ANALISIS BEBAN KERJA WORKLOAD ANALISIS D
ANALISIS BEBAN KERJA (WORKLOAD ANALISIS)
DI DEPARTEMEN KEUANGAN
Jam Kerja Formal Departemen Keuangan
Jam Kerja Formal Per Minggu
Senin – Kamis
07.30-12.15
4 jam 45 menit x 4
13.00-17.00
Jumat
4 jam x 4
07.30-11.30
= 16 jam
4 jam
13.15-17.00
= 19 jam
= 4 jam
3 jam 45 menit
Total
= 3 jam 45 menit +
= 42 jam 45 menit
= 2.565 menit
Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% :
75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam
Jam kerja efektif per hari
5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari
Jumlah hari kerja per tahun :
Jumlah hari per tahun
365 hari
Libur Sabtu-Minggu........ 104 hari
Libur resmi.......................14 hari
Hak cuti.......................... 12 hari
--------------- (+)
130 hari
----------- (-)
235 hari
Jam Kerja Efektif Per Tahun
5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam
Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus
bisa dikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus
ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan setiap
satuan
produk
tersebut
memerlukan
waktu
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesiakan/memproses, yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu)
dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja,
sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap
tahunadalah volume kerjanya.
Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah hasil kali antara wolume dengan
bebankerja.
BEBAN/BOBOT KERJA
=
Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)
diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait didata baik tugas pokok, tugas tambahan,
tugas rutin, insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan
seperti mengurus koperasi, Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan
pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut
dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B dan Form C.
Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan
dalam suatu unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan
dengan menggunakan formulir FP 2.
Contoh hasil olahan
FP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk
Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan
Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan
pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus, Jumlah kebutuhan
pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumus dapat ditulis :
=
Jumlah kebutuhan
pegawai/pejabat
Jumlah bobot/beban kerja
(orang.jam)
-------------------------------------------------Jam kerja efektif per tahun (jam)
Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai
berdasarkan jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ), dengan
rumus
Kelebihan/kekurangan
pegawai/pejabat
=
Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan
perhitungan kebutuhan
Prestasi Kerja
Jabatan:
EJ > 1,00
= A (Sangat
Baik)
EJ = 0,90 –
1,00
EJ = 0,70 –
0,89
EJ = 0,50 –
0,69
EJ < 0,50
= B (Baik)
= C (Cukup)
= D (Sedang)
= E (Kurang
Contoh hasil hitungan
FP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan
Prestasi jabatan (PJ)
Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung
Kebutuhan. Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabatan unit (EU), dan Prestasi
kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan
pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif.
=Jumlah bobot/beban kerja Unit (orangjam)
Jumlah kebutuhan pegawaiunit
-------------------------------------------------Jam kerja efektif per tahun (jam)
Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit,
Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU), dengan rumus
Kelebihan/kekurangan pegawai =
Unit
Prestasi Kerja
Unit:
Selisih antara jumlah unit yg ada dengan
perhitungan kebutuhan
EU > 1,00
= A (Sangat
Baik)
EU =
1,00
EU =
0,89
EU =
0,69
EU <
0,90 –
= B (Baik)
0,70 –
= C (Cukup)
0,50 –
= D (Sedang)
0,50
= E (Kurang
Contoh hasil hitungan
FP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi
Kerja Unit (PU)
Unit
Jumlah Beban
Organisasi Kerja Jabatan
1.
Kepala Biro
Perhitungan
Jumlah
Kebutuhan
Pejabat/
Pegawai
1,303.47
Jumlah
+/Pejabat/
Pegawai
(existing)
EU PU
Ket
1
1
-
0.86 B
2.
Bagian 1
20,922.17
14
14
-
0.99 A
3.
Bagian 2
17,093.99
11
11
-
1.03 A
4.
Bagian 3
17,258.72
11
8
-3
1.43 A
5.
Bagian 4
14,344.25
10
12
+2 0.79 C
6.
Jumlah
Tata Usaha Biro 11,910,16
82,832.75
8
55
8
54
-1
0.99 A
DI DEPARTEMEN KEUANGAN
Jam Kerja Formal Departemen Keuangan
Jam Kerja Formal Per Minggu
Senin – Kamis
07.30-12.15
4 jam 45 menit x 4
13.00-17.00
Jumat
4 jam x 4
07.30-11.30
= 16 jam
4 jam
13.15-17.00
= 19 jam
= 4 jam
3 jam 45 menit
Total
= 3 jam 45 menit +
= 42 jam 45 menit
= 2.565 menit
Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% :
75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam
Jam kerja efektif per hari
5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari
Jumlah hari kerja per tahun :
Jumlah hari per tahun
365 hari
Libur Sabtu-Minggu........ 104 hari
Libur resmi.......................14 hari
Hak cuti.......................... 12 hari
--------------- (+)
130 hari
----------- (-)
235 hari
Jam Kerja Efektif Per Tahun
5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam
Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus
bisa dikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus
ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan setiap
satuan
produk
tersebut
memerlukan
waktu
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesiakan/memproses, yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu)
dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja,
sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap
tahunadalah volume kerjanya.
Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah hasil kali antara wolume dengan
bebankerja.
BEBAN/BOBOT KERJA
=
Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)
diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait didata baik tugas pokok, tugas tambahan,
tugas rutin, insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan
seperti mengurus koperasi, Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan
pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut
dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B dan Form C.
Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan
dalam suatu unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan
dengan menggunakan formulir FP 2.
Contoh hasil olahan
FP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk
Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan
Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan
pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus, Jumlah kebutuhan
pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumus dapat ditulis :
=
Jumlah kebutuhan
pegawai/pejabat
Jumlah bobot/beban kerja
(orang.jam)
-------------------------------------------------Jam kerja efektif per tahun (jam)
Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai
berdasarkan jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ), dengan
rumus
Kelebihan/kekurangan
pegawai/pejabat
=
Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan
perhitungan kebutuhan
Prestasi Kerja
Jabatan:
EJ > 1,00
= A (Sangat
Baik)
EJ = 0,90 –
1,00
EJ = 0,70 –
0,89
EJ = 0,50 –
0,69
EJ < 0,50
= B (Baik)
= C (Cukup)
= D (Sedang)
= E (Kurang
Contoh hasil hitungan
FP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan
Prestasi jabatan (PJ)
Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung
Kebutuhan. Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabatan unit (EU), dan Prestasi
kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan
pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif.
=Jumlah bobot/beban kerja Unit (orangjam)
Jumlah kebutuhan pegawaiunit
-------------------------------------------------Jam kerja efektif per tahun (jam)
Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit,
Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU), dengan rumus
Kelebihan/kekurangan pegawai =
Unit
Prestasi Kerja
Unit:
Selisih antara jumlah unit yg ada dengan
perhitungan kebutuhan
EU > 1,00
= A (Sangat
Baik)
EU =
1,00
EU =
0,89
EU =
0,69
EU <
0,90 –
= B (Baik)
0,70 –
= C (Cukup)
0,50 –
= D (Sedang)
0,50
= E (Kurang
Contoh hasil hitungan
FP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi
Kerja Unit (PU)
Unit
Jumlah Beban
Organisasi Kerja Jabatan
1.
Kepala Biro
Perhitungan
Jumlah
Kebutuhan
Pejabat/
Pegawai
1,303.47
Jumlah
+/Pejabat/
Pegawai
(existing)
EU PU
Ket
1
1
-
0.86 B
2.
Bagian 1
20,922.17
14
14
-
0.99 A
3.
Bagian 2
17,093.99
11
11
-
1.03 A
4.
Bagian 3
17,258.72
11
8
-3
1.43 A
5.
Bagian 4
14,344.25
10
12
+2 0.79 C
6.
Jumlah
Tata Usaha Biro 11,910,16
82,832.75
8
55
8
54
-1
0.99 A