hunianku - Mengejar Surya
AUDIT INTERNAL
TM 7
KERTAS KERJA
Pengertian Kertas Kerja
Kertas kerja (working paper) mendokumentasikan audit. Kertas kerja berisi catatan
informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan selama proses audit. Kertas
kerja disiapkan sejak saat auditor pertama kali memulai penugasannya hingga
mereka menelaah tindakan perbaikan dan mengakhiri proyek audit. Kertas kerja
berisi dokumentasi atas langkah-langkah berikut ini dalam proses audit:
Rencana audit, termasuk program audit.
Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas sistem kontrol internal.
Prosedur-prosedur
audit
yang
dilakukan,
informasi yang
diperoleh,
dan
kesimpulan yang dicapai.
Penelaahan kertas kerja oleh penyelia.
Laporan audit.
Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.
Bab ini mencakup dan mengembangkan pedoman penyiapan kertas kerja audit yang
ditetapkan dalam Practice Advisory 2330-1, "Pencatatan Informasi," yang terdapat
pada Standar.
Fungsi Kertas Kerja
Auditor internal menyiapkan kertas kerja untuk beberapa tujuan yang berbeda:
Untuk mendukung laporan audit. Kertas kerja yang terstruktur dengan baik
memudahkan pengalihan dari materi yang ditulis selama audit menjadi
halaman-halaman laporan audit interim dan final.
Di samping itu auditor yang berpengalarnan senantiasa memikirkan laporan
sepanjang keseluruhan penugasan audit. Hal ini membuat pekerjaan lapangan
menjadi dan mengikuti arah yang benar. Apa pun yang tidak layak untuk
dilaporkan bisa jadi tidak untuk ditelaah.
‘12
1
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan
instruksi dan arahan, analisis sistem dan proses, pengamatan kondisi, dan
pemeriksaan transaksi.
Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit,
mengumpulkan yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya
kondisi-kondisi yang kelemahan.
Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi. Operasi kadangkadang
dan
sulit
untuk
diingat.
Penjelasan
dan
bagan
yang
terdokumentasikan dengan kertas kerja, diberi indeks untuk mempermudah
akses, bisa menempatkan auditor yang sama dengan karyawan operasional
dan memahami operasi dengan mendalami kerja yang baik bisa menjadi alat
pertahanan yang baik jika kesimpulan dan rek dipertanyakan.
Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan
penyelesaian
percakapan
kerja yang terdokumentasi lebih produktif dibandingkan
antara
auditor.
Penelaahan
oleh
penyelia,
yang
juga
didokumentasikan di kertas kerja, m kontrol audit dan merupakan bagian yang
integral.
Untuk
memberi
dukungan
dan
bukti
untuk
masalah-masalah
yang
melibatkam tuntutan hukum, dan klaim asuransi.
Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi
pekerjaan dan kemudian menggunakannya dalam penilaian mereka sendiri
atas sistena organisasi.
Untuk menjadi latar belakang dan data referensi untuk penelaahan selanjutnya
sering kali diulang atau ditindaklanjuti. Kertas kerja yang profesional membuat
mudah dan lebih efisien.
Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review).
Makan banyak organisasi audit internal yang terlibat dalam program kontrol
mutu dan evaluasi eksternal atau konsultan perlu mengevaluasi aktivitas audit
internal. Kertas untuk mengevaluasi program jaminan mutu departemen audit
internal. kepatuhan dengan Standar.
‘12
2
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik
korupsi luar negeri Amerika Serikat (U.S. Foreign Corrupt Practices Act).
Undang-undang tersebut mensyaratkan perusahaan untuk mengembangkan
dan menjaga system control akuntansi internal. Secara umum, auditor internal
harus mengupayakan kertas kerja yang rapi, seragam, dapat relevan,
ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis.
Menjaga Kerapian Kertas Kerja
Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini mem..
langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme.
Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya
satu sisi lembar kerja yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa
terlewatkan. Kertas keria digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja yang
berantakan tidak layak menjadi bukti.
Menjaga Keseragaman Kertas Kerja
Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang
sama ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. Kertas
berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan yang
akan dilakukan.
Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas
seperti ini mencegah tercecernya kertas dan kertas kerja juga bisa disortir, disortir ulang
ditambah atau dihilangkan tanpa kesulitan. Pembatas dapat disisipkan untuk
memisahkan bagian audit. Hasil cetak komputer dan catatan elektronik juga harus
disiapkan.
Menyiapkan Kertas Kerja agar Dapat Dipahami
Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi.
Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami apa yang
diputuskan auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka
temukan, apa kesimpulan yang diambil dan apa saja yang tidak diputuskan untuk
diambil.
‘12
3
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Menjaga Kertas Kerja yang Relevan
Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan
material yang secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang
mungkin menarik
dan final. Di samping itu, auditor yang berpengalarnan senantiasa memikirkan
laporan akhir di sepanjang keseluruhan penugasan audit. Hal ini membuat
pekerjaan lapangan menjadi relevan dan mengikuti arah yang benar. Apa pun yang
tidak layak untuk dilaporkan bisa jadi tidak relevan untuk ditelaah.
Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan
instruksi dan arahan, analisis sistem dan proses, pengamatan kondisi, dan
pemeriksaan transaksi.
Untuk
mengidentifikasi
dan
mendokumentasikan
temuan-temuan
audit,
mengumpulkan bukti yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya
kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.
Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi. Operasi kadang-
kadang agak rumit dan sulit untuk diingat. Penjelasan dan bagan yang
terdokumentasikan dengan baik dalam kertas kerja, diberi indeks untuk
mempermudah akses, bisa menempatkan auditor pada posisi yang sama
dengan karyawan operasional dan memahami operasi dengan mendalam.
Jadi, kertas kerja yang baik bisa menjadi alat pertahanan yang baik jika
kesimpulan dan rekomendasi audit dipertanyakan.
Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan penyelesaian
audit. Penelaahan kerja yang terdokumentasi lebih produktif dibandingkan
percakapan antara penyelia audit dan auditor. Penelaahan oleh penyelia, yang
juga didokumentasikan di kertas kerja, merupakan sarana kontrol audit dan
merupakan bagian yang integral.
Untuk
memberi
dukungan
dan
bukti
untuk
masalah-masalah
yang
melibatkan kecurangan. tuntutan hukum, dan Haim asuransi.
Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi
pekerjaan audit internal dan kemudian menggunakannya dalam penilaian
mereka sendiri atas sistem kontrol intern organisasi.
‘12
4
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Untuk menjadi latar belakang dan data referensi untuk penelaahan
selanjutnya. Penugasan audit sering kali diulang atau ditindaklanjuti. Kertas
kerja yang profesional membuat audit rutin lebih mudah dan lebih efisien.
Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review). Makin
banyak organisas, audit internal yang terlibat dalam program kontrol mutu
dan evaluasi mandiri. Baik auditor eksternal atau konsultan perlu
mengevaluasi aktivitas audit internal. Kertas kerja menjadi dasar untuk
mengevaluasi program jaminan mutu departemen audit internal, yang
menunjukkan kepatuhan dengan Standar.
Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik
Korupsi Luar Nege Amerika Serikat (U.S. Foreign Corrupt Practices Act).
Undang-undang tersebut mensyaratkaz
Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya
satu sisi lembar kea yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa
terlewatkan. Kertas kerja telah lama digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja
yang berantakan tidak layak menjadi bukti.
Menjaga Keseragaman Kertas Kerja
Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang
sama. Kertas ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar.
Kertas berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan
yang akan dilakukan.
Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas
kerja audit seperti ini mencegah tercecernya kertas dan kertas kerja juga bisa disortir,
disortir ulang, ditamhai dihilangkan tanpa kesulitan. Pembatas dapat disisipkan untuk
memisahkan bagian:bagian dokumen audit. Hasil cetak komputer dan catatan
elektronik juga harus disiapkan.
Menyiapkan Kertas Kerja agar Dapat Dipahami
Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi
tambahan. Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami
‘12
5
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
apa yang diputuskan dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka
temukan, apa kesimpulan yang diambil apa saja yang tidak diputuskan untuk diambil.
Tentu saja perlu menjaga kertas kerja seringkas mungkin namun kejelasan jangan
sampai dikorbankan hanya untuk menghemat waktu dan kertas.
Informasi yang diperoleh secara lisan jarang dicatat secara harfiah. Auditor yang
memaparkan tanggapan klien juga harus mencatat interpretasi mereka sendiri
mengenai
maksud
kata-kata
klien.
Untuk
memastikan
bahwa
tidak
ada
kesalahpahaman, klien sebaiknya diminta men interpretasi auditor. Jika digunakan
rekaman suara, sebaiknya tetap dibuat catatan tertulis.
Menjaga Kesederhanaan Penulisan
Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah.
Penggunaan jargon harus dihine.2n. Jika digunakan, harus dijelaskan pada
bagian terpisah dari kertas kerja—pada Daftar Istilah—bers=a dengan istilahistilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam aktivitas dan dalam
kertas kerja.
Kesederhanaan dan kejelasan dalam kertas kerja tidak berarti harus
menggunakan struktur bahasa v--- sempurna. Kalimat-kalimat ringkas tetap
bisa digunakan dan menghemat waktu.
Uji terakhir dari seperangkat kertas kerja yang baik adalah apakah auditor internal
yang lain, yang ticizi berhubungan dengan penugasan, bisa melangkah ke
dalam penugasan audit yang sedang dilakuk= memahami apa yang telah
dilakukan dan melakukan pemeriksaan tanpa menghabiskan banyak upa'a.
Gunakan Susunan Kertas Kerja yang Logis
Kertas kerja harus disusun secara paralel dengan program audit. Setiap
subjek yang berbeda harm dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas
kerja. Hubungan yang sejajar antara program dan keno kerja akan
memudahkan pengacuan selama dan setelah audit.
‘12
6
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
setiap segmen audit, auditor harus memberikan informasi umum dalam bentuk narasi
pada agian. Informasi tersebut mencakup tujuan operasi yang diaudit dan informasi latar
belakang: Truzzisasi, statistik volume, dan sistem kontrol.
setiap bagian audit, auditor harus menyebutkan dengan jelas tujuan rinci dari
segmen, termasuk hal-hal yang ditetapkan di program audit jika diperlukan.
u. auditor harus menjelaskan dalam kertas kerja lingkup audit mereka: apa yang
tercakup dan yang aszak..- Dalam bagian kertas kerja mereka, auditor akan membahas
metode pemilihan sampel yang mereka rgLiakan dan ukuran sampel serta tingkat
keyakinan—atau jika digunakan komputer, metodologi yang rag.:_nakan untuk mengganti
pemilihan sampel.
ah pernyataan tujuan dan ruang lingkup, auditor menuliskan pengujian dan
temuan
mereka.
Lni harus dibatasi pada fakta-fakta—yang baik maupun yang buruk. Setelah faktafakta dicatat,
akan mengambil kesimpulan dari apa yang mereka temukan. Berdasarkan
temuan atas kontrol
kinerja, auditor harus menyatakan apakah kondisi yang mereka temukan
memuaskan atau tidak.
.
apakah tujuan operasi tercapai atau tidak. Kesimpulan in secara agregat, akan
mendukung opini
atas keseluruhan organisasi atau fungsi yang ditelaah.
auditor harus mendokumentasikan rekomendasi
mereka untuk memperbaiki kondisi-kondisi mereka
temukan dan tindakan perbaikan yang diambil oleh
klien.
elakang narasi akan ada catatan audit: bagan alir dari sistem kontrol, jadwal
pengujian audit, dan
temuan. Setiap lembar kerja umumnya akan berisi:
Tudul
yang
deskriptif.
Judul
harus
memuat
nama
perusahaan, organisasi, atau fungsi yang diaudit, yang
nunjukkan sifat data yang tercantum dalam kertas
kerja, dan menunjukkan tanggal atau periode
‘12
7
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Referensi ke penugasan audit. Hal ini mengidentifikasikan nomor referensi dari
penugasan audit.
Tanda silang atau simbol lainnya Tanda silang atau simbolsimbol lainnya harus seragam di sepanjang audit. Tandatanda tersebut harus kecil dan ditempatkan dengan rapi,
berguna tetapi tidak terlalu
mencolok. Tanda-tanda
tersebut harus dijelaskan di catatan kaki.
Tanggal pembuatan dan inisial auditor. Tanggal harus
menunjukkan kapan kertas kerja diselesaikan. :nisial
auditor harus muncul pada setiap lembar. Lembar terpisah
pada kertas kerja harus berisi daftar sernua auditor dan
staf lainnya pada penugasan audit serta inisial mereka.
Nomor referensi kertas kerja. Kertas kerja harus dirujuk saat disiapkan dan
dibuat dalam -.7engelompokan yang logis. Tidak ada yang lebih mengganggu—bagi
auditor maupun penelaah—selain ertas kerja dibiarkan tak bernomor dan tak
terkendali
Sumber-sumber data. Sumber-sumber data harus dengan jelas diidentifikasi.
Kertas kerja bisa ditulis menggunakan pensil, pena,
dan/atau dengan perangkat lunak dan dicetak. Pensil lebih
disukai
untuk
skedul-skedul
berisi
angka-angka
yang
mungkir_ Tulisan naratif lebih rapi bila ditulis menggunakan
tinta. Beberapa auditor internal member: profesionalisme di
kertas kerja mereka dengan menulis di lembar dan induk
kolom me, tinta—maka tulisan ini sulit untuk diubah—dan sisa
skedul menggunakan pensil.
Sumber-sumber informasi yang tampil di kertas kerja harus
diidentifikasi dengan jelas independen harus bisa menelusuri
ulang langkah-langkah auditor—dari skedul dasar ke n:
tanggapan—tanpa harus meminta informasi tambahan.
Untuk itu, lembar kerja harus dirke kertas kerja lainnya yang
berkaitan dan ke program audit. Referensi silang yang efek -zi
mengurangi perlunya duplikasi data. Jika data tersebut penting,
total kolom, total bans, da7
‘12
8
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
harus diverifikasi secara
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
independen
oleh
seseorang
yang
tidak
bekerja
pada
penugasan vant.
Sampul muka setiap dokumen kertas kerja harus menunjukkan
nomor proyek dan nom:C. organisasi atau fungsi, subjek
masalah, periode audit atau tanggal lainnya yang beriL, -.L.
pengamanan jika ada, dan nomor volume jika lebih dari satu
volume.
Setiap dokumen kertas kerja harus memuat daftar isi.
Dokumen
pertama
juga
harus
daftar
isi,
yang
mengidentifikasikan seluruh dokumen..
Ringkasan Kertas Kerja
Meskipun kita telah menyinggung pembuatan ringkasan di Bab 8, Temuan Audit,
namun layak untuk dijelaskan di sini karena penting untuk penyajian kertas
kerja.
Auditor,
dalam
melakukan
penelusuran
audit,
sering
kali
enggan
mengalokasikan waktu audit untuk membuat ringkasan. Tidak membuat
ringkasan sering kali merupakan kesalalian. Apa yang dipikir auditor sudah
mereka kuasai sepenuhnya bisa terlupakan seiring berjalannya waktu.
Ingatan bisa menjadi pelayan yang tidak setia, kadang kala menyimpan apa
yang diinginkan saja.
Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang
objektif. Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada.
Ringkasan membantu menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar.
Ringkasan memfokuskan pada hal yang penting dan relevan serta membantu
menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan secara tepat. Auditor
yang secara periodik meringkas temuan mereka, yang buruk maupun yang
baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka.
Ringkasan juga bermanfaat dalam menghubungkan kelompok-kelompok
kertas
kerja
yang
terkait
dengan satu hal tertentu. Ringkasan dapat memberikan alur yang berurutan
dan logis untuk berbagai
‘12
9
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
kertas kerja yang saling terkait dan dapat memfasilitasi penelaahan
atas bagian-bagian penugasan :ertentu. Berikut ini beberapa bentuk
ringkasan yang dapat memberi manfaat:
Ringkasan Segmen-segmen Audit
Setiap segmen.audit harus diringkas dalam bentuk narasi untuk menunjukkan subjek
audit,
tujuan
dan
lingkup audit, temuan, kesimpulan dan rekomendasi auditor, serta tindakan
perbaikan yang dilakukan
Ringkasan harus memiliki referensi ke dokumen pendukungnya.
Bentuk ringkasan ini dibahas :ebih awal dalam susunan kertas kerja
yang logis.
Ringkasan Statistik
Auditor sering kali menggunakan ringkasan statistik dari hasil-hasil pengujian audit.
Data yang tersebar 2ada skedul pengujian bisa diringkas sehingga mudah dibaca,
dipahami, dan ditangani.
Ringkasan ini harus diperlakukan sebagai sebuah piramid, data akhir secara
perlahan meluas ke ebe rap a skedul pengujian. Ringkasan statistik yang baik
memudahkan penelaah beralih dari ringkasan
masing-masing pengujian tanpa menggunakan pensil. Auditor akan melakukan
hal ini untulc mereka.
Ringkasan Rap at
Pembahasan dengan klien—pengamatan, kesepakatan, ketidaksepakatan, dan
saran-saran merekaharus diringkas dengan lengkap dan segera. Ringkasan bisa
digunakan untuk mencatat hal-hal ini dengan tepat sesuai apa yang mereka katakan,
tidak seperti apa yang terlihat, disaring melalui pengumpulan ulang. Tanggal dan
jam pembahasan bisa bernilai bila suatu saat terjadi perselisihan.
Ringkasan Program Audit
‘12
10
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Begitu auditor menyelesaikan suatu segmen audit, mereka harus membuat
komentar yang sesuai dalam program audit mengenai temuan-temuan mereka—
komentar yang dengan ringkas menyatakan kesimpulan mereka tentang aktivitas
yang diaudit.
Saat mereka kemudian membaca program audit, auditor akan menyadari mengenai
cara audit yang dilakukan. Proses ini akan memberitahu mereka apa yang telah
dilakukan dan apa yang masih harus dilakukan. Hal ini bisa membantu mereka
memahami mutu kontrol operasi dan kinerja, juga membantu mengontrol audit.
Ringkasan juga bisa menjadi semacam sketsa ringkas kumulatif dari pendapat mereka
mengenai operasi yang sedang mereka telaah. Berikut ini beberapa contoh ringkas
silang seperti yang dijelaskan sebelumnya pada bab ini digunakan, dan bahan-bahan
dari kertas kerla yang telah selesai dan telah dirujuk lebih awal bisa secara simultan
digunakan saat menyusun subie kertas kerja. Kertas kerja bisa dicetak meskipun bisa
tetap disimpan dalam bentuk elektronik d?- digunakan dalam bentuk ini saat
pertemuan dengan klien dan untuk penelaahan oleh penyelia.
Halaman-halaman kertas kerja bisa secara otomatis diberi judul oleh program komputer
dan prog: audit tersebut bisa diperbarui dan diberi referensi silang oleh auditor seiring
kemajuan pekerjaan.
Struktur sebenarnya dari kertas kerja akan tampil menyerupai kertas kerja
yang disusun secara maniL dengan pengecualian pada lembar kerja, bagan
alir, dan format khusus lainnya yang merupakan baE dari program komputer
untuk kertas kerja.
sensitif lainnya. Juga harus diperhatikan adalah orang-orang yang tidak
memiliki otorisasi tidat menggunakan arahan yang terkandung dalam program
audit untuk memperoleh informasi atau untti menyebabkan aktivitas-aktivitas
yang tidak terotorisasi untuk mengacaukan organisasi.
Banyak entitas menggunakan perangkat lunak kertas kerj a yang mengandung
bentuk dan memungkli auditor mengembangkan program audit dan bentuk
kertas kerja pada saat yang bersamaan.
Penelaahan Kertas Kerja oleh Penyelia
Sebagaimana
pada banyak
aktivitas
lainnya,
kontrol
terbaik
adalah
pengawasan oleh penyelia memiliki pengetahuan lebih. Penelaahan ini harus
‘12
11
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
dibuktikan pada setiap kertas kerja mengguna: nama atau inisial penyelia dan
tanggal penelaahan. Pertanyaan yang muncul harus tercakup den: setiap
kelompok kertas kerja yang berhubungan, dan kertas kerja tersebut tidak boleh
dianggap sel hingga pertanyaan-pertanyaan tersebut dijawab dengan jawaban
yang memuaskan penyelia.
Saat penyelia menelaah kertas kerja, mereka harus memastikan bahwa:
Program audit diikuti dan instruksi-instruksi khusus bagi auditor telah
diikuti.
Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan—yang membuktikan
pekerjaan yang mern2 telah dilakukan—dan memang mendukung
temuan-temuan audit.
Kesimpulan yang dicapai memang wajar, logis, dan valid.
Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa.
Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah
dicatat dan bahwa perselis] telah diselesaikan.
Aturan-aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.
Penyelia harus menelaah kertas kerja sesegera mungkin setelah diselesaikan.
Jadi, kekacauan kerja bisa dikurangi dan masalah-masalah diselesaikan
sebelum laporan ditulis dan auditor ditugaskan ulang.
Sebuah organisasi audit menggunakan format khusus untuk melakukan
penelaahan akhir atas kertas kerja audit. Berikut ini beberapa standar yang
tercatat pada format tersebut:
Laporan
Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi silang dengan
memadai ke dokumen pendukung.
Bukti yang tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup penuh.
Rencana
‘12
12
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Program audit yang memadai telah dibuat.
Rencana pra-audit telah didokumentasikan.
Penghilangan langkah-langkah yang diperlukan dalam program audit telah
dijelaskan dengan memadai.
Waktu audit yang diestimasi dan yang sebenarnya telah didokumentasikan
dengan memadai.
UMUM
Bagan alir telah disiapkan, atau dibawa dari audit sebelumnya dan diperbarui.
Rencana pengambilan sampel telah didokumentasikan dengan memadai dan
informatif.
Bahan referensi (kebijakan, prosedur, dan lain-lain) disimpan untuk tujuan
konstruktif.
Laporan audit sebelumnya dan jawabannya telah tercakup.
Temuan audit sebelumnya telah diinvestigasi.
Pertemuan setelah audit telah didokumentasikan.
Data administratif telah diselesaikan.
Pekerjaan Lapangan
Setiap bagian kertas kerja diringkas setelah pekerjaan dilakukan dan temuan-
temuan disusun.
Ringkasan dirujuk silang ke bahan-bahan pendukung yang sesuai.
Tujuan, lingkup, dan sifat pekerjaan ditentukan dengan tepat.
Kesimpulan auditor diberikan.
Supervisi
Semua pertanyaan penyelia telah dijawab.
Mutu pekerjaan dinilai.
Kontrol atas Kertas Kerja
Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus
mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat
‘12
13
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
risiko kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci
saat jam makan siang dan sepanjang malam. Jika kertas kerja dibawa ke
ruangan hotel, maka harus disimpan dalam koper terkunci. Kertas kerja tidak boleh
diakses
orangorang
yang
tidak
memiliki
otoritas
untuk
memilild
atau
menggunakannya, karena bisa disalahgunakan; informasi bisa dipindahkan,
diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak membacanya.
Hal ini tidak berarti bahwa auditor tidak boleh memperlihatkan kertas kerja mereka
kepada klien pada keadaan-keadaan yang sesuai. Bila tidak ada komentar yang
mengganggu atau indikasi kecurangan, auditor mungkin merasa penyebaran
hasil penelaahan akan bermanfaat sebelum bertemu klien.
Akses ke kertas kerja dan laporan bisa diizinkan untuk auditor eksternal dan
orang-orang dalam organisasi selain klien. Tetapi hal ini harus disetujui oleh kepala
bagian audit. Bila orang di luar organisasi meminta akses ke kertas kerja, kepala
bagian audit harus mendapatkan persetujuan dari manajemen senior dan/atau
penasihat hukum.
Manajemen audit harus mementingkan kontrol atas kertas kerja auditor. Bisa saja
kertas kerja hilang di tengah-tengah pelaksanaan audit. Manajemen audit juga
harus memerhatikan apakah seorang auditor pengganti bisa menggantikan
pekerjaan yang ditinggalkan oleh auditor sebelumnya. Aturannya adalah: Usahakan
kertas kerja Anda mengikuti pedoman, terorganisasi dengan baik, dan diberi
indeks clan referensi silang dengan baik sehingga pekerjaan audit bisa dilanjutkan
oleh auditor selanjutnya dengan kesulitan yang minimal.
Kontrol yang baik atas kertas kerja elektronik mengharuskan perubahan hanya
dilakukan oleh auditor yang membuatnya.
Contoh-contoh Kertas Kerja
Tampilan 9-2 hingga 9-11 merupakan contoh-contoh bagian kertas kerja yang
formatnya bisa digunakan dalam setiap audit operasional dan kertas kerja
terkomputerisasi memiliki sedikit kesamaan. Tampilan tersebut mengilustrasikan
audit atas fungsi produksi, tetapi bisa digunakan dalam setiap audit operasional.
Bagian tersebut berhubungan dengan pemberian gambar contoh setelah
disiapkan.
‘12
14
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Kertas-kertas kerja tersebut diambil dari audit sebenarnya. Beberapa organisasi audit
bisa merasa bahwa penyiapan yang terlalu rinci akan terlalu sukar. Oleh karena itu,
contoh-contoh tersebut harus dipandang sebagai contoh-contoh yang ideal, bukan
sebuah keharusan. Tetapi subjek yang disebutkan harus diterapkan di setiap audit
sebelum kertas kerja tersebut dianggap telah disiapkan dengan profesional Kertas
kerja aktual biasanya disiapkan menggunakan pensil, tetapi ditunjukkan dalam
bentuk cetakan agar lebih jelas dan mudah dibaca.
Pada bagian belakang, dan p auditor dalam memahami pen
Pernyataan "Ti berkepentingar sumber inform digunakan.
"Temuan" mer karena pentinl masalah-masa mengenai ten dalam audit yang membur
Skedul-skedul kekurangan-1; suatu format 9-10 dan 9-11
Dengan meni sebelum met ada yang tent bagian seban
Menulis di Kertas Kerja saat Audit Berlangsung
Auditor internal yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin
meragukan kernampuan mereka untuk membuat kertas kerja seperti yang
diilustrasikan dalam tampilan bab mi. Tetapi pengorganisasian pekerjaan
lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya adalah tulislah saat
melakukan pekerjaan lapangan.
Tulisan awal tentang tujuan, latar belakang, kontrol, sasaran, dan lingkup bisa
dibuat segera setelah auditor melakukan penelaahan awal atas operasi.
Mereka tidak harus menunggu hingga audit atas segmen tersebut selesai.
Bila menunggu seperti ini maka pekerjaan menjadi terlalu berat dan banyak
fakta yang menjadi kabur dalam pikiran mereka. Temuan bisa diringkas
segera setelah pengujian dilakukan. Hasil-hasilnya kemudian segera bisa
digunakan dalam diskusi dengan klien. Dalam beberapa organisasi bahanbahan yang akan dipertimbangkan untuk laporan audit juga dikonstruksikan
dan mungldn perlu ditelaah dengan klien pada saat tersebut. Hal ini khususnya
bermanfaat jika Idien telah mulai mengimplementasikan rekomendasi auditor.
Banyak auditor internal, yang bekerja di bawah tekanan anggaran dan
jadwal, keberatan untuk menyiapkan kertas kerja seperti yang diilustrasikan
pada bab mi. Memang benar bahwa mencatat pada secarik kertas tidak
‘12
15
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
membutuhkan banyak waktu persiapan. Dalam beberapa kasus, menyiapkan
kertas kerja bisa lebih mudah dengan penggunaan kertas kerja pro forma yang
memilild judul dan beberapa segmen yang telah tersedia. Dalam kasus-kasus
lainnya, khususnya dalam audit operasional yang pemeriksaannya tidak
bersifat pengulangan, atau auditor mungkin membuat audit awal dari subjek
yang baru, kertas kerja pro forma mungkin tidak bisa digunakan.
Apa pun kondisinya, kertas kerja yang menienuhi standar profesional harus
menunjukkan apa yang ingin dilakukan auditor internal, apa yang telah
mereka lakukan, dari mana sumber bahan-bahan mereka, dan langkahlangkah audit apa yang diambil, apa yang mereka temukan, dan apa yang
mereka simpulkan dari temuan mereka.
Argumen lain yang menentang pencatatan pada secarik kertas adalah waktu
tambahan yang dibutuhkan untuk menulis laporan audit mungkin akan
melebihi waktu yang dihemat melalui penulisan catatan tersebut. Dan trauma
karena memiliki temuan yang tidak didukung pendokumentasian bisa dihindari
dengan menggunakan kertas kerja yang memenuhi uji profesionalisme dan
bisa meyakinkan pengamat yang objektif.
Penyimpanan Kertas Kerja
Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas
sebuah operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan,
disetujui oleh penyelia mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya
harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas kerja mengandung dokumentasi
atau bahan-bahan lainnya yang akan terus digunakan, maka bagian kertas
kerja tersebut harus dibawa
‘12
16
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
TM 7
KERTAS KERJA
Pengertian Kertas Kerja
Kertas kerja (working paper) mendokumentasikan audit. Kertas kerja berisi catatan
informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan selama proses audit. Kertas
kerja disiapkan sejak saat auditor pertama kali memulai penugasannya hingga
mereka menelaah tindakan perbaikan dan mengakhiri proyek audit. Kertas kerja
berisi dokumentasi atas langkah-langkah berikut ini dalam proses audit:
Rencana audit, termasuk program audit.
Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas sistem kontrol internal.
Prosedur-prosedur
audit
yang
dilakukan,
informasi yang
diperoleh,
dan
kesimpulan yang dicapai.
Penelaahan kertas kerja oleh penyelia.
Laporan audit.
Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.
Bab ini mencakup dan mengembangkan pedoman penyiapan kertas kerja audit yang
ditetapkan dalam Practice Advisory 2330-1, "Pencatatan Informasi," yang terdapat
pada Standar.
Fungsi Kertas Kerja
Auditor internal menyiapkan kertas kerja untuk beberapa tujuan yang berbeda:
Untuk mendukung laporan audit. Kertas kerja yang terstruktur dengan baik
memudahkan pengalihan dari materi yang ditulis selama audit menjadi
halaman-halaman laporan audit interim dan final.
Di samping itu auditor yang berpengalarnan senantiasa memikirkan laporan
sepanjang keseluruhan penugasan audit. Hal ini membuat pekerjaan lapangan
menjadi dan mengikuti arah yang benar. Apa pun yang tidak layak untuk
dilaporkan bisa jadi tidak untuk ditelaah.
‘12
1
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan
instruksi dan arahan, analisis sistem dan proses, pengamatan kondisi, dan
pemeriksaan transaksi.
Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit,
mengumpulkan yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya
kondisi-kondisi yang kelemahan.
Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi. Operasi kadangkadang
dan
sulit
untuk
diingat.
Penjelasan
dan
bagan
yang
terdokumentasikan dengan kertas kerja, diberi indeks untuk mempermudah
akses, bisa menempatkan auditor yang sama dengan karyawan operasional
dan memahami operasi dengan mendalami kerja yang baik bisa menjadi alat
pertahanan yang baik jika kesimpulan dan rek dipertanyakan.
Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan
penyelesaian
percakapan
kerja yang terdokumentasi lebih produktif dibandingkan
antara
auditor.
Penelaahan
oleh
penyelia,
yang
juga
didokumentasikan di kertas kerja, m kontrol audit dan merupakan bagian yang
integral.
Untuk
memberi
dukungan
dan
bukti
untuk
masalah-masalah
yang
melibatkam tuntutan hukum, dan klaim asuransi.
Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi
pekerjaan dan kemudian menggunakannya dalam penilaian mereka sendiri
atas sistena organisasi.
Untuk menjadi latar belakang dan data referensi untuk penelaahan selanjutnya
sering kali diulang atau ditindaklanjuti. Kertas kerja yang profesional membuat
mudah dan lebih efisien.
Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review).
Makan banyak organisasi audit internal yang terlibat dalam program kontrol
mutu dan evaluasi eksternal atau konsultan perlu mengevaluasi aktivitas audit
internal. Kertas untuk mengevaluasi program jaminan mutu departemen audit
internal. kepatuhan dengan Standar.
‘12
2
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik
korupsi luar negeri Amerika Serikat (U.S. Foreign Corrupt Practices Act).
Undang-undang tersebut mensyaratkan perusahaan untuk mengembangkan
dan menjaga system control akuntansi internal. Secara umum, auditor internal
harus mengupayakan kertas kerja yang rapi, seragam, dapat relevan,
ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis.
Menjaga Kerapian Kertas Kerja
Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini mem..
langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme.
Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya
satu sisi lembar kerja yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa
terlewatkan. Kertas keria digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja yang
berantakan tidak layak menjadi bukti.
Menjaga Keseragaman Kertas Kerja
Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang
sama ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. Kertas
berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan yang
akan dilakukan.
Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas
seperti ini mencegah tercecernya kertas dan kertas kerja juga bisa disortir, disortir ulang
ditambah atau dihilangkan tanpa kesulitan. Pembatas dapat disisipkan untuk
memisahkan bagian audit. Hasil cetak komputer dan catatan elektronik juga harus
disiapkan.
Menyiapkan Kertas Kerja agar Dapat Dipahami
Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi.
Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami apa yang
diputuskan auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka
temukan, apa kesimpulan yang diambil dan apa saja yang tidak diputuskan untuk
diambil.
‘12
3
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Menjaga Kertas Kerja yang Relevan
Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan
material yang secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang
mungkin menarik
dan final. Di samping itu, auditor yang berpengalarnan senantiasa memikirkan
laporan akhir di sepanjang keseluruhan penugasan audit. Hal ini membuat
pekerjaan lapangan menjadi relevan dan mengikuti arah yang benar. Apa pun yang
tidak layak untuk dilaporkan bisa jadi tidak relevan untuk ditelaah.
Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan
instruksi dan arahan, analisis sistem dan proses, pengamatan kondisi, dan
pemeriksaan transaksi.
Untuk
mengidentifikasi
dan
mendokumentasikan
temuan-temuan
audit,
mengumpulkan bukti yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya
kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.
Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi. Operasi kadang-
kadang agak rumit dan sulit untuk diingat. Penjelasan dan bagan yang
terdokumentasikan dengan baik dalam kertas kerja, diberi indeks untuk
mempermudah akses, bisa menempatkan auditor pada posisi yang sama
dengan karyawan operasional dan memahami operasi dengan mendalam.
Jadi, kertas kerja yang baik bisa menjadi alat pertahanan yang baik jika
kesimpulan dan rekomendasi audit dipertanyakan.
Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan penyelesaian
audit. Penelaahan kerja yang terdokumentasi lebih produktif dibandingkan
percakapan antara penyelia audit dan auditor. Penelaahan oleh penyelia, yang
juga didokumentasikan di kertas kerja, merupakan sarana kontrol audit dan
merupakan bagian yang integral.
Untuk
memberi
dukungan
dan
bukti
untuk
masalah-masalah
yang
melibatkan kecurangan. tuntutan hukum, dan Haim asuransi.
Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi
pekerjaan audit internal dan kemudian menggunakannya dalam penilaian
mereka sendiri atas sistem kontrol intern organisasi.
‘12
4
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Untuk menjadi latar belakang dan data referensi untuk penelaahan
selanjutnya. Penugasan audit sering kali diulang atau ditindaklanjuti. Kertas
kerja yang profesional membuat audit rutin lebih mudah dan lebih efisien.
Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review). Makin
banyak organisas, audit internal yang terlibat dalam program kontrol mutu
dan evaluasi mandiri. Baik auditor eksternal atau konsultan perlu
mengevaluasi aktivitas audit internal. Kertas kerja menjadi dasar untuk
mengevaluasi program jaminan mutu departemen audit internal, yang
menunjukkan kepatuhan dengan Standar.
Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik
Korupsi Luar Nege Amerika Serikat (U.S. Foreign Corrupt Practices Act).
Undang-undang tersebut mensyaratkaz
Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya
satu sisi lembar kea yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa
terlewatkan. Kertas kerja telah lama digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja
yang berantakan tidak layak menjadi bukti.
Menjaga Keseragaman Kertas Kerja
Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang
sama. Kertas ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar.
Kertas berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan
yang akan dilakukan.
Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas
kerja audit seperti ini mencegah tercecernya kertas dan kertas kerja juga bisa disortir,
disortir ulang, ditamhai dihilangkan tanpa kesulitan. Pembatas dapat disisipkan untuk
memisahkan bagian:bagian dokumen audit. Hasil cetak komputer dan catatan
elektronik juga harus disiapkan.
Menyiapkan Kertas Kerja agar Dapat Dipahami
Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi
tambahan. Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami
‘12
5
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
apa yang diputuskan dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka
temukan, apa kesimpulan yang diambil apa saja yang tidak diputuskan untuk diambil.
Tentu saja perlu menjaga kertas kerja seringkas mungkin namun kejelasan jangan
sampai dikorbankan hanya untuk menghemat waktu dan kertas.
Informasi yang diperoleh secara lisan jarang dicatat secara harfiah. Auditor yang
memaparkan tanggapan klien juga harus mencatat interpretasi mereka sendiri
mengenai
maksud
kata-kata
klien.
Untuk
memastikan
bahwa
tidak
ada
kesalahpahaman, klien sebaiknya diminta men interpretasi auditor. Jika digunakan
rekaman suara, sebaiknya tetap dibuat catatan tertulis.
Menjaga Kesederhanaan Penulisan
Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah.
Penggunaan jargon harus dihine.2n. Jika digunakan, harus dijelaskan pada
bagian terpisah dari kertas kerja—pada Daftar Istilah—bers=a dengan istilahistilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam aktivitas dan dalam
kertas kerja.
Kesederhanaan dan kejelasan dalam kertas kerja tidak berarti harus
menggunakan struktur bahasa v--- sempurna. Kalimat-kalimat ringkas tetap
bisa digunakan dan menghemat waktu.
Uji terakhir dari seperangkat kertas kerja yang baik adalah apakah auditor internal
yang lain, yang ticizi berhubungan dengan penugasan, bisa melangkah ke
dalam penugasan audit yang sedang dilakuk= memahami apa yang telah
dilakukan dan melakukan pemeriksaan tanpa menghabiskan banyak upa'a.
Gunakan Susunan Kertas Kerja yang Logis
Kertas kerja harus disusun secara paralel dengan program audit. Setiap
subjek yang berbeda harm dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas
kerja. Hubungan yang sejajar antara program dan keno kerja akan
memudahkan pengacuan selama dan setelah audit.
‘12
6
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
setiap segmen audit, auditor harus memberikan informasi umum dalam bentuk narasi
pada agian. Informasi tersebut mencakup tujuan operasi yang diaudit dan informasi latar
belakang: Truzzisasi, statistik volume, dan sistem kontrol.
setiap bagian audit, auditor harus menyebutkan dengan jelas tujuan rinci dari
segmen, termasuk hal-hal yang ditetapkan di program audit jika diperlukan.
u. auditor harus menjelaskan dalam kertas kerja lingkup audit mereka: apa yang
tercakup dan yang aszak..- Dalam bagian kertas kerja mereka, auditor akan membahas
metode pemilihan sampel yang mereka rgLiakan dan ukuran sampel serta tingkat
keyakinan—atau jika digunakan komputer, metodologi yang rag.:_nakan untuk mengganti
pemilihan sampel.
ah pernyataan tujuan dan ruang lingkup, auditor menuliskan pengujian dan
temuan
mereka.
Lni harus dibatasi pada fakta-fakta—yang baik maupun yang buruk. Setelah faktafakta dicatat,
akan mengambil kesimpulan dari apa yang mereka temukan. Berdasarkan
temuan atas kontrol
kinerja, auditor harus menyatakan apakah kondisi yang mereka temukan
memuaskan atau tidak.
.
apakah tujuan operasi tercapai atau tidak. Kesimpulan in secara agregat, akan
mendukung opini
atas keseluruhan organisasi atau fungsi yang ditelaah.
auditor harus mendokumentasikan rekomendasi
mereka untuk memperbaiki kondisi-kondisi mereka
temukan dan tindakan perbaikan yang diambil oleh
klien.
elakang narasi akan ada catatan audit: bagan alir dari sistem kontrol, jadwal
pengujian audit, dan
temuan. Setiap lembar kerja umumnya akan berisi:
Tudul
yang
deskriptif.
Judul
harus
memuat
nama
perusahaan, organisasi, atau fungsi yang diaudit, yang
nunjukkan sifat data yang tercantum dalam kertas
kerja, dan menunjukkan tanggal atau periode
‘12
7
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Referensi ke penugasan audit. Hal ini mengidentifikasikan nomor referensi dari
penugasan audit.
Tanda silang atau simbol lainnya Tanda silang atau simbolsimbol lainnya harus seragam di sepanjang audit. Tandatanda tersebut harus kecil dan ditempatkan dengan rapi,
berguna tetapi tidak terlalu
mencolok. Tanda-tanda
tersebut harus dijelaskan di catatan kaki.
Tanggal pembuatan dan inisial auditor. Tanggal harus
menunjukkan kapan kertas kerja diselesaikan. :nisial
auditor harus muncul pada setiap lembar. Lembar terpisah
pada kertas kerja harus berisi daftar sernua auditor dan
staf lainnya pada penugasan audit serta inisial mereka.
Nomor referensi kertas kerja. Kertas kerja harus dirujuk saat disiapkan dan
dibuat dalam -.7engelompokan yang logis. Tidak ada yang lebih mengganggu—bagi
auditor maupun penelaah—selain ertas kerja dibiarkan tak bernomor dan tak
terkendali
Sumber-sumber data. Sumber-sumber data harus dengan jelas diidentifikasi.
Kertas kerja bisa ditulis menggunakan pensil, pena,
dan/atau dengan perangkat lunak dan dicetak. Pensil lebih
disukai
untuk
skedul-skedul
berisi
angka-angka
yang
mungkir_ Tulisan naratif lebih rapi bila ditulis menggunakan
tinta. Beberapa auditor internal member: profesionalisme di
kertas kerja mereka dengan menulis di lembar dan induk
kolom me, tinta—maka tulisan ini sulit untuk diubah—dan sisa
skedul menggunakan pensil.
Sumber-sumber informasi yang tampil di kertas kerja harus
diidentifikasi dengan jelas independen harus bisa menelusuri
ulang langkah-langkah auditor—dari skedul dasar ke n:
tanggapan—tanpa harus meminta informasi tambahan.
Untuk itu, lembar kerja harus dirke kertas kerja lainnya yang
berkaitan dan ke program audit. Referensi silang yang efek -zi
mengurangi perlunya duplikasi data. Jika data tersebut penting,
total kolom, total bans, da7
‘12
8
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
harus diverifikasi secara
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
independen
oleh
seseorang
yang
tidak
bekerja
pada
penugasan vant.
Sampul muka setiap dokumen kertas kerja harus menunjukkan
nomor proyek dan nom:C. organisasi atau fungsi, subjek
masalah, periode audit atau tanggal lainnya yang beriL, -.L.
pengamanan jika ada, dan nomor volume jika lebih dari satu
volume.
Setiap dokumen kertas kerja harus memuat daftar isi.
Dokumen
pertama
juga
harus
daftar
isi,
yang
mengidentifikasikan seluruh dokumen..
Ringkasan Kertas Kerja
Meskipun kita telah menyinggung pembuatan ringkasan di Bab 8, Temuan Audit,
namun layak untuk dijelaskan di sini karena penting untuk penyajian kertas
kerja.
Auditor,
dalam
melakukan
penelusuran
audit,
sering
kali
enggan
mengalokasikan waktu audit untuk membuat ringkasan. Tidak membuat
ringkasan sering kali merupakan kesalalian. Apa yang dipikir auditor sudah
mereka kuasai sepenuhnya bisa terlupakan seiring berjalannya waktu.
Ingatan bisa menjadi pelayan yang tidak setia, kadang kala menyimpan apa
yang diinginkan saja.
Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang
objektif. Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada.
Ringkasan membantu menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar.
Ringkasan memfokuskan pada hal yang penting dan relevan serta membantu
menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan secara tepat. Auditor
yang secara periodik meringkas temuan mereka, yang buruk maupun yang
baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka.
Ringkasan juga bermanfaat dalam menghubungkan kelompok-kelompok
kertas
kerja
yang
terkait
dengan satu hal tertentu. Ringkasan dapat memberikan alur yang berurutan
dan logis untuk berbagai
‘12
9
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
kertas kerja yang saling terkait dan dapat memfasilitasi penelaahan
atas bagian-bagian penugasan :ertentu. Berikut ini beberapa bentuk
ringkasan yang dapat memberi manfaat:
Ringkasan Segmen-segmen Audit
Setiap segmen.audit harus diringkas dalam bentuk narasi untuk menunjukkan subjek
audit,
tujuan
dan
lingkup audit, temuan, kesimpulan dan rekomendasi auditor, serta tindakan
perbaikan yang dilakukan
Ringkasan harus memiliki referensi ke dokumen pendukungnya.
Bentuk ringkasan ini dibahas :ebih awal dalam susunan kertas kerja
yang logis.
Ringkasan Statistik
Auditor sering kali menggunakan ringkasan statistik dari hasil-hasil pengujian audit.
Data yang tersebar 2ada skedul pengujian bisa diringkas sehingga mudah dibaca,
dipahami, dan ditangani.
Ringkasan ini harus diperlakukan sebagai sebuah piramid, data akhir secara
perlahan meluas ke ebe rap a skedul pengujian. Ringkasan statistik yang baik
memudahkan penelaah beralih dari ringkasan
masing-masing pengujian tanpa menggunakan pensil. Auditor akan melakukan
hal ini untulc mereka.
Ringkasan Rap at
Pembahasan dengan klien—pengamatan, kesepakatan, ketidaksepakatan, dan
saran-saran merekaharus diringkas dengan lengkap dan segera. Ringkasan bisa
digunakan untuk mencatat hal-hal ini dengan tepat sesuai apa yang mereka katakan,
tidak seperti apa yang terlihat, disaring melalui pengumpulan ulang. Tanggal dan
jam pembahasan bisa bernilai bila suatu saat terjadi perselisihan.
Ringkasan Program Audit
‘12
10
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Begitu auditor menyelesaikan suatu segmen audit, mereka harus membuat
komentar yang sesuai dalam program audit mengenai temuan-temuan mereka—
komentar yang dengan ringkas menyatakan kesimpulan mereka tentang aktivitas
yang diaudit.
Saat mereka kemudian membaca program audit, auditor akan menyadari mengenai
cara audit yang dilakukan. Proses ini akan memberitahu mereka apa yang telah
dilakukan dan apa yang masih harus dilakukan. Hal ini bisa membantu mereka
memahami mutu kontrol operasi dan kinerja, juga membantu mengontrol audit.
Ringkasan juga bisa menjadi semacam sketsa ringkas kumulatif dari pendapat mereka
mengenai operasi yang sedang mereka telaah. Berikut ini beberapa contoh ringkas
silang seperti yang dijelaskan sebelumnya pada bab ini digunakan, dan bahan-bahan
dari kertas kerla yang telah selesai dan telah dirujuk lebih awal bisa secara simultan
digunakan saat menyusun subie kertas kerja. Kertas kerja bisa dicetak meskipun bisa
tetap disimpan dalam bentuk elektronik d?- digunakan dalam bentuk ini saat
pertemuan dengan klien dan untuk penelaahan oleh penyelia.
Halaman-halaman kertas kerja bisa secara otomatis diberi judul oleh program komputer
dan prog: audit tersebut bisa diperbarui dan diberi referensi silang oleh auditor seiring
kemajuan pekerjaan.
Struktur sebenarnya dari kertas kerja akan tampil menyerupai kertas kerja
yang disusun secara maniL dengan pengecualian pada lembar kerja, bagan
alir, dan format khusus lainnya yang merupakan baE dari program komputer
untuk kertas kerja.
sensitif lainnya. Juga harus diperhatikan adalah orang-orang yang tidak
memiliki otorisasi tidat menggunakan arahan yang terkandung dalam program
audit untuk memperoleh informasi atau untti menyebabkan aktivitas-aktivitas
yang tidak terotorisasi untuk mengacaukan organisasi.
Banyak entitas menggunakan perangkat lunak kertas kerj a yang mengandung
bentuk dan memungkli auditor mengembangkan program audit dan bentuk
kertas kerja pada saat yang bersamaan.
Penelaahan Kertas Kerja oleh Penyelia
Sebagaimana
pada banyak
aktivitas
lainnya,
kontrol
terbaik
adalah
pengawasan oleh penyelia memiliki pengetahuan lebih. Penelaahan ini harus
‘12
11
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
dibuktikan pada setiap kertas kerja mengguna: nama atau inisial penyelia dan
tanggal penelaahan. Pertanyaan yang muncul harus tercakup den: setiap
kelompok kertas kerja yang berhubungan, dan kertas kerja tersebut tidak boleh
dianggap sel hingga pertanyaan-pertanyaan tersebut dijawab dengan jawaban
yang memuaskan penyelia.
Saat penyelia menelaah kertas kerja, mereka harus memastikan bahwa:
Program audit diikuti dan instruksi-instruksi khusus bagi auditor telah
diikuti.
Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan—yang membuktikan
pekerjaan yang mern2 telah dilakukan—dan memang mendukung
temuan-temuan audit.
Kesimpulan yang dicapai memang wajar, logis, dan valid.
Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa.
Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah
dicatat dan bahwa perselis] telah diselesaikan.
Aturan-aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.
Penyelia harus menelaah kertas kerja sesegera mungkin setelah diselesaikan.
Jadi, kekacauan kerja bisa dikurangi dan masalah-masalah diselesaikan
sebelum laporan ditulis dan auditor ditugaskan ulang.
Sebuah organisasi audit menggunakan format khusus untuk melakukan
penelaahan akhir atas kertas kerja audit. Berikut ini beberapa standar yang
tercatat pada format tersebut:
Laporan
Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi silang dengan
memadai ke dokumen pendukung.
Bukti yang tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup penuh.
Rencana
‘12
12
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Program audit yang memadai telah dibuat.
Rencana pra-audit telah didokumentasikan.
Penghilangan langkah-langkah yang diperlukan dalam program audit telah
dijelaskan dengan memadai.
Waktu audit yang diestimasi dan yang sebenarnya telah didokumentasikan
dengan memadai.
UMUM
Bagan alir telah disiapkan, atau dibawa dari audit sebelumnya dan diperbarui.
Rencana pengambilan sampel telah didokumentasikan dengan memadai dan
informatif.
Bahan referensi (kebijakan, prosedur, dan lain-lain) disimpan untuk tujuan
konstruktif.
Laporan audit sebelumnya dan jawabannya telah tercakup.
Temuan audit sebelumnya telah diinvestigasi.
Pertemuan setelah audit telah didokumentasikan.
Data administratif telah diselesaikan.
Pekerjaan Lapangan
Setiap bagian kertas kerja diringkas setelah pekerjaan dilakukan dan temuan-
temuan disusun.
Ringkasan dirujuk silang ke bahan-bahan pendukung yang sesuai.
Tujuan, lingkup, dan sifat pekerjaan ditentukan dengan tepat.
Kesimpulan auditor diberikan.
Supervisi
Semua pertanyaan penyelia telah dijawab.
Mutu pekerjaan dinilai.
Kontrol atas Kertas Kerja
Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus
mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat
‘12
13
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
risiko kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci
saat jam makan siang dan sepanjang malam. Jika kertas kerja dibawa ke
ruangan hotel, maka harus disimpan dalam koper terkunci. Kertas kerja tidak boleh
diakses
orangorang
yang
tidak
memiliki
otoritas
untuk
memilild
atau
menggunakannya, karena bisa disalahgunakan; informasi bisa dipindahkan,
diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak membacanya.
Hal ini tidak berarti bahwa auditor tidak boleh memperlihatkan kertas kerja mereka
kepada klien pada keadaan-keadaan yang sesuai. Bila tidak ada komentar yang
mengganggu atau indikasi kecurangan, auditor mungkin merasa penyebaran
hasil penelaahan akan bermanfaat sebelum bertemu klien.
Akses ke kertas kerja dan laporan bisa diizinkan untuk auditor eksternal dan
orang-orang dalam organisasi selain klien. Tetapi hal ini harus disetujui oleh kepala
bagian audit. Bila orang di luar organisasi meminta akses ke kertas kerja, kepala
bagian audit harus mendapatkan persetujuan dari manajemen senior dan/atau
penasihat hukum.
Manajemen audit harus mementingkan kontrol atas kertas kerja auditor. Bisa saja
kertas kerja hilang di tengah-tengah pelaksanaan audit. Manajemen audit juga
harus memerhatikan apakah seorang auditor pengganti bisa menggantikan
pekerjaan yang ditinggalkan oleh auditor sebelumnya. Aturannya adalah: Usahakan
kertas kerja Anda mengikuti pedoman, terorganisasi dengan baik, dan diberi
indeks clan referensi silang dengan baik sehingga pekerjaan audit bisa dilanjutkan
oleh auditor selanjutnya dengan kesulitan yang minimal.
Kontrol yang baik atas kertas kerja elektronik mengharuskan perubahan hanya
dilakukan oleh auditor yang membuatnya.
Contoh-contoh Kertas Kerja
Tampilan 9-2 hingga 9-11 merupakan contoh-contoh bagian kertas kerja yang
formatnya bisa digunakan dalam setiap audit operasional dan kertas kerja
terkomputerisasi memiliki sedikit kesamaan. Tampilan tersebut mengilustrasikan
audit atas fungsi produksi, tetapi bisa digunakan dalam setiap audit operasional.
Bagian tersebut berhubungan dengan pemberian gambar contoh setelah
disiapkan.
‘12
14
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
Kertas-kertas kerja tersebut diambil dari audit sebenarnya. Beberapa organisasi audit
bisa merasa bahwa penyiapan yang terlalu rinci akan terlalu sukar. Oleh karena itu,
contoh-contoh tersebut harus dipandang sebagai contoh-contoh yang ideal, bukan
sebuah keharusan. Tetapi subjek yang disebutkan harus diterapkan di setiap audit
sebelum kertas kerja tersebut dianggap telah disiapkan dengan profesional Kertas
kerja aktual biasanya disiapkan menggunakan pensil, tetapi ditunjukkan dalam
bentuk cetakan agar lebih jelas dan mudah dibaca.
Pada bagian belakang, dan p auditor dalam memahami pen
Pernyataan "Ti berkepentingar sumber inform digunakan.
"Temuan" mer karena pentinl masalah-masa mengenai ten dalam audit yang membur
Skedul-skedul kekurangan-1; suatu format 9-10 dan 9-11
Dengan meni sebelum met ada yang tent bagian seban
Menulis di Kertas Kerja saat Audit Berlangsung
Auditor internal yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin
meragukan kernampuan mereka untuk membuat kertas kerja seperti yang
diilustrasikan dalam tampilan bab mi. Tetapi pengorganisasian pekerjaan
lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya adalah tulislah saat
melakukan pekerjaan lapangan.
Tulisan awal tentang tujuan, latar belakang, kontrol, sasaran, dan lingkup bisa
dibuat segera setelah auditor melakukan penelaahan awal atas operasi.
Mereka tidak harus menunggu hingga audit atas segmen tersebut selesai.
Bila menunggu seperti ini maka pekerjaan menjadi terlalu berat dan banyak
fakta yang menjadi kabur dalam pikiran mereka. Temuan bisa diringkas
segera setelah pengujian dilakukan. Hasil-hasilnya kemudian segera bisa
digunakan dalam diskusi dengan klien. Dalam beberapa organisasi bahanbahan yang akan dipertimbangkan untuk laporan audit juga dikonstruksikan
dan mungldn perlu ditelaah dengan klien pada saat tersebut. Hal ini khususnya
bermanfaat jika Idien telah mulai mengimplementasikan rekomendasi auditor.
Banyak auditor internal, yang bekerja di bawah tekanan anggaran dan
jadwal, keberatan untuk menyiapkan kertas kerja seperti yang diilustrasikan
pada bab mi. Memang benar bahwa mencatat pada secarik kertas tidak
‘12
15
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana
membutuhkan banyak waktu persiapan. Dalam beberapa kasus, menyiapkan
kertas kerja bisa lebih mudah dengan penggunaan kertas kerja pro forma yang
memilild judul dan beberapa segmen yang telah tersedia. Dalam kasus-kasus
lainnya, khususnya dalam audit operasional yang pemeriksaannya tidak
bersifat pengulangan, atau auditor mungkin membuat audit awal dari subjek
yang baru, kertas kerja pro forma mungkin tidak bisa digunakan.
Apa pun kondisinya, kertas kerja yang menienuhi standar profesional harus
menunjukkan apa yang ingin dilakukan auditor internal, apa yang telah
mereka lakukan, dari mana sumber bahan-bahan mereka, dan langkahlangkah audit apa yang diambil, apa yang mereka temukan, dan apa yang
mereka simpulkan dari temuan mereka.
Argumen lain yang menentang pencatatan pada secarik kertas adalah waktu
tambahan yang dibutuhkan untuk menulis laporan audit mungkin akan
melebihi waktu yang dihemat melalui penulisan catatan tersebut. Dan trauma
karena memiliki temuan yang tidak didukung pendokumentasian bisa dihindari
dengan menggunakan kertas kerja yang memenuhi uji profesionalisme dan
bisa meyakinkan pengamat yang objektif.
Penyimpanan Kertas Kerja
Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas
sebuah operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan,
disetujui oleh penyelia mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya
harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas kerja mengandung dokumentasi
atau bahan-bahan lainnya yang akan terus digunakan, maka bagian kertas
kerja tersebut harus dibawa
‘12
16
Audit Internal
Suparno, SE. MM.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar
Universitas Mercu Buana