Tuntuan Kewangan Akt. Pelajar Jan

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
muat turun borang di www.hep.upm.edu.my

PANDUAN TUNTUTAN PELBAGAI UNTUK PELAJAR
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

(PERSATUAN/KELAB/FAKULTI/KOLEJ)
NO.

1.

PERKARA/ KETERANGAN

Kelulusan Aktiviti/Program:
A
DALAM NEGARA :
i.
ii.
iii.

B

Kelulusan Timbalan Naib Canselor (HEPA) atau Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
Kelulusan Pindaan: tarikh – tempat – pengarah – tambahan kewangan – nama aktiviti.
Penyertaan: Surat jemputan – risalah – pamplet – brosur.

LUAR NEGARA
i.
ii.

Kelulusan kebenaran keluar negara dari Timbalan Naib Canselor (HEPA).
Lampirkan boarding pass setiap pelajar semasa tuntutan perbelanjaan.

2.

Salinan kad pengenalan dan butir diri akaun bank peribadi, penama pada kelulusan.

3.

Borang Tuntutan:

Maklumat dalam borang berikut adalah butir diri penama pada kelulusan.
A
PERSATUAN/ KELAB/ FAKULTI
i.
ii.

B

➢
➢

OPR/HEPA/BR13/SPP
SOK/KEW/BR048/BYR

Borang
Borang
Borang
Borang

➢

➢
➢
➢

SOK/KEW/BR010/BYR
OPR/HEPA/BR13/SPP
SOK/KEW/BR048/BYR
UPM/BHEP/SPK/stp/Nov.2016

KOLEJ
i.
ii.
iii.
iv.

4.

Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar
Borang Tuntutan Perjalanan Dan Pelbagai Untuk Pelajar
e-claim pegawai UPM

Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar
Tuntutan Perjalanan Dan Pelbagai Untuk Pelajar
Pengesahan Tuntutan Perbelanjaan Aktiviti Pelajar

Perbelanjaan : Resit rasmi
PERKARA
i.
Resit tidak rasmi
ii.
Resit bukan penama pada kelulusan
iii.
Resit cetak CASH BILL/INVOICE
iv.
Resit cetak dari e-mail
v.
Resit tulisan bertindiih
vi.
Tarikh resit (awal/lewat)

5.

6.

7.

i.

Kad Top Up: Senarai panggilan

i.

YURAN: Rujuk BHEP. Sertakan inbois, salinan kelulusan, surat jemputan dan senarai peserta.

ii.

PEMENANG – SAGUHATI
TUNAI

:

Akuan wang tunai UPM/BHEP/SPK/awt/Nov.2016, hantar bersama tuntutan perbelanjaan.

EFT

:

Rujuk BHEP. Sertakan salinan kelulusan, kad pengenalan, butir diri akaun bank peribadi
dan kertas kerja/ senarai pemenang bayaran ikut kategori kemenangan.

Penginapan – Daftar Masuk – Pakaian – Makanan (katering):
Senarai nama pelajar
Tempahan Pakaian – Makanan (katering): Harga hendaklah mengikut kadar dan peraturan semasa UPM.
Inbois
– Pembekal hendaklah berdaftar dengan UPM. Rujuk BHEP. Sertakan salinan kelulusan dan
senarai nama.
Tunai
– Hantar bersama tuntutan perbelanjaan.

Jurulatih – Penceramah – Juri – Hakim : Rujuk BHEP sertakan dokumen berikut…
A
i.

ii.
iii.
iv.

9.

ii.

Penyertaan/ Pertandingan: Yuran – Pemenang – Saguhati

i.
ii.

8.

Petrol – Tol: Tulis no. kenderaan

TINDAKAN PEMBETULAN
 Cop pembekal ATAU tuliskan nama dan nombor telefon
 Akuan wang tunai UPM/BHEP/SPK/awt/Nov.2016

 Cop PAID pada resit
 Resit asal
 Resit baru
 Surat penjelasan

LUAR
Pengesahan kehadiran SOK/KEW/DF039/BYR
Surat jemputan/ lantikan
RESUME, salinan kelulusan dan kertas kerja
Salinan kad pengenalan dan butir diri akaun
bank peribadi

B
i.
ii.
iii.
iv.

PEGAWAI UPM
Pengesahan kehadiran SOK/KEW/DF039/BYR

Surat jemputan/ lantikan
RESUME, salinan kelulusan dan kertas kerja
Borang e-claim pegawai SOK/KEW/BR010/BYR

Tajaan Luar:
i.
CEK: Bayar kepada Bendahari UPM
EFT: Masuk ke Akaun Am UPM
Rujuk BHEP bersama-sama CEK – Transaksi EFT
ii.
Lampirkan salinan RESIT RASMI UPM semasa tuntutan perbelanjaan.
iii.

UPM/BHEP/SPK/jan2018

AKAUN AM UPM:
8002 1519 63