BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi - Strategi Pengembangan Pelayanan Pengguna Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Medan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan sangat penting artinya bagi masyarakat untuk mengembangkan daya intelektual dan spiritual mereka.dengan demikian perpustakaan diharapkan dapat membantu masyarakat untuk memenuhi bahan bacaan ataupun informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat pembaca perpustakaan tersebut.

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani para

mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu (akademi, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik). Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan & pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan tugasnya itu, perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:4) Perpustakaan Perguruan Tinggi

adalah, “ perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa Perpustakaan Universitas, Perpustakaan Fakultas, Perpustakaan Akademik, dan Perpustakaan Sekolah Tinggi”. Perpustakaan perguruan tinggi adalah ”Perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi”. Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus (Sutarno 2006: 35).

Menurut Hasugian (2009:79), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, di administrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya”.

Menurut Rahayuningsih (2007:7) Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu (akademi, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik).

Dari keempat pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan salah satu unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggi dan lembaga-lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah kampus serta tugas dan fungsi utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan sebagai pusat informasi harus dapat memenuhi kebutuhan pengguna, yaitu dengan memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna perpustakaan untuk meningkatkan minat dan keinginan pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan.

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:4), “Tujuan dari Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah membantu Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam menjalankan program pengajaran”.

Sedangkan dalam Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 32) disebutkan bahwa: sebagai unsur penunjang perguruan tinggi, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut :

1. Mengadakan buku, dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.

2. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana tersedia.

3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh sivitas akademika.

4. Menyediakan sarana bibliografi untuk menunjang pemakaian pustaka

5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan pengguna pustaka.

6. Bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.

Menurut Rahayuningsih (2007:2) tujuan perpustakaan didirikan adalah:

a) Mengumpulkan bahan pustaka, yaitu secara terus-menerus menghimpun sumber informasi yang relevan untuk dikoleksi.

b) Mengolah atau memproses bahan pustaka berdasarkan suatu sistem tertentu.

c) Menyimpan dan memelihara, yaitu mengatur, menyusun, dan memelihara, agar koleksi rapi, bersih, awet, utuh, lengkap, dan mudah diakses.

d) Menjadi pusat informasi, sumber belajar, penelitian, preservasi, rekreasi, dan kegiatan ilmiah lainnya.

e) Menjadi agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang.

Berdasarkan ketiga pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang ada dalam Universitas Sumatera Utara lingkungan lembaga tinggi bukan hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta memberikan jasa informasi untuk mendukung serta mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, di ukur dengan banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan perpustakaan yang diberikan perpustakaan tersebut. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi di antaranya menyediakan informasi untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar. Bentuk koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Untuk mencapai visi dan misi perpustakaan tersebut sudah pasti memiliki fungsi.

Menurut Buku Manajemen Perpustakaan (2006:54), fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut: a.

Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan pustaka b. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui pembelian, langganan, tukar-menukar, penggandaan, penerbitan dan lain-lain.

Pengolahan dan penyiapan bahan pustaka d. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi e. Pendayagunaan/pemberdayaan koleksi f. Pemberian layanan kepada masyarakat dengan sistem yang mudah, cepat, dan tepat serta sederhana.

Pemasyarakatan perpustakaan h. Pengkajian dan pengembangan atas semua aspek kepustakawanan i. Menjalin kerja sama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi sarana prasarana j.

Pelaksanaan koordinasi dengan berbagai pihak-pihak dan mitra kerja lainnya. k.

Administrasi perpustakaan, seperti kepegawaian, ketatausahaan, keuangan, dan kerumahtanggaan (Perpusnan RI,2001). Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3-4), fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut:

1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademi, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.

4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas,minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non akademik.

6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

7. Fungsi Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan serta melaksanakan administrasi perpustakaan.

Menurut Mahmudin (2006:2), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:

1. Sebagai pusat kegiatan belajar yang berfungsi a.

Membantu program pendidikan pada umumnya sesuai dengan tujuan lembaga di atasnya sesuai dengan misi dan visi lembaga tersebut.

Mengembangkan kemampuan pengunjung menggunakan sumber informasi.

Membantu pengguna dalam menyediakan informasi dan memperkaya pengetahuan.

2. Membantu memperluas pengetahuannya tentang suatu bidang pelajaran.

3. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca yang menuju kebiasaan belajar mandiri.

4. Membiasakan pengunjung untuk mencari informasi di perpustakaan, kemahiran dalam mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan.

5. Perpustakaan sebagai tempat belajar seumur hidup. Untuk keperluan diatas dibutuhkan kerja sama yang erat antara pustakawan dengan pengajar, peneliti dan mahasiswa agar semua koleksi, pelayanan serta fasilitas yang disediakan betul-betul sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna.

2.2 Pelayanan Perpustakaan

Pelayanan perpustakaan merupakan pelayanan informasi yang dilakukan oleh perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Layanan ini merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa perpustakaan ke pengguna. Jenis/divisi layanan pengguna cukup banyak. Adapun penyelenggaraan semua jenis/divisi layanan tersebut disesuaikan dengan kondisi di setiap perpustakaan.

Setiap perpustakaan besar maupun kecil harus memperhatikan benar hubungan dengan pengguna, maksudnya bahwa perpustakaan harus memperbaiki pelayanan pada pengguna secara baik, benar dan tepat dimana pelayanannya langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Jenis layanan yang ditawarkan perpustakaan tergantung besar kecilnya perpustakaan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71), dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas-asas berikut: a.

Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingn pengguna b. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan c.

Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas d. Dilaksanakan secara cepat, tepat, dan mudah melalui cara yang teratur, terarah, dan cermat.

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan perpustakaan adalah kegiatan memperoleh informasi yang berupa layanan informasi, bimbingan informasi dan pengarahan agar pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna.

2.2.1 Jenis Pelayanan Perpustakaan

Jenis pelayanan pengguna yang diberikan perpustakaan akan menentukan mutu dari pelayanan perpustakaan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71), jenis-jenis layanan pengguna adalah sebagai berikut: 1.

Pelayanan sirkulasi 2. Pelayanan referensi 3. Layanan multimedia 4. Pelayanan jasa kesiagaan informasi

5. Pelayanan pendidikan pengguna 6.

Silang layan

2.2.2 Pelayanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan peredaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya. Bagian sirkulasi merupakan bagian yang bertugas memberikan service kepada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang. Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur kegiatan suatu perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku- buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.

Menurut Sutarno (2006: 93), “layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian adminstrasinya”.

Menurut Lasa (2008: 213) “layanan sirkulasi adalah kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.

Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5), tugas layanan sirkulasi adalah sebagai berikut: 1.

Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.

2. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.

3. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.

4. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.

5. Melayani calon dan anggota perpustakaan.

6. Melayani peminjaman dan penagihan.

7. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.

8. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.

9. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.

10. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan

Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1.

Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Penagihan 6. Pemberian sanksi 7. Bebas pustaka 8. Statistik pengunjung

2.2.2.1 Keanggotaan

Menurut Rahayuningsih (2007:95-96), Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Untuk beberapa perpustakaan tugas menerima anggota perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan. Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan.

Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja berbeda dengan perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi:

1. Keanggotaan intern Anggota yang terdiri dari orang atau sekelompok orang yang berkaitan langsung dengan lembaganya.

2. Keanggotaan ekstern Anggota yang terdiri dari orang atau sekelompok orang yang tidak ada kaitannya dengan lembaganya. Jenis keanggotaan yang serigkali merupakan sarana untuk menggalang dana perpustakaan, karena menarik sejumlah uang sebagai syarat keanggotaan.

Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendaftar dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.

2.2.2.2 Peminjaman

Perpustakaan mempunyai tugas antara lain memberikan informasi kepada masyarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung ak mempunyai atau pembaca.

Apabila pengunjung atau pembaca tidak mempunyai waktu yang cukup untuk membaca diperpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dapat dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.

Menurut Rahayuningsih (2007: 96), “ layanan peminjaman merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatn peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi”.

Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 224). “Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi”.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74), prosedur peminjaman bahan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1) Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan. 2) Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna. 3)

a) Pada perpustakaan yang menganut sistem tetutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: (1) pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi,

(2) petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir. b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: (1) pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya, (2) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada katalog buku,

(3) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali,

(4) petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 4) Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan. 5) Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna. 6)

Petugas menyusun kartu pada kotak sebagai berikut:

a) menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian b) setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan. 7)

Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjaman menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

2.2.2.3 Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bhan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.

Menurut Rahayuningsih (2007:96), pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya.

Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah: a.

Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali c. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku d.

Membubuhkan stempel tanda ‘kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam e.

Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam g.

Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak h.

Memilah buku: a.

Yang rusak tetapi masih ada diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan b.

Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemesanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara peminjaman bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut: a.

Menerima formulir pemesanan yang telah diisi b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjaman buku itu dan waktu pengembalian c.

Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus d. Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia

2.2.2.4 Perpanjangan

Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Rahayuningsih (2007:96), “memperpanjang masa pinjam adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode peminjaman”.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:82), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut:

1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2.

Petugas memeriksa formulir pemesanan 3. Jika tidak ada yag memesan, petugas membubuhka tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)

4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memeberikan perpanjangan Untuk melakukan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan: a.

Kartu pinjam b. Kartu buku c. Stempel tanggal kembali

Lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkam bahwa perpanjangan peminjaman buku pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.

2.2.2.5 Penagihan

Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahn pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.

Menurut Rahayuningsih (2007:96), kegiatan penagihan adalah pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah keterlambatan.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:83), prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengambalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari

2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3. Bila bahan dikmbalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian

Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah: a.

Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk menegetahui batas akhir pengembalian b.

Kartu buku untuk mengetahui 1.

Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan yang memuat: 1.

Nama dan alamat pengirim 2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih 3. Batas tanggal pengembalian 4. Tahapan penagihan (ke-1, ke-2, ke-3) 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan

Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kepada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah- langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.

2.2.2.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti:

1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan 2.

Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak 3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar

4. Menghilangkan bahan perpustakaan 5.

Melanggar tata tertib perpustakaan Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:83), dinyataan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna antara lain: a.

Denda b. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu c.

Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain.

Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut: 1.

Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya 3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan

4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya dianatar para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.

2.2.2.7 Bebas Pustaka

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna, keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk: 1.

Ujian akhir 2. Yudisium 3. Penerimaan ijazah 4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:84), prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut: a.

Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘Bebas Pinjaman’ menyerahkan tanda pengenal b.

Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanggal pengenal c.

Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam d.

Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel ‘Bebas pinjaman’ e.

Petugas mengisi tanda bukti ‘Bebas pinjaman’ dengan identitas pengguna Menurut Lasa (2007:171), untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.

2.2.2.8 Statistik Pengunjung

Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.

Menurut Rahayuningsih (2007:98), statistik pengunjung adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan. Fungsi statistik pengunjung adalah: 1.

Menyusun laporan tahunan perpustakaan 2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan 3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna

4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga

Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 224), pustakawan menggunakan statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan.

2.2.3 Pelayanan Referensi

Kata referensi berasal dari bahasa inggris “Reference” yang berarti menunjuk kepada, menyebut dan sering diartikan pula dengan acuan atau rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi penjelasan dalam hal-hal tertentu. Pelayanan referensi merupakan salah satu kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan. Layanan referensi mempunyai peran penting dalam perpustakaan, karena melalui dialog dan komunikasi dapat membantu pengguna menemukan informasi yang dicari. ` Menurut Rahayuningsih (2007:87), pelayanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menentukan informasi yang dibutuhkan.

Menurut Darmono (2001:141), “Layanan Referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, almanak, direktori, buku tahunan yang berisi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca ditempat”.

2.2.3.1 Ragam Kegiatan

Macam kegiatan referensi menurut Rahayuningsih (2007:105), dapat dibagi menjadi dua kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing sebagai berikut: a.

Kegiatan Pokok Pelayanan Referensi 1.

Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai unit layanan referensi.

2. Memberikan informasi yang bersifat khusus, untuk itu diperlukan koleksi referensi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan dan bahkan di perpustakaan lain.

3. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka 4.

Memberikan bimbingan pengguna koleksi referensi b. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi 1.

Memberikan informasi mengenai penggunaan alat-alat penelusuran koleksi

2. Menyelenggrakan pameran koleksi referensi perpustakaan, terutama untuk memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima

3. Mengorganisasikan koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan

4. Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan layanan referensi

5. Mengadakan kerja sama dengan perpustakaan dan atau jasa informasi lain dalam bidang penggunaan informasi.

2.2.3.2 Koleksi Referensi

Secara umum, setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam dan informasi isinya. Koleksi referensi umumnya memberikan informasi berupa fakta, dan ada yang berupa data, ada yang memberikannya dalam bentuk uraian singkat, tapi ada yang memberikannya berupa uraian panjang. Susunan koleksi referensi pada umumnya berdasarkan abjad. Dalam perpustakaan besar maupun kecil hendaknya diusahakan supaya tersedia koleksi referensi yang mengandung informasi mutkhir.

Jenis-jenis koleksi menurut Rahayuningsih (2007:106), adalah sebagai berikut: a.

Menurut sifat informasi 1.

Koleksi referensi umum Adalah koleksi referensi yang memebrikan informasi secara umum, ruang lingkup yang luas tanpa batas-batas subyek atau batas lain yang dapat memberikan spesifik tertentu.

2. Kolekis referensi khusus

Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi secara khusus mengenai subyek atau pokok bahasan tertentu.

Menurut jenis informasinya 1.

Almanak dan Buku tahunan 2. Buku pegangan dan manual 3. Direktori 4. Ensiklopedi 5. Kamus 6. Sumber biografi 7. Sumber geografi 8. Bibliografi 9. Indek dan abstrak 10.

Lain-lain Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi referensi mempunyai fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan jenis-jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Biasanya koleksi ini khusus digunakan.

2.2.4 Pelayanan Multimedia

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:90), pelayanan multimedia adalah kegiatan melayankan bahan multiedia kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam perpustakaan, misalnya film dengan proyektornya.

Pelayanan multimedia bertujuan untuk: 1.

Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian, dan rekreasi

2. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan

3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan 4.

Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan perpustakaan multimedia di samping lewat bacaan. Proedur pelayanan multimedia terdiri atas dua langkah: 1.

Peminjaman a.

Penggunaan menunjukkan identitasnya b. Petugas memeriksa identitas pengguna c. Petugas memberikan formulir kepada pengguna untuk diisi dan ditandatangani d.

Formulir yang sudah diisi diberi stempel tanggal pengembalian e. Petugas memeriksa keadaan mesin multimedia yang akan dipinjamkan, kemudian menyerahkannya kepada pengguna

2. Pengembalian a.

Peminjam mengembalikan multimedia yang dipinjamnya b. Petugas mengambil formulir peminjaman dan memeriksa tanggal pengembalian media tersebut c.

Petugas memeriksa keadaan media Media yang rusak selama peminjaman ditempatkan terpisah

disertai keterangan bahwa media itu rusak pada waktu dikembalikan
pergantiaanya sesuai dengan peraturan yang berlaku

Peminjam diminta untuk mengganti biaya perbaikan atau baiaya

membubuhkan cap pengambalian pada formulir peminjaman

Petugas mengambil kartu media yang dikembalikan, dan

semula.

Petugas mengembalikan media yang dalam keadaan baik ke tempat

2.2.5 Pelayanan Jasa Kesiagaan Informasi (JKI)

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:92), pelayanan jasa kesiagaan informasi adalah salah satu jenis layanan rujukan yang memmungkinkan pengguna mendapatkan informasi mengenai bahan perpustakaan baru dalam bidang yang diminatinya.

Tujuan Jasa Kesiagaan Informasi (JKI) antara lain: 1.

Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

2. Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang disediakan oleh perpustakaan sesuai dengan bidan minatnya.

3. Memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis antara pengguna perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan dengan lebih tepat guna. Agar berjalan dengan baik, jki perlu mempertimbangkan ketentuan sebagai berikut: a.

Cakupan: bahan yang ditelusur komprehensif dan sesuai dengan bidang minat pengguna b.

Ketetapan waktu: tenggang waktu antara penerimaan sumber informasi dan penyebarluasan jki harus sesingkat mungkin sehinggaa tidak terjadi keterlambatan perolehan informasi oleh pengguna c. Keterpilihan: kemampuan untuk memilih materi yang tepat dan berdayaguna bagi pengguna sangat diperlukan d.

Relevansi: kesesuaian aantara sumber informasi dan minat pengguna e. Kemudahan penggunaan: format harus jelas agar mudah dimanfaatkan

2.2.6 Pelayanan Pendidikan Pengguna

Dalam bahasa inggris ada bermacam-macam istilah yang dipakai untuk pendiidika pengguna, anatar lain user education (pendidikan pengguna, bimbingan pengguna), library orientation (orientasi perpustakaan, penyuluhan perpustakaan), library intruction (pengajaran perpustakaan), bibliographic

intruction , library use intruction, dan user quidance.

Menurut Rahayuningsih (2007:123), pelayanan pendidikan pengguna adalah kegiatan yang dirancang untuk mendidik pengguna agar mengetahui sumber-sumber informasi perpustakaan yang terdiri dari koleksi, fasilitas, dan jasa perpustakaan, mendidik pengguna dalam memanfaatkan sumber-sumber informasi secara tepat dan cepat, serta mendidik pengguna perpustakaan untuk menjadi pengguna yang tertib dan bertanggung jawab.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:95), pelayanan pendidikan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien.

Pendidikan pengguna bertujuan untuk: a. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri b.

Membekali pengguna dengan tehnik yang memadai dan sesuai untuk menentukan informasi dalam subjek tertentu c.

Meningakatkan pemanfaatan sumber daya dan layanan perpustakaan d. Mempromosikan layanan perpustakaan e. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi

Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1.

Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan sumber daya dan fasilitas perpustakaan secara optimal 2. Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna

3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan, atau fakultas 4.

Pendidikan dilakukan baik secara terprogram maupun sewaktu-waktu

2.2.7 Pelayanan Silang Layan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:99), silang layan adalah kerja sama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Dengan silang layan diharapkan:

1. Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya 2.

Fasilitas yang dimiiki oleh sebuah perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal

3. Sebuah perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar dan lebih beragam daripada yang dimilikinya sendiri.

Agar silang layan berjalan dengan baik, hendaknya: 1.

Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerja sama 2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat 3. Pelayanan diberikan dengan cepat dan tepat 4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan perpustakaan

5. Ada kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerja sama.

Cara silang layan yang ditempuh: a.

Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain b. Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi - Strategi Pengembangan Pelayanan Pengguna Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Medan