Perancangan Strategis Sistem Dan Teknolo
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
PERANCANGAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI KEMENTERIAN / LEMBAGA
Mujiono
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana
Jl. Meruya Selatan No.1 Jakarta 11650
E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Karena alasan teknis maupun biaya implementasi, Perencanaan Strategis Sistem dan
Teknologi Informasi (PSSI) dalam suatu organisasi sangat diperlukan. Kementerian atau
Lembaga (KL) pemerintahan sebagai organisasi di lingkungan pemerintahan seharusnya juga
menyusun atau mempunyai suatu PSSI yang sesuai untuk organisasinya. Mayoritas
metodologi atau kerangka kerja penyusunan PSSI yang digunakan saat ini adalah kerangka
kerja yang disusun / diajukan oleh ahli TI/SI asing yang sebenarnya untuk kepentingan
organisasi swasta. Di sisi lain strategi organisasi KL berbeda dengan strategi organisasi
swasta. Dengan demikian selayaknya disusun suatu metodologi / kerangka kerja penyusunan
PSSI untuk KL yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan dalam negeri. Makalah ini
menyajikan suatu usulan kerangka kerja penyusunan PSSI untuk KL. Usulan dibuat dengan
mengacu pada metodologi Ward & Peppard dengan modifikasi pada bagian analisa
lingkungan bisnis eksternal dan internal. Dalam makalah ini ditunjukkan bahwa sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi KL pada arsitektur Enterprise Application KL terdapat aplikasi –
aplikasi generik yang bisa digunakan KL secara bersama. Kesamaan fungsi dan aplikasi
merupakan potensi untuk penyusunan PSSI KL maupun implementasi aplikasinya menjadi
lebih mudah dan murah, misalnya dengan model berbagi sumber daya.
Kata kunci : Perancangan Strategi Sistem Informasi, Kementerian / Lembaga, Fungsi utama,
Fungsi pendukung, Enterprise Application
ABSTRACT
Due to technical or implementation cost reasons, Information System Strategic Planning
(ISSP) is important for organization. Indonesia Ministry and Non Ministry (M&NM) as
government institutions should have or perform such ISSP which suitable with their
organization need and conditions. Majority of ISSP frameworks or methodologies was
proposed by foreign information system experts and these frameworks to support private
institutions. On the other side, M&NMs organization strategic are very different with private
sectors organizations. Therefore, there are need to be provided such ISSP which specially
applied to those M&NMs and comply with domestics condition and needs. This paper
presents a proposal of ISSP formulation framework for those M&NMs. The proposal was
performed by to refer Ward & Peppard’s framework with certain modification on internal
business and external business analysis. The study shows that according to main task and
function of M&NMs, the M&NMs enterprise application architecture contains some generic
applications that can be used by all those M&NMs. Those common functions and applications
between M&NMs are opportunities to perform ISSP formulation or to implement its
applications to be simpler and more cost effective. One of the implementation models can be
chosen is the resources sharing model.
Keywords: Information System Strategyc Planning, Ministry & Non Ministry Instituions, Main
function, Support function, Enterprise Application
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
PENDAHULUAN
Teknologi dan sistem informasi saat ini bukan hanya sebagai enabler (penggerak)
suatu organisasi dalam menjalankan bisnis maupun layanannya, namun sudah menjadi
kebutuhan. Bahkan pada organisasi yang bergerak di bidang bisnis tertentu seperti perbankan
dan telekomunikasi, teknologi dan sistem informasi sudah menjadi kebutuhan dasar mereka
dalam berusaha maupun memberikan layanan (Mujiono, 2011). Di lingkungan pemerintahan
dan lembaga, kebutuhan penerapan teknologi dan sistem informasi juga dirasakan semakin
meningkat. Hal ini ditandai dengan semakin meningkatnya belanja TI di Indonesia (Telkom,
2011). Sayangnya penerapan TI di lingkungan pemerintahan sering tidak optimal (Purnomo,
2006). Berdasarkan (Masticola,2010) salah satu penyebab utama proyek penerepan teknologi /
sistem informasi gagal adalah karena kurangnya perencanaan yang memadai.
Selain dihadapkan pada biaya yang relatif mahal penerapan sistem dan teknologi
informasi juga menghadapi tantangan semakin kompleknya teknologi informasi dengan
perubahan yang sangat cepat. Dua tantangan ini merupakan alasan pentingnya suatu
perencanaan strategis teknologi / sistem informasi. (Robb, 2006) menyebutkan alasan – alasan
lain yaitu : perlunya sinergi TI/SI dengan visi, misi, dan strategi organisasi, perubahan proses
yang belum terpikirkan karena perubahan teknologi, dan kebutuhan alat kendali dan
pemantauan atas penerapan teknologi dan sistem informasi. Alasan – alasan ini berlaku pula
untuk Kementerian atau Lembaga di lingkungan Pemerintah Indonesia.
Beberapa kerangka kerja perancangan strategi teknologi dan sistem informasi (PSSI)
antara lain Ward & Peppard (Peppard, 2002), James Martin (Noran, dkk 2007), Critical
Succes Factor dan Value Chain Analysis (Mujiono, 2011). Secara umum metoda – metoda
tersebut dilaksanakan dengan menerapkan langkah – langkah : survey (pengumpulan data),
analisa, dan perancangan.
Kementerian / Lembaga merupakan organisasi di lingkungan Pemerintah Indonesia
yang keberadaannya ditentukan oleh Undang – Undang atau Peraturan yang berlaku secara
spesifik di Indonesia. Dengan demikian terdapat kekhususan atau perbedaan pada KL jika
dibandingkan dengan organisasi yang bersifat bisnis atau melakukan usaha. Dengan adanya
kekhususan tersebut, seharusnya dapat diterapkan suatu metoda perancangan strategi sistem
informasi untuk KL yang berbeda dengan organisasi bisnis. Dalam penelitian ini dilakukan
studi terhadap model perencanaan strategi sistem informasi untuk KL. Tujuan dari penelitian
ini adalah menghasilkan suatu usulan kerangka kerja penyusunan Perancangan Strategi Sistem
Informasi untuk Kementerian / Lembaga
METODE PENELITIAN
Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: studi literatur, observasi lapangan,
analisa, dan sintesa hasil. Studi dilakukan dengan melakukan identifikasi dan analisa terhadap
bebeberapa metoda PSSI yaitu Ward & Peppard, James Martin, Value Chain, dan Critical
Success Factor. Juga dilakukan studi dan analisa kelembagaan KL berdasarkan peraturan
perundangan yang terkait dnegan KL. Obeservasi dilakukan terhadap beberapa Kementerian
atau Lembaga, atau bagian dari organisasi suatu Kementerian atau Lembaga. Observasi
dilakukan untuk melihat kesesuaian dan penerapan aturan perundangan dari sisi tugas pokok
dan fungsi suatu KL. Hasil studi dan anilasa kelembagaan KL ini diantaranya adalah
identifikasi kekhususan KL. Dari hasil identifikasi dan analisa tersebut selanjutnya dilakukan
sintesa metoda PSSI KL.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
STUDI PUSTAKA TERKAIT PENELITIAN
Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah langkah pertama dalam memulai perubahan organisasi,
merupakan elemen dasar dalam rekayasa proses bisnis. Perencanaan strategis meliputi
tahapan asesemen terhadap organisasi dan pembangunan dasar – dasar strategi : visi ke
depan, misi, dan prinsip – prinsip arahan. Dalam perencanaan strategis tercakup proses
analisa jarak antara kondisi saat ini dan visi, misi yang dikehendaki di masa yang akan
datang untuk menghasilkan informasi yang mendasar guna membangun tujuan strategis,
arahan dan program. (Robb, 2006). Menurut (Noran, dkk., 2007), perencanaan strategis
adalah proses penentuan sasaran masa depan dari organisasi sebagai respon terhadap
kesempatan dan ancaman yang diketahui serta dengan mengenali kekuatan dan kelemahan
organisasi, untuk selanjutnya dipilih aktifitas-aktifitas dan alokasi sumber daya untuk
mencapai sasaran tersebut.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi adalah suatu proses untuk memformulasikan
strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem
informasi dan pengelolaannya. Keseluruhan proses perencanaan ini akan mendefinisikan
dengan jelas apa yang harus dicapai sistem dan batasan – batasan yang dimiliki oleh sistem
yang dihasilkan (Pudjadi, 2007). PSSI adalah cara yang dilakukan untuk menentukan sistem
informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi bisnis, sehingga strategi
berkonsentrasi untuk mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan dan memastikan bahwa
sistem informasi selaras dengan strategi bisnis (Noran, dkk., 2007)
Kementerian dan Lembaga
Landasan pembentukan organisasi Kementerian adalah UU No 39 Tahun 2008.
Berdasarkan UU tersebut yang dimaksud dengan Kementerian Negara yang selanjutnya
disebut Kementerian adalah perangkat pemerintah yang membidangi urusan tertentu dalam
pemerintahan. Kementerian dipimpin oleh seorang Menteri yang membidangi urusan tertentu
dalam pemerintahan. Urusan pemerintahan dikelompokkan menjadi tiga kelompok.
Lembaga Pemerintah Non Kementerian (disingkat LPNK, dahulu Lembaga Pemerintah Non
Departemen,) adalah lembaga negara di Indonesia yang dibentuk untuk melaksanakan tugas
pemerintahan tertentu dari presiden. Kepala LPNK berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada presiden melalui menteri yang mengoordinasikan.
HASIL ANALISA
Analisa dilakukan atas dua hal yaitu tentang beberapa metoda / kerangka PSSI yang
ada dan analisa mengenai organisasi KL. Analisa metoda kerangka kerja PSSI dilakukan
dengan mengidentifikasi tahapan – tahapan penyusunan PSSI. Analisa KL dilakukan dengan
identifikasi tugas pokok dan fungsi serta struktur organisasi KL berdasarkan undang –
undang dan peraturan yang berlaku. Dari kedua sumber analisa ini dihasilkan kecukupan dan
kekurangan metoda PSSI yang ada dibandingkan dengan kebutuhan PSSI untuk kementerian
KL. Dari kekurangan – kekurangan tersebut dilakukan penambahan maupun modifikasi
terhadap aktivitas atau komponenn PSSI. Dari hasil analisa dan modifikasi dilakukan
formulasi usulan PSSI untuk KL. Tahapan analisa dan sintesa diperlihatkan seperti gambar 1.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Gambar 1. Tahapan Analisa & Sintesa
Identifikasi Metoda PSSI
Tahap pertama analisa adalah pelaksanaan identifikasi metoda PSSI dan identifikasi
KL. Identifikasi metoda PSSI disarikan sebagai berikut:
1. Metoda PSSI Ward & Peppard
Kerangka kerja PSSI Ward & Peppard terdiri dari dua langkah utama : analisa
(masukan) dan formulasi (keluaran). Tahapan identifikasi dan analisa dilakukan atas
komponen – komponen lingkungan ektsternal dan internal baik bisnis maupun SI / TI.
Proses strategi SI / TI adalah formulasi perencanaan strategi. Hasil formulasi ini
adalah strategi SI, strategi TI, dan strategi pengelolaan SI/TI (Mujiono, 2010).
2. Metoda PSSI James Martin
James Martin yang ikut serta dalam membuat beberapa teknik PSSI dalam IBM
Business Strategic Planning (BSP), membuat konsep pemikiran PSSI yang
berbasiskan Information
Engineering. PSSI versi James Martin dilakukan dengan melakukan dua tahapan yaitu
analisis dan perancangan. (Noran dkk, 2007).
3. Metoda PSSI Value Chain
Konsep dari value chain diperlkenalkan oleh Michael Porter (1984). Menurut Porter
setiap organisasi merupakan sekumpulan kegiatan yang melakukan aktiivitas
perencanaan, prodouksi, penyediaan, dan dukungan dari produk tersebut. Semua
aktivitas dan kegiatan tersebut direpresentasikan menggunakan suatu rantai nilai
(value chain). Sistem dan Informasi Teknologi merupakan komponen utama dalam
rantai nilai, karena setiap aktivitas selalu menggunakan dan menghasilkasn informasi.
Saat ini perkembagang teknologi dan sistem informasi yang sangat cepat memberikan
kontribusi yang siknifikasn dalam kompetisi dan mendapatkan keuntungan kempetitif
karena peran utama dari informasi dalam rantai nilai tersebut.
4. Metoda PSSI Critical Success Factor (CSF)
Rockart memperkenalkan dua-tahap penyusunan perencanaan strategis, dimulai
dengan diskusi tentang tujuan eksekutif dan CSF yang mendasari, dan dengan
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
pengembangan tindakan CSF. Caralli mengajukan metode lima tahap yaitu (Linda,
2010):
a. Pendefinisian lingkup
b. Pengumpulan data
c. Analisa data
d. Penurunan CSF
e. Analisa CSF
Identifikasi Kementerian & Lembaga
Sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2009 Tentang
Pembentukan Dan Organisasi Kementerian Negara, Kementerian terdiri dari Kementeriaan
Koordinator dan Kementerian Bukan Koordinator. Kementerian Koordinator melakukan
sinkronisasi dan koordinasi urusan kementerian. Kecuali Kementerian Koordinator, setiap
Kementerian membidangi urusan tertentu dalam Pemerintahan yang terdiri atas:
a. urusan pemerintahan yang nomenklatur Kementeriannya secara tegas disebutkan
dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
b. urusan pemerintahan yang ruang lingkupnya disebutkan dalam Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945;dan
c. urusan pemerintahan dalam rangka penajaman, koordinasi, dan sinkronisasi program
pemerintah.
PEMBAHASAN HASIL ANALISA
Metoda PSSI
Secara umum ke empat metoda yang digunakan sebagai acuan di atas dalam
penyusunan PSSI terdiri dari 2 tahap yaitu tahap analisa masukan dan formulasi PSSI. Analisa
masukan terdiri dari komponen – komponen internal dan eksternal.
Komponen internal meliputi:
Profil organisasi
Visi, misi, dan strategi organisasi
Proses bisnis/layanan internal
Standard, prosedur, dan budaya organisasi
Kondisi sistem informasi
Kondisi infrastruktur teknologi informasi
Portfolio aplikasi saat ini
Faktor kunci keberhasilan internal
Komponen eksternal meliputi:
Aspek politik, sosial, budaya, dan ekonomi
Kondisi pasar dan persaingan bisnis / usaha
Perkembangan teknologi informasi
Faktor kunci keberhasilan eksternal
Kondisi mitra usaha dan pemasok
Hasil perancangan sistem informasi secara umum adalah: strategi pengelolaan sistem
informasi, strategi pengelolaan teknologi informasi, portfolio aplikasi, arsitektur sistem
informasi, matrik fungsi, dan arsitektur data.
KL
Dari hasil analisa terhadap KL didapatkan dua hal utama dalam kaitannya dengan
PSSI KL yaitu peran peraturan perundangan dan kesamaan karakteristik fungsi dan aktivitas.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Peran Peraturan Perundangan
Organisasi KL dibentuk berdasarkan peraturan perundangan. Dalam peraturan
perundangan yang menjadi dasar KL sudah sudah disebutkan tugas pokok dan fungsi, serta
kedudukan dan organisasi tiap KL. Dengan demikian peraturan perundangan menjadi faktor
kunci dalam penyusunan PSSI. Semua arah dan aktivitas sistem informasi harus mengacu
kepada peraturan perundangan yang menjadi dasar pembentukan organisasi KL. Salah satu
peraturan perundangan tersebut adalah Perpres No. 47 Tahun 2009.
Fungsi Utama dan Fungsi Pendukung
Dari studi dan analisa terhadap peraturan dan perundangan tersebut dapat dirumuskan
bahwa secara umum KL mempunyai fungsi – fungsi yang dikategorikan ke dalam dua
kelompok yaitu : fungsi utama dan fungsi pendukung. Pembedaan fungsi utama dan fungsi
pendukung bukan merupakan dikotomi yang membedakan prioritas satu fungsi dengan fungsi
lainnya. Pembedaan istilah fungsi utama dan fungsi pendukung untuk membedakan fokus
layanan satu KL dengan KL lainnya. Sebagai contoh Kementerian ESDM salah satu fungsi
utamanya adalah perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang ESDM,
sedangkan Kementerian Agama salah satu fungsi utamanya adalah perumusan, penetapan, dan
pelaksanaan kebijakan di bidang keagamaan. Sementara fungsi pendukung adalah fungsi –
fungsi yang harus dilakukan untuk mendukung pelaksanaan fungsi utama. Fungsi pendukung
semua KL relatif sama, misalnya pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi
tanggung jawabnya. Aktivitas - aktivitas pendukung ini menjadi aktivitas utama dan ditangani
secara khusus oleh KL tertentu sebagai aktivitas inti KL pengelola. Sebagi contoh kasus,
pengelolaan PNS dikelola oleh BKN dan Kementerian PAN, pengelolaan anggaran,
keuangan, dan kekayaan milik negara merupakan aktivitas inti Kementerian Keuangan.
Untuk menjalankan fungsi utama KL melaksanakan aktivitas – aktivitas utama. Sementara
untuk menjalankan fungsi pendukung KL menjalankan aktivitas pendukung. Aktivitas
pendukung di KL relatif sama yaitu: aktivitas pengelolaan pegawai, aktivitas pengelolaan
anggaran dan keuangan, aktivitas pengadaan barang dan jasa, dan aktivitas pengelolaan
Barang Milik Negara (BMN).
SINTESIS HASIL
Tahapan penelitian sintesis hasil merupakan kegiatan kompilasi dan modifikasi atas
tahapan atau komponen PSSI yang menjadi acuan berdasarkan hasil analisa terhadap KL.
Analisa Masukan PSSI KL
Tahapan analisa masukan PSSI KL diusulkan untuk ditambahkan proses assesmen dan
studi terhadap peraturan perundangan yang menjadi dasar organisasi KL. Untuk organisasi
KL tahapan ini merupakan hal yang utama karena arah, fungsi, dan tugas KL berdasarkan
peraturan perundangan yang menjadi dasar tersebut. Analisa peraturan perundangan ini lebih
penting daripada analisa terhadap komponen – komponen yang diperuntukan untuk organisasi
perusahaan (badan usaha) seperti analisa kondisi pasar, analisa pesaing usaha, maupun analisa
pemasok.
Sebagai usulan modifikasi analisa internal diajukan kegiatan analisa rantai aktivitas.
Analisa rantai aktivitas ini juga diusulkan oleh Taura (Taura dkk, 1995) sebagai model proses
perancangan dan produksi suatu produk yang dilakukan secara global. Tujuan utama dari
analisa rantai aktivitas ini adalah menjaga keterkaitan dan riwayat informasi hasil proses
perancangan sampai dengan perawatan suatu komponen bahan produk maupun produk akhir
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
di era global. Model analisa rantai aktivitas dapat diterapkan untuk aktivitas – aktivitas di KL
berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku bagi KL tersebut. Sebagai contoh aktivitas
pengelolaan kekayaan milik negara (yang dikelola oleh KL tertentu) membutuhkan riwayat
informasi mengenai barang kekayaan tersebut mulai dari pengadaan sampai dengan
pemusnahan. Proses pengadaan, penggunaan, dan pemusnahan suatu barang kekayaan milik
negara bisa merupakan kewenangan dari pihak yang berbeda dalam suatu KL atau bisa
merupakan kewenangan KL yang lain. Dengan demikian menjaga riwayat informasi
merupakan hal yang sangat penting. Analisa rantai aktivitas KL diilustrasikan seperti gambar
2.
Gambar 2. Rantai Aktivitas KL secara umum
Formulasi PSSI KL
Dari hasil analisa terhadap peraturan perundangan sebagai dasar pembentukan
organisasi KL dapat disimpulkan bahwa semua KL menjalankan fungsi utama dan fungsi
pendukung. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, fungsi utama yang membedakan antara KL
satu dengan KL yang lain. Sedang fungsi pendukung relatif sama antara satu KL dengan KL
yang lain. Fungsi pendukung antara lain terdiri dari: fungsi pengelolaan pegawai, fungsi
pengelolaan anggaran dan keuangan, fungsi pengelolaan barang kekayaan milik negara,
fungsi dan pengawasan (inspektorat). Dengan dasar ini, secara umum portfolio aplikasi atau
arsitektur informasi KL dapat ditentukan pada tahap awal.
Mengacu pada portfolio model matrik dari McFarland (Mujiono, 2010), maka kuadran
Key Operational matrik aplikasi Mc Farland minimal sudah dapat diisi dengan aplikasi –
aplikasi untuk memudahkan pelaksanaan fungsi pendukung dan fungsi utama. Lebih jauh lagi,
jika aplikasi – aplikasi pendukung tersebut sudah dapat disediakan dan dikelola secara
terintegrasi oleh KL yang berwenang, maka untuk KL yang lain cukup mengelola aplikasi
pendukung aktivitas inti mereka. Gambar 2 menjelaskan alternatif matriks Mc Farland untuk
portofolio aplikasi pada tahap awal PSSI KL.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
STRATEGYC
1. ......
2. ......
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1. .....
2. .....
3. ......
Aplikasi pendukung aktivitas fungsi utama 1..N
Aplikasi Anggaran & Keuangan
Aplikasi Kepegawaian
Aplikasi Pengelolaan Aset Milik Negara
Aplikasi Tata Naskah (Administrasi)
Aplikasi Pengadaan Barang /Jasa
KEY OPERATIONAL
HIGH POTENTIAL
1. ......
2. ......
SUPPORT
Gambar 3. Matrik Mc Farland Aplikasi KL
Berdasarkan hasil analisa atas peraturan perundangan dan observasi di lapangan, arsitektur
aplikasi organisasi (enterprise application) KL dapat digambarkan secara generik seperti
gambar 4. Arsitektur aplikasi pada gambar 4 ini memberikan ilustrasi bahwa secara umum
dalam suatu KL terdapat aplikasi – aplikasi umum yang diperlukan oleh setiap KL yaitu
antara lain berupa System Information Management (SIM) Kepegawaian, SIM Anggaran
Keuangan, SIM Pengadaan Barang dan Jasa, dan SIM Pengelolaan Barang Milik Negara.
Mading – masing modul di dalam SIM tersebut diformulasikan berdasarkan observasi di
beberapa KL yang menjadi subyek penelitian.
Gambar 4. Arsitektur Generik Enterprise Application KL
Kerangka Kerja PSSI KL
Berdasarkan hasil dari tahapan – tahapan pelaksanaan penelitian ini dan mengacu
kepada kerangka kerja penyusunan PSSI Ward & Peppard diusulkan suatu kerangka kerja
PSSI KL seperti gambar 5. Modifikasi ditambahkan bahwa pada tahap analisa kondisi
eksternal diperlukan analisa atas peraturan perundangan yang menjadi dasar pelaksanaan
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
tugas dan fungsi suatu KL, serta analisa terhadap proses layanan internal dan eksternal suatu
KL. Karena KL merupakan badan pemerintah yang bersifat pelayanan maka fokus analisa
adalah bada bagiamana proses bisnis mereka dalam rangka melayani baik untuk atau dari
pihak luar maupun proses layanan internal organisasi. Analisa terhadap kondisi TI internal
maupun eksternal tetap diperlukan dan mengacu kepada kerangka kerja Ward & Peppard.
Hasil akhir dari perancangan PSSI KL tetap merupakan portfolio aplikasi mendatang namun
secara umum sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku aplikasi – aplikasi yang
akan ada sudah dapat ditentukan lebih awal.
Gambar 5. Usulan Kerangka Kerja PSSI Generik Untuk KL
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari hasil identifikasi dan analisa dalam penelitian diketahui bahwa terdapat
kekhususan aktivitas dalam KL yang berbeda dengan organisasi swasta. Kekhusuan tersebut
adalah karena tugas, fungsi dan aktivitas KL ditentukan oleh peraturan perundangan. Dari
peraturan perundangan mengenai tugas, fungsi dan tata kelola organisasi KL dapat
disimpulkan secara umum dalam suatu KL terdapat fungsi utama dan fungsi pendukung.
Fungsi pendukung bersifat umum bagi semua KL. Berdasarkan kekhususan dan adanya fungsi
– fungsi umum tersebut, dalam penelitian ini disusun suatu usulan kerangka kerja PSSI KL.
Usulan kerangka kerja penyusunan PSSI KL dibuat dengan mengacu dan melakukan
modifikasi atas kerangka kerja penusunan PSSI berdasarkan Ward & Peppard. Dalam
penelitian ini juga dihasilkan portfolio aplikasi berdasarkan matrik aplikasi Mac Farland yang
bersifat generik untuk KL serta arsitektur Enterprise Application generik untuk KL.
Saran
Berdasarkan pertimbangan bahwa semua KL merupakan bagian dari Pemerintah
Indonesia secara keseluruhan dan adanya fungsi – fungsi umum yang sama maka seharusnya
dimungkinkan untuk menyusun suatu PSSI bagi Pemerintah Indonesia. Fungsi - fungsi umum
bagi semua KL dapat didukung dengan pengoperasian suatu model berbagi sumber daya
(resources sharing) teknologi informasi misalnya dengan mengimplementasikan komputasi
awan yang dimanfaatkan secara bersama oleh KL. Diperlukan penelitian lanjutan untuk
menghasilkan kerangka kerja PSSI atau PSSI sebagi hasil akhir untuk seluruh KL sebagai satu
kesatuan Pemerintah Republik Indonesia. Penerapan model berbagi sumber daya dapat
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
dimulai dengan melakukan penelitian yang menghasilkan suatu usulan perencanaan
pemanfaatan bersama sumber daya teknologi informasi bagi semua KL.
DAFTAR PUSTAKA
Henrique de Souza Bermejo, Paulo., Tonelli, Adriano Olímpio, (2011). Planning and
Implementing IT Governance in Brazilian Public Organizations, Proceedings of the 44th
Hawaii International Conference on System Sciences – 2011
Henrique de Souza Bermejo, Paulo., Tonelli, Adriano Olímpio,. Zambalde, André Luiz.,
Todesco, José Leomar. (2011) Information technology strategic planning with emphasis on
knowledge, Proceedings of the CONFENIS, Hungria, 2009
Mujiono., Jokonowo, Bambang., (2011) Perancangan Strategi Teknologi Informasi
Universitas Mercu Buana Tahap I, Laporan Penelitian Universitas Mercu Buana, Jakarta
2011
Telkom (2011), Belanja IT Di Indonesia Capai US$ 10,2 Miliar, Belanja
http://www.telkomsolution.com/news/it-solution/belanja-it-di-indonesia-capai-us-102-miliar,
diakses pada tanggal 13-12-2011
Yustianto, Purnomo. (2006), Manajemen Pembangunan Teknologi Informasi:Trans Formas I
Menuju E –Government, Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi
untuk Indonesia, Bandung, 2006
McGee, Rob. (2006). Information Technology (IT) strategic Planning for Libraries, Shanghai
International Library Forum, 2006
Ward, J., and J. Peppard, (2002), Strategic Planning for Information Systems, 3rd New
York:Wiley, 2002.
Noran, Velia., Sastramihardja, Husni S.,(2007), Studi Tentang Rekayasa Metode Perencanaan
Strategis Sistem Informasi , Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007,
Yogyakarta
Stephen P. Masticola,(2010). A Simple Estimate of the Cost of Software Project Failures and
the Breakeven Effectiveness of Project Risk Management, Siemens Corporate
Research,http://www.cs.virginia.edu/~sullivan/ESC1/ESC1/ESC07/28300085.pdf
diakses
pada tanggl 10-05-02010
Pemerintah RI., (2008), Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2008 Tentang
Kementerian Negara, Sekretariat Negara RI, 2008
Pudjadi, Tri., Kristianto., Tommy, Andre., (2007) Analisis Untuk Perencanaan Strategi
Sistem Dan Teknologi Informasi Pada Pt. Ritrans Cargo, Seminar Nasional Aplikasi
Teknologi Informasi 2007, Yogyakarta
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-10
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Basahel, Abdullah., Irani, Zahir., (2009)., Evaluation Of Strategic Information Systems
Planning (SISP) Techniques: Driver Perspective, European and Mediterranean Conference on
Information Systems 2009 (EMCIS2009)
Parker Gates, Linda., (2010) Strategic Planning with Critical Success Factors and Future
Scenarios: An Integrated Strategic Planning Framework, Software Engineering Institut,
November 2010
Taura, Toshiharu., Aoki, Yasukazu., Kawashima, Koji., Komeda, Shinji., Ikeda Hajime.,
(1995), A Proposal of the Activity Chain Model and Its Application to Global Design, "Walkthrough Engineering Knowledge” Project, Tokyo, 1995
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-11
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
PERANCANGAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI KEMENTERIAN / LEMBAGA
Mujiono
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana
Jl. Meruya Selatan No.1 Jakarta 11650
E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Karena alasan teknis maupun biaya implementasi, Perencanaan Strategis Sistem dan
Teknologi Informasi (PSSI) dalam suatu organisasi sangat diperlukan. Kementerian atau
Lembaga (KL) pemerintahan sebagai organisasi di lingkungan pemerintahan seharusnya juga
menyusun atau mempunyai suatu PSSI yang sesuai untuk organisasinya. Mayoritas
metodologi atau kerangka kerja penyusunan PSSI yang digunakan saat ini adalah kerangka
kerja yang disusun / diajukan oleh ahli TI/SI asing yang sebenarnya untuk kepentingan
organisasi swasta. Di sisi lain strategi organisasi KL berbeda dengan strategi organisasi
swasta. Dengan demikian selayaknya disusun suatu metodologi / kerangka kerja penyusunan
PSSI untuk KL yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan dalam negeri. Makalah ini
menyajikan suatu usulan kerangka kerja penyusunan PSSI untuk KL. Usulan dibuat dengan
mengacu pada metodologi Ward & Peppard dengan modifikasi pada bagian analisa
lingkungan bisnis eksternal dan internal. Dalam makalah ini ditunjukkan bahwa sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi KL pada arsitektur Enterprise Application KL terdapat aplikasi –
aplikasi generik yang bisa digunakan KL secara bersama. Kesamaan fungsi dan aplikasi
merupakan potensi untuk penyusunan PSSI KL maupun implementasi aplikasinya menjadi
lebih mudah dan murah, misalnya dengan model berbagi sumber daya.
Kata kunci : Perancangan Strategi Sistem Informasi, Kementerian / Lembaga, Fungsi utama,
Fungsi pendukung, Enterprise Application
ABSTRACT
Due to technical or implementation cost reasons, Information System Strategic Planning
(ISSP) is important for organization. Indonesia Ministry and Non Ministry (M&NM) as
government institutions should have or perform such ISSP which suitable with their
organization need and conditions. Majority of ISSP frameworks or methodologies was
proposed by foreign information system experts and these frameworks to support private
institutions. On the other side, M&NMs organization strategic are very different with private
sectors organizations. Therefore, there are need to be provided such ISSP which specially
applied to those M&NMs and comply with domestics condition and needs. This paper
presents a proposal of ISSP formulation framework for those M&NMs. The proposal was
performed by to refer Ward & Peppard’s framework with certain modification on internal
business and external business analysis. The study shows that according to main task and
function of M&NMs, the M&NMs enterprise application architecture contains some generic
applications that can be used by all those M&NMs. Those common functions and applications
between M&NMs are opportunities to perform ISSP formulation or to implement its
applications to be simpler and more cost effective. One of the implementation models can be
chosen is the resources sharing model.
Keywords: Information System Strategyc Planning, Ministry & Non Ministry Instituions, Main
function, Support function, Enterprise Application
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
PENDAHULUAN
Teknologi dan sistem informasi saat ini bukan hanya sebagai enabler (penggerak)
suatu organisasi dalam menjalankan bisnis maupun layanannya, namun sudah menjadi
kebutuhan. Bahkan pada organisasi yang bergerak di bidang bisnis tertentu seperti perbankan
dan telekomunikasi, teknologi dan sistem informasi sudah menjadi kebutuhan dasar mereka
dalam berusaha maupun memberikan layanan (Mujiono, 2011). Di lingkungan pemerintahan
dan lembaga, kebutuhan penerapan teknologi dan sistem informasi juga dirasakan semakin
meningkat. Hal ini ditandai dengan semakin meningkatnya belanja TI di Indonesia (Telkom,
2011). Sayangnya penerapan TI di lingkungan pemerintahan sering tidak optimal (Purnomo,
2006). Berdasarkan (Masticola,2010) salah satu penyebab utama proyek penerepan teknologi /
sistem informasi gagal adalah karena kurangnya perencanaan yang memadai.
Selain dihadapkan pada biaya yang relatif mahal penerapan sistem dan teknologi
informasi juga menghadapi tantangan semakin kompleknya teknologi informasi dengan
perubahan yang sangat cepat. Dua tantangan ini merupakan alasan pentingnya suatu
perencanaan strategis teknologi / sistem informasi. (Robb, 2006) menyebutkan alasan – alasan
lain yaitu : perlunya sinergi TI/SI dengan visi, misi, dan strategi organisasi, perubahan proses
yang belum terpikirkan karena perubahan teknologi, dan kebutuhan alat kendali dan
pemantauan atas penerapan teknologi dan sistem informasi. Alasan – alasan ini berlaku pula
untuk Kementerian atau Lembaga di lingkungan Pemerintah Indonesia.
Beberapa kerangka kerja perancangan strategi teknologi dan sistem informasi (PSSI)
antara lain Ward & Peppard (Peppard, 2002), James Martin (Noran, dkk 2007), Critical
Succes Factor dan Value Chain Analysis (Mujiono, 2011). Secara umum metoda – metoda
tersebut dilaksanakan dengan menerapkan langkah – langkah : survey (pengumpulan data),
analisa, dan perancangan.
Kementerian / Lembaga merupakan organisasi di lingkungan Pemerintah Indonesia
yang keberadaannya ditentukan oleh Undang – Undang atau Peraturan yang berlaku secara
spesifik di Indonesia. Dengan demikian terdapat kekhususan atau perbedaan pada KL jika
dibandingkan dengan organisasi yang bersifat bisnis atau melakukan usaha. Dengan adanya
kekhususan tersebut, seharusnya dapat diterapkan suatu metoda perancangan strategi sistem
informasi untuk KL yang berbeda dengan organisasi bisnis. Dalam penelitian ini dilakukan
studi terhadap model perencanaan strategi sistem informasi untuk KL. Tujuan dari penelitian
ini adalah menghasilkan suatu usulan kerangka kerja penyusunan Perancangan Strategi Sistem
Informasi untuk Kementerian / Lembaga
METODE PENELITIAN
Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: studi literatur, observasi lapangan,
analisa, dan sintesa hasil. Studi dilakukan dengan melakukan identifikasi dan analisa terhadap
bebeberapa metoda PSSI yaitu Ward & Peppard, James Martin, Value Chain, dan Critical
Success Factor. Juga dilakukan studi dan analisa kelembagaan KL berdasarkan peraturan
perundangan yang terkait dnegan KL. Obeservasi dilakukan terhadap beberapa Kementerian
atau Lembaga, atau bagian dari organisasi suatu Kementerian atau Lembaga. Observasi
dilakukan untuk melihat kesesuaian dan penerapan aturan perundangan dari sisi tugas pokok
dan fungsi suatu KL. Hasil studi dan anilasa kelembagaan KL ini diantaranya adalah
identifikasi kekhususan KL. Dari hasil identifikasi dan analisa tersebut selanjutnya dilakukan
sintesa metoda PSSI KL.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
STUDI PUSTAKA TERKAIT PENELITIAN
Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah langkah pertama dalam memulai perubahan organisasi,
merupakan elemen dasar dalam rekayasa proses bisnis. Perencanaan strategis meliputi
tahapan asesemen terhadap organisasi dan pembangunan dasar – dasar strategi : visi ke
depan, misi, dan prinsip – prinsip arahan. Dalam perencanaan strategis tercakup proses
analisa jarak antara kondisi saat ini dan visi, misi yang dikehendaki di masa yang akan
datang untuk menghasilkan informasi yang mendasar guna membangun tujuan strategis,
arahan dan program. (Robb, 2006). Menurut (Noran, dkk., 2007), perencanaan strategis
adalah proses penentuan sasaran masa depan dari organisasi sebagai respon terhadap
kesempatan dan ancaman yang diketahui serta dengan mengenali kekuatan dan kelemahan
organisasi, untuk selanjutnya dipilih aktifitas-aktifitas dan alokasi sumber daya untuk
mencapai sasaran tersebut.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Perencanaan Strategis Sistem Informasi adalah suatu proses untuk memformulasikan
strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem
informasi dan pengelolaannya. Keseluruhan proses perencanaan ini akan mendefinisikan
dengan jelas apa yang harus dicapai sistem dan batasan – batasan yang dimiliki oleh sistem
yang dihasilkan (Pudjadi, 2007). PSSI adalah cara yang dilakukan untuk menentukan sistem
informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi bisnis, sehingga strategi
berkonsentrasi untuk mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan dan memastikan bahwa
sistem informasi selaras dengan strategi bisnis (Noran, dkk., 2007)
Kementerian dan Lembaga
Landasan pembentukan organisasi Kementerian adalah UU No 39 Tahun 2008.
Berdasarkan UU tersebut yang dimaksud dengan Kementerian Negara yang selanjutnya
disebut Kementerian adalah perangkat pemerintah yang membidangi urusan tertentu dalam
pemerintahan. Kementerian dipimpin oleh seorang Menteri yang membidangi urusan tertentu
dalam pemerintahan. Urusan pemerintahan dikelompokkan menjadi tiga kelompok.
Lembaga Pemerintah Non Kementerian (disingkat LPNK, dahulu Lembaga Pemerintah Non
Departemen,) adalah lembaga negara di Indonesia yang dibentuk untuk melaksanakan tugas
pemerintahan tertentu dari presiden. Kepala LPNK berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada presiden melalui menteri yang mengoordinasikan.
HASIL ANALISA
Analisa dilakukan atas dua hal yaitu tentang beberapa metoda / kerangka PSSI yang
ada dan analisa mengenai organisasi KL. Analisa metoda kerangka kerja PSSI dilakukan
dengan mengidentifikasi tahapan – tahapan penyusunan PSSI. Analisa KL dilakukan dengan
identifikasi tugas pokok dan fungsi serta struktur organisasi KL berdasarkan undang –
undang dan peraturan yang berlaku. Dari kedua sumber analisa ini dihasilkan kecukupan dan
kekurangan metoda PSSI yang ada dibandingkan dengan kebutuhan PSSI untuk kementerian
KL. Dari kekurangan – kekurangan tersebut dilakukan penambahan maupun modifikasi
terhadap aktivitas atau komponenn PSSI. Dari hasil analisa dan modifikasi dilakukan
formulasi usulan PSSI untuk KL. Tahapan analisa dan sintesa diperlihatkan seperti gambar 1.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Gambar 1. Tahapan Analisa & Sintesa
Identifikasi Metoda PSSI
Tahap pertama analisa adalah pelaksanaan identifikasi metoda PSSI dan identifikasi
KL. Identifikasi metoda PSSI disarikan sebagai berikut:
1. Metoda PSSI Ward & Peppard
Kerangka kerja PSSI Ward & Peppard terdiri dari dua langkah utama : analisa
(masukan) dan formulasi (keluaran). Tahapan identifikasi dan analisa dilakukan atas
komponen – komponen lingkungan ektsternal dan internal baik bisnis maupun SI / TI.
Proses strategi SI / TI adalah formulasi perencanaan strategi. Hasil formulasi ini
adalah strategi SI, strategi TI, dan strategi pengelolaan SI/TI (Mujiono, 2010).
2. Metoda PSSI James Martin
James Martin yang ikut serta dalam membuat beberapa teknik PSSI dalam IBM
Business Strategic Planning (BSP), membuat konsep pemikiran PSSI yang
berbasiskan Information
Engineering. PSSI versi James Martin dilakukan dengan melakukan dua tahapan yaitu
analisis dan perancangan. (Noran dkk, 2007).
3. Metoda PSSI Value Chain
Konsep dari value chain diperlkenalkan oleh Michael Porter (1984). Menurut Porter
setiap organisasi merupakan sekumpulan kegiatan yang melakukan aktiivitas
perencanaan, prodouksi, penyediaan, dan dukungan dari produk tersebut. Semua
aktivitas dan kegiatan tersebut direpresentasikan menggunakan suatu rantai nilai
(value chain). Sistem dan Informasi Teknologi merupakan komponen utama dalam
rantai nilai, karena setiap aktivitas selalu menggunakan dan menghasilkasn informasi.
Saat ini perkembagang teknologi dan sistem informasi yang sangat cepat memberikan
kontribusi yang siknifikasn dalam kompetisi dan mendapatkan keuntungan kempetitif
karena peran utama dari informasi dalam rantai nilai tersebut.
4. Metoda PSSI Critical Success Factor (CSF)
Rockart memperkenalkan dua-tahap penyusunan perencanaan strategis, dimulai
dengan diskusi tentang tujuan eksekutif dan CSF yang mendasari, dan dengan
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
pengembangan tindakan CSF. Caralli mengajukan metode lima tahap yaitu (Linda,
2010):
a. Pendefinisian lingkup
b. Pengumpulan data
c. Analisa data
d. Penurunan CSF
e. Analisa CSF
Identifikasi Kementerian & Lembaga
Sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2009 Tentang
Pembentukan Dan Organisasi Kementerian Negara, Kementerian terdiri dari Kementeriaan
Koordinator dan Kementerian Bukan Koordinator. Kementerian Koordinator melakukan
sinkronisasi dan koordinasi urusan kementerian. Kecuali Kementerian Koordinator, setiap
Kementerian membidangi urusan tertentu dalam Pemerintahan yang terdiri atas:
a. urusan pemerintahan yang nomenklatur Kementeriannya secara tegas disebutkan
dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
b. urusan pemerintahan yang ruang lingkupnya disebutkan dalam Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945;dan
c. urusan pemerintahan dalam rangka penajaman, koordinasi, dan sinkronisasi program
pemerintah.
PEMBAHASAN HASIL ANALISA
Metoda PSSI
Secara umum ke empat metoda yang digunakan sebagai acuan di atas dalam
penyusunan PSSI terdiri dari 2 tahap yaitu tahap analisa masukan dan formulasi PSSI. Analisa
masukan terdiri dari komponen – komponen internal dan eksternal.
Komponen internal meliputi:
Profil organisasi
Visi, misi, dan strategi organisasi
Proses bisnis/layanan internal
Standard, prosedur, dan budaya organisasi
Kondisi sistem informasi
Kondisi infrastruktur teknologi informasi
Portfolio aplikasi saat ini
Faktor kunci keberhasilan internal
Komponen eksternal meliputi:
Aspek politik, sosial, budaya, dan ekonomi
Kondisi pasar dan persaingan bisnis / usaha
Perkembangan teknologi informasi
Faktor kunci keberhasilan eksternal
Kondisi mitra usaha dan pemasok
Hasil perancangan sistem informasi secara umum adalah: strategi pengelolaan sistem
informasi, strategi pengelolaan teknologi informasi, portfolio aplikasi, arsitektur sistem
informasi, matrik fungsi, dan arsitektur data.
KL
Dari hasil analisa terhadap KL didapatkan dua hal utama dalam kaitannya dengan
PSSI KL yaitu peran peraturan perundangan dan kesamaan karakteristik fungsi dan aktivitas.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Peran Peraturan Perundangan
Organisasi KL dibentuk berdasarkan peraturan perundangan. Dalam peraturan
perundangan yang menjadi dasar KL sudah sudah disebutkan tugas pokok dan fungsi, serta
kedudukan dan organisasi tiap KL. Dengan demikian peraturan perundangan menjadi faktor
kunci dalam penyusunan PSSI. Semua arah dan aktivitas sistem informasi harus mengacu
kepada peraturan perundangan yang menjadi dasar pembentukan organisasi KL. Salah satu
peraturan perundangan tersebut adalah Perpres No. 47 Tahun 2009.
Fungsi Utama dan Fungsi Pendukung
Dari studi dan analisa terhadap peraturan dan perundangan tersebut dapat dirumuskan
bahwa secara umum KL mempunyai fungsi – fungsi yang dikategorikan ke dalam dua
kelompok yaitu : fungsi utama dan fungsi pendukung. Pembedaan fungsi utama dan fungsi
pendukung bukan merupakan dikotomi yang membedakan prioritas satu fungsi dengan fungsi
lainnya. Pembedaan istilah fungsi utama dan fungsi pendukung untuk membedakan fokus
layanan satu KL dengan KL lainnya. Sebagai contoh Kementerian ESDM salah satu fungsi
utamanya adalah perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang ESDM,
sedangkan Kementerian Agama salah satu fungsi utamanya adalah perumusan, penetapan, dan
pelaksanaan kebijakan di bidang keagamaan. Sementara fungsi pendukung adalah fungsi –
fungsi yang harus dilakukan untuk mendukung pelaksanaan fungsi utama. Fungsi pendukung
semua KL relatif sama, misalnya pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi
tanggung jawabnya. Aktivitas - aktivitas pendukung ini menjadi aktivitas utama dan ditangani
secara khusus oleh KL tertentu sebagai aktivitas inti KL pengelola. Sebagi contoh kasus,
pengelolaan PNS dikelola oleh BKN dan Kementerian PAN, pengelolaan anggaran,
keuangan, dan kekayaan milik negara merupakan aktivitas inti Kementerian Keuangan.
Untuk menjalankan fungsi utama KL melaksanakan aktivitas – aktivitas utama. Sementara
untuk menjalankan fungsi pendukung KL menjalankan aktivitas pendukung. Aktivitas
pendukung di KL relatif sama yaitu: aktivitas pengelolaan pegawai, aktivitas pengelolaan
anggaran dan keuangan, aktivitas pengadaan barang dan jasa, dan aktivitas pengelolaan
Barang Milik Negara (BMN).
SINTESIS HASIL
Tahapan penelitian sintesis hasil merupakan kegiatan kompilasi dan modifikasi atas
tahapan atau komponen PSSI yang menjadi acuan berdasarkan hasil analisa terhadap KL.
Analisa Masukan PSSI KL
Tahapan analisa masukan PSSI KL diusulkan untuk ditambahkan proses assesmen dan
studi terhadap peraturan perundangan yang menjadi dasar organisasi KL. Untuk organisasi
KL tahapan ini merupakan hal yang utama karena arah, fungsi, dan tugas KL berdasarkan
peraturan perundangan yang menjadi dasar tersebut. Analisa peraturan perundangan ini lebih
penting daripada analisa terhadap komponen – komponen yang diperuntukan untuk organisasi
perusahaan (badan usaha) seperti analisa kondisi pasar, analisa pesaing usaha, maupun analisa
pemasok.
Sebagai usulan modifikasi analisa internal diajukan kegiatan analisa rantai aktivitas.
Analisa rantai aktivitas ini juga diusulkan oleh Taura (Taura dkk, 1995) sebagai model proses
perancangan dan produksi suatu produk yang dilakukan secara global. Tujuan utama dari
analisa rantai aktivitas ini adalah menjaga keterkaitan dan riwayat informasi hasil proses
perancangan sampai dengan perawatan suatu komponen bahan produk maupun produk akhir
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
di era global. Model analisa rantai aktivitas dapat diterapkan untuk aktivitas – aktivitas di KL
berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku bagi KL tersebut. Sebagai contoh aktivitas
pengelolaan kekayaan milik negara (yang dikelola oleh KL tertentu) membutuhkan riwayat
informasi mengenai barang kekayaan tersebut mulai dari pengadaan sampai dengan
pemusnahan. Proses pengadaan, penggunaan, dan pemusnahan suatu barang kekayaan milik
negara bisa merupakan kewenangan dari pihak yang berbeda dalam suatu KL atau bisa
merupakan kewenangan KL yang lain. Dengan demikian menjaga riwayat informasi
merupakan hal yang sangat penting. Analisa rantai aktivitas KL diilustrasikan seperti gambar
2.
Gambar 2. Rantai Aktivitas KL secara umum
Formulasi PSSI KL
Dari hasil analisa terhadap peraturan perundangan sebagai dasar pembentukan
organisasi KL dapat disimpulkan bahwa semua KL menjalankan fungsi utama dan fungsi
pendukung. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, fungsi utama yang membedakan antara KL
satu dengan KL yang lain. Sedang fungsi pendukung relatif sama antara satu KL dengan KL
yang lain. Fungsi pendukung antara lain terdiri dari: fungsi pengelolaan pegawai, fungsi
pengelolaan anggaran dan keuangan, fungsi pengelolaan barang kekayaan milik negara,
fungsi dan pengawasan (inspektorat). Dengan dasar ini, secara umum portfolio aplikasi atau
arsitektur informasi KL dapat ditentukan pada tahap awal.
Mengacu pada portfolio model matrik dari McFarland (Mujiono, 2010), maka kuadran
Key Operational matrik aplikasi Mc Farland minimal sudah dapat diisi dengan aplikasi –
aplikasi untuk memudahkan pelaksanaan fungsi pendukung dan fungsi utama. Lebih jauh lagi,
jika aplikasi – aplikasi pendukung tersebut sudah dapat disediakan dan dikelola secara
terintegrasi oleh KL yang berwenang, maka untuk KL yang lain cukup mengelola aplikasi
pendukung aktivitas inti mereka. Gambar 2 menjelaskan alternatif matriks Mc Farland untuk
portofolio aplikasi pada tahap awal PSSI KL.
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
STRATEGYC
1. ......
2. ......
1.
2.
3.
4.
5.
6.
1. .....
2. .....
3. ......
Aplikasi pendukung aktivitas fungsi utama 1..N
Aplikasi Anggaran & Keuangan
Aplikasi Kepegawaian
Aplikasi Pengelolaan Aset Milik Negara
Aplikasi Tata Naskah (Administrasi)
Aplikasi Pengadaan Barang /Jasa
KEY OPERATIONAL
HIGH POTENTIAL
1. ......
2. ......
SUPPORT
Gambar 3. Matrik Mc Farland Aplikasi KL
Berdasarkan hasil analisa atas peraturan perundangan dan observasi di lapangan, arsitektur
aplikasi organisasi (enterprise application) KL dapat digambarkan secara generik seperti
gambar 4. Arsitektur aplikasi pada gambar 4 ini memberikan ilustrasi bahwa secara umum
dalam suatu KL terdapat aplikasi – aplikasi umum yang diperlukan oleh setiap KL yaitu
antara lain berupa System Information Management (SIM) Kepegawaian, SIM Anggaran
Keuangan, SIM Pengadaan Barang dan Jasa, dan SIM Pengelolaan Barang Milik Negara.
Mading – masing modul di dalam SIM tersebut diformulasikan berdasarkan observasi di
beberapa KL yang menjadi subyek penelitian.
Gambar 4. Arsitektur Generik Enterprise Application KL
Kerangka Kerja PSSI KL
Berdasarkan hasil dari tahapan – tahapan pelaksanaan penelitian ini dan mengacu
kepada kerangka kerja penyusunan PSSI Ward & Peppard diusulkan suatu kerangka kerja
PSSI KL seperti gambar 5. Modifikasi ditambahkan bahwa pada tahap analisa kondisi
eksternal diperlukan analisa atas peraturan perundangan yang menjadi dasar pelaksanaan
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
tugas dan fungsi suatu KL, serta analisa terhadap proses layanan internal dan eksternal suatu
KL. Karena KL merupakan badan pemerintah yang bersifat pelayanan maka fokus analisa
adalah bada bagiamana proses bisnis mereka dalam rangka melayani baik untuk atau dari
pihak luar maupun proses layanan internal organisasi. Analisa terhadap kondisi TI internal
maupun eksternal tetap diperlukan dan mengacu kepada kerangka kerja Ward & Peppard.
Hasil akhir dari perancangan PSSI KL tetap merupakan portfolio aplikasi mendatang namun
secara umum sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku aplikasi – aplikasi yang
akan ada sudah dapat ditentukan lebih awal.
Gambar 5. Usulan Kerangka Kerja PSSI Generik Untuk KL
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari hasil identifikasi dan analisa dalam penelitian diketahui bahwa terdapat
kekhususan aktivitas dalam KL yang berbeda dengan organisasi swasta. Kekhusuan tersebut
adalah karena tugas, fungsi dan aktivitas KL ditentukan oleh peraturan perundangan. Dari
peraturan perundangan mengenai tugas, fungsi dan tata kelola organisasi KL dapat
disimpulkan secara umum dalam suatu KL terdapat fungsi utama dan fungsi pendukung.
Fungsi pendukung bersifat umum bagi semua KL. Berdasarkan kekhususan dan adanya fungsi
– fungsi umum tersebut, dalam penelitian ini disusun suatu usulan kerangka kerja PSSI KL.
Usulan kerangka kerja penyusunan PSSI KL dibuat dengan mengacu dan melakukan
modifikasi atas kerangka kerja penusunan PSSI berdasarkan Ward & Peppard. Dalam
penelitian ini juga dihasilkan portfolio aplikasi berdasarkan matrik aplikasi Mac Farland yang
bersifat generik untuk KL serta arsitektur Enterprise Application generik untuk KL.
Saran
Berdasarkan pertimbangan bahwa semua KL merupakan bagian dari Pemerintah
Indonesia secara keseluruhan dan adanya fungsi – fungsi umum yang sama maka seharusnya
dimungkinkan untuk menyusun suatu PSSI bagi Pemerintah Indonesia. Fungsi - fungsi umum
bagi semua KL dapat didukung dengan pengoperasian suatu model berbagi sumber daya
(resources sharing) teknologi informasi misalnya dengan mengimplementasikan komputasi
awan yang dimanfaatkan secara bersama oleh KL. Diperlukan penelitian lanjutan untuk
menghasilkan kerangka kerja PSSI atau PSSI sebagi hasil akhir untuk seluruh KL sebagai satu
kesatuan Pemerintah Republik Indonesia. Penerapan model berbagi sumber daya dapat
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
dimulai dengan melakukan penelitian yang menghasilkan suatu usulan perencanaan
pemanfaatan bersama sumber daya teknologi informasi bagi semua KL.
DAFTAR PUSTAKA
Henrique de Souza Bermejo, Paulo., Tonelli, Adriano Olímpio, (2011). Planning and
Implementing IT Governance in Brazilian Public Organizations, Proceedings of the 44th
Hawaii International Conference on System Sciences – 2011
Henrique de Souza Bermejo, Paulo., Tonelli, Adriano Olímpio,. Zambalde, André Luiz.,
Todesco, José Leomar. (2011) Information technology strategic planning with emphasis on
knowledge, Proceedings of the CONFENIS, Hungria, 2009
Mujiono., Jokonowo, Bambang., (2011) Perancangan Strategi Teknologi Informasi
Universitas Mercu Buana Tahap I, Laporan Penelitian Universitas Mercu Buana, Jakarta
2011
Telkom (2011), Belanja IT Di Indonesia Capai US$ 10,2 Miliar, Belanja
http://www.telkomsolution.com/news/it-solution/belanja-it-di-indonesia-capai-us-102-miliar,
diakses pada tanggal 13-12-2011
Yustianto, Purnomo. (2006), Manajemen Pembangunan Teknologi Informasi:Trans Formas I
Menuju E –Government, Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi
untuk Indonesia, Bandung, 2006
McGee, Rob. (2006). Information Technology (IT) strategic Planning for Libraries, Shanghai
International Library Forum, 2006
Ward, J., and J. Peppard, (2002), Strategic Planning for Information Systems, 3rd New
York:Wiley, 2002.
Noran, Velia., Sastramihardja, Husni S.,(2007), Studi Tentang Rekayasa Metode Perencanaan
Strategis Sistem Informasi , Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007,
Yogyakarta
Stephen P. Masticola,(2010). A Simple Estimate of the Cost of Software Project Failures and
the Breakeven Effectiveness of Project Risk Management, Siemens Corporate
Research,http://www.cs.virginia.edu/~sullivan/ESC1/ESC1/ESC07/28300085.pdf
diakses
pada tanggl 10-05-02010
Pemerintah RI., (2008), Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2008 Tentang
Kementerian Negara, Sekretariat Negara RI, 2008
Pudjadi, Tri., Kristianto., Tommy, Andre., (2007) Analisis Untuk Perencanaan Strategi
Sistem Dan Teknologi Informasi Pada Pt. Ritrans Cargo, Seminar Nasional Aplikasi
Teknologi Informasi 2007, Yogyakarta
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-10
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012
Basahel, Abdullah., Irani, Zahir., (2009)., Evaluation Of Strategic Information Systems
Planning (SISP) Techniques: Driver Perspective, European and Mediterranean Conference on
Information Systems 2009 (EMCIS2009)
Parker Gates, Linda., (2010) Strategic Planning with Critical Success Factors and Future
Scenarios: An Integrated Strategic Planning Framework, Software Engineering Institut,
November 2010
Taura, Toshiharu., Aoki, Yasukazu., Kawashima, Koji., Komeda, Shinji., Ikeda Hajime.,
(1995), A Proposal of the Activity Chain Model and Its Application to Global Design, "Walkthrough Engineering Knowledge” Project, Tokyo, 1995
ISBN : 978-602-97491-4-4
C-27-11