SUATU TINJAUAN SISTIM DAN PROSEDUR PENJUALAN DAN PENAGIHAN PADA P.T. SANUBARI DI MANADO Repository - UNAIR REPOSITORY

  fi A B IT

  

EBSBIPUUtr DAI? SARA1I-SARA5

  kbs m v t j u s t

  1* Akibat perkembangan dalam dunla Ekonoml Perusahaan yang matin meluas maka terasa eangat dibutuhkan sua­ tu sietira dan prosedur yang effektif dan effisien yaitu bukan hanya oerupakan alat pencatat darlpada ke jadlan-kejadian dl mooa larapau untuk kepentlngan pertanggung jawaban tetapl juga merupakan suatu alat y»hg dlpakal untuk mengorganleir atau raenyusun* «e- ngumpulkan dan mengikhtlsarkan keterangan-kete rangan yang menyangkut seluruh tranoaksl-tranoaks 1 perusaha- an* dl mana para pegawai * keglatan-keglatan9 bahan- bahan dan mealn-^nesin dapat dlsatu padukan aedemlkl- an rupa, oehlngga pengawasan dapat dljalankan eebaik baiknya• Jadl dalam sistira dan prosedur terdapat pula fungal informasl dan kofttrole yang akan merabantu berhaeil- nya pelakaanaan tugae dan tanggung jawab darl manage* ment dalam perusahaan yang ingin berkembang dewasa * ini.

  2* Untuk aemenuhl persyaratan darlpada kontrole intern* maka fungsi penguaaaan* fungsi penylmpanan* fungsl pencatatan dan fangel pengawasan haruo dilakeanakan eecara terpieah {tidak berada dalam catu tangan)* Pada P#fl • Sanubari yang bereifat sehagal F;*T* Ke - luarga/Ferttitup dan dengan struktur organises! yang sedexhana, dl m a m kesederhanaan Ini dldaearkan atao (dua) pertirabangan ialah « pertirabangan bia-

  2

  ya dan pertimbangan keamanan hart a railik perusahaan Dengan daoar pertimbangan ini, makaeemua fungsi-fung- si yang penting dipegang oleh para anggota keluarga, dan lebih jauh lag! aklbatnya adalah terjadinya te- nyak perangkapan fungal* Vfioalnyai Kasir oelain bertugao menerioa/inengeluar- kan/raenyimpan uang juga mengerjakan buku Kac dan mem buat faktujvfaktur penjualan bilamana perlu; Petugas penagih dalam kota selain melakukan penagihan juga mengerjakan kartu-kartu piutang yang bertmbungan de­ ngan penagihan teraebut* Mtinjau d ari segi kontrole intern, perangkapan fungsi Bedemiklan tldak diperkenankan karena sang&t membahayakan kepentlngan perusahaan •

  3* Belura ada job dleorlptlon sehingga iudah terjadi »a- llng melemparkan tanggung jawab* 4* Dalam nemperlancar arus penjualan bsrang-barangnya selain dllakukan penjualan-penjualan langeung darl perusahaan juga dllakukan penjualan eecara canvass*

  L - ,

  I

  aaai l r^a.'usiv .

  'OTmaSiTAS MELAf* 0/ ' Sesuai dengan Bifat kedua care penjualan tereebut di raana perusahsan/para penjual berhadapan langsung dengan para langganan/pembeli* maka hal ini raenga- kibatkan diperlukatmya suatu eietira dan prosedur yang kbusus yang menyimpang darl sistim dan prosedur penjualan/penyelesalan peoanan yang normal seperti yang telah diuralkan dalam bab Ii di atas* Oleh karena itu dalam prosedur penjualan yang dite- rapkan oleh P.'S * Sanubari dl raana tidak dlpergunakan register order, hal Ini dapat diteriraa. Stetapi oeba- liknya, aebagian darlpada penjualan adalah penjualan kontan yang menyangkut maoalah uang aehingga raener— lufcan ponyelesaian yang hati-fcati dan kontrole ycng intensif.

  5. Bada penjualan eecara canroas dloamplng prosedur penjualan, maka terdapat Juga beberapa prosedur lain nya yaitu t

• prosedur pengaiifbilan barang-barang•
• Prosedur pertanggung Jawaban penjualan dan hasil penagihan* Prosedur pertanggung Jawaban slsa parang* 6* Salesmen, bertugas sebagal penjual dan cekall gus merangkap sebagal penagih* Oleh karena itu diperlu- kan pula suatu kontrole yang intensif. Untuk inia

  P.T. Sanubari raenggunakan kartu-kartu sales*

  Penggtmaan ka rtu -ka rtu sale s in i a e la ln daripada 11* nla tum ya yang kurang te pat* maka juga b e ra rtl me- nanbah pe kerjaan/ keslbukan para salesmen sehingga dapat mensbawa pengaruh le M h jauh ya itu peraboroaan waktu, tenaga dan b iaya • 7* Wengingat perkembangan daripada peruoahaan aaka p e r- lu la h dlte rapkan suatu s ls tlm dan pro se dur yang e f - fe k tlf dan e ffle ie n eehingga dapat d itlngka tka n in ­ fo rm a s i, ko ntro le in te rn dan pengurangan b ia ya -b ls ya a d o in ie tra s i* ' , _{S t} SABAg *

  Oleh karena itu aaran-e aran karai adalah a 1 . Sebaiknya peruoahaan cudah harus raulai raemiklrkan kearah ko ntlnulta e dan perkembangan perusahaan de­ ngan berusaha aedemiklan rupa untuk mengadakan p e a l- sahan funge i yang te gas dan nenetapkan wewenang dan tanggung Jawab maslng-nasing* ya itu * a* Pekerjaan-rpekerjaan yang berhubungan dengan pen­ jua la n barang-barang (a d m ln io tra tif Ic o m e re ill) adalah tugas d a rl bagian penjualan* h* Ia o irf hanya bertugae se bagai penyimpan uang* Kenerima/ mengeluarkan uang harus ada pe rinta h te r tu lis d a ri pe jabat yang berwewenang*

  Untuk jnsmudahkan pertanggung jawsbannya , taaka Kaoir hendaknya aembuat eatatan-catatan kronolo- gia dGripada nutaci^fautaoi Xas dalam bentuk "buku kasir* (klad-kacir). Baku kaoir ini tidak aeaptt- nyai artl koratabei n e m sekail* jadl hanya taeru- pakan alat pcmbantu untak kontrole antara saldo Has yang sebenarnya dan ealdo raenumt perkiraan buku beaar "Kas" yang ada dibagian edrainiotraoi/ penbukuan. Pada eetiap penerimaan uang* kaair harm; membuat

  t

  tanda terina rangfcap 3 (tiga) r Untuk yang beroangfcutan* r Ke bagian admini&traei/buku Kao.

• ■ Kraip kasir dan tinggal melekat pada bukunya* ' c* Pekerjaan-pekerjaan admin*stratit finanBiil yang timbal-dari penjualan .barang-b&rang adalah tugaa bagian adainistrasi/pembukuan. Dalam hal ini ber- hubungan dentin penger;Jaan :
• Buku Kao -? Buku Penjualan - iartu-kartu Blaya - Eartu-kartu Piutang ■* Kartu-kartu Pereediaan (K.V*A,)

  Setiap pegawai ditentukte wewenang dan tanggung Jawabnya dalam pengerjaan buku-buku/kartu-karfcu

  . tereebut .• Selanjutnya untuk menlngkatkan informasi dan kon­ trole intern maka sebaiknya t

• Baku Kas dibuat tabe laris sehingga dapat oe- nunjukan dengan cepat Jenla-jenis penerlmaan dan pengeluaran.
• Dalan buku penjualan yang dalam hal ini telah dibuat dalam kartu-kartu per jenis barang* oe lain dicatat penjualan^penjualan kredit juga perlu dicatat penjualan-penjualan kontan* yang _* masing-raasing dicatat dalam kolom-kolon ter- sendiri.
• Dipakai register order terutama untuk penjual- an langDung dari peruaahaan karena sering pa­ rs pembeli dari luar kota/pulau aemeean dengan 3alan menitlpkan peoanannya/euratnya kepada 6rang lain yang kebetulan datang keperusahaan. SeMngga untuk menjamin keamanannya perlu di­ buat regieter order.

  2* Deri arus dokumen penjualan secara caffiraca yang da­ pat dilihat dari bagan no* 3* ©ebagai ©aran kami

  j

  adalah

  a. SuraWalan digantl dengan forotdlr "Pengambllan dan Pengeobalian Barang” (gambar. no. 9)* b. Formulir ini dibuat rangkap 3 (tlga) :

• tint ok salesmen* - Untuk gud
• - Untuk K.V.A.

  Salesmen beraaraa-eama soplr raengembil barangnya _/ dl gudang* c* tfldak prlu dlbuat *Da£tar Muat* d* X&por&n sales harlartf eebailcnya dlbuat dalam for- mullr khueus yang telab dlsedlakan, untuk nemper- taudah/nempereepat pekerjaan para salesmen*

  3* Penjualan kontan t oleh salesmen dlbuat faktur rang- kap 3 (tlga) t

• • - Asll/putih t tint uk iangganan
• Tembusan pertama/faerah untuk per tanggung jawaban salesmen dan selanjutnya lieerahkan kekantor*
• Tembusan keduaAlruf tinggal melekat pada bukunya Belaln dlbuat faktur juga dlbuat tanda terlma rang- kap 3 (tlga>- Untuk Iangganan
• Untuk pertanggung jawaban salesmen yang eelanjut- nya bersama-eama fakturnya dicerahkan kekantor* - Tinggal melekat pada bukunya.

  4* penjualan Kredlt t dlbuat faktur rangfcap 3 (tlga) *

• Aeli/putlh, dltahan salesmen untuk pertanggung jawabannya, dlserahkan kekantor dan akhlrnya sete- lah dlcatat dalam admlnlotraol piutang* dl file per daerah penjualan*

• tfeobusan pertama/foerah, dlserahkcm pads langgan-
• Tembuaan k e d uaA ln i i t i n g g al o elekat pada buku- nya.

  5* Soplr/perabantunya raengacbil/aenurtmkan barang d arl taobil dengan diawaei salesmen#

  6. Tldak: perlu dibuat kartu-kartu sales*

  t ?* Penaglhan _•t

  a* Mmlnistrasi piutang, eehari eebeluamya audah ha­ rus qembuat daftar^-daftar piutang yang akan dlta- gih oleh ptfra salesmen besok harinya• Jadi bdrda- rsarkan faktur-faktur ( s o i l ) yang dl file per dae- rah penjualan» dicatat &lam "Daftar Tagitmn/inka- 00**

  Untuk memudahkan pekerjaan maka sebaiknya daftar ini dibuat forraulir khuoue dengan liniatur seba- gal berf.kut (gambar 10) « Daftar Tagihan/Daftar Inkaso ini dibuat rangkap

  3

  (tiga), kemodlan bersaroa-sama dengan faktur- faktumya dlaerahkan pada yang beiwewenang untuk nengeceknya, diparaf dan selanjutnyst 1 (sata) lem*

  bar tejfibusan ditahan sedangkan 2 (dua) lenbar lainnya dikenbalikan ke administraal piutang.

  '

  Besok harinya para salesmen mengambilnya dibagisn/ di admlnistrasi piutang dengan aenanda tanganinya

  1 R A B M A G eebagal tanda teriaa faktur-faktur yang akan d l t a gih eerfca 1 (eetu) lembar daftar tagihan t e r a e b u t . Mia langganan merabayar, faktumya dioerahkan, dan oleh salesmen dibuat tanda terima rangkap 3

  Sekembali dl kantor, uangnya disctor kekaeir ber- oana-sama uang haell penjualan tunal, kaslr tneta- buat tanda terltna dan raemaraf Daftar-Tagihan*

  (tigs) i

• Dlscrabkan kelangganan
• Untuk pe rtanggung Jawaban salesmen - Tlnggal melekat pada bukunya.

  Selanjutnja Daftar Taglhan, Iftporan Sales Harlan, cerfca dokumen-dokumen lairmya diserahkan kebagian penjualan untuk dl cek dan akhimya diserahkan ke bagian pembukuan* Faktur-faktur yang tldak tertagih, dlfcsaballkan keadmlnistraQl piutang setelab dl cek, di file kemball* b* Dengan demlklan plutang-piutang yang terjadl ka- rena penjualan kredit dalan kota tldak perlu di- buatkan kartu-tertu piutang tersendlridtai tldak perlu adanya petugae pemglh yang khusus untuk itu*

  8# faktur-faktur dan tanda-tanda terima dlcetak pre- nun be red*

  9. Oleh karena banyaknya 3uralah barang yang ada di gu- dang kecll (dalam perusahaan)* natea diperlukan pula euatu pengawasan yang teliti a taenya* oehingga untufc itu perlu dlbuat fcartu-kartu persed la an khueus untuk

  Gudang-JCeeil teraebut yang dikerjakan berdasarkan bon-bon pengaabllan dan faktur-faktur penjualan* 10# Setiap kartu hendaknya diberi wlabeln mioalnya i

  "Kartu Oudang” * "Kartu Piutang* •