RANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALAN BERBASIS WEB PADA KLINIK HEWAN PURI KEMBANGAN KEDOYA
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
RANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALAN BERBASIS WEB PADA
KLINIK HEWAN PURI KEMBANGAN KEDOYA
Hardiyan HardiyanProdi Manajemen Informatika, AMIK BSI Tangerang,
Ayu Chentia Kusuma Devi
Prodi Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri,
ABSTRAK ―Klinik Hewan Puri Kembangan
merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan pada hewan yang berada di Kedoya, Jakarta Barat. Dalam proses pelayanan rawat jalan, Klinik Hewan Puri Kembangan masih menggunakan sistem secara manual, seperti dalam pendaftaran data pasien baru, perhitungan data obat yang dilakukan setiap hari untuk mengetahui stok obat, pencatatan rekam medis pada kartu pasien dan kemudian menulis kembali pada buku besar pelayanan yang berfungsi sebagai laporan pemasukan pada klinik. Terdapat beberapa kekurangan dengan menggunakan sistem manual, yakni: lamanya proses pencarian data rekam medik pasien lama, kurangnya informasi stok obat, terjadinya selisih nominal dalam pelaporan, data rekam medic pasien ada yang rusak dan hilang dikarenakan data yang tertumpuk di dalam lemari dan factor bencana (banjir). Begitu pentingnya data rekam medic pasien yang digunakan pada saat rawat jalan maka diperlukan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi untuk mengurangi kesalahan.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Rawat Jalan, Klinik Hewan.
ABSTRACT ― Puri Kembangan Animal Clinic is one of the health care facilities in animals that are in
Kedoya, West Jakarta. In the process of outpatient services, Veterinary Clinic Puri Kembangan still using manual systems, such as the registration of patient data is new, the calculation of drug data is done every day to determine the drug stock, record-keeping on the patient's card and then write it back to the general ledger services functioning as the income statement at the clinic.There are some drawbacks to using conventional systems such as these, namely: the length of the search process medical records older patients, the lack of information about drug stocks, the difference between nominal reporting, medical records of patients are damaged and lost because the data are stacked in the closet and factors( floods). Once the importance of patient medical record data that is used when it is necessary to outpatient computerized system to reduce errors that often occur using conventional systems.
Keywords: Information Systems, Out patient , the Animal Clinic.
PENDAHULUAN
Pelayanan rawat jalan dan rawat inap adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran.Secara sederhana, yang dimaksud rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien, bukan dalam bentuk rawat inap (hospitalisasi)” (Syafrudin&Hamidah, 2007). Pelayanan berasal dari kata layan atau melayani yang berarti menolong, menyediakan segala sesuatu yang diperlukan orang lain (AGA, 2010). Saat ini pelayanan administrasi pasien masih dilakukan secara manual, sehingga kurang efektif dan memerlukan banyak waktu. Untuk meningkatkan kinerja dalam hal pelayanan terhadap pasien khususnya rawat jalan dan pembuatan laporan (Fajarita, Bekti, Syakir& Brainada, 2014). Bagian pendaftaran, ditemukan permasalahan antara lain pasien berobat tidak membawa kartu, namun database yang ada di komputer belum lengkap sehingga sebagian data harus dicari dengan menggunakan buku register pendaftaran pasien baru
” (Khasanah&Rosyidah, 2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis BAB I mengenai ketentuan umum pasal 1 menyatakan bahwa “rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”. Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. (Mauren, 2011). Sama halnya dengan manusia, hewan sebagai makhluk hidup juga memerlukan suatu kondisi yang sehat. Tidak menutup kemungkinan hewan juga bisa terkena penyakit layaknya yang terjadi pada manusia (Indrawan, Gunawan&Alhamdani, 2014). Sistem informasi rawat jalan ini sangat berperan penting dalam meningkatkan mutu pelayanan terhadap pasien dan meningkatkan kinerja klinik
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5 -7
BAHAN DAN METODE Metode Penelitian
Analisa Sistem Berjalan
Klinik Hewan Puri Kembangan
Sumber: Hasil analisa (2015) Gambar 1. Activity diagram sistem berjalan pada
Mencari kartu pasien (rekam medik) Mendata pasien ke dalam Kartu pasien yang baru Memeriksa pasien Melakukan pembayaran Memberikan kartu pasien (rekam medik) Menyerahkan buku besar sebagai laporan Menyebutkan total biaya yang harus dibayar Mencatat nama pasien dan pemilik, tindakan, obat dan biaya ke dalam buku besar Menerima pembayaran Pemilik dan Pasien Dokter Hewan Praktek Paramedis Dokter Hewan Penanggung Jawab Pernah berobat Belum pernah berobat ada Tidak ada Mencatat hasil diagnosa, tindakan, dan obat yang diberikan ke pasien Menerima laporan per hari
Untuk lebih jelasnya, proses rawat jalan yang terjadi di Klinik Hewan Puri Kembangan akan digambarkan dalam activity diagram proses bisnis sistem berjalan berikut ini: Datang ke klinik
Dokter hewan akan memeriksa kondisi pasien, kemudian mencatat hasil diagnosa, tindakan serta obat yang diberikan oleh dokter ke pasien di kartu pasien sebagai data rekam medik pasien. Setelah pasien ditangani oleh dokter hewan yang dibantu oleh paramedis maka pemilik pasien melakukan pembayaran langsung ke dokter hewan yang bertugas. Selanjutnya dokter hewan yang bertugas akan mencatat nama pasien dan pemilik yang berobat beserta tindakan, obat dan biaya yang dibayar oleh pemilik yang datang dalam sehari ke dalam buku besar sebagai laporan harian.
Pemilik pasien datang ke Klinik Hewan Puri Kembangan dengan membawa hewan peliharaannya (pasien). Jika kondisi di klinik sedang ramai pasien maka pemilik dan hewan peliharaannya (pasien) yang datang harus menunggu, jika tidak ada pasien maka pemilik pasien langsung bertemu dokter hewan yang bertugas. Dokter hewan akan bertanya kepada pemilik pasien, apakah pasien tersebut sebelumnya sudah pernah berobat di Klinik Hewan Puri Kembangan. Apabila pasien sudah pernah berobat sebelumnya maka dokter hewan akan menyuruh paramedis untuk mencari riwayat kartu pasien, jika belum pernah berobat maka dokter langsung mencatat data pasien ke kartu pasien yang baru.
Dalam pengembangan sistem ini menggunakan waterfall model, yang terdiri dari: Analisa kebutuhan perangkat lunak, Desain, Code, Testing, Support dan Maintenance.
Dalam melakukan penelitian ini, penulis mengunakan Metode Research and Development (R&D), karena adanya masalah yang terkait dengan perangkat yang kurang lengkap dalam pelayanan pada Klinik Hewan Puri Kembangan.
menjadi lebih baik lagi (Fajarita, Bekti, Syakir&Brainada, 2014). Berdasarkan penjelasan diatas, Klinik Hewan Puri Kembangan termasuk dalam klinik yang membutuhkan sistem informasi rawat jalan , seperti dalam pendaftaran data pasien baru, perhitungan data obat yang dilakukan setiap hari untuk mengetahui stok obat, pencatatan rekam medis pada kartu pasien.
C. Studi Pustaka Selain itu, studi pustaka juga dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas-fasilitas seperti perpustakaan dan media internet untuk mendapatkan referensi-referensi yang berhubungan dengan penulisan dan perancangan sistem informasi yang akan dibangun.
B. Wawancara Wawancaradilakukan kepada Bapak drh.I Dewa Made Suwardana beserta istrinya Ibu drh. Ida Aryani H yang merupakan dokter hewan sekaligus pemilik dari Klinik Hewan Puri Kembangan untuk mendapatkan informasi.
Penulis melakukan pengamatan langsung di Klinik Hewan Puri Kembangan, Kedoya Jakarta Barat dalam proses rawat jalan pasien, seperti pendaftaran, pencatatan rekam medik pasien, dan perhitungan stok obat.
Teknik pengumpulan data sangatlah penting dilakukan mengingat permasalahan yang terjadi tidaklah mungkin diselesaikan secara langsung tanpa melakukan pengumpulan data-data dan informasi terlebih dahulu guna untuk memperoleh kebenaran dan sebagai acuan dalam penulisan ini, serta perancangan sistem informasi yang akan dibangun. Cara atau metode yang dilakukan dalam proses pengumpulan data sebagai berikut: A. Observasi
Teknik Pengumpulan Data
Model Pengembangan Sistem
ISBN: 978-602-72850-5 -7
SNIPTEK 2014 HASIL DAN PEMBAHASAN 2. Desain Sistem dengan Activity Diagram A. Analisa Kebutuhan Software a.
Activity Diagram Usulan Pengelolaan
Sistem Informasi rawat jalan yang
Data Pemilik dan Pasien Admin System
terkomputerisasi memungkinkan peningkatan dokter yang bertugas untuk mengelola data rawat Klik tombol pendaftaran pemilik baru Pilih menu data pemilik dan pasien Tampil halaman data pemilik dan pasien jalan dan pembuatan laporan dengan hasil yang Input data pemilik Tampil Form Pendaftaran lebih optimal. Data disimpan dalam database untuk Klik tombol save Data pemilik tersimpan memudahkan dalam pengorganisasian data. Cari data pemilik berdasarkan kode/nama pemilik Tampil data pemilik Spesifikasi kebutuhan sistem (system requirement) Pilih edit Tampil data pemilik sesuai pencarian dan fungsi-fungsi yang ada pada sistem informasi t y Tampil form edit rawat jalan berbasis web pada klinik hewan puri Edit data pemilik Klik tombol update Data pemilik terupdate kembangan Kedoya Jakarta Barat: Pilih Hapus Data Terhapus
A1. Admin log in untuk masuk ke sistem Pilih peliharaan Tampil data pemilik dan merge A2. Admin mengelola data pemilik dan pasien kolom data peliharaan Pilih tombol tambah peliharaan Menampilkan form pendaftaran A3.Admin mengelola rekam medik/kartu pasien Input data peliharaan Peliharaan baru A4. Admin mengelola data obat Klik tombol save Tampil data pemilik dan data hewan peliharaan A5. Admin mengelola laporan t y Pilih edit Tampil form edit Dokter pada Klinik hewan puri kembangan Edit data peliharaan bertindak sebagai admin yang dapat melakukan Klik tombol update Data peliharaan terupdate Pilih Hapus Data Terhapus pengolahan data pada form yang nantinya akan merge dikirim ke database. Dalam hal ini admin bisa Tampil link berobat melakukan aksi menambah, menyimpan, mengedit, menghapus data, serta mencetak hasil pemeriksaan
Sumber: Hasil rancangan (2015) dan laporan.Admin harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke aplikasi ini.
Gambar 3. Activity Diagram Sistem Usulan Pengolaan Data Pemilik dan Pasien B.
Desain Perangkat Lunak 1. Desain Sistem dengan Use Case Diagram Hapus Tampil Form untuk Edit b. Login Tampil Form untuk Edit << e ed>> Hapus ud xt >> <<ext e << end de n ed d>> xtend Edit Data Pemilik << <<e ext ed>> << Simpan Batal ext en e>> end incl ded ed <<extend >> Tambah Peliharaan >> Data Peliharaan <<inclu Edit <<incl ude>> de>> Admin System Tambah Kartu ed>> ed nd >> & sub menu Stok Obat Habis Activity Diagram Usulan Pengelolaan Laporan Pilih sub menu laporan pemasukkan Pilih menu laporan Tampil sub menu Laporan Pemasukan << d>> ende ext <<include>> e nded << >> << xte Hapus e nd << e n dan Pasien exte Data Peliharaan Berobat e ded>> d e e Hasil Pemeriksaan xt d>> Detail >> <<exten d <<extended>> dengan pilih tanggal, bulan dan tahun <<extended>> ext <<e xten ded <<includ << >> t y Cetak Kartu Cetak << e>> Tampil Form Kartu Pasien e << xt e Data Laporan Tercetak extend Mencari laporan perhari Pilih cetak laporan Klik tombol GO Tampil laporan perhari Tampil laporan pemasukan ext ed e de Simpan << ended >> << << << n extende e d>> d Kartu Pasien << nd n ext e >> >> n d e >> >> Simpan Input Data Obat >> d d xt xte extende e e e e Batal Simpan Batal d>> d ud e>> Input Kategori Obat << << xten d d>> Input jumlah penambahan stok obat Pilih sub menu stok obat habis Tampil stok obat yang habis Pilih tambah t y menambahkan jumlah obat Tampil form untuk Admin Data Obat << Hapus exte <<extended nde Tampil Form untuk Edit << d>> inclu << d>> de >> ude Obat Kategori Obat <<ext <<exte <<extended nde d>> <<extended>> >> incl ende Hapus Edit <<include>> Tampil Form untuk Edit Edit Klik tombol update Data terupdate << incl >> Pilih hapus Data obat terhapus merge Laporan << >> <<ext extend <<extended>> ended Laporan Pemasukan Cetak Log Out ed >> Stok Obat Habis Edit <<e xt >> <<e d d e n e Gambar 4. Activity Diagram Sistem Usulan Laporan <<include>> <<exte nded>> Input Stok Tambahan Hapus <<extended>> Batal xten ded >> Update Sumber: Hasil rancangan (2015)
Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi
Rawat Jalan
SNIPTEK 2014
Berikut gambar Component Diagram : MySQL 5.5.24 Apache 2.2.22 Style.css Browser
Desain User Interface a. Tampilan Halaman Pengelolaan Data Pemilik dan Pasien
Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 8. Gambar Deployment Diagram 5.
Windows/linux
Linux server Browser
diagram: MySQL 5.5.24 Apache 2.2.22 Style.css
bagaimana sistem secara fisik akan terlihat. Sistem terdiri dari node-node dimana setiap node diwakili untuk sebuah kubus. Garis yang menghubungkan antara 2 kubus menunjukkan hubungan diantara kedua node tersebut. Berikut gambar Deployment
Deployment Diagram Deployment diagram menyediakan gambaran
Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 7. Component Diagram b.
Linux Server Windows/linux
Component Diagram
ISBN: 978-602-72850-5 -7 3. Desain Database a. Entity Relationship Diagram (ERD) Id_pemilik memiliki Biaya_tambahan nama_hewan ras jenis umur Mempunyai no_hp nama_pemilik id_pemilik Tindak_lanjut tgl_periksa diagnosa Id_pemilik Detail Memiliki Memiliki qty Id_produk Nama_produk harga stock Id_jenis Mempunyai Id_jenis keluhan tindakan Id_produk Id_periksa 1 M 1 1 1 1 1 M Tgl_daftar 1 M alamat gender warna tgl_daftar Id_hewan Id_hewan Id_periksa harga jenis Mempunyai id_jenis jenis_hewan 1 Jenis 1 Produk Pemilik_hewan Pasien_hewan Jenis_hewan Kartu_pasien
Desain Software Architecture a.
Rawat Jalan 4.
Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 6. Logical Record StructureSistem Informasi
Id_hewan Id_pemilik Nama_hewan Id_jenis Ras Umur Gender Warna Tgl_daftar
Jenis_hewan Id_jenis Jenis_hewan pasien_hewan
Produk id_produk nama_produk id_jenis harga stock detail id_periksa id_produk qty harga id_pemilik Id_hewan id_jenis id_produk id_periksa id_jenis
Logical Record Structure (LRS) pemilik_hewan id_pemilik nama_pemilik no_hp alamat tgl_daftar kartu_pasien id_periksa id_hewan id_pemilik keluhan tgl_periksa diagnosa tindakan tindak_lanjut biaya_tambahan tanggal jenis id_jenis jenis
Informasi Rawat Jalan b.
Sumber: Hasil rancangan (2015) Gambar 5. Entity Relationship Diagram Sistem
Sumber: Hasil User Interface(2015) Gambar 9. Halaman Pendaftaran Pemilik Baru
ISBN: 978-602-72850-5 -7
5. Menghapus data pemilik
SNIPTEK 2014 b. Tampilan Halaman Pengelolaan Laporan
- Setelah klik tombol hapus data pemilik akan terhapus Sesuai
- Setelah klik tombol hapus data pasien akan terhapus Sesuai
Code
Sesuai
Pengujian Terhadap Form MenuPengelolaan Laporan
Tabel 2. Hasil Pengujian Blackbox Testing Halaman pada Menu Pengelolaan Laporan
No Skenario Pengujian
Test Case Hasil yang diharapkan
Hasil
1 Pencarian laporan pemasukkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun. Lalu klik tombol GO.
Tahun : 2015, bulan : Juli, tanggal :
20. Menampilkan data pemasukkan perhari pada tanggal 20 Juli 2015.
2 Menghapus obat yang stoknya habis.
Sesuai
Sesuai
3 Menambahka n stok obat yang habis.
Stok awal :
3 Stok tambahan :
50 Sistem akan menjumlahkan stok awal obat yang habis + jumlah stok tambahan, dan hasilnya menjadi 53.
Sesuai
Sumber: Hasil pengujian (2015)
Sumber: Hasil User Interface(2015) Gambar 10. Halaman Laporan Stok Obat Habis C.
Sumber: Hasil pengujian (2015) 2.
7 Mencari data pemilik dengan memasukkan kode pemilik dan penulisannya menggunakan huruf besar/huruf kecil Masukkan kode pemilik : (P-1/p-1) Sistem akan menampilkan data pemilik hewan dengan kode p-1.
Sistem informasi rawat jalan yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan
6 Menghapus data pasien
database MySQL dalam merancangnya.
D. Testing 1. Pengujian Terhadap Form MenuPengelolaan Data Pemilik dan Pasien
Nama hewan akan berubah menjadi bobby.
4 Mengedit data pasien lalu klik tombol update Nama hewan : (Jodi), menjadi (bobby)
Tabel 1. Hasil Pengujian Blackbox Testing Halaman pada Menu Pengelolaan Data Pemilik dan Pasien
No Skenario Pengujian
Test Case Hasil yang diharapkan
Hasil
1 Salah satu input box pada pendaftaran pemilik (nama pemilik, no telepon dan alamat) tidak diisi atau kosong kemudian klik tombol simpan Nama pemilik: (diisi/koso ng) No Telepon : (diisi/koso ng) Alamat : (kosong/di isi)
Sistem akan memberikan peringatan “please fill out this fie ld” di input box yang belum terisi.
Sesuai
- Setelah klik tombol hapus data obat yang stoknya habis akan terhapus.
2 Salah satu input box pada pendaftaran pasien (nama hewan, ras dan umur) tidak diisi atau kosong kemudian klik tombol simpan
Sesuai
Sistem akan memberikan peringatan “please fill out this field” di input box yang belum terisi.
Sesuai
3 Mengedit data pemilik lalu klik tombol update
Nama pemilik : (ayu chentia), menjadi Nama pemilik : (cintya ayu) Nama pemilik akan berubah menjadi cintya ayu.
Sesuai
Nama hewan: (diisi/koso ng) RAS : (diisi/koso ng) umur : (kosong/di isi)
SNIPTEK 2014
AGA. Ilhaamie. (2010). Service Quality in Malaysian Public Service: Some Findings. International
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. (2008). Jakarta: Depkes RI Syafrudin, SKM, M.Kes & Hamidah, S.Pd, M.Kes.
Mauren, Ferlina. (2011). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Dilihat Dari Lokasi Penyimpanan DI RSJ Dr. Soeharto Heerdjan. Jakarta: FIKES-Universitas Esa Unggul
Perencanaan Sistem Rekam Medis Berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011. KES MAS, 5(1)
Universitas Tanjungpura, 2(1) Khasanah, Yuli Uswatun., & Rosydah. (2011).
Ridha. (2014). Rumah Sakit Hewan Di Kota Pontianak. Jurnal Online Mahasiswa Arsitektur
Indrawan, Wery., Gunawan, Ivan., & Alhamdani, M.
Fajarita, Luci., Bekti, Andhis Susilo., Syakir, Habib Ahsan., & Brainada, Ruli. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Rawat Jalan Pada Klinik Waluya Sejati Abadi. Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia.
Journal of Trade, Economics and Finance, 1(1)
REFERENSI
ISBN: 978-602-72850-5 -7 E. Support dan Maintenance
2. Sistem yang dirancang sudah terotomatisasi, sehingga memudahkan admin/dokter dalam melakukan pengolahan data yang terkait dengan proses rawat rawat jalan pada Klinik Hewan Puri Kembangan untuk meningkatkan pelayanan kepada pemilik dan pasien.
1. Sistem informasi rawat jalan ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL dalam merancangnya.
Kesimpulan dari analisis dan perancangan sistem informasi rawat jalan berbasis web pada Klinik Hewan Puri Kembangan, sebagai berikut:
KESIMPULAN
Sumber: Hasil implementasi (2015)
3 GB Harddisk 320 GB CD Rom DVD RW Monitor LCD '14' Keyboard 108 Key Printer Deskjet Mouse Standart Browser Mozilla Firefox, Google Chrome Software Adobe Dreamweaver, Photoshop
Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Processor Intel Pentium Dual Core 2.0 GHZ RAM
Kebutuhan Keterangan
Tabel 3. Spesifikasi Hardware dan Software
(2007). Kebidanan Komunitas. Jakarta: Buku Kedokteran EGC.