LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT TAHUN 2016

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT INTERNAL
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA

Disusun Oleh :
TIM LPPM

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
TAHUN 2016

1

TIM PENYUSUN

Ketua

: Dr. Susilahati, M.Si

Sekertaris

: Ir. Helfi Gustia, M.Si

Anggota

:
Dr. Fal. Arovah Windiani, SH. MH
Muhammad Sahrul, S.Sos, M.Si

Editor

: Drs. Sumardi, MA
Siska Yuningsih, S.I.Kom, M.I.Kom

2

PENGANTAR KETUA LPPM
Alhamdulillah berkat Rahmat dan Hidayah dari Allah SWT, buku SOP Pengabdian
Kepada Masyarakat Universitas Muhammadiyah Jakarta Tahun 2016 telah selesai disusun
dan diterbitkan, hal ini terkait dengan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat. SOP ini
bertujuan agar Dosen di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jakarta dari berbagai
disiplin ilmu dapat melaksanakan tahapan proses Pengabdian Kepada Masyarakat yang

didahului dengan membuat usulan proposal, pelaksanaan, dan diakhiri dengan pelaporan
kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat. Harapannya adalah agar Dosen mampu
melaksanakan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat yang berkualitas sesuai dengan
SOP Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Muhammadiyah Jakarta.
Kepada Tim Penyusun SOP ini kami ucapkan terima kasih dengan iringan do’a
Jazakumullah khoiron katsiro.
Kami menyadari bahwa buku panduan ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, untuk
itu saran dan kritik dari Pengguna yang mengarah pada kelengkapan dan perbaikannya
sangat diharapkan.

Jakarta, Oktober 2016
Ketua LPPM

Dr. Susilahati, M.Si

3

KATA SAMBUTAN
Sebagai Pimpinan Universitas Muhammadiyah Jakarta, terlebih dahulu saya ingin
mengajak semua pemangku kepentingan di universitas ini untuk senantiasa memanjatkan

puji dan syukur kepada Allah SWT. atas limpahan rahmat-Nya sehingga Pedoman
Pengabdian Kepada Masyarakat dan SOP Pengabdian Kepada Masyarakat 2016 ini
akhirnya selesai ditulis secara baik, setelah beberapa waktu yang ditempuh oleh Tim
Penyusun. Shalawat dan salam semoga selalu tercurah kepada Nabi Muhammad saw.,
keluarganya, dan pengikutnya sampai akhir zaman.
Selanjutnya, saya ingin mengemukakan bahwa Pedoman Pengabdian Kepada
Masyarakatdan SOP Pengabdian Kepada Masyarakat2016 ini telah disusun sesuai acuan
yang telah ditentukan pemerintah dalam bidang penelitian untuk dipakai sebagai pedoman
dalam penyelengaraan dan pelaksanaan Pengabdian Kepada MasyarakatUniversitas
Muhammadiyah Jakarta, baikPengabdian Kepada Masyarakatyang sumber dananya dari
internal UMJ maupun Pengabdian Kepada Masyarakatyang sumber dananya dari eksternal
UMJ.
Pengabdian

Kepada

Masyarakatdi

perguruan

tinggi

disamping

sebagai

pelaksanaanprogram tri dharma perguruan tinggijuga menyiapkan mahasiswa menjadi
insan yang peduli, dan mampu menyelesaikan masalah di tengah masyarakat. Hasil-hasil
dari penelitian yang telah dilakukan akan diseminasi dalam bentuk diimplementasikan
darma pengabdian

kepada

masyarakat, yang pada akhirnya dapat meningkatkan

kesejahteraan masyarakat.
Akhirnya, mewakili Universitas Muhammadiyah Jakarta, saya menyampaikan
penghargaan yang tinggi kepada Tim Penyusun, yang dipimpin oleh Ketua LPPM, dan
didukung oleh Kooordinator Penelitian dan

anggota lainnya. Semoga Allah SWT

senantiasa membimbing kita semua dalam menyenggarakan dan melaksanakan penelitian
secara baik dan hasil yang berkualitas.
Jakarta, Oktober 2016
Rektor – UMJ

Prof. Dr. Syaiful Bakhri, SH.MH

4

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
REKRUTMEN PENILAI(REVIEWER)
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November
2016
Kode Dokumen : 01- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur perekrutan penilai
pengabdian masyarakatsesuai persyaratan dari Simlitabmas, agar
proposalyang diajukan ke Dikti dinilai oleh Penilai yang kompeten
dankredibel sesuai dengan bidang keahliannya.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur Perekrutan Penilai dari
pengumuman calon peserta sampai penetapan sebagai Penilai.

Target Mutu

Semua proses prosedur perekrutan Penilai Pengabdian Masyarakat

terlaksana dengan baik.

Definisi

Rekrutmen
Penilai
Internal
merupakan
kegiatan
penilai(reviewer) internal sesuai persyaratan dari Simlitabmas.

Referensi

- Standar Pengabdian Masyarakat PP Muhamadiyah
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
- Buku Panduan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat.

perekrutan

Prosedur :

Ketentuan
Umum

1. Kegiatan rekrutmen penilai internal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu
tahun akademik (menyesuaikandengan jadwal Pengabdian Masyarakat
eksternal Dikti).
2. Peserta rekrutmen penilai (reviewer) internal adalah dosen yang telah
memenuhi persyaratan sesuaidengan aturan Dikti.
3. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan rekrutmen
penilai internal.
4. Penyelenggaraan rekrutmen penilai internal dilaksanakan oleh sebuah
panitia yang dibentuk oleh KetuaLPPM.
5. Koordinator Pengabdian Masyarakat sebagai Ketua Panitia bertanggung
jawab atas pelaksanaan kegiatan rekrutmen penilaiinternal.

Prosedur
Rekrutmen
Penilai Internal

1. LPPM mengumumkan secara terbuka penerimaan calon penilai

Pengabdian Masyarakat internal perguruan tinggi.
2. Calon penilai mendaftarkan diri atau didaftarkan oleh Fakultas ke
LPPM.
3. Syarat penilai adalah :
a. Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, jujur, memenuhi kode etik
penilai, dan sanggup melaksanakan tugas-tugas sebagai penilai
b. Berpendidikan Doktor.
5

4.
5.
6.
7.

Evaluasi
Penyelenggaraan
Rekrutmen
Penilai Internal

c. Mempunyai jabatan fungsional serendah-rendahnya Lektor.

d. Berpengalaman dalam bidang Pengabdian Masyarakat sedikitnya
pernah dua kali sebagai ketua peneliti pada Pengabdian Masyarakat
kompetitif nasional dan atau pernah mendapatkan Pengabdian
Masyarakat berskala internasional.
e. Berpengalaman dalam publikasi ilmiah pada jurnal internasional dan
atau nasional terakreditasi sebagai first author atau corresponding
author.
f. Berpengalaman sebagai pemakalah dalam seminar ilmiah
internasional dan atau seminar ilmiah nasional.
g. Pengalaman dalam penulisan buku ajar dan HKI.
h. Berpengalaman sebagai mitra bestari dari jurnal ilmiah internasional
dan atau jurnal ilmiah nasional dan atau sebagai pengelola jurnal
ilmiah.
Ketua LPPM, Wakil Rektor I beserta Tim Seleksi menseleksi calon
Penilai Pengabdian Masyarakat.
Apabila calon yang mendaftar kurang, maka Ketua LPPM berhak
menunjuk calon penilai internal yang sesuai dengan persyaratan.
LPPM mengumumkan hasil seleksi penilai Pengabdian Masyarakat
internal secara terbuka.
Penilai internal ditetapkan dengan SK Rektor dengan masa tugas dua

tahun.

1. Evaluasi penyelenggaran rekrutmen penilai internal dilaksanakan sesuai
dengan catatan penanggungjawab pelaksanaan rekrutmen penilai
internal, berita acara pelaksanaan rekrutmen penilai internal,
dandinamika perkembangan situasi dan kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi penyelenggaraan rekrutmen
penilai internal pada tiap akhirkegiatan.
3. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan rekrutmen penilai internal
meliputi persiapan, pelaksanaan danhalhalyang mendukung dan
menghambat kelancaran pelaksanaan rekrutmen penilai internal.
4. Ketua LPPMmenentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada
periode rekrutmen penilaiinternal berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat
wajib memberikan laporanhasil tindak lanjutnya kepada Ketua LPPM
sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
6. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil Rektor
I.

6

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELATIHAN PENYUSUNAN PROPOSAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 02- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mempersiapkan pelaksanaan
kegiatan pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat yang
sumber dana berasal dari Dikti secara rinci dan cermat dengan
mengundang nara sumber penilai (reviewer) Dikti.

Ruang Lingkup

Lingkup panduan ini merinci persiapan hingga pelaksanaan kegiatan
pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat yang dikenal
sebagai klinik proposal pengabdian masyarakat.

Target Mutu

Semua proses persiapan pelaksanaan pelatihan penyusunan proposal
pengabdian masyarakat terlaksana dengan baik.

Definisi

Kegiatan pelatihan pengabdian masyarakat merupakan kegiatan
pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat dengan
mengundang nara sumber penilai (Reviewer).

Referensi

-

Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
Standar Mutu UMJ.
Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Ketentuan Umum 1. Kegiatan pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat
dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik.
2. Peserta pelatihan penyusunan proposal pengabdian masyarakat
adalah pengusul yang akan mengajukan usulan pengabdian
masyarakat ke Dikti.
3. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelatihan
penyusunan proposal pengabdian masyarakat.
4. Penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal pengabdian
masyarakat dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh
Ketua LPPM.
5. Penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal pengabdian
masyarakat dipimpin oleh Koordinator Pengabdian Masyarakat
7

6. Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan pelatihan penyusunan proposal pengabdian
masyarakat.
Prosedur
1. LPPM menyusun program kerja lengkap dengan jadwal
Pelatihan
pelaksanaan kegiatan pelatihan pembuatan proposal Pengabdian
Penyusunan
Masyarakat;
Proposal
2. LPPM mensosialisasikan rencana kegiatan ini ke Fakultas agar
Pengabdian
para dosen mengetahui kegiatan tersebut dan segera
Masyarakat Dikti.
mempersiapkan diri menyusun proposal;
3. LPPM menghubungi pakar, konfirmasi kesediaan menjadi
narasumber kegiatan pelatihan;
4. LPPM membuat surat ke Dekan agar mengirimkan dosen untuk
menjadi peserta klinik/pelatihan;
5. Peserta pelatihan diharapkan menyiapkan draf proposal untuk
dikonsultasikan kepada Nara Sumber;
6. Draf proposal idealnya diterima oleh LPPM 1 minggu sebelum
hari pelaksanaan.
7. LPPM mengirimkan kepada Nara Sumber sehingga penilai
memiliki waktu untuk menilai draf proposal yang sudah
diterimanya;
8. Pengusul yang sudah mengirimkan draf proposalnya dapat
diberikan kesempatan untuk memaparkan draf proposalnya;
9. Pengusul memperbaiki draf proposal yang sudah diberi komentar;
10. Proposal yang sudah diperbaiki dijilid dengan warna cover sesuai
dengan skim yang dituju;
Evaluasi
Pelatihan
Penyusunan
Proposal
Pengabdian
Masyarakat Dikti

1. Evaluasi pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat
Dikti dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab
pelaksanaan pelatihan penyusunan proposal Pengabdian
Masyarakat Dikti, berita acara pelaksanaan pelatihan penyusunan
proposal Pengabdian Masyarakat Dikti, dan dinamika
perkembangan situasi dan kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi pelatihan penyusunan
proposal Pengabdian Masyarakat Dikti pada tiap akhir kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi pelatihan penyusunan proposal Pengabdian
Masyarakat Dikti meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal
yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan
pelatihan penyusunan proposal Pengabdian Masyarakat Dikti.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus
dilakukan pada periode pelatihan penyusunan proposal
Pengabdian Masyarakat Dikti berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada
Ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
8

6. Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan,
Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan
pencegahan agar tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.

9

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGAJUAN PROPOSAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi
Tanggal Berlaku
2016
Kode Dokumen

: 01 Oktober 2016
: 01 November
: 03- SOP-PM

Tujuan

1. Mengatur pelaksanaan pengabdian masyarakat dosen baik yang
dibiayai oleh Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ) maupun
oleh pihak eksternal sesuai dengan aturan yang berlaku dan jadwal
yang sudah ditetapkan.
2. Memberikan jaminan terhadap mutu hasil pengabdian masyarakat
dosen UMJ.
3. Meningkatkan motivasi dosen dalam melakukan pengabdian
Masyarakat
sebagai bagian dari pelaksanaan Catur Dharma
Pergutuan Tinggi.

Ruang
Lingkup

Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur pengajuan proposal
pengabdian masyarakat sampai dengan ditetapkan diterima atau tidak
proposal dimaksud.

Target Mutu

Semua proses prosedur pengajuan proposal pengabdian masyarakat
terlaksana dengan baik sesuai dengan kriteria penilaian dari panduan
pengabdian masyarakat.

Definisi

Pengabdian Masyarakat adalah usaha mencari kebenaran ilmiah dengan
menggunakan pendekatan ilmiah secara prosedural, ketat, dan benar.

Referensi

-

Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
Standar Mutu UMJ.
Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Prosedur :
Ketentuan
Umum

1. Kegiatan pengajuan proposal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu
tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal pengabdian
masyarakat eksternal Dikti).
2. Yang berhak mengajukan proposal pengabdian masyarakat adalah
dosen-dosen yang memenuhi syarat-syarat sebagaimana terdapat
pada buku pedoman yang dikeluarkan oleh penyandang dana.
3. Proposal yang dinilai adalah proposal yang memenuhi syarat-syarat
administrasi.

Tahap-

1. Sosialisasi

program

pengabdian

masyarakat.

LPPM
10

Tahapan

2.

3.

4.

5.

6.

mensosialisasikan adanya hibah pengabdian masyarakat
baik
pembiayaan internal maupun pihak eksternal, dilengkapi dengan
jadwal pembuatan proposal sampai laporan akhir.
Penyusunan proposal. Dosen secara mandiri atau kelompok
menyusun proposal pengabdian masyarakat.
a. Proposal ditulis sesuai dengan panduan penulisan ilmiah baik
yang diterbitkan oleh DP2M edisi terakhir (sesuai), atau UMJ
(panduan yang diikuti sesuai dengan pihak pemberi biaya
pengabdian masyarakat )
b. Pihak yang mengesahkan proposal yaitu, Dekan dan Ketua
LPPM.
c. Lembar pengesahan disesuaikan dengan panduan yang
dikeluarkan oleh pihak pemberi dana.
d. Warna sampul proposal sesuai dengan warna bendera Fakultas
(bila proposal pengabdian masyarakat akan dibiayai universitas).
e. Warna sampul proposal disesuaikan dengan jenis hibah yang
dituju (hibah bersaing sampul berwarna kuning ; hibah kompetisi
sampul berwarna merah, dst).
f. Proposal dilengkapi dengan rincian biaya yang diperlukan dengan
ketentuan sesuai panduan.
Pengajuan Proposal ke LPPM. Dosen menyerahkan proposal yang
sudah disetujui Dekan kepada LPPM dalam bentuk soft file dan hard
copy. LPPM menerima, mencatat/ mengadministrasikan proposal
yang masuk.
Penugasan Tim Review Internal. LPPM menunjuk Tim Review
Internal dan menyerahkan proposal kepada Tim Review Internal
sesuai dengan bidang keahliannya
Review proposal. Tim Review Proposal di bawah koordinasi LPPM
mereview proposal dengan hasil tiga kemungkinan:
a. Proposal diterima tanpa perbaikan untuk diusulkan mendapatkan
biaya dari UMJ atau lembaga pemberi dana pengabdian
masyarakat lainnya.
b. Proposal diterima dengan revisi, (LPPM memberitahukan kepada
Ketua Pengabdi melalui surat atau media lainnya).
c. Ditolak atau tidak lolos.
Proposal yang diterima, dan apabila yang dituju dana hibah Dikti,
maka LPPM memerintahkan kepada pengabdi untuk mengupload ke
Simlitabmas Dikti

11

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASOINAL PROSEDUR
SELEKSI ADMINISTRASIPROPOSAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 04- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur seleksi
administrasi proposal agar sesuai dengan kriteria penilaian dalam buku
pedoman Pengabdian Masyarakat Simlitabmas dan atau UMJ.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur seleksi administrasi
sesuai dengan kriteria penilaian dari Dikti/LPPM UMJ.

Target Mutu

Semua proses seleksi administrasi proposal oleh Penilai Internal
terlaksana sesuai dengan aturan Dikti dan atau LPPM UMJ

Definisi

Seleksi administrasi merupakan kegiatan penilaian terhadap
persyaratan-persyaratan administratif proposal oleh penilai internal
UMJ

Referensi

-

Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
Standar Mutu UMJ.
Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Prosedur :
Ketentuan Umum 1. Kegiatan seleksi administrasi proposal dilakukan 1 (satu) kali
dalam setiap pengajuan proposal pengabdian masyarakat.
a. Peserta seleksi administrasi proposal adalah Pengabdi yang
telah mengajukan atau mengunggah usulan proposal
pengabdian masyarakat ke Dikti dan menyerahkan hard copy
nya ke LPPM sebanyak 2 (dua) eksemplar.
b. Pengabdi yang telah mengajukan usulan pengabdian masyarakat
ke LPPM.
2. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan seleksi
administrasi proposal.
3. Penyelenggaraan seleksi administrasi proposal dilaksanakan oleh
sebuah Panitia yang dibentuk oleh Ketua LPPM.
4. Penyelenggaraan seleksi administrasi proposal dipimpin oleh
Koordinator Pengabdian Masyarakat.
5. Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
12

pelaksanaan kegiatan seleksi administrasi proposal.
Prosedur Seleksi
Administrasi
Proposal

1. Copy semua proposal pengabdian masyarakat yang akan diunggah
ke Simlitabmas akan diseleksi secara administrasi sesuai dengan
skema yang ditawarkan.
2. LPPM menugaskan dan memplotting Penilai Internal UMJ dan
atau penilai eksternal yang ditunjuk oleh LPPM
3. Setiap proposal dinilai oleh satu Penilai, bila tidak memenuhi
syarat-syarat sesuai panduan Simlitabmas, maka diperlukan
proposal dikembalikan ke Peneliti untuk perbaikan sesuai dengan
catatan Penilai.
4. Yang sudah lengkap syarat administras menutut Tim Seleksi
administrasi proposal dapat langsung diunggah ke Simlitabmas.

Evaluasi
Penyelenggaraan
Desk Evaluasi
Proposal

1. Evaluasi penyelenggaraan seleksi administrasi proposal
dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan
seleksi administrasi proposal, berita acara pelaksanaan seleksi
administrasi proposal, dan dinamika perkembangan situasi dan
kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi penyelenggaraan seleksi
administrasi proposal pada tiap akhir kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan seleksi administrasi
proposal meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang
mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanan seleksi
administrasi proposal.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan
pada periode seleksi administrasi proposal berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada
Ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
6. Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan,
Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan
pencegahan agar tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.

13

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
DESK EVALUASIPROPOSAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 05- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur desk evaluasi
proposal pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh Penilai Internal
UMJ dalam memberikan penilaian pada proposal-proposal yang
diajukan ke Dikti dan atau LPPM UMJ agar sesuai dengan kriteria
penilaian dalam buku pedoman Pengabdian Masyarakat Simlitabmas
dan atau UMJ.

Ruang Lingkup

Mengatur prosedur desk evaluasi proposal pengabdian masyarakat oleh
penilai internal sesuai dengan kriteria penilaian dari Dikti/ LPPM UMJ.

Target Mutu

Semua proses desk evaluasi proposal pengabdian masyarakat oleh
penilai internal terlaksana sesuai aturan Dikti Diknas dan atau LPPM
UMJ

Definisi

Desk evaluasi proposal pengabdian masyarakat merupakan kegiatan
penilaian terhadap proposal yang dilakukan oleh penilai internal UMJ

Referensi

- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
- Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
- Standar Mutu UMJ.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.
1. Kegiatan desk evaluasi proposal pengabdian masyarakat dilakukan 2
(dua) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal
pengabdian Masyarakat eksternal Dikti).
a. Peserta desk evaluasi proposal pengabdian masyarakat adalah
Pengabdi yang telah mengajukan (mengunggah) usulan
penelitian ke Dikti dan menyerahkan hard copynya ke LPPM
sebanyak 2 (dua) eksemplar.
b. Pengabdi yang telah mengajukan usulan pengabdian masyarakat
ke LPPM
2. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan desk evaluasi
proposal.
3. Penyelenggaraan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh sebuah
Panitia yang dibentuk oleh Ketua LPPM.
4. Penyelenggaraan desk evaluasi proposal dipimpin oleh Koordinator
Pengabdian Masyarakat.
5. Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan desk evaluasi proposal.

Ketentuan
Umum

14

1. LPPM mendaftarkan pengusul pengabdian masyarakat dalam
Simlitabmas sesuai dengan skema yang ditawarkan.
2. Pengusul pengabdian masyarakat melengkapi identitas usulan dan
mengunggah dokumen usulan yang dibuat.
3. LPPM menugaskan dan memplotting Penilai Internal UMJ dan atau
penilai eksternal yang ditunjuk oleh LPPM.
4. Penilai memberikan penilaian terhadap tiap proposal, penilaian
disesuaikan dengan skema hibah yang ditawarkan sesuai buku
panduan pelaksanaan pengabdian masyarakat edisi terbaru dari
Dikti.
5. Setiap proposal dinilai oleh dua penilai, bila skor tidak memenuhi
syarat sesuai panduan Simlitabmas, maka diperlukan penilai ke 3.
6. Hasil penilaian oleh penilai diranking berdasarkan nilai skor dan
pendanaan.
7. Ketua LPPM berhak menyempurnakan usulan pendanaan
pengabdian masyarakat sesuai dengan Simlitabmas dan panduan
pengabdian masyarakat Dikti.
8. Pengumuman pemenang hasil desk evaluasi proposal pengabdian
masyarakat diumumkan oleh LPPM.
1. Evaluasi penyelenggaran desk evaluasi proposal dilaksanakan sesuai
Evaluasi
dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan desk evaluasi
Penyelenggaraan
proposal, berita acara pelaksanaan desk evaluasi proposal, dan
Desk Evaluasi
dinamika perkembangan situasi dan kondisi.
Proposal
2. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi penyelenggaraan desk
evaluasi proposal pada tiap akhir kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan desk evaluasi proposal
meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung dan
menghambat kelancaran pelaksanan desk evaluasi proposal.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan
pada periode desk evaluasi proposal berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ketua
LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
6. Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Koordinator
Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan pencegahan agar
tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.
Prosedur Desk
Evaluasi
Proposal

15

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 06- SOP-PM

Tujuan

Untuk mengatur prosedur seminar pembahasan proposal sesuai dengan
kriteria penilaian dalam buku pedoman pengabdian masyarakat
Simlitabmas.

Ruang Lingkup

Mulai dari pengumuman proposal yang telah lolos seleksi desk
evaluasi sampai ada penilai dari reviewer internal.

Target Mutu

Semua proses prosedur seminar pembahasan proposal terlaksana
dengan baik.

Definisi

Seminar pembahasan proposal merupakan salah satu bagian dari
proses seleksi pengabdian masyarakat dengan tujuan untuk
menyempurnakan proposal pengabdian masyarakat. Seminar ini
melibatkan Reviewer Internal sesuai dengan kriteria penilaian dalam
Buku Pedoman Pengabdian Masyarakat Dikti.

Referensi

-

Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
Standar Mutu UMJ.
Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Prosedur :
Ketentuan Umum

1. Kegiatan seminar pembahasan proposal dilakukan 1 (satu) kali
dalam satu tahun akademik (menyesuaikan dengan jadwal
pengabdian masyarakat eksternal Dikti).
2. Peserta seminar pembahasan proposal adalah calon Pengabdi yang
telah lolos dalam tahap desk evaluasi.
3. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan seminar
pembahasan proposal.
4. Penyelenggaraan seminar pembahasan proposal dilaksanakan oleh
sebuah panitia yang dibentuk oleh Ketua LPPM.
5. Penyelenggaraan seminar pembahasan proposal dipimpin oleh
Koordinator Pengabdian Masyarakat.
6. Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan seminar pembahasan proposal.

16

Prosedur

1. LPPM menugaskan dan memplotting penilai untuk proposal yang
telah lolos desk evaluasi.
2. Calon Pengabdi yang dinyatakan lolos desk evaluasi diharuskan
memaparkan dan mempresentasikan proposalnya di depan penilai
yang telah ditunjuk.
1. Penilai melakukan penilaian yang mengacu pada panduan penilaian
proposal desentralisasi edisi terbaru.
2. Penilai memasukkan hasil penilaiannya ke dalam sistem
Simlitabmas meliputi nilai, rekomendasi dana dan lama kegiatan
pengabdian masyarakat.
3. Ketua LPPM berhak menyempurnakan usulan pendanaan
pengabdian masyarakat sesuai dengan Simlitabmas dan buku
Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti.
4. Panitia merangking hasil penilaian pembahasan proposal.

Evaluasi
Pelaksanaan

1. Evaluasi seminar pembahasan proposal dilaksanakan sesuai dengan
catatan penanggung jawab pelaksanaan seminar pembahasan
proposal, berita acara pelaksanaan seminar pembahasan proposal,
dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi penyelenggaraan seminar
pembahasan proposal pada tiap akhir kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi seminar pembahasan proposal meliputi
persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung dan
menghambat kelancaran pelaksanaan seminar pembahasan
proposal.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan
pada periode seminar pembahasan proposal berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada
Ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
6. Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan,
Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan
pencegahan agar tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.

17

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMENANG PROPOSAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 07- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur penetapan
pemenang proposal pengabdian masyarakat sesuai dengan kriteria
penilaian dalam buku Pedoman Pengabdian Masyarakat Simlitabmas.

Ruang Lingkup

Mulai dari penetapan yang lulus desk evaluasi pengumuman penetapan
pemenang proposal pengabdian masyarakat.

Target Mutu

Semua proses prosedur penetapan pemenang proposal pengabdian
masyarakat terlaksana dengan baik sesuai dengan kriteria penilaian
dari Dikti.

Definisi

Penetapan Pemenang proposal pengabdian masyarakat merupakan
kegiatan akhir dari evaluasi proposal pengabdian masyarakat yang
diajukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria penilaian dari Dikti.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
- Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
- Standar Mutu UMJ.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Referensi

Prosedur :
Ketentuan Umum

1. Kegiatan penetapan pemenang proposal pengabdian masyarakat
dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik (menyesuaikan
dengan jadwal pengabdian masyarakat eksternal Dikti).
2. Peserta penetapan pemenang proposal pengabdian masyarakat
adalah calon Pengabdi yang telah mengikuti seminar pembahasan
proposal.
3. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penetapan pemenang proposal
pengabdian masyarakat.
4. Penetapan
pemenang
proposal
pengabdian
masyarakat
dilaksanakan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ketua LPPM.
5. Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan penetapan pemenang proposal pengabdian
masyarakat.

Penetapan
Pemenang

1. Panitia memutuskan nama-nama calon Pengabdian yang akan
ditetapkan menjadi pemenang;
2. Penetapan pemenang didasarkan pada urutan nilai proposal yang
tertinggi, rasio pemenang terhadap jumlah proposal yang masuk
18

dan alokasi dana pengabdian masyarakat yang tersedia;
3. Data daftar pemenang pada semua skema Pengabdian Masyarakat
disahkan dengan menerbitkan Surat Keputusan yang ditandangani
dan distempel oleh Rektor;
4. Pemenang yang sudah disahkan oleh Rektor diunggah ke dalam
Simlitabmas;
Evaluasi
Pelaksanaan

1. Evaluasi penetapan pemenang proposal pengabdian masyarakat
dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan
penetapan pemenang proposal Pengabdian Masyarakat, berita acara
pelaksanaan
penetapan
pemenang
proposal
Pengabdian
Masyarakat, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi penetapan pemenang
proposal Pengabdian Masyarakat pada tiap akhir kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi penetapan pemenang proposal pengabdian
masyarakat meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang
mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan penetapan
pemenang proposal pengabdian masyarakat.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan
pada periode penetapan pemenang proposal pengabdian masyarakat
berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada
Ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
6. Koodinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Koodinator
Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan pencegahan
agar tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.

19

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KONTRAK PENUGASAN PELAKSANAAN
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November
2016
Kode Dokumen : 08- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur
penandatanganan Kontrak Penugasan Pengabdian Masyarakat
sumber pendanaan Dikti tahapan dan ketentuan tentang Kontrak
Penugasan Pengabdian Masyarakat sesuai dengan ketentuan
Simlitabmas Dikti.

Ruang Lingkup

Lingkup panduan ini mengatur tentang prosedur penandatanganan
kontrak penugasan pengabdian masyarakat eksternal.

Target Mutu

Semua proses Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat Eksternal
terlaksana dengan baik sesuai dengan aturan Dikti.

Definisi

Kontrak penugasan pengabdian masyarakat eksternal merupakan
kegiatan wajib yang harus dilakukan oleh Pengabdi, yang
merupakan surat perjanjian penugasan dalam rangka pelaksanaan
program Pengabdian Masyarakat.

Referensi

-

Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
Standar Mutu UMJ.
Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Prosedur :
Ketentuan Umum

1. Kegiatan kontrak penugasan pengabdian masyarakat eksternal
dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun akademik yang
waktunya sesuai dengan jadwal pengabdian masyarakat
eksternal.
2. Peserta kontrak pengabdian masyarakat eksternal adalah
Pengabdian yang telah terpilih sebagai pemenang program
desentralisasi Dikti dan telah ditetapkan oleh Rektor sebagai
penerima dana.
3. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan kontrak
pengabdian masyarakat eksternal.
4. Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan kontrak pengabdian masyarakat
eksternal.
20

Langkah langkah
Pelaksanaan
Kontrak

1. Operator pengabdian masyarakat perguruan tinggi mengentri
/mengedit identitas surat perjanjian penugasan dan
mengunggah dokumen pendukungnya ke dalam aplikasi
Simlitabmas (http://simlitabmas.dikti.go.id).
2. Operator pengabdian masyarakat
perguruan tinggi
mengakses dan mengunduh Naskah Surat Perjanjian dan
dokumen pendukung lainnya di Simlitabmas Dikti dengan
melakukan login menggunakan user dan password yang telah
diberikan.
3. Operator pengabdian masyarakat
perguruan tinggi
menyerahkan dokumen surat perjanjian penugasan kepada
penandatangan dokumen tersebut yaitu penanggungjawab
pelaksanaan program kegiatan hibah (Rektor/Ka LPPM)
4. Rektor/Ketua LPPM menandatangani dokumen Surat
Perjanjian Penugasan serta mengirimkan ke Dikti.
5. Setelah dokumen surat perjanjian penugasan ditandatangani
oleh Dikti (Pejabat Pembuat Komitmen) selanjutnya dokumen
dikirim kembali ke Perguruan Tinggi.
6. LPPM mengarsipkan dokumen surat perjanjian penugasan
dan memperbanyak dokumen serta mengirimkan kepada para
dosen perguruan tinggi yang lolos seleksi proposal
Pengabdian Masyarakat.
7. Dana Pengabdian Masyarakat ditransfer ke perguruan tinggi
dengan termin 70% dan 30%.
8. Dari dana 30% ditahan sebagian oleh LPPM yang akan
diserahkan kembali ke Pengabdi setelah Pengabdi
menunjukkan bukti luaran pengabdian masyarakat sesuai
ketentuan DIKTI.
9. LPPM membuat surat perjanjian internal dengan masingmasing Pengabdi
10. Dana dari LPPM diberikan kepada Pengabdi setelah Pengabdi
mengisi tanda tangan perjanjian internal dengan LPPM

Evaluasi
Pelaksanaan

1. Evaluasi kontrak pengabdian masyarakat
eksternal
dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab
pelaksanaan kontrak pengabdian masyarakat eksternal, berita
acara pelaksanaan kontrak pengabdian masyarakat eksternal,
dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi kontrak pengabdian
masyarakat eksternal pada tiap akhir kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi kontrak pengabdian masyarakat
eksternal meliputi persiapan, pelaksanaan dan halhal yang
mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan kontrak
pengabdian masyarakat eksternal.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus
dilakukan pada periode kontrak pengabdian masyarakat
eksternal berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam
notulen rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya
kepada Ka LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam
notulen rapat.
21

6. Koordinator Pengabdian Masyarakat
wajib memberikan
verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila
diperlukan, Koordinator Pengabdian Masyarakat
wajib
mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada
Wakil Rektor I.

22

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMBAYARAN TAHAP PERTAMA
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 09- SOP-PM

Tujuan

Menjamin bahwa pembayaran dana tahap pertama (70% dari
jumlah) sesuai dengan aturannya dan tepat waktu dan tepat
sasaran.

Ruang Lingkup

Mulai dari dikeluarkan Surat Keputusan penetapan pemenang
pengabdian masyarakat tahun yang bersangkutan sampai cairnya
dana pengabdian masyarakat di rekening masing-masing Ketua
dan/atau Pengabdi.

Target Mutu

Masing-masing Pengabdi menerima sesuai jumlah dana
pengabdian masyarakat yang mestinya (70% x jumlah) yang
diterima.

Definisi

Pembayaran Pertama adalah pembayaran dana pengabdian
masyarakat tahap pertama kepada pengabdi melalui rekening
Ketua Tim Pengabdi.

Referensi

-

Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
Standar Mutu UMJ.
Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.

Prosedur :
Ketentuan Umum

1. Nama Pengabdian terdapat dalam Surat Keputusan Rektor
sebagai pemenang Pengabdian Masyarakat.
2. Dana diterima melalui rekening Ketua Tim Pengabdi.

Prosedur
Penerimaan Dana

1. Berdasar keputusan rektor tentang penerima hibah pengabdian
masyarakat umj memberitahukan kepada fakultas dosen-dosen
yang menerima hibah pengabdian masyarakat.
2. Ketua pengabdian menyampaikan nomor rekening masingmasing ke Sekretariat LPPM.
3. LPPM menyiapkan surat perjanjian pelaksanaan pengabdian
23

masyarakat yang akan ditandatangani oleh Ketua LPPM dan
ketua Pengabdian.
4. LPPM menyiapkan berita acara penyerahan dana tahap
pertama.
5. Setoran Dana tahap 1 ke rekening Ketua Tim Pengabdi
dilakukan setelah penandatanganan kontrak pelaksanaan
pengabdian masyarakat.
6. Pencairan dana dapat dilakukan melalui rekening.
Out Put

1. Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat.
2. Berita acara penyerahan dana tahap pertama.
3. Laporan penyerahan dana tahap pertama.

24

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
MONITORING LAPORAN KEMAJUAN
PENGABDIAN MASYARAKAT
Tujuan
Ruang Lingkup

Target Mutu

Definisi

Referensi

Prosedur :
Umum
Ketentuan Umum

Prosedur Laporan
Kemajuan

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 10- SOP-PM

Tujuan SOP ini adalah sebagai pedoman dalam proses pembuatan
dan penyampaian laporan kemajuan hasil Pengabdian Masyarakat.
1. Ruang lingkup SOP ini adalah pada proses penyampaian laporan
kemajuan Pengabdian Masyarakat untuk semua jenis Pengabdian
Masyarakat baik yang didanai dari UMJ, pihak swasta dan hibah
Dikti, maupun sumber dana mitra sponsor.
2. Penyampaian laporan kemajuan sesuai dengan periodisasi program
pelaporan Pengabdian Masyarakat.
Pembuatan laporan kemajuan dilakukan dengan target:
a. Mengendalikan proses Pengabdian Masyarakat agar berlangsung
secara efektif dan mencapai hasil sesuai yang direncanakan.
b. Menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan
Pengabdian Masyarakat dan hasil-hasilnya serta memperoleh
bahan informasi untuk keberlanjutan Pengabdian Masyarakat
berikutnya.
Laporan kemajuan Pengabdian Masyarakat
adalah laporan
perkembangan Pengabdian Masyarakat setelah dilakukan pencairan
dana tahap I sebagai dasar untuk mencairkan pendanaan tahap II.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
- Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
- Standar Mutu UMJ.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.
Penanggung Jawab Penanggung jawab utama adalah Kepala LPPM
1. Format laporan kemajuan Pengabdian Masyarakat mengacu pada
pedoman dan ketentuan yang berlaku sesuai dengan jenis dan
skim Pengabdian Masyarakat yang diikuti.
2. Pengumpulan laporan kemajuan oleh peneliti tidak boleh
melewati batas waktu yang ditentukan.
1. Peneliti membuat laporan kemajuan Pengabdian Masyarakat
dalam bentuk hardcopy sebanyak minimal 3 eksemplar dan
softcopy dalam 1 keping cd-rom, dengan sistematika dan format
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Peneliti melakukan legalisasi laporan kemajuan Pengabdian
Masyarakat berupa tanda tangan Dekan Fakultas dan Kepala
LPPM disertai dengan Cap/Stempel pada Halaman Pengesahan
Laporan Pengabdian Masyarakat.
25

Evaluasi
Penyelenggaraan
Desk Evaluasi
Proposal

Out Put

3. Sampai batas waktu yang ditentukan, peneliti mengumpulkan
laporan kemajuan Pengabdian Masyarakat kepada Sekretariat
LPPM.
4. Koordinator Pengabdian Masyarakat
LPPM memeriksa
kelengkapan laporan kemajuan Pengabdian Masyarakat yang
diserahkan oleh peneliti.
5. Koordinator Pengabdian Masyarakat LPPM membuat tanda
terima penyerahan laporan kemajuan hasil Pengabdian
Masyarakat yang disertai cap LPPM secara resmi sebanyak
rangkap 2
6. Koordinator Pengabdian Masyarakat LPPM menyerahkan salah
satu salinan tanda terima kepada peneliti.
7. Koordinator Pengabdian Masyarakat LPPM mengadministrasikan
laporan kemajuan Pengabdian Masyarakat.
8. LPPM membuat rekapitulasi Laporan Kemajuan Hasil Pengabdian
Masyarakat yang telah dikumpulkan.
1. Evaluasi penyelenggaran Laporan Kemajuan Hasil Pengabdian
Masyarakat dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung
jawab pelaksanaan monev internal, berita acara pelaksanaan
monev internal, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.
2. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan
Laporan Kemajuan Hasil Pengabdian Masyarakat pada tiap akhir
kegiatan.
3. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan Laporan Kemajuan Hasil
Pengabdian Masyarakat meliputi persiapan, pelaksanaan dan halhal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan
monev internal.
4. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus
dilakukan pada periode Laporan Kemajuan Hasil Pengabdian
Masyarakat berikutnya.
5. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada
Ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
6. Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan,
Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan
pencegahan agar tidak terjadi lagi.
7. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.
1. Laporan Kemajuan Pengabdian Masyarakat
2. Rekapitulasi Laporan Kemajuan Pengabdian Masyarakat

26

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Jln. KH. Ahmad Dahlan, Ciputat Tangerang Selatan, Telp. (021) 7424950
Website : https://lppm.umj.ac.id E-mail : lppm_umj@yahoo.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
PENGABDIAN MASYARAKAT

Tanggal Revisi : 01 Oktober 2016
Tanggal Berlaku : 01 November 2016
Kode Dokumen : 11- SOP-PM

Tujuan

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur pelaksanaan kegiatan
pemantauan dan evaluasi Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat

Ruang Lingkup

Lingkup panduan ini dimaksudkan sebagai rujukan bagi Pengabdi dan
tim pemantau atau petugas monev dalam menjalankan tugas monitoring
dan evaluasi Pengabdian Masyarakat di LPPM.
Kegiatan monitoring dan evaluasi Pengabdian Masyarakat dilakukan
dengan target:
a. Mengendalikan proses Pengabdian Masyarakat agar berlangsung
secara efektif dan mencapai hasil sesuai yang direncanakan.
b. Menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Pengabdian
Masyarakat dan hasil-hasilnya serta memperoleh bahan informasi
untuk keberlanjutan Pengabdian Masyarakat berikutnya.
c. Menggali informasi untuk pengambilan keputusan dalam rangka
pengambil kebijakan Pengabdian Masyarakat lebih lanjut.
1. Monitoring adalah kegiatan pemantauan atau pengamatan yang
berlangsung selama kegiatan berjalan untuk memastikan dan
mengendalikan keserasian pelaksanaan program dengan perencanaan
yang telah ditetapkan.
2. Monitoring Pengabdian Masyarakat adalah kegiatan pemantuan
terhadap kegiatan Pengabdian Masyarakat agar pelaksanaannya
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
3. Evaluasi adalah upaya menilai kualitas Pengabdian Masyarakat dan
hasil-hasilnya secara berkala dengan menggunakan pendekatan yang
tepat.
4. Evaluasi Pengabdian Masyarakat berarti upaya menggali informasi
terhadap proses dan hasil Pengabdian Masyarakat untuk menilai
kualitasnya dengan menggunakan pendekatan yang tepat.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat Dikti
- Standar Mutu Pengabdian Masyarakat Kemenristek Dikti.
- Standar Mutu UMJ.
- Buku Panduan Pengabdian Masyarakat UMJ.
1 Kegiatan monev internal dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun
akademik (menyesuaikan dengan jadwal Pengabdian Masyarakat
eksternal Dikti).
2 Peserta monev internal adalah Pengabdi yang telah melaksanakan
Pengabdian Masyarakat Dikti.
3 Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan monev

Target Mutu

Definisi

Referensi

Prosedur :

27

internal Pengabdian Masyarakat .
4 Penyelenggaraan monev internal dilaksanakan oleh sebuah panitia
yang dibentuk oleh Ketua LPPM.
5 Koordinator Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan monev internal.
Prosedur Monev 1 Mekanisme Pelaksanaan Monev Internal terdiri dari tiga tahap yaitu:
Internal
persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut. Tahap persiapan dilakukan
melalui kegiatan : (a) Penyusunan jadwal monev, (b) Penentuan Tim
dan Personil monev, (c) Penyampaian surat pemeberiatahuan kepada
peneliti, (d) Penyiapan instrumen monev (instrumen terlampir), (e)
Konfirmasi kesediaan waktu dan tempat pelaksanaan monev, (e)
Penyiapan administrasi lain yang dianggap perlu. Pelaksanaan
Monev dilakukan melalui kegiatan : (a) Kunjungan ke tempat monev,
(b) Wawancara/pemantauan pelaksanaan Pengabdian Masyarakat
dengan menggunakan instrumen terlampir, (c) Penyusunan laporan
hasil monev. Tindak Lanjut monev internal dilakukan melalui
kegiatan : (a) Penafsiran hasil monev dan (b) Pemberian rekomendasi
untuk tindak lanjut Pengabdian Masyarakat .
2. Monitoring dan Evaluasi (Monev) dilakukan setelah peneliti
mengumpulkan laporan kemajuan, laporan keuangan 70% dan log
book ke LPPM dan Simlibtabmas. Koordinator Monev melakukan
persiapan yang dikoordinasikan Ka LPPM untuk pelaksanaan
monev. LPPM membuat surat undangan untuk pelaksanaan monev.
Petugas Monev memberikan rekomendasi dari hasilprogress
Pengabdian Masyarakat yang disampaikan ke Ka LPPM untuk
disahkan.
3 Setiap peneliti wajib melaporkan pelaksanaan Pengabdian
Masyarakat dengan melakukan halhal berikut:
a. Mencatat semua kegiatan pelaksanaan program pada Buku Catatan
Harian Pengabdian Masyarakat (logbook) dan mengisi kegiatan
harian secara rutin terhitung sejak penandatanganan perjanjian
Pengabdian Masyarakat ;
b. Menyiapkan bahan pemantauan oleh penilai internal melalui
Simlitabmas dengan mengisi/mengunggah laporan kemajuan
mengikuti format pada borang monitoring dan evaluasi lapangan;
c. Menyiapkan bahan presentasi kelayakan capaian dan usulan
(sesuai format formulir evaluasi penilaian pembahasan/ kelayakan
dan monev terpusat);
d. Bagi peneliti yang dinyatakan lolos dalam presentasi kelayakan,
harus mengunggah proposal tahun berikutnya dengan format
mengikuti proposal tahun sebelumnya;
e. Kompilasi luaran Pengabdian Masyarakat sesuai dengan Formulir
Evaluasi Atas Capaian Luaran Kegiatan (Lampiran 10 pada
Pedoman Pengabdian Masyarakat Dikti Edisi terbaru) pada akhir
pelaksanaan Pengabdian Masyarakat
melalui Simlitabmas
termasuk bukti luaran Pengabdian Masyarakat yang dihasilkan.
4. PrinsipPrinsip Monitoring dan Evaluasi
a. Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pengabdian Masyarakat
dilaksanakan
berdasarkan pada kejelasan tujuan dan hasil
monitoring dan Evaluasi
b. Monitoring dan Evaluasi dilakukan secara obyektif dan inpersonal
28

Evaluasi
1.
Penyelenggaraan
Desk Evaluasi
Proposal
2.
3.

4.
5.

6.

7.

c. Monitoring dan Evaluasi dilakukan oleh pihak LPPM dan
berkoordinasi dengan Tim Monev
d. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi dapat dipertangung
jawabkan secara internal dan eksternal
e. Monitoring dan Evaluasi mencapai semua aspek, baik
kelembagaan,kemanusiaan, keuangan, akademik dan administrasi
umum
f. Monitoring dan Evaluasi dilakukan secara berkala dan
berkelanjutan
Evaluasi penyelenggaran monev internal dilaksanakan sesuai dengan
catatan penanggung jawab pelaksanaan monev internal, berita acara
pelaksanaan monev internal, dan dinamika perkembangan situasi
dan kondisi.
Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan monev
internal pada tiap akhir kegiatan.
Materi rapat evaluasi penyelenggaraan monev internal meliputi
persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung dan
menghambat kelancaran pelaksanaan monev internal.
Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan
pada periode monev internal berikutnya.
Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen
rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ketua
LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.
Koordinator Pengabdian Masyarakat wajib memberikan verifikasi
atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, Koordinator
Pengabdian Masyarakat wajib mengambil tindakan pencegahan agar
tidak terjadi lagi.
Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil
Rektor I.

29

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA
LEMBAGA PENEL