perpustakaan Madrasah menjelaskan bahwa Inventarisasi dilakukan dengan cara memeriksa bahan pustaka, memberikan stempel sebagai tanda kepemilikan pada halaman judul, halaman rahasia, dan bagian lainnya, dan setiap buku dicatat pada buku induk dan diberikan nomer induk.22

2) Klasifikasi

Menurut Pawit M. Yusuf MS, klasifikasi adalah mengelompokkan

21

Ibid., h. 151.

22

Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah (Jakarta: Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, 2006), h. 90.

seluruh koleksi berdasarkan subyek atau isi bahan pustaka yang bersangkutan.23 Tujuannya adalah semua subyek yang sama pemberian

nomor kode (kelas) atas semua informasi menurut sistem tertentu. Klasifikasi dilakukan agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.

3) Katalogisasi

Merupakan kegiatan pembuatan entri di setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku atau bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi dan lainnya, yang sesuai dengan ISBD (International Standar Book Description). Deskripsi entri katalog bisa berupa entri katalog kartu atau entri katalog komputerize Online Public Access Catalog (OPAC). Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka. Menurut Sutarno NS ada tiga macam katalogisasi diantaranya adalah;24

(a) Katalog sederhana, kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografi tingkat (level) 1 berdasarkan AACR2 yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, nomor standar bahan pustaka seperti ISBN.

(b) Katalogisasi kompleks, merupakan kegiatan katalogisasi tingkat

23

Pawit M. Yusuf MS, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan sekolah (Jakarta: Kencana, 2007), h. 40.

24

(level) 2 dengan ditambah judul paralel, judul-judul seri, judul terjemah dan pengarang tambahan.

(c) Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tidak menambah informas yang diperlukan.

4)Pembuatan kelengkapan pustaka

Kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan bustaka agar pustaka siap dipakai, mudah digunakan dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan diantaranya adalah pembuatan label buku (call number), kartu buku, slip tanggal kembali buku dan sampul buku, pemasangan RFID dan lain sebagainya.

5)Penyusunan kartu katalog

Menyajikan kartu katalog perpustakaan agar dapat digunakan oleh pemakai perpustakaan untuk mencari dan menemukan dan menentukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya.25 Katalog disusun berdasarkan

abjad judul, pengarang atau penanggung jawab, subjek dan penerbit, agar dapat mudah ditemukan oleh pemustaka.

6)Penyusunan Buku di rak

penyusunan buku dirak merupakan kegiatan menempatkan dan menjajarkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan dan dilengkapi dengan label ke dalam rak atau lemari buku sesuai dengan nomer urut label agar mudah ditemukan.

c) Pemeliharaan

Kegiatan yang bertujuan agar setiap informasi yang ada dalam

25

perpustakan yang berupa bahan pustaka cetak, digital, database perpustakaan dapat terjaga dan terpelihara sehingga usianya menjadi panjang, dan daya pakainya lama. Kegiatan ini dilakukan mengingat bahan informasi cetak yang mudah rusak dan bahan informasi digital yang mudah hilang atau terhapus.

d) Layanan Pemakai

Layanan pemakai merupakan pemberian pelayanan perpustakaan kepada pemustaka dalam menggunakan bahan-bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan, pelayanan pemakai meliputi dua yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.26

a) Layanan Sirkulasi

Kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku perpustakaan. Bagian ini terutama meja sirkulasi, seringkali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai dan paring sering digunakan oleh pemustaka.27 Tugas pokok sirkulasi adalah melayani pemakai yang

akan meminjam, mengembalikan dan memperpanjang pinjaman buku perpustakaan serta membuat laporan kegiatan sirkulasi. Ada beberapa laparan yang harus dibuat untuk mengevaluasi sejauh mana layanan digunakan. Beberapa laporan tersebut adalah:

(a) Laporan anggota perpustakaan (b) Laporan pengunjung perpustakaan

26

Rizal Saiful Haq, dkk., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah. UIN Press/Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah, h 102.

27

Sulistiyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 1993), h. 257.

(c) Laporan peminjaman. b)Referensi

Menurut American Library Association layanan refrensi merupakan sebagai layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan study dan riset.28 Pelayanan yang

berhubungan dengan pelayanan yang membantu pemusta yang menemukan kesulitan dalam memperoleh informasi atau bahan pustaka dan memberikan petunjuk agar informasi atau bahan pustaka yang diperlukan dapat secepatnya ditemukan.29 Apabila perpustakaan

mempunyai cukup banyak staf tugas layanan referensi ditangani oleh petugas khusus layanan referensi dan memiliki meja sendiri.

e) Administrasi

Menurut kamus istilah perpustakaan dan dokumentasi, administrasi adalah kegiatan pelengkap di samping pekerjaan rutin perpustakaan yang semuanya berkaitan dengan rencana memajukan dan mengembangkan perpustakaan, kegunaan pekerjaan ini mencakup pengawasan dan pengembangan pekerjaan di semua bagian dan pemecahan bermacam masalah yang timbul, pekerjaan administrasi perpustakaan harus dapat memenuhi semua keperluan yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.30

28

Tri septianto, umar sidik, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007), h. 226.

29

Sudarnoto Abdul Hakim, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Fakultas Adab UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, h 111.

30

Nurhaidi Magetsari, dkk., Kamus Istilah Perpustakaan Dan Dokumentasi (1992), [online] Kamus Istilah Perpustakaan, Perpustakaan Nasional.

Menurut Sutarno NS pada karyanya, Kegiatan administrasi perpustakaan mencakup antara lain adalah; konsep surat, pengetikan, surat masuk, surat keluar, menata arsip dan dokumen, membuat peraturan tata tertib, penyusunan anggaran, pembuatan laporan, penyusunan program kegiatan perpustakaan, dan lain-lain.31 Dapat

disimpulkan bahwa administrasi yang lakukan di perpustakaan merupakan sebuah dokumentasi yang dilakukan pada kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan.

f) Sosialisasi

Promosi perpustakan merupakan metode yang digunakan untuk menginformasikan dan mengingatkan pemustaka tentang institusi berserta sumber-sumber yang ada di dalamnya dan juga layanan yang digunakan. Selain itu kegiatan promosi berguna untuk menjaring minat dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan sesuatu yang berguna dan mengembangan upaya membangun media penghubung antara perpustakaan dengen pemustaka.

B. Sistem Otomasi Perpustakaan

1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan

Pada buku Sistem Informasi Manajemen yang ditulis oleh Jr Raymond McLeod menerangkan bahwa, Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu untuk mencapai tujuan. Setiap sistem memiliki tujuan (goal), tujuan iniliah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendalai. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi

31

dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.32

Dalam kamus besar bahasa Indonesia istilah otomasi atau automasi dijelaskan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.33 Sedangkan menurut Sulistiyo-Basuki yang

dijelaskan didalam karyanya yang berjudul Preodisasi Perpustakaan Indonesia, pengertian otomasi merupakam konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut.34 Dapat disimpulkan bahwa

sistem otomasi merupakan proses pengalihan kegiatan dari tenaga manusia ke tenaga mesin yang didalamnya terdapat elemen-elemen yang terkait untuk melakukan kegiatan tersebut.

Sulistiyo-Basuki guru besar Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia menjelaskan secara singkat bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca.35 Sedangkan menurut Putu Laxman

Pendit berpendapat bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan seperangkat aplikasi komputer untuk membantu kegiatan perpustakaan yang terutama bercirikan pengguna pangkalan data terbesar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama

32

Raymond McLeod, Jr. Et. Al., Sistem Informasi Manajemen (Jakarta PT. Indeks, 2004), h.9.

33

Tim penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan pengembangan Bahasa. “Otomasi” dalam

Kamus Besar Bahasa Indonesia. (Jakarta: Balai Pustaka, 1988), h. 631.

34

Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia, (Bandung: Remaja Rosdakarya), h. 96.

35

Sulistiyo-Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: Remaja Rosdakarya), h. 96.

dalam hal menyimpan, menemukan dan meyajikan informasi.36

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem otomasi perpustakaan merupakan sistem yang dapat digunakan oleh perpustakaan untuk menjalankan fungsi-fungsi kegiatan perpustakaan dengan bantuan komputer atau mesin lainnya.

2. Tujuan Otomasi Perpustakaan

Penerapan sistem otomasi dalam sebuah perpustakaan pastinya mempunyai tujuan. Menurut John Corbin, bahwa tujuan utama dari diterapkanya sistem otomasi perpustakaan adalah:37

a) Meringankan beban kerja, khususnya yang rutin dan berulang-ulang. Perangkat lunak yang digunakan dapat diprogram untuk mengerjakan pekerjaan bersifat administratif, misalnya pengisian data anggota perpustakaan, pembuatan statistik pelayanan, pengisian data bibliografi untuk pembuatan katalog, dan sejenisnya.

b)Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efesiensi kerja.

c) Komputer dapat mengolah data lebih cepat dan akurat dari pada pengolahan secara manual.

d)Meningkatkan kerjasama antar layanan atau bagian ataupun antar perpustakaan, sistem otomasi perpustakaan memungkinkan adanya hubungan dan kerja sama (networking) baik secara lokal (antar bagian di satu perpustakaan) maupun atar perpustakaan.

36

Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z (Jakarta; Cita Kami, 2008), h. 222.

37

John Corbin, Managing The Library Automation Project (Kanada : Oryx Press, 1985), h. 18.

e) Penggunaan komputer dapat mengurangi resiko kesalahan manusia dalam mengerjakan pekerjaan rutinnya, karena komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi fisik maupun emosi.

f) Memberikan layanan yang lebih efektif bagi pemakai.

g)Pustakawan dapat mengalihkan pekerjaan yang bersifat rutin kepada komputer dan dapat lebih mengkonsentrasikan diri kepada pengembangan jasa perpustakaan, sehingga dapat memberikan layanan sebaik mungkin kepada pemakai.

h)Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten. 3. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung terkait satu dengan lainnya. Pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, network atau jaringan, data dan manual merupakan unsur-unsur atau sarat terbentuknya otomasi perpustakaan, hal ini disampaikan oleh Wahyu Supriyanto dalam karyanya, diantaranya adalah:38

a) Pengguna

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan atau staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi. Tenaga-tenaga pengguna dilatih untuk menjadi oprator, teknisi dan administrator yang

38

Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan. (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h 28

terlatih.

b) Perangkat Keras

Yang disebut perangkat keras seperti, komputer, printer, barcode scanner, dan lain sebagainya. Tanpa adanya perangkat keras, perangkat lunak tidak dapat dijalankan. Sebuah komputer sudah cukup ntuk digunaka diperpustakaan yang kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar diperlukan beberapa prangkat lain seperti server, perangkatjaringan, maupun web.

c) Perangkat Lunak

Pendapat Sutarman pengarang buku Pengantar Teknologi menjelaskan bahwa Prangkat lunak merupakan Program komputer yang berisi sekumpulan intruksi yang dibuat dengan menggunakan bahasa khusus yang memberi perintah kepada komputer untuk melakukan berbagai pemprosesan terhadap data yang terdapat dalam program tersebut atau data yang dimasukan oleh pengguna komputer.39 Perangkat lunak dapat diartikan suatu metode atau

prosedur untuk menjalankan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Dijelaskan di dalam buku Perpustakaan Digital Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia menjelaskan bahwa perangkat lunak dapat didapatkan dengan tiga cara diataranya adalah;40

1)Membangun sendiri secara internal, perpustakaan dapat membangun software untuk oprasional perpstakaan dengan staf

39

Sutarman, Pengantar Teknologi Informasi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h. 144. 40

Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi

internal perpustakaan yang mampu membangun perangkat lunak. Pilihan ini bisa diambil oleh perpustakaan yang mempunyai staf programmer yang mampu membangun prangkat lunak.

2)Meminta pihak ketiga untuk mengembangkan software (alih daya atau outsourcing). Pilihan ini tepat untuk perpustakaan yang tidak memiliki staf yang mampu untuk mengembangkan perangkat lunak.

3)Membeli perangkat lunak yang sudah jadi. Jika menginginkan sistem yang lebih cepat terpasang, pilihan ini sesuai untuk itu. Dengan membeli perangkat lunak yang bersifat masal tentunya sudah melewati pengujian beberapa kali dan oleh karena itu sistem lebih besar kemungkinan untuk berjalan sempurna dibanding pilihan sebelumnya.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan perangkat lunak adalah lisensi. Lisensi dari database yang digunakan perpustakaan tentunya menjadi tanggung jawab perpustakaan. Oleh karenanya perpustakaan perlu mempertimbangkan rincian biaya yang besar. Adapun alternatif yang bisa dipilih diantaranya adalah:41

1) Perangkat lunak proprietary, perangkat lunak yang hak ciptanya di miliki perusahaan atau individu yang dipasang secara komersil dan biasanya source code tidak diberikan secara penuh.

41

2) Prangkat lunak yang bersifat OSS/FS (Open Source Software/Free Software). Lisensi perangkat lunak ini dapat digunakan, dikembangkan dan didistribusikan kembali. Perpustakaan dapat memperoleh software perpustakaan dengan hanya mengunduh (download) software misalnya SLiMS, OpenBliblo, Evergreen, Greenstone, Koha, PhpMyLibrary sebagainya. Sebagai

3) Perangkat lunak gratis (freeware), untuk software seperti ini seringkali source cede tidak diberikan dan software tidak memiliki kekuatan legal untuk mengubah dan menstribusikan kembali.

4) Perangkat lunak yang bersifat publik domain, merupakan prangkat lunak yang tidak memiliki hak cipta namun juga tidak memberikan source code untuk dikembangkan.

Dalam buku Teknologi Informasi Perpustakaan menjelaskan bahwa pemilihan software otomasi perpustakaan dapat dinilai dengan keriteria sebagai berikut;42

1) Kegunaan, fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. 2) Ekonomis, biaya yang dikeluarkan sebanding untuk

mengaplikasikan perangkat lunak sesuai dengan hasil yang didapatkan.

42

Wahyu Supriyanto, Teknologi Infornasi Perpustakaan (Yogyakarta: kanisius, 2008), h 35.

3) Keandalan, mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.

4) Fleksibel, dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi, serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

5) Sederhana, menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna.

d) Perangkat jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi dalam teknologi Informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya secara bersama-sama. Jaringan akan memudahkan komputer-komuter yang ada dalam maupun luar perpustakaan dapat saling tukar menukar data, sehingga penyelenggaraan pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Dalam buku yang berjudul Buku Pintar Penanganan Jaringan menjelaskan bahwa Komponen-komonen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card yang biasa disebut LAN Card atau hub (peng hubung komputer, Head Up Butt), media komunikasi (pengkabelan) concentrator dan sistem operasi jaringan.43

e) Perangkat data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas,

43

fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Sebuah sistem informasi dapat berkerja bila dimasuki oleh data, data akan diproses sesuai perintah dan mengeluarkan hasil.

Dalam buku teknologi informasi perpustakaan dijelaskan bahwa, suatu data memiliki susunan organisasi diantaranya adalah; Bit, merupakan kombinasi dari 0 dan 1, bentuk data yang paling dasar; Byte, merupakan kombinasi bit-bit, biasanya unit terkecil terdiri dari 8 bit; Field, kumpulan dari byte-byte yang membentuk suatu arti, misalnya no urut; Record, kumpula field yang membentuk informasi, misalnya data pegawai; file, kumulan record misalnya file dari pegawai di berbagai departemen; database merupakan kumpulan file yang sling berhubungan membentuk informasi.44

Menurut wahyu supriyanto, metadata merupakan bentuk dari pengidentifikasian suatu atribut dan struktur dari sebuah data atau informasi. Menurut Wayu Supriyanto metadata merupakan bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data Secara sederhana metadata dapat dikatakan dengan “datanya data”. Misalnya metadata dari data katalog sebuah buku yang terdiri dar judul, penanggung jawab, subjek, penerbit dan lain sebagainya. Marc dan Dublin Core merupakan metadata yang dikenal di kalangan perpustakaan.

f) Manual

Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan

44

bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras adan perangkat lunak. Manual harus dubaca dan dimengerit walau serumit apapun karena Manual merupakan kunci kelancaran sistem, keterangan tersebut diutarakan oleh Sismanto dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan Digital.45 Dapat

disimpulkan bahwa manual merupakan hal yang penting dan harus ada untuk memberikan informasi, cara dan aturan software, agar software dapat mudah digunakan secara maksimal.

4. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan,

Adapun cakupan-cakupan yang dilakukan dalam pengolahan perpustakaan dengan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah:

a) Pengadaan koleksi

Kegiatan ini berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka baik melalui cara membeli, pertukaran, maupun dari hadiah. Modul pengadaan ini terdapat database manajemen vendor dan database sistem keuangan dan mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran yang ditentukan. Marshall Breeding berpendapat bahwa tugas-tugas modul akuisisi diantaranya adalah:46

1) Memilih koleksi yang dibutuhkan oleh perpustakaan

2) Mengelola rencana pengadaan dengan mendaftar dan memilih vendor sebagai pemasok bahan koleksi, misalnya pemilihan

45

Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Jakarta: Afifa Pustaka, 2007), h. 152.

46_{Marshall Breeding, “Library Technology Reports”}

Major Open Source ILS Products

vendor atau toko buku, waktu klaim pemesanan dan lainnya. 3) pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan

menyetujui pembayaran. b) Katalogisasi

Salah satu tugas utama perpustakaan adalah katalogisasi. Dalam panduan kataloisasi menjelaskan bahwa katalog kartu membutuhkan berbagai entri yaitu, entri pengarang, entri judul, entri subjek, dan lainnya, hal ini merupakan pekerjaan yang berulang-ulang yang harus dikerjaakan. Modul katalogisasi diharapkan mampu untuk melakukan katalogisasi sesuai dengan pedoman aslinya, membuat entri katalog dengan menggunakan Machine Readable Cataloging (MARC). Menurt Gavali Vandana Santosh modul katalogisasi dapat fungsi sebagai berikut;47

1)Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index.

2)Fasilitas impor dan ekpor

3) Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan aturan seperti MARC dan AACR.

c)Sirkulasi dan Manajemen Anggota

Modul sirkulasi pada software otomasi perpustakaan diharuskan mampu memberikan kemudahan dalam melakukan transaksi pelayanan peminjaman bahan pustaka di perpustakaan. Untuk melakukan transaksi peminjaman bahan koleksi perpustakaan, mudul

47

Gavali Vandana Sant, “Impact of Library Automation in the Development Era: A case

sirkulasi membutuhkan database koleksi dan database pemustaka untuk melakukan pencatatan yang berupa peraturan transaksi peminjaman seperti jadual pengembalian, jumlah koleksi yang dapat dipinjam, denda pada peminjam koleksi yang sudah melewati batas, memberikan laporan peminjaman yang akurat dan manajemen anggota input edit dan delete hal tersebut disampaikan oleh Marshall Breeding.48 Lourdes T. David juga berpendapat modul sirkulasi juga

harus mampu melakukan kegiatan peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota.49

d)Pengelolahan Tenerbitan Berkala

Modul terbitan berkala harus memberikan efektifitas dan efisiensi pustakawan dalam mengatur koleksi terbitan berkala seperti jurnal, buletin dan sejenisnya. Tugas modul serial adalah melakukan, Check-ing dengan menisi cantuman bibliografi, dan mencatat frekuensi pelangganan. Selain itu modul serial juga harus menghasilkan klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan dan dapat menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.50

e) Penyediaan katalog (OPAC)

48_{Marshall Breeding, “Library Technology Reports”}

Major Open Source ILS Products

(November/ December 2008), h 29. 49

Lourdes T. David, Introduction To Integrated Library System Module 2 (Information and Informatics Unit UNISCO, Bangkok, 2001), h. 9.

50

Molly Chuah, Atlas: A Total Library Automation,

Modul katalog, Online Public Access Catalog (OPAC) merupakan salah satu memungkinkan pengguna untuk mencari koleksi perpustakaan dan memanfaatkan layanan online. Fungsi dasar dari modul ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk melakukan pencarian atau menelusuri koleksi dan melihat informasi deskriptif dan status koleksi pada setiap item yang diberikan.51

Sebagian banyak katalog online menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya.52

Penjelasan cakupan-cakupan otomasi perpustakaan diatas secara singkat dapat digambarkan pada literatur review sebagai berikut:

Modul Fungsi Pengarang

Akuisisi -Memilih koleksi yang akan diadakan

-Manajemen vendor,

-Pengolahan faktur untuk barang-barang yang diterima dan pembayaran.

Marshall Breeding

Katalogisasi -Pembuatan penyimpanan, pencarian, pengolahan cantuman bibliografi dan index.

-Fasilitas impor dan ekpor

-Pencatatan bibliografi harus sesuai dengan aturan seperti MARC dan AACR.

Gavali Vandana Santosh

Sirkulasi -Harus mampu melakukan kegiatan

peminjaman, pengembalian, perubahan, penahanan koleksi, status koleksi, daftar anggota pemustaka, jenis anggota, profile dan hak akses informasi anggota

Lourdes T. David

Manajemen Serial

-Check-ing dengan menisi cantuman

bibliografi,

-Manajemen frekuensi pelangganan.

Marshall Breeding

51

Ibid., h. 29.

52_{Marshall Breeding, “Library Technology Reports”}

, Major Open Source ILS Products.

-Klaim sebagai status informasi koleksi serial yang ditetapkan oleh perpustakaan seperti pengiriman koleksi serial yang telat, tidak terbit, pembaruan.

-Menghasilkan laporan pengadaan koleksi serial yang dilanggan, status koleksi serial dan daftar vendor.

OPAC Sebagian banyak katalog online

menyediakan login bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar untuk masuk ke account pribadi, melihat daftar item yang saat ini telah dipinjam oleh pemustaka, memperbaharui item, permintaan koleksi, membayar denda, dan layanan serupa lainnya.

Marshall Breeding

Tabel, 1 Literatur review

5. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan

Adapun tahap-tahap yang harus di perhatikan untuk perencanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan diantaranya adalah53:

a) Pemilihan hardware, proses penyusunan daftar perangkat keras yang akan dipilih sesuai kreteria yang diinginkan dan digunakan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Spesifikasi hardware harus mampu untuk menjalankan perangkat lunak yang nanti digunakan sebagai sistem aplikasi otomasi perpustakaan.

b) Pemilihan software, merupakan proses pemilihan software, pendesainan software, apakah perangkat lunak tersebut mampu untuk membantu malaksanakan kegiatan teknis perpustakaan.

c) Training, kegiatan pemberian pelatihan kepada staf perpustakaan agar staf tidak kesulitan untuk mengoprasikan perangkat dan juga perangkat dapat dimanfaatkan oleh staf secara maksimal dan dapat

53

Barbara Evans Markuson, Guidelines For Library Automation: A Handbook for Federal

membantu kegiatan pustakawan

d) Data conversion, proses konversi data entri atau data perpustakaan lain agar dapat dimasukan dan diolah dengan menggunakan sistem otomasi yang ditentukan.

e) Melakukan test dan menelusuri sistem yang terpasang pada perpusatakaan dan mamastikan bahwa sistem yang terpasang sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

f) Laporan, merupakan proses dokumentasi yang dilakukan selama pelaksanaan penerapan sistem otomasi perpustakaan.

C. Penelitian Terdahulu

Pada penelitian ini, peneliti mengemukakan hubungan antara penelitian-penelitian terdahulu yang berkaitan dengan topik pembahasan.

Skripsi yang ditulis oleh Indra Giantoni Rossi Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang diterbitkan pada tanggal 5 Oktober 2012. Tujuan dari penelitian yang berjudul “Penerapan Sistem Otomasi Pada Fakultas Usuludin dan

Filsafat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta” ini adalah

untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu menggambarkan kondisi lapangan secara

apa adanya. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer). Masalahmasalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit dikembangkan karena masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu Bookmark, dan belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang sistem otomasi.

Skripsi yang ditulis Andyta Astiputri S.B Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syaraf Hidayatullah Jakarta ini berjudul “Perpustakaan Penerapan Sistem Otomasi Lontar di Perpustakaan MAN Insan Cendekia Serpong” Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan menggunakan purposive sample (sampel bertujuan). Hasil penelitian melalui wawancara, dan observasi menunjukan bahwa fungsi layanan teknis dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 ialah memudahkan kegiatan rutin pustakawan dalam pembuatan katalogisasi, layanan yang diberikan kepada pemustaka lebih maksimal, untuk sementara pemeliharaan bahan pustaka hanya dilakukan dengan cara mengkopi bahan pustaka yang rusak dan menjilid bahan pustaka. Menurut pustakawan MAN Insan Cendekia hambatan yang dihadapi adalah tidak adanya menu print

dalam sistem otomasi Lontar versi 3.0 dan berdasarkan pengamatan penulis terdapat hambatan lain seperti kerja pustakawan yang mencetak barcode dalam jumlah banyak kemudian melakukan penginputan bibliografi ke dalam sistem Lontar versi 3.0, dan tidak adanya authority control (kontrol tetap cantuman bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya seperti pengarang, judul dan subjek) dalam sistem Lontar versi 3.0.

39

A. Sejarah Singkat Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

Pada tauhn 2005 dikeluarkan peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 1575/MENKES/PER/XI/2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kesehatan, kedudukan perpustakaan telah muncul dalam struktur Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Pusat Komunikasi Publik. Sebelum Menteri kesehatan RI mengeluarkan peraturan ini, Kementerian Kesehatan RI menggunakan peraturan Nomor: 1277/MENKES/SK/XI/2001 perpustakaan hilang dalam struktur organisasi Departemen Kesehatan RI, pada saat itu perpustakaan dipimpin oleh Ny. Kayes Lumatauw, Mls. Meskipun tidak ada dalam struktur perpustakaan tetap menyelenggarakan sesuai dengan fungsinya dengan baik teknis maupun administarsi dibawa Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Kesehatan RI.

Pada tahun 2010 keluar Peraturan Menteri Kesehatan Nomor: 1144/MENKES/PER/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan ada perubahan nama satuan kerja. Bahwa Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi di bawah naungan Bidang Pelayanan Informasi Publik yang bertanggung jawab pada Pusat Komunikasi Publik. B. Visi dan Misi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

1.Visi

Menjadikan perpustakaan Kemenkes sebagai perpustakaan unggulan dan repository terbitan kemenkes dan pusat jejaring perpustakaan kesehatan.

2. Misi

a) Menyelesaikan karya cetak dan rekam hasil terbitan Kementerian Kesehatan RI.

b) Membangun dan Mengembangkan perpustakaan terpadu berbasisi teknologi informasi

c) Membina dan membangun jejaring dengan perpustakaan dilingkungan Kementerian Kesehatan dan Dinas Kesehatan

d) Menyelenggarakan layanan perpustakaan

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

Perpustakan Kementerian Kehehatan RI berada di dalam Unit Pusat Komunikasi Publik dan Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi bertanggung jawab kepada Bidang Pelayanan Informasi Publik. Sub bidang Perpustakaan dan Dokumentasi memeiliki 10 sumberdaya manusia.

Pusat Komunikasi Publik drg. Murti Utami,

Bidang Pelayanan Informasi Publik drg. Rarit Gempari, MARS Sub Bidang Perpustakaan dan Dokumentasi Dra. Siwi Wresniati, M.SI

Layanan Drg. Ria Purwanti, M.Kes

Pengembangan dan Pelngolahan Koleksi Jeni Helen Chronika, SH Pengembangan SDM dan Jejaring Parna, SIP

Staf

Mintarsih

Teguh Martono, Sos Agus Supardi Ariesha Widipuspita Mintauli Sianturi Rachmadi, A.Md

D. Koleksi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

Koleksi Perpustakaan Pusat Komunikasi Publik Kemekes RI dibagi menjadi 4 (empat) kelommpok utama, yaitu:

1. Koleksi terbitan Depkes Bidang Kesehatan mencakup berbagai segi dari: Sejarah kesehatan nasional, peraturan perundang-undangan bidang kesehatan, profil kesehatan, petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaannya sebagai acuan menjalankan pekerjaan dalam bidang kesehatan baik instansi pemerintah maupun swasta.

2. Koleksi terbitan WHO bidang kesehatan.

3. Koleksi terbitan umum seperti karya umum, filsafat, agama, bahasa, ilmu-ilmu murni, teknologi atau ilmu-ilmu terapan, kesenian, kesusasteraan, dan

geografi.

4. Koleksi audio visual, Perpustakaan Kemenkes RI selain mengoleksi dalam bentuk buku, juga mengkoleksi dalam bentuk audio visual yaitu dalam bentuk: Compact Disc (CD), mini DV yang isinya meliputi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan Kementerian Kesehatan dalam menjalankan tugas bidang kesehatan di masyarakat dan untuk masyarakat.

Adapun rincian jumlah koleksi Perpustakaan Kemenkes adalah:

Koleksi Judul Ekslempar

Audio Visual 154 261

Terbitan Kemenkes RI 3337 6252

Terbitan Umum 1195 1538

Terbitan WHO 231 281

TOTAL 4917 8332

Tabel, 2 Jumlah Koleksi

E. Layanan Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI

Perpustakaan Kementerian Kesehatan menggunakan sistem pelayanan terbuka dimana pemustaka dapat langsung mencari bahan pustaka pada rak koleksi yang ada. Koleksi bahan pustaka tidak dapat dipinjam dan hanya dapat dibaca di ruang baca. Bila bahan pustaka tersebut diperlukan dapat digandakan (photo copy). Pemustaka tidak dipungut biaya (GRATIS) selama menggunakan layanan perpustakaan.

1. Layanan Referensi, Layanan yang berupa bantuan, petunjuk atau bimbingan untuk menemukan bahan pustaka atau informasi lainnya. 2. Bimbingan Pembaca Layanan dengan memberikan petunjuk dan panduan

untuk pemustaka dalam penggunaan bahan pustaka dan peralatan.

3. Layanan photo copy bahan pustaka harus mematuhi peraturan perundangan tentang hak atas kekayaan intelektual (HAKI).

4. Penelusuran bahan pustaka Pencarian bahan pustaka di Perpustakaan Kementerian Kesehatan dapat dilakukan melalui

F. Unsur-unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI 1. Software

Software otomasi perpustakaan yang digunakan oleh Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI adalah Koha 3.0 merupakan perangkat lunak berbasis web yang menggunakan bahasa pemerogramman Perl. Koha adalah Sistem Perpustakaan Terintegrasi (Integrated Library System yang disingkat ILS). Setiap orang bebas menggunakannya tanpa mengeluarkan uang untuk membeli lisensi, dan juga bebas untuk memodifikasi sesuai dengan kebutuhannya (Open Source). Koha dikembangkan pertama kali di New Zealand oleh Katipo Communications. Mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust pada tahun 2000. Saat ini Koha dikembangkan oleh komunitas programmer dan pustakawan di berbagai belahan dunia, digunakan oleh lebih dari 1000 perpustakaan.

Adapun modul yang dimiliki oleh Software Koha 3.0 diantaranya adalah:54

54

Rajeev Kumar, Open Source Library Manajmen Software (SAARC Documentation Center, New Delhi) diakses 16 Juni 14 di

http://www.slideshare.net/rajivkumarmca/koha-open-a) Akuisisi

Menu akuisisi yang ada dalam software Koha 3.0 dapat digunakan untuk membantu kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan. Dalam mudul akuisisi terdapat berbagai fungsi seperti, manajemen dana dan anggaran, manajemen vendor, manajemen saran pengadaan bahan pustaka, pemesanan bahan pustaka, pembayaran dan penerimaan koleksi yang pesan.

b)Katalogisasi

Modul katalogisasi yang ada dalam software Koha 3.0 mendukung berbagai macam format metadata seperti MARC dan UNIMARC. Modul katalogisasi di lengkapi dengan Z39.50 untuk memudahkan pustakawan melakukan copy katalog dari sumber eksternal. Dalam modul ini juga tersedia authority control yang dapat diatur oleh pustakawan untuk menetapkan suatu istilah katagori yang digunakan sebagai tajuk entri utama dan tajuk enteri tambahan. Perlengkapan pengolahan seperti label buku dapat dicetak melalui modul katalogisasi ini.

Didalam modul katalogisasi terdapat fungsi yang dapat dimanfaatkan untuk mengolah bahan pustaka. Diantaranya adalah: 1) Pencatatan bibliografi pada modul katalogisasi software Koha 3.0

mendukung metadata dengan format MARC21, dan AACR.

2) Pencatatan bibliografi dilengkapi dengan Autority Control untuk memastikan bahwa data bibliografi diisi secara konsisten.

3) Fungsi Penambahan ekslmpar untuk mendapatkan nomor unik

koleksi secara otomatis atau dengan menambahkan nomor unik koleksi sesuai dengan yang ditentukan.

4) Import MARC dengan Z39.50 fungsi yang dapat digunakan untuk mengambil data bibliografi dengan meng-copy dari sumber eksternal, seperti dari internet atau data bibliografi hasil dari ekspor database lain.

5) Ekspor MARC record, dapat digunakan untuk mengambil dengan menggandakan (copy) data bibliografi dari database sendiri ke database lain.

c) Sirkulasi

Modul sirkulasi yang tersedia dalam software Koha 3.0 memiliki berbagai fungsi untuk melakukan kegiatan sirkulasi seperti pencatatan kegiatan peminjaman, pengembalian dan pemanjangan, denda, pemberitahuan masa berahirnya peminjaman, penahanan koleksi, daftar anggota yang meminjam koleksi di perpustakaan.

d) Manajemen Anggota

Modul ini digunakan untuk mengelolah daftar anggota peminjam koleksi, setiap anggota dapat di katagorikan sesuai dengan keinginan. Modul ini juga dapat memberikan informasi detail anggota yang terdaftar, denda, jatuh tempo koleksi yang dipinjaman dan hak akses anggota.

e) Manajemen Serial

Modul serial yang ada pada software Koha 3.0 difungsikan untuk mengatur jurnal, surat kabar dan koleksi yang terbit secara berkala

lainnya. Adapun fungsi-fungsi yang terdapat pada modul serial diantaranya adalah.

(a) Menambah daftar langganan terbitan berkala.

(b) Modifikasi langganan atau pola penomoran frekuensi serial. (c) Penerimaan koleksi terbitan berkala.

(d) Menghasilkan informasi klaim untuk koleksi serial yang hilang, atau terlambat.

f) OPAC

Software otomasi perpustakaan Koha menyediakan halaman OPAC yang dapat digunakan sebagai temu kembali oleh pemustaka. Dalam halaman OPAC software Koha 3.0 terdapat berbagai tool yang dapat di fungsikan oleh pengguna, diantaranya seperti,

a) Pencarian dasar dan pencarian lanjut

b) tampilan cantuman bibliografi singkat, detail dan tampilan MARC

c) Login akun pemustaka

d) Pemesanan koleksi untuk dipinjam e) Pemesanan koleksi untuk diadakan f) komentar koleksi bahan putaka g) RSS (Really Simple Syndication) g) Laporan

Software Koha memberikan kemudahan pada pustakawan untuk menyusun laporan kegiatan manajemen perpustakaan. Penyusuna laporan dapat ciptakan dengan dua cara yaitu:

(a) Costum Reports, pustakawan dapat merancang laporan yang diingnkan dengan menulis SQL query atau dengan menggunakan panduan laporan Wizard. Costum reports, lebih rinci dari pada statistic reports.

(b) Statstic Report, merupakan laporan yang berupa jumlah angka statistik. Statistik report diantaranya seperti, Statistik akuisisi, statistik anggota, statistik katalog, statistik sirkulasi, statistik serial, statistik koleksi yang paling dipinjam, statistik pelanggan yang paling sering meminjam dan rata-rata waktu peminjaman.

h) Administrator

Modul administrasi pada software Koha merupakan tempat untuk mengatur sistem konsep kerja Koha. Diantaranya seperti mengatur:55

(a) Cabang perpustakaan: mengidentifikasikan dan membedakan kategori cabang, cabang perpustakaan.

(b) Jenis item: menentukan item perpustakaan dan menetapkan biaya denda peminjaman. Mengelompokan item koleksi untuk tidak diperpinjamkan.

(c) Tentukan Jenis Peminjam: Dapat berdasarkan Kategori Codes, Deskripsi, Pendaftaran Periode dan waktu.

(d) Z39.50: untuk menambahkan server, masukkan nama domain atau alamat IP dari server, nomor port untuk digunakan, dan nama database untuk mengakses.

(e) Dana Buku: mengatur account yang melacak pengeluaran untuk

55

Rajeev Kumar, Open Source Library Manajmen Software (SAARC Documentation Center, New Delhi) diakses 16 Juni 14 di http://www.slideshare.net/rajivkumarmca/koha-open-source-library-management-software

bahan pustaka. 2. Hardware

Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI memiliki 11 komputer. 3 komputer berfungsi sebagai OPAC, 1 komputer digunakan sebagai sarana untuk membaca koleksi audio visual dan 7 komputer lainnya digunakan sebagai perangkat operasional para staf perpustakaan. Semua komputer yang ada di Perpustakaan Kemenkes memiliki spesifikasi prosesor dual core 2.20 GHz, memori 4.00 Gb, hard disk 300 Gb. Semua komputer yang ada di Perpustakaan Kemenkes merupakan komputer clien.

3.Sistem Jaringan

Beberapa komputer yang ada dilingungan perpustakaan kemenkes Program otomasi perpustakaan Koha 3.0 yang digunakan oleh Perpustakaakan Kementerian Kesehatan RI dapat di akses dengan Jaringan LAN dan WAN sehingga memungkinkan software Koha dapat diakses di lingkungan Kementerian Kesehatan RI maupun di luar lingkungan Kementerian Kesehatan RI.

4.Data

Software Koha mendukung MARC21 sebagai format metadata yang digunakan untuk mendiskripsikan bahan pustaka. MARC21 merupakan standar metadata sesuai dengan ISBD.

5. Manual

Software Koha telah menyediakan Manual Guide yang dapat diunduh (download) oleh semua pengguna melalui website resmi Koha (http://manual.koha-community.org). Namun manual yang tersedia hanya

. , -::, i

d"i''." l

:t:::-:t I # ils i:ta i ...-.-....1

KEMtrI{TERIAN AGAMA

UNIVI]RSITAS ISLAM

NEGERI (UIN)

SYAITIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

F'AI(ULTAS ADAB DAN

HUMANIORA

Jl.lr H Juanda No.95 Ciputatl54l2lndonesia Telp : (62-21)7443329 Fax7492907 Nornor : UN.0 1 lF2lPP.009.2l 2'831201 4

Larnp.

:

-Hal

: Tugas Menjadi Pen.rbinrbing

.lal<arta, 27 .lanirari 2014

I(epada Yth.

Bpl</tbLr/Sdr.

:

r\cie /rbtlul I'Iak, M.[Ium di

.lal<arta.

Assalanru'alail<um \Vr. Wb.

Dengan hornral liarli belitalrukan bahwa 131rl<./lbLr/Sclr. clinri,iton ntcnjacli

pembimbirrg sl<ripsi, atirs nama:

SaLrdara/i :

1.|<hrTrat Nur Jawahir NIM

.]Lrr./Fal<

Semester :

\/lll

Email

: _{.jinvahirl4@),al-roo.con-r}

No. FIP.

:

08561437745

:

1110025000058

:

lirru Perpustal<aan / Fal<r-rltas; Adab dan Hurnaniora

.lLrdLrl

:

"Pemanlaatan Sol'tu,are

I<OI{A

dalam

Sistcnr Otom:rrsi

Perpustr k.a;r n I(ementerian Kesehil ta n".

clalairr langl<a urenyelesrailiarr stLrdi nrerrcapai gelar,scrrjcrnct Slru/cr J.

Atas l<esed iaart 13apaldlbLr/Sdr. untul< melal<sanal<an tLlgas te rsebLrt l<arni

irreiryanrpail<an penglralgaan darr terima l<asih. Wassalarr

A.n. DllKAN,

, .' .:,, f,',.P,',l!1,bgrl!.y De

l< an 13 i cl an g A l<acl e rr r l<

N,{.Pd.

Catatan :

l.

Pembinibing memiliki ',vewenang memperbaiki redal<sijLrdLrl dan otrtlitra

2. Perlrbaltan.j LrdLrl _{sl<ripsi harap diberitahul<an oleh} mahasiswa l<e.j urLrsan.

-mmacl _Farkltan,

KBMENTERIAN

AGAMA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)

SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

FAKULTAS ADAB

DAN

HUMANIORA

JI. lr. H. Juanda No. ₉₅ Ciputat r54rz lndonesia Telp. : (62-zr) _744jjzg.

Nomor

:

Un.Ol/FzlPP.0l.3l4o5elIl2014

Lampiran :

1 (satu) eksemplar skripsi

Hal

:

Penguji Skripsi I(epada Yth.

Bpk/Ibu/Sdr.:

1. Ida Farida, M.Hum (Penguji I)

2. Mukmin Suprayogi, M.Si (Penguji II) 3. Ade Abdul Hak, M.Hum (Pembimbing)

di

Jakarta

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Jakarta, 13 November 2014

Dengan hormat kami beritahukan bahwa BapaVIbulSdr., dimohon kesediaannya menjadi Penguji Skripsi atas nama:

Saudara/i NIM. Fak./Jur.

Judul Skripsi

"Pemanfaatan Software Koha dalam Sistem Otomasi

di

Perpustakaaan

Kementerian Kesehatan RItt

Ujian skripsi tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal

:

Kamis / 20 November 2014

Waktu

:

08.30 s.d 09.30

Tempat

:

Ruang Munaqasah Lantai V FAH UIN

Atas

kesediaan Bpk/Ibu/Sdr/i

untuk

melaksanakan

tugas

tersebut, kami

menyampaikan penghargaan dan terima kasih.

Akhmat Nur Jawahir r I I 00250000s8

Adab dan Humaniora / Ilmu Perpustakaan

xt/l rnc ZE f,e

z=

m! lm -n FE iz. c r14

fiF

mx Ib tsF

H;

xtt TE CQ Elt EC

^E

=tfl e7 clf 0b 7'n m I tr

tp

(-'\

c

-z

tr

tr

,^

c

g

c

F

c

c

(n

c

g

E nn tf

;

SUBBID PERPUSTAMA.I'I DAN DoKUMENTASI

KEMENTERIAN _{KESEHA}AN REPUBLIK INDONESIA}

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

RINCIAN 1. No. lnduk

2. Pengarang

_-

Personal/Badan

J. Judul

4. lmpresum 5. Kolasi o. ISBN

KLASII.IKA.SI _{DAN TAJUK SUBYEK}

7. Klasifikasi (DDC)

o. _{Subyek - MESH}

L] _EtriTambahan

10. Seri

Pelaksana 1-10 _{Tanggal Terima Tanggalselesai}

Nama:

Paraf :

IDE_{NTIFIKASI DAN KOHA}

Record

:

_ltem: Barcode :

11. ldentifikas (Labeling)

12. _{Data Entri KOHA}

Pelaksana 1'l-12 _{Tanggal Terima Tanggal Selesai}

Nama:

Paraf :

SERAH TERIMA KOLEKSI

13. Serah terima koleksi _{Diserahkan Oleh: Diterima Oleh}

: Tanggal

Nama Paraf

SUBBID PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

PERMINTAAN LAYANAN

Hari

/Tanggal

:

Nama Pemustaka :

U

Laki-Laki

tr

Perempuan

Alamat

lnstansi

A. JENIS LAYANAN

n

peminjaman Buku

Sementara

fl

Peminjaman Buku Baca

diTempat

E Referensi E Lain-lain : ...

B. PERMINTAAN

(diisi oleh pengunjung/pemustaka, bila menggunakan layanan peminjaman buku sementara dan peminjaman

buku baca di tempat pengunjung/pemustaka menulis no.barcode buku)

C. HASIL

(diisi oleh pustakawan/pegawai untuk menjelaskan hasil layanan referensi dan layanan lain-lain)

D. STATUS PERMINTAAN (diisi oleh pustakawan/pegawai)

fl

Selesai

n

Tidak Selesai, karena:

Pemustaka Pustakawan/Pegawai Bagian Layanan

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Akhmat Nur Jawahir yang biasa dipanggil Jawahir terlahir dari pasangan bapak Subkan dan Siti Solikah, di Kabupaten Mojokerto, Jawa Timur pada tanggal 27 Desember 1990. Menyelesaikan pendidikan TK Darmawanita Kemasantani (1997), Madrasah Ibtidaiah Gondang (2003), Madrasah Tsanawiyah Mojokarang (2006), Madrasah Aliah Gondang (2009) dan melanjutkan kuliahnya di Jurusan Ilmu Perpustakaan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta (2014). Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pemanfaatan

Software Koha sebagai Sistem Otomasi Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI”.

Semasa kuliah penulis aktif di organisasi ekstra kampus seperti Ikatan Pelajar Nahdhatul Ulama (IPNU), Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia, Gerakan Mahasiswa Satu Bangsa. Selain itu penulis juga pernah melaksanakan tugas Praktik Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Perkerjaan Umum RI, dan magang di Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI. Penulis juga pernah mengerjakan proyek otomasi perpustakaan di perpustakaan FKIP Universitas Muhammadiyah Tangerang, Yayasan Mantab Al Hamid Jakarta.