ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MOBILE E-MAIL DAN EVENT ALERTING - Binus e-Thesis

  _________________________________________________________________ Jurusan Teknik Informatika

  Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2003

  

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MOBILE E-MAIL DAN

EVENT ALERTING

Agus Kianto 0700698321

Erwin 0700708612

Lin Erich Budianto 0700710503

Abstrak

  Sistem Mobile E-mail adalah sistem terintegrasi antara e-mail dan SMS yang dibangun untuk menjawab kebutuhan PT Serasi Autoraya akan sistem komunikasi yang handal. Sistem ini dibangun dengan tujuan meningkatkan ketersediaan infrastruktur komunikasi serta menerapkan otomatisasi pengiriman pesan baik melalui SMS maupun e-mail. Sistem ini cocok diterapkan pada PT Serasi Autoraya karena proses komunikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut lebih banyak bersifat rutin dan banyak menerapkan proses mem-forward informasi ke kelompok / grup internal maupun eksternal perusahaan. Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode penelitian lapangan dengan melakukan wawancara ke PT Serasi Autoraya. Wawancara tersebut dilakukan untuk mengumpulkan informasi terkait dengan pembangunan sistem tersebut. Dengan sistem mobile e-mail, PT Serasi Autoraya mampu mempercepat proses penyebaran informasi melalui otomatisasi pengiriman pesan (event alert) ulang tahun pada departemen Customer Care dan pengiriman informasi maintenance kendaraan pada departemen Service serta kemudahan proses forward informasi lalu lintas untuk para driver pada departemen Driver Management System.

  Kata Kunci

  Sistem Mobile E-mail, SMS, e-mail, event alert

  

PRAKATA

  Segala hormat, puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas kasih, penyertaan serta kekuatan yang diberikan-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul: Sistem Mobile E-mail dan Event Alerting, sebagai syarat menyelesaikan jenjang studi Strata-1 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.

  Kebutuhan penyebaran informasi yang meningkat di dalam perusahaan, antar perusahaan maupun antara perusahaan dengan pelanggan mendorong perusahaan untuk membangun infrastruktur komunikasi yang terintegrasi. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, penulis membangun infrastruktur komunikasi untuk PT Serasi Autoraya dengan konsep Unified Messaging. Dengan infrastruktur tersebut, PT Serasi Autoraya dapat meningkatkan efektivitas komunikasi baik internal perusahaan, antar perusahaan maupun antara perusahaan dengan pelanggan.

  Dalam proses penulisan skripsi ini, penulis meminta maaf sebesar-besarnya jika pada proses penyusunan tersebut penulis melakukan kesalahan. Untuk pengembangan lebih lanjut, penulis juga memohon kritik dan saran yang dapat membangun. Penulis menyadari bahwa tanpa kesempatan, bimbingan, bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, penulis juga menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya terutama kepada :

  Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyusun skripsi ini.

  2. Bapak Ir.Harjanto Prabowo, MM., selaku Direktur Operasi Universitas Bina 3.

  Bapak Ir. Sablin Yusuf, M. Sc., M. Comp. Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.

  4. Bapak H. M. Subekti, BE, M.Sc., selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.

  5. Bapak Freddy Purnomo, S. Kom., selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika.

  6. Bapak Ir. Lukas Tanutama, MM., selaku dosen pembimbing.

  7. Bapak Johan Muliadi Kerta, S.Kom, MM., yang telah membantu dengan memberi saran dan kritik terhadap skripsi ini.

  8. Bapak Hendra, selaku Information System Development Supervisor dari pihak PT Sersai Autoraya, yang telah memberikan kesempatan untuk membangun sistem dalam skripsi ini.

  9. Bapak Danar, selaku IT System Development Analyst dari pihak TRAC, yang telah membantu dalam penyusunan skripsi.

  10. Ibu Dona Amelia, selaku Information System Project Analyst dari pihak TRAC, yang telah membantu dalam tahap penyusunan skripsi.

  11. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan moral dan material sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.

  12. Dan semua pihak yang telah membantu secara fisik maupun mental dalam pembuatan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

  Jakarta, Januari 2007

   Penulis

  DAFTAR ISI

  Halaman Judul Luar ............................................................................................... i Halaman Judul Dalam ............................................................................................... ii Halaman Persetujuan Hardcover .............................................................................. iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji ........................................................................ iv Abstrak ............................................................................................... vii Prakata ............................................................................................... viii Daftar Isi ............................................................................................... x Daftar Tabel ............................................................................................... xvii Daftar Gambar ............................................................................................... xix Daftar Lampiran ............................................................................................... xxiv

  BAB 1 PENDAHULUAN

  1.1 Latar Belakang .................................................................................. 1

  1.2 Ruang Lingkup.................................................................................. 4

  1.3 Tujuan dan Manfaat ......................................................................... 4

  1.4 Metodologi ........................................................................................ 5

  1.5 Sistematika Penulisan ....................................................................... 8

  BAB 2 LANDASAN TEORI

  2.1 Konsep Unified Messaging ............................................................... 9

  2.2 Konsep E-mail................................................................................... 9

  2.2.1 Sejarah E-mail....................................................................... 10

  2.2.2 Komponen Utama Infrastruktur Komunikasi E-mail............ 10

  2.2.4 Format E-mail ....................................................................... 14

  2.2.5 File Extension Penyimpanan Data E-mail ............................ 14

  2.2.6 Konsep Mailbox .................................................................... 15

  2.3 Konsep SMS ..................................................................................... 16

  2.3.1 Definisi SMS......................................................................... 16

  2.3.2 Sejarah SMS.......................................................................... 16

  2.3.3 Komponen Utama Jaringan SMS.......................................... 17

  2.3.4 Kelebihan SMS ..................................................................... 18

  2.4 Konsep SMS Gateway Server............................................................ 19

  2.4.1 Komponen SMS Gateway..................................................... 19

  2.4.2 Fitur-fitur SMS Gateway ...................................................... 20

  2.4.3 Gammu.exe ........................................................................... 21

  2.4.4 Microsoft Exchange Server................................................... 21

  2.4.5 Microsoft Outlook................................................................. 22

  2.4.6 Cara Komunikasi antara Outlook dengan Microsoft Exchange Server ................................................................... 23

  2.4.7 MySQL.................................................................................. 25

  2.4.8 VB.NET ................................................................................ 25

  BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

  3.1 Sejarah Perusahaan............................................................................ 29

  3.1.1 Struktur Organisasi ............................................................... 29

  3.2 Analisa sistem yang sedang berjalan................................................. 31

  3.2.1 Sistem yang sedang berjalan ................................................. 31

  3.2.1.1 SMS Gateway Server ............................................ 31

  3.2.1.2 Sistem E-mail ........................................................ 33

  3.2.1.3 Database operasional............................................. 35

  3.2.2 Analisa Permasalahan ........................................................... 37

  3.2.3 Analisa Pemecahan Masalah................................................. 40

  3.3 Perancangan Sistem Solusi ............................................................... 44

  3.3.1 Perancangan Model Sistem Solusi ........................................ 44

  3.3.2 Perancangan fitur sistem solusi............................................. 46

  3.3.2.1 Sistem Pengiriman e-mail dan SMS secara manual ................................................................... 48

  3.3.2.2 Sistem Pengiriman e-mail dan SMS secara otomatis ................................................................. 53

  3.3.3 Perancangan implementasi pada jaringan ............................. 55

  3.3.4 State Transition Diagram ...................................................... 56

  3.3.4.1 STD Menu Utama ................................................. 56

  3.3.4.2 STD Sub Menu Kirim SMS .................................. 57

  3.3.4.3 STD Menu Manajemen Grup................................ 58

  3.3.4.4 STD Sub Menu Master Group .............................. 59

  3.3.4.5 STD Sub Menu Master User ................................. 60

  3.3.4.6 STD Menu Laporan............................................... 61

  3.3.4.7 STD Sub Menu Laporan Inbox ............................. 61

  3.3.4.9 STD Menu Setting................................................. 62

  3.3.4.10 STD Sub Menu Customer Data............................. 63

  3.3.4.11 STD Sub Menu Maintenance Data ....................... 64

  3.3.4.12 STD Sub Menu Template SMS............................. 65

  3.3.4.13 STD Menu Logout ................................................ 65

  3.3.5 Rancangan Tampilan............................................................. 66

  3.3.5.1 Struktur Menu ....................................................... 66

  3.3.5.2 Perancangan Layar Form Login............................ 68

  3.3.5.3 Perancangan Layar Form Utama........................... 69

  3.3.5.4 Perancangan Layar Form Kirim SMS................... 70

  3.3.5.5 Perancangan Layar Form Master Group ............... 71

  3.3.5.6 Perancangan Layar Form Master User.................. 73

  3.3.5.7 Perancangan Layar Form Laporan Inbox.............. 75

  3.3.5.8 Perancangan Layar Form Laporan Outbox ........... 76

  3.3.5.9 Perancangan Layar Form Setting Customer Data ....................................................................... 77

  3.3.5.10 Perancangan Layar Form Setting Maintenance Data ...................................................................... 78

  3.3.5.11 Perancangan Layar Form Template SMS ............. 79

  3.3.5.12 Perancangan Layar Form Logout.......................... 80

  3.3.6 Rancangan Database ............................................................. 80

  3.3.6.1 Database Operasional............................................ 81

  3.3.6.1.1 Tabel CustDetails ............................... 81

  3.3.6.1.3 Tabel order ......................................... 82

  3.3.6.2 Database Sistem .................................................... 83

  3.3.6.2.1 Tabel inbox......................................... 83

  3.3.6.2.2 Tabel inbox_outlook .......................... 83

  3.3.6.2.3 Tabel inbox_processed....................... 84

  3.3.6.2.4 Tabel loginuser................................... 84

  3.3.6.2.5 Tabel outbox....................................... 85

  3.3.6.2.6 Tabel outbox_outlook ........................ 85

  3.3.6.2.7 Tabel outbox_processed..................... 86

  3.3.6.2.8 Tabel pbk............................................ 86

  3.3.6.2.9 Tabel pbk_groups............................... 87

  3.3.6.2.10 Tabel settingcustomer ........................ 87

  3.3.6.2.11 Tabel settingmaintenance................... 88

  3.3.6.2.12 Tabel templatesms.............................. 89

  3.3.7 Rancangan class dan modul dari aplikasi.............................. 90 3.3.7.1 class Mysql.vb....................................................... 90 3.3.7.2 class outlook.vb..................................................... 91 3.3.7.3 class frmGroup.vb ................................................. 92 3.3.7.4 class frmInReport.vb ............................................. 93 3.3.7.5 class frmOutReport.vb .......................................... 94 3.3.7.6 class frmSendSMS.vb ........................................... 95 3.3.7.7 class frmSettingCustomer.vb ................................ 96

  3.3.7.8 class frmSettingMaintenance.vb ........................... 98 3.3.7.10 class frmUser.vb.................................................... 100 3.3.7.11 class frmUtama.vb................................................. 101

  BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

  4.1 Implementasi ..................................................................................... 105

  4.1.1 Spesifikasi kebutuhan perangkat keras ................................. 105

  4.1.2 Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak................................. 105

  4.2 Prosedur Operasional ........................................................................ 106

  4.2.1 Spesifikasi Uji Coba Sistem Mobile e-mail .......................... 106

  4.2.2 MySQL.................................................................................. 107

  4.2.3 Microsoft Outlook 2003........................................................ 109

  4.2.4 Microsoft Exchange Server 2000.......................................... 110

  4.2.5 Prosedur Penggunaan Sistem untuk admin ........................... 111

  4.2.5.1 Memulai Program.................................................. 111

  4.2.5.2 Mengirim SMS...................................................... 118

  4.2.5.3 Mengatur Manajemen Grup .................................. 124

  4.2.5.4 Mengatur Manajemen User................................... 133

  4.2.5.5 Membaca Laporan Inbox ...................................... 146

  4.2.5.6 Membaca Laporan Outbox.................................... 149

  4.2.5.7 Mengatur Manajemen otomatisasi ulang tahun customer ................................................................ 154

  4.2.5.8 Mengatur Manajemen otomatisasi maintenance

  kendaraan .............................................................. 157

  4.2.5.10 Melakukan Logout ................................................ 166

  4.2.6 Prosedur Penggunaan Sistem untuk user .............................. 167

  4.2.6.1 Prosedur penggunaan SMS ................................... 168

  4.2.6.2 Prosedur penggunaan e-mail ................................. 169

  4.3 Evaluasi sistem.................................................................................. 171

  BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

  5.1 Simpulan ........................................................................................... 179

  5.2 Saran ............................................................................................... 180

  DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 181 RIWAYAT HIDUP ............................................................................................... 183 LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI

  DAFTAR TABEL

Tabel 3.12 Rancangan tabel outbox_outlook...................................................... 85Tabel 4.2 Tabel waktu pemrosesan dari SMS ke e-mail................................... 173Tabel 4.1 Tabel waktu pemrosesan dari SMS ke SMS ..................................... 171Tabel 3.19 Tabel keterangan variabel ................................................................. 90Tabel 3.18 Rancangan tabel templatesms ........................................................... 90Tabel 3.17 Rancangan tabel settingmaintenance ................................................ 89Tabel 3.16 Rancangan tabel settingcustomer...................................................... 88Tabel 3.15 Rancangan tabel pbk_groups ............................................................ 87Tabel 3.14 Rancangan tabel pbk ......................................................................... 86Tabel 3.13 Rancangan tabel outbox_processed .................................................. 86Tabel 3.11 Rancangan tabel outbox .................................................................... 85Tabel 3.1 tabel custDetails ................................................................................ 36Tabel 3.10 Rancangan tabel loginuser ................................................................ 84Tabel 3.9 Rancangan tabel inbox_processed .................................................... 84Tabel 3.8 Rancangan tabel inbox_outlook........................................................ 83Tabel 3.7 Rancangan tabel inbox ...................................................................... 83Tabel 3.6 tabel order ......................................................................................... 82Tabel 3.5 tabel notification ............................................................................... 82Tabel 3.4 tabel custDetails ................................................................................ 81Tabel 3.3 tabel PM Order.................................................................................. 37Tabel 3.2 tabel notification ............................................................................... 36Tabel 4.3 Tabel waktu pemrosesan dari e-mail ke SMS................................... 175Tabel 4.4 Tabel waktu pemrosesan dari e-mail ke e-mail................................. 176

  DAFTAR GAMBAR