Analisis dan perencanaan struktur organi
ANALISIS DAN PERENCANAAN STRUKTUR ORGANISASI TI
PADA PERGURUAN TINGGI BERDASARKAN COBIT 4.1
Budi Nugroho
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, UPN “Veteran” Jawa Timur, Surabaya
budinug80@yahoo.com
Abstrak: Salah satu bagian penting pada Perencanaan TI adalah penyusunan Arsitektur TI. Berdasarkan
kerangka kerja Cobit 4.1, ada 4 arsitektur TI yang perlu dirumuskan. Pada makalah ini, pembahasan
difokuskan pada arsitektur personil TI, dimana struktur organisasi disusun untuk mendukung strategi TI.
Permasalahan yang ingin diselesaikan adalah bagaimana menyusun struktur organisasi yang sesuai dengan
strategi TI berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1, yang disesuaikan dengan kebutuhan serta kompleksitas
organisasi. Meskipun COBIT 4.1 telah menyediakan pemetaan antara tujuan bisnis dengan tujuan TI serta
proses TI, setiap organisasi memiliki karakteristik, sumber daya, dan kebutuhan yang unik. Sehingga,
perlu menganalisis proses TI pada COBIT dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kompleksitas
organisasi. Studi kasus pada Jurusan Teknik Informatika, UPN “Veteran” Jawa Timur. Sebagai unit
organisasi yang mengembangkan keilmuan di bidang TI, maka pengelolaan TI harus menjadi keunggulan
bagi unit organisasi ini. Berdasarkan hasil analisis, diusulkan struktur organisasi TI dan tanggung jawab
setiap peranan di dalamnya. Organisasi TI pada Jurusan Teknik Informatika ini nantinya memiliki peran
dalam memenuhi setiap kebutuhan TI dari semua bagian organisasi. Kesimpulan yang diperoleh adalah
Kerangka Kerja COBIT dapat digunakan untuk membantu dalam merumuskan Struktur Organisasi TI
secara lebih sistematis dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini tentunya akan berdampak pada
kemampuan personil TI dalam mengelola sumber daya TI pada organisasi.
Kata Kunci: Perencanaan TI, Arsitektur TI, Struktur Organisasi TI, dan COBIT.
1
PENDAHULUAN
Secara umum, penerapan Teknologi Informasi
(TI) perlu dilakukan dan dikelola dengan baik agar
dapat memenuhi objektif utamanya [01], yaitu:
- Pengembangan TI yang selaras dengan strategis
organisasi.
- TI yang dapat memberikan nilai (value) optimal
sesuai dengan yang diharapkan.
- Sumber daya TI dapat dikelola dengan baik dan
bertanggung jawab.
- Risiko yang ditimbulkan dengan penerapan TI
dapat dikelola dan diminimalkan sampai pada
tingkatan yang dapat diterima.
Untuk mencapai objektif utama penerapan TI
tersebut, maka suatu organisasi memerlukan
Perencanaan TI yang komprehensif sebagai pedoman
utama dalam pengembangan TI. Salah satu aspek
penting dalam perencanaan TI adalah penyusunan
struktur organisasi TI yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Melalui struktur organisasi yang tepat,
para personil TI dapat menjalankan peran dan
tanggung jawabnya secara memadai untuk
menangani semua proses TI yang dibutuhkan.
2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan TI
Teknologi Informasi (TI) menjadi sangat
penting bagi setiap organisasi saat ini. Tidak saja
untuk mendukung otomasi sistem, sehingga proses
bisnis bisa dijalankan secara lebih cepat dan akurat,
tetapi TI juga mampu meningkatkan daya saing
organisasi.
Tetapi, faktanya TI tidak selalu memberikan
kontribusi positif pada organisasi. Jika TI
dikembangkan secara sporadis dan tidak sistematis,
bisa jadi TI hanya menyebabkan beban bagi
organisasi. Agar TI bisa berdampak sesuai dengan
yang diharapkan, maka perencanaan TI perlu
dilakukan secara baik.
Banyak keuntungan yang dapat diperoleh dari
Perencanaan TI [01], antara lain:
- Mengelola aset organisasi secara efisien.
- Meningkatkan komunikasi dan hubungan antara
bisnis dan organisasi TI.
- Menyelaraskan arah dan prioritas TI dengan arah
dan prioritas bisnis.
- Mengidentifikasi peluang pemanfaatan TI untuk
keuntungan kompetitif serta meningkatkan nilai
tambah terhadap bisnis.
- Merencanakan aliran informasi dan proses.
- Mengalokasikan sumber daya TI secara efektif dan
efisien.
- Mengurangi usaha dan biaya yang diperlukan pada
seluruh bagian siklus hidup sistem.
2.2 Arsitektur TI
Salah satu bagian penting pada Perencanaan TI
adalah penyusunan Arsitektur TI. Berdasarkan
kerangka kerja Cobit 4.1, ada 4 arsitektur TI yang
perlu dirumuskan, antara lain: Arsitektur Personil TI,
Arsitektur Informasi, Arsitektur Teknologi Informasi,
dan Arsitektur Infrastruktur [02].
Pada makalah ini, pembahasan difokuskan
pada arsitektur personil TI. Pada arsitektur ini,
struktur organisasi disusun untuk mendukung strategi
TI. Strategi TI sendiri tentunya dirumuskan untuk
mendukung strategi organisasi.
Kerangka Kerja COBIT 4.1 digunakan untuk
menguraikan kebutuhan proses TI yang diperlukan
dan menentukan peranan apa saja yang diperlukan.
Tanggung Jawab TI juga perlu dirumuskan untuk
menjelaskan apa saja tanggung jawab setiap peranan
pada struktur organisasi TI.
2.3 Kerangka Kerja COBIT
Kerangka kerja COBIT (Control Objectives
for Information and related Technology), yang
dipublikasikan oleh IT Governance Institute (ITGI),
dapat digunakan untuk menyelaraskan TI dengan
tujuan bisnis. Pada makalah ini, COBIT 4.1
digunakan untuk menganalisis proses TI apa saja
yang diperlukan. Dari setiap proses TI yang sesuai,
analisis dilakukan terhadap aktivitas TI yang
diperlukan dan sesuai dengan kebutuhan maupun
kompleksitas organisasi.
COBIT 4.1 memiliki 34 Proses TI, yang
terbagi ke dalam 4 domain (PO, AI, DS, ME). Di
setiap proses TI, diperlukan sejulah Control
Objectives yang perlu dipenuhi, apa saja aktivitas TI
yang diperlukan disertai fungsi-fungsi yang terlibat,
serta bagaimana tujuan dan pengukurannya.
3
PERMASALAHAN
Pada makalah ini, permasalahan yang ingin
diselesaikan adalah bagaimana menyusun struktur
organisasi yang sesuai dengan strategi TI berdasarkan
kerangka kerja COBIT 4.1, yang tentunya
disesuaikan dengan kebutuhan serta kompleksitas
organisasi. Meskipun COBIT 4.1 telah menyediakan
pemetaan antara tujuan bisnis dengan tujuan TI serta
proses TI, setiap organisasi memiliki karakteristik,
sumber daya, dan kebutuhan yang unik, saling
berbeda satu sama lainnya. Sehingga permasalahan
yang
perlu
dipecahkan
adalah
bagaimana
menganalisis proses TI pada COBIT dan bagaimana
menyesuaikannya
dengan
kebutuhan
dan
kompleksitas organisasi.
Pada makalah ini, studi kasus dilakukan pada
Jurusan Teknik Informatika, UPN “Veteran” Jawa
Timur. Sebagai unit organisasi yang mengembangkan
keilmuan di bidang TI, maka tentu pengelolaan TI
harus menjadi keunggulan bagi unit organisasi ini.
Untuk dapat mengelola TI-nya secara memadai, perlu
struktur organisasi yang sesuai untuk memenuhi
semua kebutuhan dan mencapai tujuan organisasi.
4
METODOLOGI
Untuk menyelesaikan permasalahan pada
makalah ini, metodologi yang digunakan adalah
sebagai berikut:
- Pengumpulan Informasi.
Informasi terkait dengan kondisi organisasi
diperlukan untuk mengetahui tujuan dan tingkat
kebutuhannya.
- Penyusunan visi, misi, dan strategi TI.
Visi, Misi, dan Strategi TI disusun untuk
mendukung tujuan dan kebutuhan organisasi.
- Analisis menggunakan Cobit.
Analisis dilakukan untuk menentukan proses TI
apa saja yang diperlukan, serta fungsi apa saja yang
diperlukan untuk menangani aktivitas-aktivitas
pada proses TI tersebut, untuk kemudian dapat
dilakukan penyusunan struktur organisasi beserta
tanggung jawab TI.
- Pengambilan kesimpulan dan saran pengembangan
dari analisis yang dilakukan.
Kesimpulan dilakukan terhadap pencapaian hasil
analisis dan bagaimana langkah ke depan untuk
mendapatkan hasil yang lebih baik.
5
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan tujuan dan kebutuhan organisasi,
tahapan paling awal dalam perencanaan TI adalah
perumusan Visi, Misi, dan Strategi TI yang menjadi
panduan dalam menentukan semua kebijakan dan
prosedur terkait TI.
Berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1,
pemetaan Strategi TI dengan Tujuan Bisnis (Business
Goals / BG), Tujuan TI, dan Proses TI dilakukan
untuk merumuskan apa saja proses TI yang
diperlukan oleh organisasi. Dengan menganalisis
proses TI tersebut, dengan menyesuaikan dengan
kebutuhan dan kompleksitas organisasi, bisa
diperoleh siapa saja yang memiliki tanggung jawab
dalam pengelolaan TI.
5.1 Visi, Misi, dan Strategi TI
Visi TI di Jurusan Teknik Informatika adalah:
Menghasilkan layanan TI yang sesuai dengan standar
COBIT untuk menciptakan keunggulan kompetitif
bagi organisasi.
Misi TI di Program Studi Teknik Informatika
adalah:
a. Menyediakan sumber daya teknologi informasi
yang memadai untuk mendukung kebutuhan
akademik mahasiswa secara optimal.
b. Mengembangkan layanan teknologi informasi
yang inovatif dan tepat guna bagi masyarakat.
Strategi TI di Program Studi Teknik
Informatika adalah:
a. Memenuhi kebutuhan informasi secara memadai.
b. Mendukung akses informasi secara cepat dan
mudah.
c. Mendukung proses internal yang efektif dan
efisien.
d. Menyediakan layanan TI yang inovatif.
e. Mendukung tata kelola dan kepatutan terhadap
standar internasional.
5.2.2 Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Tujuan Bisnis dan Tujuan TI pada COBIT 4.1,
diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 2.
Tabel 2. Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Tujuan Bisnis
Menentukan
ketersediaan dan
kelancaran layanan.
[BG6]
Meningkatkan dan
menjaga fungsionalitas
proses bisnis.
[BG10]
5.2 Pemetaan Strategi TI
5.2.1 Pemetaan Strategi TI dan Tujuan Bisnis
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Strategi TI dan Tujuan Bisnis pada COBIT 4.1,
diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 1.
Tabel 1. Pemetaan Strategi TI dan Tujuan Bisnis
Strategi TI
Memenuhi kebutuhan
informasi secara
memadai.
Mendukung akses
informasi secara cepat
dan mudah.
Mendukung proses
internal yang efektif dan
efisien.
Menyediakan layanan
TI yang inovatif.
Mendukung tata kelola
dan kepatutan terhadap
standar internasional.
Tujuan Bisnis
Menentukan
ketersediaan dan
kelancaran layanan.
[BG6]
Meningkatkan dan
menjaga fungsionalitas
proses bisnis.
[BG10]
Menurunkan biaya
proses.
[BG11]
Menawarkan produk dan
layanan yang kompetitif.
[BG5]
Meningkatkan
transparansi dan tata
kelola perusahaan.
[BG3]
Menyediakan kepatutan
terhadap hukum
eksternal, peraturan, dan
kontrak.
[BG12]
Menurunkan biaya
proses.
[BG11]
Menawarkan produk
dan layanan yang
kompetitif.
[BG5]
Meningkatkan
transparansi dan tata
kelola perusahaan.
[BG3]
Menyediakan kepatutan
terhadap hukum
eksternal, peraturan, dan
kontrak.
[BG12]
Tujuan TI
Menjamin bahwa
layanan TI yang tersedia
sesuai dengan yang
dibutuhkan.
[ITG23]
Mendefinisikan
bagaimana kebutuhan
fungsionalitas dan
kontrol bisnis
diterjemahkan dalam
solusi otomatis yang
efektif dan efisien.
[ITG6]
Meningkatkan efisiensi
biaya TI dan
kontribusinya terhadap
keuntungan bisnis.
[ITG24]
Menciptakan
ketangkasan TI.
[ITG5]
Respon terhadap
kebutuhan tata kelola
yang sesuai dengan
arahan direksi.
[ITG2]
Memastikan bahwa TI
selaras dengan hukum,
peraturan, dan kontrak.
[ITG27]
5.2.3 Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Tujuan TI dan Proses TI pada COBIT 4.1, diperoleh
hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 3.
5.2.4 Penentuan Penanggung Jawab
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Proses TI pada COBIT 4.1, diperoleh hasil
sebagaimana diuraikan pada Tabel 4.
Tabel 3. Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI
Tujuan TI
Menjamin bahwa
layanan TI yang tersedia
sesuai dengan yang
dibutuhkan.
[ITG23]
Mendefinisikan
bagaimana kebutuhan
fungsionalitas dan
kontrol bisnis
diterjemahkan dalam
solusi otomatis yang
efektif dan efisien.
[ITG6]
Meningkatkan efisiensi
biaya TI dan
kontribusinya terhadap
keuntungan bisnis.
[ITG24]
Menciptakan
ketangkasan TI.
[ITG5]
Respon terhadap
kebutuhan tata kelola
yang sesuai dengan
arahan direksi.
[ITG2]
Memastikan bahwa TI
selaras dengan hukum,
peraturan, dan kontrak.
[ITG27]
Proses TI
Menjamin layanan yang
berkelanjutan.
[DS4]
Mengidentifikasi solusi
otomatis.
[AI1]
Memperoleh dan
memelihara perangkat
lunak aplikasi.
[AI2]
Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya.
[DS6]
Mendefinisikan proses
TI, organisasi, dan
keterhubungan-nya.
[PO4]
Menyediakan tata kelola
TI.
[ME4]
Menjamin pemenuhan
terhadap kebutuhan
eksternal.
[ME3]
5.3 Struktur Organisasi
5.3.1 Struktur Organisasi Program Studi
Berdasarkan hasil analisis pada bagian 5.2,
bisa diusulkan siapa saja para penanggung jawab
pada organisasi TI nantinya. Organisasi TI pada
Jurusan Teknik Informatika ini nantinya memiliki
peran dalam memenuhi setiap kebutuhan TI dari
semua bagian organisasi.
Gambar 1 merupakan struktur organisasi
Teknik Informatika yang diusulkan dengan
menambahkan peran “Koordinator TI” yang
memimpin keberlangsungan organisasi TI pada
Jurusan Teknik Informatika nantinya.
5.3.2 Struktur Organisasi TI
Struktur Organisasi
sebagaimana Gambar 2.
TI
yang
diusulkan
Tabel 4. Penentuan Penanggung Jawab
Proses TI
Menjamin layanan yang
berkelanjutan.
[DS4]
Mengidentifikasi solusi
otomatis.
[AI1]
Memperoleh dan
memelihara perangkat
lunak aplikasi.
[AI2]
Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya.
[DS6]
Mendefinisikan proses
TI, organisasi, dan
keterhubungan-nya.
[PO4]
Menyediakan tata kelola
TI.
[ME4]
Menjamin pemenuhan
terhadap kebutuhan
eksternal.
[ME3]
Penanggung Jawab
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server,
Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
Aplikasi
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
Aplikasi
- Staf Teknis Aplikasi
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server,
Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server,
Aplikasi,
Infrastruktur)
Gambar 1. Struktur Organisasi Bisnis
Kepala
Bagian
Infrastruktur
Gambar 2. Struktur Organisasi TI
Setiap peranan pada struktur organisasi TI
tersebut memiliki tanggung jawab sebagaimana
diuraikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Peranan dan Tanggung Jawab
Peranan
Koordinator
TI
Kepala
Bagian
Server
Kepala
Bagian
Aplikasi
Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab terhadap semua
keberlangsungan proses bisnis dan
pencapaian tujuan TI di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan TI yang
berkelanjutan.
- Mengidentifikasi solusi otomatis.
- Memperoleh dan memelihara
perangkat lunak aplikasi.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya TI.
- Mendefinisikan proses TI,
organisasi, dan keterhubungannya.
- Menyediakan tata kelola TI.
- Menjamin pemenuhan TI terhadap
kebutuhan eksternal.
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan server di tingkat Program
Studi, meliputi:
- Menjamin layanan server yang
berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya server.
- Mendefinisikan proses TI terkait
dengan pengelolaan server.
- Menyediakan tata kelola server.
- Menjamin pemenuhan server
terhadap kebutuhan eksternal.
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan aplikasi di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan aplikasi yang
berkelanjutan.
- Mengidentifikasi solusi otomatis.
- Memperoleh dan memelihara
perangkat lunak aplikasi.
- Mengidentifikasi dan
Staf Teknis
Server
Staf Teknis
Aplikasi
Staf Teknis
Infrastruktur
6
mengalokasikan biaya aplikasi.
- Mendefinisikan proses TI terkait
dengan pengelolaan aplikasi.
- Menyediakan tata kelola aplikasi.
- Menjamin pemenuhan aplikasi
terhadap kebutuhan eksternal.
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan infrastruktur TI di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan infrastruktur TI
yang berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya infrastruktur
TI.
- Mendefinisikan proses TI terkait
dengan infrastruktur TI.
- Menyediakan tata kelola
infrastruktur TI.
- Menjamin pemenuhan infrastruktur
TI terhadap kebutuhan eksternal.
Membantu kepala bagian server terkait
pengelolaan server di tingkat Program
Studi, meliputi:
- Menjamin layanan server yang
berkelanjutan.
- Menyediakan tata kelola server.
- Menjamin pemenuhan server
terhadap kebutuhan eksternal.
Membantu kepala bagian aplikasi
terkait pengelolaan aplikasi di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan aplikasi yang
berkelanjutan.
- Memperoleh dan memelihara
perangkat lunak aplikasi.
- Menyediakan tata kelola aplikasi.
- Menjamin pemenuhan aplikasi
terhadap kebutuhan eksternal.
Membantu kepala bagian infrastruktur
terkait pengelolaan infrastruktur di
tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan infrastruktur
yang berkelanjutan.
- Menyediakan tata kelola
infrastruktur.
- Menjamin pemenuhan infrastruktur
terhadap kebutuhan eksternal.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan
pembahasan
yang
telah
dilakukan, kesimpulan yang diperoleh adalah
Kerangka Kerja COBIT dapat digunakan untuk
membantu dalam merumuskan Struktur Organisasi TI
secara lebih sistematis dan sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Hal ini tentunya akan berdampak pada
kemampuan personil TI dalam mengelola sumber
daya TI pada organisasi.
Ke depannya, tentunya hasil analisis ini perlu
diuji secara langsung di lapangan, apakah struktur
organisasi TI yang diusulkan bisa memenuhi
kebutuhan TI yang ada. Evaluasi terhadap struktur
organisasi TI perlu dilakukan karena memungkinkan
terjadinya perubahan kebutuhan TI di organisasi.
7
[01]
[02]
[03]
[04]
[05]
DAFTAR PUSTAKA
Cassidy, Anita. A Practical Guide to
Information Systems Strategic Planning. 2006.
Second Edition.
Control Objective for Information and related
Tehnology (COBIT) 4.1: Executive Overview.
IT Governance Institute (ITGI). 2007.
Flodstrom, Raquel. A Framework for the
Strategic
Management
of Information
Technology. 2006.
Alleman, Glen. Integrated Mater Plan
Briefing. 2004.
Manual Prosedur Jurusan Teknik Informatika
UPN “Veteran” Jawa Timur. 2011.
PADA PERGURUAN TINGGI BERDASARKAN COBIT 4.1
Budi Nugroho
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, UPN “Veteran” Jawa Timur, Surabaya
budinug80@yahoo.com
Abstrak: Salah satu bagian penting pada Perencanaan TI adalah penyusunan Arsitektur TI. Berdasarkan
kerangka kerja Cobit 4.1, ada 4 arsitektur TI yang perlu dirumuskan. Pada makalah ini, pembahasan
difokuskan pada arsitektur personil TI, dimana struktur organisasi disusun untuk mendukung strategi TI.
Permasalahan yang ingin diselesaikan adalah bagaimana menyusun struktur organisasi yang sesuai dengan
strategi TI berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1, yang disesuaikan dengan kebutuhan serta kompleksitas
organisasi. Meskipun COBIT 4.1 telah menyediakan pemetaan antara tujuan bisnis dengan tujuan TI serta
proses TI, setiap organisasi memiliki karakteristik, sumber daya, dan kebutuhan yang unik. Sehingga,
perlu menganalisis proses TI pada COBIT dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kompleksitas
organisasi. Studi kasus pada Jurusan Teknik Informatika, UPN “Veteran” Jawa Timur. Sebagai unit
organisasi yang mengembangkan keilmuan di bidang TI, maka pengelolaan TI harus menjadi keunggulan
bagi unit organisasi ini. Berdasarkan hasil analisis, diusulkan struktur organisasi TI dan tanggung jawab
setiap peranan di dalamnya. Organisasi TI pada Jurusan Teknik Informatika ini nantinya memiliki peran
dalam memenuhi setiap kebutuhan TI dari semua bagian organisasi. Kesimpulan yang diperoleh adalah
Kerangka Kerja COBIT dapat digunakan untuk membantu dalam merumuskan Struktur Organisasi TI
secara lebih sistematis dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini tentunya akan berdampak pada
kemampuan personil TI dalam mengelola sumber daya TI pada organisasi.
Kata Kunci: Perencanaan TI, Arsitektur TI, Struktur Organisasi TI, dan COBIT.
1
PENDAHULUAN
Secara umum, penerapan Teknologi Informasi
(TI) perlu dilakukan dan dikelola dengan baik agar
dapat memenuhi objektif utamanya [01], yaitu:
- Pengembangan TI yang selaras dengan strategis
organisasi.
- TI yang dapat memberikan nilai (value) optimal
sesuai dengan yang diharapkan.
- Sumber daya TI dapat dikelola dengan baik dan
bertanggung jawab.
- Risiko yang ditimbulkan dengan penerapan TI
dapat dikelola dan diminimalkan sampai pada
tingkatan yang dapat diterima.
Untuk mencapai objektif utama penerapan TI
tersebut, maka suatu organisasi memerlukan
Perencanaan TI yang komprehensif sebagai pedoman
utama dalam pengembangan TI. Salah satu aspek
penting dalam perencanaan TI adalah penyusunan
struktur organisasi TI yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Melalui struktur organisasi yang tepat,
para personil TI dapat menjalankan peran dan
tanggung jawabnya secara memadai untuk
menangani semua proses TI yang dibutuhkan.
2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan TI
Teknologi Informasi (TI) menjadi sangat
penting bagi setiap organisasi saat ini. Tidak saja
untuk mendukung otomasi sistem, sehingga proses
bisnis bisa dijalankan secara lebih cepat dan akurat,
tetapi TI juga mampu meningkatkan daya saing
organisasi.
Tetapi, faktanya TI tidak selalu memberikan
kontribusi positif pada organisasi. Jika TI
dikembangkan secara sporadis dan tidak sistematis,
bisa jadi TI hanya menyebabkan beban bagi
organisasi. Agar TI bisa berdampak sesuai dengan
yang diharapkan, maka perencanaan TI perlu
dilakukan secara baik.
Banyak keuntungan yang dapat diperoleh dari
Perencanaan TI [01], antara lain:
- Mengelola aset organisasi secara efisien.
- Meningkatkan komunikasi dan hubungan antara
bisnis dan organisasi TI.
- Menyelaraskan arah dan prioritas TI dengan arah
dan prioritas bisnis.
- Mengidentifikasi peluang pemanfaatan TI untuk
keuntungan kompetitif serta meningkatkan nilai
tambah terhadap bisnis.
- Merencanakan aliran informasi dan proses.
- Mengalokasikan sumber daya TI secara efektif dan
efisien.
- Mengurangi usaha dan biaya yang diperlukan pada
seluruh bagian siklus hidup sistem.
2.2 Arsitektur TI
Salah satu bagian penting pada Perencanaan TI
adalah penyusunan Arsitektur TI. Berdasarkan
kerangka kerja Cobit 4.1, ada 4 arsitektur TI yang
perlu dirumuskan, antara lain: Arsitektur Personil TI,
Arsitektur Informasi, Arsitektur Teknologi Informasi,
dan Arsitektur Infrastruktur [02].
Pada makalah ini, pembahasan difokuskan
pada arsitektur personil TI. Pada arsitektur ini,
struktur organisasi disusun untuk mendukung strategi
TI. Strategi TI sendiri tentunya dirumuskan untuk
mendukung strategi organisasi.
Kerangka Kerja COBIT 4.1 digunakan untuk
menguraikan kebutuhan proses TI yang diperlukan
dan menentukan peranan apa saja yang diperlukan.
Tanggung Jawab TI juga perlu dirumuskan untuk
menjelaskan apa saja tanggung jawab setiap peranan
pada struktur organisasi TI.
2.3 Kerangka Kerja COBIT
Kerangka kerja COBIT (Control Objectives
for Information and related Technology), yang
dipublikasikan oleh IT Governance Institute (ITGI),
dapat digunakan untuk menyelaraskan TI dengan
tujuan bisnis. Pada makalah ini, COBIT 4.1
digunakan untuk menganalisis proses TI apa saja
yang diperlukan. Dari setiap proses TI yang sesuai,
analisis dilakukan terhadap aktivitas TI yang
diperlukan dan sesuai dengan kebutuhan maupun
kompleksitas organisasi.
COBIT 4.1 memiliki 34 Proses TI, yang
terbagi ke dalam 4 domain (PO, AI, DS, ME). Di
setiap proses TI, diperlukan sejulah Control
Objectives yang perlu dipenuhi, apa saja aktivitas TI
yang diperlukan disertai fungsi-fungsi yang terlibat,
serta bagaimana tujuan dan pengukurannya.
3
PERMASALAHAN
Pada makalah ini, permasalahan yang ingin
diselesaikan adalah bagaimana menyusun struktur
organisasi yang sesuai dengan strategi TI berdasarkan
kerangka kerja COBIT 4.1, yang tentunya
disesuaikan dengan kebutuhan serta kompleksitas
organisasi. Meskipun COBIT 4.1 telah menyediakan
pemetaan antara tujuan bisnis dengan tujuan TI serta
proses TI, setiap organisasi memiliki karakteristik,
sumber daya, dan kebutuhan yang unik, saling
berbeda satu sama lainnya. Sehingga permasalahan
yang
perlu
dipecahkan
adalah
bagaimana
menganalisis proses TI pada COBIT dan bagaimana
menyesuaikannya
dengan
kebutuhan
dan
kompleksitas organisasi.
Pada makalah ini, studi kasus dilakukan pada
Jurusan Teknik Informatika, UPN “Veteran” Jawa
Timur. Sebagai unit organisasi yang mengembangkan
keilmuan di bidang TI, maka tentu pengelolaan TI
harus menjadi keunggulan bagi unit organisasi ini.
Untuk dapat mengelola TI-nya secara memadai, perlu
struktur organisasi yang sesuai untuk memenuhi
semua kebutuhan dan mencapai tujuan organisasi.
4
METODOLOGI
Untuk menyelesaikan permasalahan pada
makalah ini, metodologi yang digunakan adalah
sebagai berikut:
- Pengumpulan Informasi.
Informasi terkait dengan kondisi organisasi
diperlukan untuk mengetahui tujuan dan tingkat
kebutuhannya.
- Penyusunan visi, misi, dan strategi TI.
Visi, Misi, dan Strategi TI disusun untuk
mendukung tujuan dan kebutuhan organisasi.
- Analisis menggunakan Cobit.
Analisis dilakukan untuk menentukan proses TI
apa saja yang diperlukan, serta fungsi apa saja yang
diperlukan untuk menangani aktivitas-aktivitas
pada proses TI tersebut, untuk kemudian dapat
dilakukan penyusunan struktur organisasi beserta
tanggung jawab TI.
- Pengambilan kesimpulan dan saran pengembangan
dari analisis yang dilakukan.
Kesimpulan dilakukan terhadap pencapaian hasil
analisis dan bagaimana langkah ke depan untuk
mendapatkan hasil yang lebih baik.
5
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan tujuan dan kebutuhan organisasi,
tahapan paling awal dalam perencanaan TI adalah
perumusan Visi, Misi, dan Strategi TI yang menjadi
panduan dalam menentukan semua kebijakan dan
prosedur terkait TI.
Berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1,
pemetaan Strategi TI dengan Tujuan Bisnis (Business
Goals / BG), Tujuan TI, dan Proses TI dilakukan
untuk merumuskan apa saja proses TI yang
diperlukan oleh organisasi. Dengan menganalisis
proses TI tersebut, dengan menyesuaikan dengan
kebutuhan dan kompleksitas organisasi, bisa
diperoleh siapa saja yang memiliki tanggung jawab
dalam pengelolaan TI.
5.1 Visi, Misi, dan Strategi TI
Visi TI di Jurusan Teknik Informatika adalah:
Menghasilkan layanan TI yang sesuai dengan standar
COBIT untuk menciptakan keunggulan kompetitif
bagi organisasi.
Misi TI di Program Studi Teknik Informatika
adalah:
a. Menyediakan sumber daya teknologi informasi
yang memadai untuk mendukung kebutuhan
akademik mahasiswa secara optimal.
b. Mengembangkan layanan teknologi informasi
yang inovatif dan tepat guna bagi masyarakat.
Strategi TI di Program Studi Teknik
Informatika adalah:
a. Memenuhi kebutuhan informasi secara memadai.
b. Mendukung akses informasi secara cepat dan
mudah.
c. Mendukung proses internal yang efektif dan
efisien.
d. Menyediakan layanan TI yang inovatif.
e. Mendukung tata kelola dan kepatutan terhadap
standar internasional.
5.2.2 Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Tujuan Bisnis dan Tujuan TI pada COBIT 4.1,
diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 2.
Tabel 2. Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Tujuan Bisnis
Menentukan
ketersediaan dan
kelancaran layanan.
[BG6]
Meningkatkan dan
menjaga fungsionalitas
proses bisnis.
[BG10]
5.2 Pemetaan Strategi TI
5.2.1 Pemetaan Strategi TI dan Tujuan Bisnis
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Strategi TI dan Tujuan Bisnis pada COBIT 4.1,
diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 1.
Tabel 1. Pemetaan Strategi TI dan Tujuan Bisnis
Strategi TI
Memenuhi kebutuhan
informasi secara
memadai.
Mendukung akses
informasi secara cepat
dan mudah.
Mendukung proses
internal yang efektif dan
efisien.
Menyediakan layanan
TI yang inovatif.
Mendukung tata kelola
dan kepatutan terhadap
standar internasional.
Tujuan Bisnis
Menentukan
ketersediaan dan
kelancaran layanan.
[BG6]
Meningkatkan dan
menjaga fungsionalitas
proses bisnis.
[BG10]
Menurunkan biaya
proses.
[BG11]
Menawarkan produk dan
layanan yang kompetitif.
[BG5]
Meningkatkan
transparansi dan tata
kelola perusahaan.
[BG3]
Menyediakan kepatutan
terhadap hukum
eksternal, peraturan, dan
kontrak.
[BG12]
Menurunkan biaya
proses.
[BG11]
Menawarkan produk
dan layanan yang
kompetitif.
[BG5]
Meningkatkan
transparansi dan tata
kelola perusahaan.
[BG3]
Menyediakan kepatutan
terhadap hukum
eksternal, peraturan, dan
kontrak.
[BG12]
Tujuan TI
Menjamin bahwa
layanan TI yang tersedia
sesuai dengan yang
dibutuhkan.
[ITG23]
Mendefinisikan
bagaimana kebutuhan
fungsionalitas dan
kontrol bisnis
diterjemahkan dalam
solusi otomatis yang
efektif dan efisien.
[ITG6]
Meningkatkan efisiensi
biaya TI dan
kontribusinya terhadap
keuntungan bisnis.
[ITG24]
Menciptakan
ketangkasan TI.
[ITG5]
Respon terhadap
kebutuhan tata kelola
yang sesuai dengan
arahan direksi.
[ITG2]
Memastikan bahwa TI
selaras dengan hukum,
peraturan, dan kontrak.
[ITG27]
5.2.3 Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Tujuan TI dan Proses TI pada COBIT 4.1, diperoleh
hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 3.
5.2.4 Penentuan Penanggung Jawab
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap
Proses TI pada COBIT 4.1, diperoleh hasil
sebagaimana diuraikan pada Tabel 4.
Tabel 3. Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI
Tujuan TI
Menjamin bahwa
layanan TI yang tersedia
sesuai dengan yang
dibutuhkan.
[ITG23]
Mendefinisikan
bagaimana kebutuhan
fungsionalitas dan
kontrol bisnis
diterjemahkan dalam
solusi otomatis yang
efektif dan efisien.
[ITG6]
Meningkatkan efisiensi
biaya TI dan
kontribusinya terhadap
keuntungan bisnis.
[ITG24]
Menciptakan
ketangkasan TI.
[ITG5]
Respon terhadap
kebutuhan tata kelola
yang sesuai dengan
arahan direksi.
[ITG2]
Memastikan bahwa TI
selaras dengan hukum,
peraturan, dan kontrak.
[ITG27]
Proses TI
Menjamin layanan yang
berkelanjutan.
[DS4]
Mengidentifikasi solusi
otomatis.
[AI1]
Memperoleh dan
memelihara perangkat
lunak aplikasi.
[AI2]
Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya.
[DS6]
Mendefinisikan proses
TI, organisasi, dan
keterhubungan-nya.
[PO4]
Menyediakan tata kelola
TI.
[ME4]
Menjamin pemenuhan
terhadap kebutuhan
eksternal.
[ME3]
5.3 Struktur Organisasi
5.3.1 Struktur Organisasi Program Studi
Berdasarkan hasil analisis pada bagian 5.2,
bisa diusulkan siapa saja para penanggung jawab
pada organisasi TI nantinya. Organisasi TI pada
Jurusan Teknik Informatika ini nantinya memiliki
peran dalam memenuhi setiap kebutuhan TI dari
semua bagian organisasi.
Gambar 1 merupakan struktur organisasi
Teknik Informatika yang diusulkan dengan
menambahkan peran “Koordinator TI” yang
memimpin keberlangsungan organisasi TI pada
Jurusan Teknik Informatika nantinya.
5.3.2 Struktur Organisasi TI
Struktur Organisasi
sebagaimana Gambar 2.
TI
yang
diusulkan
Tabel 4. Penentuan Penanggung Jawab
Proses TI
Menjamin layanan yang
berkelanjutan.
[DS4]
Mengidentifikasi solusi
otomatis.
[AI1]
Memperoleh dan
memelihara perangkat
lunak aplikasi.
[AI2]
Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya.
[DS6]
Mendefinisikan proses
TI, organisasi, dan
keterhubungan-nya.
[PO4]
Menyediakan tata kelola
TI.
[ME4]
Menjamin pemenuhan
terhadap kebutuhan
eksternal.
[ME3]
Penanggung Jawab
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server,
Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
Aplikasi
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
Aplikasi
- Staf Teknis Aplikasi
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server,
Aplikasi,
Infrastruktur)
- Koordinator TI
- Kepala Bagian
(Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server,
Aplikasi,
Infrastruktur)
Gambar 1. Struktur Organisasi Bisnis
Kepala
Bagian
Infrastruktur
Gambar 2. Struktur Organisasi TI
Setiap peranan pada struktur organisasi TI
tersebut memiliki tanggung jawab sebagaimana
diuraikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Peranan dan Tanggung Jawab
Peranan
Koordinator
TI
Kepala
Bagian
Server
Kepala
Bagian
Aplikasi
Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab terhadap semua
keberlangsungan proses bisnis dan
pencapaian tujuan TI di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan TI yang
berkelanjutan.
- Mengidentifikasi solusi otomatis.
- Memperoleh dan memelihara
perangkat lunak aplikasi.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya TI.
- Mendefinisikan proses TI,
organisasi, dan keterhubungannya.
- Menyediakan tata kelola TI.
- Menjamin pemenuhan TI terhadap
kebutuhan eksternal.
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan server di tingkat Program
Studi, meliputi:
- Menjamin layanan server yang
berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya server.
- Mendefinisikan proses TI terkait
dengan pengelolaan server.
- Menyediakan tata kelola server.
- Menjamin pemenuhan server
terhadap kebutuhan eksternal.
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan aplikasi di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan aplikasi yang
berkelanjutan.
- Mengidentifikasi solusi otomatis.
- Memperoleh dan memelihara
perangkat lunak aplikasi.
- Mengidentifikasi dan
Staf Teknis
Server
Staf Teknis
Aplikasi
Staf Teknis
Infrastruktur
6
mengalokasikan biaya aplikasi.
- Mendefinisikan proses TI terkait
dengan pengelolaan aplikasi.
- Menyediakan tata kelola aplikasi.
- Menjamin pemenuhan aplikasi
terhadap kebutuhan eksternal.
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan infrastruktur TI di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan infrastruktur TI
yang berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya infrastruktur
TI.
- Mendefinisikan proses TI terkait
dengan infrastruktur TI.
- Menyediakan tata kelola
infrastruktur TI.
- Menjamin pemenuhan infrastruktur
TI terhadap kebutuhan eksternal.
Membantu kepala bagian server terkait
pengelolaan server di tingkat Program
Studi, meliputi:
- Menjamin layanan server yang
berkelanjutan.
- Menyediakan tata kelola server.
- Menjamin pemenuhan server
terhadap kebutuhan eksternal.
Membantu kepala bagian aplikasi
terkait pengelolaan aplikasi di tingkat
Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan aplikasi yang
berkelanjutan.
- Memperoleh dan memelihara
perangkat lunak aplikasi.
- Menyediakan tata kelola aplikasi.
- Menjamin pemenuhan aplikasi
terhadap kebutuhan eksternal.
Membantu kepala bagian infrastruktur
terkait pengelolaan infrastruktur di
tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan infrastruktur
yang berkelanjutan.
- Menyediakan tata kelola
infrastruktur.
- Menjamin pemenuhan infrastruktur
terhadap kebutuhan eksternal.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan
pembahasan
yang
telah
dilakukan, kesimpulan yang diperoleh adalah
Kerangka Kerja COBIT dapat digunakan untuk
membantu dalam merumuskan Struktur Organisasi TI
secara lebih sistematis dan sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Hal ini tentunya akan berdampak pada
kemampuan personil TI dalam mengelola sumber
daya TI pada organisasi.
Ke depannya, tentunya hasil analisis ini perlu
diuji secara langsung di lapangan, apakah struktur
organisasi TI yang diusulkan bisa memenuhi
kebutuhan TI yang ada. Evaluasi terhadap struktur
organisasi TI perlu dilakukan karena memungkinkan
terjadinya perubahan kebutuhan TI di organisasi.
7
[01]
[02]
[03]
[04]
[05]
DAFTAR PUSTAKA
Cassidy, Anita. A Practical Guide to
Information Systems Strategic Planning. 2006.
Second Edition.
Control Objective for Information and related
Tehnology (COBIT) 4.1: Executive Overview.
IT Governance Institute (ITGI). 2007.
Flodstrom, Raquel. A Framework for the
Strategic
Management
of Information
Technology. 2006.
Alleman, Glen. Integrated Mater Plan
Briefing. 2004.
Manual Prosedur Jurusan Teknik Informatika
UPN “Veteran” Jawa Timur. 2011.