ANALISIS SISTEM apotek manajemen pemes

ANALISIS SISTEM

Direktur / Pemilik
Apotek

Kepala / Apoteker
pengelola

Bagian
Penjualan / Kasir

Asisten Apoteker

Bagian Gudang

Bagian Pembelian

Struktur Organisasi Apotek.

Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai

yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis.
Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha dibidang-bidang :
1. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang
inovatif.
2. Perdagangan dan jaringan distribusi.
3. Pelayanan kesehatan berbasis jaringan retail farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan
lainnya.
4. Pengelolaan maksimal aset-aset dalam pengembangan usaha perusahaan.

Dalam bab ini dilakukan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada sehingga ditemukan kelemahankelemahannya, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

3.1Analisis prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data
dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis
prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan
pembelian obat di Apotek Kimia Farma, adalah sebagai berikut :

3.1.1 Analisis prosedur penjualan obat dengan resep
Prosedur penjualan obat dengan resep yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan resep kepada kasir.
2.Kasir menerima resep, kemudian dihitung harga resep untuk mengetahui total
bayar untuk diinformasikan kepada konsumen, jika konsumen setuju dengan
harga maka dibuat faktur jual kemudian resep diserahkan ke pada Asisten
Apoteker.
3. Asisten Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai dengan resep.
Kemudian obat disiapkan dan diserahkan ke juru resep.
4.Juru resep menyerahkan obat dan faktur jual kepada konsumen.
5.Kasir membuat laporan penjualan dan diserahkan kepada Apoteker atau
Pimpinan Apotek.

Flowchart penjualan obat resep yang sedang berjalan
Konsumen

Juru Resep

Kasir

Resep

Asisten Apoteker

Apoteker/
Pimpinan Apotek

Resep

Hitung
harga
resep

Resep

Tidak

Setuju dengan
harga

Resep

Ya
Buat
faktur jual
& resep

Menyedia
kan obat

Resep

Resep
Faktur jual

Faktur jual

Faktur jual

Buat
laporan
penjualan

Laporan penjualan

Laporan penjualan

Gambar 3.1 Flowchart penjualan obat dengan resep yang berjalan.

3.1.2Analisis prosedur penjualan obat bebas (non resep )
Prosedur penjualan obat bebas (non resep)yang sedang berjalan adalah
sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan data obat bebas (non resep).
2. Kasir menerima data obat bebas (non resep), kemudian mengecek
ketersediaan obat, jika obat ada lalu dihitung harga obat kemudian
diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan harga maka kasir
membuat faktur jual dan diserahkan kepada juru resep. Jika tidak, data obat
bebas dikembalika ke konsumen.
3. Juru resep menyediakan obat berdasarkan faktur jual, kemudian obat

dan faktur jual diserahkan kepada konsumen.
4. Kasir membuat laporan penjualan kemudian diserahkan kepada Apoteker
atau Pimpinan apotek.

Flowchart Penjualan Obat Bebas / Non Resep yang sedang berjalan
Konsumen

Juru Resep

Data Obat
Bebas

Apoteke / Pimpinan
Apoteker

Kasir
Data Obat
Bebas

Cek

Ketersediaan
Obat

Data Obat
Bebas

Tidak

Cek
Ketersediaan
Obat
Ya
Hitung Harga
Obat

Harga Obat

Data Obat
Bebas

Tidak

Setuju Dengan
Herga

Ya

Buat Faktur
Jual

Faktur Jual
Faktur Jual

Faktur Jual

Buat Laporan
Penjualan

Laporan
Penjualan

Laporan
Penjualan

Gambar 3.2 Flowchart prosedur penjualan obat bebas (Non resep)
yang berjalan

3.1.3 Analisis prosedur pemesanan obat
Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier menyerahkan data supplier kepada bagian pembelian apotek.
2. Bagian pembelian mencatat data supplier kemudian mengecek dan
mencatat obat yang stoknya di bawah 3.
3. Bagian pembelian membuat surat pesanan untuk dikirimkan ke supplier.
4. Bagian pembelian membuat laporan pemesanan kemudian diserahkan
kepadaApoteker atau Pimpinan Apotek.

Flowchart Pemesanan Obat yang sedang berjalan
Bag. Pembelian

Apoteker/Pimpinan

Apotek

Supplier

Data Obat

Data Obat

Catat data
obat

Surat pemesanan

Data Obat

Cek stok
obat
Tidak

Stok = 1 hari

Ya

Mencata retur
jual

Data retur

Membuat
Laporan retur

Laporan retur
penjualan obat

Laporan retur
penjualan obat

Gambar 3.5 Flowchart prosedur retur penjualan obat yang
berjalan

3.1.6 Analisis prosedur retur beli yang berjalan
Prosedur retur beli yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier mengirim obat dan faktur pembelian yang telah dipesan ke
gudang apotek.
2. Gudang mengecek jumlah obat dan keadaan obat, jika keadaan obat tidak
rusak dan jumlah obat benar maka gudang segera mencatat data obat jika
obat rusak atau jumlah obat tidak benar maka dibuat nota retur beli.
3. Gudang menyerahkan nota retur beli ke bagian pembelian
4. Bagian pembelian mengirimkan nota retur beli ke supplier dan membuat
laporan retur beli kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan
Apotek.

Flowchart prosedur retur beli yang berjalan
Supplier

Bag. Pembelian

Apoteker/
Pimpinan Apotek

Gudang

Obat dan Faktur

Obat dan Faktur

Mengecek
jumlah dan
keadaan
obat

Tidak

Membuat
laporan retur
pembelian
obat

Jika sesuai

Ya

Mencatat
data obat

Data obat

Laporan retur
pembelian obat

Laporan retur
pembelian obat

Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur beli yang berjalan

3.2

Analisis dokumen

Laporan retur
pembelian obat

Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi,
apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma
yang berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2
jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Dokumen masukan
merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen
yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Sedangkan dokumen keluaran
adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen–dokumen tersebut
mempunyai bentuk seperti :
Nama
Fungsi
Sumber
Rangkap
Distribusi

:
:
:
:
:

Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan
Asal dokumen
Jumlah salinan dokumen
Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja data
itu mengalir
: Semua yang ada dalam dokumen

Atribut

3.2.1Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber
data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang
termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :
1. Nama
Fungsi
Sumber
Rangkap
Distribusi
Atribut

: Resep
: catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
: Dokter
: 1 (satu)
: Konsumen ke apotek
: no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama _ dokter,
nama_obat, jumlah_obat, dosis.

2. Nama
Fungsi

: Kartu stok
: untuk menginputkan data stok obat baru pada database
apotek.
Sumber : Bagian Pembelian
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : Atribut
: identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat,
keluar _obat, masuk_obat
3. Nama
Fungsi
Sumber
Rangkap
Distribusi

:
:
:
:

: Faktur pembelian
catatan pembelian obat
Supplier
1(satu)
Bagian Pembelian

Atribut

: identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.

3.2.2 Analisis dokumen keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang
termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama
: Faktur penjualan
Fungsi : Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.
Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat, total.
2. Nama
: Surat pemesanan
Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Apoteker ke supplier
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat,
identitas_supplier .

3.3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna
Bagian yang dapat menggunakan aplikasi penjualan dan pembelian obatPT.
Kimia Farma Apotek yang akan dibangun adalah bagian yang mencatat semua
data obat, data supplier, data pembelian dan data penjualan obat. Pada analisis
prosedur yang telah dijelaskan sebelumnya bagian yang memenuhi kriteria adalah
bagian administrasi.

3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem
berdasarkan sistem penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang
berjalan di Apotek Kimia Farma yang masih terdapat masalah-masalah,
yaitu :

Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan

No.

Permasalahan

Pemecahan

1

Proses pencarian dan penyajian disaat
menangani penjualan baik obat resep
maupun penjualan obat bebas terlalu
lama dikarenakan dilakukan secara
manual yaitu dengan melihat daftar
harga manual dan melihat stok
barang pada kartu obat.

Membangun sebuah aplikasi yang
dapat mempermudah pencarian
obat, mengetahui harga dan
langsung mengetahui jumlah stok
obat tersebut dari sistem yang
dibuat sehingga tidak terjadi
keterlambatan dalam penyajian
obat-obat yang dibutuhkan
pelanggan.

2

Proses pencatatan waktu pembayaran
atas pembelian obat secara kredit
yang manual, fakturnya sering kali
terjadi kerusakan ataupun kehilangan
arsip sehingga membingungkan saat
pembayaran.

Membangun sebuah aplikasi yang
dapat mempermudah
menginformasikan waktu
pembayaran pembelian yang di
lakukan secara tunai atau kredit,
sehingga pembayaran dapat di
lakukan tepat waktu.

3

Kesulitan dalam menyajikan
informasi tentang pencatatan
penjualan maupun pembelian.

Dengan penggunaan sistem yang
baru maka kesulitan dalam
menyajikan informasi tentang
pencatatan pembelian maupun
penjualan terhadap apotek dapat
teratasi.

4

Sering terjadi data yang sama atau
ganda.

Membuat aplikasi yang tidak bisa
menerima data yang sama atau
ganda.

5

Pembuatan laporan yang disiapkan
oleh staf menjadi lambat dan kurang
akurat. Pegawai lambat karena
adanya penyesuaian antara laporan
dari sistem yang sudah
terkomputerisasi dan manual.

Membangun sebuah aplikasi yang
dapat meminimalisir kesalahan
akibat adanya proses penyesuaian
antara laporan yang sudah
terkomputerisasi dan rekapitulasi .

Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan
Pasien

Administrasi

KTP pasien

KTP pasien

Catat
data
pasien

KTP pasien

Buku
pendaftaran

Buat kartu
pasien dan
kartu rekam
medik

Kartu pasien

Kartu pasien

Kartu rekam
medik

Gambar 4.1 Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan

Flowchart Sistem yang Berjalan
Pasien

Kartu Pasien

Administrasi

Dokter

A

Kartu Pasien

Cocokan
No Kartu
Pasien

Apotek

Catat
Kunjungan
Pasien

Buku
Pendaftaran

Pimpinan

Resep

Kartu Rekam
Medik
Hitung
Biaya Obat
Data Obat

Memeriksa
dan Mencatat
Diagnosa +
Resep

Stuk Obat

Kartu Rekam
Medik
Kartu Rekam
Medik (terisi)

Resep

Kartu Rekam
Medik (terisi)

Resep

Kartu Rekam
Medik (terisi)

Kartu Rekam
Medik (terisi)

Rekap
Pendaftran
Pasien

Resep

Stuk Obat

Lap.
Kunjungan
Pasien

Lap.
Kunjungan
Pasien

Hitung Total
Pembayaran

Struk
Pembayaran

Struk
Pembayaran

Buat Lap.
Pendapatan

Lap.
Pendapatan

Gambar 4.2 FlowChart pengelolaan data pasien yang berjalan

Lap.
Pendapatan

Pasien

ID Pasien
Kartu berobat
Kartu rekam medik yg terisi
Resep

ID Pasien
Resep
Kartu rekam medik yg terisi
Struk pembayaran

Sistem Pengelolaan
Data Pasien

Lap. Kunjungan pasien
Lap. Pendapatan

Pimpinan

Gambar 4.3. Diagram Kontek yang berjalan

Kartu pasien
Kartu rekam medik yg terisi
Struk pembayaran
Pasien

ID pasien

ID pasien
Kartu pasien
Pembayaran
5.0

Pendaftaran
pasien baru
1.0

Pendaftaran
pasien lama
2.0
Buku
pendaftaran
Buku
kunjungan

Resep
Kartu rekam medik yg terisi

Rekam medis

Data
pembayaran
Pemeriksaan
3.0

Hitung biaya
obat
4.0
Pembuatan
laporan
6.0

Lap. Kunjungan pasien

Lap. pendapatan

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 yang berjalan

Pimpinan

Pasien

ID pasien

Catat data
pasien baru
1.1

Kartu pasien

Buat kartu
pasien &
rekam medis
1.2

Buku
pendaftaran

Rekam medis

Gambar 4.5 DFD Level 2 Untuk Proses 1.0

Pasien

Kartu pasien

Cocokkan
No kartu pasien
2.1

Rekam medis

Gambar 4.6 DFD Level 2 Untuk Proses 2.0

Kartu pasien

Catat kunjungan
pasien
2.2

Buku kunjungan

Buku
kunjungan

Data
pembayaran

Buat Lap.
Kunjungan
pasien
6.1

Buat Lap.
Pembayaran
6.1

Lap. Kunjungan pasien

Pimpinan

Gambar 4.7 DFD Level 2 Untuk Proses 6.0

Lap. pembayaran

Flowchart sistem informasi pengelolaan
Pasien

Administrasi

KTP pasien

KTP pasien

KTP pasien

Input data
pasien

Rekam medik

Database
pasien

Kartu pasien

Apotek

Pimpinan

Resep

1

Cetak kartu
pasien dan
rekam medik

Kartu pasien

Dokter

Hitung
biaya
obat
Data obat

Mencatat
resep dan
rekam
medik

Struk obat

Rekam medik
(terisi)

2

Resep

Rekam medik

Kartu pasien

Input
pendaftaran

Kartu pasien

ARM
Cocokkan
No kartu
pasien

Rekam medik

Resep

1

Rekam medik
(terisi)

Rekam medik
(terisi)

Resep

Rekam medik
(terisi)

2
Pembayaran

Struk
pembayaran

Struk
pembayaran

Cetak Lap.
Pembayaran

Cetak Lap.
Kunjungan
pasien

Lap.
pembayaran

Lap.
Kunjungan
pasien

Lap.
Kunjungan
pasien

Lap.
pembayaran

ALP
ALK

Gambar 4.8 FlowChart pengelolaan data pasien yang di usulkan

Kamus Data
Kamus data adalah kamus yang berfungsi untuk mendeskrifsikan data dan aliran
data informasi dari diagram hubungan entity dan dokumen–dokumen sumber input
dari perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di Apotek Kimia Farma.
Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data
yang mengalir, berisi informasi tentang struktur database.
Kamus data berfungsi antara lain sebagai berikut :
1. Menjeleskan arti aliran data penyimpanan Data Flow Diagram
2. Mendeskrifsikan konfosisi paket data yang bergerak melalui aliran data
3. Mendeskrifsikan komponen penyimpanan data
Kamus data yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di
Apotek Kimia Farma adalah sebagai berikut : Tabel 4.1
Tabel Kamus Data
Data Pasien
Tabel Data Pasien
Type
Nama Field

Size

Keterangan

Data
Id_pasien

Varchar

10

Identitas pasien

No_KTP

Varchar

20

KTP Pasien

Nama

Varchar

25

Nama pasien

Enum

L/P

Kelamin pasien

Tgl_lahir

Date

-

Tanggal kelahiran

Umur

Varchar

10

Umur Pasien

Alamat

Varchar

30

Alamat

No_tlp

Varchar

12

Telepon

Jenis_kelami
n

Data Kartu Pasien
Tabel Data Kartu Pasien
Type
Nama Field

Size

Keterangan

Data
Id_pasien

Varchar

10

Identitas pasien

Nama

Varchar

25

Nama pasien

Tgl_lahir

Date

-

Tanggal kelahiran

Alamat

Varchar

30

Alamat

No_tlp

Varchar

12

Telepon

Size

Keterangan

Data Kartu Rekam Medik
Tabel Data Kartu Rekam
Type
Nama Field
Data
No_Kartu

Varchar

10

No Kartu

Nama

Varchar

25

Nama pasien

Tgl_lahir

Date

-

Tanggal kelahiran

Umur

Varchar

10

Umur pasien

Alamat

Varchar

30

Alamat

Tanggal

Date

-

Tanggal periksa

Diagnosa

Text

-

Diagnosa

Size

Keterangan

Data Pembayaran
Tabel Data Pembayaran
Type
Nama Field
Data

No_Bayar

Integer

Tgl

Timestam

11

No Pembayaran

-

Tanggal pembayaran

p
Id_Pasien

Integer

11

Identitas pasien

Tindakan

Integer

11

Tindakan

Harga_resep

Integer

11

Harga resep

Data Resep
Tabel Data Resep
Nama

Type

Field

Data

Tgl
Id_pasien

Size

Keterangan

Date

-

Tanggal resep

Varchar

10

Identitas pasien

Varchar

100

Nama obat

Integer

11

Jumlah obat

Varchar

10

Pemsakaian obat

Integer

11

Identitas diagnosa

Nama_oba
t
Jumlah
Aturan
pakai
Id_diagnos
a

Data Laporan Kunjungan Pasien
Tabel Data Laporan Kunjungan Pasien
Type
Nama Field

Size

Keterangan

Data
Tgl_daftar

Date

-

Tanggal pendaftaran

Id_pasien

Varchar

10

Identitas Pasien

Nama

Varchar

25

Nama pasien

Apotek

Varchar

12

Apotek

Id_dokter

Varchar

10

Identitas dokter

Data Laporan Pembayaran
Tabel Data Laporan Pembayaran
Type
Nama Field

Size

Keterangan

Data
Tgl

Date

-

Tanggal pembayaran

No_bayar

Varchar

10

No pembayaran

Nama

Varchar

25

Nama pasien

Varchar

12

Apotek

Biaya

Varchar

10

Biaya

Total_bayar

Varchar

15

Total pembayaran

Nama_tindak
an

Bentuk normal kedua

Pasien
No_Pasien
No_KTP
Nama
Tempat_Lahir
Tanggal_Lahir
Umur
Jenis_Kelamin
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

Pembayaran
No_Bayar
Tanggal
No_Pasien
Biaya_Obat
Jumlah_Tindakan
Tanggal_Daftar
Apotek
Kode_Dokter

Tindakan

Dokter

Kode_Tindakan
Nama_Tindakan
Biaya

Kode_Dokter
SIP
Nama_Dokter
Jenis_Dokter

Bentuk normal ketiga
Pasien
No_Pasien
No_KTP
Nama
Tempat_Lahir
Tanggal_Lahir
Umur
Jenis_Kelamin
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

Pembayaran

Pendaftaran
Tanggal_Daftar
No_Pasien
Apotek
Kode_Dokter

Dokter
Kode_Dokter
SIP
Nama_Dokter
Jenis_Dokter

Relasi Tabel

No_Bayar
Tanggal
No_Pasien
Biaya_Obat
Jumlah_Tindakan

Detail _Bayar
No_Bayar
Kode_Tindakan

Tidakan
Kode_Tindakan
Nama_Tindakan
Biaya

Pasien

Pembayaran

No_Pasien
No_Ktp
Nama
Tempat_Lahir
Tanggal_Lahir
Umur
Jenis_Kelamin
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

No_Bayar
Tanggal
No_Pasien
Biaya_Obat
Jumlah_Tindakan

Pendaftaran
Tindakan
Kode_Tindakan
Nama_Tindakan
Biaya

Tanggal_Daftar
No_Pasien
Apotek
Kode_Dokter

Dokter
Kode_Dokter
SIP
Nama_Dokter
Jenis_Dokter

DetailBayar
No_Bayar
Kode_Tindakan