surat keluarga surat dinas
BAHASA INDONESIA
SURAT KELUARGA DAN SURAT DINAS
A.
SURAT KELUARGA
Surat keluarga:
Surat pribadi yang dikirimkan kepada
anggota keluarga. Surat pribadi ada
pula yang dikirimkan kepada sahabat
atau teman.
Tujuan:
Untuk menjalin hubungan kekeluargaan
yang lebih akrab.
Kertas yang digunakan beraneka ragam
warna dan ukuran.
Bentuk suratnya sederhana dan tanpa
kepala surat dan nomor surat. Biasanya
hanya ditulis tangan.
Bahasa surat keluarga biasanya
menggunakan kata-kata sapaan
kekerabatan yang diikuti dengan klitik
“-nda” yang bermakna keakraban/
kedekatan.
Misal:
Kakenda, Nenenda, Cucunda
Ayahanda, Ibunda, Ananda/ Nanda
Pamanda, Bibinda, Kemenakanda
Kakanda, Adinda/ Dinda
Kata sapaan untuk teman atau sahabat
dapat menyebutkannya temanku,
sahabatku, atau langsung menyebutkan
namanya.
Bahasa surat untuk keluarga/ kerabat
yang lebih tua:
- halus dan santun
Bahasa surat untuk keluarga/ kerabat
yang sangat akrab:
- santai dan dihiasi humor.
Isi surat keluarga/ kekerabatan menyangkut:
- pertanyaan
- pemberitahuan
- permintaan
- perkenalan
- ucapan terima kasih
- ucapan selamat dan sebagainya.
Contoh Surat Keluarga
Yts. Adinda Gieta
di Jakarta
Salam kangen,
Apa kabar Dik? Semoga Dik Gieta senantiasa dalam
lindungan-Nya. Kabar Kakak di rantau baik-baik
saja, sehat lahir batin.
Sebelumnya Kakak minta maaf, sudah hampir 2
bulan baru sempat balas surat Adik. Kakak memang
sibuk sih, biasalaaah STM (Sibuk Tak Menentu).
Tetapi yang penting masih ingat Adik kan?
Bagaimana kuliahmu? Lancar kan?
Bulan depan teman Kakak akan pulang ke
tanah air dan Kakak titipkan beberapa buku
bahasa Inggris untuk menunjang studimu.
Semoga bermanfaat.
Sampaikan salam hormat Kakak untuk Ayah
dan Bunda. Semoga akhir tahun ini kita bisa
berkumpul.
Selamat belajar, selamat berprestasi.
Salam sayang,
Kakanda di rantau
Rano
Contoh surat untuk sahabat
Salam jumpa,
Apa kabar sahabatku? Semoga selalu sehat,
tetap ceria seperti saat terakhir kita jumpa.
Sudah lama kurasa kita tidak saling berkirim
berita setamat SMK tiga tahun lalu.
Han, kuharap persahabatan kita tidak putus
begitu saja karena tempat dan waktu.
Meski dikau sekarang melanjutkan kuliah
di kota yang cukup jauh, tetapi daku yakin
suatu saat ada kesempatan kita saling
melepas rindu. Daku rindu cerita-ceritamu,
cemberutmu, dan tawa renyahmu.
Kabarku di Malang baik-baik saja. Kalau
daku lihat apel, ingatanku langsung tertuju
ke dirimu. Dikau pernah promosi bahwa
kulitmu halus karena apel yang kausantap
setiap hari.
Kapan sempat main ke Malang? Akan
kusuguhi apel sekeranjang! Pasti kulitmu
makin halus dan nyamuk akan terpeleset
bila hinggap di tubuhmu.
Selamat menuntut ilmu sahabatku, kutunggu
suksesmu.
Teriring doa dari jauh.
Teman sebangkumu di SMK
Mayang
B. SURAT DINAS/ SURAT RESMI
Surat dinas/ surat resmi:
surat yang berasal dari pribadi, organisasi,
atau lembaga yang ditujukan kepada pribadi,
organisasi, atau lembaga lain.
Bahasa surat dinas:
baku, formal, dan tegas.
Isinya:
singkat, padat, dan hormat.
Kertas yang digunakan:
ukuran folio atau kuarto.
Surat dinas organisasi atau lembaga terdapat:
kepala surat, nomor, hal, lampiran, atau
tembusan. Tulisan diketik rapi.
Surat dinas pribadi:
Tanpa kepala surat dan nomor surat.
Tulisan diketik atau ditulis tangan.
Surat dinas yang akan kita bahas:
1) Surat Permohonan
2) Surat Pemberitahuan
3) Surat Keterangan
4) Memo dan Nota Dinas
1. SURAT PERMOHONAN
Surat permohonan:
surat yang dibuat oleh seseorang
atau lembaga berisi permohonan
atau permintaan sesuatu kepada
pihak lain.
Fungsi surat permohonan:
1) Bagi pihak yang memohon, surat
permohonan berfungsi sebagai duta
atau utusan untuk menyampaikan
sesuatu yang hendak dimohon atau
dimintanya.
2) Bagi pihak yang menerima, surat
permohonan berfungsi sebagai bahan
untuk mempertimbangkan perlu tidaknya
permohonan dikabulkan. Sekaligus
sebagai alat bukti meminta kembali
sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh
tempo peminjamannya.
Siapapun yang membuat (pribadi atau
lembaga), isi surat permohonan yang baik
memuat hal-hal berikut:
a. identitas pemohon
b. tujuan dan alasan memohon
c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon
d. batas waktu meminjam
e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.
Contoh surat permohonan izin
Bandung, 21 Mei 2005
Hal
Lampiran
: Permohonan izin tidak masuk
kerja
: Sehelai surat keterangan dokter
Yth. Kepala BAAK
Universitas Negeri Bandung
di
Bandung
Dengan hormat,
Bersama ini saya beri tahukan bahwa
berdasarkan hasil pemeriksaan dokter
tanggal 20 Mei 2005, saya dinyatakan sakit
dan harus istirahat selama 4 hari mulai
tanggal 21 Mei s.d. 24 Mei 2005.
Sehubungan dengan itu saya mohon
izin kepada Bapak untuk tidak masuk kerja
mulai hari ini sampai dengan tanggal yang
telah saya sebutkan di atas. Mulai tanggal
25 Mei, saya akan masuk seperti biasa.
Atas perhatian dan izin yang Bapak
berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Dra. Nurhasanah
2. SURAT PEMBERITAHUAN
Surat yang isinya memberitahukan tentang
sesuatu hal.Surat pemberitahuan sematamata bersifat mengirim kabar atau berita.
Struktur isi surat pemberitahuan pada
umumnya sebagai berikut:
(1) bagian pembuka, yaitu bagian pengantar
atau pendahuluan yang berisi masalah
pokok surat
(2) bagian isi, yaitu bagian yang berisi
rincian, uraian, keterangan, atau
penjelasan dari masalah
pokok yang akan diberitahukan.
(3) bagian penutup, yaitu bagian yang pada
umumnya berisi harapan agar pihak yang
dituju memaklumi hal yang disampaikan.
Contoh surat pemberitahuan
PT HATINDO METAL UTAMA
Jln. Kramat VI No. 51
Jakarta Pusat 10440
No. : 052 / B / XI / 2004
Hal : Pindah alamat dan perubahan nomor
telepon
Yth. Para Rekanan PT HATINDO METAL UTAMA
di
Jakarta
Dengan hormat,
Kami beri tahukan kepada para
rekanan bahwa terhitung mulai tanggal 1
Desember 2004 kantor PT HATINDO METAL
UTAMA pindah dari Jln. Kebon Sirih ke Jln.
Kramat VI No. 51, Jakarta Pusat 10440.
Akibat kepindahan tersebut, nomor
telepon kami juga berubah. Nomor telepon
kami yang baru adalah 3102932, 3100663,
dan 3106731.
Demikianlah pemberitahuan kami, agar
para rekanan mengetahuinya.
Atas perhatian para rekanan, kami
ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
Putra Madya Istimewa
3. SURAT KETERANGAN
Surat keterangan:
surat yang isinya menerangkan seseorang
atau suatu hal.
Di dalam surat keterangan, pejabat yang
menerangkan menuliskan jabatannya bila
perlu data pribadinya.
Isi pokok surat keterangan adalah sebagai
berikut:
(1) data pribadi atau jabatan pihak yang
menerangkan
(2) data pribadi pihak yang diterangkan
(3) isi keterangan
(4) penutup, umumnya berisi himbauan atau
harapan
Contoh surat keterangan
PT DAMAI SUKSES
Jln. Inpres A No. 26
Jakarta Selatan 12120
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA
No. 75 / KODE. C / VII / 2004
Jakarta, 5 Juni 2005
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama
: Ir. Gendra Priyadi
Jabatan : Direktur PT Damai Sukses
ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26
Jakarta Selatan 12120
menerangkan dengan sesungguhnya bahwa
Nama : Dede Sutisna
Alamat : Jln. Pakubuwono VI
Jakarta Selatan 12120
benar telah bekerja pada perusahaan yang kami
pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan
21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten
Manajer Produksi.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan
kami, Saudara Dede Sutisna telah
menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap
perusahaan. Ia mengundurkan diri atas
kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar
pihak yang berkepentingan memakluminya.
Ir. Gendra Priyadi
Direktur
4. MEMO DAN NOTA DINAS
Memo dan nota dinas:
surat khusus yang dipakai antarpejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian
memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan
dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan
pengirim memo pribadi itu.
Memo:
Memo merupakan singkatan dari kata
memorandum yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan.
Nota:
Istilah nota berasal dari kata note yang
berarti catatan.
Persamaan Memo dan Nota:
- digunakan untuk keperluan intern lembaga
- tidak perlu dicantumkan identitas lembaga,
cukup nama lembaga
Perbedaan Memo dan Nota
Memo
Nota
- vertikal ke atas atau - Vertikal ke bawah,
ke bawah, horizontal horizontal
- Fungsi
- Fungsi menjabarkan
mengingatkan
secara rinci isi surat
keputusan atau
surat instruksi yang
dianggap perlu
ditindaklanjuti
Contoh memo
PT JASA MANDIRI
Kepada
Dari
Hal
: Kabag Pemasaran
: Direktur Pemasaran
: Promosi
Sesuai dengan undangan seminar dari panitia
pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara
mempersiapkan makalah dan brosur yang akan
dibagikan.
Terima kasih
Jakarta, 3 Februari 2005
Jokosumbogo
Contoh Nota Dinas
PT INDOCETAK
No. 21 / INDO / VII / 2005
Kepada: Asisten Manajer Produksi
Dari
: Manajer Produksi
Hal
: Penambahan tenaga kerja
Sehubungan dengan surat keputusan Direktur
No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara
menyiapkan materi rapat tentang peningkatan mutu
produksi.
Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan.
Jakarta, 31 Januari 2003
Manajer Produksi
Syafrozi
SOAL – SOAL DAN PEMBAHASANNYA
1.
Yang membedakan surat resmi dengan surat
keluarga adalah sebagai berikut, kecuali ….
a.
Dalam surat keluarga, penulis menggunakan
subjek surat kata “saya”.
Dalam surat resmi, penulisnya mewakili /
mengatasnamakan organisasi atau lembaga.
Surat resmi menggunakan nomor surat.
Surat keluarga tidak ada penulisan hal dan
lampiran surat.
Surat keluarga menggunakan kepala surat.
b.
c.
d.
e.
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena surat keluarga tidak menggunakan
kepala surat
2. Salah satu ciri surat resmi ditandai dengan
adanya ….
a.
b.
c.
d.
e.
alinea pembuka
tanggal surat
alinea penutup
salam penghormatan
stempel organisasi / lembaga
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena opsi e merupakan salah satu ciri
surat resmi.
3. Pak Asep bekerja di Jakarta, tetapi istri
dan kedua anaknya, Feri dan Wawan,
tinggal di Majalengka, Jawa Barat. Besok
Sabtu adik Pak Asep, Pak Yunus beserta
istrinya, Bu Yanti, dan anak sulungnya,
Ranti akan datang ke rumah. Bu Asep
berharap Pak Asep pulang pada hari
tersebut.
Penyampaian berita keluarga di atas oleh
Feri kepada Pak Asep yang benar
adalah ….
a. Ayah dimohon pulang hari Sabtu karena
Paman Yunus dan Bibi Yanti serta Dik
Ranti akan datang ke rumah.
b. Ayah harus pulang hari Sabtu karena
Pak Yunus dan Bu Yanti, dan anak
sulungnya, Kak Ranti akan datang ke
rumah.
c. Sudilah kiranya Bapak pulang hari Sabtu
karena Paman Yunus dan Tante Yanti,
serta Kak Ranti akan dating ke rumah.
d. Kami mohon Bapak berkenan pulang
karena Pak Yunus, beserta istrinya, Bu
Yanti, dan anak sulungnya Ranti akan
dating ke rumah.
e. Bapak diharap pulang hari Sabtu karena
Yunus, Yanti, dan Ranti akan datang ke
rumah.
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena penyampaian yang santun dan
sesuai dengan sebutan panggilan adalah
opsi a
4. Kalimat surat yang paling santun untuk
memberitahukan kepada orang tua bahwa
Anda diterima bekerja di Pemda dan
sekaligus minta uang karena belum
mendapat gaji, ialah ….
a. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun karena gaji belum turun,
saya mohon Bapak/ Ibu tetap mengirim
uang untuk biaya hidup.
b. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun karena gaji belum turun,
Bapak / Ibu tetap wajib mengirim uang
untuk biaya hidup.
c. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun karena gaji belum turun
Bapak / Ibu tetap harus mengirim uang
untuk biaya hidup.
d. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun Bapak / Ibu wajib
mengirim uang untuk biaya hidup karena
gaji belum turun.
e. Sebagai kompensasi atas diterimanya
saya di Pemda, Bapak / Ibu saya mohon
tetap mengirim uang untuk biaya hidup
karena gaji belum turun.
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a merupakan kalimat surat yang
santun.
5. Ayah dan Bunda tercinta, Ananda tidak
bisa pulang pada semester ini. Ananda
sibuk menghadapi tugas-tugas observasi.
Mohon tambahan dana untuk kegiatan
tersebut.
Penggalan surat tersebut menyatakan
bahwa pengirim surat minta ….
a.
b.
c.
d.
e.
kiriman uang
tambahan waktu
berita keluarga
doa restu
maaf
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena maksud surat di atas, pengirim surat,
memohon tambahan dana.
6.
Kalimat berikut yang berisi pengungkapan
rasa terima kasih dalam surat keluarga
ialah….
a. Merupakan penghormatan bagi kami
sekeluarga apabila Bapak / Ibu berkenan
hadir dalam pesta pernikahan anak kami.
b. Pada kesempatan ini, perkenankanlah
kami menyampaikan rasa terima kasih
kepada semua pihak yang telah
memberikan bantuan pada waktu sakit,
wafat, dan pemakaman ayahanda kami.
c. Membaca surat ini, saya mohon Anda
tidak terheran – heran dan terkejut
menerima surat dari seseorang yang
belum Anda kenal.
d. Akhir kata, saya sampaikan selamat
berkenalan, dan terima kasih.
e. Oleh sebab itu, kedatangannya di rumah
Anda saya harapkan menjadi pembuka
pintu perkenalannya dengan Anda.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b berisi ungkapan rasa terima
kasih
7. Dengan ini, kami memberitahukan
bahwa anak kami, Amal Hayati pada hari
ini tidak dapat mengikuti pelajaran
karena sakit.
Berdasarkan isinya, penggalan surat di
atas termasuk surat ….
a. resmi
b. izin
c. dinas
d. keluarga
e. pemberitahuan
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena surat di atas berisi pemberitahuan
tentang anak yang sakit dan tidak dapat
mengikuti pelajaran.
8. Kalimat penutup surat izin yang tepat
adalah ….
a. Atas kesempatan Anda untuk hadir
tepat pada waktunya, kami ucapkan
terima kasih.
b. Demikian permohonan kami dengan
harapan dikabulkan. Kami akan
mematuhi semua ketentuan yang
berlaku dalam menggunakan gedung
tersebut.
c. Dengan ini kami mengajukan
permohonan agar diberikan izin untuk
cuti tiga hari karena ada urusan keluarga
yang mendesak.
d. Kami haturkan terima kasih atas
kedatangan Anda.
e. Saya mohon Bapak mengabulkan
permohonan izin saya.
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena opsi e merupakan kalimat penutup
surat izin.
9. Karena akan diselenggarakan rapat
antarkepala bagian pada tanggal 19 Juli
2005 pukul 09.00 s.d selesai, seorang
direktur di sebuah perusahaan meminta
bantuan kepada kepala bagian
perlengkapan untuk menyiapkan ruangan.
Hal di atas dapat dibuat dalam bentuk memo
yang jelas dan ringkas sebagai berikut ….
a. Dalam rangka pelaksanaan rapat yang akan
diikuti oleh semua kepala bagian, maka
dengan memo ini saya meminta bantuan
kepada Saudara agar dipersiapkan ruangan
untuk keperluan itu. Sebelum dan
sesudahnya terima kasih.
b. Untuk penyelenggaraan rapat antarkepala
bagian (19 Juli 2005, pukul 09.00 s.d.
selesai), harap disiapkan ruangan. Terima
kasih.
c. Saya mohon Saudara membantu saya
untuk menyiapkan ruangan 19 Juli 2005,
pukul 09.00 s.d. selesai) yang akan
digunakan untuk rapat antarkepala bagian.
Terima kasih.
d. Mohon disiapkan ruangan (19 Juli 2005,
pukul 09.00 s.d. selesai) untuk rapat
antarkepala bagian. Terima kasih.
e. Harap siapkan ruangan (19 Juli 2005,
pukul 09.00 s.d. selesai), karena akan
diadakan rapat antarkepala bagian.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b adalah kalimat memo yang
jelas, lengkap, dan logis.
10. Yth. Saudara Wijanarko,
Berhubung ada tugas yang mendadak,
saya terpaksa tidak dapat hadir sebagai
juri untuk Pemilihan Pelajar Teladan,
Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00 di Gedung
Serbaguna.
Oleh karena itu saya harap Saudara
dapat mewakili saya. Terima kasih.
Surat singkat di atas bila diubah dalam
Bentuk kalimat memo adalah ….
a. Kehadiran Saudara sangat saya
nantikan untuk mewakili saya menjadi
juri pada Pemilihan Pelajar Teladan,
Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00 di Gedung
Serbaguna.
b. Atas kehadian Saudara untuk mewakili
saya menjadi juri Pemilihan Pelajar
Teladan, Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00
di Gedung Serbaguna, saya ucapkan
terima kasih.
c. Mudah–mudahan Saudara bersedia
datang ke Gedung Serbaguna, 7 Juli 2003
untuk mewakili saya menjadi juri
Pemilihan Pelajar Teladan.
d. Saya harap saudara mewakili saya
menjadi juri pada Pemilihan Pelajar
Teladan, Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00 di
Gedung Serbaguna.
e. Saya mohon dengan hormat Saudara
mewakili saya sebagai juri pada Pemilihan
Pelajar Teladan, Senin, 7 Juli 2003 pukul
08.00 di Gedung Serbaguna.
Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d adalah kalimat memo yang
jelas, lengkap, dan logis.
11. Kalimat nota yang lengkap dan jelas
terdapat pada :
a. Dengan surat ini, Kepala sekolah
menugaskan Drs. Wijanarko untuk
membimbing siswa praktik industri,
di Toko Ramai Yogyakarta, 1 Juli – 20
September 2004.
a. Bersama ini saya tugaskan kepada
Drs. Wijanarko untuk membimbing
siswa praktik industri di Yogyakarta
selama tiga bulan.
c. Dengan ini kami tugaskan Drs.
Wijanarko untuk membimbing siswa
praktik industri di Yogyakarta dari tanggal
1 Juli – 30 September 2004.
d. Dengan ini kami harap Drs. Wijanarko
berkenan membimbing siswa praktik
industri di Yogyakarta selama tiga bulan.
e. Dengan ini kami tugaskan Drs.
Wijanarko untuk membimbing siswa
praktik industri di Toko Ramai dari
tanggal 1 Juli 2004 samapai selesai.
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a merupakan kalimat nota yang
lengkap dan jelas.
12. Kalimat yang merupakan bagaian dari
nota dinas ialah ….
a. Dengan ini diperintahkan agar
Saudara segera melakukan akreditasi
terhadap SMK–SMK sekabupaten
Gunungkidul.
b. Dengan ini kami beritahukan bahwa
kiriman buku–buku yang kami pesan
telah kami terima dalam keadaan baik.
c. Dengan ini kami mohon agar Bapak
berkenan menjadi pembicara dalam
seminar yang akan kami selenggarakan.
d. Berkenaan dengan surat dari Bapak
Camat Sukamaju No. 18/GK/05 tertanggal
20 Januari 2005, maka kami beritahukan
bahwa ….
e. Untuk bahan kajian, bersama ini kami
lampirkan brosur produk–produk
unggulan kami.
Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d menjabarkan isi surat
yang dianggap perlu ditindaklanjuti
(merupakan salah satu fungsi nota
dinas).
SURAT KELUARGA DAN SURAT DINAS
A.
SURAT KELUARGA
Surat keluarga:
Surat pribadi yang dikirimkan kepada
anggota keluarga. Surat pribadi ada
pula yang dikirimkan kepada sahabat
atau teman.
Tujuan:
Untuk menjalin hubungan kekeluargaan
yang lebih akrab.
Kertas yang digunakan beraneka ragam
warna dan ukuran.
Bentuk suratnya sederhana dan tanpa
kepala surat dan nomor surat. Biasanya
hanya ditulis tangan.
Bahasa surat keluarga biasanya
menggunakan kata-kata sapaan
kekerabatan yang diikuti dengan klitik
“-nda” yang bermakna keakraban/
kedekatan.
Misal:
Kakenda, Nenenda, Cucunda
Ayahanda, Ibunda, Ananda/ Nanda
Pamanda, Bibinda, Kemenakanda
Kakanda, Adinda/ Dinda
Kata sapaan untuk teman atau sahabat
dapat menyebutkannya temanku,
sahabatku, atau langsung menyebutkan
namanya.
Bahasa surat untuk keluarga/ kerabat
yang lebih tua:
- halus dan santun
Bahasa surat untuk keluarga/ kerabat
yang sangat akrab:
- santai dan dihiasi humor.
Isi surat keluarga/ kekerabatan menyangkut:
- pertanyaan
- pemberitahuan
- permintaan
- perkenalan
- ucapan terima kasih
- ucapan selamat dan sebagainya.
Contoh Surat Keluarga
Yts. Adinda Gieta
di Jakarta
Salam kangen,
Apa kabar Dik? Semoga Dik Gieta senantiasa dalam
lindungan-Nya. Kabar Kakak di rantau baik-baik
saja, sehat lahir batin.
Sebelumnya Kakak minta maaf, sudah hampir 2
bulan baru sempat balas surat Adik. Kakak memang
sibuk sih, biasalaaah STM (Sibuk Tak Menentu).
Tetapi yang penting masih ingat Adik kan?
Bagaimana kuliahmu? Lancar kan?
Bulan depan teman Kakak akan pulang ke
tanah air dan Kakak titipkan beberapa buku
bahasa Inggris untuk menunjang studimu.
Semoga bermanfaat.
Sampaikan salam hormat Kakak untuk Ayah
dan Bunda. Semoga akhir tahun ini kita bisa
berkumpul.
Selamat belajar, selamat berprestasi.
Salam sayang,
Kakanda di rantau
Rano
Contoh surat untuk sahabat
Salam jumpa,
Apa kabar sahabatku? Semoga selalu sehat,
tetap ceria seperti saat terakhir kita jumpa.
Sudah lama kurasa kita tidak saling berkirim
berita setamat SMK tiga tahun lalu.
Han, kuharap persahabatan kita tidak putus
begitu saja karena tempat dan waktu.
Meski dikau sekarang melanjutkan kuliah
di kota yang cukup jauh, tetapi daku yakin
suatu saat ada kesempatan kita saling
melepas rindu. Daku rindu cerita-ceritamu,
cemberutmu, dan tawa renyahmu.
Kabarku di Malang baik-baik saja. Kalau
daku lihat apel, ingatanku langsung tertuju
ke dirimu. Dikau pernah promosi bahwa
kulitmu halus karena apel yang kausantap
setiap hari.
Kapan sempat main ke Malang? Akan
kusuguhi apel sekeranjang! Pasti kulitmu
makin halus dan nyamuk akan terpeleset
bila hinggap di tubuhmu.
Selamat menuntut ilmu sahabatku, kutunggu
suksesmu.
Teriring doa dari jauh.
Teman sebangkumu di SMK
Mayang
B. SURAT DINAS/ SURAT RESMI
Surat dinas/ surat resmi:
surat yang berasal dari pribadi, organisasi,
atau lembaga yang ditujukan kepada pribadi,
organisasi, atau lembaga lain.
Bahasa surat dinas:
baku, formal, dan tegas.
Isinya:
singkat, padat, dan hormat.
Kertas yang digunakan:
ukuran folio atau kuarto.
Surat dinas organisasi atau lembaga terdapat:
kepala surat, nomor, hal, lampiran, atau
tembusan. Tulisan diketik rapi.
Surat dinas pribadi:
Tanpa kepala surat dan nomor surat.
Tulisan diketik atau ditulis tangan.
Surat dinas yang akan kita bahas:
1) Surat Permohonan
2) Surat Pemberitahuan
3) Surat Keterangan
4) Memo dan Nota Dinas
1. SURAT PERMOHONAN
Surat permohonan:
surat yang dibuat oleh seseorang
atau lembaga berisi permohonan
atau permintaan sesuatu kepada
pihak lain.
Fungsi surat permohonan:
1) Bagi pihak yang memohon, surat
permohonan berfungsi sebagai duta
atau utusan untuk menyampaikan
sesuatu yang hendak dimohon atau
dimintanya.
2) Bagi pihak yang menerima, surat
permohonan berfungsi sebagai bahan
untuk mempertimbangkan perlu tidaknya
permohonan dikabulkan. Sekaligus
sebagai alat bukti meminta kembali
sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh
tempo peminjamannya.
Siapapun yang membuat (pribadi atau
lembaga), isi surat permohonan yang baik
memuat hal-hal berikut:
a. identitas pemohon
b. tujuan dan alasan memohon
c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon
d. batas waktu meminjam
e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.
Contoh surat permohonan izin
Bandung, 21 Mei 2005
Hal
Lampiran
: Permohonan izin tidak masuk
kerja
: Sehelai surat keterangan dokter
Yth. Kepala BAAK
Universitas Negeri Bandung
di
Bandung
Dengan hormat,
Bersama ini saya beri tahukan bahwa
berdasarkan hasil pemeriksaan dokter
tanggal 20 Mei 2005, saya dinyatakan sakit
dan harus istirahat selama 4 hari mulai
tanggal 21 Mei s.d. 24 Mei 2005.
Sehubungan dengan itu saya mohon
izin kepada Bapak untuk tidak masuk kerja
mulai hari ini sampai dengan tanggal yang
telah saya sebutkan di atas. Mulai tanggal
25 Mei, saya akan masuk seperti biasa.
Atas perhatian dan izin yang Bapak
berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Dra. Nurhasanah
2. SURAT PEMBERITAHUAN
Surat yang isinya memberitahukan tentang
sesuatu hal.Surat pemberitahuan sematamata bersifat mengirim kabar atau berita.
Struktur isi surat pemberitahuan pada
umumnya sebagai berikut:
(1) bagian pembuka, yaitu bagian pengantar
atau pendahuluan yang berisi masalah
pokok surat
(2) bagian isi, yaitu bagian yang berisi
rincian, uraian, keterangan, atau
penjelasan dari masalah
pokok yang akan diberitahukan.
(3) bagian penutup, yaitu bagian yang pada
umumnya berisi harapan agar pihak yang
dituju memaklumi hal yang disampaikan.
Contoh surat pemberitahuan
PT HATINDO METAL UTAMA
Jln. Kramat VI No. 51
Jakarta Pusat 10440
No. : 052 / B / XI / 2004
Hal : Pindah alamat dan perubahan nomor
telepon
Yth. Para Rekanan PT HATINDO METAL UTAMA
di
Jakarta
Dengan hormat,
Kami beri tahukan kepada para
rekanan bahwa terhitung mulai tanggal 1
Desember 2004 kantor PT HATINDO METAL
UTAMA pindah dari Jln. Kebon Sirih ke Jln.
Kramat VI No. 51, Jakarta Pusat 10440.
Akibat kepindahan tersebut, nomor
telepon kami juga berubah. Nomor telepon
kami yang baru adalah 3102932, 3100663,
dan 3106731.
Demikianlah pemberitahuan kami, agar
para rekanan mengetahuinya.
Atas perhatian para rekanan, kami
ucapkan terima kasih.
Salam hormat,
Putra Madya Istimewa
3. SURAT KETERANGAN
Surat keterangan:
surat yang isinya menerangkan seseorang
atau suatu hal.
Di dalam surat keterangan, pejabat yang
menerangkan menuliskan jabatannya bila
perlu data pribadinya.
Isi pokok surat keterangan adalah sebagai
berikut:
(1) data pribadi atau jabatan pihak yang
menerangkan
(2) data pribadi pihak yang diterangkan
(3) isi keterangan
(4) penutup, umumnya berisi himbauan atau
harapan
Contoh surat keterangan
PT DAMAI SUKSES
Jln. Inpres A No. 26
Jakarta Selatan 12120
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA
No. 75 / KODE. C / VII / 2004
Jakarta, 5 Juni 2005
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama
: Ir. Gendra Priyadi
Jabatan : Direktur PT Damai Sukses
ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26
Jakarta Selatan 12120
menerangkan dengan sesungguhnya bahwa
Nama : Dede Sutisna
Alamat : Jln. Pakubuwono VI
Jakarta Selatan 12120
benar telah bekerja pada perusahaan yang kami
pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan
21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten
Manajer Produksi.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan
kami, Saudara Dede Sutisna telah
menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap
perusahaan. Ia mengundurkan diri atas
kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar
pihak yang berkepentingan memakluminya.
Ir. Gendra Priyadi
Direktur
4. MEMO DAN NOTA DINAS
Memo dan nota dinas:
surat khusus yang dipakai antarpejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian
memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan
dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan
pengirim memo pribadi itu.
Memo:
Memo merupakan singkatan dari kata
memorandum yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan.
Nota:
Istilah nota berasal dari kata note yang
berarti catatan.
Persamaan Memo dan Nota:
- digunakan untuk keperluan intern lembaga
- tidak perlu dicantumkan identitas lembaga,
cukup nama lembaga
Perbedaan Memo dan Nota
Memo
Nota
- vertikal ke atas atau - Vertikal ke bawah,
ke bawah, horizontal horizontal
- Fungsi
- Fungsi menjabarkan
mengingatkan
secara rinci isi surat
keputusan atau
surat instruksi yang
dianggap perlu
ditindaklanjuti
Contoh memo
PT JASA MANDIRI
Kepada
Dari
Hal
: Kabag Pemasaran
: Direktur Pemasaran
: Promosi
Sesuai dengan undangan seminar dari panitia
pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara
mempersiapkan makalah dan brosur yang akan
dibagikan.
Terima kasih
Jakarta, 3 Februari 2005
Jokosumbogo
Contoh Nota Dinas
PT INDOCETAK
No. 21 / INDO / VII / 2005
Kepada: Asisten Manajer Produksi
Dari
: Manajer Produksi
Hal
: Penambahan tenaga kerja
Sehubungan dengan surat keputusan Direktur
No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara
menyiapkan materi rapat tentang peningkatan mutu
produksi.
Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan.
Jakarta, 31 Januari 2003
Manajer Produksi
Syafrozi
SOAL – SOAL DAN PEMBAHASANNYA
1.
Yang membedakan surat resmi dengan surat
keluarga adalah sebagai berikut, kecuali ….
a.
Dalam surat keluarga, penulis menggunakan
subjek surat kata “saya”.
Dalam surat resmi, penulisnya mewakili /
mengatasnamakan organisasi atau lembaga.
Surat resmi menggunakan nomor surat.
Surat keluarga tidak ada penulisan hal dan
lampiran surat.
Surat keluarga menggunakan kepala surat.
b.
c.
d.
e.
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena surat keluarga tidak menggunakan
kepala surat
2. Salah satu ciri surat resmi ditandai dengan
adanya ….
a.
b.
c.
d.
e.
alinea pembuka
tanggal surat
alinea penutup
salam penghormatan
stempel organisasi / lembaga
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena opsi e merupakan salah satu ciri
surat resmi.
3. Pak Asep bekerja di Jakarta, tetapi istri
dan kedua anaknya, Feri dan Wawan,
tinggal di Majalengka, Jawa Barat. Besok
Sabtu adik Pak Asep, Pak Yunus beserta
istrinya, Bu Yanti, dan anak sulungnya,
Ranti akan datang ke rumah. Bu Asep
berharap Pak Asep pulang pada hari
tersebut.
Penyampaian berita keluarga di atas oleh
Feri kepada Pak Asep yang benar
adalah ….
a. Ayah dimohon pulang hari Sabtu karena
Paman Yunus dan Bibi Yanti serta Dik
Ranti akan datang ke rumah.
b. Ayah harus pulang hari Sabtu karena
Pak Yunus dan Bu Yanti, dan anak
sulungnya, Kak Ranti akan datang ke
rumah.
c. Sudilah kiranya Bapak pulang hari Sabtu
karena Paman Yunus dan Tante Yanti,
serta Kak Ranti akan dating ke rumah.
d. Kami mohon Bapak berkenan pulang
karena Pak Yunus, beserta istrinya, Bu
Yanti, dan anak sulungnya Ranti akan
dating ke rumah.
e. Bapak diharap pulang hari Sabtu karena
Yunus, Yanti, dan Ranti akan datang ke
rumah.
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena penyampaian yang santun dan
sesuai dengan sebutan panggilan adalah
opsi a
4. Kalimat surat yang paling santun untuk
memberitahukan kepada orang tua bahwa
Anda diterima bekerja di Pemda dan
sekaligus minta uang karena belum
mendapat gaji, ialah ….
a. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun karena gaji belum turun,
saya mohon Bapak/ Ibu tetap mengirim
uang untuk biaya hidup.
b. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun karena gaji belum turun,
Bapak / Ibu tetap wajib mengirim uang
untuk biaya hidup.
c. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun karena gaji belum turun
Bapak / Ibu tetap harus mengirim uang
untuk biaya hidup.
d. Ayah dan Ibu tercinta, saya diterima di
Pemda. Namun Bapak / Ibu wajib
mengirim uang untuk biaya hidup karena
gaji belum turun.
e. Sebagai kompensasi atas diterimanya
saya di Pemda, Bapak / Ibu saya mohon
tetap mengirim uang untuk biaya hidup
karena gaji belum turun.
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a merupakan kalimat surat yang
santun.
5. Ayah dan Bunda tercinta, Ananda tidak
bisa pulang pada semester ini. Ananda
sibuk menghadapi tugas-tugas observasi.
Mohon tambahan dana untuk kegiatan
tersebut.
Penggalan surat tersebut menyatakan
bahwa pengirim surat minta ….
a.
b.
c.
d.
e.
kiriman uang
tambahan waktu
berita keluarga
doa restu
maaf
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena maksud surat di atas, pengirim surat,
memohon tambahan dana.
6.
Kalimat berikut yang berisi pengungkapan
rasa terima kasih dalam surat keluarga
ialah….
a. Merupakan penghormatan bagi kami
sekeluarga apabila Bapak / Ibu berkenan
hadir dalam pesta pernikahan anak kami.
b. Pada kesempatan ini, perkenankanlah
kami menyampaikan rasa terima kasih
kepada semua pihak yang telah
memberikan bantuan pada waktu sakit,
wafat, dan pemakaman ayahanda kami.
c. Membaca surat ini, saya mohon Anda
tidak terheran – heran dan terkejut
menerima surat dari seseorang yang
belum Anda kenal.
d. Akhir kata, saya sampaikan selamat
berkenalan, dan terima kasih.
e. Oleh sebab itu, kedatangannya di rumah
Anda saya harapkan menjadi pembuka
pintu perkenalannya dengan Anda.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b berisi ungkapan rasa terima
kasih
7. Dengan ini, kami memberitahukan
bahwa anak kami, Amal Hayati pada hari
ini tidak dapat mengikuti pelajaran
karena sakit.
Berdasarkan isinya, penggalan surat di
atas termasuk surat ….
a. resmi
b. izin
c. dinas
d. keluarga
e. pemberitahuan
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena surat di atas berisi pemberitahuan
tentang anak yang sakit dan tidak dapat
mengikuti pelajaran.
8. Kalimat penutup surat izin yang tepat
adalah ….
a. Atas kesempatan Anda untuk hadir
tepat pada waktunya, kami ucapkan
terima kasih.
b. Demikian permohonan kami dengan
harapan dikabulkan. Kami akan
mematuhi semua ketentuan yang
berlaku dalam menggunakan gedung
tersebut.
c. Dengan ini kami mengajukan
permohonan agar diberikan izin untuk
cuti tiga hari karena ada urusan keluarga
yang mendesak.
d. Kami haturkan terima kasih atas
kedatangan Anda.
e. Saya mohon Bapak mengabulkan
permohonan izin saya.
Jawaban : e
Pembahasan :
Karena opsi e merupakan kalimat penutup
surat izin.
9. Karena akan diselenggarakan rapat
antarkepala bagian pada tanggal 19 Juli
2005 pukul 09.00 s.d selesai, seorang
direktur di sebuah perusahaan meminta
bantuan kepada kepala bagian
perlengkapan untuk menyiapkan ruangan.
Hal di atas dapat dibuat dalam bentuk memo
yang jelas dan ringkas sebagai berikut ….
a. Dalam rangka pelaksanaan rapat yang akan
diikuti oleh semua kepala bagian, maka
dengan memo ini saya meminta bantuan
kepada Saudara agar dipersiapkan ruangan
untuk keperluan itu. Sebelum dan
sesudahnya terima kasih.
b. Untuk penyelenggaraan rapat antarkepala
bagian (19 Juli 2005, pukul 09.00 s.d.
selesai), harap disiapkan ruangan. Terima
kasih.
c. Saya mohon Saudara membantu saya
untuk menyiapkan ruangan 19 Juli 2005,
pukul 09.00 s.d. selesai) yang akan
digunakan untuk rapat antarkepala bagian.
Terima kasih.
d. Mohon disiapkan ruangan (19 Juli 2005,
pukul 09.00 s.d. selesai) untuk rapat
antarkepala bagian. Terima kasih.
e. Harap siapkan ruangan (19 Juli 2005,
pukul 09.00 s.d. selesai), karena akan
diadakan rapat antarkepala bagian.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b adalah kalimat memo yang
jelas, lengkap, dan logis.
10. Yth. Saudara Wijanarko,
Berhubung ada tugas yang mendadak,
saya terpaksa tidak dapat hadir sebagai
juri untuk Pemilihan Pelajar Teladan,
Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00 di Gedung
Serbaguna.
Oleh karena itu saya harap Saudara
dapat mewakili saya. Terima kasih.
Surat singkat di atas bila diubah dalam
Bentuk kalimat memo adalah ….
a. Kehadiran Saudara sangat saya
nantikan untuk mewakili saya menjadi
juri pada Pemilihan Pelajar Teladan,
Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00 di Gedung
Serbaguna.
b. Atas kehadian Saudara untuk mewakili
saya menjadi juri Pemilihan Pelajar
Teladan, Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00
di Gedung Serbaguna, saya ucapkan
terima kasih.
c. Mudah–mudahan Saudara bersedia
datang ke Gedung Serbaguna, 7 Juli 2003
untuk mewakili saya menjadi juri
Pemilihan Pelajar Teladan.
d. Saya harap saudara mewakili saya
menjadi juri pada Pemilihan Pelajar
Teladan, Senin, 7 Juli 2003 pukul 08.00 di
Gedung Serbaguna.
e. Saya mohon dengan hormat Saudara
mewakili saya sebagai juri pada Pemilihan
Pelajar Teladan, Senin, 7 Juli 2003 pukul
08.00 di Gedung Serbaguna.
Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d adalah kalimat memo yang
jelas, lengkap, dan logis.
11. Kalimat nota yang lengkap dan jelas
terdapat pada :
a. Dengan surat ini, Kepala sekolah
menugaskan Drs. Wijanarko untuk
membimbing siswa praktik industri,
di Toko Ramai Yogyakarta, 1 Juli – 20
September 2004.
a. Bersama ini saya tugaskan kepada
Drs. Wijanarko untuk membimbing
siswa praktik industri di Yogyakarta
selama tiga bulan.
c. Dengan ini kami tugaskan Drs.
Wijanarko untuk membimbing siswa
praktik industri di Yogyakarta dari tanggal
1 Juli – 30 September 2004.
d. Dengan ini kami harap Drs. Wijanarko
berkenan membimbing siswa praktik
industri di Yogyakarta selama tiga bulan.
e. Dengan ini kami tugaskan Drs.
Wijanarko untuk membimbing siswa
praktik industri di Toko Ramai dari
tanggal 1 Juli 2004 samapai selesai.
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a merupakan kalimat nota yang
lengkap dan jelas.
12. Kalimat yang merupakan bagaian dari
nota dinas ialah ….
a. Dengan ini diperintahkan agar
Saudara segera melakukan akreditasi
terhadap SMK–SMK sekabupaten
Gunungkidul.
b. Dengan ini kami beritahukan bahwa
kiriman buku–buku yang kami pesan
telah kami terima dalam keadaan baik.
c. Dengan ini kami mohon agar Bapak
berkenan menjadi pembicara dalam
seminar yang akan kami selenggarakan.
d. Berkenaan dengan surat dari Bapak
Camat Sukamaju No. 18/GK/05 tertanggal
20 Januari 2005, maka kami beritahukan
bahwa ….
e. Untuk bahan kajian, bersama ini kami
lampirkan brosur produk–produk
unggulan kami.
Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d menjabarkan isi surat
yang dianggap perlu ditindaklanjuti
(merupakan salah satu fungsi nota
dinas).