MENGENDALIKAN PELAKSANAAN KONTRAK PENGADAAN BARANGJASA

Unit Kompetensi 20

MENGENDALIKAN PELAKSANAAN KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Unit Kompetensi

– Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Aldy Turman Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP Tanggal

31 Januari 2016

Versi 2

BAB I PENDAHULUAN

Tujuan Umum Tujuan Khusus

Mampu melaksanakan kegiatan mengendalikan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa.

Mampu melakukan persiapan pengendalian kontrak dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.
• Mampu melakukan pengendalian kontrak dalam pelaksanaan kontrak
pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa.
Mampu melakukan reviu atas pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi pengadaan barang/jasa

Pendahuluan Persiapan Pengendalian Reviu Pelaksanaan Pengendalian Kontak Kontak Pengadaan Kontak Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa Barang/Jasa

Barang/Jasa   Isi dan StrukturMateri dan Pengukuran Pelaksanaan dengan  Rapat Berkala, Khusus, dan Substansi Dokumen Kontrak Pendekatan TerintegrasiKontrak Reviu Pelaksanaan(Evaluasi)   Titik Kritis Pelaksanaan Kontrak Pengukuran Terintegrasi Kontrak  Rencana Pengendalian Kontrak Monitoring Jadwal 

 Dokumentasi Pelaksanaan   Risiko dalam Pelaksanaan Monitoring Biaya Kontrak  Kontrak Monitoring Kualitas Rencana Pengendalian Kontrak Penyimpangan Pekerjaan  

  Prosedur Pengendalian Kontrak Variasi pada Pelaksanaan  Rencana Pengendalian Jadwal Kontrak  Rencana Pengendalian Biaya  Rencana Pengendalian Kualitas  Prosedur Pengendalian Kontrak

Pengendalian _{Persiapan Pelaksanaan Kontrak} Penerimaan Hasil & _{Pertanggungan} Penandatanganan Kontrak

P ÊLAKSANAAN K ÔNTRAK (P ÊNYEDIA B/J)

PERMASALAHAN

Definisi & Titik Kritis • Bagian dari Risiko  P ^{ENYEBAB S ENGKETA (K LAIM )}

PENERIMAAN HASIL
PENUTUPAN
P

^ILIHAN

^ARA

^{ENYELESAIANPENUTUPAN KONTRAK}

UK Pengendalian

S ^ENGKETA /P ^ERSELISIHAN

K ^ONTRAK

K ^EGAGALAN

K ÊGAGALAN P ÊLAKSANAAN K ÔNTRAK

. M ^ANAJEMEN R ^ISIKO

UK 19

UK 20

KONTRAK

PERSELISIHAN

UK 17 UK 09 Penandatanganan Kontrak UK 22

R ^ENC
SSUK & SSKK:
P ^{ENGENDALIAN S EBAB P ERMASALAHAN :}

Klausul Penyelesaian
Penyimpangan Jadwal • Penyimpangan Biaya
• Penyimpangan Kualitas

• Perubahan Kontrak, dll

Perselisihan

Penerimaan Hasil & _{Penutupan Kontrak} _Persiapan ^Pelaksanaan _Kontrak

PERMASALAHAN KONTRAK:

J ^ENIS

Pilihan (Alternative Dispute Resolution)
Prosedur yang disepakati

P ^ENYELESAIAN
P ^EMUTUSAN

P ^ENYELESAIAN

Litigasi

BAB II MELAKUKAN PERSIAPAN PENGENDALIAN KONTRAK PBJ

Dasar Pengendalian : pengawasan atas kemajuan

Apa yang dimaksud

(tugas) dengan membandingkan hasil dan sasaran secara teratur serta menyesuaikan usaha (kegiatan) dengan hasil pengawasan

Pengendalian ?

Dasar

‘pengendalian’ yang dimaksud sebagai berikut : • Menyangkut adanya perbuatan (aktif).

Proses membandingkan hasil dan sasaran.
Kegiatan yang dilakukan secara teratur.
Perlu dilakukan penyesuaian usaha (kegiatan) dengan hasil pengawasan.

Dasar Tujuan Pengendalian Tujuan dalam kontrak PBJ Memastikan bahwa sasaran/ target yang ditetapkan di

1. persyaratan kualitas, dalam kontrak pengadaan

2. persyaratan waktu barang/jasa akan tercapai

3. persyaratan biaya

Kontrak Dokumen Kotrak umumnya memuat :

Surat Perjanjian;
Penawaran penyedia baran/jasa dan

“Pelaksanaan pengendalian kontrak

Daftar Kuantitas dan Harga;

pengadaan barang/jasa harus

Syarat-syarat Umum Kontrak;

dilakukan tanpa melampaui hak

Syarat-syarat Khusus Kontrak;

dan kewajiban masing-masing pihak

Spesifikasi atau Kerangka Acuan Kerja;

yang telah ditetapkan di dalam

Gambar-gamabar;

dokumen kontrak tersebut  Dokumen lainnya.

”

Kontrak Dokumen kontrak PBJ memberi informasi :

Berupa lingkup pekerjaan,
Persyaratan terka
kualitas,
kuantitas,
waktu,

Tujuan dilakukannya

biaya atau nilai, dan

pengendalian pelaksanaan kontrak pengadaan

lokasi untuk suatu barang/jasa.

pekerjaan.

Kontrak Masukan Proses Keluaran

Material/Bahan  Metode  Bangunan/

Pelaksanaan/ Konstruksi lain Tenaga Kerja Proses Produksi  Hasil Peralatan

Studi/Analisis/  Kemasan dan Pengiriman Laporan  Barang Jadi  Layanan

Titik kritis dapat menjadi penyebab terjadinya risiko-risiko dalam pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa.

Program Pengelolaan Risiko Pengadaan Barang/Jasa Monitoring dan Pengendalian Risiko Rencana Penanganan Risiko

Analisa Risiko secara Kuantitatif Analisa Risiko secara Kualitatif

Identifikasi Risiko Rencana Pengelolaan Risiko

Skema Program Pengelolaan Risiko : Kontrak

Kontrak Jadwal Pelaksanaan Biaya Kualitas. Komersial dan Risiko lainnya. Rp

Kontrak Alternatif I

Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :

Kontrak Alternatif II

Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :

Kontrak Alternatif III

Hubungan Subjek dan Objek Pengendalian Kontrak :

Kontrak

Hubungan Subjek dan Objek secara lebih rinci dituangkan ke dalam Prosedur Misalnya Prosedur pada :  Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak.

Penyusunan Rencana Mutu.
Mobilisasi.
Pembayaran.
Penetapan Prestasi Pekerjaan.
Perubahan Kontrak.
Serah Terima Pekerjaan.

Kontrak Pengendalian Kontrak Penjaminan Mutu (Q uality Assurance

); Pengendalian Kualitas

(Q uality Control ).

Instrumen dalam pelaksanaan kedua hal tersebut disebut dengan Rencana Mutu ( Quality Plan) yang dituangkan ke dalam Dokumen Rencana Mutu.

Kontrak disusun oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam kontrak sesuai dengan

Dokumen Rencana Mutu karakteristik pekerjaan ”

Latar Belakang;
Informasi Kegia
Jadwal Material, Peralatan,
Sasaran Mutu Kegiatan;

Personil, Arus Kas;

Persyaratan teknis dan
Rencana & metoda verifikasi, administrasi; validasi, monitoring, evalu>Struktur Organisasi; inspeksi dan pengujian &
Tugas, tanggung jawab, dan kriteria penerimaannya; wewen
Daftar Kriteria Penerimaan; dan
Bagan Alir Pelaksanaan • Daftar Induk Rekaman/Bukti

Kegiatan; Kerja.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan;

Kontrak

Metode rencana pengendalian kontrak : 1. Kurva S.

2. Diagram Vektor ( Vector Diagram).

3. Diagram Batang ( Bar Chart Diagram).

4. Diagram Jaringan Kerja ( Network Planning Diagram).

Contoh :

Jadwal

1. Diagram Batang ( Bar Chart Diagram).

Jadwal Diagram Batang ( Bar Chart Diagram). Kelebihan : Kelemahan :

Informatif
ketergantungan antara tahapan pekerjaan/kegi
Mudah dibaca,

yang satu dengan yang lain

Komunikasi efektif

tidak jelas;

Mudah dibuat dan
lintasan kritis pekerjaan tidak sederhana.

dapat diketahui; dan

bila terjadi keterlambatan pekerjaan akan sulit untuk menentukan prioritas kegiatan yang akan dikoreksi.

Contoh :

Jadwal

2. Diagram Jaringan Kerja ( Network Planning Diagram).

Jadwal 2. Diagram Jaringan Kerja ( Network Planning Diagram).

Untuk menggambarkan : Metode : • Bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Metode Jalur Kritis • Urutan kegiatan yang logis

(Critical Path Method/CPM);

Metode Program • Ketergantungan antar kegiatan

Evaluation and Review • Waktu kegiatan melalui lintasan kritis. Technic (PERT).

Jadwal 2. Diagram Jaringan Kerja ( Network Planning Diagram). Metode Jalur Kritis Metode Program Evaluation and (Critical Path Method/CPM); Review Technic (PERT);

Aktifitas menggunakan estimasi
Jenis aktifitas dan durasi masing- waktu sederhana (simple time masing aktifitas.

estimate) sebagai waktu

aktifitas berdasarkan urutan teknis pelaksanaan

pekerjaan; ( predecessor) dan

Urutan aktifitas ditetapkan sebagai ( successor).

lintasan kritis ( critical line) :

aktifitas berdasarkan karakter

“jalur yang memiliki rangkaian

waktu antar aktifitas; ( lag time), beberapa aktifitas dengan total

Start to Start, Finish to Start, dan jumlah waktu pelaksanaan paling Finish to Finish. lama” Contoh :

Jadwal

3. Diagram Vektor ( Vector Diagram).

Jadwal

3. Diagram Vektor ( Vector Diagram).

digunakan untuk penyusunan jadwal rencana pekerjaan yang jumlah aktifitasnya sedikit dan bukan merupakan urut-urutan pekerjaan, serta aktifitas yang berulang.

Diagram vektor : suatu grafik yang terdiri dari dua sumbu yaitu :

•Sumbu X : menggambarkan waktu rencana pelaksanaan pekerjaan.

Sumbu Y : menggambarkan kuantitas rencana yang akan dilaksanakan.

Contoh :

Jadwal

4. Kurva S.

4. Kurva S. Jadwal Kelebihan :

Kelemahan :

dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan jadwal aktual; tidak tersedianya informasi tentang hubungan antar aktifitas yang satu dengan yang lain dalam rangka penyelesaian pekerjaan. dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan realisasi biaya. dalam hal kontrak pekerjaan pengadaan barang/jasa yang tidak melampirkan rincian harga per aktifitas akan mengalami kesulitan di dalam penerapannya.

Jadwal

jadwal pelaksanaan lainnya yang mendukung, yaitu :

Jadwal Peralatan Jadwal Personil; Jadwal Material; Jadwal Pengujian.

Jadwal Jadwal Pemeriksaan Pengendalian Mutu. Jadwal Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak.

Pemilik pekerjaan, berperan dalam

penjaminan mutu, bertugas untuk

Jadwal Rapat

menetapkan jadwal antaranya adalah : berkala dan Rapat Khusus.

Rencana Pengendalian Biaya

Rencana pengendalian biaya dilakukan oleh Penyedia • Pengendalian biaya adalah dengan menyusun Rencana Arus Kas.
• Rencana Arus Kas yang disusun harus sesuai dengan standar
keuangan yang berlaku dan diberikan kepada pemilik pekerjaan.
• Rencana Arus Kas dapat memberikan gambaran penyedia barang/jasa
melakukan pengelolaan keuangan terkait kontrak pekerjaan PBJ.

Biaya

Hal tercantum dalam Rencana Arus Kas adalah :

1. Rencana pemasukan,

yang diperoleh dari : • Pembayaran uang muka.

Pembayaran prestasi pekerjaan (bisa dilakukan dengan termin, atau bulanan, atau sekaligus).
Biaya yang diperoleh dari manajemen perusahaan penyedia barang/jasa.

2. Rencana pengeluaran,

dengan memperhatikan : • Kewajiban kepada sub penyedia atau sub kontraktor.

Kewajiban kepada pekerja.
Kewajiban asuransi.
Kewajiban bank.

Biaya

Rencana pengendalian biaya dilakukan Pemilik pekerjaan diantaranya adalah :

Menetapkan Menjamin Menyetujui prosedur ketersediaan

Rencana Arus Kas pembayaran anggaran terkait yang diusulkan oleh prestasi pekerjaan kontrak pengadaan penyedia kepada penyedia barang/jasa barang/jasa. barang/jasa.

Kualitas

Prinsipnya, kegiatan pengendalian mutu, dalam hal ini berupa pengendalian kualitas, oleh penyedia barang/jasa adalah melalui pengujian.
Pengujian yang dilakukan adalah dengan cara

membandingkan antara sumber daya : (masukan/ input ); metode pelaksanaan/proses produksi, kemasan , dan pengiriman (proses); dan hasil pekerjaan (keluaran/ output ) ; dengan persyaratan kualitas yang ada.

Kualitas

Dalam penyusunan rencana pengendalian kualitas, hal-hal yang dapat dilakukan oleh Penyedia diantaranya sebagai berikut :

1. Menetapkan unsur fungsi pengendali kualitas ( ) quality controller didalam organisasi penyedia barang/jasa.

2. Menyediakan peralatan-peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pengendalian kualitas 3. Menetapkan daftar/formulir pengujian kualitas.

Kualitas

Rencana pengendalian kualitas yang dilakukan oleh

pemilik pekerjaan adalah :

1 Memeriksa dan menyetujui usulan penyedia barang/jasa atas fungsi

pengendali kualitas pada organisasi penyedia barang/jasa, peralatan yang dibutuhkan

untuk pengendalian kualitas, dan daftar/formulir pengujian kualitas.

2. Menetapkan prosedur pemeriksaan kualitas.

Keterangan :

Pemeriksaan kualitas tidak identik dengan pengujian kualitas yang menjadi tanggung jawab

penyedia barang/jasa. Pemeriksaan kualitas yang dimaksud adalah pemeriksaan terhadap

kegiatan pengendalian kualitas, baik langsung maupun melalui dokumen pengujian kualitas.

BAB III MELAKUKAN PENGENDALIAN KONTRAK PBJ

Terintegrasi Biaya

Kualitas Waktu

Metode yang digunakan untuk analisis secara terintegrasi adalah Metode Nilai Hasil ( Earned Value Method).

Terintegrasi

Metode Nilai Hasil, terdapat tiga dimensi sebagai parameter analisis yaitu :

Planned Value (PV), Planned Value (PV), Actual Cost (AC),

Berdasarkan Kontrak

Berdasarkan laporan Akuntansi

Terintegrasi

Perhitungan besaran varian atau penyimpangan biaya dan jadwal yang dapat memberikan informasi kinerja pengelolaan biaya dan jadwal, yaitu :

SV = EV – PV CV = EV – AC SPI = _EV_ CPI = _EV_ PV AC Schedule Varians = SV)

 Varian Jadwal ( Cost Varians = CV)

 Varian Biaya (

Anggaran tersisa = BAC – EV

 Indeks Kinerja Jadwal dan Biaya • ETC = Anggaran tersisa / CPI.  Proyeksi Jadwal dan Biaya untuk • EAC = AC + ETC.

Penyelesaian Pekerjaan

Monitoring Jadwal Hal yang penting dicantumkan dalam menyusun jadwal actual pelaksanaan pekerjaan :

Nilai atau bobot aktual kemajuan pekerjaan.

cut off date ).

Status tanggal data aktual pelaksanaan (
Informasi tentang pihak yang menyusun data aktual pelaksanaan.
Validasi data aktual pelaksanaan.

Contoh :

Monitoring Jadwal

1. Diagram Batang ( Bar Chart Diagram).

Monitoring Jadwal

2. Diagram Jaringan Kerja ( Network Planning Diagram).

Contoh : Pada contoh di atas, aktifitas dengan durasi rencana pelaksanaan digambarkan dengan warna hitam.

Aktifitas dengan durasi aktual yang sesuai dengan rencana digambarkan dengan warna biru. Sedangkan aktifitas dengan durasi aktual yang tidak sesuai dengan rencana digambarkan dengan warna merah.

Contoh :

Monitoring Jadwal

3. Diagram Vektor ( Vector Diagram).

Contoh :

Monitoring Jadwal

4. Kurva S.

Monitoring Jadwal Selain jadwal pelaksanaan secara umum, penyedia barang/jasa juga perlu melakukan pemutakhiran data terhadap :

1. Jadwal Peralatan;

2. Jadwal Personil;

3. Jadwal Material; dan 4. Jadwal Pengujian. _{Sumber : Harvard Business}

Monitoring Jadwal Pemilik pekerjaan melaksanakan penjaminan mutu meliputi :

Mereviu prosedur pembayaran prestasi pekerjaan kepada penyedia barang/jasa.
Memeriksa Laporan Arus Kas.

Monitoring Jadwal

Dari Laporan Arus Kas ini dapat diperoleh informasi diantaranya adalah :

Kesesuaian penggunaan uang muka dengan rencana penggunaan uang muka yang telah disetujui.

Kemungkinan adanya pengalihan uang muka untuk pekerjaan lain yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.

Jumlah kewajiban penyedia barang/jasa kepada sub

penyedia barang/jasa atau sub kontraktor yang belum atau

telah dilunasi.

Jumlah kewajiban penyedia barang/jasa kepada pihak lainnya. Tabel Pelaksanaan monitoring kualitas : _{No. Pengujian Barang Pekerjaan} Konstruksi ^{Jasa lainnya Jasa Konsultansi} _{1. Material / Bahan}

√ √ √ ^N/A _{2. Tenaga Kerja}

√

X X

X _{3. Peralatan} √ √ √ ^N/A _4. _{Metode Pelaksanaan /} _{Proses Produksi} √ √ √

X _{5. Kemasan / Pengiriman}

√

^{N/A N/A N/A} _6. _{Bangunan / Konstruksi} _lainnya

_N/A

√ ^{N/A N/A} _{7. Hasil Studi /Analisis N/A N/A N/A} √ _{8. Barang Jadi}

√

^{N/A N/A N/A} _{9. Layanan lainnya N/A N/A} √ ^N/A _{Keterangan :} √ ^{: pengujian dilakukan oleh penyedia barang/jasa atau produsen.} _{X : pengujian dilakukan oleh pemilik pekerjaan.} _{N/A : tidak terkait dengan pekerjaan tersebut.}

Monitoring Jadwal

Monitoring Jadwal n = _____N_____

Cara pengendalian kualitias ialah : _{n = jumlah benda uji ( sample )} 1+(Ne²) • Meneliti sertifikat uji kualitas. _{N = jumlah populasi}

Memeriksa pelaksanaan pengendalian kualitas _{pengambilan benda uji ( sample ) (%)} _{e = margin kesalahan yang diijinkan atas} yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.
Melakukan Uji Petik (Sampling).

_{N = jumlah populasi}

_{n = jumlah benda uji (sample)}

n = ³√ N

Penyimpangan Pekerjaan

1. Penyimpangan Jadwal, penanganan yang umum dilakukan : • Percepatan waktu pelaksanaan (crash program).

Revisi jadwal rencana pelaksanaan (re-scheduling).
Revisi metode pelaksanaan (re-engineering).
Kesepakatan Tiga Pihak (Three Parties Agreement).
Pemutusan Kontrak

Penyimpangan Pekerjaan

2. Penyimpangan Biaya

Upaya penanganan yang dilakukan oleh pemilik pekerjaan atas

penyimpangan biaya akibat kesalahan penyedia b/j adalah : • Menerbitkan surat teguran kepada penyedia barang/jasa.

Memerintahkan penyedia barang/jasa untuk segera menggunakan uang muka sesuai rencana penggunaan uang muka.
Memerintahkan penyedia barang/jasa untuk melakukan revisi Rencana Arus Kas.

Penyimpangan Pekerjaan

2. Penyimpangan Biaya

Sedangkan upaya penanganan yang dapat dilakukan oleh penyedia barang/jasa atas

kesalahan pemilik pekerjaan adalah :

• Meminta pemilik pekerjaan melaksanakan prosedur pembayaran yang telah
disepakati dalam dokumen kontrak pengadaan barang/jasa.
Mengusulkan revisi Rencana Arus Kas.
Meminta pemilik pekerjaan untuk memberikan kompensasi kepada penyedia
Untuk penyimpangan biaya akibat dari penyesuaian harga, maka pemilik pekerjaan
dan penyedia barang/jasa bersama-sama melakukan perubahan kontrak.

Pekerjaan

3. Penyimpangan Kualitas

Penyimpangan kualitas dalam pelaksanaan pekerjaan Kualitas material/bahan;

Kualifikasi tenaga kerja;
Kualitas peralatan;
Metode pelaksanaan/proses produksi;
Kualitas kemasan/pengiriman;
Kualitas bangunan/konstruksi lainnya;
Kualitas hasil studi/analisis;
Kualitas barang jadi; • Kualitas layanan.

Pekerjaan

Pemilik pekerjaan memerintahkan penyedia barang/jasa untuk melakukan perbaikan. berupa :

Kegiatan pengendalian mutu yang dilaksanakan penyedia barang/jasa.
Material/bahan yang tidak sesuai.
Tenaga kerja yang tidak memenuhi kualifikasi.
Metode pelaksanaan.

_{Sumber : jobshiring.careerco}

Pekerjaan

3. Penyimpangan Kualitas, • Perbaikan proses produksi.

Penggantian metode pengemasan/pengiriman.
Perbaikan atau penggantian bagian pekerjaan konstruksi yang tidak sesuai.
Perbaikan hasil studi/analisis.
Perbaikan atau penggantian barang.
Perbaikan tingkat layanan.

Variasi Kontrak

Alasan yang sering menjadi dasar perlunya dilakukan variasi diantaranya adalah : • Dokumen perencanaan yang disusun akurasinya tidak mencapai 100%.

Perubahan kondisi lapangan tempat pelaksanaan pekerjaan • Adanya ide-ide baru yang muncul selama pelaksanaan pekerjaan.
Adanya perubahan kebutuhan dari pemilik pekerjaan.
Adanya perubahan peraturan yang terkait pekerjaan yang sedang dilaksanakan.

Variasi Kontrak

Sebelum diterbitkan perintah untuk melakukan variasi kontrak, perlu disusun justifikasi yang minimal mencakup hal-hal sebagai berikut :

Deskripsi atas perubahan pekerjaan yang diusulkan.
Penjelasan tentang alasan pentingnya dilakukan perubahan dan manfaat • Perubahan lingkup atau kualitas yang diusulkan untuk dilakukan perubahan.
Implikasi yang timbul akibat dari dilakukannya perubahan.
Resiko yang timbul dari perubahan yang diusulkan.

Variasi Kontrak

Bentuk dari variasi atau kombinasi dari :

Perubahan lingkup pekerjaan;
Perubahan kualitas atau karakteristik lain pada item pekerjaan;
Perubahan kuantitas (tambah kurang) pada item pekerjaan (bila merupakan variasi).
Perubahan elevasi, posisi, atau dimensi pada bagian pekerjaan.
Perubahan urutan atau waktu pelaksanaan pekerjaan.

Bilamana para pihak menyepakati untuk dilakukan variasi pada pelaksanaan kontrak, maka harus dituangkan ke dalam suatu adendum kontrak.

BAB IV MEREVIU PELAKSANAAN KONTRAK PBJ

Reviu Rapat Berkala

dimana rapat berkala ini dapat dilakukan dengan interval waktu harian, mingguan, dan/atau bulanan sesuai dengan intensitas pelaksanaan pekerjaan.

Rapat Khusus

dimana rapat ini dilakukan bilamana terdapat hambatan, kendala, permasalahan, atau penyimpangan yang terjadi pada pelaksanaan pekerjaan.

Reviu

Setelah berakhirnya pekerjaan juga perlu untuk dilakukan reviu. objek untuk dilakukan reviu diantaranya adalah :

Risiko-risiko yang terjadi.
Kinerja penyedia barang/jasa secara keseluruhan.
Kinerja pelaksanaan pekerjaan terhadap waktu pelaksanaan, biaya, dan persyaratan kualitas.
Tingkat efektifitas organisasi dan operasional dalam pelaksanaan kontrak, dan pendekatan prosedur dan pengendalian yang digunakan.

Tujuannya Dokumentasi pelaksanaan Kontrak adalah :

penerapan akuntabilitas.

Kontrak

Sebagai bukti-
Sebagai bentuk
Sebagai bahan

pembelajaran bagi organisasi.

bukti apabila terjadi perselisihan di kemudian hari. BA Pre Award Meeting (jika dilakukan) SPPBJ  Dokumen Kontrak

Opini hukum (jika diperlukan)  Jaminan Pelaksanaan SK Panitia Peneliti / Project Officer / Wakil Sah PPK SK Direksi Teknis / Pengawas Ditujukan kepada Konsultan Pengawas (jika ada) BA Serah Terima Lokasi (bila diperlukan) SPMK BA Pemeriksaan Bersama

Dokument BA Rapat Persiapan Pelaksanaan Lampiran : Dokumen Program Mutu Surat Permohonan UM Lampiran : Rencana penggunaan UM asi

Surat Persetujuan UM Pelaksana

SPP + BAP UM Jaminan UM Laporan Harian, Mingguan, Bulanan an Kontrak

Notulen Rapat Kemajuan Pekerjaan Surat Tagihan / Invoice

1. Dokumen yang Data Pendukung Kualitas (Back up Quality) (Pek. Hasil pengujian, perhitungan teknis, dll dibutuhkan secara

Konstruksi) umum :

Data Pendukung Kuantitas (Back up Quantity) (Pek. Hasil pengukuran, perhitungan volume, foto Konstruksi) pelaksanaan, dll Data Pendukung Tagihan (Invoice) (Jasa Konsultansi) Daftar hadir, bukti pengeluaran, notulen rapat pembahasan laporan, tanda terima laporan, dll

Data Pendukung Tagihan (Invoice) (Pengadaan Surat jalan, faktur, dokumen custom Barang) BA Penetapan Prestasi Pekerjaan Dibuat : Penyedia; Diperiksa : Konsultan

Kontrak

2. Dokumen yang dibutuhkan pada perubahan kontrak : Dokumen

Keterangan SK Panitia Peneliti Surat Permintaan Adendum Surat Perintah membuat Justifikasi Teknis kepada Jika diperlukan Konsultan Pengawas (bila ada) BA Rapat Panitia Peneliti BA Negosiasi Harga

Jika ada item baru Adendum Kontrak Tanda terima jaminan pelaksanaan jika dipinjam untuk diubah

Kontrak

3. Dokumen yang dibutuhkan pada pemutusan kontrak : Dokumen Keterangan

Surat Teguran Keterlambatan Berdasarkan laporan atau BA

Test Case / Uji Coba; dilakukan teguran 1, 2, 3 BA Penelitian Permasalahan Kontrak / Show Dilakukan SCM 1, 2, 3

Cause Meeting (SCM) (Konstruksi Bangunan) BA Test Case / Uji Coba Dilakukan 1, 2 BA Pengenaan Denda Surat Pemutusan Kontrak Surat Pencairan Jaminan Pelaksanaan Surat Setoran Pencairan Jaminan Pelaksanaan Surat Usulan Daftar Hitam

4. Dokumen yang dibutuhkan pada serah terima pekerjaan : Dokumen

Keterangan Surat Permohonan Serah Terima dari Penyedia Surat Perintah kepada Konsultan Pengawas untuk melakukan pemeriksaan Rekomendasi Konsultan Pengawas kepada PPK Jika belum 100% harus ada informasi kapan akan 100% Surat Pemberitahuan PPK kepada PPHP Jika belum 100% harus ada informasi kapan akan 100% BA Rapat Pertama PPHP

BA Kunjungan Lapangan 1 (Konstruksi) Lampiran : Daftar Kerusakan atau Cacat

BA Kunjungan Lapangan 2 (Konstruksi) Lampiran : Hasil Perbaikan kerusakan atau cacat BA Rapat Kedua PPHP Rekomendasi pekerjaan telah 100% BA Pemeriksaan Pekerjaan Non Konstruksi

BA Serah Terima (Pertama) Pekerjaan Tanda terima jaminan pelaksanaan dan jaminan pemeliharaan Surat Permintaan Serah Terima Akhir Surat Pemberitahuan PPK kepada PPHP / Panitia FHO BA Rapat PPHP / Panitia FHO BA Pemeriksaan Kegiatan Pemeliharaan Rekomendasi pekerjaan pemeliharaan telah

100% BA Serah Terima Akhir Pekerjaan Tanda terima jaminan pemeliharaan Kontrak

Kontrak

5. Dokumen yang dibutuhkan pada penyesuaian harga : Dokumen

Keterangan Surat Pengajuan Pembayaran Penyesuaian Harga (Price Lampiran : back up Price Adjustment Certificate)

Adjustment Certificate Rekomendasi Hasil Pemeriksaan back up Price Adjustment Certificate BA Price Adjustment Certificate SPP + BAP Price Adjustment Certificate

MENGENDALIKAN PELAKSANAAN KONTRAK PENGADAAN BARANGJASA