00 9 Manual Perlaksanaan SOP
Manual Pelaksanaan | SPA dan
SPS
Sistem Pengurusan Aset
dan
Sistem Pengurusan Stor
Agensi Perintis Fasa 2
Tahun 2009
Muka Surat | 1
Manual Perlaksanaan | SPA
Isi Kandungan
Pekara
Muka
Pengenalan
4
Surat
BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem
Pengurusan sistem SPA
6
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir
8
Sistem Kod
13
BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan
Aliran pendaftaran aset
17
Pengesahan data oleh Pegawai
19
BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
20
Penempatan Aset
21
Carta alir proses kerja penempatan aset
22
Pergerakan aset
23
Carta alir proses kerja pergerakan aset
25
Pemeriksaan aset
26
Proses kerja pemeriksaan aset
28
BAB D | Penyelenggaraan aset alih
Penyelenggaraan aset
30
Proses kerja penyelenggaraan cegahan
32
Proses kerja penyelenggaraan pembaikan
33
Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan
34
Penambahan, penggantian dan naiktaraf
35
BAB E | Pelupusan dan Kehilangan
Pelupusan aset
35
Kehilangan dan hapuskira
50
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 2
BAB F | Pengurusan Stor.
Pengenalan dan kumpulan pengguna
60
Kawalan Stok
63
Paras Stok
65
Rekod Lajer Stok
67
Carta Alir Proses Penerimaan Barang
70
Permohonan Pengeluaran Barang
70
Kawalan dan verifkasi stok
74
Pelupusan dan Hapuskira
75
Laporan Stor
76
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 3
PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN
PENGGUNAAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
1. Pendahuluan.
1.1
Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi
memudahkan pelaksanaan penggunaan sistem SPA di ke semua
agensi perintis bagi Fasa 2. Panduan ini buat sejajar dengan
dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan dan
Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan
oleh Perbendaharaan Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang
lain yang masih berkuatkuasa.
1.2
Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan
kerajaan menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit
Pengurusan Aset dan stor di agensi masing-masing.
1.3
Panduan ini juga mengambil kira kesesuaian suasana dan
persekitaran di setiap agensi yang melaksana sistem ini.
2.
Latarbelakang SPA.
2.1
Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset dan stor
dapat dipertingkatkan dan yang terbaru Bahagian Kawalan dan
Pemantauan,
Kementerian
Kewangan
Malaysia
telah
mengemaskini secara menyeluruh peraturan pengurusan aset
alih dengan mengeluarkan satu pekeliling baru ia itu. Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara Pengurusan
Aset Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung
dan mengemaskini pekeliling lama supaya lebih teratur dan
bersesuaian dengan keadaan semasa. Satu pendekatan baru
perlu diambil bagi memastikan aset-aset kerajaan diselenggara
dengan cekap dan teratur supaya ia dapat digunakan untuk
memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini, tiba
masanya
pengurusan
aset
kerajaan
berubah
dari
kaedah
traditional (cara manual) kepada pengurusan aset dan stor
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 4
berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang
terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan
rumit.
2.2
Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem
SPA dan Sistem SPS. Sistem SPA meliputi semua aspek
pengurusan aset alih dan inventori berdasarkan
Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekelilingpekeliling
yang
berkaitan
dengan
pengurusan
aset
alih.
Manakala sistem SPS meliputi semua aspek pengurusan stor
berdasarkan Panduan Perbendaharaan | Tatacara Pengurusan
Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang
berkaitan
dengan
pengurusan
aset
dan
stor.
2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.
2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 5
BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.
3.
Pengurusan Sistem SPA
3.1.
Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa
Ketua Setiausaha , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007).
Sistem ini memberi keutamaan keselamatan maklumat dan
kebolehpercayaan data. Pada dasarnya, semua maklumat dan
data yang terdapat di dalam sistem ini tidak boleh diubah,
dipadam atau
perpindahan.
dipindahkan.
Pengubahan, pemadaman
dan
maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh
mereka yang diberi kuasa laluan sebagai Pentadbir SPA.
3.2.
Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan
sistem ini, Pegawai Pengawal boleh melantik seorang pegawai
kanan untuk mengetuai pelaksanaan Sistem SPA ini bagi
memantau
pelaksanaan
keselamatan
mengemaskini
sistem
ini,
‘editing’,
sistem
dan
samada
juga
dari
penyimpanan
bagi
segi
dan
menjaga
merekod,
penghapusan
maklumat.
3.3.
Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti
berikut;
3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang
dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau Timbalan.
JKPAK merupakan Jawatankuasa tertinggi yang akan
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 6
menentukan
dasar
dan
melaksanakan
pemantauan
sepenuhnya perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor
di agensi kerajaan. JKPAK akan menjalankan fungsinya
berdasarkan kehendak SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu
segala urusan berkenaan dengan pengurusan sistem SPA
adalah
tanggungjawab
jawatankuasa
ini.
Sebarang
perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan
mendapat kelulusan
terlebih dahulu dari jawatankuasa
ini.
3.3.2. Jawatankuasa
ini
(jika
perlu)
boleh
membentuk
jawatankuasa kecil bagi memastikan keberkesanan dan
pelaksanaan pengurusan aset alih dan stor di cawangan
atau bahagian masing-masing.
3.3.3. JKPAK
juga
boleh
mencadangkan
kepada
Pegawai
Pengawal untuk melantik mana-mana pegawai yang
dianggap sesuai untuk menjadi “Pentadbir-Pentadbir”
kepada sistem ini.
Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ;
(a) Pentadbir SPA
(b) Pentadbir SPS
(c) Pentadbir Kod
(d) Pentadbir Lokasi
(e) Pegawai Pengesahan Daftar Aset
(f) Pentadbir Penempatan
(g) Pentadbir Penyelenggaraan
(h) Pegawai Pemeriksa.
(i) Pentadbir Pelupusan.
(j) Pentadbir Kehilangan.
(k) Pentadbir SPA (Cawangan)
Di mana semua ‘Pentadbir’ yang disebut di atas
mempunyai fungsi dan tanggungjawab seperti yang akan
diterangkan di bawah.
4.
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘Pentadbir)’ di dalam sistem SPA
adalah
4.1.
seperti
berikut;
Pentadbir SPA
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 7
“Pentadbir SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus
sistem ini. “Pentadbir SPA” boleh terdiri dari seorang atau
sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap
sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa
untuk:(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
Melantik dan juga membatalkan pelantikan
“Pentadbir SPA”
Melantik dan juga membatalkan pelantikan
“Pentadbir-Pentadbir” lain dalam sistem SPA.
Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan
(akses)
kepada
mana-mana
pegawai
dan
kakitangan untuk menggunakan sistem ini.
Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan
kepada mana-mana pegawai dan kakitangan yang
diberi laluan menggunakan sistem ini.
Mengubah,
menambah
dan
mambatalkan
transaksi dan maklumat di dalam sistem ini.
Menjaga
keselamatan,
kesahihan
dan
kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.
4.1.1 Pelantikan “Pentadbir SPA”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir
SPA”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3
hingga 6 orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh
dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai
hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan Aset
Alih dan Stor di agensi.
4.2.
Pentadbir SPS
“Pentadbir SPS” merupakan individu atau sekumpulan individu
yang mempunyai laluan dan kuasa penuh terhadap sistem SPS.
Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a)
Melantik
dan
juga
membatalkan
pelantikan
juga
membatalkan
pelantikan
Pegawai Stor
(b) Melantik
dan
Penyelenggara Stor
(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan
transaksi dan maklumat di sistem SPS sahaja.
(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan
di stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 8
4.2.1. Pelantikan “Pentadbir SPS”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir SPS”, berdasarkan jawatan dan mereka yang
mempunyai hubungan kerja dengan pengurusan stor di
agensi.
4.3.
Pentadbir Kod
4.3.1. Sistem Koding
Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem
ini. Koding digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu
alat atau barang. Untuk mengujudkan satu sistem yang
mantap dan sistematik, pemantuan dalam mewujudan
dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan.
Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh
menjejaskan kelancaran sistem ini.
dalam sistem ini terdapat beberapa klasifkasi koding
digunakan; ia itu kod pengenalan organisasi, kod aset
alih dan inventori, kod stor dan kod lokasi.
4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih.
Pentadbir Kod Aset Alih akan bertanggungjawab;
(a) Memastikan kod yang terdapat didalam sistem
kod
SPA
sama
seperti
yang
terdapat
di
Perbendaharaan Malaysia.
(b) Menyimpan senarai Kod Aset Alih.
4.3.2.1.
Kod aset alih boleh di muat turun daripada
portal knowladgebase SPA atau sekiranya server di
Kementerian mempunyai akses internet sistem
akan mengemaskini kod secara auto.
4.3.2.2.
Sekiranya terdapat kod yang masih tiada di
dalam katalog MOF, pentadbir kod aset alih
Kementerian perlu memohon kepada Bahagian
Kawalan dan Pemantauan untuk tambahan kod
yang diperlukan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 9
4.3.3. Pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Kod Aset Alih”, yang mempunyai pengetahuan
dengan pengurusan kod dan aset di agensi.
4.4.
Pentadbir Lokasi
“Pentadbir Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini
maklumat kod lokasi penempatan aset.
.
(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal
kod lokasi yang telah didaftarkan.
4.4.1. Pelantikan “Pentadbir Lokasi”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Lokasi”, berdasarkan jawatan dan mereka
yang mempunyai pengetahuan dan hubungan kerja
dengan pengurusan bilik dan pejabat di agensi.
4.5.
Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah).
Aset yang didaftar perlu disemak dan disahkan oleh orang lain
bagi menggelakan kesilapan kemasukan data ke dalam sistem.
“Pegawai Pengesahan Daftar Aset” merupakan individu atau
sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk
mengesahkan maklumat aset alih yang didaftarkan oleh
Pembantu Tadbir (Aset) atau sesiapa yang diberi kuasa
mendaftar aset . Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang
didaftarkan.
(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang
telah dimasukkan oleh Kerani aset.
(c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan
mengikut spesifkasi yang ditetapkan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 10
(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini
dan memadam rekod yang telah disahkan.
4.5.1. Pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pegawai Pengesahan Daftar Aset” . Pegawai Pengesahan
Daftar Aset” yang dilantik seboleh-bolehnya adalah
pegawai lebih tinggi dari pegawai yang memasukkan
daftar aset.
4.6.
Pentadbir Penempatan
“Pentadbir Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini
maklumat penempatan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa
bergantung
kepada
dibenarkan
untuk
tapisan
data
dikemaskini.
atau
Bidang
maklumat
kuasa
yang
Pentadbir
penempatan adalah seperti berikut;(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset
mengikut kepada perubahan fiikal aset atau pegawai
bertanggungjawab.
(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil
tandatangan pegawai bertanggungjawab kepada
penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).
(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).
4.6.1 Pelantikan “Pentadbir Penempatan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
Pelantikan “Pentadbir Penempatan”. Pegawai Pengesahan
Daftar Aset” yang dilantik seboleh-bolehnya adalah
pegawai aset di Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggung Jawab.
4.7.
Pentadbir Penyelenggaraan
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 11
“Pentadbir
penyelenggaran”
merupakan
individu
atau
sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk
mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada
aset yang dipertanggungjawab ke atasnya.
(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad
KEW.PA-14
(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data
kepada aset-aset yang perlu penyelenggaraan
(KEW.PA-13).
(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).
4.7.1. Pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Penyelenggaraan”, berdasarkan jawatan dan
mereka yang mempunyai pengetahuan dan menjalankan
kerja dengan pengurusan penyelenggaraan di agensi.
4.8.
Pegawai Pemeriksaan.
“Pentadbir pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini
rekod pemeriksaan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa
untuk :(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.
(b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah
dibuat.
4.8.1. Pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Pemeriksaan”, kepada Pegawai yang telah
dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset di Jabatan/
Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.9.
Pentadbir Pelupusan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 12
“Pentadbir pelupusan” merupakan pegawai pelupusan yang
mempunyai laluan dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan
aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk
tujuan pelupusan.
(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.
(c) Mengemaskini keputusan pelupusan.
4.9.1. Pelantikan “Pentadbir Pelupusan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Pelupusan”, kepada Pegawai yang telah
dilantik sebagai urusetia pelupusan, Ahli Lembaga
Pemeriksa Pelupusan dan Pelulus Pelupusan di Jabatan/
Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.10. Pentadbir Kehilangan.
“Pentadbir kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod
kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan.
(e) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir
kehilangan.
(f) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan
kehilangan.
(g) Mengemaskini keputusan hapuskira.
4.10.1.
Pelantikan “Pentadbir Kehilangan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Kehilangan”, kepada Pegawai yang telah
dilantik sebagai urusetia kehilangan, Ahli Jawatankuasa
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 13
Penyiasat dan Pelulus Kehilangan dan Hapuskira di
Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.11. Pentadbir SPA (Cawangan).
“Pentadbir SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan
pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia
bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan
keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses)
kepada
mana-mana
pegawai
dan
kakitangan
di
cawangannya.
(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada
mana-mana pegawai dan kakitangan yang diberi
laluan menggunakan sistem ini di cawangannya .
(c) Menjaga
keselamatan,
kesahihan
dan
kebolehpercayaan maklumat di cawangannya.
4.11.1Pelantikan “Pentadbir SPA (Cawangan)”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir
SPA (Cawangan)”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan
kepada 1 hingga 3 orang sahaja. Pelantikan secara tetap
boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang
mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab
pengurusan Aset Alih dan Stor Cawangan-Cawangan di
agensi.
5.
Sistem Kod Aset
Contoh penerangan sistem kod yang digunakan.
5.1.
Sistem Kod yang digunakan.
No
Kod
Defnasi Kod
1
KK
Kod Kementerian Kewangan
2
JPPH
Kod Jabatan
3
H/I
H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.
4
07
5
123
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Tahun perolehan aset
Bil atau nombor siri aset
Muka Surat | 14
5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.
KK/JPPH/H/07/123
5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.
KK/JPPH/I/07/123
Contoh Label:
JABATAN PENILAIAN DAN
PERKHIDMATAN HARTA
KK/JPPH/H/07/123
KOMPUTER PERIBADI
NO SIRI : X0029OO029KY
HAK KERAJAAN MALAYSIA
Saii Label : 6cm x 3.5cm
5.2.
Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).
Kategori
Sub Kategori
Jenis
XXX
XXX
999 Sub
Kategori
XXX
999 Kategori
999 Jenis
** Rujuk lampiran kod aset.
Contoh kod :
Kategori
Sub Kategori
Jenis
001
002
003
Peralatan/
Kelengkapan
Komputer
Komputer
Komputer
Peribadi
1
2
3
Klasifkasi Kod Jenis Aset
Klasifkasi Kod Sub Kategori
Aset
Klasifkasi Kod Kategori Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 15
Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah |
001002003
Keterangan | Kod Aset
5.2.1 Klasifkasi kod.
Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah
dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi
boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori
bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.
5.2.2 Kawalan Kod.
Sistem kod yang diwujudkan dikawal secara pusat oleh
Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Kementerian
Kewangan Malaysia. Pentadbir kod di agensi yang dilantik
oleh Pentadbir SPA hanya sebagai Penyelaras kod.
Fungsi Pentadbir Kod rujuk perkara 4.3.2.
5.2.3 Permohonan Kod Baru.
Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar
aset perlu dirujuk kepada Pentadbir kod. Permohonan kod
baru perlu di salurkan terus kepada Pentadbir kod yang di
lantik untuk ditapisdan dipanjangkan ke
Bahagian Kawalan dan Pemantauan, kementerian
Kewangan Malaysia .
5.3.
Koding lokasi.
Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan yang tetap
bagi memudahkan penyenaraian aset mengikut lokasi,
pemeriksaan aset dan pemantauan aset. Oleh itu satu kod lokasi
yang tetap perlu diadakan. Kod lokasi yang sistematik akan
memastikan pencarian , pemeriksaan dan pengurusan aset lebih
mudah dan teratur.
“Pentadbir Lokasi” perlu bagi memastikan perkara berikut
dipatuhi;
a.
Satu lokasi satu kod
b.
Setiap bilik, ruang, kawasan perlu didaftarkan. .
5.3.1. Bangunan.
Kod
Defnasi Kod
160101
Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
BGN
Kod Bangunan (tidak boleh diubah)
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 16
BS
Blok Selatan
01
Aras 1
011
Bilik Gimnasium
Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011
5.3.2. Kawasan.
Kod
160101
Defnasi Kod
Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
KAW
Kod Kawasan (tidak boleh diubah)
P001
Lot Parking 01
Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001
Keterangan | Kod Lokasi
5.3.3 Klasifkasi kod Lokasi.
Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan
seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti
diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan
pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang
sesuai seperti yang telah ditetapkan.
5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.
Kod lokasi dikawal oleh Pentadbir yang dilantik di setiap
cawangan. Hanya penambahan lokasi di cawangan itu
sahaja yang boleh dibuat oleh pegawai yang dilantik.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 17
BAB B | PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.
6
Penerimaan
6.1
Penerimaan aset hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima.
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab
untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
6.2
Pegawai Penerima perlu mematuhi peraturan penerimaan, ia itu;
(a)
(b)
(c)
Aset yang diterima menenuhi spesifkasi seperti yang
terdapat dalam kontrak.
Bagi pemeriksaan teknikal jka perlu hendaklah dilakukan
oleh Pegawai Bertauliah yang memiliki kepakaran dan
pengetahuan mengenai aset tersebut.
Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima
aset:
(d)
Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan,
Pegawai Penerima/ Pegawai Aset hendaklah menyediakan
Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )
(e)
Semak butiran dalam dokumen.
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.
Ketua Jabatan menandatangani borang tersebut
Kemuka kepada agen penghantaran/syarikat pembekal
Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat
Jaminan daripada pembekal.
(f)
6.3
Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual
penggunaan dan penyelenggaraan.
Arahan kepada pendaftar Laporan Penerimaan Aset |
a. Pastikan hanya perselisihan penerimaan dan kerosakan
sahaja yang perlu mengisi Borang KEW-PA1.
b. Borang KEW-PA1hendaklah dihantar serta-merta kepada
pembekal.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 18
6.4
Langkah mendaftar Laporan Penerimaan Aset – KEW-PA1.
Langka
h
Proses
1
Penerimaan aset daripada pembekal.
2
Semak butiran dalam dokumen
Tentukan aset yang diterima
menenuhi spesifkasi
Pemeriksaan teknikal jka perlu oleh
Pegawai Bertauliah dan
Berkelayakan
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji
serta merta sebelum sahkan
penerimaan.
Pengesahan penerimaan oleh
Pegawai
Jika terdapat kerosakan/perselisihan
semasa penerimaan sediakan
Borang Laporan Penerimaan Kew.
PA-1 (2 salinan )
3
4
5
6
7
8
Cetak KEW.PA-1.
Dapatkan tandatangan Ketua
Jabatan
Kemuka kepada Pembekal serta
merta
9
10
7
Tempoh Masa
Pendaftaran Aset Alih.
7.1.
Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:7.1.1. Harta Modal
(a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000
(Ringgit
Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
(b)
Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan
secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal.
Penyelenggaraan secara
berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di
dalam
manual/buku panduan pengguna.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 19
7.1.2. Inventori
(a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada
RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu
dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.
(b)
Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan
mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
7.2.
Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;
7.2.1. Aset yang dibeli.
(a)
Pesanan Rasmi Kerajaan;
(b)
Nota Serahan;
(c)
Invois;
(d)
Dokumen Kontrak;
(e)
Kad Jaminan;
(f)
Manual Pengguna; dan
(g)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2.2. Aset yang disewa beli:(a)
Surat Ikatan Perjanjian; dan
(b)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:
(a)
Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
(b)
Surat kelulusan menerima hadiah mengikut
peraturan yang
sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap
aset berkaitan;
(c)
Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima
berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.
7.2.4. Aset yang belum berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.2.1,
7.2.2 dan 7.2.3,
pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fiikal
aset berkenaan
atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
Arahan kepada pendaftar Aset |
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 20
a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum
pendaftaran dibuat.
b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak
dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
7.3.
Langkah pendaftaran aset alih.
Langka
h
Proses
1
Penerimaan aset daripada pembekal.
2
Penerimaan dokumen perolehan
aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Tempoh Masa
1 hari
Muka Surat | 21
3
Tentukan kumpulan Aset
4
Daftar Aset
5
Pengesahan data oleh Pegawai
6
Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
7
Cetak Label Aset
8
Cetak KEW.PA-7.
9
Buat Penempatan Aset
2 hari
3 hari
1 hari
1 hari
Perincian Pendaftaran.
7.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.
Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar
perlulah menerima semua dokumen berkaitan seperti di
dalam perkara 7.2 untuk mengelakkan pendaftaran tidak
lengkap.
7.3.2. Penentuan kumpulan aset.
Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari
aspek;
(a).
Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk
perkara 7.1
dan;
(d).
Klasifkasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub
kategori dan kod jenis yang akan digunakan.
Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa
pendaftaran aset, pendaftar perlu membuat permohonan
penambahan kod dan dirujuk terus kepada Pentadbir kod
di ibu pejabat.
7.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA menggunakan kaedah
pendaftaran kontrak atau pendaftaran biasa.
7.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset. (Pegawai
Pengesahan Daftar Aset)
7.3.4.1
Semua rekod pendaftaran aset yang
didaftarkan oleh pendaftar aset perlu disahkan oleh
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 22
Pegawai Aset atau Pegawai Pengesahan Daftar Aset
(Perkara 4.5) . Pegawai Aset perlu;
(a)
Memastikan aset yang di daftarkan telah
diterima dalam keadaan baik dan mengikut
spesifkasi.
(b)
Memastikan maklumat yang dimasukkan ke
dalam sistem SPA adalah betul.
7.3.4.2.
Apabila Aset yang didaftar telah disahkan,
sistem akan menjana no. siri pendaftaran (label
aset) secara automatik.
7.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset.
7.3.5.1.
Pendaftar aset perlu membuat cetakan
kepada kad-kad kewangan iaitu;
(a)
KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika
anda mendaftar harta modal.
(b)
KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda
mendaftar inventori.
(c) KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.
7.3.5.2.
Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3.
7.3.5.3.
Semua kad yang dicetak perlu
ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau Pegawai
yang beri tanggungjawab mengesahlkan kesahihan
kad tersebut dan pegawai bertanggungjawab
terhadap barang di penempatan yang telah dibuat.
7.3.6. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar
Inventori (KEW.PA-5).
7.3.6.1.
KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 akan dijana secara
automatik oleh sistem sebaik sahaja pendaftaran
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
7.3.6.2.
Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 perlu di
kumpul dan dikemukakan secara tahunan mengikut
peringkat;
a)
b)
c)
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Kumpul Peringkat PTJ kemuka ke Jabatan
Kumpul Peringkat Jabatan (termasuk PTJ)
kemuka ke Kementerian
Kumpul peringkat Kementerian dan agensi
Muka Surat | 23
7.3.7
Penempatan Aset.
Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah
di daftarkan di dalam sistem SPA.
7.3.8 Daftar aset hendaklah dikemaskini setaip kali terdapat
perubahan atau berlaku perkara berikut;
a. Penambahan / Penggantian / Penaitarafan aset
b. Pemerikasaan aset
c. Pelupusan; dan
d. Hapus kira
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11 (d) PP bil. 5 Tahun
2007’
7.3.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8.
a. Pegawai Aset hendaklah mencetak KEW.PA-8 mengikut
tahun.
b. KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 12 PP bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 24
BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
8.
Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.
8.1.
Objektif.
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan
dengan cekap, mahir
dan teratur bagi tujuan :
8.2.
(a)
Mengurangkan pembaiiran;
(b)
Menjimatkan kos;
(c)
Mencapai jangka hayat;
(d)
Mencegah penyalahgunaan; dan
(e)
Mengelakkan kehilangan.
Penggunaan
Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan
berikut :(a)
Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b)
Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam
manual/buku panduan pengguna;
(c)
Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
(d)
Perlu direkodkan; dan
(e)
Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset KEW.PA-9.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun
2007’
8.3.
Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini
ialah kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a)
Penempatan Aset.
(b)
Pergerakan Aset.
(c)
Pemeriksaan Aset
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 25
9.
Penempatan Aset.
9.1.
Pegawai bertanggungjawab.
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dibawah
tanggungjawabnya.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 16.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
Dalam sistem SPA, Pegawai dan Pembantu(kerani) Penempatan
aset dilantik oleh SPA Pentadbir. Dimana ia boleh terdiri dari
pegawai aset atau daripada pegawai-pegawai lain.
9.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
(a)
Mahir mengenai lokasi di agensi masing-masing.
(b)
Pegawai penempatan mengikut bahagian atau
cawangan.
9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(a)
Mengawal kedudukan atau penempatan aset
dibawah penjagaannya.
(b)
Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset.
(c)
Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
(d)
Mengambil tandatangan pegawai
bertanggungjawab ke atas penempatan yang telah
dibuat.
(e)
Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini.
(f)
Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan
rekod di penempatan aset.
(g)
Mencetak laporan penempatan sekurangkurangnya setahun sekali.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 26
9.2Pemindahan aset.
9.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori
hendaklah direkod samada perpindahan aset disebabkan;
(a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain
(b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain
(c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.
9.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas
penempatan baru yang dibuat di ambil (Di atas kad
KEW.PA-2 atau KEW.PA-3).
9.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau
tempat lain (Di luar kawasan) pastikan original kad
KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 diserahkan ke cawangan
tersebut.
9.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu
menyerahkan aset kepada pegawai aset yang
bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai
penempatan perlu membuat kemaskini rekod
penempatan kepada pegawai baru yang akan mengambil
alih atau bertanggungjawab ke atas aset tersebut.
9.3. Senarai Aset Di Lokasi
9.3.1. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan
hendaklah disedaikan oleh Pegawai Aset
menggunakan KEW.PA7 dan disahkan oleh pegawai
yang bertanggungjawab terhadap aset berkenaan.
9.3.2. Senarai ini hendaklah sentiasa dikemaskini sekiranya
ada perubahan.
Rujuk carta alir penempatan di sebelah
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 27
Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.
Aset perlu penempatan semula |
Pemeriksaan aset.
Pemindahan lokasi atau pegawai
Pegawai berhenti atau pindah.
*
Tida
k
Keputusan | keputusan aset alih di
pindah atau tidak
Ya
Admin Penempatan | Uruskan Penempatan
Semuala
Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak
dipindahkan. Pastikan aset betul
Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.
Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3.
Dan Cetak KEW.PA-7.
Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan
KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi
penempatan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 28
*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan
pegawai aset.
10.
Pergerakan Aset.
Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari
tempat atau lokasi yang didaftarkan tanpa kebenaran dan
pengetahuan pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset
tersebut..
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara
hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori
(KEW.PA-6)
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11.3 PP bil. 5 Tahun 2007’
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran
bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah
dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut
tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 15.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
10.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia
dengan baik, Jabatan perlu melantik pegawai aset yang perlu
menyelenggara rekod pergerakan.
10.1.1Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod
pergerakan.
Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:
(a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan
aset.
10.1.2.
Fungsi dan tanggungjawab:
(a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 29
(b) Mencetak rekod pergerakan aset.
(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang
selamat.
(d) Memastikan rekod penyelenggaraan kedua dan
seterusnya dikemaskini.
(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod
pergerakan tahunan tahunan.
(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan
mengalami kerosakan atau berkeadaan tidak seperti
semasa aset dipinjam.
(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di
bawah seliaannya di simpan di tempat yang selamat.
10.2. Kawalan pergerakan aset.
10.2.1.
Pinjaman aset perlu dilluskan oleh Pegawai Aset
atau mana-mana Pegawai yang diberi kuasa meluluskan
pinjaman aset.
10.2.2.
Pegawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam
mengikut tarikh pemulangan yang ditetapkan ( Aset yang
belum dipulangkan).
10.2.3.
Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam.
Sistem akan memaklumkan kepada pegawai mengenai
aset yang belum dipulangkan mengikut tarikh yang
ditetapkan.
10.2.4.
Menyediakan laporan pergerakan aset.
10.2.5.
Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera
(memberi memo aset lewat dipulangkan) sekiranya aset
yang dipinjam tidak dipulangkan mengikut tarikh yang
ditetapkan.
10.2.6.
Merekod terus ke sistem SPA.
Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan.
Proses awal kelulusan pengeluaran barang masih dibuat
secara manual.
10.2
Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh
digunakan untuk merekod pergerakan aset. Namun begitu jika
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 30
kaedah merekod terus digunakan peminjam terlebih dahulu
perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk mengeluarkan
barang tersebut.
Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.
Senarai Permohonan Lulus |
Senarai permohonan yang telah
diluluskan dan menunggu
penyerahan oleh penyelenggara
stor peralatan.
Kemaskini Rekod SPA|
Kemaskini aset yang
diserahkan kepada pemohon
Cetak Borang|
Cetak Borang pergerakan untuk
ditandatangani oleh pembawa
Pe
m
ul
an
ga
n
Ba
ra
ng
Pemulangan Barang|
Barang yang dipulangkan
hendaklah di periksa keadaan
fiikalnya. Jika kuantiti barang
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
yang dipulangkan tidak
mencukupi, tandakan barang
yang dipulang sahaja.
| Proses
Cetak
KEW.PA-6 |
Pemerhatian
Cetak rekod pergerakan
Muka
Suratbarang
| 31
barang bagi
setiap
yang dikeluarkan dan
dipulangkan.
Proses Kelulusan |
Semua permohonan bagi
pergerakan aset perlu disokong
atau diluluskan oleh pegawai
aset.
| Proses
Pemerhatian
11.
Pemeriksaan Aset.
11.1.
Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 32
11.1.1.
11.2
Fiiikal;
11.1.2.
Rekod; dan
11.1.3.
Penempatan.
Tujuan pemeriksaan adalah untuk:11.2.1.
Mengetahui keadaan dan prestasinya;
11.2.2.
Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod
yang lengkap,tepat dan kemaskini; dan
11.2.3.
Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yang
tercatat dalam daftar.
11.3
Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua
(2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung
dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas
harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan
sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
11.4
Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan
Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
11.5
Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan
KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai
Pengawal.
11.6
Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan
KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya.
11.7
Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan
mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini
dipatuhi
‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 33
Sistem SPA.
11.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk
membuat pemeriksaan dan membuat kemaskini laporan
pemeriksaan. Ia terdiri daripada pegawai yang dilantik oleh
Pegawai Pengawal Kementerian atau Jabatan. (Para 18.3 PP Bil.
5 Tahun 2007).
11.8.1Kaedah Perlantikan:
Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa
perlu didaftarkan ke dalam sistem bagi membolehkan
pegawai berkenaan menjana laporan menggunakan
sistem SPA. SPA Pentadbir mempunyai kuasa untuk
mendaftar Pegawai Pemeriksa.
Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:
(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk
semua kategori mengikut tapisan data .
(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk
kategori tertentu sahaja mengikut tapisan data.
11.9. Fungsi dan tanggungjawab:
11.9.1.
Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya satu
tahun sekali. Pegawai Pemeriksa perlu merancang dan
membuat jadual supaya setiap aset dapat diperiksa satu
tahun sekali.
11.9.2.
Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset.
11.9.3.
Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2
dan KEW.PA-3.
11.9.4.
Tandatangan pada bahagian rekod yang
dikemaskini
11.9.5.
Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan
seterusnya dikemaskini.
11.9.6.
Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor.
11.9.7.
Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan
KEW.PA-12 (Ibu Pejabat Jabatan atau Kementerian
sahaja).
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 34
11.10.
Proses Kerja Pemeriksaan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 35
No
.
Perkara
Tindakan atau Pegawai
Melulus/rujuk.
1
Sediakan surat perlantikan
pegawai pemeriksa aset
Pegawai Pengawal
2
Serahkan surat perlantikan
kepada Pegawai Pemeriksa
(Pegawai Aset/Ketua
Jabatan)
3
Sediakan jadual pemeriksaan
aset
Pegawai Pemeriksa
4
Pegawai Pemeriksa
menjalankan pemeriksaan
aset mengikut jadual
Pegawai Pemeriksa
5
Sediakan laporan
pemeriksaan aset
KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta
Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori
Cetak dan Tandatangan
KEW.PA-2 dan KEW.PA3.
Pegawai Pemeriksa
6
Semak, Kaji Laporan dan
Sediakan Jawapan Teguran
Pemeriksa Aset
Pegawai Aset/Ketua
Jabatan
7
Kemuka Laporan ke
Kementerian
Ketua Jabatan/Pengarah
8
Terima Jawapan daripada
Kementerian
Pengarah
9
Ambil tindakan berdasarkan
syor dan kelulusan.
Pegawai Aset
10
Failkan Laporan pemeriksaan
aset
Pegawai Aset
11
KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Tahunan
Ketua jabatan/Pegawai
Pengawal
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 36
Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan
Inventori.
Task Pemeriksaan |
Pegawai Pemeriksa perlu
menjana task kerja pemeriksaan
daripada jadual yang disediakan.
Pilih aset yang hendak
diperiksa |
Kumpulkan senarai aset yang
hendak diperiksa.
Buat Pemeriksaan Aset |
Lakukan pemeriksaan aset dan
kemaskini hasil pemeriksaan ke
Sistem SPA.
Jana Laporan mengikut status
aset yang diperiksa.
Cetak kad |
KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta
Modal.
KEW.PA-3| Pemeriksaan
Inventori.
Jana dan cetak laporan |
KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori.
KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Tahunan.
BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 37
12.
Penyelenggaraan Aset .
12.1. Objektif Penyelenggaraan
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan
dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f)
Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 19 PP Bil. 5 Tahun 2007’
12.2. Jenis Penyelenggaraan
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah
tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fiikal secara teratur supaya dapat berfungsi
dengan lancar secara berterusan; dan
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah
tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber
fiikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 20 PP Bil. 5 Tahun 2007’
12.3. Manual Penyelenggaraan
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah
disimpan
sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 21 PP Bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 38
Sistem SPA
Empat komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah
kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a)
Aduan Kerosakan.
(b)
Penyelenggaraan Pencegahan
(c)
Penyelenggaraan Pemulihan (Pembaikan)
(d)
Naiktaraf, Penggantian dan
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Rekod penyelenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara
menggunakan SPA di dalam modul penyelenggaraan. Dimana
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu mengemaskini rekod
penyelenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.
Contoh penyelenggaraan :
Membaik pulih kerosakan pada komputer - Diisi di dalam
borang KEW.PA-14.
Contoh Menaiktaraf:
Menukar perkakasan utama di dalam aset - Diisi di dalam
borang KEW.PA-2A. Contoh : Processor atau RAM.
12.4
Kaedah Perlantikan:
Pegawai penyelenggaraan adalah pegawai-pegawai yang
dilantik oleh Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/
Jabatan. Terdapat dua kategori pegawai iaitu :
12.4.1Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk
semua kategori (mengikut tapisan data)
12.4.2Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk
kategori tertentu sahaja (mengikut tapisan data)
12.5.
Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:
12.5.1.
12.5.2.
Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran
dalam menyenggara aset (Pegawai Penyelenggaraan
boleh dibuat mengikut pecahan kategori).
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 39
12.6. Aduan Kerosakan
12.6.1.
Pengguna hendaklah memaklumkan kepada
Pegawai Aset mengenai sebarang kerosakan Aset
12.6.2.
Pegawai Aset hendaklah melaporkan kerosakan
dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset
KEW.PA-9 dengan memberi syor serta ulasan mengenai
aduan tersebut.
12.6.3.
Ketua Jabatan dikehendaki meluluskan permohan
tersebut sebelum pembaikan /peyelenggaraan dijalankan.
12.7. Penyelenggaraan Pencegahan
12.7.1.
Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan
Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal
pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.
12.7.2.
Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan
disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah
dirancang dan disediakan.
12.7.3.
Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut
jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu
memerlukan penyelenggaraan segera.
12.8. Pemulihan (Pembaikan)
12.8.1.
Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah
direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal
KEW.PA-14.
12.8.2.
Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program
penyelenggaraan bagi tujuan berikut:(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan
tercapai;
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 40
(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan
berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos
dan masa; Mengenal pasti penyelenggaraan yang
seterusnya; dan
(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan
tindakanyang sesuai ke atas aset berkenaan.
12.8.3.
Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat
oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi
memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam
perjanjian dipatuhi
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 41
Rajah 5 | Penyelenggaraan Aset.
Terdapat 2 jenis
penyelenggaraan iaitu
corrective dan preventive
Daftar Aduan di dalam
Borang KEW.PA-9
corrective
Dalam
Pembaikan
preventiv
e
Siap
12.9. Proses Kerja Penyelenggaraan Cegahan (Preventive
Maintenance).
No
.
Perkara
Tindakan atau
Pegawai
Melulus/rujuk.
1
Mewujudkan senarai aset yang
perlu diselenggara (KEW.PA-13)
Pegawai Aset
2
Membuat penilaian kepada
penyelenggraan sama ada boleh
dibuat sendiri atau perlu di
lakukan oleh kontraktor
Pegawai Aset
3
Jana jadual penyelenggaraan
cegahan.
Pegawai Aset
4
Laksana penyelenggaraan
mengikut jadual dan Kemaskini
rekod penyelenggraan KEW.PA-14
di dalam sistem SPA
Penyelenggara Aset
5
Cetak Laporan KEW.PA-13 dan
kemaskini KEW.PA-14
Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 42
12.10.Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective
Maintenance).
No
.
Perkara
Tindakan atau
Pegawai
Melulus/rujuk.
1
Mengemukkan permohonan /
aduan kerosakan (KEW.PA-9)
Rekod aduan kerosakan
Aduan Pengguna
Pegawai Aset.
2
Melakukan proses penilaian , ujian
dan pentauliahan untuk samada
pembaikan sendiri atau perlu
pembaikan oleh kontraktor.
Dapatkan kelulusan di borang
KEW.PA-9
Pegawai Aset
3
Kelulusan Penyelenggaraan/
Pembaikan Aset
Ketua Jabatan
4
Melaksanakan proses perolehan
sebutharga sekiranya perlu
tidak dapat melakukan
pembaikan sendiri dengan
sempurna atau
mengesyorkan proses
pelupusan atau pengeluaran
sijil / surat tidak ekonomi
untuk di perbaiki (jika perlu)
Pegawai Aset
5
Kemaskini rekod penyelenggraan
di dalam sistem SPA (KEW.PA-14)
Penyelenggara Aset
6
Mengawasi kerja-kerja oleh
kontraktor
Penyelenggara Aset
7.
Menyediakan laporan pembaikan
dan rekod penyelenggaraan di
dalam system SPA
Penyelenggara Aset
8.
Cetak kad KEW.PA-14
Penyelenggara Aset
9.
Sediakan laporan penyelenggaraan
Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 43
sukuan dan tahunan.
Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan
Borang Disahkan
oleh Pegawai
Aset
Didaftarkan oleh
pegawai
penyengggara aset
Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyelenggaraan Pembaikan
(Corrective Maintenance).
12.11 Kaedah kawalan.
a.
Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara.
( Aset yang belum siap).
b.
Membuat pemerhatian kepada kekerapan
penyelenggaraan dibuat kepada satu-satu aset. (Membuat
pemerhatian kekerapan penyelenggaraan dibuat bagi
satu-satu aset)
c.
Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang
perlu dilupuskan. (Menyediakan laporan dan syor kepada
aset-aset yang tidak ekonomi dibaiki dan perlu di
cadangkan dilupuskan.)
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 44
11.12.Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
11.12.1.
Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan
Naik Taraf terhadap sesuatu aset, rekod aset hendaklah
dikemaskini menggunakan KEW.PA2 Bahagian B
11.12.2.
Maklumat
Penting
semasa
pendaftaran
penambahan, penggantian dan naik taraf aset dibuat
seperti berikut;
(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf
(b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf
(c) Tempuh jaminan
(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf
(e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.
Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
Terima bahan/barang untuk
Penambahan, Penggantian dan
Naik Taraf
Buat carian di SPA dan
kenalpasti aset indul@asal
Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B
Cetak pada salian asal
KEW.PA 2 Bahgian B
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 45
BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.
12.
Pelupusan Aset.
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan,
kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
12.1. Justifikasi Pelupusan
Aset boleh dilupus berdasarkan justifkasi berikut:12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;
12.1.2. Usang/obselete;
12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan;
12.1.4. Luput tempoh penggunaan;
12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
12.1.6. Tiada alat ganti;
12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;
12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
12.1.10.
Perubahan teknologi; dan
12.1.11.
Melebihi keperluan.
12.2. Kuasa Melulus.
12.2.1.
Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
perolehan asal seperti berikut:A. Hadiah;
B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
C. Tukar Beli (trade-in);
D. Tukar Barang (barter-trade); dan
E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 46
12.2.2.
Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000
atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai
perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu
atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM500,000.
12.2.3.
SPS
Sistem Pengurusan Aset
dan
Sistem Pengurusan Stor
Agensi Perintis Fasa 2
Tahun 2009
Muka Surat | 1
Manual Perlaksanaan | SPA
Isi Kandungan
Pekara
Muka
Pengenalan
4
Surat
BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem
Pengurusan sistem SPA
6
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir
8
Sistem Kod
13
BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan
Aliran pendaftaran aset
17
Pengesahan data oleh Pegawai
19
BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
20
Penempatan Aset
21
Carta alir proses kerja penempatan aset
22
Pergerakan aset
23
Carta alir proses kerja pergerakan aset
25
Pemeriksaan aset
26
Proses kerja pemeriksaan aset
28
BAB D | Penyelenggaraan aset alih
Penyelenggaraan aset
30
Proses kerja penyelenggaraan cegahan
32
Proses kerja penyelenggaraan pembaikan
33
Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan
34
Penambahan, penggantian dan naiktaraf
35
BAB E | Pelupusan dan Kehilangan
Pelupusan aset
35
Kehilangan dan hapuskira
50
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 2
BAB F | Pengurusan Stor.
Pengenalan dan kumpulan pengguna
60
Kawalan Stok
63
Paras Stok
65
Rekod Lajer Stok
67
Carta Alir Proses Penerimaan Barang
70
Permohonan Pengeluaran Barang
70
Kawalan dan verifkasi stok
74
Pelupusan dan Hapuskira
75
Laporan Stor
76
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 3
PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN
PENGGUNAAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
1. Pendahuluan.
1.1
Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi
memudahkan pelaksanaan penggunaan sistem SPA di ke semua
agensi perintis bagi Fasa 2. Panduan ini buat sejajar dengan
dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan dan
Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan
oleh Perbendaharaan Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang
lain yang masih berkuatkuasa.
1.2
Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan
kerajaan menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit
Pengurusan Aset dan stor di agensi masing-masing.
1.3
Panduan ini juga mengambil kira kesesuaian suasana dan
persekitaran di setiap agensi yang melaksana sistem ini.
2.
Latarbelakang SPA.
2.1
Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset dan stor
dapat dipertingkatkan dan yang terbaru Bahagian Kawalan dan
Pemantauan,
Kementerian
Kewangan
Malaysia
telah
mengemaskini secara menyeluruh peraturan pengurusan aset
alih dengan mengeluarkan satu pekeliling baru ia itu. Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara Pengurusan
Aset Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung
dan mengemaskini pekeliling lama supaya lebih teratur dan
bersesuaian dengan keadaan semasa. Satu pendekatan baru
perlu diambil bagi memastikan aset-aset kerajaan diselenggara
dengan cekap dan teratur supaya ia dapat digunakan untuk
memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini, tiba
masanya
pengurusan
aset
kerajaan
berubah
dari
kaedah
traditional (cara manual) kepada pengurusan aset dan stor
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 4
berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang
terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan
rumit.
2.2
Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem
SPA dan Sistem SPS. Sistem SPA meliputi semua aspek
pengurusan aset alih dan inventori berdasarkan
Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekelilingpekeliling
yang
berkaitan
dengan
pengurusan
aset
alih.
Manakala sistem SPS meliputi semua aspek pengurusan stor
berdasarkan Panduan Perbendaharaan | Tatacara Pengurusan
Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang
berkaitan
dengan
pengurusan
aset
dan
stor.
2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.
2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 5
BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.
3.
Pengurusan Sistem SPA
3.1.
Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa
Ketua Setiausaha , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007).
Sistem ini memberi keutamaan keselamatan maklumat dan
kebolehpercayaan data. Pada dasarnya, semua maklumat dan
data yang terdapat di dalam sistem ini tidak boleh diubah,
dipadam atau
perpindahan.
dipindahkan.
Pengubahan, pemadaman
dan
maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh
mereka yang diberi kuasa laluan sebagai Pentadbir SPA.
3.2.
Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan
sistem ini, Pegawai Pengawal boleh melantik seorang pegawai
kanan untuk mengetuai pelaksanaan Sistem SPA ini bagi
memantau
pelaksanaan
keselamatan
mengemaskini
sistem
ini,
‘editing’,
sistem
dan
samada
juga
dari
penyimpanan
bagi
segi
dan
menjaga
merekod,
penghapusan
maklumat.
3.3.
Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti
berikut;
3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang
dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau Timbalan.
JKPAK merupakan Jawatankuasa tertinggi yang akan
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 6
menentukan
dasar
dan
melaksanakan
pemantauan
sepenuhnya perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor
di agensi kerajaan. JKPAK akan menjalankan fungsinya
berdasarkan kehendak SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu
segala urusan berkenaan dengan pengurusan sistem SPA
adalah
tanggungjawab
jawatankuasa
ini.
Sebarang
perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan
mendapat kelulusan
terlebih dahulu dari jawatankuasa
ini.
3.3.2. Jawatankuasa
ini
(jika
perlu)
boleh
membentuk
jawatankuasa kecil bagi memastikan keberkesanan dan
pelaksanaan pengurusan aset alih dan stor di cawangan
atau bahagian masing-masing.
3.3.3. JKPAK
juga
boleh
mencadangkan
kepada
Pegawai
Pengawal untuk melantik mana-mana pegawai yang
dianggap sesuai untuk menjadi “Pentadbir-Pentadbir”
kepada sistem ini.
Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ;
(a) Pentadbir SPA
(b) Pentadbir SPS
(c) Pentadbir Kod
(d) Pentadbir Lokasi
(e) Pegawai Pengesahan Daftar Aset
(f) Pentadbir Penempatan
(g) Pentadbir Penyelenggaraan
(h) Pegawai Pemeriksa.
(i) Pentadbir Pelupusan.
(j) Pentadbir Kehilangan.
(k) Pentadbir SPA (Cawangan)
Di mana semua ‘Pentadbir’ yang disebut di atas
mempunyai fungsi dan tanggungjawab seperti yang akan
diterangkan di bawah.
4.
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘Pentadbir)’ di dalam sistem SPA
adalah
4.1.
seperti
berikut;
Pentadbir SPA
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 7
“Pentadbir SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus
sistem ini. “Pentadbir SPA” boleh terdiri dari seorang atau
sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap
sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa
untuk:(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
Melantik dan juga membatalkan pelantikan
“Pentadbir SPA”
Melantik dan juga membatalkan pelantikan
“Pentadbir-Pentadbir” lain dalam sistem SPA.
Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan
(akses)
kepada
mana-mana
pegawai
dan
kakitangan untuk menggunakan sistem ini.
Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan
kepada mana-mana pegawai dan kakitangan yang
diberi laluan menggunakan sistem ini.
Mengubah,
menambah
dan
mambatalkan
transaksi dan maklumat di dalam sistem ini.
Menjaga
keselamatan,
kesahihan
dan
kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.
4.1.1 Pelantikan “Pentadbir SPA”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir
SPA”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3
hingga 6 orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh
dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai
hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan Aset
Alih dan Stor di agensi.
4.2.
Pentadbir SPS
“Pentadbir SPS” merupakan individu atau sekumpulan individu
yang mempunyai laluan dan kuasa penuh terhadap sistem SPS.
Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a)
Melantik
dan
juga
membatalkan
pelantikan
juga
membatalkan
pelantikan
Pegawai Stor
(b) Melantik
dan
Penyelenggara Stor
(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan
transaksi dan maklumat di sistem SPS sahaja.
(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan
di stor.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 8
4.2.1. Pelantikan “Pentadbir SPS”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir SPS”, berdasarkan jawatan dan mereka yang
mempunyai hubungan kerja dengan pengurusan stor di
agensi.
4.3.
Pentadbir Kod
4.3.1. Sistem Koding
Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem
ini. Koding digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu
alat atau barang. Untuk mengujudkan satu sistem yang
mantap dan sistematik, pemantuan dalam mewujudan
dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan.
Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh
menjejaskan kelancaran sistem ini.
dalam sistem ini terdapat beberapa klasifkasi koding
digunakan; ia itu kod pengenalan organisasi, kod aset
alih dan inventori, kod stor dan kod lokasi.
4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih.
Pentadbir Kod Aset Alih akan bertanggungjawab;
(a) Memastikan kod yang terdapat didalam sistem
kod
SPA
sama
seperti
yang
terdapat
di
Perbendaharaan Malaysia.
(b) Menyimpan senarai Kod Aset Alih.
4.3.2.1.
Kod aset alih boleh di muat turun daripada
portal knowladgebase SPA atau sekiranya server di
Kementerian mempunyai akses internet sistem
akan mengemaskini kod secara auto.
4.3.2.2.
Sekiranya terdapat kod yang masih tiada di
dalam katalog MOF, pentadbir kod aset alih
Kementerian perlu memohon kepada Bahagian
Kawalan dan Pemantauan untuk tambahan kod
yang diperlukan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 9
4.3.3. Pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Kod Aset Alih”, yang mempunyai pengetahuan
dengan pengurusan kod dan aset di agensi.
4.4.
Pentadbir Lokasi
“Pentadbir Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini
maklumat kod lokasi penempatan aset.
.
(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal
kod lokasi yang telah didaftarkan.
4.4.1. Pelantikan “Pentadbir Lokasi”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Lokasi”, berdasarkan jawatan dan mereka
yang mempunyai pengetahuan dan hubungan kerja
dengan pengurusan bilik dan pejabat di agensi.
4.5.
Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah).
Aset yang didaftar perlu disemak dan disahkan oleh orang lain
bagi menggelakan kesilapan kemasukan data ke dalam sistem.
“Pegawai Pengesahan Daftar Aset” merupakan individu atau
sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk
mengesahkan maklumat aset alih yang didaftarkan oleh
Pembantu Tadbir (Aset) atau sesiapa yang diberi kuasa
mendaftar aset . Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang
didaftarkan.
(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang
telah dimasukkan oleh Kerani aset.
(c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan
mengikut spesifkasi yang ditetapkan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 10
(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini
dan memadam rekod yang telah disahkan.
4.5.1. Pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pegawai Pengesahan Daftar Aset” . Pegawai Pengesahan
Daftar Aset” yang dilantik seboleh-bolehnya adalah
pegawai lebih tinggi dari pegawai yang memasukkan
daftar aset.
4.6.
Pentadbir Penempatan
“Pentadbir Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini
maklumat penempatan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa
bergantung
kepada
dibenarkan
untuk
tapisan
data
dikemaskini.
atau
Bidang
maklumat
kuasa
yang
Pentadbir
penempatan adalah seperti berikut;(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset
mengikut kepada perubahan fiikal aset atau pegawai
bertanggungjawab.
(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil
tandatangan pegawai bertanggungjawab kepada
penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).
(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).
4.6.1 Pelantikan “Pentadbir Penempatan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
Pelantikan “Pentadbir Penempatan”. Pegawai Pengesahan
Daftar Aset” yang dilantik seboleh-bolehnya adalah
pegawai aset di Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggung Jawab.
4.7.
Pentadbir Penyelenggaraan
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 11
“Pentadbir
penyelenggaran”
merupakan
individu
atau
sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk
mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada
aset yang dipertanggungjawab ke atasnya.
(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad
KEW.PA-14
(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data
kepada aset-aset yang perlu penyelenggaraan
(KEW.PA-13).
(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).
4.7.1. Pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Penyelenggaraan”, berdasarkan jawatan dan
mereka yang mempunyai pengetahuan dan menjalankan
kerja dengan pengurusan penyelenggaraan di agensi.
4.8.
Pegawai Pemeriksaan.
“Pentadbir pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini
rekod pemeriksaan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa
untuk :(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.
(b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah
dibuat.
4.8.1. Pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Pemeriksaan”, kepada Pegawai yang telah
dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset di Jabatan/
Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.9.
Pentadbir Pelupusan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 12
“Pentadbir pelupusan” merupakan pegawai pelupusan yang
mempunyai laluan dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan
aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk
tujuan pelupusan.
(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.
(c) Mengemaskini keputusan pelupusan.
4.9.1. Pelantikan “Pentadbir Pelupusan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Pelupusan”, kepada Pegawai yang telah
dilantik sebagai urusetia pelupusan, Ahli Lembaga
Pemeriksa Pelupusan dan Pelulus Pelupusan di Jabatan/
Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.10. Pentadbir Kehilangan.
“Pentadbir kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod
kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan.
(e) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir
kehilangan.
(f) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan
kehilangan.
(g) Mengemaskini keputusan hapuskira.
4.10.1.
Pelantikan “Pentadbir Kehilangan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada manamana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan
“Pentadbir Kehilangan”, kepada Pegawai yang telah
dilantik sebagai urusetia kehilangan, Ahli Jawatankuasa
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 13
Penyiasat dan Pelulus Kehilangan dan Hapuskira di
Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.11. Pentadbir SPA (Cawangan).
“Pentadbir SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan
pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia
bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan
keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses)
kepada
mana-mana
pegawai
dan
kakitangan
di
cawangannya.
(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada
mana-mana pegawai dan kakitangan yang diberi
laluan menggunakan sistem ini di cawangannya .
(c) Menjaga
keselamatan,
kesahihan
dan
kebolehpercayaan maklumat di cawangannya.
4.11.1Pelantikan “Pentadbir SPA (Cawangan)”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir
SPA (Cawangan)”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan
kepada 1 hingga 3 orang sahaja. Pelantikan secara tetap
boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang
mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab
pengurusan Aset Alih dan Stor Cawangan-Cawangan di
agensi.
5.
Sistem Kod Aset
Contoh penerangan sistem kod yang digunakan.
5.1.
Sistem Kod yang digunakan.
No
Kod
Defnasi Kod
1
KK
Kod Kementerian Kewangan
2
JPPH
Kod Jabatan
3
H/I
H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.
4
07
5
123
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Tahun perolehan aset
Bil atau nombor siri aset
Muka Surat | 14
5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.
KK/JPPH/H/07/123
5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.
KK/JPPH/I/07/123
Contoh Label:
JABATAN PENILAIAN DAN
PERKHIDMATAN HARTA
KK/JPPH/H/07/123
KOMPUTER PERIBADI
NO SIRI : X0029OO029KY
HAK KERAJAAN MALAYSIA
Saii Label : 6cm x 3.5cm
5.2.
Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).
Kategori
Sub Kategori
Jenis
XXX
XXX
999 Sub
Kategori
XXX
999 Kategori
999 Jenis
** Rujuk lampiran kod aset.
Contoh kod :
Kategori
Sub Kategori
Jenis
001
002
003
Peralatan/
Kelengkapan
Komputer
Komputer
Komputer
Peribadi
1
2
3
Klasifkasi Kod Jenis Aset
Klasifkasi Kod Sub Kategori
Aset
Klasifkasi Kod Kategori Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 15
Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah |
001002003
Keterangan | Kod Aset
5.2.1 Klasifkasi kod.
Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah
dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi
boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori
bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.
5.2.2 Kawalan Kod.
Sistem kod yang diwujudkan dikawal secara pusat oleh
Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Kementerian
Kewangan Malaysia. Pentadbir kod di agensi yang dilantik
oleh Pentadbir SPA hanya sebagai Penyelaras kod.
Fungsi Pentadbir Kod rujuk perkara 4.3.2.
5.2.3 Permohonan Kod Baru.
Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar
aset perlu dirujuk kepada Pentadbir kod. Permohonan kod
baru perlu di salurkan terus kepada Pentadbir kod yang di
lantik untuk ditapisdan dipanjangkan ke
Bahagian Kawalan dan Pemantauan, kementerian
Kewangan Malaysia .
5.3.
Koding lokasi.
Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan yang tetap
bagi memudahkan penyenaraian aset mengikut lokasi,
pemeriksaan aset dan pemantauan aset. Oleh itu satu kod lokasi
yang tetap perlu diadakan. Kod lokasi yang sistematik akan
memastikan pencarian , pemeriksaan dan pengurusan aset lebih
mudah dan teratur.
“Pentadbir Lokasi” perlu bagi memastikan perkara berikut
dipatuhi;
a.
Satu lokasi satu kod
b.
Setiap bilik, ruang, kawasan perlu didaftarkan. .
5.3.1. Bangunan.
Kod
Defnasi Kod
160101
Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
BGN
Kod Bangunan (tidak boleh diubah)
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 16
BS
Blok Selatan
01
Aras 1
011
Bilik Gimnasium
Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011
5.3.2. Kawasan.
Kod
160101
Defnasi Kod
Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
KAW
Kod Kawasan (tidak boleh diubah)
P001
Lot Parking 01
Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001
Keterangan | Kod Lokasi
5.3.3 Klasifkasi kod Lokasi.
Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan
seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti
diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan
pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang
sesuai seperti yang telah ditetapkan.
5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.
Kod lokasi dikawal oleh Pentadbir yang dilantik di setiap
cawangan. Hanya penambahan lokasi di cawangan itu
sahaja yang boleh dibuat oleh pegawai yang dilantik.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 17
BAB B | PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.
6
Penerimaan
6.1
Penerimaan aset hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima.
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab
untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
6.2
Pegawai Penerima perlu mematuhi peraturan penerimaan, ia itu;
(a)
(b)
(c)
Aset yang diterima menenuhi spesifkasi seperti yang
terdapat dalam kontrak.
Bagi pemeriksaan teknikal jka perlu hendaklah dilakukan
oleh Pegawai Bertauliah yang memiliki kepakaran dan
pengetahuan mengenai aset tersebut.
Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima
aset:
(d)
Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan,
Pegawai Penerima/ Pegawai Aset hendaklah menyediakan
Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )
(e)
Semak butiran dalam dokumen.
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.
Ketua Jabatan menandatangani borang tersebut
Kemuka kepada agen penghantaran/syarikat pembekal
Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat
Jaminan daripada pembekal.
(f)
6.3
Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual
penggunaan dan penyelenggaraan.
Arahan kepada pendaftar Laporan Penerimaan Aset |
a. Pastikan hanya perselisihan penerimaan dan kerosakan
sahaja yang perlu mengisi Borang KEW-PA1.
b. Borang KEW-PA1hendaklah dihantar serta-merta kepada
pembekal.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 18
6.4
Langkah mendaftar Laporan Penerimaan Aset – KEW-PA1.
Langka
h
Proses
1
Penerimaan aset daripada pembekal.
2
Semak butiran dalam dokumen
Tentukan aset yang diterima
menenuhi spesifkasi
Pemeriksaan teknikal jka perlu oleh
Pegawai Bertauliah dan
Berkelayakan
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji
serta merta sebelum sahkan
penerimaan.
Pengesahan penerimaan oleh
Pegawai
Jika terdapat kerosakan/perselisihan
semasa penerimaan sediakan
Borang Laporan Penerimaan Kew.
PA-1 (2 salinan )
3
4
5
6
7
8
Cetak KEW.PA-1.
Dapatkan tandatangan Ketua
Jabatan
Kemuka kepada Pembekal serta
merta
9
10
7
Tempoh Masa
Pendaftaran Aset Alih.
7.1.
Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:7.1.1. Harta Modal
(a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000
(Ringgit
Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
(b)
Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan
secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal.
Penyelenggaraan secara
berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di
dalam
manual/buku panduan pengguna.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 19
7.1.2. Inventori
(a)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada
RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu
dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.
(b)
Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan
mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
7.2.
Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;
7.2.1. Aset yang dibeli.
(a)
Pesanan Rasmi Kerajaan;
(b)
Nota Serahan;
(c)
Invois;
(d)
Dokumen Kontrak;
(e)
Kad Jaminan;
(f)
Manual Pengguna; dan
(g)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2.2. Aset yang disewa beli:(a)
Surat Ikatan Perjanjian; dan
(b)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:
(a)
Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
(b)
Surat kelulusan menerima hadiah mengikut
peraturan yang
sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap
aset berkaitan;
(c)
Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima
berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.
7.2.4. Aset yang belum berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.2.1,
7.2.2 dan 7.2.3,
pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fiikal
aset berkenaan
atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
Arahan kepada pendaftar Aset |
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 20
a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum
pendaftaran dibuat.
b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak
dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
7.3.
Langkah pendaftaran aset alih.
Langka
h
Proses
1
Penerimaan aset daripada pembekal.
2
Penerimaan dokumen perolehan
aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Tempoh Masa
1 hari
Muka Surat | 21
3
Tentukan kumpulan Aset
4
Daftar Aset
5
Pengesahan data oleh Pegawai
6
Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
7
Cetak Label Aset
8
Cetak KEW.PA-7.
9
Buat Penempatan Aset
2 hari
3 hari
1 hari
1 hari
Perincian Pendaftaran.
7.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.
Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar
perlulah menerima semua dokumen berkaitan seperti di
dalam perkara 7.2 untuk mengelakkan pendaftaran tidak
lengkap.
7.3.2. Penentuan kumpulan aset.
Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari
aspek;
(a).
Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk
perkara 7.1
dan;
(d).
Klasifkasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub
kategori dan kod jenis yang akan digunakan.
Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa
pendaftaran aset, pendaftar perlu membuat permohonan
penambahan kod dan dirujuk terus kepada Pentadbir kod
di ibu pejabat.
7.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA menggunakan kaedah
pendaftaran kontrak atau pendaftaran biasa.
7.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset. (Pegawai
Pengesahan Daftar Aset)
7.3.4.1
Semua rekod pendaftaran aset yang
didaftarkan oleh pendaftar aset perlu disahkan oleh
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 22
Pegawai Aset atau Pegawai Pengesahan Daftar Aset
(Perkara 4.5) . Pegawai Aset perlu;
(a)
Memastikan aset yang di daftarkan telah
diterima dalam keadaan baik dan mengikut
spesifkasi.
(b)
Memastikan maklumat yang dimasukkan ke
dalam sistem SPA adalah betul.
7.3.4.2.
Apabila Aset yang didaftar telah disahkan,
sistem akan menjana no. siri pendaftaran (label
aset) secara automatik.
7.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset.
7.3.5.1.
Pendaftar aset perlu membuat cetakan
kepada kad-kad kewangan iaitu;
(a)
KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika
anda mendaftar harta modal.
(b)
KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda
mendaftar inventori.
(c) KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.
7.3.5.2.
Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3.
7.3.5.3.
Semua kad yang dicetak perlu
ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau Pegawai
yang beri tanggungjawab mengesahlkan kesahihan
kad tersebut dan pegawai bertanggungjawab
terhadap barang di penempatan yang telah dibuat.
7.3.6. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar
Inventori (KEW.PA-5).
7.3.6.1.
KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 akan dijana secara
automatik oleh sistem sebaik sahaja pendaftaran
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
7.3.6.2.
Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 perlu di
kumpul dan dikemukakan secara tahunan mengikut
peringkat;
a)
b)
c)
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Kumpul Peringkat PTJ kemuka ke Jabatan
Kumpul Peringkat Jabatan (termasuk PTJ)
kemuka ke Kementerian
Kumpul peringkat Kementerian dan agensi
Muka Surat | 23
7.3.7
Penempatan Aset.
Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah
di daftarkan di dalam sistem SPA.
7.3.8 Daftar aset hendaklah dikemaskini setaip kali terdapat
perubahan atau berlaku perkara berikut;
a. Penambahan / Penggantian / Penaitarafan aset
b. Pemerikasaan aset
c. Pelupusan; dan
d. Hapus kira
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11 (d) PP bil. 5 Tahun
2007’
7.3.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8.
a. Pegawai Aset hendaklah mencetak KEW.PA-8 mengikut
tahun.
b. KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 12 PP bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 24
BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
8.
Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.
8.1.
Objektif.
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan
dengan cekap, mahir
dan teratur bagi tujuan :
8.2.
(a)
Mengurangkan pembaiiran;
(b)
Menjimatkan kos;
(c)
Mencapai jangka hayat;
(d)
Mencegah penyalahgunaan; dan
(e)
Mengelakkan kehilangan.
Penggunaan
Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan
berikut :(a)
Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b)
Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam
manual/buku panduan pengguna;
(c)
Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
(d)
Perlu direkodkan; dan
(e)
Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset KEW.PA-9.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun
2007’
8.3.
Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini
ialah kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a)
Penempatan Aset.
(b)
Pergerakan Aset.
(c)
Pemeriksaan Aset
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 25
9.
Penempatan Aset.
9.1.
Pegawai bertanggungjawab.
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dibawah
tanggungjawabnya.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 16.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
Dalam sistem SPA, Pegawai dan Pembantu(kerani) Penempatan
aset dilantik oleh SPA Pentadbir. Dimana ia boleh terdiri dari
pegawai aset atau daripada pegawai-pegawai lain.
9.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
(a)
Mahir mengenai lokasi di agensi masing-masing.
(b)
Pegawai penempatan mengikut bahagian atau
cawangan.
9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(a)
Mengawal kedudukan atau penempatan aset
dibawah penjagaannya.
(b)
Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset.
(c)
Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
(d)
Mengambil tandatangan pegawai
bertanggungjawab ke atas penempatan yang telah
dibuat.
(e)
Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini.
(f)
Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan
rekod di penempatan aset.
(g)
Mencetak laporan penempatan sekurangkurangnya setahun sekali.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 26
9.2Pemindahan aset.
9.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori
hendaklah direkod samada perpindahan aset disebabkan;
(a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain
(b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain
(c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.
9.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas
penempatan baru yang dibuat di ambil (Di atas kad
KEW.PA-2 atau KEW.PA-3).
9.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau
tempat lain (Di luar kawasan) pastikan original kad
KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 diserahkan ke cawangan
tersebut.
9.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu
menyerahkan aset kepada pegawai aset yang
bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai
penempatan perlu membuat kemaskini rekod
penempatan kepada pegawai baru yang akan mengambil
alih atau bertanggungjawab ke atas aset tersebut.
9.3. Senarai Aset Di Lokasi
9.3.1. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan
hendaklah disedaikan oleh Pegawai Aset
menggunakan KEW.PA7 dan disahkan oleh pegawai
yang bertanggungjawab terhadap aset berkenaan.
9.3.2. Senarai ini hendaklah sentiasa dikemaskini sekiranya
ada perubahan.
Rujuk carta alir penempatan di sebelah
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 27
Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.
Aset perlu penempatan semula |
Pemeriksaan aset.
Pemindahan lokasi atau pegawai
Pegawai berhenti atau pindah.
*
Tida
k
Keputusan | keputusan aset alih di
pindah atau tidak
Ya
Admin Penempatan | Uruskan Penempatan
Semuala
Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak
dipindahkan. Pastikan aset betul
Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.
Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3.
Dan Cetak KEW.PA-7.
Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan
KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi
penempatan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 28
*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan
pegawai aset.
10.
Pergerakan Aset.
Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari
tempat atau lokasi yang didaftarkan tanpa kebenaran dan
pengetahuan pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset
tersebut..
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara
hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori
(KEW.PA-6)
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11.3 PP bil. 5 Tahun 2007’
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran
bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah
dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut
tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 15.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
10.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia
dengan baik, Jabatan perlu melantik pegawai aset yang perlu
menyelenggara rekod pergerakan.
10.1.1Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod
pergerakan.
Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:
(a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan
aset.
10.1.2.
Fungsi dan tanggungjawab:
(a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 29
(b) Mencetak rekod pergerakan aset.
(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang
selamat.
(d) Memastikan rekod penyelenggaraan kedua dan
seterusnya dikemaskini.
(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod
pergerakan tahunan tahunan.
(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan
mengalami kerosakan atau berkeadaan tidak seperti
semasa aset dipinjam.
(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di
bawah seliaannya di simpan di tempat yang selamat.
10.2. Kawalan pergerakan aset.
10.2.1.
Pinjaman aset perlu dilluskan oleh Pegawai Aset
atau mana-mana Pegawai yang diberi kuasa meluluskan
pinjaman aset.
10.2.2.
Pegawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam
mengikut tarikh pemulangan yang ditetapkan ( Aset yang
belum dipulangkan).
10.2.3.
Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam.
Sistem akan memaklumkan kepada pegawai mengenai
aset yang belum dipulangkan mengikut tarikh yang
ditetapkan.
10.2.4.
Menyediakan laporan pergerakan aset.
10.2.5.
Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera
(memberi memo aset lewat dipulangkan) sekiranya aset
yang dipinjam tidak dipulangkan mengikut tarikh yang
ditetapkan.
10.2.6.
Merekod terus ke sistem SPA.
Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan.
Proses awal kelulusan pengeluaran barang masih dibuat
secara manual.
10.2
Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh
digunakan untuk merekod pergerakan aset. Namun begitu jika
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 30
kaedah merekod terus digunakan peminjam terlebih dahulu
perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk mengeluarkan
barang tersebut.
Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.
Senarai Permohonan Lulus |
Senarai permohonan yang telah
diluluskan dan menunggu
penyerahan oleh penyelenggara
stor peralatan.
Kemaskini Rekod SPA|
Kemaskini aset yang
diserahkan kepada pemohon
Cetak Borang|
Cetak Borang pergerakan untuk
ditandatangani oleh pembawa
Pe
m
ul
an
ga
n
Ba
ra
ng
Pemulangan Barang|
Barang yang dipulangkan
hendaklah di periksa keadaan
fiikalnya. Jika kuantiti barang
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
yang dipulangkan tidak
mencukupi, tandakan barang
yang dipulang sahaja.
| Proses
Cetak
KEW.PA-6 |
Pemerhatian
Cetak rekod pergerakan
Muka
Suratbarang
| 31
barang bagi
setiap
yang dikeluarkan dan
dipulangkan.
Proses Kelulusan |
Semua permohonan bagi
pergerakan aset perlu disokong
atau diluluskan oleh pegawai
aset.
| Proses
Pemerhatian
11.
Pemeriksaan Aset.
11.1.
Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 32
11.1.1.
11.2
Fiiikal;
11.1.2.
Rekod; dan
11.1.3.
Penempatan.
Tujuan pemeriksaan adalah untuk:11.2.1.
Mengetahui keadaan dan prestasinya;
11.2.2.
Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod
yang lengkap,tepat dan kemaskini; dan
11.2.3.
Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yang
tercatat dalam daftar.
11.3
Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua
(2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung
dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas
harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan
sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
11.4
Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan
Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
11.5
Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan
KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai
Pengawal.
11.6
Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan
KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya.
11.7
Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan
mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini
dipatuhi
‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 33
Sistem SPA.
11.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk
membuat pemeriksaan dan membuat kemaskini laporan
pemeriksaan. Ia terdiri daripada pegawai yang dilantik oleh
Pegawai Pengawal Kementerian atau Jabatan. (Para 18.3 PP Bil.
5 Tahun 2007).
11.8.1Kaedah Perlantikan:
Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa
perlu didaftarkan ke dalam sistem bagi membolehkan
pegawai berkenaan menjana laporan menggunakan
sistem SPA. SPA Pentadbir mempunyai kuasa untuk
mendaftar Pegawai Pemeriksa.
Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:
(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk
semua kategori mengikut tapisan data .
(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk
kategori tertentu sahaja mengikut tapisan data.
11.9. Fungsi dan tanggungjawab:
11.9.1.
Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya satu
tahun sekali. Pegawai Pemeriksa perlu merancang dan
membuat jadual supaya setiap aset dapat diperiksa satu
tahun sekali.
11.9.2.
Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset.
11.9.3.
Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2
dan KEW.PA-3.
11.9.4.
Tandatangan pada bahagian rekod yang
dikemaskini
11.9.5.
Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan
seterusnya dikemaskini.
11.9.6.
Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor.
11.9.7.
Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan
KEW.PA-12 (Ibu Pejabat Jabatan atau Kementerian
sahaja).
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 34
11.10.
Proses Kerja Pemeriksaan.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 35
No
.
Perkara
Tindakan atau Pegawai
Melulus/rujuk.
1
Sediakan surat perlantikan
pegawai pemeriksa aset
Pegawai Pengawal
2
Serahkan surat perlantikan
kepada Pegawai Pemeriksa
(Pegawai Aset/Ketua
Jabatan)
3
Sediakan jadual pemeriksaan
aset
Pegawai Pemeriksa
4
Pegawai Pemeriksa
menjalankan pemeriksaan
aset mengikut jadual
Pegawai Pemeriksa
5
Sediakan laporan
pemeriksaan aset
KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta
Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori
Cetak dan Tandatangan
KEW.PA-2 dan KEW.PA3.
Pegawai Pemeriksa
6
Semak, Kaji Laporan dan
Sediakan Jawapan Teguran
Pemeriksa Aset
Pegawai Aset/Ketua
Jabatan
7
Kemuka Laporan ke
Kementerian
Ketua Jabatan/Pengarah
8
Terima Jawapan daripada
Kementerian
Pengarah
9
Ambil tindakan berdasarkan
syor dan kelulusan.
Pegawai Aset
10
Failkan Laporan pemeriksaan
aset
Pegawai Aset
11
KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Tahunan
Ketua jabatan/Pegawai
Pengawal
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 36
Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan
Inventori.
Task Pemeriksaan |
Pegawai Pemeriksa perlu
menjana task kerja pemeriksaan
daripada jadual yang disediakan.
Pilih aset yang hendak
diperiksa |
Kumpulkan senarai aset yang
hendak diperiksa.
Buat Pemeriksaan Aset |
Lakukan pemeriksaan aset dan
kemaskini hasil pemeriksaan ke
Sistem SPA.
Jana Laporan mengikut status
aset yang diperiksa.
Cetak kad |
KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta
Modal.
KEW.PA-3| Pemeriksaan
Inventori.
Jana dan cetak laporan |
KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori.
KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Tahunan.
BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 37
12.
Penyelenggaraan Aset .
12.1. Objektif Penyelenggaraan
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan
dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f)
Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 19 PP Bil. 5 Tahun 2007’
12.2. Jenis Penyelenggaraan
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah
tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fiikal secara teratur supaya dapat berfungsi
dengan lancar secara berterusan; dan
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah
tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber
fiikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 20 PP Bil. 5 Tahun 2007’
12.3. Manual Penyelenggaraan
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah
disimpan
sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 21 PP Bil. 5 Tahun 2007’
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 38
Sistem SPA
Empat komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah
kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a)
Aduan Kerosakan.
(b)
Penyelenggaraan Pencegahan
(c)
Penyelenggaraan Pemulihan (Pembaikan)
(d)
Naiktaraf, Penggantian dan
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Rekod penyelenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara
menggunakan SPA di dalam modul penyelenggaraan. Dimana
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu mengemaskini rekod
penyelenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.
Contoh penyelenggaraan :
Membaik pulih kerosakan pada komputer - Diisi di dalam
borang KEW.PA-14.
Contoh Menaiktaraf:
Menukar perkakasan utama di dalam aset - Diisi di dalam
borang KEW.PA-2A. Contoh : Processor atau RAM.
12.4
Kaedah Perlantikan:
Pegawai penyelenggaraan adalah pegawai-pegawai yang
dilantik oleh Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/
Jabatan. Terdapat dua kategori pegawai iaitu :
12.4.1Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk
semua kategori (mengikut tapisan data)
12.4.2Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk
kategori tertentu sahaja (mengikut tapisan data)
12.5.
Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:
12.5.1.
12.5.2.
Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran
dalam menyenggara aset (Pegawai Penyelenggaraan
boleh dibuat mengikut pecahan kategori).
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 39
12.6. Aduan Kerosakan
12.6.1.
Pengguna hendaklah memaklumkan kepada
Pegawai Aset mengenai sebarang kerosakan Aset
12.6.2.
Pegawai Aset hendaklah melaporkan kerosakan
dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset
KEW.PA-9 dengan memberi syor serta ulasan mengenai
aduan tersebut.
12.6.3.
Ketua Jabatan dikehendaki meluluskan permohan
tersebut sebelum pembaikan /peyelenggaraan dijalankan.
12.7. Penyelenggaraan Pencegahan
12.7.1.
Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan
Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal
pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.
12.7.2.
Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan
disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah
dirancang dan disediakan.
12.7.3.
Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut
jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu
memerlukan penyelenggaraan segera.
12.8. Pemulihan (Pembaikan)
12.8.1.
Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah
direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal
KEW.PA-14.
12.8.2.
Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program
penyelenggaraan bagi tujuan berikut:(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan
tercapai;
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 40
(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan
berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos
dan masa; Mengenal pasti penyelenggaraan yang
seterusnya; dan
(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan
tindakanyang sesuai ke atas aset berkenaan.
12.8.3.
Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat
oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi
memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam
perjanjian dipatuhi
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 41
Rajah 5 | Penyelenggaraan Aset.
Terdapat 2 jenis
penyelenggaraan iaitu
corrective dan preventive
Daftar Aduan di dalam
Borang KEW.PA-9
corrective
Dalam
Pembaikan
preventiv
e
Siap
12.9. Proses Kerja Penyelenggaraan Cegahan (Preventive
Maintenance).
No
.
Perkara
Tindakan atau
Pegawai
Melulus/rujuk.
1
Mewujudkan senarai aset yang
perlu diselenggara (KEW.PA-13)
Pegawai Aset
2
Membuat penilaian kepada
penyelenggraan sama ada boleh
dibuat sendiri atau perlu di
lakukan oleh kontraktor
Pegawai Aset
3
Jana jadual penyelenggaraan
cegahan.
Pegawai Aset
4
Laksana penyelenggaraan
mengikut jadual dan Kemaskini
rekod penyelenggraan KEW.PA-14
di dalam sistem SPA
Penyelenggara Aset
5
Cetak Laporan KEW.PA-13 dan
kemaskini KEW.PA-14
Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 42
12.10.Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective
Maintenance).
No
.
Perkara
Tindakan atau
Pegawai
Melulus/rujuk.
1
Mengemukkan permohonan /
aduan kerosakan (KEW.PA-9)
Rekod aduan kerosakan
Aduan Pengguna
Pegawai Aset.
2
Melakukan proses penilaian , ujian
dan pentauliahan untuk samada
pembaikan sendiri atau perlu
pembaikan oleh kontraktor.
Dapatkan kelulusan di borang
KEW.PA-9
Pegawai Aset
3
Kelulusan Penyelenggaraan/
Pembaikan Aset
Ketua Jabatan
4
Melaksanakan proses perolehan
sebutharga sekiranya perlu
tidak dapat melakukan
pembaikan sendiri dengan
sempurna atau
mengesyorkan proses
pelupusan atau pengeluaran
sijil / surat tidak ekonomi
untuk di perbaiki (jika perlu)
Pegawai Aset
5
Kemaskini rekod penyelenggraan
di dalam sistem SPA (KEW.PA-14)
Penyelenggara Aset
6
Mengawasi kerja-kerja oleh
kontraktor
Penyelenggara Aset
7.
Menyediakan laporan pembaikan
dan rekod penyelenggaraan di
dalam system SPA
Penyelenggara Aset
8.
Cetak kad KEW.PA-14
Penyelenggara Aset
9.
Sediakan laporan penyelenggaraan
Pegawai Aset
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 43
sukuan dan tahunan.
Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan
Borang Disahkan
oleh Pegawai
Aset
Didaftarkan oleh
pegawai
penyengggara aset
Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyelenggaraan Pembaikan
(Corrective Maintenance).
12.11 Kaedah kawalan.
a.
Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara.
( Aset yang belum siap).
b.
Membuat pemerhatian kepada kekerapan
penyelenggaraan dibuat kepada satu-satu aset. (Membuat
pemerhatian kekerapan penyelenggaraan dibuat bagi
satu-satu aset)
c.
Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang
perlu dilupuskan. (Menyediakan laporan dan syor kepada
aset-aset yang tidak ekonomi dibaiki dan perlu di
cadangkan dilupuskan.)
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 44
11.12.Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
11.12.1.
Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan
Naik Taraf terhadap sesuatu aset, rekod aset hendaklah
dikemaskini menggunakan KEW.PA2 Bahagian B
11.12.2.
Maklumat
Penting
semasa
pendaftaran
penambahan, penggantian dan naik taraf aset dibuat
seperti berikut;
(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf
(b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf
(c) Tempuh jaminan
(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf
(e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.
Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
Terima bahan/barang untuk
Penambahan, Penggantian dan
Naik Taraf
Buat carian di SPA dan
kenalpasti aset indul@asal
Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B
Cetak pada salian asal
KEW.PA 2 Bahgian B
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 45
BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.
12.
Pelupusan Aset.
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan,
kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
12.1. Justifikasi Pelupusan
Aset boleh dilupus berdasarkan justifkasi berikut:12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;
12.1.2. Usang/obselete;
12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan;
12.1.4. Luput tempoh penggunaan;
12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
12.1.6. Tiada alat ganti;
12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;
12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
12.1.10.
Perubahan teknologi; dan
12.1.11.
Melebihi keperluan.
12.2. Kuasa Melulus.
12.2.1.
Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
perolehan asal seperti berikut:A. Hadiah;
B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
C. Tukar Beli (trade-in);
D. Tukar Barang (barter-trade); dan
E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA
Muka Surat | 46
12.2.2.
Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000
atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai
perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu
atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM500,000.
12.2.3.