Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah
Arion Batara Purba Siboro
Anggota UKSU ITB 2007
Mahasiswa Teknik Industri ITB 2007
Latihan Kepemimpinan Organisasi
Anggota UKSU ITB 2009
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Mulai
1
Biografi
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Penutup
2
Nama : Arion Batara Purba Siboro
TTL : Medan, 18 januari 1990
Data diri dan Pengalaman Organisasi :
• Mahasiswa Teknik Industri ITB
• Anggota Biasa UKSU ITB
• Anggota Biasa Keluarga Mahasiswa
Teknik Industri
• Asisten Laboratorium Inovasi dan
Pengembangan Organisasi (LIPO) ITB
• Ketua Divisi Materi LKO ITB 2008
• Staf Poyek Pengukuran Kepuasan
Mahasiswa ITB – Ditpran ITB
Contact :
Email : arion_thesiboros@yahoo.co.id
Menu Utama
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
3
Apa Itu Masalah ?
Problem: a difference between the perception
(sensor) of and the will (purpose or goal) about
a state being observed by a sentient entity. by
Ralph E. Kenyon, Jr.
Masalah adalah jarak
ekspektasi dan realita.
atau
gap
antara
“The formulation of the problem is often more
essential than its solution.” Albert Einstein
Problem solving ialah pemikiran yang berujung
kepada hasil solusi masalah dimana masalah
tidak lain gap kinerja yang diinginkan dengan
kenyataan.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
4
Root Cause dan Symptoms
Symptoms
Root Cause adalah akar
permasalahan, yang menjadi
sumber suatu masalah.
Symptoms adalah gejala-gejala
atau cabang dari suatu akar
masalah
Symptoms
ROOT CAUSES
Penyelesaian Symptoms tidak
akan menyelesaikan masalah
Menyelesaikan suatu masalah
harus dimulai dari pencarian Root
Cause
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
5
Contoh
Adik atau Orang yang kalian
kasihi sedang demam dengan
suhu badan 390 Celcius.
Tentunya itu merupakan
suatu masalah.
Apa yang akan kalian
lakukan?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
6
Jawaban (Sebuah Analogi)
Bawalah Orang yang kalian kasihi itu ke dokter,
karena dokter akan memeriksa penyebab
demamnya. Meskipun mungkin awalnya dokter
memberikan obat penurun demam, namun dia
juga memberikan solusi penyembuhan dari
masalah utama tubuh pasien.
Jika kita hanya memberikan obat penurun panas,
namun ternyata orang yang kita kasihi sedang
terkena infeksi pada luka bagian dalam tubuhya.
Bisa jadi jika tidak segera diobati dapat berakibat
fatal.
Infeksi pada tubuh akan menyebabkan tubuh
menghasilkan sel darah putih lebih banyak, dan
akan meningkatkan panas tubuh.
Infeksi adalah Root Cause
Demam adalah Symptom
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
7
Konsep Tujuan dan Strategi
Tujuan adalah dasar penyusunan dari struktur organisasi.
Tujuan digambarkan sebagai keadaan yang ingin dicapai
oleh organisasi yang lebih operasional dan terukur. (Alm.
S.B Hari Lubis : Pengantar Teori Organisasi : Suatu
Pendekatan Makro)
James Brian Quin:
The pattern or plan that integrates an organization’s major
goals, policies, and action squences into a cohesive whole.
Strategi adalah:“The science and art” untuk memanfaatkan
faktor-faktor lingkungan eksternal secara terpadu dengan
faktor-faktor lingkungan internal untuk mencapai tujuan
lembaga.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
8
Ilustrasi Masalah
Masalah
Suatu Organisasi Nirlaba yang bergerak di bidang
pelestarian budaya dan kesenian Sumatera Utara,
memiliki harapan bahwa organisasi ini akan
melakukan suatu kegiatan yang membantu
pengenalan kepedulian akan budaya dan kesenian
Sumatera Utara kepada generasi muda, dengan
skala nasional. Bukan lagi skala –kampus- yang
selama ini sudah dilakukan. Karena Usaha untuk
melakukan proyek skala nasional selau gagal, dan
berakhir hanya dalam skala kampus atau kota
sekitar.
Maka, dari masalah diatas kita akan menemukan,
persepsi atau realita, ekspektasi atau harapan dan
gap antara keduanya yang merupakan masalah.
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
Sebelumnya
9
Ilustrasi Gambar
Skala
Nasional
Alternatif Strategi 3
Gap atau
Masalah
Skala
kampus
Kondisi
Harapan
(Tujuan)
Alternatif Strategi 2
Alternatif Strategi 1
Kondisi
Sekarang
(Realita)
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
10
Contoh Hasil Analisis dan
Pemecahan masalah
Dengan diagram ikan diperoleh bahwa Root Causenya adalah Singkatnya masa kepengurusan
sehingga untuk membuat sebuah proyek dengan
skala nasional sangat sulit.
Diperoleh beberapa alternatif strategi :
Diperlukannya keselarasan tujuan atau capaian
antar badan kepengurusan dalam 2-4 tahun
(Alternatif 1)
Diperpanjangnya masa kepengurusan menjadi 1,5
tahun
Adanya sebuah proyek kerja dengan durasi 2 tahun,
dengan dipecah menjadi beberapa sub proyek yang
teridiri dari beberapa kepanitian terpisah
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion Batara
Berikutnya
11
Tools yang membantu
Diagram Ikan (Fish Bone Diagram)
SWOT Analysis, sebuah metode analisis
kondisi yang dapat menggambarkan
kondisi suatu organisasi dan membantu
dalam memformulasikan strategi dalam
pencapaian tujuan
5 Why and 1 How Question
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
12
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
13
Fishbone Diagram atau diagram tulang ikan, digunakan untuk mencari root
cause dengan menggunakan logika sebab akibat.
Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Buatlah sebuah diagram tulang ikan seperti dibawah ini :
4
2
1
5
Berikutnya
3
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
14
Isikan sebagai berikut pada masing-masing bagian :
1. Pada Kotak dengan diberi label no. 1, isikanlah isu / keadaan yang menjadi
masalah yang akan diteliti. Contoh : Kita akan mencari sebab gagalnya proyek
skala nasional. Maka tuliskan : Gagalnya Proyek Skala nasional
2. Pada kotak yang diberi label no, 2 - 5 (tambahkan jika dianggapkurang).
Isikanlah faktor-faktor utama yang berpengaruh, ada pun beberapa contoh :
• Manusia, Mesin, Material, Money dan Metode
• Tempat, Prosedur, Aturan, Manusia
• Surroundings, System, Supplier
Kita dapat mengisikan sesuai dengan keadaan organisasi kita, dan metode ini
bersifat fleksibel selama dapat menggambar kondisi nyata dari suatu
organisasi.
3. Pada kotak warna hijau, tuliskan penyebab dari statement diatasnya (no.1
atau 2-5). Begitu pula pada warna oranye merupakan statemen penyebab
dari statemen hijau. Lakukan lagi penambahan tingkatan jika dirasa kurang.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
15
4. Lakukan pengisian terus menerus secara brainstorming dalam kelompok,
sehingga semuanya merasa yakin tidak ada lagi penyataan yang dapat
menyebabkan isu utama dalam fishbone diagram ini.
5. Analisis semua pernyataan yang sudah ada, diskusikan dalam kelompok.
6. Urutkanlah pernyataan yang dianggap sebagai penyebab paling utama dari
masalah yang ada sampai kepada pernyataan yang paling dianggap bukan
penyebab utama. Hilangkanlah beberapa statemen yang setelah
didiskusikan dianggap layak dibuang dan bukan merupakan bagian
penyebab isu atau masalah yang ada.
7. Analisis solusi-solusi dari urutan pernyataan sebab tersebut, maka diperoleh
urutan-urutan prioritas penyelesaian masalah.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
16
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
17
5W + 1 How adalah sebuah metode yang paling sederhana dalam usaha
menemukan root cause. Lakukan pertanyaan Why sampai 5 atau 4 kali,
lalu pada pertanyaan “Why” yang ke-5 atau ke-4, dengan melakukan
pertanyaan “How” setelahnya, kita akan menemukan solusi-solusi masalah
yang ada, bisa jadi 1 atau lebih.
Root cause bisa jadi lebih dari satu, namun coba lakukan dengan memilih
pilihan yang paling mungkin menjadi penyebab dari suatu masalah.
Contoh :
Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala nasional.
• Mengapa Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala
nasional ?
Karena dibutuhkan tahapan yang banyak dan perencanaan yang detail
serta kompleks
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
18
• Mengapa organisasi tak mampu melakukan tahapan yang banyak dan
perencanaan yang detail serta kompleks
Karena dengan sumber daya yang ada hal tersebut membutuhkan waktu
lama dan fokus yang tersita.
• Mengapa Organisasi tak mampu menyediakan waktu yang lama ?
Karena singkatnya kepengurusan dan siklus pergantian organisasi,
sehingga sulit bagi satu badan pengurus menyelesaikan program yang
membutuhkan waktu panjang.
• Mengapa waktu kepungurusan dibuat singkat ?
Karena organisasi mahasiswa, menerima anggota setiap tahun dan
sebaiknya memberikan setiap angkatan untuk menjadi bada pengurus.
Sehingga, dibuat satu tahun kepengurusan.
• Bagaimana agar dalam kepengurusan yang singkat, program skala
nasional dengan waktu perencanaan dan tahapan-tahapan yang lebih l
ama dapat dilaksanakan ?
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
19
Adapun beberapa solusi dari root cause
Waktu Kepengurusan yang singkat
adalah :
• Menambah sumber daya, baik itu dari
luar organisasi, seperti event
organizer
• Melakukan penyelarasan tujuan antar
kepengurusan dalam 2 atau 3
periode.
• Membuat Kepanitiaan yang berumur
panjang, 2 tahun, dengan anggota
dan struktur kepanitiaan yang
beragam dari setiap angkatan.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
20
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
21
SWOT analisis adalah sebuah metode
untuk menganalisis kondisi suatu
organisasi, baik itu lingkungan internal
maupun lingkuangan eksternal terhadap
suatu capaian atau tujuan. Analisis
SWOT selain menggambarkan kondisi
juga menghasilkan strategi.
SWOT terdiri dari 4 aspek yang akan
dianalisis
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
22
S atau Strenght atau Kekuatan
Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari
dalam Organisasi.
W atau Weakness atau Kelemahan
Faktor yang menjadi penghalang pencapaian
tujuan dari dalam Organisasi .
O atau Opportunity atau Peluang
Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari
luar organisasi.
T atau Threat atau Hambatan
Faktor yang menghambat tujuan yang berasal
dari luar Organisasi.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
23
Analisis kondisi organisasi saat ini berdasarkan 4
aspek S, W, O dan T.
Buatlah daftar kondisi atau pernyataan pada
masing-masing aspek
Hal ini sebaiknya dilakukan dengan cara
brainstorming
Langkah berikutnya, langkah bobot dan rating,
bisa dilakukan bisa pula tidak. Namun, untuk
menghasilkan analisis yang lebih tajam, sebaiknya
digunakan.
Setelah itu dilakukan analisis strategi dengan
mengkombinasikan antar faktor-faktor yang sudah
di daftar.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
24
Langkah Bobot dan Rating
Ada banyak variasi dalam melakukan sistem bobot dan rating. Variasi
tersebut akan bergantung pada masing-masing organisasi, namun konsep
dasar dalam melakukan bobot dan rating sama. Berikut salah satu sistem
pembobotan dan rating sederhana. Namun, langkah ini sangat membantu
dalam penentuan prioritas strategi dan gambaran kondisi.
Bobot
Bobot adalah pemberian nilai secara subjektif (pengalaman) maupun
objektif (didasarkan pada data). Bobot memberikan nilai seberapa penting
pengaruh suatu faktor terhadap pencapaian tujuan.
Rating
Rating adalah pemberian nilai mengenai kondisi faktor tersebut saat ini.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
25
Salah satu variasi pemberian bobot
dan rating, serta contohnya.
•
Setelah Semua daftar faktor sudah dituliskan, buatlah kolom nilai
bobot dan rating pada masing-masing faktor. Pisahkan menjadi
dua buah tabel. Tabel pertama adalah kolom S dan W, tabel kedua
adalah kolom O dan T
•
Mulailah pada pernyataan pertama pada kolom Strenght dan
Weakness, lalu isilah kolom bobot dengan nilai 0,0 sampai 1
Semakin besar nilai bobot maka semakin penting pernyataan
tersebut kepada tujuan.
PASTIKAN BAHWA JIKA SEMUA NILAI PADA BOBOT DI KOLOM
S DAN W JIKA DIJUMLAHKAN AKAN BERJUMLAH 1.
Maka, nilai bobot suatu pernyataan akan mempengaruhi nilai
bobot pernyataan yang lain.
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
26
• Berikutnya adalah pemberian nilai rating, nilai rating dapat diberikan
dengan mengklasifikasinya kondisi suatu pernyataan. Untuk S dan O
sesuai dengan angka dibawah ini. Namun untuk W dan T sebaliknya,
semakin besar angka semakin lemah kualitas hambatan dan kelemahan.
Nilai 4 : Sangat Besar / Sangat Baik
3 : Besar / Baik
2 : Cukup
1 : Kurang
• Contoh :
Faktor dari keberhasilan suatu organisasi adalah jumlah anggota yang
secara kuantitas. Hal ini dianggap cukup penting dibanding dengan faktorfaktor lain.
Misalkan sebuah organisasi ini satu angkatannya saja berjumlah 70 orang.
Maka pernyataan ini dapat saja diberi nilai,
• Bobot = 0,2 (cukup penting karena sekitar 20% dari keseluruhan faktor)
• Rating = 4 (Sangat besar, karena unit tetangga cuma 20 orang satu
angkatannya)
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
27
• Lalu pada masing-masing pernyataan atau faktor, kalikan nilai bobot dan
rating nya,
• Jumlahkan semua nilai hasil perkalian bobot dan rating untuk
mendapatkan nilai faktor internal dan faktor eksternal.
• Tambahkan komentar jika dirasa perlu
• Sajikan nilai eksternal dan internal faktor dalam sebuah diagram kartesius.
Contoh :
Berikutnya
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
28
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
29
Langkah berikutnya
setelah memperoleh
nilai faktor internal dan
faktor eksternal. Maka
kita akan memperoleh
gambaran strategi
secara garis besar,
yakni :
Berikutnya
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
30
Gambaran Strategi IE matriks
Sel I, II dan III menyarankan strategi grow and build. Strategi yang
diterapkan intensif dan taktikal. Strategi ini menyarankan organisasi untuk
bertumbuh, karena tingginya peluang dari luar organisasi atau kuatnya
lingkungan dalam organisasi. Organisasi harus berorientasi pada
achievement.
Sel IV, V dan VI menyarankan strategi hold and maintain. Strategi taktis
yang dijalankan berfokus pada bagaimana menjaga posisi , karena kondisi
perusahaan berada dalam tahap menengah. Berusaha untuk tidak
mengurangi capaian sebelumnya.
Sel VII, VIII dan IX menyarankan harvest or exit strategy. Jika usaha untuk
meremajakan organisasi masih memungkikan , maka perusahaan
disarankan untuk merevitalisasi organisasi, Sebaliknya jika jika usaha
terlalu mahal maka dianjurkan untuk menghentikan organisasi atau tidak
lagi melakukan upaya mencapai tujuan. Namun, bisa pula menjaga
organisasi tetap ada tanpa memikirkan achievement (untuk organisasi nonprofit )
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
31
•
Langkah berikutnya adalah dengan menganilisis masing-masing
pernyataan untuk dapat menghasilkan strategi yang dapat membantu
organisasi dalam mencapai tujuan.
•
Masing-masing kolom S, W, O dan T harus dibandingkan satu sama lain,
untuk menghasilkan beberapa strategi.
•
Masing-masing perpaduan faktor akan menghasilkan strategi dengan
orientasi yang berbeda pula.
•
Selanjutnya daftar strategi tersebut harus dilihat lagi, prioritas utama adalah
strategi yang dihasilkan dari poin-poin faktor dengan nilai bobot dan rating
yang paling besar.
•
Metode ini dan matrix Internal External Factor tadi hanya salah satu
diantaranya. Terdapat beberapa jenis metode dan diagram lain yang
menggambarkan kondisi organisasi.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
32
Proses Analisis
ANALISIS
SWOT
PELUANG (O)
ANCAMAN (T)
KEKUATAN (S)
KELEMAHAN
(W)
S + O = PENDORONG
(MENGOPTIMALKAN
W + O = STATUS
QUO
(MENGURANGI
KEKUATAN UNTUK
MEMANFAATKAN
PELUANG)
KELEMAHAN UNTUK
MEMANFAATKAN
PELUANG)
S + T = STATUS QUO W + T = PENGHAMBAT
(MENGGUNAKAN
(MENGURANGI
KEKUATAN UNTUK
MENCEGAH DAN
MENGATASI ANCAMAN)
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
KELEMAHAN UNTUK
MENCEGAH DAN
MENGATASI ANCAMAN)
Berikutnya
®onn33
2002
Contoh Hasil SWOT
Hasil Analisis SWOT yang baik
adalah poin-poin strategi yang
dapat menjadi arahan bagi
sebuah organisasi.
Poin-poin strategi ini akan
menjadi dasar untuk organisasi
dapat berjalan.
SWOT dapat digunakan baik
untuk strategi jangka panjang
maupun untyuk strategi jangka
pendek sesuai kebutuhan
organisasi
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
34
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
35
• Silahkan kalian membentuk kelompok berisikan 6 orang. Dalam waktu
sesingkat-singkatnya
• Mintalah lembar simulasi kepada panitia
Kalian diminta melakukan sendiri Analsis SWOT dengan contoh kasus sebagai
berikut.
Anggota UKSU angkatan 2009 diminta mengadakan acara syukuran wisuda,
dalam waktu 3 minggu lagi sejak hari ini. Analisis lah kondisi kalian baik itu
secara internal maupun eksternal.
Dalam hal ini, Asumsinya adalah angkatan UKSU 2009 sebagai organisasi, jadi
UKSU diluar angkatan 2009 dapat diklasifikasikan sebagai lingkungan eksternal.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
36
•
•
•
•
•
Kalian cukup membuat 4 faktor yang paling berpengaruh disetiap
kolom, S, W, O dan T nya.
Lakukan secara brainstorming dan diskusi, lalu secara bersama-sama
tentukanlah nilai rating dan bobot nya.
Gambarkanlah posisi kalian dalam IE Matriks
Isilah poin-poin strategi dari masing-masing perpaduan kolom, SO, WO,
ST dan WT
Urutkan prioritas strategi yang akan kalian lakukan.
Selamat Mengerjakan!
Kalian diminta berdiskusi, dan
berusaha menjadi seorang yang
mampu menganlisis kondisi dalam
memecahkan masalah
Waktu yang diberikan : hanya 30
menit
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
37
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
38
Kita akan membahas, hasil simulasi
salah satu kelompok
Mohon kalian merefleksikan sesuai
dengan hasil kerja kelompok kalian
Menu Utama
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
39
Jika ada salah ucap maupun materi yang kurang tersampaikan, kiranya saya
mohon maaf sebesar-besarnya.
Saran dan Kritik atas materi dan penyampaiannya, jika ada, dapat
disampaikan langsung.
Jika ada yang berminat mengenai materi ini dan ingin lebih dalam
mempelajarinya, dapat menghubungi lewat email :
arion_thesiboros@yahoo.co.id
Sebelumnya
Kita bekerja harus tanpa pamrih. Itu berlaku untuk segala pekerjaan. Pengabdian tanpa syarat
adalah yang terbaik. -Guru Ching Hai.
Jadilah garam jangan di lautan, jadilah terang jangan di tempat terang.
Keluar
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
40
Anggota UKSU ITB 2007
Mahasiswa Teknik Industri ITB 2007
Latihan Kepemimpinan Organisasi
Anggota UKSU ITB 2009
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Mulai
1
Biografi
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Penutup
2
Nama : Arion Batara Purba Siboro
TTL : Medan, 18 januari 1990
Data diri dan Pengalaman Organisasi :
• Mahasiswa Teknik Industri ITB
• Anggota Biasa UKSU ITB
• Anggota Biasa Keluarga Mahasiswa
Teknik Industri
• Asisten Laboratorium Inovasi dan
Pengembangan Organisasi (LIPO) ITB
• Ketua Divisi Materi LKO ITB 2008
• Staf Poyek Pengukuran Kepuasan
Mahasiswa ITB – Ditpran ITB
Contact :
Email : arion_thesiboros@yahoo.co.id
Menu Utama
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
3
Apa Itu Masalah ?
Problem: a difference between the perception
(sensor) of and the will (purpose or goal) about
a state being observed by a sentient entity. by
Ralph E. Kenyon, Jr.
Masalah adalah jarak
ekspektasi dan realita.
atau
gap
antara
“The formulation of the problem is often more
essential than its solution.” Albert Einstein
Problem solving ialah pemikiran yang berujung
kepada hasil solusi masalah dimana masalah
tidak lain gap kinerja yang diinginkan dengan
kenyataan.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
4
Root Cause dan Symptoms
Symptoms
Root Cause adalah akar
permasalahan, yang menjadi
sumber suatu masalah.
Symptoms adalah gejala-gejala
atau cabang dari suatu akar
masalah
Symptoms
ROOT CAUSES
Penyelesaian Symptoms tidak
akan menyelesaikan masalah
Menyelesaikan suatu masalah
harus dimulai dari pencarian Root
Cause
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
5
Contoh
Adik atau Orang yang kalian
kasihi sedang demam dengan
suhu badan 390 Celcius.
Tentunya itu merupakan
suatu masalah.
Apa yang akan kalian
lakukan?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
6
Jawaban (Sebuah Analogi)
Bawalah Orang yang kalian kasihi itu ke dokter,
karena dokter akan memeriksa penyebab
demamnya. Meskipun mungkin awalnya dokter
memberikan obat penurun demam, namun dia
juga memberikan solusi penyembuhan dari
masalah utama tubuh pasien.
Jika kita hanya memberikan obat penurun panas,
namun ternyata orang yang kita kasihi sedang
terkena infeksi pada luka bagian dalam tubuhya.
Bisa jadi jika tidak segera diobati dapat berakibat
fatal.
Infeksi pada tubuh akan menyebabkan tubuh
menghasilkan sel darah putih lebih banyak, dan
akan meningkatkan panas tubuh.
Infeksi adalah Root Cause
Demam adalah Symptom
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
7
Konsep Tujuan dan Strategi
Tujuan adalah dasar penyusunan dari struktur organisasi.
Tujuan digambarkan sebagai keadaan yang ingin dicapai
oleh organisasi yang lebih operasional dan terukur. (Alm.
S.B Hari Lubis : Pengantar Teori Organisasi : Suatu
Pendekatan Makro)
James Brian Quin:
The pattern or plan that integrates an organization’s major
goals, policies, and action squences into a cohesive whole.
Strategi adalah:“The science and art” untuk memanfaatkan
faktor-faktor lingkungan eksternal secara terpadu dengan
faktor-faktor lingkungan internal untuk mencapai tujuan
lembaga.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
8
Ilustrasi Masalah
Masalah
Suatu Organisasi Nirlaba yang bergerak di bidang
pelestarian budaya dan kesenian Sumatera Utara,
memiliki harapan bahwa organisasi ini akan
melakukan suatu kegiatan yang membantu
pengenalan kepedulian akan budaya dan kesenian
Sumatera Utara kepada generasi muda, dengan
skala nasional. Bukan lagi skala –kampus- yang
selama ini sudah dilakukan. Karena Usaha untuk
melakukan proyek skala nasional selau gagal, dan
berakhir hanya dalam skala kampus atau kota
sekitar.
Maka, dari masalah diatas kita akan menemukan,
persepsi atau realita, ekspektasi atau harapan dan
gap antara keduanya yang merupakan masalah.
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
Sebelumnya
9
Ilustrasi Gambar
Skala
Nasional
Alternatif Strategi 3
Gap atau
Masalah
Skala
kampus
Kondisi
Harapan
(Tujuan)
Alternatif Strategi 2
Alternatif Strategi 1
Kondisi
Sekarang
(Realita)
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
10
Contoh Hasil Analisis dan
Pemecahan masalah
Dengan diagram ikan diperoleh bahwa Root Causenya adalah Singkatnya masa kepengurusan
sehingga untuk membuat sebuah proyek dengan
skala nasional sangat sulit.
Diperoleh beberapa alternatif strategi :
Diperlukannya keselarasan tujuan atau capaian
antar badan kepengurusan dalam 2-4 tahun
(Alternatif 1)
Diperpanjangnya masa kepengurusan menjadi 1,5
tahun
Adanya sebuah proyek kerja dengan durasi 2 tahun,
dengan dipecah menjadi beberapa sub proyek yang
teridiri dari beberapa kepanitian terpisah
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion Batara
Berikutnya
11
Tools yang membantu
Diagram Ikan (Fish Bone Diagram)
SWOT Analysis, sebuah metode analisis
kondisi yang dapat menggambarkan
kondisi suatu organisasi dan membantu
dalam memformulasikan strategi dalam
pencapaian tujuan
5 Why and 1 How Question
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
12
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
13
Fishbone Diagram atau diagram tulang ikan, digunakan untuk mencari root
cause dengan menggunakan logika sebab akibat.
Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Buatlah sebuah diagram tulang ikan seperti dibawah ini :
4
2
1
5
Berikutnya
3
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
14
Isikan sebagai berikut pada masing-masing bagian :
1. Pada Kotak dengan diberi label no. 1, isikanlah isu / keadaan yang menjadi
masalah yang akan diteliti. Contoh : Kita akan mencari sebab gagalnya proyek
skala nasional. Maka tuliskan : Gagalnya Proyek Skala nasional
2. Pada kotak yang diberi label no, 2 - 5 (tambahkan jika dianggapkurang).
Isikanlah faktor-faktor utama yang berpengaruh, ada pun beberapa contoh :
• Manusia, Mesin, Material, Money dan Metode
• Tempat, Prosedur, Aturan, Manusia
• Surroundings, System, Supplier
Kita dapat mengisikan sesuai dengan keadaan organisasi kita, dan metode ini
bersifat fleksibel selama dapat menggambar kondisi nyata dari suatu
organisasi.
3. Pada kotak warna hijau, tuliskan penyebab dari statement diatasnya (no.1
atau 2-5). Begitu pula pada warna oranye merupakan statemen penyebab
dari statemen hijau. Lakukan lagi penambahan tingkatan jika dirasa kurang.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
15
4. Lakukan pengisian terus menerus secara brainstorming dalam kelompok,
sehingga semuanya merasa yakin tidak ada lagi penyataan yang dapat
menyebabkan isu utama dalam fishbone diagram ini.
5. Analisis semua pernyataan yang sudah ada, diskusikan dalam kelompok.
6. Urutkanlah pernyataan yang dianggap sebagai penyebab paling utama dari
masalah yang ada sampai kepada pernyataan yang paling dianggap bukan
penyebab utama. Hilangkanlah beberapa statemen yang setelah
didiskusikan dianggap layak dibuang dan bukan merupakan bagian
penyebab isu atau masalah yang ada.
7. Analisis solusi-solusi dari urutan pernyataan sebab tersebut, maka diperoleh
urutan-urutan prioritas penyelesaian masalah.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
16
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
17
5W + 1 How adalah sebuah metode yang paling sederhana dalam usaha
menemukan root cause. Lakukan pertanyaan Why sampai 5 atau 4 kali,
lalu pada pertanyaan “Why” yang ke-5 atau ke-4, dengan melakukan
pertanyaan “How” setelahnya, kita akan menemukan solusi-solusi masalah
yang ada, bisa jadi 1 atau lebih.
Root cause bisa jadi lebih dari satu, namun coba lakukan dengan memilih
pilihan yang paling mungkin menjadi penyebab dari suatu masalah.
Contoh :
Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala nasional.
• Mengapa Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala
nasional ?
Karena dibutuhkan tahapan yang banyak dan perencanaan yang detail
serta kompleks
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
18
• Mengapa organisasi tak mampu melakukan tahapan yang banyak dan
perencanaan yang detail serta kompleks
Karena dengan sumber daya yang ada hal tersebut membutuhkan waktu
lama dan fokus yang tersita.
• Mengapa Organisasi tak mampu menyediakan waktu yang lama ?
Karena singkatnya kepengurusan dan siklus pergantian organisasi,
sehingga sulit bagi satu badan pengurus menyelesaikan program yang
membutuhkan waktu panjang.
• Mengapa waktu kepungurusan dibuat singkat ?
Karena organisasi mahasiswa, menerima anggota setiap tahun dan
sebaiknya memberikan setiap angkatan untuk menjadi bada pengurus.
Sehingga, dibuat satu tahun kepengurusan.
• Bagaimana agar dalam kepengurusan yang singkat, program skala
nasional dengan waktu perencanaan dan tahapan-tahapan yang lebih l
ama dapat dilaksanakan ?
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
19
Adapun beberapa solusi dari root cause
Waktu Kepengurusan yang singkat
adalah :
• Menambah sumber daya, baik itu dari
luar organisasi, seperti event
organizer
• Melakukan penyelarasan tujuan antar
kepengurusan dalam 2 atau 3
periode.
• Membuat Kepanitiaan yang berumur
panjang, 2 tahun, dengan anggota
dan struktur kepanitiaan yang
beragam dari setiap angkatan.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
20
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
21
SWOT analisis adalah sebuah metode
untuk menganalisis kondisi suatu
organisasi, baik itu lingkungan internal
maupun lingkuangan eksternal terhadap
suatu capaian atau tujuan. Analisis
SWOT selain menggambarkan kondisi
juga menghasilkan strategi.
SWOT terdiri dari 4 aspek yang akan
dianalisis
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
22
S atau Strenght atau Kekuatan
Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari
dalam Organisasi.
W atau Weakness atau Kelemahan
Faktor yang menjadi penghalang pencapaian
tujuan dari dalam Organisasi .
O atau Opportunity atau Peluang
Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari
luar organisasi.
T atau Threat atau Hambatan
Faktor yang menghambat tujuan yang berasal
dari luar Organisasi.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
23
Analisis kondisi organisasi saat ini berdasarkan 4
aspek S, W, O dan T.
Buatlah daftar kondisi atau pernyataan pada
masing-masing aspek
Hal ini sebaiknya dilakukan dengan cara
brainstorming
Langkah berikutnya, langkah bobot dan rating,
bisa dilakukan bisa pula tidak. Namun, untuk
menghasilkan analisis yang lebih tajam, sebaiknya
digunakan.
Setelah itu dilakukan analisis strategi dengan
mengkombinasikan antar faktor-faktor yang sudah
di daftar.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
24
Langkah Bobot dan Rating
Ada banyak variasi dalam melakukan sistem bobot dan rating. Variasi
tersebut akan bergantung pada masing-masing organisasi, namun konsep
dasar dalam melakukan bobot dan rating sama. Berikut salah satu sistem
pembobotan dan rating sederhana. Namun, langkah ini sangat membantu
dalam penentuan prioritas strategi dan gambaran kondisi.
Bobot
Bobot adalah pemberian nilai secara subjektif (pengalaman) maupun
objektif (didasarkan pada data). Bobot memberikan nilai seberapa penting
pengaruh suatu faktor terhadap pencapaian tujuan.
Rating
Rating adalah pemberian nilai mengenai kondisi faktor tersebut saat ini.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
25
Salah satu variasi pemberian bobot
dan rating, serta contohnya.
•
Setelah Semua daftar faktor sudah dituliskan, buatlah kolom nilai
bobot dan rating pada masing-masing faktor. Pisahkan menjadi
dua buah tabel. Tabel pertama adalah kolom S dan W, tabel kedua
adalah kolom O dan T
•
Mulailah pada pernyataan pertama pada kolom Strenght dan
Weakness, lalu isilah kolom bobot dengan nilai 0,0 sampai 1
Semakin besar nilai bobot maka semakin penting pernyataan
tersebut kepada tujuan.
PASTIKAN BAHWA JIKA SEMUA NILAI PADA BOBOT DI KOLOM
S DAN W JIKA DIJUMLAHKAN AKAN BERJUMLAH 1.
Maka, nilai bobot suatu pernyataan akan mempengaruhi nilai
bobot pernyataan yang lain.
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
26
• Berikutnya adalah pemberian nilai rating, nilai rating dapat diberikan
dengan mengklasifikasinya kondisi suatu pernyataan. Untuk S dan O
sesuai dengan angka dibawah ini. Namun untuk W dan T sebaliknya,
semakin besar angka semakin lemah kualitas hambatan dan kelemahan.
Nilai 4 : Sangat Besar / Sangat Baik
3 : Besar / Baik
2 : Cukup
1 : Kurang
• Contoh :
Faktor dari keberhasilan suatu organisasi adalah jumlah anggota yang
secara kuantitas. Hal ini dianggap cukup penting dibanding dengan faktorfaktor lain.
Misalkan sebuah organisasi ini satu angkatannya saja berjumlah 70 orang.
Maka pernyataan ini dapat saja diberi nilai,
• Bobot = 0,2 (cukup penting karena sekitar 20% dari keseluruhan faktor)
• Rating = 4 (Sangat besar, karena unit tetangga cuma 20 orang satu
angkatannya)
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
27
• Lalu pada masing-masing pernyataan atau faktor, kalikan nilai bobot dan
rating nya,
• Jumlahkan semua nilai hasil perkalian bobot dan rating untuk
mendapatkan nilai faktor internal dan faktor eksternal.
• Tambahkan komentar jika dirasa perlu
• Sajikan nilai eksternal dan internal faktor dalam sebuah diagram kartesius.
Contoh :
Berikutnya
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
28
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
29
Langkah berikutnya
setelah memperoleh
nilai faktor internal dan
faktor eksternal. Maka
kita akan memperoleh
gambaran strategi
secara garis besar,
yakni :
Berikutnya
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
30
Gambaran Strategi IE matriks
Sel I, II dan III menyarankan strategi grow and build. Strategi yang
diterapkan intensif dan taktikal. Strategi ini menyarankan organisasi untuk
bertumbuh, karena tingginya peluang dari luar organisasi atau kuatnya
lingkungan dalam organisasi. Organisasi harus berorientasi pada
achievement.
Sel IV, V dan VI menyarankan strategi hold and maintain. Strategi taktis
yang dijalankan berfokus pada bagaimana menjaga posisi , karena kondisi
perusahaan berada dalam tahap menengah. Berusaha untuk tidak
mengurangi capaian sebelumnya.
Sel VII, VIII dan IX menyarankan harvest or exit strategy. Jika usaha untuk
meremajakan organisasi masih memungkikan , maka perusahaan
disarankan untuk merevitalisasi organisasi, Sebaliknya jika jika usaha
terlalu mahal maka dianjurkan untuk menghentikan organisasi atau tidak
lagi melakukan upaya mencapai tujuan. Namun, bisa pula menjaga
organisasi tetap ada tanpa memikirkan achievement (untuk organisasi nonprofit )
Sebelumnya
Berikutnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
31
•
Langkah berikutnya adalah dengan menganilisis masing-masing
pernyataan untuk dapat menghasilkan strategi yang dapat membantu
organisasi dalam mencapai tujuan.
•
Masing-masing kolom S, W, O dan T harus dibandingkan satu sama lain,
untuk menghasilkan beberapa strategi.
•
Masing-masing perpaduan faktor akan menghasilkan strategi dengan
orientasi yang berbeda pula.
•
Selanjutnya daftar strategi tersebut harus dilihat lagi, prioritas utama adalah
strategi yang dihasilkan dari poin-poin faktor dengan nilai bobot dan rating
yang paling besar.
•
Metode ini dan matrix Internal External Factor tadi hanya salah satu
diantaranya. Terdapat beberapa jenis metode dan diagram lain yang
menggambarkan kondisi organisasi.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
32
Proses Analisis
ANALISIS
SWOT
PELUANG (O)
ANCAMAN (T)
KEKUATAN (S)
KELEMAHAN
(W)
S + O = PENDORONG
(MENGOPTIMALKAN
W + O = STATUS
QUO
(MENGURANGI
KEKUATAN UNTUK
MEMANFAATKAN
PELUANG)
KELEMAHAN UNTUK
MEMANFAATKAN
PELUANG)
S + T = STATUS QUO W + T = PENGHAMBAT
(MENGGUNAKAN
(MENGURANGI
KEKUATAN UNTUK
MENCEGAH DAN
MENGATASI ANCAMAN)
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
KELEMAHAN UNTUK
MENCEGAH DAN
MENGATASI ANCAMAN)
Berikutnya
®onn33
2002
Contoh Hasil SWOT
Hasil Analisis SWOT yang baik
adalah poin-poin strategi yang
dapat menjadi arahan bagi
sebuah organisasi.
Poin-poin strategi ini akan
menjadi dasar untuk organisasi
dapat berjalan.
SWOT dapat digunakan baik
untuk strategi jangka panjang
maupun untyuk strategi jangka
pendek sesuai kebutuhan
organisasi
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
34
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
35
• Silahkan kalian membentuk kelompok berisikan 6 orang. Dalam waktu
sesingkat-singkatnya
• Mintalah lembar simulasi kepada panitia
Kalian diminta melakukan sendiri Analsis SWOT dengan contoh kasus sebagai
berikut.
Anggota UKSU angkatan 2009 diminta mengadakan acara syukuran wisuda,
dalam waktu 3 minggu lagi sejak hari ini. Analisis lah kondisi kalian baik itu
secara internal maupun eksternal.
Dalam hal ini, Asumsinya adalah angkatan UKSU 2009 sebagai organisasi, jadi
UKSU diluar angkatan 2009 dapat diklasifikasikan sebagai lingkungan eksternal.
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
36
•
•
•
•
•
Kalian cukup membuat 4 faktor yang paling berpengaruh disetiap
kolom, S, W, O dan T nya.
Lakukan secara brainstorming dan diskusi, lalu secara bersama-sama
tentukanlah nilai rating dan bobot nya.
Gambarkanlah posisi kalian dalam IE Matriks
Isilah poin-poin strategi dari masing-masing perpaduan kolom, SO, WO,
ST dan WT
Urutkan prioritas strategi yang akan kalian lakukan.
Selamat Mengerjakan!
Kalian diminta berdiskusi, dan
berusaha menjadi seorang yang
mampu menganlisis kondisi dalam
memecahkan masalah
Waktu yang diberikan : hanya 30
menit
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Berikutnya
37
Ada Pertanyaan ?
Sebelumnya
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
Menu Utama
38
Kita akan membahas, hasil simulasi
salah satu kelompok
Mohon kalian merefleksikan sesuai
dengan hasil kerja kelompok kalian
Menu Utama
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
39
Jika ada salah ucap maupun materi yang kurang tersampaikan, kiranya saya
mohon maaf sebesar-besarnya.
Saran dan Kritik atas materi dan penyampaiannya, jika ada, dapat
disampaikan langsung.
Jika ada yang berminat mengenai materi ini dan ingin lebih dalam
mempelajarinya, dapat menghubungi lewat email :
arion_thesiboros@yahoo.co.id
Sebelumnya
Kita bekerja harus tanpa pamrih. Itu berlaku untuk segala pekerjaan. Pengabdian tanpa syarat
adalah yang terbaik. -Guru Ching Hai.
Jadilah garam jangan di lautan, jadilah terang jangan di tempat terang.
Keluar
Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion
Batara
40