Pembangunan Sistem Informasi Trace and T
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada
PT. Mulia Raya Prima
Sub Bab Transportasi
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)
Penulis
: Apostel H Simanjuntak
Tanggal
: 04-02-2013
Revisi Terakhir
:-
Referensi Dokumen
:Pengembangan Proyek
Versi
: 1.0
DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL
RUANG LINGKUP (SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek
TUJUAN
Tujuan Proyek
JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)
Persiapan Pertemuan (Meeeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan / Rapat (Meeting)
2. Pelaporan (Reporting)
LAMPIRAN B:
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)
LAMPIRAN C:
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)
3. Jadwal Proyek (Project Schedule)
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek
DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi
Tanggal
Penulis
04-02-2013
Versi
Apostel H Simanjuntak
Versi 1.0
Referensi Perubahan
Project Defination Versi 1.0
Mengetahui
Nama
Kirim Wilson
Jabatan
Manajer Proyek
Tanda Tangan
RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK
Salah satu permasalahan yang menyebabkan terjadinya kerugian industri adalah
kekurangan atau kelebihan produk pada warehouse. Kekurangan produk menyebabkan
penerimaan industri berkurang, karena tidak ada produk yang dapat dikirim ke konsumen
untuk memenuhi permintaan. Sedangkan kelebihan produk dapat menambah biaya produksi
akibat kekurangan tempat penyimpanan, jika ternyata produk tersebut tidak dapat dijual maka
industri juga akan merugi. Kendala lain yang harus diperhatikan adalah hubungan antara
kapasitas produksi, kapasitas gudang, umur simpan dan karakteristik produk serta seberapa
cepat aliran suatu produk keluar masuk gudang.
Dalam mendistribusikan produk ke berbagai daerah sebagai salah satu bagian dari
operasional perusahaan, tentunya membutuhkan biaya transportasi yang tidak sedikit
jumlahnya. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang agar biaya transportasi yang
dikeluarkan seefisien mungkin dan tidak menjadi persoalan yang dapat menguras biaya besar.
Maka melihat permasalahan diatas maka dibuatlah sebuah Sistem Informasi pada sub
bab : Transportasi dengan judul proyek Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking
pada PT. Mulia Raya Prima : Sub Bab Transportasi. Adapun pembuatan proyek ini didasarkan
pada tim yang masing-masing memiliki dan menangani sub modul yang berbeda.
Beberapa sub modul tersebut antara lain:
- Judul : Pembangunan Sistem Informasi PT. Mulia Raya Prima
- Sub Bab/Modul : Distribusi, Transportasi, Manajemen Aset, Keuangan, Marketing.
- Jumlah anggota dalam tim ini : 5 orang.
Untuk sub bab/modul transportasi, pembuatan sistem ini mengacu pada ide
pemanfaatan media computer dan informasi untuk memaksimalkan kegiatan perusahaan dalam
proses transportasi dan pengumpulan data informasi transportasi. Aplikasi ini digunakan untuk
memaksimalkan penggunaan teknologi dan penelitian dalam sistem transportasi. Khususnya
trace and tracking kendaraan transportasi untuk menjawab masalah yang telah disebutkan
diatas yaitu manjamin tersedianya transportasi disaat yang dibutuhkan dan sesuai dengan
schedule yang telah ditetapkan.
Dalam pembuatan aplikasi ini sistem yang akan dibuat adalah software saja. Hardware
akan dibuat berdasarkan sistem yang akan selesai dilaksanakan. Kedepan aka ada beberapa
perubahan yang mengacu pada software terhadap hardware yang diciptakan terkait perubahan
overview serta GUI yang telah dibuat melalui proyek ini.
TUJUAN PROYEK
Tujuan
Bagi perusahaan manufaktur dan sebagian perusahaan dalam bidang jasa, biaya
operasional tidak terbatas hanya dalam memproduksi suatu barang sampai menjadi barang jadi
tetapi juga sampai barang tersebut dapat didistribusikan agar dapat sampai kepada konsumen.
Tujuan dari proyek ini adalah membuat sebuah sistem yang dapat mengontrol
persoalan tersebut. Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan teknologi yang kian
berkembang dan diwujudkan dalam sebuah Sistem transportasi yang dapat memantau
pergerakan transportasi sepanjang perjalanan dan menajamin saving terbesar dalam jarak dan
keuntungan serta penyediaan transportasi.
Faktor Penentu Keberhasilan
Beberapa faktor pendukung keberhasilan proyek antara lain:
- Kerjasama yang terjalin antara pihak perusahaan dengan pembuat aplikasi (saya
sendiri)
- Observasi yang telah dilaksanakan sebanyak 3 x beberapa data yang telah didapat dari
perusahaan yang bersangkutan
- Tersedianya resource yang memadai sperti PC, software, hardware yang dibutuhkan
untuk melakukan programming.
Beberapa faktor yang dapat menghambat proyek antara lain:
- Waktu sebagai faktor mutlak penentu berakhirnya deadline pembuatan aplikasi
- Manejer proyek/user yang sewaktu-waktu dapat mengubah sebahagian bahkan
seluruh aplikasi yang telah dirancang.
- Cost materill yang cukup besar untuk mencari resource-resource lain
Keuntungan yang diharapkan
Beberapa keuntungan yang dihrapkan dari proyek ini adalah
- Terciptanya sebuah Sistem Informasi yang saling berhubungan antara sub bab lain
(distribusi, warehousing, akutansi/keuangan, marketing, pemeliharaan aset) melalui
sistem yang akan dibuat.
- Untuk nilai kelulusan dalam tugas akhir semester VI 2013/2012 pada kampus
Politeknik Pos Indonesia.
- Mendapatkan pengetahuan dan menambah wawasan dibidang sub-bab/modul masingmasing pada perusahaan ini.
- Mendapatkan keuntungan melalui harga jual aplikasi.
JADWAL PROYEK
Untuk mengerjakan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking ini diperlukan
waktu -/+ 80 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20 hari kerja (untuk
maintenance/perawatan sistem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan
perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk melakukan
pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek
adalah 115 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek tersebut, beserta durasi waktu
yang diperlukan adalah sebagai berikut :
Nama Proyek
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Pembangunan Sistem Informasi Trace And Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Kirim Wilson
IT
Dibuat oleh : Apostel H Simanjuntak
Tanggal
: 04-012-2013
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
Predecessor
1.
Analisis Dan Desain Sistem
8
01-03-2013
25-03-2013
1.1
Perancangan Sistem Informasi Trace
And Tracking pada PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi
2
01-03-2013
02-03-2013
-----
1.2
Membuat statement of purpose, Event list
1
07-03-2013
07-03-2013
1.1
1.3
Membuat Use Case Diagram levelled
1
08-03-2013
08-03-2013
1.2
1.4
Membuat Kamus Data
1
09-03-2013
09-03-2013
1.3
1.5
Membuat Process Specification
1
10-03-2013
10-03-2013
1.4
1.6
Membuat Entity Relationship Diagram
(ERD)
1
11-03-2013
11-03-2013
1.5
1.7
Membuat Flowmap Sistem yang diusulkan
dan Flowmap Sms Gateway
1
11-03-2013
11-03-2013
1.6
1.8
Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
3
12-03-2013
13-03-2013
1.7
2.
Desain Aplikasi
7
15-03-2013
10-04-2013
2.1
Membuat desain Web + Form Entri
2
15-03-2013
05-04-2013
1.8
2.2
Membuat Desain Report + Form Report
2
06-04-2013
07-04-2013
2.1
2.3
Dokumentasi Desain Web
3
08-04-2013
10-04-2013
2.2
3.
Programming
55
11-04-2013
03-05-2013
3.1
Programming (Back End & Front End)
50
11-04-2013
01-05-2013
2.3
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
Predecessor
3.2
Dokumentasi Program (Front End & Back
End)
5
01-05-2013
03-05-2013
4.
Testing Program
5
01-05-2013
03-05-2013
4.1
Melakukan test terhadap program dan tes
modem
2
01-05-2013
02-05-2013
3.2
4.2
Memberikan catatan list perbaikan
1
02-05-2013
02-05-2013
4.1
4.3
Dokumentasi testing program
2
03-05-2013
03-05-2013
4.2
5.
Instalasi Program
5
05-05-2013
06-05-2013
5.1
Setting infrastruktur & software pendukung
1
05-05-2013
05-05-2013
4.3
5.2
Installasi program ke computer
1
06-05-2013
06-05-2013
5.1
6.
Training User SDM
2
10-05-2013
11-05-2013
6.1
Melakukan pelatihan kepada User
2
10-05-2013
10-05-2013
7.
Maintenance
20
01-06-2013
03-06-2013
7.1
Pemeliharaan & Perbaikan system
20
01-06-2013
03-06-2013
6.1
8.
Administrasi
80
31-02-2013
20-05-2013
7.1
8.1
Melakukan Administrasi proyek &
mendokumentasikannya
80
31-02-2013
20-05-2013
-----
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson.
Manajer Proyek
04-02-2013
3.1
5.2
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Berikut adalah struktur organisasi dari perusahaan yang juga ditetapkan menjadi dasar
dari pembagian modul/sub bab :
PT. Mulia Raya Prima
Logistik
Transportasi
Inventory
Gudang
Gudang
Marketing
SDM
Warehousing
Akuntansi/
Keuangan
Manajemen Aset
Tetap
Gambar 1. Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah struktur organisasi tim proyek yang telah disusun:
Pemilik Proyek
Manajer Proyek
Sub Bab
Transportasi
System Analist
Programmer
Web Designer
Observator
Gambar 2.Struktur organisasi tim proyek
Tester
Ankuntan
Peran dan Tanggung Jawab
Berikut adalah peran dan tanggung jawab dari masing-masing personal atau
kelompok. Antara lain:
1. Sistem analist
- Melakukan analisis sistem yang akan dibangun dengan cara wawancara
dengan pihak yang ditunjuk
- Membuat Statement of Purpose
- Membuat Use Case Diagram
- Membuat process specification
- Membuat ERD
- Membuat Flowmap Sistem yang diusulkan dan Flowmap Sms Gateway
- Membuat kamus data
- Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek
- Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah – langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan manajemen
proyek
2. Programmer
- Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain yang
ditentukan
- Berdiskusi dengan desain aplikasi Web dan penganalisis
- Memberi usulan kepada desainer dan penganalisis
- Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan penganalisis
- Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester
3. Web Designer
- Membuat desain Aplikasi
- Berdiskusi dengan penganalisis
- Berdiskusi dengan programmer
4. Observator
Bertugas untuk ,melakukan observasi terhadap perusahaan terhadap analisis sistem
yang sedang berjalan serta proses bisnis yang sedang berjalan atau belum berjalan dan
akan diterapkan
5. Tester
- Melakukan test terhadap program yang telah dibuat
- Membuat list tentang hal – hal yang masih perlu diperbaiki
- Memberi rekomendasi maupun usulan
6. Ankuntan
- Melaksanakan administrasi proyek dari awal hingga akhir proyek
- Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek
- Mendokumentasikan arsip – arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek
- Bertugas untuk melakukan kalkulasi baik dari segi kerugian, gaji dan
keterbukaan keuangan.
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota
tim yang terlibat dalam pengerjaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa
dilakukan secara terbuka dan informal (tidak terlalu resmi) untuk memfasilitasi transfer
pengetahuan (knowledge-transfer) antar semua pihak yang terlibat dan berkaitan dengan
proyek ini.
Persiapan Pertemuan (Meeting)
Mendistribusikan agenda meeting, selambat – lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan , dimulai dengan topik yang
mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu
Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya
dan efektif
Meeting paling sedikit membahas topik berikut :
o Kemajuan proyek
o Aktivitas yang akan dilakukan
o Pembahasan
MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada untuk permintaan perubahan. Untuk
mengatisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur.
Pengajuan perubahan
Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal
Mengisi form permintaan perubahan
Catatan CRF pada permintaan perubahan
Monitor Perubahan
Apabila form permintaan perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai
Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja
Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek
Daftar permintaan perubahan akan di-review pada meeting proyek untuk mengecek perubahan
– perubahan yang belum diselesaikan
LAMPIRAN A:
PERENCANAAN KOMUNIKASI
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMUAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
AGENDA
WAKTU
PENAGGUNG
PARTISIPAN
JAWAB
-
Perkenalan Proyek
08.00 WIB
Pelaksana
Tim
Pertemuan Tim
Proyek
-
Pembahasan Proyek
08.00 WIB
Pelaksana
Tim
Pertemuan
Penutupan
-
Rekapitulasi Proyek
08.00 WIB
Pelaksana
Tim
MASUKAN
KELUARAN
2. PELAPORAN (REPORT)
JENIS
PELAPORAN
ITEM
WAKTU
PENANGGUNG
DISTRIBUSI
MASUKAN
KELUARAN
Laporan Kemajuan
Proyek
Status Acara / Agenda
Pertemuan
- Perbaikan sebuah tujuan Proyek yang
telah dibahas terhadap TIM.
- Penulusuran alur Proyek
14.00 WIB
Pelaksana
TIM luar
Ide tiap TIM
Referensi yang didapat
16.00 WIB
Pelaksana
TIM luar
Ide tiap TIM
Referensi yang didapat
Catatan Pertemuan
- Pengambilan Keputusan alur Proyek
18.00 WIB
Pelaksana
TIM luar
Ide tiap TIM
Referensi yang didapat
JAWAB
LAMPIRAN B:
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir
Nama Proyek
:
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Kirim Wilson
Nama Pengusul
Tanggal
:
:
Apostel H Simanjuntak
04-02-2013
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........
Diajukan oleh :
Disetujui oleh:
Tanggal: 04-02-2013
Tanggal: 04-02-2013
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek
:
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI TRACE AND TRACKING PADA PT. MULIA RAYA PRIMA SUB BAB
TRANSPORTASI
Manajer Proyek
:
Kirim Wilson
Bidang
:
IT
No. Form
Deskripsi Permintaan
Nama Pengusul
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.
Tanggal Usulan
Tanggal Persetujuan
LAMPIRAN C:
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang
: Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi
: Kirim Wilson
: IT
WBS
GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.2
2.3
2.4
2.5
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1
4.2
4.3
5.
5.1
5.2
6.
6.1
6.2
7.
7.1
7.2
7.3
8.
8.1
9.
9.1
Analisis dan Desain Sistem
Menganalisis Sistem Informasi Trace and Tracking yang akan dikerjakan
Dokumentasi Analisis dan Desain Web.
Desain Aplikasi
Membuat Desain Menu Aplikasi Web + Form Entri.
Membuat Level 1 Web + Perancangan.
Membuat Level 2 Web + Perancangan.
Membuat Level 3 Web + Perancangan.
Dokumentasi Hasil Desain Aplikasi Web.
Programming
Programming (Back End & Front End).
Dokumentasi Program (Front End & Back End).
Testing Program
Melakukan test terhadap Web.
Memberikan Catatan List Perbaikan.
Dokumentasi testing Web
Installasi Web
Setting infrastruktur dan software pendukung.
Instalasi Web
Training User/SDM
Melakukan Pelatihan pengaksesan Web pada perusahaan
Melakukan Pelatihan pengaktifan trace and tracking pada perusahaan
Dokumentasi
Desain Web
Dokumen Administrasi Proyek
Dokumen Manajemen Proyek
Maintenance
Pemeliharaan & Perbaikan Sistem Web
Administrasi
Melakukan Administrasi Proyek dan Mendokumentasikan.
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
2. PENUGASAN TIM PROYEK:
PENUGASAN TIM PROYEK
(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)
Proyek
:
Bidang
:
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi
IT
Jabatan/Peranan
Tanggung Jawab & Wewenang
Manajer Proyek
Membuat rencana kerja proyek
Menugaskan pekerjaan ke anggota tim
proyek
Memonitor jalannya proyek dan kerja tim
proyek
Bertanggung jawab atas keberhasilan
eksekusi proyek
Memastikan proyek dapat berjalan dengan
sukses sesuai dengan jadwal dan ruang
lingkup.
Mengadakan Meeting proyek secara
berkala.
Membuat Progres Report
Penganalisis Sistem Dengan desainer
Mengarahkan desainer dengan programmer
sehingga desain baru yang dibuat tidak
menyulitkan dalam pembuatan proyek
Melaporkan setiap kemajuan proyek
Membuat dokumentasi setiap kemajuan
proyek
Mengarahkan desainer dengan programmer
sehingga desain baru yang dibuat tidak
menyulitkan tim programmer dalam
pembuatan sistem
Melaporkan setiap kemajuan proyek dan
hasil akhir proyek kepada pemilik proyek
Nama
Kirim Wilson
Penganalisis Sistem
Desainer
Programmer
Tester
Melakukan analisis sistem yang akan
dibangun dengan cara melakukan referensi
yang telah ada
Membuat Statement of Purpose
Membuat Use Case Diagram
Membuat Process Specification
Membuat ERD
Membuat Flowmap Sistem yang berjalan
dan Flowmap Sms Gateway
Membuat Kamus Data
Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada
manajer proyek
Berdiskusi dengan manajer proyek
mengenai langkah – langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek
sesuai dengan perencanaan manajemen
proyek
Berdiskusi dengan desainer untuk
menentukan desain yang akan
dikembangkan
Membuat dokumentasi analisis & desain
sistem dibantu oleh dokumentator
Membuat Desain (Bentuk Menu,Bentuk
form,Bentuk Report dll)
Berdiskusi dengan penganalisis system
tentang desain agar sesuai dengan yang
diharapkan
Berdiskusi dengan programmer tentang
maksud bentuk desain yang dibuat
Membuat dokumentasi desain dibantu oleh
dokumentator
Membuat program aplikasi sesuai dengan
hasil analisis dan desain yang ditentukan
Berdiskusi denagan desain dan analisis
agar program yang telah ditentukan
Memberi usulan pada desainer dan
penganalisa sistem
Mengajukan pertanyaan kepada desainer
dan sistem analisis bila ada hal yang kurang
jelas
Memperbaiki program berdasarkan hasil
Membuat dokumentasi program dibantu
oleh dokumentator
Melakukan Test terhadap program yang
telah dibuat
Membuat list tentang hal – hal yang masih
perlu diperbaiki
Memberi rekomendasi maupun usulan
tentang solusi permasalahan
Membuat dokumentasi tentang hasil testing
terhadap program
TIM
Apostel H Simanjuntak
TIM
Apostel H Simanjuntak
TIM
Apostel H Simanjuntak
TIM
Apostel H Simanjuntak
Administrator
Melaksanakan administrasi proyek dari
awal hingga akhir proyek
Membantu manajer proyek dalam membuat
dokumen manajemen proyek
Mendokumentasikan arsip – arsip yang
berkaitan dengan administrasi proyek dan
berkoordinasi dengan dokumentator
Kirim Wilson
Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
3. JADWAL PROYEK:
JADWAL PROYEK
Nama Proyek
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Kirim Wilson
IT
Dibuat oleh: Apostel H Simanjuntak
Tanggal: 04-02-2013
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
11
01-03-2013
25-03-2013
Durasi
Predecessor
1.
Analisis Dan Desain Sistem
1.1
Menganalisis proyek
2
01-03-2013
02-03-2013
-----
1.2
Membuat statement of purpose, Event list
1
07-03-2013
07-03-2013
1.1
1.3
Membuat Use Case Diagram
2
08-03-2013
08-03-2013
1.2
1.4
Membuat Kamus Data
1
09-03-2013
09-03-2013
1.3
1.5
Membuat Process Specification
1
10-03-2013
10-03-2013
1.4
1.6
Membuat Entity Relationship Diagram
(ERD)
1
11-03-2013
11-03-2013
1.5
1.7
Membuat FLowmap sistem yang diusulkan
dan Flowmap Sms Gateway
1
11-03-2013
11-03-2013
1.6
1.8
Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
2
12-03-2013
13-03-2013
1.7
2.
Desain Aplikasi
7
15-03-2013
10-04-2013
2.1
Membuat desain Menu + Form Entri
2
15-03-2013
05-04-2013
1.7
2.2
Membuat Desain Report + Form Report
2
06-04-2013
07-04-2013
2.1
2.3
Dokumentasi Desain
3
08-04-2013
10-04-2013
2.2
3.
Programming
78
11-04-2013
03-05-2013
3.1
Programming (Back End & Front End)
72
11-04-2013
01-05-2013
2.3
3.2
Dokumentasi Program (Front End & Back
End)
6
01-05-2013
03-05-2013
3.1
4.
Testing Program
5
01-05-2013
03-05-2013
4.1
Melakukan test terhadap program
2
01-05-2013
02-05-2013
3.2
4.2
Memberikan catatan list perbaikan
1
02-05-2013
02-05-2013
4.1
4.3
Dokumentasi testing program
2
03-05-2013
03-05-2013
4.2
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
Predecessor
5.
Instalasi Program
2
05-05-2013
06-05-2013
5.1
Setting infrastruktur & software pendukung
1
05-05-2013
05-05-2013
4.3
5.2
Installasi program ke computer
1
06-05-2013
06-05-2013
5.1
6.
Training User SDM
2
10-05-2013
11-05-2013
6.1
Melakukan pelatihan kepada User
2
10-05-2013
10-05-2013
7.
Maintenance
20
01-06-2013
03-06-2013
7.1
Pemeliharaan & Perbaikan system
20
01-06-2013
03-06-2013
6.1
8.
Administrasi
80
31-02-2013
20-05-2013
7.1
8.1
Melakukan Administrasi proyek &
mendokumentasikannya
80
31-02-2013
20-05-2013
-----
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
5.2
3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Dibuat oleh
Tanggal
WBS
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Kirim Wilson
TI
: Apostel H Simanjuntak
: 04-02-2013
Gugus Tugas (Task) Proyek
1.
Analisis Dan Desain Sistem
1.1
Jam
Tenaga
Kerja
Tarif
Tenaga
Kerja
Jumlah
Tenaga
Kerja
Biaya
Tenaga
Kerja
Biaya
Lain2
Total per
Task
11
@300 rb
1
3.3 jt
3.3 jt
Menganalisis proyek
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
1.2
Membuat statement of purpose, Event list
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.3
Membuat Use Case Diagram l
2
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.4
Membuat Kamus Data
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.5
Membuat Process Specification
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.6
Membuat Entity Relationship Diagram
(ERD)
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.7
Membuat Flowmap Sistem yang diusulkan
dan Flowmp Sms Gateway
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.8
Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
2.
Desain Aplikasi
7
@300 rb
1
2,1 jt
2,1 jt
2.1
Membuat desain Menu + Form Entri
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
2.2
Membuat Desain Report + Form Report
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
2.3
Dokumentasi Desain
3
@300 rb
1
900 rb
900 rb
3.
Programming
76
@100 rb
3
22,8 jt
22,8 jt
3.1
Programming (Back End & Front End)
72
@100 rb
3
21.6 jt
21,6 jt
3.2
Dokumentasi Program (Front End & Back
End)
4
@100 rb
3
1.2 jt
1,2 jt
4.
Testing Program
5
@200 rb
2
2 jt
2 jt
4.1
Melakukan test terhadap program
2
@200 rb
2
800 rb
800 rb
4.2
Memberikan catatan list perbaikan
1
@200 rb
2
400 rb
400 rb
4.3
Dokumentasi testing program
2
@200 rb
2
800 rb
800 rb
5.
Instalasi Program
2
@200 rb
4
1,6 jt
1,6 jt
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Jam
Tenaga
Kerja
Tarif
Tenaga
Kerja
Jumlah
Tenaga
Kerja
Biaya
Tenaga
Kerja
Biaya
Lain2
Total per
Task
5.1
Setting infrastruktur & software
pendukung
1
@200 rb
4
800 rb
800 rb
5.2
Installasi program ke computer
1
@200 rb
4
800 rb
800 rb
6.
Training User SDM
2
@200 rb
2
800 rb
800 rb
6.1
Melakukan pelatihan kepada User
2
@200 rb
3
1,2 jt
1,2 jt
7.
Maintenance
20
@100 rb
1
2 jt
2 jt
7.1
Pemeliharaan & Perbaikan system
20
@100 rb
1
1.8 jt
1.8 jt
8.
Administrasi
80
@75 rb
1
6 jt
6 jt
8.1
Melakukan Administrasi proyek &
mendokumentasikannya
80
@75 rb
1
6 jt
6 jt
Lain-lain:
Biaya Bahan & Percetakan Dokumentasi
1,6 jt
Perubahan Analisis (bila diperlukan)
3
@400 rb
1
Perubahan Bentuk Desain dan Program (bila
diperlukan)
3
@200 rb
1
1,2 jt
1,6 jt
1,2 jt
600 rb
600 rb
Biaya Cadangan Operasional
3 jt
3jt
Biaya Cadangan Tak Terduga
2 jt
2 jt
13 jt
13 jt
19,6 jt
62 jt
Biaya Finger & Infrastruktur Lainnya
Sub-Total:
2,075 jt
PERENCANAAN TOTAL
8
42.4 jt
RP. 62.000.000,- (enam puluh dua juta rupiah)
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
PT. Mulia Raya Prima
Sub Bab Transportasi
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)
Penulis
: Apostel H Simanjuntak
Tanggal
: 04-02-2013
Revisi Terakhir
:-
Referensi Dokumen
:Pengembangan Proyek
Versi
: 1.0
DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL
RUANG LINGKUP (SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek
TUJUAN
Tujuan Proyek
JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)
Persiapan Pertemuan (Meeeting)
MANAJEMEN PERUBAHAN
LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan / Rapat (Meeting)
2. Pelaporan (Reporting)
LAMPIRAN B:
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)
LAMPIRAN C:
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)
3. Jadwal Proyek (Project Schedule)
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek
DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi
Tanggal
Penulis
04-02-2013
Versi
Apostel H Simanjuntak
Versi 1.0
Referensi Perubahan
Project Defination Versi 1.0
Mengetahui
Nama
Kirim Wilson
Jabatan
Manajer Proyek
Tanda Tangan
RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK
Salah satu permasalahan yang menyebabkan terjadinya kerugian industri adalah
kekurangan atau kelebihan produk pada warehouse. Kekurangan produk menyebabkan
penerimaan industri berkurang, karena tidak ada produk yang dapat dikirim ke konsumen
untuk memenuhi permintaan. Sedangkan kelebihan produk dapat menambah biaya produksi
akibat kekurangan tempat penyimpanan, jika ternyata produk tersebut tidak dapat dijual maka
industri juga akan merugi. Kendala lain yang harus diperhatikan adalah hubungan antara
kapasitas produksi, kapasitas gudang, umur simpan dan karakteristik produk serta seberapa
cepat aliran suatu produk keluar masuk gudang.
Dalam mendistribusikan produk ke berbagai daerah sebagai salah satu bagian dari
operasional perusahaan, tentunya membutuhkan biaya transportasi yang tidak sedikit
jumlahnya. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang agar biaya transportasi yang
dikeluarkan seefisien mungkin dan tidak menjadi persoalan yang dapat menguras biaya besar.
Maka melihat permasalahan diatas maka dibuatlah sebuah Sistem Informasi pada sub
bab : Transportasi dengan judul proyek Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking
pada PT. Mulia Raya Prima : Sub Bab Transportasi. Adapun pembuatan proyek ini didasarkan
pada tim yang masing-masing memiliki dan menangani sub modul yang berbeda.
Beberapa sub modul tersebut antara lain:
- Judul : Pembangunan Sistem Informasi PT. Mulia Raya Prima
- Sub Bab/Modul : Distribusi, Transportasi, Manajemen Aset, Keuangan, Marketing.
- Jumlah anggota dalam tim ini : 5 orang.
Untuk sub bab/modul transportasi, pembuatan sistem ini mengacu pada ide
pemanfaatan media computer dan informasi untuk memaksimalkan kegiatan perusahaan dalam
proses transportasi dan pengumpulan data informasi transportasi. Aplikasi ini digunakan untuk
memaksimalkan penggunaan teknologi dan penelitian dalam sistem transportasi. Khususnya
trace and tracking kendaraan transportasi untuk menjawab masalah yang telah disebutkan
diatas yaitu manjamin tersedianya transportasi disaat yang dibutuhkan dan sesuai dengan
schedule yang telah ditetapkan.
Dalam pembuatan aplikasi ini sistem yang akan dibuat adalah software saja. Hardware
akan dibuat berdasarkan sistem yang akan selesai dilaksanakan. Kedepan aka ada beberapa
perubahan yang mengacu pada software terhadap hardware yang diciptakan terkait perubahan
overview serta GUI yang telah dibuat melalui proyek ini.
TUJUAN PROYEK
Tujuan
Bagi perusahaan manufaktur dan sebagian perusahaan dalam bidang jasa, biaya
operasional tidak terbatas hanya dalam memproduksi suatu barang sampai menjadi barang jadi
tetapi juga sampai barang tersebut dapat didistribusikan agar dapat sampai kepada konsumen.
Tujuan dari proyek ini adalah membuat sebuah sistem yang dapat mengontrol
persoalan tersebut. Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan teknologi yang kian
berkembang dan diwujudkan dalam sebuah Sistem transportasi yang dapat memantau
pergerakan transportasi sepanjang perjalanan dan menajamin saving terbesar dalam jarak dan
keuntungan serta penyediaan transportasi.
Faktor Penentu Keberhasilan
Beberapa faktor pendukung keberhasilan proyek antara lain:
- Kerjasama yang terjalin antara pihak perusahaan dengan pembuat aplikasi (saya
sendiri)
- Observasi yang telah dilaksanakan sebanyak 3 x beberapa data yang telah didapat dari
perusahaan yang bersangkutan
- Tersedianya resource yang memadai sperti PC, software, hardware yang dibutuhkan
untuk melakukan programming.
Beberapa faktor yang dapat menghambat proyek antara lain:
- Waktu sebagai faktor mutlak penentu berakhirnya deadline pembuatan aplikasi
- Manejer proyek/user yang sewaktu-waktu dapat mengubah sebahagian bahkan
seluruh aplikasi yang telah dirancang.
- Cost materill yang cukup besar untuk mencari resource-resource lain
Keuntungan yang diharapkan
Beberapa keuntungan yang dihrapkan dari proyek ini adalah
- Terciptanya sebuah Sistem Informasi yang saling berhubungan antara sub bab lain
(distribusi, warehousing, akutansi/keuangan, marketing, pemeliharaan aset) melalui
sistem yang akan dibuat.
- Untuk nilai kelulusan dalam tugas akhir semester VI 2013/2012 pada kampus
Politeknik Pos Indonesia.
- Mendapatkan pengetahuan dan menambah wawasan dibidang sub-bab/modul masingmasing pada perusahaan ini.
- Mendapatkan keuntungan melalui harga jual aplikasi.
JADWAL PROYEK
Untuk mengerjakan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking ini diperlukan
waktu -/+ 80 hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20 hari kerja (untuk
maintenance/perawatan sistem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan
perubahan pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk melakukan
pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek
adalah 115 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek tersebut, beserta durasi waktu
yang diperlukan adalah sebagai berikut :
Nama Proyek
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Pembangunan Sistem Informasi Trace And Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Kirim Wilson
IT
Dibuat oleh : Apostel H Simanjuntak
Tanggal
: 04-012-2013
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
Predecessor
1.
Analisis Dan Desain Sistem
8
01-03-2013
25-03-2013
1.1
Perancangan Sistem Informasi Trace
And Tracking pada PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi
2
01-03-2013
02-03-2013
-----
1.2
Membuat statement of purpose, Event list
1
07-03-2013
07-03-2013
1.1
1.3
Membuat Use Case Diagram levelled
1
08-03-2013
08-03-2013
1.2
1.4
Membuat Kamus Data
1
09-03-2013
09-03-2013
1.3
1.5
Membuat Process Specification
1
10-03-2013
10-03-2013
1.4
1.6
Membuat Entity Relationship Diagram
(ERD)
1
11-03-2013
11-03-2013
1.5
1.7
Membuat Flowmap Sistem yang diusulkan
dan Flowmap Sms Gateway
1
11-03-2013
11-03-2013
1.6
1.8
Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
3
12-03-2013
13-03-2013
1.7
2.
Desain Aplikasi
7
15-03-2013
10-04-2013
2.1
Membuat desain Web + Form Entri
2
15-03-2013
05-04-2013
1.8
2.2
Membuat Desain Report + Form Report
2
06-04-2013
07-04-2013
2.1
2.3
Dokumentasi Desain Web
3
08-04-2013
10-04-2013
2.2
3.
Programming
55
11-04-2013
03-05-2013
3.1
Programming (Back End & Front End)
50
11-04-2013
01-05-2013
2.3
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
Predecessor
3.2
Dokumentasi Program (Front End & Back
End)
5
01-05-2013
03-05-2013
4.
Testing Program
5
01-05-2013
03-05-2013
4.1
Melakukan test terhadap program dan tes
modem
2
01-05-2013
02-05-2013
3.2
4.2
Memberikan catatan list perbaikan
1
02-05-2013
02-05-2013
4.1
4.3
Dokumentasi testing program
2
03-05-2013
03-05-2013
4.2
5.
Instalasi Program
5
05-05-2013
06-05-2013
5.1
Setting infrastruktur & software pendukung
1
05-05-2013
05-05-2013
4.3
5.2
Installasi program ke computer
1
06-05-2013
06-05-2013
5.1
6.
Training User SDM
2
10-05-2013
11-05-2013
6.1
Melakukan pelatihan kepada User
2
10-05-2013
10-05-2013
7.
Maintenance
20
01-06-2013
03-06-2013
7.1
Pemeliharaan & Perbaikan system
20
01-06-2013
03-06-2013
6.1
8.
Administrasi
80
31-02-2013
20-05-2013
7.1
8.1
Melakukan Administrasi proyek &
mendokumentasikannya
80
31-02-2013
20-05-2013
-----
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson.
Manajer Proyek
04-02-2013
3.1
5.2
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Berikut adalah struktur organisasi dari perusahaan yang juga ditetapkan menjadi dasar
dari pembagian modul/sub bab :
PT. Mulia Raya Prima
Logistik
Transportasi
Inventory
Gudang
Gudang
Marketing
SDM
Warehousing
Akuntansi/
Keuangan
Manajemen Aset
Tetap
Gambar 1. Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah struktur organisasi tim proyek yang telah disusun:
Pemilik Proyek
Manajer Proyek
Sub Bab
Transportasi
System Analist
Programmer
Web Designer
Observator
Gambar 2.Struktur organisasi tim proyek
Tester
Ankuntan
Peran dan Tanggung Jawab
Berikut adalah peran dan tanggung jawab dari masing-masing personal atau
kelompok. Antara lain:
1. Sistem analist
- Melakukan analisis sistem yang akan dibangun dengan cara wawancara
dengan pihak yang ditunjuk
- Membuat Statement of Purpose
- Membuat Use Case Diagram
- Membuat process specification
- Membuat ERD
- Membuat Flowmap Sistem yang diusulkan dan Flowmap Sms Gateway
- Membuat kamus data
- Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek
- Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah – langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan manajemen
proyek
2. Programmer
- Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain yang
ditentukan
- Berdiskusi dengan desain aplikasi Web dan penganalisis
- Memberi usulan kepada desainer dan penganalisis
- Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan penganalisis
- Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester
3. Web Designer
- Membuat desain Aplikasi
- Berdiskusi dengan penganalisis
- Berdiskusi dengan programmer
4. Observator
Bertugas untuk ,melakukan observasi terhadap perusahaan terhadap analisis sistem
yang sedang berjalan serta proses bisnis yang sedang berjalan atau belum berjalan dan
akan diterapkan
5. Tester
- Melakukan test terhadap program yang telah dibuat
- Membuat list tentang hal – hal yang masih perlu diperbaiki
- Memberi rekomendasi maupun usulan
6. Ankuntan
- Melaksanakan administrasi proyek dari awal hingga akhir proyek
- Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek
- Mendokumentasikan arsip – arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek
- Bertugas untuk melakukan kalkulasi baik dari segi kerugian, gaji dan
keterbukaan keuangan.
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota
tim yang terlibat dalam pengerjaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa
dilakukan secara terbuka dan informal (tidak terlalu resmi) untuk memfasilitasi transfer
pengetahuan (knowledge-transfer) antar semua pihak yang terlibat dan berkaitan dengan
proyek ini.
Persiapan Pertemuan (Meeting)
Mendistribusikan agenda meeting, selambat – lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan , dimulai dengan topik yang
mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu
Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya
dan efektif
Meeting paling sedikit membahas topik berikut :
o Kemajuan proyek
o Aktivitas yang akan dilakukan
o Pembahasan
MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada untuk permintaan perubahan. Untuk
mengatisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur.
Pengajuan perubahan
Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal
Mengisi form permintaan perubahan
Catatan CRF pada permintaan perubahan
Monitor Perubahan
Apabila form permintaan perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai
Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja
Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek
Daftar permintaan perubahan akan di-review pada meeting proyek untuk mengecek perubahan
– perubahan yang belum diselesaikan
LAMPIRAN A:
PERENCANAAN KOMUNIKASI
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMUAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
AGENDA
WAKTU
PENAGGUNG
PARTISIPAN
JAWAB
-
Perkenalan Proyek
08.00 WIB
Pelaksana
Tim
Pertemuan Tim
Proyek
-
Pembahasan Proyek
08.00 WIB
Pelaksana
Tim
Pertemuan
Penutupan
-
Rekapitulasi Proyek
08.00 WIB
Pelaksana
Tim
MASUKAN
KELUARAN
2. PELAPORAN (REPORT)
JENIS
PELAPORAN
ITEM
WAKTU
PENANGGUNG
DISTRIBUSI
MASUKAN
KELUARAN
Laporan Kemajuan
Proyek
Status Acara / Agenda
Pertemuan
- Perbaikan sebuah tujuan Proyek yang
telah dibahas terhadap TIM.
- Penulusuran alur Proyek
14.00 WIB
Pelaksana
TIM luar
Ide tiap TIM
Referensi yang didapat
16.00 WIB
Pelaksana
TIM luar
Ide tiap TIM
Referensi yang didapat
Catatan Pertemuan
- Pengambilan Keputusan alur Proyek
18.00 WIB
Pelaksana
TIM luar
Ide tiap TIM
Referensi yang didapat
JAWAB
LAMPIRAN B:
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir
Nama Proyek
:
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Kirim Wilson
Nama Pengusul
Tanggal
:
:
Apostel H Simanjuntak
04-02-2013
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........
Diajukan oleh :
Disetujui oleh:
Tanggal: 04-02-2013
Tanggal: 04-02-2013
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek
:
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI TRACE AND TRACKING PADA PT. MULIA RAYA PRIMA SUB BAB
TRANSPORTASI
Manajer Proyek
:
Kirim Wilson
Bidang
:
IT
No. Form
Deskripsi Permintaan
Nama Pengusul
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.
Tanggal Usulan
Tanggal Persetujuan
LAMPIRAN C:
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek
Manajer Proyek
Bidang
: Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi
: Kirim Wilson
: IT
WBS
GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.2
2.3
2.4
2.5
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1
4.2
4.3
5.
5.1
5.2
6.
6.1
6.2
7.
7.1
7.2
7.3
8.
8.1
9.
9.1
Analisis dan Desain Sistem
Menganalisis Sistem Informasi Trace and Tracking yang akan dikerjakan
Dokumentasi Analisis dan Desain Web.
Desain Aplikasi
Membuat Desain Menu Aplikasi Web + Form Entri.
Membuat Level 1 Web + Perancangan.
Membuat Level 2 Web + Perancangan.
Membuat Level 3 Web + Perancangan.
Dokumentasi Hasil Desain Aplikasi Web.
Programming
Programming (Back End & Front End).
Dokumentasi Program (Front End & Back End).
Testing Program
Melakukan test terhadap Web.
Memberikan Catatan List Perbaikan.
Dokumentasi testing Web
Installasi Web
Setting infrastruktur dan software pendukung.
Instalasi Web
Training User/SDM
Melakukan Pelatihan pengaksesan Web pada perusahaan
Melakukan Pelatihan pengaktifan trace and tracking pada perusahaan
Dokumentasi
Desain Web
Dokumen Administrasi Proyek
Dokumen Manajemen Proyek
Maintenance
Pemeliharaan & Perbaikan Sistem Web
Administrasi
Melakukan Administrasi Proyek dan Mendokumentasikan.
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
2. PENUGASAN TIM PROYEK:
PENUGASAN TIM PROYEK
(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)
Proyek
:
Bidang
:
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya
Prima Sub Bab Transportasi
IT
Jabatan/Peranan
Tanggung Jawab & Wewenang
Manajer Proyek
Membuat rencana kerja proyek
Menugaskan pekerjaan ke anggota tim
proyek
Memonitor jalannya proyek dan kerja tim
proyek
Bertanggung jawab atas keberhasilan
eksekusi proyek
Memastikan proyek dapat berjalan dengan
sukses sesuai dengan jadwal dan ruang
lingkup.
Mengadakan Meeting proyek secara
berkala.
Membuat Progres Report
Penganalisis Sistem Dengan desainer
Mengarahkan desainer dengan programmer
sehingga desain baru yang dibuat tidak
menyulitkan dalam pembuatan proyek
Melaporkan setiap kemajuan proyek
Membuat dokumentasi setiap kemajuan
proyek
Mengarahkan desainer dengan programmer
sehingga desain baru yang dibuat tidak
menyulitkan tim programmer dalam
pembuatan sistem
Melaporkan setiap kemajuan proyek dan
hasil akhir proyek kepada pemilik proyek
Nama
Kirim Wilson
Penganalisis Sistem
Desainer
Programmer
Tester
Melakukan analisis sistem yang akan
dibangun dengan cara melakukan referensi
yang telah ada
Membuat Statement of Purpose
Membuat Use Case Diagram
Membuat Process Specification
Membuat ERD
Membuat Flowmap Sistem yang berjalan
dan Flowmap Sms Gateway
Membuat Kamus Data
Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada
manajer proyek
Berdiskusi dengan manajer proyek
mengenai langkah – langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek
sesuai dengan perencanaan manajemen
proyek
Berdiskusi dengan desainer untuk
menentukan desain yang akan
dikembangkan
Membuat dokumentasi analisis & desain
sistem dibantu oleh dokumentator
Membuat Desain (Bentuk Menu,Bentuk
form,Bentuk Report dll)
Berdiskusi dengan penganalisis system
tentang desain agar sesuai dengan yang
diharapkan
Berdiskusi dengan programmer tentang
maksud bentuk desain yang dibuat
Membuat dokumentasi desain dibantu oleh
dokumentator
Membuat program aplikasi sesuai dengan
hasil analisis dan desain yang ditentukan
Berdiskusi denagan desain dan analisis
agar program yang telah ditentukan
Memberi usulan pada desainer dan
penganalisa sistem
Mengajukan pertanyaan kepada desainer
dan sistem analisis bila ada hal yang kurang
jelas
Memperbaiki program berdasarkan hasil
Membuat dokumentasi program dibantu
oleh dokumentator
Melakukan Test terhadap program yang
telah dibuat
Membuat list tentang hal – hal yang masih
perlu diperbaiki
Memberi rekomendasi maupun usulan
tentang solusi permasalahan
Membuat dokumentasi tentang hasil testing
terhadap program
TIM
Apostel H Simanjuntak
TIM
Apostel H Simanjuntak
TIM
Apostel H Simanjuntak
TIM
Apostel H Simanjuntak
Administrator
Melaksanakan administrasi proyek dari
awal hingga akhir proyek
Membantu manajer proyek dalam membuat
dokumen manajemen proyek
Mendokumentasikan arsip – arsip yang
berkaitan dengan administrasi proyek dan
berkoordinasi dengan dokumentator
Kirim Wilson
Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
3. JADWAL PROYEK:
JADWAL PROYEK
Nama Proyek
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Kirim Wilson
IT
Dibuat oleh: Apostel H Simanjuntak
Tanggal: 04-02-2013
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
11
01-03-2013
25-03-2013
Durasi
Predecessor
1.
Analisis Dan Desain Sistem
1.1
Menganalisis proyek
2
01-03-2013
02-03-2013
-----
1.2
Membuat statement of purpose, Event list
1
07-03-2013
07-03-2013
1.1
1.3
Membuat Use Case Diagram
2
08-03-2013
08-03-2013
1.2
1.4
Membuat Kamus Data
1
09-03-2013
09-03-2013
1.3
1.5
Membuat Process Specification
1
10-03-2013
10-03-2013
1.4
1.6
Membuat Entity Relationship Diagram
(ERD)
1
11-03-2013
11-03-2013
1.5
1.7
Membuat FLowmap sistem yang diusulkan
dan Flowmap Sms Gateway
1
11-03-2013
11-03-2013
1.6
1.8
Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
2
12-03-2013
13-03-2013
1.7
2.
Desain Aplikasi
7
15-03-2013
10-04-2013
2.1
Membuat desain Menu + Form Entri
2
15-03-2013
05-04-2013
1.7
2.2
Membuat Desain Report + Form Report
2
06-04-2013
07-04-2013
2.1
2.3
Dokumentasi Desain
3
08-04-2013
10-04-2013
2.2
3.
Programming
78
11-04-2013
03-05-2013
3.1
Programming (Back End & Front End)
72
11-04-2013
01-05-2013
2.3
3.2
Dokumentasi Program (Front End & Back
End)
6
01-05-2013
03-05-2013
3.1
4.
Testing Program
5
01-05-2013
03-05-2013
4.1
Melakukan test terhadap program
2
01-05-2013
02-05-2013
3.2
4.2
Memberikan catatan list perbaikan
1
02-05-2013
02-05-2013
4.1
4.3
Dokumentasi testing program
2
03-05-2013
03-05-2013
4.2
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
Tanggal
Mulai
Tanggal
Selesai
Predecessor
5.
Instalasi Program
2
05-05-2013
06-05-2013
5.1
Setting infrastruktur & software pendukung
1
05-05-2013
05-05-2013
4.3
5.2
Installasi program ke computer
1
06-05-2013
06-05-2013
5.1
6.
Training User SDM
2
10-05-2013
11-05-2013
6.1
Melakukan pelatihan kepada User
2
10-05-2013
10-05-2013
7.
Maintenance
20
01-06-2013
03-06-2013
7.1
Pemeliharaan & Perbaikan system
20
01-06-2013
03-06-2013
6.1
8.
Administrasi
80
31-02-2013
20-05-2013
7.1
8.1
Melakukan Administrasi proyek &
mendokumentasikannya
80
31-02-2013
20-05-2013
-----
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013
5.2
3. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek
:
Manajer Proyek
Bidang
:
:
Dibuat oleh
Tanggal
WBS
Pembangunan Sistem Informasi Trace and Tracking pada PT. Mulia Raya Prima Sub
Bab Transportasi
Kirim Wilson
TI
: Apostel H Simanjuntak
: 04-02-2013
Gugus Tugas (Task) Proyek
1.
Analisis Dan Desain Sistem
1.1
Jam
Tenaga
Kerja
Tarif
Tenaga
Kerja
Jumlah
Tenaga
Kerja
Biaya
Tenaga
Kerja
Biaya
Lain2
Total per
Task
11
@300 rb
1
3.3 jt
3.3 jt
Menganalisis proyek
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
1.2
Membuat statement of purpose, Event list
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.3
Membuat Use Case Diagram l
2
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.4
Membuat Kamus Data
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.5
Membuat Process Specification
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.6
Membuat Entity Relationship Diagram
(ERD)
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.7
Membuat Flowmap Sistem yang diusulkan
dan Flowmp Sms Gateway
1
@300 rb
1
300 rb
300 rb
1.8
Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
2.
Desain Aplikasi
7
@300 rb
1
2,1 jt
2,1 jt
2.1
Membuat desain Menu + Form Entri
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
2.2
Membuat Desain Report + Form Report
2
@300 rb
1
600 rb
600 rb
2.3
Dokumentasi Desain
3
@300 rb
1
900 rb
900 rb
3.
Programming
76
@100 rb
3
22,8 jt
22,8 jt
3.1
Programming (Back End & Front End)
72
@100 rb
3
21.6 jt
21,6 jt
3.2
Dokumentasi Program (Front End & Back
End)
4
@100 rb
3
1.2 jt
1,2 jt
4.
Testing Program
5
@200 rb
2
2 jt
2 jt
4.1
Melakukan test terhadap program
2
@200 rb
2
800 rb
800 rb
4.2
Memberikan catatan list perbaikan
1
@200 rb
2
400 rb
400 rb
4.3
Dokumentasi testing program
2
@200 rb
2
800 rb
800 rb
5.
Instalasi Program
2
@200 rb
4
1,6 jt
1,6 jt
WBS
Gugus Tugas (Task) Proyek
Jam
Tenaga
Kerja
Tarif
Tenaga
Kerja
Jumlah
Tenaga
Kerja
Biaya
Tenaga
Kerja
Biaya
Lain2
Total per
Task
5.1
Setting infrastruktur & software
pendukung
1
@200 rb
4
800 rb
800 rb
5.2
Installasi program ke computer
1
@200 rb
4
800 rb
800 rb
6.
Training User SDM
2
@200 rb
2
800 rb
800 rb
6.1
Melakukan pelatihan kepada User
2
@200 rb
3
1,2 jt
1,2 jt
7.
Maintenance
20
@100 rb
1
2 jt
2 jt
7.1
Pemeliharaan & Perbaikan system
20
@100 rb
1
1.8 jt
1.8 jt
8.
Administrasi
80
@75 rb
1
6 jt
6 jt
8.1
Melakukan Administrasi proyek &
mendokumentasikannya
80
@75 rb
1
6 jt
6 jt
Lain-lain:
Biaya Bahan & Percetakan Dokumentasi
1,6 jt
Perubahan Analisis (bila diperlukan)
3
@400 rb
1
Perubahan Bentuk Desain dan Program (bila
diperlukan)
3
@200 rb
1
1,2 jt
1,6 jt
1,2 jt
600 rb
600 rb
Biaya Cadangan Operasional
3 jt
3jt
Biaya Cadangan Tak Terduga
2 jt
2 jt
13 jt
13 jt
19,6 jt
62 jt
Biaya Finger & Infrastruktur Lainnya
Sub-Total:
2,075 jt
PERENCANAAN TOTAL
8
42.4 jt
RP. 62.000.000,- (enam puluh dua juta rupiah)
Dibuat Oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Apostel H Simanjuntak
Pemilik Proyek
04-02-2013
Disetujui oleh
Nama
Jabatan
Tanggal
:
:
:
Kirim Wilson
Manajer proyek
04-02-2013