T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Penggajian Berbasis Web Di PT Sai Apparel Industries T0 BAB IV
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
1.1.Prosedur Penggajian di PT Sai Apparel Industries
1. Setiap hari karyawan datang dan melakukan absen menggunakan
Kartu Absen (KA) ke dalam mesin Check-roll. Kemudian KA
diletakkan ditempat yang disediakan. Selanjutnya setelah jam masuk,
recorder mulai memeriksa, memastikan bahwa KA digunakan
semestinya kemudian merekap data kehadiran ke dalam Daftar
Hadir/Lembur (DHL) yang sudah di ambil pada hari sebelumnya.
2. DHL diberikan kepada bagian Payroll ketika pekerjaan mereka selesai.
Recorder mengambil DHL yang baru untuk hari berikutnya. Apabila
terdapat keryawan yang lembur, maka Surat Perintah Lembur (SPL)
dari bagian personalia akan di lampirkan bersama KA diberikan ke
bagian Payroll Audit.
3. Berdasarkan DHL bagian Payroll mennginputkan data kehadiran
karyawan kedalam komputer sebagai dasar pembuatan gaji karyawan
dan nantinya akan menghasilkan Input Kehadiran Karyawan (IKK),
Daftar Overtime (DO) untuk dikirimkan ke Audit Payroll untuk
dicocokkan kembali.
4. Setelah bagian Payroll selesai menginputkan data kehadiran karyawan,
selanjutnya akan membuat IKK, DO dan diberikan ke Payroll audit.
Payroll audit akan mulai memeriksa KA, SPL dengan IKK dan DO.
22
23
Apabila sama maka akan Payroll akan membuat Rekap Gaji Karyawan
(RGK), Tanda Terima Gaji (TTG), dan Slip Gaji Karyawan 2 periode
untuk tiap bulannya. Apabila pada pemeriksaan Payroll Audit
ditemukan kesalahan, maka akan diberitahukan pada bagian Payroll
untuk memperbaikinya. SPL diarsip oleh Audit Payroll dan pada akhir
periode KA akan diarsip.
5. Setelah RGK dibuat, maka bagian Payroll memberikan RGK dan TTG
kepada Finance Manager. Kemudian Finance Manager memeriksa
keduanya. Jika terdapat kesalahan maka akan diberitahukan kepada
Payroll untuk memperbaiki keduanya, dan jika tidak terdapat
kesalahan maka Finance Manager akan segera mentransfer gaji ke
Bank.
6. Setelah mendapat bukti transfer dari Bank, bukti transaksi akan
diberikan kepada bagian Accounting untuk dijurnal. RGK akan diarsip
oleh Payroll.
7. TTG dan Slip Gaji diberikan ke Recorder untuk diserahkan kepada tiap
karyawan pada bagiannya.
8. Bagi Karyawan yang telah menerima haknya harus menandatangani
TTG, dan jika terdapat kesalahan pada perhitungan gaji dapat
melakukan complain gaji. Recorder akan menyampaikan complain gaji
karyawan kepada Audit Payroll.
9. Setelah diperiksa oleh semua bagian yang bersangkutan dan terdapat
kesalahan, maka sisa gaji akan diakumulasikan pada periode
selanjutnya.
24
1.2.JadwalPengembangan Sistem Penggajian Berbasis Web
Tabel 4.1 Jadwal PengembanganSistem
Jadwal Pengembangan Sistem Penggajian Berbasis Web
Bulan Ke
Uraian
1
-
Mengamati Prosedur Penggajian
Perusahaan
Menentukan User yang terlibat dan
batasannya
2
-
Membuat Desain dan Perancangan
Sistem termasuk User Interface
3
-
Implementasi Program
1.3.Rancangan Aplikasi Penggajian Berbasis Web
4.3.1. Desain Sistem Penggajian
Gambaran Database dan Pengaksesnya
Karyawan
Payroll
Basis Data Perusahaan
Finance Manager
Personalia
Gambar 4.1 Database dan Pengaksesnya
Gambar
diatas
menunjukkan
bahwa
semua
user
yang terlibat
hanya
memanfaatkan satu database saja, yaitu database perusahaan. Semua data yang di
perbarui oleh administrator secara otomatis akan tersimpan pada database, dan
pada saat user mengirimkan permintaan maka akan tampil informasi yang paling
terbaru.
25
USE CASE DIAGRAM PENGGAJIAN BERBASIS WEB
MENGOLAH DATA
PENGGAJIAN
KARYAWAN
LOGIN
ADMIN/
PAYROLL
MELIHAT REKAP GAJI
KARYAWAN
MENGOLAH DATA
KARYAWAN
ADMIN/
PAYROLL
MANAGER
FINANCE
Gambar 4.2 Usecase Diagram
User dan Batasan :
1. Karyawan
-
Login : Sebelum melihat data penggajian, karyawan harus login
terlebih dahulu.
-
Melihat Slip Gaji Karyawan .
2. Admin / Payroll-Penggajian
-
Login : Untuk masuk ke dalam sistem, maka payroll harus login
terlebih dahulu.
-
Mengolah Data Penggajian : Payroll memiliki peran untuk mengolah
data penggajian karyawan.
-
Berhak menambah daftar admin.
26
3. Admin / Payroll-Data Karyawan
-
Login untuk meng-input data karyawan, mengolah data karyawan.
-
Berhak menambah daftar admin.
4. Manager Finance
-
Login : Manager melakukan login admin untuk dapat melihat laporan
gaji.
-
Manager juga diperbolehkan melihat seluruh kegiatan Admin Payroll
guna menjalankan pengawasan terhadap pekerjaan Admin.
-
Berhak menambah daftar admin.
Diagram Konteks Sistem yang sedang berjalan
Rekap Hadir/Lembur
Kartu Absen
Admin / Payroll
Laporan Gaji
Tanda Terima Gaji
Slip Gaji
Laporan Gaji
Sistem Penggajian
Karyawan
Slip Gaji
Gambar 4.3 Diagram Konteks
Finance Manager
27
DFD Diagram 1 Level-2 Sistem Penggajian
Admin/ Payroll
Data kry
bagian
Karyawan
Slip gaji
1.3
Olah Penggajian
1.1
Olah Data
Karyawan
karyawan
penggajian
Laporan gaji
Tanda terima gaji
Finance Manager
Gambar4.4 DFD Diagram 1 Level-2
4.3.2. Desain User Interface
1. Halaman Utama
Logo Perusahaan
4. Halaman Karyawan
Logo Perusahaan
penggajian
Admin
Karyawan
Cari
Username
Password
5. Halaman Penggajian
Logo Perusahaan
Karyawan
Admin
Tambah
Data
Keluar
Data Penggajian
3. Halaman Administrator
Logo Perusahaan
Tambah
Admin
Data Admin
Nama, nik
Pendapat
an
Keluar
2. Halaman Login
Login
Slip Gaji
Admin
Data Karyawan
Logo Perusahaan
7. Slip Gaji
6. Halaman Laporan Gaji
Nama Perusahaan
Laporan Gaji
Periode
Data Penggajian
Gambar 4.5 Desain User-Interface
Potongan
28
Halaman awal yang akan tampil adalah Halaman Utama, yaitu halaman
yang akan menentukan batasan user. Jika user adalah karyawan maka harus click
tombol karyawan, dan selain karyawan dapat meng-click tombol admin. Seperti
yang sudah dijelaskan pada perancangan desain sebelumnya, bahwa dengan login
ke admin maka proses pengolahan data admin, karyawan dan penggajian dapat
terjadi.
Gambar 4.6 Relasi Tabel
29
1.4.Implementasi, Pengujian dan Analisis Sistem
2.4.1. Implementasi dan Pengujian Sistem
Halaman Utama
Gambar 4.7Implementasi Halaman Utama
Halaman awal yang akan tampil adalah Halaman Utama, yaitu
halaman index.php yang akan menentukan batasan user. Jika user adalah
karyawan maka harus click tombol karyawan, dan selain karyawan dapat
meng-click tombol admin. Seperti yang sudah dijelaskan pada perancangan
desain sebelumnya, bahwa dengan login ke admin maka proses pengolahan
data admin, karyawan dan penggajian dapat terjadi.
ADMIN
KARYAWAN
Halaman Login
Gambar 4.8Implementasi Halaman Login
30
Halaman Login Administrator merupakan halaman yang harus di
lewati admin sebelum melakukan pengolahan data karyawan maupun
penggajian. Admin harus memasukkan username dan password sesuai dengan
yang tersimpan pada database.
Halaman Administrator
Gambar 4.9Implementasi Halaman Administrator
Daftar Administrator merupakan halaman dimana data admin untuk
login tertera disini. Admin juga diperbolehkan menambah, merubah dan
menghapus data admin.
Gambar 4.10Form Tambah Admin
31
Ketika akan melakukan penambahan data admin, maka user harus
mengisi data pada tabel yang disediakan. Jika data sudah di isi semua,
selanjutnya clicktombol “simpan”. Maka data akan tersimpan pada tabel
daftar admin.
Gambar 4.11EditAdmin
Pada kolom pilihan, user dapat melakukan hak aksesnya yaitu “edit”
untuk masuk ke linkhalaman edit admin dan „hapus” untuk menghapus data
yang telah tersimpan pada database.
Halaman Karyawan
Gambar 4.12 Implementasi Halaman Karyawan
32
Halaman ini menunjukkan daftar karyawan yang sudah terdaftar pada
database, dan jika admin ingin menambahkan karyawan dapat menambahkan
langsung pada satu halaman. Admin juga dapat melakukan perubahan data
bagian dan dapat menghapusnya.
Halaman Bagian
Gambar 4.13Implementasi Halaman Bagian
Pada halaman bagian, hak akses user masih sama yaitu insert, edit dan
delete. Halaman bagian menunjukkan data bagian yang ada dalam
perusahaan. User dapat menambah data bagian langsung dari form bagian
dengan menuliskan data pada textfieldyang ada, kemudian klik simpan. Data
yang berhasil disimpan akan tampil pada tabel daftar bagian yang ada
dibawahnya. Edit dan delete dapat dilakukan dengan meng-click tombol
“edit” disamping data yang akan dirubah, sedangkan click “Hapus” jika ingin
menghapus data.
33
Halaman Penggajian
Gambar 4.14Implementasi Halaman Penggajian
Halaman penggajian akan menampilkan data penggajian yang telah
terdaftar dalam database. Disini pengolahan data penggajian mulai dari jam
kerja, gaji pokok, komponen pendapatan dan juga pengurangnya hingga
menghasilkan gaji bersih. Penghapusan data karyawan dapat dilakukan
dengan meng-clicktombol “Hapus”. Pengeditan data karyawan dapat
dilakukan dengan meng-clicktombol “Edit” pada sisi kanan data yang dipilih,
selanjutnya akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.15 Edit Penggajian
34
Pengeditan dapat dilakukan dengan mengganti data setelah selesai
clicktombol “update”. Maka data akan berganti sesuai update terbaru.
Halaman Karyawan sebagai User
Gambar 4.16 User- Karyawan
Karyawan sebagai User dapat melakukan login seperti admin, namun
karyawanharus masuk ke login karyawan. Username diisi dengan nama
karyawan dan password diisi dengan nik sesuai yang terdaftar dalam
database. Setelah berhasil maka akan menampilkan data gaji yang diterima
oleh karyawan tersebut. Slip gaji dapat tampil dengan meng-clicktombol Slip
dan akan tampil seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.17SlipGaji
2.4.2. Analisis Sistem
Sistem penggajian pada perusahaan menggunakan aplikasi desktop.
Penyampaian informasi gaji kepada karyawan juga menggunakan kertas dan
memerlukan waktu tersendiri untuk menyiapkannya. Dengan adanya sistem
35
penggajian berbasis web ini maka karyawan dapat menerima informasi gaji
secara up-to-dateketika data gaji telah diinputkan oleh administrator.
Perincian gaji juga dapat dilihat dimana saja dan kapan saja karena dapat
diakses secara online. Kemudahan juga dapat diperoleh admin Payroll, karena
tidak harus menyiapkan slip gaji karyawan.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
1.1.Prosedur Penggajian di PT Sai Apparel Industries
1. Setiap hari karyawan datang dan melakukan absen menggunakan
Kartu Absen (KA) ke dalam mesin Check-roll. Kemudian KA
diletakkan ditempat yang disediakan. Selanjutnya setelah jam masuk,
recorder mulai memeriksa, memastikan bahwa KA digunakan
semestinya kemudian merekap data kehadiran ke dalam Daftar
Hadir/Lembur (DHL) yang sudah di ambil pada hari sebelumnya.
2. DHL diberikan kepada bagian Payroll ketika pekerjaan mereka selesai.
Recorder mengambil DHL yang baru untuk hari berikutnya. Apabila
terdapat keryawan yang lembur, maka Surat Perintah Lembur (SPL)
dari bagian personalia akan di lampirkan bersama KA diberikan ke
bagian Payroll Audit.
3. Berdasarkan DHL bagian Payroll mennginputkan data kehadiran
karyawan kedalam komputer sebagai dasar pembuatan gaji karyawan
dan nantinya akan menghasilkan Input Kehadiran Karyawan (IKK),
Daftar Overtime (DO) untuk dikirimkan ke Audit Payroll untuk
dicocokkan kembali.
4. Setelah bagian Payroll selesai menginputkan data kehadiran karyawan,
selanjutnya akan membuat IKK, DO dan diberikan ke Payroll audit.
Payroll audit akan mulai memeriksa KA, SPL dengan IKK dan DO.
22
23
Apabila sama maka akan Payroll akan membuat Rekap Gaji Karyawan
(RGK), Tanda Terima Gaji (TTG), dan Slip Gaji Karyawan 2 periode
untuk tiap bulannya. Apabila pada pemeriksaan Payroll Audit
ditemukan kesalahan, maka akan diberitahukan pada bagian Payroll
untuk memperbaikinya. SPL diarsip oleh Audit Payroll dan pada akhir
periode KA akan diarsip.
5. Setelah RGK dibuat, maka bagian Payroll memberikan RGK dan TTG
kepada Finance Manager. Kemudian Finance Manager memeriksa
keduanya. Jika terdapat kesalahan maka akan diberitahukan kepada
Payroll untuk memperbaiki keduanya, dan jika tidak terdapat
kesalahan maka Finance Manager akan segera mentransfer gaji ke
Bank.
6. Setelah mendapat bukti transfer dari Bank, bukti transaksi akan
diberikan kepada bagian Accounting untuk dijurnal. RGK akan diarsip
oleh Payroll.
7. TTG dan Slip Gaji diberikan ke Recorder untuk diserahkan kepada tiap
karyawan pada bagiannya.
8. Bagi Karyawan yang telah menerima haknya harus menandatangani
TTG, dan jika terdapat kesalahan pada perhitungan gaji dapat
melakukan complain gaji. Recorder akan menyampaikan complain gaji
karyawan kepada Audit Payroll.
9. Setelah diperiksa oleh semua bagian yang bersangkutan dan terdapat
kesalahan, maka sisa gaji akan diakumulasikan pada periode
selanjutnya.
24
1.2.JadwalPengembangan Sistem Penggajian Berbasis Web
Tabel 4.1 Jadwal PengembanganSistem
Jadwal Pengembangan Sistem Penggajian Berbasis Web
Bulan Ke
Uraian
1
-
Mengamati Prosedur Penggajian
Perusahaan
Menentukan User yang terlibat dan
batasannya
2
-
Membuat Desain dan Perancangan
Sistem termasuk User Interface
3
-
Implementasi Program
1.3.Rancangan Aplikasi Penggajian Berbasis Web
4.3.1. Desain Sistem Penggajian
Gambaran Database dan Pengaksesnya
Karyawan
Payroll
Basis Data Perusahaan
Finance Manager
Personalia
Gambar 4.1 Database dan Pengaksesnya
Gambar
diatas
menunjukkan
bahwa
semua
user
yang terlibat
hanya
memanfaatkan satu database saja, yaitu database perusahaan. Semua data yang di
perbarui oleh administrator secara otomatis akan tersimpan pada database, dan
pada saat user mengirimkan permintaan maka akan tampil informasi yang paling
terbaru.
25
USE CASE DIAGRAM PENGGAJIAN BERBASIS WEB
MENGOLAH DATA
PENGGAJIAN
KARYAWAN
LOGIN
ADMIN/
PAYROLL
MELIHAT REKAP GAJI
KARYAWAN
MENGOLAH DATA
KARYAWAN
ADMIN/
PAYROLL
MANAGER
FINANCE
Gambar 4.2 Usecase Diagram
User dan Batasan :
1. Karyawan
-
Login : Sebelum melihat data penggajian, karyawan harus login
terlebih dahulu.
-
Melihat Slip Gaji Karyawan .
2. Admin / Payroll-Penggajian
-
Login : Untuk masuk ke dalam sistem, maka payroll harus login
terlebih dahulu.
-
Mengolah Data Penggajian : Payroll memiliki peran untuk mengolah
data penggajian karyawan.
-
Berhak menambah daftar admin.
26
3. Admin / Payroll-Data Karyawan
-
Login untuk meng-input data karyawan, mengolah data karyawan.
-
Berhak menambah daftar admin.
4. Manager Finance
-
Login : Manager melakukan login admin untuk dapat melihat laporan
gaji.
-
Manager juga diperbolehkan melihat seluruh kegiatan Admin Payroll
guna menjalankan pengawasan terhadap pekerjaan Admin.
-
Berhak menambah daftar admin.
Diagram Konteks Sistem yang sedang berjalan
Rekap Hadir/Lembur
Kartu Absen
Admin / Payroll
Laporan Gaji
Tanda Terima Gaji
Slip Gaji
Laporan Gaji
Sistem Penggajian
Karyawan
Slip Gaji
Gambar 4.3 Diagram Konteks
Finance Manager
27
DFD Diagram 1 Level-2 Sistem Penggajian
Admin/ Payroll
Data kry
bagian
Karyawan
Slip gaji
1.3
Olah Penggajian
1.1
Olah Data
Karyawan
karyawan
penggajian
Laporan gaji
Tanda terima gaji
Finance Manager
Gambar4.4 DFD Diagram 1 Level-2
4.3.2. Desain User Interface
1. Halaman Utama
Logo Perusahaan
4. Halaman Karyawan
Logo Perusahaan
penggajian
Admin
Karyawan
Cari
Username
Password
5. Halaman Penggajian
Logo Perusahaan
Karyawan
Admin
Tambah
Data
Keluar
Data Penggajian
3. Halaman Administrator
Logo Perusahaan
Tambah
Admin
Data Admin
Nama, nik
Pendapat
an
Keluar
2. Halaman Login
Login
Slip Gaji
Admin
Data Karyawan
Logo Perusahaan
7. Slip Gaji
6. Halaman Laporan Gaji
Nama Perusahaan
Laporan Gaji
Periode
Data Penggajian
Gambar 4.5 Desain User-Interface
Potongan
28
Halaman awal yang akan tampil adalah Halaman Utama, yaitu halaman
yang akan menentukan batasan user. Jika user adalah karyawan maka harus click
tombol karyawan, dan selain karyawan dapat meng-click tombol admin. Seperti
yang sudah dijelaskan pada perancangan desain sebelumnya, bahwa dengan login
ke admin maka proses pengolahan data admin, karyawan dan penggajian dapat
terjadi.
Gambar 4.6 Relasi Tabel
29
1.4.Implementasi, Pengujian dan Analisis Sistem
2.4.1. Implementasi dan Pengujian Sistem
Halaman Utama
Gambar 4.7Implementasi Halaman Utama
Halaman awal yang akan tampil adalah Halaman Utama, yaitu
halaman index.php yang akan menentukan batasan user. Jika user adalah
karyawan maka harus click tombol karyawan, dan selain karyawan dapat
meng-click tombol admin. Seperti yang sudah dijelaskan pada perancangan
desain sebelumnya, bahwa dengan login ke admin maka proses pengolahan
data admin, karyawan dan penggajian dapat terjadi.
ADMIN
KARYAWAN
Halaman Login
Gambar 4.8Implementasi Halaman Login
30
Halaman Login Administrator merupakan halaman yang harus di
lewati admin sebelum melakukan pengolahan data karyawan maupun
penggajian. Admin harus memasukkan username dan password sesuai dengan
yang tersimpan pada database.
Halaman Administrator
Gambar 4.9Implementasi Halaman Administrator
Daftar Administrator merupakan halaman dimana data admin untuk
login tertera disini. Admin juga diperbolehkan menambah, merubah dan
menghapus data admin.
Gambar 4.10Form Tambah Admin
31
Ketika akan melakukan penambahan data admin, maka user harus
mengisi data pada tabel yang disediakan. Jika data sudah di isi semua,
selanjutnya clicktombol “simpan”. Maka data akan tersimpan pada tabel
daftar admin.
Gambar 4.11EditAdmin
Pada kolom pilihan, user dapat melakukan hak aksesnya yaitu “edit”
untuk masuk ke linkhalaman edit admin dan „hapus” untuk menghapus data
yang telah tersimpan pada database.
Halaman Karyawan
Gambar 4.12 Implementasi Halaman Karyawan
32
Halaman ini menunjukkan daftar karyawan yang sudah terdaftar pada
database, dan jika admin ingin menambahkan karyawan dapat menambahkan
langsung pada satu halaman. Admin juga dapat melakukan perubahan data
bagian dan dapat menghapusnya.
Halaman Bagian
Gambar 4.13Implementasi Halaman Bagian
Pada halaman bagian, hak akses user masih sama yaitu insert, edit dan
delete. Halaman bagian menunjukkan data bagian yang ada dalam
perusahaan. User dapat menambah data bagian langsung dari form bagian
dengan menuliskan data pada textfieldyang ada, kemudian klik simpan. Data
yang berhasil disimpan akan tampil pada tabel daftar bagian yang ada
dibawahnya. Edit dan delete dapat dilakukan dengan meng-click tombol
“edit” disamping data yang akan dirubah, sedangkan click “Hapus” jika ingin
menghapus data.
33
Halaman Penggajian
Gambar 4.14Implementasi Halaman Penggajian
Halaman penggajian akan menampilkan data penggajian yang telah
terdaftar dalam database. Disini pengolahan data penggajian mulai dari jam
kerja, gaji pokok, komponen pendapatan dan juga pengurangnya hingga
menghasilkan gaji bersih. Penghapusan data karyawan dapat dilakukan
dengan meng-clicktombol “Hapus”. Pengeditan data karyawan dapat
dilakukan dengan meng-clicktombol “Edit” pada sisi kanan data yang dipilih,
selanjutnya akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.15 Edit Penggajian
34
Pengeditan dapat dilakukan dengan mengganti data setelah selesai
clicktombol “update”. Maka data akan berganti sesuai update terbaru.
Halaman Karyawan sebagai User
Gambar 4.16 User- Karyawan
Karyawan sebagai User dapat melakukan login seperti admin, namun
karyawanharus masuk ke login karyawan. Username diisi dengan nama
karyawan dan password diisi dengan nik sesuai yang terdaftar dalam
database. Setelah berhasil maka akan menampilkan data gaji yang diterima
oleh karyawan tersebut. Slip gaji dapat tampil dengan meng-clicktombol Slip
dan akan tampil seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.17SlipGaji
2.4.2. Analisis Sistem
Sistem penggajian pada perusahaan menggunakan aplikasi desktop.
Penyampaian informasi gaji kepada karyawan juga menggunakan kertas dan
memerlukan waktu tersendiri untuk menyiapkannya. Dengan adanya sistem
35
penggajian berbasis web ini maka karyawan dapat menerima informasi gaji
secara up-to-dateketika data gaji telah diinputkan oleh administrator.
Perincian gaji juga dapat dilihat dimana saja dan kapan saja karena dapat
diakses secara online. Kemudahan juga dapat diperoleh admin Payroll, karena
tidak harus menyiapkan slip gaji karyawan.