EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI M
EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR
PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
Roberto Setia Budi Hutabarat*, Rasudyn Ginting
120903066*
Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
E-mail:robertohutabarat19@gmail.com
Abstrak
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem
informasi manajemen di segala bidang. Sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat
dan fleksibel. Informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang
kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik
pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan observasi dilapangan, dan
pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian
ini menggunakan teknik purposive sampling.
Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat analisis dari
indikator efektivitas yaitu, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses
analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat,
penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien,
sistem pengawasan dan pengendalian.
Kata kunci: Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen, Perpustakaan.
Abstract
One of the supporters in the company's progress and development is the availability of management
information systems in all fields. The management information system can process data with precise, accurate
and flexible. The information obtained systematically arranged and practical. This will support the activities of
the company or institution in their daily activities.
Information management can help them identify a problem, solve problems, and evaluate the performance
(information needed and used in all phases of management, including planning, control and decision-making).
The method used in this research is descriptive method with qualitative approach. The techniques used in to
collect data is primary data collection in the form of interviews and field observations, and secondary data
collection in the form of documentation and literature study. Determination of informants in this study using
techniques purposive sampling.
From the results of this research conducted in accordance with the conclusion that the analysis of indicators
of the effectiveness of the tool is, as clarity of objectives to be achieved, Clear strategic goal achievement,
process analysis and formulation of sound policies, good planning, preparation of appropriate programs,
appropriate programming, the availability and quality of infrastructure, implementation of effective and
efficient, system monitoring and control
Keywords: Effectiveness, Management Information Systems, Library.
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang
semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM
didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung
operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi.
Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan
informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang
saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan,
memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan
lain, baik orang maupun organisasi. Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan
memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi,
baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi
perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk
semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan
banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen
dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem
informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem
informasi manajemen tersebut dilaksanakan. Manajemen menggunakan informasi untuk dua
tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas
organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas
itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada
tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan
informasi dari luar.
Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian
tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus
dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi
bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan
teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat
mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama
pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana
lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan
sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung
operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi
untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung
perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Bahkan dewasa ini perkembangan informasi manajemen mulai mendapat sambutan positif
dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis
maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan terutama dalam
peranannya di bidang perpustakaan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin
penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi,
atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk
menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem
informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif
dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial
yang besar.
Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa
manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan
dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari
pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer
harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen
dengan munculnya pemecahan yang memadai.
Oleh karena beberapa faktor diatas, penerapan sistem informasi manajemen di
perpustakaan sangat penting karena dengan adanya sistem informasi yang diterapkan maka
akan mempermudah tugas-tugas dari petugas perpustakaan dalam melayani masyarakat secara
efektif dan efisien. Penerapan sistem informasi manajemen bukan hanya berguna bagi petugas
perpustakaan saja tapi juga masyarakat yang ingin meminjam buku juga mendapatkan
kemudahan karena semua sistem di perpustakaan sudah terintegrasi didalam sistem
manajemen yang ada.
Dengan perkembangan sistem informasi manajemen, diharapkan seorang pelaku
perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas
menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga
dengan adanya perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan mempermudah
petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih tepat serta pelaporannya
kepada manajemen lebih akurat dan relevan. Menyikapi kebutuhan dan pentingnya sistem
informasi manajemen tersebut, sudah seharusnyalah pemerintah mengambil langkah konkrit
agar pelayanan yang ada di badan pepustakaan kota Medan dapat terimplementasi dengan
baik dan berhasil memenuhi kepuasan publik.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang organisasi yang
wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang handal, kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Oleh karena permasalahan seperti yang diuraikan diatas, penerapan sistem informasi
manajemen di perpustakaan yang kurang baik dapat mengakibatkan kurangnya efisiensi
dalam manajemen yang pada akhirnya dapat merugikan masyarakat dalam hal pelayanannya
menjadi terbatas ataupun akses untuk mendapatkan buku menjadi sulit. Penerapan sistem
informasi manajemen di perpustakaan yang kurang baik juga dapat membuat para petugas
menjadi kesulitan dalam mengorganisisr tugas-tugas yang diberikan karena tidak memilik
suatu sistem yang terintegrasi dengan manajemen sehingga semua harus bersifat manual dan
dapat menambah biaya produksi yang berakibat inefisiensi. Hal inilah yang ingin penulis
telusuri di Perpustakaan Umum Kota Medan, dengan melakukan penelitian ini penulis ingin
mengetahui apakah implementasi dari SIM dan efektivitasnya sudah dirasakan oleh semua
pihak yang menggunakan layanan Perpustakaan di Kota Medan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul EFEKTIFITAS PERANAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN.
KAJIAN PUSTAKA
A. Efektivitas
Pengertian efektifitas menurut Saksono (1984) adalah efektifitas adalah seberapa besar
tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana, karena efektivitas
dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa yang menilai serta
menginterpretasikannya. Bila dipandang dari sudut produktivitas, maka seorang manajer
produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti kualitas dan kuantitas (output)
barang dan jasa. Tingkat efektivitas juga dapat diukur dengan membandingkan antara rencana
yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang telah diwujudkan. Namun, jika usaha atau hasil
pekerjaan dan tindakan yang dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan tujuan tidak
tercapai atau sasaran yang diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak,
sebagaimana dikemukakan oleh Siagian (1978), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, hal ini dimaksudkan supaya karyawan dalam
pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai.
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan, telah diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan”
yang diikuti dalam melakukan berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang
ditentukan agar para implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi.
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, berkaitan dengan tujuan yang
hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan artinya kebijakan harus mampu
menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional.
d. Perencanaan yang matang, pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang
dikerjakan oleh organisasi dimasa depan.
e. Penyusunan program yang tepat suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam
program-program pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang
memiliki pedoman bertindak dan bekerja.
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja, salah satu indikator efektivitas organisasi adalah
kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan
mungkin disediakan oleh organisasi.
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien, bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak
dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai
sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik mengingat sifat manusia
yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi menuntut terdapatnya sistem pengawasan
dan pengendalian.
Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian terhadap
kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh lembaga. Sedangkan
pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi
untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Pendekatan ini mencoba
mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.
B. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Barry E.Cushing, Suatu sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari
manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Sedangkan menurut Davis dalam buku kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen
adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan
transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian (Davis,1985). Masih
menurut Davis, dalam buku Analisis dan Desain informasi Sistem Informasi Manajemen
merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi
yang mempengaruhi semua operasi organisasi.(Jogiyanto,2005).
Adapun tujuan umum dari Sistem Informasi Manajemen adalah :
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki
akses ke informasi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi
manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah,
dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap
manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
C. Perpustakaan Umum
Menurut Sutarno(2006) Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi
masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan
budaya sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi
seluruh lapisan masyarakat.Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993), perpustakaan umum
adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum.
Adapun ciri perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
a. Terbuka untuk umum, artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang perbedaan jenis
kelamin, agama, kepercayaan, ras, usia, pandangan politik, dan pekerjaan.
b. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum ialah dana yang berasal dari masyarakat.
Biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh pemerintah. Dana ini kemudian
digunakan untuk mengelola perpustakaan umum. Karena dana berasal dari umum maka
perpustakaan umum harus terbuka untuk umum.
c. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. Jasa yang diberikan
mencakup jasa raferal artinya jasa memberikan informasi, peminjaman, konsultasi studi
sedangkan keanggotaan bersifat cumacuma artinya tidak perlu membayar.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat disimpulkan perpustakaan umum merupakan
lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu
pengetahuan dan teknologi yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani
umum.
D. E-Government
Pengertian E-Government menurut Yu-che dan perry (2003) dalam buku konstruksi
akuntabilitas dan transparansi birokrasi bahwa E-Government merupakan sebuah garis depan
dari rencana pemerintah untuk mendukung serta menyediakan informasi dan peningkatan
pelayanan dalam masyarakat, pelaku bisnis, pekerja pemerintah, unit-unit pemerintah, dan
organisasi sektor ketiga. E-Goverment adalah penggunaan teknologi informasi oleh
pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta
hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-Government dapat diaplikasikan pada
legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal,
menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.
Jenis-jenis E-Government, diantaranya sebgai berikut:
a. Government to Citizen (G2C) adalah suatu teknologi informasi yang mempunyai
tujuan untuk memperbaiki hubungan interaksi antara pemerintah dengan masyarakat
dan juga untuk mempermudah masyarakat dalam mencari berbagai informasi tentang
pemerintahan. Misal contoh seperti : www.jabarprov.go.id, dan lain-lain. Atau
informasi menganai pajak online, layanan jaminan sosial, mencari lowongan
pekerjaan, dan sebagainya.
b. Government to Business (G2B) adalah suatu tipe hubungan pemerintah dengan bisnis.
Karena sangat dibutuhkan relasi yang sangat baik, antara pemerintah dengan kalangan
bisnis. Tujuannya demi kemudahan berbisnis masyarakat kalangan pembisnis.
Contohnya seperti : www.indotender.com, dan sebagainya. Atau informasi menganai
pajak
perseroan,
peraturan
pemerintah
(hukum
bisnis), pendaftaran
perusahaan, peluang usaha atau bisnis, dan sebagainya.
c. Government to Government (G2G) adalah berupa Web pemerintah yang dibuat,
bertujuan untuk memenuhi berbagai macam informasi yang dibutuhkan antara
pemerintahan yang satu dengan pemerintahan yang lainnya, dengan tujuan yaitu untuk
memperlancar & mempermudah kerjasama antara pemerintahan – pemerintahan yang
bersangkutan.
Misal
contohnya:
www.embassyofindonesia.org
dan
lain
sebagainya. Atau informasi menganai blogging untuk kalangan legislative, konsultasi
secara online, pelayanan kepada masyarakat secara terpadu, pendidikan secara
online, dan sebagainya.
d. Government to Employees (G2E) adalah berupa tipe hubungan yang ditujukan untuk
para pegawai pemerintahan atau pegawai negeri untuk neningkatkan kinerja dan juga
untuk kesejahteraan para pegawai yang bekerja dislahsatu institusi pemerintah.
Misalkan contohnya: www.sdm.depkeu.go.id dan lain-lain.
Adapun jenis E-Goverment yang sesuai dan diapakai dalam penelitian ini adalah EGoverment to Citizen yang bertujuan mempermudah masyarakat dalam mencari
berbagai informasi mengenai perpustakaan umum kota Medan. Perpustakaan kota
Medan sudah meluncurkan suatu aplikasi perpustakaan digital yang bernama iMedan
yang merupakan teknologi informasi yang memudahkan masyarakat dalam mengakses
buku-buku yang ada di perpustakaan kota Medan sehingga masyarakat dapat
mengakses perpustakaan kota Medan dengan mudah.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode
penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Nawawi (2005: 64) bahwa bentuk
deskriptif yaitu bentuk penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau
fenomena yang bersifat aktual pada saat penelitian dilakukan, kemudian menggambarkan
fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya diiringi dengan interpretasi
yang rasional dan akurat.
Adapun penelitian ini dilakukan di Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan jalan
Iskandar Muda no.270 Medan dari bulan September 2016 sampai Oktober 2016. Adapun
informan penelitian yang menjadi objek penelitian yaitu : (1) Kepala Kantor Perpustakaan
Kota Medan sebagai informan kunci, (2) Pegawai Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan,
sebagai Informan Utama, (3) Pengguna fasilitas Perpustakaan Umum Kota Medan sebagai
Informan tambahan.
Penulis melakukan pengumpulan data dengan melakukan wawancara dan dokumentasi.
Adapun alat bantu yang dibutuhkan penulis dalam pengambilan data yaitu panduan
wawancara dan alat dokumentasi handphone dengan aplikasi perekam dan kamera beserta
buku catatan. Adapun kegiatan analisis data kualitatif yaitu dengan reduksi data, penyajian
data dan penarikan kesimpulan.
Deskripsi Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian ini dilakukan oleh peneliti disebuah kecamatan yang berada di wilayah
administratif pemerintahan kota Medan provinsi Sumatera Utara yakni kecamatan Medan
petisah .Perpustakaan kota medan terbentuk berdasarkan dengan Surat Keputusan
Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972
tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.
Tabel 1.2: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan tingkat pendidikan di Medan
Bukan Angkatan Kerja/ Not Economically Active
Mengurus Rumah
Lainnya
Pendidikan Tertinggi
yang Ditamatkan
Educational Attainment
Sekolah
Attending Schooling
1
Tangga
House Keeping
Others
Jumlah
Total
5
0
0
6
778
10 163
7
3 757
10 135
8
4 535
20 298
9
5 088
46 892
164
Sekolah Dasar
17 174
39 154
10 038
66 366
705
314
Sekolah Menengah Pertama
108 189
70 417
22 460
201 066
649
570
Sekolah Menengah Atas
Sekolah Menengah Atas
88 834
119 170
25 192
233 196
682
256
Kejuruan
Diploma I/II/III/Akademi
13 571
5 057
46 709
14 901
8 170
2 559
68 450
22 517
121
75 549
198
Diploma IV/Universitas
6 013
17 414
8 598
32 025
804
1 632
Jumlah/Total
238 838
318 706
Sumber : BPS-Survei Angkatan Kerja Nasional, Agustus 2015
90 909
648 453
490
Tidak/Belum Pernah Sekolah
Tidak/Belum Tamat SD
HASIL PENELITIAN
A. Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota
Medan
Efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan tujuan,
kejelasan strategi, pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap,
tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan
pengendalian yang bersifat mendidik dan disesuaikan dengan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas perpustakaan umum kota Medan
harus mampu bekerja lebih efisien dan memiliki koleksi yang lengkap dalam hal literaturliteratur ilmiah dan bacaan-bacaan yang mendidik dan memperkaya pengetahuan masyarakat
yang datang berkunjung agar dapat memperoleh informasi dan pengetahuan yang luas untuk
itu diperlukan sistem informasi manajemen yang dapat membantu kinerja pegawai dalam
mencapai hasil dengan lebih efektif dan efisien.
Penggunaan sistem informasi manajemen dapat membantu masyarakat ataupun pegawai
dalam mencari arsip ataupun buku-buku yang ada di dalam database perpustakaan, untuk
lebih mengetahui realita yang ada di kantor perpustakaan kota Medan sehubungan dengan
penggunaan sistem informasi manajemen peneliti mengajukan pertanyaan apakah sistem
informasi manajemen sudah diterapkan dapat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota
Medan secara efektif maka jawaban yang didapat peneliti sistem informasi manajemen sangat
membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif. Semua tidak lagi
dikerjakan secara manual seperti data-data koleksi buku,masyarakat yang meminjam ataupun
mengembalikkan dapat langsung diintegrasikan ke dalam sistem oleh pegawai. Pegawai disini
juga sudah mendapat pembinaan baik itu melalui bimbingan teknis dan juga pendampingan
oleh tenaga ahli dari penyedia layanan sistem informasi itu sendiri dalam menjalankan sistem
informasi manajemen.
PEMBAHASAN
1. Aspek Kejelasan Tujuan
Hal ini dimaksudkan dari kejelasan tujuan yang hendak dicapat maksudnya adalah supaya
karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat
tercapai. Berdasarkan teori tersebut dari hasil pengamatan dan kesimpulan dari beberapa
narasumber yang telah diwawancara oleh peneliti mengenai kejelasan tujuan yang hendak
dicapai, perpustakaan kota Medan sudah mempunyai tujuan organisasi yang jelas.
Tujuan yang hendak dicapai oleh perpustakaan kota Medan juga terangkum dalam visi
yang telah ditetapkan sejak organisasi manajemen perpustakaan kota Medan dibentuk. Tujuan
yang hendak dicapai harus jelas dan tearah, tujuan yang ingin dicapai juga harus memilikii
sasaran yang tepat agar karyawan ataupun pegawai dalam hal ini para kepala seksi dan
beberapa pegawai harus memiliki tujuan yang jelas dan terarah karena sasaran yang dituju
harus sama dengan visi yang ditetapkan oleh manajemen.
2. Aspek Kejelasan strategi pencapaian tujuan
Kantor Perpustakaan Kota Medan sudah memenuhi salah satu indikator kejelasan strategi
dalam pencapaian tujuan hal ini dapat dikatakan oleh peneliti karena strategi yang digunakan
dalam pencapaian tujuan sudah jelas dan terkandung didalam misi yang dijalankan oleh
kantor perpustakaan kota Medan antara lain meningkatkan kulitas dan kuantitas Perpustakaan
Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Masyarakat didalam salah satu misi yang
dijalankan oleh manajemen perpustakaan kota Medan sudah efektif hal ini berdasarkan hasil
pengamatan dan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti antara lain kuantitas
perpustakaan
yang
cukup
lengkap
dan
banyak
koleksi
yang
sering
kali
diperbaharui,kualitasnya juga sudah sangat baik.
Strategi lain yang dijalankan oleh para pegawai perpustakaan kota Medan dalam
mencapain tujuan mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk
Masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku, dengan Meningkatkan
partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan hal ini juga diperkuat dengan
adanya program dari manajemen perpustakaan untuk mengundang masyarakat terutama para
pelajar di lingkungan kota medan untuk datang ke perpustakaan kota Medan.
3. Aspek Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap
Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap dapat mempengaruhi keefektifan
manajemen dalam pencapaian tujuan karena yang menentukan maju dan mundurnya suatu
manajemen itu ditentukan oleh kebijakan-kebijakan yang mantap dan tidak menutup
kemungkinan kebijakan yang dibuat oleh manajemen tingkat atas akan berdampak bagi
kemajuan organisasi yang dipimpinya karena kinerja para manajer dibawahnya bergantung
kepada kebijakan yang dibuat maka dari itu perlu adanya kajian yang lebih dalam dalam
merumuskan kebijakan.
Berdasarkan data yang diperoleh dalam penelitian menunjukan bahwa Perpustakaan kota
medan dalam hal ini sudah memiliki kajian atau analisa dalam perumusan kebijakan yang
sudah sangat baik hal itu didasarkan oleh belum adanya permasalahan manajemen didalam
lingkup internal para pegawai kantor Perpustakaan Kota Medan sampai saat ini.
4. Aspek Perencanaan yang matang
Pada hakekatnya perencanaan berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh
organisasi dimasa depan. Keefektifan organisasi manajemen juga dapat diukur dari adanya
suatu perencanaan yang matang maka dari itu setiap perencanaan yang dilakukan oleh
manajemen tingkat atas perlu dikaji lebih dalam agar nantinya sesuai dengan apa yang akan
dilakukan oleh perpustakaan kota medan dimasa yang akan datang.
Perpustakaan kota Medan sudah memiliki perencanaan yang baik hal ini dilihat dari hasil
pengamatan oleh peneliti yang melihat perencanaan perpustakaan kota Medan dilakukan
dengan menggunakan RPJM kantor perpustakaan.
Perencanaan yang matang dilakukan untuk memajukan suatu organisasi manajemen dan
juga merupakan salah satu indikator dalam menilai keefektifan suatu orgaisasi dalam hal ini
perpustakaan kota Medan. Perpustakaan kota medan menggunakan perencanaan melalui rpjm
dan dalam penyusunannya perencanaan ini akan selalu dilakukan dengan meminta masukan
dari beberapa bagian dalam hal ini para Kepala seksi yang ada di perpustakaan kota Medan
ataupun para pegawai yang mempunyai ide berupa program-program yang akan dijalankan
dimasa akan datang yang tujuannya memajukan dan mencapai tujuan yang terkandung
didalam visi ataupun misi perpustakaan kota Medan.
5. Aspek Penyusunan program yang tepat
Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program pelaksanaan yang
tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki pedoman bertindak dan
bekerja. Sejalan dengan indikator yang sebelumnya yaitu perencanaan yang matang maka
suatu organisasi manajemen memerlukan suatu program yang tepat agar organisasi itu dapat
berjalan dan berkembang.
Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam
menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi perpustakaan kota
Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat seperti mengundang anak-anak PAUD ,
SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca sedari dini hal ini bertujuan untuk mewujudkan
masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku.
Adanya penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan
penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun oleh
manajemen dan jika program-program tersebut sesuai dengan misi dari organisasi tersebut
maka kinerja atau penerapan sistem informasi manajemen dapat dilakukan dengan efektif dan
efisien karena program-program yang disusun oleh manajemen dapat menjadi acuan bagi
sistem informasi manajemen untuk mempermudah kinerja para pegawai yanga ada di
perpustakaan kota Medan.
6. Aspek Tersedianya sarana dan prasarana kerja
Salah satu indikator efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di organisasi
adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan
mungkin disediakan oleh organisasi.
Sarana dan prasarana yang bukan hanya membantu masyarakat dalam hal memberikan
pengetahuan umum yang luas tapi juga sarana dan prasarana yang membantu para pegawai di
perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayananya kepada masyarakat
seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi sehingga sudah
cukup membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal mencari datadata yang diperlukan dalam waktu yang cukup singkat dapat disediakan untuk kepentingan
manajemen internal dan memajukan organisasi perpustakaan kota Medan
7. Aspek Pelaksanaan yang efektif dan efisien
Bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien
maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan
organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
Perpustakaan kota Medan yang menjadi objek penelitian pada skripsi ini sudah melakukan
program-program secara efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang
dijalankan oleh para pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah
ditunjukkan dengan sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedalakendala yang menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai
ataupun masalah masalah teknis.
8. Aspek Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik
Sistem pengawasan dan pengendalian sangat penting diterapkan dalam organisasi karena
jika tidak ada pengawasan maka bisa saja program-program yang telah disusun ataupun yang
sudah dijalankan tidak mencapai hasil yang diingikan dalam pelaksanaan program tersebut
maka dari itu perlu adanya suatu pengawasan yang ketat bagi para pegawai yang kurang
bekerja secara maksimal yang nantinya dapat menjalankan kinerja organisasi lebih optimal.
Perpustakaan kota Medan menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan
pengendalian secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang
biasanya dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk
mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan, maupun
seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota Medan perlu
mendapatkan pengawasan dan pengendalian sehingga kinerja dari setiap bagian unit kerja
dapat berjalan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam peraturan walikota
nomor 49 tahun 2010 mengenai perpustakaan kota Medan.
KESIMPULAN DAN SARAN
1.Kesimpulan
a) Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam
menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi
perpustakaan kota Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat. Adanya
penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan
penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun
oleh manajemen melalui data-data yang dihasilkan dari output sistem informasi
manajemen. Perpustakaan kota Medan juga sudah melakukan program-program secara
efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang dijalankan oleh para
pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah ditunjukkan dengan
sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedala-kendala yang
menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai ataupun
masalah masalah lain diluar masalah teknis pengaplikasian sistem informasi manajemen
b) Sarana dan prasarana yang sudah tersedia dalam membantu para pegawai di
perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayanannya kepada
masyarakat seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi
sehingga membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal
mencari data-data yang diperlukan dalam waktu yang cukup singkat.. Perpustakaan kota
Medan juga menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan pengendalian
secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang biasanya
dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk
mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan,
maupun seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota
Medan
c) Hambatan paling utama yang menggangu jalannya proses pelayanan di Perpustakan
Kota Medan ialah adanya gangguan-gangguan teknis dalam penerapan teknologi sistem
informasi manajemen berupa aliran listrik yang padam dan terkadang adanya kesalahan
teknis pada sistem yang mengakibatkan jumlah peminjam buku yang ada di
perpustakaan kota Medan menjadi ganda. Selain hambatan pada teknis pengaplikasian
sistem informasi manajemen ditemukan pula adanya kendala berupa sarana mobil
perpustakaan yang dirasakan kurang menjangkau masyarakat kota Medan secara luas
karena unitnya terbatas.
Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan makan penulis menyadari bahwa betapa
pentingnya sistem informasi manejemen dalam peranannya di bidang perpustakaan karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi semakin penting dalam mendukung upaya
menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Oleh karena itu penulis
menyarankan:
a) Untuk meningkatkan minat membaca masyarakat, Perpustakaan Kota Medan
diharapkan kedepannya lebih giat melakukan sosialisasi-sosialisasi ke tempat-tempat
publik maupun sekolah-sekolah mengajak semua masyarakat terhadap pentingnya
membaca demi kemajuan bangsa, Perpustakaan juga harus lebih baik lagi didalam
memberikan pelayanan, terutama pelayanan mobil perpustakaan keliling dan pelayanan
perpustakaan digital kota Medan.
b) Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama. Oleh karena itu Perpustakaan Umum
Kota Medan diharapkan semakin meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang
ada, demi menunjang keberhasilan program penerapan Sistem Informasi Manajemen
di Perpustakaan Kota Medan seperti perpustakaan kelililng agar pelayanan yang ada
dapat terimplementasi dengan cepat,efisien dan berhasil memenuhi kepuasan publik
dalam memperoleh informasi dan kemudahan dalam pelayanan publik.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta. Penerbit Andi.
Nawawi, Hadari. 2005. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University
Press.
Prasetyo Budi Saksono, 1984. Dalam Menuju SDM Berdaya. Bumi Aksara. Jakarta.
S. P. Siagian (1978:77) Teori Motivasi dan Aplikasinya, Jakarta: Bina Aksara.
Sutarno NS, (2006). Perpustakaan dan Masyarakat, CV. Sagung Seto, Jakarta
Yu-che dan james perry (2003) Konstruksi Akuntabilitas dan Transparansi Birokrasi, ME.
Sharpe, Inc.Stable
PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
Roberto Setia Budi Hutabarat*, Rasudyn Ginting
120903066*
Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
E-mail:robertohutabarat19@gmail.com
Abstrak
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem
informasi manajemen di segala bidang. Sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat
dan fleksibel. Informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang
kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik
pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan observasi dilapangan, dan
pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian
ini menggunakan teknik purposive sampling.
Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat analisis dari
indikator efektivitas yaitu, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses
analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat,
penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien,
sistem pengawasan dan pengendalian.
Kata kunci: Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen, Perpustakaan.
Abstract
One of the supporters in the company's progress and development is the availability of management
information systems in all fields. The management information system can process data with precise, accurate
and flexible. The information obtained systematically arranged and practical. This will support the activities of
the company or institution in their daily activities.
Information management can help them identify a problem, solve problems, and evaluate the performance
(information needed and used in all phases of management, including planning, control and decision-making).
The method used in this research is descriptive method with qualitative approach. The techniques used in to
collect data is primary data collection in the form of interviews and field observations, and secondary data
collection in the form of documentation and literature study. Determination of informants in this study using
techniques purposive sampling.
From the results of this research conducted in accordance with the conclusion that the analysis of indicators
of the effectiveness of the tool is, as clarity of objectives to be achieved, Clear strategic goal achievement,
process analysis and formulation of sound policies, good planning, preparation of appropriate programs,
appropriate programming, the availability and quality of infrastructure, implementation of effective and
efficient, system monitoring and control
Keywords: Effectiveness, Management Information Systems, Library.
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang
semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM
didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung
operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi.
Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan
informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang
saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan,
memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan
lain, baik orang maupun organisasi. Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan
memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi,
baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi
perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk
semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan
banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen
dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem
informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem
informasi manajemen tersebut dilaksanakan. Manajemen menggunakan informasi untuk dua
tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas
organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas
itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada
tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan
informasi dari luar.
Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian
tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus
dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi
bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan
teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat
mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama
pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana
lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan
sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung
operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi
untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung
perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Bahkan dewasa ini perkembangan informasi manajemen mulai mendapat sambutan positif
dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis
maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan terutama dalam
peranannya di bidang perpustakaan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin
penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi,
atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk
menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem
informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif
dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial
yang besar.
Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa
manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan
dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari
pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer
harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen
dengan munculnya pemecahan yang memadai.
Oleh karena beberapa faktor diatas, penerapan sistem informasi manajemen di
perpustakaan sangat penting karena dengan adanya sistem informasi yang diterapkan maka
akan mempermudah tugas-tugas dari petugas perpustakaan dalam melayani masyarakat secara
efektif dan efisien. Penerapan sistem informasi manajemen bukan hanya berguna bagi petugas
perpustakaan saja tapi juga masyarakat yang ingin meminjam buku juga mendapatkan
kemudahan karena semua sistem di perpustakaan sudah terintegrasi didalam sistem
manajemen yang ada.
Dengan perkembangan sistem informasi manajemen, diharapkan seorang pelaku
perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas
menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga
dengan adanya perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan mempermudah
petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih tepat serta pelaporannya
kepada manajemen lebih akurat dan relevan. Menyikapi kebutuhan dan pentingnya sistem
informasi manajemen tersebut, sudah seharusnyalah pemerintah mengambil langkah konkrit
agar pelayanan yang ada di badan pepustakaan kota Medan dapat terimplementasi dengan
baik dan berhasil memenuhi kepuasan publik.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang organisasi yang
wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang handal, kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Oleh karena permasalahan seperti yang diuraikan diatas, penerapan sistem informasi
manajemen di perpustakaan yang kurang baik dapat mengakibatkan kurangnya efisiensi
dalam manajemen yang pada akhirnya dapat merugikan masyarakat dalam hal pelayanannya
menjadi terbatas ataupun akses untuk mendapatkan buku menjadi sulit. Penerapan sistem
informasi manajemen di perpustakaan yang kurang baik juga dapat membuat para petugas
menjadi kesulitan dalam mengorganisisr tugas-tugas yang diberikan karena tidak memilik
suatu sistem yang terintegrasi dengan manajemen sehingga semua harus bersifat manual dan
dapat menambah biaya produksi yang berakibat inefisiensi. Hal inilah yang ingin penulis
telusuri di Perpustakaan Umum Kota Medan, dengan melakukan penelitian ini penulis ingin
mengetahui apakah implementasi dari SIM dan efektivitasnya sudah dirasakan oleh semua
pihak yang menggunakan layanan Perpustakaan di Kota Medan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul EFEKTIFITAS PERANAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN.
KAJIAN PUSTAKA
A. Efektivitas
Pengertian efektifitas menurut Saksono (1984) adalah efektifitas adalah seberapa besar
tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana, karena efektivitas
dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa yang menilai serta
menginterpretasikannya. Bila dipandang dari sudut produktivitas, maka seorang manajer
produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti kualitas dan kuantitas (output)
barang dan jasa. Tingkat efektivitas juga dapat diukur dengan membandingkan antara rencana
yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang telah diwujudkan. Namun, jika usaha atau hasil
pekerjaan dan tindakan yang dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan tujuan tidak
tercapai atau sasaran yang diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak,
sebagaimana dikemukakan oleh Siagian (1978), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, hal ini dimaksudkan supaya karyawan dalam
pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai.
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan, telah diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan”
yang diikuti dalam melakukan berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang
ditentukan agar para implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi.
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, berkaitan dengan tujuan yang
hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan artinya kebijakan harus mampu
menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional.
d. Perencanaan yang matang, pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang
dikerjakan oleh organisasi dimasa depan.
e. Penyusunan program yang tepat suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam
program-program pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang
memiliki pedoman bertindak dan bekerja.
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja, salah satu indikator efektivitas organisasi adalah
kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan
mungkin disediakan oleh organisasi.
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien, bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak
dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai
sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik mengingat sifat manusia
yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi menuntut terdapatnya sistem pengawasan
dan pengendalian.
Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian terhadap
kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh lembaga. Sedangkan
pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi
untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Pendekatan ini mencoba
mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.
B. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Barry E.Cushing, Suatu sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari
manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Sedangkan menurut Davis dalam buku kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen
adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan
transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian (Davis,1985). Masih
menurut Davis, dalam buku Analisis dan Desain informasi Sistem Informasi Manajemen
merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi
yang mempengaruhi semua operasi organisasi.(Jogiyanto,2005).
Adapun tujuan umum dari Sistem Informasi Manajemen adalah :
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki
akses ke informasi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi
manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah,
dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap
manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
C. Perpustakaan Umum
Menurut Sutarno(2006) Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi
masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan
budaya sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi
seluruh lapisan masyarakat.Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993), perpustakaan umum
adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum.
Adapun ciri perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
a. Terbuka untuk umum, artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang perbedaan jenis
kelamin, agama, kepercayaan, ras, usia, pandangan politik, dan pekerjaan.
b. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum ialah dana yang berasal dari masyarakat.
Biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh pemerintah. Dana ini kemudian
digunakan untuk mengelola perpustakaan umum. Karena dana berasal dari umum maka
perpustakaan umum harus terbuka untuk umum.
c. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. Jasa yang diberikan
mencakup jasa raferal artinya jasa memberikan informasi, peminjaman, konsultasi studi
sedangkan keanggotaan bersifat cumacuma artinya tidak perlu membayar.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat disimpulkan perpustakaan umum merupakan
lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu
pengetahuan dan teknologi yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani
umum.
D. E-Government
Pengertian E-Government menurut Yu-che dan perry (2003) dalam buku konstruksi
akuntabilitas dan transparansi birokrasi bahwa E-Government merupakan sebuah garis depan
dari rencana pemerintah untuk mendukung serta menyediakan informasi dan peningkatan
pelayanan dalam masyarakat, pelaku bisnis, pekerja pemerintah, unit-unit pemerintah, dan
organisasi sektor ketiga. E-Goverment adalah penggunaan teknologi informasi oleh
pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta
hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-Government dapat diaplikasikan pada
legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal,
menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.
Jenis-jenis E-Government, diantaranya sebgai berikut:
a. Government to Citizen (G2C) adalah suatu teknologi informasi yang mempunyai
tujuan untuk memperbaiki hubungan interaksi antara pemerintah dengan masyarakat
dan juga untuk mempermudah masyarakat dalam mencari berbagai informasi tentang
pemerintahan. Misal contoh seperti : www.jabarprov.go.id, dan lain-lain. Atau
informasi menganai pajak online, layanan jaminan sosial, mencari lowongan
pekerjaan, dan sebagainya.
b. Government to Business (G2B) adalah suatu tipe hubungan pemerintah dengan bisnis.
Karena sangat dibutuhkan relasi yang sangat baik, antara pemerintah dengan kalangan
bisnis. Tujuannya demi kemudahan berbisnis masyarakat kalangan pembisnis.
Contohnya seperti : www.indotender.com, dan sebagainya. Atau informasi menganai
pajak
perseroan,
peraturan
pemerintah
(hukum
bisnis), pendaftaran
perusahaan, peluang usaha atau bisnis, dan sebagainya.
c. Government to Government (G2G) adalah berupa Web pemerintah yang dibuat,
bertujuan untuk memenuhi berbagai macam informasi yang dibutuhkan antara
pemerintahan yang satu dengan pemerintahan yang lainnya, dengan tujuan yaitu untuk
memperlancar & mempermudah kerjasama antara pemerintahan – pemerintahan yang
bersangkutan.
Misal
contohnya:
www.embassyofindonesia.org
dan
lain
sebagainya. Atau informasi menganai blogging untuk kalangan legislative, konsultasi
secara online, pelayanan kepada masyarakat secara terpadu, pendidikan secara
online, dan sebagainya.
d. Government to Employees (G2E) adalah berupa tipe hubungan yang ditujukan untuk
para pegawai pemerintahan atau pegawai negeri untuk neningkatkan kinerja dan juga
untuk kesejahteraan para pegawai yang bekerja dislahsatu institusi pemerintah.
Misalkan contohnya: www.sdm.depkeu.go.id dan lain-lain.
Adapun jenis E-Goverment yang sesuai dan diapakai dalam penelitian ini adalah EGoverment to Citizen yang bertujuan mempermudah masyarakat dalam mencari
berbagai informasi mengenai perpustakaan umum kota Medan. Perpustakaan kota
Medan sudah meluncurkan suatu aplikasi perpustakaan digital yang bernama iMedan
yang merupakan teknologi informasi yang memudahkan masyarakat dalam mengakses
buku-buku yang ada di perpustakaan kota Medan sehingga masyarakat dapat
mengakses perpustakaan kota Medan dengan mudah.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode
penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Nawawi (2005: 64) bahwa bentuk
deskriptif yaitu bentuk penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau
fenomena yang bersifat aktual pada saat penelitian dilakukan, kemudian menggambarkan
fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya diiringi dengan interpretasi
yang rasional dan akurat.
Adapun penelitian ini dilakukan di Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan jalan
Iskandar Muda no.270 Medan dari bulan September 2016 sampai Oktober 2016. Adapun
informan penelitian yang menjadi objek penelitian yaitu : (1) Kepala Kantor Perpustakaan
Kota Medan sebagai informan kunci, (2) Pegawai Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan,
sebagai Informan Utama, (3) Pengguna fasilitas Perpustakaan Umum Kota Medan sebagai
Informan tambahan.
Penulis melakukan pengumpulan data dengan melakukan wawancara dan dokumentasi.
Adapun alat bantu yang dibutuhkan penulis dalam pengambilan data yaitu panduan
wawancara dan alat dokumentasi handphone dengan aplikasi perekam dan kamera beserta
buku catatan. Adapun kegiatan analisis data kualitatif yaitu dengan reduksi data, penyajian
data dan penarikan kesimpulan.
Deskripsi Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian ini dilakukan oleh peneliti disebuah kecamatan yang berada di wilayah
administratif pemerintahan kota Medan provinsi Sumatera Utara yakni kecamatan Medan
petisah .Perpustakaan kota medan terbentuk berdasarkan dengan Surat Keputusan
Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972
tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.
Tabel 1.2: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan tingkat pendidikan di Medan
Bukan Angkatan Kerja/ Not Economically Active
Mengurus Rumah
Lainnya
Pendidikan Tertinggi
yang Ditamatkan
Educational Attainment
Sekolah
Attending Schooling
1
Tangga
House Keeping
Others
Jumlah
Total
5
0
0
6
778
10 163
7
3 757
10 135
8
4 535
20 298
9
5 088
46 892
164
Sekolah Dasar
17 174
39 154
10 038
66 366
705
314
Sekolah Menengah Pertama
108 189
70 417
22 460
201 066
649
570
Sekolah Menengah Atas
Sekolah Menengah Atas
88 834
119 170
25 192
233 196
682
256
Kejuruan
Diploma I/II/III/Akademi
13 571
5 057
46 709
14 901
8 170
2 559
68 450
22 517
121
75 549
198
Diploma IV/Universitas
6 013
17 414
8 598
32 025
804
1 632
Jumlah/Total
238 838
318 706
Sumber : BPS-Survei Angkatan Kerja Nasional, Agustus 2015
90 909
648 453
490
Tidak/Belum Pernah Sekolah
Tidak/Belum Tamat SD
HASIL PENELITIAN
A. Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota
Medan
Efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan tujuan,
kejelasan strategi, pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap,
tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan
pengendalian yang bersifat mendidik dan disesuaikan dengan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas perpustakaan umum kota Medan
harus mampu bekerja lebih efisien dan memiliki koleksi yang lengkap dalam hal literaturliteratur ilmiah dan bacaan-bacaan yang mendidik dan memperkaya pengetahuan masyarakat
yang datang berkunjung agar dapat memperoleh informasi dan pengetahuan yang luas untuk
itu diperlukan sistem informasi manajemen yang dapat membantu kinerja pegawai dalam
mencapai hasil dengan lebih efektif dan efisien.
Penggunaan sistem informasi manajemen dapat membantu masyarakat ataupun pegawai
dalam mencari arsip ataupun buku-buku yang ada di dalam database perpustakaan, untuk
lebih mengetahui realita yang ada di kantor perpustakaan kota Medan sehubungan dengan
penggunaan sistem informasi manajemen peneliti mengajukan pertanyaan apakah sistem
informasi manajemen sudah diterapkan dapat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota
Medan secara efektif maka jawaban yang didapat peneliti sistem informasi manajemen sangat
membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif. Semua tidak lagi
dikerjakan secara manual seperti data-data koleksi buku,masyarakat yang meminjam ataupun
mengembalikkan dapat langsung diintegrasikan ke dalam sistem oleh pegawai. Pegawai disini
juga sudah mendapat pembinaan baik itu melalui bimbingan teknis dan juga pendampingan
oleh tenaga ahli dari penyedia layanan sistem informasi itu sendiri dalam menjalankan sistem
informasi manajemen.
PEMBAHASAN
1. Aspek Kejelasan Tujuan
Hal ini dimaksudkan dari kejelasan tujuan yang hendak dicapat maksudnya adalah supaya
karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat
tercapai. Berdasarkan teori tersebut dari hasil pengamatan dan kesimpulan dari beberapa
narasumber yang telah diwawancara oleh peneliti mengenai kejelasan tujuan yang hendak
dicapai, perpustakaan kota Medan sudah mempunyai tujuan organisasi yang jelas.
Tujuan yang hendak dicapai oleh perpustakaan kota Medan juga terangkum dalam visi
yang telah ditetapkan sejak organisasi manajemen perpustakaan kota Medan dibentuk. Tujuan
yang hendak dicapai harus jelas dan tearah, tujuan yang ingin dicapai juga harus memilikii
sasaran yang tepat agar karyawan ataupun pegawai dalam hal ini para kepala seksi dan
beberapa pegawai harus memiliki tujuan yang jelas dan terarah karena sasaran yang dituju
harus sama dengan visi yang ditetapkan oleh manajemen.
2. Aspek Kejelasan strategi pencapaian tujuan
Kantor Perpustakaan Kota Medan sudah memenuhi salah satu indikator kejelasan strategi
dalam pencapaian tujuan hal ini dapat dikatakan oleh peneliti karena strategi yang digunakan
dalam pencapaian tujuan sudah jelas dan terkandung didalam misi yang dijalankan oleh
kantor perpustakaan kota Medan antara lain meningkatkan kulitas dan kuantitas Perpustakaan
Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Masyarakat didalam salah satu misi yang
dijalankan oleh manajemen perpustakaan kota Medan sudah efektif hal ini berdasarkan hasil
pengamatan dan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti antara lain kuantitas
perpustakaan
yang
cukup
lengkap
dan
banyak
koleksi
yang
sering
kali
diperbaharui,kualitasnya juga sudah sangat baik.
Strategi lain yang dijalankan oleh para pegawai perpustakaan kota Medan dalam
mencapain tujuan mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk
Masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku, dengan Meningkatkan
partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan hal ini juga diperkuat dengan
adanya program dari manajemen perpustakaan untuk mengundang masyarakat terutama para
pelajar di lingkungan kota medan untuk datang ke perpustakaan kota Medan.
3. Aspek Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap
Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap dapat mempengaruhi keefektifan
manajemen dalam pencapaian tujuan karena yang menentukan maju dan mundurnya suatu
manajemen itu ditentukan oleh kebijakan-kebijakan yang mantap dan tidak menutup
kemungkinan kebijakan yang dibuat oleh manajemen tingkat atas akan berdampak bagi
kemajuan organisasi yang dipimpinya karena kinerja para manajer dibawahnya bergantung
kepada kebijakan yang dibuat maka dari itu perlu adanya kajian yang lebih dalam dalam
merumuskan kebijakan.
Berdasarkan data yang diperoleh dalam penelitian menunjukan bahwa Perpustakaan kota
medan dalam hal ini sudah memiliki kajian atau analisa dalam perumusan kebijakan yang
sudah sangat baik hal itu didasarkan oleh belum adanya permasalahan manajemen didalam
lingkup internal para pegawai kantor Perpustakaan Kota Medan sampai saat ini.
4. Aspek Perencanaan yang matang
Pada hakekatnya perencanaan berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh
organisasi dimasa depan. Keefektifan organisasi manajemen juga dapat diukur dari adanya
suatu perencanaan yang matang maka dari itu setiap perencanaan yang dilakukan oleh
manajemen tingkat atas perlu dikaji lebih dalam agar nantinya sesuai dengan apa yang akan
dilakukan oleh perpustakaan kota medan dimasa yang akan datang.
Perpustakaan kota Medan sudah memiliki perencanaan yang baik hal ini dilihat dari hasil
pengamatan oleh peneliti yang melihat perencanaan perpustakaan kota Medan dilakukan
dengan menggunakan RPJM kantor perpustakaan.
Perencanaan yang matang dilakukan untuk memajukan suatu organisasi manajemen dan
juga merupakan salah satu indikator dalam menilai keefektifan suatu orgaisasi dalam hal ini
perpustakaan kota Medan. Perpustakaan kota medan menggunakan perencanaan melalui rpjm
dan dalam penyusunannya perencanaan ini akan selalu dilakukan dengan meminta masukan
dari beberapa bagian dalam hal ini para Kepala seksi yang ada di perpustakaan kota Medan
ataupun para pegawai yang mempunyai ide berupa program-program yang akan dijalankan
dimasa akan datang yang tujuannya memajukan dan mencapai tujuan yang terkandung
didalam visi ataupun misi perpustakaan kota Medan.
5. Aspek Penyusunan program yang tepat
Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program pelaksanaan yang
tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki pedoman bertindak dan
bekerja. Sejalan dengan indikator yang sebelumnya yaitu perencanaan yang matang maka
suatu organisasi manajemen memerlukan suatu program yang tepat agar organisasi itu dapat
berjalan dan berkembang.
Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam
menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi perpustakaan kota
Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat seperti mengundang anak-anak PAUD ,
SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca sedari dini hal ini bertujuan untuk mewujudkan
masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku.
Adanya penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan
penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun oleh
manajemen dan jika program-program tersebut sesuai dengan misi dari organisasi tersebut
maka kinerja atau penerapan sistem informasi manajemen dapat dilakukan dengan efektif dan
efisien karena program-program yang disusun oleh manajemen dapat menjadi acuan bagi
sistem informasi manajemen untuk mempermudah kinerja para pegawai yanga ada di
perpustakaan kota Medan.
6. Aspek Tersedianya sarana dan prasarana kerja
Salah satu indikator efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di organisasi
adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan
mungkin disediakan oleh organisasi.
Sarana dan prasarana yang bukan hanya membantu masyarakat dalam hal memberikan
pengetahuan umum yang luas tapi juga sarana dan prasarana yang membantu para pegawai di
perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayananya kepada masyarakat
seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi sehingga sudah
cukup membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal mencari datadata yang diperlukan dalam waktu yang cukup singkat dapat disediakan untuk kepentingan
manajemen internal dan memajukan organisasi perpustakaan kota Medan
7. Aspek Pelaksanaan yang efektif dan efisien
Bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien
maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan
organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
Perpustakaan kota Medan yang menjadi objek penelitian pada skripsi ini sudah melakukan
program-program secara efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang
dijalankan oleh para pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah
ditunjukkan dengan sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedalakendala yang menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai
ataupun masalah masalah teknis.
8. Aspek Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik
Sistem pengawasan dan pengendalian sangat penting diterapkan dalam organisasi karena
jika tidak ada pengawasan maka bisa saja program-program yang telah disusun ataupun yang
sudah dijalankan tidak mencapai hasil yang diingikan dalam pelaksanaan program tersebut
maka dari itu perlu adanya suatu pengawasan yang ketat bagi para pegawai yang kurang
bekerja secara maksimal yang nantinya dapat menjalankan kinerja organisasi lebih optimal.
Perpustakaan kota Medan menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan
pengendalian secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang
biasanya dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk
mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan, maupun
seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota Medan perlu
mendapatkan pengawasan dan pengendalian sehingga kinerja dari setiap bagian unit kerja
dapat berjalan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam peraturan walikota
nomor 49 tahun 2010 mengenai perpustakaan kota Medan.
KESIMPULAN DAN SARAN
1.Kesimpulan
a) Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam
menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi
perpustakaan kota Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat. Adanya
penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan
penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun
oleh manajemen melalui data-data yang dihasilkan dari output sistem informasi
manajemen. Perpustakaan kota Medan juga sudah melakukan program-program secara
efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang dijalankan oleh para
pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah ditunjukkan dengan
sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedala-kendala yang
menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai ataupun
masalah masalah lain diluar masalah teknis pengaplikasian sistem informasi manajemen
b) Sarana dan prasarana yang sudah tersedia dalam membantu para pegawai di
perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayanannya kepada
masyarakat seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi
sehingga membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal
mencari data-data yang diperlukan dalam waktu yang cukup singkat.. Perpustakaan kota
Medan juga menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan pengendalian
secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang biasanya
dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk
mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan,
maupun seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota
Medan
c) Hambatan paling utama yang menggangu jalannya proses pelayanan di Perpustakan
Kota Medan ialah adanya gangguan-gangguan teknis dalam penerapan teknologi sistem
informasi manajemen berupa aliran listrik yang padam dan terkadang adanya kesalahan
teknis pada sistem yang mengakibatkan jumlah peminjam buku yang ada di
perpustakaan kota Medan menjadi ganda. Selain hambatan pada teknis pengaplikasian
sistem informasi manajemen ditemukan pula adanya kendala berupa sarana mobil
perpustakaan yang dirasakan kurang menjangkau masyarakat kota Medan secara luas
karena unitnya terbatas.
Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan makan penulis menyadari bahwa betapa
pentingnya sistem informasi manejemen dalam peranannya di bidang perpustakaan karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi semakin penting dalam mendukung upaya
menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Oleh karena itu penulis
menyarankan:
a) Untuk meningkatkan minat membaca masyarakat, Perpustakaan Kota Medan
diharapkan kedepannya lebih giat melakukan sosialisasi-sosialisasi ke tempat-tempat
publik maupun sekolah-sekolah mengajak semua masyarakat terhadap pentingnya
membaca demi kemajuan bangsa, Perpustakaan juga harus lebih baik lagi didalam
memberikan pelayanan, terutama pelayanan mobil perpustakaan keliling dan pelayanan
perpustakaan digital kota Medan.
b) Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama. Oleh karena itu Perpustakaan Umum
Kota Medan diharapkan semakin meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang
ada, demi menunjang keberhasilan program penerapan Sistem Informasi Manajemen
di Perpustakaan Kota Medan seperti perpustakaan kelililng agar pelayanan yang ada
dapat terimplementasi dengan cepat,efisien dan berhasil memenuhi kepuasan publik
dalam memperoleh informasi dan kemudahan dalam pelayanan publik.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta. Penerbit Andi.
Nawawi, Hadari. 2005. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University
Press.
Prasetyo Budi Saksono, 1984. Dalam Menuju SDM Berdaya. Bumi Aksara. Jakarta.
S. P. Siagian (1978:77) Teori Motivasi dan Aplikasinya, Jakarta: Bina Aksara.
Sutarno NS, (2006). Perpustakaan dan Masyarakat, CV. Sagung Seto, Jakarta
Yu-che dan james perry (2003) Konstruksi Akuntabilitas dan Transparansi Birokrasi, ME.
Sharpe, Inc.Stable