ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT. ALFA TEKNINDO PERDANA - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda 1999-2006
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2005/2006
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA
PT. ALFA TEKNINDO PERDANA
Diana NIM: 0300430336
Abstrak Permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan saat ini adalah sulitnya menentukan kapan dan berapa jumlah spare part tertentu harus dipesan untuk kebutuhan persediaan. Kekurangan spare part ini mengakibatkan kurang efisiennya biaya persediaan karena mengakibatkan pertambahan biaya. Keanekaragaman spare part dikelompokkan berdasarkan klasifikasi ABC, yang kemudian dilanjutkan dengan distribusi probabilitas untuk menentukan fungsi permintaan spare part. Data yang terdistribusi secara probabilitas ini, kemudian menjadi input untuk metoda persediaan probababilitas dalam menentukan probabilitas permintaan terhadap spare part. Ini diharapkan dapat mengantisipasi terjadinya kekurangan spare part. Pada metoda probabilitas, dengan memperhatikan waktu dan berapa jumlah spare part yang dipesan, dilakukan perbandingan sistem persediaan antara metoda continuos review dengan metoda periodic review yang dipakai oleh perusahaan. Dengan menggunakan data jenis
spare part oil-seal, o-ring, valve, filter dan power-pack, analisa yang dilakukan dengan
menggunakan metoda continuous review mempunyai keunggulan dari segi efisiensi biaya persediaan. Di samping itu, probabilitas terjadinya kekurangan spare part juga lebih kecil dibandingkan menggunakan metoda periodic review. Untuk itu diperlukan perancangan sistem informasi yang mendukung penyediaan informasi waktu dan jumlah unit yang perlu dipesan, serta mendukung aktivitas yang berhubungan dengan sistem persediaan, antara lain penjualan, retur, stok opname, dan pembelian.
Kata kunci: analisa, perancangan, sistem informasi persediaan, metoda persediaan probabilitas, metoda contionuos review, metoda periodic review, efisiensi.
PRAKATA
Puji dan syukur kepada Tuhan atas rahmat yang telah melindungi, memberkati, memberikan kekuatan, kesabaran dan kesehatan dalam pengerjaan skripsi ini sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat melakukan survey skripsi ditambah dengan penjelasan dari dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik skripsi.
Dalam kesempatan ini saya juga ingin mengucapkan rasa terima kasih kepda pihak-pihak yang telah banyak memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih saya hanturkan kepada : 1.
Suami tercinta yang telah memberikan dukungan, doa dan semangat dalam penyusunan skripsi ini.
2. Bapak Gunawarman Hartono, Ir., M.Eng. selaku Ketua Jurusan Teknik Industri dan Bapak Siswono, S.Kom., MM. Selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang telah banyak meluangkan waktu untuk Jurusan Teknik Industri – Sistem Informasi.
3. Bapak Hendra Achmadi dan Ibu Siti Nur Fadillah selaku dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan dorongan, bimbingan, petunjuk dan saran dalam penyusunan skripsi sehingga dapat diselesaikan.
4. Seluruh Staff dan Karyawan PT ALFA TEKNINDO PERDANA terutama Ibu
Indah yang telah berbagi pengetahuan dan bekerja sama dengan penulis selama penulis melakukan survei skripsi.
5. Rekan-rekan dari Universitas Bina Nusantara, Sujanto Johan, Johan Tiam, dan lain-lain yang ikut bekerjasama, memberikan masukan baik kritik dan saran dalam menyelesaikan skripsi. Saya menyadari bahwa skripsi ini memiliki banyak kekurangan mengingat keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki sehingga mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan skripsi ini.
Akhir kata besar harapan skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Terima kasih Jakarta, Februari 2006 Penulis Diana 0300430336
DAFTAR ISI
Halaman Abstrak iv
Prakata v
Daftar Isi vi
Daftar Tabel ix
Daftar Gambar x
Daftar Lampiran xi
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1
1 Latar Belakang 1.2 dan Perumusan Masalah
3 Identifikasi
1.3 Lingkup
4 Ruang 1.4 dan Manfaat
4 Tujuan
BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
6
2.1
6 Latar Belakang Perusahaan
2.2
7 Kegiatan Operasional Perusahaan
2.3
7 Struktur Organisasi Perusahaan
2.4
9 Wewenang dan Tanggung Jawab
BAB 3 LANDASAN TEORI
13
3.1 Persediaan
13 Pengertian
3.2 Persediaan
13 Tujuan
3.3 Masalah Persediaan
15 Klasifikasi
3.4 Persediaan
17 Biaya
3.5 Persediaan
19 Kebijakan
3.6
20 Permintaan Independent VS Permintaan Dependent
3.7
20 Karakteristik Permintaan dan Model Persediaan
3.8
21 Metoda Klasifikasi ABC
3.9
23 Distribusi probabilitas dan uji goodness of fit
3.10 Jenis Persediaan Berdasarkan Waktu Pemesanan
29
3.11 Pengertian Sistem
40
3.12 Pengertian Informasi
40
3.13 Pengertian Sistem Informasi
41
3.14 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
41
3.15 Pengertian Analisa sistem
42
3.16 Pengertian Perancangan Sistem Informasi
42
3.17 Alat-alat Perancangan Sistem
43
3.17.1 Aliran Data
43 Diagram
3.17.2
44 Kamus Data
3.17.3 Data
45 Normalisasi
3.17.4 Diagram Hubungan Entitas
(Entity Relationship Diagram)
46
3.17.5 Proses
47 Spesifikasi
4.1
48 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan
4.1.1 Masalah
48 Perumusan
4.1.2 Keputusan
48 Pengambilan
4.1.2.1
48 Pencarian Data yang Relevan
4.1.2.2 Data dan Analisis
49 Pengolahan
4.1.2.3
50 Solusi
4.2
53 Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter BAB
5 HASIL DAN PEMBAHASAN
55 5.1 data
55 Pengolahan
5.1.1 ABC
55 Klasifikasi
5.1.2 Permintaan Spare Part
56 Data
5.2
67 Hasil Analisis Data dan Pembahasan
5.2.1 Probabilitas
67 Distribusi
5.2.1.1 Normal
67 Distribusi
5.2.1.2 Poisson
76 Distribusi
5.2.1.3 Eksponensial
83 Distribusi
5.2.2
86 Model Persediaan Continuos Review
5.2.2.1
86 Spare Part Kelas A
5.2.2.1.1
87 Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat
5.2.2.1.2
95 Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat
5.2.2.2 Part Kelas B 100 Spare
5.2.2.2.1 100
Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat
5.2.2.2.2 104
Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat
5.2.2.3 Part Kelas C 107 Spare
5.2.3 109 Model Persediaan Periodic Review
5.2.3.1 Part Kelas A 109 Spare
5.2.3.1.1 109
Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat
5.2.3.1.2 114
Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat
5.2.3.2 Part Kelas B 118 Spare
5.2.3.2.1 118
Spare Part yang Permintaan Bersifat Cepat
5.2.3.2.2 120
Spare Part yang Permintaan Bersifat Lambat
5.2.3.3 Part Kelas C 123 Spare
5.2.4 Klasifikasi ABC 125 Analisa
5.2.5 Distribusi Probabilitas 126 Analisa
5.2.6 128
Analisa Model persediaan Continuous Review
5.2.7 129
Analisa Model persediaan Periodic Review
5.2.8 130
Analisa Pemilihan Metoda Persediaan yang Optimal
5.3 132
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
5.4 136
Pengembangan Sistem Informasi Persediaan
5.4.1 Data Flow Diagram (DFD) 137
5.4.2 Kamus Data 152
5.4.2.1 Data Store 152
5.4.2.2 Laporan 154
5.4.3 Normalisasi 155
5.4.4 Spesifikasi File 167
5.4.6 Spesifikasi Proses 174
5.4.7 Diagram Menu 182
5.5 Rencana Implementasi 183 BAB
6 SIMPULAN DAN SARAN 185 6.1 185
Simpulan 6.2 186
Saran DAFTAR PUSTAKA 187 RIWAYAT HIDUP 189 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI FOTOKOPI KMK
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel
3.1 Klasifikasi ABC
22 Tabel 3.2 Waktu pemesanan yang ideal untuk mensuplai item kelas C
33 Tabel 5.1. Tabel Distribusi nilai Penjualan Spare part-spare part ke dalam klasifikasi ABC
56 Tabel 5.2 Data penjualan Spare part Oil-Seal dari bulan
57 Januari 2001 – Desember 2004
Tabel 5.3 Data penjualan Spare part power-pack dari bulanJanuari 2001 – Desember 2004
58 Tabel 5.4 Data penjualan Spare part O-ring dari bulan Januari Desember – 2001 2004
59 Tabel 5.5 Data penjualan Spare part Valve dari bulan Januari
- – 2001 Desember 2004
60 Tabel 5.6 Data penjualan Spare part Filter dari bulan Januari 2001 – Desember 2004
61 Tabel 5.7 Data permintaan Oil-Seal dalam distribusi frekuensi
68 Tabel 5.8 Distribusi frekuensi spare part Oil-Seal dengan frekuensi observasi dan harapan
71 Tabel 5.9 Data permintaan O-ring dalam distribusi frekuensi
72 Tabel 5.10 Distribusi Frekuensi dengan frekuensi observasi dan frekuensi harapan spare part O-ring
75 Tabel 5.11 Data permintaan power-pack dalam distribusi frekuensi
76 Tabel 5.12 Probabilitas dengan frekuensi observasi dan harapan spare part power-pack
79 Tabel 5.13 Data permintaan Valve dalam distribusi frekuensi
80 Tabel5.14 Distribusi Frekuensi dengan frekuensi observasi dan harapan spare part Valve
83 Tabel 5.15 Hasil Iterasi titik pemesanan spare part power-pack dengan R=2 bulan 116
Tabel 5.16 Hasil iterasi pemesanan spare part power-pack dengan R = 1 bulan 116Tabel 5.17 Hasil iterasi pemesanan spare part power-pack dengan R = 0,5 bulan 117Tabel 5.18 Hasil iterasi pemesanan spare part Valve dengan R = 2 bulan 121Tabel 5.19 Hasil iterasi pemesanan spare part Valve dengan R = 1 bulan 122Tabel 5.20 Hasil iterasi pemesanan spare part Valve dengan R = 5 bulan 123Tabel 5.21 Tabel hasil uji goodness of fit pada 5 jenis spare part 127Tabel 5.22 Hasil sistem persediaan dengan menggunakan metoda continuous review 131Tabel 5.23 Hasil sistem persediaan dengan menggunakan metoda Periodic review 131DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar 5.6 Diagram Rinci 3 Stock Opname 141Gambar
Gambar 5.16 Diagram Hubungan Entitas Usulan 151Gambar 5.15 Diagram rinci 5.2 Retur Pembelian 150Gambar 5.14 Diagram rinci 4.1 Retur penjualan 149Gambar 5.13 Diagram rinci 2.3 Kebijakan persediaan 148Gambar 5.12 Diagram rinci 2.2 Penerimaan Part 147Gambar 5.11 Diagram rinci 2.1 Pembelian 146Gambar 5.10 Diagram Rinci 1.3 Pengambilan Part 145Gambar 5.9 Diagram rinci 1.2 Validasi Quotation 144Gambar 5.8 Diagram rinci 1.1 Input Quotation 143Gambar 5.7 Diagram Rinci 4 Retur penjualan dan pembelian 142Gambar 5.5 Diagram Rinci 2 Pembelian 140Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Alfa Teknindo PerdanaGambar 5.4 Diagram Rinci 1. Penjualan 139Gambar 5.3 Diagram Nol Sistem Usulan 138Gambar 5.2 Diagram Context Sistem Usulan 13752 Gambar 5.1 Diagram Nol sistem berjalan 134
51 Gambar 4.2 Langkah-langkah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang
36 Gambar 4.1 Flow Chart Metodologi Pemecahan Masalah
30 Gambar 3.4 Persediaan dengan periodic review dengan metoda (R,S)
24 Gambar 3.3 Persediaan dengan continuous review dengan metoda (s,Q)
22 Gambar 3.2 Data terdistribusi normal
3.1 Klasifikasi ABC
8 Gambar
5.17 Diagram Menu Utama 182