EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN (BKBPMP) KABUPATEN SERANG - FISIP Untirta Repository

  

EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA

BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN

(BKBPMP) KABUPATEN SERANG

  

SKRIPSI

  Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Sosial Pada Konsentrasi Manajemen Publik

  Program Studi Ilmu Administrasi Negara Oleh

  Jen Jepriyanah NIM 6661122408

  

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

2017

PERNYATAAN ORISINILITAS

  Yang bertandatangan di bawah ini: Nama : Jen Jepriyanah NIM : 6661122408 Tempat Tanggal Lahir : Serang, 04 Januari 1995 Program Studi : Ilmu Administrasi Negara Menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang” adalah hasil karya saya sendiri, dan seluruh sumber yang dikutip maupun yang dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Apabila dikemudian hari skripsi ini terbukti mengandung unsur plagiat, maka gelar kesarjanaan saya bisa dicabut.

  Serang, April 2017 Jen Jepriyanah

  NIM. 6661122408

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

  Memulai dengan penuh keyakinan, Menjalankan dengan penuh keikhlasan, Menyelesaikan dengan penuh kebahagiaan.

  Ku Persembahkan Salah Satu Karya Terbesarku Ini, Untuk Ayah dan Mama Tersayang Adikku Tersayang Serta Keluarga Besar dan Sahabat Tercinta

  

ABSTRAK

Jen Jepriyanah. 6661122408. 2017. Skripsi. Efektivitas Pengelolaan Arsip di

Badan Keluarga Berencana Pembedayaan Masyarakat dan Perempuan

Kabupaten Serang. Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Pembimbing I Rahmawati, S.Sos,

M.Si., Pembimbing II Listyaningsih, S.Sos, M.Si.

  Penelitian ini dilatar belakangi oleh masih adanya permasalahan mengenai pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang seperti belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat, belum diterapkannya sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar, dan kurangnya pemahaman pegawai tentang sistem kearsipan. Fokus penelitian ini adalah efektivitas pengelolaan kearsipan di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Teori yang digunakan adalah teori yang diungkapkan oleh Gibson yang terdiri dari 7 indikator yaitu kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kuantitatif deskriptif. Populasi dalam penelitian ini sebanyak 30 orang dan semuanya dijadikan sampel sehingga disebut sampel jenuh. Pengumpulan data yaitu dengan menyebarkan kuesioner. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang sudah efektif. Hasil perhitungan menyatakan bahwa t-hitung > t-tabel = (4,544 > 2,04523) dan didukung dengan hasil hipotesis sebesar 67,7%. Sudah efektifnya pengelolaan arsip karena ditunjang dengan tersedianya sarana prasana yang memadai bagi pegawai terutama fasilitas untuk arsip dinamis sepeti surat masuk dan keluar.

  Kata kunci: Arsip, Efektivitas, Pengelolaan.

  

ABSTRACT

Jen Jepriyanah. 6661122408.2017. Effectiveness Of Records Management In

Family Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang District.

Department of Public Administration. Faculty Science of Social and Politic. Sultan

Ageng Tirtayasa Univercity. Advisor I Rahmawati, S.Sos, M.Si., Advisor II

Listyaningsih, S.Sos, M.Si.

  

This research is motivated by the persistence of problem concerning records

management by Family Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang

District as not the implementation of the rediscovery of the archive quickly and

precisely, yet the implementation of archive storage system that is good and true, and

reduced employee understanding of the archival system. The focus of this research is

effectiveness records management by Family Planning And Womens’s Empowerment

Agency Of Serang District. The theory used is the theory disclosed by Gibson

consisting of 7 indicators are clarity of goals to be achieved, strategic clarity of goal

achievement, the process of analysis and the formulation of a solid policy, careful

planning, proper programming, the availability of facilities and infrastructure, an

educational and supervisory control system. The method used in this research is

quantitative descriptive. The population in this study were 30 peoples and all the

sampled so-called saturated samples. Programming didacting collecting data by

distributing questionnaires. The result showed that archive management in the family

planning and women’s empowerment agency of serang district is already effevtive.

The result stated that the calculation of t-count > t-table = (4,544 > 2,04523) and

supported by the result of the hypothesis of 67,7%. The effectiveness of archive

management because it is supported by the availability of adequate infrastructure

facilities for employees, especially facilities for dynamic archives.

  Keywords: Effectiveness, Management, Record.

KATA PENGANTAR

  Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial pada konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Ilmu Administrasi Negara yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan

  

Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten

Serang”.

  Skripsi ini tentunya dapat selesai tidak terlepas dari bantuan serta dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa mendukung dan membimbing penulis. Maka dari itu penulis menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

  1. Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd, selaku Rektor Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  2. Dr. Agus Sjafari, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  3. Ibu Rahmawati, S.Sos, M.Si selaku Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen Pembimbing I yang selalu mengarahkan, memberikan masukan atau kritikan yang membangun, memberikan semangat, dan motivasi.

  4. Bapak Iman Mukhroman, S.Ikom, M.Ikom, selaku Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  5. Bapak Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si, selaku Wakil Dekan III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  6. Ibu Listyaningsih, S.Sos., M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen Pembimbing II yang selalu mengarahkan, memberikan masukan atau kritikan yang membangun, memberikan semangat dan motivasi.

  7. Bapak Riswanda, S.Sos., M.PA., P.hD, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  8. Ibu Ima Maisaroh, S.Ag., M.Si., selaku Dosen Pemimbing Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  9. Kepada seluruh Dosen dan Staff Civitas Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Universitas Sultan Ageng Tirtayasa yang membekali penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.

  10. Kepada Pegawai Badan Kelurga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melakukan penelitian pada lokasi tersebut.

  11. Kepada ayah, mama, adik, dan keluarga besar, yang telah mendoakan dan senantiasa memberikan semangat bagi penulis.

  12. Kepada sahabat penelitian penulis, Dini Firdausy. Terima kasih atas kesediaannya selalu menemani penulis selama penelitian dan penyusunan skripsi ini.

  13. Kepada sahabat-sahabat terkasih, Elma Magdalena, Lia Agustina, Setiawati, Rohmawati, Uswatun Hasanah, Risma Maulina, Nafisatul Khoridah, Dini Firdausy, Ina Pratiwi, Wiwik Anggreini, Fatwa Nurjanah, Febrini L Tobing, dan Kristina N. Silaban. Terima kasih untuk persahabatan dan persaudaraan yang telah terjalin selama ini dan seterusnya.

  14. Kepada keluarga besar Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa (KOKESMA) Untirta, terima kasih telah memberi banyak pengalaman dan rasa kekeluargaan hingga saat ini.

  15. Teman-teman kelas A Administrasi Negara angkatan 2012. Terima kasih untuk kebersamaan selama berkuliah.

  16. Kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

  Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

  Serang, 2017 Jen Jepriyanah

  

DAFTAR ISI

  Halaman

  

PERNYATAAN ORISINALITAS........................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................... iii

ABSTRAK ............................................................................................................... iv

KATA PENGANTAR.............................................................................................. v

DAFTAR ISI.......................................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR.............................................................................................. xii

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xiii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xiv

  BAB I PENDAHULUAN

  1.1. Latar Belakang Masalah.......................................................................... 1

  1.2. Identifikasi Masalah .............................................................................. 11

  1.3. Batasan Masalah.................................................................................... 11

  1.4. Rumusan Masalah ................................................................................. 12

  1.5. Tujuan Penelitian .................................................................................. 12

  1.6. Manfaat Penelitian ................................................................................ 12

  1.7. Sistematika Penulisan ........................................................................... 13

  

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS

PENELITIAN

  2.1.3.7 Tata Cara Penyusutan Arsip .............................................. 40

  3.3. Lokasi Penelitian................................................................................ 52

  3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian ....................................................... 52

  3.1. Metode Penelitian............................................................................... 51

  BAB III METODOLOGI PENELITIAN

  2.4. Hipotesis Penelitian ............................................................................. 49

  2.3. Kerangka Berfikir ................................................................................ 47

  2.2.Penelitian Terdahulu............................................................................. 43

  2.1.3.6 Sistem Kearsipan yang Baik............................................... 39

  2.1. Tinjauan Pustaka ................................................................................... 19

  2.1.3.5 Pengelolaan Arsip.............................................................. 38

  2.1.3.4 Fungsi, Tujuan & Peranan Kearsipan................................ 36

  2.1.3.3 Pengorganisasian Arsip ..................................................... 33

  2.1.3.2 Jenis-jenis Arsip ................................................................ 32

  2.1.3.1 Pengertian Arsip ................................................................ 29

  2.3 Teori Arsip...................................................................................... 29

  2.2 Konsep Pengelolaan ....................................................................... 28

  2.1 Teori Efektivitas ............................................................................. 20

  3.4. Variabel Penelitian ............................................................................. 53

  3.4.1. Definisi Konsep......................................................................... 53

  3.4.2. Definisi Operasional.................................................................. 53

  3.5. Instrument Penelitian ......................................................................... 55

  3.6. Populasi dan Sampel Penelitian......................................................... 58

  3.6.1. Populasi ................................................................................... 58

  3.6.2. Sampel ..................................................................................... 59

  3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data............................................... 60

  3.7.1. Teknik Pengolahan Data.......................................................... 60

  3.7.2. Analisis Data............................................................................ 61

  3.8. Jadwal Penelitian ............................................................................... 65

  BAB IV HASIL PENELITIAN

  4.1 Deskripsi Lokasi ................................................................................ 66

  4.1.1. Gambaran Umum Kabupaten Serang ...................................... 66

  4.1.2. Gambaran Umum BKBPMP Kabupaten Serang..................... 67

  4.2 Pengujian Persyaratan Statistik

  4.2.1. Uji Validitas............................................................................. 72

  4.2.2. Uji Reliabilitas......................................................................... 75

  4.2.3. Uji Normalitas ......................................................................... 76

  4.3 Deskripsi Data

  4.3.1. Identitas Responden................................................................. 77

  4.3.2. Analisis Data............................................................................ 79

  4.4 Pengujian Hipotesis ......................................................................... 122

  4.5 Interpretasi Hasil Penelitian............................................................. 124

  4.6 Pembahasan .................................................................................... 126

  BAB V PENUTUP

  5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 138

  5.2 Saran ................................................................................................ 139

  DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

  

DAFTAR GAMBAR

  Halaman

Gambar 2.1. Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi.............................. 23Gambar 2.2. Kerangka Berfikir................................................................................ 48Gambar 4.1. Kurva Penolakan dan Penerimaan Hipotesis .................................... 123

  

DAFTAR TABEL

  Halaman

Tabel 1.1. Rekapitulasi Surat Masuk dan Keluar Bulan Januari – Oktober 2016 ..... 8Tabel 3.1. Instrumen Penelitian ............................................................................... 57Tabel 3.2. Skor Dalam Penelitian ............................................................................ 59Tabel 3.3. Jadwal Penelitian..................................................................................... 65Tabel 4.1. Hasil Perhitungan Uji Validitas .............................................................. 73Tabel 4.2. Hasil Uji Reliabilitas ............................................................................... 75Tabel 4.3. Uji Normalitas......................................................................................... 76Tabel 4.4. Pengujian Hipotesis .............................................................................. 122Tabel 4.5 Indikator Skor Hasil Penelitian .............................................................. 125Tabel 4.6. Hasil Indikator....................................................................................... 136

  

DAFTAR DIAGRAM

  Halaman

  4.1 Identitas responden berdasarkan jenis kelamin..................................................... 77

  4.2 Identitas responden berdasarkan tingkat pendidikan ............................................ 78

  4.3 Identitas responden berdasarkan pangkat/golongan.............................................. 79

  4.4 Tanggapan responden tentang prosedur pembuatan surat yang diterapkan dapat mencapai keefektifan dalam bekerja ..................................................................... 80

  4.5 Tanggapan responden tentang prosedur penyimpanan arsip arsip yang diterapkan dapat mencapai keefektifan dalam bekerja ........................................................... 82

  4.6 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip intern sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten serang .................................................................................................. 83

  4.7 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur pengurusan arsip ekstern sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................................. 84

  4.8 Tanggapan responden tentang rekan kerja sudah menerapkan prosedur penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang.................................................................................................................... 86

  4.9 Tanggapan responden tentang sistem penyimpanan yang diterapkan dapat memudahkan dalam menemukan arsip yang disimpan......................................... 87

  4.10 Tanggapan responden tentang rekan kerja selalu mematuhi prosedur kerja yang berlaku terutama prosedur pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang .... 88

  4.11 Tanggapan responden tentang petugas arsip memiliki latar belakang pendidikan dan kemampuan dibidang arsip............................................................................. 89

  4.12 Tanggapan responden tentang petugas arsip sudah mengikuti diklat kearsipan 91

  4.13 Tanggapan responden tentang adanya petugas yang melakukan pemindahan arsip ....................................................................................................................... 92

  4.14 Tanggapan responden tentang adanya petugas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pemusnahan arsip ............................................................................. 93

  4.15 Tanggapan responden tentang prosedur pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................................. 94

  4.16 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 95

  4.17 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip statis di BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 96

  4.18 Tanggapan responden tentang adanya prosedur penataan arsip media baru di BKBPMP Kabupaten Serang ................................................................................ 97

  4.19 Tanggapan responden tentang adanya alur peminjaman arsip........................... 98

  4.20 Tanggapan responden tentang adanya bukti tertulis dalam pelaksanaan peminjaman dan pengembalian arsip .................................................................... 99

  4.21 Tanggapan responden tentang tentang adanya target waktu yang ditetapkan dalam penyusutan arsip ....................................................................................... 100

  4.22 Tanggapan responden tentang adanya sosialisasi dalam pelaksanaan prosedur pengelolaan arsip................................................................................................. 101

  4.23 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur pembuatan surat di BKBPMP Kabupaten Serang .......................................................................... 102

  4.24 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip dinamis di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................ 103

  4.25 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip statis di BKBPMP Kabupaten Serang................................................................. 104

  4.26 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penataan arsip media baru di BKBPMP Kabupaten Serang ....................................................... 105

  4.27 Tanggapan responden tentang rekan kerja mengetahui prosedur penyusutan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ........................................... 106

  4.28 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang .... 107

  4.29 Tanggapan responden tentang memahami prosedur pembuatan surat yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................. 108

  4.30 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penataan arsip dinamis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang....................................... 109

  4.31 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami penataan arsip statis yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ............................................................. 110

  4.32 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penataan arsip media baru yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang ................................. 111

  4.33 Tanggapan responden tentang rekan kerja memahami prosedur penyusutan arsip yang berlaku di BKBPMP Kabupaten Serang .................................................... 112

  4.34 Tanggapan responden tentang tersedianya sarana arsip yang memadai .......... 113

  4.35 Tanggapan responden tentang tersedianya ruang arsip yang sesuai dengan kebutuhan ............................................................................................................ 115

  4.36 Tanggapan responden tentang sarana arsip yang disediakan memudahkan pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip ................................................ 116

  4.37 Tanggapan responden tentang ruang arsip yang terseida dapat menjaga keamanan arsip.................................................................................................... 117

  4.38 Tanggapan responden tentang pimpinan selalu memberi arahan dalam pelaksanaan tugas pegawai terutama bidang kearsipan ...................................... 118

  4.39 Tanggapan responden tentang adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ............................................................... 119

  4.40 Tanggapan responden tentang adanya pengawasan yang dilakukan pimpinan dalam pelaksanaan penyusutan arsip .................................................................. 120

  4.41 Tanggapan responden tentang pegaai melakukan evaluasi dalam mencapai efektivitas pengelolaan arsip ............................................................................... 121

DAFTAR LAMPIRAN

  1. Surat Ijin Penelitian

  2. Kuesioner

  3. Tabulasi Data

  4. Hasil SPSS

  5.Struktur Organisasi

  6. Dokumentasi

  7. Catatan Bimbingan Skripsi

  8. Daftar Riwayat Hidup

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

  Pada era informasi modern sekarang ini kebutuhan untuk pemenuhan kepuasan kerja sudah semakin meningkat dengan adanya persaingan yang ketat dalam ruang lingkup perusahaan maupun instansi. Oleh karena itu muncul banyak tuntutan-tuntutan, salah satunya adalah totalitas dalam menjalankan pemenuhan tujuan dari instansi tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi totalitas tersebut adalah sumber daya manusia yang menjalankan tujuan instansi serta kemampuan dan pengetahuan yang tinggi dapat mendukung jalannya aktivitas dari instansi.

  Sebuah organisasi pasti memiliki harapan agar pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuannya dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Maka dari itu, setiap pegawai dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan sebuah organisasi. Dalam mencapai efektifitas kerja, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi, salah satunya adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki dokumen-dokumen, arsip, warkat, yang penting untuk disimpan agar berkas- berkas tersebut dapat digunakan kembali saat dibutuhkan. Dapat dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia pasti akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian- pembuktian yang otentik dan sebagainya. Maka dari itu, berkas tersebut harus disimpan dengan baik dan rapi agar tidak sulit untuk ditemukan dan berkas dapat bebas dari kerusakan akibat penyimpanan yang sembarangan.

  Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh pegawai instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang paling canggih seperti komputer.

  Dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 mengenai Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Melalui peraturan tersebut, organisasi diharapkan dapat mengelola arsipnya dengan baik. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki oleh sebuah organisasi yaitu pengelolaan arsip yang benar dan efektif, sehingga dengan pengelolaan yang efektif akan mendukung efektifitas kerja dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan arsip. Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi salah satu faktor yang sangat berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas (public), dimana arsip menjadi salah satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.

  Arsip memiliki fungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Selain itu, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang (Achmad dan Badriyah, 2009:2). Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang diamanatkan dalam Undang

• – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan

  Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

  Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

  Selain itu, penerapan sistem kearsipan yang digunakan suatu organisasi harus sesuai dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, peralatan, dan sistem kerja sehingga permasalahan dalam pengelolaan kearsipan dapat diminimalisir. Sebuah organisasi dapat memilih system kearsipan yang sesuai dengan kondisi organisasi tersebut yang terdiri dari 5 sistem yaitu sistem abjad, nomor, wilayah, dan subject/masalah (Acmad dan Badriyah, 2009:25). Suatu sistem pengelolaan arsip disebut dengan manajemen arsip dengan demikian aktivitas organisasi yang diperlukan suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Wursanto (1991:22) bahwa “Sistem Kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu- waktu diperlukan”. Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan

  (BKBPMP) Kabupaten Serang merupakan salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah pengawasan Pemerintah Kabupaten Serang merupakan salah satu SKPD yang mepunyai fungsi koordinasi dalam bidang KB, pemberdayaan masyarakat dan pemberdayaan ekonomi masyarakat baik koordinasi dalam lingkup tatanan pemerintah maupun koordinasi langsung dengan masyarakat. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, BKBPMP Kabupaten Serang memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.

  Pengelolaan arsip yang diterapkan oleh BKBPMP Kabupaten Serang yaitu menggunakan asas campuran, dimana arsip dikelola secara sentralisasi (dikelola oleh bagian Kesekretariatan), dan desentralisasi (setiap bagian menyimpan arsipnya masing-masing) (Sumber: Wawancara dengan Kasubag

  

Umum dan Kepegawaian di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 13 Juni 2016) .

  Terdapat 5 (lima) bidang yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang, yaitu Bidang Keluarga Berencana (KB), Bidang Pemberdayaan Masyarakat (PM), Bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat (PEM), Bidang Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (PP-PA), dan Bidang Informasi Analisa

  Program Keluarga dan Ketahanan Keluarga (IKAP-KK). Setiap bidang mempunyai arsip pribadinya yang dikelola bidang itu sendiri seperti, laporan kegiatan sosialisasi KB dan pelayanan KB, dokumen kontrak kegiatan, surat pertanggungjawaban, dan data jumlah keluarga di Kabupaten Serang. Sedangkan arsip yang berada pada bagian kesekretariatan yaitu seperti arsip data kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar.

  Adapun alur proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk menurut Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kabupaten Serang adalah sebagai berikut:

BAGAN 1.1 Proses Pengurusan Naskah Dinas Masuk UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMA PENGARAH PENGENDALI PENYIMPAN TATA USAHA PIMPINAN PELAKSANA

  1 I

  III

IV II

  2 III

IV III

  IV I

  II

  1

  2

  1

  2

  1

  2

  2 Sumber: Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002, hal 25

  I, II, III, & IV : Kartu Kendali 1, 2 :Kartu Disposisi

  Hasil penelitian di BKBPMP Kabupaten Serang berkaitan dengan arsip surat masuk dan surat keluar selama bulan Januari sampai dengan November 2016 pada buku agenda surat masuk dan keluar sebagai berikut:

Tabel 1.1 Rekapitulasi Surat Masuk Bulan Januari

• – Oktober 2016 Bulan Jenis Surat Jumlah Surat Masuk Surat Keluar

  Januari 126 74 200 Februari 132 79 211

  Maret 136 91 227 April 127 114 241

  Mei 139 86 225 Juni 135 94 229

  Juli 148 116 264 Agustus 154 113 267

  September 158 124 282 Oktober 156 131 287 1411 1022 2433

  

Sumber: Bagian Umum dan Kepegawaian BKBPMP Kabupaten Serang Tahun 2016

  Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas bagi organisasi. Dari hasil observasi yang peneliti lakukan, BKBPMP Kabupaten Serang masih mengalami beberapa masalah yang membuat arsip belum terlindung dengan baik. Beberapa permasalahan mengenai efektifitas pengelolaan arsip yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang yaitu:

  Pertama,

  belum terlaksananya penemuan kembali arsip secara tepat dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini disebabkan karena penyimpanan arsip yang belum sistematis sehingga mempengaruhi efektivitas kerja pegawai. Menurut Keputusan Bupati Serang Nomor 24 tahun 2002, dalam penataan berkas/arsip pada umumnya mempunyai 6 asas penyimpanan yaitu penataan arsip menurut kode dan pola klasifikasi masalah; berdasarkan abjad; berdasarkan instansi, badan, tempat/geografis; berdasarkan nomor urut; berdasarkan waktu/kronologis seperti tanggal atau tahun; dan gabungan dari asas-asas tersebut sesuai dengan kebutuhan. Penataan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang pada prinsipnya berdasarkan klasifikasi masalah yang ditandai dengan kode klasifikasi, namun dalam hal-hal terentu digunakan asas-asas lainnya sesuai dengan kebutuhan dalam rangka memudahkan penemuan kembali arsip. Namun peraturan tersebut belum diterapkan oleh BKBPMP dalam melakukan penyimpanan arsip, arsip-arsip tersebut hanya ditumpuk pada lemari tanpa adanya petunjuk yang jelas sehingga ketika pegawai ingin menggunakan arsip tersebut sulit untuk ditemukan dan mempengaruhi efektivitas kerja pegawai. Hal ini terindikasi karena kurangnya pemahaman pegawai tentang pengelolaan arsip salah satunya yaitu menyimpan arsip. Selain itu, masih adanya pegawai yang belum memiliki kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang menjadi salah satu penunjang dalam pelaksanaan tugas pegawai. (Sumber: wawancara dengan Kepala Bidang

  Keluarga Berencana, di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 16 Juni 2016) Kedua , pengelolaan arsip hanya dilakukan sampai pada penyimpanan

  tanpa adanya pelaksanaan penyusutan arsip sehingga bertambahnya terus- menerus arsip yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

  Arsip-arsip yang berstatus in-aktif atau tidak digunakan kembali dalam penyelenggaraan tugas organisasi harus dilakukan pemusnahan. Hal ini agar tidak terjadinya penumpukan arsip yang membuat sulit bagi pegawai dalam menemukan arsip yang akan digunakan. Selain itu, penyusutan arsip dapat mengefisiensi fasilitas dalam penyimpanan arsip seperti ruangan dan lemari arsip. Namun, BKBPMP belum pernah melakukan penyusutan arsip sehingga terjadinya penumpukkan arsip pada ruang penyimpanan yang mengakibatkan arsip tercecer dan sulit dalam menemukan arsip yang masih berstatus aktif.

  

(Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP

Kabupaten Serang tanggal 30 Januari 2017) Ketiga , rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di

  BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini terjadi karena sampai saat ini dasar hukum dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu mengacu pada Peraturan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kabupaten Serang yang masih berdasarkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Padahal saat ini sudah terdapat Undang- Undang terbaru yaitu Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 mengenai Kearsipan. Selain itu, BKBPMP belum memiliki SOP mengenai pengelolaan arsip yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas kearsipan.

  

(Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP

Kabupaten Serang tanggal 30 Juni 2017)

  Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamin ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna serta menjamin keselamatan arsip itu sendiri. Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu- waktu diperlukan. Mengetahui adanya beberapa masalah mengenai pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang berjudul

  “Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat Dan Perempuan (Bkbpmp) Kabupaten Sera ng”.

  1.2. Identifikasi Masalah

  1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang mempengaruhi efektivitas kerja.

  2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya pelaksanaan penyusutan arsip.

  3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.

  1.3. Batasan Masalah

  Dalam melakukan penelitian ini, dengan adanya keterbatasan waktu peneliti, tenaga, pikiran, ataupun materi maka penulis hanya meneliti efektivitas pengelolaan arsip yang sudah diterapkan di Badab Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang.

  1.4. Rumusan Masalah

  Dari penjelasan dalam batasan masalah maka penulis merumuskan kepada seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang?

  1.5. Tujuan Penelitian

  Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah untuk mengetahui seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.

  1.6. Manfaat Penelitian

  Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:

  1. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh BKBPMP Kabupaten Serang.

  2. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik.

  3. Sebagai bahan pertimbangan ataupun informasi tentang pengelolaan arsip dalam rangka menunjang efektifitas kerja pegawai.

1.7. Sistematika Penulisan

  Skripsi ini berjudul Efektivitas Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Sistematika penulisan skripsi yang penulis buat yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

  1.1. Latar Belakang Masalah Latar belakang masalah menerangkan atau menjelaskan ruang lingkup dan kedudukan masalah yang akan diteliti. Bentuk penerangan dan penjelasan diuraikan secara deduktif, artinya dimulai dari penjelasan yang berbentuk umum hingga menukik ke masalah yang spesifik dan relevan.

  1.2. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang akan diteliti, berkaitan dengan variabel penelitian.

  1.3. Batasan Masalah Pembatasan masalah lebih memfokuskan pada masalah spesifik yang akan diajukan dalam rumusan masalah yang akan diajukan dalam rumusan masalah yang akan diteliti.

  1.4. Rumusan Masalah Perumusan masalah bertujuan untuk memilih dan menetapkan masalah yang paling urgen yang berkaitan dengan judul penelitian. Perumusan masalah mendefinisikan permasalahan yang telah diterapkan dalam bentuk definisi konsep dan operasional, kalimat yang digunakan adalah kalimat pertanyaan.

  1.5. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian mengungkapkan tentang sasaran yang ingin dicapai dengan dilaksanakannya penelitian terhadap permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya.

  1.6. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian menjelaskan manfaat teoritis dan manfaat praktis dalam temuan penelitian. Manfaat teoritis berguna memberikan kontribusi tertentu terhadap perkembangan teori dan ilmu pengetahuan serta dunia akademis. Manfaat praktis memberikan kontribusi tertentu terhadap objek penelitian, baik individu, kelompok maupun organisasi.

  1.7. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yaitu menjelaskan tentang isi bab per bab secara singkat dan jelas.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS PENELITIAN

  2.1. Tinjauan Pustaka Mengkaji berbagai teori dan konsep yang relevan dengan permasalahan dan variabel penelitian, sehingga akan memperoleh konsep yang jelas.

  2.2. Penelitian Terdahulu Kajian penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang dapat diambil dari berbagai sumber ilmiah, baik skripsi, tesis, disetasi atau jurnal penelitian.