02. SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN DOKUMEN

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh

UPN/LP3M/SEK/01
1 Juni 2017
-3 Juli 2017
Rektor

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU
(LP3M)

Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283)
e-mail: bpm@upnyk.ac.id

Dasar Hukum
1. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
2. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
3. PERMENDIKNAS RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan;
4. Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Pendidikan Tinggi
Indonesia :”Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi” Tahun 2010;
5. BAN PT Instrumen dan Pedoman Akreditasi Institusi Perguruan
Tinggi (Buku I,II,III,IV,V,Vi,VII) Tahun 2011
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No. 35 Tahun 2012
7. Persayaratan ISO 9001

Keterkaitan :
Semua SOP

Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc
NIP. 195612191984112001
Pengendalian Dokumen

Nama SOP
Kualifikasi Pelaksana
1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu
dan peraturan-peraturan yang digunakan.
2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen.
4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas.

Peralatan/Perlengkapan :
ATK, komputer, printer, lemari/filing cabinet, box file, outnerd, map

gantung, mesin pencacah dokumen
Peringatan

Dokumen sah fotokopi diberikan stempel COPY TERKENDALI,
dokumen sah asli diberikan stempel MASTER DOKUMEN, dokumen
diterbitkan untuk pihak eksternal diberikan stempel TIDAK
TERKENDALI, dokumen sudah tidak berlaku diberikan stempel
KADALUARSA.

Pencatatan dan Pendataan
1. Daftar induk dokumen internal
2. Daftar induk dokumen eksternal
3. Daftar distribusi dokumen
4. Usulan perubahan dokumen
5. Berita acara perubahan dokumen

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Mutu Baku
No
B.

Kegiatan

Ketua

Sekretaris

Persyaratan/
Kelengkapan

Waktu

Output

Identifikasi dokumen
Mengidentifikasi semua
dokumen yang dipakai acuan
dan atau sebagai bukti proses
(dokumen yang diterbitkan
pihak di luar maupun dokumen
yang diterbitkan oleh pejabat
Badan Penjaminan Mutu UPN

“Veteran” Yogyakarta

Semua SOP telah disahkan
oleh Rektor

2 hari

Dokumen Eksternal
Dokumen Internal

2.

Menetapkan Daftar Induk
Dokumen Eksternal, Daftar
Induk Dokumen Internal

Digunakan sebagai acuan
kerja dari semua unit kerja

1 hari

3.

Mengidentifikasi penetapan
nomor pengendalian dokumen :
Identifikasi dan Penomoran.

Untuk mempermudah
dalam pengendalian

1 hari

Daftar Induk Dokumen
Eksternal
Daftar Induk Dokumen
Internal
Daftar induk dokumen
eksternal,
Daftar induk dokumen
internal,

Daftar induk rekaman

B.

Distribusi dokumen

4

Mengidentifikasi penerima
dokumen

Rektor, WMM, WR,
Kabiro, Kabag dan Kabiro

1 jam

Daftar Distribusi
Dokumen

5

Menyusun daftar distibusi
dokumen

Sesuai penerima dokumen

1 hari

Daftar Distribusi
Dokumen

6

Menggandakan Dokumen
Internal (SOP)

Sesuai penerima dokumen
SOP

2 hari

SOP

7

Memberi stempel Master pada
SOP asli dan stempel Copy
Terkendali pada SOP salinan

SOP asli dan semua SOP
salinan

1 hari

SOP

1.

Ket.