PROSES INPUT DATA PENILAIAN KINERJA PEGA
LAPORAN MAGANG
PROSES INPUT DATA PENILAIAN KINERJA PEGAWAI DPPKAD
KABUPATEN KLATEN KE DALAM SIMAKSI 2012
Disusun untuk memenuhi persyaratan mencapai gelar Ahli Madya
Dosen Pembimbing:
Siti Muslihah, S.E., M.Sc.
Handaka, S.E.
Oleh:
Dinda Orieama Yoga Pratica
13/344910/SV/03425
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPARTEMEN EKONOMIKA DAN BISNIS
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2016
HALAMAN PERSETUJUAN
Nama
: Dinda Orieama Yoga Pratica
NIM
: 13/344910/SV/03425
Program Studi : Akuntansi
Judul
: Proses Input Data Penilaian Kinerja Pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten ke Dalam Simaksi 2012
Menyetujui:
Dosen Pembimbing Magang
Dosen Pembimbing Lapangan
Siti Muslihah, S.E., M.Sc.
Mengetahui:
Ketua Program Studi Akuntansi
Dra.Sumirah, M.Si.
ii
UNIVERSITAS GADJAH MADA
DEPARTEMEN EKONOMIKA DAN BISNIS, SEKOLAH VOKASI
PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG
Dengan ini saya menyatakan bahwa laporan pelaksanaan magang dengan
judul:
Proses Input Data Penilaian Kinerja Pegawai DPPKAD Kabupaten
Klaten ke Dalam Simaksi 2012
adalah hasil karya saya pribadi.
Dengan ini saya menyatakna bahwa dengan sesungguhnya tidak terdapat
keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara
menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang
menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain, yang saya
akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri, dan atau tidak terdapat bagian atau
keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang
lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja ataupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik laporan magang yang saya ajukan sebagai
tulisan saya sendiri. Apabila dikemudian hari terbukti bahwa saya ternyata
melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah adalah
iii
hasil pemikiran saya sendiri, berarti saya bersedia untuk melepaskan semua hak
yang telah diberikan oleh Universitas Gadjah Mada.
Yogyakarta, 29 Maret 2016
Pembuat Pernyataan
Dinda Orieama Yoga Pratica
Mengetahui:
Ketua Program Studi Akuntansi
Dra. Sumirah, M.Si.
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas berkat dan
rahmat-Nya penulis mampu menyelesaiakan Laporan Kegiatan Magang di Dinas
Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kabupaten
Klaten ini dengan lancar. Laporan ini disusun sebagai syarat mencapai gelar Ahli
Madya. Dengan selesainya kegiatan magang yang dilakukan di DPPKAD
Kabupaten Klaten selama dua bulan dan juga terselesaikannya laporan kegiatan
magang ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan
masukan dan atau saran kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Dra. Sumirah, M.Si., Ak., selaku Kepala Program Studi Akuntansi
Departemen Ekonomika dan Bisnis SV UGM.
2. Siti Muslihah, S.E., M.Sc., selaku Dosen Pembimbing Magang (DPM)
yang telah memberikan bimbingan serta arahan kepada penulis dari awal
hingga selesainya penulisan.
3. Handaka, S.E., selaku Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) yang telah
memberikan arahan selama kegiatan magang yang dilaksanakan di
instansinya.
4. Sekretaris dan Kepala Sub Bagian Sekretariat beserta stafnya yang telah
memberikan dukungannya atas jalannya kegiatan magang selama dua
bulan.
5. Orang tua, yang telah memberikan doa dan dukungan penuh baik lahir
maupun batin atas jalannya kegiatan magang serta penyelesaian laporan
kegiatan magang ini.
6. Teman-teman, yang saling memberikan dukungan atas kelancaran kegiatan
magang dan penyelesaian laporan kegiatan magang ini.
7. Pihak lain yang telah membantu yang tidak bisa penulis sebutkan satu per
satu.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
laporan magang ini mengingat keterbatasan baik itu ilmu pengetahuan, wawasan,
maupun pengalaman yang penulis miliki. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun sangat penulis harapkan.
Yogyakarta, Maret 2016
Penulis
v
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................ ii
PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG .......... iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1.
Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2.
Tujuan Magang......................................................................................... 3
1.3.
Manfaat Magang....................................................................................... 3
BAB II PELAKSANAAN MAGANG ................................................................... 5
2.1.
Institusi ..................................................................................................... 5
2.1.1.
Profil DPPKAD Kabupaten Klaten................................................... 5
2.1.2.
Fungsi DPPKAD Kabupaten Klaten ................................................. 6
2.1.3.
Visi DPPKAD Kabupaten Klaten ..................................................... 6
2.1.4.
Misi DPPKAD Kabupaten Klaten .................................................... 7
2.1.5.
Tujuan DPPKAD Kabupaten Klaten ................................................ 8
2.1.6.
Kebijakan DPPKAD Kabupaten Klaten ........................................... 9
2.2.
Struktur Organisasi ................................................................................... 9
2.3.
Tugas Pokok dan Fungsi Instansi ........................................................... 13
2.4.
Bentuk Kegiatan Magang ....................................................................... 13
BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 20
3.1.
Proses Input Data Kinerja Pegawai ke Dalam SIMAKSI 2012 ............. 20
3.1.1
Membuka Aplikasi SIMAKSI 2012 versi 2.3 ................................. 21
3.1.2
Mengubah Formasi Kepegawaian ................................................... 22
3.1.3
Menginput Penilaian Kinerja Pegawai ............................................ 24
3.1.4
Mencetak Form Penilaian Kinerja Pegawai .................................... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 33
4.1.
Kesimpulan ............................................................................................. 33
4.2.
Saran ....................................................................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 35
LAMPIRAN .......................................................................................................... 36
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Gambar 2.
Gambar 3.
Gambar 4.
Gambar 5.
Gambar 6.
Gambar 7.
Gambar 8.
Gambar 9.
Gambar 10.
Gambar 11.
Gambar 12.
Gambar 13.
Gambar 14.
Gambar 15.
Gambar 16.
Gambar 17.
Struktur Organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten........................... 12
Struktur Organisasi Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten ........ 14
Tampilan Awal SIMAKSI 2012 versi 2.3....................................... 21
Tampilan Awal pada Formasi Kepegawaian .................................. 22
Form Formasi (1) ............................................................................ 23
Form Formasi (2) ............................................................................ 23
Penilaian Kerja PNS (1) .................................................................. 24
Penilaian Kerja PNS (2) .................................................................. 25
Penilaian Kerja PNS (3) .................................................................. 26
Penilaian Kerja PNS (4) .................................................................. 27
Penilaian Kerja PNS (5) .................................................................. 28
Penilaian Kerja PNS (6) .................................................................. 29
Penilaian Kerja PNS (7) .................................................................. 29
Formulir SKP PNS .......................................................................... 30
Formulir Pengukuran SKP PNS ...................................................... 31
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 1) .............................. 31
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 2) .............................. 32
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Sertifikat Magang
Lampiran 2. Surat Keterangan Pelaksanaan Magang
Lampiran 3. Lembar Penilaian Magang
Lampiran 4. Kartu Bimbingan Magang
viii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Bab III Pasal 3 ayat
(1) dan (2), Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten berkedudukan sebagai unsur pelaksana otonomi
daerah di bidang pendapatan, pengelolaan keuangan dan asset daerah yang
dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kepala Dinas DPPKAD membawahi 1
Sekretariat yang terdiri dari sekretaris dan 3 sub bagian, 5 bidang yang memiliki
12 seksi, serta membawahi UPTD dan Kelompok Jabatan Fungsional.
Di dalam sekretariat terdiri dari 3 sub bagian, salah satunya adalah sub
bagian umum dan kepegawaian. Pada sub bagian umum dan kepegawaian,
terdapat jabatan-jabatan yang salah satunya adalah pengadministrasi kepegawaian
yang memiliki uraian tugas sebagai berikut:
1.
Mengadministrasikan Usulan Kenaikan Pangkat;
2.
Mengadministrasikan Usulan kenaikan Gaji Berkala;
3.
Mengadministrasikan Usulan Pensiun PNS;
4.
Mengadministrasikan Permohonan KARPEG, KARIS Dan KARSU;
5.
Mengadministrasikan Permohonan Formasi, Ijin Belajar Dan Diklat;
6.
Mengadministrasikan Permohonan Cuti Pegawai;
7.
Menyusun DUK Pegawai;
8.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan;
1
9.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang
tugasnya.
Dalam
melaksanakan
tugasnya,
seringkali
direpotkan
dengan
diharuskannya melaporkan penilaian kinerja pegawai yang tidak sedikit
jumlahnya sehingga diperlukan ketelitian terhadap kinerja pegawai beserta datadata yang melengkapinya. Untuk itu, guna membantu dalam menyusun laporan
penilaian kinerja pegawai Badan Kepegawaian Daerah (BKD) membuat suatu
program penilaian kinerja pegawai yaitu SIMAKSI dengan versi terakhirnya yaitu
SIMAKSI 2012. Diibaratkan dalam suatu perusahaan, diharapkan pegawai yang
menjabat di bagian ini telah mengenal baik kinerja dari setiap pegawai, sehingga
dalam penilaiannya pun akan lebih akurat demi kelancaran tujuan suatu
organisasi/perusahaan.
Oleh karena pada bulan Januari merupakan batas akhir penyampaian
Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun 2015, penulis mengambil topik mengenai
“PROSES INPUT DATA PENILAIAN KINERJA PEGAWAI
DPPKAD
KABUPATEN KLATEN KE DALAM SIMAKSI 2012”.
2
1.2.
Tujuan Magang
Dalam melaksanakan tugas magang di Dinas Pendapatan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kabupaten Klaten,
terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai penulis yaitu:
1.
Untuk mengetahui proses input data penilaian kinerja
pegawai ke dalam SIMAKSI 2012.
2.
Menambah wawasan, keterampilan serta bekal pengalaman
dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
3.
Untuk merasakan etos kerja pada sub bagian umum dan
kepegawaian di jabatan pengadministrasi kepegawaian secara
khusus dan Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten secara
umum.
4.
Untuk mengetahui cara kerja dan struktur organisasi pada
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten.
1.3.
Manfaat Magang
Berdasarkan tujuan magang yang telah penulis uraikan di atas, manfaat
magang yang didapatkan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1.
Mengetahui proses input data penilaian kinerja pegawai ke
dalam SIMAKSI 2012.
2.
Menambah wawasan, keterampilan serta bekal pengalaman
dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
3
3.
Dapat merasakan etos kerja pada sub bagian umum dan
kepegawaian di jabatan pengadministrasi kepegawaian secara
khusus dan Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten secara
umum.
4.
Mengetahui cara kerja dan struktur organisasi pada Dinas
Pendapatan
Pengelolaan
Keuangan
dan
Aset
Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten.
4
BAB II
PELAKSANAAN MAGANG
2.1.
Institusi
2.1.1. Profil DPPKAD Kabupaten Klaten
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) merupakan penggabungan dari keuangan, pendapatan, dan
asset daerah. Dahulunya bernama DIPENDA akan tetapi untuk
memudahkan pekerjaan akhirnya dibentuklah SKPD baru yang bernama
DPPKAD. Berdiri pada Maret 2009. Pegawai yang berada di bawah
wewenang DPPKAD berjumlah 137 orang. Berdirinya DPPKAD adalah
sebagai salah satu lembaga teknis daerah yang dilatarbelakangi oleh
perubahan pengelolaan keuangan daerah yaitu kepala daerah diwajibkan
untuk menyusun laporan pertanggujawaban keuangan daerah yang terdiri
dari laporan realisasi APBD, Neraca Daerah, Laporan Arus Kas, dan
CaLK. Konsekuensi logis dari perubahan pertanggujawaban tersebut maka
dibentuklah DPPKAD guna terintregasinya pengelolaan keuangan yang
meliputi
pencatatan
dan
pertanggujawaban
penerimaan
kas
dan
pengeluaran kas, serta asset atau barang daerah.
DPPKAD Kabupaten Klaten terletak dilantai 2 dan 3 Blok C
Lingkungan Kantor Bupati Klaten Jalan Pemuda Nomor 294 Klaten.
Pimpinan Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
Kabupaten Klaten disebut Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan
tanggungjawab kepada Bupati Melalui Sekretaris
Daerah. Jumlah
5
pegawainya adalah 137 pegawai, yang tersebar di 1 Sekretariat, 5 Bidang
dan 15 subbagian atau seksi. Untuk saat ini peraturan yang mengatur
adalah Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 tentang Organisasi dan
Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten.
2.1.2. Fungsi DPPKAD Kabupaten Klaten
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Nomor 7 Tahun
2011 pasal 5, DPPKAD mempunyai fungsi:
a. Perumusan
kebijakan
teknis
di
bidang
pendapatan,
pengelolaankeuangan dan asset daerah.
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di
bidang pendapatan pengelolaan keuangan dan asset daerah.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pendapatan
pengelolaan keuangan dan asset daerah.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai
dengan tugas dan fungsi.
2.1.3. Visi DPPKAD Kabupaten Klaten
Dalam
rangka
mendukung
visi
Kabupaten
Klaten
yaitu
“Mewujudkan Masyarakat Kabupaten Klaten yang Toto, Titi, Tentrem
Kertoraharjo” khususnya dalam hal daya saing dan kemandirian daerah,
maka DPPKAD Kabupaten Klaten yang mengemban tugas melaksanakan
urusan pemerintah di bidang Pendapatan, Keuangan Daerah dan Aset
Daerah menetapkan visi:
6
“Terwujudnya Pengelolaan Pendapatan, Keuangan Daerah, dan
Aset Daerah yang tertib, transparan, dan akuntabel”
Artikulasi kata :
Pengelolaan Pendapatan, Keuangan Daerah dan Aset Daerah
berarti urusan Pemerintah Daerah di bidang pendapatan,
pengelolaan keuangan dan aset daerah sesuai dengan Perda
Nomor 7 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah.
Tertib berarti teratur, menurut peraturan yang berlaku.
Transparan
mempunyai
arti
bahwa
informasi
tentang
pengelolaan pendapatan, keuangan dan aset daerah mudah
diperoleh
dan
dimengerti
oleh
masyarakat
dan
para
stakeholders.
Akuntabel artinya mampu memberikan pertanggungjawaban
kepada stakeholders-nya.
2.1.4. Misi DPPKAD Kabupaten Klaten
Untuk mewujudkan visi sebagaimana dimaksud diatas maka
ditetapkan misi-misi DPPKAD Kabupaten Klaten sebagai berikut:
a. Pemantapan pengelolaan pendapatan, keuangan daerah, dan
pengelolaan aset daerah (PPKAD) secara tertib, transparan dan
akuntabel sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7
b. Menciptakan keterpaduan pengelolaan PPKAD dimulai dari
perumusan kebijakan pelaksanaan program kegiatan hingga
pelaporan dan evaluasi.
c. Penyempurnaan peraturan-peraturan di bidang pengelolaan
pendapatan, keuangan daerah, dan pengelolaan aset daerah.
d. Pemberdayaan sarana dan prasarana pendukung kelancaran
pelaksanaan tupoksi pengelolaan pendapatan, keuangan daerah
dan pengelolaan aset daerah.
e. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) pengelola
PPKAD
dan
meningkatkan
kualitas
pelayanan
kepada
masyarakat.
2.1.5. Tujuan DPPKAD Kabupaten Klaten
Tujuan merupakan hasil akhir (results) yang ingin dicapai dalam
mewujudkan visi dan misinya melalui serangkaian program dan kegiatan.
Tujuan juga merupakan arah (direction) yang akan menunjukan kemana
tujuan (destination) yang ingin dicapai di masa yang akan datang.
Tujuan yang diemban oleh Dinas Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kabupaten Klaten, antara lain :
a. Mewujudkan Sistem Pengelolaan Pendapatan, Keuangan
Daerah, dan Aset Daerah yang aplikabel dan akuntabel sesuai
dengan peraturan perundangan yang berlaku.
b. Menyiapkan berbagai peraturan pengelolaan PPKAD sesuai
kondisi daerah dan peraturan yang ada.
8
c. Mewujudkan aparat pengelolaan PPKAD yang profesional.
d. Mewujudkan sarana dan prasarana serta data di bidang
pendapatan, keuangan daerah, dan aset daerah yang memadai
kepada masyarakat.
e. Meningkatkan kualitas pelayanan baik kepada Satuan Kerja
Perangkat
Daerah
(SKPD)
maupun
masyarakat
pada
umumnya.
2.1.6. Kebijakan DPPKAD Kabupaten Klaten
Dalam rangka mewujudkan visi, tujuan, dan sebagai penjabaran
sekaligus implementasi dari misi sebagai rangkuman atau kerangka dari
rencana
program
kegiatan
disusun
kebijakan
Dinas
Pendapatan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Klaten, meliputi:
a. Reformasi dan restrukturasi regulasi di bidang pendapatan,
keuangan, dan aset daerah.
b. Pemantapan
sistem
pengelolaan
pendapatan,
keuanagan
daerah, dan pengelolaan aset daerah.
c. Peningkatan sarana dan prasarana, sumber daya manusia serta
peningkatan
kualitas
pelayanan
di
Dinas
Pendapatan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Klaten.
2.2.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset
Daerah Kabupaten Klaten berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Klaten
9
Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan,
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Klaten terdiri dari:
1.
Kepala Dinas
2.
Sekretariat
a. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3.
Bidang Pendapatan Asli Daerah
a. Seksi Pendataan dan Penilaian
b. Seksi Penetapan dan Pelayanan
c. Seksi Penagihan dan Pemungutan
4.
Bidang Anggaran
a. Seksi Penyusunan Teknis Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah
b. Seksi Penyusunan Kebijakan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah
5.
Bidang Perbendaharaan
a. Seksi Kas Daerah
b. Seksi Belanja Gaji
c. Seksi Belanja Non gaji
6.
Bidang Akuntansi dan Pembiayaan
a. Seksi Akuntansi
b. Seksi Pembiayaan
10
7.
Bidang Aset Daerah
a. Seksi Pengadaan dan Pemberdayaan Aset
b. Seksi Inventarisasi dan Penghapusan Aset
8.
UPTD
9.
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang
terbagi dalam beberapa kelompok sesuai dengan bidang keahliannya dan diangkat
dari pegawai negeri sipil sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
11
Struktur organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten tergambar seperti pada
bagan berikut ini:
Gambar 1.
Struktur Organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten
12
2.3.
Tugas Pokok dan Fungsi Instansi
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Organisasi
dan Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten Pasal (4), DPPKAD mempunyai
tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang pendapatan
pengelolaan keuangan dan asset daerah. Sementara menurut pasal (5), DPPKAD
mempunyai fungsi antara lain:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pendapatan pengelolaan
keuangan dan asset daerah;
2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
pendapatan pengelolaan keuangan dan asset daerah;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pendapatan pengelolaan
keuangan dan asset daerah; serta
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsi.
2.4.
Bentuk Kegiatan Magang
Kegiatan magang penulis lakukan selama 2 (dua) bulan yang dimulai pada
tanggal 11 Januari 2016 sampai dengan 11 Maret 2016. Kegiatan tersebut
dilaksanakan di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten dengan alamat Jalan Pemuda Nomor 294 Klaten.
Penulis melaksanakan kegiatan tersebut di sub bagian umum dan
kepegawaian secretariat DPPKAD Kabupaten Klaten. Sekretariat DPPKAD
Kabupaten Klaten memiliki 3 (tiga) sub bagian yang masing-masing dikepalai
13
oleh kepala sub bagian yang bersangkutan. Berikut adalah struktur organisasi
secretariat DPPKAD Kabupaten Klaten.
Gambar 2.
Struktur Organisasi Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten
14
Dalam melaksanakan kegiatan magang, penulis membantu bagian umum
dan kepegawaian antara lain:
1. Membuat Penilaian Kinerja Pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten
Tahun 2015 dengan menggunakan aplikasi SIMAKSI 2012.
2. Membuat Bezetting Pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten Tahun
2010 sampai dengan 2016. Bezetting Pegawai terdiri dari 6 (enam)
formulir antara lain:
a. Formulir 2
Formulir 2 berupa tabel yang berisi golongan/ruang, bezetting
tahun yang bersangkutan, jumlah kenaikan pangkat awal tahun
yang bersangkutan, pengangkatan pegawai baru, penarikan
kembali pegawai, mutasi pegawai, PNS yang berhenti pada
tahun
yang
bersangkutan,
besetting
akhir
tahun
yang
bersangkutan.
b. Formulir 3
Formulir 3 berupa tabel Pengolahan Formasi Tahun Anggaran
2010 sampai dengan 2016. Isi dari tabel tersebut berupa
golongan/ruang, besetting awal tahun anggaran (TA) yang
bersangkutan, kenaikan pangkat TA yang bersangkutan,
keadaan setelah kenaikan pangkat TA yang bersangkutan,
penarikan kembali pegawai selama TA yang bersangkutan,
mutasi pegawai selama TA yang bersangkutan, pengangkatan
pegawai baru TA yang bersangkutan, pegawai yang mencapai
15
batas usia pension (BUP) TA yang bersangkutan, dan formasi
TA yang bersangkutan.
c. Formulir 4
Formulir 4 berisi tabel daftar jumlah pegawai yang berhenti,
pension, dan meninggal dunia tahun anggaran 2010 sampai
dengan 2016. Isi dari tabel tersebut berupa unit organisasi dan
nama jabatan, jumlah pegawai yang berhenti, pension, dan
meninggal dunia pada TA yang bersangkutan, dan jumlah
keseluruhan.
d. Formulir 5
Formulir 5 berupa tabel rekapitulasi jumlah pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten tahun anggaran 2010 sampai dengan 2016.
Data-data yang ditampilkan pada formulir ini merupakan hasil
rekapitulasi dari formulir-formulir sebelumnya yaitu formulir 2,
3, dan 4. Adapun isi / rincian dari tabel ini yaitu unit organisasi,
data kelembagaan berupa eselon (I, II, III, IV, dan IV), data
bezetting menurut kelompok jabatan berupa tenaga structural,
tenaga teknis, dan tenaga administrasi, menurut golongan/ruang
dari golongan I a sampai dengan IV e, menurut tingkat
pendidikan dari tingkat SD hingga S-3, jumlah pegawai yang
mencapai BUP TA yang bersangkutan, serta usulan tambahan
formasi TA yang bersangkutan yang terdiri dari tenaga teknis
dan tenaga administrasi.
16
e. Formulir 5R
Formulir 5R berupa tabel rekapitulasi usul tambahan pegawai
baru menurut jabatan pada tahun 2010 sampai dengan 2016.
Rincian dari tabel ini yaitu nama jabatan, kualifikasi jenjang
yang terdiri dari jenjang dan jurusan, golongan/ruang, jumlah,
dan rencana penempatan.
f. Formulir 8
Formulir 8 berupa tabel susunan jabatan utama DPPKAD
Kabupaten Klaten dari tahun anggaran 2010 sampai dengan
2016. Isi dari tabel ini yaitu uraian struktur dan jabatan,
golongan/ruang gaji yang dikelompokkan berdasarkan jenis
kelamin, dan keterangan.
3. Melakukan dan membuat Analisis Beban Kerja (ABK) Pegawai
DPPKAD Kabupaten Klaten Tahun 2016. Dalam melakukan
Analisis Beban Kerja, terdapat 3 formulir antara lain:
a. Data Analisis Beban Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten tahun
anggaran 2013 sampai dengan 2016 yang disusun berdasarkan
jabatan yang terdiri dari 15 jabatan.
b. Rekapitulasi Analisis Beban Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten
tahun anggaran 2013 sampai dengan 2016 yang berisi nama
jabatan, jumlah pegawai saat ini beserta hasil ABK yang
didapatkan kelebihan/kekurangan tanaga kerja. Jika hasil ABK
17
lebih besar daripada jumlah pegawai saat ini, maka dilakukan
usulan pegawai baru untuk jabatan yang kekurangan pegawai.
c. Kebutuhan PNS pada DPPKAD Kabupaten Klaten tahun
anggaran 2013 sampai dengan 2016 yang berisi rekapitulasi dari
tabel-tabel sebelumnya.
4. Membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten Tahun 2010 sampai dengan 2016 untuk kurang
lebih 140 pegawai. Dalam membuat DUK, penulis menggunakan
aplikasi Ms. Excel yang berupa tabel. Adapun isi dari tabel tersebut
yaitu nomor, nama pegawai, NIP, tanggal lahir, pangkat, golongan,
TMT golongan, jabatan, TMT jabatan, masa kerja keseluruhan,
diklat, pendidikan, tahun kelulusan.
5. Membuat Pakta Integritas untuk 137 pegawai DPPKAD Kabupaten
Klaten.
6. Membuat Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) Pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten tahun anggaran 2016. Dalam membuat (AKD),
terdapat 3 (tiga) tahap yaitu:
a. Membuat ajuan analisis kebutuhan diklat berupa surat.
b. Membuat form1 yang berisi data 137 pegawai masing-masing
beserta uraian tugas sesuai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
masing-masing pegawai.
18
c. Membuat form2 yang berisi rekapitulasi dari form1 mengenai
jumlah pegawai yang membutuhkan diklat untuk kemudian
dilakukan usulan diklat sesuai bidangnya.
7. Membuat Analisis Jabatan tahun anggaran 2016 yang teridiri dari
eselon-eselon DPPKAD mulai kepala dinas, sekretaris, kepala
bidang, kepala sub bagian, dan kepala seksi.
8. Membantu pegawai dalam menginput data pajak mereka ke dalam
e-Filing dan mencetak bukti penerimaan elektroniknya (BPE).
9. Melaksanakan kegiatan lain terkait dengan pengadministrasi umum
kepegawaian misalnya membuat surat ajuan pensiun, surat mutasi,
surat disposisi terkait dengan penyewaan tempat, dan lain
sebagainya.
19
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Proses Input Data Kinerja Pegawai ke Dalam SIMAKSI 2012
Kegiatan magang yang menjadi tugas pokok penulis adalah membuat
penilaian kinerja pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten tahun anggaran 2015. Hal
ini dikarenakan, dalam prosesnya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan hasil
dari penilaian pegawai tersebut digunakan hamper setiap hari selama penulis
melakukan kegiatan magang. Penilaian pegawai tersebut digunakan sebagai
patokan atasan dalam memantau kinerja pegawainya dan juga patokan bagi
pegawai yang bersangkutan atas kinerja yang telah maupun belum ia capai.
Penilaian ini juga digunakan sebagai syarat dalam kegiatan adminsitrasi pegawai
misalnya kenaikan pangkat, usulan diklat, hingga pengambilan gaji pegawai
sehingga hal ini dirasa penulis sangat signifikan.
Dalam melakukan pemilaian kinerja pegawai, penulis menggunakan aplikasi
khusus yaitu SIMAKSI versi terbaru yakni SIMAKSI 2012. SIMAKSI 2012
merupakan aplikasi khusus yang dibuat oleh Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Klaten. Aplikasi ini hanya digunakan oleh 2 (dua) pengguna di
Kabupaten Klaten yaitu Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dan sub bagian
umum dan kepegawaian yaitu staf Pengadministrasi Umum Kepegawaian.
Dengan aplikasi ini, penilaian kinerja pegawai dapat dengan mudah dilakukan
karena data-data pegawai sudah terdaftar dalam aplikasi tersebut meskipun dalam
melakukan update data pegawai masih belum terlalu otomatis dan harus dilakukan
di BKD setempat.
20
Dalam penilaiannya, pegawai dinilai berdasarkan sejarah kinerja pada tahun
sebelumnya dan juga kinerja saat ini. Data-data mengenai uraian jabatan sudah
ada pada arsip dan juga pembaruan datanya disesuaikan dengan tugas yang
sesungguhnya dilakukan oleh masing-masing pegawai. Adapun langkah-langkah
penilaian kinerja pegawai dengan menggunakan aplikasi SIMAKSI 2012 adalah
sebagai berikut:
3.1.1
Membuka Aplikasi SIMAKSI 2012 versi 2.3
Terdapat 2 (dua) versi SIMAKSI 2012 yaitu SIMAKSI 2012 versi
2.3 untuk melakukan input penilaian kinerja pegawai dan SIMAKSI 2012
versi 3.0 untuk melakukan pencetakan lembar penilaian kinerja pegawai.
Gambar 3.
Tampilan Awal SIMAKSI 2012 versi 2.3
Pada bagian ini, jika tidak ada perubahan data pegawai yang
bersangkutan misalnya jabatan maupun golongan, pangkat, dan sebagainya
maka langsung menuju form “Penilaian Prestasi Kerja PNS”. Namun jika
21
terdapat perubahan data pegawai yang bersangkutan maka terlebih dahulu
menuju ke form “Formasi Kepegawaian”.
3.1.2
Mengubah Formasi Kepegawaian
Gambar 4.
Tampilan Awal pada Formasi Kepegawaian
22
Pada form ini, dipilih Instansi Gaji yaitu DPPKAD dan Unit Kerja
sesuai dengan jabatan pegawai yang datanya mengalami perubahan
misalnya bagian Sekretariat DPPKAD seperti pada Gambar 4.
Selanjutnya akan muncul form formasi seperti di bawah ini.
Gambar 5.
Form Formasi (1)
Gambar 6.
Form Formasi (2)
23
Jika nama jabatan tidak ada pada daftar maka buat baru. Di sini
penulis mengambil contoh pada jabatan sekretaris DPPKAD Kabupaten
Klaten yaitu Muh. Himawan Purnomo, SSTP., M.Si. Masukkan NIP terlebih
dahulu kemudian nama pegawai yang bersangkutan akan otomatis muncul.
Pilih data yang akan diganti kemudian klik Update Data PNS. Kemudian
klik Keluar dan kembali ke halaman seperti pada Gambar 4. Pilih Update
PNS lalu muncul form seperti pada Gambar 6. Masukkan kembali NIP
pegawai
yang
bersangkutan
tersebut
kemudian
muncul
data-data
perbaharuan pegawai tersebut kemudian klik Simpan dan klik Keluar
sehingga data pegawai akan berubah dan tampilan akan kembali seperti
pada Gambar 1.
3.1.3
Menginput Penilaian Kinerja Pegawai
Setelah tampilan kembali seperti tampilan awal pada Gambar 1,
pilih Penilaian Prestasi Kerja PNS dan akan muncul form seperti pada
Gambar 7 berikut ini.
Gambar 7.
Penilaian Kerja PNS (1)
24
Pertama-tama masukkan NIP kemudian enter. Di bawah kotak NIP,
terdapat kotak Masa Penilaian Mulai yang diisi tanggal 01 Januari 2015
(jika pegawai sudah bekerja setahun penuh, jika tidak diisi sesuai dengan
masa kerja pegawai pada tahun penilaian). Kemudian pada kotak sampai
dengan diisi tanggal 31 Desember 2015 lalu tekan enter dan akan muncul
data pegawai sesuai NIP yang telah dimasukkan (Lihat Gambar 8).
Gambar 8.
Penilaian Kerja PNS (2)
25
Pada kolom Penilai diisi sesuai dengan penilainya. Syarat penilai
adalah memiliki golongan yang lebih tinggi atau sama dengan pegawai yang
dinilai. Pada contoh ini, sekretaris dinilai langsung oleh Kepala DPPKAD
yaitu Sunarna, SH. Selanjutnya pada kolom Atasan Penilai diisi NIP dari
Sekretaris Daerah yaitu Drs. Jaka Sawaldi, MM. (Lihat Gambar 8).
Selanjutnya pada kolom SKP diisi sesuai dengan uraian tugas yang
telah disesuaikan dengan tugas yang benar-benar dilaksanakan oleh masingmasing pegawai yang bersangkutan. Masih pada kolom SKP, pada bagian
Target, pada Kuantitas/Output, kolom Angka
diisi “1” dan kolom
Satuan diisi “Kegiatan” yang berarti 1 Kegiatan, sementara pada Waktu,
kolom Angka diisi 12 dengan satuan bulan (Lihat Gambar 9).
Gambar 9.
Penilaian Kerja PNS (3)
Setelah itu, beralih ke bagian Pengukuran SKP. Pada bagian ini
dilakukan penilaian kinerja pegawai. Pada bagian Kuant/Output kolom
Angka baris pertama menunjukkan target yaitu 1 dengan satuan kegiatan,
26
baris kedua menunjukkan angka yang sebenarnya yakni 1 kegiatan. Pada
bagian Kual/Mutu kolom Angka baris pertama menunjukkan target yaitu
100 dan baris kedua menunjukkan mutu yang sebenarnya yaitu pada contoh
diisi “85”. Pada bagian Waktu kolom Angka baris pertama diisi target
jumlah bulan bekerja dalam 1 periode penilaian yaitu 12 bulan , sementara
baris kedua diisi jumlah bulan bekerja yang sesungguhnya (bisa kurang dari
12 bulan) dalam 1 periode penilaian (Lihat Gambar 10).
Gambar 10.
Penilaian Kerja PNS (4)
Pada bagian Tugas Tambahan dan Kreatifitas diisikan jika data
tersedia. Kemudian menuju bagian Nilai Perilaku. Pada bagian ini, terdapat
6 (enam) penilaian antara lain:
1) Orientasi Pelayanan
2) Integritas
3) Komitmen
4) Disiplin
27
5) Kepemimpinan
6) Kerjasama
Penilaian didasarkan pada SKP tahun sebelumnya dan juga kinerja
pegawai yang bersangkutan pada tahun penilaian. Sebagai contoh diisikan
“83” pada aspek-aspek tersebut di kolom sebelah kiri. Untuk eselon seperti
kepala dinas, sekretaris, kepala bidang, kepala sub bagian, dan kepala seksi,
aspek Kepemimpinan diberi nilai sementara untuk staf tidak (Lihat Gambar
11).
Gambar 11.
Penilaian Kerja PNS (5)
Selanjutnya, pada bagian Tanggal Pembuatan, kotak Tanggal
dibuat diisi 01 Januari 2016, kotak Tanggal diterima PNS diisi 04 Januari
2016, dan kotak Tanggal diterima atasan diisi 06 Januari 2016 (Lihat
Gambar 12).
28
Gambar 12.
Penilaian Kerja PNS (6)
Pada bagian Keterangan, kolom Keberatan, Tanggapan, dan Keputusan
diisi jika ada kemudian pada kolom Tanggal yang berjumlah 3 (tiga) isikan
masing-masing tanggal 06 Januari 2016 sesuai dengan tanggal diterima oleh
atasan (Lihat Gambar 13).
Gambar 13.
Penilaian Kerja PNS (7)
29
Kemudian klik Simpan Data. Sebelum keluar dari aplikasi, pastikan data
yang telah diinput tercetak pada keempat formulir antara lain:
1) Formulir SKP,
2) Pengukuran SKP,
3) Formulir Penilaian Prestasi Kinerja PNS Halaman 1, dan
4) Formulir Penilaian Prestasi Kinerja Halaman 2.
3.1.4
Mencetak Form Penilaian Kinerja Pegawai
Setelah proses input data pegawai dan penilaian kinerja pegawai
selesai, langkah selanjutnya adalah mencetak keempat formulir di atas.
Pencetakan dilakukan pada SIMAKSI 2012 versi 3.0. Perbedaannya dengan
SIMAKSI 2012 versi 2.3 adalah jika pada versi 2.3, keempat formulir
tersebut tidak tercantum kode batang (barcode) sementara pada versi 3.0
tercantum kode batang (barcode).
Gambar 14.
Formulir SKP PNS
30
Gambar 15.
Gambar 16.
Formulir Pengukuran SKP PNS
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 1)
31
Gambar 17.
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 2)
Setelah proses pencetakan selesai, keempat formulir tersebut dijadikan
1 bendel untuk kemudian diserahkan kepada masing-masing pegawai guna
diperiksa kembali apakah adat yang salah. Jika semua data sudah benar
maka segera ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan kemudian
dimintakan tanda tangan penilai dan atasan penilai. Setelah selesai
ditandatangani oleh 3 belah pihak, kemudian digandakan untuk arsip 1
bendel, BKD 1 bendel, dan untuk pegawai yang bersangkutan 1 bendel.
Sebelum dibagikan, terlebih dahulu diberi stempel pada tanda tangan
pegawai yang bersangkutan.
32
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Secara umum penulis memperoleh pengetahuan baru mengenai struktur
organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten dan tugas-tugas yang ada di setiap bidang
dan sub bagiannya khususnya pada sub bagian umum dan kepegawaian.
Berdasarkan pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam
melakukan penilaian prestasi kerja pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten sudah
tepat jika dilakukan menggunakan aplikasi khusus yaitu SIMAKSI 2012 yang
mempunyai 2 (dua) versi yaitu versi 2.3 untuk menginput penilaian dan versi 3.0
untuk mencetak formulir. Petugas/staf pengadministrasi umum kepegawaian
dimudahkan dengan adanya aplikasi tersebut karena data-data pegawai sudah
terintegrasi. Hanya saja dalam penambahan pegawai baru/NIP yang salah harus
datang langsung ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) setempat untuk
melakukan registrasi.
4.2. Saran
Saran yang penulis berikan baik kepada instansi secara umum maupun pada
bagian umum dan kepegawaian antara lain:
1) Dalam hal koneksi Internet sebaiknya bisa lebih diperhatikan karena
beberapa aplikasi pengolah data misalnya SIMDA maupun aplikasi lain
membutuhkan koneksi Internet yang memadai. Sejauh ini penulis
mengamati bahwa koneksi Internet pada SKPD DPPKAD Kabupaten
Klaten khususnya belum terlalu memadai dan tidak jarang terjadi
33
putusnya koneksi Internet secara mendadak sehingga mungkin akan
mengganggu proses input data ke aplikasi.
2) Dalam hal pengarsipan, sebaiknya dapat lebih diperhatikan lagi. Penulis
mengamati bahwa kurangnya tempat khusus untuk mengarsipkan
dokumen-dokumen sehingga tak jarang dijumpai tumpukan dokumendokumen di bawah tangga maupun di pojok dekat kamar mandi.
Tentunya hal ini juga akan menyulitkan jikalau nantinya dokumendokumen tersebut akan dibutuhkan kembali karena sulit untuk
mencarinya.
3) Dalam hal data pegawai, sebaiknya jika ada perubahan data misalnya
pendidikan yang akan mempengaruhi gelar untuk segera diperbaharui
agar data yang ada di bagian pengadministrasi umum kepegawaian
tetap akurat dan jika data pegawai tersebut digunakan maka sudah
merupakan data terbaru.
34
DAFTAR PUSTAKA
Lampiran Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Nomor 7 Tahun 2011 tentang
Organisasi dan Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten
Peraturan Bupati Klaten Nomor 36 Tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi
dan Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten
35
LAMPIRAN
36
37
38
39
40
41
PROSES INPUT DATA PENILAIAN KINERJA PEGAWAI DPPKAD
KABUPATEN KLATEN KE DALAM SIMAKSI 2012
Disusun untuk memenuhi persyaratan mencapai gelar Ahli Madya
Dosen Pembimbing:
Siti Muslihah, S.E., M.Sc.
Handaka, S.E.
Oleh:
Dinda Orieama Yoga Pratica
13/344910/SV/03425
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPARTEMEN EKONOMIKA DAN BISNIS
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2016
HALAMAN PERSETUJUAN
Nama
: Dinda Orieama Yoga Pratica
NIM
: 13/344910/SV/03425
Program Studi : Akuntansi
Judul
: Proses Input Data Penilaian Kinerja Pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten ke Dalam Simaksi 2012
Menyetujui:
Dosen Pembimbing Magang
Dosen Pembimbing Lapangan
Siti Muslihah, S.E., M.Sc.
Mengetahui:
Ketua Program Studi Akuntansi
Dra.Sumirah, M.Si.
ii
UNIVERSITAS GADJAH MADA
DEPARTEMEN EKONOMIKA DAN BISNIS, SEKOLAH VOKASI
PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG
Dengan ini saya menyatakan bahwa laporan pelaksanaan magang dengan
judul:
Proses Input Data Penilaian Kinerja Pegawai DPPKAD Kabupaten
Klaten ke Dalam Simaksi 2012
adalah hasil karya saya pribadi.
Dengan ini saya menyatakna bahwa dengan sesungguhnya tidak terdapat
keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara
menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang
menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain, yang saya
akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri, dan atau tidak terdapat bagian atau
keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang
lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja ataupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik laporan magang yang saya ajukan sebagai
tulisan saya sendiri. Apabila dikemudian hari terbukti bahwa saya ternyata
melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah adalah
iii
hasil pemikiran saya sendiri, berarti saya bersedia untuk melepaskan semua hak
yang telah diberikan oleh Universitas Gadjah Mada.
Yogyakarta, 29 Maret 2016
Pembuat Pernyataan
Dinda Orieama Yoga Pratica
Mengetahui:
Ketua Program Studi Akuntansi
Dra. Sumirah, M.Si.
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas berkat dan
rahmat-Nya penulis mampu menyelesaiakan Laporan Kegiatan Magang di Dinas
Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kabupaten
Klaten ini dengan lancar. Laporan ini disusun sebagai syarat mencapai gelar Ahli
Madya. Dengan selesainya kegiatan magang yang dilakukan di DPPKAD
Kabupaten Klaten selama dua bulan dan juga terselesaikannya laporan kegiatan
magang ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan
masukan dan atau saran kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Dra. Sumirah, M.Si., Ak., selaku Kepala Program Studi Akuntansi
Departemen Ekonomika dan Bisnis SV UGM.
2. Siti Muslihah, S.E., M.Sc., selaku Dosen Pembimbing Magang (DPM)
yang telah memberikan bimbingan serta arahan kepada penulis dari awal
hingga selesainya penulisan.
3. Handaka, S.E., selaku Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) yang telah
memberikan arahan selama kegiatan magang yang dilaksanakan di
instansinya.
4. Sekretaris dan Kepala Sub Bagian Sekretariat beserta stafnya yang telah
memberikan dukungannya atas jalannya kegiatan magang selama dua
bulan.
5. Orang tua, yang telah memberikan doa dan dukungan penuh baik lahir
maupun batin atas jalannya kegiatan magang serta penyelesaian laporan
kegiatan magang ini.
6. Teman-teman, yang saling memberikan dukungan atas kelancaran kegiatan
magang dan penyelesaian laporan kegiatan magang ini.
7. Pihak lain yang telah membantu yang tidak bisa penulis sebutkan satu per
satu.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
laporan magang ini mengingat keterbatasan baik itu ilmu pengetahuan, wawasan,
maupun pengalaman yang penulis miliki. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun sangat penulis harapkan.
Yogyakarta, Maret 2016
Penulis
v
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................ ii
PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG .......... iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ viii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1.
Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2.
Tujuan Magang......................................................................................... 3
1.3.
Manfaat Magang....................................................................................... 3
BAB II PELAKSANAAN MAGANG ................................................................... 5
2.1.
Institusi ..................................................................................................... 5
2.1.1.
Profil DPPKAD Kabupaten Klaten................................................... 5
2.1.2.
Fungsi DPPKAD Kabupaten Klaten ................................................. 6
2.1.3.
Visi DPPKAD Kabupaten Klaten ..................................................... 6
2.1.4.
Misi DPPKAD Kabupaten Klaten .................................................... 7
2.1.5.
Tujuan DPPKAD Kabupaten Klaten ................................................ 8
2.1.6.
Kebijakan DPPKAD Kabupaten Klaten ........................................... 9
2.2.
Struktur Organisasi ................................................................................... 9
2.3.
Tugas Pokok dan Fungsi Instansi ........................................................... 13
2.4.
Bentuk Kegiatan Magang ....................................................................... 13
BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 20
3.1.
Proses Input Data Kinerja Pegawai ke Dalam SIMAKSI 2012 ............. 20
3.1.1
Membuka Aplikasi SIMAKSI 2012 versi 2.3 ................................. 21
3.1.2
Mengubah Formasi Kepegawaian ................................................... 22
3.1.3
Menginput Penilaian Kinerja Pegawai ............................................ 24
3.1.4
Mencetak Form Penilaian Kinerja Pegawai .................................... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 33
4.1.
Kesimpulan ............................................................................................. 33
4.2.
Saran ....................................................................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 35
LAMPIRAN .......................................................................................................... 36
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Gambar 2.
Gambar 3.
Gambar 4.
Gambar 5.
Gambar 6.
Gambar 7.
Gambar 8.
Gambar 9.
Gambar 10.
Gambar 11.
Gambar 12.
Gambar 13.
Gambar 14.
Gambar 15.
Gambar 16.
Gambar 17.
Struktur Organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten........................... 12
Struktur Organisasi Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten ........ 14
Tampilan Awal SIMAKSI 2012 versi 2.3....................................... 21
Tampilan Awal pada Formasi Kepegawaian .................................. 22
Form Formasi (1) ............................................................................ 23
Form Formasi (2) ............................................................................ 23
Penilaian Kerja PNS (1) .................................................................. 24
Penilaian Kerja PNS (2) .................................................................. 25
Penilaian Kerja PNS (3) .................................................................. 26
Penilaian Kerja PNS (4) .................................................................. 27
Penilaian Kerja PNS (5) .................................................................. 28
Penilaian Kerja PNS (6) .................................................................. 29
Penilaian Kerja PNS (7) .................................................................. 29
Formulir SKP PNS .......................................................................... 30
Formulir Pengukuran SKP PNS ...................................................... 31
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 1) .............................. 31
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 2) .............................. 32
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Sertifikat Magang
Lampiran 2. Surat Keterangan Pelaksanaan Magang
Lampiran 3. Lembar Penilaian Magang
Lampiran 4. Kartu Bimbingan Magang
viii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Bab III Pasal 3 ayat
(1) dan (2), Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten berkedudukan sebagai unsur pelaksana otonomi
daerah di bidang pendapatan, pengelolaan keuangan dan asset daerah yang
dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kepala Dinas DPPKAD membawahi 1
Sekretariat yang terdiri dari sekretaris dan 3 sub bagian, 5 bidang yang memiliki
12 seksi, serta membawahi UPTD dan Kelompok Jabatan Fungsional.
Di dalam sekretariat terdiri dari 3 sub bagian, salah satunya adalah sub
bagian umum dan kepegawaian. Pada sub bagian umum dan kepegawaian,
terdapat jabatan-jabatan yang salah satunya adalah pengadministrasi kepegawaian
yang memiliki uraian tugas sebagai berikut:
1.
Mengadministrasikan Usulan Kenaikan Pangkat;
2.
Mengadministrasikan Usulan kenaikan Gaji Berkala;
3.
Mengadministrasikan Usulan Pensiun PNS;
4.
Mengadministrasikan Permohonan KARPEG, KARIS Dan KARSU;
5.
Mengadministrasikan Permohonan Formasi, Ijin Belajar Dan Diklat;
6.
Mengadministrasikan Permohonan Cuti Pegawai;
7.
Menyusun DUK Pegawai;
8.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan;
1
9.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang
tugasnya.
Dalam
melaksanakan
tugasnya,
seringkali
direpotkan
dengan
diharuskannya melaporkan penilaian kinerja pegawai yang tidak sedikit
jumlahnya sehingga diperlukan ketelitian terhadap kinerja pegawai beserta datadata yang melengkapinya. Untuk itu, guna membantu dalam menyusun laporan
penilaian kinerja pegawai Badan Kepegawaian Daerah (BKD) membuat suatu
program penilaian kinerja pegawai yaitu SIMAKSI dengan versi terakhirnya yaitu
SIMAKSI 2012. Diibaratkan dalam suatu perusahaan, diharapkan pegawai yang
menjabat di bagian ini telah mengenal baik kinerja dari setiap pegawai, sehingga
dalam penilaiannya pun akan lebih akurat demi kelancaran tujuan suatu
organisasi/perusahaan.
Oleh karena pada bulan Januari merupakan batas akhir penyampaian
Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun 2015, penulis mengambil topik mengenai
“PROSES INPUT DATA PENILAIAN KINERJA PEGAWAI
DPPKAD
KABUPATEN KLATEN KE DALAM SIMAKSI 2012”.
2
1.2.
Tujuan Magang
Dalam melaksanakan tugas magang di Dinas Pendapatan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kabupaten Klaten,
terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai penulis yaitu:
1.
Untuk mengetahui proses input data penilaian kinerja
pegawai ke dalam SIMAKSI 2012.
2.
Menambah wawasan, keterampilan serta bekal pengalaman
dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
3.
Untuk merasakan etos kerja pada sub bagian umum dan
kepegawaian di jabatan pengadministrasi kepegawaian secara
khusus dan Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten secara
umum.
4.
Untuk mengetahui cara kerja dan struktur organisasi pada
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten.
1.3.
Manfaat Magang
Berdasarkan tujuan magang yang telah penulis uraikan di atas, manfaat
magang yang didapatkan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1.
Mengetahui proses input data penilaian kinerja pegawai ke
dalam SIMAKSI 2012.
2.
Menambah wawasan, keterampilan serta bekal pengalaman
dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
3
3.
Dapat merasakan etos kerja pada sub bagian umum dan
kepegawaian di jabatan pengadministrasi kepegawaian secara
khusus dan Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten secara
umum.
4.
Mengetahui cara kerja dan struktur organisasi pada Dinas
Pendapatan
Pengelolaan
Keuangan
dan
Aset
Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten.
4
BAB II
PELAKSANAAN MAGANG
2.1.
Institusi
2.1.1. Profil DPPKAD Kabupaten Klaten
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) merupakan penggabungan dari keuangan, pendapatan, dan
asset daerah. Dahulunya bernama DIPENDA akan tetapi untuk
memudahkan pekerjaan akhirnya dibentuklah SKPD baru yang bernama
DPPKAD. Berdiri pada Maret 2009. Pegawai yang berada di bawah
wewenang DPPKAD berjumlah 137 orang. Berdirinya DPPKAD adalah
sebagai salah satu lembaga teknis daerah yang dilatarbelakangi oleh
perubahan pengelolaan keuangan daerah yaitu kepala daerah diwajibkan
untuk menyusun laporan pertanggujawaban keuangan daerah yang terdiri
dari laporan realisasi APBD, Neraca Daerah, Laporan Arus Kas, dan
CaLK. Konsekuensi logis dari perubahan pertanggujawaban tersebut maka
dibentuklah DPPKAD guna terintregasinya pengelolaan keuangan yang
meliputi
pencatatan
dan
pertanggujawaban
penerimaan
kas
dan
pengeluaran kas, serta asset atau barang daerah.
DPPKAD Kabupaten Klaten terletak dilantai 2 dan 3 Blok C
Lingkungan Kantor Bupati Klaten Jalan Pemuda Nomor 294 Klaten.
Pimpinan Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
Kabupaten Klaten disebut Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan
tanggungjawab kepada Bupati Melalui Sekretaris
Daerah. Jumlah
5
pegawainya adalah 137 pegawai, yang tersebar di 1 Sekretariat, 5 Bidang
dan 15 subbagian atau seksi. Untuk saat ini peraturan yang mengatur
adalah Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 tentang Organisasi dan
Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten.
2.1.2. Fungsi DPPKAD Kabupaten Klaten
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Nomor 7 Tahun
2011 pasal 5, DPPKAD mempunyai fungsi:
a. Perumusan
kebijakan
teknis
di
bidang
pendapatan,
pengelolaankeuangan dan asset daerah.
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di
bidang pendapatan pengelolaan keuangan dan asset daerah.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pendapatan
pengelolaan keuangan dan asset daerah.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai
dengan tugas dan fungsi.
2.1.3. Visi DPPKAD Kabupaten Klaten
Dalam
rangka
mendukung
visi
Kabupaten
Klaten
yaitu
“Mewujudkan Masyarakat Kabupaten Klaten yang Toto, Titi, Tentrem
Kertoraharjo” khususnya dalam hal daya saing dan kemandirian daerah,
maka DPPKAD Kabupaten Klaten yang mengemban tugas melaksanakan
urusan pemerintah di bidang Pendapatan, Keuangan Daerah dan Aset
Daerah menetapkan visi:
6
“Terwujudnya Pengelolaan Pendapatan, Keuangan Daerah, dan
Aset Daerah yang tertib, transparan, dan akuntabel”
Artikulasi kata :
Pengelolaan Pendapatan, Keuangan Daerah dan Aset Daerah
berarti urusan Pemerintah Daerah di bidang pendapatan,
pengelolaan keuangan dan aset daerah sesuai dengan Perda
Nomor 7 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah.
Tertib berarti teratur, menurut peraturan yang berlaku.
Transparan
mempunyai
arti
bahwa
informasi
tentang
pengelolaan pendapatan, keuangan dan aset daerah mudah
diperoleh
dan
dimengerti
oleh
masyarakat
dan
para
stakeholders.
Akuntabel artinya mampu memberikan pertanggungjawaban
kepada stakeholders-nya.
2.1.4. Misi DPPKAD Kabupaten Klaten
Untuk mewujudkan visi sebagaimana dimaksud diatas maka
ditetapkan misi-misi DPPKAD Kabupaten Klaten sebagai berikut:
a. Pemantapan pengelolaan pendapatan, keuangan daerah, dan
pengelolaan aset daerah (PPKAD) secara tertib, transparan dan
akuntabel sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7
b. Menciptakan keterpaduan pengelolaan PPKAD dimulai dari
perumusan kebijakan pelaksanaan program kegiatan hingga
pelaporan dan evaluasi.
c. Penyempurnaan peraturan-peraturan di bidang pengelolaan
pendapatan, keuangan daerah, dan pengelolaan aset daerah.
d. Pemberdayaan sarana dan prasarana pendukung kelancaran
pelaksanaan tupoksi pengelolaan pendapatan, keuangan daerah
dan pengelolaan aset daerah.
e. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) pengelola
PPKAD
dan
meningkatkan
kualitas
pelayanan
kepada
masyarakat.
2.1.5. Tujuan DPPKAD Kabupaten Klaten
Tujuan merupakan hasil akhir (results) yang ingin dicapai dalam
mewujudkan visi dan misinya melalui serangkaian program dan kegiatan.
Tujuan juga merupakan arah (direction) yang akan menunjukan kemana
tujuan (destination) yang ingin dicapai di masa yang akan datang.
Tujuan yang diemban oleh Dinas Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kabupaten Klaten, antara lain :
a. Mewujudkan Sistem Pengelolaan Pendapatan, Keuangan
Daerah, dan Aset Daerah yang aplikabel dan akuntabel sesuai
dengan peraturan perundangan yang berlaku.
b. Menyiapkan berbagai peraturan pengelolaan PPKAD sesuai
kondisi daerah dan peraturan yang ada.
8
c. Mewujudkan aparat pengelolaan PPKAD yang profesional.
d. Mewujudkan sarana dan prasarana serta data di bidang
pendapatan, keuangan daerah, dan aset daerah yang memadai
kepada masyarakat.
e. Meningkatkan kualitas pelayanan baik kepada Satuan Kerja
Perangkat
Daerah
(SKPD)
maupun
masyarakat
pada
umumnya.
2.1.6. Kebijakan DPPKAD Kabupaten Klaten
Dalam rangka mewujudkan visi, tujuan, dan sebagai penjabaran
sekaligus implementasi dari misi sebagai rangkuman atau kerangka dari
rencana
program
kegiatan
disusun
kebijakan
Dinas
Pendapatan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Klaten, meliputi:
a. Reformasi dan restrukturasi regulasi di bidang pendapatan,
keuangan, dan aset daerah.
b. Pemantapan
sistem
pengelolaan
pendapatan,
keuanagan
daerah, dan pengelolaan aset daerah.
c. Peningkatan sarana dan prasarana, sumber daya manusia serta
peningkatan
kualitas
pelayanan
di
Dinas
Pendapatan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Klaten.
2.2.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset
Daerah Kabupaten Klaten berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Klaten
9
Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan,
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Klaten terdiri dari:
1.
Kepala Dinas
2.
Sekretariat
a. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3.
Bidang Pendapatan Asli Daerah
a. Seksi Pendataan dan Penilaian
b. Seksi Penetapan dan Pelayanan
c. Seksi Penagihan dan Pemungutan
4.
Bidang Anggaran
a. Seksi Penyusunan Teknis Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah
b. Seksi Penyusunan Kebijakan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah
5.
Bidang Perbendaharaan
a. Seksi Kas Daerah
b. Seksi Belanja Gaji
c. Seksi Belanja Non gaji
6.
Bidang Akuntansi dan Pembiayaan
a. Seksi Akuntansi
b. Seksi Pembiayaan
10
7.
Bidang Aset Daerah
a. Seksi Pengadaan dan Pemberdayaan Aset
b. Seksi Inventarisasi dan Penghapusan Aset
8.
UPTD
9.
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang
terbagi dalam beberapa kelompok sesuai dengan bidang keahliannya dan diangkat
dari pegawai negeri sipil sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
11
Struktur organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten tergambar seperti pada
bagan berikut ini:
Gambar 1.
Struktur Organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten
12
2.3.
Tugas Pokok dan Fungsi Instansi
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Organisasi
dan Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten Pasal (4), DPPKAD mempunyai
tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang pendapatan
pengelolaan keuangan dan asset daerah. Sementara menurut pasal (5), DPPKAD
mempunyai fungsi antara lain:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pendapatan pengelolaan
keuangan dan asset daerah;
2. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
pendapatan pengelolaan keuangan dan asset daerah;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pendapatan pengelolaan
keuangan dan asset daerah; serta
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsi.
2.4.
Bentuk Kegiatan Magang
Kegiatan magang penulis lakukan selama 2 (dua) bulan yang dimulai pada
tanggal 11 Januari 2016 sampai dengan 11 Maret 2016. Kegiatan tersebut
dilaksanakan di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Klaten dengan alamat Jalan Pemuda Nomor 294 Klaten.
Penulis melaksanakan kegiatan tersebut di sub bagian umum dan
kepegawaian secretariat DPPKAD Kabupaten Klaten. Sekretariat DPPKAD
Kabupaten Klaten memiliki 3 (tiga) sub bagian yang masing-masing dikepalai
13
oleh kepala sub bagian yang bersangkutan. Berikut adalah struktur organisasi
secretariat DPPKAD Kabupaten Klaten.
Gambar 2.
Struktur Organisasi Sekretariat DPPKAD Kabupaten Klaten
14
Dalam melaksanakan kegiatan magang, penulis membantu bagian umum
dan kepegawaian antara lain:
1. Membuat Penilaian Kinerja Pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten
Tahun 2015 dengan menggunakan aplikasi SIMAKSI 2012.
2. Membuat Bezetting Pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten Tahun
2010 sampai dengan 2016. Bezetting Pegawai terdiri dari 6 (enam)
formulir antara lain:
a. Formulir 2
Formulir 2 berupa tabel yang berisi golongan/ruang, bezetting
tahun yang bersangkutan, jumlah kenaikan pangkat awal tahun
yang bersangkutan, pengangkatan pegawai baru, penarikan
kembali pegawai, mutasi pegawai, PNS yang berhenti pada
tahun
yang
bersangkutan,
besetting
akhir
tahun
yang
bersangkutan.
b. Formulir 3
Formulir 3 berupa tabel Pengolahan Formasi Tahun Anggaran
2010 sampai dengan 2016. Isi dari tabel tersebut berupa
golongan/ruang, besetting awal tahun anggaran (TA) yang
bersangkutan, kenaikan pangkat TA yang bersangkutan,
keadaan setelah kenaikan pangkat TA yang bersangkutan,
penarikan kembali pegawai selama TA yang bersangkutan,
mutasi pegawai selama TA yang bersangkutan, pengangkatan
pegawai baru TA yang bersangkutan, pegawai yang mencapai
15
batas usia pension (BUP) TA yang bersangkutan, dan formasi
TA yang bersangkutan.
c. Formulir 4
Formulir 4 berisi tabel daftar jumlah pegawai yang berhenti,
pension, dan meninggal dunia tahun anggaran 2010 sampai
dengan 2016. Isi dari tabel tersebut berupa unit organisasi dan
nama jabatan, jumlah pegawai yang berhenti, pension, dan
meninggal dunia pada TA yang bersangkutan, dan jumlah
keseluruhan.
d. Formulir 5
Formulir 5 berupa tabel rekapitulasi jumlah pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten tahun anggaran 2010 sampai dengan 2016.
Data-data yang ditampilkan pada formulir ini merupakan hasil
rekapitulasi dari formulir-formulir sebelumnya yaitu formulir 2,
3, dan 4. Adapun isi / rincian dari tabel ini yaitu unit organisasi,
data kelembagaan berupa eselon (I, II, III, IV, dan IV), data
bezetting menurut kelompok jabatan berupa tenaga structural,
tenaga teknis, dan tenaga administrasi, menurut golongan/ruang
dari golongan I a sampai dengan IV e, menurut tingkat
pendidikan dari tingkat SD hingga S-3, jumlah pegawai yang
mencapai BUP TA yang bersangkutan, serta usulan tambahan
formasi TA yang bersangkutan yang terdiri dari tenaga teknis
dan tenaga administrasi.
16
e. Formulir 5R
Formulir 5R berupa tabel rekapitulasi usul tambahan pegawai
baru menurut jabatan pada tahun 2010 sampai dengan 2016.
Rincian dari tabel ini yaitu nama jabatan, kualifikasi jenjang
yang terdiri dari jenjang dan jurusan, golongan/ruang, jumlah,
dan rencana penempatan.
f. Formulir 8
Formulir 8 berupa tabel susunan jabatan utama DPPKAD
Kabupaten Klaten dari tahun anggaran 2010 sampai dengan
2016. Isi dari tabel ini yaitu uraian struktur dan jabatan,
golongan/ruang gaji yang dikelompokkan berdasarkan jenis
kelamin, dan keterangan.
3. Melakukan dan membuat Analisis Beban Kerja (ABK) Pegawai
DPPKAD Kabupaten Klaten Tahun 2016. Dalam melakukan
Analisis Beban Kerja, terdapat 3 formulir antara lain:
a. Data Analisis Beban Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten tahun
anggaran 2013 sampai dengan 2016 yang disusun berdasarkan
jabatan yang terdiri dari 15 jabatan.
b. Rekapitulasi Analisis Beban Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten
tahun anggaran 2013 sampai dengan 2016 yang berisi nama
jabatan, jumlah pegawai saat ini beserta hasil ABK yang
didapatkan kelebihan/kekurangan tanaga kerja. Jika hasil ABK
17
lebih besar daripada jumlah pegawai saat ini, maka dilakukan
usulan pegawai baru untuk jabatan yang kekurangan pegawai.
c. Kebutuhan PNS pada DPPKAD Kabupaten Klaten tahun
anggaran 2013 sampai dengan 2016 yang berisi rekapitulasi dari
tabel-tabel sebelumnya.
4. Membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten Tahun 2010 sampai dengan 2016 untuk kurang
lebih 140 pegawai. Dalam membuat DUK, penulis menggunakan
aplikasi Ms. Excel yang berupa tabel. Adapun isi dari tabel tersebut
yaitu nomor, nama pegawai, NIP, tanggal lahir, pangkat, golongan,
TMT golongan, jabatan, TMT jabatan, masa kerja keseluruhan,
diklat, pendidikan, tahun kelulusan.
5. Membuat Pakta Integritas untuk 137 pegawai DPPKAD Kabupaten
Klaten.
6. Membuat Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) Pegawai DPPKAD
Kabupaten Klaten tahun anggaran 2016. Dalam membuat (AKD),
terdapat 3 (tiga) tahap yaitu:
a. Membuat ajuan analisis kebutuhan diklat berupa surat.
b. Membuat form1 yang berisi data 137 pegawai masing-masing
beserta uraian tugas sesuai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
masing-masing pegawai.
18
c. Membuat form2 yang berisi rekapitulasi dari form1 mengenai
jumlah pegawai yang membutuhkan diklat untuk kemudian
dilakukan usulan diklat sesuai bidangnya.
7. Membuat Analisis Jabatan tahun anggaran 2016 yang teridiri dari
eselon-eselon DPPKAD mulai kepala dinas, sekretaris, kepala
bidang, kepala sub bagian, dan kepala seksi.
8. Membantu pegawai dalam menginput data pajak mereka ke dalam
e-Filing dan mencetak bukti penerimaan elektroniknya (BPE).
9. Melaksanakan kegiatan lain terkait dengan pengadministrasi umum
kepegawaian misalnya membuat surat ajuan pensiun, surat mutasi,
surat disposisi terkait dengan penyewaan tempat, dan lain
sebagainya.
19
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Proses Input Data Kinerja Pegawai ke Dalam SIMAKSI 2012
Kegiatan magang yang menjadi tugas pokok penulis adalah membuat
penilaian kinerja pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten tahun anggaran 2015. Hal
ini dikarenakan, dalam prosesnya dibutuhkan waktu yang cukup lama dan hasil
dari penilaian pegawai tersebut digunakan hamper setiap hari selama penulis
melakukan kegiatan magang. Penilaian pegawai tersebut digunakan sebagai
patokan atasan dalam memantau kinerja pegawainya dan juga patokan bagi
pegawai yang bersangkutan atas kinerja yang telah maupun belum ia capai.
Penilaian ini juga digunakan sebagai syarat dalam kegiatan adminsitrasi pegawai
misalnya kenaikan pangkat, usulan diklat, hingga pengambilan gaji pegawai
sehingga hal ini dirasa penulis sangat signifikan.
Dalam melakukan pemilaian kinerja pegawai, penulis menggunakan aplikasi
khusus yaitu SIMAKSI versi terbaru yakni SIMAKSI 2012. SIMAKSI 2012
merupakan aplikasi khusus yang dibuat oleh Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Klaten. Aplikasi ini hanya digunakan oleh 2 (dua) pengguna di
Kabupaten Klaten yaitu Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dan sub bagian
umum dan kepegawaian yaitu staf Pengadministrasi Umum Kepegawaian.
Dengan aplikasi ini, penilaian kinerja pegawai dapat dengan mudah dilakukan
karena data-data pegawai sudah terdaftar dalam aplikasi tersebut meskipun dalam
melakukan update data pegawai masih belum terlalu otomatis dan harus dilakukan
di BKD setempat.
20
Dalam penilaiannya, pegawai dinilai berdasarkan sejarah kinerja pada tahun
sebelumnya dan juga kinerja saat ini. Data-data mengenai uraian jabatan sudah
ada pada arsip dan juga pembaruan datanya disesuaikan dengan tugas yang
sesungguhnya dilakukan oleh masing-masing pegawai. Adapun langkah-langkah
penilaian kinerja pegawai dengan menggunakan aplikasi SIMAKSI 2012 adalah
sebagai berikut:
3.1.1
Membuka Aplikasi SIMAKSI 2012 versi 2.3
Terdapat 2 (dua) versi SIMAKSI 2012 yaitu SIMAKSI 2012 versi
2.3 untuk melakukan input penilaian kinerja pegawai dan SIMAKSI 2012
versi 3.0 untuk melakukan pencetakan lembar penilaian kinerja pegawai.
Gambar 3.
Tampilan Awal SIMAKSI 2012 versi 2.3
Pada bagian ini, jika tidak ada perubahan data pegawai yang
bersangkutan misalnya jabatan maupun golongan, pangkat, dan sebagainya
maka langsung menuju form “Penilaian Prestasi Kerja PNS”. Namun jika
21
terdapat perubahan data pegawai yang bersangkutan maka terlebih dahulu
menuju ke form “Formasi Kepegawaian”.
3.1.2
Mengubah Formasi Kepegawaian
Gambar 4.
Tampilan Awal pada Formasi Kepegawaian
22
Pada form ini, dipilih Instansi Gaji yaitu DPPKAD dan Unit Kerja
sesuai dengan jabatan pegawai yang datanya mengalami perubahan
misalnya bagian Sekretariat DPPKAD seperti pada Gambar 4.
Selanjutnya akan muncul form formasi seperti di bawah ini.
Gambar 5.
Form Formasi (1)
Gambar 6.
Form Formasi (2)
23
Jika nama jabatan tidak ada pada daftar maka buat baru. Di sini
penulis mengambil contoh pada jabatan sekretaris DPPKAD Kabupaten
Klaten yaitu Muh. Himawan Purnomo, SSTP., M.Si. Masukkan NIP terlebih
dahulu kemudian nama pegawai yang bersangkutan akan otomatis muncul.
Pilih data yang akan diganti kemudian klik Update Data PNS. Kemudian
klik Keluar dan kembali ke halaman seperti pada Gambar 4. Pilih Update
PNS lalu muncul form seperti pada Gambar 6. Masukkan kembali NIP
pegawai
yang
bersangkutan
tersebut
kemudian
muncul
data-data
perbaharuan pegawai tersebut kemudian klik Simpan dan klik Keluar
sehingga data pegawai akan berubah dan tampilan akan kembali seperti
pada Gambar 1.
3.1.3
Menginput Penilaian Kinerja Pegawai
Setelah tampilan kembali seperti tampilan awal pada Gambar 1,
pilih Penilaian Prestasi Kerja PNS dan akan muncul form seperti pada
Gambar 7 berikut ini.
Gambar 7.
Penilaian Kerja PNS (1)
24
Pertama-tama masukkan NIP kemudian enter. Di bawah kotak NIP,
terdapat kotak Masa Penilaian Mulai yang diisi tanggal 01 Januari 2015
(jika pegawai sudah bekerja setahun penuh, jika tidak diisi sesuai dengan
masa kerja pegawai pada tahun penilaian). Kemudian pada kotak sampai
dengan diisi tanggal 31 Desember 2015 lalu tekan enter dan akan muncul
data pegawai sesuai NIP yang telah dimasukkan (Lihat Gambar 8).
Gambar 8.
Penilaian Kerja PNS (2)
25
Pada kolom Penilai diisi sesuai dengan penilainya. Syarat penilai
adalah memiliki golongan yang lebih tinggi atau sama dengan pegawai yang
dinilai. Pada contoh ini, sekretaris dinilai langsung oleh Kepala DPPKAD
yaitu Sunarna, SH. Selanjutnya pada kolom Atasan Penilai diisi NIP dari
Sekretaris Daerah yaitu Drs. Jaka Sawaldi, MM. (Lihat Gambar 8).
Selanjutnya pada kolom SKP diisi sesuai dengan uraian tugas yang
telah disesuaikan dengan tugas yang benar-benar dilaksanakan oleh masingmasing pegawai yang bersangkutan. Masih pada kolom SKP, pada bagian
Target, pada Kuantitas/Output, kolom Angka
diisi “1” dan kolom
Satuan diisi “Kegiatan” yang berarti 1 Kegiatan, sementara pada Waktu,
kolom Angka diisi 12 dengan satuan bulan (Lihat Gambar 9).
Gambar 9.
Penilaian Kerja PNS (3)
Setelah itu, beralih ke bagian Pengukuran SKP. Pada bagian ini
dilakukan penilaian kinerja pegawai. Pada bagian Kuant/Output kolom
Angka baris pertama menunjukkan target yaitu 1 dengan satuan kegiatan,
26
baris kedua menunjukkan angka yang sebenarnya yakni 1 kegiatan. Pada
bagian Kual/Mutu kolom Angka baris pertama menunjukkan target yaitu
100 dan baris kedua menunjukkan mutu yang sebenarnya yaitu pada contoh
diisi “85”. Pada bagian Waktu kolom Angka baris pertama diisi target
jumlah bulan bekerja dalam 1 periode penilaian yaitu 12 bulan , sementara
baris kedua diisi jumlah bulan bekerja yang sesungguhnya (bisa kurang dari
12 bulan) dalam 1 periode penilaian (Lihat Gambar 10).
Gambar 10.
Penilaian Kerja PNS (4)
Pada bagian Tugas Tambahan dan Kreatifitas diisikan jika data
tersedia. Kemudian menuju bagian Nilai Perilaku. Pada bagian ini, terdapat
6 (enam) penilaian antara lain:
1) Orientasi Pelayanan
2) Integritas
3) Komitmen
4) Disiplin
27
5) Kepemimpinan
6) Kerjasama
Penilaian didasarkan pada SKP tahun sebelumnya dan juga kinerja
pegawai yang bersangkutan pada tahun penilaian. Sebagai contoh diisikan
“83” pada aspek-aspek tersebut di kolom sebelah kiri. Untuk eselon seperti
kepala dinas, sekretaris, kepala bidang, kepala sub bagian, dan kepala seksi,
aspek Kepemimpinan diberi nilai sementara untuk staf tidak (Lihat Gambar
11).
Gambar 11.
Penilaian Kerja PNS (5)
Selanjutnya, pada bagian Tanggal Pembuatan, kotak Tanggal
dibuat diisi 01 Januari 2016, kotak Tanggal diterima PNS diisi 04 Januari
2016, dan kotak Tanggal diterima atasan diisi 06 Januari 2016 (Lihat
Gambar 12).
28
Gambar 12.
Penilaian Kerja PNS (6)
Pada bagian Keterangan, kolom Keberatan, Tanggapan, dan Keputusan
diisi jika ada kemudian pada kolom Tanggal yang berjumlah 3 (tiga) isikan
masing-masing tanggal 06 Januari 2016 sesuai dengan tanggal diterima oleh
atasan (Lihat Gambar 13).
Gambar 13.
Penilaian Kerja PNS (7)
29
Kemudian klik Simpan Data. Sebelum keluar dari aplikasi, pastikan data
yang telah diinput tercetak pada keempat formulir antara lain:
1) Formulir SKP,
2) Pengukuran SKP,
3) Formulir Penilaian Prestasi Kinerja PNS Halaman 1, dan
4) Formulir Penilaian Prestasi Kinerja Halaman 2.
3.1.4
Mencetak Form Penilaian Kinerja Pegawai
Setelah proses input data pegawai dan penilaian kinerja pegawai
selesai, langkah selanjutnya adalah mencetak keempat formulir di atas.
Pencetakan dilakukan pada SIMAKSI 2012 versi 3.0. Perbedaannya dengan
SIMAKSI 2012 versi 2.3 adalah jika pada versi 2.3, keempat formulir
tersebut tidak tercantum kode batang (barcode) sementara pada versi 3.0
tercantum kode batang (barcode).
Gambar 14.
Formulir SKP PNS
30
Gambar 15.
Gambar 16.
Formulir Pengukuran SKP PNS
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 1)
31
Gambar 17.
Formulir Penilaian Prestasi Kerja PNS (hal. 2)
Setelah proses pencetakan selesai, keempat formulir tersebut dijadikan
1 bendel untuk kemudian diserahkan kepada masing-masing pegawai guna
diperiksa kembali apakah adat yang salah. Jika semua data sudah benar
maka segera ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan kemudian
dimintakan tanda tangan penilai dan atasan penilai. Setelah selesai
ditandatangani oleh 3 belah pihak, kemudian digandakan untuk arsip 1
bendel, BKD 1 bendel, dan untuk pegawai yang bersangkutan 1 bendel.
Sebelum dibagikan, terlebih dahulu diberi stempel pada tanda tangan
pegawai yang bersangkutan.
32
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Secara umum penulis memperoleh pengetahuan baru mengenai struktur
organisasi DPPKAD Kabupaten Klaten dan tugas-tugas yang ada di setiap bidang
dan sub bagiannya khususnya pada sub bagian umum dan kepegawaian.
Berdasarkan pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam
melakukan penilaian prestasi kerja pegawai DPPKAD Kabupaten Klaten sudah
tepat jika dilakukan menggunakan aplikasi khusus yaitu SIMAKSI 2012 yang
mempunyai 2 (dua) versi yaitu versi 2.3 untuk menginput penilaian dan versi 3.0
untuk mencetak formulir. Petugas/staf pengadministrasi umum kepegawaian
dimudahkan dengan adanya aplikasi tersebut karena data-data pegawai sudah
terintegrasi. Hanya saja dalam penambahan pegawai baru/NIP yang salah harus
datang langsung ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) setempat untuk
melakukan registrasi.
4.2. Saran
Saran yang penulis berikan baik kepada instansi secara umum maupun pada
bagian umum dan kepegawaian antara lain:
1) Dalam hal koneksi Internet sebaiknya bisa lebih diperhatikan karena
beberapa aplikasi pengolah data misalnya SIMDA maupun aplikasi lain
membutuhkan koneksi Internet yang memadai. Sejauh ini penulis
mengamati bahwa koneksi Internet pada SKPD DPPKAD Kabupaten
Klaten khususnya belum terlalu memadai dan tidak jarang terjadi
33
putusnya koneksi Internet secara mendadak sehingga mungkin akan
mengganggu proses input data ke aplikasi.
2) Dalam hal pengarsipan, sebaiknya dapat lebih diperhatikan lagi. Penulis
mengamati bahwa kurangnya tempat khusus untuk mengarsipkan
dokumen-dokumen sehingga tak jarang dijumpai tumpukan dokumendokumen di bawah tangga maupun di pojok dekat kamar mandi.
Tentunya hal ini juga akan menyulitkan jikalau nantinya dokumendokumen tersebut akan dibutuhkan kembali karena sulit untuk
mencarinya.
3) Dalam hal data pegawai, sebaiknya jika ada perubahan data misalnya
pendidikan yang akan mempengaruhi gelar untuk segera diperbaharui
agar data yang ada di bagian pengadministrasi umum kepegawaian
tetap akurat dan jika data pegawai tersebut digunakan maka sudah
merupakan data terbaru.
34
DAFTAR PUSTAKA
Lampiran Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Nomor 7 Tahun 2011 tentang
Organisasi dan Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten
Peraturan Bupati Klaten Nomor 36 Tahun 2011 tentang Rincian Tugas, Fungsi
dan Tata Kerja DPPKAD Kabupaten Klaten
35
LAMPIRAN
36
37
38
39
40
41