Evaluasi Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan Terkait Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN
TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERUM
BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat-Syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya
Manajemen Bisnis

Oleh :
PUTRI PRISKHAWATI
NIM F3512070

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN BISNIS
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2015

ABSTRAK


EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN
TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERUM
BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA

PUTRI PRISKHAWATI
F3512070

Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan kajian atau implementasi
penerapan prosedur pengarsipan dokumen khususnya dokumen pengadaan pada
Perum Bulog Sub Divre III Surakarta saat ini sudah memenuhi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 atau belum.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan
bahwa penerapan prosedur pengarsipan dokumen pengadaan pada Perum Bulog
Sub Divre III Surakarta sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008, tetapi belum bisa dikatakan maksimal, karena prosedur
penyusunannya belum sesuai menurut SOP sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 yang diperoleh dari TIM ISO. Selain itu penyusunan dokumennya juga
belum tersusun rapi sehingga masih rumit dalam proses pengarsipan.
Selain itu perusahaan perlu melakukan audit dalam pelaksanaan ISO
secara periodik, bekerja sama dengan tim ISO tentang pelaksanaan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan pengarsipan dokumen
khususnya dokumen pengadaan yang dilaksanakan sesuai prosedur yang telah
ditetapkan.

Kata kunci: Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

ii

ABSTRACT

EVALUATION PROCEDURES FILLING THE PROCUREMENT OF
DOCUMENTS RELATED QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ISO
9001:2008 IN PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA

PUTRI PRISKHAWATI
F3512070

The purpose of this study was to conduct a study or implementation the
occupational document archiving procedures, especially in the procurement
documents Bulog Sub Divre III Surakarta today already meet the Quality

Management System ISO 9001:2008 or not.
Based on the research that has been done, it can be concluded that the
application procedures document archiving procurement Bulog Sub Divre III
Surakarta has implemented a quality management system ISO 9001:2008, but it
can not be said to be the maximum, because the procedure formulation is not
appropriate according to SOP quality management system ISO 9001:2008
obtained from TEAM ISO. Besides the preparation of the document has not been
organized so it is still complicated in the archiving process.
In addition the company needs to conduct an audit in the implementation
of ISO periodically, working with the team on the implementation of ISO Quality
Management System ISO 9001:2008 in improving the archiving of documents,
especially procurement documents are conducted in accordance with established
procedures.

Keyword : Quality Management System ISO 9001:2008

iii

HALAMAN PERSETUJUAN


Tugas Akhir dengan Judul:
“EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN
TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 PADA PERUM
BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA”

Surakarta, 14 Januari 2017
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing

Desy Mayasari S.E, M.Sc.
NIP. 1987121120130201

iv

HALAMAN PENGESAHAN

Tugas Akhir dengan judul:
“EVALUASI PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN PENGADAAN
TERKAIT SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 PADA PERUM
BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA”


Telah disahkan oleh Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III
Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 24 Februari 2017
Tim Penguji Tugas Akhir

1.

2.

Suryandari Istiqomah S.E, M.sc

(

NIP. 1984091620140401

Penguji

Desy Mayasari S.E, M.Sc


(

NIP. 1987121120130201

Pembimbing

v

)

)

SURAT PERNYATAAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan di bawah ini adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sebelas Maret:
Nama

: Putri Priskhawati


NIM

: F3512070

Program Studi

: D3 Manajemen Bisnis

Judul Tugas Akhir

: Evaluasi Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan
Terkait Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada
Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

Menyatakan dengan sebenarnya, bahwa Tugas Akhir yang saya buat ini adalah
benar-benar merupakan hasil karya sendiri dan bukan merupakan hasil
jiplakan/saduran dari karya orang lain.
Apabila ternyata dikemudian hari terbukti pernyataan ini tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa penarikan Ijazah dan pencabutan gelar
Ahli Madya.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya.

Surakarta, 13 Januari 2017
Mahasiswa

Putri Priskhawati
NIM. F3512070

vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO:
Barang siapa meringankan beban orang yang dalam kesulitan, maka Allah
akan meringankan bebannya di dunia dan di akhirat (HR. Muslim)
Entah akan berkarir atau menjadi ibu rumah tangga, seorang wanita wajib
berpendidikan tinggi karena mereka akan menjadi seorang ibu. Ibu-ibu yang
cerdas akan melahirkan anak-anak yang cerdas (Dian Sastrowardoyo)
Jangan menunggu sebuah keajaiban, karena seluruh hidup anda adalah
keajaiban (Penulis)


Karya ini dipersembahkan kepada:
- Almarhum

Bapak

dan

Ibu

tersayang
- Mas Puput, Mas Wendi dan
Dek Nia tersayang
- Sahabat Rumahku dan Temanteman

Seperjuangan

Manajemen Bisnis
- Almamater UNS tercinta.


vii

D3

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan
judul Evaluasi Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan Terkait Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada Perum Bulog Sub Divre III
Surakarta, ini dapat diselesaikan dengan baik.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat Mencapai Gelar
Ahli Madya pada Program Diploma III Program Study Manajemen Bisnis
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada
pihak-pihak yang membantu menyusun laporan tugas akhir ini:
1. Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis.
2. Drs. Heru Purnomo, M.M. selaku Ketua Program Studi D3 Manajemen
Bisnis Universitas Sebelas Maret.

3. Desy Mayasari S.E, M.Sc. selaku Pembimbing Tugas Akhir yang telah
memberikan pengarahan selama penyusunan tugas akhir.
4. Deni Dwi Hartomo S.E.,M.Sc selaku Pembimbing Akademik yang selalu
memberikan semangat dan nasehat yang baik.
5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas
Maret Surakarta yang telah memberikan ilmunya kepada penulis.
6. Yudy Prakasa Yudha selaku kepala Sub Divre Surakarta yang telah
memberikan ijin untuk magang dan melakukan penelitian.
7. Nanang Harianto selaku pembimbing magang selama magang di Perum
Bulog Sub Divre III Surakarta, yang telah membantu dan memberikan
data-data yang diperlukan penulis selama magang.
8. Semua staff dan karyawan Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang
telah membantu kelancaran kegiatan magang kerja.

viii

9. Untuk keluargaku Mas Puput, Mas Wendi dan Dek Nia yang senantiasa
memberikan kasih sayang, temanku Arisya dan Restu yang telah
membantu dan selalu memberi semangat dalam mengerjakan Tugas Akhir.
10. Untuk Gengs (Arisya,Mely,Mutri,Ghina,Reva,Agnes,Icha) terima kasih
sudah menemani suka duka selama ini, dan sukses untuk kita semua.
11. Untuk rekan-rekan seperjuangan D3 Manajemen Bisnis A angkatan 2012
dan rekan-rekan magang yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu,
namun rasa terima kasih saya ucapkan yang sebesar-besarnya kepada
kalian semua.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan
tugas akhir ini.Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun.Namun demikian karya sederhana ini diharapkan dapat
bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Surakarta,

Januari 2017

Penulis

ix

DAFTAR ISI
halaman
ABSTRAK .............................................................................................................. ii
ABSTRACT ........................................................................................................... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... iv
HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................................v
SURAT PERNYATAAN TUGAS AKHIR........................................................... vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ........................................................................ vii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... viii
DAFTAR ISI ............................................................................................................x
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii
DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................................13
BAB I ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
PENDAHULUAN ................................................. Error! Bookmark not defined.
A. LATAR BELAKANG MASALAH ............ Error! Bookmark not defined.
B. RUMUSAN MASALAH ............................ Error! Bookmark not defined.
C. TUJUAN PENELITIAN ............................. Error! Bookmark not defined.
D. MANFAAT PENELITIAN ......................... Error! Bookmark not defined.
E. METODE PENELITIAN ............................ Error! Bookmark not defined.
BAB II .................................................................... Error! Bookmark not defined.
TINJAUAN PUSTAKA ........................................ Error! Bookmark not defined.
A. Pengertian-Pengertian yang berkaitan dengan arsip . Error! Bookmark not
defined.
B. Dokumen Pengadaan ................................... Error! Bookmark not defined.
C. ISO sebagai Sistem Manajemen Mutu ........ Error! Bookmark not defined.
D. ISO 9001:2008 ............................................ Error! Bookmark not defined.
BAB III .................................................................. Error! Bookmark not defined.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN ....................... Error! Bookmark not defined.
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .... Error! Bookmark not defined.
1.

Sejarah Berdirinya Perum Bulog ............. Error! Bookmark not defined.

2. Visi dan Misi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ... Error! Bookmark
not defined.

x

3. Lokasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ....... Error! Bookmark not
defined.
4. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ............. Error!
Bookmark not defined.
B. LAPORAN MAGANG KERJA ................. Error! Bookmark not defined.
1.

Pengertian Magang Kerja ........................ Error! Bookmark not defined.

2. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Kerja .... Error! Bookmark not
defined.
3.

Tujuan Magang Kerja .............................. Error! Bookmark not defined.

4.

Manfaat Magang Kerja ............................ Error! Bookmark not defined.

5.

Kegiatan Magang Kerja ........................... Error! Bookmark not defined.

C. PEMBAHASAN MASALAH .................... Error! Bookmark not defined.
1.

Syarat Dokumen menurut ISO ................ Error! Bookmark not defined.

2. Prosedur Pengarsipan Dokumen Pengadaan pada Perum Bulog Sub
Divre III Surakarta ......................................... Error! Bookmark not defined.
3.

Pengarsipan Dokumen sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Error! Bookmark not defined.

BAB IV .................................................................. Error! Bookmark not defined.
PENUTUP .............................................................. Error! Bookmark not defined.
A. KESIMPULAN ........................................... Error! Bookmark not defined.
B. SARAN ....................................................... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

xi

DAFTAR GAMBAR
GAMBAR

halaman

Gambar III.1 Struktur Sub Divre Surakarta ........... Error! Bookmark not defined.
Gambar III.2 Prosedur Pengarsipan Dokumen Perum BulogError! Bookmark not defined.
Gambar III.3 Prosedur Pengarsipan Dokumen ISO 9001:2008Error! Bookmark not defined.

xii

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Form Penilaian Magang Kerja
Lampiran 2. Lembar Monitoring Dosen Pembimbing Kuliah Magang Kerja
Lampiran 3. Gambar Kegiatan Magang Kerja

xiii