13. SI PI Gusti Ketut Suardika Hapzi Ali
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DAN
PENGENDALIAN INTERNAL
PENULIS : GUSTI KETUT SUARDIKA
NIM : 55516120067
DOSEN PENGAMPU: PROF. DR. IR. HAPZI ALI, MM, CMA
ABSTRACT
Implementasi Sist em Informasi dan Pengendalian
Int ernal pada sebuah perusahaan merupakan
keharusan t erlebih bagi perusahaan berskala
besar, apabila ingin bertahan ataupun ingin
berjaya dalam persaingan bisnis. Perusahaan
harus menerapkan sist em informasi yang saling
berkaitan dan mendukung antar set iap bagian
sehingga t ujuan utama penerapan sist em
informasi yakni t ercapainya sat u efisiensi dan
efekt ivitas informasi yang dihasilkan.
Pengert ian Sistem Informasi
• Sistem Informasi adalah Suat u
sistem yang berhubungan dengan
proses pengaliran dan penciptaan
informasi unt uk mencapai t ujuan
perusahaan melalui pengambilan
keput usan.
PENGENDALIAN INTERNAL
Pengendalian int ern t erdiri atas kebijakan dan
prosedur yang digunakan dalam operasi
perusahaan unt uk menyediakan informasi
keuangan yang handal serta menjamin
dipat uhinya hukum dan perat uran yang
berlaku.
Kebijakan dan prosedur yang digunakan secara
langsung dimaksudkan unt uk mencapai
sasaran dan menjamin atau menyediakan
laporan keuangan yang t epat .
SISTEM INFORM ASI DAN
PENGENDALIAN PERUSAHAAN
• PT. CKDT adalah salah sat u cabang perusahaan
mult inasional yang berada di area regional asia pacifik
yang mana pengat uran dan kont rol operasional
perusahaan berada di Singapura. M anajemen
Indonesia bert anggung jawab ke regional manajer di
Singapura.
• Sist em informasi pada perusahaan t empat saya bekerja
mempergunakan aplikasi Sage ERP Accpac, dimana
koneksi ant ar bagian di dalam sist em dihubungkan
dengan LAN dengan sistem topologi star dan set iap
client bisa mengakses database perusahaan secara
langsung dalam kewenangan masing-masing sepert i
gambar berikut .
SISTEM KONEKSI TOPOLOGI STAR
Sebagai cont oh atas sist em informasi yang
diimplementasikan pada perusahaan, kami akan
memberikan sebagian cont oh dalam sist em
pencatatan pembelian dan pembayaran hutang.
Bagian-bagian yang t erlibat dalam sist em ini
adalah :
•
•
•
•
Bagian Warehouse & Plant
Bagian Supply Chain M anagement
Bagian Account ing
Bagian Finance-AP
Adapun t ugas daripada masing-masing bagian tersebut adalah
• Bagian admin Warehouse membuat PR (Purchase
Requisit ion) atas barang yang harus dipesan sehubungan
dengan produksi atas pesanan barang yang tertera dalam
kont rak antara perusahaan dengan pelanggan. Purchase
Requisit ion ini ditandatangani oleh admin dan M anager
Warehouse dan diset ujui oleh Direkt ur.
• Bagian Supply Chain M anagement bert ugas menerima PR
(Purchase Requisit ion) dan berdasarkan it u membuat PO
(Purchase Order) yang dit ujukan kepada vendor yang sudah
terdaftar dalam sistem.
• Bagian Account ing menerima RR (Receiving Report ) dan
Invoice dari Vendor dan mencocokan Receivang Report dan
Invoice, setelah it u mencetak RS (Receiving Slip)
• Bagian Finance siap membayar Invoice tersebut setelah
dicek dan diset ujuai oleh M anager.
Semua akt ivas pencatatan dan pelaporan
dilakukan
dengan
mempergunakan
komputer yang sudah terintegrasi dengan
cukup
baik. Dan
disertai
dengan
dokumentasi dan penyimpanan file yang
rapih berdasarkan Nomor Batch yang
tercatat pada sistem. Sehingga dari
akt ivitas ini dihasilkan laporan-laporan
yang
memadai
dan
akurat
bagi
manajemen
Sistem penjualan pada perusahaan ini berdasarkan
kont rak antara perusahaan dengan pelanggan. Barang
diproduksi berdasarkan kebut uhan yang t ertera dalam
kont rak kemudian dikirimkan kepada pelanggan disertai
dokumen-dokumen yang sudah seharusnya menyertai
proses t ransaksi tersebut .
•
•
•
•
•
•
Adapun bagian-bagian yang terlibat adalah :
Bagian M arket ing
Bagian Produksi
Bagian Pengiriman
Bagian Account ing
Bagian Finance-AR
Keamanan Sist em
berikut :
yang diimplement asikan adalah sebagai
• User hanya bisa menggunakan aplikasi sesuai dengan bidang
dan kewenangannya dengan t erlebih dahulu memasukan
username dan password.
• Dat a yang secara hist oris sudah di verifikasi, diset ujui unt uk
dilaksanakan dan sudah dipost ing t idak bisa dimodifikasi
kembali.
• User dalam hal ini level low management t idak bisa membuka
dat a yang sudah berlalu kecuali ada perset ujuan dari
M anager.
• User sat u dengan yang lain t idak bisa saling menggunakan
aplikasinya kecuali level M anager
• Perubahan sist em dan pengendalian int ernal hanya bisa
dilakukan oleh dan at as perset ujuan M anajer yang berada di
Singapura.
Kelemahan daripada sist em yang sudah berjalan
selama ini adalah sist em ini t idak menyediakan
informasi yang bisa memudahkan Bagian Pajak
unt uk melakukan t ugasnya yang membuat :
• Fakt ur Pajak, fakt ur pajak keluaran dan
masukan masih diinput secara manual pada
sist em e-fakt ur DJP.
• M embuat Bukt i pot ong Wit holding Tax kepada
pihak vendor yang menyediakan jasa atas
t ransaksi pembelian jasa yang dilakukan.
Contoh sistem penginputan PO Requisit ion
Contoh penginputan Purchase Order
At as dasar kelemahan yang ada t ersebut unt uk efisiensi
dan efekt ivit as dan unt uk melengkapi sebuah sist em yang
ada sebaiknya input t ransaksi yang berhubungan dengan
penjualan, pembelian dan pembayaran biaya-biaya at as
jasa
semest inya
dapat
memenuhi
kepent ingan
perpajakan.
• Sist em penjualan yang menghasilkan laporan penjualan
mest inya bisa memenuhi keperluan perpajakan dalam
hal ini dat a import unt uk pembuat an fakt ur pajak
keluaran.
• Sist em pembelian barang dan jasa yang menghasilkan
laporan yang sekaligus menyediakan dat a import at as
fakt ur pajak masukan supplier yang dipergunakan oleh
bagian pajak unt uk membuat laporan SPT M asa PPN
dan w it holding t ax at as jasa yang akan dibayar.
Analisa t entang kelemahan
pengendalian
int ernal t idak bisa kami sajikan karena
ket erbatasan dan kerahasaiaan informasi,
mengingat segala sesuat u yang harus dilakukan
t erkait sist em informasi dan pengendalian
int ernal perusahaan harus dengan perset ujuan
M anajer Regional yang berada di Singapura.
Sekian dan terima kasih atas
perhat iannya.
PENGENDALIAN INTERNAL
PENULIS : GUSTI KETUT SUARDIKA
NIM : 55516120067
DOSEN PENGAMPU: PROF. DR. IR. HAPZI ALI, MM, CMA
ABSTRACT
Implementasi Sist em Informasi dan Pengendalian
Int ernal pada sebuah perusahaan merupakan
keharusan t erlebih bagi perusahaan berskala
besar, apabila ingin bertahan ataupun ingin
berjaya dalam persaingan bisnis. Perusahaan
harus menerapkan sist em informasi yang saling
berkaitan dan mendukung antar set iap bagian
sehingga t ujuan utama penerapan sist em
informasi yakni t ercapainya sat u efisiensi dan
efekt ivitas informasi yang dihasilkan.
Pengert ian Sistem Informasi
• Sistem Informasi adalah Suat u
sistem yang berhubungan dengan
proses pengaliran dan penciptaan
informasi unt uk mencapai t ujuan
perusahaan melalui pengambilan
keput usan.
PENGENDALIAN INTERNAL
Pengendalian int ern t erdiri atas kebijakan dan
prosedur yang digunakan dalam operasi
perusahaan unt uk menyediakan informasi
keuangan yang handal serta menjamin
dipat uhinya hukum dan perat uran yang
berlaku.
Kebijakan dan prosedur yang digunakan secara
langsung dimaksudkan unt uk mencapai
sasaran dan menjamin atau menyediakan
laporan keuangan yang t epat .
SISTEM INFORM ASI DAN
PENGENDALIAN PERUSAHAAN
• PT. CKDT adalah salah sat u cabang perusahaan
mult inasional yang berada di area regional asia pacifik
yang mana pengat uran dan kont rol operasional
perusahaan berada di Singapura. M anajemen
Indonesia bert anggung jawab ke regional manajer di
Singapura.
• Sist em informasi pada perusahaan t empat saya bekerja
mempergunakan aplikasi Sage ERP Accpac, dimana
koneksi ant ar bagian di dalam sist em dihubungkan
dengan LAN dengan sistem topologi star dan set iap
client bisa mengakses database perusahaan secara
langsung dalam kewenangan masing-masing sepert i
gambar berikut .
SISTEM KONEKSI TOPOLOGI STAR
Sebagai cont oh atas sist em informasi yang
diimplementasikan pada perusahaan, kami akan
memberikan sebagian cont oh dalam sist em
pencatatan pembelian dan pembayaran hutang.
Bagian-bagian yang t erlibat dalam sist em ini
adalah :
•
•
•
•
Bagian Warehouse & Plant
Bagian Supply Chain M anagement
Bagian Account ing
Bagian Finance-AP
Adapun t ugas daripada masing-masing bagian tersebut adalah
• Bagian admin Warehouse membuat PR (Purchase
Requisit ion) atas barang yang harus dipesan sehubungan
dengan produksi atas pesanan barang yang tertera dalam
kont rak antara perusahaan dengan pelanggan. Purchase
Requisit ion ini ditandatangani oleh admin dan M anager
Warehouse dan diset ujui oleh Direkt ur.
• Bagian Supply Chain M anagement bert ugas menerima PR
(Purchase Requisit ion) dan berdasarkan it u membuat PO
(Purchase Order) yang dit ujukan kepada vendor yang sudah
terdaftar dalam sistem.
• Bagian Account ing menerima RR (Receiving Report ) dan
Invoice dari Vendor dan mencocokan Receivang Report dan
Invoice, setelah it u mencetak RS (Receiving Slip)
• Bagian Finance siap membayar Invoice tersebut setelah
dicek dan diset ujuai oleh M anager.
Semua akt ivas pencatatan dan pelaporan
dilakukan
dengan
mempergunakan
komputer yang sudah terintegrasi dengan
cukup
baik. Dan
disertai
dengan
dokumentasi dan penyimpanan file yang
rapih berdasarkan Nomor Batch yang
tercatat pada sistem. Sehingga dari
akt ivitas ini dihasilkan laporan-laporan
yang
memadai
dan
akurat
bagi
manajemen
Sistem penjualan pada perusahaan ini berdasarkan
kont rak antara perusahaan dengan pelanggan. Barang
diproduksi berdasarkan kebut uhan yang t ertera dalam
kont rak kemudian dikirimkan kepada pelanggan disertai
dokumen-dokumen yang sudah seharusnya menyertai
proses t ransaksi tersebut .
•
•
•
•
•
•
Adapun bagian-bagian yang terlibat adalah :
Bagian M arket ing
Bagian Produksi
Bagian Pengiriman
Bagian Account ing
Bagian Finance-AR
Keamanan Sist em
berikut :
yang diimplement asikan adalah sebagai
• User hanya bisa menggunakan aplikasi sesuai dengan bidang
dan kewenangannya dengan t erlebih dahulu memasukan
username dan password.
• Dat a yang secara hist oris sudah di verifikasi, diset ujui unt uk
dilaksanakan dan sudah dipost ing t idak bisa dimodifikasi
kembali.
• User dalam hal ini level low management t idak bisa membuka
dat a yang sudah berlalu kecuali ada perset ujuan dari
M anager.
• User sat u dengan yang lain t idak bisa saling menggunakan
aplikasinya kecuali level M anager
• Perubahan sist em dan pengendalian int ernal hanya bisa
dilakukan oleh dan at as perset ujuan M anajer yang berada di
Singapura.
Kelemahan daripada sist em yang sudah berjalan
selama ini adalah sist em ini t idak menyediakan
informasi yang bisa memudahkan Bagian Pajak
unt uk melakukan t ugasnya yang membuat :
• Fakt ur Pajak, fakt ur pajak keluaran dan
masukan masih diinput secara manual pada
sist em e-fakt ur DJP.
• M embuat Bukt i pot ong Wit holding Tax kepada
pihak vendor yang menyediakan jasa atas
t ransaksi pembelian jasa yang dilakukan.
Contoh sistem penginputan PO Requisit ion
Contoh penginputan Purchase Order
At as dasar kelemahan yang ada t ersebut unt uk efisiensi
dan efekt ivit as dan unt uk melengkapi sebuah sist em yang
ada sebaiknya input t ransaksi yang berhubungan dengan
penjualan, pembelian dan pembayaran biaya-biaya at as
jasa
semest inya
dapat
memenuhi
kepent ingan
perpajakan.
• Sist em penjualan yang menghasilkan laporan penjualan
mest inya bisa memenuhi keperluan perpajakan dalam
hal ini dat a import unt uk pembuat an fakt ur pajak
keluaran.
• Sist em pembelian barang dan jasa yang menghasilkan
laporan yang sekaligus menyediakan dat a import at as
fakt ur pajak masukan supplier yang dipergunakan oleh
bagian pajak unt uk membuat laporan SPT M asa PPN
dan w it holding t ax at as jasa yang akan dibayar.
Analisa t entang kelemahan
pengendalian
int ernal t idak bisa kami sajikan karena
ket erbatasan dan kerahasaiaan informasi,
mengingat segala sesuat u yang harus dilakukan
t erkait sist em informasi dan pengendalian
int ernal perusahaan harus dengan perset ujuan
M anajer Regional yang berada di Singapura.
Sekian dan terima kasih atas
perhat iannya.