Addthis
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
LAKIP 2015
LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH
BIRO UMUM
i
KATA PENGANTAR
LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun sebagai salah satu wujud
pertanggungjawaban atas keberhasilan/kegagalan pencapaian Sasaran Strategis
yang dibebankan kepada Biro Umum. LAKIP ini disusun sesuai dengan amanat
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistim
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dan mempedomani Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014
tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu
Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.
LAKIP sebagai salah satu alat penilai keberhasilan/kegagalan kinerja merupakan
wujud transparansi penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam rangka
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu,
LAKIP juga bermanfaat bagi evaluasi internal sebagai umpan balik ( feedback)
dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi yang lebih komprehensif.
Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung
(supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah
secara
berdaya
guna
dan
berhasil
guna.
Peran
tersebut
diantaranya
diselenggarakan melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan
pemakaian/peminjaman fasilitas kedinasan, penyediaan kendaraan dinas, ruang
pertemuan dan persandian. Dibidang ketatausahaan disediakan pelayanan
kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan sekretaris pimpinan. Dibidang
keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan
penerbitan SPM. Dan ada pelayanan dibidang keprotokolan seperti pelayanan
acara dan penyambutan tamu pemerintah daerah/VIP.
Demikian LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun agar setiap pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang jelas dan transparan mengenai pelaksanaan
tugas dan fungsi Biro Umum dalam mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan.
Padang,
Januari 2016
Kepala Biro Umum,
Asben Hendri, SE, MM
NIP. 19631209 198611 1 003
ii
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR TABEL
iii
DAFTAR GAMBAR
i
RINGKASAN EKSEKUTIF
- i
BAB I
-
PENDAHULUAN
Ga bara U u
Orga isasi
Tugas, Fu gsi da Uraia Tugas
Struktur Orga isasi
Perso il, Sara a da Prasara a, da Keua ga
Isu-isu Strategis
Siste aika Lapora
BAB II PERENCANAAN KINERJA
-
Re isi Perja jia Ki erja Tahu
Perja jia Ki erja Tahu
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA
-
Metodologi Pe gukura Capaia Target Ki erja
Hasil Pe gukura Ki erja
Capaia Ki erja Biro U u
Realisasi A ggara
BAB IV PENUTUP
LAMPIRAN
-
iii
DAFTAR TABEL
Tabel . .
Ju lah SDM PNS Berdasarka Pe didika
Tabel . .
Ju lah SDM Berdasarka Je is Kepega aia
Tabel . .
Ju lah SDM PNS Berdasarka Golo ga
Tabel . .
Ju lah Sara a da Prasara a Pada Biro U u
Tabel . .
Tabel . .
Tujua , Sasara da I dikator Ki erja Setelah Re isi
Tujua , Sasara da I dikator Ki erja Sebelu
Re isi
Tabel . .
Perja jia Ki erja Biro U u
TA.
Tabel . .
Kriteria Pe ilaia Capaia Ki erja
Tabel . .
Hasil Pe gukura Ki erja Perja jia Ki erja Biro U u
Tahu
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Target Bela ja Biro U u
Tabel . .
Realisasi A ggara Per Sasara Strategis
TA.
iv
DAFTAR GRAFIK
Graik
Struktur Orga isasi da Tata Kerja Biro U u
Pro . Su bar
Graik
Mo itori g Sara a da Prasara a Tahu
Graik
Setda
Ti gkat Kepuasa Pe ggu a Laya a Biro U u
Graik
Ju lah SPM da La a Terbit Tahu
Graik
Ju lah Ko te I for asi Persa dia
Tahu
v
RINGKASAN EKSEKUTIF
Dalam kurun waktu 2010-2015, Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera
Barat berupaya mewujudkan visi yang telah direncanakan yaitu Menjadi Biro yang
Handal di Bidang Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan Tahun
. Untuk
mewujudkan visi tersebut, Biro Umum mengemban misi pertama meningkatkan
kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standar, dan misi kedua
meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berorientasi pelayanan prima.
Dengan kedua misi tersebut, Biro Umum fokus kepada peningkatan kualitas
pelayanan dan kualitas sarana dan prasarana melalui upaya penyediaan fasilitas
dengan standar yang terus ditingkatkan berserta pengelolaan administrasi yang
semakin profesional.
Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung
(supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah
secara berdaya guna dan berhasil guna. Peran tersebut diantaranya diselenggarakan
melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan pemakaian/
peminjaman fasilitas kedinasan, seperti penyediaan kendaraan dinas, faslitasi kunjungan tamu, pemakaian ruang pertemuan dan system persandian. Di bidang ketatausahaan disediakan pelayanan kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan
sekretariat pelayanan pimpinan. Di bidang keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan penerbitan SPM. Di bidang keprotokolan
merupakan pelayanan keprotokolan seperti pelayanan acara/upacara dan tamu
pemerintah daerah.
Pada tahun 2015, sebagaimana yang akan dijelaskan pada Bab II Perencanaan Kinerja, ditetapkan 4 (empat) sasaran strategis dan 4 (empat) indikator kinerja untuk
mengukur dan menilai keberhasilan/kegagalan pencapaian kinerja Biro Umum.
Penetapan sasaran strategis dan indikator kinerja ini mengalami revisi berupa
penambahan sasaran strategis dan perubahan indikator untuk sasaran 1. Revisi PK
ini dilakukan karena pengukuran kinerja beberapa tugas pokok Biro Umum yang
tercermin dari Tugas Pokok Bagian-Bagian belum semua terjabarkan pada Sasaran
Strategis sebelumnya. Selain itu, melalui evaluasi atau review PK oleh Biro Organisasi
ditemukan indikator yang tidak bisa diukur secara valid dan pencapaian target akan
sulit tercapai. Penyempurnaan terhadap perencanaan kinerja selalu dilakukan secara
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
vi
terus-menerus karena rendahnya hasil penilaian kinerja tahun sebelumnya. Selain itu
juga karena didorong oleh workshop penyempurnaan Sistim Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat pada tahun 2014
yang lalu, dimana pada waktu itu dilakukan perubahan yang signifikan terhadap
Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015 yang menyebabkan perubahan Tujuan Strategis berikut sasaran dan indikatornya.
Adapun pencapaian sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015 ini adalah sebagai
berikut:
1. Sasaran strategis 1: Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana.
- Indikator Kinerja: Persentase Sarana dan Prasarana Yang Berkualitas Baik. Target 80%, realisasi sebanyak 72,14%, sehingga diperoleh nilai capaian 90,18%.
Persentase capaian
,
% menunjukan kriteria kinerja Tinggi .
2. Sasaran strategis 2: Meningkatnya Kualitas Pelayanan Yang Berorientasi Pelayanan Prima.
- Indikator Kinerja: Indeks Kepuasan Pengguna Layanan. Target 3,75 (skala 5),
realisasi 3,83 (sangat puas), sehingga diperoleh nilai capaian 102%. Persentase
capaian
% menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi .
3. Sasaran strategis 3: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan
Setda.
- Indikator Kinerja: Waktu Rata-Rata Penerbitan Surat Perintah Membayar
(SPM). Target 2 hari, realisasi 2 hari, sehingga diperoleh nilai capaian 100%.
Persentase capaian
% menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi .
4. Sasaran strategis 4: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian.
- Indikator Kinerja: Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian. Target 110 buah, realisasi 100 buah, sehingga diperoleh nilai capaian
,
%. Persentase capaian
,
% menunjukan kriteria kinerja Tinggi .
Dengan demikian, pencapaian rata-rata 4 (empat) indicator kinerja untuk mengukur
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
BAB I
PENDAHULUAN
Gambaran Umum Organisasi
Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas
Struktur Organisasi
Personil, Sarana dan Prasarana, dan Keuangan
Isu-isu Strategis
Sistematika Laporan
1
2
BAB I - PENDAHULUAN
I. PENDAHULUAN
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Sumatera Barat Tahun 2015 disusun berdasarkan Peraturan Presiden
Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perjanjian Kinerja,
Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi
Pemerintah.
LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun dengan maksud memberikan informasi kinerja yang terukur kepada pemberi mandat atas kinerja yang telah dan
seharusnya dicapai oleh Biro Umum, sehingga dapat diketahui keberhasilan
atau kegagalan dalam pencapaian Biro Umum selama satu periode. Selain itu,
juga sebagai upaya perbaikan yang berkesinambungan bagi Biro Umum untuk
meningkatkan kinerjanya kedepan.
I.1 GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011
tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2
Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat,
Biro Umum berada di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat.
Tugas pokok Biro Umum berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 37 Tahun 2012 tentang Rincian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan perencanaan, program, koordinasi, fasilitasi, pelaporan
serta evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas
sektoral.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Biro Umum
melaksanakan fungsi:
a. Penyelenggaraan perumusan kebijakan umum tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah
tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;
b. Menyelenggarakan koordinasi dan fasilitasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah
tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;
c. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga,
keprotokolan dan hubungan lintas sektoral.
I.2 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN URAIAN TUGAS
BAGIAN RUMAH TANGGA
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian
bahan kebijakan umum dan koordinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi
pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi.
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Rumah Tangga mempunyai
fungsi:
1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum pelayanan rumah
tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;
2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi pelayanan rumah tangga
pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;
3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi pelayanan rumah tangga
pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
3
4
BAB I - PENDAHULUAN
Rincian Tugas Bagian Rumah Tangga:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Rumah Tangga;
2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum rumah tangga pimpinan,
urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;
3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi rumah tangga pimpinan, urusan
dalam, sandi dan telekomunikasi;
4. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
5. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Rumah Tangga;
6. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
7. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
BAGIAN TATA USAHA
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan
kebijakan umum, koordinasi, fasilitasi, perencanaan program, pelaporan serta evaluasi tata usaha biro, tata usaha pimpinan, arsip dan ekspedisi.
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum Tata Usaha;
2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi Tata Usaha;
3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi Tata Usaha.
Rincian Tugas Bagian Tata Usaha:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Tata Usaha;
2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum tata usaha biro, tata usaha
pimpinan, arsip dan ekspedisi;
3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha biro;
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha pimpinan;
5. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi arsip dan ekspedisi;
6. Menyelenggarakan ketatausahaan Biro;
7. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan program kegiatan biro;
8. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
9. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Tata Usaha dan
Biro;
10. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
11. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
BAGIAN KEUANGAN
Bagian Keuangan Setda mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi
dan fasilitasi pelaporan serta evaluasi penatausahaan keuangan di lingkungan
sekretariat.
Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Keuangan Setda mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda;
2. Penyelenggaraan koordinasi penatausahaan keuangan Setda;
3. Pelaksanaan pelaporan dan evaluasi penatausahaan keuangan Setda.
Rincian Tugas Bagian Keuangan Setda:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Keuangan Setda;
2. Menyelenggarakan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda;
3. Menyelenggarakan verifikasi keuangan Setda;
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
5
6
BAB I - PENDAHULUAN
4. Menyelenggarakan akuntansi keuangan Setda;
5. Menyelenggarakan penyiapan laporan keuangan Biro dan Setda;
6. Menyelenggarakan pelayanan penatausahaan keuangan Setda;
7. Menyelenggarakan koordinasi penatausahaan keuangan Setda;
8. Menyelenggarakan fasilitasi dan pelaksanaan penatausahaan keuangan Setda;
9. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
10. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Keuangan Setda;
11. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
12. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
BAGIAN PROTOKOL DAN HUBUNGAN LINTAS SEKTORAL
Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan, koordinasi, fasilitasi,
pelaporan serta evaluasi.
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Protokol dan Hubungan Lintas
Sektoral mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;
2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi keprotokolan dan hubungan lintas
sektoral;
3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi keprotokolan dan hubungan lintas
sektoral.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
Rincian Tugas Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Protokol dan
Hubungan Lintas Sektoral;
2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan
dan hubungan lintas sektoral;
3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi, fasilitasi acara, pelayanan tamu dan pelayanan acara pimpinan;
4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi hubungan lintas
sektoral;
5. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
6. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Protokol dan
Hubungan Lintas Sektoral;
7. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
8. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
I.3 STRUKTUR ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011
tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah maka susunan struktur organisasi
Biro Umum yang dipimpin oleh Kepala Biro Umum terdiri dari 4 Bagian yang masing
masingnya dipimpin oleh Kepala Bagian dan 12 Sub Bagian yang dipimpin
oleh Kepala Sub Bagian dapat dilihat pada grafik berikut ini:
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
7
STRUKTUR ORGANISASI & TATA KERJA BIRO UMUM SETDA PROV. SUMBAR
(SESUAI DENGAN PERDA PROV. SUMBAR No. 11 TAHUN 2011)
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM
H. SUDIRMAN GANI, SH, MM IV/d
NIP.
BAGIAN PROTOKOL
KUSWANDI K, S.Sos,MM IV/b
NIP.
BAGIAN KEUANGAN
SYAMSIARNI, S.Sos IV/a
NIP.
BAGIAN TATA USAHA
RI)ALDI, AP, M.Si IV/a
NIP.
BAGIAN RUMAH TANGGA
HERI NOFIARDI, SE, MM IV/a
NIP.
SUBAG PELAYANAN PIMP.
SUBAG PEN. USAHAAN KEU.
SRI LENA HARTATI, S.Sos III/d
NIP.
SUBAG TU. BIRO
RANDY HARFIAN, SSTP III/
NIP.
SUBAG RT. PIMPINAN
ELFENDRI)AL M.)EN III/
NIP.
SUBAG HUB. LINTAS SEKTORAL
EFRI)AL III/
NIP.
SUBAG VERIFIKASI
ERAWENI, SE III/d
SUBAG TU. PIMPINAN
ABSIDEFI MULYANI, S.Sos III/d
NIP.
SUBAG URUSAN DALAM
PARDISNO, SH,MM III/d
NIP.
SUBAG AKUNTANSI
INDAH SRIWAHYUNI, SE, MM IV/a
NIP.
SUBAG ARSIP & EKSPEDISI
PUTRA HERMANTO, SE,Akt,MM III/
NIP.
BAB I - PENDAHULUAN
UPHIX MARIA HELENA FATMA, A. d III/
NIP.
8
Jabata Fu gsio al
SUBAG ACARA DAN PELY. TAMU
ENIM YASMI, S.Sos III/d
NIP.
NIP.
SUBAG SANTEL
ISDAR, S.Sos III/d
NIP.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
KEPALA BIRO UMUM
ASBEN HENDRI, SE, MM IV/b
NIP.
BAB I - PENDAHULUAN
I.4 PERSONIL, SARANA DAN PRASARANA, KEUANGAN
Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, pelaksanaan
kegiatan Biro Umum didukung oleh sumber daya manusia sebanyak 200 orang
seperti yang terlihat pada tabel di bawah. Sebagai supporting unit tentu diperlukan SDM yang berkompetensi tinggi dalam menjalankan tugas-tugas Biro
Umum. Biro Umum saat ini memiliki persentase pegawai dengan jenjang pendidikan Sarjana/D-IV ke atas sebesar 31,1 persen (54 orang) dari total pegawai Biro
Umum. Komposisi pegawai Biro Umum dapat disajikan pada tabel-tabel berikut:
TABEL . .
JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN PENDIDIKAN
No
Pe didika
Ju lah
S
-
S
ora g
S
ora g
D
ora g
SMA
ora g
SMP
ora g
SD
Su
ora g
er: Datar No i aif Pega ai Biro U u
Tahu
TABEL . .
JUMLAH SDM BERDASARKAN JENIS KEPEGAWAIAN
No
Je is
Ju lah
ora g
PNS
Su
CPNS
ora g
PTT
ora g
Te aga Ko trak
ora g
er: Datar No i aif Pega ai Biro U u
Tahu
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
9
10
BAB I - PENDAHULUAN
TABEL . .
JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN GOLONGAN
No
Su
Golo ga
Ju lah
IV
ora g
III
ora g
II
ora g
I
ora g
er: Datar No i aif Pega ai Biro U u
Tahu
SARANA DAN PRASARANA
Secara umum kondisi sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang
pelaksanaan tugas pada Biro Umum Setda Provinsi Sumatera Barat adalah sebagai
berikut:
TABEL . .
JUMLAH SARANA DAN PRASARANA PADA BIRO UMUM
No
Na a Bida g Bara g
Ju lah
Alat-alat Besar
Cukup
Alat-alat A gkuta
Cukup
Alat Perta ia
Cukup
Alat Ka tor da Ru ah Ta gga
Alat Studio da Alat Ko uikasi
Su
Ko disi
.
Cukup
Cukup
Alat-alat Kedoktera
Cukup
Alat Laboratoriu
Cukup
Ba gu a Gedu g
Cukup
Mo u e
Cukup
Buku Perpustakaa
Cukup
Bara g Ber orak Kebudayaa
Kura g
er: Buku I e taris Biro U u
Tahu
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
KEUANGAN
Anggaran untuk menunjang program dan kegiatan Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Sumatera Barat untuk Tahun 2015 bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 ini berjumlah Rp 84.740.357.034,- pada anggaran murni,
dan Rp 76.729.018.336,- setelah mengalami pengurangan pada anggaran perubahan. Dengan Total Belanja Langsung sebesar Rp. 30.861.242.149,- dan Belanja
Tidak Langsung sebesar Rp. 45.867.776.187,-.
I.5 ISU-ISU STRATEGIS
Aspek Pelayanan Publik
Kondisi yang ada saat ini menunjukan masih rendahnya kualitas pelayanan
publik dilihat dari SOP yang belum maksimal diterapkan, aparatur pelayanan
juga belum memberikan pelayanan yang profesional, ramah dan transparan,
serta fasilitas pelayanan yang juga masih belum memenuhi kriteria atau
standar pelayanan prima. Faktor lain yang mempengaruhi rendahnya kualitas
pelayanan adalah masih lemahnya kontrol terhadap implementasi standar
pelayanan, sehingga belum terlihat konsistensi dalam memberikan pelayanan
yang ramah cepat dan akuntabel.
Aspek Sumber Daya Manusia
Dari segi kualitas SDM yang tersedia tidak sebanding dengan beban tugas
Biro Umum yang cukup besar dan luasnya ruang lingkup pekerjaan. Dari segi
jumlah SDM yang dimiliki cukup banyak namun pada beberapa kompetensi
yang sangat dibutuhkan justru terjadi kekurangan. Luasnya lingkup pekerjaan
Biro Umum menuntut tersedianya tenaga-tenaga yang memiliki kemampuan
atau skill khusus seperti tenaga keprotokolan, pembawa acara, penyanyi,
pemusik, sopir, teknisi dan lain-lain. Rendahnya kualitas SDM sangat dipengaruhi oleh budaya kerja yang lamban, tidak ramah dan tidak transparan
akibat dari tidak konsisten menerapkan reward and punishment. Selain itu
juga dipengaruhi oleh terbatasnya kewenangan Biro Umum dalam pengelolaan PNS.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
11
12
BAB I - PENDAHULUAN
Aspek Sarana dan Prasarana
Ketersediaan sarana dan prasarana yang dimiliki Biro Umum terbatas dari segi
jumlah dan kualitas. Seperti ketersediaan kendaraan dinas/operasional, jabatan
dan kendaraan lapangan yang sangat terbatas. Fasilitas ruang rapat dan conven-
tion hall yang juga terbatas dan masih belum memenuhi standar pelayanan yang
prima. Permasalahan juga muncul dari segi pemeliharaan sarana dan prasarana
tersebut karena terbatasnya dana pendukung. Selain itu organisasi belum dapat
menerapkan manajemen mutu dan manajemen logistik yang baik serta
keterbatasan kewenangan dalam pembangunan fisik.
TANTANGAN DAN PELUANG
Tantangan dan peluang merupakan faktor eksternal yang akan mempengaruhi organisasi dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapainya. Biro umum sebagai unit pendukung pelayanan pimpinan dan kesekretariatan kedepannya akan menghadapi tantangan yang cukup berat dalam memberikan dukungan terhadap kesuksesan tugastugas kepala daerah dan wakil kepala daerah.
Selain itu, tantangan juga akan datang dari aspek pelayanan publik yang semakin
menuntut standar pelayanan prima. Sehingga faktor kualitas SDM dan Sarana dan
Prasarana menjadi dua aspek yang harus diperhatikan.
Peluang yang ada kedepannya cukup memberikan kesempatan bagi organisasi untuk
terus berkembang. Pemanfaatan teknologi maju dalam pelayanan publik adalah salah
satu peluang yang mesti direspon oleh Biro Umum, karena perubahan zaman yang
begitu masif ini menuntut organisasi untuk bergerak cepat, mudah dan transparan.
Selain itu, peluang juga terlihat pada aspek pengembangan manajemen SDM. Arah
pembangunan Sumatera Barat pada periode RPJMD berikutnya menuntut peningkatan daya saing daerah, maka organisasi telah mesti mempersiapkan diri dengan
meningkatkan kapasitas SDM yang dimilikinya sejak mulai dari sekarang.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
I.6 SISTEMATIKA LAPORAN KINERJA
Laporan ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I
Pendahuluan
BAB II
Perencanaan Kinerja
- Revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015
- Perjanjian Kinerja Tahun 2015
BAB III
Akuntabilitas Kinerja
- Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja
- Hasil Pengukuran Kinerja
- Capaian Kinerja SKPD
- Realisasi Anggaran
BAB IV
Penutup
Lampiran
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
13
14
BAB I - PENDAHULUAN
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
BAB II
PERENCANAAN KINERJA
Revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015
Perjanjian Kinerja Tahun 2015
15
16
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
II.1 REVISI PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015
Berdasarkan Dokumen Renstra Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat
Tahun 2010-2015, Biro Umum memiliki visi :
MENJADI BIRO YANG HANDAL DI BIDANG PELAYANAN
PIMPINAN DAN KESEKRETARIATAN TAHUN
Untuk mewujudkan visi di atas, Biro Umum mengupayakan 2 (dua) misi yaitu:
1. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standarisasi.
2. Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang berorientasi pelayanan
prima.
Misi Pertama diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan sarana dan prasarana
yang sesuai standar baik dari segi jumlah maupun kualitas. Sarana dan prasarana
adalah modal dasar bagi Biro Umum dalam melayani kebutuhan pimpinan dan
kesekretariatan.
Misi Kedua diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan Sumber Daya Manusia
sebagai motor penggerak pelaksanaan kegiatan. SDM juga merupakan aset yang
perlu diinvestasikan secara berkelanjutan karena menjadi faktor penting keberhasilan dari suatu program dan penentu dari pencapaian-pencapaian organisasi secara
keseluruhan.
Menindaklanjuti hasil evaluasi terhadap dokumen Perjanjian Kinerja 2015 pada
semester I yang masih banyak kekurangan/kelemahan dari aspek perencanaan
kinerja, dimana ditemui beberapa indikator yang tidak dapat diukur secara baik dan
belum memenuhi gambaran pencapaian sasaran strategisnya. Oleh sebab itu, pada
Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini dilakukan beberapa revisi atau penyesuaian
terhadap perencanaan kinerja yang akan dijadikan tolak ukur penilaian kinerja Biro
Umum.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
Revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini mencakup penyesuaian
terhadap Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang digunakan sebagai alat
mengukur tercapainya tujuan strategis yang diharapkan. Dengan dirumuskan
kembali sasaran strategis berikut indikatornya tersebut, diharapkan penilaian
kinerja Tahun 2015 ini, dapat lebih mewakili pencapaian tujuan dan lebih baik
lagi dari segi perencanaan kinerja dan pengukurannya.
TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA
Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi dan
tujuan sebagai hasil akhir yang dicapai, maka visi dan misi perlu dirumuskan ke
dalam bentuk yang lebih terarah dan operasional berupa perumusan tujuan
strategis (strategic goals) organisasi. Jika penjabaran (cascading) mulai dari perumusan tujuan, sasaran hingga indikator kinerja tidak baik, maka akan
mempengaruhi pengukuran dan penilaian kinerja organisasi secara keseluruhan.
Oleh sebab itu, perlu dilakukan revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini.
Hasil setelah direvisi dapat dilihat pada Tabel 2.1.1 berikut ini:
TABEL . .
TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SETELAH REVISI
TUJUAN BARU
SASARAN BARU
INDIKATOR KINERJA BARU
Mewujudka Pe gelolaa
Me i gkat ya Kualitas
Perse tase Sara a da
Sara a da Prasara a ya g
Sara a da Prasara a
Prasara a ya g
Berkualitas
TARGET
KINERJA
%
Berkualitas Baik
Mewujudka Pelaya a
Me i gkat ya Kualitas
I deks Kepuasa
Pi pi a da
Pelaya a ya g
Pe ggu a Laya a
Kesekretariata ya g
Berorie tasi Pelaya a
Berorie tasi Pelaya a
Pri a
Pri a
Me i gkat ya Kualitas
Waktu Rata-rata
Pe gelolaa Ad i istrasi
Pe erbita Surat Peri tah
Keua ga Setda
Me bayar SPM
Me i gkat ya Kualitas
Ju lah Ko te I for asi
Pe gelolaa Persa dia
ya g Dia a ka De ga
,
Skala
hari
buah
Persa dia
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
17
18
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
TABEL . .
TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SEBELUM REVISI
TUJUAN LAMA
SASARAN LAMA
INDIKATOR KINERJA
LAMA
Terpe uhi ya sara a
Me i gkat ya kapasitas da
Perse tase sara a da
da prasara a ya g
kualitas sara a da prasara a
prasara a ya g telah
sesuai sta darisasi
TARGET
KINERJA
Terwujud ya kualitas
Me i gkat ya kualitas
Perse tase ku ju ga
pelaya a pi pi a
pelaya a ta u pe da da
ta u ya g terlaya i
da kesekretariata
VIP ya g se aki baik
sesuai sta dar
ya g Berorie tasi
Me i gkat ya kualitas
I deks Kepuasa
Pelaya a Pri a
pelaya a ya g berorie tasi
Pe ggu a Laya a
pelaya a pri a
Revisi terhadap pernyataan Tujuan 1 dari Terpenuhinya sarana dan prasarana
yang sesuai standarisasi menjadi Mewujudkan Pengelolaan Sarana dan Prasarana
yang Berkualitas . Sehingga Sasaran 1.1 juga diubah menjadi Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana . Guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran ini maka
ditentukan Indikator Kinerja 1.1.1 yang baru yaitu: Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik, dengan target tahun 2015 sebesar 80 %.
Revisi terhadap pernyataan Tujuan 2 dari Terwujudnya Kualitas Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima menjadi Mewujudkan
Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima . Sehingga dirumuskan juga 3 (tiga) sasaran baru yaitu Sasaran 2.1 diubah menjadi
Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima Sasaran 2.2
menjadi Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda dan
Sasaran 2.3
%
e e uhi sta dar
Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian . Masing-masing
Sasaran didukung 1 (satu) indikator kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel
2.1.1.
Revisi ini penting dilakukan karena pada perencanaan kinerja (PK 2015) sebelumnya
banyak ditemukan kekurangan oleh Tim Reviu dan disarankan untuk direvisi agar
perencanaan kinerja semakin baik.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
%
,
%
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
II.2. PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015
Perjanjian Kinerja diatur menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.
Perjanjian Kinerja adalah lembar/dokumen yang berisikan penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih rendah
untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja.
Dengan demikian, dapat terwujud komitmen penerima amanah dan kesepakatan antara penerima dan pemberi amanah atas kinerja terukur tertentu berdasarkan tugas, fungsi dan wewenang serta sumber daya yang tersedia.
Perjanjian Kinerja dapat digunakan untuk memantau dan mengendalikan pencapaian kinerja organisasi, melaporkan capaian realisasi kinerja dan menilai
keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Dalam merencanakan perjanjian kinerja, agar terukur dan dapat pula mencapai
tujuan organisasi, maka indikator yang dijadikan instrumen mengukur kinerja
dijabarkan dari Sasaran Strategis telah sesuai (sinkron) dengan tujuan dan sasaran pada Rencana Strategis Biro Umum Tahun 2010-2015 seperti yang terlihat
pada Tabel 2.2.1.
Indikator Sasaran tersebut selanjutnya merupakan Indikator Kinerja Utama (IKU)
Biro Umum yang akan dinilai/diukur berkenaan dengan target yang telah
ditetapkan dalam Renstra. Sebagai ukuran keberhasilan organisasi, maka indikator kinerja Biro Umum untuk periode tahun anggaran 2015 yang ditetapkan
ke dalam dokumen Penetapan Kinerja, telah mengacu kepada indikator sasaran
strategis Biro Umum yang terdapat pada dokumen Rencana Strategis Biro
Umum Tahun 2010-2015.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
19
20
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
Dari 2 (dua) tujuan strategis yang ditetapkan, dijabarkan ( cascading) kepada 4
(empat) Sasaran Strategis yang selanjutnya dijabarkan lagi masing-masing 1 (satu)
indicator, menjadi 4 (empat) Indikator Kinerja.
Penjabaran Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang baru ini mempertimbangkan
Tugas Pokok dan Fungsi Bagian-bagian yang ada pada Biro Umum. Urusan-urusan
yang dilaksanakan pada Biro Umum dapat terwakili oleh Indikator Kinerjanya dalam
mencapai sasaran yang diharapkan.
Secara matrikulasi Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015, dapat dilihat pada Tabel
2.2.1 berikut ini:
TABEL . .
PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TA.
NO.
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
TARGET
KINERJA
%
PROGRAM / KEGIATAN
Me i gkat ya
Perse tase Sara a
Progra
Pelaya a
Kualitas Sara a da
da Prasara a ya g
Ad i istrasi Perka tora
Prasara a
Berkualitas Baik
Pe yediaa Peralata da
Perle gkapa Ka tor
Progra
Pe i gkata Sara a
da Prasara a
Pe gadaa Ke daraa
Di as/Operasio al
Pe gadaa Peralata
Ru ah Jabata /Di as/
Mess
Pe gadaa Perle gkapa
Ru ah Jabata /Di as/
Mess
Pe gadaa Ko puter da
Jari ga Ko puterisasi
Pe gadaa Peralata
Studio, Ko u ikasi da
I for asi
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
ANGGARAN Rp
Rp. .
.
.
,-
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
NO.
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
Me i gkat ya Kualitas
I deks Kepuasa
Pelaya a ya g
Pe ggu a Laya a
TARGET
KINERJA
,
Skala
PROGRAM KEGIATAN
Progra
Pe i gkata
ANGGARAN Rp
Rp. .
.
.
,-
Rp.
.
.
,-
.
.
,-
Pelaya a Kedi asa
Pe yediaa Jasa
Berorie tasi Pelaya a
Pri a
Pelaya a Ta u
Pe da
Progra
Pe ge ba ga
Ma aje e Pelaya a
Publik
Pe i gkata
Pelaya a
Keprotokola
Me i gkat ya Kualitas
Waktu Rata-rata
hari
Progra
Pe i gkata
Pe gelolaa
Pe erbita Surat
Pe ge ba ga Siste
Ad i istrasi Keua ga
Peri tah Me bayar
Pelapora Capaia Ki erja
Setda
SPM
da Keua ga
Pe yusu a Lapora
Capaia Ki erja da
Ikhisar Realisasi
Ki erja SKPD
Pe atausahaa
Keua ga SKPD
Pe yusu a
Pere a aa da
Pe ga ggara SKPD
Me i gkat ya Kualitas
Ju lah Ko te
buah
Progra
Pe ge ba ga
Pe gelolaa
I for asi ya g
Ma aje e Pelaya a
Persa dia
Dia a ka De ga
Publik
Persa dia
Foru Ko u ikasi
Rp.
Persa dia
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
21
22
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
BAB III
AKUNTABILITAS KINERJA
Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja
Hasil Pengukuran Kinerja
Capaian Kinerja Biro Umum
Realisasi Anggaran
23
24
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
III.1 METODOLOGI PENGUKURAN CAPAIAN TARGET
KINERJA
Pengukuran capaian target kinerja atau kelompok indikator kinerja sasaran strategis
yang telah ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015 dilakukan
guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran strategis. Metodologi pengukuran
kinerja yang digunakan adalah metode pengukuran sederhana dengan membandingkan target kinerja dengan realisasi kinerja kelompok indikator kinerja sasaran strategis.
Agar pengukuran kinerja secara sederhana ini dapat terjamin validitasnya maka perlu
diuraikan metodologi pengukuran yang digunakan. Sebelumnya, agar kinerja organisasi dapat dikatakan berhasil atau gagal, maka perlu ditetapkan klasifikasi penilaian
dengan mengelompokan besaran persentase capaiannya dengan predikat gagal
sampai dengan sangat baik, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.1 berikut ini:
TABEL . .
KRITERIA PENILAIAN CAPAIAN KINERJA
NO.
INTERVAL NILAI
PREDIKAT
%-
%
Sa gat Ti ggi
%-
%
Ti ggi
%-
%
Seda g
%-
%
Re dah
≤
%
KODE
WARNA
Sa gat Re dah
Me ga u pada Per e dagri No. 7 Tahu
Penjelasan lebih lanjut mengenai pengukuran dan hasil dari pengukuran tiap-tiap
indikator kinerja sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015, dapat disajikan pada Tabel
3.2.1 berikut ini disertai dengan tambahan keterangan atau penjelasannya.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
III.2 HASIL PENGUKURAN KINERJA
Berikut disajikan hasil pengukuran terhadap 4 (empat) indikator kinerja dari 4
(empat) sasaran strategis yang telah ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kinerja
Biro Umum Tahun 2015.
TABEL . .
HASIL PENGUKURAN KINERJA PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN
NO.
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
Me i gkat ya
Perse tase Sara a
Kualitas Sara a da
da Prasara a ya g
Prasara a
Berkualitas Baik
Me i gkat ya
I deks Kepuasa
Kualitas Pelaya a
Pe ggu a Laya a
TARGET
KINERJA
REALISASI
%
,
%
%
CAPAIAN
KRITERIA
,
Ti ggi
,
,
Sa gat
Skala
Skala
Ti ggi
KODE
ya g Berorie tasi
Pelaya a Pri a
Me i gkat ya
Waktu Rata-rata
Kualitas Pe gelolaa
Pe erbita Surat
Ad i istrasi
Peri tah Me bayar
Keua ga Setda
SPM
Me i gkat ya
Ju lah Ko te
Kualitas Pe gelolaa
I for asi ya g
Persa dia
Dia a ka De ga
hari
hari
Sa gat
Ti ggi
buah
buah
,
Ti ggi
Persa dia
Dari Tabel 3.2.1 di atas, dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 4 (empat) indikator
kinerja untuk mengukur keberhasilan 4 (empat) sasaran strategis Biro Umum Tahun
2015 sebesar 95,77%. Dengan demikian hasil capaian kinerja sebesar 95,77% adalah
termasuk klasifikasi berhasil dengan predikat Sangat Tinggi.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
25
26
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
III.3 CAPAIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN 2015
Berdasarkan hasil pengukuran indikator kinerja Biro Umum Tahun 2015 sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, berikut ini akan disajikan evaluasi dan analisis
realisasi dan capaian indikator kinerja per sasaran strategis.
SASARAN STRATEGIS 1 : “Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana”
Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran
strategis
Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana terdiri dari
satu indi-
kator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel
3.3.1 berikut ini:
TABEL . .
CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS
NO.
INDIKATOR KINERJA
. Perse tase Sara a
TARGET
KINERJA
%
REALISASI
,
%
%
CAPAIAN
KRITERIA
,
Ti ggi
KODE
da Prasara a ya g
Berkualitas Baik
RATA—RATA CAPAIAN
,
Dari Tabel 3.3.1 di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja
sasaran strategis
,
Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana adalah sebesar
%. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Tinggi .
Indikator .
Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik
Target indikator kinerja adalah 80%, terealisasi 72,14%, sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 90,18%.
Indikator ini bertujuan untuk mengukur persentase sarana dan prasarana kerja yang
dimiliki Biro Umum yang memiliki kualitas baik. Berkualitas baik diartikan bahwa barang tersebut dalam kondisi baik, sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja
dan kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintahan daerah secara berdaya guna
dan berhasil guna. Semakin besar persentase maka semakin baik capaian kinerja Biro
Umum.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
Pengumpulan data dilakukan melalui Monitoring Sarana dan Prasarana Biro
Umum dengan memperhatikan jumlah dan kondisi barang. Proses monitoring
dilakukan oleh Tim Akuntabilitas Kinerja Biro Umum satu kali tiap semester di
tahun berkenaan. Sebelum monitoring dilakukan, telah dipersiapkan instrument yang akan digunakan dengan mengkompilasi data barang inventaris dari
Buku Inventaris Biro Umum Tahun 2015. Dengan demikian proses pengumpulan data yang dilakukan ke lapangan lebih teratur dan terstruktur. Jenis barang inventaris yang dimonitor terdiri dari kelompok barang Perlengkapan
Kantor, Rumah Dinas, Kendaraan Dinas dan Gedung/Bangunan.
Formulasi yang digunakan untuk mengukur indikator kinerja Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik adalah:
Realisasi R =
∑ Sarpras yg baik
∑ Total sarpras
X
Untuk mengukur peningkatan kualitas sarana dan prasarana, dapat dilakukan
dengan melihat persentase perbandingan jumlah sarpras yang berkualitas baik
dengan jumlah total sarpras yang ada, yang selanjutnya dibandingkan dengan
angka persentase tahun sebelumnya. Dari hasil penilaian kualitas barang melalui monitoring sarana dan prasarana didapat jumlah sarpras dengan kondisi
baik sebanyak 202 buah dari total keseluruhan sebanyak 280 buah, yang dalam
kondisi tidak baik berjumlah 78 buah. Hasil formulasi menunjukan realisasi
sebesar 72,14%, dengan target yang ditetapkan 80%, maka persentase capaian
kinerjanya 90,18%. Hasil monitoring sarana dan prasarana Biro Umum Tahun
2015 dapat disajikan melalui grafik 2 berikut ini :
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
27
28
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja .
yang Berkualitas Baik dari tahun
Persentase Sarana dan Prasarana
2015 dapat dilihat pada Tabel 3.3.2 berikut
ini:
TABEL . .
REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .
NO
. Perse tase
% CAPAIAN
REALISASI
INDIKATOR KINERJA
N/A
N/A
N/A
,
N/A
N/A
N/A
Sara a da
Prasara a ya g
Berkualitas Baik
Dari tabel 3.3.2 di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan realisasi, namun turun
dari segi persentase capaiannya untuk indikator kinerja .
Prasarana yang Berkualitas Baik dari tahun
s.d
Persentase Sarana dan
. Data untuk tahun
s.d
2013 tidak ada karena indikator ini merupakan indikator baru setelah adanya revisi
terhadap Renstra Biro Umum. Review terhadap Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015
dilakukan pada Tahun 2014, berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat,
dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat
untuk membenahi perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah.
Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target sebesar
80%, yang dapat terealisasi sebesar 72,14%, sehingga persentase capaiannya mencapai 90,18%.
Capaian kinerja sebesar
,
% termasuk berhasil dengan kategori Tinggi . Keber-
hasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas sarana dan
prasarana Biro Umum. Guna mendapatkan sarpras yang berkualitas diupayakan melalui kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Pengadaan Kendaraan
Dinas/Operasional, Pengadaan Peralatan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan
Perlengkapan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan Komputer dan Jaringan Komputerisasi dan Pengadaan Peralatan Studio, Komunikasi dan Informasi. Selain itu juga
didukung oleh kegiatan-kegiatan pemeliharaan terhadap sarpras tersebut agar tetap
dalam kondisi yang layak guna.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
,
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
29
Dalam menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro
Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 sebesar Rp.
8.056.264.950,- terealisasi sebesar Rp. 7.530.452.700,- (93,5%) dan realisasi fisik
100%. Dalam proses pengadaan sarpras tersebut dilakukan efisiensi penggunaan
anggaran dengan cara mendapatkan spesifikasi barang terbaik dengan harga yang
cukup hemat, hal ini dapat dilihat dari terealisasinya secara fisik 100% penyediaan
kebutuhan barang dan jasa.
SASARAN STRATEGIS 2 : “Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi
Pelayanan Prima”
Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran
strategis
Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima
terdiri dari 1 (satu) indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang
dapat dilihat pada Tabel 3.3.3 berikut ini:
TABEL . .
CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS
NO.
INDIKATOR KINERJA
. I deks Kepuasa
Pe ggu a Laya a
TARGET
KINERJA
REALISASI
%
CAPAIAN
KRITERIA
,
,
Sa gat
Skala
Skala
Ti ggi
KODE
RATA—RATA CAPAIAN
Dari Tabel 3.3.3 di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja sasaran strategis
Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan
Prima mencapai
% dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam
kriteria Sangat Tinggi .
Indikator .
Indeks Kepuasan Pengguna Layanan
Target indikator kinerja adalah 3,75 (skala 5), realisasi mencapai 3,83 sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 102%.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
30
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
Indikator ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna layanan Biro
Umum pada suatu periode waktu. Dengan melihat tingkat kepuasan pengguna
layanan, dapat diketahui pencapaian sasaran meningkatnya kualitas pelayanan
yang berorientasi pelayanan prima . Pengguna layanan Biro Umum adalah stake-
holders atau customers, yang terdiri dari Pimpinan (KDh/WKDh, Sekda, Para Asisten, dan Para Staf Ahli Gubernur), ASN di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan Tamu Pemda (Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, SKPD/
Instansi Vertikal dan Tokoh Masyarakat Tertentu) serta masyarakat umum lainnya.
Pengguna layanan yang mendapat pelayanan dari Biro Umum tersebut diambil
secara acak sebagai responden.
Pengukuran indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum ini menggunakan pendekatan kuantitatif dengan metode survei. Pelaksanaan kegiatannya terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:
1. Tahap perencanaan (desain survei)
Survei bertujuan untuk mendapatkan jawaban (variabel deskriptif) dari pertanyaan: seberapa tinggi tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap pelayanan
Biro Umum Setda Prov. Sumatera Barat? .
Populasi adalah pengguna layanan Biro Umum dengan pengambilan sampel
menggunakan teknik sampling kuota. Ditetapkan kuota sampel berjumlah 140
orang. Sampel diambil secara acak pada 7 (tujuh) lokasi pelayanan unggulan Biro
Umum. Penyusunan instrumen berupa kuesioner dilakukan dengan mempedomani ruang lingkup survei seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri PAN
dan RB Nomor 16 Tahun 2014 tentang Pedomen Survei Kepuasan Masyarakat
Terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Ada 9 ruang lingkup survei yang
dijadikan pertanyaan survei yaitu:
a) Persyaratan
b) Prosedur
c) Waktu Pelayanan
d) Biaya/Tarif
e) Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan
f) Kompetensi Pelaksana
g) Perilaku Pelaksana
h) Maklumat Pelayanan
i) Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
2. Tahap Persiapan
Hal-hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah:
a) Organisasi survei. Tim survei adalah tim survei internal Biro Umum
b) Jadwal survei: survei dilaksanakan pada bulan Desember 2014
c) Materi survei: alat pengumpul data telah dipersiapkan berupa kuesioner
3. Pelaksanaan Lapangan
Pelaksanaan
survei
dilakukan
dengan
menyebarkan
kuesioner
kepada
pengguna layanan (sampel) di 7 (tujuh) tempat layanan unggulan Biro Umum
seperti yang diterangkan sebelumnya.
4. Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data melalui angket/kuesioner, maka data kuantitaif perlu diolah dengan statistik deskriptif. Data dikelompokan dan ditabulasikan agar dapat disajikan melalui tabel, grafik atau diagram.
5. Penyajian dan Analisis
Analisis dilakukan dengan statistik deskriptif, yaitu dengan cara menyajikan
data dalam bentuk tabulasi dan grafik. Selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah. Untuk mendapat jawaban dari masalah
deskriptif tersebut, terlebih dulu ditentukan skor ideal/kriterum. Kemudian data
yang didapatkan dibandingkan dengan kriterium tersebut. Maka didapat
angka/skor pendapat responden yang kemudian dijadikan/dirubah menjadi
angka sesuai skala yang digunakan.
Dari hasil pelaksanaan survei kepuasan pengguna layanan tersebut, diperoleh
indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum adalah 3,83 (skala 5) kategori
penilaian sangat puas . Target tahun
ini adalah
,
dengan realisasi
mencapai 3,83 sehingga persentase capaian kinerjanya adalah 102% termasuk
kategori kinerja sangat tinggi .
Distribusi tingkat kepuasan pengguna jasa atas layanan yang diberikan oleh
Biro Umum dapat dilihat pada grafik berikut ini:
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
31
32
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
GRAFIK
TINGKAT KEPUASAN PENGGUNA LAYANAN
BIRO UMUM TAHUN
Berdasarkan grafik 3 tersebut dapat dilihat bahwa mayoritas pengguna layanan Biro
Umum merasa puas terhadap layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Tingkat
kepuasan pengguna layanan yang tinggi dapat menunjukan keberhasilan pencapaian Sasaran Strategis , yaitu Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima .
Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja
Layanan dari tahun
.
Indeks Kepuasan Pengguna
2015 dapat dilihat pada Tabel 3.3.4 berikut ini:
TABEL . .
REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .
NO
. I deks
% CAPAIAN
REALISASI
INDIKATOR KINERJA
N/A
N/A
N/A
,
,
N/A
N/A
N/A
Kepuasa
Pe ggu a Laya a
Dari tabel 3.3.4 di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan persentase capaian
indikator kinerja .
Indeks Kepuasan Pengguna Layanan dari tahun
s.d
2015. Data untuk tahun 2011 s.d 2013 tidak ada karena indikator ini merupakan
indikator baru setelah adanya revisi terhadap Renstra Biro Umum. Review
terhadap Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015 dilakukan pada Tahun 2014,
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat untuk membenahi
perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah.
Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target indeks
sebesar 3,75 (skala 5), yang dapat terealisasi sebesar 3,83, sehingga persentase capaiannya mencapai 102%.
Capaian kinerja sebesar
% termasuk berhasil dengan kategori Sangat Tinggi .
Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas pelayanan pada Biro Umum.
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT
LAKIP 2015
LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH
BIRO UMUM
i
KATA PENGANTAR
LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun sebagai salah satu wujud
pertanggungjawaban atas keberhasilan/kegagalan pencapaian Sasaran Strategis
yang dibebankan kepada Biro Umum. LAKIP ini disusun sesuai dengan amanat
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistim
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dan mempedomani Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014
tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu
Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.
LAKIP sebagai salah satu alat penilai keberhasilan/kegagalan kinerja merupakan
wujud transparansi penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam rangka
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu,
LAKIP juga bermanfaat bagi evaluasi internal sebagai umpan balik ( feedback)
dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi yang lebih komprehensif.
Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung
(supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah
secara
berdaya
guna
dan
berhasil
guna.
Peran
tersebut
diantaranya
diselenggarakan melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan
pemakaian/peminjaman fasilitas kedinasan, penyediaan kendaraan dinas, ruang
pertemuan dan persandian. Dibidang ketatausahaan disediakan pelayanan
kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan sekretaris pimpinan. Dibidang
keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan
penerbitan SPM. Dan ada pelayanan dibidang keprotokolan seperti pelayanan
acara dan penyambutan tamu pemerintah daerah/VIP.
Demikian LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun agar setiap pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang jelas dan transparan mengenai pelaksanaan
tugas dan fungsi Biro Umum dalam mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan.
Padang,
Januari 2016
Kepala Biro Umum,
Asben Hendri, SE, MM
NIP. 19631209 198611 1 003
ii
KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
DAFTAR TABEL
iii
DAFTAR GAMBAR
i
RINGKASAN EKSEKUTIF
- i
BAB I
-
PENDAHULUAN
Ga bara U u
Orga isasi
Tugas, Fu gsi da Uraia Tugas
Struktur Orga isasi
Perso il, Sara a da Prasara a, da Keua ga
Isu-isu Strategis
Siste aika Lapora
BAB II PERENCANAAN KINERJA
-
Re isi Perja jia Ki erja Tahu
Perja jia Ki erja Tahu
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA
-
Metodologi Pe gukura Capaia Target Ki erja
Hasil Pe gukura Ki erja
Capaia Ki erja Biro U u
Realisasi A ggara
BAB IV PENUTUP
LAMPIRAN
-
iii
DAFTAR TABEL
Tabel . .
Ju lah SDM PNS Berdasarka Pe didika
Tabel . .
Ju lah SDM Berdasarka Je is Kepega aia
Tabel . .
Ju lah SDM PNS Berdasarka Golo ga
Tabel . .
Ju lah Sara a da Prasara a Pada Biro U u
Tabel . .
Tabel . .
Tujua , Sasara da I dikator Ki erja Setelah Re isi
Tujua , Sasara da I dikator Ki erja Sebelu
Re isi
Tabel . .
Perja jia Ki erja Biro U u
TA.
Tabel . .
Kriteria Pe ilaia Capaia Ki erja
Tabel . .
Hasil Pe gukura Ki erja Perja jia Ki erja Biro U u
Tahu
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis
Tabel . .
Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .
Tabel . .
Target Bela ja Biro U u
Tabel . .
Realisasi A ggara Per Sasara Strategis
TA.
iv
DAFTAR GRAFIK
Graik
Struktur Orga isasi da Tata Kerja Biro U u
Pro . Su bar
Graik
Mo itori g Sara a da Prasara a Tahu
Graik
Setda
Ti gkat Kepuasa Pe ggu a Laya a Biro U u
Graik
Ju lah SPM da La a Terbit Tahu
Graik
Ju lah Ko te I for asi Persa dia
Tahu
v
RINGKASAN EKSEKUTIF
Dalam kurun waktu 2010-2015, Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera
Barat berupaya mewujudkan visi yang telah direncanakan yaitu Menjadi Biro yang
Handal di Bidang Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan Tahun
. Untuk
mewujudkan visi tersebut, Biro Umum mengemban misi pertama meningkatkan
kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standar, dan misi kedua
meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berorientasi pelayanan prima.
Dengan kedua misi tersebut, Biro Umum fokus kepada peningkatan kualitas
pelayanan dan kualitas sarana dan prasarana melalui upaya penyediaan fasilitas
dengan standar yang terus ditingkatkan berserta pengelolaan administrasi yang
semakin profesional.
Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung
(supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah
secara berdaya guna dan berhasil guna. Peran tersebut diantaranya diselenggarakan
melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan pemakaian/
peminjaman fasilitas kedinasan, seperti penyediaan kendaraan dinas, faslitasi kunjungan tamu, pemakaian ruang pertemuan dan system persandian. Di bidang ketatausahaan disediakan pelayanan kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan
sekretariat pelayanan pimpinan. Di bidang keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan penerbitan SPM. Di bidang keprotokolan
merupakan pelayanan keprotokolan seperti pelayanan acara/upacara dan tamu
pemerintah daerah.
Pada tahun 2015, sebagaimana yang akan dijelaskan pada Bab II Perencanaan Kinerja, ditetapkan 4 (empat) sasaran strategis dan 4 (empat) indikator kinerja untuk
mengukur dan menilai keberhasilan/kegagalan pencapaian kinerja Biro Umum.
Penetapan sasaran strategis dan indikator kinerja ini mengalami revisi berupa
penambahan sasaran strategis dan perubahan indikator untuk sasaran 1. Revisi PK
ini dilakukan karena pengukuran kinerja beberapa tugas pokok Biro Umum yang
tercermin dari Tugas Pokok Bagian-Bagian belum semua terjabarkan pada Sasaran
Strategis sebelumnya. Selain itu, melalui evaluasi atau review PK oleh Biro Organisasi
ditemukan indikator yang tidak bisa diukur secara valid dan pencapaian target akan
sulit tercapai. Penyempurnaan terhadap perencanaan kinerja selalu dilakukan secara
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
vi
terus-menerus karena rendahnya hasil penilaian kinerja tahun sebelumnya. Selain itu
juga karena didorong oleh workshop penyempurnaan Sistim Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat pada tahun 2014
yang lalu, dimana pada waktu itu dilakukan perubahan yang signifikan terhadap
Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015 yang menyebabkan perubahan Tujuan Strategis berikut sasaran dan indikatornya.
Adapun pencapaian sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015 ini adalah sebagai
berikut:
1. Sasaran strategis 1: Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana.
- Indikator Kinerja: Persentase Sarana dan Prasarana Yang Berkualitas Baik. Target 80%, realisasi sebanyak 72,14%, sehingga diperoleh nilai capaian 90,18%.
Persentase capaian
,
% menunjukan kriteria kinerja Tinggi .
2. Sasaran strategis 2: Meningkatnya Kualitas Pelayanan Yang Berorientasi Pelayanan Prima.
- Indikator Kinerja: Indeks Kepuasan Pengguna Layanan. Target 3,75 (skala 5),
realisasi 3,83 (sangat puas), sehingga diperoleh nilai capaian 102%. Persentase
capaian
% menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi .
3. Sasaran strategis 3: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan
Setda.
- Indikator Kinerja: Waktu Rata-Rata Penerbitan Surat Perintah Membayar
(SPM). Target 2 hari, realisasi 2 hari, sehingga diperoleh nilai capaian 100%.
Persentase capaian
% menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi .
4. Sasaran strategis 4: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian.
- Indikator Kinerja: Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian. Target 110 buah, realisasi 100 buah, sehingga diperoleh nilai capaian
,
%. Persentase capaian
,
% menunjukan kriteria kinerja Tinggi .
Dengan demikian, pencapaian rata-rata 4 (empat) indicator kinerja untuk mengukur
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
BAB I
PENDAHULUAN
Gambaran Umum Organisasi
Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas
Struktur Organisasi
Personil, Sarana dan Prasarana, dan Keuangan
Isu-isu Strategis
Sistematika Laporan
1
2
BAB I - PENDAHULUAN
I. PENDAHULUAN
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Sumatera Barat Tahun 2015 disusun berdasarkan Peraturan Presiden
Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perjanjian Kinerja,
Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi
Pemerintah.
LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun dengan maksud memberikan informasi kinerja yang terukur kepada pemberi mandat atas kinerja yang telah dan
seharusnya dicapai oleh Biro Umum, sehingga dapat diketahui keberhasilan
atau kegagalan dalam pencapaian Biro Umum selama satu periode. Selain itu,
juga sebagai upaya perbaikan yang berkesinambungan bagi Biro Umum untuk
meningkatkan kinerjanya kedepan.
I.1 GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011
tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2
Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat,
Biro Umum berada di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat.
Tugas pokok Biro Umum berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 37 Tahun 2012 tentang Rincian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja
Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan perencanaan, program, koordinasi, fasilitasi, pelaporan
serta evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas
sektoral.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Biro Umum
melaksanakan fungsi:
a. Penyelenggaraan perumusan kebijakan umum tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah
tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;
b. Menyelenggarakan koordinasi dan fasilitasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah
tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;
c. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga,
keprotokolan dan hubungan lintas sektoral.
I.2 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN URAIAN TUGAS
BAGIAN RUMAH TANGGA
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian
bahan kebijakan umum dan koordinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi
pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi.
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Rumah Tangga mempunyai
fungsi:
1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum pelayanan rumah
tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;
2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi pelayanan rumah tangga
pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;
3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi pelayanan rumah tangga
pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
3
4
BAB I - PENDAHULUAN
Rincian Tugas Bagian Rumah Tangga:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Rumah Tangga;
2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum rumah tangga pimpinan,
urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;
3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi rumah tangga pimpinan, urusan
dalam, sandi dan telekomunikasi;
4. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
5. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Rumah Tangga;
6. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
7. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
BAGIAN TATA USAHA
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan
kebijakan umum, koordinasi, fasilitasi, perencanaan program, pelaporan serta evaluasi tata usaha biro, tata usaha pimpinan, arsip dan ekspedisi.
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum Tata Usaha;
2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi Tata Usaha;
3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi Tata Usaha.
Rincian Tugas Bagian Tata Usaha:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Tata Usaha;
2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum tata usaha biro, tata usaha
pimpinan, arsip dan ekspedisi;
3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha biro;
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha pimpinan;
5. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi arsip dan ekspedisi;
6. Menyelenggarakan ketatausahaan Biro;
7. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan program kegiatan biro;
8. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
9. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Tata Usaha dan
Biro;
10. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
11. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
BAGIAN KEUANGAN
Bagian Keuangan Setda mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi
dan fasilitasi pelaporan serta evaluasi penatausahaan keuangan di lingkungan
sekretariat.
Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Keuangan Setda mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda;
2. Penyelenggaraan koordinasi penatausahaan keuangan Setda;
3. Pelaksanaan pelaporan dan evaluasi penatausahaan keuangan Setda.
Rincian Tugas Bagian Keuangan Setda:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Keuangan Setda;
2. Menyelenggarakan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda;
3. Menyelenggarakan verifikasi keuangan Setda;
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
5
6
BAB I - PENDAHULUAN
4. Menyelenggarakan akuntansi keuangan Setda;
5. Menyelenggarakan penyiapan laporan keuangan Biro dan Setda;
6. Menyelenggarakan pelayanan penatausahaan keuangan Setda;
7. Menyelenggarakan koordinasi penatausahaan keuangan Setda;
8. Menyelenggarakan fasilitasi dan pelaksanaan penatausahaan keuangan Setda;
9. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
10. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Keuangan Setda;
11. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
12. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
BAGIAN PROTOKOL DAN HUBUNGAN LINTAS SEKTORAL
Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan, koordinasi, fasilitasi,
pelaporan serta evaluasi.
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Protokol dan Hubungan Lintas
Sektoral mempunyai fungsi:
1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;
2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi keprotokolan dan hubungan lintas
sektoral;
3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi keprotokolan dan hubungan lintas
sektoral.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
Rincian Tugas Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral:
1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Protokol dan
Hubungan Lintas Sektoral;
2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan
dan hubungan lintas sektoral;
3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi, fasilitasi acara, pelayanan tamu dan pelayanan acara pimpinan;
4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi hubungan lintas
sektoral;
5. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan;
6. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Protokol dan
Hubungan Lintas Sektoral;
7. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
8. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
I.3 STRUKTUR ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011
tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah maka susunan struktur organisasi
Biro Umum yang dipimpin oleh Kepala Biro Umum terdiri dari 4 Bagian yang masing
masingnya dipimpin oleh Kepala Bagian dan 12 Sub Bagian yang dipimpin
oleh Kepala Sub Bagian dapat dilihat pada grafik berikut ini:
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
7
STRUKTUR ORGANISASI & TATA KERJA BIRO UMUM SETDA PROV. SUMBAR
(SESUAI DENGAN PERDA PROV. SUMBAR No. 11 TAHUN 2011)
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM
H. SUDIRMAN GANI, SH, MM IV/d
NIP.
BAGIAN PROTOKOL
KUSWANDI K, S.Sos,MM IV/b
NIP.
BAGIAN KEUANGAN
SYAMSIARNI, S.Sos IV/a
NIP.
BAGIAN TATA USAHA
RI)ALDI, AP, M.Si IV/a
NIP.
BAGIAN RUMAH TANGGA
HERI NOFIARDI, SE, MM IV/a
NIP.
SUBAG PELAYANAN PIMP.
SUBAG PEN. USAHAAN KEU.
SRI LENA HARTATI, S.Sos III/d
NIP.
SUBAG TU. BIRO
RANDY HARFIAN, SSTP III/
NIP.
SUBAG RT. PIMPINAN
ELFENDRI)AL M.)EN III/
NIP.
SUBAG HUB. LINTAS SEKTORAL
EFRI)AL III/
NIP.
SUBAG VERIFIKASI
ERAWENI, SE III/d
SUBAG TU. PIMPINAN
ABSIDEFI MULYANI, S.Sos III/d
NIP.
SUBAG URUSAN DALAM
PARDISNO, SH,MM III/d
NIP.
SUBAG AKUNTANSI
INDAH SRIWAHYUNI, SE, MM IV/a
NIP.
SUBAG ARSIP & EKSPEDISI
PUTRA HERMANTO, SE,Akt,MM III/
NIP.
BAB I - PENDAHULUAN
UPHIX MARIA HELENA FATMA, A. d III/
NIP.
8
Jabata Fu gsio al
SUBAG ACARA DAN PELY. TAMU
ENIM YASMI, S.Sos III/d
NIP.
NIP.
SUBAG SANTEL
ISDAR, S.Sos III/d
NIP.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
KEPALA BIRO UMUM
ASBEN HENDRI, SE, MM IV/b
NIP.
BAB I - PENDAHULUAN
I.4 PERSONIL, SARANA DAN PRASARANA, KEUANGAN
Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, pelaksanaan
kegiatan Biro Umum didukung oleh sumber daya manusia sebanyak 200 orang
seperti yang terlihat pada tabel di bawah. Sebagai supporting unit tentu diperlukan SDM yang berkompetensi tinggi dalam menjalankan tugas-tugas Biro
Umum. Biro Umum saat ini memiliki persentase pegawai dengan jenjang pendidikan Sarjana/D-IV ke atas sebesar 31,1 persen (54 orang) dari total pegawai Biro
Umum. Komposisi pegawai Biro Umum dapat disajikan pada tabel-tabel berikut:
TABEL . .
JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN PENDIDIKAN
No
Pe didika
Ju lah
S
-
S
ora g
S
ora g
D
ora g
SMA
ora g
SMP
ora g
SD
Su
ora g
er: Datar No i aif Pega ai Biro U u
Tahu
TABEL . .
JUMLAH SDM BERDASARKAN JENIS KEPEGAWAIAN
No
Je is
Ju lah
ora g
PNS
Su
CPNS
ora g
PTT
ora g
Te aga Ko trak
ora g
er: Datar No i aif Pega ai Biro U u
Tahu
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
9
10
BAB I - PENDAHULUAN
TABEL . .
JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN GOLONGAN
No
Su
Golo ga
Ju lah
IV
ora g
III
ora g
II
ora g
I
ora g
er: Datar No i aif Pega ai Biro U u
Tahu
SARANA DAN PRASARANA
Secara umum kondisi sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang
pelaksanaan tugas pada Biro Umum Setda Provinsi Sumatera Barat adalah sebagai
berikut:
TABEL . .
JUMLAH SARANA DAN PRASARANA PADA BIRO UMUM
No
Na a Bida g Bara g
Ju lah
Alat-alat Besar
Cukup
Alat-alat A gkuta
Cukup
Alat Perta ia
Cukup
Alat Ka tor da Ru ah Ta gga
Alat Studio da Alat Ko uikasi
Su
Ko disi
.
Cukup
Cukup
Alat-alat Kedoktera
Cukup
Alat Laboratoriu
Cukup
Ba gu a Gedu g
Cukup
Mo u e
Cukup
Buku Perpustakaa
Cukup
Bara g Ber orak Kebudayaa
Kura g
er: Buku I e taris Biro U u
Tahu
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
KEUANGAN
Anggaran untuk menunjang program dan kegiatan Biro Umum Sekretariat Daerah
Provinsi Sumatera Barat untuk Tahun 2015 bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 ini berjumlah Rp 84.740.357.034,- pada anggaran murni,
dan Rp 76.729.018.336,- setelah mengalami pengurangan pada anggaran perubahan. Dengan Total Belanja Langsung sebesar Rp. 30.861.242.149,- dan Belanja
Tidak Langsung sebesar Rp. 45.867.776.187,-.
I.5 ISU-ISU STRATEGIS
Aspek Pelayanan Publik
Kondisi yang ada saat ini menunjukan masih rendahnya kualitas pelayanan
publik dilihat dari SOP yang belum maksimal diterapkan, aparatur pelayanan
juga belum memberikan pelayanan yang profesional, ramah dan transparan,
serta fasilitas pelayanan yang juga masih belum memenuhi kriteria atau
standar pelayanan prima. Faktor lain yang mempengaruhi rendahnya kualitas
pelayanan adalah masih lemahnya kontrol terhadap implementasi standar
pelayanan, sehingga belum terlihat konsistensi dalam memberikan pelayanan
yang ramah cepat dan akuntabel.
Aspek Sumber Daya Manusia
Dari segi kualitas SDM yang tersedia tidak sebanding dengan beban tugas
Biro Umum yang cukup besar dan luasnya ruang lingkup pekerjaan. Dari segi
jumlah SDM yang dimiliki cukup banyak namun pada beberapa kompetensi
yang sangat dibutuhkan justru terjadi kekurangan. Luasnya lingkup pekerjaan
Biro Umum menuntut tersedianya tenaga-tenaga yang memiliki kemampuan
atau skill khusus seperti tenaga keprotokolan, pembawa acara, penyanyi,
pemusik, sopir, teknisi dan lain-lain. Rendahnya kualitas SDM sangat dipengaruhi oleh budaya kerja yang lamban, tidak ramah dan tidak transparan
akibat dari tidak konsisten menerapkan reward and punishment. Selain itu
juga dipengaruhi oleh terbatasnya kewenangan Biro Umum dalam pengelolaan PNS.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
11
12
BAB I - PENDAHULUAN
Aspek Sarana dan Prasarana
Ketersediaan sarana dan prasarana yang dimiliki Biro Umum terbatas dari segi
jumlah dan kualitas. Seperti ketersediaan kendaraan dinas/operasional, jabatan
dan kendaraan lapangan yang sangat terbatas. Fasilitas ruang rapat dan conven-
tion hall yang juga terbatas dan masih belum memenuhi standar pelayanan yang
prima. Permasalahan juga muncul dari segi pemeliharaan sarana dan prasarana
tersebut karena terbatasnya dana pendukung. Selain itu organisasi belum dapat
menerapkan manajemen mutu dan manajemen logistik yang baik serta
keterbatasan kewenangan dalam pembangunan fisik.
TANTANGAN DAN PELUANG
Tantangan dan peluang merupakan faktor eksternal yang akan mempengaruhi organisasi dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapainya. Biro umum sebagai unit pendukung pelayanan pimpinan dan kesekretariatan kedepannya akan menghadapi tantangan yang cukup berat dalam memberikan dukungan terhadap kesuksesan tugastugas kepala daerah dan wakil kepala daerah.
Selain itu, tantangan juga akan datang dari aspek pelayanan publik yang semakin
menuntut standar pelayanan prima. Sehingga faktor kualitas SDM dan Sarana dan
Prasarana menjadi dua aspek yang harus diperhatikan.
Peluang yang ada kedepannya cukup memberikan kesempatan bagi organisasi untuk
terus berkembang. Pemanfaatan teknologi maju dalam pelayanan publik adalah salah
satu peluang yang mesti direspon oleh Biro Umum, karena perubahan zaman yang
begitu masif ini menuntut organisasi untuk bergerak cepat, mudah dan transparan.
Selain itu, peluang juga terlihat pada aspek pengembangan manajemen SDM. Arah
pembangunan Sumatera Barat pada periode RPJMD berikutnya menuntut peningkatan daya saing daerah, maka organisasi telah mesti mempersiapkan diri dengan
meningkatkan kapasitas SDM yang dimilikinya sejak mulai dari sekarang.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB I - PENDAHULUAN
I.6 SISTEMATIKA LAPORAN KINERJA
Laporan ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I
Pendahuluan
BAB II
Perencanaan Kinerja
- Revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015
- Perjanjian Kinerja Tahun 2015
BAB III
Akuntabilitas Kinerja
- Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja
- Hasil Pengukuran Kinerja
- Capaian Kinerja SKPD
- Realisasi Anggaran
BAB IV
Penutup
Lampiran
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
13
14
BAB I - PENDAHULUAN
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
BAB II
PERENCANAAN KINERJA
Revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015
Perjanjian Kinerja Tahun 2015
15
16
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
II.1 REVISI PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015
Berdasarkan Dokumen Renstra Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat
Tahun 2010-2015, Biro Umum memiliki visi :
MENJADI BIRO YANG HANDAL DI BIDANG PELAYANAN
PIMPINAN DAN KESEKRETARIATAN TAHUN
Untuk mewujudkan visi di atas, Biro Umum mengupayakan 2 (dua) misi yaitu:
1. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standarisasi.
2. Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang berorientasi pelayanan
prima.
Misi Pertama diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan sarana dan prasarana
yang sesuai standar baik dari segi jumlah maupun kualitas. Sarana dan prasarana
adalah modal dasar bagi Biro Umum dalam melayani kebutuhan pimpinan dan
kesekretariatan.
Misi Kedua diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan Sumber Daya Manusia
sebagai motor penggerak pelaksanaan kegiatan. SDM juga merupakan aset yang
perlu diinvestasikan secara berkelanjutan karena menjadi faktor penting keberhasilan dari suatu program dan penentu dari pencapaian-pencapaian organisasi secara
keseluruhan.
Menindaklanjuti hasil evaluasi terhadap dokumen Perjanjian Kinerja 2015 pada
semester I yang masih banyak kekurangan/kelemahan dari aspek perencanaan
kinerja, dimana ditemui beberapa indikator yang tidak dapat diukur secara baik dan
belum memenuhi gambaran pencapaian sasaran strategisnya. Oleh sebab itu, pada
Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini dilakukan beberapa revisi atau penyesuaian
terhadap perencanaan kinerja yang akan dijadikan tolak ukur penilaian kinerja Biro
Umum.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
Revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini mencakup penyesuaian
terhadap Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang digunakan sebagai alat
mengukur tercapainya tujuan strategis yang diharapkan. Dengan dirumuskan
kembali sasaran strategis berikut indikatornya tersebut, diharapkan penilaian
kinerja Tahun 2015 ini, dapat lebih mewakili pencapaian tujuan dan lebih baik
lagi dari segi perencanaan kinerja dan pengukurannya.
TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA
Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi dan
tujuan sebagai hasil akhir yang dicapai, maka visi dan misi perlu dirumuskan ke
dalam bentuk yang lebih terarah dan operasional berupa perumusan tujuan
strategis (strategic goals) organisasi. Jika penjabaran (cascading) mulai dari perumusan tujuan, sasaran hingga indikator kinerja tidak baik, maka akan
mempengaruhi pengukuran dan penilaian kinerja organisasi secara keseluruhan.
Oleh sebab itu, perlu dilakukan revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini.
Hasil setelah direvisi dapat dilihat pada Tabel 2.1.1 berikut ini:
TABEL . .
TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SETELAH REVISI
TUJUAN BARU
SASARAN BARU
INDIKATOR KINERJA BARU
Mewujudka Pe gelolaa
Me i gkat ya Kualitas
Perse tase Sara a da
Sara a da Prasara a ya g
Sara a da Prasara a
Prasara a ya g
Berkualitas
TARGET
KINERJA
%
Berkualitas Baik
Mewujudka Pelaya a
Me i gkat ya Kualitas
I deks Kepuasa
Pi pi a da
Pelaya a ya g
Pe ggu a Laya a
Kesekretariata ya g
Berorie tasi Pelaya a
Berorie tasi Pelaya a
Pri a
Pri a
Me i gkat ya Kualitas
Waktu Rata-rata
Pe gelolaa Ad i istrasi
Pe erbita Surat Peri tah
Keua ga Setda
Me bayar SPM
Me i gkat ya Kualitas
Ju lah Ko te I for asi
Pe gelolaa Persa dia
ya g Dia a ka De ga
,
Skala
hari
buah
Persa dia
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
17
18
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
TABEL . .
TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SEBELUM REVISI
TUJUAN LAMA
SASARAN LAMA
INDIKATOR KINERJA
LAMA
Terpe uhi ya sara a
Me i gkat ya kapasitas da
Perse tase sara a da
da prasara a ya g
kualitas sara a da prasara a
prasara a ya g telah
sesuai sta darisasi
TARGET
KINERJA
Terwujud ya kualitas
Me i gkat ya kualitas
Perse tase ku ju ga
pelaya a pi pi a
pelaya a ta u pe da da
ta u ya g terlaya i
da kesekretariata
VIP ya g se aki baik
sesuai sta dar
ya g Berorie tasi
Me i gkat ya kualitas
I deks Kepuasa
Pelaya a Pri a
pelaya a ya g berorie tasi
Pe ggu a Laya a
pelaya a pri a
Revisi terhadap pernyataan Tujuan 1 dari Terpenuhinya sarana dan prasarana
yang sesuai standarisasi menjadi Mewujudkan Pengelolaan Sarana dan Prasarana
yang Berkualitas . Sehingga Sasaran 1.1 juga diubah menjadi Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana . Guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran ini maka
ditentukan Indikator Kinerja 1.1.1 yang baru yaitu: Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik, dengan target tahun 2015 sebesar 80 %.
Revisi terhadap pernyataan Tujuan 2 dari Terwujudnya Kualitas Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima menjadi Mewujudkan
Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima . Sehingga dirumuskan juga 3 (tiga) sasaran baru yaitu Sasaran 2.1 diubah menjadi
Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima Sasaran 2.2
menjadi Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda dan
Sasaran 2.3
%
e e uhi sta dar
Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian . Masing-masing
Sasaran didukung 1 (satu) indikator kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel
2.1.1.
Revisi ini penting dilakukan karena pada perencanaan kinerja (PK 2015) sebelumnya
banyak ditemukan kekurangan oleh Tim Reviu dan disarankan untuk direvisi agar
perencanaan kinerja semakin baik.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
%
,
%
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
II.2. PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015
Perjanjian Kinerja diatur menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.
Perjanjian Kinerja adalah lembar/dokumen yang berisikan penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih rendah
untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja.
Dengan demikian, dapat terwujud komitmen penerima amanah dan kesepakatan antara penerima dan pemberi amanah atas kinerja terukur tertentu berdasarkan tugas, fungsi dan wewenang serta sumber daya yang tersedia.
Perjanjian Kinerja dapat digunakan untuk memantau dan mengendalikan pencapaian kinerja organisasi, melaporkan capaian realisasi kinerja dan menilai
keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Dalam merencanakan perjanjian kinerja, agar terukur dan dapat pula mencapai
tujuan organisasi, maka indikator yang dijadikan instrumen mengukur kinerja
dijabarkan dari Sasaran Strategis telah sesuai (sinkron) dengan tujuan dan sasaran pada Rencana Strategis Biro Umum Tahun 2010-2015 seperti yang terlihat
pada Tabel 2.2.1.
Indikator Sasaran tersebut selanjutnya merupakan Indikator Kinerja Utama (IKU)
Biro Umum yang akan dinilai/diukur berkenaan dengan target yang telah
ditetapkan dalam Renstra. Sebagai ukuran keberhasilan organisasi, maka indikator kinerja Biro Umum untuk periode tahun anggaran 2015 yang ditetapkan
ke dalam dokumen Penetapan Kinerja, telah mengacu kepada indikator sasaran
strategis Biro Umum yang terdapat pada dokumen Rencana Strategis Biro
Umum Tahun 2010-2015.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
19
20
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
Dari 2 (dua) tujuan strategis yang ditetapkan, dijabarkan ( cascading) kepada 4
(empat) Sasaran Strategis yang selanjutnya dijabarkan lagi masing-masing 1 (satu)
indicator, menjadi 4 (empat) Indikator Kinerja.
Penjabaran Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang baru ini mempertimbangkan
Tugas Pokok dan Fungsi Bagian-bagian yang ada pada Biro Umum. Urusan-urusan
yang dilaksanakan pada Biro Umum dapat terwakili oleh Indikator Kinerjanya dalam
mencapai sasaran yang diharapkan.
Secara matrikulasi Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015, dapat dilihat pada Tabel
2.2.1 berikut ini:
TABEL . .
PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TA.
NO.
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
TARGET
KINERJA
%
PROGRAM / KEGIATAN
Me i gkat ya
Perse tase Sara a
Progra
Pelaya a
Kualitas Sara a da
da Prasara a ya g
Ad i istrasi Perka tora
Prasara a
Berkualitas Baik
Pe yediaa Peralata da
Perle gkapa Ka tor
Progra
Pe i gkata Sara a
da Prasara a
Pe gadaa Ke daraa
Di as/Operasio al
Pe gadaa Peralata
Ru ah Jabata /Di as/
Mess
Pe gadaa Perle gkapa
Ru ah Jabata /Di as/
Mess
Pe gadaa Ko puter da
Jari ga Ko puterisasi
Pe gadaa Peralata
Studio, Ko u ikasi da
I for asi
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
ANGGARAN Rp
Rp. .
.
.
,-
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
NO.
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
Me i gkat ya Kualitas
I deks Kepuasa
Pelaya a ya g
Pe ggu a Laya a
TARGET
KINERJA
,
Skala
PROGRAM KEGIATAN
Progra
Pe i gkata
ANGGARAN Rp
Rp. .
.
.
,-
Rp.
.
.
,-
.
.
,-
Pelaya a Kedi asa
Pe yediaa Jasa
Berorie tasi Pelaya a
Pri a
Pelaya a Ta u
Pe da
Progra
Pe ge ba ga
Ma aje e Pelaya a
Publik
Pe i gkata
Pelaya a
Keprotokola
Me i gkat ya Kualitas
Waktu Rata-rata
hari
Progra
Pe i gkata
Pe gelolaa
Pe erbita Surat
Pe ge ba ga Siste
Ad i istrasi Keua ga
Peri tah Me bayar
Pelapora Capaia Ki erja
Setda
SPM
da Keua ga
Pe yusu a Lapora
Capaia Ki erja da
Ikhisar Realisasi
Ki erja SKPD
Pe atausahaa
Keua ga SKPD
Pe yusu a
Pere a aa da
Pe ga ggara SKPD
Me i gkat ya Kualitas
Ju lah Ko te
buah
Progra
Pe ge ba ga
Pe gelolaa
I for asi ya g
Ma aje e Pelaya a
Persa dia
Dia a ka De ga
Publik
Persa dia
Foru Ko u ikasi
Rp.
Persa dia
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
21
22
BAB II - PERENCANAAN KINERJA
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
BAB III
AKUNTABILITAS KINERJA
Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja
Hasil Pengukuran Kinerja
Capaian Kinerja Biro Umum
Realisasi Anggaran
23
24
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
III.1 METODOLOGI PENGUKURAN CAPAIAN TARGET
KINERJA
Pengukuran capaian target kinerja atau kelompok indikator kinerja sasaran strategis
yang telah ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015 dilakukan
guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran strategis. Metodologi pengukuran
kinerja yang digunakan adalah metode pengukuran sederhana dengan membandingkan target kinerja dengan realisasi kinerja kelompok indikator kinerja sasaran strategis.
Agar pengukuran kinerja secara sederhana ini dapat terjamin validitasnya maka perlu
diuraikan metodologi pengukuran yang digunakan. Sebelumnya, agar kinerja organisasi dapat dikatakan berhasil atau gagal, maka perlu ditetapkan klasifikasi penilaian
dengan mengelompokan besaran persentase capaiannya dengan predikat gagal
sampai dengan sangat baik, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.1 berikut ini:
TABEL . .
KRITERIA PENILAIAN CAPAIAN KINERJA
NO.
INTERVAL NILAI
PREDIKAT
%-
%
Sa gat Ti ggi
%-
%
Ti ggi
%-
%
Seda g
%-
%
Re dah
≤
%
KODE
WARNA
Sa gat Re dah
Me ga u pada Per e dagri No. 7 Tahu
Penjelasan lebih lanjut mengenai pengukuran dan hasil dari pengukuran tiap-tiap
indikator kinerja sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015, dapat disajikan pada Tabel
3.2.1 berikut ini disertai dengan tambahan keterangan atau penjelasannya.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
III.2 HASIL PENGUKURAN KINERJA
Berikut disajikan hasil pengukuran terhadap 4 (empat) indikator kinerja dari 4
(empat) sasaran strategis yang telah ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kinerja
Biro Umum Tahun 2015.
TABEL . .
HASIL PENGUKURAN KINERJA PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN
NO.
SASARAN STRATEGIS
INDIKATOR KINERJA
Me i gkat ya
Perse tase Sara a
Kualitas Sara a da
da Prasara a ya g
Prasara a
Berkualitas Baik
Me i gkat ya
I deks Kepuasa
Kualitas Pelaya a
Pe ggu a Laya a
TARGET
KINERJA
REALISASI
%
,
%
%
CAPAIAN
KRITERIA
,
Ti ggi
,
,
Sa gat
Skala
Skala
Ti ggi
KODE
ya g Berorie tasi
Pelaya a Pri a
Me i gkat ya
Waktu Rata-rata
Kualitas Pe gelolaa
Pe erbita Surat
Ad i istrasi
Peri tah Me bayar
Keua ga Setda
SPM
Me i gkat ya
Ju lah Ko te
Kualitas Pe gelolaa
I for asi ya g
Persa dia
Dia a ka De ga
hari
hari
Sa gat
Ti ggi
buah
buah
,
Ti ggi
Persa dia
Dari Tabel 3.2.1 di atas, dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 4 (empat) indikator
kinerja untuk mengukur keberhasilan 4 (empat) sasaran strategis Biro Umum Tahun
2015 sebesar 95,77%. Dengan demikian hasil capaian kinerja sebesar 95,77% adalah
termasuk klasifikasi berhasil dengan predikat Sangat Tinggi.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
25
26
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
III.3 CAPAIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN 2015
Berdasarkan hasil pengukuran indikator kinerja Biro Umum Tahun 2015 sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, berikut ini akan disajikan evaluasi dan analisis
realisasi dan capaian indikator kinerja per sasaran strategis.
SASARAN STRATEGIS 1 : “Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana”
Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran
strategis
Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana terdiri dari
satu indi-
kator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel
3.3.1 berikut ini:
TABEL . .
CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS
NO.
INDIKATOR KINERJA
. Perse tase Sara a
TARGET
KINERJA
%
REALISASI
,
%
%
CAPAIAN
KRITERIA
,
Ti ggi
KODE
da Prasara a ya g
Berkualitas Baik
RATA—RATA CAPAIAN
,
Dari Tabel 3.3.1 di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja
sasaran strategis
,
Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana adalah sebesar
%. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Tinggi .
Indikator .
Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik
Target indikator kinerja adalah 80%, terealisasi 72,14%, sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 90,18%.
Indikator ini bertujuan untuk mengukur persentase sarana dan prasarana kerja yang
dimiliki Biro Umum yang memiliki kualitas baik. Berkualitas baik diartikan bahwa barang tersebut dalam kondisi baik, sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja
dan kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintahan daerah secara berdaya guna
dan berhasil guna. Semakin besar persentase maka semakin baik capaian kinerja Biro
Umum.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
Pengumpulan data dilakukan melalui Monitoring Sarana dan Prasarana Biro
Umum dengan memperhatikan jumlah dan kondisi barang. Proses monitoring
dilakukan oleh Tim Akuntabilitas Kinerja Biro Umum satu kali tiap semester di
tahun berkenaan. Sebelum monitoring dilakukan, telah dipersiapkan instrument yang akan digunakan dengan mengkompilasi data barang inventaris dari
Buku Inventaris Biro Umum Tahun 2015. Dengan demikian proses pengumpulan data yang dilakukan ke lapangan lebih teratur dan terstruktur. Jenis barang inventaris yang dimonitor terdiri dari kelompok barang Perlengkapan
Kantor, Rumah Dinas, Kendaraan Dinas dan Gedung/Bangunan.
Formulasi yang digunakan untuk mengukur indikator kinerja Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik adalah:
Realisasi R =
∑ Sarpras yg baik
∑ Total sarpras
X
Untuk mengukur peningkatan kualitas sarana dan prasarana, dapat dilakukan
dengan melihat persentase perbandingan jumlah sarpras yang berkualitas baik
dengan jumlah total sarpras yang ada, yang selanjutnya dibandingkan dengan
angka persentase tahun sebelumnya. Dari hasil penilaian kualitas barang melalui monitoring sarana dan prasarana didapat jumlah sarpras dengan kondisi
baik sebanyak 202 buah dari total keseluruhan sebanyak 280 buah, yang dalam
kondisi tidak baik berjumlah 78 buah. Hasil formulasi menunjukan realisasi
sebesar 72,14%, dengan target yang ditetapkan 80%, maka persentase capaian
kinerjanya 90,18%. Hasil monitoring sarana dan prasarana Biro Umum Tahun
2015 dapat disajikan melalui grafik 2 berikut ini :
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
27
28
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja .
yang Berkualitas Baik dari tahun
Persentase Sarana dan Prasarana
2015 dapat dilihat pada Tabel 3.3.2 berikut
ini:
TABEL . .
REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .
NO
. Perse tase
% CAPAIAN
REALISASI
INDIKATOR KINERJA
N/A
N/A
N/A
,
N/A
N/A
N/A
Sara a da
Prasara a ya g
Berkualitas Baik
Dari tabel 3.3.2 di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan realisasi, namun turun
dari segi persentase capaiannya untuk indikator kinerja .
Prasarana yang Berkualitas Baik dari tahun
s.d
Persentase Sarana dan
. Data untuk tahun
s.d
2013 tidak ada karena indikator ini merupakan indikator baru setelah adanya revisi
terhadap Renstra Biro Umum. Review terhadap Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015
dilakukan pada Tahun 2014, berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat,
dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat
untuk membenahi perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah.
Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target sebesar
80%, yang dapat terealisasi sebesar 72,14%, sehingga persentase capaiannya mencapai 90,18%.
Capaian kinerja sebesar
,
% termasuk berhasil dengan kategori Tinggi . Keber-
hasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas sarana dan
prasarana Biro Umum. Guna mendapatkan sarpras yang berkualitas diupayakan melalui kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Pengadaan Kendaraan
Dinas/Operasional, Pengadaan Peralatan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan
Perlengkapan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan Komputer dan Jaringan Komputerisasi dan Pengadaan Peralatan Studio, Komunikasi dan Informasi. Selain itu juga
didukung oleh kegiatan-kegiatan pemeliharaan terhadap sarpras tersebut agar tetap
dalam kondisi yang layak guna.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
,
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
29
Dalam menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro
Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 sebesar Rp.
8.056.264.950,- terealisasi sebesar Rp. 7.530.452.700,- (93,5%) dan realisasi fisik
100%. Dalam proses pengadaan sarpras tersebut dilakukan efisiensi penggunaan
anggaran dengan cara mendapatkan spesifikasi barang terbaik dengan harga yang
cukup hemat, hal ini dapat dilihat dari terealisasinya secara fisik 100% penyediaan
kebutuhan barang dan jasa.
SASARAN STRATEGIS 2 : “Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi
Pelayanan Prima”
Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran
strategis
Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima
terdiri dari 1 (satu) indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang
dapat dilihat pada Tabel 3.3.3 berikut ini:
TABEL . .
CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS
NO.
INDIKATOR KINERJA
. I deks Kepuasa
Pe ggu a Laya a
TARGET
KINERJA
REALISASI
%
CAPAIAN
KRITERIA
,
,
Sa gat
Skala
Skala
Ti ggi
KODE
RATA—RATA CAPAIAN
Dari Tabel 3.3.3 di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja sasaran strategis
Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan
Prima mencapai
% dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam
kriteria Sangat Tinggi .
Indikator .
Indeks Kepuasan Pengguna Layanan
Target indikator kinerja adalah 3,75 (skala 5), realisasi mencapai 3,83 sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 102%.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
30
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
Indikator ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna layanan Biro
Umum pada suatu periode waktu. Dengan melihat tingkat kepuasan pengguna
layanan, dapat diketahui pencapaian sasaran meningkatnya kualitas pelayanan
yang berorientasi pelayanan prima . Pengguna layanan Biro Umum adalah stake-
holders atau customers, yang terdiri dari Pimpinan (KDh/WKDh, Sekda, Para Asisten, dan Para Staf Ahli Gubernur), ASN di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan Tamu Pemda (Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, SKPD/
Instansi Vertikal dan Tokoh Masyarakat Tertentu) serta masyarakat umum lainnya.
Pengguna layanan yang mendapat pelayanan dari Biro Umum tersebut diambil
secara acak sebagai responden.
Pengukuran indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum ini menggunakan pendekatan kuantitatif dengan metode survei. Pelaksanaan kegiatannya terdiri dari beberapa tahapan, yaitu:
1. Tahap perencanaan (desain survei)
Survei bertujuan untuk mendapatkan jawaban (variabel deskriptif) dari pertanyaan: seberapa tinggi tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap pelayanan
Biro Umum Setda Prov. Sumatera Barat? .
Populasi adalah pengguna layanan Biro Umum dengan pengambilan sampel
menggunakan teknik sampling kuota. Ditetapkan kuota sampel berjumlah 140
orang. Sampel diambil secara acak pada 7 (tujuh) lokasi pelayanan unggulan Biro
Umum. Penyusunan instrumen berupa kuesioner dilakukan dengan mempedomani ruang lingkup survei seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri PAN
dan RB Nomor 16 Tahun 2014 tentang Pedomen Survei Kepuasan Masyarakat
Terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Ada 9 ruang lingkup survei yang
dijadikan pertanyaan survei yaitu:
a) Persyaratan
b) Prosedur
c) Waktu Pelayanan
d) Biaya/Tarif
e) Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan
f) Kompetensi Pelaksana
g) Perilaku Pelaksana
h) Maklumat Pelayanan
i) Penanganan Pengaduan, Saran dan Masukan.
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
2. Tahap Persiapan
Hal-hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah:
a) Organisasi survei. Tim survei adalah tim survei internal Biro Umum
b) Jadwal survei: survei dilaksanakan pada bulan Desember 2014
c) Materi survei: alat pengumpul data telah dipersiapkan berupa kuesioner
3. Pelaksanaan Lapangan
Pelaksanaan
survei
dilakukan
dengan
menyebarkan
kuesioner
kepada
pengguna layanan (sampel) di 7 (tujuh) tempat layanan unggulan Biro Umum
seperti yang diterangkan sebelumnya.
4. Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data melalui angket/kuesioner, maka data kuantitaif perlu diolah dengan statistik deskriptif. Data dikelompokan dan ditabulasikan agar dapat disajikan melalui tabel, grafik atau diagram.
5. Penyajian dan Analisis
Analisis dilakukan dengan statistik deskriptif, yaitu dengan cara menyajikan
data dalam bentuk tabulasi dan grafik. Selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah. Untuk mendapat jawaban dari masalah
deskriptif tersebut, terlebih dulu ditentukan skor ideal/kriterum. Kemudian data
yang didapatkan dibandingkan dengan kriterium tersebut. Maka didapat
angka/skor pendapat responden yang kemudian dijadikan/dirubah menjadi
angka sesuai skala yang digunakan.
Dari hasil pelaksanaan survei kepuasan pengguna layanan tersebut, diperoleh
indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum adalah 3,83 (skala 5) kategori
penilaian sangat puas . Target tahun
ini adalah
,
dengan realisasi
mencapai 3,83 sehingga persentase capaian kinerjanya adalah 102% termasuk
kategori kinerja sangat tinggi .
Distribusi tingkat kepuasan pengguna jasa atas layanan yang diberikan oleh
Biro Umum dapat dilihat pada grafik berikut ini:
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
31
32
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
GRAFIK
TINGKAT KEPUASAN PENGGUNA LAYANAN
BIRO UMUM TAHUN
Berdasarkan grafik 3 tersebut dapat dilihat bahwa mayoritas pengguna layanan Biro
Umum merasa puas terhadap layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Tingkat
kepuasan pengguna layanan yang tinggi dapat menunjukan keberhasilan pencapaian Sasaran Strategis , yaitu Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima .
Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja
Layanan dari tahun
.
Indeks Kepuasan Pengguna
2015 dapat dilihat pada Tabel 3.3.4 berikut ini:
TABEL . .
REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .
NO
. I deks
% CAPAIAN
REALISASI
INDIKATOR KINERJA
N/A
N/A
N/A
,
,
N/A
N/A
N/A
Kepuasa
Pe ggu a Laya a
Dari tabel 3.3.4 di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan persentase capaian
indikator kinerja .
Indeks Kepuasan Pengguna Layanan dari tahun
s.d
2015. Data untuk tahun 2011 s.d 2013 tidak ada karena indikator ini merupakan
indikator baru setelah adanya revisi terhadap Renstra Biro Umum. Review
terhadap Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015 dilakukan pada Tahun 2014,
LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015
BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA
berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat untuk membenahi
perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah.
Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target indeks
sebesar 3,75 (skala 5), yang dapat terealisasi sebesar 3,83, sehingga persentase capaiannya mencapai 102%.
Capaian kinerja sebesar
% termasuk berhasil dengan kategori Sangat Tinggi .
Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas pelayanan pada Biro Umum.