administrasisurat 111018080001 phpapp01.ppt

(1)

Profile

Nama

Nama : Wahyudin R: Wahyudin R Alamat

Alamat : kp kekencehan Rt/Rw 04/01: kp kekencehan Rt/Rw 04/01 Tempat Tgl Lahir

Tempat Tgl Lahir : Garut,26 JUni 1989: Garut,26 JUni 1989 Pendidikan

Pendidikan :-SDN Cangkuang 3:-SDN Cangkuang 3

-SMP Negeri 1 Cicalengka-SMP Negeri 1 Cicalengka -SMA Negeri 1 Cicalengka -SMA Negeri 1 Cicalengka Pekerjaan

Pekerjaan :- Asisten Pelatih Volly SMP N 1 Cicalengka:- Asisten Pelatih Volly SMP N 1 Cicalengka - Pelatih Volly SMA N 1 Cicalengka- Pelatih Volly SMA N 1 Cicalengka

- Pengasuh Anak Pramuka SMP Yadika 1 Cicalengka- Pengasuh Anak Pramuka SMP Yadika 1 Cicalengka Riwayat Organisasi

Riwayat Organisasi : -ketua Rohis 2005: -ketua Rohis 2005

-Pengurus Osis SMP N 1 Cicalengka 2005-2006-Pengurus Osis SMP N 1 Cicalengka 2005-2006

-Pengurus Osis SMA N 1 Cicalengka 2008-2009-Pengurus Osis SMA N 1 Cicalengka 2008-2009

-Anggota Pramuka Ambalan Ir.H.Djuanda-Anggota Pramuka Ambalan Ir.H.Djuanda

-Wakil Ketua Saka Bakti Husada Kec.Cicalengka-Wakil Ketua Saka Bakti Husada Kec.Cicalengka Pelatihan

Pelatihan : -LPK 2008 Yonif 330 : -LPK 2008 Yonif 330

-KPDK Cabang 2009 -KPDK Cabang 2009

- Peer Group SBH se-Priangan Timur- Peer Group SBH se-Priangan Timur Prestasi Yg Pernah di raih

Prestasi Yg Pernah di raih : -Juara 2 bola Volly antar gugus se-Kab Bandung: -Juara 2 bola Volly antar gugus se-Kab Bandung

-Juara 1 karate Satelit cup se-Bandung Timur-Juara 1 karate Satelit cup se-Bandung Timur Motto Hidup

Motto Hidup :” :” Belajarlah seperti kau bersepeda gembira di pagi hari. Belajarlah seperti kau bersepeda gembira di pagi hari.

Niscaya akan

Niscaya akan sangatsangat menyenangkan.” menyenangkan.”

No Tlp

No Tlp : 089655001150 / 085721469311 / 087823967846: 089655001150 / 085721469311 / 087823967846 E-mail

E-mail : : kaka_tea46@yahoo.comkaka_tea46@yahoo.com

theawahyudin@gmial.comtheawahyudin@gmial.com

Fs/Fb

(2)

KENALAN

dengan

SURAT DINAS

Wahyudin.R

Pramuka Cicalengka

Saka Bakti Husada Cicalengka

Email/Fb :

kaka_tea46@yahoo.com

(3)

SURAT

bentuk penuangan ide atau kehendak bentuk penuangan ide atau kehendak

seseorang dalam bentuk tulisan untuk seseorang dalam bentuk tulisan untuk di informasikan kepada pihak lain.

di informasikan kepada pihak lain.

setiap tulisan yang berisi pernyataan

dari penulisnya dan dibuat dengan

tujuan penyampaian informasi kepada

pihak lain

Surat keluarga

(4)

Surat Keluarga

Surat Keluarga Surat DinasSurat Dinas

Kertas Bebas

Kertas Bebas Kertas yang digunakan:Kertas yang digunakan: ukuran folio atau

ukuran folio atau

kuarto. kuarto. Bentuk suratnya Bentuk suratnya sederhana dan sederhana dan tanpa kepala tanpa kepala

surat dan nomor

surat. Biasanya surat. Biasanya hanya ditulis hanya ditulis tangan. tangan. Bentuk baku Bentuk baku

(bentuk semi blok)

surat keputusan surat keputusan menteri Negara menteri Negara pendayagunaan pendayagunaan

aparatur Negara No.

71/1993 tanggal 2

september 1993 september 1993 Bahasa tidak Bahasa tidak baku, baku,

Ex. sapaan

(-Nda)

Nda)

Bahasa surat dinas:

baku, formal, dan tegas

(5)

SURAT RESMI/DINAS

Merupakan surat yang bersisi hal penting berkenaan dengan

administrasi pemerintah Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th

(6)

JENIS SURAT



Berdasar Jangkauan

1. Surat intern 2. Surat Ekstern



Berdasar Prosedur pengurusannya

1. Surat masuk 2. Surat Keluar



Menurut keamaan

Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat

terbatas, Surat Biasa

(7)

Berdasarkan

Peraturan Mendiknas RI

Nomor 42 Th 2006

1. Surat dinas 2. Nota dinas 3. Memo

4. Surat Pengantar 5. Surat Edaran

6. Surat Undangan 7. Surat Tugas

8. Surat Kuasa

9. Surat Pengumuman 10. Surat Pernyataan 11. Surat Keterangan 12. Berita acara

(8)

BAGIAN-BAGIAN SURAT

 Kepala surat (letter head)/KOP

Sebagai alat pengenal atau identitas instansi Sebagai alat pemberi informasi

 Tanggal Surat

Kapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat Sebagai referensi

 Nomor Surat

sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;

sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang

bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;

menunjukan unit asal surat; sebagai referensi

(9)

 Lampiran surat.

Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa

banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf. Misalnya :

Lampiran : Satu lembar.

 Hal

Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara

keseluruhan, dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah : a. sebagai referensi;

b. sebagai petunjuk bagi petugas filing;

 Alamat dalam.

a. sebagai petunjuk bagi petugas filing;

(10)

 Isi surat

 Penutup Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga

diterapkan cap jabatan

 Initial (jika perlu)  Tembusan

Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang

dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain memberikan tanggapan seperlunya

(11)

BAHASA SURAT

 Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu;

 Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing

gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi beberapa faktor yaitu:

1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat.

2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya surat intruksi, surat

(12)

Syarat-syarat isi surat yang

baik

1).

jelas

,

2).

tepat

,

3).

tuntas

,

4).

sopan

,

5).

singkat

dan sederhana,

6).

lancar

,

(13)

MENULIS SURAT DINAS

bentuk : setengah lurus (semi block) Kepala surat

Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat; yaitu : 1). nama, kedudukan dan alamat instansi,

2). tanggal, 3). nomor , 4). sifat,

5) lampiran,dan 6). hal

ISI

Penutup

1) Penandatangan surat 2) Tembusan

(14)

a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan

sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.

b. Tanggal surat:

Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga

ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma diatas.

Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat Contoh: 20 Mei 2006.

(15)

Nomor surat

Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti

tanda titik dua. Garis miring yang

digunakan pada nomor dan kode surat

tidak didahului dan tidak diikuti spasi.

Kemudian angka tahun ditulis lengkap

tidak diikuti tanda baca apapun.

Contoh : Nomor :

(16)

d. Sifat surat

Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga

digabungkan dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau biasa.

Contoh : Sifat: Rahasia/Segera. e. Lampiran

Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik

dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca

apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.

Diketik dibawah nomor

Contoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar

Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

(17)

f. Hal surat

Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih

singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu digaris bawahi.

Diketik dibawah lampiran Contoh :

(18)

h. Isi surat

Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat

Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup.

Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di

bawah dan sejajar dengan alamat tujuan.

g. Alamat surat

1). Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada

unit organisasi yang dituju bukan instansi

2). Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat

Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan

sebagai berikut :

a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos.

Contoh : Yth. Rektor Unsoed

Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal

Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal di

di Purwokerto 53122 Purwokerto 53122

Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti

dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar

(19)

i. Penandatanganan surat.

Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri dengan tanda baca koma (,)

Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap dengan gelar akademik.

Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada

kepala surat. Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal

kata. Sedangkan NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca apapun.

contoh: Dekan,

Tanda Tangan

Nama Pejabat NIP ………….

(20)

i. Tembusan

Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata

kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan nama orang.

Contoh :

Tembusan :

1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai laporan

2. dst. atau

(21)

SURAT KEPUTUSAN

kebijakan dan merupakan pelaksanaan

peraturan yang lebih tinggi atau yang

sederajat, yang bersifat mengikat secara

individual dan konkrit, serta berlaku

untuk jangka waktu tertentu.

Contohnya keputusan di bidang

kepegawaian, penetapan tim kerja

(22)

Memo dan nota dinas:

surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian

memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik

dengan pengirim memo pribadi itu.

MEMO DAN NOTA DINAS

(23)

Memo:

Memo merupakan singkatan dari kata

memorandum yang berasal dari kata

memory yang berarti ingatan.

Nota:

Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.

(24)

Persamaan Memo dan Nota:

- digunakan untuk keperluan intern lembaga - tidak perlu dicantumkan identitas lembaga,

cukup nama lembaga

(25)

Memo

- vertikal ke atas vertikal ke atas atau

atau

ke bawah, ke bawah, horizontal

horizontal

- Fungsi Fungsi

mengingatkan mengingatkan

Nota

- Vertikal ke bawah, Vertikal ke bawah,

horizontalhorizontal - Fungsi Fungsi

menjabarkan

secara rinci isi secara rinci isi surat

surat

keputusan atau _{keputusan atau}

surat instruksi surat instruksi yang

yang

dianggap perlu dianggap perlu

ditindaklanjuti ditindaklanjuti

(26)

TAMBAHAN

TAPI

PENTING

(27)

Asas Surat DINAS

Keamanan

Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut) Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut) Kecepatan dn Ketepatan

Kecepatan dn Ketepatan

Cepat selesai

Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el

Pertanggungjawaban

Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan

Keterkaiatan Keterkaiatan Harus diarsip Harus diarsip Pembakuan Pembakuan

Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai

instansi instansi

(28)

Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang

berhak menandatangani surat

Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar

pelimpahan wewenang yang dinamakan

BERTINDAK ATAS KUASA

Ada beberapa bentuk

Mis.

Atas nama (a.n.)

Urusan bagian (u.b.)

PENANDATANGAN SURAT

(29)

Atas nama (a.n.)

apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya

kepada bawahannya untuk menandatangani

surat, pelimpahan wewenang semacam ini

harus memenuhi ketentuan :

- pelimpahan wewenang harus dalam bentuk

tertulis.

- menteri wewenang yang dilimpahkan harus

merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat

yang menerima pelimpahan wewenang.

- tanggung jawab sebagai akibat

penadatanganan surat tetap ada ditangan

pimpinan yang melimpahkan wewenang.

(30)

untuk beliau (u.b.)

Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi

wewenang itu melimpahkan kembali wewenang

tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan

wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :

- pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya

sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi

wewenang yang pertama.

- Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung

jawabnya.

- Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk

sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang

mewakili.

- Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi

kuasa.

(31)

Contoh penggunaan atas nama (a.n.) Contoh penggunaan atas nama (a.n.)

a.n. Dekan

Pembantu Dekan I

Nama Pejabat

NIP. ………….

Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.)

a.n. Dekan

Kepala TU

u.b. Sub. Bag.Pendidikan

Nama Pejabat

NIP. ………….

(32)

Cap dinas

a. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi Cap jabatan yaitu cap yang bunyi

tulisannya menyebut nama jabatan,

digunakan untuk menyertai tanda tangan

pejabat yang bersangkutan atau yang

bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.).

b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya

menyebut nama unit organisasi, digunakan

untuk menyertai tanda tangan pejabat yang

mempunyai wewenang menggunakannya.

Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas

terkait

(33)

Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap

jabatan diatur undang-undang.

Ex.

Cap dinas bentuk segi lima sama sisi

dibuat dengan garis lengkung ke luar

dengan sudut 72 derajat dalam posisi

berdiri dan berukuran garis tengan 40

mm.

Garis lengkung keluar dibuat garis ganda

dengan garis luar lebih tebal.

(34)

(35)

1. SURAT PERMOHONAN

Surat permohonan:

surat yang dibuat oleh seseorang

atau lembaga berisi permohonan

atau permintaan sesuatu kepada

pihak lain.

(36)

Fungsi surat permohonan:

1) Bagi pihak yang memohon, surat

permohonan berfungsi sebagai duta atau utusan untuk menyampaikan

sesuatu yang hendak dimohon atau dimintanya.

(37)

2) Bagi pihak yang menerima, surat

permohonan berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan perlu

tidaknya permohonan dikabulkan.

Sekaligus sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.

(38)

Siapapun yang membuat (pribadi atau

lembaga), isi surat permohonan yang baik memuat hal-hal berikut:

a. identitas pemohon

b. tujuan dan alasan memohon

c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon

d. batas waktu meminjam

e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.

(39)

2. SURAT KETERANGAN Surat keterangan:

surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal.

Di dalam surat keterangan, pejabat yang menerangkan menuliskan jabatannya bila perlu data pribadinya.

(40)

Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut:

(1) data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan

(2) data pribadi pihak yang diterangkan (3) isi keterangan

(4) penutup, umumnya berisi himbauan atau

(41)

Contoh surat keterangan

PT DAMAI SUKSES Jln. Inpres A No. 26 Jakarta Selatan 12120

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA No. 75 / KODE. C / VII / 2004

(42)

Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Ir. Gendra Priyadi

Jabatan : Direktur PT Damai Sukses ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26

Jakarta Selatan 12120

menerangkan dengan sesungguhnya bahwa Nama : Dede Sutisna

Alamat : Jln. Pakubuwono VI

Jakarta Selatan 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang

kami pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan

21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Produksi.

(43)

Selama menjadi karyawan pada

perusahaan kami, Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan

memakluminya.

Ir. Gendra Priyadi Direktur

(44)

3. Surat Tugas

Nomor surat tugas

Harus ada dasar yang jelas

Identitas Penerima tugas harus jelas Waktu dan tempat tugas

Masa berlaku surat tugas Uraian singkat tugas

Kompensasi surat tugas Pejabat pemberi tugas Tembusan

(45)

CONTOH

1.Surat Tugas

2.Surat Undangan

3.Surat Keputusan

4.Surat-surat Dep Keuangan

(46)

Contoh Nota Dinas

PT INDOCETAK NOTA DINAS

No. 21 / INDO / VII / 2005 Kepada : Asisten Manajer Produksi

Dari : Manajer Produksi

Hal : Peningkatankatan Produksi

Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara

menyiapkan materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi .

Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan. 31 Januari 2003

Manajer Produksi

(47)

Contoh memo

KOP INSTANSI

MEMO Kepada : Kabag Tata Usaha

Dari : Pembantu Dekan I Hal : Promosi

Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terima kasih.

3 Februari 2005

Pembantu Dekan I Drs. Fahri, M.Sc.

(48)

ALUR PEMBUATAN SURAT

DINAS

(49)



Masing-masing instansi berbeda



Sangat tergantung peraturan instansi



Manajemen sangat berperan terhadap

alur surat

(50)

MENILIK FAKULTAS BIOLOGI

Form Petugas Konsep

Kasubbag Pimpinan

Nomor surat KTU

Petugas

Mahasiswa

Cap dinas arsip

(51)

PENGAJUAN SURAT

DI FAKULTAS BIOLOGI

1.Lihat perihal surat_{Lihat perihal surat}

2.Mempertimbangkan struktur _{Mempertimbangkan struktur}

organisasi

3.Sesuai peraturan yang tetap dn Sesuai peraturan yang tetap dn kesepakatan yang mengikat

kesepakatan yang mengikat

PENTING !!!!!

LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK

YANG TERKAIT DALAM

MENYUSUN DAN MENGIRIM

SURAT

(52)

CONTOH PENGIRIMAN SURAT

Surat peminjaman alat

Surat permintaan dana SPP/DPP

Surat permintaan dana POM

Surat Peminjaman ruangan

Surat ijin kuliah

Surat ijin praktikum

(53)

MATUR NUWUN

(1)

ALUR PEMBUATAN SURAT

DINAS

(2)

Masing-masing instansi berbedaMasing-masing instansi berbeda

Sangat tergantung peraturan instansiSangat tergantung peraturan instansi Manajemen sangat berperan terhadap Manajemen sangat berperan terhadap

alur surat

(3)

MENILIK FAKULTAS BIOLOGI

Form Petugas Konsep

Kasubbag Pimpinan

Nomor surat KTU

Petugas

Mahasiswa

Cap dinas arsip

(4)

PENGAJUAN SURAT

DI FAKULTAS BIOLOGI

1.Lihat perihal surat_{Lihat perihal surat}

2.Mempertimbangkan struktur _{Mempertimbangkan struktur}

organisasi

3.Sesuai peraturan yang tetap dn Sesuai peraturan yang tetap dn kesepakatan yang mengikat

kesepakatan yang mengikat

PENTING !!!!!

LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK

YANG TERKAIT DALAM

MENYUSUN DAN MENGIRIM

SURAT

(5)

CONTOH PENGIRIMAN SURAT

1. Surat peminjaman alat Surat peminjaman alat 2.

2. Surat permintaan dana SPP/DPPSurat permintaan dana SPP/DPP 3.

3. Surat permintaan dana POMSurat permintaan dana POM 4.

4. Surat Peminjaman ruanganSurat Peminjaman ruangan 5.

5. Surat ijin kuliahSurat ijin kuliah 6.

6. Surat ijin praktikumSurat ijin praktikum 7.

(6)