SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT and RE (1)
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT & RETUR
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT & RETUR
PENJUALAN KREDIT
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman
barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume
penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang
akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua
sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
Penjualan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer
(retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu
untuk para pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi
berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu
kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut.
Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh
pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.
Fungsi Yang Terkait Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Adalah:
a. Fungsi Kredit
fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi
kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan
meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari
perusahaan tempat ia bekerja.
b. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi
faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum
dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda
tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang
dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan
ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi
pengiriman.
f. Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang
kartu kredit.
Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjuala dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transakasi penjualan kredit
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualn
7. Otorisasi pejabat yang berwenang
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu
kredit perusahaan adalah:
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit
2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian
atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke
perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan
pelanggan dalam periode waktu tertentu.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun
kredit.
2. Kartu Piutang
catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan
kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan
digudang beserta mutasinya.
Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur Penjualan
dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi
penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan
kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi
tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi
yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat
penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang
kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3. Prosedur Pencatatan Piutang
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam
kartu piutang.
4. Prosedur Penagihan
dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan
mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan
mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan
kredit.
5. Prosedur Pencatatn Penjualan
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal
penjualan.
Sistem Penjualan Kredit
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
- Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli
mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gdang mana barang
yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order
dari pelanggan.
- Fungsi kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
- Fungsi guadang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
- Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang
berwenang.
- Fungsi penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk
membuat dan mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para
debitur, serta membuat laporan penjualan.
Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang
diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan
dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:
1. surat order pengiriamn dan tembusannya
2. faktur dan tembusannya
3. rekapitulasi harga pokok penjualan
4. bukti memorial
contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy),
surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan
(packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder
follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies),
tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy),
tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara
penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan
yang digunakan ditambahkan dengan:
1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi
setiap jenis persediaan.
2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu.
Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya
saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:
1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data
penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat
secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Unsur Pengendalian Intern:
- Organisasi
1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang
sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang
timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit
pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk
menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat
pelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan
dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat
dikurangi.
2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan
dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat
ditagih)
3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas
Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang
dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari
piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang
berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan
kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang
debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi
kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas
dari debitur lainnya.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi
pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu
akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian
dan keandalannya oleh karyawan lain.
- Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
setiap transaksi terjasi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui
prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data
akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.:
5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat
order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari
fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini
bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam
pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan
pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)
untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan
otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah
dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yag diterbitkan oleh
fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur
penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan
berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan
harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang
ditetapkan oleh direktur pemasaran.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada
faktur penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada
faktur penjualan berarti bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman
yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh
perusahaan angkutan umum).
2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga
satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim
dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat
pengiriman barang dan surat muat of lading .
10. Pancatatan ke dalam katu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan
jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit dengan cara
memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo
kredit)
catatn akuntansi di isi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan
dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang
telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat
order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada
karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan
akuntasni yang tidak dipertanggungjawabkan.
- Praktik yang sehat:
12. Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penjualan.
Unuk mencipatakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan
nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penagihan.
14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable
statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan
oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan
akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan
oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek
ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan
piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.
15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam
buku besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang
berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokume sumber yang
digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.
Sistem Retur Penjualan
Fungsi yang terkait dalam melalksanakan transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang
yang telah dibeli oleh pembeli.
2. Fungsi Penerimaan
fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam
memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan
setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan
4. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum
(atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan
akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah:
1. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat berwenang
Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur
penjualan adalalah:
1. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar
pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini
dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk
menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung
yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan
telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.
Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan
Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat
dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal
penjualan.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan
digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi
tersebut.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur
penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat
dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan
produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.
Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:
1. prosedur pembuatan memo kredit
fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan
untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat
pengurangan piutang kepada pembeli
2. prosedur penerimaan barang
atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk
melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. prosedur pencatatan retur penjualan
dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari
transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan
dan kedalam buku pembantu piutang.
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai
berikut:
1. prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing
procedure)
dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan da tembusannya dilakukan secara terpisah dari
pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen
berikut ini dibuat oleh dua fungsi yang terpisah dan pada saat berlainan:
- Fungsi Penjualan:
a. surat order pengiriman
b. tembusan krdit
c. surat pengakuan
d. surat muat
e. slip pembungkus
f. arsip pengendalian pengiriman
g. arsip index silang
- Fungsi Penagihan:
a. faktur penjualan
b. tembusan piutang
c. tembusan jurnal
d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran
e. tembusan bagi wiraniaga
Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:
a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan
dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi tersebut
tercantum dalam faktur penjualan.
b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari
order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena tidak
tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan membuat faktur
untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.
2. Prosedur Order Pengirima Satuan (unit shipping order procedure)
prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedr ini,
setiap barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualn dibuatkan satu
surat order pengiriman.
Kodisi yang cocok untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:
a. jika dikehendaki untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan menggunakan
surat order pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen
tersebut.
b. Jika barang-barang yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggalpengirian yang berbedabeda, sesuai dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan
c. Jika perusahaan menghadapi masalah back-order
d. Jika perusahaan memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.
3. Prosedur Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure) dalam prosedur ini, faktur
penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan pembuatan surat order
pengiriman dan tembusannya.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.
a. Karena surat order pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua
informasiyang akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi
penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi rute pengiriman,
berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per satuan.
b. Kondisi persediaan harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang
tertulis didalam surat order pengiriman. Jika seringkali perusahaan mengalami back order,
prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.
4. Prosedur Pra Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)
prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur ini, faktur
penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan dengan pembuatan surat
order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan informasi yang lengkap oleh
fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan
kegiatan manual untuk menambahkan informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas
barang yang sesungguhnya dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan
kuantitas, dan harga total barang.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:
a. Pada saat surat order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum
didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi mengenai nama
pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada surat order
pengiriman maupun faktur pebjualan diisikan oleh fungsi penjualan pada saat pembuatan order
penjualan.
b. Jika terjadi back order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi pesanan
dari pelanggan.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-penjualankredit-retur.html
http://rizki-utami.blogspot.com/2014/04/sistem-akuntansi-penjualan-kredit.html
https://zulidamel.wordpress.com/2007/11/21/system-informasi-penjualan/
Ruang Lingkup :
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan
procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari
diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan
operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang
yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier
dan langsung dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah
tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan
mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang
tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan
sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat
berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses
pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian
yaitu :
1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
1. Penawaran Harga (PH)
2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
2. 3 Tembusan langganan
3. 4. Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
1. 1. Invoice
2. 2. tembusan Piutang
3. 3. tembusan Jurnal
4. 4. arsip di bagian order penjualan
10.Faktur Pajak
1. 1. Faktur Pajak
2. 2. Arsip
3. 3. Extra Copy
11.Kwitansi
Sumber daya
Hardware
link
: Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan
Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan
pelatihan
Strukture Organisasi
Melakukan konsolidasi
Sasaran
Automatisasi system akuntansi Penjualan
o
Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
o
Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
o
Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
o
Dll
Waktu yang diperlukan
Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian
tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
Konsultan/dokumentasi : -
Programmer
Pelatihan
: : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk
(PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat
dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat
dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap
termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity,
dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada
bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama
product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan
barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen
order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat
permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan
tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan
direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan
di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat
persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian
Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita
kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian
memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan
ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order
lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya
urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit
dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang
tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian
pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir
untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang
ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat
otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk
penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk
mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran
barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang
ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi
oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon
pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran
barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di
gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir
untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan
memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10.Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda
tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan
Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya
kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui
Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke
bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh
bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan
nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke
bagian Kredit
2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2
Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak
lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order
penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch
control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur
(tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh
penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui
terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus
informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang
selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang
perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian
proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan
dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang
personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh
beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT & RETUR
PENJUALAN KREDIT
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman
barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume
penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang
akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua
sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
Penjualan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer
(retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu
untuk para pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi
berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu
kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut.
Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh
pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.
Fungsi Yang Terkait Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Adalah:
a. Fungsi Kredit
fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi
kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan
meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari
perusahaan tempat ia bekerja.
b. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi
faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum
dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda
tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang
dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan
ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi
pengiriman.
f. Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang
kartu kredit.
Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjuala dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transakasi penjualan kredit
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualn
7. Otorisasi pejabat yang berwenang
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu
kredit perusahaan adalah:
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit
2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian
atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke
perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan
pelanggan dalam periode waktu tertentu.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun
kredit.
2. Kartu Piutang
catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan
kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan
digudang beserta mutasinya.
Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur Penjualan
dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi
penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan
kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi
tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi
yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat
penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang
kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3. Prosedur Pencatatan Piutang
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam
kartu piutang.
4. Prosedur Penagihan
dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan
mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan
mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan
kredit.
5. Prosedur Pencatatn Penjualan
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal
penjualan.
Sistem Penjualan Kredit
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
- Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli
mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gdang mana barang
yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order
dari pelanggan.
- Fungsi kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
- Fungsi guadang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
- Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang
berwenang.
- Fungsi penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk
membuat dan mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para
debitur, serta membuat laporan penjualan.
Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang
diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan
dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:
1. surat order pengiriamn dan tembusannya
2. faktur dan tembusannya
3. rekapitulasi harga pokok penjualan
4. bukti memorial
contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy),
surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan
(packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder
follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies),
tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy),
tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara
penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan
yang digunakan ditambahkan dengan:
1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi
setiap jenis persediaan.
2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu.
Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya
saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:
1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data
penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat
secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Unsur Pengendalian Intern:
- Organisasi
1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang
sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang
timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit
pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk
menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat
pelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan
dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat
dikurangi.
2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan
dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat
ditagih)
3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas
Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang
dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari
piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang
berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan
kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang
debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi
kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas
dari debitur lainnya.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi
pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu
akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian
dan keandalannya oleh karyawan lain.
- Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
setiap transaksi terjasi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui
prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data
akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.:
5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat
order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari
fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini
bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam
pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan
pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)
untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan
otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah
dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yag diterbitkan oleh
fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur
penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan
berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan
harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang
ditetapkan oleh direktur pemasaran.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada
faktur penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada
faktur penjualan berarti bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman
yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh
perusahaan angkutan umum).
2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga
satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim
dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat
pengiriman barang dan surat muat of lading .
10. Pancatatan ke dalam katu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan
jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit dengan cara
memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo
kredit)
catatn akuntansi di isi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan
dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang
telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat
order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada
karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan
akuntasni yang tidak dipertanggungjawabkan.
- Praktik yang sehat:
12. Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penjualan.
Unuk mencipatakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan
nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penagihan.
14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable
statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan
oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan
akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan
oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek
ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan
piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.
15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam
buku besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang
berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokume sumber yang
digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.
Sistem Retur Penjualan
Fungsi yang terkait dalam melalksanakan transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang
yang telah dibeli oleh pembeli.
2. Fungsi Penerimaan
fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam
memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan
setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan
4. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum
(atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan
akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah:
1. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat berwenang
Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur
penjualan adalalah:
1. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar
pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini
dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk
menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung
yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan
telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.
Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan
Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat
dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal
penjualan.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan
digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi
tersebut.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur
penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat
dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan
produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.
Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:
1. prosedur pembuatan memo kredit
fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan
untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat
pengurangan piutang kepada pembeli
2. prosedur penerimaan barang
atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk
melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. prosedur pencatatan retur penjualan
dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari
transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan
dan kedalam buku pembantu piutang.
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai
berikut:
1. prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing
procedure)
dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan da tembusannya dilakukan secara terpisah dari
pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen
berikut ini dibuat oleh dua fungsi yang terpisah dan pada saat berlainan:
- Fungsi Penjualan:
a. surat order pengiriman
b. tembusan krdit
c. surat pengakuan
d. surat muat
e. slip pembungkus
f. arsip pengendalian pengiriman
g. arsip index silang
- Fungsi Penagihan:
a. faktur penjualan
b. tembusan piutang
c. tembusan jurnal
d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran
e. tembusan bagi wiraniaga
Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:
a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan
dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi tersebut
tercantum dalam faktur penjualan.
b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari
order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena tidak
tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan membuat faktur
untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.
2. Prosedur Order Pengirima Satuan (unit shipping order procedure)
prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedr ini,
setiap barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualn dibuatkan satu
surat order pengiriman.
Kodisi yang cocok untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:
a. jika dikehendaki untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan menggunakan
surat order pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen
tersebut.
b. Jika barang-barang yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggalpengirian yang berbedabeda, sesuai dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan
c. Jika perusahaan menghadapi masalah back-order
d. Jika perusahaan memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.
3. Prosedur Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure) dalam prosedur ini, faktur
penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan pembuatan surat order
pengiriman dan tembusannya.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.
a. Karena surat order pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua
informasiyang akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi
penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi rute pengiriman,
berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per satuan.
b. Kondisi persediaan harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang
tertulis didalam surat order pengiriman. Jika seringkali perusahaan mengalami back order,
prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.
4. Prosedur Pra Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)
prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur ini, faktur
penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan dengan pembuatan surat
order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan informasi yang lengkap oleh
fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan
kegiatan manual untuk menambahkan informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas
barang yang sesungguhnya dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan
kuantitas, dan harga total barang.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:
a. Pada saat surat order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum
didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi mengenai nama
pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada surat order
pengiriman maupun faktur pebjualan diisikan oleh fungsi penjualan pada saat pembuatan order
penjualan.
b. Jika terjadi back order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi pesanan
dari pelanggan.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-penjualankredit-retur.html
http://rizki-utami.blogspot.com/2014/04/sistem-akuntansi-penjualan-kredit.html
https://zulidamel.wordpress.com/2007/11/21/system-informasi-penjualan/
Ruang Lingkup :
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan
procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari
diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan
operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang
yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier
dan langsung dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah
tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan
mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang
tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan
sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat
berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses
pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian
yaitu :
1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
1. Penawaran Harga (PH)
2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
2. 3 Tembusan langganan
3. 4. Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
1. 1. Invoice
2. 2. tembusan Piutang
3. 3. tembusan Jurnal
4. 4. arsip di bagian order penjualan
10.Faktur Pajak
1. 1. Faktur Pajak
2. 2. Arsip
3. 3. Extra Copy
11.Kwitansi
Sumber daya
Hardware
link
: Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan
Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan
pelatihan
Strukture Organisasi
Melakukan konsolidasi
Sasaran
Automatisasi system akuntansi Penjualan
o
Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
o
Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
o
Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
o
Dll
Waktu yang diperlukan
Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian
tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
Konsultan/dokumentasi : -
Programmer
Pelatihan
: : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk
(PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat
dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat
dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap
termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity,
dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada
bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama
product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan
barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen
order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat
permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan
tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan
direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan
di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat
persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian
Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita
kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian
memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan
ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order
lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya
urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit
dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang
tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian
pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir
untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang
ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat
otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk
penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk
mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran
barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang
ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi
oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon
pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran
barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di
gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir
untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan
memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10.Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda
tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan
Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya
kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui
Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke
bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh
bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan
nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke
bagian Kredit
2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2
Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak
lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order
penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch
control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur
(tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh
penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui
terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus
informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang
selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang
perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian
proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan
dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang
personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh
beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.