KEBIJAKAN UMUM PEKERJAAN DUTY MANAGER
KEBIJAKAN UMUM PEKERJAAN DUTY MANAGER
1.
DUTY MANAGER
I.
POSISI DALAM ORGANISASI
Bertanggung jawab kepada : General Manager
II.
TUJUAN UMUM JABATAN
Bertugas untuk mengkoordinasikan bagian-bagian operasional seperti
Housekeeping, Security, Parkir, Engineering, dan Customer Service, pada
saat diluar jam kantor manajemen. Dengan adanya koordinasi tersebut
diharapkan dapat memberikan kualitas pelayanan dan tanggapan yang cepat
dan akurat terhadap keluhan atau masalah dari tenant atau masalah
operasional lainnya. Duty Manager juga mengontrol dan memastikan semua
kegiatan operasional berjalan lancar. Duty manager diberi wewenang untuk
bertindak selaku perwakilan manajemen pada saat bertugas.
III.
URAIAN TUGAS
1. Bertugas untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian operasional
seperti Housekeeping, Security, Parkir, Engineering, dan customer
service, sehingga bagian-bagian tersebut dapat menjalankan fungsinya
dengan baik.
2. Melakukan pemeriksaan dan pengontrolan terhadap hasil kerja masingmasing bagian operasional.
3. Melakukan respon yang baik terhadap komplain-komplain dari
pengunjung atau tenant. Tetapi tidak melakukan penyelesaian masalahmasalah yang behubungan dengan
administratif
dan keuangan
(pembayaran dari pengunjung atau tenant ).
4. Melaporkan masalah-masalah dilapangan yang berhubungan dengan
operasional gedung kepada bagian-bagian terkait. Memastikan juga
penyelesaian dari masalah-masalah tersebut.
5. Tidak berwenang mengeluarkan surat ijin kerja yang diajukan oleh
tenant/kontraktor. Surat ijin kerja hanya dikeluarkan pada saat jam kantor
oleh bagian Tenant Relations..
6. Tidak memberikan ijin pengeluaran barang furniture, pengosongan unit,
atau pengeluaran barang-barang ke luar Gedung BTC Mall/ BTC 1 ,
kecuali sudah ada surat ijin kerja dari GM.
IV.
BEBERAPA PENANGANAN KEJADIAN
Penanganan Komplain :
1. Duty manager memberikan respon dan tanggapan yang baik dan cepat
atas komplain yang disampaikan oleh pengunjung atau tenant.
2. Duty manager sedapat mungkin memberikan solusi yang dapat diterima
oleh pengunjung atau tenant.
3. Jika komplain tidak dapat selesaikan secara tuntas pada saat itu,
terutama masalah yang tuntutan ganti rugi, Duty Manager sebaiknya
menyatakan diri tidak berwenang mengabulkan tuntutan yang dapat
diartikan sebagai janji akan adanya ganti rugi. Duty Manager dapat
memberikan solusi sementara, bahwa tuntutan tersebut akan dibicarakan
keesokan harinya pada saat jam kerja kantor manajemen.
Penanganan Kejadian Masalah Gangguan Keamanan (pencurian,
perampokan, perkelahian, keributan dan peristiwa lainnya)
1. Tindakan-tindakan pengamanan langsung wajib dilakukan oleh petugas
security dan atas tanggung jawab opersional dari Koordinator/Komandan
Regu.
2. Duty Manager dapat memberikan arahan kepada Departemen Security
atas penanganan yang diperlukan.
3. Prioritas penanganan oleh pihak Security:
- Pertolongan atas diri korban yang luka dengan melakukan
pertolongan pertama dan jika perlu langsung dibawa ke rumah
sakit yang terdekat.
- Pengamanan pelaku kejahatan, diamankan dari amukan massa
dan dibuatkan berita acara kejadian oleh Security.
- Pelaporan kejadian ke Polsek terdekat untuk segera ditangani
oleh pihak kepolisian.
4. Jika dianggap perlu, melaporkan kejadian ke Duty Manager .
Penanganan masalah perparkiran (kerusakan atau kehilangan kendaraan,
tabrakan dan pengaturan lalu lintas)
1. Kontraktor pengelola parkir bertanggung jawab atas penanganan
masalah-masalah yang terkait dengan perpakiran diarea parkir,
sedangkan diluar tersebut menjadi tanggung jawab pihak Security .
2. Jika dianggap perlu Duty Manager dapat melaporkan kejadian ke
General Manager .
5. Penanganan ancaman bom lewat telepon
- Penerima telepon pertama diamankan ke ruang meeting
didampingi oleh security (hal ini dilakukan supaya tidak menyebar
informasi ke pihak-pihak lain.
- Koordinator Security segera melaporkan ancaman tersebut ke
Duty Manager.
- Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke General Manager
atau Direksi
- Koordinator Security dan Duty Manager melaporkan kejadian
tersebut ke Kapolsek terdekat dan meminta mengirimkan anggota
kepolisian yang berbaju preman untuk melakukan penyisiran di
area gedung.
- Kapolsek akan mambuat keputusan apakah ancaman bom
tersebut bohong sehingga tidak perlu ada evakuasi atau benar
sehingga seluruh/sebagian gedung harus dievakuasi.
- Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke General Manager
atau Direksi
V.
UMUM
1. Duty Manager adalah staf sekurang-kurangnya berada pada jabatan
setingkat supervisor, dipilih dan dianggap mampu oleh manajemen untuk
bertugas sebagai Duty Manager.
2. Jadwal tugas Duty Manager ditetapkan oleh HRD dengan persetujuan
General Manager .
3. Perubahan dan pertukaran jadwal dimana seorang duty Manager tidak
dapat bertugas, maka Duty Manager tersebut harus mencarikan
pengganti dari antara Duty Manager lainnya yang bersedia saling
menukar jadwal.
4. Duty Manager yang bertuagas pada hari libur nasional atau hari minggu
berhak mendapatkan Libur Pengganti.
1.
DUTY MANAGER
I.
POSISI DALAM ORGANISASI
Bertanggung jawab kepada : General Manager
II.
TUJUAN UMUM JABATAN
Bertugas untuk mengkoordinasikan bagian-bagian operasional seperti
Housekeeping, Security, Parkir, Engineering, dan Customer Service, pada
saat diluar jam kantor manajemen. Dengan adanya koordinasi tersebut
diharapkan dapat memberikan kualitas pelayanan dan tanggapan yang cepat
dan akurat terhadap keluhan atau masalah dari tenant atau masalah
operasional lainnya. Duty Manager juga mengontrol dan memastikan semua
kegiatan operasional berjalan lancar. Duty manager diberi wewenang untuk
bertindak selaku perwakilan manajemen pada saat bertugas.
III.
URAIAN TUGAS
1. Bertugas untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian operasional
seperti Housekeeping, Security, Parkir, Engineering, dan customer
service, sehingga bagian-bagian tersebut dapat menjalankan fungsinya
dengan baik.
2. Melakukan pemeriksaan dan pengontrolan terhadap hasil kerja masingmasing bagian operasional.
3. Melakukan respon yang baik terhadap komplain-komplain dari
pengunjung atau tenant. Tetapi tidak melakukan penyelesaian masalahmasalah yang behubungan dengan
administratif
dan keuangan
(pembayaran dari pengunjung atau tenant ).
4. Melaporkan masalah-masalah dilapangan yang berhubungan dengan
operasional gedung kepada bagian-bagian terkait. Memastikan juga
penyelesaian dari masalah-masalah tersebut.
5. Tidak berwenang mengeluarkan surat ijin kerja yang diajukan oleh
tenant/kontraktor. Surat ijin kerja hanya dikeluarkan pada saat jam kantor
oleh bagian Tenant Relations..
6. Tidak memberikan ijin pengeluaran barang furniture, pengosongan unit,
atau pengeluaran barang-barang ke luar Gedung BTC Mall/ BTC 1 ,
kecuali sudah ada surat ijin kerja dari GM.
IV.
BEBERAPA PENANGANAN KEJADIAN
Penanganan Komplain :
1. Duty manager memberikan respon dan tanggapan yang baik dan cepat
atas komplain yang disampaikan oleh pengunjung atau tenant.
2. Duty manager sedapat mungkin memberikan solusi yang dapat diterima
oleh pengunjung atau tenant.
3. Jika komplain tidak dapat selesaikan secara tuntas pada saat itu,
terutama masalah yang tuntutan ganti rugi, Duty Manager sebaiknya
menyatakan diri tidak berwenang mengabulkan tuntutan yang dapat
diartikan sebagai janji akan adanya ganti rugi. Duty Manager dapat
memberikan solusi sementara, bahwa tuntutan tersebut akan dibicarakan
keesokan harinya pada saat jam kerja kantor manajemen.
Penanganan Kejadian Masalah Gangguan Keamanan (pencurian,
perampokan, perkelahian, keributan dan peristiwa lainnya)
1. Tindakan-tindakan pengamanan langsung wajib dilakukan oleh petugas
security dan atas tanggung jawab opersional dari Koordinator/Komandan
Regu.
2. Duty Manager dapat memberikan arahan kepada Departemen Security
atas penanganan yang diperlukan.
3. Prioritas penanganan oleh pihak Security:
- Pertolongan atas diri korban yang luka dengan melakukan
pertolongan pertama dan jika perlu langsung dibawa ke rumah
sakit yang terdekat.
- Pengamanan pelaku kejahatan, diamankan dari amukan massa
dan dibuatkan berita acara kejadian oleh Security.
- Pelaporan kejadian ke Polsek terdekat untuk segera ditangani
oleh pihak kepolisian.
4. Jika dianggap perlu, melaporkan kejadian ke Duty Manager .
Penanganan masalah perparkiran (kerusakan atau kehilangan kendaraan,
tabrakan dan pengaturan lalu lintas)
1. Kontraktor pengelola parkir bertanggung jawab atas penanganan
masalah-masalah yang terkait dengan perpakiran diarea parkir,
sedangkan diluar tersebut menjadi tanggung jawab pihak Security .
2. Jika dianggap perlu Duty Manager dapat melaporkan kejadian ke
General Manager .
5. Penanganan ancaman bom lewat telepon
- Penerima telepon pertama diamankan ke ruang meeting
didampingi oleh security (hal ini dilakukan supaya tidak menyebar
informasi ke pihak-pihak lain.
- Koordinator Security segera melaporkan ancaman tersebut ke
Duty Manager.
- Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke General Manager
atau Direksi
- Koordinator Security dan Duty Manager melaporkan kejadian
tersebut ke Kapolsek terdekat dan meminta mengirimkan anggota
kepolisian yang berbaju preman untuk melakukan penyisiran di
area gedung.
- Kapolsek akan mambuat keputusan apakah ancaman bom
tersebut bohong sehingga tidak perlu ada evakuasi atau benar
sehingga seluruh/sebagian gedung harus dievakuasi.
- Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke General Manager
atau Direksi
V.
UMUM
1. Duty Manager adalah staf sekurang-kurangnya berada pada jabatan
setingkat supervisor, dipilih dan dianggap mampu oleh manajemen untuk
bertugas sebagai Duty Manager.
2. Jadwal tugas Duty Manager ditetapkan oleh HRD dengan persetujuan
General Manager .
3. Perubahan dan pertukaran jadwal dimana seorang duty Manager tidak
dapat bertugas, maka Duty Manager tersebut harus mencarikan
pengganti dari antara Duty Manager lainnya yang bersedia saling
menukar jadwal.
4. Duty Manager yang bertuagas pada hari libur nasional atau hari minggu
berhak mendapatkan Libur Pengganti.