Makalah Yang Tentang Manajemen Organisasi
Makalah Tentang Manajemen Organisasi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Istilah organisasi sering kita dengar bahkan dari tingkat sekolah menengah pertama (SMP)
sudah di kenalkan dengan organisasi OSIS bahkan di kehidupan bermasyarakat semacam
arisan ibu2, suatu organisasi pasti banyak memiliki visi dan misi. dan berbeda-beda dengan
setiap organisasi lainnya karena setiap organisasi memiliki tujuan masing. dari beberapa
artikel yang saya baca dapat disimpulkan pengertian organisasi adalah : organisasi
merupakan suatu system atau perkumpulan yang disusun dalam kelompok, untuk bekerja
sama mencapai suatu tujuan bersama.
Sejak jaman dahulu sudah ada organisasi Contoh sejarah timbulnya organisasi di indonesia
pada jaman perjuangan :
1) Trikoro Dharmo/Jong Java Gerakan pemuda Indonesia.
2) Indiche Parthie
3) Darul Islam
4) Nahdlatul Ulama
5) Muhammadiyah, dan masih banyak lagi.
Dewasa ini banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik,
perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan
lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu
lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah,
perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses
pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan
yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan
tentang manajemen, serta penyusunan personalia.
1.2 Landasan Teori
Definisi Organisasi (Organization)
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan
lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam
organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses
pengorganisasian.
Macam-macam pengertian organisasi :
1. James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia
untuk mencapai tujuan bersama, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian
organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih.
2. James L. Gibson c.s., sebagaimana yang dikutip oleh Winardi, berpendapat bahwa:
“…organisasi-organisasi merupakan entitas-entitas yang memungkinkan masyarakat
mencapai hasil-hasil tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu
yang bertidak secara sendiri”.
3. Jhon D. Millet
Organisasi adalah sebagai kerangka struktur dimana pekerjaan dari beberapa orang
diselengarakan untuk mewujudkan suatu tujuan bersama.
4. Chester L Bernard
Organisasi adalah suatu sistem tentang aktifitas kerjasama dua orang atau lebih dari
sesuatu yang tidak berwujud dan tidak padang bulu, yang sebagian besar bagian
silaturahmi.
5. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
6. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi,
yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama
atau sekelompok tujuan.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur
serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu suatu wadah atau tempat sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari
orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama
1.3 Rumusan Masalah
1. Pengertian Organisasi
2. Struktur Organisasi
3. Bentuk-bentuk organisasi
4. Macam-macam Organisasi
1.4 Tujuan Penulisan
1. Mengetahui pengertian dari organisasi
2. Mengetahui Struktur Organisasi
3. Bisa membedakan Bentuk-bentuk organisasi
4. Mengetahui macam-macam organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pengorganisasian dan Organisasi
Organisasi (organization) dan pengorganisasion (organizing) memiliki hubungan yang erat
dengan manajemen. Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manager, karyawan
atau sekelompok orang melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Pengorganisasian adalah proses kegiatan penyusunan anggota dalam bentuk struktur
organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.
Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi organik dari manajemen dan ditempatkan
sebagai fungsi kedua setelah perencanaan (planning). Dengan demikian, antara organisasi
dan pengorganisasian memiliki pengertian yang berbeda.
2.2
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional
untuk mencapai tujuan. Dan bisa didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
organisasi diolah. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang
siapa melapor kepada siapa.
Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau
desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan
bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan
sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
2.3
Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang
menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat
digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar
2.4 Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan
saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan
bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera
diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
e. Rasa solidaritas tinggi.
Kelemahannya :
a.
Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu
melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang
beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli
dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat
pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan
perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya
staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu
spesiali-sasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi,
karena pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan
kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf
dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan
pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada
perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga
sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah
organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan
terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang
menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor
kreatifitas lebih dipentingkan.
2.5 Macam – Macam Organisasi
1. Democratic Decentralized (DD)
Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas
yang harus diselesaikan. Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam
pekerjaan (task). Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan
hanya wewenang satu orang saja.
Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala
sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah
komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk
organisasi ini.
2. Controlled Decentralized (CD)
Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama.
Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir
dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama.
Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk
berdasarkan pembagian tugas.
Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing
sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin
utama. Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan
secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal
antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.
3. Controlled Centralized (CC)
Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh
pimpinan utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan
pimpinan utama.
Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan
tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat
komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.
2.6 Organisasi Formal dan Informal
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi
formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi
regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang
akan dibahas di sini, yaitu :
Organisasi Statis :
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi
untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi Dinamis :
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi,
mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.
Organisasi Formal :
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk
mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.
Organisasi Informal :
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk
mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana
kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.
2.7
Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacammacam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan
disebutkan departementasi.
Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan
organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar
departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada
dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana
tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan.
Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat
berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau
menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku,
tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama
dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.
2.8
Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi
dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang
dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan
tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi
dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak
mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi
itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap
bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap
bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling
mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling
menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas
yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian
tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan
komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada
waktunya.
Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
1. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki
manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan
lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan
dengan melalui dua cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan
organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa
hubungan lateral :
Hubungan langsung
Hubungan Kelompok langsung
Hubungan silang
2.9
Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan
secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacammacam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span
of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya
dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya
bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik,
demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan
mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen
mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan
bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur
organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk
“tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat”
yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
2.10
Wewenang ( Authority )
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatankegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik
dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu
pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan
atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi
wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori
penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari
orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara
hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance
theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau
individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada
penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat
kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami kominikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. Tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. Mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan
adannya.
1. Kekuasaan ( power )
yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu,
kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini
tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada
seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan
sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang
bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan
perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang
tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari
pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau
penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan
pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam
bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility)
yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima
wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas
pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan
bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan
diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan
diambil.
3. Pengaruh ( influence )
yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan
sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status
jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran
komunikasi yang lebih baik.
2.11
Lini Dan Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu
kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam
kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau
perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis
ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang
dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan
menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau
dengan menggabungkan ketiganya.
Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan
yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.
Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur
orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.
Wewenang lini ( Lini Authority )
Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam
wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan
melalui tingkatan organisasi.
Wewenang Staf ( Staff authority )
Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi
pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk
yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
2.12
Sentralisasi Dan Desentralisasi
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas,
sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan
wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau
kepala cabang dan lain sebagainya.
Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara
cepat dan tepat.
Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
3. Startegi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
6. Keanekaragaman produk dan jasa
7. Karakteristik organisasi lainnya.
8. Kualitas manajer
2.13 Penyusunan Personalia ( Staffing )
Proses Penyusunan Personalia
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua
faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi
dan lingkungan internal yaitu semua faktor di dalam organisasi.
Proses penyusunan personalia terdiri atas :
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi
5. Latihan dan pengembangan karyawan
6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Istilah organisasi sering kita dengar bahkan dari tingkat sekolah menengah pertama (SMP)
sudah di kenalkan dengan organisasi OSIS bahkan di kehidupan bermasyarakat semacam
arisan ibu2, suatu organisasi pasti banyak memiliki visi dan misi. dan berbeda-beda dengan
setiap organisasi lainnya karena setiap organisasi memiliki tujuan masing. dari beberapa
artikel yang saya baca dapat disimpulkan pengertian organisasi adalah : organisasi
merupakan suatu system atau perkumpulan yang disusun dalam kelompok, untuk bekerja
sama mencapai suatu tujuan bersama.
Sejak jaman dahulu sudah ada organisasi Contoh sejarah timbulnya organisasi di indonesia
pada jaman perjuangan :
1) Trikoro Dharmo/Jong Java Gerakan pemuda Indonesia.
2) Indiche Parthie
3) Darul Islam
4) Nahdlatul Ulama
5) Muhammadiyah, dan masih banyak lagi.
Dewasa ini banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik,
perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan
lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu
lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah,
perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses
pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan
yang efektif.
Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi, wewenang delegasi, koordinasi dan
tentang manajemen, serta penyusunan personalia.
1.2 Landasan Teori
Definisi Organisasi (Organization)
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan
lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam
organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses
pengorganisasian.
Macam-macam pengertian organisasi :
1. James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia
untuk mencapai tujuan bersama, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian
organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih.
2. James L. Gibson c.s., sebagaimana yang dikutip oleh Winardi, berpendapat bahwa:
“…organisasi-organisasi merupakan entitas-entitas yang memungkinkan masyarakat
mencapai hasil-hasil tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu
yang bertidak secara sendiri”.
3. Jhon D. Millet
Organisasi adalah sebagai kerangka struktur dimana pekerjaan dari beberapa orang
diselengarakan untuk mewujudkan suatu tujuan bersama.
4. Chester L Bernard
Organisasi adalah suatu sistem tentang aktifitas kerjasama dua orang atau lebih dari
sesuatu yang tidak berwujud dan tidak padang bulu, yang sebagian besar bagian
silaturahmi.
5. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang
melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
6. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi,
yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama
atau sekelompok tujuan.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur
serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu suatu wadah atau tempat sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari
orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama
1.3 Rumusan Masalah
1. Pengertian Organisasi
2. Struktur Organisasi
3. Bentuk-bentuk organisasi
4. Macam-macam Organisasi
1.4 Tujuan Penulisan
1. Mengetahui pengertian dari organisasi
2. Mengetahui Struktur Organisasi
3. Bisa membedakan Bentuk-bentuk organisasi
4. Mengetahui macam-macam organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pengorganisasian dan Organisasi
Organisasi (organization) dan pengorganisasion (organizing) memiliki hubungan yang erat
dengan manajemen. Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manager, karyawan
atau sekelompok orang melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Pengorganisasian adalah proses kegiatan penyusunan anggota dalam bentuk struktur
organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.
Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi organik dari manajemen dan ditempatkan
sebagai fungsi kedua setelah perencanaan (planning). Dengan demikian, antara organisasi
dan pengorganisasian memiliki pengertian yang berbeda.
2.2
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional
untuk mencapai tujuan. Dan bisa didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
organisasi diolah. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang
siapa melapor kepada siapa.
Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau
desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan
bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan
sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
2.3
Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang
menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat
digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar
2.4 Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan
saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan
bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera
diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
e. Rasa solidaritas tinggi.
Kelemahannya :
a.
Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu
melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang
beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli
dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat
pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan
perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya
staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu
spesiali-sasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi,
karena pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan
kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf
dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan
pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada
perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga
sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah
organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan
terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang
menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor
kreatifitas lebih dipentingkan.
2.5 Macam – Macam Organisasi
1. Democratic Decentralized (DD)
Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas
yang harus diselesaikan. Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam
pekerjaan (task). Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan
hanya wewenang satu orang saja.
Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala
sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah
komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk
organisasi ini.
2. Controlled Decentralized (CD)
Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama.
Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir
dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama.
Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk
berdasarkan pembagian tugas.
Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing
sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin
utama. Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan
secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal
antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.
3. Controlled Centralized (CC)
Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh
pimpinan utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan
pimpinan utama.
Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan
tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat
komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.
2.6 Organisasi Formal dan Informal
Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi
formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi
regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang
akan dibahas di sini, yaitu :
Organisasi Statis :
Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi
untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi Dinamis :
Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi,
mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.
Organisasi Formal :
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk
mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.
Organisasi Informal :
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk
mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana
kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.
2.7
Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacammacam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan
disebutkan departementasi.
Macam bentuk departementasi yaitu :
1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan
organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar
departementasi.
Kebaikannya :
a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
c. Memusatkan keahlian organisasi
d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada
dalam organisasi.
Kelemahannya :
a. Menciptakan konflik antar fungsi
b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
c. Umpan balik yang lambat
d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya
e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
2. Departemen Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana
tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan.
Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat
berbeda.
b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau
menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku,
tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama
dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.
2.8
Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi
dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang
dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan
tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Koordinasi
dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak
mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi
itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap
bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap
bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
b. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling
mengisi dan memberi.
c. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling
menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling
memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas
yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif
Kebaikan :
a. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.
b. Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian
tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan
komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c. Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada
waktunya.
Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
1. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki
manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan
lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan
dengan melalui dua cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan
organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa
hubungan lateral :
Hubungan langsung
Hubungan Kelompok langsung
Hubungan silang
2.9
Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan
secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacammacam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span
of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya
dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya
bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik,
demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan
mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen
mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan
bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur
organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk
“tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat”
yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.
2.10
Wewenang ( Authority )
Wewenang merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatankegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik
dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu
pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi.
Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melalukan
atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai T. Hani Handoko membagi
wewenang dalam dua sumber, yaitu teori formal ( pandangan klasik ) dan teori
penerimaan. Wewenang formal merupakan wewenang pemberian atau pelimpahan dari
orang lain. Wewenang ini berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan secara
hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Berdasarkan teori penerimaan ( acceptance
theory of authority ) wewenang timbul hanya bila hal diterima oleh kelompok atau
individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada
penerima ( reciver ).
Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat
kewenangan bila memenuhi :
1. Memahami kominikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. Tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi
4. Mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan
adannya.
1. Kekuasaan ( power )
yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu,
kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini
tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada
seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan
sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang
bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan
perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang
tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari
pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau
penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan
pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam
bidangnya.
2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility)
yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima
wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas
pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan
bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan
diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan
diambil.
3. Pengaruh ( influence )
yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan
sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status
jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran
komunikasi yang lebih baik.
2.11
Lini Dan Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu
kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam
kegiatan utama perusahaan atau organisasi.
Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau
perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis
ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang
dihadapi.
Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan
menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau
dengan menggabungkan ketiganya.
Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan
yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi.
Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur
orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.
Wewenang lini ( Lini Authority )
Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam
wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan
melalui tingkatan organisasi.
Wewenang Staf ( Staff authority )
Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi
pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk
yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
2.12
Sentralisasi Dan Desentralisasi
Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas,
sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan
wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau
kepala cabang dan lain sebagainya.
Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara
cepat dan tepat.
Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
3. Startegi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
6. Keanekaragaman produk dan jasa
7. Karakteristik organisasi lainnya.
8. Kualitas manajer
2.13 Penyusunan Personalia ( Staffing )
Proses Penyusunan Personalia
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan, yaitu lingkungan eksternal yaitu semua
faktor diluar organisasi yang secara langsung dan tidak langsung mempengaruhi organisasi
dan lingkungan internal yaitu semua faktor di dalam organisasi.
Proses penyusunan personalia terdiri atas :
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Penarikan tenaga kerja
3. Penyeleksian tenaga kerja
4. Pengenalan dan orientasi organisasi
5. Latihan dan pengembangan karyawan
6. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier