BAB II TINJAUAN APOTEK SECARA UMUM - BAB II
BAB II
TINJAUAN APOTEK SECARA UMUM
2.1. Pengertian Apotek
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009 tentang
pekerjaan kefarmasian, pengertian Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian
tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Menurut Keputusan
Menkes Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002, Apotek adalah suatu tempat
tertentu,tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan
farmasi,perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sedangkan Pekerjaan
Kefarmasian itu sendiri adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan
farmasi,pengamanan,pengadaan,penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluran
obat,pengelolaan obat,pelayanan obat atas resep dokter,pelayanan informasi
obat,serta pengembangan obat,bahan obat dan obat tradisional.
2.2. Tugas dan Fungsi Apotek
Tugas dan Fungsi Apotek:
1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan
sumpah jabatan.
2. Sarana
farmasi
yang
melaksanakan
peracikan,
pencampuran dan penyebaran obat serta bahan obat.
4
pengubahan
bentuk,
5
3. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang menyalurkan obat yang
diperlukan masyarakat secara luas dan merata.
4. Sebagai sarana informasi obat kepada masyarakat.
2.3. Persyaratan Apotek
Untuk
menciptakan
sarana
pelayanan
kesehatan
yang
mengutamakan
kepentingan masyarakat, maka apotek harus memenuhi syarat yang meliputi
lokasi,bangunan,perlengkapan
apotek,perbekalan
farmasi
dan
tenaga
kesehatanyang harus menjunjung penyebaran dan pemerataan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat tanpa mengurangi mutu pelayanan.
1.
Lokasi
Lokasi apotek sangat berpengaruh terhadap maju mundurnya usaha,sehingga
lokasi apotek sebaiknya berada didaerah yang:
a. Ramai
b. Terjamin keamanannya
c. Dekat dengan rumah sakit/klinik
d. Sekitar apotek ada beberapa dokter yang praktek
e. Mudah dijangkau
f. Cukup padat penduduknya
2.
Bangunan
Bangunan apotek harus mempunyai luas secukupnya dan memenuhi
persyaratan teknis,sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas
6
dan fungsi Apotek serta memelihara mutu perbekalan kesehatan di bidang
farmasi.Luas apotek sekurang-kurang nya 50 m2 terdiri dari ruang
tunggu,ruang peracikan dan penyerahan obat,ruang administrasi,ruang
penyimpanan obat,dan tempat pencucian alat.
Bangunan apotek harus mempunyai persyaratan teknis sebagai berikut:
a.
Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan sebelah dalam harus
rata,tidak mudah mengelupas dan mudah dibersihkan.
b.
Langit-langit harus terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak dan
permukaan sebelah dalam berwarna terang.
c.
Atap tidak boleh lembab, terbuat dari genteng,atau bahan lain yang
memadai
d.
Lantai tidak boleh lembab, terbuat dari ubin, semen, atau bahan lain
yang memadai
e.
Setiap apotek harus memasang papan nama pada bagian muka apotek,
yang terbuat dari papan, seng atau bahan lain yang memadai,sekurangkurangnya berukuran panjang 60 cm,lembar 40 cm dan tinggi huruf 5
mm. Papan nama harus memuat:
3.
Nama Apotek
4.
Nama Apotek Pengelola Apotek
5.
Surat izin Apotek
6.
Alamat Apotek
7.
Nomor Apotek
7
8.
Perlengkapan Apotek
Apotek harus memiliki perlengkapan sebagai berikut:
a. Alat pembuatan,pengelolaan dan peracikan obat atau sediaan farmasi.
b. Perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan kesehatan dibidang
farmasi.
c. Tempat penyimpanan khusus Narkotik.
d. Alat dan perlengkapan laboratorium untuk menguji sederhana.
e. Kumpulan peraturan perundang-undang yang berkaitan dengan apotek,
antara lain: Farmakope Indonesia dan Ekstra Farmakope Indonesia edisi
terbaru serta buku lain yang ditetapkan oleh Direktorat Jendral.
9.
Perbekalan Kesehatan di Bidang Farmasi
Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan
untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang meliputi sediaan farmasi,
alat ksehatan dan perbekalan lainnya. Perbekalan kesehatan dikelola dengan
memperhatikan pemenuhan kebutuhan, kemanfaatan harga dan faktor yang
berkaitan dengan pemerataan penyediaan perbekalan kesehatan. Pemerintah
ikut serta dalam membantu penyediaan perbekalan kesehatan yang menurut
pertimbangan diperlukan oleh sarana kesehatan.
10. Tenaga Kesehatan
Disamping Apoteker Pengelola Apotek (APA) di apotek sekurang-kurangnya
harus mempunyai seorang tenaga kefarmasian. Bagi apotek yang Apoteker
8
Pengelola Apotek-nya pegawai instalasi pemerintah lainnya harus ada apoteker
pendamping atau tenaga teknis kefarmasian.
2.4. Tata Cara Pemberian Izin Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1332/MENKES/SK/X/2002, pelimpahan wewenang pemberian izin adalah
sebagai berikut :
1.
Izin Apotek diberikan oleh Menteri.
2.
Menteri melimpahkan wewenang pemberian izin apotek kepada Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota;
3.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota wajib melaporkan pelaksanaan
pemberian izin,pembekuan izin,pencairan izin,dan pencabutan izin apotek
sekali setahun kepada Menteri dan tembusan disamping kepada Kepala
Dinas Kesehatan Propinsi.
Adapun Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek berdasarkan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/
X/2002 adalah sebagai berikut:
1. Permohonan Izin Apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten / Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1;
2. Dengan menggunakan
Formulir
APT-2 Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten / Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah
9
menerima permohonan dapat meminta bantuan tekhnis kepada kepala Balai
POM untuk melakukan pemeriksaan setempat untuk melakukan kegiatan;
3. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan
setempat dengan Formulir APT-3;
4. Jika poin 2 dan 3 tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat
surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Profinsi dengan
menggunakan Formulir APT-4;
5. Dalam jangka pemeriksaan belum memenuhi syarat dalam waktu 12 hari
kerja Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota akan mengeluarkan surat
penundaan (formulir APT-6) kelengkapan dipenuhi pemohon selambatlambatnya 1 bulan sejak terbit surat.
a.
Jika hasil pemeriksaan belum memenuhi syarat dalam waktu 12 hari
kerja Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota akan mengeluarkan surat
penundaan
(formulir
APT-6)
kelengkapan
dipenuhi
pemohon
selambat-lambatnya
b.
Jika hasil pemeriksaan memenuhi syarat maka Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota mengeluarkan SIA menggunakan formulir
APT-5;
10
c.
Jika hasil pemeriksaan tidak memenuhi syarat maka selambatlambatnya
dalam
12
hari
kerja
Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota akan mengeluarkan surat penolakan (APT-7).
2.5 Struktur Organisasi
Struktur organisasi di apotek diperlukan untuk mengoptimalkan kinerja apotek
dalam pelayanan kesehatan terhadap masyarakat dan dengan adanya struktur
organisasi dalam apotek maka setiap pegawai memiliki tugas dan tanggung
jawab masing-masing, sesuai dengan jabatan yang diberikan,serta untuk
mencegah tumpang tindih kewajiban serta wewenang. Adanya suatu struktur
organisasi sebuah apotek juga akan memperjelas posisi hubungan antar elemen
orang.
Berikut ini adalah beberapamstrukturmorganisasi yang ada di apotek :
1. Contoh struktur organisasi 1 (data terlampir, lampiran 1)
2. Contoh struktur organisasi II (data lampiran 1)
3. Contoh struktur organisasi III (data lampiran 1)
4. Contoh struktur organisasi IV (data terlampir, lampiran 1)
1) Personalia
Di dalam sebuah apotek perlu adanya job description (uraian tugas)
sehingga setiap pegawai yang bekerja mengetahui apa tugas dan
tanggungjawabnya. Pembagian tugas di apotek adalah sebagai berikut :
11
a. Apoteker
Tugas apoteker
1. Memimpin seluruh kegiatan apotek.
2. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang
meliputi :
a.
Administrasi kefarmasian
b.
Administrasi keuangan
c.
Administrasi penjualan
d.
Administrasi barang dagangan atau inventaris
e.
Administrasi personalia
f.
Administrasi bidang umum
3. Membayar pajak yang berhubungan dengan perapotekan.
Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil
yang optimal sesuai dengan rencana kerja.
a.
Tanggung jawab Apoteker :
Apoteker bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup apotek
yang dipimpinnya dan bertanggung jawab kepada pemilik modal.
(Anief.M:2003)
b.
Koordinator Apotek
Tugas Koordinator Apotek yaitu :
1. Mengkoordinir dan mengawasi kerja bawahannya termasuk
mengatur daftar giliran dinas,pembagian tugas dan tanggung
12
jawab (narkotika,pelayanan dokter dan kartu stock di lemari
masing-masing)
2. Secara aktif berusaha sesuai dengan bidang tugasnya untuk
meningkatkan atau mengembangkan hasil usaha apotek
3. Mengatur dan mengawasi penyimpanan dan kelengkapan obat
sesuai dengan teknis farmasi terutama di ruang peracikan.
4. Memelihara buku harga dan kalkulasi harga obat yang akan
dijual sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan.
5. Membina serta memberi petunjuk soal teknis farmasi kepada
bawahannya,terutama pemberian informasi kepada pasien.
6. Mempertimbangkan usul-usul yang diterima dari bawahannya
serta meneruskan atau mengajukan saran-saran untuk perbaikan
pelayanan dan kemajuan apotek kepada pemimpin apotek.
7. Mengatur dan mengawasi keuangan setiap hari.
8. Mengusulkan penambahan pegawai
baru,penempatan,peremajaan bagi karyawan bawahnya kepada
pemimpin apotek.
9. Memeriksa kembali resep-resep yang telah dilayani dan
laporan-laporan obat yang harus ditandatangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek (APA).
Tanggung jawab koordinator apotek :
Koordinator apotek bertanggung jawab penuh kepada pemimpin
13
apotek (Apoteker Pengelola Apotek) atas pelaksanaan tugas dan
fungsinya sebagai coordinator Apotek.
c.
Tenaga Teknis Kefarmasian
Tugas dan teknis kefarmasian adalah :
a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya,yaitu :
1. Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari
penerimaan resep dari pasien sampai menyerahkan obat
yang diperlukan).
2. Menyusun buku defecta setiap pagi(membantu bagian
pembeli) memelihara buku harga sehingga selalu benar dan
rapi.
3. Mengerjakan pembuatan persiapan obat.
4. Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal dan
mengarsipkan.
5. Memelihara kebersamaan ruang peracikan,lemari obat,
gudang dan rak obat.
6. Menyusun obat,mendata dan memeriksa keluar masuknya
obat dengan tertib pada kartu stock.
b. Dalam hal darurat ,dapat menggantikan pekerjaan sebagai
kasir,penjual obat bebas dan juru resep.
Tenaga
teknis
kefarmasian
bertanggung
jawab
kepada
coordinator Apotek sesuai tugasnya,artinya bertanggung jawab
14
atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya,tidak bole
ada kesalahan ,kekeliruan, kekurangan, kehilangan dan
kerusakan .(Anief, 2003)
1.
Kepala tata usaha ( keuangan )
2.
Tugas Kepala Tata Usaha, yaitu :
a. Mengkoordinir dan mengawasi kerja.
b. Membuat laporan harian,diantaranya :
c. Pencatatan penjualan kartu kredit (kartu titan)
d. Pencatatan pembelian (kartu hutang) dicocokan dengan
buku penerimaan barang.
e. Pencatatan hasil penjualan,tagihan dan pengeluaran
setiap hari.
f. Dinas luar mengurus pajak,izin-izin,dan asuransi.
g. Membuat laporan tahunan tutup buku (neraca dan
perhitungan rugi laba)
h. Surat menyurat. Kepala tata usaha bertanggung jawab
kepada Apoteker Pengelola Apotek.
3.
Pemegang Kas (Kasir) Tugas Kasir adalah :
a. Mencatat penerimaan uang setelah dihitung terlebih
dahulu,begitu pula dengan pengeluaran uang,yang harus
dilengkapi pendukung berupa kwitansi dan nota yang
15
sudah diparaf oleh Apoteker Pengelola Apotek dan
pejabat yang ditunjuk.
b. Menyetorkan dan mengambil uang, baik dari kasir besar
atau bank.
Tanggung jawab kasir :
1. kasir bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang
yang dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab
langsung kepada Pengelola Apotek.
c. Kegiatan Apotek
Untuk mencapai tujuan yang maksimal di dalam suatu apotek
harus dilakukan pengolahan yang baik, meliputi :
1. Pembuatan,
pengolahan,
peracikan,
pencampuran,
penyimpanan, penyaluran dan penyerahan obat atau bahan
obat.
2. Pengadaan,
penyimpanan,
penyaluran
dan
penyerahan
perbekalan farmasi lainnya.
3. Pelayanan
informasi
mengenai
perbekalan
farmasi
lainnya,yaitu :
a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi
diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya
maupun kepada masyarakat.
16
b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat,
keamanan, bahaya suatu obat dan perbekalan lainnya.
c. Pelayanan informasi wajib didasarkan pada kepentingan
masyarakat.
2.5. Kegiatan Teknis Farmasi
Pengadaan Barang (Pembelian)
Berhasil tidaknya tujuan tergantung kepada
kebijaksanaan pembelian. Pembelian harus menyesuaikan dengan hasil penjualan
sehingga ada keseimbangan antara penjualan dan pembelian. Selain itu harus
sesuai dan cukup ekonomis dilihat dari segi penggunaan dana yang tersedia.
Dalam melakukan pembelian harus memperhitungkan faktor-faktor :
a.
Waktu pembelian Waktu pembelian yang dimaksud adalah kapan suatu
obat atau persediaan harus dibeli, hal ini mengenai tanggal,bulan,tahun tetapi
lebih berkait pada keadaan persediaan barang yang masih dimiliki apotek.
b.
Lokasi apotek Apotek yang terletak di kota-kota yang terdapat banyak PBF
sangat mudah untuk melakukan pembelian,dibandingkan dengan lokasi
apotek di daerah terpencil,sehingga pembelian dapat dilakukan pada saat
barang hampir habis.
c.
Frekuensi dan Volume Pembelian Semakin kecil volume nbarang yang
dibeli, maka semakin tinggi pula frekuensinya dalam melakukan
pembelian,sehingga akan memperbanyak pekerjaan. Barang masuk dari
pembelian
baik
kontan
maupun
kredit.
Pembelian
seharusnya
17
berencana,disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan setempat . Jenis obat
yang diperlukan dapat dilihat dari buku defecta, baik dari penerimaan
resep atau obat bebas maupun dari petugas gudang. Prosedur Pembelian
Meliputi :
1.
Persiapan
Yaitu pengumpulan data obat-obat yang dipesan, data tersebut diperoleh
dari buku defecta, racikan maupun gudang.
2.
Pemesanan
Untuk setiap pemesanan menggunakan surat pesanan minimal rangkap
dua, satu untuk supplier yang dilampirkan dengan faktur pada waktu
mengirim barang,dan yang satu untuk mengontrol kiriman barang yang
kita pesan.
3.
Penerimaan
Petugas penerima barang harus mencocokan barang yang diterima
dengan faktur dan surat pesanan. Tanggal kadaluarsa dicatat dalam
buku tersendiri.
4.
Penyimpanan
Barang/obat disimpan ditempat yang aman,tidak terkena sinar matahari
langsung,bersih,dan tidak lembab,disusun secra alfabetis. Penyimpanan
obat berdasarkan cara penyimpanan yang direkomendasikan dalam
kemasan
obat
tersebut.
Untuk
narkotika
didalam
lemari
khusus,insuli,vaksin dan obat-obat yang perlu disimpan pada suhu
18
dingin disimpan didalam lemari es,dan untuk yang mudah terbakar
disimpan ditempat terpisah.
5.
Pencatatan
Dari faktur disalin dalam buku penerimaan barang yang mencakup nama
supplier,nama obat,banyaknya harga satuan,potongan harga,jumlah
harga,nomor urut dan tanggal. Setiap hari dijumlah,sehingga diketahui
banyak nya hutang. Faktur-faktur kemudian diserahkan kepada tata
usaha
untuk
diperiksa,lalu
diarsipkan
dengan
tertib
untuk
mempermudah administrasinya sampai waktu jatuh tempo pembayaran.
6.
Barang yang sudah diterima dibayar pada saat jatuh tempo, Setelah
faktur dikumpulkan lalu masing-masing dibuatkan bukti khas keluar
serta giro kemudian diserahkan kepada kasir besar untuk ditandatangani
oleh pimpinan sebelum dibayarkan kepada supplier.
Pembelian juga dapat dilakukan dengan cara :
a. Hand to Mouth Buying Yaitu
pembelian dalam jumlah terbatas
sesuai dengan kebutuhan,hal ini dilakukan bila dana terbatas dan PBF
berada dalam satu kota.
b. Pembelian secara spekulasi
Pembelian ini dilakukan dengan jumlah yang besar dengan harapan
akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena adanya
diskon atau bonus, Pembelian dengan cara ini memiliki resiko yakni
19
kerusakan persediaan
atau kadaluarsa,penurunan harga dan lain
sebagainya.
c. Pembelian berencana Pembelian berencana sangat berkaitan dengan
pengendalian
persediaan
barang, pembelian
berencana
dapat
dilakukan dengan tiga cara yaitu :
1.
Membandingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap bulan.
2.
Kartu stock untuk mengontrol mutasi obat dan persediaan lain.
3.
Economic Order Quality (EOQ)
Rumus :
EOQ=
√ 2 ×P×R ×I S
Keterangan :
R = jumlah kebutuhan dalam satu tahun
P = harga barang per unit
S = biaya memesan barang dalam persatu kali pesan
I = % dari harga persediaan rata-rata
d. Penyimpanan Barang Obat atu persediaan farmasi yang sudah dibeli
tidak semuanya langsung dapat dijual,oleh karena itu harus disimpan
dalam gudang terlebih dahulu dengan tujuan antara lain : agar tidak
mudah rusak,tidak hilang,mudah dalam pengawasan dan aman.
Gudang yang digunakan untuk menyimpan obat harus memenuhi
beberapa ketentuan antara lain :
20
I. Tidak dapat terkena matahari langsung.
II. Cukup aman,kuat dan dapat dikunci dengan baik.
III. Tersedia rak yang cukup baik.
IV. Merupakan ruang tersendiri dalam apotek.
V. Dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran
VI. Kering dan bersih.
Obat yang disimpan dalam gudang tidak diletakkan begitu saja, tetapi
disimpan menurut golongan nya, yaitu :
1.
Bahan baku disusun secara abjad dan dipisahkan antara serbuk,setengah
padat,bentuk cairan yang mudah menguap agar disendirikan.
2.
Obat jadi disusun menurut abjad,berdasarkan farmakologi, berdasarkan
barang dating atau kombinasi dari ketiga metode tersebut.
3.
Sera,vaksin dan obat-obatan yang mudah rusak atau mudah meleleh pada
suhu kamar atau disimpan di lemari es.
4.
Obat-obat yang mudah terbakar sebaiknya disimpan tersimpan dari yang
lainnya.
5.
Obat-obat narkotika disimpan di lemari khusus sesuai dengan
persyaratan.
6.
Obat-obat psikotropika (OKT) sebaiknya disimpan tersendiri.
Metode penyimpanan dan tata letak obat dalam suatu apotek ada beberapa
jenis yaitu:
21
a.
Penyimpanan berdasarkan abjad
Penyimpanan obat berdasarkan abjad merupakan penyimpanan sediaan
obat dengan didasarkan pada huruf pertama pada nama sediaan.
b.
Penyimpanan berdasarkan efek farmakologi
Penyimpanan
obat
berdasarkan
efek
farmakologi
merupakan
penyimpanan obat berdasarkan fungsi dan khasiat yang dimiliki oleh
masing-masing sediaan obat.
c.
Penyimpanan berdasarkan kedatangan
Penyimpanan obat berdasarkan kedatangan ada dua macam yaitu :
1.
Berdasarkan FIFO (First In First Out) Barang yang dating terlebih
dahulu menjadi barang yang diletakkan paling depan dan pertama
kali harus dijual.
2.
Berdasarkan FEFO (First Expired First Out) Barang yang memiliki
kadaluarsa lebih cepat diletakkan paling depan untuk didistribusikan
terlebih dahulu.
d.
Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan
Penyimpana berdasarkan
bentuk sediaan merupakan penyimpanan berdasarkan bentuk fisik dan
sifat dari sediaan obat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat yaitu :
1. Pencatatan tanggal kadaluarsa setiap macam obat terutama obat
antibiotika,sebaiknya di catat dalam buku tersendiri atau dalam kartu
stock.
22
2. Untuk persediaan obat yang telah menipis jumlahnya perlu dicatat
dalam buku decocta,yang nantinya diberitahukan kepada bagian yang
bertanggung jawab dalam hal pembelian.
Stock Opname
Stock opname merupakan kegiatan mencocokan antara stock yang
dilihat dari kartu stock atau barang dengan bukti fisik yang ada dalam
satu periode, dengan adanya stock opname akan diketahui jumlah
barang akhir periode. Fungsi dari stock opname adalah untuk
meminimalisasi kebocoran asetbdan inventori atau persediaan yang
dimiliki oleh apotek sehingga kesalahan yang berkaitan dengan
pembelian atau pengadaan barang juga dapat diminimalisasi. Kegiatan
ini biasanya dilakukan setiap satu bulan sekali.
3. Pelayanan Kefarmasian (Penjualan) Dalam melakukan pelayanan suatu
apotek seharusnya mempunyai motto :
I.
Pembeli adalah rajayang harus dilayani sebaik mungkin.
II. Pembelian yang membawa resep dokter ke apotek harus
diusahakan
semaksimal
mungkin
sehingga
maunmnembus
obatnya di apotek tersebut,dengan kata lain yang masuk keluarnya
harus obat.
III. Pembelian apapun di apotek harus diusahakan agar mereka
menjadi pembeli apotek tersebut.
23
Sebuah apotek perlu memperhatikan hal-hal yang dapat menarik para pembeli
obat,antara lain dengan ruang tunggu yang di atur dengan baik,
menyenangkan, nyaman, penerangan yang cukup pada malam hari,pelayanan
yang ramah,baik dan cepat. Pelayanan di apotek meliputi pelayanan resep dan
non resep.
1. Pelayanan non Resep
Obat-obat bebas membutuhkan penataan di lemari etalase secara
farmakologis atau berdasarkan khasiat obat. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan adalah :
a. Harga harus bersaing dengan toko-toko obat di sekitarnya,kurang lebih
10% - 15% dari harga pembelian.
b. Penyetokan dilakukan dengan cara stock tetap yang sering disebut
moeder stock, yaitu obat tertentu harganya tetap.
2. Pelayanan Resep
Resep obat adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter
hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi
penderita sesuai peraturan perundang-undang yang berlaku. Dalam
melayani suatu resep, apotek harus menyerahkan obat kepada pasien
sesuai dengan yang terdapat dalam resep, apabila resep tidak dapat dibaca
dengan jelas atau tidak lengkap, apoteker wajib menanyakan kepada
dokter penulis resep. Apabila dalam suatu resep terdapat kekeliruan atau
penulisan resep yang tidak tepat sehingga dapat membahayakan pasien,
24
maka apoteker harus memberikan kepada dokter penulis resep dan jika
tidak dapat dihubungi penyerahan obat dapat ditunda. Pelayanan resep
sepenuhnya atas tanggung jawab apoteker pengelola apotek. Dalam hal
pasien tidak mampu menembus obat yang ditulis dalam resep,apoteker
wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif.
Pelayanan resep didahului proses skrining resep yang meliputi
pemeriksaan kelengkapan resep,keabsahan dan tinjauan kerasionalan obat.
Resep yang lengkap harus ada nama,alamat dan nomor izin praktek
dokter,tempat dan tanggal resep,tanda R pada bagian kiri untuk tiap
penulisan resep,nama obat dan jumlahnya,kadang-kadang cara pembuatan
atau keterangan lain (iter,prn,cito)yang dibutuhkan,aturan pakai,nama
pasien,serta tanda tangan atau paraf dokter.
Tinjauan
kerasionalan
obat
meliputi
pemeriksaan
dosis,frekuensi
pemberian, adanya polifarmasi, interaksi obat, karakteristik pendiri atau
kondisi penyakit yang menyebabkan pasien menjadi kontra indikasi
dengan
obat
yang
diberikan.
Peracikan merupakan kegiatan penyiapan, mencampur, mengemas dan
memberi etiket pada wadah. Pada waktu menyiapkan obat harus
melakukan perhitungan dosis, jumlah obat dan penulisan etiket yang
benar. Sebelum obat diserahkan kepada penderita perlu dilakukan
25
pemeriksaan akhir dari resep meliputi tangga,kebenaran jumlah obat dan
cara pemakaian.
Penyerahan obat disertai pemberian informasi dan
konseling untuk penderita beberapa
penyakit tertentu. Agar dalam
melayani lebih maksimal,sebaiknya seorang tenaga teknis Kefarmasian
jangan mengerjakan lebih dari 100 resep setiap hari dinasnya yang
biasanya berkisar antara 6-7 jam.
Apoteker wajib memberi informasi yang berkaitan dengan penggunaan
obat yang diserahkan kepada pasien. Informasi meliputi cara penggunaan
obat,dosis
dan
frekuensi
pemakaian,lamanya
obat
digunakan
indikasi,kontra indikasi,kemungkinan efek samping dan hal-hal lain yang
diperhatikan pasien. Apabila apoteker mengganggap dalam resep terdapat
kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat,harus diberitahukan
kepada dokter penulis resep. Bila karena pertimbangannya dokter tetap
pada pendiriannya,dokter wajib membubuhkan tanda tangan atas resep.
Salinan resep harus ditanda tangani oleh apoteker.
Penjualan obat melalui resep dapat dilakukan dengan alur sebagai beikut :
a.
Pasien membawa resep diserahkan kepada Apoteker/Tenaga Teknis
Kefarmasian.
b.
Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian
1. Mengontrol apakah resepnya syah dan lengkap
2. Mengontrol apakah dosis sesuai atau belum
26
3. Mengontrol harga obatnya
c.
Kasir
1. Menerima uang berdasarkan harga yang telah dihitung
2. Memberi nomor pada resep
3. Pasien diberi karcis nomor resepnya
4. Resep diserahkan pada apoteker / Tenagan Teknis Kefarmasian
d.
Apoteker
1. Obatnya dibuat dan dilayani sesuai resep
2. Obatnya diberi etiket dengan dicantumkan tanggal, nomor, nama
dan aturan pakai
3. Dilakukan pengontrolan terhadap obatnya
e.
Obat diserahkan pada pasien
1. Pasien mengembalikan karcis nomor resep
2. Apoteker / Tenaga
Teknis Kefarmasianmemberi informasi
tentang penggunaan obat dan lain-lain.
4.
Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
a.
Pengertian Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman
atau bukan tanaman,baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat
menyebabkan perubahan atau perubahan kesadaran,hilangnya rasa,
menguranngi, sampai menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan
ketergantungan
27
b.
Psikotropika adalah zat atau obat,alamiah maupun sintetis maupun
semi sintetis bukan Narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui
pengaruh selektif pada susunan syaraf pusat yang menyebabkan
perubahan
khas
pada
aktifitas
mental
dan
prilaku.
Untuk keperluan ketersediaan Narkotika setiap tahun, Menteri
kesehatan memberikan izin khusus untuk memproduksi narkotika
kepada pabrik Kimia Farma yang telah memiliki izin sesuai peraturan
perundang-undang yang berlaku dan melakukan pengendalian
tersendiri
dalam
melaksanakan
pengawasan
terhadap
proses
produksi,bahan baku narkotika dan hasil akhir dari proses produksi
narkotika.
c.
Pemesanan
Untuk Narkotika ada lima rangkap yaitu : untuk BPOM,PBF
Penyalur, PBF Kimia Farma,Dinas Kesehatan,dan Arsip. Satu Surat
Pesanan untuk satu obat Narkotika. Untuk Psikotropika ada empat
rangkap yaitu :untuk BPOM,Dinas Kesehatan, PBF Penyalur,dan
Arsip. Satu Surat Pesanan bias untuk beberapa obat Psikotropika.
d.
Peredaran
Setiap kegiatan dalam rangka peredaran narkotika wajib dilengkapi
dengan dokumen yang syah. Peredaran narkotika meliputi setiap
kegiatan atau serangkaian kegiatan penyerahan narkotika baik dalam
rangka perdagangan,bukan perdagangan,pemindah tangan untuk
28
kepentingan pelayanan kesehatan dan pengetahuan. Narkotika dalam
bentuk obat jadi hanya dapat diedarkan setelah terdaftar pada
Departemen Kesehatan.
Penyerahan narkotika hanya dapat dilakukan oleh apotek, rumah
sakit dan dokter. Penyerahan narkotika kepada pasien hanya dapat
dilakukan berdasarkan resep dokter. Resep yang mengandung
narkotika harus dipisahkan dan disimpan tersendiri dari resep yang
lain.
e.
Penyimpanan Obat Narkotika dan Psikotropika harus disimpan dalam
lemari khusus menggunakan dua pintu dengan ukuran 40 cm x 80 cm
x 100 cm,jika ukurannya kurang dari ketentuan, maka lemari tersebut
harus ditempel pada dinding atau alasnya ditanam dilantai.
f.
Kegiatan Non Teknis Kefarmasian.
1.
Pembukuan Pembukuan diperlukan untuk menampung seluruh
kegiatan perusahaan dan mencatat transaksi-transaksi yang telah
dilaksanakan. Buku-buku harian yang diperlukan antara lain :
a.
Buku bank
b.
Buku kas
c.
Buku permintaan barang apotek
d.
Buku penerimaan barang
e.
Buku laporan penjualan apotek
29
f.
Buku pembelian
g.
Buku penjualan pedagang besar
Tenaga pembukuan yang benar-benar mengerti dalam bidang
pembukuan sangat diperlukan dalam sebuah apotek,karena pada
tiap akhir tahun harus menyiapkan acara per tanggal 31
Desember dan perhitungan laba rugi.
g.
Pelaporan
Untuk memudahkan dalam pnulisan laporan yang akan dilaporkan
kepada Kantor Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat
narkotika diadakan stock opname setiap sebulan sekali pada tanggal
satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke
Dinas Kesehatan Kota. serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi
dan Badan Pom sediaan lainnya diadakan stock opname setiap
setahun sekali tiap akhir tahun.
Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah
dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.
Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lain.
Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah resep yang masuk
dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang
telah
disimpan
melebihi
jangka
waktu
penyimpanan
dapat
dimusnahkan dengan cara dibakar atau dengan cara yang ditetapkan
oleh Dirjen POM dan dibuat berita acaranya.
30
Berita acara pemusnahan berisi :
a. Nama,jenis,sifat dan jumlah
b. Keterangan tempat,jam,hari,tanggal,bulan dan tahun
c. Identitas dan tanda tangan dari pelaksanaan pemusnahan dan
pejabat yang menyaksikan (ditunjuk oleh Menkes)
d. Dilakukan dalam waktu maksimal 7 hari setelah mendapat
kepastian.
TINJAUAN APOTEK SECARA UMUM
2.1. Pengertian Apotek
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009 tentang
pekerjaan kefarmasian, pengertian Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian
tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Menurut Keputusan
Menkes Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002, Apotek adalah suatu tempat
tertentu,tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan
farmasi,perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sedangkan Pekerjaan
Kefarmasian itu sendiri adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan
farmasi,pengamanan,pengadaan,penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluran
obat,pengelolaan obat,pelayanan obat atas resep dokter,pelayanan informasi
obat,serta pengembangan obat,bahan obat dan obat tradisional.
2.2. Tugas dan Fungsi Apotek
Tugas dan Fungsi Apotek:
1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan
sumpah jabatan.
2. Sarana
farmasi
yang
melaksanakan
peracikan,
pencampuran dan penyebaran obat serta bahan obat.
4
pengubahan
bentuk,
5
3. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang menyalurkan obat yang
diperlukan masyarakat secara luas dan merata.
4. Sebagai sarana informasi obat kepada masyarakat.
2.3. Persyaratan Apotek
Untuk
menciptakan
sarana
pelayanan
kesehatan
yang
mengutamakan
kepentingan masyarakat, maka apotek harus memenuhi syarat yang meliputi
lokasi,bangunan,perlengkapan
apotek,perbekalan
farmasi
dan
tenaga
kesehatanyang harus menjunjung penyebaran dan pemerataan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat tanpa mengurangi mutu pelayanan.
1.
Lokasi
Lokasi apotek sangat berpengaruh terhadap maju mundurnya usaha,sehingga
lokasi apotek sebaiknya berada didaerah yang:
a. Ramai
b. Terjamin keamanannya
c. Dekat dengan rumah sakit/klinik
d. Sekitar apotek ada beberapa dokter yang praktek
e. Mudah dijangkau
f. Cukup padat penduduknya
2.
Bangunan
Bangunan apotek harus mempunyai luas secukupnya dan memenuhi
persyaratan teknis,sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas
6
dan fungsi Apotek serta memelihara mutu perbekalan kesehatan di bidang
farmasi.Luas apotek sekurang-kurang nya 50 m2 terdiri dari ruang
tunggu,ruang peracikan dan penyerahan obat,ruang administrasi,ruang
penyimpanan obat,dan tempat pencucian alat.
Bangunan apotek harus mempunyai persyaratan teknis sebagai berikut:
a.
Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan sebelah dalam harus
rata,tidak mudah mengelupas dan mudah dibersihkan.
b.
Langit-langit harus terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak dan
permukaan sebelah dalam berwarna terang.
c.
Atap tidak boleh lembab, terbuat dari genteng,atau bahan lain yang
memadai
d.
Lantai tidak boleh lembab, terbuat dari ubin, semen, atau bahan lain
yang memadai
e.
Setiap apotek harus memasang papan nama pada bagian muka apotek,
yang terbuat dari papan, seng atau bahan lain yang memadai,sekurangkurangnya berukuran panjang 60 cm,lembar 40 cm dan tinggi huruf 5
mm. Papan nama harus memuat:
3.
Nama Apotek
4.
Nama Apotek Pengelola Apotek
5.
Surat izin Apotek
6.
Alamat Apotek
7.
Nomor Apotek
7
8.
Perlengkapan Apotek
Apotek harus memiliki perlengkapan sebagai berikut:
a. Alat pembuatan,pengelolaan dan peracikan obat atau sediaan farmasi.
b. Perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan kesehatan dibidang
farmasi.
c. Tempat penyimpanan khusus Narkotik.
d. Alat dan perlengkapan laboratorium untuk menguji sederhana.
e. Kumpulan peraturan perundang-undang yang berkaitan dengan apotek,
antara lain: Farmakope Indonesia dan Ekstra Farmakope Indonesia edisi
terbaru serta buku lain yang ditetapkan oleh Direktorat Jendral.
9.
Perbekalan Kesehatan di Bidang Farmasi
Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan
untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang meliputi sediaan farmasi,
alat ksehatan dan perbekalan lainnya. Perbekalan kesehatan dikelola dengan
memperhatikan pemenuhan kebutuhan, kemanfaatan harga dan faktor yang
berkaitan dengan pemerataan penyediaan perbekalan kesehatan. Pemerintah
ikut serta dalam membantu penyediaan perbekalan kesehatan yang menurut
pertimbangan diperlukan oleh sarana kesehatan.
10. Tenaga Kesehatan
Disamping Apoteker Pengelola Apotek (APA) di apotek sekurang-kurangnya
harus mempunyai seorang tenaga kefarmasian. Bagi apotek yang Apoteker
8
Pengelola Apotek-nya pegawai instalasi pemerintah lainnya harus ada apoteker
pendamping atau tenaga teknis kefarmasian.
2.4. Tata Cara Pemberian Izin Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1332/MENKES/SK/X/2002, pelimpahan wewenang pemberian izin adalah
sebagai berikut :
1.
Izin Apotek diberikan oleh Menteri.
2.
Menteri melimpahkan wewenang pemberian izin apotek kepada Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota;
3.
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota wajib melaporkan pelaksanaan
pemberian izin,pembekuan izin,pencairan izin,dan pencabutan izin apotek
sekali setahun kepada Menteri dan tembusan disamping kepada Kepala
Dinas Kesehatan Propinsi.
Adapun Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek berdasarkan
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/
X/2002 adalah sebagai berikut:
1. Permohonan Izin Apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten / Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1;
2. Dengan menggunakan
Formulir
APT-2 Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten / Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah
9
menerima permohonan dapat meminta bantuan tekhnis kepada kepala Balai
POM untuk melakukan pemeriksaan setempat untuk melakukan kegiatan;
3. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan
setempat dengan Formulir APT-3;
4. Jika poin 2 dan 3 tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat
surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Profinsi dengan
menggunakan Formulir APT-4;
5. Dalam jangka pemeriksaan belum memenuhi syarat dalam waktu 12 hari
kerja Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota akan mengeluarkan surat
penundaan (formulir APT-6) kelengkapan dipenuhi pemohon selambatlambatnya 1 bulan sejak terbit surat.
a.
Jika hasil pemeriksaan belum memenuhi syarat dalam waktu 12 hari
kerja Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota akan mengeluarkan surat
penundaan
(formulir
APT-6)
kelengkapan
dipenuhi
pemohon
selambat-lambatnya
b.
Jika hasil pemeriksaan memenuhi syarat maka Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota mengeluarkan SIA menggunakan formulir
APT-5;
10
c.
Jika hasil pemeriksaan tidak memenuhi syarat maka selambatlambatnya
dalam
12
hari
kerja
Kepala
Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota akan mengeluarkan surat penolakan (APT-7).
2.5 Struktur Organisasi
Struktur organisasi di apotek diperlukan untuk mengoptimalkan kinerja apotek
dalam pelayanan kesehatan terhadap masyarakat dan dengan adanya struktur
organisasi dalam apotek maka setiap pegawai memiliki tugas dan tanggung
jawab masing-masing, sesuai dengan jabatan yang diberikan,serta untuk
mencegah tumpang tindih kewajiban serta wewenang. Adanya suatu struktur
organisasi sebuah apotek juga akan memperjelas posisi hubungan antar elemen
orang.
Berikut ini adalah beberapamstrukturmorganisasi yang ada di apotek :
1. Contoh struktur organisasi 1 (data terlampir, lampiran 1)
2. Contoh struktur organisasi II (data lampiran 1)
3. Contoh struktur organisasi III (data lampiran 1)
4. Contoh struktur organisasi IV (data terlampir, lampiran 1)
1) Personalia
Di dalam sebuah apotek perlu adanya job description (uraian tugas)
sehingga setiap pegawai yang bekerja mengetahui apa tugas dan
tanggungjawabnya. Pembagian tugas di apotek adalah sebagai berikut :
11
a. Apoteker
Tugas apoteker
1. Memimpin seluruh kegiatan apotek.
2. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang
meliputi :
a.
Administrasi kefarmasian
b.
Administrasi keuangan
c.
Administrasi penjualan
d.
Administrasi barang dagangan atau inventaris
e.
Administrasi personalia
f.
Administrasi bidang umum
3. Membayar pajak yang berhubungan dengan perapotekan.
Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil
yang optimal sesuai dengan rencana kerja.
a.
Tanggung jawab Apoteker :
Apoteker bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup apotek
yang dipimpinnya dan bertanggung jawab kepada pemilik modal.
(Anief.M:2003)
b.
Koordinator Apotek
Tugas Koordinator Apotek yaitu :
1. Mengkoordinir dan mengawasi kerja bawahannya termasuk
mengatur daftar giliran dinas,pembagian tugas dan tanggung
12
jawab (narkotika,pelayanan dokter dan kartu stock di lemari
masing-masing)
2. Secara aktif berusaha sesuai dengan bidang tugasnya untuk
meningkatkan atau mengembangkan hasil usaha apotek
3. Mengatur dan mengawasi penyimpanan dan kelengkapan obat
sesuai dengan teknis farmasi terutama di ruang peracikan.
4. Memelihara buku harga dan kalkulasi harga obat yang akan
dijual sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan.
5. Membina serta memberi petunjuk soal teknis farmasi kepada
bawahannya,terutama pemberian informasi kepada pasien.
6. Mempertimbangkan usul-usul yang diterima dari bawahannya
serta meneruskan atau mengajukan saran-saran untuk perbaikan
pelayanan dan kemajuan apotek kepada pemimpin apotek.
7. Mengatur dan mengawasi keuangan setiap hari.
8. Mengusulkan penambahan pegawai
baru,penempatan,peremajaan bagi karyawan bawahnya kepada
pemimpin apotek.
9. Memeriksa kembali resep-resep yang telah dilayani dan
laporan-laporan obat yang harus ditandatangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek (APA).
Tanggung jawab koordinator apotek :
Koordinator apotek bertanggung jawab penuh kepada pemimpin
13
apotek (Apoteker Pengelola Apotek) atas pelaksanaan tugas dan
fungsinya sebagai coordinator Apotek.
c.
Tenaga Teknis Kefarmasian
Tugas dan teknis kefarmasian adalah :
a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya,yaitu :
1. Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari
penerimaan resep dari pasien sampai menyerahkan obat
yang diperlukan).
2. Menyusun buku defecta setiap pagi(membantu bagian
pembeli) memelihara buku harga sehingga selalu benar dan
rapi.
3. Mengerjakan pembuatan persiapan obat.
4. Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal dan
mengarsipkan.
5. Memelihara kebersamaan ruang peracikan,lemari obat,
gudang dan rak obat.
6. Menyusun obat,mendata dan memeriksa keluar masuknya
obat dengan tertib pada kartu stock.
b. Dalam hal darurat ,dapat menggantikan pekerjaan sebagai
kasir,penjual obat bebas dan juru resep.
Tenaga
teknis
kefarmasian
bertanggung
jawab
kepada
coordinator Apotek sesuai tugasnya,artinya bertanggung jawab
14
atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya,tidak bole
ada kesalahan ,kekeliruan, kekurangan, kehilangan dan
kerusakan .(Anief, 2003)
1.
Kepala tata usaha ( keuangan )
2.
Tugas Kepala Tata Usaha, yaitu :
a. Mengkoordinir dan mengawasi kerja.
b. Membuat laporan harian,diantaranya :
c. Pencatatan penjualan kartu kredit (kartu titan)
d. Pencatatan pembelian (kartu hutang) dicocokan dengan
buku penerimaan barang.
e. Pencatatan hasil penjualan,tagihan dan pengeluaran
setiap hari.
f. Dinas luar mengurus pajak,izin-izin,dan asuransi.
g. Membuat laporan tahunan tutup buku (neraca dan
perhitungan rugi laba)
h. Surat menyurat. Kepala tata usaha bertanggung jawab
kepada Apoteker Pengelola Apotek.
3.
Pemegang Kas (Kasir) Tugas Kasir adalah :
a. Mencatat penerimaan uang setelah dihitung terlebih
dahulu,begitu pula dengan pengeluaran uang,yang harus
dilengkapi pendukung berupa kwitansi dan nota yang
15
sudah diparaf oleh Apoteker Pengelola Apotek dan
pejabat yang ditunjuk.
b. Menyetorkan dan mengambil uang, baik dari kasir besar
atau bank.
Tanggung jawab kasir :
1. kasir bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang
yang dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab
langsung kepada Pengelola Apotek.
c. Kegiatan Apotek
Untuk mencapai tujuan yang maksimal di dalam suatu apotek
harus dilakukan pengolahan yang baik, meliputi :
1. Pembuatan,
pengolahan,
peracikan,
pencampuran,
penyimpanan, penyaluran dan penyerahan obat atau bahan
obat.
2. Pengadaan,
penyimpanan,
penyaluran
dan
penyerahan
perbekalan farmasi lainnya.
3. Pelayanan
informasi
mengenai
perbekalan
farmasi
lainnya,yaitu :
a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi
diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya
maupun kepada masyarakat.
16
b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat,
keamanan, bahaya suatu obat dan perbekalan lainnya.
c. Pelayanan informasi wajib didasarkan pada kepentingan
masyarakat.
2.5. Kegiatan Teknis Farmasi
Pengadaan Barang (Pembelian)
Berhasil tidaknya tujuan tergantung kepada
kebijaksanaan pembelian. Pembelian harus menyesuaikan dengan hasil penjualan
sehingga ada keseimbangan antara penjualan dan pembelian. Selain itu harus
sesuai dan cukup ekonomis dilihat dari segi penggunaan dana yang tersedia.
Dalam melakukan pembelian harus memperhitungkan faktor-faktor :
a.
Waktu pembelian Waktu pembelian yang dimaksud adalah kapan suatu
obat atau persediaan harus dibeli, hal ini mengenai tanggal,bulan,tahun tetapi
lebih berkait pada keadaan persediaan barang yang masih dimiliki apotek.
b.
Lokasi apotek Apotek yang terletak di kota-kota yang terdapat banyak PBF
sangat mudah untuk melakukan pembelian,dibandingkan dengan lokasi
apotek di daerah terpencil,sehingga pembelian dapat dilakukan pada saat
barang hampir habis.
c.
Frekuensi dan Volume Pembelian Semakin kecil volume nbarang yang
dibeli, maka semakin tinggi pula frekuensinya dalam melakukan
pembelian,sehingga akan memperbanyak pekerjaan. Barang masuk dari
pembelian
baik
kontan
maupun
kredit.
Pembelian
seharusnya
17
berencana,disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan setempat . Jenis obat
yang diperlukan dapat dilihat dari buku defecta, baik dari penerimaan
resep atau obat bebas maupun dari petugas gudang. Prosedur Pembelian
Meliputi :
1.
Persiapan
Yaitu pengumpulan data obat-obat yang dipesan, data tersebut diperoleh
dari buku defecta, racikan maupun gudang.
2.
Pemesanan
Untuk setiap pemesanan menggunakan surat pesanan minimal rangkap
dua, satu untuk supplier yang dilampirkan dengan faktur pada waktu
mengirim barang,dan yang satu untuk mengontrol kiriman barang yang
kita pesan.
3.
Penerimaan
Petugas penerima barang harus mencocokan barang yang diterima
dengan faktur dan surat pesanan. Tanggal kadaluarsa dicatat dalam
buku tersendiri.
4.
Penyimpanan
Barang/obat disimpan ditempat yang aman,tidak terkena sinar matahari
langsung,bersih,dan tidak lembab,disusun secra alfabetis. Penyimpanan
obat berdasarkan cara penyimpanan yang direkomendasikan dalam
kemasan
obat
tersebut.
Untuk
narkotika
didalam
lemari
khusus,insuli,vaksin dan obat-obat yang perlu disimpan pada suhu
18
dingin disimpan didalam lemari es,dan untuk yang mudah terbakar
disimpan ditempat terpisah.
5.
Pencatatan
Dari faktur disalin dalam buku penerimaan barang yang mencakup nama
supplier,nama obat,banyaknya harga satuan,potongan harga,jumlah
harga,nomor urut dan tanggal. Setiap hari dijumlah,sehingga diketahui
banyak nya hutang. Faktur-faktur kemudian diserahkan kepada tata
usaha
untuk
diperiksa,lalu
diarsipkan
dengan
tertib
untuk
mempermudah administrasinya sampai waktu jatuh tempo pembayaran.
6.
Barang yang sudah diterima dibayar pada saat jatuh tempo, Setelah
faktur dikumpulkan lalu masing-masing dibuatkan bukti khas keluar
serta giro kemudian diserahkan kepada kasir besar untuk ditandatangani
oleh pimpinan sebelum dibayarkan kepada supplier.
Pembelian juga dapat dilakukan dengan cara :
a. Hand to Mouth Buying Yaitu
pembelian dalam jumlah terbatas
sesuai dengan kebutuhan,hal ini dilakukan bila dana terbatas dan PBF
berada dalam satu kota.
b. Pembelian secara spekulasi
Pembelian ini dilakukan dengan jumlah yang besar dengan harapan
akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena adanya
diskon atau bonus, Pembelian dengan cara ini memiliki resiko yakni
19
kerusakan persediaan
atau kadaluarsa,penurunan harga dan lain
sebagainya.
c. Pembelian berencana Pembelian berencana sangat berkaitan dengan
pengendalian
persediaan
barang, pembelian
berencana
dapat
dilakukan dengan tiga cara yaitu :
1.
Membandingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap bulan.
2.
Kartu stock untuk mengontrol mutasi obat dan persediaan lain.
3.
Economic Order Quality (EOQ)
Rumus :
EOQ=
√ 2 ×P×R ×I S
Keterangan :
R = jumlah kebutuhan dalam satu tahun
P = harga barang per unit
S = biaya memesan barang dalam persatu kali pesan
I = % dari harga persediaan rata-rata
d. Penyimpanan Barang Obat atu persediaan farmasi yang sudah dibeli
tidak semuanya langsung dapat dijual,oleh karena itu harus disimpan
dalam gudang terlebih dahulu dengan tujuan antara lain : agar tidak
mudah rusak,tidak hilang,mudah dalam pengawasan dan aman.
Gudang yang digunakan untuk menyimpan obat harus memenuhi
beberapa ketentuan antara lain :
20
I. Tidak dapat terkena matahari langsung.
II. Cukup aman,kuat dan dapat dikunci dengan baik.
III. Tersedia rak yang cukup baik.
IV. Merupakan ruang tersendiri dalam apotek.
V. Dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran
VI. Kering dan bersih.
Obat yang disimpan dalam gudang tidak diletakkan begitu saja, tetapi
disimpan menurut golongan nya, yaitu :
1.
Bahan baku disusun secara abjad dan dipisahkan antara serbuk,setengah
padat,bentuk cairan yang mudah menguap agar disendirikan.
2.
Obat jadi disusun menurut abjad,berdasarkan farmakologi, berdasarkan
barang dating atau kombinasi dari ketiga metode tersebut.
3.
Sera,vaksin dan obat-obatan yang mudah rusak atau mudah meleleh pada
suhu kamar atau disimpan di lemari es.
4.
Obat-obat yang mudah terbakar sebaiknya disimpan tersimpan dari yang
lainnya.
5.
Obat-obat narkotika disimpan di lemari khusus sesuai dengan
persyaratan.
6.
Obat-obat psikotropika (OKT) sebaiknya disimpan tersendiri.
Metode penyimpanan dan tata letak obat dalam suatu apotek ada beberapa
jenis yaitu:
21
a.
Penyimpanan berdasarkan abjad
Penyimpanan obat berdasarkan abjad merupakan penyimpanan sediaan
obat dengan didasarkan pada huruf pertama pada nama sediaan.
b.
Penyimpanan berdasarkan efek farmakologi
Penyimpanan
obat
berdasarkan
efek
farmakologi
merupakan
penyimpanan obat berdasarkan fungsi dan khasiat yang dimiliki oleh
masing-masing sediaan obat.
c.
Penyimpanan berdasarkan kedatangan
Penyimpanan obat berdasarkan kedatangan ada dua macam yaitu :
1.
Berdasarkan FIFO (First In First Out) Barang yang dating terlebih
dahulu menjadi barang yang diletakkan paling depan dan pertama
kali harus dijual.
2.
Berdasarkan FEFO (First Expired First Out) Barang yang memiliki
kadaluarsa lebih cepat diletakkan paling depan untuk didistribusikan
terlebih dahulu.
d.
Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan
Penyimpana berdasarkan
bentuk sediaan merupakan penyimpanan berdasarkan bentuk fisik dan
sifat dari sediaan obat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat yaitu :
1. Pencatatan tanggal kadaluarsa setiap macam obat terutama obat
antibiotika,sebaiknya di catat dalam buku tersendiri atau dalam kartu
stock.
22
2. Untuk persediaan obat yang telah menipis jumlahnya perlu dicatat
dalam buku decocta,yang nantinya diberitahukan kepada bagian yang
bertanggung jawab dalam hal pembelian.
Stock Opname
Stock opname merupakan kegiatan mencocokan antara stock yang
dilihat dari kartu stock atau barang dengan bukti fisik yang ada dalam
satu periode, dengan adanya stock opname akan diketahui jumlah
barang akhir periode. Fungsi dari stock opname adalah untuk
meminimalisasi kebocoran asetbdan inventori atau persediaan yang
dimiliki oleh apotek sehingga kesalahan yang berkaitan dengan
pembelian atau pengadaan barang juga dapat diminimalisasi. Kegiatan
ini biasanya dilakukan setiap satu bulan sekali.
3. Pelayanan Kefarmasian (Penjualan) Dalam melakukan pelayanan suatu
apotek seharusnya mempunyai motto :
I.
Pembeli adalah rajayang harus dilayani sebaik mungkin.
II. Pembelian yang membawa resep dokter ke apotek harus
diusahakan
semaksimal
mungkin
sehingga
maunmnembus
obatnya di apotek tersebut,dengan kata lain yang masuk keluarnya
harus obat.
III. Pembelian apapun di apotek harus diusahakan agar mereka
menjadi pembeli apotek tersebut.
23
Sebuah apotek perlu memperhatikan hal-hal yang dapat menarik para pembeli
obat,antara lain dengan ruang tunggu yang di atur dengan baik,
menyenangkan, nyaman, penerangan yang cukup pada malam hari,pelayanan
yang ramah,baik dan cepat. Pelayanan di apotek meliputi pelayanan resep dan
non resep.
1. Pelayanan non Resep
Obat-obat bebas membutuhkan penataan di lemari etalase secara
farmakologis atau berdasarkan khasiat obat. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan adalah :
a. Harga harus bersaing dengan toko-toko obat di sekitarnya,kurang lebih
10% - 15% dari harga pembelian.
b. Penyetokan dilakukan dengan cara stock tetap yang sering disebut
moeder stock, yaitu obat tertentu harganya tetap.
2. Pelayanan Resep
Resep obat adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter
hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi
penderita sesuai peraturan perundang-undang yang berlaku. Dalam
melayani suatu resep, apotek harus menyerahkan obat kepada pasien
sesuai dengan yang terdapat dalam resep, apabila resep tidak dapat dibaca
dengan jelas atau tidak lengkap, apoteker wajib menanyakan kepada
dokter penulis resep. Apabila dalam suatu resep terdapat kekeliruan atau
penulisan resep yang tidak tepat sehingga dapat membahayakan pasien,
24
maka apoteker harus memberikan kepada dokter penulis resep dan jika
tidak dapat dihubungi penyerahan obat dapat ditunda. Pelayanan resep
sepenuhnya atas tanggung jawab apoteker pengelola apotek. Dalam hal
pasien tidak mampu menembus obat yang ditulis dalam resep,apoteker
wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif.
Pelayanan resep didahului proses skrining resep yang meliputi
pemeriksaan kelengkapan resep,keabsahan dan tinjauan kerasionalan obat.
Resep yang lengkap harus ada nama,alamat dan nomor izin praktek
dokter,tempat dan tanggal resep,tanda R pada bagian kiri untuk tiap
penulisan resep,nama obat dan jumlahnya,kadang-kadang cara pembuatan
atau keterangan lain (iter,prn,cito)yang dibutuhkan,aturan pakai,nama
pasien,serta tanda tangan atau paraf dokter.
Tinjauan
kerasionalan
obat
meliputi
pemeriksaan
dosis,frekuensi
pemberian, adanya polifarmasi, interaksi obat, karakteristik pendiri atau
kondisi penyakit yang menyebabkan pasien menjadi kontra indikasi
dengan
obat
yang
diberikan.
Peracikan merupakan kegiatan penyiapan, mencampur, mengemas dan
memberi etiket pada wadah. Pada waktu menyiapkan obat harus
melakukan perhitungan dosis, jumlah obat dan penulisan etiket yang
benar. Sebelum obat diserahkan kepada penderita perlu dilakukan
25
pemeriksaan akhir dari resep meliputi tangga,kebenaran jumlah obat dan
cara pemakaian.
Penyerahan obat disertai pemberian informasi dan
konseling untuk penderita beberapa
penyakit tertentu. Agar dalam
melayani lebih maksimal,sebaiknya seorang tenaga teknis Kefarmasian
jangan mengerjakan lebih dari 100 resep setiap hari dinasnya yang
biasanya berkisar antara 6-7 jam.
Apoteker wajib memberi informasi yang berkaitan dengan penggunaan
obat yang diserahkan kepada pasien. Informasi meliputi cara penggunaan
obat,dosis
dan
frekuensi
pemakaian,lamanya
obat
digunakan
indikasi,kontra indikasi,kemungkinan efek samping dan hal-hal lain yang
diperhatikan pasien. Apabila apoteker mengganggap dalam resep terdapat
kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat,harus diberitahukan
kepada dokter penulis resep. Bila karena pertimbangannya dokter tetap
pada pendiriannya,dokter wajib membubuhkan tanda tangan atas resep.
Salinan resep harus ditanda tangani oleh apoteker.
Penjualan obat melalui resep dapat dilakukan dengan alur sebagai beikut :
a.
Pasien membawa resep diserahkan kepada Apoteker/Tenaga Teknis
Kefarmasian.
b.
Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian
1. Mengontrol apakah resepnya syah dan lengkap
2. Mengontrol apakah dosis sesuai atau belum
26
3. Mengontrol harga obatnya
c.
Kasir
1. Menerima uang berdasarkan harga yang telah dihitung
2. Memberi nomor pada resep
3. Pasien diberi karcis nomor resepnya
4. Resep diserahkan pada apoteker / Tenagan Teknis Kefarmasian
d.
Apoteker
1. Obatnya dibuat dan dilayani sesuai resep
2. Obatnya diberi etiket dengan dicantumkan tanggal, nomor, nama
dan aturan pakai
3. Dilakukan pengontrolan terhadap obatnya
e.
Obat diserahkan pada pasien
1. Pasien mengembalikan karcis nomor resep
2. Apoteker / Tenaga
Teknis Kefarmasianmemberi informasi
tentang penggunaan obat dan lain-lain.
4.
Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
a.
Pengertian Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman
atau bukan tanaman,baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat
menyebabkan perubahan atau perubahan kesadaran,hilangnya rasa,
menguranngi, sampai menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan
ketergantungan
27
b.
Psikotropika adalah zat atau obat,alamiah maupun sintetis maupun
semi sintetis bukan Narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui
pengaruh selektif pada susunan syaraf pusat yang menyebabkan
perubahan
khas
pada
aktifitas
mental
dan
prilaku.
Untuk keperluan ketersediaan Narkotika setiap tahun, Menteri
kesehatan memberikan izin khusus untuk memproduksi narkotika
kepada pabrik Kimia Farma yang telah memiliki izin sesuai peraturan
perundang-undang yang berlaku dan melakukan pengendalian
tersendiri
dalam
melaksanakan
pengawasan
terhadap
proses
produksi,bahan baku narkotika dan hasil akhir dari proses produksi
narkotika.
c.
Pemesanan
Untuk Narkotika ada lima rangkap yaitu : untuk BPOM,PBF
Penyalur, PBF Kimia Farma,Dinas Kesehatan,dan Arsip. Satu Surat
Pesanan untuk satu obat Narkotika. Untuk Psikotropika ada empat
rangkap yaitu :untuk BPOM,Dinas Kesehatan, PBF Penyalur,dan
Arsip. Satu Surat Pesanan bias untuk beberapa obat Psikotropika.
d.
Peredaran
Setiap kegiatan dalam rangka peredaran narkotika wajib dilengkapi
dengan dokumen yang syah. Peredaran narkotika meliputi setiap
kegiatan atau serangkaian kegiatan penyerahan narkotika baik dalam
rangka perdagangan,bukan perdagangan,pemindah tangan untuk
28
kepentingan pelayanan kesehatan dan pengetahuan. Narkotika dalam
bentuk obat jadi hanya dapat diedarkan setelah terdaftar pada
Departemen Kesehatan.
Penyerahan narkotika hanya dapat dilakukan oleh apotek, rumah
sakit dan dokter. Penyerahan narkotika kepada pasien hanya dapat
dilakukan berdasarkan resep dokter. Resep yang mengandung
narkotika harus dipisahkan dan disimpan tersendiri dari resep yang
lain.
e.
Penyimpanan Obat Narkotika dan Psikotropika harus disimpan dalam
lemari khusus menggunakan dua pintu dengan ukuran 40 cm x 80 cm
x 100 cm,jika ukurannya kurang dari ketentuan, maka lemari tersebut
harus ditempel pada dinding atau alasnya ditanam dilantai.
f.
Kegiatan Non Teknis Kefarmasian.
1.
Pembukuan Pembukuan diperlukan untuk menampung seluruh
kegiatan perusahaan dan mencatat transaksi-transaksi yang telah
dilaksanakan. Buku-buku harian yang diperlukan antara lain :
a.
Buku bank
b.
Buku kas
c.
Buku permintaan barang apotek
d.
Buku penerimaan barang
e.
Buku laporan penjualan apotek
29
f.
Buku pembelian
g.
Buku penjualan pedagang besar
Tenaga pembukuan yang benar-benar mengerti dalam bidang
pembukuan sangat diperlukan dalam sebuah apotek,karena pada
tiap akhir tahun harus menyiapkan acara per tanggal 31
Desember dan perhitungan laba rugi.
g.
Pelaporan
Untuk memudahkan dalam pnulisan laporan yang akan dilaporkan
kepada Kantor Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat
narkotika diadakan stock opname setiap sebulan sekali pada tanggal
satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke
Dinas Kesehatan Kota. serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi
dan Badan Pom sediaan lainnya diadakan stock opname setiap
setahun sekali tiap akhir tahun.
Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah
dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.
Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lain.
Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah resep yang masuk
dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang
telah
disimpan
melebihi
jangka
waktu
penyimpanan
dapat
dimusnahkan dengan cara dibakar atau dengan cara yang ditetapkan
oleh Dirjen POM dan dibuat berita acaranya.
30
Berita acara pemusnahan berisi :
a. Nama,jenis,sifat dan jumlah
b. Keterangan tempat,jam,hari,tanggal,bulan dan tahun
c. Identitas dan tanda tangan dari pelaksanaan pemusnahan dan
pejabat yang menyaksikan (ditunjuk oleh Menkes)
d. Dilakukan dalam waktu maksimal 7 hari setelah mendapat
kepastian.