MANAJEMEN PERKANTORAN BAB I 1
Pertemuan 1
Pengertian Manajemen Perkantoran dan Ruang Lingkup Manajemen Kantor
A. Pendahuluan
B. Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran
C. Kegiatan Manajerial dalam kantor
D. Lingkup dan Fungsi pekerjaan Kantor
E. Evaluasi
A. Manajemen Perkantoran Dewasa ini telah berkembang cukup pesat, dari yang
sebelumnya hanya menyangkut tata usaha dan administrasi, kini berkembang lebih
kompleks seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang
sangat mempengaruhi dan membantu peran dari manajemen kantor.
Setiap orang atau individu yang akan bergabung dalam sebuah organisasi perlu
mengetahui manajemen perkantoran, sebagai kegiatan penunjang yang sangat
penting dalam sebuah organisasi.
Kegiatan perkantoran dewasa ini telah berkembang, tidak saja sebagai tempat
berkumpulnya orang2 yang bekerja menyelesaikan tugas surat menyurat saja namun
sudah merupakan sebuah sistem manajemen yang meliputi berbagai sub sistem
seperti pengelolaan personil atau
sdm, pengelolaan peralatan yang digunakan,
prosedur tata kerja dimana berbagai macam data diolah, didistribusikan dan
disimpan dengan cara-cara dan peralatan modern yang lebih efisien dan profesional.
B. Pengertian Kantor dan manajemen perkantoran
Kalau dilihat lebih luas lagi, maka dapat dikatakan bahwa organisasi sebagai sebuah
wadah untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan memutuhkan tempat yang tepat
sebagai pusat kegiatan, pusat pertemuan, pusat melakukan hubungan, tempat
mengambil keputusan, tempat merencanakan, pusat pengorganisasian dll. Tempat
tersebut biasanya disebut sebagai kantor.
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Kata ‘Kantor’ itu sendiri berasal dari bahasa belanda ‘Kantoor’ yang berarti ruang
kerja ; ruang berkumpul ; ruang dimana terjadi aktivitas – aktivitas pekerjaan.
Kantor sebagaimana diungkapkan oleh J.C. Denyer (1974) merupakan tempat
menjalankan usaha atau kegiatan dimana sebuah organisasi mempunyai
kepentingan, tujuan, sasaran atau program yang hendak dicapai, baik itu kantor
pemerintah maupun swasta.
Pengertian kantor dapat juga menunjuuk satuan/ unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staff personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pucuk pimpinan.
Namun sebelum kita mengetahui apa itu manajemen perkantoran, kita perlu
mengetahui apa itu administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran adalah
cabang dari ilmu administrasi. Administrasi perkantoran atau kegiatan tata usaha
dapat didefinisikan sebagai segenap kegiatan yang dijalankan dalam rangka usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.
Agar kegiatan administrasi perkantoran itu bisa berjalan dengan lebih baik diperlukan
adanya kegiatan manajerial (office management). Jadi Administrator dalam
menjalankan kegiatan administrasi perlu berpikir secara administratif dan juga
berpikir secara manajerial.
Berpikir secara administratif artinya berpikir bagaimana mengatur dan menjalankan
penyelenggaraan apa yang dikehendaki oleh organisasi secara keseluruhan,
Dan berpikir secara manajemen yaitu bagaimana cara mengerahkan dan
memanfaatkan berbagai sumber daya, baik manusia maupun bukan manusia dengan
berdasarkan perencanaan sampai pada pengendalian untuk mencapai tujuan
tertentu.
Office Management menurut George R. Terry adalah terdiri dari “perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan”
Sedangkan Prajudi mendefinisikan manajemen kantor secara lengkap terdiri dari
unsur-unsur :
1. Establishment, yakni berupa gedung, ruang dan peralatan.
2. Office Personel, yaitu terdiri dari personil kantor.
3. Office Operation, yaitu operasi pekerjaan tata usaha.
Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan,
mengawasi dan mengendalikan berbagai hal yang berkaitan dengan pelayanan kantor.
Pelayanan Kantor yang dimaksudkan adalah segenap pekerjaan kantor yang dilaksanakan
untuk mendukung tercapainya tujuan pokok apapun.
Jadi sasaran manajemen kantor tidak hanya pekerjaan kantor yang sifatnya tulis menulis,
akan tetapi telah mencakup berbagai unsur seperti office personnel, office space,
komunikasi kantor, metode perkantoran, keuangan, manajemen kearsipan dll.
C. Kegiatan manajerial dalam kantor
Setiap organisasi baik itu pemerintah maupun swasta, baik itu organisasi profit
maupun non-profit membutuhkan kepemimpinan dan pengrahan dalam semua
jenjang dan aspek untuk mencapai tujuannya.
Orang yang bertugas memimpin dan mengerahkan semua potensi yang dimiliki
perusahaan dikenal dengan manajer. Biasanya seorang manajer itu bertanggung
jawab dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan semua
potensi yang dimiliki perusahaan.
Pengertian manajemen sendiri seperti yang sudah kita ketahui sebelumnya
merupakan suatu proses yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan
pembuatan suatu keputusan, kepemimpinan dan pencapaian tujuan untuk
kepentingan bersama. Manajemen berfungsi untuk mendayagunakan sumber daya
seperti bahan mentah, uang, metode, peralatan, mesin-mesin dan semangat
karyawan untuk menyusun dan mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Kegiatan manajemen terlihat jelas di beberapa tingkatan manajemen dalam setiap
organsasi dari majamen atas – manajemen bawah.
Tanggung jawab dari masing-masing jenjang kepemimpinan sangat tergantung
kepada jenis pekerjaan yang dijalankan dan macam tanggung jawab yang dibebankan
pada masing-masing jabatan.
Top
Manajemen
Manajemen
Menengah
Manajemen.
Bawah/Lini
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Ketrampilan manajerial :
1. Pimpinan yang berada pada tingkat atas (Top Management) adalah orang-orang yang
memikul tanggung jawab atas berhasilnya misi organisasinya. Dan oleh karena itu
mereka harusmempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat
kedepan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya. Sebagai pimpinan
mereka wajib menentukan kebijaksanaan yang menggariskan tentang arah, Tujuan
dan sarana yang akan dicapai.
Disamping itu, mereka harus melakukan pembinaan, pengarahan dan bimbingan
terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama pada pimpinan tingkat menengah
(Midle Management). Atas dasar beban tugas pekerjaan tersebut, maka pada
pimpinan tingkat atas banyak diperlukan keterampilan administrative/management
(administrative/managerial skill), dan sedikit menggunakan keterampilan teknik
(technical skill).
Majaer tingkat atas harus memiliki ketrampilan membuat ide, konsep dan gagasan
demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian
dijabarkan dalam rencana kerja untuk diwujudkan.
2. Bagi manajer yang berada pada tingkat menengah, mereka ini merupakan
penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas dengan keperluan pimpinan
tingkat bawah. Dalam hubungan ini mereka memerlukan kecakapan dan
keterampilan untuk menterjemahkan kebijaksanaannya itu secara terperinci,
sehingga dengan mudah dapat menjadi pedoman atau petunjuk dalam pelaksanaan
tugas oleh pimpinan tingkat bawah. Menurut Henry Fayol, bagi pimpinan tingkat
menegah ini sangat memerlukan keterampilan administrative / management atau
humanity skill lebih besar disbanding dengan keterampilan teknis.
3. Pada pimpinan tingkat bawah, mereka ini secara langsung menangani tugas-tugas
yang bertugas operasional dan oleh karena itu mereka memerlukan kecakapan dan
keterampilan teknis lebih besar, sebab mereka secara langsung memimpin
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
pelaksanaan kerja dengan memberikan petunjuk, bimbingan dan pengendalian kerja
operasional secara terus menerus kepada bawahannya.
Kemampuan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu
misalnya
menggunakan
program
komputer,
memperbaiki
mesin,
pembukuan dsb.
Dalam pengertian ini berlaku suatu aksioma semakin tinggi kedudukan/jabatan seseorang di
dalam organisasi, semakin banyak memerlukan administrasi/manajemen (KA/M), dan
semakin berkurang memerlukan keterampilan teknis (K.T), sebaliknya semakin rendah
kedudukan seseorang didalam suatu organisasi maka ia semakin lebih banyak memerlukan
keterampilan teknis dan kurang memerlukan keterampilan administrasi/ manajemen.
Fungsi-fungsi manajemen dalam Pekerjaan Kantor
Kegiatan manajerial dalam pekerjaan kantor dapat diidentifikasi melalui fungsi-fungsi
manajemen yang diterapkan dalam kegiatan kantor. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang
dapat dilihat pada kegiatan kantor antara lain adalah :
1. Perencanaan
Mengkoordinir berbagai macam proses informasi seperti komunikasi, manajemen
record (data) surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman,
pemenuhan perlatan lainnya serta pemeilihan dan penempatan karyawan yang
sesuai dengan pekerjaan.
2. Pengroganisasian
Penetapan dasar-dasar organisasi kantor dalam perencanaan hubungan kerja
diantara para pegawai dilengkapi dengan peralatan fisik , guna mencapai
produktivitas yang maksimum.
3. Pelaksanaan
Menggerakan dan mengawasi keefektifan kegiatan-kegiatan kantor, mengambil dan
menentukan kebijakan kepegawaian yang akan menjamin tingkat moral yang
diinginkan, peltihan , orientasi, promosi dan memberikan honor yang layak agar
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
mutu kerja karyawan meningkat, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu
ekstern dan intern yaitu diantara karyawan dan pimpinan.
4. Pengawasan
Penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi
kantor, diikuti dengan penyempurnaan masing-masing tahapan kerja kantor,
pengawasan dan pengarahan aktivitas, persiapan dan penggunaan formulir kantor
dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah
ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor
sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.
Semua fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya. Di
dalam manajemen kantor, seorang manajer bertanggung jawab untuk perencanaan,
pengorganisasian dari semua kegiatan kantor sampai kepada pelaksanaan dan
pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi yang dipimpinnya.
Ketika kegiatan perkantoran belum berkembang seperti sekarang ini, fungsi
manajemen kantor terbatas hanya pada urusan kepegawaian dan tugas-tugas tata
usaha saja, namun ketika terjadi perkembangan manajemen, manajemen
perkantoran pun mempunyai peran yang lebih besar, sehingga mengakibatkan
berkembangnya metode-metode perkantoran yang baru dalam pengelolaan kantor
bahkan sampai kepada pengelolaan informasi dalam perkantoran. Akan tetapi perlu
diingat bahwa tugas perkantoran yang lama seperti komunikasi lisan maupun tulisan,
pembuatan laporan, sistem akuntansi masih digunakan walaupun dalam bentuk yang
sudah di modifikasi atau sudah lebih modern, seiring dengan perkembangan
teknologi dan informasi.
Sementara jika rincian secara umum ruang lingkup bidang kerja manajemen perkantoran
meliputi hal berikut ini :
Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran (luas, jumlah,
penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan,
pemindahan, pemeliharaan)
Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat,
pelayanan, media komunikasi (telepun, telex, fax dll) , resepsionis, kehumsan dll
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human
Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dll
Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan,
pemeliharaan perabotan furniture perlengkapan kanor (meja, kursi dll)
Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaanm
pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin Ketik, Komputer, Printer, Mesin Hitung,
Pelengkapan Kebersihan dll
Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan
perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak.
Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data, pengukuran hasil
kerja, “sisdur” (sistem dan prosedur) kerja, analisis statistic dll.
Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir,perancangan
formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan dll
Executive Controls, Kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasa,
setarlisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job
analysis dll
Mengingat demikian luasnya ruang lingkup tugas manajemen perkantoran dan tidak hanya
menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja,
melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana, maka persyaratan pokok untuk
seorang dalam jabatan sebagai manajer perkantoran disamping memiliki pengalaman,
tentunya masih dibutuhkan aneka persyaratan lainnya seperti penidikan dan pelatihan,
kemampuan dan keperibadian tertentu, ada tidak kurang dua belas basic qualification yang
harus dimiliki oleh seorang office manager antara lain :
1. Executive ability, kemampuan pejabat pemimpin
2. A practical Background, latar belakang praktek
3. Managerial Training, latihan manajerial
4. Ability to express oneself, kemampuan mengungkapkan diri
5. An open attitude, sikap terbuka
6. Curiosity, keingintahuan
7. Creativeness, kreativitas
8. Sound judgment, pertimbangan sehat
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
9. Sales ability, kemampuan menjual gagasan
10. Patience, kesabaran
11. Emotional control, pengendalian emosi
12. Co-operativeness, kemampaun kerja sama
Untuk bahan diskusi. Selain persyaratan kemampuan seperti yang disebutkan dimuka bagi
bagi seorang Office Manager, apa yang terpenting menurut saudara yang harus dimiliki
lagi oleh seorang Manajer dalam melaksanakan tugas dan fungsinya antusisme
(enthusiasm), tulus (sincerity), kebijaksanaan (tact), pengendalian diri (self control) atau
kepemimpinan (leadership).
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Pengertian Manajemen Perkantoran dan Ruang Lingkup Manajemen Kantor
A. Pendahuluan
B. Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran
C. Kegiatan Manajerial dalam kantor
D. Lingkup dan Fungsi pekerjaan Kantor
E. Evaluasi
A. Manajemen Perkantoran Dewasa ini telah berkembang cukup pesat, dari yang
sebelumnya hanya menyangkut tata usaha dan administrasi, kini berkembang lebih
kompleks seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang
sangat mempengaruhi dan membantu peran dari manajemen kantor.
Setiap orang atau individu yang akan bergabung dalam sebuah organisasi perlu
mengetahui manajemen perkantoran, sebagai kegiatan penunjang yang sangat
penting dalam sebuah organisasi.
Kegiatan perkantoran dewasa ini telah berkembang, tidak saja sebagai tempat
berkumpulnya orang2 yang bekerja menyelesaikan tugas surat menyurat saja namun
sudah merupakan sebuah sistem manajemen yang meliputi berbagai sub sistem
seperti pengelolaan personil atau
sdm, pengelolaan peralatan yang digunakan,
prosedur tata kerja dimana berbagai macam data diolah, didistribusikan dan
disimpan dengan cara-cara dan peralatan modern yang lebih efisien dan profesional.
B. Pengertian Kantor dan manajemen perkantoran
Kalau dilihat lebih luas lagi, maka dapat dikatakan bahwa organisasi sebagai sebuah
wadah untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan memutuhkan tempat yang tepat
sebagai pusat kegiatan, pusat pertemuan, pusat melakukan hubungan, tempat
mengambil keputusan, tempat merencanakan, pusat pengorganisasian dll. Tempat
tersebut biasanya disebut sebagai kantor.
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Kata ‘Kantor’ itu sendiri berasal dari bahasa belanda ‘Kantoor’ yang berarti ruang
kerja ; ruang berkumpul ; ruang dimana terjadi aktivitas – aktivitas pekerjaan.
Kantor sebagaimana diungkapkan oleh J.C. Denyer (1974) merupakan tempat
menjalankan usaha atau kegiatan dimana sebuah organisasi mempunyai
kepentingan, tujuan, sasaran atau program yang hendak dicapai, baik itu kantor
pemerintah maupun swasta.
Pengertian kantor dapat juga menunjuuk satuan/ unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staff personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pucuk pimpinan.
Namun sebelum kita mengetahui apa itu manajemen perkantoran, kita perlu
mengetahui apa itu administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran adalah
cabang dari ilmu administrasi. Administrasi perkantoran atau kegiatan tata usaha
dapat didefinisikan sebagai segenap kegiatan yang dijalankan dalam rangka usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.
Agar kegiatan administrasi perkantoran itu bisa berjalan dengan lebih baik diperlukan
adanya kegiatan manajerial (office management). Jadi Administrator dalam
menjalankan kegiatan administrasi perlu berpikir secara administratif dan juga
berpikir secara manajerial.
Berpikir secara administratif artinya berpikir bagaimana mengatur dan menjalankan
penyelenggaraan apa yang dikehendaki oleh organisasi secara keseluruhan,
Dan berpikir secara manajemen yaitu bagaimana cara mengerahkan dan
memanfaatkan berbagai sumber daya, baik manusia maupun bukan manusia dengan
berdasarkan perencanaan sampai pada pengendalian untuk mencapai tujuan
tertentu.
Office Management menurut George R. Terry adalah terdiri dari “perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan”
Sedangkan Prajudi mendefinisikan manajemen kantor secara lengkap terdiri dari
unsur-unsur :
1. Establishment, yakni berupa gedung, ruang dan peralatan.
2. Office Personel, yaitu terdiri dari personil kantor.
3. Office Operation, yaitu operasi pekerjaan tata usaha.
Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan,
mengawasi dan mengendalikan berbagai hal yang berkaitan dengan pelayanan kantor.
Pelayanan Kantor yang dimaksudkan adalah segenap pekerjaan kantor yang dilaksanakan
untuk mendukung tercapainya tujuan pokok apapun.
Jadi sasaran manajemen kantor tidak hanya pekerjaan kantor yang sifatnya tulis menulis,
akan tetapi telah mencakup berbagai unsur seperti office personnel, office space,
komunikasi kantor, metode perkantoran, keuangan, manajemen kearsipan dll.
C. Kegiatan manajerial dalam kantor
Setiap organisasi baik itu pemerintah maupun swasta, baik itu organisasi profit
maupun non-profit membutuhkan kepemimpinan dan pengrahan dalam semua
jenjang dan aspek untuk mencapai tujuannya.
Orang yang bertugas memimpin dan mengerahkan semua potensi yang dimiliki
perusahaan dikenal dengan manajer. Biasanya seorang manajer itu bertanggung
jawab dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan semua
potensi yang dimiliki perusahaan.
Pengertian manajemen sendiri seperti yang sudah kita ketahui sebelumnya
merupakan suatu proses yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan
pembuatan suatu keputusan, kepemimpinan dan pencapaian tujuan untuk
kepentingan bersama. Manajemen berfungsi untuk mendayagunakan sumber daya
seperti bahan mentah, uang, metode, peralatan, mesin-mesin dan semangat
karyawan untuk menyusun dan mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Kegiatan manajemen terlihat jelas di beberapa tingkatan manajemen dalam setiap
organsasi dari majamen atas – manajemen bawah.
Tanggung jawab dari masing-masing jenjang kepemimpinan sangat tergantung
kepada jenis pekerjaan yang dijalankan dan macam tanggung jawab yang dibebankan
pada masing-masing jabatan.
Top
Manajemen
Manajemen
Menengah
Manajemen.
Bawah/Lini
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Ketrampilan manajerial :
1. Pimpinan yang berada pada tingkat atas (Top Management) adalah orang-orang yang
memikul tanggung jawab atas berhasilnya misi organisasinya. Dan oleh karena itu
mereka harusmempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat
kedepan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya. Sebagai pimpinan
mereka wajib menentukan kebijaksanaan yang menggariskan tentang arah, Tujuan
dan sarana yang akan dicapai.
Disamping itu, mereka harus melakukan pembinaan, pengarahan dan bimbingan
terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama pada pimpinan tingkat menengah
(Midle Management). Atas dasar beban tugas pekerjaan tersebut, maka pada
pimpinan tingkat atas banyak diperlukan keterampilan administrative/management
(administrative/managerial skill), dan sedikit menggunakan keterampilan teknik
(technical skill).
Majaer tingkat atas harus memiliki ketrampilan membuat ide, konsep dan gagasan
demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian
dijabarkan dalam rencana kerja untuk diwujudkan.
2. Bagi manajer yang berada pada tingkat menengah, mereka ini merupakan
penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas dengan keperluan pimpinan
tingkat bawah. Dalam hubungan ini mereka memerlukan kecakapan dan
keterampilan untuk menterjemahkan kebijaksanaannya itu secara terperinci,
sehingga dengan mudah dapat menjadi pedoman atau petunjuk dalam pelaksanaan
tugas oleh pimpinan tingkat bawah. Menurut Henry Fayol, bagi pimpinan tingkat
menegah ini sangat memerlukan keterampilan administrative / management atau
humanity skill lebih besar disbanding dengan keterampilan teknis.
3. Pada pimpinan tingkat bawah, mereka ini secara langsung menangani tugas-tugas
yang bertugas operasional dan oleh karena itu mereka memerlukan kecakapan dan
keterampilan teknis lebih besar, sebab mereka secara langsung memimpin
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
pelaksanaan kerja dengan memberikan petunjuk, bimbingan dan pengendalian kerja
operasional secara terus menerus kepada bawahannya.
Kemampuan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu
misalnya
menggunakan
program
komputer,
memperbaiki
mesin,
pembukuan dsb.
Dalam pengertian ini berlaku suatu aksioma semakin tinggi kedudukan/jabatan seseorang di
dalam organisasi, semakin banyak memerlukan administrasi/manajemen (KA/M), dan
semakin berkurang memerlukan keterampilan teknis (K.T), sebaliknya semakin rendah
kedudukan seseorang didalam suatu organisasi maka ia semakin lebih banyak memerlukan
keterampilan teknis dan kurang memerlukan keterampilan administrasi/ manajemen.
Fungsi-fungsi manajemen dalam Pekerjaan Kantor
Kegiatan manajerial dalam pekerjaan kantor dapat diidentifikasi melalui fungsi-fungsi
manajemen yang diterapkan dalam kegiatan kantor. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang
dapat dilihat pada kegiatan kantor antara lain adalah :
1. Perencanaan
Mengkoordinir berbagai macam proses informasi seperti komunikasi, manajemen
record (data) surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman,
pemenuhan perlatan lainnya serta pemeilihan dan penempatan karyawan yang
sesuai dengan pekerjaan.
2. Pengroganisasian
Penetapan dasar-dasar organisasi kantor dalam perencanaan hubungan kerja
diantara para pegawai dilengkapi dengan peralatan fisik , guna mencapai
produktivitas yang maksimum.
3. Pelaksanaan
Menggerakan dan mengawasi keefektifan kegiatan-kegiatan kantor, mengambil dan
menentukan kebijakan kepegawaian yang akan menjamin tingkat moral yang
diinginkan, peltihan , orientasi, promosi dan memberikan honor yang layak agar
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
mutu kerja karyawan meningkat, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu
ekstern dan intern yaitu diantara karyawan dan pimpinan.
4. Pengawasan
Penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi
kantor, diikuti dengan penyempurnaan masing-masing tahapan kerja kantor,
pengawasan dan pengarahan aktivitas, persiapan dan penggunaan formulir kantor
dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah
ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor
sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.
Semua fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya. Di
dalam manajemen kantor, seorang manajer bertanggung jawab untuk perencanaan,
pengorganisasian dari semua kegiatan kantor sampai kepada pelaksanaan dan
pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi yang dipimpinnya.
Ketika kegiatan perkantoran belum berkembang seperti sekarang ini, fungsi
manajemen kantor terbatas hanya pada urusan kepegawaian dan tugas-tugas tata
usaha saja, namun ketika terjadi perkembangan manajemen, manajemen
perkantoran pun mempunyai peran yang lebih besar, sehingga mengakibatkan
berkembangnya metode-metode perkantoran yang baru dalam pengelolaan kantor
bahkan sampai kepada pengelolaan informasi dalam perkantoran. Akan tetapi perlu
diingat bahwa tugas perkantoran yang lama seperti komunikasi lisan maupun tulisan,
pembuatan laporan, sistem akuntansi masih digunakan walaupun dalam bentuk yang
sudah di modifikasi atau sudah lebih modern, seiring dengan perkembangan
teknologi dan informasi.
Sementara jika rincian secara umum ruang lingkup bidang kerja manajemen perkantoran
meliputi hal berikut ini :
Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran (luas, jumlah,
penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan,
pemindahan, pemeliharaan)
Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat,
pelayanan, media komunikasi (telepun, telex, fax dll) , resepsionis, kehumsan dll
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human
Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dll
Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan,
pemeliharaan perabotan furniture perlengkapan kanor (meja, kursi dll)
Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaanm
pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin Ketik, Komputer, Printer, Mesin Hitung,
Pelengkapan Kebersihan dll
Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan
perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak.
Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data, pengukuran hasil
kerja, “sisdur” (sistem dan prosedur) kerja, analisis statistic dll.
Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir,perancangan
formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan dll
Executive Controls, Kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasa,
setarlisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job
analysis dll
Mengingat demikian luasnya ruang lingkup tugas manajemen perkantoran dan tidak hanya
menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja,
melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana, maka persyaratan pokok untuk
seorang dalam jabatan sebagai manajer perkantoran disamping memiliki pengalaman,
tentunya masih dibutuhkan aneka persyaratan lainnya seperti penidikan dan pelatihan,
kemampuan dan keperibadian tertentu, ada tidak kurang dua belas basic qualification yang
harus dimiliki oleh seorang office manager antara lain :
1. Executive ability, kemampuan pejabat pemimpin
2. A practical Background, latar belakang praktek
3. Managerial Training, latihan manajerial
4. Ability to express oneself, kemampuan mengungkapkan diri
5. An open attitude, sikap terbuka
6. Curiosity, keingintahuan
7. Creativeness, kreativitas
8. Sound judgment, pertimbangan sehat
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu
9. Sales ability, kemampuan menjual gagasan
10. Patience, kesabaran
11. Emotional control, pengendalian emosi
12. Co-operativeness, kemampaun kerja sama
Untuk bahan diskusi. Selain persyaratan kemampuan seperti yang disebutkan dimuka bagi
bagi seorang Office Manager, apa yang terpenting menurut saudara yang harus dimiliki
lagi oleh seorang Manajer dalam melaksanakan tugas dan fungsinya antusisme
(enthusiasm), tulus (sincerity), kebijaksanaan (tact), pengendalian diri (self control) atau
kepemimpinan (leadership).
Manajemen Perkantoran Diploma III PNK
Jessi Benu